火电EPC模式下的项目文件控制范文

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《办公室业务杂志》2015年第八期

一、文件控制的环节

（一）招评标。在招标文件中应纳入文件管理，将文件清单、文件管理要求等写入标书中，并在评标时占据一定的比例进行考核，实现文件的源头控制。

（二）签订合同。文控人员应参与合同的编制及修订，明确文件数量、质量、时间等各方面的要求，通过合同的法律效力明确职责与分工。

（三）过程控制。专业工程师对文件完整性以及文件的质量进行过程控制，在过程中及时催报、审查项目文件，对不符合的情况及时纠正或退回。文控人员对文件的规范性进行过程控制，严格以程序文件的要求编制文件，文件流转过程中监督检查，对不符合的情况及时退回。

（四）费用控制。应建立相对应的激励与惩罚机制，例如，为项目文件管理预留5%工程款，通过费用控制项目文件管理与移交的质量。

（五）竣工验收。以单位工程为单元进行竣工文件的验收与移交，单位工程结束后，接收单位及时对竣工文件进行技术性和规范性审查，把握好最后的控制环节。需要注意的是，文件控制与文件流转是有区别的。前者是能够控制文件的力的总和，具有制约性；后者是文件生命周期中运动的轨迹，没有明显的制约力。文件流转环节一定是文件控制的节点（但有强弱之分），但文件控制的节点不一定是文件流转的环节。文件控制环节、文件流转和文件控制的工作内容关系下图。

二、文件控制的方法

文件控制应以“过程控制文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、流转高效性；竣工控制文件的成套性、系统性、移交及时性”为重心，以“三个一（一班人员、一套程序、一个平台）”为策略，建立覆盖项目生命周期全过程的文件控制体系。

（一）一班人员——全员参与理念。应建立以项目领导为总负责人，文控管理部门为归口部门，其他各部门及全体成员共同参与的文件控制管理体系，加强全员参与理念，共同控制项目文件的规范性、完整性与高效性。

（二）一套程序——严格执行程序。因根据合同的要求以及项目实际情况，编制管理程序体系，并且严格以程序文件为依据规范项目文件的控制和管理。

（三）一个平台——文档管理系统。依托文档管理系统，实现项目信息化管理和人机统一，提高文件管理水平，确保项目文件完全数字化与共享，方便利用。需要注意的是，文件的规范性、完整性和高效性之间是制约关系，并且，并不是文件的规范性、完整性、高效性越高越好，需要文控人员寻找之间的平衡点，动态把握之间的平衡关系。

作者：邵甜甜 单位：山东电力工程咨询院有限公司