质量管理在公文处理效率中的应用范文

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《办公室业务杂志》2015年第八期

质量管理理论方法在现代企业管理中应用广泛，为进一步提高公文处理效率，本文将质量管理理论方法运用到提高公文处理效率中，以收文处理为例，按照QC活动程序，通过选择课题、现状调查、目标设定、分析原因、确定要因、制定对策、对策实施、检查效果、巩固措施等步骤，实现提高收文处理效率的目标。

（一）收文处理现状分析。近年来，随着集团公司持续健康发展，生产经营任务不断增加，公文处理强度持续不减。同时，公文处理的时效性要求越来越高，紧急公文（需2日内安排落实）数量逐年递增，所占比例越来越大，根据收文处理现状调查分析，集团公司公文处理系统收文流程共7个环节，分别为收文登记、公文提交、公文拟办、领导批示、选择承办、部门承办、文件办结。自收文登记至文件办结平均用时9.9天，其中“部门承办”环节用时最长，平均用时7.9天，占收文处理总时间的80%。

（二）目标设定。调查显示，70%左右的公文可以在8天内处理完毕，据此，制定目标为收文处理时间由9.9天缩短至8天。

（三）分析原因及要因确认。运用头脑风暴法，针对9条末端因素，对影响收文处理效率的原因逐一论证、分析确认要因。最终确定影响收文处理效率的要因有以下3条：1.监督力度不够；2.同一收文多个部门不能同时处理；3.缺乏文件处理进展反馈。

（四）制定对策。针对以上3条要因，按照5W1H原则，制定了有针对性的对策。

（五）对策实施。对策实施一：加强对文件处理的督查督办。在集团公司主页，对各部门/单位文件滞押情况定期公布，并与文件滞押较严重的部门/单位主要负责人沟通督办。经过实施对策一，公文滞押数量呈下降趋势。对策实施二：增加收文并行处理功能。为解决同一文件多个部门不能同时处理，导致办理时间长的问题，在公文处理系统原收文处理流程不变的情况下，增加了收文的并行处理功能。系统优化前：多部门承办环节处理方式为串行处理，即首个承办部门接收文件后，经秘书批交、领导批示、转处理人、处理、办结等流程并且全部处理完毕后，文件才能被另一个部门处理，后续处理部门只能“排队等候”。如果某个部门的任何节点的处理人没有及时处理文件，将影响其它部门处理文件，导致文件处理效率整体下降。系统优化后：增加“并行送承办部门”选项，即部门承办环节处理方式为并行处理。经改进后的系统，并行处理的各部门可以同时获得处理权限，部门处理文件不必“排队等候”，解决了同一文件多个部门不能同时处理的问题，提高了公文处理效率。对策实施三：增加文件处理过程的追踪功能。针对处理时间超过一定期限的文件，在公文处理系统中增加未处理文件提醒功能，及时提醒集团公司办公室及部门/单位办公室人员追踪文件处理进展，督促承办人抓紧处理文件。

（六）检查效果。通过以上3个对策的逐步实施，集团公司收文处理效率得到显著提高。经对2014年6～8月期间收文处理时间统计分析，收文处理总时间由原来的9.9天缩短为7.8天，效率提高了21%，其中“部门承办环节”效果明显，平均处理时间由原来的7.9天缩短为6.2天，效率提高了22%，实现了预期目标。

（七）巩固措施。集团公司办公室将公文滞押情况通报作为一项制度严格执行，每月初对上月各部门/单位公文滞押情况在集团公司主页通报，过程中保持与各单位/部门办公室的沟通联系，加强督查督办。巩固期收文处理时间平均为7.4天，小于目标值8天，巩固效果良好。

作者：刘博 单位：铁道第三勘察设计院集团有限公司