工程思想的档案生态系统探究范文

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要素分析

档案信息生态系统是以档案信息资源为支持，以社会环境为依托的系统，在系统中，档案信息相关者通过信息技术与社会环境之间进行信息交换，构成了一个生态循环。它们之间以一定的管理模式和运行机制进行着动态的相适应过程，持续的动态适应过程致使系统处于良性的运转状态。档案信息生态系统中的档案信息资源、档案信息相关者、信息技术和社会环境四个部分之间相互作用、相互关联，依据一定的方式形成复杂的系统结构，档案信息生态系统的运行是一个进化的、动态的过程，如信息技术的变化和发展，必定引发档案资源形态的变化、档案管理系统和交换系统的变化；随着技术环境在不断改变，档案信息资源的内容及形式、存储方式及管理手段也在不断进化而形成新的稳定有序结构，同时也会引起系统结构和要素的改变，相应地引起系统内诸要素相互关系和功能的变化②。

围绕档案信息活动的人成为信息主体，其各组成部分依据功能的不同又可进一步划分：档案信息相关者包括档案资源的生产者、组织者、管理者和利用者；信息技术包括硬件环境、软件环境、技术等；而社会环境则是由政治、经济、文化、科技等环境，以及信息法律与规范等构成③。档案生态系统的构成可以根据要素集合上的二元关系（X，R）来定义，X是系统的要素集，其中X=｛S1，S2，S3，S4｝，S1为档案信息资源；S2为档案信息相关者；S3为信息技术；S4为社会环境。R是关系集，R=｛（S1，S2），（S1，S3），（S1，S4），（S2，S3），（S2，S4），（S3，S4）｝。如图2所示。

档案信息生态系统的特征

⑴关联性在档案信息生态内，如果档案信息的产生、保存、利用和消解是一个动态平衡的过程，生态系统的良性运转取决于系统中的物质、能量和信息交换、交流与共享是否通畅。否则，就需要对系统构成的各个要素进行调节，促使其微观系统、宏观生态保持协调和连通。档案信息资源是整个系统内人与人之间传递的“能量”；信息技术环境是生态系统的基础，其条件的好坏直接影响着系统的复杂程度和其中档案信息流动与交换的丰富度；信息人则在系统中既要适应环境，也改变环境，各种基础信息与物质将信息人与环境因素紧密联系在一起，使档案生态系统成为有一定功能的整体。如图3所示。

⑵整体性档案信息化是由与档案相关的多个管理子系统构成，这些子系统之间相互依存、相互作用而形成了一个统一体，通过收集、管理、保存和利用构成了档案工作的运行过程，实现了数字档案馆的整体功能。这样的统一体如同生态系统是在一定时间和空间内，彼此通过物质交换、信息流动和能量交换，形成的一个不可分割的自然整体。

⑶结构性在档案信息生态系统中，档案信息从社会环境开始，经收集者、管理者、保存者和利用者，又回到社会环境，因为档案生态系统不停地与社会环境进行着信息交换，所以档案生态系统也是一个开放系统。这个开放系统因为可与周围环境进行物质、能量、信息交换，因此，系统可以由无序走向有序，由低有序走向高有序。又因为生态系统由档案活动相关者和社会环境构成，生态系统的信息交换是由收集者、管理者、保存者、利用者和社会环境来实现的。其中档案信息资源的存管系统是自组织系统，档案资源形成之后，在人的干预之下能够从无序走向有序形成新的有序结构的系统。

档案信息生态系统层次分析

系统的层次分析解释了系统的结构与功能是分层次的，系统的不同层次可能具有不同的要素和要素间的结构关系。档案信息生态系统也是如此，从系统结构的功能逻辑关系上，可以从技术架构，档案系统的任务与功能，生态环境等方面进行分解。档案信息生态系统内部可分为基础架构与技术层，数据采集与加工层，档案信息资源形成与管理层，运维与服务层。不同的层与层之间是通过能量流、物质流和信息流的传递和作用，产生了系统的功能。档案信息生态系统是一个以档案信息资源为中心，由微观和宏观环境的作用而形成的，其中档案信息相关者与档案信息资源构成档案微观生态；信息技术与社会环境因素构成宏观生态，在社会环境中的政治、经济、技术、文化等生态因子与档案信息的相互制约与相互影响，决定了这个整体的大小和结构。档案信息的生产者通过信息资源生产信息，管理者和利用者借助档案信息的管理、存放和传递而相互影响、相互依存，最终形成具有一定功能关系的，具有调节和演化功能的完整生态系统。

档案信息生态系统结构模型

在研究档案业务时，大多是根据档案业务的流程对系统进行分析。而从系统方法论角度是运用资源观和演化的观点探讨档案信息生态系统的问题，按照结构化的思想可以把档案信息生态系统分为主体、核心和支撑环境。档案信息相关者作为主体，是整个系统的管理者，控制系统中其他要素的协调结合与运行，解决运行过程的矛盾或不协调情况；信息技术和社会环境是支撑环境，是各种档案信息资源活动发生的场所，人总是处于一定的信息技术和社会环境中，并通过实践活动改变所面临的支撑环境，同时又受该环境的影响与制约。通过分析可以看出，系统中的各要素交互作用，与持续变化的环境协调一致，共同演化。档案信息资源是核心，是构成各个要素的黏合剂，维持着要素间的相互关系，作为主体和支撑环境作用的对象，档案信息资源也是信息技术、社会环境等服务的对象。同时，档案信息资源是信息相关人与信息技术、社会环境之间联系的媒介。如图4所示。在整个结构模型中，构成要素之间就是信息行为和信息流的活动关系，也是构成档案信息生态系统发展的动力④。

档案信息生态系统的协同演化

档案信息生态系统的稳定性是在社会环境和信息技术的作用下具有相对的稳定能力，并能在一定范围内自我调节，从而保持有序状态和稳定的结构与功能，该系统的发展变化也是在稳定基础上的发展变化。

1稳定与开放

在这个系统中熵值总是增大的，也就是混乱度不断会增加，使系统稳定的方法就是要提供让其把熵外放的手段。因此，档案生态系统就要不断地从内部到外部进行能量和物质的交换，引入信息技术来解决日益增长的档案量，开发档案管理系统对档案资源进行科学管理，制定规范的标准体系保障档案的凭证性等，都是通过引入外部的负熵来平衡系统内部的熵，或者是把内部的熵输出给环境，使档案信息生态系统在开放环境下的有序得以保持。

2稳定与平衡

良性的档案生态系统总是在动态发展过程中，随着社会的进步，管理思想和模式的更新，新技术、新工具的使用，都会使系统不断地演化和持续发展。系统的平衡是在一定的条件下实现的，在生态链系统上各要素和各环节进行协调，实现系统结构的优化配置，档案信息资源的合理开发和利用，当然，更需要有相应的制度和规范进行制约，达到档案信息相关者之间利益均衡，实现系统内各成员和谐共存，促进系统的发展与进化。

3协同与演化

生态系统也是一个具有多样性、复杂性的动态系统。在档案信息生态系统中，档案信息相关者通过一定的信息技术协助与外界信息环境之间进行信息交换，构成了一个信息生态循环。在这个信息生态循环中，信息生产者对档案信息进行收集加工形成信息产品，经过信息中介（信息收集者、信息管理者）到达信息利用者。档案生态系统的各要素自身既具有自组织结构，同时又表现为数字档案馆系统这个大系统中的一个重要组成“单元”。信息生态中的不同部分在协同互动中推动系统演化，其中标准和规范是系统协同互动的数字神经。

然而，环境内的调节能力是有限的，发展失衡会导致熵的增加，使生态的失衡与偏差。因此，完善档案信息生态系统中的各个要素，协调各要素之间的关系和比例是档案信息生态系统建设和信息生态环境健康优化的关键。档案信息生态系统及系统中的要素具有一定的自我调节能力的人工系统。环境的变化和技术的进步必定会引起系统的演变，档案生态系统的演变一方面是结构演变，另一方面是功能演变。通过上述分析，可以看出信息生态是由各种联系所构成的复杂系统，档案信息生态系统的要素之间主要通过信息流和物质流来实现相互作用的联系。信息生态具有多样性和持续进化的特点，其实质是档案信息资源与社会环境之间的物质和能量交换以及档案自组织系统内部转变过程。

结论

应用系统方法论对档案信息生态系统进行研究，引用了信息生态观的思想，构建了档案系统模型，在该模型中，我们强调了四个要素的相互关系和相互影响。用耗散结构理论分析了档案信息生态系统的在稳定与演化过程中，外界环境的作用。正如我们所处的世界，小到细胞，大到宇宙，都是在一定的空间和时间范围内，在各种要素之间与其环境之间，通过能量流动和物质循环而相互作用的一个统一整体，他们也有生有灭，生生灭灭，万物皆流，无物常驻，某一种形式的存在都是相对的，而发展演变是绝对的，是依赖于生态系统的稳定性而动态进化。因此，要构建一个健康的档案信息生态系统，必须遵循自然界的生态发展规律，与外界有良好的、流畅的信息交流与互动，这也是推动整个系统不断发展的外在力量。

作者：陶水龙单位：北京市档案局