建立农业档案信息化建议范文

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农业科技档案是农业科研单位档案工作的重要内容，真实记载和反映了农业科研活动的全部过程和具体成果，是储备农业科技信息和科技知识的主要载体。实现档案数字化、信息化管理是农业科技档案工作发展的必然趋势，是提高农业科技档案信息资源开发利用的根本保证，对开展农业科技推广和科技服务有着非常重要的支撑作用［4］，将现代信息技术应用于档案管理之中，极大地促进了档案工作水平的全面提升。

1农业科技档案信息化建设的必要性

1.1农业科技档案信息化建设是推动农业科技档案管理发展的趋势加快档案信息化建设是国家及河北省“十一五”以来对档案管理工作提出的新要求，档案信息化建设势在必行。由于农业科研活动多是在野外、田间地头进行试验记录或数据采集，形成的档案资料易受环境限制，因而归档时会出现部分资料字迹模糊、纸张变色或破损的现象，因此，传统的档案利用方式又容易造成损害，影响保存效果。实现档案信息化建设之后，档案的利用、保存和管理通过计算机来完成，这样科技人员只需通过计算机网络即可实现档案的查阅［11］，大大减少对档案原件的损毁，有力地保证了档案的完整。

1.2农业科技档案信息化建设是促进农业科学发展的需要加强农业科技档案信息化建设，利用信息化平台将农业科技档案，从“后台推到窗口”，从“室藏转向公开”［5］，实现档案信息资源共享，全面提升农业科技档案的开发利用和服务水平，进一步提高农业科研的效率;同时，更便于农业科技信息的二次利用和开发［9］，更好地为科技扶贫、科技下乡和科技咨询服务，对保证农业的科学发展，推动农业科技创新和现代农业建设具有重要意义［5］。

1.3农业科技档案信息化建设是推进档案工作目标管理认定的途径传统的档案管理方式工作量大，效率低，既费时又费力［8］。实现档案信息化管理后，档案的收集方式由指导代办转变为经由计算机网络检查督促［13］，确保了归档资料的完整，检索与查询通过网络就可以实现，使档案的利用更加快捷、方便，大大地减轻了档案工作人员的负担，使他们更好地从事档案收集整理和编研工作，进一步提高了档案工作的效率，全面提升了档案的规范化、现代化管理水平［10］，为档案工作目标管理认定奠定了坚实基础。

2农业科技档案管理存在的问题

目前，农业科技档案的管理多数是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理，农业科技档案没有充分发挥出应有的作用［10］。

2.1档案的管理方式单一，工作手段落后由于档案工作受条件限制，档案管理至今还局限于传统的手工操作模式，计算机未能在档案管理及档案信息的存贮、加工上应用。“重藏轻用”问题普遍存在，档案一旦归档就被束之高阁，无法发挥应有的作用。

2.2档案信息化意识淡薄，利用率低部分科技人员档案信息化意识淡薄，对归档的重要性认识不足，为了自己使用方便，将形成的大多数科研资料保留在自己手上［2］，不能反映科研项目的全貌;目前，农业科研单位普遍存在重科研、轻推广的现象，有资料显示，我国每年取得的科技成果有2万多项，而转化率仅为20%～30%［11］。

2.3档案材料形成周期长，不规范由于农业科研工作周期较长，有些试验记载的数据字迹和纸张不规范、不准确［12］;有的课题文件材料中原件较少，复印件较多，字迹又不清楚，不适合长期保存;有的科研项目由于涉及多部门、多单位，以及由于科研人员的调动，档案材料易流失，导致档案材料缺乏连续性、完整性。

2.4部分档案人员业务水平低，服务意识不强档案管理中，缺少既懂一定的农业科研知识又有较强档案专业知识的专职档案人员;部分档案人员兼职过多，业务水平不高，致使其工作热情低，多为坐等上门的被动服务，主动服务意识不强，保密意识又淡薄，在一定程度上影响了农业科技档案的有效利用。

3农业科技档案信息化建设的几点建议

3.1提高思想认识和服务水平档案管理人员必须更新观念，改变传统的“重藏轻用”的管理方式，依靠信息技术实现资源共享［12］，为创新档案管理新模式打好思想基础;将原来“坐等上门”的服务方式通过网络实现直接提供利用，提高档案的服务水平;加大档案信息化建设的宣传力度，提高人们对档案信息化的认识程度［13］。

3.2加强档案的规范化管理档案管理部门要加大《农业法》、《档案法》以及《档案管理的有关规定》的宣传学习力度［7］，不断增强广大科技人员的档案意识，对在农业生产和科研活动中形成的原始档案材料及时进行规范整理，防止原始资料的流失，确保农业科技档案的完整性。

3.3加强档案信息化的业务基础建设业务基础建设主要是指软件和硬件建设［13］，档案信息化建设要在单位和有关部门的大力支持下，多方筹措资金，购置相应的软件和设备，进一步改进服务平台建设，使农业科技档案信息化建设与网络信息技术接轨，同时要确保网络信息的安全［14］。

3.4加大档案信息化人才的培养加强档案信息化建设。加强人才队伍建设，档案管理人员不仅要有档案专业知识、计算机技术和农业科技知识，还要具备较高的政治思想素质，既要做通才，又要做专才;农业科研单位要采取多种形式加强档案管理人员的培训，进一步提高他们的理论知识和业务水平，以适应档案发展的需要。