农业档案开发利用策略范文

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一、开发农业科技档案信息资源的意义

农业科技档案是指农、林、牧、副、渔、水利、电力、气象、环保、土地、土肥等涉农行业在生产活动、经营活动和科研活动中直接形成的应归档保存的、具有查考价值的文字、图表、声像、电子等材料。它记载和反映了农业科学技术活动的全部过程和具体成果,是储备农业科技信息和科技知识的主要载体。[1]开发利用科技档案信息资源是档案利用工作的拓展和深化,是针对本单位及社会有关方面的需要,通过各种方式对科技档案中存贮的科学技术信息进行发掘,使其尽快转化为现实生产力的重要工作,是提高科技档案工作经济效益的有效途径。[2]农业科技档案是重要的信息资源,是其他各种信息资源不可替代的、不可再生的信息资源,不仅对本单位有用,对其他单位、对社会也有用,不仅现在有用,将来也有用。收集、整理、鉴定和保管好农业科技档案,是为了充分发挥农业科技档案信息资源的作用,为社会物质文明和精神文明建设,为现代农业发展提供科技信息服务,因此,做好农业科技档案信息资源的开发利用,具有重要的历史和现实意义。

二、农业科技档案的作用

(一)农业科技档案是农业科技知识的一种存在形式,是科技经验、科技资源的重要载体之一。它凝聚着科技工作者的智慧和心血,是农业科技工作者科技活动过程及思想、经验的直接记载,是进行农业科技成果鉴定、奖励申报、撰写学术论文、编写学术专著、开展学术交流等活动的重要依据。

(二)农业科技档案是农业科研工作的必要条件。农业科研人员通过查阅借鉴、分析研究已有的农业科技档案,在科研课题申报、项目研究等方面可以少走弯路,减少重复工作,新形势下农业科技档案起到事半功倍的作用。

(三)农业科技档案是农业科学研究预测和决策的基础与前提,是进行农业科技管理的科学依据。在现代科学研究活动中,不管是科研部门制定科学研究的总体战略,还是科研群体以及个体确定科学研究发展方向和目标,都需要以科学技术的各方面信息作为依据。[3]对农业科技活动进行规范化、制度化的科学管理,需要掌握和利用已有的农业科技档案材料,及时协调、指导农业科技工作,使之沿着正确的方向健康发展。

(四)农业科技档案是传递、交流科技信息的重要工具,对农业生产活动、科技成果推广具有指导、参考和借鉴作用。现代科技成果的物化周期不断缩短,在对农业科技档案信息资源开展分析与综合的基础上,及时进行信息交流,使农业科研成果在生产中得到及时推广应用,推动农业生产发展。

三、当前农业科技档案开发利用工作中存在的主要问题

(一)农业科技档案收集与管理不规范。有的科技人员档案意识较薄弱,对档案的价值和作用认识不足,不注意积累科技项目档案,导致一些科技项目档案资料不齐全,不能反映科技项目的全貌;有的科技人员将在工作中积累的有价值的科技档案资料据为己有,不愿移交归档,致使部分档案资料流失;有些单位在农业科技档案的收集、鉴定、分类、编目、归档等工作中存在管理不规范的现象。这些都影响了农业科技档案的质量和完整性,影响了农业科技档案的开发利用工作。

(二)档案信息服务水平不高,档案信息安全保障体系不健全。档案信息服务多为坐等上门服务,有人来查阅就提供档案,没人查阅就存放库房,缺乏主动服务的意识。有些科技档案属于保密范围并设有查阅权限,但一些档案管理人员碍于面子或保密意识不强,将未解密的档案提供给不具备查阅权限的人,造成科技档案信息泄密事件时有发生。

(三)档案信息资源开发不足,开发利用手段和方法比较落后。有些单位档案信息资源的开发还停留在利用计算机进行简单编目,信息采集多为手工进行。档案编研工作进行的较少,尤其是对已鉴定验收的科技成果档案,未及时进行相关信息采集,如基础数据统计、编制成果简介等,不利于科技成果的推广转化。

四、加强农业科技档案信息资源开发利用的对策

保管档案的目的是为了利用。农业科技档案信息资源开发利用是农业科技档案管理工作的根本目的。

(一)完善农业科技档案管理,夯实基础

1.规范农业科技档案管理,保证农业科技档案的质量和完整性

农业科技档案管理不仅仅是收集、整理和保管科技文件资料的简单过程,还应包括对农业科技档案的形成、积累和归档业务进行指导,对农业科技档案进行收集、整理、鉴定、保管和统计,对归档的农业科技档案进行再利用等方面的内容。农业科研院所应根据《档案法》和《科学技术档案工作条例》等有关法律法规,结合单位实际情况,建立以“三纳入”(即把科技档案的形成、积累、整理和归档纳入科研工作程序,纳入科研计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围)、“四同步”(即档案管理与布置科研任务同步,与检查科研活动进度同步,与科技成果总结鉴定验收同步,与科技人员考核奖惩同步)、“三把关”(即把好鉴定验收关,把好上报成果关,把好科研人员业务考核关)为基本内容的农业科技档案管理制度体系,科学地管理农业科技档案,维护农业科技档案的完整、准确、系统、安全,为农业科技档案信息资源的开发利用创造条件。

2.提高农业科技档案管理人员的素质,增强档案管理意识

农业科技档案管理人员不仅要有扎实的农业科技档案业务知识,还要熟悉农业科学研究的基本过程和程序,充分了解本单位科技活动种类、范围、程序、进度、规律以及各职能部门的具体职责,经常主动深入农业科技活动一线,掌握收集对象的形成、运转情况,抓住关键阶段、重要环节,做好收集工作。保证收集与管理的农业科技档案符合规范要求,为档案再利用提供物质保障。

3.加强农业科技档案信息作用的宣传教育,提高农业科技人员和档案管理人员对档案信息资源开发利用的重视程度。同时科技档案管理人员应适时参加有关科技档案管理以及信息资源开发利用工作的知识与技能培训,增强档案信息意识和信息组织能力。

(二)开发利用农业科技档案要注重实效

1.明确服务方向,端正服务态度。21世纪是信息时代,农业科技档案工作要面向未来、面向现代化,树立信息观念、效益观念,要适应改革开放新形势的需要,改变过去那种重保管轻利用,坐等上门的被动服务方式,深入科研活动第一线,主动了解农业科技生产与管理工作对农业科技档案信息资源的实际需求,及时开发科技档案信息,最大程度满足农业生产发展对农业科技信息的需要。

2.加强档案信息安全保障工作,注重保密和知识产权保护。保守国家机密,维护国家科技档案机密,是档案信息资源开发利用工作应遵守的重要原则。我国颁布的《档案法》、《科学技术保密条例》、《专利法》、《著作权法》等法律法规为科技档案信息资源的开发利用和科技成果转化为现实生产力营造了一个良好的法制环境。

随着科技体制改革和科技进步,农业科研工作出现了课题协作多样化、学术交流多元化、情报交流网络化的趋势,对农业科技档案资料的保密以及知识产权保护提出了严重挑战[4]。因此,要正确处理新形势下农业科技档案开发利用中公开与保密的关系,采取有效措施,在保证农业科技档案信息管理系统运行安全、可靠,保护农业科技档案中需要保密的科学技术和知识产权,保护国家利益的前提下,进行农业科技档案信息的交流和科技成果推广,实现农业科技信息资源共享。可根据农业发展不同阶段对科技信息不同层次的需要,分别整理需要保密的关键性资料和可以公开传播推广的科技成果资料,并使后者广泛运用于农业生产,转化为现实生产力。

3.加强信息开发手段,提高服务水平

(1)编制农业科技档案检索工具,如农业科技档案总目录、分类目录、综合目录(全引目录)、专题目录或卡片、作者目录等,方便查询检索。

(2)根据客观需要,开展农业科技档案编研工作。对农业科技档案的原始资料和数据进行归纳、综合计算、分析、研究加工,把分散的原始信息加工成系统的、实用的编研成果,如科技成果简介、基础数据统计、专题汇编、科技图册、大事记、组织沿革、单位年鉴等。

(3)开展农业科技档案的多种服务,如借阅、复制、科技咨询、信息交流、以科技交流和成果转让为目的的陈列展览、以宣传教育为目的的陈列展览等等。

(三)深化档案信息资源开发,拓展工作领域

1.开发利用农业科技档案要根据农业生产、科研活动的特点,配合科技成果转化、示范推广、科技下乡等活动开展信息咨询服务,举办科技讲座、科普画展等一系列宣传工作,既满足了“三农”对农业科技信息的需求,同时又宣传和展示了农业科研院所的科技实力,提高农业科研院所的知名度。要积极引导农业科研人员转变观念,坚持科技与经济结合的原则,坚持科研来源于生产、成果服务于生产、发展依赖于生产。利用农业科技档案促进科技成果转化,提高现有科技成果推广转化的力度,实现农业增产、农民增收的目标。

2.农业科技档案信息资源开发利用要着眼于经济社会发展的关键环节和重要领域,围绕关系党和国家、人民切身利益的重大问题,围绕农业、农村、农民信息需求多样化的实际,加强信息采集、整理,开展档案信息的深度加工和专题编研等公益性开发利用工作,如科技基础数据库、科技成果数据库、农产品质量安全标准数据库等一批直接服务农业发展的重要专题数据库,为现代农业发展、为社会物质文明和精神文明建设服务。

3.计算机网络技术实现了信息的方便、快捷传递,给农业科技档案信息资源利用提供了最佳的技术手段和实现途径,将采集、加工整理的农业科技信息、成果转化信息、先进管理经验等通过各级农业信息网络系统、各类农业信息服务平台、信息服务站或同行业区域性的信息网络系统及时有效地进行传播,实现科技档案信息资源共享,以农业信息化带动农业现代化,推动农业生产发展。

4.建立农业科技档案信息开发利用反馈制度。通过收集、整理、分析各种利用效果的反馈信息,总结经验,及时调整开发策略,使开发利用形式和内容更加适应现代农业发展的需要。

五、结束语

农业生产力的迅速发展,是社会主义新农村建设的首要任务和基本前提。农业生产的发展,关键要依靠科技进步。面对当今快速发展的网络化、数字化信息环境,搞好农业科技档案信息资源的开发利用,提高农业科技信息资源利用效率和经营管理水平,实现资源共享,实现农业信息化,为现代农业的快速发展、农业增产、农民增收提供有力可靠的科技信息支撑,是农业科技工作者和农业科技档案管理人员不可推卸的责任。