信息时代的档案建设范文

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1数字资源档案建设的内容

数字资源档案建设不仅贯穿于数字资源建设的全过程，而且在其之前有规划档案，在其之后有总结档案。因此，数字资源档案建设的内容涵盖了数字资源建设的各个方面。目前图书馆数字资源一般都是以数据库的形式存在，因此大多数的数字资源，如数字图书和期刊数据库、学位论文和专利数据库等都是经过采购由专业供应商提供的。当然，各个单位图书馆也有根据自身发展需要，建设一些特色数据库数字资源。针对有专业供应商提供的数字资源，在图书馆中一般都有从试用、到购买使用，最后到停用这样一个过程。在这个过程中还可能包括使用评价、续订增订等环节，因此数字资源档案建设的内容非常多，从基本的数字资源基础档案到具体的数字资源成本档案、数字资源财务档案、数字资源试用档案、数字资源新增报告、数字资源续订报告以及数字资源停订公示及停订报告等等。建设数字资源档案首先应该建立的是数字资源基础档案。一般将全部资源按某种标准简单聚类，例如按照语种(如中文、外文)、文献类型(如图书、期刊、报纸、学位论文等)或者数据类型(如全文、文摘等)等进行划分归类。在归类的基础上，还可以根据数字资源的特征细分。此外也可以在简单聚类的基础上将以上标识设成字段，统计时按字段名称组合聚类。目前数字资源基础档案较多采用组合聚类，一般数字资源基础档案具体内容可以包括:数字资源名称、语种、学科及主题、数据类型、数据量、数据年限、数据来源、更新频率、永久保存方案、传递和授权方式、并发用户数等。在数字资源建设过程中还将产生特定的具体档案，如成本档案、财务档案、试用档案、新增报告、续订报告以及停订报告等。这些档案在数字资源的建设过程中多以电子档案的形式形成，涉及建设过程的各个环节，能够起到为数字资源的标准化建设提供参考依据等作用。

2数字资源档案的管理

数字资源档案不仅要规范化建设，而且要科学管理和合理使用。以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志。纸质文档的管理工作包括原始的纸质材料的分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等一系列工作。尽管是数字资源的纸质档案，然而纸质文档由于具有电子文档所无法具备的“原始特征”，仍然在档案管理电子化的潮流中占有一席之地。当然，纸质档案也需要与时俱进，采用计算机信息技术科学管理，以便更便利地归类、查询和检索，更好发挥其功能。电子文件归档则是在社会活动中形成的，以计算机硬盘、便携式U盘和光盘等载体的文字材料。电子文件由于没有草稿与印件的区别，也不存在正本与副本的差异，甚至还很难将文件与档案的界限划分开来。因而在数字资源建设过程中，一些重要电子文档在成为档案之前由于工作人员的档案意识淡薄，被不经意地删除而没能得到很好的保存。因此对电子档案的管理，显然不仅涉及档案管理人员，而且还涉及技术工作人员。在电子档案成为发展大趋势的今天，增强图书馆员工的档案保存意识，显得迫在眉睫。此外，由于电子档案借助信息技术储存、传播和利用，因此要特别注意信息安全。比如储存在电脑或光盘、磁盘等载体上，很可能由于病毒入侵、载体损坏而丢失，因此需要做好备份工作。由于没有加密可能被黑客篡改，因此随时要对档案加密，甚至必要时要将电子档案转换成纸质档案进行保存。总之，在相当长的一段时期，电子文件和纸质档案将是双轨制管理，它们相互依存、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用［3］。

3数字资源档案建设的发展

随着图书馆数字资源建设的快速发展，加强数字资源档案建设日益重要。随着图书馆朝着数字图书馆的转型，档案建设也正向着数字档案发展。对于数字资源档案的建设发展，笔者认为应该注意:

3．1加强档案数字化建设当今档案数字化已成为档案工作的新趋势。加快数字化建设步伐是加强档案信息化建设、科学系统化管理、提升管理和服务水平的必然要求。从某种意义上讲，图书馆档案数字化建设可以认为是“二次建档”。“一次建档”就是传统侧重于实体的档案保存，“二次建档”则是以档案信息资源的有效整合为目的档案建设。每个图书馆可根据实际情况，确立一定的原则，选择有特色、利用率高、可开放、保管期限长的档案进行数字化，并可以借助图书馆网站，增设主档案专栏，公开可以开放的档案信息，不仅图书馆系统内部的工作人员可以查询利用，而且主管部门及读者都能借助网络技术查询了解，甚至利用图书馆档案。凭借数字化档案副本异地保存的优势，即使发生意外也能最大限度地保持档案的完整性，确保纸质原件的永久保存。随着技术发展，图书馆将逐步实现档案工作的自动化、一体化管理。

3．2注重建立数字资源技术档案随着数字资源建设及其共享工程等业务的发展，数字图书馆的工作越来越依赖于计算机和网络通讯等信息技术的仪器设备。由于信息技术设备专业性强和产品更新换代快的特点，只有建立起相应的技术档案，才能确保图书馆数字资源建设各项技术的相互衔接和工作的顺利进行。建立技术档案应包含三方面的内容:一是建立设备采购账目清单。各种设备采购后购买人员需要及时验收，登账，建立原始记录档案。报账前应对需保修设备的发票进行复印留档，以便后期设备保修。二是建立设备管理档案。在设备购置之后，工作人员要对每台设备建立详细的管理、使用和维护账目。账目要做到人、时间和地点三统一，建立起具体的管理、使用和维护人员、设备使用和维护的时间以及设备的存放地点三者相对应的档案数据，能真实反映设备的性能。同时对设备使用说明书及资料应及时分类建档。三是建立技术操作档案。相对于设备采购账目清单和管理档案，技术操作档案在数字资源档案中尤为重要。业务系统的更新升级需要参考原有系统的技术指标，新旧系统转换过程中产生的数据材料也应及时归档，并需要加以比较分析。同时系统维护从一开始就要着手建立新系统的专门操作记录和数据处理档案，以便于系统的升级或操作人员的交接。另外，大型的重要设备一般都有详细规范操作的技术操作规程，这部分技术操作规程也要建档。技术档案的建立不仅可以帮助管理者了解设备的性能，做好各项维护工作，而且能够使专业技术人员能快速地做好工作交接，维护业务系统的整体良好运行。此外，在数字资源档案建设的过程中，还需要注意对重要的电子邮件的保存，因为数字资源供应商与图书馆之间的许多事务交流和处理是通过电子邮件进行的，如果重要的电子邮件，如先期有关采购价格协商的邮件、后期售后服务条款等邮件没有保存，那么可能涉及纠纷和官司的产生。

4结束语

数字资源档案中的各种资源数据、读者数据、管理数据，能向读者全面展示图书馆的信息化发展的概貌，是全面向读者推介图书馆的第一手资料，也是当今图书馆评估定级的重要内容和依据［5］。总之，数字资源档案是图书馆发展和建设历程中极其重要的资源，它既源于图书馆的成长和发展过程，又是推动图书馆快速成长和长足发展的重要内动力。在信息技术飞速发展的今天，图书馆必须重视数字资源档案的建设，采取有效地措施，建设、管理、利用好档案信息资源。

作者：秦文珍肖琼单位：重庆邮电大学图书馆