科技手段在会议管理中的应用研究范文

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【摘要】科技时代给会议管理工作带来了新的挑战，同时也为我们改进会议管理提供了新的机遇和技术支持。在管理实践中，管理者只有紧跟科学技术发展步伐，将先进的科学技术工具和手段应用到管理过程中去，管理才能充满生机与活力，会议管理也是如此。在会议过程中有效地应用各种技术手段，淋漓尽致地发挥会议的时效性和高效性作用。

【关键词】科技手段；会议管理；应用

企业经营管理过程中，集体决策、信息传达、信息交流、资源整合都必不可少的需要通过会议来解决。目前，很多企业都逐步实现了办公自动化的部署，如财务的ERP系统，销售的CRM系统。然而，在会议管理方面，大部分企业还是采用人工或者团队管理的方式，导致会议管理过程随意性强、资源冲突，会议管理效率低、管理难度大。推动会议管理的发展，在会议管理中融入科技手段，信息化、智能化、自动化将是未来会议发展的趋势。

一、会议准备的信息化管理

（一）申请平台信息化。传统的会议大多采用前台登记或电话沟通的方式申请，这种申请方式比较陈旧，且存在几方面的问题：一是人工工作量大、效率低；二是会议申请的时间容易冲突；三是会议室预定时间分散、闲置多、利用率低。基于以上问题，会议管理中可引入办公自动化系统，如引入OA办公自动化系统，开设会议管理模块。会议申请者可通过该系统清晰地了解会议室的占用情况，在会议申请中详细注明会议时间、会议地点、会议内容、参会人员、会议需求物品、会议通知或其他备注信息。会议管理部门对会议室的预定可实现全局掌握。

（二）会议显示信息化。信息化可视方面，可采用会议室显示终端，在会议室门口安装显示屏，完整地显示当前会议室状态，包括会议预定信息、多媒体播放、天气预报、签到二维码，甚至还可插播临时性的通知信息等。另外，企业内部会议管理方面，电子设备如计算机等，可加装演讲台锁定于会议室内，免去会议工作人员来回搬运的麻烦，同时信息可通过企业内部交流平台传递。该方案可应用于内部信息控制严格的企业，防止商业秘密泄露。

（三）沟通过程信息化。会议模式中，会议前的沟通、组织琐碎且繁杂。会务人员往往需要花费大量的时间和精力与参会人员进行各种沟通交流，包括会前提醒、防止信息疏漏等，这个环节是重复性、低效率的。信息化的引入可以有效地解决这个问题。通过会议APP等手段，进行会议的、分享、审核、交流、互动。会议中的各相关方可通过会议APP及时反馈会议的准备、进行状态。会议的重要内容，如议程、公告、咨询、地图交通信息、行程信息等等都可通过会议APP共享。同时会议APP可实现会议的社交作用，组织者与参会者的沟通交流将不仅仅局限于传统会议。信息化的引入，降低了传统管理方式重复劳动出现错误的概率，提高了会议筹备效率，为实现有效的、柔性的、集成化的会议管理提供了可操作平台。

二、会议开展的智能化管理

传统的会议室，往往会出现这样的情况：一个宽敞、明亮的大房间，中间是各种形状的会议桌，周围摆满了各式座椅。与会者需要带上文件、挂图、投影胶片等大量材料，携带极为不便；会议工作人员需要手工操作各类会议设备，按需进行环境控制按钮切换，手忙脚乱。这样的情况，不仅降低了会议效率，还给会议的保密性带来诸多问题。会议室电子化及全面智能化控制正在成为解决上述问题的重要手段。一次重要的会议中，需要视、听及电脑图像演示，需要保持适宜的会场温度等环境状态，科技越发达、越先进，视、听、电脑及环境设备的整合便越复杂：关闭窗帘，调暗灯光，打开空调，放下屏幕，投影各种信息，播放音乐，调节音量。控制DVD的播停，控制投影仪的开关，控制投影仪幕布的升降等等，但这一系列的操作，会议工作人员甚至不用走进会议室，会议主持也不用走进控制室，都可以一键实现。这种综合管理不同功能的设备使其相互协调工作的系统，就是中央控制系统。它采用计算机网络技术的最新成果，将所有设备的操作控制集中在一个界面上完成，集合了各种设备的卓越功能，使复杂琐碎的操作过程简单化，工作人员无需在各类设备之间来往奔波，使用者可轻松、从容地使用和管理各类会场设备，提高了会议的管理效率。

三、未来会议的发展趋势

随着人们生活节奏和办公效率的加快，很多企业意识到科技和创新在管理中的重要作用，会纷纷引入信息化、智能化等会议管理系统来辅助企业的运营，搭建企业的管理通道。网络会议、视频会议等实用性技术手段，实现远程可视化协同工作，打破了传统会议时间、空间的局限性，为企业降低成本、提高效率。3D技术、会议机器人等科技手段，也将为企业发展带来新的契机。科技手段在会议管理中的应用，是一个综合的过程，企业在会议科技化的过程中，应遵循原则：总体规划、分步实施、效益驱动。这是一个处理、反馈、修正、预测、再处理、再反馈、再修正、再预测的过程。会议科技化系统的实施是一个长期的，需要持续改进的过程，因为企业需求在不断变化，技术和管理也在不断发展。

四、结束语

未来的企业管理中，信息化、智能化、自动化等科技手段会得到更广泛的应用。在未来，当大量的科技创新产品出现在会场的时候，当这些产品引领会议业迈向新台阶的时候，当会议不仅是一个专属名词而成为一个技术实践品的时候，我们将进入全新的科技会议时代。

【参考文献】

[1]王玉荣,王君.别让会议控制你[M].北京大学出版社,2008.

[2]中华人民共和国工业和信息化部.GB50799-2012电子会议系统工程设计规范[S].中国计划出版社,2012.

作者：谢宁 张馨怡 单位：机械有限公司