高校办公自动化的重要性范文

本站小编为你精心准备了高校办公自动化的重要性参考范文，愿这些范文能点燃您思维的火花，激发您的写作灵感。欢迎深入阅读并收藏。

《办公自动化杂志》2015年第三期

一、促进交流合作的重要平台

随着信息技术和网络技术的快速发展，高校发展产生和需要的信息更加宏大，梳理和共享信息资源的需求日益突出。为了满足日益增长的医疗需求，社区医院、个体诊所、企业药店等医药相关机构星罗密布，竞争日趋激烈，纷纷依靠医药院校提供服务的质量和水平，使得医药院校与校外机构、人员之间的交流日趋频繁，需要及时交换各方面的有用信息。目前，多数高校已实现办公自动化，多数机构都建有电子政务系统。如在广州大学城，共有10所高校，除广州美术学院外，其他9所高校从2006年开始就陆续启用了办公自动化系统。在全国的中医药高校中，除了山西中医学院、陕西中医学院、河北中医学院、安徽中医学院、南京中医药大学5所高校外，其余19所高校也建有办公自动化系统。可以想见，办公自动化必将影响与其他高校和社会单位的合作交流，已成高校之间促进交流合作的重要平台。高校必须抓紧推进办公自动化建设，尽快搭建与校外结构、个人合作交流的窗口和载体，加强宣传，促进合作，不断提高学校的影响力、知名度，促进学校国际化。

二、降低办公成本的重要手段

降低办公成本，建设节约型校园，是时代向高校提出的要求。采用传统的手段和方式来办理公务，必须购置一定的设备和器材，借助人力进行传递和签转，不仅消耗人力、物力、财力和精力，而且速度慢、效率低、容易出错，时间成本和管理成本偏高。建立办公自动化系统，最大限度地减少纸质文书的制、发，最终实现逐个通知、手工处理向集群办理、网上处理转变，一方面可以减少纸张、墨盒、扫描仪等办公物质的购买经费，另一方面可以节约文书印刷、装订、分发等多项工作的时间消耗，还可以避免中间环节过多、审批过程繁杂极易出现的错误，降低了管理成本，减少了资源消耗。同时，依托办公自动化网络，实时共享公务信息或应用系统，还可以减少传真机、打印机及应用系统的购置、电话费支出，直接降低相关费用。可见，高校办公自动化确实是一种降低办公成本的重要手段。

三、提高办公效率的重要途径

随着发展规模扩大，高校的办公内容日趋繁杂，公务数量大幅增加，仅公文流转就包括草拟、修改、会签、传发、归档、销毁等诸多环节。同时，校内各机构之间、学校与校外机构之间交换的公务信息也大幅增加，内容更加繁杂，处理难度增大。据不完全统计，我校每年要处理各类公文5000多份、对外签约300多份、用章申请6000多份，工作难度可想而知。建立办公自动化系统，一方面参考文书范本，实现自动排版，采用逻辑纠错，可以大幅缩减公务文书起草、检查和制作的时间；另一方面，通过督促检查，实时沟通纠偏，可以避免重复会签，加快工作进度，提高工作效率；同时，根据公务内容和审批权限，实行批量会签和平行会签，又可以减少会签等待的时间，极大地提高公务办理效率；此外，实现公务办理网络化流转，借助自动提醒功能，减少人力传递的时间消耗，有利于提高公务办理效率。

四、方便异地办公的重要载体

当今医药院校大多拥有多个校区、多个附属医院或科研院所，机构常不在一个区域。如广州中医药大学就有三元里、大学城两个校区，且两个校区相距20多公里，还在深圳建有临床医学院，非直属附属医院更是遍及广东省内各大中型城市及海南、陕西、重庆、贵州、内蒙古等省市，虽可借助电话、传真、电子邮件等传递信息，但多数公文、信息的流转仍然依靠手-手相传，甚至需专人、专车传递，不仅降低效率、增加成本、加大消耗，且在紧急状况和传递海量信息时难以全面可及，容易延误遗漏。同时，医药院校要提升办学质量和水平，必须坚持开放办学。随着开放程度的提高，全校教职员工特别是各级领导干部身在异地的频率必然增加，一方面需及时传回收集到的信息，与学校良性互动；另一方面又需随时了解学校的情况，及时做出回应、决定，采用传统的公务处理手段和方式难以满足需要。这需要加强办公自动化建设，克服多校区、多区域管理的障碍，不断延伸校园的时间和空间，让身在异地的有关人员通过互联网接入学校，随时了解学校动态，就地完成公务办理、信息收传等工作，减少由于身处异地产生的文件积压、公务停顿等现象，实现真正意义的移动办公。

五、优化公务管理的重要抓手

办公自动化的前提是办公流程化、标准化。通过建立办公自动化系统，保留公务办理的时间、内容等痕迹，有利于随时准确地查询追责，全天候接受各方各类检查，倒逼各级机构优化、精简、公开办理的规则和程序，避免机构之间拖沓、推诿、扯皮，激发公务办理的内在潜力。同时，借助相对固化、公开的标准程序，可以最大限度地减少人为因素的消极干扰，提高公务处理的透明度、规范化；借助标准的文书格式、表格图例、文件范例，辅助完成文书的起草修改，自动生成规整的公务文书，实现自动分类归档，有助于提高公务办理的安全性、完整性和即时性；通过有效信息的收集、处理、平台，可以有效解决以往信息处理分割严重、交接环节过多的问题，沟通信息孤岛，实现资源共享，减少延误遗漏，极大地提高全校师生协同办公的能力。

六、加强监督检查的重要方法

加强监督检查，是提高公务处理效果的重要手段。传统情况下，师生向学校反映问题，或是学校检查各级机构的工作进展，多是层层反馈，缺乏互动交流，处理周期偏长。建立办公自动化系统，通过设立交流互动平台，可以公开听取广大师生的意见和建议，迅速及时地给予解释答复、加强沟通协调、改进有关工作。由于网络具有匿名的特点，广大师生可以放心大胆地讲真话、讲实话，还可以互相辩论，无论是建议收集，还是意见反馈，都变得更加及时和准确。同时，通过保留公文办理过程的全部痕迹，便于检查追责，辅以定时提醒，一方面办事员可以了解各项工作进展，及时处理有关公务，避免工作遗漏；另一方面，上级领导和广大师生也可以跟进各级机构的工作状态，针对工作进度及最新情况及时给予指导、提醒，检查督促有关机构推进各项工作，充分发挥监督和检查作用，实现调度的现代化。

七、实现科学决策的重要工具

能否实时准确地收集全部有用信息，是实现科学决策的关键。当前，高等教育改革和发展已经进入深水区，高校管理决策经常面临复杂的局面，需要掌握大量甚至海量的信息，并集中校内外人士的真知灼见。实现办公自动化，即时统计各类决策信息，进行归纳分析，可以为科学决策提供数字依据；公开各项决策的背景资料、行动目标、具体措施和初始文本，广泛听取全校师生乃至校外人士的意见和建议，有助于集中最大多数人的智慧，提高决策的科学化水平；同时，借助办公自动化的互动平台乃至远程通讯，可以实时准确地掌握师生员工的思想状态、兄弟高校的相关信息、上级部门的有关精神以及校外人士的坦诚建议，使各项决策更加贴近最广大师生的心声、符合事物发展的规律、切合广大师生的利益，体现出必要的科学水准。

作者：刘步平方春平陈沁群赵力单位：广州中医药大学