固定资产采购管理中的信息化运用范文

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摘要：固定资产采购管理是国有企业的重要组成部分，随着采购金额逐年增加，采购数量庞大，固定资产采购管理变得越来越复杂，使用信息化技术可以有效降低企业成本和提高采购管理效率。文章介绍了固定资产的概念和意义，分析了国有企业固定资产采购管理中存在的问题，提出使用信息化技术，建立固定资产采购管理平台，有效提高固定资产采购管理水平。

关键词：固定资产；采购信息化；企业

国有企业对于国家稳定和经济发展起着至关重要的作用，其投资和盈利决定了市场经济整体的收益幅度，面对日益激烈的市场竞争，如何进行固定资产采购管理的改革和创新显得尤为重要。固定资产采购涉及购置申请、招标、竞价、采购、入库、出库领用等各个环节，整个过程涉及到的信息及相关部门较多且分散，原始的纸质处理方式无法使信息进行有效的执行、反馈、监控和共享。本文通过建立固定资产采购管理平台，全面整合采购信息，畅通信息传递渠道，为提高固定资产采购管理水平和质量提供决策支持。

一、固定资产的概念和意义

固定资产是企业发展和国家发展的根基，只有充分了解固定资产的概念和意义，才能通过有效的途径提高固定资产采购管理水平。固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理中，实用的时间价值超过一年以上的物质，这种物质的存在形式与货币不同，没有现金的资本体现，主要包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。足够的固定资产能够有力促进企业的生产，极大拓展企业的经济收入。固定资产是企业的劳动手段，也是企业赖以生产经营的主要资产。

二、固定资产采购管理面临的问题

（一）信息沟通不通畅固定资产采购根据所购置货物的不同，涉及的相关部门也不同，主要有采购处、财务处、信息中心、机动技安处、质量处和基建物业综合处等。目前的采购现状是采购人员使用纸质单据找各个部门领导签字、审核、确认，导致流程周期长，而且各部门业务繁忙，许多领导签字时没有足够的时间去深入了解此次采购项目的具体细节，导致许多固定资产采购到后期或已经到货，才发现很多功能不太符合实际需求，不仅延长了固定资产的采购周期，部分采购项目更是因为不能完全满足使用需求，影响科研生产。

（二）无法形成有效的决策支持纸质单据在档案归档中，是必不可少的，但是不易形成工作台账，从固定资产采购管理的角度来讲，信息不直观，查阅困难，比如对于相似固定资产的采购，决策者无法快速地查询以前的采购记录，进行有效的比对。再有固定资产的闭环管理中，无法直观地显示出，某一个固定资产目前的生命状态，以至于工作人员在办理固定资产移交、鉴定、付款等业务时，增加了相关业务管理部门的决策时间。

（三）缺乏科学的固定资产采购管理体系由于纸质流程的繁琐、信息难闭环等实际问题的存在，造成了固定资产采购工作问题不断，严重地影响工作的时效性，这就更加凸显出一个科学有效的管理体系对固定资产采购的重要性。

三、信息化在固定资产采购管理中的应用

一个科学有效的管理体系，离不开信息化的建设。如何将信息化运用在企业管理，特别是固定资产采购管理中去，来帮助解决目前固定资产采购面临的问题，是需要多个部门、多个业务人员协作进行的，更需要信息技术的辅助。

（一）建立科学规范的采购流程按照目前的采购流程，我们将它用流程图形式直观的描述出来，结合信息化建设，将这些流程有效集成在一个办公平台中，环环相扣，有效闭环。需求部门通过购置申请单启动固定资产采购流程，经相关领导审核同意后，指令可直接发送至采购部门，采购部门根据采购需求，结合本单位采购限额，启动不同的竞价或招标流程。待采购流程结束后，根据固定资产采购项目的管理进程，系统会自动提示采购人员去完善到货信息、发票是否到账，提示资产管理部门完善项目验收情况，提示需求部门确认验收和使用情况等信息，提示财务部门进行固定资产登记入账工作。各相关部门领导均可在固定资产采购管理系统中查看某一货物从启动采购开始截止现在的状况，便于综合考虑目前的采购需求和制定下一步的采购计划。通过信息技术的协作，很方便地将固定资产采购管理变得直观、清晰、完整，完善了固定资产管理流程，节约管理时间、降低管理成本、提高工作效率。

（二）生成电子台账系统还可以根据各个流程表单自动生成电子台账，保证数据地完整、清晰，数据处理也通过一定的标准进行，更具有规范性、科学性。而且利用计算机磁盘介质来储存电子台账不但可以无限期地延长台账的保存期限，比起手工台账来内容也更丰富，台账资料更完整。同时系统具有数据导出的功能，可以将已有数据导出到EXCEL表格中。比如，我们可以在固定资产管理系统中查看目前已完成合同签订的货物管理情况，能直观地检索出已执行完毕、正在执行的合同状况，便于工作人员对现有合同进行管理。

（三）制作采购数据分析图表通过对数据进行统计分析，制作分析表、分析图，可以将数据转化为直观、形象的可视化的图像、图形。用图表展示数据，可以让用户更清晰、更有效率地处理繁琐的数据，从而快速且直观地得到想要表现的内容，可以为领导提供有力的决策支持。

四、结语

固定资产采购对企业的发展有至关重要的作用，我们要充分认识到固定资产采购管理的重要性，明确固定资产采购管理中的问题，采取更好的解决措施。认识到信息技术与采购管理相融合的必要性，充分发挥信息化优势，有效避免固定资产采购过程中的信息交流、信息监察等方面的问题，有效提升固定资产采购管理水平，促进企业的发展。固定资产采购管理只是我们管理与信息化结合的第一步，我们将进一步对信息化在固定资产管理中的运用进行探索运用，继续增加固定资产跟踪管理系统，真正实现固定资产全生命周期的信息化管理。

参考文献：

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作者单位:中国电子科技集团公司第二研究所山西太原030000)

作者：刘晓玲;梁金凤