高校会计档案电化管理的路径探讨范文

本站小编为你精心准备了高校会计档案电化管理的路径探讨参考范文，愿这些范文能点燃您思维的火花，激发您的写作灵感。欢迎深入阅读并收藏。

摘要：在现代大学管理日益健全完善的背景下，为了更好地发挥高校会计档案的服务职能，促使高校财务管理更加规范化，必须对高校会计档案管理模式进行改革。本文结合信息化建设，分析了高校会计档案管理现状，总结了高校会计档案管理方面的问题，分析了会计档案电子化管理的意义，提出了会计档案电子化管理的相应对策，实现提高会计档案管理工作水平的目标。

关键词：会计档案；管理；信息化；电子化

一、高校会计档案管理现状及存在的问题

高校会计档案管理是高校财务管理是否规范化的重要组成部分。为了适应高校发展需要，高校逐渐在各项工作上实施了电化管理。在当今社会信息化大背景下，高校也逐渐意识到自身会计档案管理工作中存在的不足，为了更好地做好高校财务管理工作，实施高校会计档案电子化已经是大势所趋[1]。

（一）当前高校会计档案管理的现状

首先是对会计档案管理大多采用传统的手工原始方法。很多财会人员认为会计档案管理就是将过往的会计档案装订成册，在固定的位置摆放整齐，对新产生的账本数据继续装订成册、摆放，如此反复。针对账目、账本，不少高校并没有设立专门的会计档案管理机构，也没有专门的管理人员进行管理，因此在需要使用档案时，就会出现档案查找困难的现象，针对“陈年旧账”更是无从下手、无法查阅。财务人员往往是身兼数职，专业的档案管理岗位没有会计专业的人才，因此高校的会计档案管理工作一直处于落后状态。其次，很多高校的会计记录档案还停留在纸笔记录的方式，学校的投资建设、资金花费等账目都属于高校的重点账目，但是因为会计的工作方式原始落后，极易导致这些重要数据保存不当。第三，当前高校会计人员专业能力不足，在信息化背景下，由于会计制度和会计准则出现了较大的变化，为了保证高校财务管理的合规合法，需要对原有的会计制度予以修改和完善，同时，在学校整体运转中必须充分保证财务管理的监督保障职能作用，这就对会计人员提出了新的挑战。但是高校会计人员的信息化人才引进和继续教育存在不足，影响了整个会计档案管理水平的提高。第四，会计档案的利用不足，会计档案属于高校大数据资源，利用这些资源可以做财务预算，为高校未来建设和发展打下良好基础，但是当前高校的会计档案利用率不足，在会计档案管理中，仅仅是将各项不同收支的账目进行简单归类，其实这是远远不够的[2]。

（二）高校会计档案电子化管理中的问题

1、目标不明确一些高校不重视会计档案管理，认为在建设会计档案信息化管理过程中会耗费大量资金，因此会计档案电子化项目迟迟未启动，导致会计档案电子化管理目标一直没有得到落实。还有的学校虽然已经开启了会计档案电子化管理的项目，但是并没有足够地利用这一大数据资源系统，在日常工作仅仅是完成了财务信息的录入，尚未作明确的分工，导致整个信息化会计档案系统并没有发挥出其应有的价值。2、档案管理信息技术人员不足我国高校财务工作队伍中，经常出现一人身兼数职的状况。高校的会计档案录入的数据量十分巨大，而缺少专业的信息化档案管理技术人才，因此，有时为了完成信息录入工作，有时要找在校学生来帮忙进行录入。在这样的情况下，信息化档案系统录入工作虽然可以按时完成，但是数据的准确性却不能得到切实保障。因此，我们建立会计档案信息化管理系统的过程中，对能够进行系统操作、维护与管理的信息技术财会人才需要及时补给。3、资金投入不足俗话说“工欲善其事必先利其器”。在会计档案信息化管理中，我国高校一般资金投入较少，系统软件更新不及时，复印机、扫描仪等设备陈旧，导致信息录入进度比较慢，归档迟缓，数据整理不及时，一定程度上影响了会计工作的质量水平。因此，高校应该考虑加大资金投入，从硬件设施上对财务部门予以支持。通过分析可以看出，为了改变这种状况，高校应该加快会计档案信息化步伐，提高会计档案工作的有效性，发挥会计档案管理的应有作用。

二、高校会计档案电子化管理的含义

会计档案电子化是指使用会计专用软件记录会计档案，利用计算机技术，扫描技术、储存技术等，将纸质版的档案转化为电子版的文档，以电子化的形式，将高校的会计档案形成一个数据库。这样可以方便、快捷地随时查阅。会计档案信息化管理，要求会计人员要及时将账目录入系统。在使用信息化电子档案时，只需输入查阅时间，就可以直接检索当天的全面档案情况，有效提高会计的工作效率，同时也使高校的会计档案全部保存下来，便于解决账目多难以管理、查阅困难等诸多实际问题[3]。财务管理部门是高校至关重要的部门，它是维系着高校正常运行的要素之一，与普通单位的财务管理不同，高校财务管理部门的工作有着公益性与服务性的特点，因此高校财务管理工作的主体任务是服务，同时也为学校的科学发展提供保障。高校的资金来源比较单一，高校财务的资金管理相对来说比较容易，即使如此，在工作中财务人员也需要根据具体的资金来源对资金进行分类管理。高校的财务管理是公开的、透明的，要经得起检查检验，因此内部的审核工作尤为重要。在高校的财务管理工作中，对于每一项支出都要进行严格的审查，将资金利用效率达到最大值，其会计档案电子化管理可以及时准确记录和规范单位的财务管理行为，促进会计工作良好地运行。

三、高校会计档案电子化管理的必要性

（一）有助于提高会计管理效率

会计档案电子化管理是十分必要的。在以往传统的会计档案管理工作中，大多数是使用人工记账的方式，每年的会计账簿会有很多，而且是以月为单位，每年的会计账目数量巨大，因此想要核对或者查阅过往的财务数据，工作量十分庞大，会计的工作效率也就比较低。同时，由于在日常工作中高校管理人员对财务账目管理问题重视不够，因此财务部门对于会计档案的保存也就不十分重视，简单的归类便“压箱底”了。在信息化背景下，高校正在逐渐顺应信息化发展，实施信息化电子档案管理，这样一来，想要核对或者查看账目，就可以通过系统软件来进行，十分方面。电子软件系统可以给出数据分析，省去了大部分手工操作中间环节，既保障了数据的安全性、完整性，又使会计工作简约化，有效地提高了会计档案管理使用的工作效率，因此会计档案信息化电子管理，是我国当前信息化大环境背景下的必然产物。

（二）有助于完善内控措施

在信息技术迅猛发展的今天，高校会计档案信息化电子管理有助于完善高校内控制度。高校财务部门会计人员都有明确的分工和严格的岗位责任制度，内部控制制度比较健全，财务部门一般设有财务管理、会计核算、出纳等岗位：出纳员主要负责日常现金与银行存款的收入与支出，一切货币资金收支必须有合规的原始凭证，逐日逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账，及时清点库存现金和核对银行存款，做到日清日结，账实相符。会计员主要负责收入与支出等原始票据凭证的核对，记账凭证的编制，会计账簿的登记、会计报表的编制及上报。财务管理人员主要是对各项财务工作流程的管理和监督，各项财务收入支出的审核。因此会计档案信息化电子管理之后，票据的记录、查阅等都可以通过电子软件来完成，各个会计岗位人员负责本职部分的数据采集和使用，会使工作责任划分更加明了、清晰。对收入的资金做到收款时要开具收款票据，尽可能用转账的方式代替现金结算，不能避免时应对现金做好核对和保管并及时存入银行账户，出纳员在每一笔收款完毕后在相应的凭证上加盖“收讫”的印章。高校各项财务支出必须要有单位负责人审批和财务负责人复核，同时要确保各项财务支出控制在预算范围内，若是预算外的支出则需要增加审批流程。高校各项财务收支和资金保管必须由出纳员办理，其他任何人员不得接触货币资金，出纳员必须逐日登记日记账，确保货币资金账账相符、账实相符。会计人员必须对出纳员货币资金进行不定期盘点和抽查。这些内部控制流程都在电子软件系统中予以记载，极大地保证了内部管理控制流程和环节得以贯彻实施，实现内部控制的科学化规范化。

（三）有助于降低财务管理成本

会计档案信息化电子管理后，有助于高校做好财务预算，对于历年来学校建设开支一目了然，这在一定程度可以控制财务管理的成本，促使财务管理在信息化背景下科学的进行规划。会计档案信息化电子管理后，首先要对高校的会计档案管理人员进行业务技能培训，提高财务管理人员的信息化水平，督促财务部门及会计人员制定规划及发展目标；其次，要求财务管理结构精细化，避免发生缺失、遗漏或交叉、重复；第三，要求规范操作，杜绝出现随意报账、不按时录入系统的情况。会计档案电子化管理后，高校所有的收入与支出账目一目了然，在如此透明化的会计档案管理模式下，学校的每一笔款项的来源与支出都十分清晰，这对会计账目的核对等工作提供了极大的方便，可以在一定程度上节省高校的财务管理成本。

四、高校会计档案电子化管理的有效途径

（一）提高财务人员的信息化电子化水平

为了保证会计人员在新形势和新的法律法规背景下能够卓有成效和准确无误地开展工作，就必须对会计人员进行业务培训，以提高会计信息化管理知识，增强对新财务管理制度的学习和掌握。这样才能提升会计人员的会计核算水平和信息化会计档案管理水平，并且对于提升其相关工作的规范性也具有积极的作用[4]。培训中还应该注意提升财会人员的综合素质，财会人员应该主动学习新会计知识，充实自己，使自己更加适应工作岗位。会计人员应该有强烈的责任心，工作过程中能够积极主动地遵守财经纪律，遵循管理规范，在高校财务管理向信息化电子管理转变的过程中，既保证顺利过渡，又实现过渡的规范化与系统化。在财务实际工作中我们会发现一些这样的问题，比如只要钱数对了就不核对账目也不报账的现象，造成很多钱款查不到往来票据凭证和记录，或者直接丢失。而在信息化电子管理档案实施后，这类现象可以得到有效的避免。会计工作是财务管理工作的基础，财务管理工作具有高度的严肃性、严谨性，会计人员如果存在素质较差的情况，就会存在财务记录失真现象。如果会计核算不准确，记录不清晰，财务处理不严谨，很容易出现挪用公款等违纪情况，因此，提高会计人员员业务素质尤为重要。

（二）建立标准化制度

“没有规矩，不成方圆”，我国高校内部虽然存在多年约定俗成比较有效的财务管理制度，但是会计信息化管理背景下这些会计管理制度需要修改和完善，由于这些财务管理制度不完善形成的漏洞影响了财务管理水平的提高和财务工作的正常进行，因此我们需要完善财务管理制度使之适应新形势的需要。由于高校具有公益性特征，因此国家对高校财务管理的监管需要加强。众所周知，高校与普通单位的一大区别就是属于非盈利性的事业单位，不必自负盈亏，正是因为如此，高校的财务管理制度不及企业财务管理的那样严谨、复杂，这往往会导致高校财务管理容易出现一些漏洞。高校必须根据国家的相关法律，制定出一套符合自身发展、切实可行并且有效的财务管理制度。高校财务管理制度包括资产管理制度、往来款项管理制度、合同收入管理制度、现金管理制度等[5]。仅有制度体系还不够，还必须细化到流程的具体环节中，严格规范到细节；健全制度需要有明确的规范和边界，比如收借据的填写、报销票据的填写都应该有严格的填写模板，从小细节抓起，对财务人员进行统一讲解培训，细化到笔迹是否清晰易于辨认，大写前不得留空格，小写前必须添加人民币符号。强制要求一切财务收支必须有原始票据并由领导签字或盖章方可办理。高校的各项财务活动交错发生，资金流入、流出、往来票据、凭证较多，极易发生票据、数据丢失和差错，使用会计信息化电子档案后，就可以使所有资金收支全部入账，防止私自挪用，确保财务资料的准确安全完整。

（三）提高软件技术

信息化电子档案管理，为会计档案管理带来便捷的同时，也给财务信息安全提出来了挑战。一个学校的信息库十分重要，因此电子档案管理软件的安全技术需要不断更新和提高，为高校的财务工作提供便捷的同时，要确保数据的安全，另外，软件需要定期维护，检测安全性。以上这些都应该引起高校财务管理层和高校管理层领导的高度重视。

（四）完善归档流程

对于刚开始使用信息化电子档案管理的高校，应该结合高校自身工作特点，制定出科学的电子档案归档流程和规范的操作流程。完善高校信息化会计档案管理体系需要我们完善财务管理制度、明确战略目标等。首先非盈利组织的高校要想得到更好的发展，必须有一个完善的档案归档管理制度。高校需要构建起全面的信息化管理模式，迅速适应社会发展和现代大学制度与管理的要求。其次完善电子化档案归档管理制度，明确会计人员信息化工作的任务目标，细化会计档案信息化电子管理规程，纳入到学校信息化整体战略目标中去完成。

（五）保护信息系统安全

在高校财务档案实施信息化管理后，学校的信息系统安全也会有一定的风险。因此保护高校的核心信息安全就是重中之重。确保信息系统安全包括信息录入安全、储存安全、输出安全，这就要求会计信息录入时要严格按照系统的限制操作，防止高校的机密被泄漏。

（六）整合会计档案平台

服务信息化背景下，会计档案通过科学及技术实现了电子化管理，我们可以将财务类的其他工作整合到会计档案管理平台中，实现高科技办公。比如学校公共物品的登记，公共财产的记录等，在同一个平台进行工作，但是不同岗位的工作人员在登录平台时需要提供自己的登录密码，进入平台上自己的系统范围，完成自己的工作，通过科学化管理，使整个信息化平台井然有序，也使会计档案信息化管理更加科学实用有效。

（七）档案管理人员的继续教育

要加强会计人员对新的信息技术支撑的会计管理知识与财务管理制度的全面学习与掌握，做到不断自我提升，圆满完成工作任务。信息化发展的今天，传统的纸质版工作已经在逐渐向电子版过渡了，因此档案管理人员应该不断完善自己的工作技能，提高自己的专业素质，只有这样，才能更好地为学校服务，为学校做出更多的贡献。（八）加大信息化宣传力度要加大信息化的宣传力度，让高校管理人员与财务工作人员都意识到，在当前信息化大环境背景下，会计档案信息化电子管理刻不容缓，只有切实加快会计档案信息化电子管理进程，才能为学校的更好发展和争创一流保驾护航。

参考文献：

[1]李宝恩.关于会计档案管理的思考[A].档案与文化建设:2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012(09),10:11.

[2]侯艳琼.关于会计档案管理工作的思考[A].档案管理与利用———方法技术实践[C].2013(15),366:367.

[3]汪海波.浅析会计电算化技术在会计档案管理中的应用[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012(01),11:12.

[4]牛娜娜.新疆拜城县农村信用合作联社.推进农信社会计档案管理工作任重道远[N];中华合作时报;2014(03),11:12.

[5]邱玉杰.袁德富.谢祥涛.应积极探索军队会计档案管理[N].中国会计报.2014(11),01:02.

[6]方豪阳.1949年以来会计档案管理研究的回顾与展望[D].云南大学.2016(12),09:10.

作者：董俊皊 单位：齐鲁师范学院