高校后勤财务信息化建设的思考范文

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[摘要]本文以北京化工大学后勤服务集团自主开发和运用财务管理系统实践为例，探索如何加强财务管理，实现后勤财务管理的信息化、规范化、标准化，通过准确、全面地反映后勤财务收支状况，为后勤经费预决算及管理决策提供数据支撑、为后勤各下属单位的运行和考核提供财务依据。

[关键词]高校后勤；财务管理；信息化

一、提高财务管理信息化水平是高校后勤事业发展的迫切需要

后勤信息化在我国高校后勤管理和服务中愈发重要，研究其管理建设策略具有现实意义。在继承现有模式基础上进行财务管理模式创新，是后勤财务工作适应信息化发展的必然选择[1]。

（一）适应依法治国和依法治校的要求

国家和学校出台多项财务管理制度，在依法治国的基础上，后勤为了适应制度并跟上发展步伐，更好地为学校提供后勤保障，使学校沿着健康有序的方向发展，财务信息化管理是必经之路。在会计手工记账时代、计算机辅助核算时代以及财务信息化时代，高校在构建财务信息化服务体系时结合本单位的组织架构，根据实际情况通过财务流程创新,把财务管理变得更加直接、简单和透明,更好地控制财务风险。

（二）适应我校后勤管理科学化的要求

我校后勤集团实行二级核算、实体运行的经费管理机制，明确集团和中心二级经济责任，加强成本核算，努力实现各中心平稳运行。后勤集团运行机制是以提高服务保障质量、提高安全水平和提高经费收支平衡能力为目的，以运行经费预决算制为核心，以集团与各中心签订的《服务保障经营管理责任书》（简称《责任书》）为激励和约束依据，以《绩效考核指标体系》为考核标准。《责任书》对各单位的服务质量、生产安全、经费使用、经营创收等指标提出更加明确的要求。具体来说，每年年初，集团对各中心上一年经费运行情况进行决算与考核，既考核工作效果，也考核资金使用绩效，根据《管理服务责任书》激励和约束条款，奖惩与考核结果挂钩，对各中心负责人及员工给予奖惩，调动员工工作积极性。

（三）是我校后勤财务管理的现实需要

北京化工大学财务系统在开发过程中实行统一科目管理，学校财务处是一级财务，后勤集团的财务工作是在学校财务处的统一管理下的二级财务，学校财务处对后勤集团赋权系统管理账号进行账务查询与管理，由于后勤与学校其他机关单位运行机制不同，这种统一的归口管理对后勤财务工作造成以下几点不便。1.后勤财务从粗放型管理向精细化管理转型出现困难。例如，学校财务处人员支出下设的合同制人员科目，对应后勤实际为、务工、劳务派遣等多种类别，若按学校财务处口径统计为合同制人员支出，不利于后勤对多类用工人员支出的把控；学校财务处公用支出下设的专用材料科目，对应后勤实际为劳保用品、园林机械燃料、绿化用品、会议服务专用材料和教学服务专用材料等11类，若按学校财务处口径统计为专用材料，不利于后勤对多类成本的把控。由于学校财务处科目设置与后勤实际不能一一对应，后勤很难实现精细化管理。2.后勤财务账目繁多，手工统计，效率低下。由于学校财务处科目设置与后勤实际不能一一对应，后勤需对各中心在财务处财务系统中的大量数据进行手工分类，包括9个中心、15个账号全年超过3000条财务账目，涉及5类人员工资、保险及公用支出等，均需手工分类处理。以往利用计算机辅助核算，通过Excel工具进行处理，大大增加了财务人员的工作强度，结果也未必准确，存在一定的财务风险，工作效率低下。3.不能实时共享全部财务信息。在财务处系统中有些财务数据因为权限管理原因，后勤不能查询到相关财务信息，各中心很难对财务数据及时分析与把控；集团无法实时了解各中心财务数据，会影响集团对整体财务的监控工作，从而影响财务管理的效率。目前在学校财务系统上仅可以查询经费卡和经营卡的收入与支出，没有权限查询内部转账的收入与支出、通知单收入与支出、部门基金收入等，因此从财务处系统中查询到的财务数据不能完全反映集团完整的收支情况，目前后勤各中心与学校财务处商议定期（每月/季度）提供完整的收支数据。

二、我校后勤财务管理信息化的建设策略

通过资源基础观和信息化管理系统理论，对我校后勤信息化管理建设规划路径进行探讨，始终抓住“技术服务于管理”这条主线，对财务收支信息化管理建设进行路径分析和完善。有效利用现代的科技思想、管理方法、软件技术、网络技术和先进的设备，用信息化手段和新一代的管理思想，建设后勤集团收支管理系统，以完全低成本、增强开发及服务能力、加大信息化与业务关联度等为原则选择策略，达到充分利用信息工具提高工作效率和执行能力，提升后勤财务管理水平，为经营决策提供科学依据的目的[2-5]。

（一）实现信息共享，提高办公效率

从现状出发，利用信息化技术将财务管理工作变得更加透明、科学、安全，全面、及时、有效地管理集团的收入和支出数据；建立在电子商务平台下的财务管理工作能够让集团的服务模式和管理模式得以更新，从而获得更高的效益。系统建设完成后，能够规范集团财务及业务处理流程，减少各中心财务处理成本，提高工作效率；可以全面、准确、快速地获得集团人、财、物等各个环节的信息资源。财务信息化系统将集团的相关信息共享给具有相应需求的员工，减少了大量的重复劳动，节约了信息传递时间，工作质量和效率迅速提高；从长远来看，信息化规划路径和建设应能实现数据共享，实现互联互通，互相监督，有效避免“信息孤岛”现象的发生。

（二）细化项目分类，辅助管理决策

通过对财务信息的再加工（如财务数据分析、筛选等），为集团的管理层提供制定财务预决算、考核与奖励标准、优化后勤管理的数据依据；由于信息化系统能够快速地处理各种信息，并进行实时的分析，因此集团管理层可以实时查看财务情况，并进行相应决策，进一步提升集团财务管理的水平。财务系统的实施使财务数据实现实时共享，能够为集团的财务管控提供良好的基础条件，使集团能够实时监督各中心财务执行情况。各中心财务管理人员能够通过该系统基础的财务记账、核算管理等进行财务管理，实时监控本中心运行情况。财务共享服务的实施，能够实现财务管理的规范化，大大提高工作效率，同时加强财务管理制度与流程的建设，提高财务信息质量，并在此基础上推动财务由业务核算型向决策支持型转变，为集团的决策提供更多的财务数据分析和支持，不断促进后勤财务管理信息化的发展。

（三）利用现有资源，自主研发系统

市场上现有很多成熟的财务软件，如用友、金蝶等，这类软件是由会计人员录入会计凭证，通过负责人审核审批等程序后，能够生成财务报表。但后勤集团相对于企业来说，在会计科目上不需要种类繁多的科目设置；在账务往来上，企业收支来源广泛，后勤多数账目为费用的支出，收入来源也只是学校经费和经营收入。更重要的是后勤不可以脱离学校，不能作为经济业务的主体独立出来，因此市场上现有的财务软件并不适合后勤集团的实际情况。因此，基于以上分析，后勤更适合在学校财务系统的基础上，根据后勤实际收支需求自主研发一套辅助学校财务系统且符合后勤行业特点的后勤收支管理系统，实现与学校系统总体上口径一致，科目设置上符合后勤需要，从而掌握整个集团的财务收入和支出情况，不仅能够提高各中心工作效率，更能够使运行管理更好地达到预期目标，并且对于当前后勤财务管理的转型升级具有非常重要的现实意义。结合后勤集团的实际，坚持必要性与可行性相结合的原则，把财务信息化作为整个集团信息化建设的切入点。利用先进的计算机网络技术，通过对集团的工资分析、经营分析、预决算、中心考核和领导决策等环节实施计算机信息化管理；实现对集团的“资金流”和“信息流”管理的高度规范化、科学化和信息化。

三、我校后勤财务管理信息化的建设路径

后勤集团财务管理系统具体就是实现对于集团财务的收入和支出进行网上报账登记、统计和账目查询、分析等功能。具体功能包括：实现各中心财务人员在财务处报销前，每笔账目都要在本系统上报账登记，账务数据支持下载导出等功能；各中心财务报账人员及各中心负责人可查询到本中心收入和支出等情况，各中心负责人进行审核；集团财务负责人可以在该系统上查询到整个集团的收入和支出等情况并进行审批；可随时对财务情况进行统计，为年终预算决算做系统性分析。

四、我校后勤财务管理信息化建设的特点

（一）财务管理科学化、规范化水平上新台阶

严格按照学校财务制度执行学校统一的科目设置，后勤信息化系统根据学校财务系统及后勤行业特点设置二级科目，分类更加细化，贴近后勤实际，财务管理更加规范化。

（二）人力成本大幅下降，工作效率成倍提升

财务收支管理系统的建立在很大程度上减轻往日人工做账与核对工作的负担，而且在录入数据时可以保证准确性与快捷性，与此同时，财务信息系统还能够发挥财务核算的功能，自动生成后勤财务报表。这样生成的报表不但具备极高的准确率，而且会计数据更加安全，节省人力和时间成本，提高工作效率，实现无纸化办公，使财务人员从基础繁琐的财务工作中解脱。

五、我校后勤财务管理信息化的效果

（一）财务管理在后勤运行中的基础地位得到强化

该系统实施前，进行年终决算时，因数据过大，需要耗费大量时间对上一年的财务数据进行手工分类和分析；该系统实施后，借助平台数据快速完成数据分类工作，节省大量时间，为管理决策提供与年终考核工作提供便利，并为集团下达年度经营任务、签订《责任书》奠定基础，信息化平台辅助各中心经营业绩的考核、财务绩效的评价。相比2017年之前财务数据统计工作，节省大量的人力和时间成本，使考核机制更加健全。

（二）为后勤激励和约束机制的实施提供财务支撑

集团细化完善《责任书》中的“绩效考核指标体系”，在“财务考核指标”中设定经费超支和节余限度，杜绝超限度运行。不同服务性质的中心，其财务考核标准存在差异，保障类中心的考核重点是收支决算与预算的匹配程度，经营类中心的考核重点是创收能力。通过系统辅助使得科目简化，层次清晰，就数据采集和分析而言，通过该系统能够满足分析的需要，建立财务工作标准规范，而且在适用性、扩展性方面更加满足后勤需要，实现财务核算的标准化管理。该系统辅助集团对经营情况、财务状况作全面的分析，鼓励各单位科学管理、增收节支。以“鼓励增收、限制超支、控制节余”为基本原则进行财务考核，建立用工数量经费限制制度，各中心用工数在编制数90%以上人员经费按编制数拨付，低于编制数90%人员经费按实际数量拨付，促进各中心科学合理用工，并保证质量和安全。该系统的实施协助完善后勤《绩效考核指标体系》，考核结果与各中心负责人年终绩效挂钩，强化中心领导的管理责任。集团能够根据该系统及时、动态地掌握营运和财务情况，实时将集团财务状况在合理范围内把控与调整。若发现工作中的问题，可以及时提出财务建议，大大提高服务质量。

（三）消除学校与后勤之间财务数据统计口径障碍

该系统实施后，各中心财务数据各项指标口径与学校财务衔接一致，而且真实、准确和完整；有力确保账账相符、账实相符、账表相符，确保账务处理正确合理。信息化手段支撑的集团财务管理模式创新实现人员、信息和流程集中，能够有效缓解预算管理的困难、集团监控的力度和有效性不足、财务信息准确性风险等问题，有效掌握集团资金的流量、流向和存量，提高整体资金运营效率和绩效。财务管理的重点是财务控制，而实现财务控制的关键是获取真实、有效的财务信息，信息化管理能够有效降低财务处理的人工成本和时间成本，提高财务工作的效率，集团能够实时、准确地掌握各中心的收支情况。该系统是后勤集团财务管理定制化的产物，能够为预算、决算、考核等管理工作提供数据支持，实时监督预算执行情况，增强财务计划的管控，为管理层的决策提供可靠的财务数据支持。基于对财务管理信息系统的建立和使用，有利于提升后勤财务管理的信息化水平，也为高校后勤全面实行信息化管理提供了实践经验。

作者：宋霞；张丽娟；赵恩平；孙蕊；靳其兵