信息档案管理论文范文

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第1篇

1.1时展的需要

为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

4结语

第2篇

1.1信息时代档案管理的定义

。信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。

1.2信息时代档案管理的特点。

信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。

2.信息时代档案管理工作存在的问题

2.1管理理念陈旧，缺乏服务意识。

目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。

我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。

2.3缺乏统一规划，信息管理迟缓。

档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。

3.信息时代档案管理工作的创新

3.1改变管理思想，丰富服务内容。

档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。

3.2依靠网络平台，强化信息管理。

档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。

3.3搞好信息录入，做好数据管理。

信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。

4.结束语

第3篇

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

第4篇

（一）意识不强，管理制度不完善

在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对会计档案管理的认识严重不够，导致管理人员的会计档案管理意识不强，影响会计档案管理的信息化发展。与此同时，会计档案管理制度不完善，缺乏严格的考核标准，从而在实际工作中，会计档案管理工作人员不注重会计档案信息质量的确定和工作效率的提升，不按照规范标准执行会计档案管理工作。另外，现代信息网络技术的运用，得不到有效的推广，使医院会计档案管理的信息化速度非常缓慢，对医院整体形象提升造成巨大影响。

（二）信息不全，档案利用率低

在医院长期的日常管理工作过程中，会计档案管理遗留了很多会计工作人员的各种信息问题，档案管理工作人员没有及时整理和收集，造成相关信息缺失，使医院会计档案管理信息化发展存在信息不完整、不可靠的情况，给医院其他部门工作人员的工作带来影响。档案管理考核标准的不完善，使档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其他部门工作人员的工作效率，致使会计档案的有效利用率非常低，失去了存在的价值。

（三）专业性不强，信息化水平不够高

目前，医院普遍存在不注重会计档案管理工作人员培训的问题，使档案管理工作人员的专业水平不高，影响医院会计档案管理的信息化发展。医院在经济效益方面的重视高于档案管理，从而导致会计档案管理信息化发展缺乏专业技术指导，专业性差，影响医院整体的运营效率。在医院的日常管理中，从事档案管理的工作人员趋向老龄化，会计档案管理工作专业人才的短缺，导致医院会计档案管理信息化速度缓慢，影响医院整体的档案管理有效性。信息网络技术的不合理运用，导致医院会计档案管理信息化不强，严重影响医院未来的长远发展。

二、促进医院会计档案管理信息化发展的有效策略

（一）提高认识，加强档案管理意识

我国现代化建设中，医院管理人员要改变传统观念和经营理念，创新经营模式，提高对会计档案管理信息化重要性的认识，注重档案管理工作，增强会计档案管理意识，起好带头作用。管理人员要不断完善相关管理制度，制定合理的会计档案管理信息化考核标准，提高档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而促进医院会计档案管理信息水平不断提高。医院要将会计档案管理信息化发展与核心竞争力相结合，以促进市场竞争力的不断提高，从而促进医院经济效益不断提升。医院想要长远发展，提升经济效益，就必须加强会计档案管理信息化发展，提高会计档案管理工作人员的服务意识，以促进医院整体形象不断提升。

（二）加强管理，完善档案管理机制

现代化建设中，医院会计档案管理的信息化发展直接关系着档案信息的安全，与医院的长远发展有着密切的联系，因此，管理人员必须加强对会计档案管理工作的监督，提高工作人员的管理意识，制定完善的会计档案管理信息化工作规章制度，责任到人，以增强档案管理工作人员的责任感和服务意识。随着信息网络技术的不断运用，医院会计档案管理的信息化、自动化、智能化和现代化发展速度越来越快，在会计档案管理的安全性上，工作人员要特别注意电子档案信息的管理，以保障医院会计档案信息在网络上的安全。在实际工作中，进行电子档案信息的查询，必须得到管理人员的许可才可以进入电子档案管理中心进行查询。例如，首先，要有个人账户和密码，以便于进入电子档案管理中心时进行登录，进入电子档案管理室时，要登记签字，并且会计档案管理工作人员要检查携带的东西，以防止会计档案相关信息被拷贝。然后，要经过电子档案管理工作人员的审查和检测，确认通过之后才可以进行查询，以便于电子档案管理人员对会计档案信息进行有效管理。

（三）加强培训，培养专业技术人才

目前，各种医院的会计档案管理工作人员的工作技能和专业水平都有待提升，以提高档案管理的有效性，确保档案信息的准确性、可靠性和完整性，促进医院会计档案管理信息化发展。因此，医院要加强对档案管理人员的培训，招聘懂会计档案管理知识的人员，培养专业的信息网络技术人才，以满足医院长远发展需要。为了提高会计档案管理工作人员的工作效率，医院必须加强新人培训，提升综合素质，培养专业技术人才，打造一支高效率、规范化的档案管理队伍，促进医院整体形象和市场竞争力不断提升。

（四）提升素质，实现管理信息现代化发展

第5篇

何谓电子档案？电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点：信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备，例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息，如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案，那么必然会严重影响到信息化建设的进程，对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的，然而传统的档案信息很难实现共享，如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限，让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供更好、更优质的服务。

二、电子档案归档工作中存在的问题

虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间，这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用，但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。

（一）电子档案无法独立存在

在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品，缺少独立存在的价值，因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护，更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作，一点也没将电子文件作为档案来对待，为此使得原始的电子稿件面貌全非，失去了成为档案进行归档保存的意义。

（二）电子档案归档程序缺失，载体存在不安全因素

电子文件归档是根据归档的范围，利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是有很多单位都对电子文件的归档程序缺乏明确的认识，使得电子文件的归档工作变得十分的混乱，同时也使得电子文件的存储介质存在着安全隐患。例如许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。

（三）电子档案归档的过程中缺失价值鉴定环节

电子文件的鉴定，是对电子文件的价值进行判断并对电子档案真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件而言，进行价值鉴定就是直接决定电子文件的去留。但是现在电子文件在进行归档时都是直接将计算机上的文件拷贝到存储光盘上，就算是完成归档。这个过程中没有对电子文件的价值与真伪进行判断。这样的归档根本就无法达到去伪存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍贵价值的文件湮没到浩瀚如海的无用信息中去了。

（四）缺少专业的人才，现有人员缺少足够的专业素质

电子文件进行归档时，要求工作人员不仅仅具有过硬的档案管理知识，还必须能够熟练的对计算机进行操作。但就目前而言，从事档案管理的工作人员要么是具有十分过硬的档案管理知识而不熟悉计算机的操作，要么就是很熟悉计算机却不熟悉档案管理。缺乏同时具有档案管理知识与计算机信息处理能力的复合型人才，几乎是所有的档案管理部门所共同存在的问题。

三、改善电子档案归档现状的对策

针对上面所提出的问题，要做好电子档案的归档工作就必须要做好以下几点。

（一）树立新的观念，让电子文件具有独立存在的能力

电子档案对信息化建设有着十分重要的作用，如果电子档案失去了独立存在的价值与能力，那么只会对信息化建设产生阻碍作用。所以作为信息时代的档案管理工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。对各种电子文件归档高度重视，阻止任何人对有可能成为电子档案的电子文件进行修改、增加、删除，保证其原始性。

（二）积极开发新的电子档案管理系统，让电子档案归档程序化

原有的各种系统虽然具有保存电子文件的功能，但是却不够专业，所以应该以电子档案归档的整个程序为基础开发新型的电子档案管理系统，使得电子档案归档程序化，防止各种意外的出现。利用专业的电子档案管理系统可以建立起一套完善的电子档案保存措施，从而为电子档案的保存介质减少各种风险。

（三）对电子档案做好价值鉴定工作

档案价值鉴定对档案管理有着十分重要的作用，所以一定要做好电子档案的价值鉴定。要建立专业的档案价值鉴定工作小组，对要进行归档的电子文件进行价值鉴定，同时对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。通过价值鉴定来确定哪些电子文件具有保存下来的必要。

第6篇

有利于提高高校档案的服务水平传统高校档案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容比较多，工作程序较为繁杂，往往需要花费大量的人力，也会浪费很多时间，工作效率不高，而且很容易由于人为因素而影响档案质量。比如，档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量就非常大。又比如档案信息检索工作，如果采用人工方式寻找，检索的时间很长，而且手续非常繁琐。加强高校档案管理信息化建设，可以利用现代化先进的计算机技术、网络技术、数字化技术等对等高校档案进行加工、整理，只要通过信息系统就可以完成档案管理、分类、查询等工作，而且可以通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目建立一个系统的计算机目录索引系统，这样可大大减轻工作人员的工作量，也可以提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，档案管理信息化可使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高高校档案管理的服务质量。

2加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

3结语

第7篇

通过对医院档案管理过程进行分析可知，受到多种因素的影响，医院的档案管理效果还不够理想，在档案管理过程中主要存在以下几个方面的问题：

1.1档案资料在保存过程中存在较大难

储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。因此，如何提高医院档案资料的存储质量，并充分满足医院档案管理需要，成为了制约医院档案管理发展的重要因素，只有有效解决档案资料的存储问题，才能提高档案管理工作水平。

1.2档案资料在管理和查询过程中存在一定难度

目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。由于缺乏现代化手段的应用，医院的档案管理还停留在手工状态，不但制约了医院档案资料的查询和应用，还影响了医院档案资料的查询效果。因此，档案资料的查询难度问题必须得到有效解决。

1.3档案材料的利用率低

没有得到充分利用纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了。考虑到医院工作实际，档案资料数量较多是档案管理所面临的现实因素，如果不采取现代化的分类和查询手段，医院档案资料的查询和利用难度问题将难以得到有效解决。

2.医院档案管理应用信息化手段的具体措施

鉴于医院档案管理的现实需要，以及医院档案管理中应用信息化手段的必要性，只有认真分析医院档案管理实际，把握医院档案管理原则，才能保证医院档案管理取得实效。为此，我们应从以下几个方面入手，在医院档案管理中应用信息化手段：

2.1在医院档案的保存过程中积极应用信息化手段

医院由于档案信息材料较多，采用传统保存手段不但需要建立专门的档案保存室，还要定期对档案材料进行整理，工作量非常大。并且传统档案保存对环境要求较高，一般场所难以满足实际保存需要。基于这一现实要求，在医院档案管理中应用信息化手段，将档案信息材料经过电子化变成电子文档，不但节约了档案保存成本，同时也提高了档案保存质量，满足了医院档案管理需要，提升了医院档案管理水平。

2.2在医院档案的管理和查询过程中全面应用信息化手段

应用信息化手段之前，在医院档案的管理和查询过程中，主要是根据档案文件名进行检索。由于医院各类档案资料数量较多，人工检索的周期很长，给档案管理和查询带来了较大的困难。在这一困难面前，应用信息化手段是医院档案管理的必有之路。基于信息化手段的优势，在医院档案管理和查询中，积极使用计算机技术和网络管理手段，是提高医院档案信息查询效果的重要措施，对医院档案管理而言具有重要意义。

2.3在医院档案的调用过程中有效应用信息化手段

要想满足医院档案资料的调用需要，单纯采用人工调用手段不但费时费力，整体工作效率也十分不理想。基于这一现实需求，在医院档案的调用过程中，积极应用计算机技术和网络化手段，不但实现了快速调用档案材料，同时也提高了医院档案的管理效率，对满足医院档案管理需求，提升医院档案管理效果具有重要的促进作用。

3.医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果

通过对当前医院档案管理过程进行分析后可知，应用了信息化手段之后，医院的档案管理工作在实效性上有了明显的提高，信息化手段对医院档案管理的促进年作用也十分明显。结合医院档案管理实际，医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果主要表现在以下几个方面：

3.1信息化手段提高了医院档案的保存效果

应用了信息化手段之后，医院的纸质档案大部分都转化成电子档案，不但节省了档案的存储空间，同时也提高了档案的存储质量和保密效果，有利于延迟档案的存储时间，保证医院档案能够在规定时间内实现良好存储，满足医院档案存储需要。从当前信息化手段的应用来看，信息化手段的应用提高了医院档案的保存效果。

4.2信息化手段满足了医院档案的管理和查询需求

鉴于医院档案管理和查询的实际难度，在医院档案管理中应用了信息化手段之后，计算机技术和网络手段为档案管理和查询提供了有力支持，既保证了档案能够快速查询，同时也提高了档案查询的准确性和整体效率。因此，信息化手段的应用满足了医院档案的管理和查询需求。

3.3信息化手段提升了医院档案的调用效率

在医院档案调用过程中，由于传统人工手段难以满足实际需求，信息化手段的应用成为了必然。通过对医院档案调用现状进行分析后可知，信息化手段既提高了档案调用效率，同时也保证了档案调用的准确性。由此可见，信息化手段的应用，对提升医院档案的调用效率起到了关键作用。

4.结论

第8篇

档案信息化建设可以提高档案工作管理效率，使读者方便地检索利用档案，合理配置档案信息资源，实现科学管理。档案信息化如果能实现，就能冲破档案利用的种种局限，使封闭的档案管理变为开放的管理，转变管理职能，从档案的保管和利用上升到信息采集、管理和服务，使档案信息资源得到合理配置，使管理更加科学。比如档案馆又为政府公开信息的指定场所，可是由于档案馆的位置和常人对档案馆的认识造成了很多人不知道该去哪里查阅现行公开文件，使现行公开文件的查阅率低下；还有就是以前的档案需要在进馆满一定的时限之后才能通过审查开放的方式供人查阅，使信息公开工作滞后，如果能利用网络的便捷，在线接收现行公开文件，那么就能立即对现行公开文件进行公开，缩短了信息公开的时间让群众能及时的对自己所急需的现行文件进行查阅。

二、档案信息化建设面临的现状

(一)缺少信息化建设资金

顺利开展档案信息化工作首先要完善档案信息化基础设施，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。信息化建设需要花费巨大的资金，因为需要配置价格很高的安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备等。档案部门属于社会文化事业单位，财政预算是主要经费来源，他们只能使用非常有限的信息化建设资金，配置达不到网络信息化的要求的硬件，使档案信息化进程受到很大影响。

(二)档案信息化建设规划不统一

档案信息化建设不能顺利开展，因为我国档案信息化建设的管理性、业务性和技术性标准不统一的。市场上推广和使用的档案业务管理软件不适应今后档案信息化建设的发展趋势，因为它们多数是单机版，不能运用于网络。另外档案信息电子化需要具有信息管理功能档案软件，需要一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统和达到数据交换的机读目录档案系统，档案部门没有这些软件，所以不能实现资源共享。

(三)信息安全意识缺乏

安全问题是档案信息化建设不可避免的问题，在档案信息开发工作中，许多档案馆认为只要建立安全防护体系就可以解决安全问题，没有意识这样做存在很大的风险。有些档案馆将档案数字化工作外包给企业，若管理制度不严格，缺乏监控，很容易造成信息丢失、泄密。

(四)档案工作者素质有待提高

科技进步突飞猛进，对档案工作者的素质提出了更高的要求，目前，由于缺少档案、信息处理复合型人才，很难将先进技术应用到档案管理中。另外人才引进和激励制度也有待完善。提高档案从业人员素质，是档案信息化建设的关键环节。

三、档案信息化建设的建议

(一)多渠道扩大资金投入

财政预算是档案信息化建设经费的主要来源，要加大财力的投入力度，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而加快档案信息化建设。档案部门要积极将信息化工作纳入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多专项资金支持，为信息化建设提供物质保障。另外，档案部门必须拓宽思路，转变机制，提高资金的利用率。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持(就中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样)，与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。

(二)切实保障档案安全

信息化建设中档案信息安全受到网络安全隐患、人为失误、操作系统数据库故障、载体损坏等各方面威胁，为此，档案工作者要树立高度的安全和保密意识，着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面工作，切实维护档案的安全性。制定包含档案信息采集、处理、保存和利用各个阶段的安全管理体系，解决档案共享与档案保密需求间的矛盾，是加强信息化建设中档案安全性的关键环节。同时档案部门可以配合信息化建设相关部门采取数据备份、防火墙设置、访问控制、加密等技术措施，做好归档文件的保存保护和网上档案信息服务安全工作。另外，档案工作者要提高保密安全意识，特别要做好涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等内容的档案保密工作。

(三)档案信息与电子政务信息共建

档案信息资源与电子政务信息资源合作共建就是将政府的技术、资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来，依托电子政务系统与数字档案馆，建立一个综合性信息资源联合开发管理体系，实施共同的信息资源开发利用与服务工作，从而有效地完成一系列的大型基础信息资源数据库建设。借助电子政务平台，开展基于政务网的电子文件中心建设可实现政务信息的即时采集和长期保管。建立电子文件中心不仅能够为政务网解决信息管理、后台存储问题，还能够有效统一电子文件数据结构和格式标准，有利于信息资源共享和档案馆对电子文件的接收及最终归档。档案部门要与电子政务建设部门积极合作，统筹安排信息化建设，依托电子政务内网，建设部门网，建立网站，档案政务信息和档案资料；同时配备相应的软硬件设备，积极开展档案网站建设，在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作，为电子政务建设、政务信息公开和便民服务。

(四)加快数字档案馆建设

数字档案馆的建设是档案信息化建设的长期发展目标之一。档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础，原有的库存档案大多是以纸质形式存在的，实现馆藏档案数字化转换将是今后档案管理工作的一项长期而又重要的任务。就目前而言，要积极开展工作，大力丰富数字档案馆馆藏，调整馆藏档案结构，完成档案目录的数字化、档案编研成果的数字化、档案全文的数字化，最大限度地为用户提供利用服务。同时根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行原文扫描，使其能全文浏览。然后，根据客观的人力、财力情况，有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏的数字化转换。可以考虑为保障数字档案资源的长期保存和数字档案馆的持续发展，将数字档案馆作为全国档案事业系统中提供档案信息化专业服务的独立机构而设立。将数字档案馆建成信息的提供者、储存库、过滤器、管理员和拥有者，作为数字档案资源的终极保管基地、作为现代档案管理工作开展的网络平台来统筹规划、共建、共享、共用，保障数字档案馆的持久性和发展性。

第9篇

档案管理人员综合素质不足及缺少信息人才。首先,以往高校当中有关档案管理专业较少,这便导致了高校档案管理人才队伍素质普遍较低,很多档案管理人员专业知识理论较为缺乏。而且很多人对档案存在一定的误区,认为从事档案管理职业前途渺茫,这便导致了高校档案管理部门招聘人才很困难,而且学校对此部门重视程度较低,导致档案管理人员很少有接受培训的机会。随着新时代的到来,档案管理人员综合素质的缺乏显得极为明显,很多档案管理人员思想意识形态不够坚定,使得其对工作的影响较大;其次,信息时代高校档案管理工作人员除了掌握必要的档案收集、整理、分析等档案管理方面的专业技术外,还要求相关工作人员具备必要的计算机基本操作能力。与此同时,在网络环境较为繁杂的情况下,档案管理人员还应注重加强自身档案安全意识以及技术的培养和学习,时时做好网络安全防护工作,提高自身现代网络安全方面的技术水准,以为高校档案管理提供一个安全的网络环境。但是,目前具有精准计算机技术的档案管理人才欠缺也是当前高校档案管理的一个困境。

2、新时期高校档案管理工作的发展对策

2.1提高高校对档案管理工作的重视程度。高校相关部门应该对档案管理工作的重要性重新进行认识,同时增加对档案管理部门的资金和精力的投入。应该确保服务器、计算机、存储设备以及复印扫描设备等的办公设备的齐全,在此基础上,还应该积极努力的引进多功能以及高安全性的档案管理软件,全方位的确保档案管理工作的顺利展开。除此之外,为了能够确保档案管理的安全性,还应该配备较为齐全的防火防盗设备以及消防安全设备,从而提高高校档案管理工作的基础条件,使其能够更快的适应新时期对于高校档案管理工作的要求。2.2信息时代加强档案管理信息技术人才建设。档案管理人员的素质要求是从档案管理工作的形式、任务以及目标所决定的,为了整体提高档案管理人员的综合素质,应该从两方面入手:第一,应该注重对专业档案管理人员的大量引进,要重视专业人才的信息技术水平。因为,信息时代高校档案管理工作人员除了掌握必要的档案收集、整理、分析等档案管理方面的专业技术外,还要求相关工作人员具备必要的计算机基本操作能力。第二,应该进一步的健全档案管理人员的培训体系。学校要重视网络知识教育,从而适应新时期档案管理工作的需要。注重加强档案管理人员之间以及与其他相关专业工作者之间的业务交流,使得档案管理工作人员能够尽快的了解到其他人的先进经验,找到自身的不足,从而将先进工作经验运用到自己的工作当中去。

2.3创新档案管理机制。高校应该尽快建立健全档案管理机制,努力将档案管理工作纳入到学校的长期工作规划当中,从而对档案管理部门的设施进一步的完善,尽快实现现代化的管理水平。首先,必须率先打破论资排辈的不良工作作风,给档案管理人员一个公平公正的发展平台,充分调动广大档案管理人员的积极性。在此基础上,高校还应该建立相应的考核机制,以此来激励工作人员更加努力的工作,使得人才竞争进入到更加良好和谐的氛围中去。除此之外,还应该及其重视档案保管过程中的保密工作,认真仔细的保管档案,对于借阅以及销毁等各个环节均应该有一套严格的规定,并依此进行办理。

3、结束语

第10篇

(一)人工管理人事档案的劣势

一另外时间一长,会产生大量的工作文件和人事数据,对于档案的查找、更新和维护来说有着很大的困难。企业在耗费了大量人力进行陈旧的人事档案管理工作,一方面加大了员工的工作量,使员工的负担过重,难免产生较大的工作压力;在这样负面的工作状态下,很难人事保障档案的准确性、可靠性和机密性。由于企业人员流动大,再加上社会不断地发展和迁移,许多由人工记载的历史资料在迁移的过程中还会发生丢失或者严重的残缺。如此负面循环,会造成诸多不便,使企业无法得到更好的发展。在信息化、网络化、数字化得到广泛应用的今天,企业如果仍然采用陈旧,落后的手工方式进行人事档案管理,那么档案管理工作的就极易出现这样那样的纸漏,人力、财力等方面的资源浪费仍将持续,这与“厉行节约、反对浪费”的时代强音很不和谐。

(二)人事档案信息化管理的优势

随着社会的发展计算机系统管理随着社会的发展计算机系统管理己经逐渐替代人工管理,采用信息化管理手段的事实档案管理体制己逐步形成,在社会主义市场经济条件下进行探索和研究,逐渐进入了人事档案管理的新模式。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理有着局域手工管理无法比拟的优点,比如:检索迅速、查找方便、可靠性强、存储量大、机密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理信息系统是一个非常典型的管理信息系统,所以它能够为用户提供很好的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式,以便快捷准确的查询出结果。圈加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整和动态、立体的管理体系,可以及时、准确和全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

二、如何加强人事档案管理信息化建设

(一)建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作的好坏,在很大程度上决定了企业能否更好的发展,它直接影响着企业正常运行的决策与管理,然而,不少企业对于人事档案管理缺乏科学的认识,仍然采用陈旧的管理方式,不仅耗费了大量的人力,也无法取得事半功倍的工作效益。这种现象,在社会急速发展的今天,对于一个企业,无疑是致命的。企业利用计算机的现代化技术和专业的网络人才,构建科学完整的信息系统,能够充分的使用资源,达到资源共享的信息化建设,及时对那些不适应新时势、新要求、新手段的规章制度进行改正,确保建立安全合理、科学、规范、民主、公正、严谨的人事档案管理制度。实现计算机对人事档案完整、准确的工作定位,产生立体的管理体系,能够及时的配合人事的调配和企业工作的需要,提高组织人事部门的工作效率。

(二)注重系统的管理与维护

由于利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有局限性。一旦失去电力支持,整个人事管理系统会进入瘫痪界面。因此,我们要在保管好实体档案的基础上,将有关信息全部录入计算机,实现人事档案的电子化,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,使得档案的检索和查询更加迅速和便捷,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索,以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。实现上述目的,需要建立在一定软件系统的基础上,还要添置必要的设备,比如计算机、打印机、扫描仪等设备,加大对档案管理的资金投入,使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

(三)确保档案信息数据化和服务网络化川

收集人事档案信息是为了能够充分使用资源,达到资源共享的效果。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,以人事档案管理系统为中心,还可以实现跨界的工作调配,方便快捷。如通过人事信息系统完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,有些直接可以发放到员工本人手里,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中获取收益。因此,一目了然的数据化信息可以提供准确便捷的信息,可以让企业管理者主观的感受到个人和企业的具体情况,为当今快节奏的社会发展节省了不必要的时间。

(四)为人事档案信息化提供硬件设施和技术保障

科技不断的更新和迅速发展中,计算机也在不断的推旧出新,因此,需要企业的财力支持,引用最先进的技术和硬件设施,保障人事档案信息化工作系统的正常运行,为人事档案管理工作更好的适应现实需要打好坚实的基础。各级领导要充分重视人事档案工作,在加快相关软件开发的步伐的同时,加大对人事档案工作者培训的力度,使他们熟练掌握运用现代化设备管理人事档案的本领,不断提高人事档案的管理水平,同时开展相关的人事档案信息开发工作,从而适应人力资源开发的需要[4j。相关部门也可以针对性的招纳一些符合人事档案现代化管理和信息化建设,具有较强能力的综合性人才,全面开创人事档案管理工作的新局面。

第11篇

(一)档案信息易更改

当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。

二、完善会计档案管理的几点建议

(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗

鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。

(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿

建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。

(三)建立内外网分级会计信息录入机制

将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗

由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。

三、总结

第12篇

供电企业的档案管理工作是供电企业管理工作的重要基础和环节，对于供电企业的生产经营有着同等重要的作用，是供电企业获取市场竞争主动权的有效保证。供电企业档案是供电企业各种生产经营活动的原始记录，涉及范围广，门类较多、信息含量大，对供电企业的生产经营起着至关重要的作用，它真实的反应了供电企业的发展历程，拥有广泛的科技资源和特有的知识信息，是供电企业不可估量的宝贵财富。所以，必须要对供电企业档案管理的现状进行分析，以科学创新的理念，抓住各种机遇，把档案信息化工作纳入供电企业发展计划、加快推进档案信息化进程，建立起能够适应供电企业档案信息化管理机制，不断拓展系统档案工作新领域，为促进供电企业经营发展提供强有力的信息保障。

二、建立健全档案信息化工作机制

档案信息化工作是一个长期、系统的工程，并不是有了人、设备与档案库就能顺利的开展档案信息化工作，其中涉及到了信息化范围的确定、相关信息化标准的确立以及如何对档案中的机密文件进行界定、存储格式的确定和永久保存等多种问题。面对信息化过程中将会遇到的各种问题，如何去进行统筹规划，这些都需要由主要领导从发展战略高度来重视，将该项工作与供电企业的生产经营工作同等重要工作来抓，真下做到认识到位，措施到位，并要时刻关注档案信息化进展情况，及时解决各种突发性问题，为档案信息化项目工程提供强有力的保障。档案信息化工作是一项技术、系统、复杂的工作，推进档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的运行机制提供保障。除了要建立起档案信息化工作小组外，省公司还应该建立起一个相对独立的综合档案管理部门，通过该部门来对整个供电企业的档案信息化建设和管理工作进行协调和指导，从而能够对供电企业各部门在生产经营管理过程中产生的各类信息进行规范化管理，能够依照统一规范的档案管理标准建立数字档案库。并能够在管理职能上，可以承担起档案信息化建设的实施与相应的后续管理、维护、升级与服务工作。在推进档案信息化建设的过程中，为了能够让各种机制进行有效的运转并明确相关的责任，保障网络与档案数据的安全运行、有效管理、科学使用，结合供电企业的工作实际情况出发，省公司统一建立起相应的管理制度，如《电子文件归档管理制度》《档案数据录入责任制度》电子文件安全保密制度》《网络运行安全制度》及《音像档案资料管理标准》等各种制度，真正做到有效利用。

三、加快网络与数据库的建设

网络与数据库的建设，可以有效的实现资源的互联互通以及共享，有利于供电企业的发展。网络与数据库以及相关的计算机设备都是实现档案信息化的重要基础。因此，必须要大力的推进网络与数据库两方面的建设，为档案信息化打下良好的基础。在进行网络建设时，需要重点建设供电企业省公司档案核心网络。因为它是沟通供电企业档案信息管理中心工作与公司系统各个单位的重要网络，是实现文档一体化的重要渠道之一。通过内网可以在线及时查看公司系统各个单位电子文件的整理归档情况，为公司系统各个单位在线查询、调阅资料提供方便。而通过外网则可以有效的开展信息交流、信息及共享服务。核心网是档案数据基础与提供利用的中心，是供电企业实现档案信息化建设的重要基础节点。在进行核心网建设的过程中，要对电子文件的归档以及管理进行调研，同时加强与办公自动化管理系统的衔接和融合，从而建立起一个文档一体的档案信息管理体系。这样做不仅可以对今后的整理、查阅及各项工作有着重要参考作用而且还可以减少省公司档案工作专业的培训。在进行数据库建设时，需要根据供电企业的实际情况，分别建立起目录数据库、全文数据库与多媒体数据库等各种类型的数据库。在初期必须要对档案目录数据库的构建进行重视，因为该数据库不仅仅能够满足用户查询需要，同时还是数字档案信息管理的基本要求。同时还必须要注意目录数据库的建设不仅对数量有要求，对特色性也有一定的要求。

四、统一实施、加强指导

在推动公司系统档案工作信息化建设进程中，可以借助档案达标管理模式，重视档案管理信息工作的指导与培训工作，充分利用办公自动化系统，建立起公司系统专业化，系统化的信息平台，及时对公司系统各单位档案工作进行远程监控与技术指导。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求，使公司系统档案信息化工作达到质的飞跃。

第13篇

1.1信息技术与档案管理工作的融合度不高。

虽然许多高职院校都构建了档案管理的信息化，但是通过对档案管理工作的实效分析，信息技术应用到档案管理中的深度不够：首先高职院校的档案管理平台缺乏互动性环节，由于实施电子文件的数字化处理，导致高校信息平台会出现大量的文字信息，而对于数字信息由于没有对其进行深入的分析，导致无法了解档案信息需求者的要求，不利于高职院校档案管理的转型。比如学生通过档案管理系统平台查阅相关档案信息时，只能按照该系统的要求输入相关的信息，由该系统自动筛选出符合要求的相关信息，而如果该系统查询不到相关信息后，其却不能将这些情况进行自动反馈；其次当前高校所应用的电子档案文件格式存在某些方面的局限性，这样导致档案信息需求者在查询相关资料信息时，需要将相关的文件进行转换才能阅读，这样大大影响用户的使用率。

1.2高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善。

高职院校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高职院校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题：一是高职院校的硬件设施不完善。高职院校的信息化建设需要高职院校投入更多的资金用于构建相应的硬件设施，同时还要提供一定的场地构建信息运行中心，这些相对苛刻的条件会导致高职院校购置档案信息硬件设施的主动性降低，例如笔者对四川省10所高职院校的档案信息建设情况进行问卷调查发现：大部分的高职院校都构建了档案信息化管理系统，基本实现了档案信息化管理，但是该系统的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分与高职院校的基础硬件设施不完善有关，很多学校虽然购置了相应的计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。因此设备结构的不完善影响档案信息化建设。二是高校档案数据库之间缺乏统一的管理平台，信息共享性比较差。高职院校档案管理会因为机构部门的不同而不同，比如对学生的档案管理由学生处负责、对教师的人事档案管理则由人事处负责，而对教学工作的安排则由教务处负责，这些不同内容的档案，因为他们所使用的软件不同，而导致不同信息档案的共享性不高，影响档案信息的使用。

1.3档案信息的安全性不高。

实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高职院校的档案信息被泄露。高职院校的档案管理人员由于受到技术因素的限制，他们在使用档案信息时因为不懂得安全技术防范措施而导致信息泄露的事件非常多。

2信息技术在高职院校档案管理中应用的可行性分析

随着我国科学技术的发展，高职院校的档案管理信息化建设发展战略已经摆上了高职院校重要的议事日程中，利用信息技术管理档案工作已经成为高校建设工作的重要内容，因此信息技术在高职院校档案管理中具有切实可行的应用：

2.1高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度不断提高。

信息化建设已经成为高职院校自我发展的重要内容，高校管理者已经意识到校园信息化建设的重要性。档案信息不仅是反映高职院校发展建设的重要资料，也是为高职教育提供服务的重要渠道。构建档案信息化管理系统能够提升档案信息的使用效率，从而更好地为高职院校的师生提供服务，促进高职教育的发展，因此高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度越来越高，这就为信息技术在档案管理中的应用提供了组织保障。

2.2信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支撑。

随着我国科学技术的不断发展，将信息技术应用到档案管理工作中所带来的效益被越来越多的人所认可，进而就会促使高职院校采取注重信息技术在档案管理中的应用。信息技术在档案管理应用的进步与发展体现在：一是档案信息管理系统的软件功能越来越完善。当前高职院校的档案信息管理系统的内存越来越大，有效的避免了因为数据存储量过大而造成的运行效益过慢的问题。二是高职院校的网络系统越来越完善。高职院校的校园网络系统功能越来越完善，为档案管理信息管理平台的运行提供了重要的保障。三是高职院校信息资源共享的要求促使高职院校发展档案管理信息化。随着高等教育的不断发展，高校教育资源的共享是未来发展的主要趋势，为此需要高职院校要为资源共享构建相应的平台。

2.3高职院校档案管理人员的信息技术水平不断提高。

随着高校对信息化建设要求的不断提高，高职院校档案管理人员的信息技术水平也在不断地提高，首先高职院校加强了对档案管理人员应用信息技术应用能力的教育培训，高职院校每年都会组织档案管理人员进行一次或者数次的信息技术培训。二是档案管理人员的创新意识也在不断提高。高职院校档案管理人员对档案管理信息化的认识在不断的提高，他们已经意识到档案管理信息化建设的现实意义，因此基于现实因素的考虑，档案管理人员从自我职业生涯考虑，他们也在不断的提升自我的综合业务素质。

3信息技术应用到高职院校档案管理中的途径

3.1加强档案意识，力求“三个到位”，统筹规划档案信息化建设。

将信息技术应用到高职院校档案管理中，前提就是要改变传统的档案管理模式，树立“信息化”管理的档案意识，强化档案管理人员对档案信息化建设的认识。同时高职院校也要加强对档案信息化管理的宣传，在宣传中抓落实，力求三个到位：一是高校管理者、档案管理人员认识到位。高校管理者不仅要把它当作高校管理工作的重要内容来抓，而且还要把其当作高职院校长期发展的战略来对待。二是高职院校的建设资金要到位。高职院校的档案信息化管理建设需要消耗大量的资金，档案信息化建设不仅前期需要大量的资金，而且在后期的维护上也需要大量的资金和人力资源，因此需要高职院校针对档案信息化建设设立档案信息化建设专项资金。三是管理到位。要通过建立规范的档案管理工作流程，明确档案管理人员的具体职责，并且将工作内容落实到具体的人，实现档案信息规范化管理。

3.2依托云技术构建档案信息资源共享平台。

基于云计算的档案信息化管理系统主要由基础硬件设施和云管理平台以及云档案管理应用程序所构成。基础计算设备主要包括计算节点、网络交换器以及各种网络安全技术等；云平台管理系统则是实现基础硬件设施功能的集成；档案管理云应用程序主要是面向档案信息用户，对档案进行相关操作管理的软件。通过构建云计算档案管理平台可以实现档案信息资源的共享，提高了高职院校不同部门档案信息封闭的缺陷，同时有效的避免了高职院校重复构建信息管理系统的弊端，大大降低了高职院校的档案信息化建设成本支出。

3.3加强档案信息安全性保障体系。

信息技术在档案管理工作中具有高效、快捷的特点，但是同时也带来一些有关安全的漏洞和不足，例如在建立档案信息化的过程中，经常会出现档案中的信息丢失或者泄密的情况；或者对于版本更新不兼容、不可读、储存载体容易损坏等问题，都会给学校带来无法估计的损失。所以在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高档案管理人员应用信息技术的能力。

第14篇

（一）数量庞大

高速公路建设涉及到方方面面，在高速公路建设的各个阶段都会产生大量的文件与原始记录信息，而且高速公路建设的每一个项目都会多达数千卷的档案，对于那些路线长、地形复杂、桥梁隧道等各种构造物较多的项目，所形成的档案数量甚至有可能超过万卷。

（二）档案形成时间跨度较大

一般情况下，高速公路建设项目的施工时间都比较长，一般都是2~3年左右，如果是加上一些前期的工作与后期工作，其所涉及的时间将会更长，例如从项目的立项、可行性研究开始到后期的验收等等各项工作。这其中的每一个环节所需花费的时间都不短。

（三）档案种类繁多

高速公路建设项目档案涉及到的部门、单位众多，其中所产生的档案种类也十分众多。其中会涉及到工程立项、审批、征地、设计、施工、变更、监理、交(竣)工验收等等各方面的档案信息资料，这些档案资料总可能有纸质的、照片、录音带、录像带等等。繁多的种类为档案的搜集整理带来了一定的困难。

（四）具有极强的专业性

高速公路建设项目档案具有极强的专业性与技术性。其中包含有各种桥梁、隧道、高等级路面、服务区等各自的技术标准以及要求，同时还有地质勘测、施工、验收过程中的各种专业数据等等都会形成档案，其专业性与技术性都要高于普通档案。

（五）相关的档案接收部门较多

由于高速公路建设项目所涉及到的部门众多，最后在档案形成的时候需要对相应档案接收的部门也较多。在相应的档案编制完成后，除了需要提交给高速公路营运的相关单位使用，还需要按照相关的要求分别提交给具体的项目承建单位以及上级主管单位和档案馆等部门。

二、信息化为高速公路建设项目档案管理带来的好处

进行档案信息化建设可以更加进一步的提高高速公路建设项目档案管理水平，实现高速公路建设项目档案管理事业的跨越式发展。高速公路建设项目档案信息量庞大，通过原有的纸质档案对相关的信息进行存储有着巨大的缺陷：（1）高速公路建设项目档案说涉及到的信息量庞大，形成纸质档案后，通过人力对档案进行编制将更加的耗时费力；（2）高速公路建设往往一个项目就会形成数千卷的档案，为这些档案的存放就需要相应的单位配置大量的库房与设备资源，同时进行保管也需要较多的成本；（3）传统的纸质档案的查阅利用相当不便，效率低下。然而随着信息技术的不断发展，利用信息化建设可以极大的克服各种传统档案的所带来的不便。通过信息化建设可以通过特殊的载体来承载档案信息，使得节省大量的存储空间与维护费用，同时通过相关的档案信息系统的建立，可以方便档案信息的查阅，提高档案信息的利用率。通过网络还可以实现档案信息的跨区域、跨部门之间的共享。因此，应该大力的推动高速公路建设项目档案的信息化进程，提高高速公路建设项目档案的管理效率与利用效率。

三、高速公路建设项目档案管理信息化建议

（一）明确档案数字化的概念与难点

进行档案管理信息化，第一步就是要实现档案数字化。档案数字化，就是值得将不同载体的文件资料转化为数字信息，并根据相关的标准整理成为数字档案。在工程建设的过程中会产生各种各样的载体的资料，要将这些资料进行数字化统一格式就变得十分的困难，这也是信息化建设的第一个难题。然而在将各种资料信息进行数字化后，又如何通过相应的信息技术将这些资料编制成为数字档案？这又是一个难题。如果是建立一个专门用于高速公路建设项目档案管理的软件平台，因为其复杂性，那么在前期就势必要投入大量的金钱和时间，同时在后期也一定会涉及到庞大、复杂、高技术要求的日常维护以及后续的后续升级工作。同时还会涉及到软件的版本以及使用权等问题。这些都有可能成为限制高速公路建设项目档案管理软件的推广使用。此外，还涉及到了数字档案应该如何检索利用等一系列的问题。当明确这些困难后有利于更加有计划的推进高速公路建设项目档案管理信息化的进程。

（二）档案材料载体转换

在工程建设的过程中所产生的文件资料中有很大的一部分都是纸质载体，因此在进行转化的过程中可以采取扫描、拍摄、播放输出、直接转化等各种方法。可以将这些材料直接通过数字化后成为PDF格式的材料。目前许多常用的数字文件都可以直接的转换为PDF格式的文件。因此，软件平台可以考虑具备生成、编辑、修改PDF格式文件的功能，而不能够仅仅限于其他记者常用的电子文档格式。同时还必须要考虑到其他的一些非PDF格式的数字文件，因此软件平台还必须具有一定的导入或关联其他非PDF格式文件的功能。软件平台也应该尽量的采用一些通用的软件平台。

（三）检索方式的选择

高速公路建设项目档案管理信息化还涉及到档案的检索问题。数字化档案的检索方式主要有以下几种：（1）通过对应的案卷目录和卷内目录进行检索；（2）通过树型目录进行检索，这是一中比较复杂的检索利用方式，比较适合那些专业的技术人员进行检索；（3）全文检索，这种方式适合进行精确的检索。同这三种检索方式的应用，可以使得档案信息的检索更加的方便快捷，从而大大的提高档案的利用效率，从而实现档案的真正价值。

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高校档案大致可分为：党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版和基建以及其他特殊载体和类别，如：声像、人物、实物、历史档案等。他们是高校在教学、科研、管理等各项活动中产生的清晰的、确定的、具有完整记录和保存价值的固化信息，是国家和学校的宝贵财富。

二、高校档案的具体内容与管理方法

随着科学技术飞速发展，电子信息技术的运用也日渐广泛，信息化加快了人们生活、生产的节奏，电子档案随之出现，电子档案的出现为档案工作带来便利的同时，也对档案管理提出了新的挑战，传统的纸质档案管理模式不能完全硬套到电子档案管理中来，信息技术环境下迫切需要一种相应的档案管理模式，即传统纸质档案管理与电子档案管理相结合。

1、传统纸质档案管理

各学院及各职能部门在每年度结束后，将一年度的各类文件、资料等按照档案的归档要求，集中整理、分类、组卷后移交给档案馆，文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在50%-60%之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。

2、电子档案管理

具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保管场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的：电子档案载体寿命仍需实践进一步验证；电子档案对环境的依赖程度较高；电子档案安全保护措施比较复杂；电子档案的原始性、真实性难以保证。因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。

三、高校档案管理中存在的问题及对策

以我校为例，当前，我校档案馆的正在对过去一些重要的历史档案及利用率高的档案在逐步进行数字化扫描加工的工作。比如：毕业生在校成绩的扫描（因为成绩档案的利用率极高，数字化便于利用，提高工作效率，节省了利用者的时间，顺应了信息时代的步伐）；历史档案的数字化工作（便于保护和利用）；过去的一些党群行政档案的计算机注入等等。这些工作非常重要，但是，工作量很大，就当前我校的实际情况来说，要想完成这些任务，还必须解决以下问题。

1、针对档案管理队伍素质偏低，加强信息化人才队伍建设

目前专职从事高校档案信息化建设的人员比例比较低，高校档案工作者多是半路出家。很多人对档案信息化建设重视不够，觉得档案管理不需要很高的学历和技能就可以从事这个专业。所以就造成了档案管理队伍缺乏素质、结构不合理，影响了高校档案信息化建设。在人才建设方面应采取引进和培养并重的原则，加强人才队伍建设。高校要为档案部门配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地对电子文件进行管理。同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。

2、针对资金投入不足，加强基础建设

目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。对于高校的档案管理而言，虽然已经普及了计算机和网络，但是信息化需要投入大量的财力、物力、人力；信息化要求设备更新、配置技术含量较高的相应设备，在这一方面学校的资金投入还犹显不足。要进一步加大对档案管理信息化建设的投入，及时更新设备，采购各种相应的配套设施，例如：计算机需要及时更新换代，保障档案工作顺利进行，各种管理软件需要及时升级，保障档案管理的先进性和安全性。

3、针对信息安全问题，加强安全保障体系建设

档案信息化建设中不可避免与网络有着非常紧密的联系，网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等其他一些不得公开的信息有可能被窃取的可能。坚持利用和保密并重的原则，最大限度地提供开放档案网络化利用，增强档案信息安全和网络安全意识。采取切实有效的技术手段和管理措施，加强计算机网络档案管理系统的监控，严格身份认证和密钥管理，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，对各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上。

四、借鉴国外经验，加大信息化进展

今年暑假，利用去日本度假的机会，我专门拜访了日本京都府立综合档案馆，所见之处，感触颇深。日本建立档案馆、真正从事档案管理的历史也不长，1971年才建立了国家档案馆。日本京都府立综合档案馆是地方性的档案馆，1963年建成开馆。虽然只经过了短短的三十多年，但在档案保护、档案利用管理上的电子化信息化工作已颇具规模。采用先进的缩微技术，使得珍贵的历史档案、行政文书、古照片等可以通过计算机末端进行数字图像的检索阅览，有些数字图像不需要到档案馆，直接通过档案馆的主页就可以阅览到。这样，即有利于档案的保护，又极大的方便了利用者，提高了档案的利用率，扩大了档案的影响力，增强了全民档案意识，顺应了信息社会对档案管理和利用的要求。最为感动的是，为方便视觉障碍者，有些档案资料，包括图书档案，还可以通过音声阅读器或扩大器来阅读利用。可见其电子信息化程度之高，也可以看出政府对档案的重视程度之大，资金、技术、设备投入之多，充分反映了当代信息技术环境对档案管理与利用的人性化要求越来越高，值得我们借鉴。