声像档案论文范文

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第1篇

论文摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。

事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。

第2篇

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

第3篇

1.信息资源挖掘不深

城建档案编研的最终目的应该是服务城市建设，对档案信息资源的利用必须既有深度又有广度，如果只局限于现有馆藏，那么在选题上的范围上必然会受到限制，这样编写出来的资料缺乏吸引力，社会利用率也注定不高。要想充分体现城建档案的专业特点和一个城市的地方特色，就必须编写出真正反映城市建设过程中不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格与城市文化，这样的成果才具有较高的借鉴参考及利用价值。

2.工作经费有限，资金投入不足

真正称得上编研成果的应该是题材新颖、制作精美，经过正式印刷出版并广为流传的作品。同时它也是一项文化产品,只有投入才会有产出，要获得一项高质量的编研成果，少不了必要的资金投入。但由于是公益性事业单位，城建档案馆经费多靠地方财政拨款。而所拨到的款项主要用于支付职工工资、一般日常性支出和少量的业务建设，能够真正用在编研工作上的几乎没有。城建档案馆要想立项目，争取资金渠道少、难度大。

3.专业技术人才缺乏

人员知识储备不丰富。各领域的发展关键靠人才。但能够被选派和充实到城建档案编研工作岗位上的具备专业水平高、研究能力强、知识储备丰富的专业技术人员力量较少，且多为兼职。城建档案编研工作恰恰缺少这样一些有责任感、有事业心、热爱本职、精通专业技术知识，同时又熟悉馆藏、文字功底好、肯钻研、综合素质高的人才队伍。

4.技术资源尚缺

编研工作既要有设施配备，又要有技术资源的支持。这些是编研工作有效开展的物质保障。导致编研成果质量不高，利用形式单一的另外一个因素就是缺少技术上的有效支持。技术资源的有效使用决定了编研成果宣传度、利用率和社会价值。

二、声像技术资源优势

声像技术是近代声学、电影和电视技术的综合性运用，通过画面和音响来表达内在含义的方法和设备。它涉及对语言、音响和画面加工处理及专题片制作等技术，早已被广泛应用到城建档案工作领域。随着信息技术的不断进步和更新，在原有的基础上，还能够利用视觉差异把观赏者引入画面立体空间中，使其具有深度感和现场感。而且光盘为声像存储提供了新的载体，将技术与艺术融为一体，作为文献档案材料可作长期贮存和快速传递的有效途径，其优点是传递信息快、直观、形象生动，在经济、科技和社会发展中越来越显示出重要的作用，是新时期城建档案工作的重要内容。

三、发挥声像技术优势

第4篇

2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。

另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。

二、解决集中管理难的对策

上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：

1执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。

2领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

3人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

4前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。

另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。

5部门配合共同管。

第5篇

关键词：声像档案；档案管理；管理工作

Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.

keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork

前言

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

第6篇

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归

档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

第7篇

关键词：大学生诚信档案构想

一、建立学生诚信档案的可行性

（一）建立大学生诚信档案有成熟的社会环境

教育部2001年首次建立学生高考电子档案并作为纸介质档案的辅助，高校实现了网上远程录取；2005年首次将考生考试诚信记录记入考生电子档案，考生的诚信记录载入学生的学籍档案。教育部的这些举措告诉我们：大学生的诚信记录将成为学生个人在社会上的“通行证”，已不再是一种构想，它正在变成现实[1]。

国际社会对诚信的要求是非常严厉的，对失信者的处罚力度也是相当大的。在一些发达国家，个人信用档案制度非常完善，当个人需要求职、贷款等服务时，提供服务的单位首先要查看个人诚信记录，发现有失信记录，你将寸步难行。我们国家对档案材料有很高的认可程度，只要涉及、了解并证实个人履历等方面的情况，都习惯查阅相关人的个人人事档案，档案的原始性和凭证性是任何东西都不能取代的。

（二）建立大学生诚信档案的重要意义

大学生诚信意识的淡漠和缺失，迫切要求建立大学生诚信档案。由于社会价值观的多元化，社会、学校、家庭对道德教育的弱化，以及法制不健全、竞争无序等因素的影响，大学生的诚信意识的淡漠，诚信行为的缺失，成为了非常普遍的现象，考试作弊、跑分要分、擅自更改学习成绩;利研数据造假、抄袭论文和作业;恶意拖欠货费和国家贷款;利用网络侮辱、欺诈他人，发表不负责任的言论;为评优、入党、谋求职业制造虚假材料等等[2]。建立大学生信用档案，将学生的诚信记录作为其学生档案的重要内容，也是对学生学籍档案的重要补充。

将学生入学时的学籍档案作为学生个人诚信档案的载体是一种有效途径。大学生进入大学校门以前就建立了自己的档案，随着校园生活的开始，档案的内容也在不断充实。在档案中再加上个人诚信记录的内容，这样既符合我国国情，实行起来比较容易。在学生的学籍档案中增加个人诚信记录的内容，是对大学生个人档案的进一步完善，也是建立社会主义市场经济的客观要求。

二、大学生诚信档案的主要内容

我们借鉴一些有益的经验，建立一种开放式的大学生诚信档案。大学生诚信档案可视为学生的第二身份证和社会的通行证，诚信档案的设计因地制宜，但一定要能体现学生诚信的基本情况。总体上讲，必须包括三个方面的诚信内容：学习诚信、经济生活诚信、求职就业诚信[3]。参考国内其他高校的做法，高校学生诚信档案应包括以下五项内容。

（一）学生诚信承诺书

学生诚信承诺书是根据《公民道德建设实施纲要》和高校《大学生诚信行为规范细则》编制的。是学生在校期间对自己的行为的一种慎重的承诺。学生自愿的在诚信承诺书上郑重地签写自己的名字，践行自己的承诺，并愿意接受监督。

（二）学生个人基本情况信息表

该表主要反映学生的基本信息，包括姓名、性别、籍贯、政治面貌、所在学院、专业、父母详细地址、身份证号码、本人联系方式（手机、E-mail、QQ号）、父母联系方式（姓名、工作单位、住址手机、座机、邮编和月收入）。

（三）学习诚信评价

主要记载着学生入学以来参加各种学习、考试、借阅等活动中相关情况的诚信评价。包括奖学金（国家和地方）获得情况、计算机等级（二、三级）是否考试通过、英语（四、六级和专业八级）是否通过、有无考试违纪、处分情况、体育成绩、是否保研（或读研学校）。

（四）经济诚信评价

主要记载着学生入学以来缴费注册、助学贷款、勤工助学费、医疗保险等情况的诚信评价。包括学费和国家助学贷款（是否缴清、部分已交、未缴）、校内勤工助学（工作单位、岗位名称、工作业绩、单位地址、联系电话）、社会资助（名称、附加协议旅行情况、金额），有无弄虚作假获取国家贷款和学校困难补助等。

（五）社会实践诚信评价

主要记载着学生入学以来参加的社区活动、公益活动、学业实践活动。如:爱心募捐、帮助孤残老人;或是获得体育、劳技、科技方面的大小奖项等等情况的评价。

诚实守信是社会对人才素质的基本要求，是建设社会主义市场经济的道德基石。随着市场经济日趋规范化、法制化，诚信已日益成为一种适应市场经济发展的社会资源，高校学生诚信档案是一种社会资源。建立学生诚信档案，也是为大学生积累人生财富，铸就人生道路上不可或缺的竟争力。因为诚信作为一种品德，不再是单纯的人格要求，它更直接体现一个人乃至一个民族的长远利益。

三、大学生诚信档案的主要特性

大学生诚信档案具有客观性、可操作性、学生参与性、公开教育性[4]。

首先，诚信档案是学生在校期间诚信状况的客观记载与成长过程的真实记录，是一种写实式记录，具有很强的客观性。信用档案的入选内容是与学生的信用表现相关联的资料，诚信记录和学生个人档案的其他材料如学习成绩、思想政治表现不能相互取代。

其次，大学生诚信档案在设计时要体现出很强的操作性和学生参与性，学生自愿申请建立诚信档案，在拿到诚信档案时要郑重签字，整个档案的建立过程要便于学生参与，让学生充分意识到，为自己建立诚信档案不是负担，而是自己体现信誉度的机会，是自己优于别人的一份财富。

再次，诚信档案应纳入学生教育管理体系，诚信档案应向社会公开，如果不能公开则起不到教育和监督的作用。归档材料是对学生诚信行为的客观记录，对档案记载的内容要进行核实，要尽可能地收录能够应证档案记载的学生诚信行为的原始证明材料，档案只如实记录信用现象，无需进行道德评判。因此诚信档案设计时，一些属于个人私隐私的内容不应体现在诚信档案中。

四、大学生诚信档案的实施和注意的问题

第一，加强领导，落实责任，将诚信档案作用切实落到实处。学校要高度重视诚信教育活动。要充分认识建立学生诚信档案的重要性。开展诚信教育是深化学生素质教育，加强大学校园精神文明建设，提高学校办学质量的重要措施。因此，要做好思想教育和诚信档案的组织管理工作。主管学生工作的有关部门及工作人员要明确责任，统筹规划，协调配合。

第二，建立诚信评价、诚信监督和诚信奖励制度。根据大学生特点，制定一套诚信评价、诚信监督和诚信奖励制度，使道德教育和学生管理有机的结合起来。大学生诚信档案应借助学校网络平台，开发电子诚信档案进行有效的辅助管理。公开诚信内容，对信誉良好的大学生树立品牌，对诚信较差的学生进行监督。

第三，建立大学生诚信信息制度，记录有关诚信的正面行为和负面行为，每学年对学生的信用指数进行客观的评价，评价结果作为学生评先评优、入党、进行信用贷款、贫困资助、求职就业、保送攻读研究生等行为的主要依据。制定相应的监督奖惩机制，让诚信者受鼓励，不讲诚信者受处罚。

第四，严格把住学生诚信档案信息收集、管理、利用环节。学生诚信档案信息主要来自学校各职能部门，如教务处、财务处、团委、组织部、学生处所提供的信息。这部分信息包括学生学习诚信、经济诚信、参加各种社会实践活动中产生的诚信信息，另外来自校外对学生诚信方面的信息，这部分包括，学生在社会中承担的家教服务、个人社会治安等信息。每学期产生的学生诚信信息，学校要及时、完整的收集。确定归档时问，既要有利于信息的管理，又要便于利用。规范档案建立中的管理、监督工作，由专门部门专人负责，使学生诚信档案和学籍档案收集、管理、利用有机统一，形成一条龙服务体系[5]。

总之，建立大学生诚信档案，不仅是对大学生进行诚信教育管理的有效途径，也是对大学生进行思想道德素质教育的重要内容。大学生诚信档案是社会诚信评价体系中的重要组成部分，是一个社会成熟和进步的标志，加强大学生思想政治教育，大力弘扬诚实守信的时代风尚。学生是建立诚信档案的参与者，更是诚信档案的受益者。通过大学生的自我教育，自我管理和自我完善，养成“诚信待人、诚信处事、诚信学习、诚信方身”的良好习惯，在学习、生活中讲究信用，信守承诺，做一个诚实守信的维护者和实践者。

参考文献：

[1]焦青.从高考考生电子档案谈大学生诚信档案的建立.兰台世界.2006(3)

[2]谭磊.建立大学生诚信档案推动高校诚信教育.云梦学刊.2006(4)

[3]郑凌云.大学生诚信教育方法探讨.南方论刊.2006(2)

第8篇

【关键词】档案管理；档案收集；档案保管；声像档案

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-194-02

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的、有保存价值的、以音响和形象等方式为载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。① 声像档案是在现代技术产生的新载体材料上传播信息的，它依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，时间感和空间感比较强，这是一般档案难以具备的。声像档案主要包括照片档案和录音、录像档案，它是国家全部档案的重要组成部分。然而，目前声像档案管理中存在着诸多问题影响着档案管理的整体水平，声像档案管理存在收集渠道不畅，归档不完整、保管条件差、管理混乱、管理制度不健全、利用效率低、管理人员素质不高等问题，因此采取有效的对策解决问题刻不容缓。

一、声像档案管理中的问题

（一）声像设备管理混乱

随着档案工作的逐步完善，许多单位购置了声像设备，但缺乏健全可行的设备管理制度，致使声像设备没有更好的发挥作用。声像设备管理中存在三个方面的问题。第一，声像设备管理存在无制度，无手续的问题。有的单位没有制定声像设备管理制度，借用设备没有手续，使用人员频繁变动，借出的设备没有借用登记簿记录，导致设备丢失或形成的声像资料不知道反映什么主题，甚至无从查起。第二，重要会议、事件无人录，录制的声像资料无人管。有的单位声像设备无人会用，重大会议或事件没人录制，声像设备成了摆设。有的单位声像资料没人管，散乱不集中。第三，想用时找不到，找到的已损坏。有的单位没有专门的声像设备室，由于受潮等原因造成声像设备性能降低，声像资料利用不大。声像设备管理混乱，造成设备难以发挥作用，进而影响声像档案的形成。

（二）声像资料摄录人员素质不高

有些单位受资金人力都有限，摄录人员缺乏专业知识和专业素养，致使在重大活动、重大事件上摄录形成的声像档案价值不大。分析看来影响声像档案价值的原因如下：第一，偏远地区的有些单位，单位效益不好，受经济条件的限制购买不起优质的声像设备，只能购买价位较低的声像设备。这样导致的后果是摄录形成的声像资料可能图像声音效果差，保存利用价值也就不大了。第二，有些单位人员少部门小，一般不会花钱聘用专业的摄录人员完成重大事件的摄录工作，需要时随便派个人去摄录。

（三）声像档案管理制度不健全

1.声像档案管理工作开展得好坏，关键在于是否有健全易行的管理制度

有的单位声像档案管理的无章可循，声像档案散乱不集中，缺乏健全可行的管理制度，或是有的单位制定了管理制度，但落实的不彻底，缺乏有效的保障措施，导致声像档案缺损遗失。

2.收集渠道不畅，声像档案馆（室）藏匮乏

随着社会的发展，声像档案对整个档案工作来说越来越重要，但事实上，声像档案的馆（室）藏量比较匮乏，当然有历史原因，也受客观条件限制。在单位部门，照片档案散失在个人或科室内部，分散保存难以集中归档管理，这样一来声像档案的藏量自然匮乏。

3.档案意识不强，导致声像档案难以及时归档

声像档案对国家档案的完整性很重要，必须做好声像档案的归档工作。首先是照片档案，如不及时归档照片、底片分了家，时间久了也被遗忘了，破了角也发黄了，保存利用的价值。其次看录音、录像档案，有些单位摄录了音像资料，缺乏归档意识时间久了由于受潮、曝光无法利用。总之，损坏或遗失直接造成声像档案收集受阻，进而影响档案的完整性。

4.声像档案鉴定不严谨

档案部门在鉴定声像档案时把好消磁关很重要。对有长期保存价值的录音、录像档案要进行复制，定期复查。有些单位管理水平有限，鉴定工作不严谨，销毁了重要的声像档案，对档案馆（室）藏造成巨大损失。

5.保管条件差，难以维护声像档案完整和安全

声像档案有强烈的时间感和空间感，其保管条件要求更高更严。按要求应配备声像档案专柜，而有的单位声像档案则与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁防震等的保管要求。致使照片发黄褪色，底片粘连变质；磁带带体受损；录音、录像档案失磁。原版带子被反复利用没有复制，时间久了原始录音、录像没能保存下来。声像档案保管做不好，其安全和完整令人担忧。

6.声像档案利用不充分，流失严重

单位召开重要会议有时需要摄录像。形成的声像档案一些除在报刊刊登或者印成画册对外发行外，在档案馆（室）却找不齐原始档案。有些由于不注意保存，造成声像档案损毁。如果是稀有珍贵的声像档案，一旦遗失损坏就会悔之晚矣！

（四）声像档案的保管方面的研究不够

声像档案是国家档案的重要组成部分，其重要性不亚于纸质档案。但一直以来档案工作人员更重视纸质档案。研究如何保护声像档案以延长其寿命也应是档案工作的重要工作，目前在这方面的研究工作还不够。

二、声像档案的管理方法与解决对策

第9篇

一、目前我县乡镇社区门诊档案管理存在的问题

（一）缺乏完善的指标管理体系

到目前为止，我县乡镇社区门诊档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步和社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，社区医疗服务中心在档案管理工作中，由于还没有统一的管理标准和模式，多数单位是根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入。档案管理工作缺乏系统化，主要体现在：

1、年初缺乏计划，年底没有考核，档案管理状况同科室的考评没有直接挂钩，缺乏规范化的措施。

2、由于认识程度不同，各科室的档案管理水平参差不齐，没有按照规定收集档案的现象依然存在，档案丢失、归档不及时、个人留存不交的情况时有发生，档案的管理职责有待进一步加强。

3、由于社区医疗服务中心档案管理制度不够健全、规范，缺少适应社会主义市场经济体制的综合性医院档案管理的新模式，档案的分头管理和分散保管现象严重，各自为政、标准不一，装具参差不齐，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，人力、物力和空间浪费现象严重。

（二）档案管理意识不强

乡镇社区医疗服务中心以医疗服务为根本任务，长期以来对社区医疗服务档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案痕迹留存可有可无的模糊认识。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，同时由于受人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作受到冷遇。正是因为存在这些问题，导致个别同志为了方便自己利用，任意扣压或丢弃使用完毕的文件材料。

（三）档案管理人员素质有待提高

档案管理人员知识更新不够，业务素质不高。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、涉及部门多、工作内容繁杂的一项专业性工作。从目前看，各部门的档案管理人员多为兼职人员，档案、信息处理复合型人才就更为缺少，大部分档案人员专业水平偏低。在社区医疗服务中心人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力。

（四）档案信息开发不足，档案利用率偏低

社区医疗服务中心开发利用档案仅满足于“查阅文件”的被动封闭式的状况，只是发挥其简单的自然属性，使大部分档案信息处于“沉睡”状态，从而失去了档案存在的价值。同时档案的分散管理也间接导致了档案管理人员难以对档案信息进行综合研究和开发利用，档案室也就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息，这也就直接导致了档案利用率的低下。

（五）档案管理尚未与医疗业务建设同步规划、同步发展

在社区医疗服务中心近期和远期规划中，一般对社区医疗服务中心规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平无法与医疗业务同步发展。一些单位由于医疗用房紧张，挤占档案用房现象普遍。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索阶段。档案管理与医疗服务的不协调发展必然导致档案信息的开发不足，并最终导致医疗服务丢失档案信息保障的后果。

二、进一步加强乡镇社区卫生档案管理的对策

（一）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围

社区医疗档案是国家档案的重要组成部分，是发展医疗卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，应在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，由县卫生管理部门档案机构负责社区医疗服务中心档案工作的具体监督和指导。社区医疗服务中心应明确一名领导分管档案工作，把档案工作纳入领导议事日程，切实解决档案工作中存在的实际问题。

社区医疗服务中心应理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的各种载体的全部档案（病历档案除外）。各单位应根据工作实际配备1-2名专兼职档案工作人员。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。要结合本单位档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列的规章制度和档案管理人员岗位责任制，使档案工作各环节的运行有章可循，使各部门按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，增加档案管理的综合性和独立性，编制统一的分类大纲，把各门类的档案作为一个有机整体，用统一的标准和规范系统地进行整理，统一分类编号。完善的制度与职责，将使档案管理有法可依、有章可循，使档案人员管理档案更加规范，对档案管理水平的提高有着十分重要的保障作用。

社区医疗服务中心要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

（二）加强领导，重视宣传，增强全员档案管理意识

领导重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证。各级社区医疗服务中心应切实加强对档案工作的领导。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为社区医疗服务中心发展的重要内容来抓，与社区医疗服务中心业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使社区医疗服务中心领导、管理者、职工都能充分认识档案工作的重要性，认识档案与日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（三）重视社区卫生档案规划，促进档案建设与业务同步发展

社区医疗服务中心档案管理作为社区医疗服务中心管理的重要组成部分，在社区医疗服务中心的建设和发展中是不可缺少或替代的。社区医疗服务中心在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据社区医疗服务中心发展规模和需要，不断增加投入，加大档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与社区医疗服务中心的业务发展相适应。

（四）加强投入，提高配备，实现档案管理的现代化

重视档案的基础设施建设，不断改善档案安全保管条件。有条件的单位还应配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机及档案管理软件等，提高档案信息的基础质量，扩充档案的种类，使社区医疗服务中心发生的重大事件，不仅有文字、照片、录像甚至光盘等电子档案，而且利用方便，逐渐实现档案管理的现代化。

（五）重视人才培养，提高人员素质

要将档案人员培养纳入社区医疗服务中心人才培养计划，应加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习及培训，通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，提高档案人员的业务素质。社区医疗服务中心的专职档案人员及兼职档案人员都应做到持证上岗，学历层次应在大专以上，有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。

第10篇

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。

事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。

（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动

针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。

第11篇

【关键词】声像档案；管理；数字化建设

声像档案具有较高的特殊性、形象性、客观性及交流性等特点，是一个集合了声音、文字、图像等多种信息的集合体，一张简单的照片，一段并不长的录像，很有可能会起到大段文字都无法替代的作用。但是，在档案的管理中，声像档案又往往容易被人们所忽视。我们结合医院的具体实际情况，对现有的管理声像档案中所出现的问题进行讨论，并对其进行数字化管理的必要性及主要措施做出分析与探讨，以期使其得到更好的保护，在医院未来的发展中发挥出更大的价值。

一、医院中的声像档案数字化的必要性

在传统的医院声像档案管理当中，由于年限、技术等因素的制约，导致档案极易报废或损毁，从而失去其重要的使用价值，与此同时也给管理方面的工作带来巨大的影响。而且在进行对声像档案的管理工作时，还要对灰尘、温度等多方面的影响因素进行有效的控制，而这些都离不开大量存储设备的购入。此外，声像档案中的磁介质信息载体的稳定性差，在保存的过程中可能会极大地影响资料的质量。并且随着使用次数的增多，声像档案的磨损也会随之加重，可能会导致无法使用等问题。而且声像档案还有需求空间大、手工检索较难等诸多缺点。在这些问题的影响下，就要求我们加快对于声像资料数字化的管理脚步。推进数字化管理可以有效地节约空间，利用移动硬盘、光盘等作为有效的存储工具，将传统的纸质存储甩在身后。而且数字化建设还能更加方便相关人员对于相关影像资料的查阅和下载，使档案资源的共享得到了推动，也提高了声像档案的管理质量与效率。

二、现有的声像档案管理中存在的问题

在医院的声像档案管理中，虽然比传统的纸质档案更加方便快捷，但仍然存在着许多的问题。首先，由于声像档案的相关制度都不够完善，归档率也偏低。声像资料一般都是在宣传科或办公室进行生成整理，对于日常的活动资料拍摄及录像都是上述科室准备好后，定期地上交归档，若是在此期间生成资料的部门对此事不重视或是较忙，则可能会使归档率和档案的质量难以保证。其次，很多档案管理人员本身专业素质不够，这也对其管理质量与工作开展造成了较大的影响。而档案的相关管理者对其开发利用意识淡薄，导致许多档案虽有开发价值却无人问津，发挥不了其自身的作用。除此之外，我国现有的声像档案的开发利用以及管理的手段也都相对落后，亟待提高。

三、关于数字化的具体管理办法

医院的声像档案按照其内容大致分为照片档案、录音档案及录像档案。对于照片档案，我们应首先将其通过扫描的方式转化为电子的形式。照片长期处于空气中或者保养不当则会出现发霉、失真失色等问题，而转化为电子版则能避免上述问题的发生。若是对于一些已经有破损残缺的老旧照片，也可使用Photoshop等相关的图像处理软件进行适当的修复，争取使其恢复原貌。对于录音录像形式的影像档案，也应用相关软件进行处理、播放以及录制，克服传统保存方法的弊端。而在进行录像采集时，我们也应采用不同的处理方式对于不同的载体来进行不同的管理。对于声音类的声像档案。在其转换数字化之前，我们应当采用各种科学手段对其进行剪切压缩，并集中化管理，必要时采用合适的软件来进行声像采集等辅助制作，以保证质量。需要足够的储存空间也是档案数字化重大特点之一。这个空间并非实实在在的空间，而是足够容纳这些资料数据的虚拟空间。并且对于相关的声像档案一定要完成备份，可以采用硬盘或是刻录光盘等各种方式，避免由于网络等客观原因导致的不可预测的风险而造成损失。此外从还应设置索引目录等，方便大家搜索与读取。最后，还应重点注意安全问题，防止病毒的入侵与损坏。一些重要的资料应设置分级密码，防止其恶意泄露。

四、结语

声像档案是一个单位发展的重要见证，医院的声像档案见证着一个医院的历史发展，能给医院的管理提供重要的依据，因而，对其的档案管理工作与保护工作都不容忽视。现如今数字化信息化的不断发展，也为这些声像资料有效地管理提供了良好的契机。充分地利用现有的数字化技术，加快实现声像档案的数字化转换，可以有效地使医院的发展得到推动，使其更地为医院的科研、医疗等工作提供服务。

【参考文献】

[1]杨晓光.浅析医院声像档案的数字化管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院,2016:1.

[2]罗娟,符峰钊,易怀升,高源.浅谈医院声像档案的数字化管理[J].兰台世界,2014(S3):132-133.

[3]罗娟,高江苓,符峰钊,易怀升,高源.医院声像档案数字化管理[J].医院管理杂志,2014(05):439-441.

[4]葛书文.医院声像档案管理与利用刍议[J].经济研究导刊,2009(19):231-232.

第12篇

关键词：声像档案；医院；管理

医院声像档案是指医院在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等各种载体。众所周知，医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料。虽然医院声像档案数量占医院档案总件比例很少，但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在医院档案管理中较容易被忽视的。笔者在二级医院从事档案管理工作多年，现结合医院档案管理实际，就声像档案管理中普遍存在的问题及应采取的对策，声像档案开发利用等问题浅谈一下自己的看法。

1　声像档案管理中存在的问题

声像档案管理制度完善及规范存在缺陷。常见表现为医院档案管理不是十分规范，管理制度不够落实，分类方案不尽科学，重视纸质档案管理而忽视声像档案管理。

1.1　声像档案归档意识浅薄，归档率低

1.1.1　由于声像档案形成科室一般在院办公室或宣传科，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。

1.1.2　目前医疗单位各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者、开展新特技术等，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、撰写论文积累资料；由群团组织的医院职工体育活动可能是自己进行录像照相……这些形成声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。

1.2　声像档案管理手段滞后，保管条件差

声像档案的保管有严格条件限制。除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件远非易事，必须投入一大笔资金购入储存设备，这对于目前普遍举步维艰的医疗单位来说，较大资金投入不是十分现实的，因此不易被医疗单位接受。

1.3　声像档案管理人员业务知识匮乏，声像档案整理不规范

目前大多数从事医院档案管理工作的人员原来没有接受过档案专业培训，或仅接受较短时间的档案专业培训。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。

1.4　声像档案利用开发意识不够

目前各医疗单位对声像档案一般仅满足于查阅，出版专刊画册、简报的层次。档案管理者对声像档案开发利用意识不够，缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值却“养在深闺无人识”，发挥不了声像档案的应有作用。

2　声像档案管理的对策

2.1　重视对声像档案的管理，严格声像档案的收集

从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像档案重要性的宣传，提高员工对声像档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像档案工作予以配合支持。[1]

2.2　声像档案管理者要积极发挥主观能动性

经常深入科室了解情况，及时发现有价值声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，往往会起到事半功倍之效。在人手允许情况下，可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作，这是声像档案积累的最佳条件，其目的有：真正掌握医院重要活动的第一手材料，再者有利于档案管理工作中“四同步”的开展，对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。

2.3　争取领导支持，购置必需的设备

声像档案的保管需要一定的设备投入，声像档案管理部门争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必需的设备，如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等，改善保管条件，完善硬件设施。

2.4　加强档案管理人员业务培训，提高专业人员素质

档案室是“没有围墙的大学”。自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径。声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习，在干中学，在学中干。此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育，不断进行专业技能的填补和提高。作为单位领导者，要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动，扩大视野，增长知识，并为其创造良好的工作环境和发展环境，从而提高声像档案管理水平。[2]

2.5　应用现代手段管理声像档案

采用计算机技术实现声像档案数字化，对声像档案的保管、延长其寿命及实现档案资源共享都有很大作用。下面我们分别就相片、录像带、录音带数字化问题等进行探讨。[3]

2.5.1　相片档案数字化：采用扫描仪将相片扫描，存进计算机硬盘或刻录成光盘，其优点是对相片实物的保护，防止时间过久色彩褪色，方便以后相片编辑出版、网上远程传播等。

2.5.2　录音带档案数字化：录像带、录音带对保管环境要求十分严格，在高温潮湿的环境中，磁带发霉、消磁、咬带导致报废较为常见。将录像带转为光盘，防止磁带报废，方便今后利用，不失为一种好方法。

2.5.3　录像带数字化：采用数码录像机将录像带转录并刻录为DVD光盘保存，其画面分辨率不但高过录像带，而且是也给今后的音像档案利用创造了条件。

3　声像档案的开发利用

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此，医院档案管理工作者要多渠道、多途径地开发声像档案信息资源，使档案在医院发展中发挥应有作用。围绕服务医院中心工作这个前提，声像档案开发利用便有了明确发展方向。

3.1　开展声像档案编研工作，出版专题图片展或专题画册

每一所医院，都有一段规模从小到大，技术从低级到高级的发展过程，医院发展的每一步都凝聚着员工的辛勤汗水，都有一段令员工值得自豪的历史。从医院角度考虑，开展院史专题教育，展现医院不平凡发展轨迹，发掘员工艰苦奋斗闪光点，提高其爱院情怀是一个永远不会过时的题材。借助自身馆藏档案的宝贵资料，档案管理者可以配合开展这方面专题编研工作，例如出版院史专题图片展，本单位党的建设、医疗事业发展回顾、精神文明工作回顾等专题图片展，出版专家简介、专科发展图片展等等，在本单位公开展出，这不仅是医院宣传工作的一部分，也是档案工作展示、宣传的最佳手段。[4]

3.2　开展网上相片、音像展览，相互交流

衡量声像档案的管理质量，不仅仅要看声像档案的保管环境、保管手段如何，还有看看声像档案开发利用程度如何。当本单位员工对馆藏声像档案了解很少，不知有哪些内容时，便谈不上其查询、开发利用了。档案管理者有责任进行相关方面的宣传，如开展网上相片、音像展览，相互交流，做到广而告之，从而扩大档案宣传范围，增加本院员工对声像档案的了解以及社会对本院的了解。[5]

3.3　刻录声像档案光盘

档案管理部门可以采用编辑出版声像档案光盘的方法，将数字化的声像档案分类编辑，并刻录成图像光盘或VCD光盘，方便员工借阅，降低宣传成本，同时也减少了重要声像档案的人为损害。

参考文献

1 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨.中国病案.2012；13(3)：43-44

2 王亮.浅谈医院声像档案的管理创新.中国卫生产业.2011；13(21):4-5.

3 贺焰.重视医院声像档案管理.现代医院. 2011；11（3）:14-15.

第13篇

关键词:高校;档案资源;档案利用 和谐

党的十七大明确提出要坚持以人为本、关注民生，构建社会主义和谐社会。高校档案工作也是一项服务当代、惠及后代的重要事业。高校和谐，不仅是社会和谐的重要组成部分，而且对和谐社会建设具有引领、示范和推动作用，成为社会主义和谐社会建设的思想高地、文化高地和人才高地。建设和谐校园，是培养高素质人才的迫切需要，是弘扬和谐文化的必然要求。作为历史真实记录的档案，在和谐校园的创建中起着不可或缺的作用。

一、加强高校档案资源建设，打造为构建和谐校园服务的平台

高校档案工作是构建和谐校园的基础。从高校档案管理的状况来看，在以往档案接收过程中形成馆藏档案比较单一、资源不足的现状。而在现阶段，我们要用科学发展观来指导我们工作思路的调整，在抓长效管理的同时，要把着眼点放在扩大资源储备上，不断加大接收征集力度，丰富馆藏内容，优化馆藏结构，这是打造高校档案资源开发利用服务平台的首要前提。

（一）加大力度收集涉及民生，关乎民生的信息资源

国家档案局局长杨冬权提出，发展档案事业，必须贯彻以人为本的科学发展观。高校中学生和教职员工人数很多，收藏关乎民生的信息资源是十分重要的，真正转变以往的重事轻人，重物轻人，重典型人物轻普通人物的传统观念和认识。

（二）及时完整的收集声像资料

随着教育事业的发展和社会进步的需要，近些年来，高校中出现了一波上台阶的举动――合并升本、升大学等，使得各高校之间的对内对外联系进一步加强，各种各样的活动日益增多，这些交流联系加快了和谐校园建设的步伐，同时也产生了大量的声像资料。抓好对声像档案的收集工作就显得尤为重要。要实现声像档案完整收集，应采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，主要有：1.通过正常移交接收。学校各院（系）、机关各科室移交档案室，档案室再移交学校综合档案馆。2.重点部门重点收集。如高校中的宣传部，产生声像档案比较集中，要重点收集，经常沟通及时掌握情况。3.重点人物（摄录人员）直接征集。有些摄录人员经常被指派（或聘请）担当其他部门（院系）的摄录任务，对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。4.广泛的全校师生征集。学校的广大师生中，也有许多摄录爱好者，他们手中也有相当一部分十分有收藏价值的摄录资料，对散存在这部分人手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、个人代存等方式广泛征集。

二、积极推进档案数字信息化建设，为构建和谐校园提供环境保障

在当今数字信息化时代，社会的各项事业都得到了突飞猛进的发展，因此，积极推进档案数字信息化建设，已成为档案事业的一大重要课题。高校档案记录着学校发展历史，承载着人类文明的优秀成果。拥有大量信息资源的档案部门以服务于师生作为工作的出发点和落脚点，高校档案部门要为和谐校园建设提供卓有成效的服务，一是要满足学校日益增长的对档案信息多元化服务的需要，搞好档案馆（室）的建设，不断引进新技术、新材料。二是要适时采用现代科技成果，提升管理手段，力争在电子文件管理、传统载体档案数字化、基础档案网站建设与应用等方面取得新突破。

三、开发利用档案资源，为学校各项工作提供有力依据和凭证，为构建和谐校园提供物质保障。

不同类型的档案利用者对档案信息的需求各具特点：

（一）开发利用档案资源为学校管理人员正确决策提供参考

管理工作人员是学校教学、管理工作的决策者和执行者，他们需要的是带有全局性、综合性的档案信息。比如学校的决策者在制定教学管理规章制度、学校发展规划以及专业设置等工作决策中，需要参考和依据历年的基础数据、上级的指示及有关政策规定，尤其需要经过加工的“浓缩信息”。职能部门管理工作人员的档案需求是与他们承担的业务工作相对应的，主要需要有业务指导性的档案文件，而且要求有针对性和时效性。

（二）开发利用档案资源为教学工作人员提供教学及晋级参考

高校档案忠实记录了学校教学工作的全部内容，是教学活动的成果和产物，内容涉及到高校所设置的各个专业教学的全过程和全部内容，如教学大纲、教学计划、招生情况、专业设置、教学评估、教师考评、教学改革、教学设备、学生学籍卡片、考试成绩、毕业生就业及工作情况反馈等等。同时，教学档案是教学一线教师的最新教学成果，它们是每个时期完成的最新研究成果，许多教师常常把这些科研成果提炼、加工、总结，形成比较系统的教育理论，更好的应用于教学。

档案中也保存了历年来教职工考核评优、晋级，评选各种先进的综合材料，为教职工提干、晋职称提供了宝贵的资料。

（三）开发利用档案资源为科研人员进行教学研究提供理论基础

高等学校既是教学中心又是科研中心，集中了大量多学科的高级知识人才，在长期的教学、科研实践中不断产生着新的科研成果、学术论文等，它是高校学术水平的真实记录，是一所学校实力的凭证。科研档案收集了本校专家学者的科研成果，包括科研准备、研究实验、总结鉴定、推广应用等各个阶段大量的第一手资料，如手稿、原始数据、失败经验等，这些珍贵的资料对于教师及其他利用者来说，既是成果的范例，又是向新的科学高峰攀登的阶梯。

（四）开发利用档案资源，有利于学生了解前沿新知识和更好的激发学生爱校热情

档案中的信息元素经过利用者的分析、加工和组合，重新构成了信息单元，这个过程就是知识的再生过程 。高校应重视档案的知识再生功能，善于引导学生从中发掘知识宝藏，开辟多种学习途径，积极培养主动学习的学习精神。科研档案对学生来说也是一座知识宝库，它既可以激发学生进行科学研究的兴趣，又可以使学生理论联系实际，为今后独立进行科学研究打下坚实的基础。

（五）开发利用档案资料，为社会上其他相关人员提供最原始的资料

许多高校在建校初期都曾经有过征地拆迁的历史，征地拆迁会有一些惠及当地居民的政策，如赔款、安排失地农民就业、户口农转非等，以及由此而产生的一些协议，这些档案资料虽不被在校师生所利用，但仍然要重点保存，多年后，经常会被当地所涉及的人员因为“工龄”、“退休”等利用，以解决其“待遇”问题。

四、提高素质，强化队伍，为构建和谐校园提供组织保障。

随着教育的改革和发展，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求，给档案工作者带来了严峻的挑战。档案事业能否兴旺，能否顺应时代的发展，更好的为构建和谐校园提供服务，在很大程度上取决于档案队伍素质的高低。因此，高校档案部门应当加强队伍建设，全面提高档案工作者的政治素质、业务素质和工作水平。把学习作为生活中的第一需要，不断“充电”。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还要掌握各门类档案的、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，同时要掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制和管理，具备现代化手段的管理能力，为建和谐校园服务。

参考文献：

[1]张迎春.发挥高校档案作用 促进和谐校园建设.兰台世界,2007(12)

[2]金鑫.高校档案利用工作的新思路.档案与建设,2003(8)

第14篇

关键词：高校教师业务档案 信息化建设 管理

一、教师业务档案信息化建设的重要性和必然性

当今社会，人类正在迈进一个全新的信息时代。信息资源与自然资源、人力资源共同构成支撑现代经济社会发展的资源体系。信息资源是知识经济时代重要的国家战略资源，是实现经济与社会的全面和可持续发展的基础条件。对信息资源的管理、开发和利用水平，是衡量一个国家综合国力和国际竞争力的重要标志之一。世界各发达国家无不把占有、开发和利用信息资源作为一项基本国策。高校作为培养人才的基地，对日益增长信息资源的规划、管理与利用，是落实科学发展观、推动学校全面发展的重要途径，也是开发人力资源、合理使用人才、培养人才的需要。

随着计算机技术的普及和网络技术的发展，管理工作日趋现代化、科学化，对教师业务档案的管理提出了更高的要求。我校由于各种原因，至今没有建立起完整的教师业务档案，更不用说是比较完善的教师业务档案信息管理系统。因此，建立健全我校教师业务档案是非常必要的。

高校教师的业务档案主要包含教师的教学过程记录、科研过程记录、进修过程记录等方面的信息，它们动态性强，信息量大。它既丰富了人事档案的内容，弥补了人事档案程式化描述较多、记录单一的不足，又全面记录个人业务全面发展的轨迹，展示个人特点。从现在档案管理情况看，手工管理方式和简单的计算机管理方式已难以满足要求，急需建立起与之相适应的网络信息管理机制和方法。因此，充分运用计算机和网络等现代信息技术手段发挥计算机存储量大，查询速度快的特点，建立起符合高校教师业务档案信息管理系统，对全校师资及教师个人实行全方位、多角度的综合管理，已成为我校教师业务档案信息管理工作发展的必然趋势。

二、教师业务档案信息的基础构成

1.教师的基本情况。包括教师姓名、性别、出生年月、政治面貌、职称、职务、任职年限、参加工作时间、来校时间、专业、学历、学位、修业年限、毕业学校、主要工作简历、社会兼职等材料。这部分材料是教师的“外包装”，也是其它材料的基础。

2.专业技术职务材料。包括校内职称管理、评审、聘任条例；通过人员名单公布和聘任文件；初级、中级、副高、正高各级专业技术职务呈报表及聘任职时间、专业技术资格证等材料。

3.教学材料。包括课堂教学、实践教学、试卷等材料，如：教师历年的任课情况、授课名称、完成教学工作量、教学计划进度表、教学事故记载、班主任工作等材料。

4.科研教研教改材料。包括教师公开发表或在各类学术会议上交流(宣读)的学术论文、论著和自编或合编的教材登记表，以及科研、教研成果鉴定书等材料。

5.奖惩材料。包括教师获表扬、奖励或处罚的文字记录，如：获奖的时间、地点、颁奖单位级别以及背景性材料；教师本人获得的各类荣誉证书，以及指导学生参加各类竞赛和社会实践活动获奖的奖牌、奖杯、照片、声像资料等。

6.考核评价材料。教师任职期间的考核情况。如：教师的学期和学年教学计划、教学小结、教学效果、同行评价、组织考评、学生评教结果等材料。

7.进修培训材料。包括外出考察报告、脱产或在职进修计划与进修报告、进修成绩等材料。

8.廉政自律考核材料。包括婚姻状况、经济收入状况、个人财产状况、住房等材料。

三、教师业务档案的网络信息化管理的内容和过程

1.档案信息数字化。档案信息数字化主要涉及纸质档案的数字化、声像档案的数字化、实物档案的数字化等。纸质档案的数字化，一般通过扫描得到纸质档案的图片文件，然后进行转换和校正，将图片文件中的文字部分转换为文档文件，而将插图仍转化为图片文件，并插入转换后的文档文件中，最终形成纸质档案的数字化。而声像档案则通常通过各种转录设备与计算机相连接，利用各种转录软件如realplay系列软件进行转录，最后形成相应格式的音、视频文件。对于实物档案，一般通过照相、摄影等手段形成影像、视频文件，然后按照片或声像档案的处理方案来处理。

2.档案信息编目。档案信息编目的过程一般来说，应在完成了档案数字化的基础上进行，但这不一定是最好的选择。即便档案实体并未完成数字化，但为了达到尽快利用计算机管理从而提高管理效率、取得管理实效，首先进行档案目录的数字化。即在传统编目基础上，首先进行计算机编目管理，档案实体的数字化暂时搁置。这种方法工作量小，操作性强，容易达到实效，对于像我校没有形成系统的档案数字化理论和技术构架的单位，尤其适合。档案信息编目所采用的技术构架，一般是利用关系数据库对档案实体的编目信息进行管理。关系数据库具有强大的排序、索引、检索能力，因此对于档案编目信息的管理非常有效。

3.档案信息检索。档案信息编目的是为了提高档案检索能力。档案信息检索是档案信息化工作非常重要的组成部分，也是表征档案信息化水平的关键因素。检索的要求体现在检全率和检准率。由于档案分类的局限性，互相关联的档案常常分散在不同的信息门类中，因此，要提高检全率常常需要跨门类、跨全宗查询。在技术上则表现为跨表、跨库甚至跨网络的分布式查询。检准率的要求更加复杂。满足检准率的要求，需要考虑两个方面的问题，一是如何将档案信息组织成具有完美结构的“档案知识”体系；二是如何提供最适合检索目标的检索词及词序或者检索语句。

4.档案信息编研。档案信息编研就是对档案信息进行知识挖掘。它是信息时代档案管理最为重要的内容，对于决策支持具有重要的现实意义。具体来说就是需要运用多媒体制作技术对文字型、图形图像型、声音型的档案信息进行综合处理，形成图文并茂的电子版档案信息编研成品。

5.档案信息传输。档案信息的传输有很多种途径，网络服务模式是计算机网络发展与档案编研工作相结合的最新途径，也是现代社会研究的热点。具体来说就是将档案信息编研成品通过网络以电子文献的形式提供给决策者，为决策者提供服务。

四、教师业务档案信息化管理的深远意义

1.可以极大地提高档案信息资源的开发效益。计算机网络提供了一条超级通道， 凡是能上网的职能部门和教师均可查阅自己权限内的个人档案信息， 他们可以在较短的时间内查询大量档案信息，提高档案信息的集中利用程度和利用效益。

2.可以显著提高教师的工作效率。借助网络查询档案信息，既可节省时间，也可节约经费，从而可以明显提高工作效率。

3.可以减轻档案馆工作人员的工作压力。利用网络技术传播档案信息，可以相应减少实际到档案馆利用档案的人次，从而相对减轻档案馆在阅览条件、接待人员安排、检索工具建设等方面的压力，便于档案馆工作人员利用更多的精力从事档案信息资源开发工作，为学校决策提供更强有力的信息支持。

4.可以扩大档案信息的综合利用。借助于网络技术使丰富的档案信息资源能及时出现在教师面前，有助于更多的教师了解档案，认识档案，进而实际利用档案，如此将有助于提高全校教职工的档案意识， 扩大档案信息的综合利用。

参考文献：

[1].王 健：《关于档案数字化优化模式的探讨》，《档案学通讯》，2007.1。

[2].薛四新、彭荣、陈永生：《档案信息化应用系统建设》，机械工业出版社，2006。

第15篇

关键词：国土资源档案，数字化建设，对策

 

国土资源档案是国土资源管理部门在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的经过整理归档的文字、图表 、声像 、实物 、电子文件等不同形式和载体的历史记录。随着社会主义市场经济的发展，国土资源管理部门面临着新的形势和要求，如何科学地管理好国有土地，提高国土资源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的国土资源，已成为急需解决的问题。国土资源档案管理工作必须紧跟国家档案信息化建设的步伐，积极加快国土资源档案数字化进程，才能更好地适应经济和社会发展的需要，更好发挥国土资源档案在经济建设和社会各项事业建设中的作用。

一、国土资源档案数字化的涵义及其意义

国土资源档案数字化是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的国土资源档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源的过程。国土资源档案是国家档案的重要组成部分，也是国土资源管理工作不可或缺的有机组成部分，它对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等很多方面都起到了很重要的作用。随着新的土地管理法的正式实施，国土资源管理制度和方式都发生了很大的变化，耕地保护、土地用途管制、国土资源执法、矿产管理等管理职能都得到了增强，基本农田保护、土地开发整理、用地报批、征地实施等各项具体工作都有了新的政策、法规和程序,由此形成的国土资源档案数量也日益增多。

虽然现存的具体国土资源档案多数是以纸张为载体的纸质档案，但随着电子计算机的广泛应用和办公自动化的逐步普及，近年来产生了越来越多的涉及国土资源管理的电子文件和电子档案，从而出现档案的载体从以传统纸质为主，发展到纸质载体、磁性载体、光介质载体和其它各类实物载体多元化并存的局面。如何管好用好这些内容丰富、数量庞大的国土资源档案已成为当前档案管理工作的一个急需解决的问题。目前比较普遍的看法是将传统国土资源档案进行数字化处理，建立电子文件数据库和电子影像档案数据库，并通过信息系统加工和计算机网络传输，实现国土资源档案的合理存储与有效开发利用，实现国土资源档案的社会共享。实践表明，只有通过档案信息化，才能更好地实现信息资源共享，才能有效提高档案信息的利用率，才能更加准确、快捷、方便地提供利用，提高经济效益和社会效益。

二、加速国土资源档案数字化建设的对策

（一）加速传统载体国土资源档案的数字化步伐

传统载体国土资源档案的数字化是实现国土资源档案信息化管理的基础。目前档案数字化的方式主要有数据录入、档案扫描、视频与音频转换、光学字符识别转换等方式。为了加快数字化步伐，国土资源管理部门应该增加经费投入，购置数字化建设必需的设备，为数字化建设提供坚实的物质基础。

实现馆藏档案数字化一般需要分两步进行：第一步是建设档案目录数据库；第二步是档案内容的数字化。

建设档案目录数据库是实现馆藏档案数字化的基础，就是对档案进行主题词、分类号等标引项的录入，形成机读目录。机读目录相对于传统的簿册式、卡片式等手工检索工具来说是一种很大的进步，可以根据利用者的需求，按馆藏档案的主题类别、形成者，形成时间等重要特征分别归类，便于利用者通过计算机快捷、准确地查找到所需的档案。免费论文，对策。

档案摘要，在一定权限范围内实现档案资源的复制、编辑等。

由于馆藏档案往往数量庞大，所以馆藏档案数字化往往需要分步进行。笔者认为，应该认真分析馆藏情况，根据国土资源档案价值和实际利用工作的需要，具体确定馆藏档案内容数字化的范围与内容。应重点考虑以下三个因素：

1、利用因素。首先应选择社会利用面广，使用频率高的档案内容进行数字化，尽快满足社会利用者对这些档案信息的需求。

2、价值因素。可考虑优先将有较高价值的档案信息数字化。免费论文，对策。所谓较高价值：一是指具有长远利用价值的档案信息；二是指具有历史价值和文物价值的珍贵原始资料；三是指具有证据价值和情报价值的档案信息。

3、抢救因素。某些传统介质档案因年代久远或保存环境条件差，致使档案濒临损毁，需尽快实现数字化，使之得到抢救性保护。

4、特色因素。即注重选择本地区、本系统有特色的档案优先进行数字化。在人、财、物力限制较多的情况下尤其要考虑这一因素。一般情况下这些特色档案是其他档案部门所没有的, 它可以体现本档案部门的特色价值。免费论文，对策。

（二）加速国土资源档案数字化的标准建设

标准化是实现档案工作现代化的基础，假如没有统一的标准作为依据，各单位、各部门各自为政、各行其是，必然会出现互不统一，互不协调，互不衔接的混乱状况，其结果必将是难以实现档案信息资源的有效共享。因此，规范统一的数据库形式是档案数字化建设取得成功的生命所在。实施国土资源档案管理工作的标准化就是要科学地制订各项标准，使国土资源档案工作逐步走向规范化。当前，特别要规范数字化加工的过程管理，在扫描、图像处理数据录入、图文编辑等工作流程中，必须严格按照标准进行。国土资源档案往往具有成套性、动态性和综合性的特点，更要强调标准化。为了实现国土资源档案信息数据的有效共享，就必须按照档案数据的有关标准要求，规范制作档案数据。一般档案数据制作起码要做到三个统一：统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言。同时，还要注意数据的准确性、完整性、可靠性和实用性。只有这样，才能为国土资源档案信息资源共享打好坚实的基础。免费论文，对策。

（三）加速国土资源档案信息化人才队伍建设

人才是保证档案信息化建设取得成效并持续发展的关键，因此必须十分重视国土资源档案信息化专门人才的培养，以满足国土资源档案信息化建设的人才需求。免费论文，对策。

档案信息化将使档案部门管理的信息资源的形式特征、工作内容和服务模式都发生很大的变化。免费论文，对策。因此，作为现代国土资源档案管理的人员不但要掌握一般的档案管理的基本知识，国土资源档案管理的专业知识，还要掌握计算机技术应用的基本技能。因为要做好国土资源档案数字化建设和利用工作，档案管理人员就必须掌握较先进的信息处理技术，否则是无法胜任工作的。所以，国土资源档案管理部门一方面要注意吸纳、引进专业人才，另一方面应该加强对在职档案管理人员的培训，提高他们计算机管理、网络技术水平和档案管理系统的运用能力，以利更好地开展国土资源档案管理信息化工作。

参考文献：

[1]彭健.浅谈提高国土资源档案管理水平的对策.浙江国土资源[J].2008（4）

[2]葛学俊.加强国土资源档案管理为经济建设服务.档案与社会[J].2007（1）

[3]陈玲芽.论新时期的国土资源档案管理.科技信息[J].2007（14）

[4]祁丽娜.浅谈交通档案数字化的基本原则和程序.交通科技经济[J].2006（3）