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1 、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2 、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3 、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2 、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3 、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。
4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6 、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件。
7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
三、档案保管制度
1 、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2 、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3 、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4 、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5 、库存档案必须图物相符,帐物相符。
6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
7 、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
8 、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9 、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1 、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2 、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经综合处处长批准。
3 、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4 、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合处长报经理批准。
5 、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
第二条本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定,确定档案保管期限,划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册,按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展,不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,努力开发档案信息资源,为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案,不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动,应按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。
国有企业破产,破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立,档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。
第二条本办法所称煤矿企业安全生产风险抵押金(以下简称风险抵押金),是指煤矿企业以其法人名义将本企业资金专户存储,用于本企业生产安全事故抢险、救灾和善后处理的专项资金。
第三条本办法适用于全省所有煤矿,包括集团公司、矿务局及其他各类煤矿等。
第二章风险抵押金的存储
第四条按照煤矿企业核定的(设计)或者采矿许可证确定的生产能力,风险抵押金按以下标准存储:
(一)省属国有煤炭企业(各集团公司、矿务局),以集团公司(矿务局)为单位,按600万元存储。
(二)省属国有煤炭企业以外的其他各类煤矿企业按以下标准存储:
1.3万吨以下(含3万吨)存储60万元;
2.3万吨以上至9万吨(含9万吨)存储150万元
3.9万吨以上至15万吨(含15万吨)存储250万元;
4.15万吨以上,以300万元为基数,每增加10万吨增加50万元。
风险抵押金达到600万元时不再存储。本办法颁发前,各市有关部门制定的风险抵押金存储标准高于本办法第四条规定标准的,仍按照原标准执行,同时上报省煤管局备案。
第五条风险抵押金按以下规定存储:
(一)风险抵押金由煤矿企业按时足额存储,煤矿企业不得因变更企业法人代表、停产整顿等情况迟(缓)存、少存或不存风险抵押金,也不得以任何形式向职工摊派风险抵
押金;
(二)省属国有煤炭企业风险抵押金实行专户管理,由省煤炭工业管理局会同省财政厅指定的风险抵押金银行(以下简称银行)开设风险抵押金专户,各集团公司(矿务局)在本通知下达后1个月内,将风险抵押金一次性存入银行风险抵押金专尸;
(三)省属国有煤炭企业以外的其他各类煤矿,风险抵押金存储数额由各市煤炭管理部门接本通知后核定下达,并会同财政部门指定银行开设风险抵押金专户,通知各煤矿企业在核定下达后1个月内,将风险抵押金一次性存入银行风险抵押金专户;
(四)对核定存储数额下达1个月后,未能将风险抵押金一次性存入银行抵押金专户的煤矿企业,省、市煤炭管理部门将按照煤矿安全生产有关条例予以处罚。
第三章风险抵押金的使用
第六条风险抵押金的使用范围为:
(一)煤矿企业为处理本企业生产安全事故而直接发生的抢险、救灾费用支出;
(二)煤矿企业为处理本企业生产安全事故善后事宜而直接发生的费用支出。
煤矿企业发生生产安全事故后产生的抢险、救灾及善后处理费用,原则上应由煤矿企业先行支付。确需动用风险抵押金专户资金的,经煤炭管理部门及财政部门批准,方可到银行办理有关手续。
第七条发生下列情形之一的,省、市煤炭管理部门及财政部门可以根据煤矿企业生产安全事故抢险、救灾及善后处理工作需要,将风险抵押金部分或者全部转作事故抢险、救灾和善后处理所需资金:
(一)煤矿企业负责人在生产安全事故发生后逃逸的;
(二)煤矿企业生产安全事故发生后,在规定的时间内未主动承担责任,支付抢险、救灾及善后处理费用的。
第四章风险抵押金的管理
第八条风险抵押金实行分级管理,由省、市煤炭管理部门及财政部门共同负责。各市煤炭管理部门将本市风险抵押金管理方案报省煤炭工业管理局备案。
(一)存储:省属国有煤炭企业到省煤炭工业管理局及省财政厅指定的银行,按照核定的数额办理一次性存储手续;省属国有煤炭企业以外的其他各类煤矿到各市煤炭管理部门及财政部门指定银行,按照核定的数额办理一次性存储手续;
(二)使用:根据风险抵押金的使用范围,省属国有煤炭企业到省银行办理有关支取手续;省属国有煤炭企业以外的其他各类煤矿到市银行办理有关支取手续;
(三)管理:省煤炭工业管理局指定专人负责省属国有煤炭企业风险抵押金的存储、使用;各市煤炭管理部门指定专人负责省属国有煤炭企业以外的其他各类煤矿风险抵押金的存储、使用。
第九条煤矿企业持续生产经营期间,当年未发生生产安全事故、没有动用风险抵押金的,风险抵押金自然结转,下年不再存储。当年发生生产安全事故、动用风险抵押金的,省、市煤炭管理部门及财政部门重新核定煤矿企业应存储的风险抵押金数额,并及时告知煤矿企业,煤矿企业在核定通知送达后1个月内按规定标准将风险抵押金补齐。
第十条煤矿企业生产经营规模如发生较大变化,省、市煤炭管理部门及财政部门于下年度第一季度结束前调整其风险抵押金存储数额,并按照调整后的差额通知煤矿企业补存(退还)风险抵押金。
第十一条煤矿企业依法关闭、破产或者转为其他行业的,由企业提出申请,经省、市煤炭管理部门及财政部门核准后,企业按照国家有关规定自主支配其风险抵押金专户结存资金。
第十二条风险抵押金实际支出时计入煤矿企业成本,在缴纳企业所得税前列支。有关会计核算问题,按照国家统一会计制度处理。
第十三条各市煤炭管理部门应建立定期报告制度,将每季度本地区风险抵押金存储、使用、管理、变化等有关情况报省煤炭工业管理局,省煤炭工业管理局做为对各市煤炭管理部门工作考核的依据。
第十四条风险抵押金应当专款专用,不得挪用。煤炭管理部门、财政部门及其工作人员有挪用风险抵押金等违反本办法及国家有关法律法规行为的,依照国家有关规定进行处理,直至追究刑事责任。
第五章附则
第十五条市煤炭管理部门及财政部门可依据本办法制定具体实施细则。