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事业单位财务内部控制建设存在的不完善之处
通过以上讨论,我们看到财务内部控制的建立与实施对于事业单位的经营与管理具有不可忽视的作用,事业单位在经营机制转换的过程中也逐步的意识到加强自我约束与调节的重要性,财务内部控制在事业单位内部基本建立起来并有所发展,财务秩序和管理效率得到了相应的提高。但是,在肯定事业单位财务内部控制取得良好成果与进步的同时,一些不足和缺陷也随着财务内部控制的推进而逐步的暴露出来,产生了一些消极的影响。
(一)财务内部控制机制存在漏洞。良好财务内部控制的建立以完善的制度体系和措施机制为基础,以明晰的财务内部控制准则和指引为指导,而纵观事业单位的财务内部控制体系,很难说做到了这些。其一,尽管很多单位有关内部控制的制度条例众多,但庞大的外表掩盖不住制度的内涵空洞,有些仅仅是信手拈来的政府内部控制规定的范本,有些在制度的因地制宜改良上依然不够,适用性和科学性不足。其二是财务内部控制机制缺乏完备性,虽然多数的事业单位内部控制都包含了岗位责任、现金管理、票据管理、资产管理、收入支出控制、凭证资料管理及内部监督等方面的内容,但是各个单位对于具体控制项目的规定也繁简不一,而且在对单位人员就责任履行的奖惩规定上往往做不到公平合理。其三是财务内部控制缺乏较为详细的控制目标,对单位财务内部控制的标准要求不清晰,使得单位控制人员及其他人员无法形成自觉的控制意识,降低了有效财务内部控制措施的效果发挥。
(二)财务内部控制缺少有力的基础环境支持。事业单位财务内部控制的开展与实施是以财务会计活动的科学合理为保障的,一些单位的财务会计环境并不能很好的满足财务内部控制的要求。一方面,高效的财务内部控制需要快速准确的信息传递和沟通机制的支持,而先进的财务会计处理信息系统则是实现财务信息传递与沟通的重要桥梁。事业单位虽然信息系统不算落后,但是在信息处理上却存在一些难以逾越的障碍,特别是部门之间的各自为政思想,信息的上传下达及各部门之间的交流存在人为的干扰,使得财务内部控制所需的一些信息不能及时获得而影响控制决策的制定和控制措施的调整。另一方面,财务内部控制的效果充分发挥离不开高素质的人员支持,而事业单位财务会计队伍建设一直是一个未能解决的问题,人员队伍年龄结构的年长化、素质结构偏低化,使得财务会计基础工作问题重重,增加了内控的难度。
(三)财务内部控制执行力不够。财务内部控制关键在于严格的执行,这需要内部约束与限制。首先,责权利的划分从基本权责的角度对事业单位内部人员提出了要求,但是在一些单位中存在责权利的划分不当现象,主要表现就是财务事件的责任归属上无人负责,存在责任的真空。其次,财务预算作为财务内部控制的起点,是事业单位内部控制的执行基础,而在某些单位,一是预算并不能得到重视和贯彻,部门的费用开支依然粗放,二是预算存在可调整的缺陷,使预算失去了控制统领作用,形同虚设。第三,内部控制的监督机制薄弱也是普遍存在的问题,内部审计不严谨,外部审计不及时,难以及时发现事业单位财务内部问题。
(四)风险管理与应对意识不强,措施不到位。多数事业单位还难以摆脱政府依赖性,自我经营的思想不坚强,加之事业单位没有生产风险的顾虑,因而使得很多单位忽视风险的管控,对于风险的识别与评估不充分,应对措施不到位,存在灵活性的缺失。而实际上,事业单位面临的风险是存在的,并且随着参与社会竞争的程度加深,各种风险的联动性也逐渐加强,因此事业单位当前不完善、不系统的风险管理现状是极为危险和极不可取的。
强化事业单位财务内部控制工作的建议
(一)建立健全财务内部控制制度与机制,形成完备的体系。事业单位首要的是从财务内部控制制度着手,完善并改进现有的内部控制与管理体系,不仅仅是建立规范性的制度指引,更重要的是加强制度执行的规范与指导,从实质上形成有力的制度规范与科学约束,要结合事业单位自身的经营实际,采取行之有效的内部控制制度,并建立起财务内部控制制度与其他管理制度的密切联系。其次,事业单位要加强财务内部控制机制的完善,在基本的财务内部控制机制逐步健全的基础上,事业单位要重视对内部控制效果的评价机制的建立,对各环节人员责任及绩效的考核机制的建立,并形成公平公正的奖惩机制。第三,事业单位要明晰财务内部控制的目标与标准,将内部控制目标加以细化,从而强化内部人员的认识,并针对各项内部控制的目标设置科学的控制标准,形成对人员控制活动的规范与尺度。
(二)完善内部基础环境,提供坚实的财务会计基础支持。一方面,事业单位要理顺财务内部信息的传递与沟通体系,以财务管理信息技术条件的不断提高与改进为基础,通过改进事业单位内部上传下达的信息渠道,形成通畅的信息传达环境,并考虑部门之间的信息沟通方式,建立相互沟通财务信息的桥梁,杜绝部门封闭与孤立,以此保证财务内部控制的信息及时索取。另一方面,重视人的作用发挥,采取各种形式的培训与教育逐渐提高现有财务会计人员的素质更新与进步,并增加新鲜人员的引进,促进财务会计队伍知识结构与年龄结构的不断改善。
1.合法性原则,就是指企业必须以国家的法律法规为准绳,在国家的规章制度范围内,制定本企业切实可行的财务内控制度。这是企业建立内控制度体系的基础,在大量的违法违规的企业中,一则是因为不依法办事,更重要的是因为企业财务内控制度本身就脱离了国家的规章制度,任意枉为,最后给国家给企业造成了损失,给社会带来了不良影响。
2.整体性原则,就是指企业的财务内控制度必须充分涉及到企业财务会计工作的各个方面的控制,它既要符合企业的长期规划,又要注重企业的短期目标,还要与企业的其他内控制度相互协调。我们在工作中通常存在着很多局限性或“近视症”,往往就事论事,仅从财务单方面出发考虑问题,结果顾此失彼,与其他内控制度执行相互矛盾,或不受广大干部职工的理解,而造成制度的“名存实亡”,因此,在建立财务内控制度体系时应把握全局,注重企业的整体实施效果。
3.针对性原则,是指内控制度的建立要根据企业的实际情况,针对企业财务会计工作中的薄弱环节,针对企业容易出现错误的细节,制定企业切实有效的内控制度,将各个环节和细节加以有效控制,以提高企的财务会计水平。目前我们很多企业没有一套根据企业实际制定的财务会计制度与规范,从而造成会计工作薄弱,财务管理混乱。
4.一贯性原则,就是指企业的财务内控制度必须具有连续性和一致性,不能朝令夕致,随时变动,否则就无法贯彻执行。我们在制定企业财务内控制度时,要高度重视这一点,要力求制度尽可能连续,保证会计工作的严肃性。
5.适应性原则,指企业财务内控制度应根据企业变化了的情况及财务会计专业的发展及社会发展状况及时补充企业的财务内控制度。适应性可分为两个方面,一方面是对外部的适应性,另一方面是对企业内部的适应。外部适应性是指企业的财务内控制度要适应国家的宏观经济发展,产业的发展和对企业竞争对手机制的适应。而内部适应性是指要适应企业本身的战略规划、发展规模和企业的现状。企业要把握这两个方面,制定适时适用的财务内控制度,并将企业财务会计水平向更高、更好的方向发展。
6.经济性原则,是指企业的财务内控制度的建立要考虑成本效益原则,就是说在运用过程中,从经济角度看必须是合理的。一项制度的制定是为控制企业的某些环节、关键点,并最终落实到提高企业管理水平及增加效益上,若违背了这个观点,就变得得不偿失。
7.适用性原则,是指企业财务内控制度应便于各部门、各职工实际运用,也就是说企业财务控制度的操作性要强,要切实可行。这是制定财务内控制度的一个关键点。企业内控制度的适应性可概括为“内容规范、易于理解、便于操作,灵活调整”。
8.发展性原则,制定企业财务内控制度要充分考虑宏观政策和企业的发展,密切洞察竞争者的动向,制定出具有发展性或未来着眼点的规章制度。企业财务内控制度是企业的一项重要制度,它能促进企业财务会计水平的提高,为此,我们要具有战略的高度把它引向更完备的发展方向。
内控体系的目标
企业财务内控制度是为企业的经营目标服务的,我们制定财务内控制度体系必须达到以下五个目标:1保证业务活动按照适当的授权进行。2保证所有交易事项以正确的金额,在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,使财务会计报告的编制符合有关财务会计制度和会计准则的要求。3保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权。4保证账面资产和实存资产定期核对相符。5保证财务会计监督的及时性和准确性。
内控体系控制的要点
企业的财务内控制度要达到服务于企业经营目标,要达到对经营活动的控制,必须使财务内控制度对每个环节进行控制,控制好各个要点。实行企业财务内部控制要实现以下要点:1.明确管理职责、纵向与横向的监督关系;2.职责分工,权利分割,相互制约;3.交易授权,建立恰当的审批手续;4.设计并使用适当的凭证和记录;5.资产接触与记录使用的授权;6.资产和记录的保管制度;7.独立稽核,例行的复核与自动的查对;8.制订和执行恰当的会计方法和程序;9.工作轮换;10.独立检查,包括外部和内部审计等。
内控体系框架
在国家有关法律法规的指导下,在解决了企业财务内控制度体系建立的前提下,按照企业内控制度建立的原则、目标、要点的要求,企业应建立起本单位的完备的财务内控制度体系。我认为企业财务内控制度体系应包括以下七个方面的基本财务会计控制制度:
1.可靠的凭证制度;2.完整的簿记制度;3.严格的核对制度;4.合理的会计政策和会计程序;5.科学的预算制度;6.定期的资产盘点制度;7.适时适用的监督考核制。
具体地讲,财务内控制度体系框架可分为以下五个方面:
(一)原则性的财务、会计制度
1.会计核算制度:
(1)会计核算的体制;(2)主要会计政策;(3)会计科目名称和编号;(4)会计科目使用说明;(5)会计报表种类及其格式;(6)会计报表编制说明(附注)。
2.财务管理制度:
(1)企业内部财务管理体制;(2)货币资金管理;(3)往来结算管理;(4)存货管理;(5)短期、长期投资管理;(6)固定资产管理;(7)在建工程管理;(8)无形资产、递延资产管理;(9)其他资产管理;(10)销售收入管理;(11)成本费用管理;(12)盈利及分配管理;(13)财务会计报告与财务评价管理。
(二)综合性管理制度
1.账务处理程序制度(对会计核算基本流程,有关会计事项处理的必需手续以及具体操作规范作出规定);2.财务预算管理制度;3.会计稽核制度;4.内部牵制制度(根据需要,对会计核算中需强调的内部牵制、制约程序作出集中的规定);5.财产清查制度;6.财务分析制度;7.会计档案管理办法;8.会计电算化管理办法;9.对子(分)公司等所属单位的财务会计管理办法。
(三)财务收支审批报告制度
1.财务收支审批管理办法;2.重大资本性支出审批与授权审批制度;3.重大费用支出审批与授权审批制度;4.财务重大事项报告制度。
(四)财务机构与人员管理制度
1.财务管理分级负责制;2.会计核算组织形式;3.会计人员岗位责任制;4.内部会计人员管理办法(含会计工作岗位轮换管理办法、会计人员委派管理办法等);5.对违反财经纪律及企业财会规章制度事项的处罚规定。
我国于2009年7月1日起在全国上市公司范围内实施了《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》等一系列规范性文件,但对于大多数中小企业来说,尚未建立一套健全的企业内部控制机制。物业管理行业作为一个新兴的行业,在制度建设方面,现行的物业财务管理法律规范主要有:《城市新建住宅小区物业管理服务收费暂行办法》、《物业企业财务管理规范》、《住宅共用部位共同设施设备维修基金管理办法》等行业规范。从制度上看物业管理行业内部没有形成完善的财务内部控制制度,企业内部也没有形成有效的内控制度体系。
在这样不完善的内部控制体系下的物业企业,规模比较小,业务活动涉及的资金量比较少,使得许多管理人员认为没有必要花费大量人力、物力、财力设立专门的财务内部控制机构,建立专门的内部控制制度。而事实上,有效的物业财务内部控制制度是企业各项活动更加有效、有序进行的基础。这个行业的业务资金量虽小,但业务活动比较复杂,因此,有必要建立完善的物业企业财务内部控制制度。企业缺乏合理的预算模式。企业财务预算是指导企业资产合理使用的重要环节,预算编制的合理与否会直接影响到企业财务内部控制的效果。[4]我国目前大多数的物业管理企业规模比较小,在企业内部没有建立合理的预算组织结构与预算体系。虽然有些企业建立了财务预算机制,但企业预算管理缺乏一定的规范性,具体编制预算时,仍然存在着很多问题。大多数企业由于没有对预算进行合理的评价与分析,在预算的执行过程中企业对资金的使用效率没有明显的提高,企业预算内容与结果的真实性也有所降低。
第一,建立与完善物业企业财务内部控制制度。针对目前物业企业财务内部控制存在的问题,国家相关部门应依据现有的法律法规及地方出台的相关政策,着眼行业健康可持续发展,建立相应的行业标准;各物业企业应依国家规定,结合行业特点,建立适合自身特点的财务内部控制体系使物业企业财务内部控制有制度可依。同时,企业应建立与之相应的,适合企业特点的财务内部控制组织机构,确保内部控制制度的落实,并使内部控制制度与企业财务管理的其他环节有机结合,及时发现并解决企业存在的问题。
第二,提高物业企业管理人员财务内部控制意识。企业的管理人员是企业的中坚力量,管理人员的素质直接影响到企业的长远发展,企业财务管理作为企业管理的重要内容关系到企业的各个环节,因此企业管理层应不断提高自身素质,接受并运用新的财务管理理念。企业的财务人员是执行财务内部控制的重要人员,由于其特殊身份及责任,企业应注重对专业技术队伍培养,加强其继续教育与培训,使他们具备建立企业财务内部控制机制,实施企业内部控制制度的素质,并具备在实践中不断总结与创新的能力。
第三,建立适合物业管理企业的财务预算体系。物业管理企业财务预算是指物业管理企业在预测、决策的基础上,以数量和金额的形式反映企业未来一定时期内经营、投资、财务等活动的具体计划,为实现企业目标对各种资源和企业活动的详细安排。全面合理的财务预算是财务内部控制中目标管理的有效手段。它不仅仅是一种单纯的管理方法,也是一种具有战略性的,全员参与的管理机制。企业通过实施财务预算可以实现三个目的:首先企业通过实施预算可以将预算指标与实际指标进行对比,及时发现企业在运营中的问题,采取相应的措施,使企业达到预算目标;其次财务预算可以使企业对各个部门进行统筹安排,各个部门之间的关系更加协调;同时预算可以作为企业业绩考核的标准,预算的执行情况最终可以成为企业对各个部门与责任人考核的依据。[5]
目前,我国企业在内部投资管理中的主动性和积极性是不高的,企业还缺乏科学合理的内部投资管理政策,因此在进行内部项目评定的时候是不利的,而且企业也没有采取有效的管理措施、没有找到有效的管理方法进行企业内部投资管理,增大了企业内部的投资风险。另外,企业没有积极主动的进行财务预算和财务审计,企业的内部监管力度是非常弱的,所获取的财务信息也是不准确的,因此降低了内部风险的控制能力,无法对企业内部环境进行优化。
二、企业财务内控管理的优化措施
(一)加大资金管理力度,强化内部采购工作
要想保证企业的长期稳定发展,必须加大资金管理力度,要保证企业内部资金充足性,加大资金存量,保持企业内部收支平衡,便于各种业务的正常开展,因此,要在保证企业内部资金存量充足性的基础上避免闲置资金无法增值等问题出现,提高企业的潜在效益。企业要建立健全内部资金管理制度,规范企业内部资金收支活动,加大企业内部存款和现金等管理力度,相关人员要定期进行现金盘点,一旦发现账面和实际资金量不等同的问题,就要及时找到原因,严厉处罚相关责任人。另外,还要制定科学合理的物资采购方案,及时填写物资采购单,做好合同保管工作,避免不必要损失。
(二)优化企业财务内控管理环境
在企业财务内控管理中,只有优化企业财务内控管理环境,为管理人员创造出良好的工作环境,才能提高内控管理人员的工作积极性。企业的内控管理环境主要包括企业的经营管理、企业的权利管理和企业的组织管理等,要想增强管理人员的内控信念,提高管理人员的综合素质,促进企业的长期稳定发展,必须强化企业的财务内控管理环境。
(三)增强内部财务审计
在企业内部经营中,只有增强内部财务审计,才能有效落实企业财务内控管理工作。企业内部审计人员要做好审计和监督工作,要不断完善企业内部的财务审计制度,审计人员要根据企业内部的实际情况制定审计计划,企业要建立起完善的内部审计机制,提高企业审计机构的独立性,要规范内部审计的工作流程,只有这样,才能实现企业内部经营活动规范化。
(四)降低企业财务内控管理风险
在企业财务内控管理当中,外部投资控制和管理也是非常重要的,因此在外部投资控制和管理当中要严格按照安全管理原则、互利原则和合法性原则进行管理,要防止外部资金流失,降低管理风险。在外部投资之前要详细了解对应方的信誉度和经济运营情况,调查结束之后要制定出调查报告,让企业董事会讨论分析对应投资方的实际情况,确定是否应当投资。要聘请一些专业风险评估人员仔细分析该投资的具体内容,评估投资风险,要在审议结束之后发表意见,降低企业外部投资风险。企业要注意观察核查投资内容,一旦发现问题,制定出异常报告交给董事会,要把那些有潜在风险的资料整理好,认真核对各项投资信息。在签订投资合同的时候,要检查合同审批和签订程序的合法性,在确定投资之后,要认真调研对应方的财务状况,制定出最新的财务报告,评估出对应方的债务偿还能力。
三、结束语
1.1财务内控管理完善财务管理制度
科学的财务管理制度是进行财务管理的基础,没有好的制度,财务管理效果将大大被削弱[4]。俗话说“:无规矩不成方圆”,很多事物都需要规范化的制度来管控,才能向好的方向发展,财务内控管理通过财务会计手段,保障了企业资金及资产安全,为企业正常运营护航,完善了企业财务制度,优化了企业财务状况[5]。
1.2使财务信息更精准
电力企业由于投资规模大,企业资本密集,用户群体广泛,有着大量的财务数据,而财务数据信息的真实性和准确性对企业财务管理有着重要意义。加强企业财务内控管理,优化了企业财务管理,完善了企业财务管理制度,强化了财务信息管控,保障了财务信息的准确性和真实性,规范了企业财务管理秩序。
1.3协调了财务管理机制
电力企业在日常的经营管理中有很多的部门在同时运作,每一个部门的工作内容中都涉及与财务部门的协调工作,但是目前电力企业在财务管理机制上存在漏洞,导致了各部门间工作并不协调,大大降低了财务管理效率,阻碍了电力企业扩张及发展进程,财务内控管理则通过一系列的财务会计手段及管控机制,使企业部门间工作相互结合协调,整体提高了企业市场竞争力[6]。
1.4有利于财务风险控制
通过调查分析,对众多电力企业的财务风险等级做出评估,评估结果普遍都处于不及格状态,多数供电企业财务风险等级为“高”,高风险不代表高回报,这种财务风险状态将给电力企业的正常运营造成后患。想要改善企业状况,使企业得到进一步发展,财务内控管理创新必不可少,财务内控管理将实现财务细化管理,有效地帮助企业规避财务风险[7]。
2电力企业财务内控管理现状及问题
2.1理论不成熟、重视度不够
电力企业领导对财务内控管理并不十分了解,所以重视度不够。领导作为企业的掌舵人,关系着整个企业的发展和命运,电力企业领导对财务内控管理的执行与实施重视程度,直接关系着企业财务内控管理实施质量及实施力度。另外,由于我国财务内控管理理论还处于起步阶段,核心理论多借鉴发达国家,所以理论知识上还不够成熟,并且缺少结合我国企业运营状况的实用型理论,经过调查发现财务内控管理在我国企业中缺少适用性,这些因素都给企业财务内控管理实施造成了阻碍[8]。
2.2财务内控管理实施时易忽略财务风险控制
目前众电力企业为了扩张企业规模,进行大量的投资,这是电力企业资金周转不灵的主要原因,并且有的投资项目盈利效果并不理想,不仅仅无法获得利润,更给企业造成了经济损失。企业本身想要扩张规模是好事,但是投资是一把双刃剑,因为在投资过程中存在着很多的影响因素,如果不经过科学的分析及考察,很容易造成投资失败。电力企业的大规模扩张及投资,虽然加速了电力行业发展速度,但是这些项目都相应伴随着投资风险,将可能出现投资报酬率低,导致企业疲于偿还利息的现象,给企业带来了财务风险,而财务风险又给企业的运营及发展带来了不利影响。很多电力企业展开财务内控管理时往往只注重现有资金流控制,忽视财务风险控制,这种做法导致企业在经营中风险时有发作,非常不利于电力企业健康发展[9]。
2.3财务内控管理效果不明显
由于没有相关理论知识的指导,很多企业在展开财务内控管理工作时,往往都缺少相应的财务内控管理系统和机制,导致财务内控管理缺乏针对性,并且应用度也不高,财务内控管理功能并没有得到很好的发挥。另外,企业各个部门间的配合度也影响着财务内控管理效果,最终导致了很多电力企业实施的财务内控管理效果并不理想等问题。
2.4缺少信息化配合
随着科学的发展进步,全球已经进入了一个信息化时代,信息化将整个世界连接了起来,实现了信息资源共享,并且很多企业已经把信息化融入到企业经营中,实现了无纸化办公及自动化办公。在信息化的财务管理中可以实现实时收集、分析和管理及精密的计算,大大地优化了财务管理水平,有效地降低了财务管理风险。但是目前很多电力企业在经营中不注重信息化建设,在展开财务内控管理时没有将信息化应用融入进来,大大降低了财务内控管理效率及质量。
3电力企业财务内控管理创新模式的思路
3.1加强财务内控管理工作流畅度,完善财务内控管理模式
企业想要将财务内控管理工作有效地进行下去,而不是只做表面功夫,那就必须制定完善的财务内控管理机制,保障财务内控管理的流畅度及有效性,不做无用功。此外,必须对财务内控管理工作进行管控,制定相关管控制度,以此来确保财务内控管理的实施力度。最后,必须完善财务内控管理模式,加强财务内控管理的协调能力,将财务细化管理,使财务内控管理的资金管理功能、项目运行功能、利润管理功能、支出管控功能及财务分析功能得以实现。这将直接使电力企业财务内控工作展开得到优化,使整个实施过程更流畅、更协调、更有力、更有效、更高效,最终直接提高了企业财务管理水平。
3.2加强财务内控管理风险规避功能,降低财务风险带来的危害
财务风险可以说是电力企业日常运营及生产中的最大隐患,重大的财务风险直接影响企业命运,所以企业必须加强财务内控管理中的风险控制及规避机制,使电力企业可以处在良性运作中。可以说,财务管理的核心工作就是控制财务风险,财务内控管理的实施有效地达到了财务风险控制目的,提升了企业市场竞争力,提高了企业财务管理质量。电力企业自身也应该加强对财务风险控制的重视,建立科学的预防及分析机制,并对大规模的投资和运作都应该进行预警,分析风险因素,实现科学投资、合理运作、持续发展。
3.3构建信息化交流平台
新时代的到来,信息化应用到现代办公及企业运营生产中已经成为一种不可逆转的必然趋势,电力企业如果想要在这个新时代的市场竞争背景下占有一席之地,必须加强信息化建设。信息化的应用不仅仅提高了工作效率,实现了无纸化办公,还促进了电力企业的管理协调工作。信息化交流平台的建立强化了电力企业与每一个营业厅的财务沟通,实现了财务精准对流,避免了信息失真现象,提高了企业财务管理能力,并且在信息化交流平台的协调功能下,更有利于财务内控管理工作的实施,提高了企业财务内控管理质量和效率。
4结语
对于企业而言,内部控制工作属于全面管理的有机组成部分,是市场化环境下企业实现全面发展的有效渠道,开展内部控制能够帮助企业快速实现经营目标,保障企业内部资产的完整性与真实性,为企业其他经营活动的开展奠定好坚实的基础。在开展内部控制工作时,企业管理人员需要采用相关的自我调整、评价与控制手段,从细节而言,内部控制工作不仅包括管理人员指挥企业经营活动的各项内容,也包括具体的审核、核算工作,还要对企业的经营活动进行科学有效的预测、分析与评价。企业的财务风险即企业在开展资金筹集、回收与分配利益时遇到的各种风险,企业财务目标不同,面临的财务风险也有着一定的差异,情况严重时,企业的财务风险甚至会制约企业的生存与发展。可以看出,财务风险与企业的经营有着密切的关系,也是存在在企业采购、管理、生产各个环节的,为了实现企业的良性发展,必须要控制好财务风险。
2企业财务风险与内控管理的现状分析
2.1制度的建筑不规范
在各种因素的影响下,很多企业都未建立起完善的内控制度,他们多将经济利益的实现作为企业经营的主要目标,未深刻地意识到自身经营管理存在的风险,也未对相关的风险进行科学有效的评估。由于企业内控制度不足,必然会影响企业内部的组织架构,在该种因素的影响之下,很多管理人员也未意识到内控制度的重要作用,没有根据企业的经营情况制定好完善的规章制度与奖惩机制,这就导致仅有的内控制度形同虚设,给企业的经营带来更大的风险。综上所述,企业内控制度的不完善给企业带来严重的影响。
2.2管理人员缺乏风险意识
很多企业的管理人员都没有意识到风险问题,将主要的注意力放置在经济效益的提升上,未意识到科学管理对企业的积极影响,只有在应对上级检查时才会临时开展内控工作,这些错误的认识与做法都影响着企业内控的正常开始。而很多管理人员也没有认识到财务风险对于企业的不良影响,未制定好完善的风险防范机制,这就很容易出现错误判断的问题,给企业带来重大损失。
2.3没有完善的监督机制
部分企业虽然建立了规章制度,但是却没有进行有效的监督与落实,形同虚设,导致制度在执行过程中受到各种不良的影响,这就会进一步增加企业的经营压力。除此之外,一些管理人员没有针对财务内控体系制定好完善的监督机制,导致监督工作的情况难以达到理想化的效果,内部审查功能与监督功能未得到有效的发挥。
3做好企业内部财务风险管理与内控工作的措施
3.1为企业的发展塑造出良好的环境
控制环境直接影响着企业内部财务风险的防范效果,在企业内部控制体系中起的作用也是不言而喻的,为此,就需要根据企业的具体情况打造出与企业风险防范与内部控制环境相关的体系。为此,企业管理人员需要站在一定的角度上,提升自己对于企业内部控制和财务风险防范的认识,根据企业的经营要求制定好完善的管理制度和考察机制,让企业内部控制工作与财务风险的防控可以在相应的制度监督下进行。此外,还要制定好完善的奖惩措施,激发出员工工作的积极性与主动性,塑造出一种互帮互助、积极向上的企业文化,加强对员工的教育与培训,让内控意识可以渗透到每一个员工心中。同时,企业在编制预算方案、签订合同以及进行各项决策时,要加强群众监督,做好集体决策,提升员工的主人翁意识。
3.2做好信息监督与沟通工作
为了防范企业面临的财务风险,就需要充分地将各个部门的监督效用发挥出来,保障风险防范的有效性,同时,还要根据具体的情况来调整监督机制。在防范财务风险时,要做好信息沟通工作,提升信息沟通的有效性与真实性,在整体的管理过程中,要保障信息传输渠道的畅通性,将风险转移到决策部门和管理部门中,让他们可以在第一时间做出反应。
3.3建立起科学的评价考核机制
部分企业都缺乏完善的财务评价考核机制,没有独立的工作部门,往往由财务部门的工作人员来开展内控管理工作,实质上,该种模式是存在很多弊端的,财务工作人员不仅是内控工作的执行者,又是检查者与评价者,这必然是难以起到理想的内控效用的。为了提升监督工作的有效性,对于企业的内控工作,需要由第三方进行检查与评估,只有这样才能够保障检查与评价工作的独立性与客观性,只有这样才能够有效降低企业的财务风险。
3.4做好企业的财务预算管理工作
财务预算是建立在决策与预测工作的基础上,围绕企业经营目标对企业资金进行的科学安排,为了做好企业的财务预算管理工作,可以采取如下的措施:
3.4.1完善企业内部的财务预算管理组织
企业管理人员需要负责内部财务预算管理工程,并根据企业的规模成立好专门的财务预算管理委员会,负责财务预算政策、目标、管理办法的制定以及财务预算的下达,帮助企业更好地完成财务预算工作。
3.4.2科学地制定财务预算目标
企业管理人员还要根据企业的整体发展战略,严格遵照“逐级汇总”与“上下结合”的原则来编制出科学的财务预算目标,将预算目标分摊到每个部门之中,与自身的特点和执行条件有机结合制定出完善的财务预算方案,如果发现问题需要及时地提出意见并及时修正,保障预算工作的执行成效。
3.5建立起完善的财务控制机制
企业还需要在适度集权基础上针对各个部门的经济责任划分出不同的经济主体,加强对成本控制、投资决策等问题的分析和研究,应用现代化信息技术对企业流程进行全面的管理,让内部有限的资源可以得到更加充分的利用,在降低企业经营风险的前提条件下提升企业的经济效益与社会效益。
4结语
摘要:当前,从企业风险管理的角度,研究企业财务风险的控制问题,对于推进我国现代企业制度的建立和完善,保障企业更好的生存与发展,从而促进我国国民经济的健康、可持续发展,具有明显现实意义和一定的学术价值。本文选择湖北联通公司作为研究对象,先从财务指标的角度评价该公司的财务风险,得出该公司具有很大财务风险的结论,接着针对该公司的财务风险控制进行深入研究,以便降低财务风险。认为湖北联通公司存在财务管理系统不能适应复杂多变的宏观环境、财务管理人员缺乏风险意识、财务决策缺乏科学性和财务关系欠清晰等问题。最后对湖北联通公司财务风险控制的有关问题提出了建议。主要综合考虑了湖北联通公司内部控制制度、业绩考评和奖励制度以及具体的财务风险管理措施等因素,从建立健全内部财务控制制度、建立内部业绩考评和奖励制度、加强湖北联通财务风险的管理措施建议。
关键词:财务风险;风险控制;内部控制
一、风险及财务风险介绍
(一)风险及财务风险的含义
1、风险的内涵及特征
企业经营总是有风险的,现代企业在市场经济的环境下组织生产经营活动要承受各种各样的风险。一般说来,风险是指一定条件下和一定时期内可能发生的各种结果的变动程度。
风险的特征包括风险存在的客观性、风险存在的普遍性、具体风险发生的偶然性、大量风险发生的必然性。
第一,风险存在的客观性指自从人类诞生以来,风险就伴随着人类的一切活动,但又是独立于人类的意识之外的客观存在,不以人的意志而转移。人们在风险面前,只可能在一定程度上改变风险的存在和发生的条件,降低风险发生的频率和损失程度,而不能根治、消除风险。
第二,风险存在的普遍性指风险无时不在,无处不有。
第三,风险作为一种现象,其存在是客观的、确定的,然而具体到某一事件,风险是否发生以及程度强弱又是不确定的。这是由于任何风险的发生都是各种因素综合作用的结果,而每一因素的作用时间、方向、强度以及各种因素的作用顺序等必须都达到一定的条件才能引发风险。而这些因素在风险发生之前,相互却无任何联系,许多因素出现的本身就是偶然的。就个别风险来看,其发生是偶然的、无序的、杂乱无章的,然而,对大量发生的同一风险进行观测,明显地呈现出一定的规律,可以利用数理统计方法进行准确的描述,从而使人们能准确把握大量相互独立的风险运行规律。
2、财务风险的内涵
企业财务风险是一种微观的经济风险,是企业财务活动未来实际结果偏离预期结果的可能性。一个企业财务活动的组织和管理业绩如何,必然会体现在该企业经营资金运动的状况和结果上,表现为财务状况的好坏和财务成果的大小。因此,企业财务风险包括财务成果的风险和财务状况的风险。财务成果即收益;财务状况即企业的偿债、营运、获利等能力。从偏离的趋势看,出现偏差的结果只有两种,即财务成果的增加或减少,财务状况的变好或变坏。
(二)财务风险的分类及特征
1、财务风险的分类
从企业财务活动各个环节来看,企业财务风险可分为筹资风险、投资风险、资金使用过程的风险、资金收回的风险、资金成本的风险及利润分配的风险。
从企业财务风险能否分散考察其外延,财务风险可分为不可分散风险和可分散风险。
从企业财务风险的可控性,可以分为可控财务风险和不可控财务风险。
2、财务风险的特征
第一,客观性。风险的客观性对财务风险的研究是重要的,我们研究财务风险,目的是控制财务风险,减少财务损失,同时我们也必须认识到完全消除财务风险是不可能的。
第二,不确定性。风险作为一种现象,其存在是客观的、确定的,然而具体到某一事件,风险是否发生以及程度强弱又是不确定的。从风险的不确定性可以得出风险的可控制性,由于具体风险的发生和程度受有限因素的影响,如果对具体风险的相关因素充分了解并有效控制,则可以控制具体风险的发生和程度。影响企业财务风险的因素总的来说是有限的,虽然其中部分因素(如企业外部因素)难以控制,但另一部分因素(如企业内部因素)对于企业来说是可能控制的。
第三,损失性。由于各种因素的作用和各种条件限制,财务风险影响企业生产经营活动的连续性、经济效益的稳定性和企业生存的安全性,最终威胁企业的收益。
第四,系统性。财务风险贯穿于企业财务活动的全过程,并体现在各种财务关系上,是财务系统各种矛盾的整体反映。
第五,进步性。风险与竞争是一对孪生兄弟。各个生产和经营者在市场竞争中,为交换而生产的商品必须转化为货币,并通过购、产、销不断的生产和再生产,然而,在竞争中,商品转化为货币的过程是不平坦的。各个生产经营者除了要到处争取市场,还要改进生产技术、加强经营管理、财务风险管理,否则就可能被市场淘汰。承认和承担财务风险把企业推向背水一战的境地,必然使企业为一个共同的目标,尽力改善财务风险管理,增强竞争能力。
二、湖北联通公司财务风险现状分析及存在的问题
(一)湖北联通公司财务风险现状分析
根据湖北联通公司近几年的财务报表特别是2005年的年报资料,从基本的财务比例和现金流量两个方面对湖北联通公司的2005度财务状况进行分析。
1、湖北联通公司财务比率分析
财务报表中有大量的数据,可以根据需要计算出很多有意义的比例,这些比率涉及到企业经营管理的各个方面。本文主要选偿债能力和流动性进行分析。
(1)偿债能力指标
偿债能力的财务比率有流动比率、速动比率、现金流动负债比、股东权益比、流动负债率和负债权益比。湖北联通公司近期偿债能力指标如表1:
年度2006.32005.122005.92005.62005.3
流动比率0.960.951.021.021.06
速动比率0.600.580.680.720.70
现金流动比率3.5610.9815.196.884.68
股东权益比24.6124.6725.8425.9829.74
流动负债比99.0498.9594.7594.1790.64
负债权益比295.07293.37276.56274.09228.00
资料来源:湖北联通公司公司年报
第一,流动比率分析。流动比率可以反映短期偿债能力。企业能否偿还短期债务,要看有多少短期债务,以及有多少可变现偿债的流动资产。流动资产越多,短期债务越少,则偿债能力越强。如果用流动资产偿还全部流动负债,企业剩余的是营运资金,营运资金越多,说明不能偿还短期债务的风险越小。
一般认为,企业合理的最低流动比率是2。这是因为流动资产中变现能力最差的存货金额约占流动资产总额的一半,剩下的流动性较大的流动资产至少要等于流动负债,企业的短期偿债能才会有保证。2005年年报显示,ABC的流动比率为0.95<2,偏低。
第二,速动比率分析。企业在不希望用变卖存货的办法还债,把存货从流动资产总额中减去而计算出的速动比率反映的短期偿债能力更可信。通常认为正常的速动比率为1,2005年年报显示,湖北联通公司的速动比率为0.58<1,偏低。
第三,现金流动负债比(%)分析。2005年年报显示,湖北联通公司的现金流动负债比为10.98%,同行业平均现金流动负债比为84.23%,湖北联通公司明显偏低。
第四,股东权益比(%)分析。2005年年报显示,湖北联通公司的股东权益比为24.67%,可看出该比率偏低。
第五,流动负债率(%)。2005年年报显示,湖北联通公司的流动负债率为98.95%,可看出该比率严重偏高。
第六,负债权益比(%)。2005年年报显示,湖北联通公司的负债权益比为293.37%,可看出该比率严重偏高。
(2)流动性分析
第一,流入结构分析。流入结构分析分为总流入结构和三项活动(经营、投资、筹资)流入的内部结构分析。湖北联通公司的总流入中经营流入占62.57%,是其主要来源;筹资流入占37.06%,占有重要地位;投资流入占0.37%,明显偏低。经营活动流入中销售收入占了94.47%,比较正常;收到的税费返还也占到了5.44%。投资活动的流入中,股利占67.85%,比较正常;投资收回和处置固定资产占32.15%。
第二,流出结构分析。流出结构分析分为总流出结构和三项活动流出的内部结构分析。湖北联通公司的总流初中经营流出占57.89%,投资流出占3.72%,筹资流出占38.36%。可以看出公司现金流出中偿还债务很大的比重。
经营活动流出中,购买商品和劳务占84.42%,支付给职工以及为职工支付的占5.67%,税费及其他9.91%。投资活动的流出中,构建固定资产占90.17%,权益性投资所制服的现金占9.83%。筹资活动中偿还债务占97.35%,支付利息占2.65%。
第三,流入流出比分析。经营活动流入流出比为1.1,表明企业1元的流出可换回1.1元现金。此比值越大越好。
投资活动流入流出比为0.1,表明公司处在扩张时期。发展时期此比值小,而衰退或缺少投资机会时该比值大。
筹资活动流入流出比为0.98,表明企业基本处于借新债还旧债的平衡时期。
(二)湖北联通公司财务风险中存在的问题
1、财务管理系统不能适应复杂多变的宏观环境
湖北联通公司财务管理宏观环境的复杂多变是企业产生财务风险的外部原因,财务管理的宏观环境包括经济环境、法律环境、市场环境、社会文化环境、资源环境等因素。这些因素存在于企业之外,但对企业的财务管理产生重大的影响。宏观环境的变化对企业来说是难以准确预见和无法改变的。宏观环境的不利变化必然给企业带来财务风险。例如漫游费的下调使得无法实现预期的财务收益。财务管理的环境具有复杂性和多变性,外部环境的变化可能会给企业带来某种机会,也可能使企业面临更大威胁。财务管理系统如果不能适应复杂多变的外部环境,必然会给企业的理财带来困难。湖北联通公司目前建立的财务管理体系,由于机构设置不尽合理,管理人员素质不高,财务管理规章制度不够健全,管理基础工作不够完善等原因,导致企业财务管理系统缺乏对外部环境变化的适应能力和应变能力。具体表现在对外部环境不利变化不能进行科学的预见,反应滞后,措施不力,由此产生财务风险。
2、财务管理人员缺乏风险意识
财务风险是客观存在的,只要有财务活动,就必然存在着财务风险。在现实工作中,湖北联通公司的财务管理人员缺乏风险意识,认为只要管理好、用好资金,就不会产生财务风险。风险意识的淡薄是财务风险产生的重要原因之一。
3、财务决策缺乏科学性
财务决策失误是产生财务风险的又一重要原因。避免财务决策失误的前提是财务决策的科学性。目前,湖北联通公司的财务决策普遍存在着经验决策及主观决策现象,由此产生的决策失误经常发生,从而产生财务风险。
4、企业内部财务关系欠清晰
内部财务关系混乱是湖北联通公司产生财务风险的又一原因,企业与内部各部门之间及内部各公司之间,在资金管理及使用、利益分配等方面存在权责不明、管理混乱的现象、造成资金使用效率低下,资金流失严重,资金的安全性、完整性无法得到保障。
三、完善湖北联通公司财务风险控制与财务管理制度健全的建议
(一)建立健全湖北联通公司内部财务控制制度
健全的财务控制制度本身就消除了一部分财务风险发生的可能性,它一般来说包括全面预算管理制度、财务信息报告制度、财务结算中心和财务总监委派制度。
第一,建立全面预算管理制度。湖北联通公司的预算考核主要包括如下内容,一是预算编报质量和上报的及时性,对预算编报不合格,上报不及时的企业要按照有关规定进行处罚;二是严格考核预算执行过程,在预算执行过程中,各项支出都必须纳入预算管理,对先办事后预算等违反预算管理规定的行为,要对有关企业和责任人进行必要的批评和处罚;三是将预算执行结果与考核兑现挂钩;四是对预算执行结果进行考核,对完成预算好的企业和个人要进行表彰和奖励,对完不成预算的企业和个人提出批评和处罚意见。
全面预算管理采用事先预算、事中监控、事后分析的方法,实现了总部对分支机构及子公司整个生产经营活动的动态管理,具有较强的可操作性。
第二,完善财务信息报告制度。湖北联通公司在建立财务信息报告制度,应当从信息报告质量评价入手,并在企业内部建立起一套控制严格、高质量、高效率的信息传递与处理系统。在财务信息质量上应根据各子公司自身情况,并结合财务信息的有用性和重要性这两个墓本特征,制定出各自的财务信息、质量标准。同时,公司应本着既能满足对财务信息质量监控的需要,又能节约管理成本,提高效率的宗旨,对核心主导业务财务信息采用绝对性报告标准,即内容翔实,而且有详尽的因果分析和前瞻性影响预期;对相关非主导业务财务信息采用绝对性报告标准与限制性报告标准相结合的方式,即仅仅对一些重要的财务信息项目采用绝对性报告标准,其余的则采用限制性报告标准,即遵循成本效益原则,只需达到规定的重要水平即可;对于相关业务财务信息,基本上采用限制性报告标准。
第三,建立与完善财务结算中心。财务管理的核心是管理资金的整个运动过程。湖北联通公司涉及业务范围、投资数额大、接触金融机构多。资金管理的集中、统一高效是企业追求的目标。财务结算中心在公司的发展中可起到如下重要作用:①通过财务结算中心的有效运作,可实现公司内部资金的有效配置,最大限度地提高资金使用效率,从而降低公司的资金成本;②由于财务结算中心将公司内分散的资金结算业务集中起来,可以有效地增强公司在银行的融资能力,同时还可以降低融资成本和费用。③通过财务结算中心、公司可以对子公司的资金营运和业务进行适当的监控和管理。
企业财务结算中心使各子公司的资金收付都通过该结算中心办理,该结算中心对各子公司进出资金的合规性、安全性和效益性进行审查,对资金的流量与流向、使用的合理性与合法性可以根据结算中心章程加以审查与核对,从而使各子公司的资金运作完全置于监控之下。
(二)建立湖北联通公司内部业绩考评和奖励制度
在企业内部建立奖励制度,其基本目的是将子公司管理者的个人报酬与企业目标成果联系起来。传统上,企业往往使用从财务会计系统中获得的指标,如将子公司利润为衡量子公司业绩和奖励子公司管理者的基本依据。这样的考评与奖励制度有助于刺激子公司为总部贡献更多的利润,但是,由于利润通常反映短期的经营成果,子公司管理者极可能为获得更多的短期利润而牺牲公司长期业绩,以便得到更多的奖励。为了克服这一缺陷,建议湖北联通公司设法依据综合业绩指标对子公司当期业绩进行奖励,或者使子公司管理者所获的奖励成为某种意义上的期权。
另外,在建立内部奖励制度时,还有一个问题需要考虑,即确定报酬究竟应以个人业绩还是以集体业绩为基础?以个人行为基础的报酬制度很明显不会促进集体行为的形成和完善。但另一方面,如果以集体业绩为荃础,则个人行为对集体报酬的影响又不易识别,因而会削弱奖励的效果。根据湖北联通公司目前情况,建议将集体报酬建立在集体业绩的基础之上,同时根据个人在实现其业绩[1标中的贡献确定其在集体报酬中应占的份额,应该是一种有效的办法。
(三)加强湖北联通公司财务风险的管理
1、筹资风险的管理
企业在向银行举债时,应制定合理的还款规划,在保证按合同要求按时还款的前提下,保证资金不出现过分紧张的情况。湖北联通公司可根据自身资金使用的实际情况,在借款合同中写明是采用到期一次偿还,还是定期偿还相等份额的本金或是分批偿还的还款方式,并在日常的生产经营中计提一定数量的风险基金,以降低筹资风险。
目前,随着市场经济的发展,股份制企业将会越来越多,股票筹资将会越来越广泛。与其他筹资方式相比,股票筹资风险较小。这是因为,不管企业经背情况如何,企业都不担心投资者抽回资本,另一方面,企业终止与清算时,如果无剩余财产,可依法不分给股东财产。因此,从以上意义来说,湖北联通公司在未来筹资时,应充分利用股票来筹资,以减少公司的整体筹资风险。
另外,湖北联通公司大量的闲置设备等资产,可以考虑采用融资租赁这一筹资方式,这样既盘活了存量资产,又获得了一定的资金。
2、投资风险的管理
湖北联通公司首先应对利用技术改造盘活存量资产,尤其是非经营性资产,以收回以往的投资资金,降低公司整体的投资风险。与此同时,湖北联通公司集中资金投入到符合市场需求,具有核心竞争力的项目上,如航运企业目前可以投资市场看好的集装箱、滚装、海运船舶,重点发展这些高附加值运输,还可以进行运输产业物流化及产业升级的投资。以上这些方面的投资收益高,也可以在一定程度上降低公司的整体投资风险。
3、经营风险的管理
应收帐款管理属于企业营运资金管理的一个内容,能否有效调控应收帐款,直接关系到企业产品销售和营运资金的周转。经调查,湖北联通公司对应收帐款管理主要是山各子公司收入科和总公司风险处共同管理,尽管机构设立表明公司对应收帐款管理较为重视,但其管理成效并不显著,因而,湖北联通公司要加强应收帐款管理应从以下几个方面着手:
(1)建立与完善应收帐款控制制度
第一,强化财务部门的管理与监控职能。按照财务管理内部牵制原则,在总公司的财务部下设立财务监察小组,由财务总监领导,配置专职会计人员,负责对有关业务往来的核算与监控,对每一笔应收帐款都进行分析和核算,保证应收帐款帐帐相符。同时规范各经营环节要求和操作程序,使经营活动系统化规范化。
第二,改进内部核算方法,科学划分帐龄段。目前,我国部分湖北联通公司将应收帐款的帐龄划分为四段:即1年以内、1年至2年、2年至3年和3年以L。这样划分,一是忽视了应收帐款帐龄的特点,即帐龄越长,回收的可能性就越小:二是忽视了应收帐款的性质,即应收帐款是流动资产而不是长期资产。因而,随着应收帐款帐龄的增加,可参照国际上的通行做法,将1年内的应收帐款细分为30天以内,30—120天,120—360天三段。
第三,严格按公司的有关规定区分“未收款”、“拖欠款”和“呆坏帐”。未收款的处理:当月应收帐款未能于规定期限内收回者,财务监察小组应将明细列表交各子公司的收入科核准,再由收入科交业务部门相关负责人负责催收。拖欠款的处理:未收款未能如期收回而转为拖欠款者,业务部门相关负责人应在未收款转为拖欠款后几日内将未能收回的原因及对策,以书面形式提交给收入科核示:应收帐款列为拖欠款后,营销部门应于30日内监督有关部门解决,并将执行情况向财务监察小组汇报。呆坏帐的处理:呆坏帐的处理主要由财务监察小组负责,对需要采取法律程序处理的由公司另以专案研究处理。
第四,对应收帐款实行终身负责制和第一负责制。谁经手的业务发生坏帐,无论负责人是否调离本公司,都要追究有关责任,同时对相关人员的责任进行明确界定,并作为业绩总结考评依据。
第五,定期对主要子公司营销网点进行巡视,检察和内部审计,同时不定期对应收帐款数额较大,问题较多的子公司进行审查,防范因管理不严而出现的挪用、贪污及资金体外循环等问题,降低风险。
(2)对往来客户资信程度进行科学的内部评估
湖北联通公司可以充分利用计算机建立有关档案管理系统。主要选择重点客户、长期往来客户作为内部评估对象,通过各种渠道了解和确定客户的信用等级,然后决定是否向客户提供商业信用及赊销限额。公司在评估客户资信程度时应包括如下资料:客户的品质、商业信誉、经营作风及与本公司业务往来历史;客户的资本实力、资金运转情况尤其是流动资金周转情况;客户的经营性质、规模、营销能力、经济效益等。在进行内部资信评估时,通常以预期的坏帐损失率作为信用判别标准。
四、结束语
随着我国交通事业的不断发展,湖北联通公司要想在未来的竞争中占有一席之地,必须先从企业内部开始,而化解企业财务风险,健全财务管理制度是重中之重。但改善财务风险不是一朝一夕的事,需要企业在未来中不断的完善。
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1.客房收入的内部控制要点
(1)严格把控客房保证金、预收定金的内部控制。保证金、预收定金的内部控制主要体现在收取及退回时的财务操作流程的合理性设计,手续要完备,会计处理时应当单独列账。保证金、预收定金的内部控制要求酒店财务稽核人员每天审核客人账户余额,若客人预付定金或信用卡授权不足支付下一天房费或其他消费,应及时通知有关人员补收定金或补授权。在客人退房时,如客人定金单据遗失,除要求客人在定金遗失单上签字外,尚须提供身份证明,前台收银员必须复印一份随定金遗失单一并交财务部门。
(2)严格把握客房收入稽核的内部控制。酒店客房收入稽核的难点表现在与财务内部控制有关的所有数据都要逐步、逐笔核查。一是对前台的收银工作、客房部房间的出租情况、房租过账三者应进行严格的审查和勾对。二是对当天客人客房收益汇总表形成二次核查。三是对离店客人消费明细表的最终核对,形成有利于账款催收的有效、合理的数据。
(3)严格把控房价折扣权限的内部控制。酒店客房产品的特征,一是不可存储性,二是时效性。客房产品如果当天未能销售出去,就意味着当天客房价值永远失去。为了有效利用、发挥好客房的时效性,酒店往往会制订当天或一段时间内房价折扣制度,吸引更多客源。房价折扣权限的具体操作有一定灵活度,也容易产生失控。加强房价折扣管理,一是要检查每日房费过账前客房收入的折扣情况。二是检查折扣是否符合规定、是否有越权批准的折扣。三是检查折扣的实际比例与房金的收入情况是否一致。四是检查预定人是否和入住人一致以及折扣计算是否正确等。
(4)严格把控换房内部控制。酒店客房产品有多种类型,以适应不同需求、不同档次客户的使用。酒店不同类型的客房产品,其投入与维护成本不同,客人可能因各种原因对原有预订或在住客房提出更换要求。换房运作的内部控制也应严格规范。一是严格权限。要制订严格的换房权限制度。二是同类互换,换房时应以同类房型更换为主。三是严格差价管理,非同类房型更换应补差价。四是严格操作,不管哪种换房均应填写换房单,更换房卡,并将原客房中的消费转入新房间。五是严格审核,稽核人员在每日客房收入过账前,应检查有关批准手续是否完备、原房间消费是否已全部转入新房间。
2.餐饮收入的内部控制要点
(1)票、卡的保管与领用。领位记录卡和点菜小票都应顺序连续编号,并由财务人员登记保管,餐厅应由专人领用。所有作废的小票应将三联单同时上缴财务部门,财务部门应每天将收银员和厨房上缴的小票销号。
(2)小票的检查核对。稽核人员应检查厨房上缴的小票,厨房联与收银员上缴的收银联项目是否一致,有无遗漏。
(3)发票与小票检查核对。稽核人员将小票收银联与收银账单(销售清单或发票)进行核对,检查收银员是否漏收或少收客人餐费。
(4)发票与餐厅领位记录核对。餐厅领位记录详细记录了当天就餐客人的数量、台号以及上座率、翻台率等。稽核人员将发票与餐厅领位记录进行核对的目的是防止餐厅“走餐”或“走单”等现象的发生。
(5)优惠折扣制度。稽核人员在审核账单时,应检查折扣优惠是否符合本酒店的规定,如有不符合规定的,应记录在案,明确责任,严肃处理。
3.其他收入的内部控制。主要包括房间小酒吧、洗衣收入、商务中心、商场、汽车服务等收入的内部控制。在酒店的整个经营过程中以上收入所占份额较小,内部控制的方法在比照上述客房收入和餐饮收入内部控制方法基础上可以适当的简化。
二、成本费用环节的内部控制
1.餐饮成本内部控制的要点
酒店餐饮经营成本比客房、娱乐经营成本要高,餐饮成本控制十分重要。餐饮成本控制要建立标准,防止浪费和欺骗。餐饮部各餐厅菜单上的每一道菜肴,都必须有一份标准的成本核算单。每一道菜肴的标准份量、烹饪规格、操作方法、所有原料和辅助配料的名称、分量、单价都必须一一核算并记录在案。“标准菜单配方”是各个餐厅厨师日常操作的样板,主要菜单经过试制整盘,还要拍照立样,存入菜单资料库。成本控制部门据此进行成本核算和控制,分析实际成本与标准成本的差异,发现有不正常或不合理成本差异时要查明原因,及时采取改进措施。
2.采购成本内部控制的要点
采购是酒店最难监控的难点之一,酒店物品质量要求一般较高,储存周期短,采购次数多,所用采购人员多,一部份物品需要从境外购进,这种情况决定了酒店采购内部控制有别于其他行业采购的控制模式。在酒店采购内部控制中采购环节较容易出现舞弊行为。故而。采购内部控制的关键环节和难点是采购业务及财务控制流程的合理设置、人员素质的管理。在控制中强调请购、报批、订货、验收、最后核准付款的控制。在食品的采购中重点应对每日食品存购一览表的操作控制、仓库与厨房的双重验收控制。对于采购物品的价格控制最好采用三方报价的控制方式。
3.人力资源成本内部控制的重点
人是酒店经营管理的根基,配备高素质、高效率员工,加强员工培训才能提升酒店服务质量,增加顾客资产,创造利润。只有提供高质量服务,才能在激烈竞争中获得更大市场份额。
4.工程费用内部控制的重点
工程管理是酒店财务控制重要组成部分,是维持酒店核心竞争力的重要手段。要控制好酒店能源耗费、日常维修备件备料、设施设备翻修改造工程费用支出。
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高校作为事业单位与一般的企业单位相比,内部财务控制具有不同的特点。
(一)以社会效益性优先高校作为教育事业单位在国家经济建设中具有特殊的地位和拥有特殊的职能,其本身业务活动不像企业那样以本企业的经济效益即利润最大化为目的,而主要以社会效益即为国家培养出更多的有用人才为目的,其业务活动主要通过高校的工作效率即培养一个合格的大学生所耗教育经费的高低来体现,不能像企业那样主要以利润的多少来衡量。内部财务控制的重点应放在节约开支、发挥资金使用效益最大化等方面。
(二)经济效益性初步显现在社会主义市场经济条件下,我国高等教育改革渗入市场因素日益增加,高校财务管理也由单一的事业单位财务核算转变为以事业单位财务核算为主、餐饮服务企业财务及基建财务等“多位一体”的学校大财务。为准确地测算办学成本,《高等学校会计制度》(财政部2013年12月30日颁发)中很多常用于企业成本核算的会计科目开始在高等学校财务管理中使用,高等学校办学的经济效益核算逐步呈现制度化、规范化趋势。
(三)经济业务涉及面越来越广,类型越来越复杂随着我国高等教育事业的不断发展、财政体制改革的不断深化,高校的经费来源日趋多元化,经费来源的多元化导致办学模式的多元化,在当今高校普遍存在着政府投资办学、校企合作办学等多种办学模式,因此高校的财务内部控制应根据本校的办学模式来设计,财务管理的形式也应多样化:在政府投资办学这方面,财务管理和审计的重点应突出社会效益性优先;在校企合作办学方面,财务管理的重点不仅要体现社会效益性,同时也要体现出更多的经济效益,在遵循事业单位财务会计准则的同时,更应遵循企业财务会计准则。因此,相对于以往的高校和单纯的企业而言,当今高校的财务内部控制涉及的面越来越广,类型也就越来越复杂,对高等学校的内部财务控制提出了更高的要求。
二、高校内部财务控制包括的主要内容
(一)资产的内部控制根据高校的实际情况,一般可以将高校的资产分为流动资产、固定资产、在建工程、无形资产、对外投资等,因此其内部控制相应地主要从以下几个方面加以论述。
1.流动资产的内部控制。(1)有关现金和银行存款货币资金的内部控制。货币资金最大的特点是流动性极强,高校必须加强对这类资金的管理和控制,以保证货币资金业务的合法性和真实性。各高校必须建立良好的货币资金内部控制制度,主要包括以下内容:第一、建立货币资金业务的岗位责任制,以保证办理货币资金业务的不相容岗位互相分离、互相制约、互相监督。第二、建立严格的货币资金授权批准制度,对货币资金审批人的授权批准方式、权限、程序及责任等作出明确规定,对经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求等作出明确具体的规定。第三、严格按照支付申请支付审批支付复核支付办理的规定程序办理货币资金支付业务。第四、对于重要货币资金的支付业务,实行高校校长办公会议集体决策和审批。第五、建立相应的责任追究制度,防范各种贪污、侵占现象的发生或利用多头开户等方式挪用各种教育专项资金搞非法活动。(2)应收账款的内部控制。该类流动资产内部控制主要包括:第一、及时、完整、准确地登记入账。第二、控制应收账款的数量,提高高校资金使用效率。第三、定期与债务人对账核实并及时催收,以免发生坏账。就高校的实际情况而言,应收学费占应收账款的比例较大,学校应特别加强对应收学费的管理工作,确保应收学费及时入账。(3)存货的内部控制。高校应根据日常业务工作需要确定存货的规模,建立严格的存货出入库管理,对存货实施保护措施,保管人员与记录、批准人员相互独立,实行定额管理和定期清查盘点制度,确保存货的真实、合规和合理性。
2.固定资产的内部控制。有关固定资产的内部控制主要包括:第一、根据高校的办学规模和科研工作的需要严格控制固定资产的采购。第二、完善的固定资产授权批准制度,高校固定资产的取得和处置应依据固定资产的大小、性质等由高校校长办公会议批准方可生效。第三、详细的账薄记录制度,高校除固定资产总账外,还需按其类别、使用部门等设置固定资产明细分类账进行明细分类核算,并使用登记卡对每项固定资产进行详细管理。第四、严格的职责分工制度,对固定资产的取得、记录、使用、保管、维修和处置等,明确规定由专门部门和专人负责,以延长固定资产的使用寿命,发挥固定资产的最大办学效益。第五、固定资产的定期盘查制度,对固定资产进行定期盘点清查,验证固定资产是否真实存在并了解其实际使用状况,以防止高校资产的流失。
3.在建工程的内部控制。随着高校办学规模的扩大,新校区建设任务重、投入资金大、建设工期长,加强对在建工程的内部财务控制尤显重要。在建工程内部控制的关键是通过对其进行全过程的财务控制以降低工程总成本:首先,要对决策前的财务数据进行可行性财务分析以便高校做出正确的投资决策,避免盲目投资的现象出现。第二、做好工程项目预算、概算编制。第三、对施工过程进行全方位的财务控制,积极筹措建设资金的同时,加强建设资金的管理,切实做到建设资金的专款专用,并监督施工企业如期完工,以节约建设成本,提高资金使用效益。第四、工程完工后,及时做好验收和财务决算工作。第五、规范在建工程的会计核算,确保在建工程增减记录及时、准确、完整。
4.无形资产的内部控制。随着我国知识产权保护力度的加强、高校的科研成果不断地转化为现实的生产力,高校在无形资产内部控制方面的管理也日益增多,加强无形资产管理意识尤显重要。建立健全高校无形资产内部控制可以从以下几个方面进行控制:第一、无形资产形成的合法性。第二、无形资产计价的真实性和正确性。第三、明确无形资产的所有权并建立无形资产收益的分配制度,保证高校的无形资产依法转让和对外投资,充分利用高校的无形资产为学校取得更大的经济和社会效益。
5.对外投资的内部控制。高校的对外投资必须以保证完成学校发展计划为前提,在不擅自改变投资资产的所有制性质和坚持投资回报的原则条件下,严格履行规定的报批程序和进行资产评估,对投资业务的授权批准、执行和会计记录等方面进行明确的职责分工,并建立详细的会计核算制度。结合目前高校的实际情况,高校主要是以科研成果与企业合作的形式对外投资,因此在这方面的财务控制工作应该加强。
(二)负债的内部控制高校应依社会发展需求确定学校的办学规模,依据办学规模的大小严格控制负债规模,及时清理并按规定结算归还,并保证学校的正常教学。学校的举债主要是借入款项,多以银行贷款为主。高校负债的内部控制主要就是做好各种借款的内部管理工作,对筹资业务的授权、执行和会计记录等方面实行明确的职责分工,建立严密完善的账簿体系和记录制度,确保借入款项账面余额的真实性,并对借款进行正确的利息计算和账务处理,同时注重借款归还的及时性和使用的最大的办学效益性。
(三)收入与支出的内部控制
1.财政拨款收入与支出的内部控制。对于高校而言,财政拨付经费占学校收入的大部分。财政拨付给高校的各种款项都规定了明确的用途,对财政拨款收支的内部控制主要包括:严格执行国家预算管理制度,做到财政经费拨款确实用于高校基本建设和教育事业,禁止非法用于各种经营活动;严格划清教育基本建设投资、教育行政事业经费及各项科研业务经费的界限,做到专款专用。
2.学费收入与支出的内部控制。高校学生付费上学后,学费收入占高校总收入的比重日益增加,加强学费收支管理工作日显重要,应主要控制学费收支的合法性,期末余额的真实性,保证总账与明细账相符。内部控制主要包括两个方面:首先,严格按照国家有关规定确定收费标准并积极组织学费收入,加强对应收学费、已收学费、缓交学费、免交学费等明细项目的管理,保证学费收入及时收缴和入账。其次,建立健全学费支出管理办法,保证高校教育事业计划的完成。
3.经营收入与支出的内部控制。首先,高校应根据本校的实际情况对经营性收支进行恰当的分类,严格划清各种经营收入与教育事业收入的界限,并将学校的各类经营性收支纳入高校的预算管理。其次,依据实际发生的经营性收支业务登记入账,确保收支业务记录的及时、真实、合法、完整,保证记账凭证与原始凭证上的数字相符,并对明细账与总账进行定期核对,以保证期末余额的准确性。
4.其他业务收支的内部控制。高校的其他业务收入主要有基本建设拨款收入、附属单位上缴的各种管理费、利息收入、各种捐赠收入、对外投资收益等。高校对这部分业务收支也应加强财务内部控制,对这些收入应按相关规定进行分别管理,确保其收支的合理、合法和正确性。
三、高校内部财务控制的审计
随着我国高等教育和市场经济的不断发展、高校管理现代化程度的提高,高校的内部财务控制制度已得到了初步建立和完善。高校内部财务控制制度的健全程度与其会计信息的真实性、完整性之间存在着紧密的联系,内部财务控制制度健全并得到有效执行,财务会计发生差错的情况就少,经济业务活动的正确性程度就高,审计风险相对较小,可以节约审计成本以提高审计效率,反之则会出现相反的情况。内部控制制度的审计是现代审计的一个重要组成部分,高校管理者应重视内部控制制度的审计,采取以下两种方式加强对内部财务控制制度的审计。
(一)加强高校内部审计对财务控制的监督内部审计不仅是高校内部监督体系的重要组成部分,更是推进高校治理体系和治理能力现代化的重要工作和手段。随着我国财务法律法规的不断健全及财务管理的现代化发展,高校各种内部控制制度的建立和健全,审计已由原来的详细审计发展到以测试内部控制为基础的风险导向审计和效益审计。目前,由于我国许多高校对内部审计的认识不够全面,大多数人认为内部审计的职能仅限于查账,而对现代审计的快速发展认识不足,使得多数高校在内部审计人员的配备上,不仅数量有限,而且专业胜任能力也不足,因而内部审计的监督作用没有得到充分发挥。高校必须结合本校的实际情况,加强内部审计队伍建设,提高内部审计人员的专业胜任能力,拓宽内部审计领域。内部审计部门应参与内部财务控制制度执行情况的监管,及时发现内部财务控制制度中的漏洞和隐患,督促其改正和完善,确保内部财务控制制度的实施,并将内部审计部门对高校内部财务制度的监督日常化。
(一)评审财务内部控制制度
对企业财务内部控制制度进行评审是企业内部审计人员的职责。其一,企业内部审计人员要将所审计项目的范围、性质和时间确定出来;其二,企业内部审计人员应能对其财务内部控制制度的健全性做出评估,促进企业进一步改善经营管理,并对此提出符合经济效益需求的、科学的、合理的意见和建议。
(二)审计企业财务收支、经济责任以及经济效益等
企业应以经济效益的审计为中心,具体到审计任务,需包括审计企业经济责任是否履行、企业财务收支是否合法、经济效益实情是否符合规定等。审计的重点内容是:企业执行相关法律法规及政策的情况;执行董事会批准的重大经营方案、计划的情况;大型的担保、投资、借款;所属全资或者是控股子公司的资金收支和财务运作情况;固定资产的报损、保费、出售等情况。
(三)开展管理审计
如果从企业发展这一角度着手,那么内部审计优势的发挥离不开管理审计工作的有效开展。对企业的财务、营销、人力资源、生产等各个环节都需要开展管理审计,也就是对于企业管理职能方面的审核,能全面地对企业管理的计划、控制、组织等工作进行评价,能针对企业管理工作绩效开展系统性的评价。
二、企业财务内部控制中有效内部审计实施的方法
对企业管理来说,内部审计是重要的组成部分,其主要作用在于企业内部审计部门能认真行使自己的职能权利,按规定完成审计任务,在实现审计目标的过程中收获宏观效果。当下,企业财务内部控制中的内部审计需充分体现出评价职能、服务职能、监督职能,以全面发挥建设、监控以及参谋的作用,但是怎样才能够在企业财务内部控制中发挥内部审计最大限度的作用呢?
(一)改善内部审计机构的管理模式
内部审计是企业治理结构中必不可少的部分,企业要想发展内部审计,离不开企业治理结构的支持。为了满足内部审计的独立性与权威性,就需要将治理结构加以完善,加大改善企业内部审计结构管理模式的力度。当前,大多数企业的领导班子组成内部审计部门,这样很难实现相对独立的审计工作,特别是在对企业及管理层进行审计时,审计独立性更得不到保障。一些学者指出,内部审计应该属于监事会,但是国内企业大部分的监事会都属于政府机构或者是由董事会指派,担任监事的成员也是企业的内部成员,于是监事会也形同虚设,企业内部审计的监事会管理模式同样不能满足企业的实际需求。因此,我国企业应积极借助国外一些企业成功的内部审计经验,并以国内实情为基础展开调查,在设立董事会时再设立一个审计委员会,这样不仅能满足企业内部审计独立性、权威性等要求,还能促使审计委员会参与企业整个决策过程,对企业经营管理的全过程有效实施监督,将内部审计的职能全部发挥出来。
(二)注重道德文化建设
《内部审计实务标准》由国际内部审计师协会修订,其中提到:加强组织道德文化建设,需要内部审计的支持,企业的内部审计应该帮助企业建立出符合法律法规的文化。所以,企业想要将内部审计人员的素质提高,甚至是提高企业所有成员的素质,需要对内部审计工作有一个全面认识,打造一支具备金融、财会、法律以及经济等专业知识的内部审计队伍,以满足审计工作有序地发展下去。
(三)健全法律法规制度
就企业内部审计的法律法规而言,我国制定有《关于内部审计工作的规定》和《审计法》。除外国家需要对内部审计的法律法规进行完善,企业还应该结合自身情况及现行的内部审计政策,加强建设适合企业发展的内部审计制度,并组织企业相关人员及时制定出可操作性强的、具备具体性、前瞻性的内部审计工作规范、标准等,确保企业内部审计工作有法可依、有章可循。
(四)扩大审计范围、创新审计方式
企业要及时改变以往传统的查账式内部审计方式,慢慢转向管理型审计。在企业传统的内部审计模式下,主体内容是财务审计,即查账,但是很难从账面上反映企业管理上的漏洞与差错以及对企业资产的侵犯行为,这种方式拥有较大的局限性。但这种局限性是管理型审计不能弥补的,因为管理型审计的基础就是财务审计,通过对企业的经营流程、管理流程、实际内部控制状况等进行调查和分析,以提出针对性较强的改进建议;通过对企业经营计划的完成状况、经营业绩的好坏等进行审计、评价,并以此为依据考核经营者,给予适当奖励,确保企业发展的整体战略目标及政策、方针之间保持高度的一致性。
(五)借助现代化技术随着现代化计算机技术的迅猛发展,其逐渐应用到企业的内部管理之中,
于是企业传统的审计方式面临着新的挑战,需要时刻保持与时俱进,能够在内部审计中利用现代计算机技术、电子技术及互联网技术等,以推动企业内部审计逐步转变成电子化审计。
(六)完善内部审计人员结构
企业的审计范围从以往的财务收支审计、财经法规审计逐渐拓展到企业绩效审计,现有的内部审计财会人员结构跟现代化内部审计工作对人员提出的新要求不符。只要有经济活动存在,那么审计必不可少。对企业的内部审计人员而言,必须同时具备过硬的政治素质、业务素质。审计业务的精通离不开法律法规制度以及本单位的各项业务。所以,企业的内部审计人员需朝着审计师、律师、工程师、经济师等方向努力。换言之,企业开展内部审计工作,不仅要挖掘出企业经营管理中潜藏的弊端,还要提出有效地治理措施来缓解弊端、治理弊端,将财务内部控制制度不断地完善,强化财务管理,提升财务整体的控制能力,帮助企业有效规避财务风险、经营风险,提高企业的整体经济效益,监督企业经营者在履行自身职能时是否严格、到位,以增强他们防范风险的意识、能力,进一步完善企业财务内部控制制度。
(七)促进内部控制体系有效运行,提高企业财务管理水平
我国现代企业的内部控制是一个动态变化的过程,因为企业所处的市场环境、经营环境正持续变化着,为在残酷的竞争中屹立不倒、发展壮大,企业的内部控制体系也应时刻变化着。目前,几乎每一个企业都已建立起属于自己的内部控制体系,但企业内部控制制度的职能并没有充分发挥出来,很多人员在执行内部控制制度时安于现状、求稳怕烦,导致企业内部控制体系无法有效运行,企业的经营状况也得不到及时准确的反映。然而,企业内部控制系统如果能定期对内部审计部门进行检查和评价,那么内部控制中存在的薄弱环节就能及时得到改进,企业内部控制制度的健全也就更加顺利。确保企业资产完整、安全,最终成功提高企业的财务管理效率及水平。
三、结语
论文摘要:信息技术的发展?完全改变了传统的财务管理信患处理方式?在财务管理信息化条件下。数据处理的集中性使财务管理工作组织、财务管理信息化控制手段、方式和内部控制的范围都发生了变化?加大了内部财务管理控制的难度。加强内部控制制度有助于提高财务管理信息化的质量?财务管理信息化质量的提高又将促进内部控制制度的有效实施。本文分析了在财务管理信息化环境下内部控制过程中所存在的问题?并提出了相应的对策。
1财务管理信息化的发展及加强内部控制的需要
财务管理信息化是指采用现代信息技术?建立信息技术与财务管理学科高度融合的、充分开放的现代财务管理信息系统。这种财务管理信息系统将全面运用现代信息技术?通过网络系统?使业务处理高度自动化?信息高度共享?能够进行主动和实时报告财务管理信息。以本单位为例?十几年来财务管理信息化建设从会计电算化到财务信息化综合管理、纵深管理不断发展?目前建立了会计电算化、费收管理信息系统、船舶动态系统、财务远程查询系统、非税收入信息管理系统。通过系统的建设?实现了费收、核算、报表等财务数据的自动上报?远程财务查询?对多级机构、多级财务指标的归纳、分析和对比?满足专业财务人员和财务主管人员的工作要求?在此基础上计划推出财务管理综合信息平台和固定资产管理信息系统。财务管理网络化、信息化程度不断提高为从总体上及时把握财务状况?按需获取财务数据提供了简便高效的工具?实现了对前期财务信息化成果的综合利用?强化了财务管理T作的深度、控制能力和决策能力。
《会计法》明确提出各单位应当建立、健全本单位的内部财务管理监督制度的要求。财政部也了《内部财务管理控制基本规范》。因此结合本单位具体情况?把软件管理思想转化为各单位的实际工作规范?更新概念及T?作方法?制定管理规定和操作流程?指导具体的实际操作?加强内部控制的建设至关重要。在财务管理信息化环境下内部控制应包括两方面的内容。一方面是要加强对电子信息系统本身的控制?包括?系统组织和管理控制、系统开发和维护控制、文件资料控制、系统设备、数据、程序、网络安伞的控制以及日常应用的控制。另一方面?要运用电子信息技术手段建立控制系统?减少和消除内部人为控制的影响?确保内部控制的有效实施。
2信息化条件下内部财务管理控制的特点
在引入信息技术后?如没有X?tlN流程进行更新?也没有深入研究如何进行流程莺构?这就造成了信息系统与业务流程之间存在许多冲突?形成内部控制盲点。在内部的审计检查中可以发现一些不符合内部控制的案例?如在实际操作中?财务管理科长、网络管理员、数据库管理员、系统管理员、记帐员等岗位由同一人担任。同时。系统管理员在实施数据库数据修改、财务管理人员岗位分工、权限设置等具体操作时?缺乏必要的审批和监督程序。权限高度集中?监控制约不力?财务和核算系统存在隐患。在财务管理信息化环境下如果没有改变相应的控制程序和业务流程?将更容易发生舞弊行为。
2.1数据处理的集中性使财务管理工作组织发生了质的变化。
在手工财务管理的组织方式下?单位的财务管理部门按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位?构成一个内部牵制网?很少出现错漏或舞弊的行为。而一旦出现问题?也可通过核查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工财务管理的内部组织控制。财务管理信息化系统是按照计算机数据处理系统组织起来的?记账、算账、报账全部由电子计算机自动完成?主要处理过程不须人工干预。这种数据处理的集中性使传统的组织控制功能减弱。与此相适应?财务管理部门常常划分成数据(信息)收集组、凭证编审组、数据处理组(包括数据输入、处理、输出)、财务管理组、系统维护组等。
2.2财务管理信息化系统使内部财务管理扩大了控制范围。
传统的内部财务管理控制主要局限于单位内部的在错防弊?而财务管理信息化条件下的范围相应扩大?其中包括对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。随着电子信息技术的发展?单位与外部的信息传递更加频繁?过去边界明确现象逐渐消失?内部财务管理控制的范围不再局限于单位内部?因而加大了内部财务管理控制的难度。
2.3财务管理信息化控制手段和方式发生了变化。
在财务管理信息化条件下。控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。原有的手工控制手段有些保留?但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲?财务管理信息化程度越高?采用的程序化控制也越多?不法分子有可能利用搭截侦听、口令字试探或解密文件等手段?使内部财务管理控制措施失效。正是由于财务管理信息化控制技术的复杂性?加大了系统的控制风险。
3财务管理信息化环境下加强内部控制的几点思考
3.1建立良好的控制活动。
3.1.1财务管理信息化岗位控制。设市财务管理核算岗位?必须做到不相容岗位的分离。建立健全财务管理信息化岗位的内部控制制度?可以使不同岗位互相监督、制约?使单位达到防止舞弊和欺诈的目的。
3.1.2业务发生控制。在经济业务发生时?通过计算机的控制程序?对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制?如表示业务发生的有关代码?字符等是否有效?操作口令是否准确。要建立有效的控制制度以确保计算机的控制程序能正常运行。
3.1.3数据输入控制。由于信息化改变了原来的工作模式?要使用电脑?要上传数据?有些基层同志不适应正常工作?如果输入数据不正确?处理结果就会出现差错。单位应该建立起相应的内部控制度以便对输入的数据进行严格的控制?保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权?并经有关的内部控制部门检查。其次应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。
3.1.4数据通信控制。是为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。要采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的安令、可靠?可采用数据加密、数字签名、压缩及第三方的加密软件加密后传输。
3.2加强计算机软、硬件管理与网络系统安全的控制。
加强计算机硬件与网络系统安全的控制?是为了保证计算机系统的运行安全?避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患?其具体措施有?(1)密码和身份鉴别。通过密码和身份鉴别对数据库访问人员进行限制?仅限于经过授权的用户访问。(2)存取权限控制。通过权限设置对数据库中数据的访问范围进行限制。可以根据岗位、工作性质、设计的内容等为数据库用户设置一定的权限。
加强软件管理?必须引入安全稽核机制?对重要的操作日志进行记录?并进行必要的权限设置?以便能够对各种不同的权限进行用户识别和远程请求识别。按照系统管理员的权限?用预先定义好的规则控制会计账套数据的进出?通过对数据进行重新组合和对会计账套数据库进行加密?使业务数据只有在解密的条件下才能使用?同时必须进行必要的身份认证和内容检查?控制一些软件的安装?尤其是数据库系统软件?以防止利用数据库系统打开帐套数据库进行非法篡改。
3.3加强信息系统内部审计?完善监督管理机制。
内部审计控制是内部控制的一种特殊形式?内部审计师比外部审计人员更了解本单位的业务流程和管理?因此加强内部信息审计更能起到加强控制的作用。主要目标有?(1)评价电子数据的真实、完整性。
(2)分析信息系统的薄弱环节。信息系统管理制度是否规范?系统重要功能尤其是校验功能是否缺失等等?发现薄弱环节?能加强信息系统的内控建设。(3)发现信息系统的非法功能和漏洞。应通过审计信息系统对系统功能的测试以及计算机数据审计发现的问题?通过分析这些问题产生的原因?反推出信息系统中存在的问题?发现信息系统中存在的非法功能和漏洞。
1.1控制主体不够成熟
从当前的现状来看,我国油田产业对财务人员的能力没有明确的要求,这直接导致了很多从事财务工作的人员素质低下,很多财务工作者没有接受过正规的培训,在工作中所使用的方法也比较陈旧。另外,油田企业在财务人员的选拔制度上比较松懈,导致工作人员的素质参差不齐。很多工作人员是从其他的岗位转调过来,不具备专业的财务能力,这也使得财务工作人员的整体素质偏低,无法适应繁琐的工作内容。
1.2控制方法不够科学
很多油田企业在财务控制上仍然使用风险控制的方法,导致财务控制的效果不够明显。另外,财务控制还存在很大的被动性,对财务风险的预防能力较差。在控制手段上,基本采用人工控制的方法,对先进技术的运用较少,降低了成本控制的效率。
1.3控制范围不够全面
在进行财务控制工作时,大部分企业只注重企业内部的财务控制,对其他与企业相关的财务内容没有过多的了解。这在一定程度上影响了财务人员对财务控制的认知,将财务管理定义为只针对企业内部的财务进行管理。这种现象造成了企业与市场的脱节,使企业无法针对市场的现状改善管理的方法。
2油田内部财务成本控制体系的构建方法
2.1提高控制水平
提高财务成本的控制水平,首先要做的是提高工作人员的整体素质。在人才的选拔上,要注重人才的专业水平和实际工作能力,尽量选择经过专业培训或者有实际经验的人才,加强财务团队的整体建设。在人才的培养上,要加强对工作人员的培训。为工作人员提供提升自我的机会,并建立完善的奖励机制,提高工作人员的积极性。同时要加强与外界的沟通,吸取其他企业的先进经验,并将这些经验与企业的实际状况相结合,制定出完善的管理制度。加强先进理念与先进技术的引进,使员工能够在信息技术的帮助下完成工作。此外,还要注重对工作人员思想道德的培养。如果员工只具备工作上的能力而不注重道德品质的完善,在工作中很容易受到外界的影响,造成工作上的偏差。因此在对员工进行技术培训的技术上,还要加强对其思想道德的培养,提高其综合素质,确保财务工作的科学和精确。
2.2完善控制制度
建立完善的成本控制制度是保证企业发展的重要前提,因此,企业要在提高控制水平的基础上,完善成本控制的制度。首先,企业要建立完善的管理制度,并确定相关的管理人员,明确其管理的职责,对企业的活动进行完整的跟踪,并确定每一个步骤的具体开支。对于每一笔开支的报账都要进行明确的把关,细化企业资金,明确资金的流出渠道。并对企业活动的范围展开调查,规定报账的程序,使企业的财务管理明确化,减少资金的浪费,为企业的发展提供保障。其次,管理人员要在完善企业内部财务管理的基础上,加强对相关企业的了解,确定其是否具有合作的实力。另外,要合理的改变管理的方式,加强对目标的控制和对责任中心的控制,加强自我评价,改善成本控制的现状。
2.3改变控制理念
针对我国油田企业内部成本控制现状,在控制理念上必须做出调整。只有改变成本控制的理念,才能真正做到合理的控制成本。控制理念的改变可以从很多具体的环节上体现出来,在采购进价的控制中,不仅要了解企业的实力,还要对市场做充分的了解,明确市场的发展现状,为企业选择合理的合作对象。在活动成本的控制上,要在了解活动具体内容的基础上,明确活动所需的资金,对活动资金的投入进行严格的把关。另外,还建立相应的共享平台,完成信息的公布,加强对成本的控制。
2.4制定控制策略
在成本控制策略的制定中,可以采用控制推广成本的方式。在企业内部建立奖励制度,使全体员工都能够参与到成本控制工作中来,减少企业内部控制的成本。也可以采用减少磨合成本的方式对成本进行控制。由于企业的环境处于不断变化的状态,因此,要对企业展开定期的自我评价,在交流中确定改革的办法,达到控制成本的的目的。另外,企业也可以采用降低运营成本的方式来完成对成本的控制。建立监督体系,加强对企业的监督,严格禁止作弊现象的发生,同时建立相应的投诉机制,一旦发生损害企业利益的事件,要及时进行处理,降低企业的运营成本,保证企业内部成本的有效控制。
3结语
1.缺乏准确严格的财务控制内部环境。在高校的财务管理环境当中,除了基础的财务人员管理和规章制度以外,还包括一些工作流程的控制以及岗位职责的设定。现如今,很多高校在财务管理的过程中,基础的管理系统存在着相当多的问题,尤其是在核算与管理的职能上,很多高校都过于注重财务核算,而对于经济活动的管理力度却十分小。同时,大部分高校在设置财务管理人员岗位的时候,将很多会计业务岗位设置为主要的岗位,而从事预算管理的岗位则设置的十分少。此外,高校管理者在整个财务的日常管理当中,一般不会过多的关注会计信息,因而形成的会计工作意识十分淡薄,并且没有良好的重视度。伴随着财务软件的不断兴起,整个高校的财务工作有了很大的完善和健全,变得十分高效。但是高校总存在着一部分综合素质不高的财务管理人员,他们的知识结构较为单一,很难切实迎合当前时代的会计专业要求,因而在进行财务管理的过程中,由于自身的专业素质没有达到实际的制度管理要求,十分容易出现各种失误。2.缺乏完善的内部控制制度。在高校的财务管理当中,通常所采取的制度都是收复实现制,这种制度一般不会对成本进行核算,而成本的概念十分缺乏,容易导致高校所开展的一些科研活动产生严重的经费消耗。而且,如果财务管理控制人员缺乏明确的成本概念,容易给整个财务造成严重的漏洞,进而给一些居心不良的人留下犯罪的机会。因而通常需要对财务管理进行实时的评估,并采取一定的控制措施,以尽可能地把风险控制在较低的水平。风险控制措施通常包括基础的收入支出控制以及经济活动的资产消耗管理。对于这些内容的风险控制措施,需要以财务制度作为基础,并且要建立在财务流程的完整性上。对于一些大额度资金的收支,还需要加以额外的注意,尤其是对于票据的核对,需要做到严格准确。此外,一些高校还会在编制预算的过程中,以往年的财务支出作为基础依据,并稍微地做出一部分调整,而这样的做法明显是错误的,很可能因为时代的发展而出现较多的问题。
二、高校财务内部控制的优化策略
1.形成严格明确的财务内部控制环境。高校在加强自身财务管理的过程中,需要逐步优化基础的财务管理机制,并形成较为严格有效的财务内部控制办法,尤其是对于财务内部控制环境的形成,需要财务管理人员有良好的职责和职业道德,并且要设计相应的财务控制内部流程,逐步健全和完善当前的财务管理制度。通常而言,为了确保财务人员有着明确的责任意识,还会相应的设置岗位责任制度,进而将不同的财务管理岗位职责落实到工作人员的身上。同时,高校还需要加强对现有财务管理人员的素质培训,使得财务管理人员有着较为专业的素质,能够顺应当前时代的变化,不断进行制度的转换和变革。对于财务流程的变化,还需要及时对员工进行相应的培训,使得他们能够适应全新的工作流程,使得不同的财务工作人员能够衔接上,进而全面提高财务管理人员的内部控制能力。对于财务工作当中的一些特殊管理环节,需要加以额外的重视,逐步加以优化和拓展,使得财务管理控制能够保持较高的效率。在财务内部控制当中,人是主要的行为主体,因而财务人员需要努力提升专业素质和财务内部控制能力,将相关的财务知识进行实时的普及,进而形成良好的财务内部控制环境。2.着重强化风险控制能力。伴随着时代的不断发展,高校的经济活动开展已然变得十分频繁,而这些活动的开展,统一需要财务资金的支出,因而会产生一定的财务管理风险。在面对财务风险的过程中,高校需要加强自身的风险控制能力。在现金流量的生成当中,经营活动和投资活动是十分基础的内容,而其所涉及到的资金活动都有着相当高的风险性。在活动的开展过程中,风险评估属于十分重要的内容,在运用财务报告分析的过程中,可以通过一定的指标进行对比分析。而在筹资的过程中,同样需要进行风险评估,接着将评估得到的结果作为最终筹资的依据。由于当前的高校,开始不断涌现出全新的经济活动,因而财务内部控制机制成为了亟待完善的体制内容。不同的高校应当在发展的过程中,根据自身存在的问题,树立较为全面的财务风险意识,加强风险控制能力。对于一些可能突发的风险类型,需要建立一定的风险预警机制,一旦出现风险问题,应当迅速加以应对和处理,进而保证高校财务运行处于稳定的状态。
三、结语
总而言之,高校在自我发展的过程中,应当加强对财务管理的关注,积极找寻一些全新的财务管理措施,并且要优化其内部的财务管理控制机制,使得最终的财务管理能够处于较为完善的状态。
作者:李静 单位:山西财经大学财务处
参考文献:
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在事业单位中,财务会计的内部控制这一项内容是事业单位正常运作的中心环节,不仅可以保证事业单位的资金链能够安全运营,而且有利于事业单位的良好发展,实现财务会计内部控制的会计目标。此外,财务会计内部控制的实现能够使事业单位及时了解自身的经济管理信息以及发展状况,从而有效地监督事业单位的资金使用情况。完善的财务会计内部控制能够使事业单位明确自身的经营管理目标和财务控制目标,在一定程度上能够使事业单位财务会计内部控制水平不断提高,从而为事业单位的有序发展提供蓬勃的动力。
二、事业单位财务会计内部控制中存在的不足之处
(一)事业单位对财务会计内部控制的重视程度有待提高
事业单位的主要经济活动包括预算、收支、采购、资产、基建、合同业务。而财务会计在上述业务中均处于重要的控制环节。从微观角度考虑,财务会计流程中相关人员的思想观念间接地影响着单位的发展前景。目前许多事业单位的财务人员缺乏对财务会计内部控制的认识,忽视其重要性。比如,部分事业单位在表面上设置了财务间的相互控制,比如会计每张的凭证都实现了审核,但该审核流于形式,存在部分做账会计或者用实体人的账号批量审核自制凭证,或者干脆请相关信息部门虚拟设置审核账号依然由其自己批量审核自制凭证的情况,校验功能无法有效落实,财务信息的准确性、真实性就更无法保障。所以,注重财务工作链条中相关人员改变思想观念,强化各设置岗位的具体责任,重视财务会计内部控制的有效实施迫在眉睫。
(二)事业单位财务会计内部控制制度有待完善
随着《行政事业单位内部控制规范(试行)》的颁布,自2014年1月1日起,我国越来越多的事业单位根据自身内部结构的特点以及未来发展状况建立了财务会计内部控制制度,但是存在制度衔接不完善的问题。事业单位因其管理关系的特殊性,通常需要受到上级主管部门和同级财政部门的双重管理。财务会计内部控制制度若被顾名思义在单位内部,必然会给单位管理带来了漏洞。比如固定资产的管理。根据财政部令第36号《事业单位国有资产管理暂行办法》第二十六条的规定,“事业单位占有、使用的房屋建筑物、土地和车辆的处置,货币性资产损失的核销,以及单位价值或者批量价值在规定限额以上的资产处置,经主管部门审核后报同级财政部门审批;规定限额以下的资产的处置报主管部门审批,主管部门将审批结果定期报同级财政部门备案”。如果单位固定资产的报废处理未被纳入单位财务管理的内部控制管理体系。将其走到报外部门环节就不予跟踪,很可能造成固定资产核销不完整、核销手续不到位,最终导致单位固定资产账实不符,财务信息不可靠,资产管理不到位。
(三)事业单位财务会计岗位设置合理性尚待提高
由于事业单位人员编制管理的特点,多数国内事业单位在财务会计人员配置上的话语权和主动权不完整,历史遗留导致多数小型事业单位的财务部门在短期内还是保留了仅有一名出纳、一名会计的情况,一些不符合《会计法》规定的一人多岗问题被迫出现。这一现象与内部控制理念中不相容岗位相互分离这一规定背离:会计的记账凭证由谁审核本身还是一个问题,怎么能谈得上财务对其他高风险相关业务的监督。比如,在资金管理方面,自收自支的事业单位的由于人员限制,由出纳一个人既负责开票,又负责收钱,那么,阴阳发票就难以避免:出纳可以轻松地接触到阴阳发票差额所指向的钱款,而不需要跟任何人沟通协调,以至于事业单位就会可能发生擅自挪用资金或者挤占资金的现象,而且这些资金的来龙去脉就会变得很难核实。因此,事业单位内的有关业务环节有什么不对劲时,要从财务信息中寻找相关负责人就会存在一定难度。财务岗位没有合理设置,内部控制的制衡机制就存在漏洞,国有资产就存在流失漏洞。
三、事业单位财务会计内部控制的实现途径探讨
(一)给予这一项工作足够的重视
事业单位管理人员必须重视单位内部的财务会计控制工作,同时将实施财务会计内部控制工作作为事业单位管理和运营的重要环节。事业单位的管理层要树立正确的财务会计内部控制观念,提高财务人员对内部控制和管理的认识,积极创造一个良好的工作环境,带领事业单位财务人员做好处理会计信息以及资金管理的工作。此外,事业单位管理人员也要严格要求自己,重视财务会计内部控制工作,并且不断学习,从而提高自身的风险意识,为财务会计核算的安全性和稳定性提供有力的保障。事业单位财务会计人员要严格管理财务会计资料,根据资料信息谨慎处理会计数据,通过意识的重视留有工作的痕迹,严格按照会计法律法规的相关要求来开展财务会计方面的内部控制工作。
(二)对财务会计内部控制的有关制度进行完善
要让事业单位资金管理能够安全有效地运营,事业单位必须将完善财务会计内部控制制度作为单位的首要任务。在制定和完善会计内部控制制度的过程中不仅要明确目标内容,而且要合理分工,更要重点关注业务流程延伸至外部环节的衔接流程,保障财务流程的完整性和时效性。为财务人员按照事业单位财务会计内部控制工作能够有节奏地开展与落实奠定基础。事业单位各部门领导和管理人员必须深入基层从实际出发,及时处理财务会计流程存在的问题,对症下药,保障业务流程执行的完整性和有效性,以增强事业单位在经济管理方面的能力与水平。此外,对于事业单位的财务会计内部控制体系也应当根据实际情况不断调整,要对单位的各个领导与工作人员在财务资金方面的相关责任进行清晰明确,重大财务事项有,则应当采用民主集中制这一办法来处理问题,严格防止一支笔现象出现。事业单位更要考虑其受双重管理的特殊性,加强与主管单位、同级财政部门的对账机制,强化对账工作的内部控制,细化财务管理工作。
(三)合理设置财务会计岗位,加强监督管理
一方面,事业单位在设置财务会计岗位之前,要结合单位自身的发展情况和财务会计工作的需求合理地设置和安排会计工作岗位,每位财务人员明确自己的岗位职责的基础上,形成关键岗位流程牵制;另一方面,对于编制受限,人员受限的事业单位,应当在单位财务会计内部控制制度中强化监督机制,强化内部审计、监察部门对财务工作定期、不定期的监督管理工作。规范的监督体系可以完善事业单位财务会计内部控制,降低财务风险。
四、结束语
1.工作人员基本素质有待于进一步提高。在十几年之前,高速公路较其他行业而言,还是新兴的。加上其工作环境处于人烟稀少的地方。所以,企业在组件初期工作人员结构较为复杂:某些人员从社会上招聘而来,有的则从别的行业转过来的,还有很少的一部分是从大中专院校毕业分配而来的,那么这就使得会计工作人员的素质参差不齐。职工受到传统思想及陈旧观念所影响,这些因素都严重地阻碍了内部会计制度的创新。
2.账款收支长久以来失去科学化管理。绝大多数的公路建设公司均存在着一段时间的往来账款挂账,其中包括重大项目的支出与收入,而且该部分账务挂账的时间一般较长,而且在账务结算转移的时候未对确切的时间进行记录,也未对该部分账务准确相应的查账簿。因此,会导致大量呆账及坏账的出现。
二、加强高速公路财务内控管理的具体策略
基于上述关于高速公路财务内控管理的重要性及当前时期下高速公路财务内控管理中存在的问题分析,提出如下几个方面的对策或策略:
1.转变观念,加强创新意识。针对当前时期下高速公路财务内控中存在的突出问题,笔者认为,根源在于观念和意识为创新。树立财务管理是企业管理的核心的观念,特别是企业领导应该懂得财务管理的重要作用。公路经营企业的各项管理均要服务以及服从于企业的价值目标。通过构建内部会计控制制度,真正地将预算资金落实到实处,使得有限的资金发挥至极致,并取得最大的社会收益。
2.完善规章制度,创新内控机制。规章制度指的是各项业务应该遵循的标准以及程序的总和,同时它也是检查及纠正一切违规问题的基本依据与参考。高速公路的内控制度的构建,并不是一成不变的,而是随着单位经营管理活动以及外部环境的发展与变化而不断发生改变,那么这就需要每一个高速公路管理部门随时都要对会计内控制度的构建加以重视与关注,及时发现内控制度构建中存在的各种问题,并找出解决问题的基本办法与对策。
3.发展高速公路会计电算化建设。随着信息技术的快速发展及进步,加强高速公路会计信息化建设已经成为当前的一个重要的问题。会计系统是高速公路公司信息化系统最为重要的一个组成部分,是高速公路公司内部进行信息传递及沟通的重要途径。高速公路公司会计电算化管理系统软件不仅属于财务核算软件的范畴,而且也属于财务管理软件的范畴。其中最为突出的一个设计就是面向国际、与世界先进水平接轨的设计给高速公路公司财务管理工作人员带来了非常深刻的思考与启发。高速公路公司的财务管理工作重点从原来的记账及对账等机械工作逐渐转向更偏重于财务管理方面。另一方面,信息化管理系统规范了财务管理的业务操作,构建了高速公路建设高效的报告体系。而信息化的财务管理,更能真正做到财务数据的真实性,及时性以及准确性。财务报表的集中存放,则有效减少了信息之间的传递和交付,同时简化了采集过程。财务管理系统极大地满足了高速公路建设公司信息披露所需求的及时性以及准确性,还极大适应了各方面业务的交流和信息分享平台的需求,同时增强了建设公司的管控能力,有效提高了高速公路建设公司内部控制的效率,并且在一定程度上提高了财务管理和会计核算水平,同时为建设公司的信息化科技化建设做出了巨大的贡献,从而达到提升高速公路建设公司的整体管理水平。
4.注重对财务预算进行管理控制。主要策略为:(1)加强预算管理,对超支以及浪费的现象进行严格地控制与管理。特别地,应加强对高速公路管理单位的车辆燃油费、维护费、参加会议费、培训费以及招待费等进行严格地控制,严禁超支情况发生,以更好地维护高速公路管理单位的社会形象。(2)清晰地界定高速公路管理单位项目资金使用管理过程中的基本支出与项目支出。实际过程中,常常会出现用项目支出来填补基本支出空缺,以实现专款专用,对各个项目之间的支出进行清除地界定,严禁发生经费互相挤占挪用、费用支出不符合相关规范等方面的问题。
5.完善财务监督及加强投资管理。高速公路投资项目的成功与失败会对高速公路建设部门的整体经营状况产生直接性的影响。因此,应该适当地加强高速公路项目的各项管理以及控制。与此同时,在投放资金之前,应该选择专业的人员参与对项目可行性的分析以及探讨之中,在某种程度上对高速公路的投资额度以及未来的交通量进行充分地科学分析与预测,且对比投资项目之间存在的风险度以及报酬,旨在作出合理的投资决策。在高速公路工程项目建设初期,应该对概算分析进行仔细的研究,同时将总概算进行科学化的分块处理,且进行严谨地计算,以对设计变更进行严格地控制。其次,在高速公路工程项目正式竣工之后,还应该组织各个管理部门以及施工单位完善账务处理流程,且注意加强对动态投资进行有效地控制,确保资金高效、安全的使用。
三、结语