档案信息化论文范文

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第1篇

（一）档案信息制度不健全带来的信息安全隐患

在档案信息化突飞猛进的背景下，相关的档案信息安全管理制度却未及时地建立起来，给别有用心的人窃取和不当利用档案信息以可乘之机，严重危害着档案信息的安全。比如，有的档案管理单位解答了档案利用者的问题，因为认为该问题具有代表性，就将该问题放入常见问题资讯库中。若该档案管理单位缺乏档案信息的保护制度和保密意识，没有对咨询人的个人信息进行必要的屏蔽和处理，可能会造成用户信息的泄露，侵犯档案利用者的隐私权。再比如，有的地市住房公积金管理网络系统由于缺乏相应的安全制度和技术保障措施，只需要输入公积金缴存人的姓名就可以查阅到其工资水平和住房公积金缴纳情况，而个人的收入状况属于个人不愿向外界透漏的的隐私，这就造成了个人档案信息的泄露。

（二）档案网络化管理带来的信息安全隐患

网络化管理给档案管理工作带来便利。但是，计算机感染木马病毒和遭受黑客恶意攻击的风险给档案信息的安全性带来隐患。木马程序一旦侵入档案管理系统，很可能会破坏档案信息数据，甚至会采取篡改、盗窃、销毁档案数据的破坏手段，造成档案管理的混乱，给档案数据的安全性带来致命损害。另外，以光盘、硬盘等存储介质为载体的电子数据档案有其自身不可克服的缺点，如信息数据不够稳定、易于损坏和难以固定保存等，加之档案存储设备更新速度很快，若不对档案存储设备以及相关的计算机硬件和软件及时更新，解决数字档案的格式转换等问题，极易造成档案数据丢失、毁损或无法顺利读取等情况发生。

（三）档案管理造成的信息安全隐患

档案信息化对档案管理人员的素质提出了更高的要求，要求档案管理人员不但要精通档案管理知识，还要精通互联网知识、计算机和相应档案管理软件的操作方法。但是，当前档案管理人员的年龄结构存在普遍偏大的状况。有些年龄较大的档案管理人员知识更新不够及时，仍然拘泥于传统的档案管理模式，对信息化的档案管理可能会感觉力不从心。因为对档案管理设备和档案管理软件研究不够深入，操作熟练程度不够等原因，在管理过程中容易造成档案数据意外删除等丢失毁损情况，构成档案信息的安全隐患。

二、加强档案信息安全的举措

（一）加强制度建设，提高档案安全管理意识

首先，单位领导要充分认识到档案信息安全管理的重要性，制定相应的档案信息安全管理制度，与档案管理人员签订档案安全管理责任承诺书，安排专门档案管理人员对所有档案信息进行保密管理，规范档案信息的保密审查程序和公开程序，确保做到公开的档案信息不，的档案信息不公开。同时，要完善档案信息安全防范机制，严格禁止其他计算机对档案管理系统网络的接入和访问，的档案信息不允许与互联网联接，的计算机要设置专用密码，在转为非计算机时要按照《保密法》的规定对存储硬盘进行拆除。

（二）不断提高档案安全管理技术，做好电子档案的异质备份工作

首先，提升档案安全管理技术是保障档案信息安全的有效途径，要定期对管理档案的计算机设备进行杀毒软件的升级，及时对病毒进行扫描和查杀，避免木马程序和黑客恶意侵入档案管理系统。同时，定期对档案管理设备如计算机设备、打印机、复印设备等进行检查，确保各种档案管理设备的正常使用。其次，承载电子数据档案的存储设备有别于传统的档案载体文件，对它的读取必须依靠必要的硬件设备和阅读软件才能够实现，对这些电子文件档案同时转化为其他类型的载体就成为必要。做好电子档案的异质备份工作，就可以防止随着技术的发展出现现有的电子档案因为缺乏相应的阅读设备和软件而不能顺利读取的尴尬局面。异质备份的常见方法主要有：将网络下载文件转变成纸质文档；将纸质文档通过扫描等手段转换成电子文档；将现有的电子照片通过拷贝等形式制作成多份备查等。

（三）优化档案管理人员结构，提高档案安全防范意识

档案管理的信息化对档案管理人员的素质提出了更高要求，要优化档案管理人员结构，建立形成梯队的复合型档案管理队伍。档案管理人员不但要熟悉档案管理方面的业务知识以及相关的档案管理法规，还要对计算机操作、互联网知识等现代化的科技知识做到熟练掌握。这就要求我们必须要建立健全档案管理人员的管理制度，对档案管理人员的配备、流入流出等规定严格的程序，明确各类管理人员的工作职责和违反规定造成档案安全信息不当泄露应承担的责任。要定期对档案管理人员进行业务知识和档案信息安全管理方面的培训，提高他们的安全防范意识和防范技能水平。

三、结语

第2篇

所谓的档案信息化就是指在实际的档案管理工作中，采用信息化的技术和手段，实现信息的共享，为档案应用着提供便利。同时做好档案的开发和整理工作也是现如今社会发展的重要趋势。网络的高度发达成为档案信息化建设的前提和条件，实现档案管理的信息化和网络化符合社会可持续发展的需求，同时还能够提升社会服务的意识，加强服务力度。在进行档案信息化的过程中需要对相应的制度，管理方式等进行高度重视，同时做好档案安全的防御工作也是一种企业或者是事业单位风险评估的重要表现。保证档案信息的真实性和准确性时提升企业信誉程度，树立形象的重要因素。可见，在现如今的社会中，实现档案管理的信息化，加强保证意识具有一定的重要意义，也具有一定的必然性和可行性。

2档案信息化发展的技术环境和政策环境

2.1档案信息化发展的技术环境

从档案信息化的进程上看，其技术环境主要是包括计算机网络的普及以及各种办公方式的优化，做好档案信息的收集、整理以及存储和利用工作是实现档案信息管理的重要环节，在各个关节中都需要将先进的信息技术应用到其中。所以说，各种技术设备和方式的共同作用逐渐完善了档案信息化的进程。另外，还需要提供良好的硬件设施，实现档案信息的资源共享工作，同时保证档案信息传递的快速和便捷。

2.2档案信息化发展的政策环境

由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利，因此，国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境，使得档案信息能够发挥自身的优势作用，实现全国性和规范性的特点。另外，档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景，各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是，档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视，在实际的应用中，需要保证应用的快捷性。

3电子档案信息管理存在的安全问题

档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此，保证档案管理工作的安全性，做好安全保证工作，能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多，但是工作中出现的问题比较严重，其中包括以下几个方面。

3.1物理安全问题

物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题，所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境，档案信息多以电子形式保存，因此，保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁，毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看，出现破坏的可能性主要有表现在两个方面，第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题，另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护，提升工作人员的操作技能等等。

3.2软件安全

软件是计算机系统的重要组成部分，只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行，提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面，要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行，同时对软件的使用权限进行控制，同时还需要对电子档案进行归档和整理，避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。

3.3数据安全问题

数据安全才是档案信息安全的基本，电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下，需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题，需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递，提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限，这样才能保证档案信息的数据安全问题。

3.4网络安全问题

在计算机系统应用的过程中，可能会受到网络节点的制约，形成一定的破坏性，直接影响到计算机网络的安全性，对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生，所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构，做好安全技术的推广，对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处，选择专业的工作人员来进行这一工作。

3.4.1单位的安全防范意识要加强

改进服务的方式增加新的举措，提高创新性，在共享电子档案信息资源的前提下，要加强安全性防范，在共享电子档案信息的同时注意信息流失，除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时，在技术时上要加强管理，最终做到信息服务的最优化。

3.4.2重视基础设施的建设提高应用系统的维护

在提供了高效便捷的服务下，我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难，在安全上要有积极的应对措施，并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。

4结束语

第3篇

在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。

2对策及措施

2.1加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。

2.2增加资金投入,加强软硬件基础设施高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。

2.3加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

第4篇

档案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其他数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。

二、加强学校档案信息资源建设

档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。信息资源是档案信息化建设的物质基础，档案信息化建设的首要任务是把室藏档案资源数字化，其核心内容是将各种形式的档案信息，通过计算机、扫描仪等设施，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库，满足社会对档案信息的需求。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索工具，促进档案信息的开发和再生；加强对重要会议、重大活动事件档案材料的收集，主动从各种媒体中收集有关学校的信息，通过对信息的采集、整合、分析，为领导决策和教学管理提供信息服务。

三、加强学校档案服务手段的创新

随着档案数字化程度不断提高，档案利用的方式也发生了改变，利用者通过网络、计算机等现代化手段利用档案，使得传统的档案管理工作方法和行为方式将随之而发生改变，档案管理模式也在从传统的实体管理模式向着信息管理、知识管理、数字化管理模式转变，因此，档案部门必须用创新的服务方式、服务内容和服务手段实现由传统的手工操作管理模式向现代化管理模式转变。

四、加强学校档案信息安全保障体系建设

第5篇

随着社会的不断发展，社会对于医疗体制改革的呼声愈加强烈，医院档案信息化管理作为医院现代化管理的重要组成部分，也必须加强其广度和深度。为了顺应医疗改革的深化，医院档案管理必须打破传统管理模式的桎梏，创新工作思路，充分发挥和拓展信息技术的潜能，建立起高效、完整、科学的信息化管理体系。医院档案信息化管理可以有效完成信息资料间的数字化转换，建立起方便高效的检索工具，从而缩短信息资源二次加工时间，提高信息时效性；促进档案信息化管理与最新科技技术接轨，实现办公自动化；可以备份和拷贝多份信息资料，方便资料在各个部门间的传输，提高信息的使用率。这些对于医院完善临床、科研、教学资料，拓宽医院服务范围，提升医院社会影响力具有明显的促进作用。目前，随着计算机技术的日益普及，医院在其日常行政工作及医疗事务中产生出数量庞大的电子文件，社会及病患对医院档案信息化管理的需要越来越大。就大部分医院而言，病患自进入医院开始挂号起就被纳入到计算机管理模式中，建立起电子病历档案，这从根本上改变了医院的管理模式，让患者体会到更多的实惠和便利。医院提供电子病历档案，可以免除病患及其家属往返医院办理业务的不便，节约了他们的时间、精力和金钱。这种利用网络即可办理病患病历档案业务的创举，大大造福了路途遥远或行动不便的病患及其家属。因此，推动医院档案信息化管理可以帮助医院在民众中树立起良好的社会形象，顺应民众对于医院服务的需求。

二、医院档案信息化管理中存在的不足

（一）对档案信息化管理认识不足众所周知，医院档案包括了病历、财务、人事、基建等各个方面的医院管理内容，其重要性不言而喻。然而，部分医院由于受重视医疗这一观念的束缚，忽视了档案管理工作。主要表现在对其意义认识不足、重视不足。虽然信息化技术已经应用到医院医疗和管理工作之中，然而由于医院决策者没有充分意识到信息化建设的紧迫性和重要性，往往在医院档案信息化管理的建设工作中缺乏前瞻性，不利于其进一步发展和完善。

（二）档案管理方式及技术落后很多医院虽然较为重视档案管理信息化建设工作，做到了对档案系统化处理、采用标准的管理软件、实现统一归档、制定和实施统一规范和管理制度等，但往往这些工作都浮在表面上，仅仅做到了对档案的管理，而没有真正的充分利用档案信息资源。目前，医院在其档案管理工作中普遍存在多部门管理的局面，各科室分别管理属于自己业务范畴的档案。而各部门由于工作方式及管理方式的不同，导致其在管理职责上分工模糊、管理及政策多元化，从而导致难以形成规范统一的标准。除此之外，档案管理软件的开发和利用明显滞后，专门的医院档案管理软件更是尤为欠缺，很多管理软件已经不适应社会的发展，兼容性和扩张性较差，无法做到与医院信息系统有效对接，更无法满足处理快速增长的档案及充分高效利用信息的需求，急需更新升级。

（三）档案信息利用率较低由于受技术限制，有些档案信息无法实现联网，这就大大限制了医院信息共享。与此同时，部分档案资料存放时间过长，产生了大量的数据和文件，增加了查找、更新和维护的难度，大大浪费了人力物力。在档案信息化管理过程中，往往存在档案利用不充分、信息采集不全面的情况。比方说，某些档案只包含某一时间点或是某一特定时间段之间的信息，缺乏全面性。而且在信息采集的过程当中容易出现重复采集的现象，产生不必要的浪费。

（四）档案管理人员素质不高对多数医院而言，专业的档案信息化管理人员较为匮乏，档案管理相关专业的人才少之又少，很多管理人员是半路出家或是从其他部门调入，这导致大部分从业人员没有接受过专门的档案管理培训，缺乏过硬的理论知识及计算机应用能力。他们对于档案信息化管理可以说是一知半解，其业务水平参差不齐，不够科学规范，容易导致人为错误。此外，部分管理人员责任心不强，缺乏较强的管理意识，没有按照规定对于某些文件资料进行适当的归档及移交等，对于重要档案资料没有做到专人专管，从而导致资料的遗失，降低了保存价值。

三、医院档案信息化管理发展趋势

（一）医院提高对档案信息化管理重视程度要想将医院档案信息化管理建设落到实处，就必须获得医院领导的鼎力支持和广大医护工作人员的积极参与。只有医院不断更新自身对于档案信息化管理的理念，才能确保这项工作更快更好的向前推进。医院应当结合自身实际，选拔并指派具有专门知识的领导重点负责档案信息化管理这项工作，做到在业务上有重点。同时作为医院的管理者应当不断创新管理理念，提高档案信息化管理的质量和效率，完善信息化管理制度，并着力将此项工作纳入到日常工作考核和检查当中。医院各级人员也应当仔细学习和了解《医药卫生档案管理办法》等法律法规，加强对档案管理工作重要性的认识，提高此项工作的积极性，从而让档案信息化管理更好的服务医院工作。

（二）转变服务方式医院档案信息化管理的目的是通过利用信息来服务整个医院建设，因此优化档案管理和服务方式，将原先封闭的信息资源对外开放，促进医院各部门间的沟通联系，构建一个高效的交流平台，从而最大程度的开发和利用档案资源。由此可见，医院必须转变档案信息化管理服务方式，加强对信息深层次的开发和加工，提高自身竞争力和应变能力。

（三）加强设施建设和系统开发医院档案信息化管理的核心是"信息电子整理"，即运用信息技术完成对档案的分类、编目、排序、检索和归档保存等，从而使信息的查询和应用更为便利。加强医档案信息化管理建设首先要从夯实基础设施软硬件建设做起，在硬件设施方面要做到合理配置、存放保养得当，做好温度、湿度及防火防盗方面的有效控制。在软件设施方面应选用国家鉴定的正版软件，通过二次开发建立适合本医院使用的管理软件，同时可以实现档案管理软件与医院办公软件之间的联通，将档案管理纳入到医院整体信息化工作体系之中，形成一体化的共享资源库。

第6篇

【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

【参考文献】

第7篇

【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。

【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。

(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。

参考文献:

[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).

第8篇

（一）档案管理制度不完善。在档案收集、分类、归档、利用等过程中，相应制度不完善，难以确保档案的完整性和真实性，加之，工作人员风险意识薄弱，未能认识到电子档案的重要性，所以要全面实现档案的信息化建设还有很大困难。

（二）缺乏信息化建设的投入力度。要实现档案的信息化建设，就必须要有相应的信息化设备，但购买设备需要一大笔资金，对于本就资金缺乏的县级档案馆而言，显然就十分困难了，很难一次性将所需设备配置齐全。此外，对已有信息化设备未能做好定期的保养和维修工作，使得设备在使用过程中容易出现故障，而且也缩短了设备的使用寿命。

（三）未能突出重点工作。在档案信息化建设进程中，县级档案馆的工作没有轻重缓急之分，对于档案信息的收集也没有明文规定，导致很多单位提交档案信息的时候既有纸质档案又有电子档案，档案馆收集起来之后还要对档案进行全面性的整理，从而耽误了工作进程，影响了工作质量。

（四）对人员管理松懈。县级档案馆对工作人员的管理过于松懈，使得很多制度和规定都流于形式，未能全面落实。一方面，对各个岗位工作人员的责任和权限没有十分明确的界定，在工作中遇到问题或困难有互相推诿的现象，工作中的失误也不能第一时间追究到相应的责任人，致使职责不清，工作效率低下；另一方面，缺乏对工作人员的继续教育和培训，导致一些工作人员存在懒惰、安于现状、不思进取等消极的思想，或是在工作中还会出现懒散的行为，有甚者还搞形式主义、个人主义等，工作能力和综合素质难以得到有效提升。

二、县级档案馆档案信息化建设的创新思路

（一）创建科学、完善的档案管理制度。在信息化时代里，制定文件及档案的管理制度和办公业务的信息化管理两者之间是紧密相连的，因此要确保档案信息化建设的顺利、高效、安全、规范，就必须要创建科学、完善的档案信息化管理制度。如《档案信息化工作操作制度》、《电子档案管理制度》、《办公自动化系统应用章程》等，但在创建制度的时候必须要确保跟档案工作的新标准及新要求相吻合。

（二）强化县级信息化基础设备的创建。电子档案管理虽然方便、快捷，但必须要依赖于计算机，因此，要强化县级档案馆档案的信息化建设，就必须要强化信息化基础设备的创建。结合档案馆的实际需求，配备相应的计算机软件设备、硬件设备、网络设备等，采取最科学、最先进的信息化技术，切忌过于追求高级但跟实际不符的技术。此外，还要强化县级档案馆档案管理软件的水准。管理软件不仅能有效完成事务、业务的管理以及档案利用服务的工作，还能跟资源数据库系统有效结合成为有机整体，构成从数据录入———数据管理———数据处理———数据输出完善的应用链条。档案信息化建设的最终目的就是要实现数字化档案馆的建设，把各种档案资料和信息经过处理再传输，确保档案信息得到最科学地配置和最充分地开发与利用，尽可能实现信息资源的共享。

（三）紧抓重点工作，强化针对性管理。县级档案馆在开展档案信息化建设的时候，应该紧抓重点工作，对重点工作进行有针对性的管理。县级档案馆首先要求各个单位在提交纸质档案的时候必须提交相应的电子文件归档，对于办公自动化系统生成的电子文件，要落实办公自动化系统跟数字档案室的有效衔接。档案部门也要遵循档案管理有关标准和要求，强化对电子文件的鉴定、归档等有关工作的监管和指导，确保电子文件的完整性、真实性和实用性。其次，要不断研究电子档案接收、保管及利用的新技术和新方式，创建完善、合理的电子档案管理方式；强化对电子档案的接收工作，从根源上解决各种问题，充分发挥出电子档案的优势，并对档案需求者做好服务工作；要充分借助计算机对档案信息进行处理，实现档案信息的数字化储存，以及信息采集和信息服务的科学化和网络化。

第9篇

1.1是顺应国际形势和国家政策的必然之举

随着档案信息化建设的发展，国家逐步出台了《中华人民共和国电子签名法》《保密条例》《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》和《电子档案管理规范》等法律法规，这一系列举措说明了信息化建设已成为国家工作、国民经济和社会发展中不可或缺的必要步骤。

1.2是档案传统式管理的发展趋势

中国最早的档案工作可能要追溯到原始社会的结绳记事，甲骨文、金文、竹简、羊皮卷、帛书等都是曾经档案的记录载体，发展到以纸张作为档案的主要载体后，档案管理逐渐制度化、系统化，但传统式管理有自身难以克服的缺点。一是由于档案需长期保存，纸张极易受潮、虫蛀及火灾等灾害的毁坏。二是需要投入大量的保管经费，档案被反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，导致档案工作人员为无备份而每年不得不有的文档损失担忧。三是档案传统管理特点决定了档案的交互性弱，不利于不同部门、不同地方和不同级别单位的使用。

2现代农业科研发展中档案信息化建设的作用

2.1优化保存

中国是一个农业大国，科学技术在农业发展中发挥着不可估量的作用。农业科研档案主要是农业科技工作者在科研活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称，其主要包括课题从立项、申报、总结、成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料，如科研档案课题立项的申请书、合同书、实验调查记录、科研过程中的照片以及科研人员在该项研究中撰写的论文等，既是生产资料，也是体现现代科学技术的载体。档案信息化建设以现代计算机技术为支撑，利用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层级的加工，加强了对农业科研档案的保存优化率，是第二次农业科研创新，既扩大了档案保存的范围，又加深了档案管理的深度，有利于各种档案长期有序的保存。

2.2发展农业技术

农业在过去几千年作为主要产业，现在被称为关系国计民生的第一产业经历了漫长的发展。如何有效传承农业技术？除了身传言教，我国还出现了农业著作和一些有关农业生产的记录，如北魏时期贾思勰的《齐民要术》、明朝徐光启的《农政全书》，而沈括在《梦溪笔谈》中创造的十二气历对农业影响颇深。言传身教和过去的农业书籍具有很大的局限性，极易失传，印刷技术的落后和文言文的使用极大地限制了农业技术的推广和传承。20世纪的第三次科技革命以计算机技术的广泛使用为标志，档案信息化管理也被国内外应用于农业。档案信息化、电子化的特点是易传送、易分享、易再次加工，这使得先进的技术、理论、手段管理模式和经营方式能被更多人和更多地方学习、使用，进而有益补充，更带动农业科学向纵深发展。

2.3经济效益

1节约了档案管理成本。农业科研档案管理作为一门系统而专业的工作，既有农业科研工作的特性，又有科研档案管理的普遍性。传统式的档案管理需要长期耗费大量的人力、物力和财力，与之相比较，有赖于现代信息技术发展，档案信息化管理一旦建成就能减少投入，节约资源。2创造新的经济价值。科技是促进现代农业发展的巨大助力，农业科研档案是系统的科学技术的载体，蕴含着巨大的经济价值。从最近几十年档案信息化管理发展历程中我们可以得出这样的结论：档案信息化管理当然也包括农业科研行业可以创造新的经济价值，对信息、计算机系统和人之间流动的良性管理可以带动广告收入、知识产权相关收入和农业增收等方面的提高。如果忽视了档案信息化建设带来的经济效益，那无疑在很大程度上否定了档案信息化的重要性和发展趋势。

3在农业发展中的现状和困境

3.1农业科研档案信息化管理软件缺乏统一性

我国农业科研单位的信息化管理发展水平不一致，不仅表现在技术水平，也表现在硬件和软件方面缺乏统一性。使用的电脑系统不兼容，运行的软件各自不能互用，全国又没有共用一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这些技术问题制约了档案信息化、电子化的进程，不利于工作人员利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。3.2制约档案信息化建设水平和进程的起因由于我国事业单位的招聘机制分为管理岗位和专业技术岗位，使得各个农业科研机构出现了一个怪圈，懂技术的不懂档案信息化管理，精于档案管理的又不熟悉农业科技领域。一些单位在发展档案信息化过程中没有配备具有档案管理专业素养的人员，“抓壮丁”转去负责农业科研档案管理工作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理和农业技术复合型人才就更奇缺，大部分人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代设备，仍不能充分发挥作用，更是阻碍了档案信息化管理现代化。

4对农业科研档案信息化建设的思考

农业科研档案信息化建设顺应了全球信息技术发展趋势，对当前档案管理提出了严峻的考验，对农业科研发展提出了更高的要求。改变档案传统管理模式，打破档案信息化建设制约瓶颈，力争在农业科研档案信息化建设中脱颖而出，这就迫使我们要正视档案信息化建设，对照农业科研档案信息化建设的困境，积极地寻找今后农业科研信息化建设的应对之策。农业科研档案信息化建设是农业科研和档案管理两大专业领域的有机结合，要实现其长期的良性发展就要求从以下三方面采取措施，弥补短板，巩固长板，形成合力。

4.1建立全国农业科研档案信息化建设统一体系

个体的发展离不开集体的有力支持，要实现档案信息化建设，必须建立全国农业科研档案信息建设统一体系，体系要对档案管理中涉及的硬件、软件和法律法规有一个统一而明确的规定，让一切档案信息化建设有章可循，有规可依。

4.2高标准培养复合型人才

做好农业科研档案信息化工作离不开复合型人才的作用，要制定一个长期复合型人才培养计划，使其在档案、信息化和农业方面精而专，既能投入农业科研实践，又能做好农业科研档案工作，更能实现两者的有机结合，开发好农业科研档案信息的价值，创新农业科研档案信息化管理水平、管理方法。

4.3重视农业科研档案信息化建设的深层次开发

第10篇

从本质上来讲，档案管理工作属于服务性工作，需要工作人员具备高尚的职业道德，做到爱岗敬业、无私奉献、服务周到等。档案管理人员要提高自身工作的效率和质量，最基本的要求就是要热爱自己的岗位，尽自己最大的努力将这份工作做好，有高度的责任感，减少工作的失误和错误。档案管理工作本身比较枯燥无味，如果工作人员缺乏对它的热爱，将直接影响工作人员的工作状态和工作心情，降低工作的效率和质量。此外，档案本身作为记录过去发生某些事实的唯一载体，在社会的发展过程中有着重要的作用，这就要求工作人员需要具备高度的责任心和责任感，高度重视档案管理的每一个工作环节，防止档案的丢失，维护档案的完整和安全。另外，随着档案工作量的越来越大，档案管理工作人员要善于总结工作经验，勤于思考，敢于创新，积极探索和开创新的工作方法和管理方式，确保档案管理工作的全面性和安全型。对于实际工作中遇到的难题和困难，要敢于打破传统的思维模式和管理方式，在遵循规律的基础上，对相关档案管理的环节进行改革和创新，进一步促进档案管理工作的效率，提高档案管理的安全性能。

二、信息化的管理能力和学无止境的精神

信息时代的到来，衍生出了以电子文件为载体的档案，直接冲击了传统的纸质档案管理模式，对档案管理工作人员的专业素质提出了更高的要求。因此，档案管理人员需要具备信息化的管理能力，能够熟练的运用计算机对相关电子文件进行存储、归档、保管等信息化档案管理操作，实现纸质档案和电子档案的同步管理。这无疑需要档案管理工作人员需要掌握基本的计算机操作能力，兼具其他学科的相关内容，在档案信息化建设中贡献自己的一份力量。此外，档案管理人员还需要具备学无止境的精神，有良好的学习态度，积极参加多元化形式的学习，将实际的工作与所学的知识紧密结合在一起，养成工作学习化的良好习惯，不断提高自身的专业素养和专业技能，拓宽自己的知识面和视野，注重综合型人才的培养，提高自身的综合实力和综合素养，进一步促进我国档案管理事业的发展。

三、结语

第11篇

1.城建档案工作的人力资源薄弱。调查数据显示，目前城建档案管理的工作人员中仅有48%的本科生，相近专业的高水平人才仅有38.5%，普遍存在学历偏低问题且数字化、信息化方面的专业技术人才不到3%。这就导致很多城建档案工作人员的业务素质、思想观念和整体水平跟不上日新变化的信息时代的脚步。人力资源缺乏必要的素质和活力，直接影响整个城建档案数字化及信息化的进程。人手不足，工作量与人员配备不成正比，这必然导致城建档案工作数字化及信息化发展缓慢和滞后，跟不上时展的步伐，更不能为城市的发展提供优良服务。

2.实现城建档案数字化及信息化的资金条件不足。在一些不发达地区，由于资金条件有限，直接导致城建档案信息化进程中的硬件软件设备投入都不足，因为在21世纪的今天，高配置的计算机、打印机、先进的信息管理系统、扫描仪等设备室城建档案建设中不可或缺的设备，以及信息管理系统的运行和维护都需要大量的资金支持。而现状是很多地方在上述设备的投入中力度不大，没有引起管理层的高度重视。

3.城建档案工作前期准备工作不充分。前期准备工作是城建档案数字化及信息化的重要基础和基本前提，而现阶段城建档案的前期准备工作仍存在一些漏洞和不足之处。尤其是在纸质档案的资料不完善、资料质量偏低、保存不安全等方面，城建档案管理的专业要求较高，因为档案涉及社会的各行各业，这就需要拥有较强综合能力的专业人员负责工作。很多城建档案部门过于重视文本文件的资料收集，而忽略了视频、音频、图片等电子文件档案的收集。

二、实现城建档案数字化及信息化的具体措施

1.着力打造专业城建档案建设人才队伍。首先，要构建一个高素质水平的人才队伍。培养一个优秀的专业城建档案建设人才队伍是城建档案工作的必要条件和前提基础，只有加强专业人才队伍的建设才能使城建档案工作有效顺利的开展。其次，要严格要求，科学管理。《南通市城市建设档案管理办法》中提到对于在工作中有“、、”的人员，不仅要给其所在单位和上级主管行政处分，还要上报司法部门追求其刑事责任。这样严格的要求，不仅利于人员的管理，更利于城建档案工作的科学开展。再次，要强化人才队伍的专业素质，提升城建档案数字化管理技术。一是要明确工作范围，工作职责。江苏南通的城建档案数字化信息建设包括城乡建设规划、管理中涉及的图表、文字、图片、影音声像、图纸等多种形式的承载着历史记录的档案资料。二是要提升数字化、信息化建设管理水平。

2.相关部门要加大对城建档案工作的资金投入力度。城建档案数字化及信息化需要技术力量和物质条件作为支撑，无论是在优秀人才的引进和培养、信息系统的开发，还是先进设备的引进、系统网站的维护都需要大量资金的支持和维护。因此，相关部门首先要对城建档案数字化及信息机化建设管理引起重视，要将其纳入议事议程并付诸行动，加大其资金的投入力度。以江苏某城建档案馆为例，管内配置了档案密集架、底图柜、声像档案防磁柜等档案装具，并配备2台服务器，1TB容量的数字档案存储磁盘阵列，25台计算机，20台空调，10台去湿机，为该市规划、建设、城建执法、解决房产纠纷和房改等工作提供了依据和凭证。

3.建设标准化、规范化的档案信息。目前我国档案工作还缺乏一套完整、切实可行的系统化、标准化的规则，以此来保证城建档案的规范统一以及完善，从而达到资源的充分共享和有效利用。

三、结论

第12篇

档案管理现代化建设是在信息时代背景下提出的，它是以档案资源信息化为核心内容的。接下来就医院档案管理现代化所要完成的要素进行分析。

（一）医院运用现代化技术进行档案管理

这里所指的的现代化技术指的是计算机信息技术。医院运用现代化技术进行档案管理，指的就是医院将各种先进的计算机信息技术运用到档案的记录、存贮、整理、加工查找、交流等各个方面。同时，根据计算机信息技术的特点对当前的档案管理工作进行改进，以便能够与计算机信息技术进行更好的结合。医院利用先进的计算机技术完成档案管理工作，从而达到实现医院档案管理现代化的目的。

（二）医院的档案管理工作人员需要掌握现代科技知识

档案管理现代化必然会引起档案管理领域中的一系列的变化，例如技术革命或技术变革等等。同时，由于各种先进的现代化技术的应用，也使得医院的档案管理工作人员变得更加难以适应。因此，要推进医院档案管理现代化建设，其中一个重要的要素就是让医院的档案管理工作人员掌握先进的现代科技知识。档案管理工作人员首先应该掌握的就是计算机技术。如今技算计技术已经成为了档案管理现代化的基础，医院的档案管理人员只有掌握了计算机技术，才能够更好的利用计算机进行档案的现代化管理。同时医院还必须要对档案管理人员的档案管理基础知识进行及时的更新。

（三）实现档案资源数字化

在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让医院的档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进医院档案管理的现代化进程。

（四）需要建立起科学的管理机制

要实现档案管理现代化，就必须有科学管理作保证。科学管理是档案信息化管理的基本保证,没有先进的管理就不会有管理工作的现代化，因此必须要建立起科学的管理机制。医院的档案管理部门要建立自动化工作的组织机构或配备必要的人员，对档案管理现代化建设有关的问题进行深入地研究和论证。

二、进行档案信息化建设的建议

（一）新时期，需要对档案管理观念进行更新

在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案管理信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为医院的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。如今，很多行业所竞争的不仅仅是产品的质量，同时也在竞争服务。医院的档案管理如今也必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，医院档案室必须要对医护人员对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为医院的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进医院档案事业的现代化发展。

（二）重视对硬件设施建设的投入

如今，各行各业都在推行无纸化办公，进行无纸化办公其最基本的就是需要各种硬件设施作为支撑。档案信息化管理，从某种意义上来说就是实现档案管理的无纸化办公。那么在档案管理信息化建设的过程中，医院就必须要建设各种电子计算机、缩微复制设备以及各种先进的信息化库房管理设备，这些都是档案管理信息化建设的基本条件。目前，这些先进的设备只有在一些大中型城市中的医院档案室有配置。但是档案信息化管理还要涉及到将各种档案资源在网络上进行共享，这就使得仅仅在几个城市、地区拥有这样的硬件设施还无法满足要求。要实现真正意义上的档案管理信息化就需要全国的医院档案室都能够实现硬件设施上的同步与完善，最后实现网络档案资源进行共享。

（三）加大投资款项，满足档案信息化建设

信息化加快，促使医院档案软件需要时刻更新。鉴于医院档案需要以信息化的手段对医院各项档案的物、事、人进行全程记录。为此可基于档案生命周期进行相对加大投资款项，使档案管理信息化生命周期保持在最佳势头，如引入信息化软件、使用各种软件管理工具、周期查看当前硬软件情况，建立信息化档案运营机制等，如此一来就保证了医院档案管理信息化的进程，随时为医院服务。

（四）提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平

随着社会的发展，各种信息量的产生速度已经不是以前的时代可以比拟的。而信息量的大量增加也为医院的档案工作带来了新的特点与新的要求。如今医院的档案数量急剧增加，档案的种类也越来越繁多，档案的利用也发生了巨大的改变，不仅利用的数量、范围、深度发生了巨大的变化，其时效性的要求也越来越高。这些变化都是传统的档案管理方法以及技术所无法适应的。因此，要积极地提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平。

为此，必须要进行以下几方面的工作：首先，医院必须要实现档案管理的标准化以及规范化。要推进档案管理的信息化建设，就必须要做好档案管理的标准化以及规范化管理，让这两者之间能够相辅相成、互相促进。其次，是要医院能够积极地应用现代化管理方法，让档案管理更加的科学、高效和系统，能够为医院领导或医护人员的决策以及科学研究等提供更加准确的、有效的服务。最后，是要医院积极地将计算机与档案管理工作进行有机的结合。因为计算机的应用是档案管理信息化建设的重要物质基础。

（五）加强档案信息化人才培养

档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。医院的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种医护档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。

如今，很多的医院档案管理工作人员都不具备这些综合能力，他们要么是能够运用各种先进的档案管理工具而缺乏档案管理能力，要么就是具备档案管理能力却不具备运用各种先进的档案管理工具的能力。为此，医院必须要为他们创造出一个好的学习环境，鼓励他们参加各种培训，努力的提高自己各方面的能力。

第13篇

传统的档案管理工作注重的是保存和保密，使用次数相对电子档案来说很少。而在信息化不断发展的环境中，档案管理工作除了保存档案之外最主要的使利用资料。档案管理的信息化发展改变了档案资料的利用方式，弥补了传统档案使用效率低的缺陷，并且能够使档案信息通过网络等平台进行查看和利用，为查询者提供更为方便的档案信息查询服务。

二、新时期档案管理信息化发展的策略

（一）转变思想观念，树立信息化管理意识

随着社会经济的不断发展，档案管理工作越来越受到广大受众的重视，在产生巨大变化的同时，也获得了一定的成效，在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变，档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐，档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想，加强自身对档案信息化管理意识，不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了，档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高，是资源管理信息化发展工作的重点和保障，是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。

（二）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源（比如：纸质档案、录音、视频以及照片等）进行信息化处理与转换时，需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作，以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时，管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法，以保证电子档案的安全性和有效性，从而促进档案信息化管理水平的提高。

（三）提高现代化管理手段，实现档案资源共享

目前，档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此，档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理，档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此，在开展现代化管理工作时，要慎重选择和推广规范化的档案管理软件，既要保证电子档案的安全，又要为更多的使用者提供信息，实现资源共享。

三、结束语

第14篇

1．1山东建筑大学工程档案管理现状

山东建筑大学新校区于2002年9月动工兴建，占地156．72hm2，分一、二期和续建工程，包括27座单体工程，总工程量约为39．62万m2，持续建设周期为两年，续建工程根据发展需要适时推进。新校区工程档案共分为23项，500余卷，分为JJ11综合、JJ12－1设计基础、JJ12－2设计文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工验收等六个类目，涵盖了所有单体工程从前期规划设计、中期施工建设及后期竣工验收和管理运行的全过程，如表1所示。山东建筑大学在新校区建设之始，就制定了系统的工程档案建设与管理方案，主动引入物联网理念，着力克服档案载体多样化、建档不及时不系统、档案数据共享差等问题，在工程档案信息化管理方面进行了颇见成效的探索和实践，有效提高了工程档案的归档准确率、完整率和使用效率。

1．2基于物联网的工程档案信息化管理系统功能设计

文章在研究国内外文献及实例的基础上，以工程项目建设的生命周期为依据，针对山东建筑大学新校区工程档案管理的需要，基于物联网的技术，设计了信息化管理系统的主要功能，如图1所示。(1)纸质工程档案电子化功能目前，尚有很多工程档案的管理仍为纸质档案与电子档案分离，并以人工查询检索为主。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求全部工程档案以电子化数据的形式存入既定的数据库系统。山东建筑大学在工程档案建档过程中，已对规划设计、管线等功能设计图在存档规划设计蓝图的同时，一并存储CAD文件;验收材料在存档验收报告及支撑材料的同时，一并存储工程建设的实时监测或记录电子数据。(2)工程档案智能识别调取功能工程项目的实施是一个动态过程，从动议报批、立项审批、勘察设计、生产准备、施工建设、监理验收、运行管理等各个阶段都会产生档案信息［9］。工程档案存在于工程项目的整个生命周期内。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求对工程项目自始至终的全过程、各阶段、各环节和节点的档案数据进行分类处理，建立电子识别码或二维码标签，在利用档案数据时可以通过直接扫描标签的方式自动调取。山东建筑大学对各单体建筑建设全过程档案进行了数据编码，并分类登记入库，为利用物联网进行工程档案信息管理建立了坚实的基础。(3)工程档案数据全时分析功能在工程项目提出后，关于工程的可行性和必要性、综合设计和建设方案等都要进一步的科学论证。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过对国内外相同性质、相近体量的工程进行对比，并运用云数据和相关算法，对工程项目数据进行基于现实环境的分析，得出工程项目建设的前期相关数据预测，从而为工程项目的稳步实施提供技术依据。这是工程档案信息化建设的核心领域［10］。目前，工程档案数据全时分析功能尚处在框架设计阶段。(4)工程档案数据实时更新功能工程项目建设过程中以及在某一单项工程的全寿命周期内，由于方案优化修改、运行维修改造、功能提升等原因，工程档案的数据处在动态变化中，前后数据的更新或实时化显现尤为重要。基于物联网的工程档案信息化管理体系将所有档案数据均存储于服务器中，能够根据项目进展，实时更新数据，特别是当项目复杂、分期任务繁多时，更会根据时间节点和项目进展阶段将档案数据快速调阅，并能够通过编辑插件调入文件等形式统一将同一批数据进行实时更新，有效保证了工程档案数据的即时性、完整性和准确性。(5)工程档案业内数据交流功能工程项目在实施过程中不同阶段产生的档案数据不同，但彼此间又是相互联系、互为一体的。基于物联网的工程档案信息化管理体系将项目进展中所涉及的不同行业的数据进行交流和转换，从而为下一步决策提供有效的资料，并辅助工程项目决策。山东建筑大学在新校区工程建设中，以综合分析工程档案为基础，对新建工程进行设计方案优化，例如运用绿色校园理念，建成了国内第一栋太阳能综合利用学生公寓;而采用B/S+C/S架构，自主设计运行了节约型校园建筑节能监管平台。不同行业和项目间的工程档案数据交流和分析，为学校绿色建筑、节能建筑及监管体系的成功案例提供了重要的支撑。(6)工程档案项目间数据共享功能如今建筑形式越来越多、建筑功能和用途愈来愈呈现多样性，特别是对于商业、办公等相对造价、出售价格比较高的建设项目，在其决策立项、规划设计等进度中，如果可以参照相似位置、类似环境下不同项目的建设情况，其设计、施工过程中出现的各类技术难题也将迎刃而解，项目造价、工程组织等也将更为有序和高效。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过建立项目间的数据共享，实现数据比对，建立相同工程项目一体化的施工进度、技术方案和质量控制体系，提高管理效率和水平。山东建筑大学在新校区工程建设过程中，将各项目单体或施工标段分类管理，以工程档案为支撑，提出统一的人员工作规范、技术和施工标准，实现了新校区建设“工程优质、人员优秀、投资优化”的目标。

2工程档案信息化管理系统对策

2．1工程档案信息化管理系统的架构

射频识别和无线传感网WSN(WirelessSensorNetwork)是物联网的两大核心技术。射频识别技术是利用无线射频方式对实物目标进行非接触式识别，简而言之，即能够通过读取物品上的电子标签(条形码、二维码等)进行数据识别和相应的处理。而无线传感网技术是由部署在区域内的微型传感节点组成，以无线网络通信的形式，构成一个自组织网络系统，其目的是协作感知、采集和处理信息，发送给网络中枢［11］。通过将物联网的射频识别技术和无线传感网技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库，管理者或用户可以通过远程终端登录互联网，继而实现对工程档案的信息化管理。从技术架构上来看，物联网分为感知层、网络层和应用层［12］。基于这种标准的层次，搭建工程档案信息化管理系统的基本架构，如图2所示。基于物联网的工程档案信息化管理系统的基本工作流程为:每一个工程档案都有一个电子标签，档案库房中有多个传感器节点，这些节点相互组成无线传感网。单一档案条目的插卷、修改、更新都将通过无线传感网在数据库中实时更新，并自主形成一个工程档案云数据平台。

2．2工程档案信息化管理系统的实现策略

物联网为工程档案的信息化管理提供了技术上的保障。但是，为有效利用基于物联网的工程档案管理系统，仍需要从管理上进一步规范相应的管理模式与管理制度。(1)规范档案归档标准规范的档案归档标准是实现档案信息化管理的基础。为了基于物联网的射频识别技术采集到标准的数据，在新的档案入馆前，需要制定档案编目的标准，包括列别、年份、密级等信息，并将这些信息写入RFID条形码或二维码标签。当将档案信息调入系统时，需要设立规范的审核制度，保证入库信息的规范和准确。(2)规范档案使用标准规范的档案使用标准既是实现档案信息化管理的基础，也是实现档案信息化管理的保障。在物联网背景下，实现档案的信息化管理，确定电子档案相关档案的查阅权限范围;当需要借出或还回实体档案时，必须扫描档案的条形码，记录档案的转移情况。(3)强化部门间协调沟通部门间的协调沟通决定了档案信息化管理的深度。相关部门间不定时的进行业务和技术上的沟通和交流，才能扩大档案信息化的范围，全面实现工程档案管理的信息化水平和服务水平。(4)强化档案管理人员技术培训管理人员的技术水平决定了信息化背景下档案服务的质量［14］。要定期对档案管理人员进行技术和理念的培训，提高他们对信息技术和信息化管理理念的理解。

3结语

第15篇

1.技术风险。其一，硬件方面的风险。有些单位在采购设备的过程中，着重追求大而全面的设备系统，只追求先进的设备和高质量的设备而忽视了硬件方面存在的风险问题，没有做好相应的软件进行配套，导致这些大而全的硬件发挥不出应有的效果，使得浪费现象十分严重。其二，软件方面的风险.随着科技的快速发展，软件方面也存在着被淘汰的风险.在系统建设方面，有些单位偏重于大而全的系统，功能完善而且一步到位的方案.这样不仅使得成本大大的增加，而且由于技术快速发展导致系统会面临很大的升级换代的压力，这样会有得不偿失的风险.与此同时，软件行业发展十分迅速，软件供应商的数量与日俱增，他们采用不同的应用平台和开发工具，所以在选择具体的软件开发系统时，具有一定的风险性，因此技术的发展会淘汰一批实力不够的软件供应商，这样软件的售后服务，系统维护和升级就会面临很大的压力，隐患十分严重.其三，数据安全的风险.信息技术的发展，网络环境的潜在威胁给数据安全带来了很大的风险.与此同时，档案数字化转换，储存和利用等方面也存在着许多技术方面的问题，这也是由于技术不成熟所造成的。

2.经济风险。档案信息化实施过程是一个长期连续不断的过程，需要几年甚至几十年持续不断的投入和完善。信息化建设投资巨大，但是经济效益却不明显。因为档案信息表现更多的是它的社会效益，具有隐性的特点。有些档案部门因为看不到短期效果，对档案信息化的实施产生了疑问，有些领导急于求成，擅自更改实施进度或终止部分项目的建设。高投入和慢收益，这一直接矛盾决定了档案信息化建设投资面临很大的经济风险。同时，由于信息化项目持续时间较长，容易受到外界环境的影响，成本具有不可预测性，如：通货膨胀、物价上涨，会增加档案信息化的成本，如果控制不好，会直接影响整个信息化建设项目。

3.管理风险。档案信息化建设除了信息技术的运用，更多涉及工作理念、工作流程和管理方式的转变。在档案信息化建设中，三分技术，七分管理。档案信息化建设中会涉及很多管理问题，如果业务流程混乱，管理架构不明，忽视了技术与业务流程的整合，信息化建设就会面临很大的风险。因此，组织与管理是档案信息化建设成功的关键。首先，档案信息化建设需要一个强有力的组织机构，针对实施过程中的各种问题进行管理和决策。如果决策失误，会造成很大的风险，如：选择建设承包商和对其监督管理不当的话，会造成项目的延期，还有可能因进度计划安排不合理，维护工作不到位等。其次，档案信息化建设涉及到大量的协调工作和部门利益的调整。如果不能有效协调部门之间的工作，就可能出现互相扯皮，导致进度迟缓。第三，信息化应用有效推进，需要管理层对信息化的管理理念和管理模式有足够的了解，从而带动整个团队充分发挥团队协作作用。如果缺乏团队合作精神，信息化项目不容易被人们接受，信息化建设会流于表面，难于发挥其真正作用。所以有效的组织和管理对于档案信息化来说至关重要。

4.信息安全方面的风险。第一，设备安全方面的风险.我国的设备很多都是直接进口发达国家的，所以我国的很多领域多会看到对设备和技术依赖性很强这一现象，尤其在档案管理领域，这一现象尤为明显，对于引进的新型设备，我们又缺乏必要的信息管理和技术改进手段，尤其是在系统安全和信息安全的研究和应用与发达国家有着很大的差距.据我们统计，目前市场上约有三分之二的软件是外国产品，其中有百分之九十是国外产.长此以往，我国的信息很可能被别国轻而易举的取代，这势必会造成极大地损失，因此我们对于自己的信息设备研究工作是一项艰巨的任务。

5.法律政策风险。在虚拟的网络空间传输过程中，档案信息需要一套完善的相关法律和法规，而制度也是极大的保证，以期待档案信息在实际工作中发挥巨大的参考作用和凭证作用，最终使得档案数字信息在网络中得到资源共享.档案信息化涉及到一系列知识产权问题，这其中包括数字化权、档案数据库产权、档案复制权、档案网站建设中因链接而产生的知识产权等问题，这其中的每一个问题都是不容忽视的.如果没有相关的法律制度，档案信息化的安全就得不到保证，档案信息化就会面临很大的风险.如果档案信息化得不到完整的建立健全，其管理性，业务性和技术性就得不到很好的体现，这就直接制约了信息化的发展，如:软件的开发缺乏整体的规划性，通用性和实用性得不到充分的体现;在各个系统之间，标准和定义得不到统一，彼此之间的数据的不到充分的共享，相互之间就无法有效沟通，数据的更新也无法得到统一安排，这就给信息化建设带来了很大的压力，造成了极大地浪费。

二、结语