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国内的学者对期间费用的预算管理的研究主要还是从翻译国外发达国家学者文献研究开始兴起的,慢慢的结合我国特殊的国情,发表了一系列能够切实应用于我国国有企业实际业务活动中的与期间费用预算管理相关的文献。像陈见丽、李立群、田小彦等学者在此方面走在前列,他们普遍认为,国有企业的期间预算管理存在很大的问题。主要体现在,期间费用的预算管理由部门包办,并且企业期间费用的预算管理制度的制定脱离了企业的实际,执行不严等等。他们也在各自研究文献中,对我国国有企业建立健全科学的期间费用预算管理体制提出了自己见解。
二、期间费用预算控制概述
(一)期间费用的含义
企业中所说的期间费用通常是指一些企业为了开展各项管理经营活动而发生的支出,这一类的支出通常与企业营业的期间相互联系,一般不能直接计入到企业生产的产品或者提供的劳务成本当中去,通常在费用发生期中直接抵消企业当期营业收入。一般来说,企业的期间费用主要包括管理费用、销售费用和财务费用。
(二)期间费用的特点
前文提到期间费用是由企业经营和管理的日常业务活动所产生的,期间费用是企业这类业务活动能够进行的资源性要素,也是这类日常业务活动货币量化的直观反映。这些性质决定期间费用的特点:1.期间费用涉及企业众多的部门和人员举例说明,某企业因负债融资向银行借贷的短期借款发生的财务费用,就难以归类到某一个业务部门或者人员,而且跨期一整个会计期间。2.期间费用开支项目种类繁多期间费用大体上主要包括管理费用、销售费用和财务费用。但各类间接费用项目下还有次一级的项目,比如说销售部门的水电费、销售部门人员的工资等等都可以归类为销售费用。3.期间费用支出频繁、零散期间费用往往没有固定的支出项目,也没有固定的发生规律可循。比如:领导层的会晤开办费、差旅费在发生时计入管理费用中;借款利息在到期发生时计入财务费用。4.期间费用的支出与业务活动计划目标结果不具有一致性这里就涉及到一个费用与成本的概念区别问题,一般来说成本对应了业务活动的成果。比如原材料经过企业的生产活动可以转变为存货,能够在以后为企业带来一定的经济利益,而费用的支出则并不一定就会达到预期的效用或者说并不一定会带来效益。5.期间费用的一些支出项目具有刚性企业在开展日常经营活动的过程中,不可避免的会涉及到有些期间费用的支出,这具有刚性,是不可被抵减和避免的。比如,在企业成立融资过程中,不可避免的会涉及到借款利息的问题。
(三)期间费用的类别
从企业期间费用发生的原因角度来分类,可以将企业期间费用分为约束性期间费用和酌量性期间费用两大类。1.约束性期间费用这类期间费用主要是指那些企业拥有的资产和基本员工所产生的费用。比如,固定资产折旧、财产税、保险费以及社保费等等。2.酌量性期间费用这一类期间费用也称作管理变动费用。主要是指由企业各种决策、经营和管理日常经济业务活动所产生的费用。这一类期间费用的投入与产出之间没有明确的因果关系,而是由于企业的经营和管理行为而产生的。比如,广告费、员工培训费用、办公费用、业务招待费用以及差旅费用等。采用期间费用的形成因素进行分类,将期间费用分为约束性和酌量性两类,对企业预算控制行为非常重要,针对不同性质的期间费用采用不同的预算控制方法,能够使得企业预算管理工作变得简洁,从而更加科学有效。
(四)预算管理及其意义
1.预算管理的含义企业日常管理活动中的预算控制指的是纠偏,也就是按照预先制定的预算标准来衡量预算执行的结果,并且在执行过程中依照既定的预算标准纠正所发生的偏差,以此来确保预算目标的实现。通常,预算管理分为事前、事中和事后三个过程。其中最为关键的节点是在事中的控制。2.预算管理的意义期间费用的预算控制在企业预算管理中占有举足轻重的位置,若能够合理的、科学的实行企业期间费用的预算管理能够十分有效的实现降低企业期间费用支出,增加企业盈利的目的。
三、国有企业期间费用预算管理的现状及问题分析
目前来说,国有企业在期间费用的预算管理方面的工作开展存在较大的缺陷,亟需提高改进,以保证国有企业在经济全球化的大环境下保持足够的竞争力。结合国内的一些相关的文献以及企业实际数据资料,国有企业期间费用的预算管理主要存在以下几方面的问题:
(一)部门包办
目前,一般的国有企业通常将企业的期间费用预算管理工作责任全权交给企业的财务部门操作。将企业的期间费用的预算管理工作交由财务部门一手操办的不良后果在于,单一部门的预算管理工作难以全面到覆盖整个企业层面,通常在其他部门的实行过程中会受到一些排斥和阻碍,使得编制出来的预算管理制度不够完善,也会难以得到有效的执行。
(二)既定的制度政策得不到严格的执行
企业的期间费用的预算管理想要达到预期的良好效果,不仅仅需要制定科学合理的预算管理政策,而且还需要各部门能够妥善的遵照执行。然而从实际情况来看,我国的大多数国有企业还存在着执行不力的情况。究其根本原因还是企业管理层没有做好表率的作用,对于企业期间费用的预算管理没有予以足够的重视,另外财务部门等相关的权责部门也缺乏有效的监督措施。
(三)预算制度脱离了企业的实际情况
预算管理中的预字就注定了其制定的超前性和实际性。正常来说,企业的期间费用的预算管理的制定不仅仅依靠往年实际的经验,而且还需要展望未来期间的企业经营活动的趋势走向等等。也就是说,企业财务预算方案应当依靠于实际情况而又高于实际。但目前的情况是,在企业制定期间费用预算管理制度的工作当中,一些企业的预算编制人员并没有很好的进行深入市场的调查,仅仅依靠主观上的或者是往年的老经验老观点办事情,与企业未来的经济目标相脱离。
四、建设我国国有企业预算管理体制
(一)完善企业期间费用预算管理制度
完善的企业期间费用预算管理制度是企业在执行期间费用预算管理工作的基础。科学完善的制度是基础。建立完善、合理及科学的期间费用预算管理制度是企业财务管理的必然要求。完善的企业期间费用预算管理制度应当包含:制定预算的组织机构、预算管理部门、业务部门和监督部门。
(二)以市场预测为基础,企业经营目标位导向
现代企业的宗旨和核心目标就是增加企业价值,使得企业盈利。期间费用的支出与企业经济利益的流入息息相关。因此,在编制期间费用预算约束之前,首先应当根据历史情况摸清楚基本的预算量是多少,此外需要根据市场未来的走向趋势对预算约束进行进一步的完善。另外,企业的期间费用预算约束还应当遵循企业的经营目标,按照适度从紧的原则,在实际需求和经营利润之间找到平衡。
(三)重视期间费用预算管理期中的工作
[关键词]合同;道桥工程费;控制
一、熟悉合同
合同文件包括合同协议书,中标通知书,投标书问题澄清,投标文件,合同专用条款,合同通用条款,招标文件、补遗书、标前会会议纪要及问题答复,技术规范,图纸,已报价的工程量清单,组成合同的其他文件。监理工程师在工作之前就应该熟悉合同,并做到:
1.熟悉合同专用条款、通用条款、投标书问题澄清记录、标前会议纪要等,明确业主及承包商各自的义务、责任及风险,制定出确认补偿事件的程序、具体要求及对这类事件的支付。
2.明确从投资的角度履行合同应该做的全部事前工作,如测量新路面的原始地面标高,清点新路范围内的树木及电线杆的数量等等。
3.对合同中自相矛盾之处要能及时发现。如在本合同中,技术规范要求支座钢板包含在支座中计量,而工程量清单中却要求支座钢板单独计量这种重复计量情况必须加以澄清。
4.明确新增单价的计量原则。在审核本工程的新增单价时,我们的依据是:(1)合同标书问题要澄清(承包商承诺按相应章节项目单价及报价下浮率下浮)。(2)合同专用条款(按定额计算)。(3)合同的工程量清单(税金单独计量)。
5.熟悉招标文件中技术规范部分,明确各分部工程的计量项目及每一项工程量的计量方法。如依据招标文件中规定,支座垫石应包括在支座计量中,显然承包商把它作为新增项目重新报价,这是不符合合同条款的。又如,承包商在进度付款申请中,排水管的工程量以检查井之间的距离计算,而文件中明确说明检查井内侧墙面之间的距离计算,即其工程量应扣除检查井的内径长度。再如:承台挖方工程量的计量,文件规定按原地面标高不放坡垂直挖到承台底计算长方体,而承包商则按设计后路面标高放坡挖到承台底计量台体工程量,显然这又是不符合合同规定。
二、谨慎地审批施工组织设计及施工计划
可以说,承包商是依据审批的施工组织设计及施工计划来安排施工并据此取得其合同价款的。如果监理工程师同意其这样施工,则在按此种施工组织设计及施工计划进行的施工过程中,就要求业主能及时履行义务,否则就会引起承包商的索赔。如承包商在安排工期时前紧后松,考虑到业主可能不能及时解决拆迁问题,承包商可能提出索赔工期并为保证工期而提出后序工作的赶工费。所以我们在审批时指出应采用合理工期,并尽可能先把应做的工作完成好,同时依据关键线路及合理工期,倒排工期以确定业主应履行义务的期限,并说明承包商可能提出的所有索赔。又如施工单位在组织桩基施工时,看到桩基位置上有大量拆迁问题没有解决,因而不管桩的长短,一律采用重锤桩机(合同以桩长计算综合单价),且在施工组织计中写明是用两台桩机按桩号顺序施工。监理如果同意这个施工组织设计及计划安排,则在以后工作中必然引起承包商对如下几个问题的索赔:因不可能按顺序施工而发生机械场内不合理的二次运输,最后不得不多进桩机来加快进度,从而产生“不合理”的桩机进出场费,桩机一多管理费又增加;因电表负荷增大而产生电表增容费;因泥浆池的使用率低而使其制作费提高;因拆迁而产生的施工机械停工损耗费,及考虑到此综合单价可能还会因为工程量变更过大(超过15%),而引起单价调整,等等。据此,我们从保证安全施工的前提下,提出20米以下的桩可改用人工挖孔。这样就防止钻孔桩因地质复杂而使桩抗渗较大浪费混凝土及机械施工成本过高的缺点,这既不损害承包商的利益,却维护了业主的利益,为国家节约了一大笔物质财富。通过成本分析,就此一项即为业主节约50多万元,节约混凝土400多立方。
三、优化方案
优化方案如同向海绵取水,只要去挤总是有会有的。如在本工程中,我们监理了几个标段,其中有的标段有多余土方,有的标段又要向外取土,觉察到此点后,我们向业主建议由监理把握,让该路上的土方能自我消化;又如依据原设计要求打掉一段旧渠箱改做新渠箱,后来我们在现场发现,旧渠箱没有受到什么破坏,外观良好,且能满足使用要求,我们建议进行质量论证,后来设计变更成为接顺旧渠箱。
四、完善图纸
提供完善的图纸是业主的责任,可实际上常出现图纸不完善的情况,对于不完善的图纸发现越早,业主损失越小。就拿我们监理的这座高架来说,它中间三跨仅是纵向箱梁设计有85米的预应力,其翼板(并无预应力存在)与普通箱梁翼板形状尺寸无差别,可在图纸会审时我们发现其钢筋用量却相差四倍,在我们提出后,设计人员及时做出变更。如果钢筋已全部安装之后发现,则业主无疑要为它所提供的这种图纸付出代价。同样在这座桥中,原设计中桥引道的排水没有接入道路排水,幸好在路面施工前我们把问题提出。
五、掌握好进度、质量、投资的最佳切合点
在保证总工期的条件下,我们尽力为关键线路上的每一道工序提供合理工期,并提醒业主对拆迁付款等事项及时履行义务。若业主有片面要求,我们就站在专家的角度提出意见。如有一次,业主强调赶工期,而要求先通半幅路面,可是这半幅路面存在较多地下拆迁问题,若做临时路面,将引起大量浪费,而且此时又是雨季,要不影响质量,必然要增加大量的投资。这时我们把可能造成的浪费用向业主反映,业主经过权衡,最后还是决定取消先通半副路的要求。
六、补偿事件要计量准确
补偿事件发生后,计量易产生偏差。为了使计量准确合理,我们尽可能用具体的原始尺寸,如长、宽、高,避免使用面积、体积等模糊数据,并要求附上形象直观的大样图。在情况允许时要求业主参与,一起确定工程量,力争做到公开透明。在可能条件下,还采用事后抽检,如土方换填后,抽一两点下挖,以复核其换填深度。
(一)成本费用预算管理未实现权、责、利三者的一致
企业成本费用预算管理涉及企业组织各个层面的利益关系,企业在实施中普遍缺乏较为完善的预算指标体系,容易造成权、责、利三者的失衡。在预算管理过程中,如果单位过分依赖于财务部门历年支出的数据,就会忽视各部门依据年度实际生产业务计划,因此各个部门也会认为财务部门根据历年实际支出数据做出分配的预算指标,也不过是脱离实际业务计划的形式上的预算,缺少对单位整体利益的长期规划,也没有和各部门的责任、利益相结合,各业务部门对于预算指标是否与生产业务计划相匹配不加关注,容易让预算管理流于形式。
(二)成本费用预算未与实际业务有效接轨
单位预算是为安全生产服务的,而生产的业务计划始终贯穿于预算管理的全过程。在企业现有管理中,预算编制往往先于生产计划,预算的编制很大程度受历年预算执行情况的影响,但现有的环境变化决定了预算环境的变化,单靠以基期数据编制的预算很难指导将要开展的业务。在成本费用预算控制中,由于预算编制未建立在周密的生产业务基础上,控制也很难实施,考核评价自然也就不会是公正的。
(三)成本费用预算管理手段过于单一
预算管理的效果取决于预算管理的手段。在实际执行中,预算管理主要通过成本费用报销卡控,往往依赖于中间审批者的人为操作,对于预算的执行情况未能进行及时反映,预算的审批效率较低,这种人工性的管理方式阻碍着预算对成本费用管理作用的发挥。现有预算管理未能实现系统化和智能化,在一定程度上是因为预算管理职责模糊不清,预算管理脱离实际和预算手段的落后,针对这些问题,企业可通过以下措施最大限度的发挥预算对成本费用管控的作用。
二、企业成本费用预算管理改进措施
(一)健全机构,明确职责,强化分工企业
要健全和强化预算管理专门负责机构,强调领导决策、群策群力的结合和平衡,为实施有效的预算管理建立良好的组织保障。在组织机构设计上,要关注每个个体职责作用的最大程度发挥,在建立相互协助机制上,要重视分工的明确和细致,每项费用都落实到有关的责任部门。实行专业负责制、科室负责制、科目负责制,明确各部门的职责,落实各部门的分工,例如技术科按照专业不同结合生产实际,负责编制年度业务计划,其他部门围绕年度业务计划进行费用关联,费用与预算科目相对应,如人力劳动科负责人工费预算的编制,具体包含工资、津贴等与预算科目相对应的人工费用,物资科负责材料费用的预算编制,机械科负责机械费用预算的编制,其他部门也是如此,做到不交叉不漏项。全面预算管理作为全员、全过程的控制,通过落实各部门的责任,把以往的上级下达指标数变为企业自己结合生产实际编制预算,并和各部门之间分工相联系,促使企业从经验的管理走向科学化、标准化管理。此外,企业领导层在成本费用预算管理中的作用不容小觑,预算管理的顺利推动首先在于领导意识的更新转变,财务部门可按分工进行针对性的管理技巧培训,尤其是领导预算统筹能力的培训。
(二)完善制度,健全考核,赏罚分明
制度是一个机制保持活力的保障,也是一个组织能够有效运行的基础,唯一克服个人色彩过浓管理的手段就是健全的制度。制度的设计要充分符合企业的职能,要符合企业的管理结构。制度的内容既要涵盖组织的分工,又要涵盖具体的操作方法,要注重全程与全员参与成本费用预算管理的制度化设计。同时,一个良好的考评制度是体系运行有效的关键,评价的公正与否、考核的效果到位与否直接影响着预算管理下一阶段的实施,企业预算管理的提升很大一部分依赖于赏罚分明的制度引导,最大程度的调动企业各部门实施有效预算管理的主观能动性、创造性。
(三)建立业务与预算对接的浮动机制
业务与成本费用预算的关系是密不可分的,两者在实施中是相辅相成的,业务设计是预算基础,预算是业务优化管理的重要手段,业务管理贯穿于预算管理的编制、控制、调整、考评全过程,预算管理反作用于业务计划、业务实施、业务优化、业务总结的全流程。在业务设计上既要符合企业的经营管理目标,也要符合预算目标。企业在实施预算管理前要排列好业务条目,做初步的预算汇总,在业务安排与预算安排未有效衔接时,要判断好两者的合理性,力求最大的吻合。做好业务计划后,要对每项业务进行预算编制,进行专项业务预算管理,以便进行预算过程控制、考核评价管理,专项业务、专项预算两者要协调管理。在预算结果不符合预算管理要求时,考评者首先要确定结果是受业务环境变化的影响,还是受预算管理者不作为和怠工的影响。
(四)建立多手段互相配合的管控系统
预算的管理是一项系统的工作,要想通过预算管理控制企业的成本,就需要一套科学合理的管控系统。企业可根据实际情况设计出一套适合自己管理特点的全面预算自动化管理系统,做到无预算无法启动费用报销、无业务计划无法实施费用报销、手续不全无法开展费用支出,降低人工管理成本。此外,系统的设计要充分考虑预算数据使用者的需求和使用者的能力素质。此外,预算管理系统作用的发挥需要台账管理的补充,基层单位在系统部分功能设计成本过大、运行效率过低时,可结合台账式的登记管理对预算进行有效控制。台账控制管理是预算的重要手段,是对预算管理系统的补充,在预算控制过程中,各预算单元就自已分管的预算指标,建立相应的台账,实行动态管理,随时掌握预算的执行情况,实现事中控制和过程控制。
(五)排列业务计划,重在优化组合
成本费用的节约达到一定程度时就没有了空间,这就需要管理者另辟蹊径,要具有大成本意识,要从优化劳动组织、科技创新、提高生产力入手。预算编制初期,生产技术部门结合维护管理合同要求和设备状况,分轻重缓急排列年度业务计划,领导小组要召开年度业务计划审查会,重点解决年度业务计划与实际脱节的问题,解决生产管理的盲目性、生产过程的重复性,也就是优化生产组织,这样才能解决预算管理的随意性和节约费用支出,降低消耗。
(六)预算实现的关键是预算的过程控制
1、实行预算自动化控制。全面预算管理信息化系统为预算自动化控制实现流程化管理提供了平台。在预算实施过程中,充分利用信息化系统,把年度预算按照部门和末级科目数录入到信息化系统,利用先进的信息技术,实现预算信息及时传递与共享,及时监控和修正。
2、实行部门负责制。为避免将预算的执行放到财务部门,由财务部门执行预算的控制。因此预算领导小组组织各部门进行落实,实行部门负责制和科目负责制,明确每项费用,把预算控制的责任落实到基层。各项预算指标下达后,各部门还要将预算责任逐级延伸,尽可能细化到执行科室和工区,实现全员参与,全员控制。结合预算网报系统,建立严格的授权批准制度,明确企业各级主管、各部门审批的权限,设置好预算网报系统的各个流程,使其分工负责、各司其职,在预算指标内进行审批,并承担控制预算的经济责任,企业经济活动中的每笔对外支付的款项,都必须在预算管理的范围内并经相关部门主管签字,财务部门方可受理,做到权力和责任的统一。
3、实行季度指标分劈制。根据批复预算,各部门结合年度安排按照季度的业务计划,把年度预算具体到相应的四个季度,而不是简单的用年度预算均分到四个季度,预算办公室下达季度预算指标,各部门根据季度预算指标,统筹安排预算支出,使预算指标更能符合实际,易于控制。
4、实行月度资金使用计划制。各部门根据季度预算指标,结合当月的业务计划,合理安排当月的资金支出,财务部门汇总后上报公司进行审批,以资金使用计划控制预算支出。
5、实行月度核对制。各部门根据分管的预算科目进行控制,建立管理台账,每月初财务部门分别和相关部门进行核对上月预算支出数,各部门对月度支出进行简单的分析,对偏离度较大的项目重点进行关注,及时与主责部门进行联系,月度进行分析,重在及时纠偏,实现事中控制和过程控制。
6、实行季度分析制。坚持召开季度经济活动分析会,实际发生额不仅与年度指标进行比较,还和预算办公室下达的季度指标进行比较,要对预算差异进行深入的、定量的分析,确定差异产生的原因,提出改进方案和补救措施。以年度业务计划为基础,以条件变化为依据,确认下季度最终的业务计划和劳动组织,修正下季度下达的预算指标,实行滚存预算管理。
【摘要】企业集团对紧密层企业实行会计“成本费用预算管理制度”是企业集团经营战略的需要。本文拟从集团财务管理角度出发,探讨滚动预算在实行成本费用预算管理模式中的实施。
【关键词】滚动预算;成本费用预算;实施
现今经济背景下,由于企业自身发展与市场经济发展的不同步,企业隐藏的脆弱性逐渐暴露出来,最明显的表现就是资金匮乏、后劲不足。为了缩减成本费用开支、规避投资风险、合理配置企业资源,部分企业采用了以丧失一定企业活力为代价,采取先急后缓、量入为出为原则的成本费用预算管理制度。
然而,现行成本费用预算管理所提供的财务信息拘泥于传统,流于形式,成本费用预算游离于会计现实,未能“安家落户”于实务之中,难以真正担负起“财务参谋”的角色。
一、企业成本费用预算管理失效的表现和成因
(一)理论先天不足
关于高度集中的成本费用预算管理对企业发展的不利影响,会计界已作了很多较为深入的分析。在笔者看来,有一个关键所在应该引起关注,这就是:目标与预算很少是线性的,即并非当一个目标实现后接着就去实现另一个目标,目标和预算形成了一个互相联系的网络。换言之,制定成本费用预算时必须与许多约束因素相协调。不仅执行成本费用各项预算时要相互协调,而且完成成本费用各项预算的时间也要协调。然而,这种协调往往被预算制定部门所忽视。如此以往,不但窒息了企业,压抑了会计,歪曲了预算,而且使目标(预算制定)和预算(实际执行)混同为一项工作,这是一种不容忽视的不足。
(二)操作困难重重
由于对成本费用预算管理的认识发生了偏差,预算执行者实际操作起来必然问题不断。通常成本费用预算任务落在会计身上,一方面会计受厂长、经理、董事长的领导;另一方面又要在成本费用方面严格地监督他们的会计行为,这种监督权实际成了一种虚设。究其原因:1.无法监督。由于会计人员的素质、责任和集团化财务运作的要求存在差异,会计根本无法守住自己的这片净土。2.无力监督。由于会计个人利益与企业个体过分密切相关,会计职能的独立性受到影响,在处理经济事项时,经常处在两难的选择之中,致使会计主体的成本费用预算约束机制得不到有效发挥。3.无心监督。成本费用预算工作辛苦繁杂,待遇不高,行使职能缺乏基本保障。于是,“顶得住的站不住,站得住的顶不住”成了预算管理生动、形象的描述。
(三)效果不尽人意
一方面,定性的成本费用预算往往在可比性、可控性和考核方面比较困难;另一方面,定量的成本费用预算与实际执行存在差距,应变性较差,执行力较为生硬,缺失执行弹性。具体表现在:1.感性制定,苦乐不均。很多成本费用预算往往凭经验制定、靠感觉进行决策,缺乏精确性、科学性,也缺少公平合理的基础性。历史原因形成的成本费用项目管理主体的多元化、标准的自由化、预算执行区域的差异化以及各项成本责任不完全明确,造成承担成本费用压力不均衡,苦乐不均,使得下达预算的公平、合理性受到怀疑,在一定程度上影响了预算执行单位的积极性。2.顾此失彼,治标不治本。由于内部管理没有与能力进行有效的整合,成本费用控制的管理点没有细化定位,只停留在粗放管理的模式下,只能是头痛医头,脚痛医脚。每年收入增长的贡献没有被管理者有效利用,而是在粗乱中花掉。企业的有效发展效益没有被用于促进企业良性发展上,老的问题没有解决,新的问题又冒出来,影响了企业的良性发展。
二、滚动预算:解决企业成本费用预算管理失效的对策
要解决以上的问题,增强预算执行效力,可尝试推行成本费用预算管理“滚动预算法”的管理模式,按其业务收入流入量形成的内在规模与成本费用流出量的预算计划进行分析、滚动调整,指导资金的合理筹措和调度运用,恢复成本费用预算的独立性和公正性。
“滚动预算法”是根据预算的执行情况和环境变化情况定期修订未来的成本费用预算,并逐期向前推移,使短期、中期和长期计划有机结合。具体做法是:使用近细远粗的办法制定预算计划。在预算的第一阶段结束时,要根据该阶段计划的实际执行情况和内外部的环境因素,对原预算进行修订。之后,根据同样的原则逐期滚动,每次修订都使整个计划向前滚动一个阶段。
(一)“滚动预算法”的优势
1.该方法虽然使得成本费用预算的编制和实施的工作量加大,但基于Internet、Web的全面应用,实现财务集中式管理,动态核算,实时监控,网上信息(凭证)传递等报账处理等所需条件已大体成熟,“滚动预算法”的优点十分明显。
2.“滚动预算法”的优点是成本费用预算更切合实际。由于预算制定者难以对未来的环境变化做出准确的估计与判断,所以预算涵盖期越长,失真性越大,预算实施难度自然也越大。滚动预算相对来讲缩短了预算时期,可有效预测达到预算目标的可能性,指出了预算实施过程中可能发生的局部困难点及其对整个预算的影响,使得预算制定部门做好应急措施,保证了预算的准确性和可操作性。
3.“滚动预算法”大大加强了预算的弹性。一方面,通过预算的动态滚动,在预算执行过程中可调配非关键面上的财力从事关键作业,进行综合平衡,既节约资源又加快了工程进度;另一方面,预算执行部门可以统筹安排,全面考虑,又不失重点。
4.该法便于组织与控制。预算执行部门可将大型工程或业务,特别是复杂的大项目分成许多支持系统来分别组织与控制,这种既化整为零又化零为整的预算管理方法,可以促使预算单位局部与整体的协调一致。
5.该法使长期预算、中期预算与短期预算相互衔接;短期预算内部各分预算相互衔接。如此一来,即使环境变化出现预算与执行不平衡时,也能及时对预算进行调整,从而使各期预算基本保持一致。
(二)“滚动预算法”的具体实施
1.建立以能力为标准的成本费用预算体系,即预算执行单位自身的经济能力是成本费用开支的核心标准。
(1)成本费用预算的组成
成本费用预算由固定预算、浮动预算和补充审批预算三部分组成。
固定预算以能力为条件,以精细化管理为手段,以标准为控制依据。预算项目为成本中的工资、职工福利费、折旧费、日常维护修理费、低值易耗品和劳动保护费、水电取暖费、安全保卫费、物业管理费以及管理费用明细项目。
浮动预算以收定支,建立支持生产发展与增量创收的导向机制,促进企业经营发展,主要是指对支持业务发展、为企业增量创收的成本。浮动预算按照以收定支的方法实行动态预算管理,企业收入增加则预算成本增加,收入减少则预算成本减少,重点是对成本中的业务费和管理费用中的业务接待费用实行管理。
补充审批预算是对固定预算和浮动预算的必要补充和完善,把不经常性发生的成本费用开支,通过省局集中控制,严格把关,确保成本费用的使用效益和效率。如固定资产大修理费用、根据生产经营发展需要临时安排的新业务发展费用以及应急救灾等发生的费用。
(2)成本费用预算管理的基本原则
固定预算的原则:各项固定预算的确定,是把现有的经济条件与当地社会经济发展水平相结合,使各项固定开支与我们经济能力相适应,与效益相结合,合理控制与能力不相适应的支出。在固定预算项目内,对固定支出以企业成本历史数据和政策性规定为基础,与现实情况和能力相结合,制定出各项固定成本计划预算项目。固定预算项目的分配是在保证企业经营的同时,按政策、按规定、按收入规模和担负任务进行适度调节,制定企业的各项定额成本开支。
浮动预算的原则:以收定支,建立一个科学合理、能够积极促进企业增收创收的成本导向机制。
补充审批预算的原则:在成本费用预算控制总额内,在满足定额预算和浮动预算的基础上,对不经常性发生的支出、应急支出及新型业务、市场开发拓展、固定资产大修等进行统一集中控制。补充预算审批由计财部门与相关部门共同把关,以确保成本费用的使用效益和效率。
(3)各项成本费用预算编制依据
1)国家相关的财政政策、法规、制度;相关的财务政策、制度、规定以及经济能力。
2)年度综合计划安排。
3)确定的总体发展目标。
4)与所处行业相关的宏观经济形势、市场环境、用户需求等指标,如:GDP、财政收入、人口、市场占有率等。
5)年度业务收入计划、利润计划及年度工资计划安排。
6)成本费用历史数据。
(4)制定预算定额,健全预算基础工作
预算编制是成本费用预算管理的基础环节,预算定额的制定又是预算编制的关健环节,直接影响预算编制的质量。预算定额可按政策性预算、市场性预算、作业消耗性预算、能力支撑性预算和补充审批性预算进行分类细化控制。另外,可进一步优化定额标准,促进成本费用控制管理的科学化。
预算定额分为政策性定额、作业消耗性定额、能力支撑性定额和市场性定额。各类预算定额以市场为导向,以能力为条件,以收支差额为目标,以新增成本费用必须由新效益来支撑为原则,以经营预算为基础来确定,严格控制经营管理中的无效、低效消耗,避免浪费。政策性定额以政策、能力为条件进行编制;作业消耗性定额以保证生产作业需求为原则细分成本费用明细项,按量或收测算单位消耗量,确定消耗标准,力求按照某个作业环节最低的消耗额来编制,如对业务材料用品、车辆油耗,具体到作业的每一环节、具体到每一辆车算其消耗量;对于设备消耗,在保证设备正常运转,满足正常生产所需的同时,严格控制作业环节中的无效消耗,杜绝浪费现象;市场性定额以保证稳步提升竞争能力,支撑市场发展为目标编制,如:业务费的安排充分体现了支持业务发展的理念,设备设施等固定资产的投入从服务手段、服务环境等方面体现市场竞争力。
由于预算执行单位所处的区域不同,面临不同的市场竞争环境,长期形成的成本费用布局具有个性,因此,在具体确定预算定额时要既确定促进全省企业发展的统一标准,又兼顾预算执行单位个性化特点及区域性特殊政策,确定个性化标准。统一定额和个性化标准均可基于全省的经济能力而确定。各预算定额既独立存在,又相辅相成,密切联系,前后衔接,形成一个完整的、系统的定额体系,共同实现内部控制和管理目标。
2.加大财务集中控制管理力度,强化资金管理,为实施成本费用预算管理创造良好的财务环境。
(1)在推行预算管理的同时,强化财务一体化管理。通过财务一体化管理和扁平化管理,可强化财务收支管理和资金管理,有效地控制费用支出,减少核算环节,清理压缩企业的银行账户,减少货币资金沉淀,提高资金使用效率。
(2)强化资金的集中管理,避免集团内部资金的条块分割。通过贷款权、投资计划权、对外投资权和建设资金的集中管理,引导资金的投资方向,择优扶持重点项目投资,优化企业的产品结构、产业结构。
(3)固定资产购置,工程建设项目实施全部集中按招投标要求集中采购和招标实施。通过集中采购和招投标,降低设备采购成本、固定资产建设成本和相关成本。
3.制定与能力相适应的成本费用开支管理办法是成本费用预算顺利实施的重要保证。
为保证成本费用预算顺利实施,可制定出台与能力相适应的成本费用开支管理办法,如行政用车、差旅费、会议费、通信费、办公用品等,使整个成本费用预算的执行有章可循。
4.建立成本费用预算实践中的反馈机制,加强预算执行的应变能力与弹性。在预算执行过程中,对实践中反馈回的信息及时进行收集、整理和分析,发现差异,分析原因,定期以标准格式反馈预算制定部门,将分析结果作为不断完善预算管理的参考意见,使管理办法与实践经验紧密结合、互相促进。
【摘要】企业集团对紧密层企业实行会计“成本费用预算管理制度”是企业集团经营战略的需要。本文拟从集团财务管理角度出发,探讨滚动预算在实行成本费用预算管理模式中的实施。
【关键词】滚动预算;成本费用预算;实施
现今经济背景下,由于企业自身发展与市场经济发展的不同步,企业隐藏的脆弱性逐渐暴露出来,最明显的表现就是资金匮乏、后劲不足。为了缩减成本费用开支、规避投资风险、合理配置企业资源,部分企业采用了以丧失一定企业活力为代价,采取先急后缓、量入为出为原则的成本费用预算管理制度。
然而,现行成本费用预算管理所提供的财务信息拘泥于传统,流于形式,成本费用预算游离于会计现实,未能“安家落户”于实务之中,难以真正担负起“财务参谋”的角色。
一、企业成本费用预算管理失效的表现和成因
(一)理论先天不足
关于高度集中的成本费用预算管理对企业发展的不利影响,会计界已作了很多较为深入的分析。在笔者看来,有一个关键所在应该引起关注,这就是:目标与预算很少是线性的,即并非当一个目标实现后接着就去实现另一个目标,目标和预算形成了一个互相联系的网络。换言之,制定成本费用预算时必须与许多约束因素相协调。不仅执行成本费用各项预算时要相互协调,而且完成成本费用各项预算的时间也要协调。然而,这种协调往往被预算制定部门所忽视。如此以往,不但窒息了企业,压抑了会计,歪曲了预算,而且使目标(预算制定)和预算(实际执行)混同为一项工作,这是一种不容忽视的不足。
(二)操作困难重重
由于对成本费用预算管理的认识发生了偏差,预算执行者实际操作起来必然问题不断。通常成本费用预算任务落在会计身上,一方面会计受厂长、经理、董事长的领导;另一方面又要在成本费用方面严格地监督他们的会计行为,这种监督权实际成了一种虚设。究其原因:1.无法监督。由于会计人员的素质、责任和集团化财务运作的要求存在差异,会计根本无法守住自己的这片净土。2.无力监督。由于会计个人利益与企业个体过分密切相关,会计职能的独立性受到影响,在处理经济事项时,经常处在两难的选择之中,致使会计主体的成本费用预算约束机制得不到有效发挥。3.无心监督。成本费用预算工作辛苦繁杂,待遇不高,行使职能缺乏基本保障。于是,“顶得住的站不住,站得住的顶不住”成了预算管理生动、形象的描述。
(三)效果不尽人意
一方面,定性的成本费用预算往往在可比性、可控性和考核方面比较困难;另一方面,定量的成本费用预算与实际执行存在差距,应变性较差,执行力较为生硬,缺失执行弹性。具体表现在:1.感性制定,苦乐不均。很多成本费用预算往往凭经验制定、靠感觉进行决策,缺乏精确性、科学性,也缺少公平合理的基础性。历史原因形成的成本费用项目管理主体的多元化、标准的自由化、预算执行区域的差异化以及各项成本责任不完全明确,造成承担成本费用压力不均衡,苦乐不均,使得下达预算的公平、合理性受到怀疑,在一定程度上影响了预算执行单位的积极性。2.顾此失彼,治标不治本。由于内部管理没有与能力进行有效的整合,成本费用控制的管理点没有细化定位,只停留在粗放管理的模式下,只能是头痛医头,脚痛医脚。每年收入增长的贡献没有被管理者有效利用,而是在粗乱中花掉。企业的有效发展效益没有被用于促进企业良性发展上,老的问题没有解决,新的问题又冒出来,影响了企业的良性发展。
二、滚动预算:解决企业成本费用预算管理失效的对策
要解决以上的问题,增强预算执行效力,可尝试推行成本费用预算管理“滚动预算法”的管理模式,按其业务收入流入量形成的内在规模与成本费用流出量的预算计划进行分析、滚动调整,指导资金的合理筹措和调度运用,恢复成本费用预算的独立性和公正性。
“滚动预算法”是根据预算的执行情况和环境变化情况定期修订未来的成本费用预算,并逐期向前推移,使短期、中期和长期计划有机结合。具体做法是:使用近细远粗的办法制定预算计划。在预算的第一阶段结束时,要根据该阶段计划的实际执行情况和内外部的环境因素,对原预算进行修订。之后,根据同样的原则逐期滚动,每次修订都使整个计划向前滚动一个阶段。
(一)“滚动预算法”的优势
1.该方法虽然使得成本费用预算的编制和实施的工作量加大,但基于Internet、Web的全面应用,实现财务集中式管理,动态核算,实时监控,网上信息(凭证)传递等报账处理等所需条件已大体成熟,“滚动预算法”的优点十分明显。
2.“滚动预算法”的优点是成本费用预算更切合实际。由于预算制定者难以对未来的环境变化做出准确的估计与判断,所以预算涵盖期越长,失真性越大,预算实施难度自然也越大。滚动预算相对来讲缩短了预算时期,可有效预测达到预算目标的可能性,指出了预算实施过程中可能发生的局部困难点及其对整个预算的影响,使得预算制定部门做好应急措施,保证了预算的准确性和可操作性。
3.“滚动预算法”大大加强了预算的弹性。一方面,通过预算的动态滚动,在预算执行过程中可调配非关键面上的财力从事关键作业,进行综合平衡,既节约资源又加快了工程进度;另一方面,预算执行部门可以统筹安排,全面考虑,又不失重点。
4.该法便于组织与控制。预算执行部门可将大型工程或业务,特别是复杂的大项目分成许多支持系统来分别组织与控制,这种既化整为零又化零为整的预算管理方法,可以促使预算单位局部与整体的协调一致。
5.该法使长期预算、中期预算与短期预算相互衔接;短期预算内部各分预算相互衔接。如此一来,即使环境变化出现预算与执行不平衡时,也能及时对预算进行调整,从而使各期预算基本保持一致。
(二)“滚动预算法”的具体实施
1.建立以能力为标准的成本费用预算体系,即预算执行单位自身的经济能力是成本费用开支的核心标准。
(1)成本费用预算的组成
成本费用预算由固定预算、浮动预算和补充审批预算三部分组成。
固定预算以能力为条件,以精细化管理为手段,以标准为控制依据。预算项目为成本中的工资、职工福利费、折旧费、日常维护修理费、低值易耗品和劳动保护费、水电取暖费、安全保卫费、物业管理费以及管理费用明细项目。
浮动预算以收定支,建立支持生产发展与增量创收的导向机制,促进企业经营发展,主要是指对支持业务发展、为企业增量创收的成本。浮动预算按照以收定支的方法实行动态预算管理,企业收入增加则预算成本增加,收入减少则预算成本减少,重点是对成本中的业务费和管理费用中的业务接待费用实行管理。
补充审批预算是对固定预算和浮动预算的必要补充和完善,把不经常性发生的成本费用开支,通过省局集中控制,严格把关,确保成本费用的使用效益和效率。如固定资产大修理费用、根据生产经营发展需要临时安排的新业务发展费用以及应急救灾等发生的费用。
(2)成本费用预算管理的基本原则
固定预算的原则:各项固定预算的确定,是把现有的经济条件与当地社会经济发展水平相结合,使各项固定开支与我们经济能力相适应,与效益相结合,合理控制与能力不相适应的支出。在固定预算项目内,对固定支出以企业成本历史数据和政策性规定为基础,与现实情况和能力相结合,制定出各项固定成本计划预算项目。固定预算项目的分配是在保证企业经营的同时,按政策、按规定、按收入规模和担负任务进行适度调节,制定企业的各项定额成本开支。浮动预算的原则:以收定支,建立一个科学合理、能够积极促进企业增收创收的成本导向机制。
补充审批预算的原则:在成本费用预算控制总额内,在满足定额预算和浮动预算的基础上,对不经常性发生的支出、应急支出及新型业务、市场开发拓展、固定资产大修等进行统一集中控制。补充预算审批由计财部门与相关部门共同把关,以确保成本费用的使用效益和效率。
(3)各项成本费用预算编制依据
1)国家相关的财政政策、法规、制度;相关的财务政策、制度、规定以及经济能力。
2)年度综合计划安排。
3)确定的总体发展目标。
4)与所处行业相关的宏观经济形势、市场环境、用户需求等指标,如:GDP、财政收入、人口、市场占有率等。
5)年度业务收入计划、利润计划及年度工资计划安排。
6)成本费用历史数据。
(4)制定预算定额,健全预算基础工作
预算编制是成本费用预算管理的基础环节,预算定额的制定又是预算编制的关健环节,直接影响预算编制的质量。预算定额可按政策性预算、市场性预算、作业消耗性预算、能力支撑性预算和补充审批性预算进行分类细化控制。另外,可进一步优化定额标准,促进成本费用控制管理的科学化。
预算定额分为政策性定额、作业消耗性定额、能力支撑性定额和市场性定额。各类预算定额以市场为导向,以能力为条件,以收支差额为目标,以新增成本费用必须由新效益来支撑为原则,以经营预算为基础来确定,严格控制经营管理中的无效、低效消耗,避免浪费。政策性定额以政策、能力为条件进行编制;作业消耗性定额以保证生产作业需求为原则细分成本费用明细项,按量或收测算单位消耗量,确定消耗标准,力求按照某个作业环节最低的消耗额来编制,如对业务材料用品、车辆油耗,具体到作业的每一环节、具体到每一辆车算其消耗量;对于设备消耗,在保证设备正常运转,满足正常生产所需的同时,严格控制作业环节中的无效消耗,杜绝浪费现象;市场性定额以保证稳步提升竞争能力,支撑市场发展为目标编制,如:业务费的安排充分体现了支持业务发展的理念,设备设施等固定资产的投入从服务手段、服务环境等方面体现市场竞争力。
由于预算执行单位所处的区域不同,面临不同的市场竞争环境,长期形成的成本费用布局具有个性,因此,在具体确定预算定额时要既确定促进全省企业发展的统一标准,又兼顾预算执行单位个性化特点及区域性特殊政策,确定个性化标准。统一定额和个性化标准均可基于全省的经济能力而确定。各预算定额既独立存在,又相辅相成,密切联系,前后衔接,形成一个完整的、系统的定额体系,共同实现内部控制和管理目标。
2.加大财务集中控制管理力度,强化资金管理,为实施成本费用预算管理创造良好的财务环境。
(1)在推行预算管理的同时,强化财务一体化管理。通过财务一体化管理和扁平化管理,可强化财务收支管理和资金管理,有效地控制费用支出,减少核算环节,清理压缩企业的银行账户,减少货币资金沉淀,提高资金使用效率。
(2)强化资金的集中管理,避免集团内部资金的条块分割。通过贷款权、投资计划权、对外投资权和建设资金的集中管理,引导资金的投资方向,择优扶持重点项目投资,优化企业的产品结构、产业结构。
(3)固定资产购置,工程建设项目实施全部集中按招投标要求集中采购和招标实施。通过集中采购和招投标,降低设备采购成本、固定资产建设成本和相关成本。
3.制定与能力相适应的成本费用开支管理办法是成本费用预算顺利实施的重要保证。
为保证成本费用预算顺利实施,可制定出台与能力相适应的成本费用开支管理办法,如行政用车、差旅费、会议费、通信费、办公用品等,使整个成本费用预算的执行有章可循。
4.建立成本费用预算实践中的反馈机制,加强预算执行的应变能力与弹性。在预算执行过程中,对实践中反馈回的信息及时进行收集、整理和分析,发现差异,分析原因,定期以标准格式反馈预算制定部门,将分析结果作为不断完善预算管理的参考意见,使管理办法与实践经验紧密结合、互相促进。
[关键词]商业银行;费用预算编制;控制管理
[作者简介]戴颉,交通银行股份有限公司上海分行,上海200010
[中图分类号]F830.33
[文献标识码]A
[文章编号]1672-2728(2006)09-0086-03
商业银行分支机构(经营单位)通常只实行在上级考核指标下的非完全独立经济核算,实行的是自负盈亏的独立经济核算。商业银行的特殊性决定了商业银行费用预算管理有举足轻重的地位。问题。
一、商业银行费用预算和控制中存在的问题
费用的预算与控制历来是预算管理的难点,对于商业银行来说更是这样。总结传统的费用预算控制所存在的问题,以下几个方面值得关注:
(一)缺乏先进的预算理念。预算目标缺乏先进性和竞争力。在制定费用预算和进行预算控制中,虽然大多数银行都将费用划分为变动费用和固定费用两部分,而且对变动费用实行按费率(费用与营业收入的比率)进行控制,对固定费用采取总额控制,但是,许多银行的费用预算只是就费用论费用,完全与现实脱节,缺乏对同行业特别是竞争对手状况的了解,仅仅是在本单位去年费用开支实际水平的基础上简单地进行增减调整形成本年的费用预算,因而所确定的预算目标缺乏先进性和竞争力。
(二)信息掌握不足,加剧了业务预算目标的低水平。对于各商业银行分支机构来说,由于各区的费用水平客观上存在着较大的差异,预算管理部门对当地情况掌握的信息不够多,作为预算执行单位的经营单位就会充分利用这种信息的不对称,千方百计地在费用预算上做文章,要求提高变动费用的费率,提高固定费用项目的预算总额,使自己在费用预算和控制中居于有利地位。
另一方面,费用预算与存贷款等业务预算紧密相连。变动费用按费率控制、固定费用按总额控制的特点还容易助长各经营单位在业务预算中打埋伏(即压低存贷款预算)的行为。虽然表面上在存贷款等预算中打埋伏的经营单位,其变动费用的预算总额也会随之降低,但是当这些经营单位超额完成预算时,考核其变动费用预算执行情况的预算标准也会随之提升,存贷款等业务预算的打埋伏对这些单位的变动费用开支预算不会产生任何不利影响。对于固定费用来说,预算执行单位的经营者关注的是其费用预算总额的水平,而固定费用的预算总额与其完成业务的大小没有关系,因此,在存贷款预算中打埋伏也不会对固定费用的预算产生不利影响。但由于在存贷款预算中打埋伏将使存贷款预算的执行和完成更容易,因此,各经营单位就会竭尽全力压低存贷款等业务预算、提高变动费用的费率或单位变动费用及固定费用总额的预算水平。这样做的结果必将加剧商业银行预算目标落后的状况,从而降低银行的经营效率。
(三)缺乏强有力的信息系统的支持。费用控制点滞后,费用核算时未分解。费用预算的信息量很大,而且为了满足动态费用预算和控制的需要,还需要实时获取并处理费用预算实际执行结果的信息及实际与预算之间差异的信息,因此,必须有一个强有力的信息系统做支持。但是,许多商业银行的费用预算和控制仍然停留在非集中核算的费用体系,严重制约了费用预算和控制水平的提高。费用核算也纯粹按报销凭证简单记账而未进行分解,无强有力的信息系统的支持,费用核算结果分析使用的价值不大,而且花费大量的人力和物力。
(四)体制引起对费用预算执行不到位。费用预算按规定编制后,也出台了相关的规定,但由于我国商业银行现行体制,造成规定存在但执行不到位的现象。换句话讲,大家对花公家的钱不心疼。年末费用预算预测有结余,就不管支出是否必要,突击花钱,囤积实物“小金库”,人为地把预算撑足。也有费用使用不讲成效、无计划,到年底超预算后人为压票据等到开年再支付,造成寅吃卯粮的现象。
对任何费用控制来说,选择关键的控制点对费用进行控制都是十分重要的。许多银行虽然制定了费用预算,但预算没有在费用发生之前发挥事前控制的作用,预算控制完全是滞后的、被动的,更无法实现对费用发生的动态控制。因此,如何绩效挂钩改进费用预算,使其能够适应费用的动态控制和实时控制的需要,是商业银行费用预算和控制中面临的又一难题。
二、商业银行费用预算管理的设想
(一)分类费用预算下达依据。商业银行费用预算可执行“零基预算、绩效挂钩、一次亮底、按季清算”的原则,从“零”开始编制预算,在保证分支机构基本开支的基础上,充分贯彻效益原则,实行绩效挂钩,财务资源分配向经济资本回报高的单位倾斜,促进各分支机构获取更高的经济资本回报。
建议按费用性质把费用分类:各分支机构据实列支的费用、基本费用、绩效费用、上级机构承担和清算费用。
1.各分支机构据实列支的费用为人事费用(工资总额、计提福利三费、四金)和房产租赁费(含物业管理费)。按考核结果下达年内工资总额,房产租赁费根据合同规定,据实列支当年的费用支出。据实列支的费用年初下达预测数,年末按实际数列支。
2.经营单位基本费用是指用于维持经营单位基本人员开支和正常业务开展的费用支出,包含“专项下达,专项使用”的业务宣传费、业务招待费、邮电费、水电费、办公用品、公杂费、修理费、低值易耗品摊销、安全保卫费、咨询费、公证费、差旅费等。
基本费用采用“零基预算”的编制方法,根据经营单位的人数、网点数、经济利润、年内新设网点、网点改造等因素测算,以经营单位上年费用利润率水平作为调节系数,并适当调整影响经营单位的各种特殊开支,综合测算经营单位基本费用水平。
经营单位基本费用可根据以下公式测算:
基本费用:f(p,u,y)×r+ω
其中:p指经营单位的人数;u指经营单位的网点数,中心支行可按多个网点计算;y指经营单位上年的经济利润,可按经营单位上年的经济利润挂钩比率分段递减计算;根据经营单位费用利润率确定调节系数(r),ε为特殊调整费用,如新开设的网点等因素。
3.经营单位绩效费用。在保证基本费用支出的基础上,绩效费用与经营单位经济利润率和经济利润挂钩,并根据中间业务收入等计划完成率进行调节,绩效费用可列支的科目同基本费用。
绩效费用计算公式为:
绩效费用=C×fc×δ
其中:C为经营单位经济利润;以全行经济资本平均回报率为基础,计算经营单位经济利润率与全行平均经济利润率的差额,按此差额分档次确定绩效费用率(fc);δ为根据主要业务指标确定的调
节系数。
绩效费用年初为测算数,每季度根据经营单位实际调整绩效费用,第四季度可确定经营单位全年的绩效费用。
4.上级机构承担和清算的费用。具有全行统一性、不可划分的费用由上级机构承担,不可预测但能划分的费用由上级机构列支后清算给经营单位,不下达预算,列入经营单位清算费用,例如法律费、诉讼费、钞币运送费、交换场管理费等。清算费用由经营单位在利润中消化。
以上柔性费用预算,按事物的发展规律呈从经验式决策到预算式决策再到柔性费用预算决策,是一个螺旋式上升的过程,通过提高经济利润来增加费用预算,培养经营者利用利润创造费用的理念,也使促使经营者算好账,节约使用每一笔费用。
Gooolhart、c.A.E.etal在论文《Financial Regu-lation:Why,Howand WhereNow?》中指出:“133个国家或地区的银行都出现过效益和费用的重大问题或危机”,费用预算一经批准下达即具有指令性,各预算经营单位必须认真组织实施,利用规范管理、加强检查来实质性地控制费用。
(二)运用强有力的信息系统支持。费用集中核算。未来各家商业银行竞争的焦点将集中在如何使自身的资源配置更有效率,更有效地把握市场,更有效地降低成本费用。而这些经营决策都需要信息系统提供相应的信息支撑。国内同业目前都在抓紧构建自己的系统平台,谁应用早,谁就能在竞争中占有优势。因此,各商业银行要通过信息系统的开发与完善,细化费用核算,进行产品客户盈利性分析,变粗放式管理为精细化管理,提高资源配置水平。要尽早建立健全量化核算体系,缩小与国际先进商业银行的差距,必须做到:一是加快观念转变,深刻地理解实施信息系统的重要意义。二是要加强学习和培训,学习信息系统基本功能、核算方法和分析方法、费用分摊等管理技术,吃透系统提供的各类信息的管理含义和经济意义。三是要真正将系统信息和分析方法融入日常费用核算管理中,用于改进业务流程、降低费用、优化资源配置等经营决策中。有了强有力的信息系统支持,费用集中核算就能成为现实。笔者所在银行在2004年5月1日起采用费用集中核算,开立分行仅有的银行费用专户,系统可以帮助银行实现费用的统一核算和集中监控,这样做可以使每一笔业务、每一项费用和每一笔付款都在预算的监控之下,而且做到将费用预算控制点前移,做到事前、事中控制。系统提供的多种费用开支的分类和归集方法可以实现费用的细化管理,以及在机构、部门、客户、产品、员工之间的分摊,支持银行的获利分析。由于系统的集成性,可以真正实现费用实时查询、监控、审批控制、预算控制和分析。
(三)合理分解费用。分析核算结果。在费用初级管理阶段,只注重谁开支费用就算在谁头上,但随着西方管理会计先进方法的引入,需商业银行将费用尽可能分解到部门和产品,并尽可能分解公共费用。对于不能直接分解到部门的费用,按照“谁使用谁分解、谁受益谁负担”的原则,由商业银行内部确定科学合理的分解参数,按分解参数间接分解到部门,不能笼统地将费用直接列为公共费用。费用分解的另一个原则为先直接后间接,费用在部门间分解时,能直接确定为部门费用的直接分解到各部门;不能直接分解到部门的,可依据一定的管理参数间接分解到部门。部门费用在不同种类间分解时,要先分解出部门自用费用,再分解出公共费用;部门自用费用亦先分解出直接费用,再分解出间接费用。通过这些措施可以对现行费用管理的不足有所改进。通过合理分解费用,利用先进的系统核算后,我们就可以用有价值意义的数据得出准确的结果,对症下药地控制费用、节约费用。
(四)制定有效制度和内部授权办法。商业银行应该制定有效的费用管理办法、核算细则、操作流程,使财务人员按规章制度执行,有效控制费用预算。在西方企业的财务会计工作中。通常把“付款凭单制”作为控制货币资金支付业务的一种有效手段。所谓“付款凭单制”,就是在货币资金支付前,必须先取得一种授权付款的凭单,然后才能将结算票据等作为附属凭证,交出纳人员办理付款。制定费用内部授权管理办法有效地实现了授权付款与经办付款这两个不相容职务的分离,是一种有效的内部控制办法。对于实现费用的事前预算和控制来说,付款凭单制度更能发挥其独到的作用,对我国商业银行推行预算管理和加强内部控制来说,付款凭单制具有很强的借鉴意义。笔者所在银行2006年制定了费用内部授权管理办法,执行效果非常好,管理部门之间不再互相推诿,许多费用审批权限在表上罗列明确,执行部门事前可对照表格了解权限,避免许多先斩后奏现象,还有利于把单位负责人从日常审批事务中解脱出来,把按预算进行日常监控的权力授予预算监控部门,改变各种开支都需要单位负责人签批的管理模式。
【关键词】 酒店全面预算管理; 战略预算; 平衡计分卡
我国目前大多数企业的全面预算管理体系存在着只看重财务指标而忽视非财务指标因素影响的弊端,这对企业战略的制定与实施,完善预算和财务管理都会产生较大影响。平衡计分卡(BSC)是一种极为有效的战略管理工具,能与企业战略紧密对接,能兼顾长期与短期、财务与非财务、内部与外部等指标之间的平衡。诸多行业企业也将BSC理念引入其全面预算管理体系,并且在实践中发挥了很大作用,但在酒店业的实践尚不多见。台州KY大酒店是笔者曾经长期工作的单位,掌握该企业第一手财务、经营资料。本文将以该酒店为例,对BSC在酒店全面预算的应用进行粗浅分析。
一、台州KY大酒店基本情况
KY旅业集团是大型企业集团,总资产100多亿元。截至2008年底,集团已开业酒店达20家,其中五星级酒店12家,四星级酒店8家。2002年10月8日,台州KY大酒店(四星标准)正式开业。台州KY大酒店拥有各种类型客房372套,餐位1 000余座,以及较为完善齐全的康体娱乐和会议设施,适于商务会议、旅游观光、休闲度假。依托集团的综合管理和投资融资平台,加强品牌管理,实施连锁化经营;以精细化管理模式替代粗放型管理模式;加强对员工的人文关怀;为宾客提供东方文化和国际标准完美融合的服务。KY大酒店客房客源以大型商务公司、会议、商务散客为主,辅以境外豪华团队。台州KY大酒店连续九次成为全市人大会议、党代会会议及中国塑料交易会的接待单位。大型团队、会议的接待能力不断得到提高。大型团队、会议一直是该酒店营销着眼点之一。
二、台州KY大酒店预算管理现状
台州KY大酒店预算管理的原则:预算管理以实现公司经营目标为前提,凡是与企业经营目标有关的经营业务和事项,均通过预算反映。
(一)预算的组织管理
KY大酒店的预算管理由总经理负责,并设立专门的组织机构负责预算的编制、审核、调整、执行和控制。包括预算管理委员会、酒店预算工作小组、部门预算工作小组三个层次。
(二)预算的编制管理、控制与考核
按照预算的内容,预算分为经营预算、非经营性费用预算、投资预算和财务预算四大类。经营预算即GOP前的经营利润预算。
1.销售预算
KY大酒店的经营预算以销售预算为起点,包括酒店损益预算、各利润中心经营损益、成本中心(行政管理、销售及推广、维修及能源、职工福利等部门)人工、费用项目预算。酒店的主要产品是客房、餐饮服务,并辅以康体娱乐、商场、客衣洗涤等项目。预算由部门主管与财务部共同制定,制定的主要依据为历年的销售收入、销售增长率、市场价格和总公司要求的业务增长率。2011年营业收入预算较2010年实际数据保持了20%的增长,体现了KY大酒店的战略目标要求;收入结构上,客房占22%,餐饮占56%,康体娱乐18%,其他4%,这种情况与当地消费结构相符。客房营收预算中,散客占81.3%,团队占11.5%,长住客2.9%,而对比同区域、同星级酒店台州FY酒店,其团队收入占比为12个百分点。两个酒店差别甚少,KY大酒店的散客收入仍保持传统的高比例。另外,从KY大酒店的历年实际客房营业收入数据看,其团队收入始终在低位徘徊,而KY大酒店的经营方针中则是大力开展各种客户渠道建设,强化团队接待能力,但预算指标并未体现此经营方针。
2.成本费用预算
台州KY大酒店成本费用预算以2011年度客房部营业费用预算明细为例,其项目有:办公费用、邮电及电讯、清洁用品、服务用品、洗涤费、收视费、员工劳动保险等18项之多,但公司业绩考核的主要依据是利润指标和销售指标的完成情况,并没有与成本控制因素结合一起。战略方针中“提高客人满意度、加强对员工的人文关怀”需要资金和人力资源的支持,但在其成本费用预算表中,应酬费、培训费等并未列支,市场推广费列支甚少,可见酒店并未重视这些费用,缺乏支持战略实施的具体方案。
3.预算利润表及现金流量
在以上预算项目编制的基础上,财务部编制损益预算表、现金流量预算表,从中可以预测公司下一年度的损益状况、现金需求情况。
4.预算考核
台州KY大酒店业绩考核较为简单,所有部门或个人的考核指标,均建立在销售额的完成情况基础上,几乎不涉及非财务指标的考核。涉及服务项目的,多数以传统的“德、勤、能”方式进行定性考核。
酒店每月召开一次经营分析会议,分析预算执行的偏差情况。但由于没有有效绩效考核制度的支撑,预算分析的作用被大大削弱。
三、台州KY大酒店预算管理中存在的主要问题
(一)预算与战略脱节
企业预算方案要体现企业的战略目标和经营思想,是企业整体的经营管理方案和作业目标。
KY大酒店经营方针是“品牌、精细化、员工关怀、宾客满意”,但从台州KY大酒店目前的预算管理体系中很难看到明显的“战略导向”的痕迹,公司以销售预算为起点的各项预算编制多数未与战略对接。
(二)考核指标片面、单一
台州KY大酒店以销售收入和利润两项财务指标作为业绩考核的主要依据,对其他重要非财务指标,包括客人满意度、员工满意度、成本费用等执行过程和执行结果缺乏有效考核,使得促进战略目标实现的监督机制乏力。
战略方针中“加强对员工的人文关怀”,有关员工成长的费用预算并未在指标中得以体现,可见酒店并未给予重视,缺乏支持战略实施的具体方案。
(三)预算考评失效
台州KY大酒店以财务指标为主进行业绩考核,酒店对预算指标完成情况的考核几乎等同于整体业绩考核。将预算执行结果与预算目标相比较,其差异作为业绩考核的依据,考核结果与奖惩制度挂钩。这种以财务指标为主导的业绩评价,越来越难以满足经营管理的需要。因而,台州KY大酒店的业绩考评在很大程度上是失效的,流于形式和缺乏控制力。
四、基于平衡计分卡的全面预算管理体系的引入
Robert S Kaplan和David Norton(1992)提出了平衡计分卡(BSC)的概念,他们认为企业在设立绩效评估指标时,应兼顾长期与短期、财务与非财务、内部与外部等指标之间的平衡。平衡计分卡因其高效的业绩评价而被世界上众多大公司采纳,平衡计分卡也因此于1996年引入中国。从国内目前情况看,成功实施平衡计分卡的企业不多。
平衡计分卡以客户、内部经营、学习与成长等营运性指标来弥补财务性指标的不足,它将企业的战略转换成一套前后连贯的四个不同维度的绩效衡量,而且表达四个维度对于战略执行的影响,弥补了传统绩效衡量制度只重视财务的不足,平衡了股东及顾客的需求,也平衡了过去结果及未来可能性的衡量。
把平衡计分卡和企业内部经营、营运计划以及预算整合在一起,形成一个新的管理架构,这就是BSC的管理理念。根据平衡计分卡的管理理念,我们把KY大酒店的目标战略、经营方针整合到预算体系、日常考核规范中(见图1)。
现将KY大酒店的战略目标逐级分解到预算管理体系进行分步阐述:
(一)将公司的战略转化为具体的BSC目标
台州KY大酒店战略目标比较明确:“品牌、精细化、员工关怀、宾客满意”。该目标明确表述了财务、客户、内部经营、学习与成长四个方面的要求。现在考虑如何在KY大酒店引入BSC,并将BSC与战略和预算管理体系连接成整体,从而促成战略实施,见图2。
图2中的客户指标、内部经营、学习与成长均为非财务指标。客人满意度、员工满意度、内部流程指标、学习与成长等是业绩驱动指标。以上四个维度的目标和指标相互推动、互成因果。其中人力资源项目是首要的:提升员工技能、提高员工满意度,促进学习与创新,完成学习与成长指标;员工满意会带来内部流程指标的优化,降低成本,从而完成内部经营指标;流程的优化会使得客人满意度提高、市场占有率增加,从而完成客户指标;客户的满意最终会实现销售收入、利润和现金流的增加,从而完成财务指标,并最终实现企业战略。
(二)针对BSC目标制定相应的四个维度考核指标,并设定目标值
1.财务指标。针对财务成果目标,相应制定了销售增长率、利润增长率和净现金增长率指标。如:针对公司“品牌,连锁化经营”的战略目标制定了销售保持年均20%的复合增长速度等的具体目标。
2.客户指标。目标为提高客人满意度、增加市场份额。相应制定了:客人满意度、客人服务差错率、客人有效投诉数量、及客人稳定率、市场占有率等指标。
3.内部经营指标。与控制成本、精细化管理、开拓客源、售后服务等目标相关的指标设定为:成本节约率、对客服务设备设施完好率、目标市场调查研究、销售分析等指标。
4.学习与成长指标。目标为:提升员工技能、提高员工满意度。相关指标或项目为:专业技能培训、制定对最基层员工的鼓励政策、员工满意度。各指标均有量化数值。
如表1所示,基于平衡计分卡的全面预算管理从以上四个方面对财务目标、非财务目标进行测评,分别选定相应的测评指标,并把具体测评指标落实到预算中。将战略和经营活动相结合,并予以量化,将量化指标反映到预算财务报表、预算考核表中,管理人员就可以不断地对战略目标的经营过程进行监控,这也就是基于平衡计分卡的全面预算管理的实质所在。
(三)确定行动计划,利用已有或潜在资源,落实测评指标到年度预算中
从上可知,这样的综合测评体系,远远比单纯的财务指标预算体系复杂。制定了指标和目标值后,还要制定相应的行动计划,利用已有或潜在资源,采取行动。例如:在学习与成长方面制定详细的培训方案、激励政策、员工考核制度等;在内部流程上,在有效控制成本的同时,利用KY旅业集团已有的管理优势、经典作业,制定流程标准,达到精细化管理等;在客户管理上,建立客户服务的监控机制、客户申诉通道等。
以上行动计划、方案都要围绕如何有效实现企业战略目标而制定,并由相应的职能部门制定,如人力资源部、财务部、营销部、前台各营业部门等,最终落实测评指标到与战略目标紧密相关的年度预算中。
正如罗伯特・卡普兰所讲的,在实施战略图过程中,也即落实全面预算过程中面临的最大挑战是沟通和持续性,其中沟通是指在使用“战略图”的时候,要让所有员工理解他的目标与公司愿景的关系。把战略转化成公司平衡计分卡,再将公司平衡计分卡逐级推行到个人平衡计分卡。把抽象的战略目标变成每个人的日常工作,让个人工作目标、薪资报酬与公司策略结合在一起。这样,企业的战略目标就会变得真实而非遥不可及。
(四)建立有效的公司业绩考评指标和考评制度
传统的公司业绩考评、考核,要么采用定性考核,要么单纯取用财务指标,根据销售业绩来确定提成。这样,容易产生考核力度不够,或为了业绩提升而采取短期行为,甚至造成部门间的不协调等等,最后会影响公司战略目标的实现。
在基于平衡计分卡的全面预算管理指标体系下,从公司到部门到员工个人,每个层面都落实到与公司战略关联的具体指标。因此在建立业绩考核指标和考评制度时,要紧密结合部门、个人对于关键绩效指标的执行情况和执行结果,据此进行奖惩。由于基于BSC的全面预算管理体系中各业绩评价指标之间互为因果、互为推动关系,则有效地解决了各部门之间沟通、协作问题,从而避免了因争抢资源而导致的资源配置效率低下的不足,也解决了着眼于局部利益的本位主义、短期行为,从而提高了企业整体业绩。
(五)战略反馈与学习、调整
基于BSC的全面预算管理体系已完整地整合、体现了企业的战略目标,而随着市场环境的复杂多变,企业战略、预算管理、战略实施都将跟着变动。BSC是企业连接预算与战略的桥梁,可以使各责任部门看到自身行为对企业目标的影响和作用,从而引导、调整预算责任人的行为,实现预算目标与战略目标的趋同。
结语
全面预算是企业财务管理中的重要环节,也是衡量企业管理水平的重要标志,而平衡计分卡的引入将改善企业全面预算管理,特别是能够弥补非财务视角的不足之处。本文对台州KY大酒店全面预算的分析从战略的角度出发,不仅是对传统预算管理方法的挑战,更是发挥财务战略管理作用的重大应用,这将对全面预算的重大变化起到很好的参考作用,也对推动全面预算的发展提供了新的思路。
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[3] 魏春奇.构建以战略为导向的全面预算管理制度[J]. 会计论坛,2007(10).
[4] 吴玮琼.基于BSC的全面预算管理[J].经济师,2008(3).
[5] 李云霞.构建基于平衡计分卡的全面预算管理指标体系[J].财会月刊(综合版),2006(6).
[6] 陈晓芳,方蕾. 基于战略导向的全面预算管理框架探讨[J].财会通讯,2006(6).
论文摘要:货币资金是企业资产的重要组成部分,加强货币资金的管理,对保证企业的正常运转和经营效益意义重大。因此,应建立货币资金的预算制度,完善货币资金的内部控制制度,实行不相容的职务相互分离制度,建立收入和支出环节的内部控制制度,强化货币资金的保管和控制,实行统一 财务管理 ,防范资金风险。
货币资金是指企业在生产经营活动中停留于货币形态的那一部分资金,包括现金和各种存款。货币资金是企业流动资产流动性最强的资产,也是获利能力最弱的资产。加强资金管理的目的就是要求有效地保证一个企业随时有资金可以利用,并从闲置的资金中得到最大的利息收入,也即要求在货币资金流动性和盈利性之间做出抉择,以期获取最大的长期利润。因此,企业必须加强对货币资金管理,规范货币资金的使用,避免资金不足和过剩所产生的不良现象,从而影响企业的正常生产经营活动。本文就企业如何规范货币资金的管理工作,谈一谈个人的认识。
一、建立货币资金的预算制度
货币资金预算是财务管理的一个极为重要的工具。它不仅有利于加强货币资金管理,而且有利于对整个财务活动进行有效的组织。货币资金预算是对企业在整个预算期的货币资金收入和支出的估计,也是对企业预算 期货 币资金收支结果的预算。实行货币资金的预算制度,对于完善企业货币资金的管理,有着举足轻重的作用。货币资金预算为控制企业日常货币资金流动提供了主要依据,也是评价企业对货币资金管理成绩的考核标准和重要手段。货币资金的预算制度,增加了资金运行的透明度,从制度上、管理上防止挤占和挪用的现象产生。
在货币资金预算中,应把整个预算期分为若干个时期分别计算货币资金的余额。长期货币资金流量预测虽然重要,但在货币资金管理中所编制的预算,主要是一年以下的短期预算。划分时期的长短要根据企业的性质不同来决定,但一般情况下是一个月,即月度财务收支计划,某些货币资金流入流出变化大的企业,还可以按周或按日编制预算。
编制货币资金预算的主要依据是企业生产经营的全面预算,包括:销售预算、生产预算、 成本 费用预算等等。完整的货币资金预算应包括货币资金收入、货币资金支出、货币资金千余缺以及货币资金筹集等部分。
货币资金流入量来源于销售收入、 投资 收益以及其他货币资金收入。其中销售收入是最主要的部分,其金额可以直接从销售预算中得到;投资收益的货币资金收入时间比较固定,数量也容易确定;其他货币资金收入可根据企业以往的资料关考虑预算期的情况分析确定。预算期货币资金流入量加期初货币资金余额,构成预算期可动用货币资金数量。
货币资金流出量主要包括购货支出、营业费用支出、利息支出、上缴所得税、利润分配以及其他货币资金支出。其中购货支出可从 材料 预算中得到;营业费用支出如工资费用、制造费用、销售费用、管理费用等可以从费用预算中得到;利息支出所需的资金可以从偿债计划中得到;所得税付出以及利润分配支出可根据企业的盈利计划预先估计,支付的时间也比较固定;其他货币资金支出可以根据企业以往的资料并考虑预算期的情况分析确定。
二、完善货币资金的内部控制制度
完善货币资金的同部控制制度,规范 会计 行为,要依据国家有关 法律 法规的规定和要求,完善企业内部货币资金控制制度,建立健全监督制约机制。企业的主要负责人要对本单位的内部会计控制的有效实施负总责,并明确单位内部各职能部门在预算安排、计划管理、实物资产、对外投资、项目招标、工程采购、 经济 担保等经济活动中的管理权限、方式、方法、程序、责任和相关的内部控制制度。
三、实行不相容的职务相互分离制度
理顺财务管理关系,建立职务分工控制制度,从组织机构设置上确保资金流通安全。建立内部监督制约机制,资金的管理人员要实行不相容的职务相互分离制度,合理设置会计、出纳及相关的工作岗位,职责分明、相互制约,确保资金的安全。会计出纳不能相互兼职,不得由一人办理货币资金流通的全部过程。
一是 会计 人员负责分类账的登记、收支原始单据的复核和收付记账凭证的编制;二是出纳人员负责现金的收付和保管、收支原始凭证的保管、签发 银行 有关票据和日记账的登记;三是内审人员应当负责收支凭证和账目的定期 审计 和现金的突击盘点及银行账的定期核对;四是会计主管应负责审核收支项目、保管单位和单位负责人的印章;五是单位负责人应负责审批收支预算、决算及各项支出。
四、建立收入和支出环节的内部控制制度
要加强对货币资金的预算编制、执行各个环节的 管理 ,规范货币资金的管理程序,确定货币资金执行的审批权限和制度,超限额或重大事项资金支付要实行集体审批,严格控制无预算或超审批权限的资金支出。严格企业内部资金收入和支出审批程序。
1、对货币资金的收入控制
①每笔收入支出都要及时开票;
②要尽可能使用转账结算,现金结算款项要及时送存银行;
③尽可能采用集中由 财务 部门收款的方式,分散收款要及时送交单位出纳;
④不得坐支各项收入;
⑤出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“收讫”章。
2、对货币资金的支出控制
①每笔支出都应有单位负责人的审批经、会计主管审核、会计人员复核;
②出纳人员每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据,付款后,需在付款凭证上加盖“付讫”章;
③各项支出都有预算和定额控制执行;
④要按国家规定的用途使用现金,尽可能使用转账支付;
⑤银行单据签发和印鉴保管应当分工负责。
五、强化货币资金的保管和控制
加强对货币资金、会计凭证、原始的管理,要依法建账,及时核对银行账目,认真履行定期对账、报账的制度,建立定期进行检查的制约机制。不符合审核程序不能支付资金,按规定实事求是报账,不作假账。
一是货币资金的收付只能由出纳人员负责,其他人员(包括单位负责人)不得接触货币资金;二是严格执行库存现金限额制度;三是出纳人员要做到每日现金日记账余额与保管的现金核对相符,并经常与会计核对账目;四是要严格执行定期现金突击盘点制度和核对银行账的制度;五是已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账;六是所有收付款原始凭证必须连续编号并顺序使用,错 写作 废的原始单据应加盖“作废”章后妥善保管。
论文摘要:货币资金是企业资产的重要组成部分,加强货币资金的管理,对保证企业的正常运转和经营效益意义重大。因此,应建立货币资金的预算制度,完善货币资金的内部控制制度,实行不相容的职务相互分离制度,建立收入和支出环节的内部控制制度,强化货币资金的保管和控制,实行统一财务管理,防范资金风险。
货币资金是指企业在生产经营活动中停留于货币形态的那一部分资金,包括现金和各种存款。货币资金是企业流动资产流动性最强的资产,也是获利能力最弱的资产。加强资金管理的目的就是要求有效地保证一个企业随时有资金可以利用,并从闲置的资金中得到最大的利息收入,也即要求在货币资金流动性和盈利性之间做出抉择,以期获取最大的长期利润。因此,企业必须加强对货币资金管理,规范货币资金的使用,避免资金不足和过剩所产生的不良现象,从而影响企业的正常生产经营活动。本文就企业如何规范货币资金的管理工作,谈一谈个人的认识。
一、建立货币资金的预算制度
货币资金预算是财务管理的一个极为重要的工具。它不仅有利于加强货币资金管理,而且有利于对整个财务活动进行有效的组织。货币资金预算是对企业在整个预算期的货币资金收入和支出的估计,也是对企业预算期货币资金收支结果的预算。实行货币资金的预算制度,对于完善企业货币资金的管理,有着举足轻重的作用。货币资金预算为控制企业日常货币资金流动提供了主要依据,也是评价企业对货币资金管理成绩的考核标准和重要手段。货币资金的预算制度,增加了资金运行的透明度,从制度上、管理上防止挤占和挪用的现象产生。
在货币资金预算中,应把整个预算期分为若干个时期分别计算货币资金的余额。长期货币资金流量预测虽然重要,但在货币资金管理中所编制的预算,主要是一年以下的短期预算。划分时期的长短要根据企业的性质不同来决定,但一般情况下是一个月,即月度财务收支计划,某些货币资金流入流出变化大的企业,还可以按周或按日编制预算。
编制货币资金预算的主要依据是企业生产经营的全面预算,包括:销售预算、生产预算、成本费用预算等等。完整的货币资金预算应包括货币资金收入、货币资金支出、货币资金千余缺以及货币资金筹集等部分。
货币资金流入量来源于销售收入、投资收益以及其他货币资金收入。其中销售收入是最主要的部分,其金额可以直接从销售预算中得到;投资收益的货币资金收入时间比较固定,数量也容易确定;其他货币资金收入可根据企业以往的资料关考虑预算期的情况分析确定。预算期货币资金流入量加期初货币资金余额,构成预算期可动用货币资金数量。
货币资金流出量主要包括购货支出、营业费用支出、利息支出、上缴所得税、利润分配以及其他货币资金支出。其中购货支出可从材料预算中得到;营业费用支出如工资费用、制造费用、销售费用、管理费用等可以从费用预算中得到;利息支出所需的资金可以从偿债计划中得到;所得税付出以及利润分配支出可根据企业的盈利计划预先估计,支付的时间也比较固定;其他货币资金支出可以根据企业以往的资料并考虑预算期的情况分析确定。
二、完善货币资金的内部控制制度
完善货币资金的同部控制制度,规范会计行为,要依据国家有关法律法规的规定和要求,完善企业内部货币资金控制制度,建立健全监督制约机制。企业的主要负责人要对本单位的内部会计控制的有效实施负总责,并明确单位内部各职能部门在预算安排、计划管理、实物资产、对外投资、项目招标、工程采购、经济担保等经济活动中的管理权限、方式、方法、程序、责任和相关的内部控制制度。
三、实行不相容的职务相互分离制度
理顺财务管理关系,建立职务分工控制制度,从组织机构设置上确保资金流通安全。建立内部监督制约机制,资金的管理人员要实行不相容的职务相互分离制度,合理设置会计、出纳及相关的工作岗位,职责分明、相互制约,确保资金的安全。会计出纳不能相互兼职,不得由一人办理货币资金流通的全部过程。[一是会计人员负责分类账的登记、收支原始单据的复核和收付记账凭证的编制;二是出纳人员负责现金的收付和保管、收支原始凭证的保管、签发银行有关票据和日记账的登记;三是内审人员应当负责收支凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点及银行账的定期核对;四是会计主管应负责审核收支项目、保管单位和单位负责人的印章;五是单位负责人应负责审批收支预算、决算及各项支出。
四、建立收入和支出环节的内部控制制度
要加强对货币资金的预算编制、执行各个环节的管理,规范货币资金的管理程序,确定货币资金执行的审批权限和制度,超限额或重大事项资金支付要实行集体审批,严格控制无预算或超审批权限的资金支出。严格企业内部资金收入和支出审批程序。
1、对货币资金的收入控制
①每笔收入支出都要及时开票;
②要尽可能使用转账结算,现金结算款项要及时送存银行;
③尽可能采用集中由财务部门收款的方式,分散收款要及时送交单位出纳;
④不得坐支各项收入;
⑤出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“收讫”章。
2、对货币资金的支出控制
①每笔支出都应有单位负责人的审批经、会计主管审核、会计人员复核;
②出纳人员每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据,付款后,需在付款凭证上加盖“付讫”章;
③各项支出都有预算和定额控制执行;
④要按国家规定的用途使用现金,尽可能使用转账支付;
⑤银行单据签发和印鉴保管应当分工负责。
五、强化货币资金的保管和控制
加强对货币资金、会计凭证、原始的管理,要依法建账,及时核对银行账目,认真履行定期对账、报账的制度,建立定期进行检查的制约机制。不符合审核程序不能支付资金,按规定实事求是报账,不作假账。
一是货币资金的收付只能由出纳人员负责,其他人员(包括单位负责人)不得接触货币资金;二是严格执行库存现金限额制度;三是出纳人员要做到每日现金日记账余额与保管的现金核对相符,并经常与会计核对账目;四是要严格执行定期现金突击盘点制度和核对银行账的制度;五是已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账;六是所有收付款原始凭证必须连续编号并顺序使用,错写作废的原始单据应加盖“作废”章后妥善保管。
关键词:公路施工 筑路机械 安装调试 设备管理
大型筑路机械设备是高等级公路建设所必需的专用施工设备。它不仅体积庞大、配套机组和附属设备多,而且技术密集,安装调试也较复杂。作为使用单位,必须使有关人员(机械技术人员、机械操作人员、工程技术人员)了解其安装调试的管理程序与方法,,以便正确组织人力、有效利用物力,成功地完成大型筑路设备安装调试工作。
l安装调试费用的预算
要想使大型筑路机械设备安装调试工作顺利实施和完成,必须事先认真做好安装调试费用预算工作。安装调试费用包括:运输费、安装费、调试费、其它费用等。
1.1运输费预算
机务部门应根据大型筑路机械设备的体积、解体装运对象的数量和质量,安排不同运输能力的车辆,并确定各种运输车辆的车次。然后,按相应运输车辆的吨公里运费、被运物的搬运里程计算运输费用。也可根据运输车辆的台班费定额和使用台班计算运费。在预算运输费用时,还要估算装卸、捆扎费等。因为这些也是运输过程必然发生的费用。
1.2安装费用预算
根据待安装大型筑路机械的种类列出相应的安装基座、上料台砌筑所用材料(如木材、铁件、铁丝、水泥、青砖、中砂、片石等)以及吊装设备、小型机具和人工(分技工和普工)使用量,然后参照公路工程预算定额给出的基价,计算其费用。
1.3调试费预算
在大型筑路机械设备调试过程中,除了设备运行必需的动力燃料(如燃油、电力、水、煤等)外,还需一定量的供其加工的工程材料(如碎石、沥青或水泥、砂或砂砾、生石灰或粉煤灰等)。对初次使用的进口设备,还必须经过一定小时空载、负载和连续、间断的生产考核,因此,更要注意备足工程材料。调试费一般由燃油或电力费、工程材料费、配套机械费、人工费、管理费等组成。各组成费应按各自的单价和用量计取。除此之外,还需做好配套机械、消耗材料及有关人员的调配管理。
1.4其它费用包括设备初到时的看管费、管理费等。其它费用的预算应根据实际情况进行。
2人员组织与技术培训
大型筑路机械设备一般精密、昂贵,初次安装调试中的技术工作必须由供应厂商派出的技术人员负责(这也是供应厂商方面完成交货所必须履行的义务)。购置单位在供应厂商调试工程师来之前,进行尽可能周密的工作安排。如选配操作人员,成立安装调试协调(由有关行政领导、机械技术负责人员组成调配安装调试所需的辅助作业机具、人员(括钳工、电工、机械工等)。选配操作人员时,应注意选择业务熟练懂机械常识、反应灵活、责任心强的操作者对于广泛应用电、液压、机械以及计算机技的大型筑路机械设备,宜选配具有中专以上学历、事业心强的技术人员担任机长,作为主作者。
在进行安装调试之前,购置单位的技术负责人应协助厂商方面的安装调试工程师工作,并选配设备操作人员,进行岗位分工和现场技术培训。岗位分工的目的是明确各操作员在调试阶段及日后使用设备时的职责。培训的目的是让操作人员了解待调设备的基本构造、技术性能、安装调试步骤、运行管理方及安全注意事项等,从而使他们做到心中有数,避免盲目上机。
3安装
安装大型筑路机械设备(安装前通常为解装运状态)的安装一般包括:安装基座施工安装前的准备、设备安装等几个过程。
3.1安装基座施工
在进行基座施工放线前,必须合理确定设备安装位置及合理布局、配套机械及运输车辆通道、上料台、堆料场等,必要时予以修整。
大型筑路机械设备组合件较多,要想顺利组装并保持安装后工作性能稳定,在测量放线、预制或砌筑基座前期阶段,须严格按技术规范进行施工。
3.2安装之前的准备
设备安装之前应再一次对其进行外观质量检查。如各种螺栓、螺母有无松动;焊接件焊缝处有无裂纹、气孔等缺陷;燃润油及水气的储量及管道接头是否牢固,有无泄漏;电路布线是否整齐,绝缘性能如何;所有旋转往复运动部位的安全保障机件的有效、齐全程度等等。此外,还要进一步查看安装所需的小型机具、材料的准备情况。
3.3安装
安装过程中,应随时对设备主机各总成部件及附属设备做外观质量检查。安装现场要由专人负责指挥。高空作业安装或吊装笨重装置时,必须采取相应安全防范措施。安装人员要全部佩带安全帽。安装工作要按顺序进行。否则,不仅相互难以就位、连接,而且吊装机具也无法摆放。安装要分工协作,如:机械部分由机械人员负责安装,电气部分由电气人员负责连接。安装后,应对设备安装的完整性合理性、安全性等进行检查。
4调试
大型筑路机械设备在出厂时一般无法进行总装和负荷试验,即使是使用过的设备,由于拆卸、搬运及再次安装,难免改变原始安装状态,所以,对安装好的大型筑路机械设备尽快进行调试就显得非常重要。应该认识到.不仅是解体装运的初次使用的大型筑路设备在安装后需进行调试,实际上所有新增、更新、自制、改造、大(中)修机械设备,在投入使用前,都必须进行调试。调试前,要再次检查设备装配的完整性、合理性、安全性和渗漏痕迹等,以便凋试工作安全、顺利进行。调试时,主要试验其工作质量、操作性能、可靠性能、经济性能等。考核时,应在施工现场进行空负荷和负荷试验,以正确检验其性能是否达到工业化生产技术条件要求。调试过程中,参加调试的机械技术人员和随机操作人员须时时到位,以主动了解设备的现实技术状况、调试程序、操作控制方法等。现场必须有机械技术人员笔录调试过程。 因为它是原始记录,是日后操作设备、撰写技术报告、解决遗留问题的重要依据。
5撰写安装调试技术报告
撰写安装调试技术报告是大型筑路设备初次安装调试后进行技术、资产及财务验收的主要依据之一,是一项必须做好的工作。安装调试报告应以读者能再现其安装调试过程,并得出与文中相符的结果为准。大型筑路机械设备安装调试技术报告作为一种科技文件,其内容比较专深、具体,有关人员应意识到它的重要性。撰写时注意与论文的区别,应详略得当、主次分明,不要象流水帐一样,把某年某月做了些什么调试统统写入报告,使人不得要领。在安装调试技术报告的结尾。要向曾安装调试工作以帮助、支持或指导的人及部门致以谢意。这种做法,实际上也是载明安装、调试过程中有关部门及人员所起作用、工作内容或成绩的一种方法。
论文摘 要 高速公路经营企业是随着高速公路的发展而形成的,在竞争日益激烈的市场环境下,高速公路经营企业要想激发企业活力,增强资产营运能力,在日益激烈的竞争中立于不败的地位,必须加强企业的全面预算管理。鉴于此,本文对我国高速公路经营企业全面预算管理进行了探讨。
一、前言
高速公路经营企业是近年来随着我国高速公路建设的快速发展而出现的一种从事公路建设并实行收费经营、以获利为目的的公司制企业。高速公路经营企业,虽然通过投资公路取得了特许经营权,但并不意味着他们拥有该公路的所有权。根据我国现行规定,收费公路的经营期限最长不得超过30年。如果公路经营企业只是经营一条路段的话,他的经营时间是有期限的。因此,高速公路经营企业实行预算管理能充分发挥全面预算管理对成本费用的控制作用,提高企业的管理效率和效益。
二、高速公路经营企业全面预算管理中存在的问题
1.全面预算管理意识缺乏
虽然高速公路企业普遍编制费用预算,但由于种种原因,一般较少编制资本支出预算、现金流量预算、预计资产负债表、预计利润表等,对全面预算重视不够,说明企业预算管理的重点仍在生产经营活动的预算控制上。这种局部的、偏重生产经营活动的预算编制和控制,导致企业对整体资源缺乏合理的安排和规划。
2.预算管理缺乏组织保障
全面预算是在财务收支预算基础上发展起来的,以至于高速公路经营企业的很多人都认为预算是财务行为,应由财务部门负责预算的制定和控制,甚至把预算管理理解为是财务部门控制资金支出的计划和措施,这就导致了高速公路经营企业在实行全面预算过程中,普遍存在缺乏全面预算管理组织体系保障的问题,有的企业尚未设置专门的全面预算管理机构。一些企业虽然建立了全面预算管理机构,但是组织不尽合理,机构不够健全。
3.预算信息化管理滞后
我国目前大多实施全面预算管理的企业都没有实现信息化管理,一是这样的系统本身价格昂贵,二是使用这样的系统需要一系列与之配套的设施,三是大多企业内部人员的素质还远远达不到所需的要求,企业要使用这样的系统还必须进行专业人员培训,支付昂贵的培训费不说,在员工流动性很大的行业,员工的忠诚度也是企业担心的因素。
4.预算管理缺乏考核机制
目前,高速公路经营企业由于缺乏相应的预算考评制度,造成预算不能成为企业的硬约束,使预算失去其应有的权威性和严肃性。由于上级管理部门一般只在年终考核预算总体指标,又未形成定期或不定期的预算反馈制度,责任不明确,成本控制的具体指标难以落到实处。对预算工作富有成效的预算内浪费严重或资金挪用、突击花钱等问题的违规单位或个人缺乏必要的处罚手段,影响了预算管理工作的深入开展。
三、加强高速公路经营企业全面预算管理的措施
1.加强对全面预算管理的认识
首先,高速公路企业应该树立强化全面预算管理的理念,预算管理是一项系统工程,全面预算涉及到企业的方方面面,需要所有部门与员工的共同参与,财务部门不可能熟悉和掌握各部门的具体业务与专业知识,不可能随时知悉把握外部环境变化对企业的影响,其次,为了保证全面预算管理的实施,可以通过建立适当的激励机制,理顺全面预算各参与主体的责、权、利关系,将预算指标层层分解,落实到人,并将指标的执行情况与员工的绩效奖惩相挂钩,最大可能地调动员工参与预算管理的积极性和创造性。
2.健全全面预算管理组织机构
现代预算管理制度强调协同,为了保证全面预算管理的实施,必须理顺全面预算各参与主体的责、权、利关系,并使责、权、利相结合原则能真正落到实处,使全面预算管理制度化。全面预算的组织体系就是体现现代预算管理制度,完善公司治理结构的标志,是对具体承担预算编制、调整、执行、分析和考核的主体,以价值链为基础构建战略单元,并把战略目标进行分解。一个企业的预算管理的组织结构可以看出该企业对全面预算的认识。笔者认为比较理想的全面预算管理组织结构应包括:股东大会、董事会、预算管理委员会、预算工作小组和各个业务部门。
3.加强全面预算的控制
首先,路段管理处要对应征的车辆不得漏征,不得擅自降低收费标准和少计行使里程,对免征的车辆不得征收通行费,不得随意提高收费标准,计费要客观、公正、透明。各路段管理处车辆通行费收入必须及时缴存,确保安全,票据和通行费收入之间应有可验证性。车辆通行费收入为公路经营企业的主营业务收入,要加强控制的力度和频度。其次,加大对费用的控制,一是对费用项目实行招标分级等管理,确定责任单位和个人;二是控制各部门的日常开支,各项费用要有归口各职能部门,根据下达的控制指标及当月的费用计划,掌握费用的开支,对节约使用负有完全责任。
4.全面预算管理的奖惩
首先,要确定奖惩的依据,即基准的成果指标。常用的成果指标可以是单一的指标,如经营利润(包括净利润和息税前利润),也可以是复合的指标,如利润、成本费用降低率、好路率和市场竞争能力等,对业务指标应该进行量化处理,以增强奖惩的可操作性。其次,要确定奖惩分配比率和奖惩支付方式。对不同的管理层和经营组织,根据收益和风险对等的原则,确定不同档次的分配比率。
总之,全面预算管理作为一种现代企业管理手段,在企业实践中发挥着越来越重要的作用,但在运用中要结合高速公路经营企业自身的实际情况,不能盲目地生搬硬套。
参考文献:
[1]刘冬梅.全面预算管理存在的问题及建议.安阳工学院学报.2006.6(3).
论文摘 要 高速公路经营企业是随着高速公路的发展而形成的,在竞争日益激烈的市场环境下,高速公路经营企业要想激发企业活力,增强资产营运能力,在日益激烈的竞争中立于不败的地位,必须加强企业的全面预算管理。鉴于此,本文对我国高速公路经营企业全面预算管理进行了探讨。
一、前言
高速公路经营企业是近年来随着我国高速公路建设的快速发展而出现的一种从事公路建设并实行收费经营、以获利为目的的公司制企业。高速公路经营企业,虽然通过投资公路取得了特许经营权,但并不意味着他们拥有该公路的所有权。根据我国现行规定,收费公路的经营期限最长不得超过30年。如果公路经营企业只是经营一条路段的话,他的经营时间是有期限的。因此,高速公路经营企业实行预算管理能充分发挥全面预算管理对成本费用的控制作用,提高企业的管理效率和效益。
二、高速公路经营企业全面预算管理中存在的问题
1.全面预算管理意识缺乏
虽然高速公路企业普遍编制费用预算,但由于种种原因,一般较少编制资本支出预算、现金流量预算、预计资产负债表、预计利润表等,对全面预算重视不够,说明企业预算管理的重点仍在生产经营活动的预算控制上。这种局部的、偏重生产经营活动的预算编制和控制,导致企业对整体资源缺乏合理的安排和规划。
2.预算管理缺乏组织保障
全面预算是在财务收支预算基础上发展起来的,以至于高速公路经营企业的很多人都认为预算是财务行为,应由财务部门负责预算的制定和控制,甚至把预算管理理解为是财务部门控制资金支出的计划和措施,这就导致了高速公路经营企业在实行全面预算过程中,普遍存在缺乏全面预算管理组织体系保障的问题,有的企业尚未设置专门的全面预算管理机构。一些企业虽然建立了全面预算管理机构,但是组织不尽合理,机构不够健全。
3.预算信息化管理滞后
我国目前大多实施全面预算管理的企业都没有实现信息化管理,一是这样的系统本身价格昂贵,二是使用这样的系统需要一系列与之配套的设施,三是大多企业内部人员的素质还远远达不到所需的要求,企业要使用这样的系统还必须进行专业人员培训,支付昂贵的培训费不说,在员工流动性很大的行业,员工的忠诚度也是企业担心的因素。
4.预算管理缺乏考核机制
目前,高速公路经营企业由于缺乏相应的预算考评制度,造成预算不能成为企业的硬约束,使预算失去其应有的权威性和严肃性。由于上级管理部门一般只在年终考核预算总体指标,又未形成定期或不定期的预算反馈制度,责任不明确,成本控制的具体指标难以落到实处。对预算工作富有成效的预算内浪费严重或资金挪用、突击花钱等问题的违规单位或个人缺乏必要的处罚手段,影响了预算管理工作的深入开展。 转贴于
三、加强高速公路经营企业全面预算管理的措施
1.加强对全面预算管理的认识
首先,高速公路企业应该树立强化全面预算管理的理念,预算管理是一项系统工程,全面预算涉及到企业的方方面面,需要所有部门与员工的共同参与,财务部门不可能熟悉和掌握各部门的具体业务与专业知识,不可能随时知悉把握外部环境变化对企业的影响,其次,为了保证全面预算管理的实施,可以通过建立适当的激励机制,理顺全面预算各参与主体的责、权、利关系,将预算指标层层分解,落实到人,并将指标的执行情况与员工的绩效奖惩相挂钩,最大可能地调动员工参与预算管理的积极性和创造性。
2.健全全面预算管理组织机构
现代预算管理制度强调协同,为了保证全面预算管理的实施,必须理顺全面预算各参与主体的责、权、利关系,并使责、权、利相结合原则能真正落到实处,使全面预算管理制度化。全面预算的组织体系就是体现现代预算管理制度,完善公司治理结构的标志,是对具体承担预算编制、调整、执行、分析和考核的主体,以价值链为基础构建战略单元,并把战略目标进行分解。一个企业的预算管理的组织结构可以看出该企业对全面预算的认识。笔者认为比较理想的全面预算管理组织结构应包括:股东大会、董事会、预算管理委员会、预算工作小组和各个业务部门。
3.加强全面预算的控制
首先,路段管理处要对应征的车辆不得漏征,不得擅自降低收费标准和少计行使里程,对免征的车辆不得征收通行费,不得随意提高收费标准,计费要客观、公正、透明。各路段管理处车辆通行费收入必须及时缴存,确保安全,票据和通行费收入之间应有可验证性。车辆通行费收入为公路经营企业的主营业务收入,要加强控制的力度和频度。其次,加大对费用的控制,一是对费用项目实行招标分级等管理,确定责任单位和个人;二是控制各部门的日常开支,各项费用要有归口各职能部门,根据下达的控制指标及当月的费用计划,掌握费用的开支,对节约使用负有完全责任。
4.全面预算管理的奖惩
首先,要确定奖惩的依据,即基准的成果指标。常用的成果指标可以是单一的指标,如经营利润(包括净利润和息税前利润),也可以是复合的指标,如利润、成本费用降低率、好路率和市场竞争能力等,对业务指标应该进行量化处理,以增强奖惩的可操作性。其次,要确定奖惩分配比率和奖惩支付方式。对不同的管理层和经营组织,根据收益和风险对等的原则,确定不同档次的分配比率。
总之,全面预算管理作为一种现代企业管理手段,在企业实践中发挥着越来越重要的作用,但在运用中要结合高速公路经营企业自身的实际情况,不能盲目地生搬硬套。
参考文献:
[1]刘冬梅.全面预算管理存在的问题及建议.安阳工学院学报.2006.6(3).
关键词:全面预算管理,认识
企业全面预算管理作为一种比较新型的管理模式,它不仅是一种管理制度和控制方略,更是一种管理理念。它是企业协调的工具、控制的标准、考核的依据,是推行企业内部管理规范化和科学化的基础,也是促进企业各级经营管理人员自我约束、自我发展的有效途径。
全面预算管理,是指对与企业存续相关的投资活动、经营活动和财务活动的未来情况进行预期并控制的管理行为及其控制安排的活动。应是涉及全方位、全过程和全员的一种整合性管理系统,具有全面控制和约束力。
从实践上看,预算管理是目前很多企业普遍采用的一种主要管理方式。2002年4月在财政部颁布的《关于企业实行财务预算管理的指导意见》中,更是对国营大中型企业预算管理工作提出了全面具体的要求。
本文拟从三方面来简要阐述对于全面预算管理的认识以及对在实际工作中存在现象的一些思考,简文述之。
一、对于全面预算管理的再认识
全面预算管理应不仅仅拘泥于财务范围。它应是以财务
计算为工具,财务利润为最大追求目标,并辅之以企业管理各要素为一体的系统工作。
全面预算管理为企业实施战略管理提供了基础条件。企业实行的计划管理、生产管理、财务管理、技术管理等都是子系统管理、部门单位管理,不能从战略高度上来进行整合资源和聚合力量。只有全面预算管理才能更好地协调价值链、供应链、作业链之间的关系,保证企业长远目标的贯彻执行和预定经营目标的实现。
全面预算管理为出资人对企业实施合理有效的监督提供了基本依据。全面预算管理为出资人提供了合理有效监督的平台,有利于出资人履行职责,做到有所为有所不为,也有利于对经营者业绩的评价、考核和奖惩。
全面预算管理能促进企业加强基础管理,完善各项管理制度,不断提高经营管理水平。实施全面预算管理有利于发现管理中的漏洞,从而有利于不断改进各项消耗标准、现金安排等基础工作。
全面预算管理的推行有利于解决困扰经营者的分权管理与集权控制的矛盾,有利于企业经营预警机制的建立,有利于落实企业的利润、资金、成本费用、业务量等目标责任,有利于挖掘企业资源潜力而实现协同效益,也有利于企业实施精细生产、规范流程等基础工作。
正确认识预算与计划的关系,保持预算与公司各项计划相
统一。计划管理与全面预算管理统一并存、互不矛盾。全面预算管理源于计划管理,是对计划管理的量化,是计划管理在财务管理中运用的具体化。只是全面预算管理较之计划管理更注重过程控制和全员参与,它能更好地运用核算手段实现经济业务中参与人员责、权、利的有机结合,使得计划管理和财务管理形成合力。
二、实施全面预算管理的实践
应建立企业预算管理组织机构。并且由各单位负责人及各相关部门的主管组成。其主要职责在于负责审查预算草案、预算调整草案及预算执行情况报告,组织预算考核与监督,从组织机构及人员配备上保证了全面预算工作的顺利实施。
完善企业预算管理相关基础工作。免费论文参考网。(1)明确企业战略目标。全面预算管理的出发点和立足点是企业长远目标,预算体现的是企业长远发展意图,其实质是根据战略来配置资源,因此,明确的长远目标是全面预算的基础和前提。(2)确定各项费用开支标准。免费论文参考网。各项费用开支标准是企业确定预算指标的基本依据之一,企业要制订先进、合理的费用开支标准。比如,企业对各种原材料、工具、燃料动力的消耗,以及劳动工时、设备利用、物资储备、定额流动资金占用、费用开支等,都要制订先进、合理的定额,并定期进行检查、分析、考核和修订。(3)完善预算管理制度。全面预算管理要真正落实并发挥效益,必须有一套适合企业自身的管理制度。从实践上看,完善的预算管理制度为全面预算管理的实施提供了制度上的保证。
采用适当的编制程序和方法。企业应根据自身的管理模式选择确定适合企业全面预算的形式。正确选择预算编制方法是保证预算科学性、可行性的重要前提,预算编制的方法很多,如固定预算、弹性预算、零基预算、滚动预算等等。这些方法各有优缺点,在具体应用中往往结合使用。
采取严格预算执行措施。预算一经批准下达,即具有指令性,各预算责任部门必须认真组织实施。免费论文参考网。在实际工作中,作为组织者和实施者,为确保预算的贯彻执行,应采取了一系列保障措施。推行细节管理等程序,完善各项制度和程序。主要目的在于强化执行力,要求预算执行单位执行组织机构下达的目标计划,确保预算控制指示执行到位。
运用科学的预算考评制度。企业预算管理机构应制定科学的预算考评制度。根据年初预算与年终预算执行结果的差异水平对各预算责任部门的执行情况进行评价,评价结果作为各部门负责人年度工作业绩考核的重要依据。这也同样反映了企业在追求利润最大化的过程中对于经营者绩效的一种人文关怀。
三、对于全面预算管理的思考
在实际工作中,实践操作者和政策制定者常常就执行与被
执行之间似乎存在不可调和的矛盾。全面预算管理作为一种经过实践检验的管理思想,出发点无疑是对企业发展有益的,但如何能够被正确地理解、被正确地执行、被正确地使用,其中,理解全面预算管理的过程,做到信息的顺畅交流,应是一个比较重要的因素。这里对具有代表性的五种行为予以论述。
全面预算等同于财务预算。由于财务预算贯穿全面预算的始终,以至于很多人都认为预算就是财务行为,甚至把预算管理片面地理解为是财务部门控制资金支出的计划。实际上预算虽属计划范畴,但不等于财务计划,它是集业务预算、投资预算、资金预算、利润预算、工资性支出预算以及管理费用预算等于一体的综合性预算体系,预算内容涉及业务、资金、财务、信息、人力资源、管理等众多方面。尽管各种预算最终可以货币形式表现出来,但预算的基础是各种业务、投资、资金、人力资源以及管理,这些内容并非财务部门所能确定和左右。
选择预算的形式意义大于预算的内容。预算编制是企业实施预算管理的起点,也是预算管理的关键环节。实际工作中,企业可选用的预算模式很多(如固定预算、弹性预算、滚动预算、零基预算等),应本着实用、便于执行和控制的原则对其进行选择。管理部门实施预算管理时,必须根据具体部门、单位的实际情况采用不同的预算编制方法,不能简化工作程序而将预算编制方法模式化,这样往往会产生追求形式而忽略了内容的错误。
以预算的方式进行静态分析。实践中,企业习惯将年度预算加权12个月来确定月度预算,于是预算执行的进度结果要么远远超过预算指标,要么大大低于指标。可见,预算不应是一成不变的,企业应该在预算期内适当的时候进行调整,这样就可以将当初预算确定时未能预见到的市场或内部环境的变化因素及时纳入考虑范围,以减轻预算执行和预算目标的差距。
重编制轻执行。编制预算时轰轰烈烈,编制完毕仿佛大功告成,为了预算而预算。由于财务部工作的局限性,它无法对所有企业支出的合理性和必要性做出正确的判断,只能单纯根据预算额度决定是否批准支出。造成了“年底突击花钱”、“不超预算也不低于预算”等等怪现象,实际偏离了预算管理工作的意义,而且也增加财务部门和其他部门的扯皮情况,大大影响了企业管理效率。
偏离实际,将预算管理过程理想化。预算是企业对未来经营的整体安排,主管部门、企业和企业职能部门都应该制定较为贴近实际的目标,然而受功利思想的影响,实际工作中不免会出现急功近利的现象,导致预算编制的主管部门、企业、职能部门之间不够协调一致,从而使各层次、各单位的信息不对称,确定的预算指标严重失衡,导致预算准确性失真。
事实上,预算应是企业实现既定目标和业绩考核的工具。主管部门、企业、企业职能部门的长远目标应是统一的,预算执行的单位间关系也应该是密切协调的,始终围绕整体的战略目标,通过价值链条将提升收入、降低成本、控制风险、考核绩效等连接起来,确保预算编制的客观、准确、有较强的操作性。
全面预算管理应与“流程再造”和“不断改进”理念相结合。全面预算管理是一个动态的管理活动,与公司的工作流程和管理流程紧密结合,因此在公司流程再造过程中,全面预算管理需要不断改进。同时,通过推行全面预算管理,可以暴露物流、资金流及信息流在流动过程中存在的问题,从而推动流程再造工作,促进企业不断改进和完善,二者相互作用、相辅相成。F
【关键词】 ERP; 全面预算管理; 内部会计控制
一、引言
ERP的发展已有将近20年的时间,自美国Gartner Group公司第一次提出ERP的概念,ERP就成为了为企业提供决策、计划、控制和经营业绩评估的全方位、系统化的管理平台。之后系统观的ERP概念研究也指出ERP是面向供应链管理的并且集合企业内部所有资源进行有效计划与控制的集成化的管理信息系统。由此可以看出,计划和控制是ERP的重中之重,而经营业绩的考核评估也是在对计划的监督和控制的基础上进行的,控制又建立在计划的基础上,所以,计划就成了ERP实施成功与否的关键出发点。全面预算管理是一个由预算规划、编制、执行、控制、分析所组成的管理过程,是一个以标准化为基础的战略目标管理。全面预算管理同样是由计划开始,控制同样是其中一个非常重要的过程。同时,在业务流、信息流、资金流方面,ERP和全面预算管理也存在可以整合之处。然而,由于ERP系统业务处理的瞬时性以及全面预算管理计划的不可变性,财务计划的执行和控制就比较困难,如何在ERP和全面预算管理的基础上进行有效的内部会计控制,是本文研究的重点。
二、ERP的“三维”模型
从系统观的ERP概念可以看出:供应链、资源和计划是ERP的三大主要要素,而企业是供应链的最小单元,因此可以用企业代替供应链。而ERP系统就是在企业的基础上,将所有资源进行有效的计划与控制的集成化的管理信息系统。所以,在ERP中,E(企业)、R(资源)和P(计划)是三个相互交织而又具有独立意义的维度。从这三个维度建立的ERP系统的“三维”流程模型如图1所示。
对E(企业)、R(资源)、P(计划)三个维度的分析如下。
第一,E(企业)维强调ERP系统是以一条经营过程中的相互关联的各方,如供应商、制造企业、分销网络等集合而成的供应链为载体。ERP系统以核心制造企业为轴心,把供应链上、下游的协作伙伴看成是企业资源的一部分,通过信息的快速共享和有效传递,对供应链上的所有环节实施有效整合,从而实现同步工程和敏捷制造,最终提高企业对市场动态变化的响应速度。
第二,R(资源)维突出ERP系统管理的对象是供应链上现有的资源。ERP系统通过数据结构的统一,实现信息在供应链上企业间及企业各个不同部门间的迅速传递和实时联机处理,达到对业务流、资金流和信息流的一体化集成,保证业务流、资金流与信息流在供应链上和核心制造企业内部流程之间的同步记录、同步传递和数据一致性,并为合理调配、控制、利用供应链上资源提供保障,从而实现供应链上企业资源管理的全面高效率。
第三,P(计划)维是ERP系统的核心维,也是ERP系统进行资源管理和实施内部控制的标准和目标。在整个供应链上,核心制造企业通过业务计划实现与供应商和经销商在信息流上的同步共享,又以与业务计划同步实时生成的资源计划对制造企业的资源进行管理和控制,并实现业务流与资金流的传导;它体现标准化的管理理念和事先计划与事前控制的思想,即在ERP系统中,企业必须把计划作为最重要的标准来对企业的资源进行有效控制,没有计划就不能动用企业的任何资源。
综上,在ERP系统的“三维”模型流程图中载体是供应链,轴心是核心制造企业,主线是信息在供应链上实时有效的传递,主要通道是计划,关键是对供应链上资源进行合理共享与利用,目的是实现供应链上企业的总体价值最大化。可以说,ERP系统产生的源头是供应链管理,而管理的高级阶段就是对供应链中每一个环节实现有效控制。
三、基于ERP的全面预算管理体系
(一)全面预算管理体系
全面预算管理是一个由预算规划、编制、执行、控制、分析所组成的管理过程,是一个将业务流、信息流、人力资源流与资金流整合于一体并进行优化的管理系统,是一个以标准化为基础的战略目标管理。以核心制造业为模板,全面预算管理的具体流程如图2所示。
第一,确定年度经营目标。此时确定的目标应该是企业战略目标的一部分,包括具体的市场份额、财务目标和产品目标,在此只研究财务目标。财务目标的确定应在以前多个(通常是三个)年度的基础上,根据企业目前所拥有和未来可能获得的资源确定的。此财务目标的确立,应以服务企业的战略目标为前提,以可实现性为必要条件,应由财务部门提交董事会讨论,最终表决产生。
第二,成立预算小组。此预算任务就是一个项目,具体的管理就是项目管理。此时要成立一个项目小组,就是预算委员会或预算小组。预算委员会的成员组成问题对预算编制起着至关重要的作用。预算委员会必须由总经理或者监事会成员任主要项目负责人,各个部门(如财务部、采购部、营销部、人力资源部等)的负责人必须参与。同时,在编制预算的时候,要全员参与,这也是全面预算的真正内涵,各个部门之间要有良好的沟通,任何一个部门目标的实现都要考虑到相关部门的作用,同时在公司总战略目标的指引下完成预算编制。
第三,具体预算编制。其编制过程与实施ERP的企业内部业务流、资金流和信息流的传递过程很相似,ERP是从销售计划做起,然后是生产计划、物料计划和采购计划。而全面财务预算编制的方法在实际运用中主要有两种:以销定产和以产定销。结合目前以消费者为导向的市场供给与需求,以销定产的预算编制方法使用最为普遍,而以销定产的预算编制方法和上述ERP内部企业流程基本吻合,这就为ERP和全面预算的整合提供了实际运用中的支持。和ERP计划类似,具体预算的编制如下:
(1)编制销售收入预算。在以前年度的基础上,采用零基预算和增量预算的方法进行编制,同时必须考虑企业的财务目标中对于本年度销售收入的实现要求。
(2)编制生产预算。采用以销定产的预算编制方法,在以上销售收入预算编制完成的基础上,编制生产预算。在编制生产预算的同时要和销售部门做好沟通,及时协调出现预算完成困难的地方,及时解决。
(3)编制料、工、费预算。料、工、费的预算以生产预算作为蓝本,同时考虑下年度的通货膨胀预期、供应商状况以及员工工资增长幅度。
(4)编制应收、应付账款预算。在销售收入预算、材料采购预算的基础上编制。此预算要有灵活的收账和付账政策,在保持资金回流顺畅的同时,还要尽可能拖延应付账款给付时间,从而降低资金占有成本。
(5)管理费用预算。管理费用预算不仅仅是管理部门的预算,在以上预算编制完成的情况下,管理部门要根据以上预算预计要做多少辅助工作,要有多少管理费用发生。
(6)投资筹资预算。在所有预算编制完成的情况下,财务部门可以得出下一年度有多少资金收付,进而对如何以最低成本筹措资金,以最高收益率得到收益进行预算编制。
第四,审批。这个环节至关重要。是将各部门的预算整合在一起,查漏补缺的最后过程,要认真对待。在以上预算的基础上,完成三大报表的编制,然后和公司的总体财务目标对比,查漏补缺,直至和财务目标的温和度最大,方可下发预算执行。
从上面典型预算编制过程可以看出,预算编制是环环相扣的,这本身提供了一种内控的先天环境。
预算的执行,需要有预算委员会的监督和考核,这也是全面预算管理圆满完成的有力保障。
(二)基于ERP的全面预算管理
ERP和全面预算管理的整合研究由来已久,罗小明(2010)在其论文中从ERP和全面预算管理在计划和控制的统一性、技术上和经济上的可行性论述了这种整合的可实现性。本文在以上分析的基础上,提出ERP与全面预算管理的整合模式如图3所示。
需要指出的是,ERP与全面预算管理的整合并不是简单的糅合,而是体现在以下两个方面:
第一,计划与控制的统一性。ERP和全面预算管理都强调计划的重要性,以计划为整个过程的出发点,同时在计划的基础上实施控制,保证计划的完成。
第二,计划流程的吻合。ERP在企业内部从销售计划到采购计划和全面预算管理的预算编制流程的主要流程吻合,而全面预算管理的管理费用和投资筹资预算等又和ERP的附属流程计划(如人力资源计划、设备计划等)吻合。这种流程的吻合性保证了两者在流程上整合的可能性。
四、基于ERP和全面预算管理的内部会计控制
许道林(2008)将内部会计控制分为两个层面:会计基础工作层面和经济活动层面。本文在此基础上,同时结合ERP和全面预算管理的特殊性,将内部会计控制分为三个层面:会计基础层面控制、事前控制和事中控制。
(一)会计基础层面控制
除了根据有关法律、法规、制度和准则建立的会计核算制度,会计报表的编制、会计档案保管的要求等基础工作外,由于ERP系统的特殊性和全面预算管理的要求,在会计基础层面的控制还要做到以下几点:1.账号密码的管理。由于ERP系统对于不同的操作人员赋予了不同的权限,不同的权限又可以对不同层次的业务进行处理,因此做好账号密码的管理工作对于分清权责十分重要,这和手工条件下不相容职务管控的思想相一致。同时,由于网络的安全性问题,企业ERP系统多采用局域网络,所以建议各操作人员定期更换密码,切实保障账号安全;2.尽量采用扁平式组织结构。这主要体现在全面预算过程中,预算编制完成之后,预算指标下达问题是执行好预算的重要前提,过于冗长的组织结构会导致信息传达不顺畅,从而给预算执行带来不必要的阻碍,建议企业采用尽量扁平式组织结构。至于集权还是分权,视企业文化而定;3.各部门要积极配合会计预算工作,这是做好全面预算管理的前提,也是全面实施ERP的必需条件。
(二)事前控制
事前控制也就是计划中的控制,主要体现在全面预算管理中,从上述全面预算管理的具体流程来看,各个预算之间是环环相扣的,这种集成化控制环境给企业节省了用于后续控制的大量资源;另一方面,专用型的ERP系统是在通用ERP系统的基础上结合企业具体情况而开发的,在实施过程中,会用到企业往年的数据进行调试,其过程也是一种事前控制。在经过图3所示的整合后,这两种事前控制就会结合起来,彼此的优势会更强,而彼此没有考虑到的事前控制也会得到弥补。
这种全面财务预算和ERP系统的融合,可以在结合市场预测的情况下,配合企业总体目标,产生预算年度经营数据指标体系。该指标体系是实施控制的前提和基础。
事前控制的一个关键点就是所编制预算的可实现性,如果预算编制偏离实际目标过高,那么以后无论如何努力经营都是无法实现的。所以,在计划编制时一定要在以前年度的基础上,采取增量预算与零基预算相结合的方法,综合考虑预算年度的实际情况,进行编制。
(三)事中控制
事中的控制也就是执行中的控制。在完成年度预算经营指标编制之后,企业可以基于ERP系统信息技术的瞬时性,建立一种预警机制:1.当实际的经营状况和ERP系统中存储的预算指标吻合或者在其允许发生偏差的范围内时,视为正常运行;2.当实际的运营情况和ERP系统中存储的预算指标发生的偏差超过允许偏差时,ERP系统就会发出警报,指出所存在的问题,如资产负债率超过预算指标、管理费用超支等,并给出造成该偏差的根本原因,如资产负债率超过预算指标的原因是权益下降还是负债过多,负债过多的情况下是短期负债还是长期负债过多?如果造成此偏差的根本原因是不可控因素,如市场因素,则调整ERP预算指标,继续下一期的控制;如果是内部管理经营问题导致的,则纠正经营管理方案,如此进行循环控制。年末,在控制的基础上根据偏差进行考评,奖优罚劣,以提高员工的工作积极性。
五、结论
从系统观的ERP概念出发,构建了ERP的“三维”模型,并对三个维度进行了分析,指出控制的关键是P(计划)。在阐述全面预算管理体系的基础上,给出了ERP与全面预算管理的整合模式,确定了基于ERP的全面预算管理流程。根据确立的ERP和全面预算管理的内部会计控制模式,分别从会计基础层、事前控制和事中控制三个层面给出了内部会计控制方法。其主体思想是:首先,按照全面预算管理的方法,运用ERP的计划管理功能,制定切实可行的年度计划指标体系;其次,依据该指标体系实施内部会计控制,在产生较大偏差的情况下,利用ERP的计划管理系统,快速重新修订年度计划指标体系,并依此改进控制;最后,通过ERP系统对年度计划指标数和实际发生数进行分析,并依此进行合理考评。
【参考文献】
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[4] 吕华.ERP环境下的企业内部控制思考[J].时代经贸(下旬刊),2008(12):135-136.
[5] 陈志祥.我国企业ERP系统实施问题探讨[J].中国软科学,2001(12):59-61.
1.1工程预算在工程造价中的作用
工程预算的主要对象是单位建筑项目,通过计算施工环节所需要的原材料数量、规格,分析所需机械加工设备的种类,以便提出具有针对性的控制内容,这样有利于降低建筑工程成本,合理规划人员调配工作,从而提升企业管理效率。工程预算是由企业的相关劳资部门管控,由该部门定时期向确定工程施工的进展,再配合原料部门的配发货物以及组织部门的采购工作来加以完成的。由此不难发现,建筑工程预算是施工部门与财管部门共同协调完成的经济实施活动,只有相互配合,及时沟通,才能为后期的工程造价提供重要依据。
1.2工程预算在工程造价中的编制依据
工程预算在工程造价中的编制依据主要包含以下几个方面:第一,工程说明书,说明书必须经过企业以及建筑单位共同审批,以免出现不符合要求而反工的现象。工程说明书还需要拥有全部的设计图纸,便于设计部门的监督管理。第二,工程实施方案,实施方案在建筑工程施工期间有着明确的要求,因此也成为工程预算在工程造价中的重要编制依据。第三,施工地点的实地考察,其中包含对建筑工程地质情况的监测、对水位线指示的测量以及对工程占地面积勘察等等。
2.工程预算在工程造价控制中出现的问题
2.1工程预算人员自身素质普遍较低
通过对我国大多数建筑工程预算人员自身素质的检测,发现许多工程管理人员对工程预算在工程造价控制中的作用并不重视,这一问题在中小型企业里体现的较为明显。企业在进行工程预算环节时,往往是为了临时工作而建立起相关预算部门,其成员更是对自身工作内容缺乏充足的了解,久而久之在实际工作当中便使企业整体的工作效率大幅度下降。不仅于此,大多数建筑工程预算人员对市场的未来走势又缺乏必要的认识,不能及时作出准确、有效的数据信息以及开展预算工作,从而无法保证工程造价的有效进行。
2.2建筑工程管理体系有待进一步完善
目前,我国建筑工程相关企业将工作重心放在工程施工环节和最终的验收阶段,而对于工程造价的工作内容并不重视,所以导致在这一方面的管理体系不够完善。存在许多的弊端和漏洞。我国正处于建筑工程快速发展的阶段,也是起步阶段,许多管理理念仍然需要不断改进,尤其是在子项目的处理方式上,无法有效的开展工程预算工作。工程预算的管理体系不完善主要体现在技术人员不能严格按照自我,处理问题不够及时,并且组别之间的工作分配也较为混乱,十分不明确。
2.3建筑工程预算的统一标准不明确
建筑工程技术人员在进行建筑工程预算的过程中,由于不能根据实际的预算方法计算,最终使得获取的数据信息不够准确。这一问题主要体现在建筑工程非直接费用预算的环节上,由于技术人员只对目前使用过的建筑材料进行预算处理,而忽略了未来将会引进的其他类型建筑材料,从而预算记录中便会出现非直接费用内容,并且监管人员往往不能第一时间发现该数据信息,而导致预算统一标准出现差异。总而言之,施工期间所使用多类型的建筑材料会产生众多非直接费用,大大降低了建筑工程预算统一标准的明确性。
3.针对目前问题应该采取的解决措施
针对以上问题,应该采取以下几种解决措施,首先,不断完善建筑工程预算机制,一个科学、有效的工程预算管理机制是保证企业能够顺利发展的必要前提。在完善机制的过程中,应该主要从协调多部门间的合作、加强内部结构的建设以及制定严格的操作流程等方面着手处理。其次,企业通过定期开展工程预算相关讲座,来提升该领域操作人员的自身素质,使员工们具有符合时展的创新意识,便于在工程造价工作中发挥出重大作用。与此同时,还要统一工程预算的标准,统一标准不但利于预算人员的实际操作,还有助于加快企业建设,促进建筑工程预算质量的提升。
4.结论