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(一)事前监督
审计人员应对招标准备进行审查,认真听取招标单位对招标范围、方式和发包方式的解释,审核招标文件与招标通知书的一致性,审计标底的编制过程、编制质量,对投标人进行资格审查等。
1、招标条件的审计。一是审查建设项目是否经有关部门批准,是否具备完整的设计文件和工程概算,是否严格按基建程序办事,投资概算是否准确,有无缺口,设计标准有无超过规定,建设项目是否列入国家投资计划;二是审查招标前的准备工作是否充分,工程场地的征用、拆迁,现场交通、供水、供电等准备工作是否完成;三是审查建设项目总投资是否落实,资金来源是否正当,建设资金是否按投资计划及时拨付到位;四是审查建设项目招标工作机构设置是否完备,内控制度是否严密,组织形式是否合规。
2、招标方式的审计。一是公开招标还是邀请招标。公开招标的招标人要在指定的报刊、电子网络或其他媒体上招标公告,招标公告应当载明招标人的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点、时间和获得招标文件的办法,以及要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况等内容,公告后应按规定时限要求及时对投标企业递交的投标文件进行登记工作。邀请招标应当同时向三个以上具备承担招标项目能力、资质信誉好的特定法人(或企业)发出招标邀请书。二是自行办理招标事宜还是委托招标机构(中介组织)办理招标事宜;招标人若自行办理招标事宜,是否具有编制招标文件和组织评标的能力等。
3、招标程序的审计。一是审查工程招标工作中是否做到谈判、评标、决策分开;是否坚持谈判者不决策,决策者不谈判的分工原则;参与标底的编制和审定人员、评标小组成员及相关当事人要接受统一安排,防止弄虚作假、“明标暗定”;不准事先组建评标小组,要在评标前采取随机抽签方法临时组建,防止贿赂评委操纵评标;对选聘的评委要进行资格审核,看是否有个人政治、业务素质不“达标”人员;评委平时不得对外公开自己的身份。二是审查招标单位编制的招标文件是否已经批准,是否按规定招标公告或发出招标邀请书,其内容是否合规,合法,是否与招标方式的相应规定一致;三是审查招标单位出售、分发的招标文件是否符合规定要求,是否组织投标单位勘察工程现场,解答疑难问题。
4、标底的审计。标底的制定是招投标工作中非常重要的环节,也是中标与失标的主要衡量标准。因此,对标底制定的审查也是对招投标工作全过程审计的重要环节。要重点审查编制标底依据的招标文件、设计图纸及有关资料是否合规有效;工程量的计算、套用定额是否正确,是否严格按施工图和国家定额的有关规定编制,各项取费是否符合规定,取费标准是否正确;标底是否合理,是否控制在设计概算以内,有无提价压价,人为调整标底问题;还要注意对标底的保密,不得以任何方式向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公开竞争的有关招标投标的其他情况。
5、对投标单位资格的审计。审查投标单位是否具备投标资格,是否达到工程建设所要求的资质等级,是否具有良好的社会信誉和施工质量,是否拥有雄厚的技术力量和机械设备,是否具备优良的施工和安全生产记录,还要结合该投标单位近年来所承建的其他工程项目中哪些项目取得过工程质量监督部门出具的工程评定的等级证明等。要深入实际考察,防止企业靠不正当关系取得资质蒙混入围,防止借用或者骗取高资质企业名义投标现象的发生,对弄虚作假、不符合要求和不具备应有能力的单位应取消其投标资格。
(二)事中监督
主要是加强招标投标现场程序上的监督,监督其程序上的合理和合法性,包括开标、评标、定标的审计。
1、开标的审计。审查招标单位是否当众组织开标,有无违反规定搞暗箱操作问题;开标时是否邀请所有投标人代表参加;由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,或由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后,由工作人员当场拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容;开标过程应当做好记录,并存档备查。如果开标时发现投标文件破损,或授权委托书不是原件又无投标单位法人签章的应当众宣布为废标。
2、评标的审计。坚持公开、公平、公正、科学合理的原则,以招标文件为依据,不得临时采取招标文件以外的标准和方式进行评标。评标由招标人依法组建的评标委员会(或评审小组)负责。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家共同组成,与投标人有利害关系的成员不得参与评标工作。评委会应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较,在完成评标后以书面形式推荐2至3家合格的中标候选人。然后招标人授权评审小组,将社会信誉好、标价低、工期短、工程质量高、施工组织管理严密、守信誉的单位(施工队伍)确定为中标人。评标委员会成员应本着客观、公正的原则,遵守职业道德,不得私下接触投标人,要廉洁自守,不得捞取好处。评委和参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的情况。
3、定标的审计。定标审计主要是对经评审小组按照法律程序和评标的条件与标准,研究确定的中标单位与招标人履行承包施工合同订立之前的手续办理过程的审查。一是审查定标的程序、方法是否合规,是否切实做到优价中标,定标价格是否符合市场行情。二是审查投标单位提否持中标通知书到招标管理部门办理审查复核、盖章及有关手续。三是审查中标单位是否在规定时间(一般为30日之内)按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同,中标人是否按规定向招标人提交履约保证金。
(三)事后监督
1.1工程资料不全情况较突出
有许多工程找不到当初新建时候的施工图纸或者施工图纸不完整,不能完全按图纸审计。这些资料在施工过程和审计过程中都没有,即使有些工程能找到图纸,但由于时间久远或其他因素,现实中的实体与图纸会出现很大的偏差。所以对维修(检修)工程的审计不可能再完全依赖于图纸,也不能完全照着图纸进行计算。例如,在某公司“10T真空自耗炉设备基础工程”审计过程中,发现此次施工的是设备防爆墙基础,该基础的地下室部分已施工完毕。在报审的结算资料中新旧基础连接处采用的是植筋方法,由于专业厂和工程管理部门均无法提供基础的地下室部分施工图纸,给审计工作带来了很大的困难,经过审计人员多次到现场踏勘和向现场管理人员了解,发现在连接处预留了插筋,如果结算按植筋方式计算,则多计钢材近6吨。
1.2工程中许多问题具有隐蔽性
新建工程的施工依据施工图、施工组织设计,可以非常有序地展开,但维修(检修)工程则随意性很大。在施工前,有许多工程问题都是隐藏的,随着工程的进行和展开,工程中的问题将会逐渐地暴露。例如,在某公司办公楼震后维修工程项目中,当工程全面展开后才发现走廊体有空壳和砌体裂缝现象,而且大小不一、位置不同;在对卫生间地面加铺地砖时发现卫生间防水层已经完全损坏等等。而在设备检修工程中这种情况更是常见,很多问题只能在施工过程中发现,边解决、边签证,这也是维修(检修)工程的特点所决定的。
1.3维修(检修)工程点多面广,现场签证量大
现场签证单是反映实际施工情况和形成工程造价的重要资料,其真实性和有效性对造价影响至关重要,需要审计人员严格审察工程项目现场签证执行情况及其内容的有效性、真实性、合理性。如果对工程项目的现场签证没有进行严格的审核,则可能会给企业造成经济损失。在我们审计过的项目中曾出现过这样一个问题:随结算报送的现场签证有部分是复印件,其中一张签证出现了不同笔迹,经过仔细辨别此处是粘贴复印的,立即要求其提供签证原件,对比后基本认定资料遭恶意篡改。从这个事件中可以看出,对工程项目的现场签证进行严格审核的重要性和必要性。
2完善维修(检修)工程审计的对策
以上几个问题在维修(检修)工程中可能经常出现。从宏观角度上讲,思想认识左右着整个审计过程质量的好与坏。审计人员必须首先解决维修(检修)工程审计过程中的思想认识问题,再用具体的措施进行解决,使整个审计过程能够合法、合规、顺利地完成。
2.1维修(检修)审计工作的特殊性和复杂性,对审计人员提出了更高的要求
由于维修(检修)工程自身的特点,工程中小项目多且无正规图纸可寻,在动工前根本无法准确预测工程的进行情况。因而会出现签证多且比较凌乱的现象。所以到后期审计过程中,必须要对整个施工过程有一个整体的把握,将凌乱变成有序,理顺关系,只有这样才能有效地开展审计工作。所以维修(检修)工程的审计,对审计人员提出了更高的要求:
2.1.1审计人员必须加强思想认识
要认识到维修(检修)工程与其他新建工程不同的性质和特点,认识到维修(检修)工程审计过程的复杂性,从思想上重视它。
2.1.2审计人员必须要有吃苦耐劳的精神
对维修(检修)工程的审计要经常深入现场,树立勤业、敬业、务实的精神,加强责任心。
2.1.3审计人员必须加强培训和学习
由于维修(检修)项目的子项多且复杂,这就提升了定额套项的难度。因此审计人员必须加强业务学习,不断提高自身的审计知识和审计技能,深刻理解定额,准确把握定额。
2.2具体工程审计对策
2.2.1由于维修(检修)工程的独特性,必须在审计
过程中加强对工程现场签证单的审察工作。对工程中的现场签证,应该对其真实性、合法性、合规性进行审察。施工方为了获得更多的利润,往往会“签高不签低,签多不签少,签复杂不签简单”,对他们有利的签证他们会主动地去签,因而工程中有些签证单与实际工程不符。这就要求审计人员对现场签证单要进行详细地审察。签量的核查其工程量,签价的核查工程造价或材料单价,做到每项都有依据、每项都符合实际。在实际工程中签证单一般分为两种:一种是技术核定单,它主要是对工程进行过程中的一些纯粹技术方面变更和方案的情况,经过甲乙双方协商一致后签订的一种补充证明。二是经济签证单,它是工程施工过程中对于发生费用增减的施工方案需要甲乙双方通过协商签订的经济签证。工程签证单在工程竣工结算审计过程中是一项非常重要的证明材料,尤其对于维修(检修)项目,许多工程项目通过虚假签证增加工程造价取得利益,从而使竣工结算失去真实性。国家建设部制定了建筑工程《工程量清单计价规范》,并于2003年7月1日起执行。工程量清单计价规范规定了我国建设工程招标工作全新操作模式,体现了政府的宏观调控、施工企业自主报价、市场形成价格、社会进行监督的原则。建设方承担工程量的风险,施工方承担价格风险。实行工程量清单计价后,工程量签证单的地位将进一步得到提高,而且在审计工作中对工程量签证单的审计将更加重要。因此要求审计人员对工程签证单的签署甲方不能再像以前那样处于被动地位,尤其对于一些隐蔽工程项目,甲方工程管理部门应该会同审计部门主动及时地去签订工程量签证单。
2.2.2审计人员要介入工程全过程
一般情况,审计人员是在工程竣工后才介入工程项目及事后审计,对工程概况只能通过竣工资料进行了解。而维修(检修)工程不同于新建工程,其随意性很大,竣工后乙方所提供的竣工资料不能完整、完全地反映工程实况。所以作者认为,对维修(检修)工程,审计人员应介入整个工程的全过程,从前期的合同审察到中间的施工过程以及后期的决算审计。这样,审计结果才能切实地反映工程实际。
2.2.3审计人员须深入现场,以获得最真实数据
由于维修(检修)工程缺乏图纸等原因,审计人员必须在工程竣工后,深入工程现场,做好现场收方工作,从工程现场得到的数据才是最真实的数据。例如,在某公司“5T电弧炉设备搬迁配套工程项目”结算审计中,审计人员深入工程现场后发现提供的竣工图与现场实物严重不符,如:工作准备间实际只有一间,而竣工图示为两间;工作准备间1的基础深度图示为1.5米,而重新提供的竣工图上则修改为0.7米;液压站房、合金库房与现场也不一致。现场收方应有多方人员参加,如实地反映工程施工内容,做到公开、公正、公平。对维修(检修)工程的审计主要就是将“竣工资料”、“现场签证”、“现场收方”合理地结合起来,这有别于新建工程,在维修(检修)项目中后两项所占比例更大。
3结束语
1.1工程设计方案和施工图纸问题
工程设计方案和施工图纸随意性很大,由于设计不完整、功能不齐全、施工条件不允许或者前期论证不充分等多种原因,致使项目招标后,在施工过程中出现很多问题,对项目的施工内容大范围进行调整,为增加工程造价,提供了巧立名目、弄虚作假的机会。这类问题的存在,一方面确实是单位管理人员技术力量不足所致;另一方面则是别有用心,施工方找各种理由和借口提出增项和改项要求,进行工程的变更签证,有的甚至完全了招标文件和合同的内容,导致项目的变更比例过大,违背了原来的审批招标原则,而工程管理方一般都会同意和满足对方需求,工程结束进行结算审计时给审计工作造成很大困难。
1.2工程施工变更签证问题
工程施工变更签证不及时,工程立项管理不严格、论证不充分、手续不健全、程序不规范。像这类维修工程一般都不会聘请工程监理,都是由单位内部有关职能部门负责管理监督。施工方在施工过程中对项目的施工内容进行变更,了项目原来的招标内容。有些工程中的增项和改项往往是施工方口头提出,管理方也口头同意,便付诸实施,待工程结算时再补办手续和签证的现象屡见不鲜,这就为多报虚报、弄虚作假创造了条件,提供了方便。有了工程变更签证,施工单位在工程完工后报结算时,所报的结算工程量超过实际的工程量,导致审计结果与施工单位报的结算相差很大,施工单位不认可,互相扯皮,给审计工作带来很大难度。
1.3应急维修项目存在不平等约定
有些应急项目,通过招标时间不允许,只能招一家应急维修队,对应急工程抢修后,采取临时签证审计结算的方式。在应急情况下,施工单位往往强迫医院签订不平等的合同、约定等,应急情况下约定的价格往往高出市场价很多,造成医院资金使用的浪费,形成管理漏洞,给审计工作增加难度,也影响管理者的声之旨14工程结算严重滞后,审计资料不完整由于维修工程比较零散,维修内容比较多,且存在反复修整的情况,工程完工所报结算,在审计过程中资料不全的情况普遍存在,有的签证不全,有的没有工程验收单,有的将工程量漏报或者签证资料没有达到签证的目的,签证单中只有意见,没有签署人、日期等。结算报审不及时,审计人员在审计时勘察现场存在很大困难,有的项目由于时间久根本看不出是否维修,有的项目由于功能调整而反复维修,直接影响对实际工程量的审计核算。
2改进建议
(1)要严格执行国家有关政策法规。
参照国家有关政策法规结合单位实际建立健全单位内部相应管理制度,单位根据各自的不同情况明文规定多少额度的工程必须经过招标,加强项目的论证,做好项目的前期论证工作,项目主管部门要和使用部门反复商讨论证,确定功能齐全、完整的设计方案,提供准确的参数,满足招标文件内容、合同内容和项目施工内容,尽量减少在施工过程中的变更。根据需求如果确实需要变更的,必须依据招投标文件、合同约定,符合有关技术标准,提高工程质量,方便施工。施工单位对设计施工图纸、招标文件和施工图预算核验,认为确需发生工程变更签证时,报项目管理部门现场施工管理员或监理工程师,项目管理人员必须在工程签证单中填写发生的工程量、变更原因、变更时间、涉及的材料材质、规格型号,签署双方签证人的姓名、时间等具体内容。对维修工程变更量单项或单个子目变更增加金额住5万元以上,工程施工变更总增加率在中标价或合同价的20%以上,需要重新进行审批。工程现场管理人员不得在变更单上仅签署姓名或使用禁语,如属实、以审计为准等不能明确表达签字人意见及推卸责任的语言。
(2)建立健全责任制度,严肃工程变更程序、流程,对施工管理进行规范,加强监督与制约,强化工程预算,加强工程审计。