采购合同内控管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质采购合同内控管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

[关键词]电力物资采购；合同管理；采购合同风险；应对措施

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）09-0066-01

1 电力物资采购合同风险的分析

电力物资采购合同管理的各个环节都存在风险，笔者认为可以将其归纳为如下几个方面（见表1）。

2 电力物资采购合同风险的应对措施

2.1 构建完善的电力物资采购合同管理内控制度

第一，电力物资采购合同管理的组织控制。合同管理组织控制是对合同管理部门的设置和相关人员的职责进行界定，在组建内部组织机构时考虑必要的控制措施，从而使组织设置自开始之初就具备防错纠弊的功能。电力物资采购合同管理的组织控制要遵循如下两个原则：一方面是不相容职务分离，即授权与执行分离、执行与审核分离、执行与记录分离等；另一方面是组织机构相互牵制，即部门在授权范围内职权不受外界干预、合同需经不同部门会签并保证在有关部门进行相互检杳等。

第二，电力物资采购合同管理的授权批准控制。在电力物资采购活动发生前，电力公司要根据相关标准和规定，对相关部门及人员处理业务的权限进行控制，对采购合同的合法性及合规性进行审批，从而确保各项活动的发生都经过正当授权，促使合同管理活动的合法及有效。

第三，电力物资采购合同管理的人力资源控制。电力物资采购合同管理人力资源控制是对合同管理相关人员素质考核的控制，贯穿于人员招收、培训以及使用的过程，其基本原则是保证合同管理人员的能力与其职务相适应（包括主管机构及人员、合同承办及管理人员、相关法律部门人员、印章管理及合同档案保管人员等）。

2.2 发挥内部审计作用来促使合同管理内部控制的完善

第一，制定电力物资采购合同管理的审计监督办法。电力公司要制定电力物资采购合同管理的审计监督办法，对合同管理工作的合法性、规范性和效益性，合同的签订及履行情况，与合同管理相关的内控制度的建立健全及有效性进行审查和评价。在电力物资采购合同管理的审计监督过程中，电力公司要高效执行合同管理审计监督办法，结合电力物资采购合同管理的实践活动来及时发现合同条款中存在的不严密、不规范及其他问题，为电力物资采购合同管理有效实施过程控制提供依据。

第二，事前、事中和事后审计的紧密结合。内部审计要以电力物资采购合同管理的事前审计和事中审计为切入点，以事后审计为落脚点，采用合适的审计方法，从需求计划、供货商资质、合同签订、合同履行、合同终结等环节进行全过程的审计监督，从而对采购过程合同管理状况提出审计意见。

第三，开展专项审计。对重点项目或电力物资采购金额较大的项目，内部审计部门要组织实施合同管理方面的专项审计，针对合同管理的授权控制、组织控制、责任控制、目标控制、流程控制以及法纪控制制度进行测试和评价，对不健全或已过时的控制制度，提醒相关管理部门进行及时制订或修订，从而确保电力物资采购合同的所有事件都处于有效控制之中。

2.3 构建闭环式的电力物资采购合同管理

电力物资采购合同管理属于动态管理，从合同签订前的准备工作到履行终结，电力物资采购合同管理始终处于不断变化的环境之中。为此电力公司要根据在内部审计及日常工作中发现的问题，根据电力物资采购合同管理及内控管理的相关对应，围绕电力物资采购合同管理的周期，将合同订立、合同执行、合同变更、合同付款、合同结算、合同履行、合同归档分析等纳入统一管理，建立严谨完善的合同管理业务流程。在此流程下，合同管理层次清楚，部门职责明确，合同管理相关的各部门可全程跟踪合同的会签、审核、执行、统计、分析等过程，使合同的签订、履行及考核等均处于有效的控制状态，从而切实提高电力物资采购合同管理的规范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加强电力物资采购合同履约过程的管理。电力公司要加强电力物资采购合同的履约管理，严格按照电力物资采购合同约定的设备生产工期和质量标准等履行合同，同时在电力物资采购合同履行过程中，做好相关资料的积累与保管工作，建立完善的资料记录，对设备的生产进度、质量以及付款状况进行认真系统的积累和管理，遇到有纠纷发生的情况，也可以在协商不能解决的条件下，为准确及时运用法律解决问题提供证据材料。

第二，提高电力物资采购合同管理人员的素质。一方面，电力物资管理部门应定期聘请相关法律人员、财务人员及电力技术人员等举办诸如合同法规、合同知识和财会、电力物资等方面基本知识的培训，对电力物资采购合同管理部门的相关领导及合同经办人员进行重点培训，为提高电力物资采购合同管理水平奠定基础（只有促进各级管理人员增强风险意识，才能有效防范电力物资采购合同风险）；另一方面，电力公司要通过重点培训以及培养，造就一支具备相应专业背景，熟悉电力物资采购合同管理环节、掌握企业管理流程、具备合同相关管理知识的合同管理和合同经办人员队伍，并保持其队伍的相对稳定性。此外，电力公司要重视合同管理人员知识的更新，定期进行合同管理相关知识的培训，促进合同管理和合同经办人员队伍的相对稳定性，防止合同管理及经办人员随时指派的情况发生。

3 结语

市场经济条件下加强电力物资采购合同的风险应对，对于电力公司防范经济风险、促进自身的法制化、科学化及规范化具有重要意义。笔者认为，电力公司只要从构建完善的电力物资采购合同管理内控制度、发挥内部审计作用来促使合同管理内部控制的完善、构建闭环式的电力物资采购合同管理、强电力物资采购合同履约过程的管理、提高电力物资采购合同管理人员的素质等方面入手，就可以有效应对电力物资采购合同中发生的各种风险，切实提高自身的风险控制和管理能力。

参考文献

[1] 蒋旭东.电力物资采购合同风险管理研究[J].经济视野，2013（24）.

[2] 董付梅.电力物资采购合同管理流程探讨[J].中国电力教育，2012（33）.

第2篇

关键词：旅行社；采购；内部控制；管理

一、实施采购业务内部控制的作用与意义

旅行社内部控制制度是以旅游服务企业流程管理的方式控制企业风险，与风险管理的手段不同，但目标都是为了实现风险管理。对于旅游服务行业来讲，采购成本是经营成本中占比最大、最重要的一部分，与制造业、商业企业区别最大的一点在于，其采购的成本是服务，且这种服务具有很强的时效性，如果采购的内容有所偏差或无法在有效的时间内完成销售，转化为相应的收入，就会形成损失，这种无相应收入的成本支出会极大影响毛利率，降低企业经营收益，因此，在采购环节对采购业务的有效控制和监督成为旅游行业企业成败的关键因素之一。加强旅游企业各项采购成本的有效控制，对于保证企业资本的有效运行和保护投资者的利润最大化，具有重大意义。

二、采购业务的内控流程及管理要点

（一）采购业务流程设计

科学的业务流程及顺畅的运行模式是保证采购业务良好、规范运行的关键，同时，它对企业的风险评估、信息沟通及各项监督行为都起到重要的作用。企业应根据实际情况及业务模式来设计采购业务流程：

首先，由各需求部门提出全年采购需求，采购管理部门根据历史数据参考价格变化趋势结合需求量编制全年采购预算。预算需充分考虑年度项目计划、销售季节性高峰、旅游变化趋势及业务增长点，尽量使预算具备全局性、可行性、可控性的特点。

其次，采购管理部门按照采购计划经过供应商筛选、价格谈判等环节与各大供应商制订年度合作计划或签订批量采购协议、大项目合作或意向协议等，将采购预算进一步落实。

再次，在采购预算完成后，即进入预算实施阶段，对于采购预算内的常规业务，由需求部门按照旅游团组业务发生的实际情况，向采购操作部门提出具体需求，具体到采购项目、人数、时间、路线等，由采购操作部门在ERP系统完成订单申请、付款申请、订单确认，团组回团后进行应付账款的申请结算等一系列工作。

如因业务特殊需要，预算内供应商及计划量无法满足的，需单独询价采购。由采购管理部完成供应商筛选、询价、按条件择优确认订单。采购操作部门按照已确认订单情况提交《预算外采购申请》，并在ERP系统中进行采购订单的一系列操作。

最后，由财务部门根据ERP订单数据及相应的付款情况完成团组各项预付、应付账款处理、成本结算，定期进行毛利率分析及出具绩效考核数据等后期工作。

采购业务流程图见图1。

（二）采购业务内部控制的关键点

1. 采购业务内部互相监督

企业应当建立管理的岗位负责制，明确相关部门和岗位职制、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体体现在以下几个方面：

（1）采购计划制定和审批执行部门相分离：采购计划由采购管理部制定，财务总监、总经理、总裁审批，财务部监督执行。采购操作部门申请计划内＼合同内采购业务时由财务总监监控执行情况，如超出计划或与合同不符，需及时反馈修正或调整采购业务的实施。

（2）供应商筛选招标和采购执行部门相分离：供应的选择、评定，采购价格的谈判、合同的签订由采购管理部经办，日常实际发生的采购订单、付款、结算等工作由采购操作部完成。使得采购价格透明化，避免、资产流失。

（3）采购付款申请部门与审批部门相分离：审批部门依据采购计划、合同或历史采购价格数据对付款申请进行复核和审批，能够有效减少因重大差错、欺诈而导致损失。

（4）采购付款与成本结算岗位相分离：财务结算岗位对成本的结算是对采购付款审批流程和付款岗位操作的复核，如发现采购付款单审批流程缺失，或付款操作有误都应对问题及时反馈、做出调整，对可能产生的损失进行弥补。

2. 付款结算流程控制

尽管旅游服务企业的规模可大可小，对结算流程的设置也不尽相同，但成本采购业务由需求部门发起采购操作部门实施采购管理部门审核总经理审批的这一系列流程是必不可少的。每个环节都对保证采购资源的价值最大化起到重要的作用。

（1）采购业务的由需求部门发起，是因为需求部门根据市场销售情况来判断需要采购的量以及资源的各项属性，比如酒店的标准、机票的时间、地接社的服务内容，只有按需采购才能使采购量更加贴合销售量，减少因过量采购未产生对应收入的采购损耗。

（2）采购管理部对采购操作部门生成的订单情况进行审核，审核的依据同样是全年的采购预算以及依靠对各供应商资源供应情况的了解，判断该采购订单是否是最优方案。

（3）总经理或同级别的企业管理者对采购业务进行最终的审批，对采购业务的把控也意味着对整体业务发展方向的把控，这项最终的审批也是至关重要的。

3. 采购合同管理

采购合同是采购活动过程的重要文件，不仅是合同双方权利、义务的主要体现，也是采购结果的最终见证，还是对采购活动进行监督管理的重要依据，若订立不当可能会导致合同纠纷和法律风险，对企业和经济效益和合法权益造成威胁。对采购合同应从几下几个方面进行管理。

（1）采购合同应由采购管理部门，按采购业务分类、由熟悉采购业务的人员依据孰优原则，对供应商进行筛选、比价、洽谈等，以保证企业利润最大化。

（2）采购合同订立需有相应的流程规范，结合合同专用章管理制度，对订立合同文本、审批合同内容、签订合同盖章等不相容职务进行岗位分离，以保证合同的真实性、合法性。

（3）对采购合同进行动态管理，关注执行过程中的情况变化，进行跟踪管理，及时对合同修改、变更、补充或中止。

三、内控管理实施中的问题及解决策略

1. 对采购风险的客观性认识不足，风险意识不强

目前，旅游服务企业对采购业务风险的认识不足，风险管理意识不强是产生采购业务风险的主要因素之一，其主要问题就是对内控管理的疏松。企业经营者对采购风险缺乏足够了解，风险防范意识不强，不能从根本上把握风险的本质，认为只要完成采购业务，就不会产生风险，从而加大了采购风险发生的可能性。例如：2015年某大型旅行社大力开展印尼巴厘岛旅游业务，承包某航空公司成都直飞巴厘岛的包机，包机合同中对旅行社违约条款限制比较严格，任何原因导致的飞机延误或无法正常飞行导致的损失均由承包方承担。该旅行社在签订合同前没有经过全面的风险评估，认为境外巴厘岛旅游航线各大旅行社近几年经营都比较稳妥，违约条款不太会派得上用场。但意外的是7月受印尼东爪哇的拉翁火山喷发的影响，巴厘岛、龙目岛与爪哇岛多个机场关闭，导致大量旅客滞留，旅行社不但要面对游客的索赔，更需照常支付包机款，这一项目可谓损失惨重。从这一事例我们可以看到，强化风险防范意识，加强采购业务的内控管理，是企业规避风险，保证企业安全稳健发展的重要保证。

2. 岗位设置及内部监督职能不完善

部分旅行社企业能够认识到采购业务风险性及重要性，倾向于安排比较信任的员工或者领导亲自负责采购业务，但没有通过不相容岗位的分离设置来起到内部监督的职能，殊不知脱离了监督的采购业务是十分危险的，长此以往，在利益的驱使下必然会产生舞弊，损害企业利益的同时更加大了经营风险，是所有企业管理员都不愿意见到的。针对企业的业务特点，有针对性的岗位设置，有效的内部监监督，是采购业务顺畅开展，企业良性发展的重要前提和必要手段。

3. 绩效考核制度

很多企业的管理者认为，绩效考核制度只适用于销售部门，销售部门业绩的完成情况易于量化考核，绩效评估有利于业务增长，但事实上，采购部门对于供应商管理的绩效对旅行社企业的整个业务链都有很大的影响，采购环节的有效控制是降低企业成本，保证资源供应的重要前提。也有一些经营者能够认识到采购业务绩效管理的科学性，但由于没有清晰的量化指标，难以判断采购部门的业绩好坏。

针对这种情况，首要任务是建立采购部门的工作标准及考核指标，对采购业务的考核与衡量不仅要关注节约成本的方面，更要从采购业务完成的及时性、供应商提供服务质量的满意度、取消团组损失的控制率、等几个方面综合评估。

4. 内控制度不断完善，定期评估，查找漏洞

内部控制度的建立和规范工作并不是一劳永逸的，僵化的制度势必会在业务的不断变化过程中使内部控制机制产生漏洞或流于形式，造成流程的冗繁同时也使业务失控。

因此，定期的内控制度评价非常关键，审核是与内控制度有效执行相辅相成的。企业的内部审计评价部门定期从业务的多样性、变化性的角度出发，建立内部评价指标体系，站在综合评价基础上，对现行的操作及管理制度进行分析和研究，发现流程的问题，其中属于流程微调可以修改完善的，要及时进行修订，属于制度缺陷造成的，要尽快发现并上报，制订解决方案。

参考文献：

[1]宋建波，内部控制与风险管理[M]. 中国人民大学出版社，2012.

[2]许国才，企业内部控制流程手册[M].人民邮电出版社，2012.

第3篇

以A公司为例，A公司成本控制主要涉及采购、生产和售后服务3个环节，本文从这3个环节对产品成本的财务控制进行管理。假设A公司相关的财务制度齐全。

一、采购成本控制

1.公司采购与付款审批流程

采购审批：采购部门根据各部门上报的计划制定“外购件采购申请单”或签订采购合同仓库主管签字分管采购业务的领导签字办公室价格稽核员签字财务负责人签字总经理签字。

付款审批：业务员根据采购合同填写《付款审批领用单》分管采购业务领导签字质控部领导签字办公室价格稽核员签字财务经理复核总经理审批超过额度金额，执行公司相关制度规定的控制流程出纳付款 出纳在系统中录入付款信息财务经理复核。

2. 财务部管控要点

财务部门在审核采购付款时，应实施以下控制活动：

（1）采购付款的前提条件为必须签订书面合同，按合同管理流程审批，对无合同评审付款的，会计应当在付款单上拒绝签字；对超出合同额的支付，涉及合同增量补付款的，要求采购员签订补充协议，按合同管理流程审批后，方能办理支付手续并付款；必须取得供应商合同原件或传真件，如为传真件，需按期收回原件。

（2）按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付货款业务。会计在审核付款时，必须审核采购合同原件，核对付款金额是否与合同上约定的采购数量与金额一致；会计根据上月签订的合同，编制《合同原件统计表》，合同必须留一份在财务部备查。便于对供应商付款情况进行跟踪核对。

（3）出纳应严格执行财务支出相关规定，依据权限审批齐全的单据对外办理付款。付款单据未审批，未经审批程序擅自变更收款主体，合同执行与对外付款的前置要求尚未满足的，包括收取客户保证金，办理担保或质押手续等，出纳有权拒绝付款。

（4）对无合同的采购，应要求提交“外购件采购申请单”，审核申请单是否经有权审批人审批，付款金额是否与申请单上的采购数量与金额一致；

（5）审核《付款审批领用单》是否经有权审批人审批；

（6）审核供应商是否在公司物资采购合格供应商名录约定范围内；

（7）审核采购价格是否在公司物资采购指导价格表限定价格内，超过指导价格的，必须提交经有权审批人审批的价格审批表。

对上述审核中不符合内控要求的，财务部门一律不予付款。

二、生产环节的成本控制

1.成本控制实施流程

制定各物料的预算成本清单及工时物料―技术部提品的物料清单间根据产品的制作的流程凭技术部下发的物料明细单领料产品入库后，财务部按实际生产情况计算出实际成本，比较预算与实际的差异。

2.财务部管控要点

（1）跟踪整个成本控制流程，根据技术部门下发的物料清单，严格监控审批流程。具体包括是否经相关责任人签字，是否经过领导审批、下发的物料清单是否经过办公室核价签字。

（2）核价后的物料清单移交财务部后，财务部复核物料清单手续是否完善后归档。

（3）领料过程中与下发的物料清单有偏差的，必须要见总经理签字的《偏差领料审批单》。

（4）产品按照预算标准生产入库后，财务部按照预算标准计算物料成本，按实际生产情况计算出实际成本，比较物料与实际的差异，分析是数量差异还是价格差异，由物料成本管理小组分析其原因，制定整改措施。

（5）各部门根据财务部分析的差异进行整改，修改相应产品的成本物料清单。财务部审核修改后的物料清单，如未有效的改进，财务部不予审批，并报相关领导处理。

（6）财务应督促仓库严格按照物料清单进行发料。仓库以技术部下发的物料清单作为出库单办理出库手续，“物料清单”必须签字手续齐全。

（7）生产部上报的实际工时及技术部上报的物料工时手续必须齐全，财务部依据合理的方法进行分配出产品的直接人工。

三、售后服务成本控制

1.售后服务工作流程

（1）售后服务派遣单下发流程

销售部根据客户投诉或要求填写派遣单生产部核实工时、工费并签字技术部门后附材料清单并签字采购部核计外购件价格，办公室对价格进行复核确认并签字财务部汇总核算成本并签字报售后服务领导审批确认。

（2）产品出现故障的售后服务流程

出现产品故障，售后人员填写《售后服务记录单》―售后人员对发生费用的售后服务事项报公司有权审批的领导批准―需要现场解决的售后服务事项应对故障进行分析和诊断，由公司售后服务组及质控部完成质量责任界定―售后人员完成故障处理，应现场填写售后服务卡。

2.质量事故定损工作流程

质控部在接到售后反馈记录单据后，对质量事件应予以评估，界定售后质量定损部门承责，并对费用、报价提出质控部意见，供公司领导审批， 质量责任界定涉及到技术、采购、生产部门责任时，质控部应提供部门承责比例及金额。

3.财务部管控要点

（1）售后人员出差至外地的差旅费用参见差旅费相关管理制度中的一般人员标准，售后服务组驻外跟踪服务人员费用见售后服务组驻外人员管理相关制度。财务部进行复核费用标准时严格执行上述制度，对超支的费用不予报销。

（2）财务部在审核售后费用时，销售内勤应将售后的产品的合同号写在报销单上并签字，财务做会计分录时按照合同号挂售后费用的辅助项目。

（3）对由于时间原因需及时领料及发生售后费用时，应督促质控部完成质量定责工作，售后服务人员出差回来报销必须要附质控部出具的经由公司领导签字认可的质量定责报告，否则不予以报销。

（4）财务部审核售后费用报销单时，一定要见附在报销单上的“售后服务卡 ”，该卡是否包括提供的产品使用情况的跟踪服务内容，是否有用户在用户签字栏中的签署意见，是否对服务质量作出了评价。对不符合规定的，一律不予以报销。

（5）每季末财务部应按产品清理售后服务费用，建立台账。台账应包含合同号、产品名称、售后人员姓名、售后费用的金额、发生质量事故的原因及责任部门等。台账打印后经财务经理及销售部经理签字后报总经理。

（6）售后服务审批程序中，财务部应区分无偿的售后服务及有偿的售后服务事项。

（7）财务部汇总测算售后服务成本时，一定要满足二个前提后方能签字确认：①成本测算单一定按照流程和权限审批，并且签字齐全；②采购部门核计外购件价格汇总一定要准确。