工程建设档案管理规范范文

前言：我们精心挑选了数篇优质工程建设档案管理规范文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、重点水利工程建设档案管理的现状

1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够

在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。

2.档案管理人员非专业，保管环境不达标

调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。

3.档案收集整理不规范

一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。

4.档案信息化程度不高

随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。

二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议

1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度

第2篇

[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理

城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。

目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：

首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。

其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。

再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。

针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：

1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。

2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。

3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。

4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。

5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。

第3篇

关键词：公路工程建设；档案规范管理；创新研究

随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建设项目档案管理的特点

1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。

2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。

3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。

4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷

1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。

2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。

3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。

三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施

1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。

2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。

3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。

4.加强工程项目档案管理人员综合素质目前，许多公路工程项目档案管理人员综合素养不够，阻碍了档案管理水平的提升。工程项目档案管理团队需要引入具有专业公路工程知识储备和现代化档案管理能力的人才，管理人才对整个团队进行系统化培训，全面提升团队的档案管理水平。同时配合以考核体系和奖惩制度，从根本上保障工程项目档案管理工作的有序开展。完善专业人员聘任和培养制度，提高专业水平，一是在成立档案管理“领导小组”的基础上，招聘专业档案管理人员组成“工作小组”，以提高档案管理工作的专业性。首先，成立项目档案“领导小组”，并指定一名专业人才负责项目档案管理工作，担负整个项目档案工作的统筹规划、组织与协调、监督、指导。再者，根据项目需要招聘专业人才组成档案编制小组，建立起项目档案工作的管理网络，明确职责，并禁止档案人员变动频繁，力求保持竣工资料整理的连续性和稳定性。二是对所有涉及档案管理工作的人员都应定期开展专业知识培训与考核，考核不及格的应淘汰或离岗培训，确保每位档案管理人员都拥有较强的专业知识与操作能力。此外，还应对涉及档案管理和交接等工作的工程管理人员开展专业档案管理知识的培训，确保工程管理人员与档案管理人员对档案管理工作理解的一致性。