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第一,内部会计控制的设计和运行受制于成本与效益原则。企业管理当局在综合考虑成本效益的基础上,建立能为企业会计报表的公允表达提供合理(但不是绝对的)保证的内部会计控制,一些理想的内部会计控制往往因成本过高而不为管理当局所采用。因此企业所执行的内部会计控制就不可能面面俱到,对某些环节的控制难免会有疏忽。
第二,内部会计控制一般仅针对常规业务活动而设计。企业的内部会计控制是为保证企业日常生产经营活动按既定的计划、要求、目标进行而实施的一系列控制政策和程序等,因而一般仅针对企业常规业务活动而设计。如果一旦发生特殊业务,企业现有的内部会计控制就难以适应。
第三,即使设计完整的内部会计控制,也可能因执行人员的粗心大意、精力分散、判断失误以及对指令的误解而失效。内部会计控制受企业的董事会、管理阶层及其他员工的影响,通过企业内的人所做的行为及所说的话而完成,因此内部会计控制无论怎样设计,最终还得靠人去执行,而任何认真负责的执行人都不可能永远不会出错,不会失误。因此,人们在执行任何一项程序或工作时,都会因为粗心大意、精力分散、判断失误以及对指令的误解等而导致设计完善的内部会计控制失效。
第四,内部会计控制可能因有关人员相互勾结、内外患通、或屈从于外部压力而失效。即使设计较为完善的内部会计控制,其有效性的发挥都会因为执行人的素质而异。企业管理层一旦道德缺失,任意践踏内部会计控制的严肃性,同样会引起内部会计控制整体失效。
第五,内部会计控制因缺乏对高管人员的有效约束和长期激励机制而失效。人往高处走,水向低处流,这是一种自然现象,也是一种经济现象,任何事物都会向有利于自己的方向发展,对于人,更是如此。由于企业内部会计控制制度未建立起长期有效的约束和激励机制,导致产生了企业高管人员的短期经营行为、“59岁现象”等。
第六,内部会计控制可能因经营环境、业务性质的改变而削弱或失效。企业现有的内部会计控制是针对其面临的经营环境、业务性质而设计的,内部会计控制的改变往往滞后于经营环境、业务性质的变化。当经营环境和业务性质发生重大变化后,现有的内部会计控制可能不再适用,相关的内部会计控制要么被削弱,要么已失效。
第七,内部会计控制的自我评价缺位,难以衡量内部会计控制的合理性、健全性和有效性。目前,从我国现有企业建立并实行的内部会计控制制度来看,几乎涵盖了企业所有的生产经营活动。但是企业每一项内部会计控制系统是否确实符合企业实际,手续是否严密,环环相扣,设计的方法和措施实际执行情况如何,能不能起到事先控制的作用,能不能预防错误和弊端的发生;即使错误和弊端发生了,能不能及时发现和纠正,在我国现有的企业中都缺乏自身对此的评价。
二、完善内部会计控制,提高经营管理效率的具体措施
(一)齐抓共管,强化内控意识,突出内部会计控制在企业经营管理中的关键作用
企业管理者必须充分认识内部会计控制对企业经营管理的关键作用,带头严格执行,否则就是管理者的失职。内部会计控制既是对企业的人、财、物进行有效控制、管理和使用的关键,又是企业执行有效经济活动责、权、利明确划分的制度保障,涉及企业所有的经营活动和每一个经营环节,这就要求企业高层管理者思想上重视内部会计控制,行动上带头严格执行内控制度,把自觉遵守、严格遵守企业内控制度作为提高企业质量的重要任务来抓,作为事关企业长远发展的重要任务来抓,作为影响企业全局工作的重要任务来抓。让全体员工了解他们的职责是什么,他们的绩效是如何评价和考核的,以及评价过程中的绩效标准是什么,才能从根本上使全体员工从思想上、行动上产生严格遵守内部会计控制的自我控制意识,最大限度地发挥其在工作中的积极性和主动性,促使其更好地完成工作。
(二)设计切实可行的内部会计控制体系,以适应企业可持续发展的需求
第一,从技术上对企业经营活动行为及会计行为制定详细的规定,包括设立独立的内部会计控制监评机构和会计监督机构,执行更严厉的内部会计控制,更及时的年报披露,强制的注册会计师轮换,等等。一是企业应明确内部管理体制和管理目标,包括管理模式、内部核算体系、机构设置及职能划分等,以明确内部会计控制制度的设计与建设方向。但内部管理体制一旦确定,应保持相对的稳定,避免朝令夕改。二是企业应根据内部管理体制,明确规定企业各级机构的职责和具体岗位职责,并在此基础上,设计起草内部会计控制制度和流程体系,具体包括三个相对独立的控制层次:第一层次,在企业的供、产、销全过程中融入相互牵制、相互制约的制度,建立以“防”为主的事前控制体系。第二层次,在常规的会计核算基础上,对企业的各个岗位、各项业务进行周期性的核查,建立以“堵”为主的事中控制。第三层次,以已有的稽核、内部审计、纪律检查部门为基础,成立内部控制监督评价委员会。第二,加大企业舞弊相关各方的法律风险、切断其舞弊的利益激励。其中对企业高层管理人员进行的控制约束规范和激励机制尤为重要。一是企业应与高管人员签订协议并公证。在协议中明确规定高管人员不健全、不执行企业内部控制制度的法律责任,并由其家人或亲属担保,一旦因其个人原因致使企业遭受损失或破坏企业内部管理,由其承担全部赔偿的经济责任及相关法律责任;其次企业应建立有效的预算业绩评价制度和薪酬制度,将预算管理与薪酬管理相结合。企业对高管人员采用年薪制,高管人员只有完成了年度预算的主要任务和目标,才能按规定兑现年薪,并可加薪进级;二是企业应建立合理的员工晋升制度和薪酬制度,将员工的晋升和薪酬与遵循企业内部控制制度结合起来。三是制定更科学、合理的执行程序。如前所述,一些理想的内部控制制度因其成本太高而无法采用。
(三)严格执行内部会计控制,以充分发挥内部会计控制应有的职能作用
首先,企业管理者必须切实加强对内部会计控制制度执行工作的领导,以身作则,带头严格执行内部会计控制制度,否则就是管理者的失职。因为企业全体员工能否形成自我控制的思想和意识,与企业管理者能否自我控制密切相关。一般来说,管理者如果自我控制方面做得十分突出,企业员工的自我控制意识也就比较容易树立起来。如果管理者要求企业员工遵守计划、标准、准则,而管理者本人却不能自觉地遵守,企业员工的自我控制意识是不可能建立起来的。这就是通常所说的正人先要正自己的道理。
其次,督促企业员-
工严格遵守和执行内部会计控制制度。企业制定的各项内控制度要真正发挥其应有的效用,除了制度的完善性和科学合理性外,必须做到:一是惩戒措施必须严厉;二是执行必须到位;三是责任必须明确,奖惩必须分明;第四、积极进行培训、学校教育、倡导建设自动化会计系统等手段来保证和提高。
(四)制定并执行完善的内部会计控制自我评价体系,以衡量内部会计控制的合理性、健全性和有效性
首先,必须明确自我评价什么。企业建立内部会计控制的主要目的是防止、发现或纠正日常经营管理过程中的错误和舞弊行为,以保证企业的安全运营,维护投资者的利益。因此内部会计控制的自我评价应该围绕企业的内部会计控制制度是否完善、健全,是否得到了积极的、严格的贯彻执行,是否有效地防止、发现、纠正了企业经营活动中的错误和舞弊行为来进行。即评价内部会计控制的健全性、有效性。
其次,必须明确由谁来评价。要保证自我评价的客观、公平、公正及权威性,必须由具有相对独立权限的机构来负责。该机构应直接向董事会报告工作,由董事全垂直领导。
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(一)加深企业全局化的客户需求导向流程思想控制
通过对企业系统的整合,将企业相关任务进行系统的划分和整合,将输入的各类资源,经过相关的增值处理,输出适合客户的相关数据,确定认可的合理化和满意化的产品处理,经过合理的设计企业的相关生产和经营管理流程,最大程度地满足客户的多变化的需求,从而提高客户的品质和数量,实现企业经营管理的合理化指标控制,为企业提供较为合理的增值服务,按照企业的价值管理原则完成企业的业务水平增值,设计合理的企业价值优化控制,实现ERP系统管理工作的顺利开展,以一个全局的业务流程输出开始完成企业的业务输入处理,构建合理的客户需求和企业提供业务对接平台,完成市场客户需求的导向原则。
(二)规范、细致、信息化的管理模式ERP
系统管理通过对数据进行系统的集成化控制,对企业的历史类信息、现行的数据信息和未来可能发生的数据信息进行相关的数据统计管理,建立合理的统一化的、共享形式的、安全化的企业数据管理模式平台,建立合理的业务处理规划方案,提高企业的系统集成管理控制,加深企业的信息系统集成和企业数据信息实时共享管理,信息化的集成管理可以将企业相关的所有数据信息进行整合处理,保证任何一条数据信息、任何一个管理人员在任何时间完成系统的调控和处理,根据相关的数据信息业务进行分析按照合理的数据运算方式和方法,降低了企业管理的工作时间和管理人员的数量,保证数据信息责任化分明,从而企业的整体信息掌控能力,有效的控制企业相关信息数据的变化,从而提高企业及时处理相关问题的应变能力,保证企业信息集成化管理和信息共享水平的有效提高。
二、ERP环境信息化的会计实时控制管理
ERP企业的资源管理是对于企业的实施管理控制,从而实现企业对会计实际的控制管理,保证企业ERP环境下的管理控制有效化运行,构建良好的企业ERP管理控制系统,实现企业会计实时的管控,保证实际企业会计管理的运维。
(一)构建合理的内部企业
环境企业的内部环境是企业的管理控制基础问题,对于企业员工的管理控制有重要的影响作用。企业的管理者以企业的活动内容为中心,加深企业管理层对于企业的控制,加快企业工作人员的素质培养。培养员工的价值观念和诚信态度,企业发展的核心是保证企业内部工作的顺利进行,建立合理的企业环境维护和员工道德品质的建立,保证企业内部的会计运行效率。企业通过ERP系统转换会计的相关信息,对企业的各个部门进行资金业务网络化子项目控制,通过ERP系统中的记账程序,完成成本会计的准确性,按要求完成不同会计数据的分析。加强ERP系统会计人员的经营管理能力的培养,对ERP系统中会计进行信息控制,完成对于会计数据的整体信息转变,加深企业的控制管理机制,实行ERP系统企业会计人员的财务的会计管理作用。
(二)根据企业实际发展完善
会计过程根据实际的会计业务对各类经济事务进行有效的处理,在ERP环境系统中,对会计业务流程进行有效的处理,加深会计信息处理的顺序流程,在资金业务过程中,对企业内部的程序数据业务进行有效存储,以业务数据库中的信息为数据源信息,经过业务部门的加工处理,提高信息系统的选择能力。在ERP系统中会对信息进行代码设计,在ERP环境下,统一设置系统输入和管理的相关数据,保证实际结构的有效性处理,加工数据库的信息收集和整体。虽然,ERP环境系统的数据巨大、详细,这造成数据的管理的繁琐,但是通过财务会计和业务相关部分的统一化管理后,就实现了ERP系统的同步效果。ERP环境运维下的会计管理是对业务的流程管理,对经济业务中的各类数据进行子系统控制,将数据信息存储于ERP环境下的数据库中;对企业数据的资金管理的审查,由系统记账处理数据库的相关存储,保证信息可以被ERP环境有效的存储起来;按照企业规定的业务数据进行有效的业务管理,方便企业使用者对于随时数据更新和输入管理;利用ERP系统中的会计模式,建立企业的资金统计和清查,实现企业会计资金成本和利润的有效财务统计。
三、ERP环境下,企业会计的实时控制方法
结合企业会计系统控制的管理方法,对企业的会计预算进行分析,对企业的会计实际运行的内部资金进行监控和修正,对企业的会计后期的会计信息进行效率管理和实时抽检,完成企业ERP环境下的信息系统的有效监管,保证会计成本的控制和企业会计工作的有效实施。在企业的ERP环境控制中,在原有企业会计管理控制的基础上,对企业的新型会计数据进行分析,确保成本会计的控制,企业预算会计的控制,保证企业大量数据的使用。
(一)ERP环境下的企业成本化管理控制
通过对企业成本实际会计的精准控制,加强企业的生产成本管理,完成企业的有效运行,实现企业的成本控制方法,在企业的生产中,定期对企业的实际发生成本与标准化成本进行分析,确定成本间的相互差异,采取有效的控制管理措施,完成企业成本的各项控制管理。在ERP系统业务管理中,实行企业成本化组织相互之间的关系,准确的完成企业的成本核算。
(二)ERP环境下的责任会计管理控制