事业单位档案整理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质事业单位档案整理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

1.事业单位中的档案方面的整理工作的现状分析

1.1文书档案在搜集方面不够完整，管理方面不够规范

就事业单位来说，它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的，因而，它所涉及的资料范围也就比较广，包括在征地方面、装修方面、基建方面等，相比较而言，它的任务也是比较繁重的，再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作，进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。

1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视

一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量，在这种背景条件之下，这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视，往往只是有资料就做接收的工作，如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。

1.3档案工作人员不具备专业素养

在事业单位的部门设置当中，通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作，因此，这方面的人员就不具备专业知识，档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。

2.档案方面的整理工作应当注意的问题

2.1归档的范围

对于归档制度来说，档案的归档范围是其中的一项重要内容，因而，其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言，应当依据国家以及行业的标准规定，再结合单位的实际运行情况，确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主，进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说，不管是上级或者是下级，还是一些非隶属关系的单位，都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现，也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。

2.2保管的期限

就档案的保管期限来说，主要分为永久以及定期两种方式，在定期当中又分为了两种，通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动，于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。

2.3归档文件的整理

归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中，应当做到文件的齐全以及完整，对于出现的破损文件应当予以及时的修整，字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。

2.4管理的机制

就档案的整理工作来说，具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识，使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的，它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而，相关的事业单位可以从多方面着手，做好档案方面的建设以及管理的工作，把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中，将一系列的档案方面的整理工作落到实处，从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。

第2篇

[关键词]事业单位；文书档案；以件归档；措施

中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0324-01

文书档案作为事业单位档案工作中重要组成部分。它记载着事业单位发展的过程，客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展，如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题，而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。

一、事业单位文书档案以件归档的优势

（一）跟基本原则更契合，有利于检索

事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。

（二）以件归档更简便易行，确定性更高

传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使事业单位整理文书档案的确定性更高。

（三）便于事业单位鉴定、开放及利用档案

不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先，在文件鉴定方面，如果事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的独立性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以独立开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。

二、事业单位加强文书档案以件归档管理的策略

（一）提高文书档案以件归档的标准化程度

当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先，事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰，档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系，还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起，防止档案的价值被孤立划分；不仅要鉴定文书档案的实际内容，还要研究其作用，避免片面地看待档案价值。其次，档案人员在整理文书档案时，并不是每一份文件材料都需要以件归档，而应仔细分析、区别对待，掌握好文化档案以件归档的范围要求，不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现，还要避免发生有档不归的现象，确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如，事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿，并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限，之后按照规定进行销毁。例如，事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里，不需要以件归档。因此，档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度，以提高事业单位文书档案管理水平。

（二）提高事业单位档案人员的业务素质

虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作，但以件归档并不是随意整理或取消整理，而应严格按照标准化的程序进行整理，减少出错，甚至可以避免出错，以使归档文件有序。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身：其一，客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员，他们不熟悉档案业务，对以件归档整理方法的掌握不够。其二，主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响，很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此，事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质，确保以件归档工作标准化、规范化。

首先，事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一，新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作，认真对待以件归档，认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点，怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新进人员应主动参与各种业务培训活动，不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识，还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识，如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等，确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透，以便在实践工作中熟练运用。其次，在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识，自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量，他们更应紧跟档案工作的发展步伐，主动接受继续教育，不断更新自身业务知识体系，熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定，不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中，档案人员应积极主动收集文书档案、材料，并严格执行标准，在提高自身业务水平的同时避免出现错误，强化对文书档案工作的责任心。

以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便，但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战，档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势，还要重视提高自身业务素质，不断改进文书档案工作，确保事业单位文书档案管理工作标准化，从而为事业单位的发展提供优质服务。

参考文献

第3篇

关键词：事业单位 档案 归档工作 文件整理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。

1 事业单位档案文件整理的主要原则

（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。

2 事业单位档案文件归档整理程序

整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位―案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。

3 结语

各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。