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1.1文书档案在搜集方面不够完整,管理方面不够规范
就事业单位来说,它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的,因而,它所涉及的资料范围也就比较广,包括在征地方面、装修方面、基建方面等,相比较而言,它的任务也是比较繁重的,再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作,进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。
1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视
一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量,在这种背景条件之下,这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视,往往只是有资料就做接收的工作,如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。
1.3档案工作人员不具备专业素养
在事业单位的部门设置当中,通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作,因此,这方面的人员就不具备专业知识,档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。
2.档案方面的整理工作应当注意的问题
2.1归档的范围
对于归档制度来说,档案的归档范围是其中的一项重要内容,因而,其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言,应当依据国家以及行业的标准规定,再结合单位的实际运行情况,确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主,进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说,不管是上级或者是下级,还是一些非隶属关系的单位,都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现,也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。
2.2保管的期限
就档案的保管期限来说,主要分为永久以及定期两种方式,在定期当中又分为了两种,通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动,于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。
2.3归档文件的整理
归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中,应当做到文件的齐全以及完整,对于出现的破损文件应当予以及时的修整,字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。
2.4管理的机制
就档案的整理工作来说,具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作,需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识,使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的,它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而,相关的事业单位可以从多方面着手,做好档案方面的建设以及管理的工作,把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中,将一系列的档案方面的整理工作落到实处,从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。
[关键词]事业单位;文书档案;以件归档;措施
中图分类号:G258 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)21-0324-01
文书档案作为事业单位档案工作中重要组成部分。它记载着事业单位发展的过程,客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展,如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题,而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。
一、事业单位文书档案以件归档的优势
(一)跟基本原则更契合,有利于检索
事业单位整理文书档案的基本原则是:必须遵循文书的自然形成规律,确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准,严格遵循了文书的自然形成规律,减少整理过程中的随意性。同时,以件归档按照年度、机构等进行分类,并按照时间及成套性进行排列,促使文件之间的有机联系完好无损。另外,以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档,还加强了对档案信息的组织,通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系,对文书档案信息的检索更有利。
(二)以件归档更简便易行,确定性更高
传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断,通常会使人产生难以掌握标准的无力感,导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理,不仅简化了文书档案的整理程序,还降低了工作难度,促使文书档案工作更加简便易行。同时,传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的,于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果,导致文书档案归类交叉,组卷很不合理,在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准,消除档案人员的主观臆断,即便整理文书档案的人员不同,整理的结果也是一致的,且不需要进行案卷标题的归纳、拟写,促使事业单位整理文书档案的确定性更高。
(三)便于事业单位鉴定、开放及利用档案
不管是使用以卷归档的传统整理方法,还是使用以件归档的新方法,事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先,在文件鉴定方面,如果事业单位使用传统的整理方法,当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时,就需要拆卷,重新分类整理后再装订,否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在,这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量,还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端,因为以件归档的方法不需要立卷装订,各个文件之间存在相对的独立性,当鉴定单一的文件时,不会对其他文件鉴定造成影响,也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次,在开放利用文书档案方面,以卷归档的方法把数份文件装订成一卷,严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强,单件文件可以独立开放,将有效避免文件阅读范围的扩大。同时,在事业单位办公自动化软件的支持下,单份文件可以充分开放,利用率被大大提高。
二、事业单位加强文书档案以件归档管理的策略
(一)提高文书档案以件归档的标准化程度
当事业单位的文书档案被收集、入室之后,文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先,事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰,档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系,还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起,防止档案的价值被孤立划分;不仅要鉴定文书档案的实际内容,还要研究其作用,避免片面地看待档案价值。其次,档案人员在整理文书档案时,并不是每一份文件材料都需要以件归档,而应仔细分析、区别对待,掌握好文化档案以件归档的范围要求,不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现,还要避免发生有档不归的现象,确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如,事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿,并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限,之后按照规定进行销毁。例如,事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里,不需要以件归档。因此,档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度,以提高事业单位文书档案管理水平。
(二)提高事业单位档案人员的业务素质
虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作,但以件归档并不是随意整理或取消整理,而应严格按照标准化的程序进行整理,减少出错,甚至可以避免出错,以使归档文件有序。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身:其一,客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员,他们不熟悉档案业务,对以件归档整理方法的掌握不够。其二,主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响,很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此,事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质,确保以件归档工作标准化、规范化。
首先,事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一,新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作,认真对待以件归档,认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点,怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二,新进人员应主动参与各种业务培训活动,不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识,还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识,如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等,确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透,以便在实践工作中熟练运用。其次,在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识,自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量,他们更应紧跟档案工作的发展步伐,主动接受继续教育,不断更新自身业务知识体系,熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定,不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中,档案人员应积极主动收集文书档案、材料,并严格执行标准,在提高自身业务水平的同时避免出现错误,强化对文书档案工作的责任心。
以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便,但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战,档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势,还要重视提高自身业务素质,不断改进文书档案工作,确保事业单位文书档案管理工作标准化,从而为事业单位的发展提供优质服务。
参考文献
关键词:事业单位 档案 归档工作 文件整理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)12(b)-0-01
文件材料收集到档案室后,就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作,就是按照科学的方法、规财,将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位,使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说,将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案,而没有进行加工的档案就像大海捞针,不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化,即在整理时,按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点,文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目,组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系,使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化,是将文件材料按照一定的规律进行编排,使其系统脉络明晰,因果关系清楚,便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的,是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案,只有经过科学整理,使零散的文件资料实现条理、秩序,并将其中的关键成分通过整理凸现出来,才能有效地提供利用。因此,文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时,还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值,挑选出有价值的档案交档案机构保存,剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁,是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定,即根据文书档案的现实价值和历史价值,以及保管期限的有关规定,对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量,对仍有保存价值的文书档案继续保存,对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除,经审批后销毁,进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。
1 事业单位档案文件整理的主要原则
(1)保存档案工作基础:不论是本单位产生的,还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料,或者相关的批示、批复,本单位编印的简报刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本等等,这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此,只有在保持文件来源方面联系的前提下,文件的时间、内容、形式等方面的联系,才能更深刻地反映文件形成的活动面貌,体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动,而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此,在整理档案的时候,应该做到;尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案,应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果,力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的,可通过业务指导的方式加以改动和纠正。(2)遵循文件形成的规律:事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的,真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌,文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性,顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中,包含以下三层意思:在整理文件材料时,注意活动的整体性,如:要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整;要注意文件本身要完整,像文件的正文与附件、请示与批复不可分割,即注重文件材料之间的内在联系;三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序,如归档文件整理依照会议通知、报告、决议,重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。(3)于保管及利用:对档案进行有序化的过程中,应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在,档案的计算机检索正在不断地发展中,通过计算机对档案信息进行科学管理,实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来,这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式,同时,有利于档案的成套利用。
2 事业单位档案文件归档整理程序
整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括:全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节:(1)档案的分类:档案实体分类,主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中,第一层次是国家全部档案韵宏观分类,它为规划国家档案馆网系统,建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类,“全宗内档案分类是第三层的分类,它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准,将全宗内档案进一步系统化,直至建立起档案的最小保管单位―案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。(2)档案的整理:通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接,查疑补缺,保证疏而不漏。例如,有请示还应有批复,重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全;文件的附件情况;与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议;批示与办理情况;计划与总结等,都必须环环相扣,与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失,归档就不可能完整,也将给今后的利用带来困惑。(3)档案的编目:以案卷级进行整理时,卷内文件整理结束后,要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称,它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页(张)号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码;案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号;件号是卷内文件的顺序号;页(张)号是卷内每页文件的顺序号。
3 结语
各个事业单位的情况不同,为了保证事业单位档案整理工作科学、有序,在开展档案整理之前,档案工作人员应了解本单位各项工作的特点,把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战,作为现代档案管理工作者,就要在档案领域进行有创新的探索,与时代要求相呼应,在经济和社会发展建设中,贡献出自己的一份力量。
1.1行政事业单位对档案管理工作不够重视
国家对档案管理工作有明文规定,制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻,但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视,在工作中对档案管理工作认识不够,而且贯彻力度不到位,这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用,这样长期不重视档案管理工作,容易导致档案管理工作的混乱,影响企业的发展。
1.2档案管理工作中的基础业务薄弱
目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱,虽然一些单位已经建立了档案的管理制度,但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度,许多档案在整理过程中不够规范,没有按照要求进行档案归整,这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作,许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理,进而引发一些工作上的问题。
1.3档案管理的设施比较落后
行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈,进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全,设施趋于落后状态,比如说,一些档案管理室空气比较污浊,库房简陋,有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品;办公条件简陋,未能实现三室(办公室、接待室、档案室)分开办公等,这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。
1.4档案管理工作人员整体素质有待提高
行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高,一些管理人员经常会进行变动,导致档案管理部门即使对员工进行培训,但出现工作调整时,都会影响到整个档案管理工作的正常运行。
2行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究
2.1建立比较健全的档案管理制度
为了保证档案管理工作更加明确,具有创新性,应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度,根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立,同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明,能够在实际的档案管理工作中发挥作用;要保证制度在约束的地位上是平等的,这样能够有效约束领导与职员的工作行为,使单位上下严格按照制度进行工作,保证制度的执行力度;建立严格的奖惩制度,这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理,保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用,保证奖惩分明。
2.2加强管理,使档案管理的水平有所提高
为了保证档案管理工作有序开展,应该要对单位进行一定力度的宣传,使员工进行相关工作的学习,进而能够更加重视档案管理工作,并且能够提高档案管理的水平。所以,行政事业单位要建立一支完善的领导队伍,定期检查和指导档案管理工作,并且要根据单位发展情况,制定合适的考核机制进行档案管理工作考核,在档案管理工作中实行动态的管理,使员工能够加深对档案管理工作的重视程度,进而能够提高档案管理工作质量,确保档案管理工作更加科学化、规范化。
2.3引进信息化技术进行档案管理,有效提高工作质量
随着信息化技术的蓬勃发展,计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力,因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量,同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理,能够使档案资源得到合理的开发与利用,延长档案的使用寿命,同时能够提高档案管理工作的效率,使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理,首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确,这样能够保证档案管理的时效性;然后给单位各个部门配置先进的设备,这样在进行档案资料输入时,能够更加便捷,并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化,进而保存纸质和电子档案两种档案资料;在档案管理工作中进行创新,可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务,这样能够保证资料信息共享,进而能够提高档案的使用效率和工作质量。
2.4做好行政事业单位的档案保密工作
行政事业单位的档案资料十分重要,因此要对资料进行保密工作,首先在进行库房选址和建造问题上,要根据国家规定进行建筑物设计和施工,要将库房与阅览室、办公室分开,为了防止资料被盗窃,要保证库房的门窗是牢固的;同时加强库房的管理,安排专业人士进行库房看管和巡视,无关人员禁止入内;在管理库房档案资料的人员选择上,要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才,确保档案在保存过程中的完整性。
3结语
档案管理是保证事业单位各项管理工作正常有效进行的重要工作内容。因此通过提高档案管理人员各方面综合素质和对管理方式进行科学化改进,可以提高档案管理工作水平,保证档案质量和使用效率。
【关键词】
事业单位;档案管理;人员素质
为贯彻执行同志对档案管理工作提出的“加强档案管理水平”的重要指示,事业单位需要重点执行对档案管理办法的改进和提高。为适应目前经济化、信息化的国际形势,在进行档案管理过程中,应运用科学化、现代化的手段,对分析档案管理工作的不足,通过执行方案优化和技术提高使档案管理过程更加准确、高效,实现科学化、现代化的档案管理方法,保证各项工作的准确实施。
1提高对档案管理重要性的认知
档案是了解人们过去的主要参考资料,记录了过去人类活动的真实情况,反映了人类活动、客观社会规律。因此,档案管理是保证党和国家事业正常进行、发展的重要部分,具有强大的历史使命感和国家责任感,是行政事业单位开展工作的重要执行内容。另外对行政事业单位档案管理工作的现代化建设也极为重要,它直接关系着事业单位现代化水平高低,如果不注重档案管理的现代化建设,档案信息服务工作必然会受到严重影响。所以,在认识到档案管理重要性的同时,还应对档案管理现代化建设的重要性有足够认识,通过落实科学发展观,持续创新,不断提高档案管理工作水平。同时在档案管理工作中,对档案管理人员的教育也应同步进行,强调准确执行档案法、增强法制教育观念、加强档案管理和服务意识,贯彻执行国家档案管理制度和现代化建设的思路。
2提高单位档案管理水平
档案管理工作的最终目的是对档案的利用,它具有非常高的权威性,因此最重要的是保证档案的真实性,这是建立档案最重要的原则,同时也是档案管理人员的神圣职责。在对档案的管理工作中,有关职能部门应遵照管理标准,遵守管理章程,坚定执行准则,增强对档案管理工作的责任意识,确保按正规程序进行,保证档案文件质量。
现代化的档案管理还需要有效做好依法治档工作。目前我国社会基层群众对档案和档案法制观念的认识还很欠缺,因此,档案管理工作要贯彻执行“立足档案,面向社会”的方针,利用广泛的资源对《档案法》不断加大力度宣传,通过举办宣传活动、单位内部网络的工具、举办展览会、研讨会、座谈会等形式,增强社会档案意识和档案法治观念,使单位内部人员和人民群众更广泛的了解档案,并自觉遵守法制管理,还可通过对反面案例的分析,立案说法以期更直接的警世效用,为档案管理工作依法治理提供保障。
另外,为了加大对依法治理档案的工作支持和投入力度,档案管理部门还应积极寻求上级有关领导的支持,通过对档案管理实际情况的分析,制定新的现代化档案管理办法与工作准则,对工作过程加强监督,进行有效统筹管理,以适应现代事业单位档案管理要求,落实档案管理工作依法治档政策,根本上提高档案管理水平。
3加强档案管理人员自身建设
现代档案管理依法治档的工作是通过档案管理人员的执行来落实的,因此要保证依法治档工作更有效的被执行,就需要保证工作人员严格执行档案法的相关管理规定,通过对档案管理人员进行相关法律法规的教育培训,可有效提高在依法治档工作中执行的效率和执行标准。
除了对档案管理人员进行法律法规的相关教育之外,还应培养档案工作人员拥有高度责任感和荣誉感的敬业精神。通过对职业素质的教育,培养工作人员对待工作能有正确的行为准则和不辞辛苦的工作态度,全心服务于单位的档案管理工作,并以热情的态度做好对来访人员的接待工作。
4加强档案室的安全管理
档案管理工作最后一项重要的工作内容就是档案的安全保管。
首先,要保证档案在收集、整理、鉴别、保存、归类、利用等基本步骤进行时不出任何意外,就应当提高档案管理人员的安全防范意识,通过对安全监控设备的使用,严格的档案管理制度的建立,保障档案保管安全性。
其次,通过对电路系统和电器设备使用情况的定期检查,及时排除火灾隐患,保证消防设施设置齐全,将火灾发生的可能性杜绝,保证档案存放安全。
最后,对档案的保管采用科学手段和防护措施,通过利用高科技的先进设备、专业的安全防护和先进技术,保证档案存放环境的无霉、无蛀、无尘和空气洁净,使档案在保存过程中不受损坏。
5结束语
目前我国事业单位在档案管理方面存在着部分问题,为保证档案在各项工作中能发挥自身的重要利用效果,非常有必要对当前档案管理工作方法进行改进,通过提高档案管理人员对档案管理重要性的认知、用现代化和科技化手段改善管理方法、加强档案管理人员自身建设和档案安全管理四个方面的优化,使档案管理工作更好的适应各项工作的需要。
参考文献:
[1]张莉.行政事业单位档案管理方略[J].赤峰学院学报:自然科学版,2013(24):282283
[2]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发:中旬刊,2013(3):6970
【关键词】行政事业单位 档案管理 创新
档案管理是对单位原始档案实体和档案信息进行收集、分类、整理和统计的工作,主要为单位档案进行管理和服务。在社会不断进步下,单位需要管理的档案事物较多,管理工作日益复杂。为了使工作与时俱进,提高管理水平,档案管理需不断创新,满足时代及工作需要。
一、档案管理存在问题及分析
(一)硬件设施落后
很多领导将更多财力、人力和物力投入到其他建设,导致档案管理财力、人力和物力投入不足,硬件设施落后,无法实现规范、科学和统一管理,满足不了现代化管理需要。部分办公环境差,没有专门设立档案室,集接待室、办公室和档案室于一体,影响档案管理独立性。
(二)管理方法及制度有待完善
部分单位针对档案管理建立了有关制度,但制度不完善,在安全保管上未建立具体的制度规定,组卷混乱或组卷不统一规范现象严重;很多单位缺乏档案鉴定,未按一定法定程度对档案擅自进行销毁;许多单位虽然引进计算机技术,但未建立健全信息系统,信息化利用度较低。
(三)对管理创新缺乏认识
很多单位领导在档案工作上存在误区,认为此工作无法为单位创造经济效益,忽视管理工作,未将档案管理纳入日常议事日程,未将其纳入任期考核和年度考核的考核范围,致使管理措施执行不力,缺乏监督。
(四)人员素质不高
档案管理专业性较强,对管理人员素质、专业能力有较高要求。现阶段,很多管理人员多为兼职,忙于其他事物,在档案管理上相对薄弱。很多人员并非专业管理人员,与档案管理专业不对口,上岗前未接受有关培训,缺乏工作经验,缺乏先进技术及理论知识,在工作中专业性不高,把握不准确,导致工作局面混乱不堪。
二、档案管理创新建议
(一)提高对档案管理的认识及重视
单位领导的意识和决策直接影响着档案工作,为确保有效管理,单位领导自身应加强学习,从思想上认识到档案工作的重要性及管理创新必要性,提高认识及重视程度,从财力、人力和物力各方面加大投入,配备先进管理设备,引进先进技术,配备专业人员,提高管理高效性。单位宣传部应加大对档案工作的宣传力度,创新宣传措施,使单位全员都能了解档案工作内容,主动积极配合,如单位议会宣传、网络宣传等。
(二)建立完善管理制度
建立完善管理制度是档案信息有序管理的重要前提与保障。根据管理工作的现状及实际需要,对现行管理制度进行补充、完善,建立合理、科学的体系。管理制度最终应用于实践,应满足可操作性强、简明实用等要求,确保在日常工作中有效规范及约束。该管理制度除了对管理人员有直接约束作用,还应对单位领导有约束性,确保管理工作独立性,防止在管理时由于个别领导意志引发不符合规定事件。科学建立奖罚机制,坚持奖罚分明,合理制定奖励与惩罚措施,针对严格按规章制度工作的人员,给予口头表扬或物质奖励,激励其更好工作;对于恶意篡改信息、非法操作者,给予严厉处罚,保证管理工作有序、健康、稳定进行。
(三)实现信息化管理
以往传统管理方法已无法满足工作需要,应借助科学技术手段,实现信息化档案管理,促进管理及时性、实效性、高效性和准确性,真正实现信息化、数字化管理。采用新技术对文件传输、检索、接收、加工控制和存储等流程进行改变,应用多媒体技术、数字化技术和网络技术,实现数字化信息管理、共享和共用,解决档案信息受时间限制、地域限制等问题。利用网络技术,对档案信息进行电子储存,提高档案完整性及安全性。对于保密范围之外的档案信息,应利用网络开展资源共享,确保档案信息在单位各部门之间得到有效的利用,提高档案信息利用率,并有效提高工作效率,避免财力资源、人力资源及物力资源浪费[3]。通过信息共享,可大大促进的单位发展,促进各部门之间交流与沟通,使单位领导加强对档案信息的了解,更好作出决策,可将互联网技术与目录方式联合,实现信息化共享及网络互动,拓宽档案信息服务范围。
针对中小型单位,对全部收藏的档案信息进行数字化信息化管理,工作难度大,付出成本较高,此时应突出重点,选择使用频率高、影响范围大、保管期限长、使用价值大的档案信息进行数字化信息化处理,以此分层次、有计划的实现信息化。
(四)提高人员素质
想要实现档案管理的有效性及创新性,必须建立优秀、专业的人才队伍。积极引进专业性强、信息技术水平高、综合素质高的优秀人才,淘汰缺乏责任心、消极懈怠的人员。对现有人员开展定期或不定期培训,通过自学、专家讲座、集中授课等方式,使其了解掌握最新管理理念和管理技术,加强考核,提高每位人员对知识水平提高的迫切愿望,激励其进步[4]。对传统培训机制进行创新,根据实际需要制定特色性、针对性培训计划,结合网络体系建立多样化培训,如实践培训、多媒体培训等,使人员充分掌握多媒体技术、网络技术及计算机技术,避免因人员缺乏先进技能与知识导致工作漏洞或局限。作为管理人员,应具有积极进取精神和较强责任心,主动、积极的培训学习,提高自身技能水平。
三、结束语
行政事业单位档案管理创新是一项系统、长久工作,除了积极引进新技术、新方法,加大财力、人力及物力投入,努力实现信息化数字化管理,更需要各个部门的紧密配合。在实际工作中,应结合自身单位特点,完善管理体系,实现统一规划和管理,达到共享性、独立性现代化档案管理目的。笔者查阅有关资料后,对档案管理存在问题及创新建议进行探讨,供学者参考。
参考文献:
[1]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发,2013.
1 信息化背景下行政事业单位档案管理的现状
1.1 单位档案管理信息化思维落后
当前社会,互联网信息化的认识程度不断提高,互联网信息化也逐步渗透到我们生活的每个角落。然而,在一些行政事业单位,这种新型的信息化思维意识落后,档案管理信息化也没有得到领导的充分重视,这样使得管理人员花费了大量的时间和经历,却没有高的工作效率。
1.2 档案管理信息化水平不高
我国的科学技术不断发展,行政事业单位也不断的引入先进的设备和技术,但管理人员并没有对这些先进的技术和设备做出充分的认识和利用,导致行政事业单位现代化管理水平较低。另一方面,还存在档案管理机构的设置混乱问题,单位中没有明确的档案管理目标和合理的管理手段,导致档案工作中出现盲目性和随意性。这些问题使行政事业单位在单位档案管理工作方面难以得到有效地提升。
1.3 档案管理人员的素质水平参差不齐
在一些行政事业单位,档案管理工作人员现有的管理能力和技能不能胜任档案管理的根本需求,而这一问题在一些乡镇行政事业单位更为明显。乡镇事业单位的档案管理人员不论是专业水平还是文化程度都相对较低,但是这些人却往往身兼数职,自然不能全身心的投入到单位档案的管理工作中去,档案管理水平和利用率自然都不会高。除此之外,行政事业单位只是口头上要求档案管理人员加强自身的综合素质,并没有积极地开展专业知识培训。
2 信息化背景下行政事业单位档案管理的措施
2.1 领导的思维意识应与时俱进
对行政事业单位档案管理信息化建设有着直接影响作用的是领导的互联网信息化思维意识和对档案管理信息化的重视程度。各级行政事业单位的领导必须切实转变思维,从根本上认识到互联网信息化的巨大作用,主动的投入相关的人力、财力和物力,才能推动行政事业单位档案管理信息化的进程。
2.2 建立健全单位的档案管理制度
当前,大部分的行政事业单位并没有一套完善的档案管理制度。一套科学、完整而且有条理的档案管理制度是提升行政事业单位档案管理工作的重要保证。在这项档案管理制度中,行政事业单位首先要制定符合自身实际情况的科学的制度,在档案的收集、整理、分类、运转、编目、立卷和保管等方面都要有相关明确的规定。档案管理制度具体条例的制定需要在不断地实践中进行摸索,一步一步的进行完善,在此之后,利用有限的手段,切实保障各项条例的有效落实。另外,对案卷的装订工作要制定严格的立卷归档标准,保证案卷管理的质量。
2.3 提高档案管理人员的综合素质
人才是档案信息化发展的关键所在,行政事业单位要树立档案信息化人才观,把提高单位档案管理人员的专业素养和综合能力放在首要位置。提高档案管理人员的综合素质,要从以下几方面入手:一是培养档案管理人员的责任意识,责任与担当能促使单位档案形成流畅的收进、移交、利用和保管等一系列的程序。二是注重实行量化考核,将档案管理工作纳入到岗位目标管理的考核,更有助于提高人员对档案管理综合素质的培养。三是强化专业知识培训,各级行政事业单位要定期的组织档案管理人员积极的参加培训和在线学习,也要促进本单位与其它事业单位在档案管理经验和知识方面的交流,进而提高档案管理工作向标准化和信息化发展。
关键词:行政事业单位;档案管理;创新思路
中图分类号:D630.3 文献标识码:A 文章编号:1006-8937(2013)08-0069-02
1 行政事业单位档案管理的重要性
行政事业单位是国家机构的重要组成部分,行政事业单位的持续健康发展,对维持国家正常运转有着举足轻重的作用。行政事业单位对档案进行科学有序的管理是保证行政事业单位持续健康发展的重要保证之一。行政事业单位档案是记载行政事业单位各项业务的重要信息资料,也是记载行政事业单位内部人员的文档信息资料,可以说行政事业单位档案就是行政事业单位所有信息的汇聚地。行政事业单位人员要搞好本职工作,发挥行政事业单位的职能作用,对行政事业单位的发展历程的了解是必不可少的,行政事业单位档案就能够很好的帮助你。另外,在工作中,如遇到一些突发问题和难以处理的事件,可以借鉴行政事业单位档案的资料,吸取前人处理问题的经验和方法,去更好地解决这些问题。所以说,行政事业单位的档案管理十分重要。
2 行政事业单位档案管理中存在的问题
①行政事业单位档案管理制度不够完善。随着我国社会经济的不断发展,我国行政事业单位的作用也是不断提高的。我国行政事业单位在不断发展完善之时,却忽视了对行政事业单位档案信息管理制度的建设和完善,从而使得我国行政事业单位档案管理在制度方面存在着诸多问题。行政事业单位档案管理人员的配备和管理就十分重要,这也是行政事业单位档案管理存在的问题之一。目前,行政事业单位一些档案管理人员素质不高,对于金钱和名利的抵制力不够,如果没有完善的行政事业单位档案管理制度的约束,为了个人利益,或是为了迎合领导,这些人员就会对行政事业单位的档案信息进行篡改或者进行违规操作,从而使得行政事业单位蒙受重大损失。
②行政事业单位领导对档案管理重要性的认识不足。行政事业单位一些领导对档案信息的重要性认识不到位,他们认为行政事业单位的档案信息只是记录着行政事业单位的发展历程,对于行政事业单位工作的开展和未来的发展是可有可无的,从而忽视了对行政事业单位档案的严格管理。这些领导将行政事业单位的人力物力财力大多投入到其他方面的建设,而对行政事业单位档案管理只是要求进行基本的日常维护,从而使得行政事业单位档案工作处于应付地位,行政事业单位管理的软硬件设施也不能得到改善,导致行政事业单位档案信息损坏,不完整,甚至丢失。
③行政事业单位档案管理人员的业务素质参差不齐。随着社会的不断发展,行政事业单位档案信息管理已经不再是一项政策性工作了,而是一项具有很强专业性技术的工作了。因此,行政事业单位档案信息管理人员的素质对于档案信息的管理有着举足轻重的作用。然而,目前由于档案信息管理的制度不完善,和领导对档案信息的不重视,使得行政事业单位档案信息管理人员的地位不高,档案部门甚至成为单位可有可无的部门,档案管理人员的配置就没有考虑专业性。现有的行政事业单位档案管理人员的素质低下,很难跟上现代社会对档案管理的需求,行政事业单位档案管理人员的频繁调动,使一些刚刚适应工作的人员又调整了岗位,甚至把一些无关要紧的人员调整到档案管理岗位,也是档案管理人员的业务素质不高的一个因素。档案管理人员业务素质低的因素使得行政事业单位档案管理混乱,管理质量低下。
④行政事业单位档案管理的软硬件跟不上社会发展的需要。随着社会科学技术的不断发展,我国档案信息技术的也在不断完善,为了满足现代行政事业单位档案管理的需求,大量的先进科学技术被应用到档案管理中。然而,由于我国行政事业单位档案管理制度不够完善,以及行政事业单位一些领导的重视度不够高,认为行政事业单位档案管理无足轻重,从而使得我国一些行政事业单位档案管理的软硬件设施,没有得以及时更新升级,使得现有的档案管理条件不能满足一些现代化的光盘和电子档案处理的需求。因此,大量的现代化的档案信息资料在无形中受到损害,且难以修复,从而造成行政事业单位档案资料的损失,这对行政事业单位的管理和发展是极为不利的。
⑤行政事业单位档案管理的方法单一,缺乏创新。随着社会的不断发展,行政事业单位所要处理的事物越来越繁琐,所要处理的档案信息也越来越多,要想对行政事业单位大量的档案信息进行有效的管理,是离不开科学的创新性管理方法的。然而,目前行政事业单位对档案的管理停留在过去的简单管理水平上,对于庞大的档案信息管理越来越力不从心了,在管理过程中,这些简单不能与时俱进的方法,加上缺乏统一的管理机制,就无法对所要的档案信息进行及时的整理、装订和归档。由此,会造成大量的档案信息丢失和缺损。
3 行政事业单位档案管理的创新思路和对策
①建立一套完善的行政事业单位档案管理制度。正所谓,无规矩不成方圆。建立健全行政事业档案管理制度是保档案信息有序的重要保证之一。完善行政事业单位档案信息管理制度,首先,需要根据行政事业单位档案管理的特点和实际情况,建立科学、合理的档案管理制度;其次,行政事业单位档案管理制度是要用于档案管理实践的,因此,所建立的档案管理制度应该要简明实用,具有可操作性,这样在行政事业单位档案日常的管理中才能有效地对档案管理进行约束和规范;第三,行政事业单位档案信息管理制度,不仅要对档案管理人员有着约束力,同时对行政事业单位领导同样有着约束作用,这样才能保证行政事业单位档案管理的独立性,保证档案管理工作过程中,不会因个别领导的意志而出现不合规定的现象;最后,完善的行政事业单位档案信息管理制度,应该做到奖罚分明,对那些严格管理档案信息的人员及时给予相应的奖励,从而激励他们能够更好地工作,与此同时,对那些为了自身利益,而恶意篡改档案信息,对档案信息进行非法操作的人员给予相应的处罚,这样奖罚分明的行政事业单位档案管理制度,才能保证档案管理健康有序地发展。
②加强行政事业单位领导对档案管理重要性的认识。领导的决策和意识对于行政事业单位档案管理的有着重要的影响。因此,为了档案信息能够有效的管理,行政事业单位领导应该加强对档案信息管理重要性的学习和认识,这样领导才会加强对档案信息管理,重视单位档案管理工作,加大对档案管理的人力物力财力方面的投入力度。只有在领导的支持和认可下,行政事业单位才能建立起严格的档案管理制度,配备具有专业素质的管理人员,配备先进的档案管理设备,引进先进的档案管理技术,从而更加有效的对行政事业单位档案进行高效的管理。
③提升行政事业单位档案管理人员的专业素质。行政事业单位档案管理的关键是档案管理人员,要想对行政事业单位档案进行有效管理,需要建立一支优秀的档案管理人员队伍。一方面我们需要引进一批优秀的档案管理人才,并对那些不称职的档案管理人员进行及时淘汰;另一方面我们还需要加强对现有的有潜力的档案管理人员的培训,让他们通过培训了解和学习最新的档案管理技术知识,提升专业素质。此外,作为行政事业档案管理人员,为了能够更好地胜任档案管理工作,应该积极主动的加强自身专业技能的学习,以便能够在行政事业单位档案管理工作中做出更大的贡献。
④加强行政事业单位档案管理的科学和信息化管理建设。随着现代信息技术的不断发展,大量的信息技术被运用到行政事业单位档案管理中,为了单位档案管理工作能够持续健康发展,我们需要根据行政事业单位的实际情况,引进适合自身需要的现代档案管理软硬件设施。同时,加强档案信息管理人员的对这些先进设备的操作和使用,以便让档案信息管理人员,能够面对未来庞大的行政事业档案信息时不再疲于应付,而是能够运用先进的档案管理知识和档案管理设备来轻松应对档案信息管理,从而让我们的档案信息管理工作更加合理有序高效。
⑤对行政事业单位档案进行科学化、创新性管理。随着行政事业单位的不断发展,我们的行政事业单位需要处理的事物和面临的问题也越来越多,有着更加庞大的档案信息需要管理。以前单一的档案信息管理模式已经不能满足要求了,要想使得档案信息最大限度地发挥作用,我们需要采用科学的技术手段,以达到高效的管理。首先,我们应该确保行政事业单位档案信息管理的实效性、准确性、及时性,以便档案信息能够更好地服务于行政事业单位的工作;其次,我们需要利用现代网络技术,将现有的档案信息数字化、信息化,实现档案信息纸质化和数据格式并存,这样可以更好地确保档案信息的安全和完整;最后,我们可以充分利用网络,将我们不属于保密范围的档案信息,通过网络进行共享,实现资源共享,从而更加有效地实现资源的充分利用。这样不仅能够更加有效地管理档案信息,而且还能更大程度地提升档案信息的使用效率。
4 结 语
随着社会的不断发展与进步,行政事业单位档案管理工作存在一些问题,影响着档案信息的正常有序管理,要发挥档案管理在行政事业单位管理中的作用,需要完善行政事业单位档案管理制度,提升领导对档案管理工作的重视程度,提高档案管理人员的素质,完善档案管理的设备建设,改进档案管理的方法。
参考文献:
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关键词:行政事业单位;档案管理;数字化
档案是一种价值含量高信息内容极其丰富的资源,它形成于个人、组织和机关的工作和生活中,以音像、文字、图表等各种载体和形式保存。然而,对于档案的管理工作还存在着一些问题,例如档案的积聚量大、文字冗长、保管人员专业知识不到位等。随着现代信息的不断发展,行政事业单位应该根据自己的管理需求,对档案的管理逐步进行数字化。
一、行政事业单位档案数字化管理的必要性
行政事业单位的档案主要由文书档案、基建档案和人事档案三部分组成,这些档案是行政事业单位管理的重要依据。长久以来,传统的行政事业单位档案管理的方式一直有工作效率低,信息查找不方便的缺点,但是随着计算机技术的发展,档案管理数字化的优势就十分明显。主要表现在:1.提高了办公效率。传统的档案管理方式主要是有档案管理人员亲自进行整理,需要花费很多时间,行政事业单位在这一方面也投入了大量的人力资源,但并没有取得一个满意的成果。然而,实行行政事业单位档案的数字化管理能很好的改善这一点,提高办事的效率。2.提高了经济效益。当代社会的生活和工作都是快节奏的方式,实践就是效益。随着时间的推移,行政事业单位的信息也会不断地增多,而档案管理人员却并没有增加,这样会导致机构经济效益低。档案的数字化管理方式可以不再使用纸张记载信息,这不但节省了记载和保管的费用和空间,还方便了信息的查阅。3.提高了档案的利用率。传统的档案管理方式需要仔细的翻阅才能找到想要的信息,往返档案室也十分的不方便。档案的数字化管理方式可以使查找者通过网络十分准确方便的查询到想要的信息,这便大大的提高了档案的利用率。
二、行政事业单位档案数字化管理已具备的条件
在新时期的背景下,我国行政事业单位的档案管理正逐步地趋于数字化,显然我国已经具备了在这一方面发展的主要条件。我国的互联网发展十分迅速,约十年的时间就已经广泛应用于很多单位。当代社会计算机的快速发展和网络的快速普及是实施行政事业单位档案管理趋于数字化的主要条件之一。近年来,软件开发技术也不断发展,甚至随着科技的发展呈现出爆炸式的增长。这些开发的软件涵盖了各个领域,各个方面并且有着各种用途,就单单在档案管理方面的软件就已经开发了上千种。另外,档案的管理工作需要专业人员进行操作,当代的教育教学水平的大大改善使得行政事业单位的档案管理数字化具备了相应的条件。
三、行政事业单位档案数字化管理的化措施
1.树立档案数字化管理的意识
随着其他行业数字化技术的普遍应用,行政事业单位也纷纷使用数字化的档案管理模式,档案管理人员更应该改变陈旧的管理观念,学习数字化管理的知识,树立起行政事业单位档案数字化管理的意识,提高自身的专业技术能力。档案管理人员在工作的过程中,可以采取新的档案管理手段,以自身的专业技能和认真负责的态度来做好行政事业单位档案数字化管理的工作。
2.制定科学完善的档案管理体制
任何的企业或者是事业单位都应该有符合自身实际的管理体系,行政事业单位的档案管理人员可以根据档案数字化管理的自身特点,从实际角度出发,全面考虑行政事业单位多方面的问题,制定出符合本单位的档案管理机制。档案的管理机制可以包括档案的保密机制、档案的工作机制、档案的使用机制和档案的安全机制等。相关机制的建立可以使行政事业单位的管理更加规范,从而保障数字化管理的顺利进行。一些具体的要求需要在不断发现问题的过程中完善,其中档案的保密机制是出于对档案信息的安全性考虑,这就要具体规定保密工作如何执行。
3.提高档案信息的安全程度
档案的信息和重要的数据对单位和个人来说都非常重要,行政事业单位实施数字化管理模式是新时期背景下的机遇也是挑战。在网络环境中,档案的管理人员要多角度全方面的对电脑软件进行更新杀毒并且一定要做到重要数据及档案备份,后续防火墙的设置访问工作也要跟进,尽量不要出现意外情况。数字化管理的模式下,要对黑客的攻击做好有效的预防措施,降低档案信息泄露发生的几率。
四、结语
在新时期网络时代的背景下,行政事业单位应该顺应潮流,打开新时代网络技术发展的大门,不断向着档案数字化建设的方向迈进。行政事业单位实行档案的数字化管理,提高了经济效益、办公效益以及档案的利用率,发挥着巨大的价值。
参考文献:
【关键词】事业单位;档案管理工作;改革;电子政务发展;探讨
在信息时代背景下,事业单位管理水平逐渐提高,已步入到崭新的发展阶段。由于受到一系列主、客观因素的影响,比如,固有模式的束缚,事业档案管理工作各方面的问题日益突显。面对这种情况,发展电子政务,提高事业单位档案管理水平已成为新时期社会发展的主流,也是一种必然趋势。以此,提高事业单位档案管理工作效率与质量。
一、事业单位档案管理工作现状
在新时代下,事业单位档案管理工作现状并不乐观,存在一系列问题,严重阻碍事业单位的发展。首先事业单位没有意识到档案管理工作的重要性。事业单位是我国信息管理的重要机构,但在日常工作中,领导者忽视了档案信息管理的重要性,没有明确岗位职责,并落到实处。其次,缺乏现代化的档案管理设备。档案管理是一项系统而复杂的工程,需要充分利用先进的办公设备,降低档案信息数据的错误率,提高工作效率。但在实际工作中,事业单位为了减少办公设备方面的成本支出,没有定期更换硬件设备,办公设备落后,已经无法满足新时期档案管理的客观要求,无法充分发挥档案信息自身的作用。同时,在日常工作中,不注重对信息资源的开发,也没有优化利用已有的档案信息资源。最后,事业单位不具备高素质的档案管理人才。已有的档案管理人员不具备基本的职业素质,不具备基本的理论知识,专业化的技能,档案管理不规范,经常出现各种问题。事业单位也没有定期对档案管理人员进行系统化的培训,档案管理水平极其低下。此外,档案信息保管存在安全隐患,安全性较低,无法充分展现档案信息的利用价值。
二、事业单位档案管理工作改革策略
1.优化事业单位档案管理体制。在新时代下,事业单位档案管理已成为电子政务建设的重中之重,需要统一领导与协调,使相关的政务信息价值取向、流动更加明确。为此,需要不断优化已有的档案管理体制,完善已有的业务流程,和电子政务建设相融合,不断促进事业单位办公的自动化、信息化。
2.不断拓展事业单位档案管理职能。在日常工作中,事业单位要对档案管理信息进行数字化设计,检查归档的电子文件,需要不断延伸监督指导工作,在监督管理电子档案文件的同时,还要提前对电子档案文件进行一系列的操作,比如,鉴别、筛选,为事业单位档案管理职能的拓展埋下伏笔。在此基础上,需要和对应的政务中心取得联系,全面了解文件中心的客观需求,及时提供相关文件,使档案文件在文件中心的地位日益突显。此外,需要不断拓展服务范围,充分利用电子政务优势,对事业单位、事业单位之间进行全方位的监督管理,提供优质的服务,向社会大众提供各方面的政务信息,满足社会不同领域在政务信息方面的客观需求。
3.逐渐实现档案信息资源的数字化。从某种意义上说,档案信息资源数字化的实现是事业单位档案信息化建设的首要前提,能够对档案原件起到一定的保护作用。在实现档案信息资源数字化的道路上,要充分利用各种先进的信息手段,把相关的物质载体转化为数字化信息,还构建全新的档案目录数据库、全文数据库,管理各种档案信息资源,提高它们的利用率。此外,以电子政务管理方法、流程为纽带,不断优化事业单位档案管理形式,需要统一规范事业单位档案数据管理库中不同类型文件格式等,并对不同类型的文件、档案内容等方面做出统一的规定。要以事业单位自身的运营情况为纽带,以信息化管理标准为基点,制定可行的档案管理标准体系,并在实践中不断优化完善,使档案信息更加规范、标准。
4.构建有效平台,实现资源有效整合。事业单位档案信息化管理平台的构建是建立事业单位已有平台基础上的,档案管理平台、整体平台之间属于对立、统一的关系,需要严格按照档案管理流程、业务内容等进行,并遵循相关的原则,比如,动态原则、拓展原则,对事业单位档案管理改革工作进行客观、科学的战略规划。就档案资源有效整合来说,离不开事业单位管理软件的应用。在优化改革的道路上,要充分发挥事业单位这个发展平台具有的作用,实现档案资源的优化重组,比如,档案信息数据的归类。
5.重组档案管理组织架构。在新时代下,信息化对档案管理工作有着较大的冲击,必须走上改革的道路。改革档案管理本身的同时,也需要对其背后的组织架构体系进行全方位的改革。最直接的方法是:把网络信息技术人才纳入到对应的组织架构中,使事业单位档案管理信息化更具安全性。同时,还要培养专门的信息化、现代化档案管理人才,不仅要具备专业化的管理技能,还要能够熟练操作档案管理信息平台,不断注入新鲜的血液,引入新时期事业单位人力资源管理机制。并以绩效激励制度为纽带,提高档案管理者的能动性、创造性。以此,使档案管理人员更好地履行自身职责,提供优质的服务。
结语
总而言之,在新时代下,改革事业单位档案管理,发展电子政务是非常必要的。它有利于对档案信息资源还是进行专门的管理,进行必要的加工、提取,提高档案信息资源利用率,减少档案管理工作人员的工作量,能够不断提高档案管理人员的综合素质,提高档案管理的效率与质量。同时,它能够减少档案管理的运营成本,提高经济效益,便于档案信息资源的修改、查阅、传递等,使档案资料能够更好的发挥自身的作用。以此,使事业单位不断向前发展,走上长远的发展道路。
参考文献:
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摘要:行政事业单位在开展经济活动时,通过财务档案管理对经济活动进行真实的记录和反映。为了更好地做好行政事业单位财务档案管理,本文在分析行政事业单位财务档案管理意义的基础上,提出新常态下行政事业单位财务档案管理对策,希望能够促进行政事业单位各项工作有序开展。
关键词:行政事业单位;财务档案管理;
提高财务管理的核心思路与规范财务档案管理,无论是对财务管理者的工作本职,还是对单位发展来说,都具有相当重要的作用。由于单位发展的过程中资金流动量较大,通过财务档案中的会计资料与各项资金数据都可以反映出单位发展的程度。做好财务档案管理工作就必须加强制度落实,提高有关财务档案管理的监督力度,保证可以高效展开财务档案管理工作。
一、行政事I单位财务档案管理的重要意义
1.有利于提升依法治档水平。在实际的工作开展中,行政事业单位难免会遇到新问题、新情况,在行政事业单位工作组成中,财务档案管理工作是不可或缺的一项,同时也是各项活动和工作开展的基础条件。加强行政事业单位的财务档案管理,按照法律条例来调整并规范财务档案管理工作,贯彻执行《会计档案管理办法》《会计法》《档案法》等法律法规,再配上财务运转机制的完善,对于行政事业单位的财务档案管理有着积极作用。
2.提高财政工作效率。财务档案管理工作是否得当是单位对内部经济能力掌握情况的主要依据与凭证。当拥完善的财务档案管理队伍之后,有可以保持单位各项经济业务财务的完整性与相关数据的准确性,从而增强单位经济发展的科学性,提高财政工作效率。
3.有利于审计工作顺利开展。行政事业单位财务档案能够提供主管部门必要的依据来进行财务管理及审核。做好行政事业单位的财务档案管理工作,建立健全监督体系,在满足档案资料的准确性、真实性以及完整性要求的同时,也可以让审计人员在财务档案调阅之后,了解以往单位财务的真实信息,从而避免在审计工作之中出现断章取义的情况,这样也可以及时地发现乱用、挪用经费等行为,降低单位经济活动等风险。
4.提供科学决策依据。在行政事业单位的各种社会活动之中,财务档案详细地记录了收入和开支,它是对行政事业单位日常社会活动的客观反映。现阶段的行政事业单位正朝着管理水平提高的现代化管理模式前进,加强财务档案管理,诸如分类归档资料、如实记录资料等,为领导层科学决策提供第一手的资料,服务于今后的计划制定、预算编制以及问题研究等。
二、新常态下行政事业单位开展财务档案管理的措施
1.强化认识,提高重视。作为行政事业单位的领导,应明白开展财务档案管理工作对于其他经济活动有序地进行有着怎样的重要性和必要性,明确财务档案管理工作就是行政事业单位指导与决策的依据。同时,注重培养财务人员财务档案管理意识,创设良好的管理环境,确保财务档案管理工作能够持续、顺利地开展下去。另外,作为管理人员,还应该明白档案管理意识的严格性与严谨性要求,发挥自身监督约束作用。
2.加快信息建设,提高效率。当前科学技术不断发展不断发展,信息不断数字化,单位的财务档案管理工作也应当与现代科学技术相结合,通过完善数字化档案系统、构建财务档案管理的数据库系统等方式,提高财务档案的使用效率,保证数据库的建设与使用,增强财务档案信息的实用性。在档案管理的基础设施建设之中,应该考虑到单位进行经济活动中,财务工作人员要做好档案管理和财务管理两方面的相互协调,这样才能够在信息化建设过程中真实地记录并反映出财务档案的管理信息,以便提升行政事业单位的财务档案管理效率。
3.加强培训,提高素养。信息化管理使得行政事业单位财务档案管理工作朝着电子档案的管理模式发展。为了适应这一要求,行政事业单位应考虑实际情况,有针对性地培训档案管理工作者,提高管理人员的从业素质,培养一只具备综合素质与素养的管理队伍。一是加强职工的财务档案培训,让从事财务档案管理相关人员拥有学习交流和培训的机会。通过业务交流会议、专家讲座、专业课程学习等多种方式来完成培训,以此提高财务档案管理人员的专业水平。二是注重日常管理的操作,结合行政事业单位的实际要求来开展财务相关工作的操作,使从业人员熟悉并熟练的使用信息化管理系统,进行专业的财务档案管理。
三、结语
总之,行政事业单位应该认识到财务档案管理对于行政事业单位发展的重要性,研究探索改进财务档案管理的工作方法,才能不断适应新常态下行政事业单位财务档案管理的要求,为行政事业单位的可持续发展奠定良好基础。
参考文献:
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随着网络技术的越来越智能化发展,事业单位档案管理工作需要这种科技信息化建设做辅助,从而紧跟时展的步伐,实现事业单位档案信息管理的更便捷、更高效目标和要求。
【关键词】
事业单位;档案管理;信息化建设
近年来,市场竞争日愈激烈,网络信息化发展日趋讯速,事业单位中信息化管理已经成为计算机科技发挥的重要体现。因此,为适应现代化发展的需求,需要充分开发事业单位当前信息资源,提高档案信息资源的共享性,实现事业单位办公、运作的高效率。事业单位档案管理信息化建设,已经成为时代建设和发展的重要内容,本文针对现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题,展开了详细讨论,并提出了具体解决问题的对策。
一、行政事业单位在档案管理上的现状
首先,行政事业单位在档案管理上的管理制度不完善。很多事业单位对档案管理上投入精力不够,缺乏足够的重视。虽然档案管理在企业管理制度中有所显现,但在实际执行的时候缺乏深度和广度,监管部门的职责处于松懈状态,对相关事项并没有履行到位,档案管理制度只是以一种形式存在,并没有起到实际性的作用和意义。由于档案管理工作较复杂和粗糙,一些领导和工作人员认为档案管理工作政效不明显,因此就视其为不重要的管理内容。长期下去,档案管理工作就沦落到被忽略的状态。其次就是资金投入不够,由于行政单位的领导对档案管理不够重视,也就影响到了员工对档案管理的重视程度,使得档案管理投入资金较少,不能满足档案管理的需求;档案管理部门的工作环境简陋,设备破损不修不换,而且没有利用现代化的管理设备,在这种工作环境的影响下,工作人员的状态不佳,积极性不强,极大地降低了档案管理的规范化程度。再者,管理人员的素质参差不齐,而所有的档案管理工作对工作人员的专业业水平要求较高,如果在这方面的财力或人力有所欠佳,就很难做到完善。现在行政单位都在实行改革和压缩人员编制,推广人才的聘用制,这就使各个部门的人员流动性较大,而一些没有档案管理经验的人员参加档案管理,很容易造成档案管理出现失误情况,也不利于专业人员的素质提升。第四,管理信息化程度低。现阶段,很多档案管理工作虽已经进入了科学化的管理阶段,但这种科学化的档案管理没有得到落实,没有制定明确的制度和建立相应的网络化管理系统,导致当前管理制度和设施混乱,缺乏专业性和规范性,更趋于一种形式。
二、深化事业单位档案信息化管理的策略研究针对上述行政事业单位管理中存在的问题,下面提出了具体改进策略:
(一)提高管理人员专业素质
管理人员的工作能力对于档案信息化的规范管理具有非常重要的作用。因此,需要对管理人员的专业素质与能力进一步加强和重视。计算机技术水平是档案信息化管理的中心内容,提高管理人员的计算机水平与能力是深化事业单位档案信息化管理的重要条件。只有管理人员具备较高的专业技能和较强的计算机水平能力,才能顺应档案管理工作的需求。同时需加强对工作人员的思想教育,让管理人员从思想意识上对自己的工作重视起来,清楚自身责任的重要性,明白工作中需要注意的事项,以及自身价值建设的意义,定期对档案管理人员进行各项专业能力的评估和考核,并实行“奖优罚劣”政策,建立严格考核制度,从而使每位工作人员能够自觉遵守,更有利于提高和培养他们的素质和能力,对事业单位档案管理信息化建设具有非常重要的促进作用。
(二)加快档案管理的硬件建设档案管理硬件的建设
事业单位要对保存档案的硬件设施进行完善,做好对设备的清洁和保养,以及定期查看设备的运行状态,避免由于设备的性能不稳定或是受到外界破坏而导致保存的档案资料丢失,造成一系列不必要的麻烦。因此,行政事业单位需加大度档案管理的硬件设施资金投资力度,完善档案管理部门所必备的硬
件设施建设,推进档案工作的管理,将电子存储和计算机应用
的现代化优势充分利用和发挥,使信息的录入和存储等诸多复杂的工作有序、便捷、高效运行,推进事业单位的卓越发展。(三)完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作档案信息化建设是提高事业单位档案信息化水平和程度,以及工作效率的基础条件。因此,我们必须对档案信息化建设重视起来,对于管理工作所需的硬件设备要进行不断完善和开发管理,以使档案信息化管理工作跟上时代不断前进和发展,开发以及选择适合本单位档案管理的应用软件,进一步促进档案信息管理工作的高效运行。
(四)制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划
事业单位的档案信息化系统要有可拓展性和灵活性,需要制定档案管理信息化的总体规划,才能进一步推进档案信息化协调、稳定持续发展。充分考虑事业单位实际的人才信息需要,努力构造一个符合经济发展要求的网络管理模式。
结语
现代社会信息化发展越来越快,为了避免我国行政事业单位档案管理工作出现误差和漏洞,以及减少或防止各种缺陷的发生,就需要将现代化的信息化运输利用起来,利用信息化的网络管理,将档案信息有序、高效存储和运作,以科学化的事业发展观来适应科技信息化社会的发展趋势。不断开拓创新,加强对档案管理工作的重视,加大资金的投入,加强对专业技术人才的培训和管理,实现行政事业单位档案管理信息化建设的高目标,进一步推动行政事业的发展。
参考文献:
[1]王玉杰.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].黑龙江科技信息,2015,31:143.
[2]赵春园.浅谈如何加强事业单位档案管理信息化建设工作[J].珠江水运,2010,14:47-48.
[3]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务,2014,03:174.
[4]高颖.信息化时代行政事业单位加强档案管理几点建议[J].办公室业务,2014,07:159-160.
[关键词]事业单位;人事档案;管理特征;动态性
引言
事业单位人事档案主要记述和反映事业单位职工个人的生活、学习经历,也记录着职工个人的思想品德和个人重要才能的表现,事业单位的人事档案记载的方式,是以每个人为单元,以个人的自然状况和主要经历为信息而形成文件材料,以备组织和需要了解的来查阅。事业单位的人事档案,她不仅接纳了工作人员工作前的学习记录,而且还记录了工作人员从参加工作以来的经历,不仅有完整的理论做基础,制定了相关的法规,还有其独立的范围、任务和程序。
1、事业单位人事档案管理的现状
事业单位人事档案管理工作由来已久,传统的事业单位人事档案管理工作,是由主管单位的档案管理部门负责,改革开放30多年来,现今事业单位人事档案管理工作,有几种不同的管理模式,比较大的事业单位人事档案还是有档案管理部门负责,有些较小的事业单位人事档案管理工作,有办公室工作人员负责,这些管理人员有的是专职的,但大部分是兼职的,但他们都需要完成如下的档案管理工作。
1.1事业单位人事档案具有现实性
事业单位人事部门在为了更全面的了解和考察一个人的时候,就需要经常查阅人事档案,这其中就包括了人员自传、鉴定、考核、考绩奖惩材料,只有这样才能全方位的了解其经历、德才、专长,以便能人尽其才。还有在人员调动、任免、出国、入党、入团、晋升、调资等很多方面,都需要将人事档案作为一个重要的依据。由此可见,人事档案在现实生活中具有现实效力的作用。
1.2事业单位人事档案具有真实性
事业单位人事档案对收集信息要求非常严格,要求从来源、形式和内容等方面都必须确保其真实性,特别是档案中记述的内容,必须仔细核对,保证客观实际,严禁有虚假、捏造的不实内容。只有保证了档案的真实性,才能如实的反映个人在工作和生活中的真实情况。而且档案都会伴随人的一生,对人的工作、学习都能产生很大的影响,这就要求归入人事档案的材料,都要实事求是,真实可靠。只有确保档案真实可靠,才能作为单位考察和了解员工的重要依据。因此要想更好的发挥人事档案现实效用的基础和前提就是人事档案的真实性。
1.3事业单位人事档案具有动态性
事业人事档案工作的模式是动态变化的,改革开放以来,由于事业单位的人事档案的内容都是在职的职工和干部,他们承担着社会活动工作,他们的档案记录,也会随着当事人工作的情况发生变化,有的可能不断的发生变化,就会增加新的材料。事业人事档案内容,随着职工任职开始建立,随着职工的成长记录,直到当事人去世,还应该要将悼词、生平事迹等材料归入档案,当事人一生的档案信息工作结束。显然,事业人事档案工作不仅内容是动态的,人事档案本身也随着人员的流动发生变化。事业人事档案事业的形成,主要是为了适应人事工作的需要,随着当事人的管理单位,个人档案要“人档统一”,这样不仅便于事业单位人事档案的管理,还能最大限度的发挥人事档案的作用,严禁发生漏档和废档的现象。
1.4事业单位人事档案具有机密性
无论是干部档案还是普通职工档案都属于机密文件,在管理中要严格执行国家档案的保密制度,要严格保密。人事档案详细记录了员工的工作、个人素质等方面的真实情况,其中不可避免的会涉及到相关的一些重大事件,属于国家的机密,这些都具有机密性,不得私自泄露出去,如若泄漏机密,可能会对员工培养利用、社会安定、党和国家等方面带来严重的负面影响。
2、事业单位人事档案的作用
事业单位人事档案记载着工作人员的学习和工作的经历,他就像一面镜子反应每一个工作人员的经历,因此,事业单位人事档案是组织考察和评价工作人员凭据,因此,事业单位的人事档案管理工作,对于个人和组织,都具有重要的意义,下面把事业单位人事档案管理工作的作用进行探讨。
2.1事业单位人事档案是人事管理工作的重要工具
人力资源工作的初衷就是更好的发挥员工的才能,做到知人善用,选取能力突出的人,然而知人才能善用,如何才能做到真正的全面的了解一个人,包括他的才能、品德、优点、缺点、过去和现在,不仅要认真考察这个人的现状,还要通过人事档案,了解他的过去,他的各个方面的信息,只能有机的结合两者,才能真正做到知人善用。
2.2事业单位人事档案与重要的信息资源
人事档案为事业单位的一些重大决策提供了必要的依据,在很多事业单位中,制定了很多的考核,比如:绩效考核、绩效评估、员工考核等等,这些都直接关系着员工的福利待遇和晋升的机会,决定着他们的岗位的调动问题。特别是绩效管理,需要大量的记录作为考核的依据,人事档案中对员工的业绩、素质、能力等都做了详细的记录,通过查阅人事档案,单位就能对员工做一个客观的综合评价,从而科学的做出相应的决策。
2.3事业单位人事档案与组织审查需要的历史凭证
人事档案由于其形成跨越的时间很长,更能客观的记录每个人的不同时期的具体情况,完整保留了每个人的过去和现在的所有情况。因此在落实人事政策,调整岗位、工资级别,确定或更改参加工作和入党、入团的时间,以及解决个人历史上的遗留问题上,人事档案可以作为重要的依据和凭证。特别是在提拔干部的时候,干部的年龄和身体状况也是必须考虑在内的条件,还有学历、工作经历、工作业绩等等,要想得到真实的信息,只能依靠人事档案。
2.4事业单位人事档案与专业人才的信息
事业单位可以通过组织部门,对每个员工的人事档案进行查阅,希望能从中发现员工的成长轨迹,在档案中可以发现职工的优点,这有利于更好的培养和使用人才,也可以提高对人才价值的需求。因此,事业单位人事档案记载的事件要求详细,具体到时间、地点、任务、事件等,真实可靠,是校正、核实和印记历史事实的可信依据。
2.5事业单位人事档案与优化人力资源
要提高人力资源使用效率,使人与物完美结合。人力资源会随着时间推移、环境变化出现人员的岗位变化、人员流失等,人事档案可以实现人力资源信息共享,科学预测人力资源的需求,促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动,使人力资源得到最佳的配置。综上所述,目前事业单位要顺应时代的发展,在档案工作中,认真分析,注重档案的服务性,只有这样才能提高档案的利用价值,从而解决很多社会中的诸多问题,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
3、结语
事业单位人事档案记载了工作人员学习和工作的经历和表现,组织在需要的时候可以通过这些当按材料考察你的历史和现实表现,同时,事业单位人事档案也记载了工作人员的专业信息,可以向需要人才的部门提供信息,利于人才发挥作用,为实现中国梦做最大的贡献。
参考文献:
[1]沈红霞.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务.2013(24):110
关键词:经济活动;行政事业单位;财务档案管理
一、当前行政事业单位财务管理的现状分析
1.财务管理中忽视对预算的管理,行政事业单位部分财务人员素质不高
我国大多行政事业单位出现的问题就是对编制的预估没有很高的重视,才使预估在实行中有很大的问题,导致在专项资金预估和财务做决策上让人难以前进。行政事业单位财务管理上对预估的限制力不高,使预算和决算间会有更大的距离,也使公平合理的分配原则在一定标准上受到破坏。更有些事业单位直接不按自己所需和不分先后的切实安排来支付,编制预估是显然不对的。常常是因为旧的预算问题没有解决,又有新的预算被批下来就需要对预算实行追加的情况。才常会发生混用资金或专项资金进行违规的调整与挤占的现象。另外,大多事业单位在岗位上没有激烈竞争氛围,行政事业单位对财务管理人员培训方面的重视度不够,一些财务人员敷衍了事,没有上进心,使职业道德低下,导致行政事业单位在财务管理上面出现后患,才使在行政事业单位财务信息上常出现错误和危机问题。
2.财务管理观念较淡薄,基础管理工作薄弱,财务管理内部控制制度不完善
我国行政事业单位一直以来都是处于计划经济体系之下的,受到社会环境的束缚,致使很多职业人员在行政事业单位财务管理上缺少对这方面准确及重要性的认知。对财务管理权力和职责的执行中也缺少了积极性,导致财务人员的在监督作用上达不到有效的表现。众多事业单位都存在着”花钱才能办事”的现象,使行政事业单位中涌出对财务不够严格管理的问题,越来越没有财务管理观念。再者,很多的行政事业单位在内部管理上,有太多层次,中间有相当多的事业单位在建立财产盘点体制上和对财政管理工作定期考核上不够明确。在基础管理上的工作部分也很薄弱,经常出现有什么事任何人都能管,但是又找不到能负责任的人以及单位内部固定资产不及时登记和登记不全面的现象。除此之外,财务管理内部的掌控制度不够完善,很多事业单位的财务人员一人办多事,产生职责不明确和工作效率低下的问题[1]。
二、财务档案管理的重要性
新形势下,有人觉得行政事业单位的财务资金来源很简单,在资金的使用上账目单一,有明确方向,在解决的财务档案管理时做到简单、明了,甚至认为不需要建立有关档案管理。其实这都是错误的想法。在现在的发展趋势下,行政事业单位财务档案管理是具有重要地位的。
1.使财政工作效率得以提高
我国现在是一个发展中国家,在现代化建设的途中,对于资金投入的需求量很大,在近几年,尽管我国的财政收入和原来相比较提高了一些,但是还是没有达到该达到的要求。对财务档案进行管理,不仅能明确记载真实收入与支出的情况之外,对财务档案进行归类分档时,在进行预算编制、进行制定工作时,也可以将其作为参考资料。除此之外,对我国的行政事业单位进行财务档案管理时,也可以为等级的财政部门的财政进行管理供应有关数据。
2.进一步防止经费挪用、乱用现象的发生
对行政事业单位而言,财政拨付款本来是可以更好的执行国家职责的,可惜的是,在现在生活中常常会挪用办公室经费。产生这种现象的原因是没有严谨的档案管理,甚至都不进行建档,还有的在记录上弄虚作假。所以,这样不仅浪费了国家有限的财政资源,还让人走上了歧途[2]。
三、加强行政事业单位财务管理的对策
1.提高财务管理人员的财务管理意识
提高财务管理才能的主要技巧是行政事业单位管理人员财务管理意识的提升。工作人员缺乏管理意识,会导致不能更好的履行管理工作的职责。行政事业单位因为管理领域和本身的条件等方面的束缚,没有办法找到更好的财政管理人员。为了使管理人员的能力得到充分的发挥,应加强训练和教导管理人员的财务管理意识,这样,他们的意识和才能就能得到提高。总体而言,单位可以从两个方面出发:一是供给良好的训练体制构成财务管理环境,二是优良的竞争体制,来激励和鼓动工作人员认真工作,使财务管理人员的财务管理意识不断提升。另外,单位还要通过建造良好的管理氛围,使得内部管理人才一直都要对工作充满热情。这主要是在工作过程中尊重、体谅和认可员工,使员工拥有自己的权力和充分的发展机会等。
2.加强行政事业单位财务预算管理
事业单位预算是我国部门预算体制的组成部分,使服务财政科学化、精细化管理是这次修改订后事业单位要遵循的重要原则之一。例如在会计目标、核算基础等方面,不仅兼备了财务管理需求,还展现了财政预算管理的信息需要。另外,可以试着把基本建设支出结合到事业单位统一的财务中去核算,不仅保障了会计信息的完好,还为强化财务会计管理得到了更有效途径,同时也可以利于财政、审计监督,有效的保障财政资金的安全。行政单位的支出是进行各种工作的资金消耗,是财务管理工作的主要部分之一。做好支出管理工作是行政事业单位财务管理中很重要的。加强行政执业单位的财务支出管理要按照国家的方法和行政事业单位财务体制来实行有关管理要求。办理财务收支业务时,要以认真负责的态度,本着少花钱,多做事,做好事的原则处理一切业务[3]。
四、结论
总的来说,新形势下的行政事业单位财务管理只有把存在的问题进行认真分析,能够找出其中存在的不足,进一步讨论、研究出相应的解决对策,除去其中出现的问题,对财务档案管理的重要性也要有充分的认识,加强预算管理与行政事业单位财务队伍的建设,对财务体制和财务会计核算基础进行不断创新,使档案管理工作能够得到顺利进行,为行政事业单位的正常发展做出贡献,走可持续发展道路,才会有更长远的发展前景。
参考文献:
[1]袁开宁.新形势下我国行政事业单位财务管理创新探究[J].中国外资.2013(02).
一、行政事业单位财务档案管理具备的意义
(一)有利于依法治档水平的提升。在实际的工作开展中,行政事业单位难免会遇到新问题、新情况,在行政事业单位工作组成中,财务档案管理工作是不可或缺的一项,同时也是各项活动和工作开展的基础条件。加强行政事业单位的财务档案管理,按照法律条例来调整并规范财务档案管理工作,贯彻执行《会计档案管理办法》《会计法》《档案法》等法律法规,再配上财务运转机制的完善,对于行政事业单位的财务档案管理有着积极作用。
(二)有利于审计工作顺利开展。行政事业单位财务档案能够提供主管部门必要的依据来进行财务管理以及审核工作。做好行政事业单位的财务档案管理工作,做好相应的监督监控体系的建立健全,就能够满足档案资料的准确性、真实性以及完整性的要求,同时也可以让审计人员在财务档案调阅之后,了解以往单位的财务真实信息,从而避免在审计工作之中出现断章取义的情况,这样也可以及时地发现乱用、挪用经费等行为,为审计工作的开展奠定良好的基础。
(三)提供科学决策依据。因为在行政事业单位的各种社会活动之中,财务档案详细地记录了收入和开支,它是对行政事业单位日常社会活动的客观反映。现阶段的行政事业单位正朝着管理水平提高的现代化管理模式前进,加强财务档案管理,如分类归档资料、如实记录资料等,就能够提供第一手的资料,服务于今后的计划制定、预算编制以及问题研究等,从而给决策层提供科学的判断依据。
二、新常态下行政事业单位开展财务档案管理的措施
(一)强化意识,提高重视。在新常态下,针对行政事业单位对财务档案管理的不重视,首先就应该从意识入手,提高对财务档案管理的忠实度。作为行政事业单位的领导,应该明白开展财务档案管理工作对于其他经济活动有序地进行有着怎样的重要性和必要性,能够明确财务档案管理工作的顺利开展就是行政事业单位指导与决策的依据。同时,注重财务人员财务档案管理意识的培养,也能够创设一个良好的管理环境,确保财务档案管理工作能够持续、顺利地开展下去。另外,作为管理人员,还应该明白档案管理意识的严格性与严谨性要求,能够在日常的财务档案管理工作中做好档案管理工作,同时还能够发挥自身的监督管理作用。
(二)信息建设,提高效率。行政事业单位做好财务档案管理基础设施的建设,也能够提高财政资金的使用效率,从而完善对财务档案管理工作的信息化建设。在档案管理的基础设施建设之中,应该考虑到在单位经济活动处理之中,财务工作人员应该做好档案管理和财务管理两方面的相互协调,这样才能够在信息化建设过程中真实地记录并反映出财务档案的管理信息,以便提升行政事业单位的财务档案管理效率。另外,行政事业单位的财务档案管理工作应该结合其他的经济活动开展,推动各项经济活动顺利地开展下去,这样也有利于财务档案信息化实践能力的不断深入。
(三)加强培训,提高素养。科学技术的不断发展,使得信息化管理已经成为社会发展的必然,新常态下行政事业单位财务档案管理工作也必定会朝着电子档案的管理模式发展。为了满足这一要求,行政事业单位应该考虑到实际情况来有针对性地培训档案管理工作者,提高管理人员的档案素质,从而培养一只具备综合素质与素养的管理队伍。第一,在形式上加强员工的财务档案培训,让财务档案管理的相关人员拥有学术交流和培训的机会,利用业务交流会议、专家讲座、专业课程学习等多种方式来完成培训,以此来提高财务档案管理人员的专业水平。第二,注重内容方面的财务档案培训,能够结合行政事业单位的实际要求来开展财务相关知识、档案管理以及信息化管理等方面的专业知识内容培训,以此来完善从事档案管理人员的知识结构体系,帮助财务档案管理人员提升工作能力。