档案管理准则范文

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第1篇

1、会计档案监督机制不健全

会计工作是企业发展运营中的关键步骤，然而根据调查我们发现，目前我国会计档案监督机制并不健全，主要表现在会计信息披露过程中政府监管不足，准则、法规的执行监督不力；注册会计师制度不完善。会计师资格证是对于会计师专业素质的基本界定。注册会计师不仅需要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，还要收取审计费用，这导致注册会计师对审计单位的依赖性比较强，另外，注册会计师行业目前还没有形成有效的监督机制，再加上企业内部监督机制不完善、领导不重视等，使得内部机制不健全，会计基础工作比较薄弱。在新会计准则下，这些情况成为会计档案管理工作开展的重要障碍。

2、档案管理信息化系统存在安全隐患

在当今时代，科学技术迅速发展，网络已经逐渐普及，电子计算机已经成为企业会计工作的主要手段，对于会计档案也不例外。然而企业会计软件等主要是在市场上进行购买然后进行有关调试，这在一定程度上增加了会计档案管理的安全隐患。2014年新修订的会计准则，《会计准则第33号合并财务报表》、《企业会计准则第9号职工薪酬准则》、《企业会计准则第30号财务报表列报会计准则》等，都对会计数据进行了针对性的要求，可见新会计准则对于电子计算机的依赖性比较大，因此这些电子计算机、网络安全以及会计软件等使得新形势下会计档案的管理形式更加严峻。

二、新会计准则下加强会计档案管理的措施

1、不断改善手段，加强会计档案信息的真实性、可靠性

会计档案信息失真是指会计主体通过弄虚作假、舞弊等手段对外提供的会计档案信息无法真实的反映企业的财务状况。信息化时代，会计信息安全隐患一直是会计档案管理中的重要问题。2014年修订与的新会计准则中我们可以看到，财务报表、薪酬准则等成为修订的主要方面，这些方面会计信息主要是通过数据、报表进行信息记录的，因此对于会计档案信息的真实性、可靠性有了更加严格的要求。在新时期，加强会计软件的开发、加强电子信息系统安全防护墙的改善等成为企业会计档案信息真实性、可靠性的主要保障。公允价值量也是2014年新修订与的会计准则中的重点，公允价值量涉及到了存货、固定资产、无形资产、生物资产、资产减值、长期股权投资等科目的有效核算，使用公允价值量进行企业资产与负债的估量，可以帮助信息使用者根据当下情况做出正确的经济决策。这些新的档案信息成为新会计准则下档案信息管理中的主要部分，因此不断加强档案管理人员的责任心，加强新的电子计算机系统与会计软件的有效开发，对于企业档案管理有着重要的意义。

2、加强会计监督体系的建设，为会计档案管理工作的开展提供保障

在目前新会计准则的指导下，结合当下企业的发展状况以及我国社会经济的发展现状，保证会计档案管理工作的顺利开展需要国家、政府等部门的协助，加强会计监督体系的有效构建。新会计准则《企业会计第41号——在其他主体中权益的披露》中对于主体会计信息披露进行了明确的规定有助于促进会计信息的透明，有助于加强对于会计档案的监督。在新会计准则指导下不断的完善会计规范体系，完善规章制度，加强对于会计档案的有效监督，有助于促进会计档案管理工作的有效开展。

三、结束语

第2篇

当前，由于低碳经济理念才刚出现不久，这使得我国建立的档案管理保障体系中没有涵盖这一理念，所以也没有建立专门的环境档案管理准则、标准，在已经建立的制度和相关法律法规中也很少涉及环境问题，有关环境档案信息和管理体系的制度规范也不完善。这一情况使得我国档案发展受到了较大的阻碍，档案信息的交流局限在一个较小的范围，不仅使得我国的环境档案管理工作无法紧跟时代需求，还导致我国的环保工作很难取得较好的效果，无法实现国际交流与合作，致使我国的环境保护工作很难被国际认同，也很难达到国际水平，在一些环保机构和发达国家看来，我国仍处于一种污染避难所的现状；二是没有建立健全完善的环境档案管理操作体系与支撑体系。

现阶段，我国对环境档案管理要素的认识仍不够全面，所以也就缺乏与之相关的原则与准则。使得我国各地之间对于环境档案信息披露内容的范围、程度以及形式方面均存在差异，缺乏统一有效的规范，大部分企业在处理环境档案信息都存在高调面对、低调处理的情况，通过这样的方式来尽量降低披露出的环境档案信息对企业自身所造成的不利影响，从而致使环境档案信息的真实性、可靠性缺乏保障。

2、低碳经济背景下的环境档案管理要求

2.1建立健全完善的环境档案管理保障体系

当前，我国现行的档案管理工作规范以及档案法律法规中都缺乏环境方面的内容，所以，为了符合低碳经济背景下对档案管理工作的要求，应结合我国档案的实际发展情况，修改档案管理方面的法律法规和工作规范，环境方面的内容纳入其中，通过法律法规来明确保障环境档案管理地位与作用，从而为建立健全完善的环境档案管理保障体系奠定坚实的基础。除此之外，还应不断完善环境法规保障体系和环境保护相关政策，并以此建立科学的生态环境评价体系。

2.2建立健全完善的环境档案管理操作体系

当前，我国现行的档案管理操作体系明显不适应低碳经济背景下的环境档案管理要求。因此，国家档案管理部门必须革新档案管理操作体系，通过借鉴国外先进经验，结合我国档案管理现状，围绕低碳经济背景下对环境档案管理的要求，构建一个新的健全完善的环境档案管理操作体系。通过这个新的健全完善的环境档案管理操作体系，来指导和规范环境档案管理工作，同时针对环境档案信息披露状况，建立有效的监督体系并制定严格的审核机制，以此监督和审核环境档案信息的真实性、可靠性、合法性、全面性。

2.3创新齐抓共管体系

建立的环境档案管理制度要想得到具体落实和执行离不开政府部门的监督指导。因此，政府相关部门应通力合作，针对环境档案管理情况制定一系列相关制度、准则、标准，以此为环境档案管理工作的顺利进行与完成提供可靠的保障。此外，政府各部门还应根据建立的环境档案管理制度出台相应的规章和措施，对环境档案信息披露作出基础规定，制定严格的惩罚措施，一旦发现有违反环境档案管理的行为按照制定的惩罚措施严惩不贷，以此使得环境档案管理实现制度化、科学化和规范化。

3、环境档案管理未来发展趋势

低碳经济背景下的环境档案管理未来发展趋势必然是全面实现电子化信息化。实现电子化信息化的环境档案管理，不仅有助于提高档案管理工作质量与效率，还有助于提高企业的档案管理水平，同时亦是时展的必然结果。环境档案管理工作只有电子化信息化才能更好的符合低碳经济背景下的发展需求。而环境档案管理电子化信息化的核心就是电子文件归档，相较于传统纸质文件归档，电子归档具有存储查阅方便、不会出现档案资料破损情况且档案信息安全性高的特点，在电子归档中确保档案信息真实、完整、安全非常重要。环境档案管理工作电子化信息化避免了传统纸质档案中容易发生的问题，还提高了环境档案的利用价值和安全性，真正实现了环境档案信息资源共享，使得我国环境档案管理与国际接轨。可以预见的是，随着电子化信息化的全面普及和飞速发展，实现环境档案管理电子化信息化是档案管理未来发展的必然趋势。

4、结语

第3篇

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好实验室规范。档案管理工作是GLP管理体系中重要的组成部分。通过结合该类机构的档案管理工作，本文介绍了GLP实验室中的电子档案及标本档案管理的方法，以为其他同类实验室提供一些帮助。

[关键词]GLP；档案；标本；电子档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。

1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求

1.1 操作规程

结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。

1.2 档案管理中对人员方面的基本要求

试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。

2 电子档案的管理

2.1 电子数据的来源

在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。

2.2 电子数据的存储介质

电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。

2.3 电子档案的检验与接收

送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。

2.4 电子数据的保管要求

（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。

（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。

（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。

（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。

2.5 有效性保证

（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。

（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。

（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。

2.6 电子档案的使用

电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。

作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。

3 干湿标本的管理

3.1 干湿标本的来源

干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。

3.2 干湿标本的接收

档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。

3.3 干湿标本的储存

储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。

3.4 干湿标本的借阅

干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。

3.5 防虫害管理

档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。

3.6 干湿标本的处理

如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。

4 结 语

档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。

主要参考文献

[1]陈铁春，蔡磊明，等.经济合作与发展组织良好实验室规范准则与管理系列（修订版）[M].北京：化学工业出版社，2008.