企业档案信息化范文

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第1篇

一、研究背景

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，广东省企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。

从长远来看，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

二、企业档案信息化资源建设的成果形式

根据目前企业档案信息资源的主要内容，企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式：

（一）馆（室）藏档案目录（包括文件级和案卷级）数据库；

（二）数字化档案数据库；

（三）照片档案数据库；

（四）多媒体档案数据库；

（五）本企业的发明、专利档案数据库；

（六）本企业的资产、资质证照数据库；

（七）根据企业生产、经营、管理需要构建的专题知识库。

上述数据库、知识库，都属于对象数据库，是针对企业档案资源来建立的，是企业档案部门的主要管理对象，也是企业档案部门提供服务的资本和财富，因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。

三、企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持以下原则：

（一）整体规划，同步建设

企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）善用技术，注重管理

企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

（三）资源为本，服务为上

档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心，应该以“集成管理”为理念，以电子文件归档管理为首要任务和重点，以数字档案馆系统信息化建设为基础，以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设，必须坚持服务为上的原则，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

四、企业档案信息化资源建设的主要措施

企业档案的来源和存在形式不同，在进行企业档案信息化资源建设时，也应采取不同的措施和方法：

（一）电子文件的归档与管理

1.明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性、完整性、可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念，应具备比较完善的功能要求规范。

2.实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物，代表了一种方向和趋势，但是由于技术问题及电子文件本身的特性，目前电子文件的法律凭证性还未得到认可、安全及长期保存问题还没有得到根本性解决，在今后相当一个时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。

（二）数字档案馆系统信息化建设

数字档案馆系统项目，是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。“十二五”时期，既是企业发展的战略机遇期，更是企业档案事业发展的黄金发展期。

数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为“一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心”。

一个平台：一个档案管理信息化平台。

两个窗口：企业档案展示窗口、企业全员服务窗口。

三个核心体系：档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系。

四个中心：档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心。

（三）网络信息资源的采集

?W上信息都是已经数字化的信息，而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其他企业的网上信息，可以通过互联网或其他专用网络进行搜集。为发挥企业档案知识库的作用，还需要不定期地将互联网或其他网络中零散、无序但对企业工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照片等，并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。由于网络信息资源内容庞杂，真实性、准确性、可靠性难以考证，这就要求企业档案部门在采集时要严格坚持相关性原则，进行仔细的甄选。尤其要注意的是，由于网上采集到的信息随意改动的机会比较大，采集时要将信息的版本、元数据及其相关的日志文件和背景信息都完整地记录下来，并且作为信息文件的组成部分一起采集过来。

五、对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，需要各部门和档案人员树立一种“大档案”的观念，以科学发展为指导，建立既适应市场经济需要，又适应现代化要求的一体化管理模式。

（一）领导重视是组织保障

企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导，通过了解档案工作现状，明确档案信息化的建设目标，并为之提供人才、技术、资金保障，才能推动档案信息化建设的不断发展。

（二）档案管理人员的素质是关键

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。致力于建设一批德才兼备、精干高效、勇于高拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。

（三）建设独立的数字资源库是难点

目前电子文件存储随时间的推移，遇到许多问题，档案信息化建设的重点是数字档案资源库，目前，国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的，少量的电子文件原文，用一个ID随机码挂接在目录上，离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是基于独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体，通过一定规范将电子文件分层分包存储，并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图，档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理、迁移、保存。

（四）增强保密意识是构筑企业档案信息化的安全保障

档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与数字档案信息资源合法化确认标准等，加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件。

第2篇

实现档案的信息化管理，首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

1企业档案信息化管理的必然性

企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业OA办公软件的应用及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。

企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展，网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。

2档案信息化管理的意义

提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去库房相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务，企业整体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

3档案信息化管理面临的问题

第3篇

关键词 企业档案 信息建设

随着现代社会信息化程度的提高，人们对信息的需求越来越大，信息网络技术迅猛发展，信息化已成为各行各业发展的大趋势。促进企业档案的信息化建设，提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急。

一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷

（一）档案信息建设的必要性

时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。

（二）企业档案信息化建设中存在的缺陷

（1）虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确，再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差，使用的计算机陈旧，型号不一，规格各异，不能建立基本的信息化工作平台，影响了档案事业的改革与发展，使企业档案信息化建设进程缓慢

（2）目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱，虽然已有一些相关的标准规范出台，但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展，缺乏档案信息化建设的标准规范，信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏，从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平。

（3） 档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高，网络已经成为档案工作正常运转的重要载体。然而，信息时代在带给我们方便的同时，也产生了一定的弊端。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，在信息化网络管理中，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的病毒、网络黑客对计算机的入侵外，网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，也会使档案信息的安全受到威胁

（4）随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了。从目前档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等。多种因素的存在，造成了档案信息化建设的滞后。

二、加强档案信息化的建设的策略

（一）加强档案的信息化管理

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

（二）加强档案部门的设施建设管理

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（三）加强档案电子化信息资源建设管理

所谓档案信息电子化，是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。（可喜的是，电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中）加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。

（四）加强档案目录数据库建设管理

好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

（五）加强档案信息化人才队伍建设管理

推进档案信息自动化的关键是人才，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训， 提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

四、结束语

档案信息化建设是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。但新技术的发展又会带来新的问题，所以档案工作者应及时发现新问题，研究新情况，采取有效的对策，保证档案信息化顺利、健康地发展。

参考文献：