企业档案信息化范文

前言：我们精心挑选了数篇优质企业档案信息化文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、研究背景

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，广东省企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。

从长远来看，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

二、企业档案信息化资源建设的成果形式

根据目前企业档案信息资源的主要内容，企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式：

（一）馆（室）藏档案目录（包括文件级和案卷级）数据库；

（二）数字化档案数据库；

（三）照片档案数据库；

（四）多媒体档案数据库；

（五）本企业的发明、专利档案数据库；

（六）本企业的资产、资质证照数据库；

（七）根据企业生产、经营、管理需要构建的专题知识库。

上述数据库、知识库，都属于对象数据库，是针对企业档案资源来建立的，是企业档案部门的主要管理对象，也是企业档案部门提供服务的资本和财富，因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。

三、企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持以下原则：

（一）整体规划，同步建设

企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）善用技术，注重管理

企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

（三）资源为本，服务为上

档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心，应该以“集成管理”为理念，以电子文件归档管理为首要任务和重点，以数字档案馆系统信息化建设为基础，以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设，必须坚持服务为上的原则，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

四、企业档案信息化资源建设的主要措施

企业档案的来源和存在形式不同，在进行企业档案信息化资源建设时，也应采取不同的措施和方法：

（一）电子文件的归档与管理

1.明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性、完整性、可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念，应具备比较完善的功能要求规范。

2.实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物，代表了一种方向和趋势，但是由于技术问题及电子文件本身的特性，目前电子文件的法律凭证性还未得到认可、安全及长期保存问题还没有得到根本性解决，在今后相当一个时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。

（二）数字档案馆系统信息化建设

数字档案馆系统项目，是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。“十二五”时期，既是企业发展的战略机遇期，更是企业档案事业发展的黄金发展期。

数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为“一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心”。

一个平台：一个档案管理信息化平台。

两个窗口：企业档案展示窗口、企业全员服务窗口。

三个核心体系：档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系。

四个中心：档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心。

（三）网络信息资源的采集

?W上信息都是已经数字化的信息，而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其他企业的网上信息，可以通过互联网或其他专用网络进行搜集。为发挥企业档案知识库的作用，还需要不定期地将互联网或其他网络中零散、无序但对企业工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照片等，并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。由于网络信息资源内容庞杂，真实性、准确性、可靠性难以考证，这就要求企业档案部门在采集时要严格坚持相关性原则，进行仔细的甄选。尤其要注意的是，由于网上采集到的信息随意改动的机会比较大，采集时要将信息的版本、元数据及其相关的日志文件和背景信息都完整地记录下来，并且作为信息文件的组成部分一起采集过来。

五、对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，需要各部门和档案人员树立一种“大档案”的观念，以科学发展为指导，建立既适应市场经济需要，又适应现代化要求的一体化管理模式。

（一）领导重视是组织保障

企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导，通过了解档案工作现状，明确档案信息化的建设目标，并为之提供人才、技术、资金保障，才能推动档案信息化建设的不断发展。

（二）档案管理人员的素质是关键

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。致力于建设一批德才兼备、精干高效、勇于高拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。

（三）建设独立的数字资源库是难点

目前电子文件存储随时间的推移，遇到许多问题，档案信息化建设的重点是数字档案资源库，目前，国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的，少量的电子文件原文，用一个ID随机码挂接在目录上，离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是基于独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体，通过一定规范将电子文件分层分包存储，并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图，档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理、迁移、保存。

（四）增强保密意识是构筑企业档案信息化的安全保障

档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与数字档案信息资源合法化确认标准等，加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件。

第2篇

实现档案的信息化管理，首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

1企业档案信息化管理的必然性

企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业OA办公软件的应用及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。

企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展，网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。

2档案信息化管理的意义

提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去库房相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务，企业整体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

3档案信息化管理面临的问题

第3篇

关键词 企业档案 信息建设

随着现代社会信息化程度的提高，人们对信息的需求越来越大，信息网络技术迅猛发展，信息化已成为各行各业发展的大趋势。促进企业档案的信息化建设，提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急。

一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷

（一）档案信息建设的必要性

时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。

（二）企业档案信息化建设中存在的缺陷

（1）虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确，再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差，使用的计算机陈旧，型号不一，规格各异，不能建立基本的信息化工作平台，影响了档案事业的改革与发展，使企业档案信息化建设进程缓慢

（2）目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱，虽然已有一些相关的标准规范出台，但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展，缺乏档案信息化建设的标准规范，信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏，从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平。

（3） 档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高，网络已经成为档案工作正常运转的重要载体。然而，信息时代在带给我们方便的同时，也产生了一定的弊端。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，在信息化网络管理中，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的病毒、网络黑客对计算机的入侵外，网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，也会使档案信息的安全受到威胁

（4）随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了。从目前档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等。多种因素的存在，造成了档案信息化建设的滞后。

二、加强档案信息化的建设的策略

（一）加强档案的信息化管理

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

（二）加强档案部门的设施建设管理

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（三）加强档案电子化信息资源建设管理

所谓档案信息电子化，是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。（可喜的是，电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中）加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。

（四）加强档案目录数据库建设管理

好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

（五）加强档案信息化人才队伍建设管理

推进档案信息自动化的关键是人才，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训， 提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

四、结束语

档案信息化建设是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择。但新技术的发展又会带来新的问题，所以档案工作者应及时发现新问题，研究新情况，采取有效的对策，保证档案信息化顺利、健康地发展。

参考文献：

第4篇

（一）时代的要求

当前，我国市场竞争情况越来越激烈，在这种环境中，企业的生存和发展面临着严峻的挑战。而且随着信息化时代的来临，企业档案管理的工作量也日益增加，工作内容更加复杂，对工作人员的要求也提高。传统的工作方式显然已经无法适应这种工作情况，为了解决这些问题，利用信息化技术帮助工作，提高工作效率就成为了档案管理工作发展的必然趋势。

（二）降低工作难度

档案管理工作并不仅仅是档案的保存，这项工作的工作内容比较多，工作系统中包含了信息技术与管理技术。为了适应现代社会的工作需求，利用信息化来使档案管理工作从传统手工操作过渡到自动化，可以使很多工作的难度大大降低，节省人力资源，让企业人力资源得到更加高效的利用。利用信息化手段将业务内容进行固化，通过互联网平台进行处理，进行内部控制和自动检查，能够大大降低人工操作中不可避免的主观性错误，让档案管理工作更加容易进行，工作难度降低。

（三）档案管理利用需要

现代社会越爱越重视创新，企业想要提高综合实力，在市场竞争中取得一席之地就必须改变内部结构，不断的创新改革，提高企业的整体运营效率。在这种情况下，采用更先进的知识管理手段成为企业发展的重要工作，档案管理工作的根本目的是为企业服务，提高知识管理手段的重要一步就是提高档案管理工作的效率，这也是利用企业利用档案的需求所致。

二、企业档案管理信息化的实现方法

档案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鉴和使用的，按照目前的技术和管理水平来看，档案管理信息化主要可以通过以下几种方法实现。

（一）存储数字化

档案管理信息化的重要一步就是存储数字化，传统的纸质档案管理有占用空间大、录入和使用档案便捷度不高等缺点。档案存储数字化就是将档案内容录入到计算机中进行保存和管理，相关人员可以通过档案管理软件或者奇特工具快速进行档案搜索、修改、传递等工作。

（二）利用网络化

利用互联网建立信息网络能够加强企业内部的沟通和协作效率，传统的档案管理是以纸质文件的形式进行的，这也是由档案的文件形式决定的。互联网还未深度普及时，企业内部以及对外管理中使用的都是纸质档案，发展至今，企业文件都可以利用计算机制作，相关工作人员可以通过互联网进行档案管理，大大提高档案管理的便捷度，增加档案的资源共享程度，提高档案的实际使用价值。

三、企业档案管理信息化的策略

为了提高企业工作效率，在档案管理工作中应用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企业已经重视到这一点，加强了档案管理信息化建设。

（一）建设统一数据中心

档案管理工作分为很多个方面，不仅要进行档案的制作和存储，还有档案的使用和共享。在进行档案管理的信息化建设的时候，工作人员首先应该了解档案使用的实际情况，了解企业的实际需求以及传统工作中的不足和弊端，针对这些问题进行改进，开展信息化建设。在目前的档案管理信息化建设过程中，工作人员应该建立数据库，将各项数据录入数据库中保存，利用计算机进行数据的存储、运输、处理等工作，这样不仅能够提高信息的处理效率，也能保证信息的流通速度，保证信息能够及时的共享，方便更好的进行下一步工作处理。

（二）加强企业内部职能部门间的合作

在信息化建设过程中，不仅需要注重数据的处理和交流，各部门之间也应该注重沟通配合，保证企业内部各部门信息的高效利用。在档案管理传统的工作模式中，工作人员大多认为档案管理部门与其他部门之间的联系不大，在工作过程中与其他各部门之间的沟通合作比较少。进行信息化建设的过程中，要注重这一点，打破传统思维，让企业内部之间的联系更加紧密，这样也能减少人力、物力、财力资源浪费的情况。企业各部门的参与也可以使管理预期效果的目标更加明确，有利于制定更适合实际情况的管理方式。

（三）制定合理的信息体系

档案管理需要完善的制度和信息体系，在进行企业档案管理信息化建设的过程中，各项制度的制定要十分慎重，再投入实施之前，要对其进行科学合理的评估和预测，保证规划的合理性，避免后期出现大的问题导致企业档案管理的正常进行受到影响，进而影响到整个企业的运营，造成经济损失。

（四）保证档案信息安全

档案管理信息化是在互联网基础上建立信息库，利用信息技术提高档案工作的效率，但是在这种情况下，企业的很多重要信息都存储在硬盘或者是数据库中，若是操作不当或者被不法分子蓄意偷盗这些信息，将会对企业发展很恶劣的影响，因此数据库的保护就成为了一项非常重要的工作。相关人员应该重视数据库的承载能力、支撑功能和防护功能，保证数据的安全性。除了技术手段保护之外，企业还要制定相关的保护制度，加强档案信息工作人员的权限管理，防止不相关人员接触到企业档案。

第5篇

企业培训档案的管理主要指培训档案的收集、整理及保存。依据培训档案的分类，分别建立工作档案、课程档案、讲师档案、学员档案。借鉴人事档案的整理要求，对培训档案进行编排整理。在保障档案规范完整的基础上，利用信息化手段实现档案便捷的分类查找。企业培训档案的利用主要体现在两个方面。一是对已完成的培训工作进行评估，如是否实现培训目标，是否达到培训效果，培训老师的业务能力与技术水平是否胜任等；二是通过对培训档案的挖掘，总结出有利于未来培训工作开展的经验与方法，同时利用课程档案可实现培训知识的有效传播。

二、企业培训档案信息化的意义与可行性分析

(一)企业培训档案信息化的意义所谓企业培训档案信息化是指利用计算机技术，将企业培训档案电子化，实现资源的及时、高效利用。培训档案信息化后，使用便利、查询高效，员工使用不受空间与时间的限制，可大幅度提升工作效率。此外，信息化的培训档案易于保存，容量大，并且易于高效传播培训知识。(二)企业培训档案信息化的可行性分析1.技术视角的可行性分析。培训档案信息化系统要求实现以人力资源部门为核心的管理员后台管理、学员与讲师前台查询、录入等独立的子系统。当前较为流行的B/S架构系统能够实现系统高内聚、低耦合的要求。2.法律视角的可行性分析。培训档案信息化主要牵涉的法律问题包括著作权及商业秘密权问题。现行的《著作权法》及《反不正当竞争法》对上述问题有一定约束与制约，特别是随着以依法治国为核心主题的十八届四中全会的召开，通过立法抑制计算机技术带来的法律难题将进一步得以实现。3.应用视角的可行性分析。培训档案信息化系统的应用涉及三种角色，分别是管理员、培训师、学员。管理员通过后台操作实现需求。培训师与学员在前台中具有不同的独立子系统，实际操作不受时间与空间的限制，具有极强的操作性。

三、企业培训档案信息化系统的建设方法

1.面向全员需求的培训档案网站建设。网站建设是实现培训档案信息化的必要部分。对于“用户”而言，培训档案网站是“用户”查阅、获取相关信息的载体与直接界面，“用户”通过登录培训档案网站进入培训档案信息化系统，获取自身的相关信息。企业可根据自身实际需求对网站进行具体设计，如可将企业培训新闻与培训档案网站相结合。培训新闻作为外显内容，宣传企业培训工作开展情况，在培训新闻页面上设置登录进入培训档案系统的链接。2.面向长期保存的培训档案数据库整合。根据培训档案类别，培训档案信息化系统需分别整合工作档案、课程档案、讲师档案、学员档案四个数据库。四个数据库应分类独立整合，整合过程中应借鉴人事档案整理方法，确保规范、完整。实际使用时，每个数据库面向不同用户的“可见级别”不同，但其中的课程档案应该面向全员，特别是课程档案中的视频文件可以成为构建企业网络管理学院的重要组成部分。3.面向实际应用的信息化系统功能设计。该系统后台由管理员管理，具有培训管理、学员管理、讲师管理、课程管理、职位管理等功能。前台包括学员子系统与讲师子系统两个独立系统。学员子系统包括个人信息、课表查看、课程检索、课程评价、意见反馈、讲师查询等功能；讲师子系统包括个人信息、查看课程、查看学员、考勤录入、成绩录入、意见查看等功能。企业可根据实际需求对各角色的具体权限进行有保留的设置。三个角色均通过培训档案网站登录、验证身份进而进入系统。

四、结语

第6篇

1在企业建立房产档案信息化管理的困难

1.1领导重视不足。许多企业管理人员对企业档案管理信息化的重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。

1.2技术手段落后。目前，很多企业房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是对互联网的认知度、参与度等都远低于其他行业。大多数企业的房产管理部门管理介质仍为纸质档案，光盘技术和机读方式运用十分有限，数据库的建设与当今信息传输的技术要求相差甚远，档案应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。

1.3档案管理人员专业素质不高。目前，企业的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷的办公目的。

2如何建立房产档案管理的信息化建设

2.1提高对档案管理信息化建设的认识。要建立完善的档案信息化管理，首先，要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术不断发展，档案内容多样化，档案载体发生了很大的变化，随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。

2.2完善房产档案信息归集、检索系统。为了全面、准确地收集信息，一方面，房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面，要利用扫描仪、数码相机等先进设备，将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此，档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2.3建立准确的房地产档案数据分析系统。房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且，也应该为企业职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。通过数据分析系统，对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使企业房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2.4提高管理人员的综合素质。档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平，积极推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

第7篇

[关键词]企业档案管理 信息化 开发 提高 探索

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）04-0068-01

引言

由于社会的进步，人们逐步进入到信息化的年代。社会的各个阶层也逐步迈向了信息化的发展方向，信息技术的使用在生活中被广泛认可。信息技术在改变社会活动的方式中逐步改进。在当前这样的形势下，档案管理也要跟随社会的发展加以改变，让档案管理趋于信息化，不断进行新方法、新思路的探索，让档案管理的信息化发展更加迅速。只有不断顺应时展，才能将档案管理在企业中的作用发挥到极致。

一、企业档案管理的信息化意义

（一）更好地保护档案原件

企业档案管理的信息化意义在于可以运用信息化方式将档案原件扫描到电脑上，然后通过电子文件的形式进行分类、存档和保存。这样不仅可以避免档案原件的损坏，还降低了档案原件的丢失风险，更方便、可靠地保护了档案原件。

（二）对档案文件的归档更为便利

老式的档案管理方式，在步骤上过于麻烦，需要档案管理员以手工工作的形式完成档案和目录的制作。这样不但浪费了管理员的精力和时间，而且经常会造成错误的发生，一旦将信息进行改动，就会形成整串的反应，非常浪费时间。若是以信息化的管理方式进行就可以将这个问题避免，管理员只要通过电脑进行指令的操控便可完成。不但节约了时间，也提升了工作质量及工作效率。

（三）对档案整理及共享资源更为有利

很多职业的部门通过查阅档案来完成工作，这是需要非常繁琐的工序。要领导确认后才可以在档案部门进行档案查阅。查阅的过程往往需要很多次。如果采用信息化档案管理，我们可以通过局域网实现档案共享，提供给相关部门一定的查阅权利，就可以避免掉这样的事情发生。

（四）让档案的搜索更为简便

以前搜索档案，我们是通过档案管理员编制的目录进行查找，想要找到一个档案是非常吃力的。经过信息化管理档案之后，通过电脑里面的目录进行档案搜索，方法简便、不浪费时间。并且管理人员制作的目录都较利于搜索，在搜索过程里也会提升档案管理员的工作效率。

二、企业档案管理的信息化应当面对的问题

（一）企业档案管理的信息化没有受到充分的重视

想要对企业的管理制度进行改革，就要得到领导的同意。企业档案信息化管理的改革，需要大量的硬件设施。电子档案属于机读档案，要配套的软件给予支持，所以在管理员的选择上，我们要选择对技术和专业知识都相当熟悉的人才。档案管理的信息化过程是一项非常繁琐的过程，不可能是只靠档案管理部门就能完成。档案管理的信息化需要企业的所有部门将规范的电子文件及时归档，为档案的信息化管理打下一个非常好的基础。

（二）档案管理观念落后，无法顺应档案管理信息化的特点

电子档案同旧式的纸质档案从形成、流传、归档上都有很大的区别。电子档案更多依靠设备，所以电子档案的管理不同于旧式的管理模式。在工作当中，很多管理人员并没有树立这样的观念，而是通过电脑的简单操作取代旧式的手工操作。可现实并非如此，信息化管理档案是需要现代化设备为前提的新型模式。因此我们需要对档案管理人员进行定期的素质培养，让档案管理者可以处在一个比较高的专业水平上。

（三）安全问题的隐患

档案管理一定要确保其安全性，一旦企业的档案失去安全性，对企业的影响会很大。当前网络存在很多病毒和黑客，对电脑的攻击性很大，会造成文件的损坏或丢失，那么导致的后果是非常严重的。

三、强化企业档案管理信息化建设的意见

（一）获得领导支持，同其他部门进行良好沟通合作

档案部门要先完成自己的本职工作，为其他部门做到带头作用。再通过我们工作上的努力获取领导的信任及支持。通过不断的交流来达成领导认识企业档案管理信息化的益处。

（二）将档案制度制定完善

企业的档案信息化管理在进行过程中一定要具备规范的、程序的制度做保证，并且要可以适应电子档案的特征。这样的制度要保证电子文件所有过程的最初性、有效性及完备性的多方面内容。

（三）创建完善的安全保护方法，保证档案的安全性

档案的信息化管理工作在进行过程里，需要对数据及系统的安全性给予高度的重视，首先要重视信息的储存安全，运用各种方式确保信息的安全。比如给数据加密，用认证的方式访问等。其次，要保证网络安全。经过网络监控、防火墙等技术强化系统防护功能，避免系统因外界因素遭到破坏。

四、结束语

企业的档案管理在整个企业管理中的作用无法取代。企业的档案管理信息化发展是必经之路，也是将企业管理的方式加以改善的良好方式。同时，也需要我们通过科学的方式达成这个目标，只有这样才会让企业档案管理信息化发挥更好的作用。

【参考文献】

第8篇

【关键词】 企业档案；信息化管理；问题；建议

档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，企业档案信息化管理早已成为档案管理发展的历史趋势，成为现代企业管理水平的重要标志之一。以下笔者就我国企业档案信息化管理进行粗浅的概述，以供参考。

1 目前企业档案信息化管理所存在的问题

1.1企业在档案信息化管理创新时，缺乏有效的安全控制

传统档案管理其核心工作在于快速查询、收集、应用，并确保档案信息的安全。然而随着档案管理系统向深层应用发展时，特别是档案信息化管理的出现，致使传统的档案管理与新管理形式出现各方面的矛盾。而目前我国大多数企业档案信息化管理水平尚显薄弱，计算机系统、网络本身均存在一定的安全缺陷。以至于企业的档案数据信息极易受到网络病毒侵入或人为破坏，给网络犯罪分子留以可乘之机。

1.2档案信息化管理缺乏规范、系统的法律规章制度监督

由于档案自身的复杂性，分散性。因为，在档案管理中即便是拥有一定的档案管理规章制度、法律约束政策。但是在实际管理中，仍难以形成标准化、严谨化的管理模式。特别是档案信息化管理的出现，极大地改变了传统档案管理的形式与内容。目前适合企业档案信息化管理的立法保护仍相对缺乏，以至于信息化管理重在部分企业改革发展中受到排挤、兼并，无法发挥其应有的使用价值。

1.3大多数企业缺乏专业的档案信息化管理人才

就目前我国绝大多数企业档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案知识的专业性人才很少，其现有档案人员专业知识过于单一。而从年龄结构上看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题不仅是知识层次不高，更伴有观念老龄化等诸多问题。

2.推动企业档案信息化管理发展的个人建议

2.1 建立规范的档案信息化管理体系，促进档案信息化发展

规范和标准的基础工作，是档案信息化良好实施的前提。特别是由于我国档案业务历史基础差，案卷质量又偏低。以至于在当今档案信息化管理建设中，各类档案的著录细则相容性低，系统软件移植性差。而档案信息化的使用，也使越来越多的归档“文件资料”走向磁盘、光盘电子形式。因此，制定统一、标准的档案管理规范体系，落实档案信息化管理责任，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展，有利于=档案信息化的良好建设。

2.2 提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展

技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。因此，提高档案信息化技术水平，早已成为企业信息化发展的首要基础。首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；其次，有条件的企业应该根据实际工作需求，与软件工作合作，设计并开发出合适本公司使用的通用性档案信息管理软件，已达到企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，提高信息服务质量，服务效率；最后，企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。

2.3 建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全

档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。同时，在信息化管理中，对档案信息的利用应该采用员工身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，以此加强档案信息安全。

2.4 建立一支高素质的档案信息化专业队伍

作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求企业档案人员应该根据档案信息化发展的实际需求，不断地更新自身观念，学习新的网络知识，掌握信息管理新技能，树立为企业服务的工作意识，以此建立一支高素质、高文化的档案信息化管理队伍，满足企业档案信息化建设需求。

综上所述，通过本文笔者对企业档案信息化管理的概述，使我们更清楚地认识到档案信息化管理作为一项全面，而又严谨的重要管理工作，不仅需要企业领导给予足够的重视，更需要所有档案管理人员积极参与、配合。特别是当今，信息化发展早已成为世界发展的一大趋势，更好地克服档案管理工作中所面临的困难，迎头而上，才能为企业的经济发展提供坚实的基础保障，更好的服务与企业，服务与社会。

参考文献

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123（1）:56-58.

[2]张慧敏,徐静泽.企业档案信息化管理的实践与认识[J].黑龙江档案. 2011(03)

第9篇

一、企业档案管理信息化内涵

信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。

二、企业档案管理信息化存在问题

企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。

三、企业档案管理信息化策略探析

(一)加强档案管理信息化人才培养

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。

(二)加快档案信息化标准规范制定

标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。

(三)企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。

四、总结

第10篇

关键词：企业；科技档案；信息化；建设

当今社会是信息化社会，信息化建设水平的高低已成了科学技术发展水平高低的一个重要标志。企业科技档案信息化建设有着自身的特点，在这一过程之中将面临着一系列的技术问题和规范问题，建设者要针对这些问题，充分的对科技档案信息资源进行整合和开发，为使用者提供最为便捷、高效、快速的服务。

1 企业科技档案信息化建设过程中存在的问题

1.1 科技档案信息化建设缺乏标准规范

从目前企业科技档案信息化建设的现状来看，我国诸多企业的科技档案信息化建设还处在起步阶段。首先，企业之间缺乏必要的联系，建设标准不统一，例如在计算机软件使用方面，不同的企业采用不同的软件系统，限制了信息的自由传输。其次，企业科技档案信息化建设中的基础设施落后，如电子存储设备老化、计算机软件、硬件满足不了信息数据库建设的需要等。

1.2 科技档案信息资源整合力度不够

在科技档案信息化建设的过程中，企业之间缺乏信息网络合作意识，不能有效的协调档案信息资源，长效沟通机制建设滞后。上述现象直接导致了档案信息资源难以有效的整合，限制了科技档案信息服务质量的提升，更间接影响到了科技成果档案服务于生产，应用于生产。一定意义上来讲，科技档案信息资源的整合缺失会造成很多低水平的档案信息进行重复性的开发，即浪费的资源又致使信息化建设成本升高。

1.3 科技档案信息的安全管理存在漏洞

在科技档案信息资源的开发和利用过程之中涉及到信息数据的传输、修改、存储等一系列的问题，而这些问题一旦被人为的非法利用，将会存在很大的安全隐患。从目前的情况看，科技档案信息的安全性主要受到以下现象的挑战：人为篡改或伪造档案数据信息、网络黑客的攻击、木马病毒的入侵、存储手段落后易造成数据丢失、安全保障技术更新速度慢等。

1.4 科技档案信息化建设的人才队伍有待加强

科技档案信息化建设在我国起步较晚，再加上受到总体工作条件和工作环境的限制，致使信息化建设中的人才队伍建设面临着严重的问题，其主要表现在以下两个方面：一是档案信息化建设人员的素养普遍较低。很多信息化建设人员没有经过系统的专业训练和高校教育，在基本技能操作和操作规范方面存在很大的不足。二是综合型人才的缺乏。信息化建设是一个系统的过程，需要建设者具备系统开发、信息导航、系统建设、软件开发设计、信息管理等多方面的职能，而我国企业信息化建设的综合型人才明显缺乏。

2 加强科技档案信息化建设的具体建议

2.1 强化科技档案管理系统的建设

科技档案管理系统是收集和整理档案信息、实现档案信息的传递、促使档案信息应用于生产生活实际的综合性平台。企业科技档案对企业的生产经营产生直接的影响，最大程度的发挥科技档案的作用，建立一个结构严谨、内容全面、功能强大的档案管理系统，是现代企业亟待解决的一个重要问题。具体的来讲，建立该系统要做好以下几个方面：一是完善数据存储功能。该系统应满足大容量的信息存储，同时支持不同格式或不同类型文件的存储。二是建立方便、快捷的信息网页浏览。建立网页浏览系统能够更好的为使用者提供信息服务，实现了信息到生产力的快速转化。三是设置系统管理权限。科技档案管理人员负责系统的维护、信息的存储等方面的工作。审核进入到管理系统的人员范围，对进入系统的人员进行记录。

2.2 科技档案信息资源建设

科技档案信息资源的建设包含两个方面的内容：一是原始馆藏资源的数字化转化工作。在计算机普遍使用之前，企业生生产经营过程中多采用纸质存储企业的科技档案信息资源。这些科技档案资源数量众多，并且很多具有极大的参考价值，如我国、十年建设时期的一些大型建设项目的科技档案。一些历史纸质档案由于年代久远已经发生破损的现象，再加上受到地域和时间的限制，为相关人员使用纸质档案时带来很大的不便，限制了其功能价值的发挥。将纸质科技档案转化为数字化文件，即延长了文件档案的使用年限，又能方便相关人员的使用。在实际的转化过程中，企业一般采用相关的扫描设备对纸质档案进行扫描，把其转化为图片文档的形式。但需要注意的是，在扫描过完成之后要对所扫描的信息进行仔细的核对，防止发生扫描遗漏或者扫描信息不对称的现象。二是要做好电子文件的收集工作。电子文件的收集包含了对已扫描过的纸质档案的收集和对新出现的科技档案信息的收集。在对纸质档案进行收集的过程中，可能要对部分纸质档案进行修改，需要收集人员在相应的电子文件上做出说明，而对新出现的科技档案进行收集时要注意规范电子文件的格式，注明收集的时间和相关信息。

2.3 强化科技档案信息的安全性建设

科技档案信息化建设中主要采用计算机、移动硬盘等存贮各类信息，为此做好科技档案信息化的安全工作的重点也就在于避免各种电子信息资源遭到丢失、更改和破坏。具体的来讲，提高电子档案信息的安全性要做到以下方面：一是增强档案管理人员的安全意识。要求档案管理人员对使用人员进行仔细的核实和登记，鉴别各类的档案信息，控制档案信息的使用范围；二是要制定严格的安全管理制度。就网络安全、检查监督、密码使用、系统开发、网络维护、责任归属等方面制定严格的管理措施，对违反管理规定的企业员工给予一定的处罚；三是要采用高科技的网络安全技术。利用防火墙技术、公共信息格力技术、安全扫描技术、病毒入侵报警技术等技术手段来保障电子档案信息的安全，尤其对一些企业科技的核心信息、私密信息，要做好重点的监控和保护。

2.4 强化技术培训，提高档案管理人员素质

随着科学技术的进一步发展和现代企业经营形式的快速变化，企业档案管理工作日益朝着快捷化、标准化、信息化等方向发展，相应的也对企业档案管理人员提出了更高的要求。建设一支管理能力过硬、综合素质较高的企业档案管理队伍，满足企业科技档案信息化建设的需要，是当前迫切需要解决的问题。作为企业一方面要注重人才的引进，尤其是那些既精通档案管理又具有娴熟的计算机操作能力的人才。另一方面也要通过实际的培训来提高现有科技档案管理人员的业务素养。

3 结语

现代科技的迅速发展一方面为企业科技档案管理带来了压力，另一方面也为完善企业科技档案管理工作提供了机遇。强化企业科技档案的信息化建设是档案管理工作发展的必然选择。企业和科技档案管理者要不断提高科技档案信息化的认识，采取行之有效的措施促进企业科技档案信息化建设的进程，进而实现我国档案事业的平稳、健康发展。

参考文献

[1]陈好，吴磊琦.浙江省科技档案信息化建设的实践与思考[J].科技档案.2011（09）

[2]李东辉.浅谈如何推进科技档案信息化建设[J].黑龙江档案.2013（10）

[3]曾雨.企业科技档案管理的改革与创新――基于前段控制的现代科技档案管理体系研究[M].档案事业改革与创新――2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.2013（10）

第11篇

【关键词】炼油企业；档案管理；信息化技术；现状；改进

近几年以来，科学技术迅速发展，以电子计算机为代表的第三次科技革命风靡全球，信息化技术在各行各业中得到了极为广泛的应用。文档管理、存储和利用方式随着信息化技术的应用也是机遇和挑战并存。因此，如何把握机遇，应对挑战，是在新世纪、新技术下档案管理面对的最主要的问题。

炼油企业档案是其在工作和科研过程中形成的文件，包括纸图标、文字、录音等各种各样的信息，是评价炼油企业管理工作优劣的凭证，是进行科研的基础。作为关键的信息资源，档案的作用是不能被忽视的，它对炼油企业的现代化建设起着重要的作用。

1.炼油企业档案管理实现档案信息化的必然性及意义

1.1炼油企业档案管理实现信息化，是社会发展的客观要求。炼油企业档案管理信息化是炼油企业实现现代化的必经之路，是炼油企业档案社会化管理与服务得以深化的必然要求，也是炼油企业管理水平紧跟时代脚步的需要。通过利用网络平台的存储信息与共享信息功能，企业内部的资料可以有条理的获得并且通过网络平台实现共享和传递，节省了大量的人力、物力，解决了以前各部门信息不通的弊病，在给炼油企业自身带来了极大的经济效益的同时，也方便了管理阶层和职工本人，有利于炼油企业的进一步发展。

1.2炼油企业档案管理实现信息化，是提高炼油企业管理水平的内在要求。信息化作为未来社会的发展趋势，在炼油企业中的应用也必须要更加的规模化，传统行业的档次也要不断的提高，信息化程度肯定也是逐渐提高。目前，国内各大炼油企业都在向实现档案管理信息化而努力，改变以往炼油内部服务模式，提高职工人员服务的效率和质量，提高相关机构的服务水平，从而提升企业整体的管理水平，优化其管理流程，继而令炼油企业的相关管理层能更好的为人民服务，发挥其功能。

2.炼油企业档案管理的信息化建设的现状及所面临的问题

2.1炼油企业档案管理的信息化建设缺乏高水平的专业管理人员。以目前统计的数据来看，在炼油企业中，受过专业训练的档案管理人员只占到三成左右，大部分的管理人员专业基础知识都比较欠缺，管理水平较低。服务方式还是老一套，没有充分利用现代先进的信息传递渠道，档案信息的利用率很低，这就直接影响了炼油企业档案的信息化管理的推进。不规范的管理人员对企业内部档案的熟悉程度不够，会经常出现不该有的错误，这是企业信息化进程中很大的障碍。

2.2炼油企业档案管理的信息化建设缺乏必要的资金支持。对炼油企业档案管理信息化进程中，需要补充必要的设备来完成既定的目标。设备的购买与更新都需要大量资金的支持，信息化过程中基础建设的设施包括数码产品、计算机、打印设备、刻录设备、扫描设备等，这些设备需求量大、更新换代快且维修费用高，都要有有力的支持资金为保证，对于传统行业来说，资金的预算已经有了相对固定的模式，管理信息化中需要的资金可能金额稍大就会遭到管理层的反对，使档案管理信息化进程较慢，拖延的后果就是无法完整的完成信息化建设。

2.3炼油企业档案管理的信息化建设人员缺乏信息化管理意识。在炼油企业档案管理的过程中，人员是主要的操作对象，也是信息化成败的关键，其信息化管理意识的缺乏严重影响着这个改革的进程。炼油企业领导阶层有时候对短期利益过于重视，不愿意进行管理方面的投入，没有对档案管理工作有清晰的认识，多数炼油企业都是为了应付检查草草了事，档案的管理混乱，档案丢失损坏严重。

3炼油企业档案信息化的措施和建议

3.1强化档案信息安全。在运用新技术的时候，在享受其便利性的同时，也不得不担负他所带来的新的风险。网络时代信息泄露这个世界性的难题在炼油企业档案管理的信息化建设过程中也是不可避免。所以在建设过程中要加强信息安全保障，通过必要的技术性措施，对档案文档进行保护。强化管理人员的安全防范意识，确保档案信息不被窃取和泄露。尤其对于关系国家命脉的油企来说，其内部资料的保密性很重要，需要企业上下所有人员的特别关注。

3.2做好档案管理长期计划。炼油企业档案工作是一个长期的过程，必须坚持进行长期的工作安排，在炼油企业的管理工作中要占有一定的分量，炼油企业领导要统一安排，避免管理上的混乱，保证企业不断发展的同时，也要使档案管理工作与时俱进。加快炼油企业档案管理信息化，有计划的大力培养信息化管理人才，推行电子化进程，使档案管理更加完善丰富。建设信息化中心，保证相关部门和职工都可以及时得到自己的基本信息。

3.3基础设施的建设。炼油企业的管理信息化需要硬件来作为有力的保障，这就要求投入大量的资金进行信息化基础设施的完善和升级，通过添加了计算机、打印机、扫描仪等设备，保证档案信息化的全面实现。软件方面要建立完整的档案管理系统，使工作人员在整理、编辑、查阅过程中得到方便。

3.4强化服务意识，拓宽服务领域。炼油在初期发展档案信息化的过程中必然出现很多的问题，而档案信息主要的职责是服务于企业和社会，增强相关服务意识是很重要的，信息化是科技化的结果，也是对服务化的强化，档案信息服务是此项工作的根本目的。相关的领导和管理人员要有较强的信息和服务意识，才能在工作中更加良好的完成自己的工作，把其当作档案管理工作的出发点是很有必要的，在炼油企业中，传统的论资排辈意识使得很多老一辈职工对自己岗位的认识不够，无法对每一个相关的企业员工提供优质的服务。

3.5实现文档一体化管理。档案管理工作需要认真和耐心，其需要合理的工作流程保证档案的有序安排，自动化和信息化的文件、档案一体化进程中，实现从电子文件形成到电子文件归档的一切活动过程和处理情况的计算机管理。

结束语

炼油企业档案信息化进程正在不断的推进过程中，在国内很多大小炼油厂已经全面实现了档案信息化管理，它们也通过这个改变获得了很多的好处，使管理层对不同部门职工的基本情况有更加清晰的认识，职工对自己的信息也有更加完整的了解。信息化需要国家、社会和炼油企业的共同努力，争取在每个炼油企业都建立起来。

参考文献

[1]赵璐.企业档案信息化管理模式探讨[J].冶金经济与管理，2009，（03）.

[2]刘昆鹏.高校档案信息化建设模式思考[J].佳木斯大学社会科学学报，2009，（02）.

[3]项文新.构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究[J]. 档案学通讯，2008，（01）.

[4]张书灵.档案信息化建设的问题及其对策[J].湖北教育学院学报，2007，（07）.

第12篇

【关键词】企业；档案；信息化；建设；意义

档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。

1.档案信息化建设的现状及存在问题

在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。

1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识

在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。

1.2数据错误较多

在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。

2.做好档案室信息化建设的几点建议

2.1加强档案信息化人才队伍的建设

随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。

2.2统一著录格式标准

在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。

2.3加快档案目录数据库建设的速度

档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作，

2.4注重档案数据的安全、保密

档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。

2.5 树立档案信息化管理意识

意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。

3.档案信息化建设的意义

3.1对于职能部门的意义

3.1.1提高整个部门的工作效率

信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。

3.1.2提高整个部门的技术水平

企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。

3.1.3有效的进行档案的收集工作

搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。

3.1.4有效的为科研服务

档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。

3.1.5有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

3.2对于公司的意义

首先，能够有效管理和收集档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容主要包含合同、科技和文档等多方面的信息，能够对企业发展史进行详细记录，为同行业企业提供借鉴，有助于对信息的搜集和管理。

第二，便于二次使用，提高使用效率。企业当年的档案在下一年才能够整理完成，但是在尚未整理完善之前，档案已经开始使用，对其使用效率造成很大影响，同时，已有的档案在使用过程中具有复杂性的特征，需要登记，在较多档案中进行查找，会造成破坏。

第三，有助于解决丢失和破损等多种问题。以往在搜集和借阅档案的过程中使用人工操作的方式，会导致破坏和丢失，使用计算机进行管理能够避免产生上述危害。

第四，建立完善的信息网络。传统的档案信息无法形成完善的信息网络，在档案借阅的时候十分不便，不利于进行交流、统计和管理等工作，使工作效率降低，因此，应该在企业内部形成信息网络。

第五，建立信息资源体系。电子化管理能够促进和国际的接轨，形成资源体系，有助于今后企业各项工作的展开。

第六，使工作人员的劳动强度降低。科技档案具有较大的经济价值，实现信息化之后，可以通过网络实现档案的浏览、借阅和查阅，避免繁琐的工作，使工作人员的效率不断增加。

4.企业档案信息化建设的主要发展方向

企业档案信息化管理的过程也就是其档案建设的过程，这一过程是十分漫长且复杂的。各个部门要首先收集本部门的档案资料并进行资料整理，这一工作贯穿于企业档案管理的全过程之中，该情况能够在一定程度上提高企业档案管理的难度和复杂度，加强企业档案信息化建设，能够明显提高企业档案管理工作的效益和效率。

按照企业档案信息化管理的实际情况，可采取高效的档案信息化管理工具和软件，从而实现档案信息化管理系统的有效运行，提高企业档案管理的信息化程度，打破传统的地域和部门方面的界限，实现档案信息化体制改革，制定和实施规范的规章管理制度，实现档案信息化交换和高度共享性，并为员工档案管理创造有利条件。建立和实施档案管理者培训和绩效考评制度，逐渐提高档案管理者的自身素质和工作能力。

在收集和整理企业档案信息时，要对数据质量进行严格掌握，因为信息的质量会对计算机管理系统运行的有效率造成直接的影响，准确、全面地输入档案信息，能够为档案信息化管理系统的高效运行提供保证。

5.总结

综上所述，通过使用现代化的计算机网络技术和设备，充分利用计算机设备的作用，能够大大提高企业档案信息化管理的效率。提高档案管理部门工作人员的网络和计算机应用能力，有助于建立信息化的档案管理系统，一方面能够为企业档案的信息化管理提供保证，另一方面，还能够大大提高企业档案管理工作的效率与质量。

参考文献：

第13篇

摘要：本文论述了企业档案信息化建设的必要性，指出信息化建设过程存在的问题，提出当前实现企业档案信息化的有效途径。

关键词：企业；档案信息化

企业档案信息化就是利用信息技术和网络实现企业档案信息资源的存储、管理和利用，提高企业档案管理效率和信息的利用率，为企业发展提供方便、快捷的信息支撑，实现最大的经济效益。

一、 企业档案信息化的必要性

1. 企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。随着电子文件的出现和网络信息技术的发展，文档一体化已成为企业档案信息化发展方向，它使档案管理系统与企业生产管理、经营管理、文书处理等各项业务系统实现无缝衔接和高效管理，提高工作效率，降低企业成本。但是，我国企业档案信息化程度较低，档案工作在实现与企业生产管理、经营管理等各项业务系统衔接方面仍存在重重困难，因此，在企业文档一体化趋势不断加强的情况下，加快档案信息化建设将成为企业追求发展的重要选择。

2. 企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。信息时代的到来为企业带来机遇和挑战，每个企业都希望在第一时间了解和掌握重要的市场信息，以及自身的优势与劣势。市场信息的时效性、准确性、全面性要求企业具有强大的能够对外部相关信息进行收集、存储的数据库，了解自身相关的优势与劣势要求企业具有完善的档案管理系统，及时收集归档企业所有档案信息，并对所有信息进行全面分析、比较分析，从而在最短的时间内得出科学准确的结果，为企业决策提供充分的依据。因此，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。

二、 企业档案信息化存在的问题

1. 档案管理标准与规范不统一。多数大中型企业档案管理的标准与规范存在差异，企业系统内部各单位的档案管理标准与规范也未统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，就会造成数据错误、数据丢失。在信息化建设过程中，不仅需要对历史数据进行更改与迁移，也需要对正在形成的数据进行规范管理，因此，在短时间内实现档案管理标准与规范的统一成为档案数字化、信息化建设的内在要求。

2. 企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。目前，企业档案管理人员仍坚持仅提供档案查询利用服务，很少考虑积极为企业发展，为社会提供信息查询的问题，“多一事不如少一事”的思想束缚了企业档案管理工作的深入发展。档案信息化建设需要专业的档案人员，需要先进的档案管理系统，但处于企业管理边缘化的档案管理工作未能得到领导的重视，这让档案管理人员缺少积极服务，加快档案信息化建设的勇气与信心。

3. 企业管理流程未涉及档案管理流程成为档案信息化建设的主要障碍。很多企业的管理流程大多只是业务管理、经营管理流程，整个管理流程未涉及档案管理流程，因此，档案管理只能依靠档案室人员的努力，进行简单的字段信息著录，档案管理系统未能实现与整个企业管理系统的集成，成为企业档案信息化建设的主要障碍。

三、 企业档案信息化建设的有效途径

1. 制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。实现档案数据管理的标准化与规范化是实现档案信息化的基础，没有统一的标准，就无法实现档案数据的整合与共享，实现档案信息建设。因此，企业在开展档案信息化建设之初，就应制定档案信息化相关标准、规范等制度，从根本上解决档案数字化、信息化问题。依据档案信息化建设的相关制度，制定档案信息化建设方案。档案信息化建设方案的制定有利于企业从宏观与微观两个方面全面的考虑档案信息化建设的意义与措施，从企业发展的战略高度推动企业档案信息化建设。

2. 转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，要树立开放意识和服务意识，变被动服务为“面向社会，多方联系，围绕企业中心工作”的主动服务思想，只有这样，才能使档案工作不再局限于提供简单的档案查询利用服务方式，实现档案信息资源深层次挖掘。为此，企业档案部门应转变思想，充分认识到档案及其信息化的重要性，将档案信息化工作作为一项重要的战略工作，加大对档案信息化建设的投入，通过多种途径实现档案信息化，加快档案信息化建设，以更有效地利用档案资源为企业、社会提供多元化的信息服务。

3. 培养专业的档案人才。培养一支高素质的档案队伍是进行档案信息化建设的坚强支柱。档案信息系统的建设需要档案人员提出需求分析、模块设计等要求，档案信息化建设需要档案人员的专业领导，实现双方的有效沟通与合作，共同建设一个符合企业发展和档案管理的档案信息系统。

4. 提升企业管理。通过流程再造提升企业管理，是实现文档一体化的基础条件。面向信息化时代，企业应从自身的主要业务及相关业务出发，认真梳理企业各项流程，实现业务系统与档案管理系统衔接，使文件通过档案人员审核合格后，直接归档，为档案信息化建设奠定资源基础。某企业档案馆档案信息化建设实现了各业务部门形成的文件在办理结束之后，通过文件管理系统直接归入档案管理系统的整编库，档案管理人员通过对整编库的待归档档案进行审核，将各项信息填写合格的文件归入档案数据库，未合格的文件则返退给业务部门，再由业务部门进行修改。从而，实现了档案管理系统与业务管理系统的有效衔接，实现了文件的随办随归，能够及时的确保档案归档的准确性、完整性。

5. 实现资源整合。收集社会关于本企业、本行业的相关政策、制度、发展情况等信息，以丰富档案信息资源，实现资源整合，是更好地为企业发展服务的重要信息基础。某企业档案馆根据企业特点、行业特点收集了相关政策、制度，在档案管理系统中建立了政策制度模块，以供专业人士查询利用。同时，为丰富馆藏资源，除了管理本企业形成的所有档案外，还收集存储了国内外重大报刊、媒体对本企业的报道，为企业发展奠定了丰富的信息资源基础。（作者单位：国家电网公司档案馆）

参考文献

[1]瞿晓菁.议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（12）.

[2]高延红.试论企业开展档案数字化建设. 陕西档案，2009（1）.

第14篇

一、供水企业档案信息化建设工作展开原则分析

（一）抓住工作展开的重点，取得阶段性的进展。我国现阶段的供水企业档案信息化建设普遍缺乏高水平，目前我国供水企业档案信息化建设工作主要培养档案信息化专业性人才、信息数据库的建设、档案信息的整理与梳理以及信息资源的全面利用与开发等为重点。除此之外，供水企业档案信息化建设工作在展开中必须分阶段进行，从而取得良好的进展。

（二）依托基础性工作带动数据库的建立。在具体展开供水企业档案信息化建设工作过程中，整个工作的首要任务应当结合企业实际情况建立?n案数据库，重点关注目前正在进行的工作，并且在做好企业档案信息的基础性工作的基础上，全面完善档案信息数据库的建立，从而推动整个供水企业的档案信息化建设工作得到进一步发展。

二、我国供水企业档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏档案信息化建设的意识，没有全面的建设条件。我国很多供水企业档案信息化建设工作没有取得良好效果，很大程度上是因为企业工作人员对档案信息化建设工作没有产生正确认识，也没有在工作展开中给予充分重视。企业中有些工作人员还存在应付心理，使得企业的档案信息化建设工作不能主动而顺利地进行。有部分企业为了节约生产成本实现较好的经济利益，对档案管理岗位设置较少的工作人员，直接限制了档案工作的进一步发展。

（二）缺乏信息技术性人才，信息化建设不具有创新性。当前形势下，我国很多供水企业在档案信息化建设工作中，需要拥有高素质的信息技术人才，对档案业务的操作以及信息技术的应用都要深入了解，全面掌握，从而展开科学合理的档案信息化建设工作。提升工作人员的计算机操控水平及信息化建设意识，一方面能满足供水企业档案信息化建设的需求，另一方面还能实现企业发展的信息管理要求。

三、加强我国供水企业档案信息化建设的有效措施

在当今社会迅速发展的新时期，供水行业发展中各项环节的深入改革，对企业内部的档案管理工作展开提出了严格的新要求，供水企业必须积极做好档案信息化建设工作。

（一）积极制定全面的企业档案信息化建设标准。在供水企业档案信息化建设工作展开过程中，工作标准是至关重要的条件，为供水企业进一步发展提供了法律性的规范保障。对企业中档案管理工作的各环节运行情况与出现的问题及时掌握，才能确保供水企业档案信息化建设工作更加趋于规范，有效推动企业内部信息反馈工作顺利展开。档案信息化建设工作的展开迎来了新的挑战，应当积极利用信息技术的优势把握好企业深入发展的机遇。

（二）加强企业员工的档案信息化建设意识。我国供水企业档案信息化建设与传统的档案管理工作有着很大差异，在信息化时展中，全面提高供水企业员工的档案信息化建设、科学技术应用意识是十分关键的，对于加快转变档案管理模式产生了极为重要的积极作用。企业注重培养员工的计算机信息技术的应用，并转变企业员工的工作意识，将企业档案管理工作的重点转移到提升企业服务上来。建立健全企业档案管理工作的组织机构与规章制度，推动供水企业档案信息化建设工作得到良好发展。

第15篇

关键词：港口企业；档案信息化；建设研究

港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。

一、港口企业的档案信息化建设的重要性

1.符合企业发展要求

港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。

2.符合档案事业发展

将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。

3.是城市发展的要求

如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。

二、港口企业的档案信息化建设的方法

1.规划档案的信息化建设

档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。

2.协调推进信息化

在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。

3.将信息化与管理结合

进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。

4.注重人才的培养

企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。

三、结语

档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。

作者:孙雁 单位:烟台港集团有限公司西港区建设指挥管理部

参考文献：