档案管理基本理论范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理基本理论文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：复式记账原理；本科教学评估；档案管理

教学档案是高校本科教学评估的重要依据，各高等院校都根据国家教育部颁布的《普通高校本科教学工作评估指标体系》制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围和立卷归档原则作出了明确的规定，但是原始材料的系统性，完整性和可靠性依然欠缺，同时由于上级教育主管部门对高校的检查门类较多，包括学士学位授予权的评估，新专业评审等，在根据不同评估指标体系进行资料整理的过程中，容易因档案的交接和流转而发生遗失现象。

一、会计循环与档案管理流程

通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：

(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。

(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。

(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。

(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。

(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。

会计循环的具体图示如下：

与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示如下：

二、会计科目与档案目录

会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。

(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。

(二)设置档案目录必须满足本科教学工作评估指标体系的要求。一是要符合国家本科教学工作评估指标体系的要求来划分教学业务档案的类别，设定分类的标识；二是要符合高校自身教学管理的要求，以便于为高校的常规活动、项目决策及信息管理。

(三)设置档案目录要将统一性与灵活性结合起来

由于各高校的教学管理制度和教学活动有一定差别，因此在分类目录的设置上，需要将统一性与灵活性相结合。所谓统一性，就是在设置档案目录时，对指标的设置标准、口径需要统一。所谓灵活性，就是在能够提供统一指标体系的前提下，各个单位根据自身的具体情况，设置或者增补反映本高校特色项目的目录。

(四)设置档案目录的名称要简单明确，字义相符，通俗易懂

档案目录作为分类标识，要求简单明确，字义相符，这样才能避免误解和混乱。简单明确是指根据教学活动的特点尽可能简洁明确地规定科目名称；字义相符是指按照中文习惯，能够望文生义，不致产生误解；通俗易懂是指要尽量避免使用晦涩难懂的文字，便于大多数人正确理解，也能够为高校之间的学习交流提供便利。

(五)设置档案目录要保持相对稳定性

为了便于在不同时期分析比较教学评估指标和在一定范围内汇总各项指标，应保持档案目录相对稳定，尽量不要变动目录的名称、内容、数量，使分析指标保持统一性和可比性。

根据以上原则，我们可以建立如下主要档案一级目录名称对照表：

在一级目录下，为方便查找和管理，还可以下设二级目录和三级目录。此外，对于跨连续几个学期的教学档案，如 ：专业建设，实践教学体系创建，实验教学区，产学研基地等项目可以灵活处理，单独开设独立的目录，突出反映学校的办学特色，而不必仍以一个学期作为档案的管理周期。

三、财务报表与文件汇编

会计财务报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定时期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。它是企业财务报告的主要部分，是企业向外传递会计信息的主要手段。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。会计报表为评价企业经营业绩和改善经营管理提供重要信息；为国家经济管理机构进行宏观调控与管理提供必要信息，为投资者和贷款者进行决策提供有用信息。

与之相类似的是，本科教学评估过程中通常要求提供三个部分的材料，即：（一）自评汇报材料，也就是《自评综合报告》。它是在利用原始档案的基础上，进行归纳后重新撰写制作而成的材料，作用是让专家了解本科教学工作的基本情况，使专家看了以后能对学校本科教学的整体水平作出价值判断；（二）佐证材料，它是由高校档案部门、校内各部门所保存的档案经过统计分析等加工处理而来，作用是支撑自评材料中所反映出的对自身教学工作所作出的正面评价，起到增强说服力、提高可信度的佐证目的；（三）备查材料。它是由高校档案部门、校内各部门所保存的原始档案直接转化而来的。其中，备查材料的准备在每学期平时的资料整理过程中已经完成，在迎接本科教学评估的准备过程中，主要是完成资料的清查工作和部分材料内容的查漏补缺工作。佐证材料部分应在学期末聘请专人对各部分材料进行档案汇编，将材料整理成有组织有体系的内容，装订成册，总结学校在办学过程中的进步和不足。自评汇报材料起到了会计财务报表的作用，它是在备查材料和佐证材料基础上进行归纳后重新撰写制作而成的综合报告，是全面反映本科教学水平的总结性书面文件，此部分通常于本科教学评估前一个月内完成。

四、结束语

教学档案材料内容丰富、类别繁杂，涉及面广，如何根据教学规律和教学工作性质并结合学校自身特点建立行之有效的档案管理办法，对于整个教学管理工作的组织及日常档案管理的质量具有重要意义。本文借鉴财务会计账目处理的方法对档案管理进行流程再造，为减少工作中的失误和档案材料的散失提供解决途径。总之，遵从客观性和实用性的要求，不断摸索，寻找适合教学档案管理的有效方法，是学校教学改革与发展的基础保证，是每一个档案管理工作者的不懈追求。

参考文献：

[1]赵彦昌,刘柳.高校本科教学评估与档案管理[j].中国档案学研究,2006,(4).

第2篇

关键词：高校档案管理；人本化；内涵与特征；实施措施

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）17-0006-02

高校档案是高等学校发展的历史性记录，高校档案管理既是高校管理工作的重要组成部分，也是社会档案管理的不可或缺的要素。为此，教育部和国家档案总局共同制定了《高等学校档案管理办法》，使得这项政治性和机密性很强的工作有了操作的规范和行动的指南。高校档案管理人员要深刻领会《高等学校档案管理办法》的出发点，适应知识经济时代的客观要求，实行人本化管理，将管理理念和管理方式从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理转变，确立人在管理过程中的主导地位与服务核心。

一、高校档案人本化管理的内涵与特征

人本化管理是20世纪80年代以来风靡全球的一种新型管理模式。高校档案的人本化管理主要体现在树立和强化以人为本的档案管理理念，强调一切以“人”为中心，维护“人”的利益，满足“人”的需求。其客观属性主要包括两个方面：第一是在档案馆（室）内部以管理人员为本，一切依靠管理人员，树立管理人员的“主人”意识。第二是在外部以档案查询应用的服务对象（师生或社会相关部门及个体）为本，树立“以服务对象为本”的服务理念。其内涵是在档案馆（室）内部管理建立一整套完善的动力、压力、约束等管理机制，根据人的需求规律，尊重人的情感，激发人的热情，追求人的发展，实现人的价值，在档案的收集编目、调阅查询、系统管理等技术性、学术性、专业性较强的工作中广泛征求一线档案管理人员的意见和建议，充分发挥一线档案管理人员在档案管理工作中的积极性和创造性。将档案馆（室）队伍建成一个气氛和谐、装备现代、管理科学、良性循环和持续高效的团队集体，最大限度地发挥档案馆（室）信息资料、设备、资金的作用，更好地为教师的教学、科研、大学生成长成才及社会相关部门服务。在对档案使用对象的服务过程中，坚持以人为本，以服务对象为中心，尊重、方便档案使用者，满足档案使用者的需求，体现人文关怀，实现组织效益最大化。从特征上看，高校档案人本化管理突破了传统的档案管理机制，注入了更多的情感因素，满足了人的爱、尊重与自我实现等需要，为档案管理人员创造了各种有形和无形的条件和环境，为他们的自我实现和自我超越创造了空间。同时拉近了档案使用者与档案馆（室）的距离，密切了二者的关系，以人性化的服务与管理实现了“内部”与“外部”的同步激活。

二、在高校档案管理中实施人本化管理的具体措施

1.营造良好的档案工作环境，引导档案管理人员主动发挥自己的潜能。传统的高校档案管理集中表现为物本管理，把主要的视点放在了档案本身，忽视了人的因素。现代管理理念秉承人本主义思想，把人作为一种充满活力的战略投资资源，管理的核心自然落实到了人的身上。新时期高校档案管理应该将“以人为中心”贯穿于管理活动的始终，明确一线档案管理人员是档案管理的主体，设法营造良好的档案工作环境，在精神和物质两个方面构建留住人、影响人、激励人的大气候，创设和谐、民主的人际关系，根据个性特点、特长和潜质进行人力资源的最佳配置，及时处理好档案管理中出现的问题，积极提倡档案管理人员对档案馆（室）的各项工作提出合理化建议，使档案管理人员真正感觉到学校档案管理事业的发展与自身的利益和发展密切相关，进而引导档案管理人员主动发挥自己的潜能，以主人翁的姿态参与档案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理机制，形成档案管理人员的内在追求导向。要开创高校档案事业的新局面，离不开档案管理人员才能的发挥，而公正、公平的人事管理机制是档案管理人员努力工作的有效动力。首先要建立一套科学、合理、便于操作的管理制度，将档案管理纳入制度化、规范化的轨道。其次要做好人才与岗位的科学配置，实行岗位管理，根据谁主管，谁负责；谁经办，谁负责的原则，形成目标明确、责任权利对应的岗位责任制，认可并落实档案管理人员的各项权利。第三要引进竞争机制，创新用人制度、分配制度、奖励制度，改变档案部门长期存在的“大锅饭”现象。客观、公正地评价考核每个人的工作，并与晋升职务、职称严格挂钩。第四要强化监督机制，坚持“依法治档”，及时消除不良影响。第五要为档案管理人员创造尽可能多的学习、培训和进修机会，拓宽他们的发展空间，力争用机制引导管理人员正确的内在追求。

3.充分利用现代信息技术，提升高校档案管理人性化水平。随着社会信息化程度的提高，档案载体呈现出多样化的趋势，电子文件已成为档案载体的重要成员，这就要求高校档案管理必须与时俱进。为有利于档案的管理、保存，方便档案使用者的查询、阅览等需求，我们应该充分利用现代信息技术，积极开发、运用适合于高校档案信息综合管理的软件，建设高校档案电子信息管理系统，建立起资源数据库。利用软件对高校档案的收集整理、鉴定保管、统计检索、编研利用等业务环节实施计算机有效管理，实现档案工作自动化，档案管理工作信息化，计算机检索系统实用化。

4.把档案服务对象作为管理的着眼点，实现和优化档案管理的服务功能。高校档案管理工作应以档案使用者为本，离开了档案服务对象，档案管理就成了无源之水、无本之木。因此，档案管理人员首先要转变服务理念，树立“用户之上、服务第一”的管理意识，随时倾听档案服务对象的反馈意见，征求并尊重档案服务对象的潜在需求，及时整改服务中的不足。其次要提高服务素质，熟悉馆藏，提升业务水平和服务品质。在实行微笑服务的同时，开展“为人找档案”、“为档案找人”、“使档案物尽其用”等人性化服务。

高校档案管理的人本化实现了从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理的转变，为开创高校档案管理工作新局面提供了有力的保障。应该说：人本化管理确立了人在管理过程中的主导地位，有效激发了高校档案管理的活力，对于实现高校档案馆（室）的总体管理目标，更好地为档案使用者和社会服务具有不可或缺的推动作用。

参考文献：

[1]刘立明.人本思想视角下的高校档案管理[J].档案时空，2010，（06）.

第3篇

关键词：复式记账原理；本科教学评估；档案管理

教学档案是高校本科教学评估的重要依据，各高等院校都根据国家教育部颁布的《普通高校本科教学工作评估指标体系》制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围和立卷归档原则作出了明确的规定，但是原始材料的系统性，完整性和可靠性依然欠缺，同时由于上级教育主管部门对高校的检查门类较多，包括学士学位授予权的评估，新专业评审等，在根据不同评估指标体系进行资料整理的过程中，容易因档案的交接和流转而发生遗失现象。

一、会计循环与档案管理流程

通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：

(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。

(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。

(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。

(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。

(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。

会计循环的具体图示如下：

与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示如下：

二、会计科目与档案目录

会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。

(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。

(二)设置档案目录必须满足本科教学工作评估指标体系的要求。一是要符合国家本科教学工作评估指标体系的要求来划分教学业务档案的类别，设定分类的标识；二是要符合高校自身教学管理的要求，以便于为高校的常规活动、项目决策及信息管理。

(三)设置档案目录要将统一性与灵活性结合起来

由于各高校的教学管理制度和教学活动有一定差别，因此在分类目录的设置上，需要将统一性与灵活性相结合。所谓统一性，就是在设置档案目录时，对指标的设置标准、口径需要统一。所谓灵活性，就是在能够提供统一指标体系的前提下，各个单位根据自身的具体情况，设置或者增补反映本高校特色项目的目录。 转贴于

(四)设置档案目录的名称要简单明确，字义相符，通俗易懂

档案目录作为分类标识，要求简单明确，字义相符，这样才能避免误解和混乱。简单明确是指根据教学活动的特点尽可能简洁明确地规定科目名称；字义相符是指按照中文习惯，能够望文生义，不致产生误解；通俗易懂是指要尽量避免使用晦涩难懂的文字，便于大多数人正确理解，也能够为高校之间的学习交流提供便利。

(五)设置档案目录要保持相对稳定性

为了便于在不同时期分析比较教学评估指标和在一定范围内汇总各项指标，应保持档案目录相对稳定，尽量不要变动目录的名称、内容、数量，使分析指标保持统一性和可比性。

根据以上原则，我们可以建立如下主要档案一级目录名称对照表：

在一级目录下，为方便查找和管理，还可以下设二级目录和三级目录。此外，对于跨连续几个学期的教学档案，如 ：专业建设，实践教学体系创建，实验教学区，产学研基地等项目可以灵活处理，单独开设独立的目录，突出反映学校的办学特色，而不必仍以一个学期作为档案的管理周期。

三、财务报表与文件汇编

会计财务报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定时期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。它是企业财务报告的主要部分，是企业向外传递会计信息的主要手段。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。会计报表为评价企业经营业绩和改善经营管理提供重要信息；为国家经济管理机构进行宏观调控与管理提供必要信息，为投资者和贷款者进行决策提供有用信息。

与之相类似的是，本科教学评估过程中通常要求提供三个部分的材料，即：（一）自评汇报材料，也就是《自评综合报告》。它是在利用原始档案的基础上，进行归纳后重新撰写制作而成的材料，作用是让专家了解本科教学工作的基本情况，使专家看了以后能对学校本科教学的整体水平作出价值判断；（二）佐证材料，它是由高校档案部门、校内各部门所保存的档案经过统计分析等加工处理而来，作用是支撑自评材料中所反映出的对自身教学工作所作出的正面评价，起到增强说服力、提高可信度的佐证目的；（三）备查材料。它是由高校档案部门、校内各部门所保存的原始档案直接转化而来的。其中，备查材料的准备在每学期平时的资料整理过程中已经完成，在迎接本科教学评估的准备过程中，主要是完成资料的清查工作和部分材料内容的查漏补缺工作。佐证材料部分应在学期末聘请专人对各部分材料进行档案汇编，将材料整理成有组织有体系的内容，装订成册，总结学校在办学过程中的进步和不足。自评汇报材料起到了会计财务报表的作用，它是在备查材料和佐证材料基础上进行归纳后重新撰写制作而成的综合报告，是全面反映本科教学水平的总结性书面文件，此部分通常于本科教学评估前一个月内完成。

四、结束语

教学档案材料内容丰富、类别繁杂，涉及面广，如何根据教学规律和教学工作性质并结合学校自身特点建立行之有效的档案管理办法，对于整个教学管理工作的组织及日常档案管理的质量具有重要意义。本文借鉴财务会计账目处理的方法对档案管理进行流程再造，为减少工作中的失误和档案材料的散失提供解决途径。总之，遵从客观性和实用性的要求，不断摸索，寻找适合教学档案管理的有效方法，是学校教学改革与发展的基础保证，是每一个档案管理工作者的不懈追求。

参考文献

[1]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理[J].中国档案学研究，2006，(4).

[2]陈祖芬，张煜明.档案学本科教学评估体系研究[J].档案学通讯，2002，(06).