专科电子档案范文

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第1篇

1．建立电子档案方便直接查阅近年来，高校继续教育扩大招生，毕业后除了直接就业，考研、出国留学的学生也越来越多，因而查阅继续教育毕业生个人档案的单位也越来越多。以前都是纸质档案，用人单位费尽周折，利用多种渠道了解对方的真实情况，这无疑从人力、物力、财力上讲都是一种浪费。建立继续教育毕业生电子档案后，使毕业生的各种信息可在网上，利用者可直接在网上查阅、利用，为用人单位提供了最捷径、最准确的信息来源。

2．电子档案的应用普及成效显著进行电子注册就是在学生进校后即将其情况打入教育部的电子档案，一律采用代码形式，学生历年在校情况都将输入电子档案，学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成人继续教育和高等教育自学考试的毕业生文凭，从专科到研究生所有阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，2001年开始实行学历证书电子注册，注册登记的学历由教育部审核后，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，供社会用人单位网上查询。从开始实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的近两年数据来看，2001年研究生教育、普通本专科教育、成人本专科教育共注册学历证书2164465份，其中研究生61680份，普通本专科1040718份，成人本专科945796份，军队院校116271份。2002年毕业生有350万份学历证书注册，其中研究生12．9万，普通本专科198．3万，成人本专科150万。如果加上自考学历文凭、军队院校毕业生，注册量已超过400万，比2001年多出接近1倍。同时，对实施学历教育的高等教育办学单位自1991年至2000年所颁发的毕(结)业证书也进行重新登记，把高校学历档案库建成后，用人单位只需将学生代码输入，就可在网上查实，对于以前已混入到一些领域的假高校学历文凭也有相应的应对措施。

3．电子档案和纸质档案相辅相存目前，继续教育毕业生电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把它作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份。若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。继续教育毕业生电子档案和纸质档案并存，有效保证了其档案的真实性。

二、建立继续教育学生电子档案应注意的几个问题

继续教育学生电子档案在招生、考试、毕业生验证等工作上广泛的应用，使它的重要性日益突出。因此，必须加强电子档案的建立、保存、维护和管理。

1．确保电子档案的正确建立一个完整的继续教育学生电子档案，应包括学生照片信息、基础信息(姓名、性别、考号、年龄、身份证号、所在地)和成绩信息。电子档案在计算机中的存储方式分为两种，即图形方式和字符方式。学生的基础信息和成绩信息以字符方式存储在计算机里，学生的照片信息则以图形方式存储到计算机里。继续教育学历证书实行电子注册一年之后，又将新增毕业生照片和身份证号码与学历证书一同注册上网，从而使用工单位更快捷地查阅到真实可靠的人才信息。

2．确保电子档案的正确使用在高校档案管理中建立继续教育学生电子档案，是非常重要的数据文件，计算机操作人员起着举足轻重的作用。因此，计算机操作员必须有良好的业务素质和高度责任心，通过直接使用、提供复制品(拷贝)和通信传输三种方式方法，加强对继续教育毕业生电子档案的使用管理。电子档案在使用过程中，要注意以下几点，首先，是继续教育学生电子档案使用权限的限制。继续教育毕业生电子档案使用涉及到的人员比较多，有数据系统的管理人员，档案载体的保管人员，使用者及维护操作人员等，由于工作职责不同，因而要对不同的使用者的权限进行限制。在使用过程中，由计算机系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，对涉及使用未经授权的功能，如非法删除，修改等行为，应能拒绝响应并给予报警提示。其次，要加强对继续教育学生电子档案复制品的管理。继续教育学生电子档案建立后，必须要送上级主管部门备份、汇总，各兄弟院校之间也要相互交流和利用，还要向网上，需向有关方面提供电子复制(拷贝)。因此，要考虑使用者的要求，审核使用权限后再进行拷贝，要通过技术手段防止所提供拷贝的再复制，对回收来的拷贝，应消除其信息内容。再次，使用中要采取必要的安全措施。继续教育学生电子档案的重要性要求在使用过程中应注意其安全。一般情况下，对于内容不是全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对于提供拷贝的复制工作，要在有效监控下进行;对电子档案直接使用或进行传输时，为了防止非法操作，对重要的数据文件要进行加密处理，对所使用的密码也要进行定期或不定期的更改。

3．确保电子档案的正确保存和维护电子档案的特性不同于纸质档案，决定了其在保存与维护方面的复杂性。首先，要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以对载体所处的环境如温度湿度要达到有关标准，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。其次，要保证电子的原始性。电子档案的保存可以采取以下措施:一是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品;四是要对电子档案载体进行定期的检测与维护。电子档案载体主要是磁性介质和光介质，很容易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，通过检测发现有出错的载体，避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。

第2篇

Abstract： The problems in medical record management of psychiatric hospital violate the original intention of medical service purchasers， resulting in information asymmetry and moral hazard. There are some problems in the reconstruction of medical record management， such as overemphasis on institutional development while underemphasis on practical use， lack of professional medical record management personnel， poor connection of electronic medical records， backward information construction， and lack of medical records classification management. Based on the analysis of problems in the management of psychiatric hospitals， this thesis puts forward the countermeasures to solve the problems of information asymmetry in the management of psychiatric hospitals.

关键词：信息不对称；精神专科医院；病案管理

Key words： information asymmetry；psychiatric hospital；medical records management

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）14-0011-03

0 引言

信息不对称指的是在交易过程中，交易双方对交易标的等信息拥有的程度存在差异。拥有信息多的一方在交易中往往处于有利地位，拥有信息少的一方在交易中往往处于不利地位。交易中存在的不对称信息可能会导致逆向选择问题。一般而言，在交易中，商品或服务的卖方往往拥有较多的信息。

医院档案是医院在从事医疗管理以及科、教、研各类活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像和其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院实现可持续发展的重要决策依据和制定规划与计划、指导并协调各项工作正常运行的参考资料。[1]医院档案管理包括医院党政管理、医疗技术、科研、教学、基本建设、仪器设备、财会档案等7类[2]。本文所研究的医院档案仅指记录患者病情的病案。

医院提供的医疗服务具有准公共产品的特征。在医疗服务交易的过程中，医生是信息的使用者，患者是信息的拥有者。医生与患者的信息交流包括直接信息交流与间接信息交流两部分，前者主要表现为患者在就诊的过程中，将自己的病情对医生予以陈述，后者主要表现为医院通过各项医疗检查所建立的检查及影像资料。这种直接交流的记录与影像检查的资料就构成了医患之间的文献信息。医患之间的信息交流如图1所示。

精神专科医院为病患提供精神医疗诊治服务，服务具有典型的特殊性。在精神患者诊治的过程中，医院是服务的卖方，患者是服务的买方。精神专科医院的病患档案管理工作非常重要。主要体现在以下几方面。

第一，由于精神健康疾病的特殊性，其诊疗过程往往要持续较长的一段时间。所以，精神专科医院的病案保管、使用、维护将贯穿患者诊疗的全过程。

第二，因精神健康疾病的复发性，医院在病案的后续管理以及对病患的跟踪康复服务治疗方面也发挥着重要作用。

第三，由于社会经济发展存在历史局限性，精神疾病患者在就业、生活等各个方面存在社会歧视，所以，更好的对病患档案进行保护，将有利于保护病患的隐私，更好实现社会公平。

第四，通过建立医院档案管理平台引入社监督，引导精神疾病患者及其家属这个特殊的消费群体对医院服务、医生技能进行评价，这将促使医院服务质量的提升。

精神疾病服务过程中的信息不对称主要体现在两个方面。首先是患者作为病情陈述主体和就诊主体同一的情况时，家属或作为病情陈述主体和就诊主体相异的情况时，往往均不能陈述全部病因及病情。就导致了精神专科医院医疗服务过程中，购买服务的一方――患者或家属拥有更多的信息，而提供服务的一方――医院拥有较少的信息。在诊疗也就是交易的过程中医院一方就存在劣势，无法准确诊断病情，从而无法提供优质服务。而对于患者或家属而言，他们往往认为自己已经为医疗服务支付了足够的诊疗费用，而诊疗的效果却与支付的费用不匹配，多数情况下将这种不满意的交易后果归结为医院的服务不到位。这种情况会导致越来越少的人相信医院的医疗水平和服务，从而出现逆向选择。第二种信息不对称表现在患者就诊后的病案管理与使用上，由于医院存在管理漏洞、政府存在监管漏洞，患者的病案资料的部分信息会被少数医务人员专卖给第三方以牟利。这种发生在交易后的市场信息不对称就是道德风险。这种违背患者或家属本意的专卖信息风险或早或晚导致医患之间的不信任或利益冲突。解决冲突的有效途径就是政府或司法的介入，从交易的角度或经济学的角度看，这将破环市场机制的主导作用，增加交易的社会成本，从而进一步恶化市场环境。其作用机制如图2所示。

1 精神专科医院病患档案管理中存在的问题

精神专科医院提供的是准公共物品，服务的对象是精神疾病患者，服务对象与服务内容均与普通医患关系存在一定差异。就病患档案管理而言，发生在服务交易之后，容易产生道德风险、引起法律纠纷、损害医院信誉，不利于医院持续健康发展。精神专科医院病患档案管理中主要存在以下问题：

①病案管理重建轻用，未发挥档案的应有作用。

医院比较重视患者的各项检查资料的病案建设，但精神疾病患者的诊疗康复往往是一个长期的过程，一方面，医院应当充分利用病案这个载体追踪病患的康复过程，分析病情，提供更优质服务。另一方面，通过大量的病案分析研究，为医疗科研工作者提供数据服务，分析精神疾病发病、诊疗、康复的整个过程，为全社会的精神健康与疾病预防提供有价值的咨询和借鉴。第三，通过大量的病案分析，为领导者提供决策咨询服务，更好加强医院的管理，许多医院将病患首次就诊后的病案束之高阁，没有充分挖掘病案的价值。

②缺乏与职业技能匹配的专职档案管理人员。

精神专科医院中普遍存在病案管理人员专业素质缺乏，没有动态性提高病案管理人员执业技能的制度安排。一些医院没有专业病案管理人员，将患者病案与其他档案放在一起管理。大专院校设置了档案管理专业，却没有单独设置病案管理专业，病案管理复杂、专业技术要求高，精神专业医院的病案管理更具有特殊性，普通档案管理专业培养的人才显然无法满足精神专科医院病案管理的要求。一些精神专科医院虽然设置了专职档案管理人员，但档案员素质低，只能对病案进行简单整理工作，不具备对病案进行价值分析的能力。随着社会经济的发展，病患及家属对于隐私的保护、优质的诊疗服务提出了越来越高的要求，维权意识日趋强烈，从外部给医院带来了加强病案管理工作的压力。以前那种只注重存放，不注重整理、归类、分析的管理方法已经不能适应新形势的要求。

③电子病案的衔接存在问题。

一些精神专科医院采购了现代化的信息管理手段后，电子病案的使用得到了极大推广。但电子病案的启用仅仅在现代化信息系统启用后，之前的诸多病案并没有电子病案，记载患者就诊及病情和诸多检查结果的主要是纸质病案。这就导致了病人病案的完整性、系统性、衔接性存在一定的问题。在同一家医院就诊或跨医院就诊无法调取完整的就诊病案。还有许多医院的病人病案既有文本病案又有电子病案，手写与电脑输入并存，患者经过多次就诊、检查，经过的部门、环节众多，传递手续五花八门，既有患者及其家属自取的情况，也有医务人员传递的情况。这样极易造成文本病案的保管不善，文本病案与电子病案之间也就存在了差异，患者或家属无法准确掌握自身的病情及诊疗状况。医生在就诊过程中可以选择性使用建立文本病案或电脑病案，这种随意性也增添了病案的不完整性。尤其当病人跨医院或跨科室就诊时，新医院或部门的医务人员无法准确掌握病人之前的就诊情况，新医生也就无法为病人提供精准的医疗服务。

④信息化建设与使用有待加强。

一些精神专科医院的信息化建设不足，无法为病案的保管、整理、分类、利用提供有效率的平台。一些精神专科医院虽然建立了信息化诊疗系统，但在实施过程中，并没有从制度上要求医生必须建立、保管、使用电子病案。这一方面造成了医院信息化资源的浪费，另一方面降低了医疗服务的质量。精神专科医院之间的信息化共享水平普遍较低，相互之间的病案、检查资料无法共享或不能互认，增加了患者的就诊成本，延误了患者就诊时间，浪费了社会资源。一些精神专科医院的信息化硬件建设过度，为每名医生配备电脑，当班医生与休息医生之间无法共享一套信息化设备，极大提高了医院的运营成本，造成了医疗资源的浪费。

⑤未建立分级病案管理制度。

随着精神疾病患者人数的增加以及就诊过程的延长，大量病案堆积如山。许多医院连病案保管室都没有设置，病案分布在不同部门，既有文本病案也有电子病案，缺乏基本的保管。一些医院虽然设置了病案保管室，但并]有对病案进行分类管理，病患及家属取用等待的时间长，查找不方便。没有按照病人的具体情况，例如科室、轻重病患者、病类、就诊年限等进行分类整理与保管。没有建立病案阅视权限审核制度。不同科室、级别的医务人员越权调用病人的案例时有发生，侵害了病人的合法权益，损害了医院的声誉。从未分类的病案中挖掘有价值的信息成本高、难度大。

此外，调查发现，病患及其家属的文化水平、经济能力、生活环境等因素与病人的患病情况有着显著的相关性。一般而言，文化水平低、经济能力差、生活压力大的人群患有精神疾病的概率高。而这部分人群的法律意识淡薄、维权意识不强。一些病案被少数不良医务工作者专卖给第三方机构来牟利，助长了医院档案管理工作懈怠之风。所以，提高病患及家属的维权意识刻不容缓。

2 市场经济条件下精神专科医院病案管理工作思考

精神专科医院提供的是准公共产品，医疗服务市场具有一定的竞争性，作为交易的主体一方，为了使医院长远的经济效益和社会效益具有一致性，为使医院经济效益和社会效益最大化，医院作为服务供给主体应当积极进行供给侧改革，提供优质医疗服务。就病案管理工作提出以下改革建议：

第一，动态性建设患者病案，充分挖掘病案的潜在价值，为提供更优质医疗服务做准备。

随着社会经济生活的节奏加快，精神疾病的患者呈逐年递增的趋势，精神专科医院的病案应当不断的整理、补充、更新、使用。医院各科室之间应当相互协调配合，建立一整套科学、有效、低成本档案管理与使用制度。尤其需要注意的是患者病案保管、挖掘与使用应当与医院其他档案的管理区分开，因为病案管理是医院档案管理的核心。

第二，配备高素质的专兼职档案管理员。

档案管理员岗位的设置使得档案工作有了归口处，能够做到权责明确、管理科学。对档案管理员进行科学的岗位设置，规范档案管理工作，使得档案管理工作规范化、流程化。工作规范主要体现在档案的收集、分类、归档、成卷、查阅与外借时，必须有专人的分工、经过一定的工作流程与交接手续等制度[3]。同时，将医院档案管理员岗位纳入医院医护人员考核奖惩系统，设立相应的工作奖惩、职位晋升机制。使他们不仅能对病案进行保管、整理、分类，还能对病案进行价值挖掘，为提升医院的软实力做贡献。在当前条件下，由社会和医院共同对病案管理员进行系统、专业化的培养可以提高精神专科医院病案管理人员的专业素质。

第三，积极推进“互联网+医疗”体系建设，建设现代化信息平台。

精神专科医院的信息平台应当是开放的。对内起到很好的管理作用，对外方便患者查询医院的各类信息，消除患者就诊过程中的信息不完全状况，除此之外，还可以通过医院历史展示、名医展示、优秀事迹展示等窗口创立医院优质品牌，增强医院竞争力。就病案管理工作而言，应当要求在保护患者隐私和合法授权流程的基础上实现医院内部各科室之间电子病案的信息共享，这样有助于医院作为一个整体为患者提供一体化优质诊疗服务。另外，诸如患者血液、影像检查等项目应当实现同行医院间的共享，有助于降低患者就医成本，实现社会效益。此外，患者通过信息平台，通过身份验证查询自己的诊疗过程，开展对医护人员评价，这为精神专科医院低成本引入了外部监督力量，公平合理的客户评价机制有利于实现医院内部医护人员的良性竞争。

第四，对病案进行分类、分级管理。

通过对病案的整理，按照一定的标准，例如病情、科室、年限等对病案进行分类分级管理。利用现有信息平台将以往纸质病案转化成电子病案，使得患者的病案更具衔接性和系统性。对医护人员调用病案信息和患者及家属调用病案信息进行分类、分级授权查询或调用的方式进行管理，这样可以有效保护病患隐私，让病患及家属安心、放心，不担心自己的病案信息会泄露出去，同时也加强了医院内部管理，堵住了信息泄露的制度漏洞。这样也就消除了医疗服务结束后可能出现的道德风险。长期坚持病案信息调用授权管理制度，还有利于提升医院的声誉。在分类、分级的基础上，进行病案的价值挖掘，时间段、工作量少、成本低，为决策者提供科学决策咨询创造了良好条件。

参考文献：

[1]王波.医院档案管理存在的问题与对策思考[J].淮海工学院学报，2011（9）：101-103.

第3篇

二、投档原则：按专业招生计划数的1:1比例从高分到低分给学校提供考生的电子档案，若出现最低分有相同分数的考生，则一并投档。

三、学校审查所投档考生的档案，从高分到低分确定预录取名单，并给考生填发预录取通知书。考生可在5月中旬向报考院校查询本人的预录取信息。

四、被预录取考生须在2014年7月中旬(具体时间以学校通知为准)，持预录取通知书、本人的居民身份证、专科(高职)毕业证书、全国或海南省计算机一级(含)以上合格证书、专科(高职)学籍档案等材料到预录取学校报到，办理录取确认手续，逾期不办理录取确认手续者，视为自动放弃录取资格。对不符合录取条件或报到材料不齐的考生，取消其录取资格。

五、调剂：原报考海南师范大学旅游管理专业、琼州学院旅游管理专业，且分数在90分(含90分)以上不被原报志愿院校录取的考生，可调剂补报海口经济学院或三亚学院旅游管理专业，有意补报调剂志愿的考生于4月15-16日登录我局网站的“专科(高职)升本科调剂志愿系统”填报调剂志愿，逾期不补报志愿的视为自行放弃。我局将根据调剂志愿结果及剩余计划数，按专业从高分到低分给学校提供考生的电子档案。

六、各招生学校的联系人及联系电话：

海南师范大学招生办 韩老师：65888710

海南医学院招生办 黄老师：66893751

琼州学院招生就业处 周老师：88651896

海口经济学院招生办 陈老师：65733707

三亚学院招生办 方老师：88386666

附：2014年海南省专科(高职)升本科招生考试海口经济学院、三亚学院剩余计划表

海南省考试局

2014年3月28日

附：