个人档案的重要性范文

前言：我们精心挑选了数篇优质个人档案的重要性文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、建立个人健康档案的必要性与重要性

个人健康档案形成者，主要指医院、社区卫生服务机构、社会健康服务机构等。档案内容，个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。档案的形式，主要有图、档、卡、册、表。档案的本质即个人在医疗、保健等个人健康管理活动中形成原始的历史记录，它是医疗保健过程顺利进行的依据。个人健康档案，就是个人身心健康（健康状态、亚健康状态的疾病预防与保护、非健康状态的疾病治疗等）过程的规范、科学记录。它是以个人健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素、实现信息多渠道动态收集、管理，满足个人自身需要和健康管理的具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。由此可见，个人健康档案是个人自我保健过程中不可缺少的医学资料，它记录了每个人疾病的发生、发展、治疗和转归的过程。建立健全公民个人健康档案对完善我国公共卫生和医疗服务体系、加强疾病防治和预防保健等工作具有重要意义。

二、个人健康档案的内容与独特性

1、个人健康档案的内容

个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。个人健康档案可由个人基本信息、基本记录和专项档案等部分组成。个人基本信息包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、教育程度、婚姻、民族等；基本记录即个人健康行为记录：如家族史、吸烟、饮酒、就医行为以及个人各种化验及辅助检查记录、预防性记录等；专项档案指特殊疾患流程，是指对某一问题的进展情况进行跟踪随访的动态观察记录。包括症状、体征、用药、转会诊结果等。

2、个人健康档案的独特性

2.1内容的全面性与形式的多样性。个人健康档案不是简单地将纸质病历记载的各项内容输入电脑，还记载了居民平时生活中的点滴健康相关信息，在任何时间、任何地点收集个人健康档案，不仅能记录病史、诊断治疗情况可以完成以个人健康为中心的信息集成，而且也是在医疗过程中形成的所有文字、数据、图表、影像等资料的有机整合。个人健康档案的形式多种多样，它以图、卡、档、表、册等形式出现。

2.2内容变化的动态性。一份完整的个人健康档案记录了个体从出生到死亡过程中在各个健康状态下的所有生命体征的变化以及客观反映疾病病情、检查、诊断、治疗情况及其转归的全过程记录。它是一个动态连续且全面的记录过程，并通过各种形式详细地记录健康信息的变化，从而为将来的医疗保健以及健康管理过程提供完整的医疗诊断依据。

2.3检索使用的方便性与灵活性。传统意义上的查阅档案，必须是要先通过查找索引，找到相关索引一层层进入后才能进行翻阅，这不仅速度慢，劳动繁琐，而且检索的查全性和查准性又无法得到保证。个人健康档案以个人为单位，以特有的数据格式集中存储，有利于迅速检索查询、调用处理各种信息，为科学研究、临床提供全面可靠的资料，大大提高了档案的利用效率。

2.4内容的保密性。由于个人健康档案记录了大量的涉及个人隐私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就显得很高。个人健康档案涉及的隐私信息主要有注册信息，包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业等，有对于个人健康有关的某一问题的跟踪动态观察记录，如就医行为等，还有用户的潜在信息，即基于个人信息从中发掘出来的潜在信息。

三、进一步建立健全个人健康档案管理制度

1、建立完善的管理流程和机制

首先是完善个人健康档案的收集制度。个人要有自我保健意识，尽可能地将与自身健康相关的所有记录全面、妥善地保管起来。各个卫生服务机构，如医院、社区卫生服务中心、社会健康服务机构等要形成制度，从个人出生开始建立健康档案，把个人健康资料纳入各个医疗保健机构的档案管理流程中。其次要确定个人健康档案管理机构。个人健康档案是个人健康情况的原始记录，具有从属性与唯一性，其归属权属于个人所有。医院等健康机构在受聘管理的期限内，负有形成。收集、归档和妥善管理的职责，严禁健康档案的散失。要根据有关规定在一定期限内做好个人健康档案的交接工作，保证档案资料的完整性与延续性。再次是不断探索好的管理方法和经验，培养一支高素质、业务能力强的档案管理人员队伍，高校快捷地提供利用服务，最大限度地提高个人健康档案的利用价值。

2、个人隐私安全与保护问题

隐私的基本涵义就是自然人对个人生活秘密和个人生活自由保有不受他人干涉的权利。个人健康档案中有关个人信息完全属于个人隐私，这种隐私权主要表现在个人对整个就医、保健过程中档案上记载的个人资讯或信息部分享有的支配权。目前，我国正在进行医疗体制和社会保障机制的改革，医疗法制尚不健全，易患纠纷日益增多，作为医疗保障体系之一的个人健康档案工作也应纳入法制轨道。如何有效保护个人隐私不被泄露，是保障个人利益的一个重要方面，应该引起足够的重视。个人健康档案管理机构要从提高服务质量，建立起如医患双方密切的信任关系，抵消提供个人信息的顾虑；制订完善的个人隐私制度与隐私保护技术；开展个人隐私保护教育，提高隐私保护意识与行业自律管理意识等几个方面入手，将个人健康档案的管理与保护个人隐私权相结合，走出一条符合我国国情的个人健康档案管理之路。

第2篇

关键词：居民健康档案 重要性 个人健康档案 记录方式

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0231-01

居民健康档案是基层医疗卫生机构为所辖区域居民提供医疗卫生服务过程中的规范记录，是以居民健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素的系统化文件记录。居民健康档案主要包括个人健康档案、家庭健康档案及社区健康档案等，内容由个人基本信息、健康体检记录、重点人群健康管理及其他卫生服务记录等组成。全科医生在为辖区居民提供连续性、可及性、协调性和以预防为导向的综合性个体化卫生保健服务时，必须掌握居民的基本健康资料，有利于医疗实践活动的顺利开展，所以建立健康档案尤为重要。为此，笔者阐明建立居民健康档案的重要性及其记录方式，以便于实现健康档案的数字化信息化。

1 建立居民健康档案的重要性

1.1 有利于全科医疗实践的顺利开展

在临床实践中，全科医生扮演的角色、服务方式、服务场所及其诊疗不同健康问题的性质和可被利用的资源状况，决定了其所采取的临床策略和处理方法。首先，全科医生要了解就诊者的就医背景，在充分了解和理解病人患病和就医行为的基础上，才能正确理处理病人的健康问题。全科医生与病人及其家属为朋友式的医患关系，应了解和掌握病人的诸多背景资料。健康档案中详细记载病人及其家庭的健康问题和相关危险因素等背景资料，藉此全科医生可以全面了解病人，为全科医生的临床诊断、治疗和预防保健提供了客观依据，有助于与病人一起做出正确的临床决策。同时，对于未就诊者，可以通过健康档案找出适宜的治疗和管理方法，对健康者开展预防。利用家庭健康档案预测每个家庭可能出现的问题，提供相应服务。

1.2 有利于全科医疗教学和科研的顺利开展

健康档案讲求规范性、完整性、逻辑性和准确性，按照全科医疗和档案建立的基本原则取舍和安排档案项目。记录规范和长期积累的居民健康档案，是全科医生总结实践经验和教训的重要资料，有利于其业务发展和成长。以问题为中心的健康记录，重视背景资料的作用，反映了心理社会方面的问题，利于培养和训练学生的临床思维和处理病人的能力，利于全科医疗原则的理解和融汇贯通。所以规范，完整系统的健康档案是最好的教学资料和科研资料。

1.3 有利于医疗质量和技术水平评价的顺利开展

完整的居民健康档案，记载着全科医疗服务的主要路径和实施过程，能较为全面地反映全科医生的思维判断、理论知识和实践能力，可作为考核和评价全科医生医疗质量和技术水平的重要依据。亦可作为法律文书处理医疗纠纷，更好地服务病人，保护医务人员。

2 个人健康档案记录方式

个人健康档案记录由两部分组成。

2.1 以问题为导向的个人健康问题记录

（1）病人基本资料：主要包括姓名、性别、民族、职业、婚姻、文化程度、出生日期、详细地址、联系电话等人口学资料，吸烟、饮酒、饮食习惯、运动等健康行为资料，过去史、个人史、心理评估等临床资料。

（2）健康问题目录：暂时性健康问题是指急性发生的或短期内发生的，主要健康问题是指过去、现在和将来都会影响个人健康的异常情况，如慢性心理或生理疾患、社会问题、家庭问题、经济问题、异常体征和化验结果、各种影响健康的危险因素，或医生认为是较为重要的问题等，不论诊断是否明确，症状体征和实验室检查结果是否可以解释。主要问题目录能动态记录病人一生中所发生的健康问题。问题目录应以表格的方式记录，置于健康档案的前面。确认后的问题应按发生的时间顺序逐一记录，便于全科医生随时填写和修改。

记录主要问题时，应弄清问题发生的时间、写明问题，如能注明得到解决的时间、结果更好，否则可留空，表现无结果。记录暂时性问题时，可能前可以使难以直接看到，无法得到第一手资料，这时要全面了解，依据提供的信息经过分析、综合、判断，最后记录为一个较为准确可靠科学的信息资料。

（3）健康问题描述――问题记录和处理方案：问题描述是以问题为导向的个人健康问题记录方式的核心和精髓，通常采用SOAP形式进行记录，其中S表示病人的主观资料，是由病人提供的主诉、症状、病史、家族史等，尽量用病人的语言描述；O表示病人的客观资料，包括体检所见体征、辅助检查治疗和病人的态度、行为等；A表示对健康问题的评价，是问题描述最重要的部分。诊断、鉴别、问题的轻重程度和预后等是较为完整的内容；P表示对问题的处理（诊断、治疗、健康教育等）计划，记录时应按顺序依次描述相关健康问题。在描述问题前，应注明此问题为首诊、复诊或转诊。

（4）问题进展记录：问题目录中不同编号的各种问题有进展时，应按规范采用SOAP方式予以记录。若某一问题有进一步明确诊断时，在更正问题名称的同时记录最新资料于其中；随访过程中发现的新问题，应添加新的问题和编号在进展记录中。

（5）会诊转诊记录：由于受到技术和设备等条件的限制，某些疑难重症不能在基层医疗机构处理，必须通过会诊或转诊才能解决。基层医疗机构与综合性医院应实行双向转诊制度，即基层医疗机构将病人转到综合性医院，后者对患者处理后视情况又转回基层医疗机构进行治疗的过程。对需要转诊和会诊的病人，全科医生应详细填写会诊转诊记录单。

2.2 以预防为导向的周期性健康检查记录

依据工作环境和居民的实际情况，定期进行健康检查，是贯彻预防医学和前瞻医学的重要措施，也是全科医生的任务和工作特点之一。健康检查是进一步开展疾病防治、健康咨询的重要基础性工作，它着眼于第一级和第二级预防，以无症状个体为对象，目的在于早期发现病患和危险因素，采取相应的防治措施。这要求健康检查要从全科医生工作实际出发，抓住要素指标，防止贪大求全；以体格检查为主，以器械检查为辅；健康检查项目要做到连续性、稳定性，以便于系统观察，作出评价。在健康检查过程中，若发现特异问题应立即采取措施，深入检查，特殊处理。要定期进行健康检查，被检查者可以事先准备，有利于全科医生全面、科学的运筹和安排自己的工作。每次健康检查结束后，应按照要求逐一记录，建立完整的健康检查记录表。

第3篇

【关键词】  档案管理  完整性

        1  人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交

        1.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题： 一是档案交接不及时。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。使得人事档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些医院人事档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些医院人事档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。 

        1.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施： 

        1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中

        1.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

        2  医院流动人员人事档案管理

        2.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。

        2.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

        2.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

        2.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。

        3  结论 

        人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。 

        参 考 文 献 

第4篇

关键词：高校；毕业生；档案管理

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

采用先进的信息化手段加强毕业生档案管理，建立毕业生电子档案库，实行毕业生档案网上查询，提高管理效率和水平。充分发挥网络优势，建立毕业生网站、QQ群等，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密档案文件信息进行加密处理，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。用人单位可以通过上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。

第5篇

每个公民的个人档案都涵盖了其整体职业生涯安排的所有记录以及总结。个人档案管理的社会价值便体现在它具有凭据功能，而对于下岗职工存在的个人档案管理在整个档案管理体系中占据着非常重要的地位，在管理过程中出现的档案流失现象目前已成为社会关注的问题，对于这种管理不当的不良现象，政府相关部门一定要采取必要的措施改善这种现象。加强对下岗职工个人档案管理的强度，使其在进行再就业时能够发挥正确的作用。

一、 下岗职工个人档案管理所具有的实质作用

目前为了符合社会经济不断改革的新趋势，国内很多企业对内部都采取了必要的整治措施，目的是能够有效的减少支出成本，因此失业现象屡见不鲜。而如何能够促进下岗人员二次就业来保障生活来源便成为国家政府首要重视的民生问题。如今国内在就业方面呈现出就业同再就业共存的特征，我国政府大力支持下岗失业人员能够进行再就业。但是，伴随着我国社会经济的快速发展，各行业间竞争力的不断增大，以及不断更新的高科技机器设备和富含科技的工作模式，这些变化使得下岗职工面临再就业时遇到很多困难。这种情形下，下岗人员所拥有的个人档案管理服务在很大程度上能够帮助他们进行再就业，同时还能有效维护社会结构的稳定度。我国相关政府部门应该改善目前在档案管理工作中出现的问题，运用合理化的档案管理来支持帮助下岗职工的二次就业，进而实现档案管理的社会价值。

二、 国内下岗人员个人档案管理现状简介

从整体上来看不论是国家政府还是在企事业单位中对下岗失业人员的管理档案问题都显得越来越重视。在某些单位中还配置了专用于管理个人档案的部门，这些部门都具有良好的管理机制，主要目的是为下岗人员争取到更多的自身利益。与此同时，某些单位在档案管理部门中还增设了开发利用档案管理的一系列服务项目，以这种方式为下岗职工寻找相应的二次就业渠道，增大他们再就业的空间。虽然有以上的档案管理方式能够促进下岗职工顺利进行再就业，可是其管理过程中还是存在很多不当之处的。比如说，在某些企事业单位中对下岗人群的档案进行管理的重视程度不足，缺少相应的人力投放资金，将这种档案的管理视为企业在发展过程中的负担。同时还会存在一种现象，在企业进行合并时，由于不够完善的档案管理制度，使得很多下岗工作人员的个人档案不知所踪，更有甚者有些单位会违背政府相关规定将档案私自下放到下岗人员个人手中进行保管。而正是这些不规范的档案管理现象使得单位部门不能及时有效的为下岗人员提供有效的再就业信息，致使有损到员工应有的权益。

综上所述，我们应该在企事业部门中加强和改善下岗人员档案管理的制度，目的是能够正常发挥档案管理对下岗职工进行二次就业的作用。

三、 档案管理促进下岗人员进行二次就业的详细措施

各部门领导要对下岗职工档案管理进行广泛宣扬以提升其自身影响力。在企事业单位中对下岗人员档案管理所具有的重要性要做到充分认知，单位领导要不断加强管理档案服务水平的力度，最终目的便是能够辅助下岗人员顺利进行再就业。此外，要正确运用档案管理这项工作，使其作为对社会进行透视以及掌握社会就业动态的工具，进而有效促进其作用的正常发挥。

促使下岗人员的档案管理工作趋于社会化。档案管理正在发生变化，它正由企事业单位向社会组织管理档案进行过渡。伴随着我国社会的快速发展，档案管理所具有的社会地位同时也变得更加显著。因此，若想在很大程度上使档案管理发挥其作用促使下岗人员再就业，就应该及时将档案管理变得社会化。无论是在企事业当中还是在社会组织中都要进行相应的改革使社会化得以实现。同时，国家政府还应投放合理的资金来处理现存的死档案现象，为了有效避免部分职工档案的流失，进而发挥档案管理服务所具有的积极作用。

同工会各级部门之间要加强配合。若想处理解决下岗人员存在的再就业现象，国家政府便要加强工会间各级部门的整体配合度。所有的档案管理相关部门要同工会以及再就业单位进行必要的沟通交流，这样便能得到可靠的就业信息，以便为下岗人员提供服务。同时，还要对原始档案做相应的加工工作，在工会的协同作用下安排下岗人员到接收单位中，最终改善整体的再就业体系。

第6篇

关键词：毕业生；档案；转递；高校

中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者简介：赵湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。

目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人”，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的“社会人”，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了“档随人走”的人——即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置），与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。

一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作

（1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如《报到证》应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。《学籍卡》是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。（2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。如没有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。（3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。（4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改派必须有原单位的解约函（证明信）、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。（5）“档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。

二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项

（1）档案馆专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的《毕业生派遣数据》，打印“机要转递四联单”，裁切“机要转递四联单”，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。（2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。（3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的《毕业生登记表》中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等。（4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。（5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。（6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将《机要转递通知单》和《机要转递回执单》装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。（7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照《毕业生归档材料清单》检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。（8）学院负责将异常情况在《毕业生归档材料清单》的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。（9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按《本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单》、《存档或缓期转递清单》、《留降级、待补考延迟毕业清单》要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。（10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张《机要转递清单》上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中《机要转递清单》上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在《机要转递清单》上特别注明情况，处置人必须签名。（11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封）。

三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范

毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章），然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订《毕业生档案暂缓转递协议书》，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。

常见的延缓转递申请理由有：（1）用人单位要求有工作试用期3～6个月不等；（2）用人单位确认录用该毕业生，但是进人编制指标待审批落实；（3）西部志愿者、村官等政策允许留存的个人档案；（4）用人单位是总公司签约给出的待遇条件较高，而实际用人单位是下属子公司，学生报道上岗时才发现总公司签约给出的待遇条件不能兑现而毁约改派；（5）毕业生盲目签约或有多家用人单位表示愿意录用后，该生毁约后改派正在办理中，不能转递个人档案；（6）毕业生报道后，用人单位体检或试用期不合格，将毕业生和档案退回学校；（7）毕业生签约单位在外地离家较远，学生父母亲不愿意子女远行致使毕业生未报道而重新派遣；（8）考生父母属于支边或“三线”建设工作多年，学生在校学习期间学生家长已经调往内地工作，毕业生毕业时派遣回原生源所在地而学生本人要求改派；（9）博士入学考试时间安排较晚，录取和发出调档函时间就更晚，这部分毕业生主动要求个人档案暂缓转递；（10）学生考上博士后调档的须在进站开题后，才能办理档案转递事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，报道时间为1～30天，但是这两个城市要求必须有入城指标才能上户口落档案，工作单位为了避免退档和方便上户口主动要求学校办理档案暂缓转递，以便用人单位落实进城反指标。

第7篇

一、大学生毕业档案现状

每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、大学生毕业生档案去向

毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。

三、做好大学生毕业档案管理工作的建议

第8篇

1.1档案管理分散

由于每个学生归档时间不一致，导致他们的档案有的存放在成教管理处，有的则在成教学生管理处，这种现象就造成了对档案不能够集中管理.再加上对学生档案的归档采用的是年度制，然而像一些学生的成绩表，是按照学制来划分归档的，这就造成一些学生的资料无法按照年度来进行归档.

1.2档案管理的变动比较频繁

对学生档案的查阅本来就是一件动态的工作，成人教育学生的学习地点也经常有变动，这就造成了学生学籍会时常发生变动，因而档案也就随之变化，由于近几年学历造假现象越来越严重，因而全国性的学历打假也在持续进行中，企业单位对学生档案的查阅就更加频繁了，这样相应提高了成人教育学生档案的作用.

2高校成人教育学生档案管理工作中存在的一些弊端

2.1忽视档案管理的重要性、管理制度不健全

由于历史因素的限制，目前一些高校对于成人教育学生档案管理工作的认识存在一些问题，对成人教育定位的继续教育以及岗位培训的重要性有所忽视，因而对于成人教育学生档案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和积极性.在2008年国家档案局以及教育部颁发的《高等学校档案管理办法》中虽然对学生档案的管理做了明确的方向指示，但是并没有提及具体的管理措施以及流程，因而就造成各高校在学生档案管理制度上存在缺陷，导致一些高校的成教学生档案管理工作存在随意性，像一些工作人员就没有把学生档案管理当作是一件必要的工作来做，他们自身就认为这工作没有意义，因为学生毕业之后档案就自然会转走，所以根本不需要进行管理，对学生自己来说，他们对个人档案的重要性也认识不足，以致他们在填写自己档案的时候也抱着无所谓、不认真的态度.

2.2学生档案管理工作人员缺乏专业性、档案管理机构不完善

对档案管理的重要性认识不足这一现象普遍存在于各高校中，许多高校的教学系统中并没有进行档案管理的专门部门，档案管理的工作人员也并非专业人员，大多是由其他行政人员兼职的，他们对档案管理工作既不具备档案业务的基本知识和使用信息化技术管理档案的能力，也没有经过系统全面的专业培训，因而在日常的学生档案管理工作中也不会懂得专业化的管理，再加上他们有其他的工作事项，这就导致在学生档案管理过程中时常会发生一些问题，比如文件材料丢失等等，另外对学生档案管理也不集中，一些成教学生的档案还存放在不同的教学站点，有的学生对个人档案的重要性也认识不足，在填写个人档案时态度比较随意，学校的一些部门对学生填写的档案不加审查就进行直接归档，极其不负责任.

2.3学生档案管理不严谨、查阅和利用效率低下

一些高校成教对学生档案的管理认识不到位，没有将学生档案安置到专门的地方存放，只是随意地与其他资料放在一起，造成学生档案的丢失、损坏等，由于前期管理不严，导致一些档案的内容不齐全、一些需要有公章的地方没有盖章等现象.加上如今社会科技化、信息化的发展，网络的运用大大提高了办工的效率，然而各高校对档案的记录仍停留在纸质上，没有利用信息化科技去管理学生档案，因而在对学生档案的查阅和利用效率上就有所影响，企业单位对学生档案信息资源的发掘也存在困难，这就造成档案管理者跟信息需求者之间不能有良好的互动.

3改进高校成人教育学生档案管理工作中存在问题的一些措施

3.1加强学校领导对学生档案管理工作重要性的认识

领导的重视与否，直接关系到档案管理工作的好坏.因而要想做好成人教育学生档案管理工作，必须要加强学校领导对它重要性的认识，这样学校领导才能把档案管理当作是一项必要的工作来看待.学校服务的对象是学生，学生是档案的主要对象，学生档案能将学生在校学习期间的各方面信息记录在册，因而学生档案的重要性远超过学校的任何资料，学生档案是学校教学管理中必不可少的一个组成部分，具备参考和保存价值.因而各高校领导必须加强对学生档案的管理意识.

3.2加大对学生档案管理的宣传力度、调动全校师生参与档案管理的积极性

学生档案的内容记载的是学生从小学、初中、高中、大学中的主要活动，这其中包括学生的考试成绩、平时在校的表现等等，这些资料的记载，对于学生日后到社会上参加工作有非常重要的作用，因而对学生档案的可靠性要求比较高，加强档案管理的宣传力度，不仅是让老师，还要让学生充分认识到档案的重要性，让他们积极主动地参与到档案管理中来.成人教育中的学生一般是社会上的在职人员或是一些从技校、中专毕业的学生，因而从其自身意识来说，他们认为成教的含金量不高，自然对自己的个人档案也不予重视，其实这样的观念是完全错误的，学生档案作为学生在校期间的重要凭证，其重要性不言而喻.学生要自觉认识到档案的重要性，在档案填写时要抱着对自己认真负责的态度，并且主动配合老师对档案进行管理，让完备的档案成为自己进入社会岗位的垫脚石.

3.3建立健全完善的档案管理制度，完善成人教育档案管理体系

加强学生档案管理工作的前提是要建立健全档案管理制度，要让档案管理工作有制度可依.目前各高校的档案管理制度普遍存在不健全的现象，对学生档案的管理随意化，很容易造成学生档案的丢失、损坏等，另外对档案的处理不完善，经常出现档案不齐全、归档不及时等现象，因而建立健全完善的档案管理制度迫在眉睫.对于档案的管理工作，首先要有专业的工作人员进行收集整理、管理材料，其次要完善档案管理工作的规章制度，加强档案工作的保密性，最后要建立严格的档案归档、借阅以及使用制度，全面提高成人教育学生档案管理工作的质量.

3.4提高成人教育学生档案管理工作人员的专业素质

学生档案的管理是一项至关重要的工作，对于其进行管理的工作人员必须要具备专业的素质，学校要选择专业、优秀的档案管理人员来任职这项工作，而不能为了减少成本，选择一些其他岗位上的人员来兼任，学生档案管理工作需要工作人员具备较高的热情以及业务能力，因而学校要对档案管理的工作人员进行定期的专业培训，提高他们工作的积极性，加强他们管理档案的能力.另外学校要针对档案管理人员建立相对应的监督机制、奖惩制度、考评体系，通过对档案管理人员工作的监督检查，来提高他们工作的质量，对于工作效率高的人员给予一定的奖励，然后按照优上劣下的原则，根据工作质量的高低来决定工作人员的职务与职称，通过这三种方式来激发工作人员的工作积极性，提高他们工作的效率，从而推动整个档案管理队伍整体专业素质的提高.

3.5完善档案管理方式，创新档案管理方法

随着社会信息化、科技化的发展，成人教育学生档案管理中以纸质形式记载学生信息的方式已不能满足高校对档案的管理需求，因而对于成人教育学生档案管理应在纸质形式保存的基础上，充分发挥信息化科技的作用，实现档案数字化、电子化、科学化.

4结语

第9篇

[关键词] 聘用制人员；人事档案；管理现状；分析

[中图分类号] R197.322 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以来，根据国家人事制度改革要求开始实施“单位自主用人，个人自主择业”的用人机制后，聘用制人员的人事档案就推行“人事”的模式进行管理，自此，人事档案就成为了人力资源管理工作中的重要内容。目前，本院聘用制员工已有876人，其人事档案采用委托第三方服务机构即人才交流服务中心管理，原有的在编人员1 008人仍采用传统的管理模式管理。在多年的人事档案管理的实际工作中，人事档案在发挥其优势的同时，也存在一些不可避免的问题。

1 聘用制人员人事档案管理中存在的问题

1.1 人员流向与人事档案脱节

人事带来的医院用人上的人档分离，最大的优点就是医院使用人才不再受到现有人员编制限制，给医院人才引进提供了极大方便。但是，这也造成了聘用制人员档案管理的一些新问题，最突出的就是“弃档”、“死档”、“断档”、“假档”、“自揣档”[1]现象普遍，造成人员流向与人事档案脱节。究其原因，主要有三方面：（1）用人单位和当事人存在一种认识误区，认为聘用关系就是“聘用期间我发工资你干活，合约结束停发工资你走人”的关系，均忽视了人事档案管理的重要性。从用人单位角度看，在招聘人员时，拟聘人员即使不带档案，只要专业对口，人才适用照样接收，这样造成干部自动离职、停薪留职甚至被开除时，原单位出现了“有档无人”，新单位出现“有人无档”的人档分离现象，使得有些干部的来历不明，假学历、假文凭、假政绩的情况时有发生。从个人角度来说，很少有人知道人事档案的作用，更没有积累和保护档案的认识。有些毕业生出于好奇心，私自拆开档案看里面究竟有什么，结果形成了“开口档案”，也有人更是“遗忘”了自己的档案，抱着一种“走到哪里干到哪里”的无所谓态度……按照人事档案的规定，这些情况都将给个人今后权益纠纷、学历证明、社会保险等方面带来很多不必要的麻烦，甚至影响到未来发展。（2）学校的就业指导缺位。个别学校尤其是大中专学校是指导不到位甚至不负责任的。从到本院应聘的人员来看，有部分人员从学校毕业后就一直自己拿着档案，学校在学生毕业后就直接将其个人档案交与个人，让其将档案交应聘单位，根本不知道还有人事档案这样的管理，更不知道档案的重要性。（3）各地政策的差异性导致。各地区的人事档案规定不同，致当事人被动弃档或断档。如个别地方制定了大中专生不予办理人事的规定；有地方毕业1年内没办理人事档案的只能“托管”的规定；如毕业多年没在正规人才交流中心办理人事的，本市也无法接收其个人档案等等。

1.2 人事档案多头管理，信息更新及利用难

目前本院人事档案管理部门较多，有的由组织部门管理，有的在卫生主管部门管理，工人档案在医院管理，其他聘用制人员则在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有极少的“自揣档”，造成了管理难的局面。一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难，更是导致人事档案信息老化，难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用。目前，本院对于在政府部门管理的档案尚能交接归档，但还有不少聘用制人员的档案分流在各地，需归档的信息资料如年度考核、各类资格考试、注册考试等反映个人才能的资料，只能让其每年到本院人事管理部门签收取回，自行到本人档案所在地归档以保证档案完整。从人事档案管理的角度看，人事档案多点流向存在极大不便甚至存在隐患：（1）单位还留存大量人事档案散页，以备有人取回归档，既增加了单位的管理难度，同时由个人取走归档资料也不利于保证信息的真实性、及时性和安全性；（2）人事档案利用困难。目前本院对调入单位的人员，仍采取到各处“借档摘抄信息”的办法了解情况和进行工资计算，大大增加工作量和工作难度；（3）档案利用价值低，功能弱化。由于难以及时收集信息归档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料，尤其在任用提拔、计算工龄、出国政审等方面甚至容易出现失真情况。

1.3 存档费用高，“废弃档”清理难

经了解，各地的档案管理收费按每月20～50元不等。若以每年250元计算，如果某人才市场托管2万份档案，一年收取的管理费为500万元。高额的存档管理费使得不少人放弃档案，而清理“死档”已经成为存放档案单位和中介机构非常头痛的事。如本院近年来解除人员或自动辞职的人事档案，由于本人一走了之，既不取回转至相关机构，也不调入其他单位，本院又不能丢弃或销毁，导致积累的“弃档”和“死档”，至今不知如何处理，只能在档案柜里继续存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事档案管理的几点设想

2.1 建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式

面对实施聘用制的大环境，人事档案的管理也要适应新形势，要尊重人才流动，增强信息意识，树立主动服务意识，积极探索新的人事档案管理手段，为组织人事工作参考利用提供服务。

2.1.1 增强人事档案的规范化管理意识 随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”变为“社会人”。因此，各人事组织和劳动部门、学校、用人单位都要顺应形势要求，更新观念，联合管理，针对聘用制人员流动特点，变管理为服务，变监督为指导，加强人事档案的规范化管理。一方面人事组织部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设。另一方面，用人单位也要充分认识到个人档案是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，对离职者或解聘者的任用和重新就业的劳动权益有直接影响。因此，在进行聘用前必须查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案的人员不予接收，既避免后续的劳资纠纷，也使得应聘者重新重视个人档案。当然，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。

2.1.2 建立统一机构，集中管理 要改变目前多头管理的现状，设置专业化的人事档案社会化管理机构，将国有单位、独资、合资和私营企业等非国有单位员工的人事档案[2]，还有暂时没有找到工作的毕业生的人事档案统一管理起来，尤其各地人才交流中心应该互动互通起来，这对于保障人事档案的完整性和安全性显得尤为必要，甚至可以大大减轻用人单位和个人的负担。

2.1.3 强化聘用制人员档案材料的收集整理机制建设 要建立提供档案有关材料的管理机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。与此同时，要进一步更新和完善材料收集的内容，扩大归档内容和范围，将业绩能力和诚信记录纳入信息归档范围，为资源共享建设提供信息基础。

2.2 建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享

只有人事档案信息资源成为人才流动和使用的坚实平台，才成真正实现人才资源共享，推动各行业的竞争和发展。这就需要探索建立流动人员人事档案信息网络系统，在严格执行人事档案保密制度的前提下，提供人事档案信息网上查询服务，同时对档案信息进行网上收集、整理、完善，形成人事档案的精品，实实在在服务于用人单位，真正发挥人事档案制度的优势。

2.2.1 实行信息化管理手段与技术 按管理权限逐层逐级建立流动人员档案局域网，通过局域网之间的相互联结[3]，实行人才流动档案网络化管理，建立流动人员人事档案信息库，作为开放式的人才信息网络平台和主要信息源，将不属于保密范畴和不具有知识产权的流动人员人事档案信息实行网络服务。

2.2.2 明确职责和权限，规范管理程序 在人事档案信息管理中，要进一步明确人才中心和用人单位之间对人事档案的收集、整理和移交工作职责和管理程序。要给予用人单位一定的管理权限，由用人单位专人对人员信息进行更新维护，人员信息实行动态化管理，确保聘用制人员信息的时效性、真实性和准确性。这样既可保证流动人员与流动档案同步，使个人档案信息更具连贯性，让用人单位利用档案更具时效性和全面性，也可避免档案的人为涂改，减少“弃档”、“死档”现象。

2.2.3 建立健全网络人事档案查询管理制度 人事档案社会化管理机构将有资质的用人单位纳入网络查询服务管理，用人单位在新人进入时可凭单位的资质申请，被认证后给予人员信息网络查询服务。人事档案社会化管理机构同时要建立和其他社会部门广泛联系，把保存在不同机构的关于同一个人的所有档案都建立关联，利用身份证的唯一性作为代码重新编号，使人事档案的社会化管理的编号方式可以形成新的体系，人和档案相互对应，实现个人档案社会一体化，从而使人事档案发挥资源整合功能[4]，在为社会各机构和部门提供信息的过程中，能全面展示一个人的工作经历和工作状态。

[参考文献]

[1] 朱玉媛，鲁文艳，李军. 我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J]. 图书・情报・知识，2007，（5）：44-45.

[2] 刘淑霞. 分析人事档案管理中的“弃档”现象[J]. 浙江档案，2005，（3）：38.

[3] 张利珍. 浅谈加强医疗卫生系统人事档案管理[J]. 内蒙古科技与经济，2011，（2）：29.

第10篇

第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

（1）档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

（2）档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情r调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

（3）管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

三、加强高职院校档案管理的措施

（1）建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

（2）增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。

参考文献：

第11篇

2014年，中国经济的压力仍将持续，中国人换工作的需求更为迫切，人们需要更多的信息和平台来储备人脉，提升职业能力，完善自身的职业发展。2014年，职业社交网站将会迎来一个新的发展机遇。

社交化招聘平台将替代简历

如果你是一个HR，你喜欢花5秒钟看一份简历，还是喜欢花更多时间看一份持续更新的应聘者档案？

一份调查显示，52%的企业认为社交网络是他们吸引求职者的重要平台。60%的受访者表示，通过Facebook等社交网站寻找更多高质量的职位候选人，将成为他们招聘策略中的关键举措。

在国外，应聘者提交的简历，通常被认为理应是真实的。但是在中国，HR常常遭遇应聘者的简历与事实存在天壤之别的尴尬。

但是，如今互联网在给力地破解这份尴尬。在职业社交网站上，HR可以通过职场人士用自己的日常在线行为所“搭建”的个人特征及信用体系，来筛选某个岗位的合适人选。这个信用及特征体系包括三部分：一是职场人士自身的诚信度；二是其在该平台上的日常行为；三是基于人脉的评价和认证。除了学校、专业，就职公司等背景资料外，HR还能看到应聘者最近读的书，做的项目、他跟哪些人来往，其他职场人士对他的评价等。可以说，职业社交网站为职场人士提供了一个构建自身信用及个人特征体系的平台。

与传统招聘网站相比，社交化越来越成为一种趋势。及时、鲜活的职场个人档案，将逐渐替代简历，成为应聘者和招聘者之间全新的媒介。

职场个人品牌重要性凸显

在淘宝上，我们有时会依据卖家的信用排名去买东西。同样，HR也希望通过求职者个人的信用排名，去挑选候选人。

职场社交平台能够给职场人士提供一个打造个人品牌、建立个人信用的平台。中国人跳槽的频率比外国人高很多。对中国人来说，构建职场个人品牌更加重要。职场个人品牌不是一两天能够建立的，这是每天更新、日积月累的一个过程。

如何利用职业社交平台打造个人品牌？

第一，完善相关资历背景资料等静态信息。

第二，以社交为基础，展示每天的学习读书内容、正在从事的工作项目，并且邀请同事或领导去帮你验证这些信息，增加其可信度。

第三，建立人脉关系。HR将通过你的人脉、朋友了解到你所在圈子。

与传统的招聘平台相比，为职场精英打造信用体系，打造个人职业品牌、发展高质量的人脉关系，是职业社交网站最大的优势。

2014管理风向标

Q：您怎样看中国“职业社交”类网站的发展趋势？

第12篇

关键词：基层医院；建立；管理；卫生技术档案

在医院的档案管理体系中，涉及卫技人员个人的档案包括个人技术档案、文书档案和人事档案，卫技人员技术档案是医院档案的重要组成部分，建立健全卫生技术档案，加强对卫生技术档案的管理，对完善医院档案管理体系和加强卫生技术人才队伍建设有着十分重要的意义。本人管理档案多年亲手接收一些基层医院调入的技术档案，发现部分医院技术档案内容过于简单只有几张证书复印件，一些医院把技术档案跟人事档案混装在一起，分不清哪些材料该放在人事档案哪些应放入技术档案，个别医院甚至没有建立技术档案。本文就所在单位建立和管理卫生技术档案情况作一些介绍，希望对基层医院的同志有所帮助。

1 卫技人员技术档案的建立包括原始材料的收集、整理和归档等环节

1.1 原始材料的收集

档案收集工作是档案工作的重要环节。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。首先要明确建立档案的内容，根据医院管理的需要，我院卫生技术个人档案主要包括以下材料：1个人的基本信息情况，包括本人的姓名、性别、身份证号、参加工作时间等，2参加学术团体情况，3个人工作简历情况，4岗位培训情况，5外出学习、会议交流、进修、在职继续教育情况，6个人业务讲课情况，7个人科研、情况，8个人继续教育学分记录，9个人奖惩记录，10个人身份证、毕业证、学位证、执业证、资格证、职称证复印件。根据以上档案内容确定收集方向和方法：

1.个人基本情况表由管理技术档案的部门填写，一些信息比如参加工作时间要认真地与人事部门核对，确保准确无误；

2.参加学术团体情况主要向本人收集，收集参加学术团体的有关证明、证书复印件，然后制作表格统一汇总；

3.个人工作简历由本人填写，与人事部门进行核实；

4.岗位培训情况主要是参加本单位组织的理论、操作培训及考试记录，理论有法律法规、制度、常规、三基理论培训考试记录，技术操作培训考核记录含基础操作、专科操作、中医操作、急救技能操作等，以上材料通过主管部门即医务部、护理部收集并进行汇总成表格形式保存；

5.外出学习、交流、进修及继续教育情况主要由本人提供学习进修结业证书、学分证复印件，有一些可以通过主管部门提供；

6. 个人业务讲课情况。因为业务讲课是由医务部、护理部安排，主要由以上二个部门提供，包括讲课的时间、地点、内容、课件；

7.个人科研、情况。包括课题立项申请书、结题报告成果鉴定证书等复印件，凡在报刊上公开发表的论文所提供的复印件必须有书刊的封面和目录，以保持其真实性；

8. 个人继续教育学分记录由本人提供学分证复印件；

9. 个人奖惩记录。各类荣誉证书复印件包括各级各类的优秀、先进和处罚决定等；

10.个人身份证、毕业证、学位证、执业证、资格证、职称证复印件由本人提供。

由于以上材料一部份通过医院办公室、人事、医务、护理等部门收集，一部分要通过向本人收集，因此，在建立档案之前要在全院范围内进行宣传，使从院领导到一般专业技术人员都知晓建立健全技术档案的重要性和必要性，争取大家的支持和配合，及时上交档案材料。另外，由于档案材料产生是持续不断的，档案管理者要有敏锐性，掌握材料产生的时间和规律，事前要沟通、事后要介入，做到随时收集、定期收集相结合，保持材料收集的持续有效。

1.2 整理与归档

定期整理归档。对随时收集的原始材料进行分类、组合分别装入临时档案盒，季度或半年一次对临时档案盒里收集的材料，按规范进行裁切、裱糊、折叠。整理完毕后采取档案盒一人一盒的方式，按编好的目录顺序装盒放好，盒子封面贴上姓名、职称、所在科室等基本信息，然后按专业中医、西医、药剂、检验分科室从高职称到底职称排列上架存放。

2 管理和利用

技术档案的管理除做好收集、整理、归档基础工作外，更重要的是要建章立制，从制度上管理，建立完善卫生技术档案管理制度，是医院一项重要管理工作，我院卫生技术个人档案分别由医务部、护理部进行管理，其中医、药、技由医务部管理，护理专业由护理部管理。目前，我院建立有《卫生技术人员技术档案管理制度》、《卫生技术人员技术档案借阅制度》、《卫生技术人员技术档案传递制度》等制度，对档案管理、查借阅、传递都有明确规定和要求。

由于卫生技术个人档案是卫技人员业务水平和工作能力以及履行岗位职责的真实记录，它对卫技人员的考核评价、职称晋升、岗位聘用、选拔任用都有着重要意义。一是医院重要的信息资源，它为医院管理层对卫技人员的合理调配、人才资源的合理利用提供依据，进而为医院可持续发展奠定良好的基础；二是它可以帮助医院全面、动态地掌握卫生技术队伍情况，从而有针对性采取措施，加强卫生技术队伍建设，提高医疗服务水平。三是职称评定的依据，技术档案有反映个人技术水平的大量信息比如学术论文、科研成果、带教情况等，使评定工作有依据有说服力，更加公平、公开、透明；四是具有较高的学术参考价值，收集大量高水平论文、技术成果和科研，为众多卫技人员和社会提供学术信息。

3 一些体会

我院卫生技术档案的建立，为加强卫生技术队伍建设，提高医疗服务水平发挥了重要作用，但从实际管理情况来看，仍存在一些困难和问题，比如档案意识不强、档案内容不够完善、管理信息化程度不高、管理手段落后、档案收集不及时不完整等等。针对这些问题，在今后的工作中，我们要强化个人技术档案管理理念，把文书档案、人事档案、技术档案摆在同等重要位置看待。根据形势发展变化进一步完善技术档案内容，改变重定量评价轻定性评价，比如增加医德医风考评、综合技能评价等定性评价内容。积极推进档案信息化管理进程，研究开发技术档案软件，改变目前人工操作繁锁、工作量大、人工查找费时费力现状。同时，档案管理者要增强责任感，端正工作态度，提高服务质量，及时收集整理归档档案材料，确保档案资料的完整性和连续性。

第13篇

【关键词】干部人事档案；管理；利用；创新

在现实中，人事档案管理往往容易被企业单位所忽视，随着新时期党的新要求部署，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，更高的标准，越来越重视人事档案的管理，现行的一些人事档案管理和档案利用方面的不足逐渐凸现出来。

一、 干部人事档案，管理与利用中主要存在的问题

（一）始终未能认识到档案管理的重要性。长久以来，档案管理人员甚至企业未对人事档案管理予以足够的重视，认为档案管理不过是保存曾经的历史信息记录，甚至个别的新员工不知道有个人档案的存在，也不知哪些该归档，从领导到具体的管理人员也存在得过且过的思想，导致长期不重视人事档案，管理制度不严，人事档案工作长期处于不被重视，被动应付的状况。

（二）管理人员配置不足。目前许多单位的人事档案管理人员都是兼职，没有专职人员分管人事档案工作，管档人员平时没有时间整理档案，只在需要时才会去档案室查阅，加之长时间的无专人管理，致使企业或单位的档案管理工作根本无法达到标准化的要求。档案存放凌乱、部分档案内容缺失等问题更是常见，甚至有部分材料根本未经专业处理，只是机械地放入归档，入档不及时，没有分类、归档、鉴别。在平时工作中也常出现以往档案归档不及时，导致部分档案在使用时所查无据，影响工作中的使用。

（三）档案交接方面的问题。首先，档案交接不及时，部分单位根本未对档案交接工作给予足够的重视，领导也未能做到严格把关。于是，常常出现人员离岗，其档案仍在原单位的情况出现。此外，由于未能及时办理档案交接手续，致使档案数量、档案真实性等问题责任不清，长此以往便会产生历史遗留问题，更是无法得到有效解决。其次是档案交接手续的不规范。根据档案管理的相关规定，档案交接是一项责任极其重大且不容一丝马虎的工作，且应指定专人负责档案的交接工作。然而现实是，由于基层单位档案管理人员职位的频繁变更或离岗，为方便起见，管理人员的交接未能按照规定程度来执行，该查不查、该签字不签字等现象更是屡见不鲜。再次是对档案交接工作的监管不严格。按照档案管理的相关规定，档案交接过程必须接受领导的监督，待领导确认并签名后方可生效。然而部分单位领导将档案交接的监督工作视为其他事务，认为这是档案人员之间的事而与自身无关。从而面对档案交接工作，往往只是签个字，没有遵循首问负责制，甚至从不过问档案交接的准备工作。1.人事档案内容失真。在人事档案审核工作中，经常发F个人档案内容中出生年月公历、农历随意填写，有的出生年月随意更改，有的档案中甚至有多个年龄，严重影响档案质量。又如：参加工作时间填写不一致，由于本人不负责任地随意填写，给相关部门带来不便，使得相关部门需投入人力、物力、时间去甄别鉴定。2. 人事档案材料不全。由于人们对人事档案不重视，觉得履历表、年度考核表经常填，有的人在填写表格时，不根据要求填写；有的人不知道应及时将学历、培训、职称等材料存放单位的人事部门人事档案中，导致个人档案材料内容不全。

（四）人事档案的管理手段落后。目前，我国大部分单位在人事管理方面，虽启用了电子数据库，并能通过数据库进行查找管理。然而针对电子信息档案的管理却无任何措施。随着时代的不断发展，企业或单位必须建立相应的电子信息档案，如此才能满足现代社会发展的需求。

二、 加强人事档案管理的几点措施

首先，相关工作人员必须革新自身的工作理念，对档案管理工作予以高度的重视。人事档案是企业或单位人事管理的重要档案，应引起各级领导乃至全社会的高度重视，现在党和国家对人事档案管理越来越重视，制度越来越严格，宣传力度越来越亲民，革新工作理念，高度重视人事档案管理工作，保证档案管理工作的规范化。

第14篇

[关键词]事业单位；档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02

事业单位在日益发展中，体系制度、人才任用都向着更加健全全面的方向进步，但是唯有档案管理似乎在几年内都很少明显的变动，很多人认为档案管理工作简单、创新性小，所以事业单位本身也没有投入太多的精力在档案管理方面进行改革，但是我们不难发现近年来事业单位的档案管理问题层出不穷，而且很多问题都是历史遗留的，一直没有改进，所以档案管理一直没有进步，也没有好的发展。

一、事业单位档案管理的范围

第一部分是行政档案管理。这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。对于上级的档案文件一般会下发给部门进行学习贯彻，比如针对十的召开，开展一些关于学习十精神的演讲比赛或者相关活动的通知等都属于上级文件；本单位的文件比如说针对上级文件我们单位自己将要组织什么样的对应活动，或者为了提高单位工作人员的素质，促进工作更好地开展，单位进行一些诸如演讲之类的比赛，这都是本单位的一些行政档案。工作计划或者总结之类的内容是总体衡量一个部门、一段时间工作得失的一个标准，各单位根据自己的不同情况不定时间的要求部门编写工作总结或者针对前一阵的部门发展撰写下一阶段的工作计划，这是让部门工作不断完善、不断进步的一种方式，也是我们事业单位行政档案的一部分，还有一些信函会议记录，这都是对单位发展的一种监测监督。

第二部分是人事档案管理。这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。

第三部分是财务档案管理。事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。

第四部分是业务档案。这里主要内容就是业务学习、业务考核、业务会议记录等内容，像现在每年都会进行的事业单位招考就属于业务范围，考试所使用的大纲、教材、参考资料等都是业务档案，还有单位组织进行的业务培训，因业务需要采购的图书杂志等这些资料、材料都是业务档案管理的重要内容，这些属于业务范畴的工作内容，有关资料的记录就是以后类似工作的一个依据参照，所以这类资料同样属于档案管理的内容。

二、事业单位档案管理问题

首先，档案管理混论，没有形成有效合理的管理方案。档案作为一个人最为重要的证明，很多单位对其重要性并没有认识到。很多事业单位档案管理混乱，比如说我们现在每年都会有地方的事业单位招考，这时候大批的人才被招进事业单位，但是问题在于很多单位并没有及时地进行档案整理存档。在一些大的单位这种现象还稍微好一些，对招进的人才能够及时了解调查，然后把档案整理归类存档；一些小的单位或者地区比较偏远的单位，这样的存档管理就比较懈怠，混乱的情况也就时常存在。

其次，档案管理员素质不高，缺少专门的档案管理专员。档案管理看似简单，其实蕴含着丰富的学问，但是现在我们看来，很多的事业单位没有专门从事档案管理的专员，在进行事业单位考试的时候档案管理员一栏的专业限制很多都是不限，而且大多数事业单位没有意识到应该派专门人员从事档案管理，更有甚者很多单位派一些退居二线年龄较大的人员从事档案管理，所以很多情况下事业单位的档案管理人员素质较低，缺少专业性。

第三，事业单位档案管理制度落后，并且缺少科学性和技术性。现在单位发展注重效益，办公室、财务部才是主要的改革发展部门，大部分单位都忽视了档案管理部门的制度改革。一般人会认为，档案管理就是简单的存档调动，但是档案管理的过程步骤却是非常重要、周全的，一个环节出现错误就有可能让档案不翼而飞，给个人造成极大的损失。另外，档案管理信息化差、科技性差，科学技术在各行业都有应用，但是在事业单位的管理部门却没有很好地利用起来，档案入网、跟随记录这些都没有做到位，所以庞杂的档案也就得过且过地管理着，没有形成很好的制度体系。

第四，对档案管理的重要性没有认识到位，思想态度懈怠。档案分为很多不同的类型，事业单位档案管理的范围也比较广泛。从宏观来说，涉及到国家政府部门的文件方针；从微观来说，有各自单位的文件和人事档案。国家政策方针关系到国家发展前途的策略，虽然有一些不是绝密文件，但是重要性一样不能小看。就个人来说，每个人的档案就是自己人生经历的一个证明，如果这个证明出了问题后果将不堪设想。不论从哪个角度来说，档案有着其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的单位并没与对此有所重视。笔者认为态度决定一切，正是因为单位中没有人足够地重视档案的重要性，所以档案管理才会一直比较松散，制度化、信息化一直得不到落实，这样就使得档案工作长期处在被忽略的状态下，工作人员也是应付了事，长此以往档案管理就会陷入混乱，文件丢失、秘密外泄，这样不可想象的严重后果总有一天也会接踵而至。

三、如何促进事业单位档案管理的更好发展

（一）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

“档案管理是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。”〔1〕制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。

（二）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量

管理人员的素质是档案管理好坏的重要决定因素，如果一个单位派遣专门的人员管理档案，加上完善的制度，档案管理自然也就成为单位上下重视的问题之一。在招聘的时候，事业单位应该注意档案专门人才的招聘，只有用专门人才才能保证档案管理的专业化；另外，单位人员在安排岗位时，要认识到档案管理的职位不是随便一个人就可以胜任的，要选择接受能力强、逻辑能力强的人管理，只有这样才能保证档案管理的有序运行。比如说，档案一般是纸质的形式存在于档案馆内，我们在进行档案管理的时候要注意室温、防潮、防虫，这些工作都应该由专业人员从事，明确了解用量、用度保证档案的质量和安全；如果用一般人员从事档案管理，很有可能会忽视这些情况，造成档案损失，因此提升档案管理员的素质是十分必要的。

（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

“计算机网络技术的飞速发展和广泛运用使档案信息管理逐渐迈入了现代化管理的殿堂，也为档案信息管理的完善和发展创造了契机。”我们应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。比如，现在很多企业投资让云技术进入档案管理领域，为档案管理提供了一种新的管理方式，大大提高了档案管理的科学性和效率，这为我们档案管理提供了一个新的借鉴，科技进入档案管理是一个发展趋势，只有把科技与档案管理良好的结合才能促进档案管理的优质发展。

（四）提高思想意识，重视档案管理

各事业单位尤其是单位领导应该做好带头表率作用，重视档案管理工作，把档案管理作为日常管理的重要一环，尤其是一些重要档案的管理要纳入日常的工作议题中。在办公会议上，应该适时对档案管理的方式方法、遇到的问题等内容进行讨论，共同解决问题研究方案，把单位的档案管理工作放在与其他工作平行的位置上。可以成立专门的档案管理负责领导班子，定期对档案室的有关情况进行调查了解，及时发现问题、解决问题。对于提高管理的一些可行性方案，领导应给与足够的支持与肯定，加强档案室硬件管理，定期对档案管理工作作出考核评定，在全单位树立起重视档案管理的意识和作风。

我们通过上文的分析，首先找到了档案管理存在的一些问题，这些问题并不是太大的问题，但是时间太久又迟迟没有改进所以改变起来会有一些阻碍，但是我们根据这些情况提出了建议措施。如果事业单位能够进行一番大刀阔斧的改革，事业单位的档案管理会有一次大的进步，也可以为以后的档案管理发展提供更好的环境和基础。

〔参 考 文 献〕

〔1〕安晓莉.试论事业单位档案管理信息化的建设与发展〔J〕.现代商业，2011，（18）.

〔2〕史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理〔J〕.现代营销：学苑版， 2011，（06）.

〔3〕程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析〔J〕.科技创新导报，2011，（20）.

第15篇

关键词：人事档案 管理工作 建议

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年来，伴随科技的飞速发展，人们生活水平的日益提高，城市之间的人员流动量逐渐加大，相关的人事档案管理工作的难度也日益加大，随着人事体制制度的不断改革和深入，人事档案的相关管理工作也需要进行更深入的研究与管理，使之能够适应当今社会的发展，紧跟社会发展的步伐。人事档案的管理工作是按照国家有关的政策法规，对从事人员的相关工作经历及成就进行总结和归纳的具有具体化性质的个人资料，具有代表性、真实性和可靠性[1]。它可以一定程度上反应出一个人的工作水平、精神面貌及思想素质等方面。正是通过这些资料的记载，为选拔优秀人才及干部提供了可靠的依据。但是就目前人事档案的发展状况来看，还有许多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件设施的不健全，还有相关软件设施的不足，如缺乏真正懂得人事档案管理工作的优秀人才。这些因素使得在档案管理的过程中，缺乏创新，相关管理制度没有进行合理化的完善，人事档案整理工作不及时等问题仍然存在。为此，进一步提高人事档案管理工作首先要解决这些问题。

1 制定档案管理目标

1.1 保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2 实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1 按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2 档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3 建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2 增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3 增强档案管理人员整体素质

加强档案管理人员的整体素质是实现人事档案管理工作高效率及高质量的重要保证。要实现整体素质的提高就需要不断努力地学习一些技能，能够应用到实际工作当中去，不仅如此，还要坚定自己的工作准则，因为人事档案涉及切身的利益，需要有关人员有较强的责任心，更高的原则性，否则就不能胜任人事档案的管理工作。从业人员要有高尚的职业操守，管理人员应该具有清正廉洁的品德，多听取不同意见及见解，来弥补工作的不足，乐于奉献，严于律己，使自己处于服务于人的工作态度中。并且树立好正确的人生观、价值观。了解及掌握相关人事档案管理的法律法规，及时关注政府的相关动态，提高自身的理论水平以及管理能力，使自己在工作中能够不断应付新的挑战，具有迎接困难不畏惧的精神。

参考文献