电子文件与电子档案管理范文

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第1篇

关键词：电子文件电子档案管理

随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。

一、电子文件与电子档案的特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。

二、电子文件与电子档案的管理

综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。然而，由于多方面因素的影响，以至于电子文件与电子档案管理得不到有效的实施。因而，在完善电子文件与电子档案管理的过程中，本文提出以下几种途径：

1.建立电子文件管理制度

建立完善的电子文件管理制度，是完善电子文件与电子档案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的电子文件管理制度，不仅对电子文件的形成、收集、鉴定及管理等实施了全过程的监控，同时还确保管理工作能有条不紊的进行。其次，在管理制度建立的过程中，通过相关条款的约束，明确文件的归档时间及相关数据信息，同时还能对计算机的相关软件及格式等进行管理，从而在一定程度上保障了电子文件的质量。

2.明确电子文件归档范围及方式

首先，电子文件归档范围是电子文件归档以至今后电子档案管理的关键环节。由此可见，电子文件的产生，离不开电子文件归档范围的支持。其次，在电子文件归档的过程中，主要有两种方式，即：介质移交和网络移交。通过这两种方式，来确保电子文件归档后的质量。最后，在电子文件归档的过程中，还应对其进行相应的病毒检测，以此来确保其安全性。同时也为其他电文文件的安全提供了相应的保障。

3.做好归档电子文件的技术处理

在归档电子文件技术处理的过程中，就需要档案管理人员能够深入了解电子文件的具体来源及其管理过程，从而能够对其进行详细的了解及掌握，以便为今后的管理奠定坚实的基础。其次，在处理的过程中，还应结合着文件选择相应的识别结构，使其能够在使用的过程中，顺利的对其进行查阅。最后，在接受电子文件的同时，还应对其进行严格的病毒检测，从而确保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善电子档案的保存

在电子档案保存的过程中，主要有以下几种方式：首先，在电子档案保存时，要确保其周围的环境及温度，使其符合档案保存的要求。其次，存放档案载体的库房必须按照相应规定进行管理，使其各方面达到所规定的要求。再次，在存放的过程中，必须远离磁场，同时还应远离有毒物质。最后，在管理的过程中，应认真核对每一个档案数据，并及时对其进行更改、调整。

5.电子档案的利用和更改

在电子档案的利用和更改中，主要包括以下两点：首先，为保证档案的安全利用，管理人员可以针对部分档案复制出相应的备份，使其在阅读的过程中，使用所复制的备份资料。其次，在档案更改的过程中，应由设计师填写“更改通知单”，并经批准后，档案人员根据“更改通知单”的要求，复制出修改用盘交设计师以改写的方式进行修改，经评审后以修订版本重新归档，其相同内容的纸质文件也应同时更改。

6.积极培养复合型人才，提高档案管理水平

在电子文件与电子档案管理的过程中，其最终操作者还是人，因而就需要在管理的过程中，能够对档案管理人员进行相应的计算机操作培训。使其能够在管理的过程中，使用正确的操作方法对其进行操作，同时，还应加强管理人员对网络的维护及管理意识，使其能够正确的认识到网络管理的重要性。此外，管理人员也应在原有的基础上，不断更新自己的管理理念与管理模式，只有这样，才能为电子档案的安全管理奠定结实的基础。

第2篇

1 当前纸质文件档案管理现状与问题分析

由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。

2 如何实现电子档案管理的转化

以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。

由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。

3 新管理模式的探索与实践

提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：

1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常 的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和国家级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。

4 电子档案进入体育俱乐部的成果

1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。

5 加强体育俱乐部电子档案管理

1）提高电子档案管理意识

电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。

2）对电子档案实行系统化管理

青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。

3）加强对电子档案管理人员的培训

加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。

4）加强档案的日常管理

要把日常收集来的档案材料，进行科学的分析，整理和分类之后。完整系统的建立起来，做到电子档案管理科学化、系统化、完整化。运用它来指导开展俱乐部的日常工作，督促体育教练员们不断提高业务水平和能力，更有效的提高体育俱乐部管理人员的业务水平，充分发挥了电子档案在体育俱乐部管理的综合优势。

参考文献

第3篇

电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。

一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

第4篇

Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

关键词:电子文件;档案管理;影响;对策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01

1 电子文件定义及其特点综述

(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电子文件对档案业务管理工作的影响

2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

3 电子文件对档案学理论的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。

4 档案界所应采取的对策

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

4.4 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

第5篇

（一）保管难度越来越大

随着信息技术的快速发展，电子文件档案保管工作面临着新的挑战，难度也在逐渐加大。首先，随着多媒体技术的发展，单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体，使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。其次，当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准，word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱，没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量，给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦。最后，由于各单位的档案管理信息化发展水平不一，在硬软件的建设应用方面参差不齐，难以统一标准，也导致了一些系统的不相容，无法将整个档案系统进行有效的连接，最终致使一些信息的完整性遭到破坏。

（二）原始性、可靠性易破坏

纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。

（三）信息安全问题严重

随着网络技术的飞速发展，各种网络间的融合成为必然趋势。当前，我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合，并取得了一定的成效。这虽然促进了各种网络资源的交流与传播，方便了人们的学习与生活，但网络安全问题也随之浮出水面。如果档案部门不加强信息安全管理，就很可能遭受黑客攻击，恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。当网络设备受到病毒、木马的感染，病毒便会在内网中扩散，损害到电子文件档案，破坏其原始信息的完整性与准确性。而这些信息一旦落入到不法分子手中，将会给国家和社会造成严重的危害。

二、加强电子文件档案管理的措施

（一）加强电子文件档案的技术管理

对电子文件档案进行技术管理，就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率，使电子文件更加的安全、完整与真实。因此，必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理。要尽可能采用国际通用的标准，对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范，减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费，提高工作的效率。要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序，对管理维护人员进行身份验证和消息认证，防止电子文件档案被人恶意破坏。在进入电子文件档案系统时，可对用户进行身份识别或指纹识别，识别通过后才能对信息进行处理。要重视对电子文件档案元数据的收集储存，保存原始档案的内容、背景、结构等信息，最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。要设计强大完善的电子文件档案管理系统，有效集成多种类型的电子文件档案，使系统更加开放，保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能，进一步推动电子文件档案的标准化管理。

（二）加强电子文件档案的安全管理

档案的安全管理是档案管理工作的基础，对于电子文件档案来说更是如此。由于电子文件档案存储在一个虚拟空间，容易遭受到彻底性的破坏。所以更应该加强对其安全管理。可以从两方面进行。一方面为了保障电子文件档案的安全性，我们可以通过访问控制技术，在内外网间设置障碍，用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量，设定网络安全检测规则，防止非法访问的出现，从而保证电子文件档案不受侵犯。另一方面，国家与政府要加强立法，明确电子文件的种类、要求等方面，规范电子文件档案的法律依据。管理人员要增强法律意识，明确电子文件档案所具有的法律效力。严格遵守档案法的相关规定，严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则，确保电子文件档案的真实、有效和安全。

（三）加强档案管理工作队伍建设

第6篇

计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

第7篇

关键词：电子档案文件；安全管理；风险防范

中图分类号：G275．7文献标识码：A文章编号：1671-7864(2015)06-0195-02

作者简介：夏忠球(1964－)，男，江苏太仓人，苏州健雄职业技术学院工程师，研究方向为网络安全、软件技术、数据库技术及应用。

随着电子政务的迅速发展，电子文档成为政府部门和企事业单位体现数据流的主要表现形式，其流程中的浏览、复制、修改、打印过程中，存在着极大安全隐患。目前国内对于电子文件风险管理研究正在深入，经过，对于电子文件的风险类型和风险识别的研究，最早是在《电子文件物理归档完整性风险检测研究》一文中提出。目前，国内对于信息化平台中电子文件风险管理研究停留在比较初级阶段，在《识别电子政务系统中的文件风险》一文中，分析了电子文件管理平台的特点及各阶段存在的基本风险。根据安全调查机构的数据显示，有超过85%的信息泄密来自于企业内部，追溯源头发现，电子信息的明文存储和无控流转是泄密事件频发的根本。档案管理人员的风险意识薄弱，对电子文件的完整性、可读性、可鉴别性等概念认识不足。电子文档安全管理中具体的保护实施，是广大档案管理工作者亟待研究的课题。。

一、电子档案文件保护的特点

电子文档的使用频率已经超过了纸质文档，给日常办公带来了极大方便。电子文档是由文件内容信息和保存描述信息的元数据二者共同构成，以计算机硬盘、光盘、U盘等物理存储介质为载体的文字、图片、音视频材料。电子文档资料可以通过网络传输，通过计算机系统存取。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子扫描版、记录活动的影音文件等。但与纸质印刷品文档相比较，电子文档具有更易复制、更易修改、更易删除和损坏的特点。电子档案文件具备三个特征：(1)电子文档真实一致性，是指电子文件的内容、结构和背景信息与电子文件形成时的原始状况一致，没有被非法篡改；(2)电子文档完整性，是指文件的结构、内容、数据等无缺损，可以正常打开阅读使用；(3)电子文档有效性，是指电子文件具备法律法规的保障，应用电子签名与数字证书，嵌入国家认证的数字证书中心颁发的证书，实现文件和载体的完好。根据电子档案的特征，应从三个方面加强对应的文件保护措施：(1)从电子文件产生、运行、消亡的整个生命周期，加强电子文件运行环境的保护；(2)从电子文件的载体角度，加强对计算机硬盘、网盘等电子文件的存储介质的保护；(3)从电子文件信息内容的保护出发，加强电子文件信息数据内容的可获得和可读取性保护。

二、电子档案文件管理中的安全风险

当前，电子档案文件在数据的访问控制和存储管理等方面存在诸多问题，其安全风险问题越来越受到重视。

(一)电子档案在网络传输中的安全风险

电子档案的在线利用是通过网络开展，在提供便捷利用的同时，也存在各种安全风险。目前网络上用户管理权限漏洞导致存在许多不可预测的安全风险，网络数据被盗取等诸多安全事件越来越多。

(二)电子档案文件在访问控制中的安全风险

在电子档案利用权限方面，给用户授予的权限过大，导致权限划分不清、越权行为的发生。失去对电子档案的监护控制行为，产生诸如电子档案文件的二次传播问题、非法删除和篡改问题，严重的会导致电子档案的丢失。

(三)电子档案文件在信息存储中的安全风险

电子档案在档案管理信息系统中的存储格式一般以常见的Office办公文档格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此类可编辑格式的电子档案如果未经过严格的加密防范措施，在信息存储和利用过程中就可能存在被篡改的风险。

三、电子档案文件的安全存储管理

(一)电子档案文件的归档要求

实施电子文件登记检验制度，把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集。电子文件拷贝至耐久性的介质载体上，最好一式3份，一份封存保管，一份异地保存，一份供查阅使用。

(二)电子档案文件的安全存储

在电子文件的媒介存储方面，应采用带有备份功能的文件存储服务器、磁带、光盘等。存储电子文件的存储介质及包装盒上要贴上包含编号、保密级别、名称、软硬件环境、保管期限等描述性标签，以方便日常的安全管理。电子档案文件的存储安全管理具体要求。

四、电子档案文件安全管理防范措施

(一)使用档案信息管理系统对电子文件进行安全归档

严格按照我国指定的《信息系统安全等级保护基本要求》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/ti18894－2002)等法规，规范用户角色分配、介质存储管理和文件访问控制等手段对电子文件进行过程控制。在政府机构、企事业单位的档案信息管理系统中，设计系统管理员、安全管理员、安全审计员三种角色，符合三员权限及职责的有效分离，实现三方管理的相互制约机制及监督机制。其归档流程，按照以下步骤：使用用户名登录档案管理系统—在线录入文件归档表—按照目录进行归档分类提交保存—档案部门在线审核办理档案移交手续完成归档。

(二)电子档案文件的加密及跟踪保护

对电子文档提供数字标密，并生成电子标签功能。电子文档拥有者可在电子文档生成时，进行实施审批手续制定秘密等级。标密后的电子文档可识别电子文件的创建者、创建时间、秘密等级等信息，能够记录文件的复制、打印和删除等行为，实现动态跟踪保护。在设置文件的授权访问控制方面，可以按照用户和文件两个维度，建立二维矩阵式的内部权限控制体系，提供文件的标准授权、文件的定向授权和文件的向上授权这三种授权方式，给予用户相应的权限。

(三)电子档案文件的安全传递及文件恢复管理

在电子文档的两个关键阶段：文件定密阶段和文件外发阶段，引入流程审批管理手续，实现对电子文档使用过程行为的全程追踪管理。电子档案传递过程中，引入数字指纹技术和数字水印技术实现的安全传递管理。在数字指纹和水印中通过嵌入的是信息拥有者的信息和传递流向的相关信息，实现跟踪监控，能够防范解密后的电子文档被不明身份的用户非法篡改。另外，不同城市之间的异地存储技术目前正应用于电子文档的保护中，当发生档案数据丢失时，可以使用备份文件完成数据恢复，保障档案文件的安全。

五、结束语

总之，电子文档的安全环境是信息安全范畴的薄弱环节，是防范的重点。在电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档及保管方面，需要从管理人员的安全意识、数字指纹物理技术等有效的物理安全防范措施，确保电子档案文件的真实性、完整性、有效性。

参考文献：

［1］曹文雁．浅析电子文件风险管理的必要性［J］．山西档案，2013(S1)：89－91．

［2］钟奕思．我国档案风险管理研究现状述评［J］．兰台世界，2011(18)：36－38．

［3］杨凤梅．关于电子信息档案管理的风险控制方法探讨［J］．才智，2013(16)：121－123．

［4］金凡。浅谈电子文件之风险管理［J］．科教导刊，2013(8)：22－24．

第8篇

[关键词]电子文件 档案 影响

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0084-01随着信息技术的日新月异发展，办公自动化、标准化、网络化的日趋完善，计算机在各个领域得到了广泛的应用。在计算机办公过程中产生了大量的电子文件，这些电子文件成为人类社会记录信息、传输信息、存储信息的重要工具。在信息技术广泛应用的状态下，传统的档案管理方式和方法已经无法适应时展的需要，这就给档案管理提出了一个新的课题。本文将通过电子文件的特点，谈谈电子文件对档案管理工作的影响。

一、电子文件的特点

关于什么是电子文件，我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）由于电子文件是以数码形式记录在高密度的磁性载体或光学材料上，不能被人直接阅读，它必须借助现代办公设备才能阅读和利用；（2）电子文件的内容和载体是分离的，可以随时由计算机等现代办公设备调出，并直接进行修改、处理和传递；（3）电子文件利用不再受时间和距离的影响，实现共享，可反复多次被使用；（4）电子文件的保存条件和环境不同于纸质文件，电子文件对保存空间场地要求不高，但对保存环境的温度、湿度、灰尘、光线、有害气体和防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理的影响

（一）电子文件档案的优越性

电子文件作为20世纪的新生事物，它在档案管理工作中，有着无可比拟的优越性。

首先，从储存上来讲：低碳环保——电子文件重量轻、体积小、信息容量大，极大节省了纸张、柜架、库房等省储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保需求。

其次，从文件的可操作性来讲：省时高效——电子文件能资源共享，可以一次输入，多次使用而不受时间地点的限制，节省时间，提高了工作效率；方便快捷——利用计算机，电子文件检索简单，调卷迅速，极大地为档案管理带来了方便；机动灵活——纸质文件的信息是静止、固定、消极的，而电子文件的信息却是动态、可变、积极的。电子文件的信息可以随时进行改写、存储、删除，方便灵活。

再次，从存储的内容来讲：丰富多彩——纸质文件只能承载文字和图形信息，无法记录声音和影像；而电子文件不仅可以存储文字、图形、图像、声音、影像等各种信息，而且可以将各项信息进行有机组合，完成纸质文件无法完成的内容。

（二）电子文件在档案工作中的弱点

电子文件在档案工作中犹如一把双刃剑，在给档案工作带来便利之余，一些不便也随之而来。

1.保证电子文件的真实性是技术难题

档案的本质属性就是原始记录性。由于档案的原始记录性具有真实性，所以档案具有区别于其他信息资料有法律凭证的作用。比如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等都因具有原始记录性，是真实的，所以能作为法律凭证。但电子文件不同，它在计算机上随时可被复制、修改、删除而不留原始痕迹，这就使得最能体现档案原始记录性的内容与形式不复存在，档案就失去了原始真实性。

2.电子文件长久保存困难

电子文件的保存需要一定的环境条件和技术条件。

环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的信息损毁或消失，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些，尽管在一定的条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下，纸质文件可能因水解和氧化而被破坏，但只要我们在档案保管过程中，注意排除水解氧化所需条件，就可以使纸质档案长期保存。

技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。而计算机技术发展日新月异，一旦处理电子文件的技术过时，就使电子文件离开了特殊的环境而导致载体上的信息无法读出。其二，对电子文件而言，由于信息与载体的分离，使电子文件信息面临着随时被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。其三，电子文件保护方面还面临电脑病毒和电脑黑客的威胁。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。

针对以上的问题种种，档案工作人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，把保证电子文件的可靠性和长期可读性作为己任，使电子文件发挥纸质文件的社会效用。

【参考文献】

第9篇

【关键词】 电子文件 档案管理 方法探讨

如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。

1、电子文件档案管理现状

（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。

（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。

（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-

（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。

在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。

2、对电子文件档案管理的几点见解

（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。

（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。

（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。

综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。

参考文献：

[1]张艳玲.对电子文件管理的思考.档案天地，2007（05）.

第10篇

关键词：档案 电子文件 纸质档案 差异

随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。

1.载体寿命的差异

纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.环境条件影响的差异

2.1温度和湿度影响的差异

不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。

2.2灰尘影响的差异

对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3.技术寿命的差异

纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。

而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时，载体上的信息就必须转移或者无法读出，容易造成档案信息的丢失。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，在技术不断创新的今天，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

4.信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，由于电子文件的信息与载体的可分离性，信息的易变性、可操作性和非永久性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒也构成了危及电子文件信息保护的一个关键问题。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。这些保证了电子文件信息的唯一属性和确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

第11篇

关键词:电子文件 立法 修改 档案法

随着计算机技术的发展和电子文件的与日俱增，传统的纸质档案的管理办法和标难已经不能适应电子文件和电子档案的管理要求。因此世界各国在档案立法方面都开始着重对电子文件和电子档案法规的完善。我国电子文件的立法严重落后于电子文件发展的客观要求，应当加强这方面的立法工作。在现行《档案法》中增加电子文件的内容，是《档案法》修改的重点内容之一。

一、电子文件的法律效力

电子档案能否具有法律效力，关键在于它能否为事实提供法律证据，这是电子档案能否具有法律效力的基础。按照我国现行法律的规定，证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实，它具有客观性(也称真实性)、相关性、合法性三个基本特征。显然，电子档案在理论上具备法律证据的三个基本特征:电子档案作为办公自动化的产物，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，是人类现代生活的客观真实反映;电子档案作为人类社会活动的新型历史记录，必须与社会各项事务息息相关，是社会各项工作的直接记载;在证据的取证程序合法的基础上，电子档案作为证据符合我国《行政诉讼法》所规定的七种类型证据中的“视听资料”类证据。《人民检察院刑事诉讼规则》第一百九十二条规定:“扣押犯罪嫌疑人的邮件、电报或者电子邮件，应当经检察长批准，通知邮电机关或者网络服务机构将有关的邮件、电报或者电子邮件检交扣押”;《中华人民共和国合同法》第十一条规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式”;《电子签名法》第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”;第七条还规定:“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。可见，在以上法律条文中电子文件仅仅可以作为证据使用，使用的范围仅仅在民事活动中，其法律证据性范围还是比较狭窄和片面的。《档案法》中对电子文件法律证据性的条款有必要单独列项:电子文件与纸质文件具有等同的法律效力。

三、对《档案法》中增加电子文件立法的几点思考

(一)加快电子立法相关标准的制订和实施

自1998年以来，我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准，及《电子公文归档管理暂行办法》，这些标准的出台对档案界管理电子文件是个极大的促进，但不是说这些制度都是完善的，《电子签名法》是电子文件立法的基础，但该法对电子交易、电子签章、数据与隐私权保护、消费者权益保护等涉及交易安全环节的有效性、安全性和相关方权益保护的问题方面，却基本没有涉及或涉及很少，应增加有关保护消费者权益特别是用户隐私与商业秘密的相关规定，将其作为电子认证服务商的法定义务。因各种原因，不能排除电子认证服务商有可能泄露甚至出卖电子签名人的信息。因此，消费者权益保护的内容在该法中应得到增补。所以，完善电子文件相关法律法规也是完善现行《档案法》的重要手段之一。

(二)明确规定档案的开放期限

国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。二十年以来，我国档案的管理、开放一直遵守并履行这个规定。电子文件的出现加快了信息的传递，特别是经济、科学、技术、文化等类信息的更新速度加快，使得人们对这方面信息的需求也不断增多。随着《政府信息公开条例》的颁布，政府公开的信息会越来越多，这部分的文件多以现行文件的形式存在和公布。所以，建议现行《档案法》第十九条修改为:国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，开放期限为十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。并增加一款作为第二款:政府已经公开的信息一经归档，划归于开放档案，以方便公民随时查阅。建议第三款为:国家档案馆、公共档案馆和机关档案室应当定期公布开放档案的目录，中华人民共和国公民和组织，持有本人身份证、工作证、学生证等有效证件即可利用已经开放的档案，可以进行检索、复制、邮寄。对公民要求公开的信息要做出及时响应;对公众提出的公开申请，国家档案馆、公共档案馆应在十五个工作日内做出可以公开或不予公开的决定;对一些特殊需求，如果须花费较多的搜寻时间应及时向利用者说明，但延长答复的时间不能超过三十个工作日。

(三)明确规定电子文件认证服务机构的设立、权利和义务

在网络环境下，行为主体的身份往往难以确定，单单具有技术手段还不能保证其法律效力。电子文件在作为档案进馆保管时，也需要对电子文件的原始性进行认定，那么认定的标准是什么，由谁认定呢?这些问题在《档案法》中应该得到解决。《电子签名法》中对电子认证服务机构的设立、权利和义务作了明确规定。如规定电子认证服务条件，规定政府对认证机构实行资质管理。建议《档案法》明确电子文件认证机构的职责和权利。条款内容建议拟为:为保证电子文件的真实性、完整性、可靠性，机关、团体、企业事业单位和其他组织必须统一归档，并由符合国家规定的电子认证服务机构认定。

参考文献

1.张畅，肖文建.关于《电子签名法》的几点认识.山西档案， 2005(2).

第12篇

关键词：电子文档；安全管理；协同共享；信息化；企业管理 文献标识码：A

中图分类号：TP393 文章编号：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化时代，很多企业都开始实行无纸化办公，用电子文档资料替代纸质资料。建筑施工企业项目较多，施工方案、工程图纸等电子文档资料文件数量巨大，这些电子文档是企业的核心技术资料，也是企业的无形资产。如何通过安全有效的存储来提高电子文档资料的使用价值，成为建筑施工企业面临的一大难题。

2 电子文档存储和使用现状

建筑施工企业电子文档资料众多，包括合同标书、施工组织设计、工程图纸、施工方案、施工日志、工程报表、工程竣工资料、影像资料、科研资料等，简而言之，一切与工作相关的文档资料都包含在内。电子文档资料数量不断增加，面对这些泛滥成灾的电子文档资料，很多企业手足无措，导致企业电子文档资料存储和使用混乱不堪。现阶段，在电子文档的存储和使用方面，建筑施工企业主要面临着以下三个方面的问题：

2.1 缺乏管理，存储混乱

建筑施工企业缺乏行之有效的电子文档资料管理制度，导致电子文档资料全部分散存储在企业员工的工作电脑中，有些资料甚至存储在员工的私人电脑内。如果员工的电脑发生故障无法开机，就会导致电脑内资料丢失无法找回；因员工工作调动或离职，在带走个人电脑的同时也带走了电脑中的文档资料。另外，建筑施工企业员工流动性较大，员工电脑中可能存储着若干个项目的文档资料，资料繁多、存储混乱。

2.2 版本混乱，不易维护

施工方案、图纸等文档资料，需要经过多次修改与更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改过程中的多个中间版本，该不该保存呢？如果保存中间版本，在员工电脑中，同一个文件就会出现多个版本，这样就会显得不清晰，很混乱；如果只保存最新版，不保存中间版本，在修订最新版需要回滚到以前的版本的时候就无法回滚，另外，每个中间修改版本，都有修改原因及修改记录，对最新版文件能起到支撑和解释的作用。

2.3 存储分散，难于协同

建筑施工企业项目遍布全国各地，电子文档资料也分散存储在全国各地，这样就导致了企业的电子文档资料成为若干个孤立的小岛，信息查找难度大，文件利用效率低。项目上的电子文档资料很难被公司其他项目所利用或借鉴，公司机关各部门也只能通过线下沟通联系方可获取相应电子文档资料，然而线下获取资料受到诸多因素限制，导致获取资料不及时、工作效率低下等情况。

3 系统设计与实现

针对上述问题，建筑施工企业应建设一套企业级的电子文档安全管理与协同共享平台，一方面可实现企业电子文档集中存储、安全管理；另一方面可实现协同共享，提高电子文档使用价值。

电子文档安全管理与协同共享平台不同于以往的企业网盘或企业私有云，电子文档安全管理与协同共享平台在做到集中存储的同时，还提供了文件加密传输、系统安全备份、版本清晰明确、便捷协同共享、严谨权限控制、高效文件搜索、随时随地移动办公等强大的功能。

3.1 系统功能设置

3.1.1 集中安全存储。电子文档安全管理与协同共享平台为企业建立企业级的数据存储中心，通过互联网将公司机关及各项目连接起来。机关及各项目员工通过系统操作，将电子文档资料及时上传至电子文档安全管理与协同共享平台，实现企业电子文档资料集中存储、统一备份，避免存储过于分散，同时还能避免因误操作或病毒感染等导致的重要文档资料丢失、损坏，保障电子文档资料的安全。

3.1.2 加密安全传输。为保证电子文档资料的安全性，在文件上传时，系统会对文件进行必要的加密处理，加密后再进行存储。从服务器取得电子文档资料后需要通过系统解密处理，还原文件的本来面目，以便用户查阅。当然，电子文档安全管理与协同共享平台的加密和解密是一个动态加密和动态解密的过程，无需用户干预。

3.1.3 系统安全备份。电子文档安全管理与协同共享平台提供自动备份功能，支持自动备份企业文档文件、数据库文件以及程序文件，备份的形式可选完整备份或增量备份。即使因某种原因导致服务器中文件丢失或数据损坏，系统也可以第一时间进行恢复，减少企业损失。

3.1.4 版本清晰明确。电子文档修改或更新后，系统能清晰地记录文件的修改与更新版本，全程记录文件的每一个历史操作，自动为每个文件版本编号，并保存文件的所有版本。在系统前台，显示文件的最新版本，打开文件详情后，在版本列表内会显示文件的所有版本，以便用户查阅或回滚至以前版本。

3.1.5 便捷协同共享。系统建立了企业内部安全、高效的文档分享平台，通过文件、推荐、订阅等功能，取代传统QQ、邮件等形式，实现电子文件的快速共享，保障信息传输的安全性与时效性。分享更加高效，协作更加便捷。

3.1.6 严谨权限控制。除便捷高效的协同共享功能外，系统后台还能够建立严谨完善的权限体系，不仅可以对员工所在部门或项目、职务、角色等进行多维度授权，还可以对文件夹进行多层级授权。通过严谨完善的权限体系，一方面，员工可以查阅自身权限下的所有文档资料，解决了跨部门、跨项目借阅困难的问题；另一方面，员工不能查阅自身权限以外的文档资料，避免了企业电子文档集中存储可能带来的隐私和安全问题，保障了企业电子文档整体的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系统内置强大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行查找；支持通过全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，减少查找时间，提高工作效率；支持文件名称、文件内容、文件类型、文件格式、扩展属性以及全部搜索。搜索条件和上一次搜索条件进行组合，支持无限次二次检索。

3.1.8 随时随地移动办公。电子文档安全管理与协同共享平台采用B/S架构（Brower/Server）与C/S架构（Client/Server）相结合的方式，支持浏览器和客户端两种访问方式，同时系统还为手机用户开发了安卓客户端和IOS客户端，不论员工在办公室还是在工地，均可随时随地登入系统查阅电子文档资料。另外，系统支持200多种文件格式的在线预览，无论是专业AutoCAD图纸，还是各种流媒体文件，都可直接在线预览，打破了文件必须下载到本地以及需要安装专业软件才能查看的限制，使得电子文档查阅更加方便、快捷、高效。

3.2 系统建设

系统建设流程如图1所示：

3.2.1 系统架设。系统初步筹划后，在市面上选择合适的软件合作商，选择软件商时要对其提供的软件产品以及售后服务做综合考虑。同时购置系统运行所需服务器，要综合考虑企业自身的用户规模、文件规模等因素来购置服务器。如1000用户左右的企业，可购置一台2U双路机架式服务器，采用英特尔至强E5-2600处理器（双CPU），最大支持8块3.5寸硬盘或16块2.5寸硬盘，最大可实现32T存储容量。

3.2.2 基础配置。系统安装部署并初始化后，导入企业组织机构及人员信息，并确定文件夹结构体系，可选择按项目或职能机构来建立文件夹体系，若按项目建立，每个项目文件夹中包含各职能机构子文件夹；若按职能机构建立，则每个职能机构的文件夹中包含各项目子文件夹。建筑施工企业以项目为重点，为确保各项目电子文档的完整性，建议建筑施工企业选择按项目来建立文件夹体系。研究确定系统的权限体系，根据员工的部门及职务不同，设置不同的文档查阅权限。

3.2.3 系统试运行。系统经调试后，选定某个项目作为试运行单位，开展试运行培训。在试运行过程中，发现问题要及时解决。试运行结束后需总结相关经验，为系统正式推广应用做好准备。

3.2.4 系统正式上线。企业需系统正式运行的通知，并逐级开展培训工作。定期检查监督系统使用情况，定期开展考核，保障系统的正常运行。

3.3 系统运行保障措施

3.3.1 领导的高度重视。企业的任何一项工作都必须有领导的重视才能更好地开展，否则工作开展起来会困难重重。电子文档安全管理与协同共享平台的推广应用工作也是这样，如果领导能高度重视起来，将会起到一个良好的带动作用，从而调动起各个部门、各个项目积极配合起来，更好地为电子文档安全管理与协同共享平台积累和充实原始数据，为系统的推广应用工作打下坚实的基础，创造良好的条件。

3.3.2 完善的管理制度。随着电子文档安全管理与协同共享平台的推广和应用，企业信息化主管部门应下发相应的管理制度。制度应条理清晰，明确电子文档上传的范围、格式、时间等要求，阐明系统权限体系、协同共享等事项，确保管理制度切实可行。

3.3.3 开展定期考核。系统推广应用后，企业信息化管理部门及各业务主管部门应对各项目开展系统应用情况的定期考核，切实监督各项目按时、按要求上传电子文档资料，确保企业电子文档资料的完整性。

4 结语

通过电子文档安全管理与协同共享平台的建设，一方面，可实现建筑施工企业电子文档的集中安全存储，加强企业电子文档的管理效率；另一方面，通过实现电子文档的协同共享和再利用，大大提高建筑施工企业电子文档的使用价值。

参考文献

[1] 王成良，曾德.企业信息集成平台电子文档安全存储 管理技[J].重庆大学学报，2003，26（6）.

第13篇

应抓好电子文件的归档工作

归档是确定电子文件档案身份的过程，电子文件归档关系到具有长远保存价值的电子文件能否纳入档案管理体系。电子文件归档，是将应当归档的电子文件经整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。电子文件归档应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。电子文件的归档坚持按时归档的原则，可由本单位的档案管理部门集中归档，也可由文件形成部门在形成过程中即时归档，待工程结束后集中归档。电子文件形成部门应定期将归档的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件正式文本应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。由于电子文件来源广泛，形成者不仅有生产部门、业务管理部门，还有通过数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等，头绪繁多，与纸质文件相比，受制约因素多，归档涉及的问题更加广泛。档案管理部门可采取电子文件形成、档案管理体系等相结合的方法，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。档案管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，应发挥制定电子文件归档制度和标准的职能，发挥各自的优势，在电子文件归档中紧密联系，共同形成高质量的电子文件档案。

由于电子文件随时产生，可以随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，因此必须选择适当的归档方式。而不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，可在网上进行备份，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，以双备份为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由文件形成部门异地保管。归档电子文件的格式应为通用标准，在对电子文件进行归档的同时，还要注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序也要一并归档保管。

目前使用单位的OA办公自动化系统及各种业务软件普遍采用刻录到光盘或服务器定期备份的归档方法，不但工作量大，而且一旦遇到系统故障或其他天灾人祸，极易造成数据的丢失。应积极开辟电子文件档案存储的新途径，建立一套既简捷方便、又安全保险的电子文件归档方法。可以建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，这需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。在具体操作中，可以由档案管理部门在各生产部门与相关管理部门之间建立电子文件归档专用系统，将具有保存价值的电子文件按统一格式传输给档案管理部门。或者由信息管理部门接收各生产部门的数据后，经过集中处理、汇总后输送给各部门共享；数据由信息管理部门按档案管理的统一要求进行鉴定、编目整理，传输给档案管理部门保存，或直接存入光盘，定期归档。也可以以邮件的形式传递到档案管理部门，或者用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。

做好电子文件的管理工作

第14篇

摘 要：我们现在的时代是电子信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题。本文紧密结合工作实际，就网络环境下的"无纸化办公"给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了认真研究。

关键词：无纸化办公 档案管理 特点 新挑战 研究

中图分类号：TP39 G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0017-01

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的

产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。OA办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

1.档案部门参与归档工作的新挑战

办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

2.电子文件归档法律效应的新挑战

电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

3.电子文件档案利用的新挑战

电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

4.电子文件保管的新挑战

电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。

三、结束语

第15篇

关键词:无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是office automation的缩写（简称oa系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。

oa办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

（一）档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

（三）电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

（四）电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。