高校档案如何管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质高校档案如何管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：高校 人事档案 管理措施

高校干部的人事档案管理详细记载了他们的个人经历以及表现等情况，真实地记录了他们在思想品德、个人才干、知识等方面的表现。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、认识干部，还要正确地运用他们的才能，这对干部的工作效率和工作质量有着直接的影响。由于我国社会经济的不断发展，怎样发挥职能，做好人事档案管理工作，使其为高校干部的档案管理、人事工作服好务，是值得所有高校档案管理者思考的问题。

1 原始档案材料的重要作用

档案的特点是能够提供所有证明资料的初始材料，有着自身的权威性以及法律效应，档案材料的形成都具有独一性，如果被损坏，就没办法弥补了。当下，高校的人事档案管理都是利用计算机网络来进行管理，但是作为原始档案材料的纸质档案还是具有不可替代性，不管是什么时候，作为原始材料的纸质档案还是具有比电子档案更加重要的意义。档案工作的开始来源于对原始材料的收集，工作质量的好坏对档案工作的其他环节有着很大的影响，因此，在档案管理工作中，原始档案材料的管理作用不可忽视。原始档案中，干部人事档案作用重大，在国家机构和社会组织的人事管理工作中，干部人事档案真实地记录了人才的社会经历和才能品德以及工作情况，并且是以文字、表格等形式形成的供单位查备的原始记录。人事档案的出现是高校人事管理工作在实践中的产物，服务于高校人事管理工作。在高校的人事档案管理中，高校干部人事档案责任重大，它能够向学校提供部门改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并为教职工的档案工作记录、职称评定、干部任免等工作提供全面的服务。

2 高校人事档案管理存在的问题

干部档案真实地反映了学校人才的各方面情况，是高校的宝贵财富，在高校的人事管理工作中有着极其重要的作用，当前人事档案管理因为政策、技术以及制度等方面的问题，还有着诸多的不足，这对高校人事档案的发展不利。

2.1 人事档案管理认识不足 高校对档案的重视以及档案管理人员的业务素质与思想意识决定了人事档案管理工作质量的好坏。人事档案管理人员的计算机网络水平还不够专业，专业管理知识不够精通，这不符合当下高校的改革发展。高校中不少教职工对人事档案的归档问题和管理理念缺少深刻的认识，应该及时归档的材料没有及时交给档案管理部门，由此形成人事档案归档不完整，既和学校的管理机制不符合，又不利于以后管理工作的开展。

2.2 人事档案材料内容不完善 目前，高校人事档案管理中一个非常明显的问题就是难以准确地保障干部档案材料的完整性。在干部的人事档案材料里面，不少内容都是由本人、相关业务人员手工填写，例如个人基本资料、工作情况、政治面貌、家庭状况等等。这就容易导致很多的干部人事档案会出现与实际工作情况不相符合的问题，存在不少错误。例如，有的人出生时间与实际档案材料记录存在差别，这就阻碍了干部人事管理工作；另外，干部的工作情况、工作时间、薪资待遇在档案中的记载和实际也有出入。

2.3 人事档案材料收集工作不规范 因为种种原因，高校的人事档案的形成者将其保管的材料交由档案收集者，造成档案在收集过程中出现了不规范、不完整的问题。有的档案收集者只将精力放在人事部门以及组织部门，但是很多能反映个人情况的有价值资料却没有被收集起来。有的人事档案掌握在教务处、科研处，或者其他的部门、个人手中，对人事档案的完整管理工作不利，也降低了档案的使用价值。

2.4 人事档案材料内容不规范 对于高校来说，人事档案收集归档而成的材料要真实而完整，字迹清晰、手续完整，干部档案的归档必须要有组织的审查、签字、盖章。实际上，高校的人事档案材料中，有的缺少盖章，有的缺少签字，有的字迹不规范，这是一个普遍存在的问题。特别是一些新来的教职工，他们的档案内容形形。例如，一些履历表没有填写日子，也没有本人签字，有的甚至也没有组织审查意见及公章，有的考核表也有这样的问题，还有一些档案材料字迹混乱。这些存在诸多问题的不合格档案材料给档案管理工作者带来了很多麻烦，让高校的档案管理难度增加了，还使得档案的完整性得不到保障。

2.5 人事档案管理方法没有与时俱进 一些高校的人事档案管理还经常是手工操作。有的高校的人事档案管理还在使用原始的管理手段，用手工检索，人工管理让管理员增加了工作量，降低了效率，准确性不高。有的高校虽然使用计算机网络进行人事档案管理，但是由于对这种现代化的管理方式了解不透彻，也制约了档案管理工作的发展。

3 如何加强高校人事档案管理工作

3.1 完善高校档案人才管理队伍 高校要运用完善的人才管理、培训制度来提高档案人事管理队伍的建设。由于人事档案管理工作的专业要求、技术要求高，政策性强，所以档案管理者在人事档案管理工作中的作用非常大。因此，高校要对人事档案管理者的业务素质、思想政治素质、科学文化素质进行培训，更好地加强人事档案工作质量。提高高校人事档案管理工作质量就需要有一支高素质的队伍作为保障。

3.1.1 提高政治素养。高校始终要全面贯彻和落实人事档案管理工作中的档案队伍政治素质建设。高校应该加强档案管理者的“三个代表”重要思想的学习，让他们具备较强的责任感、严格的纪律意识，全心全意为高校人事档案管理工作服好务。档案管理者要认真学习《干部档案工作条例》，并在工作中认真执行，遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定。

3.1.2 提高档案管理者的文化、专业素质。当前，科学技术的发展十分迅速，因而人事档案的管理要求也在不断提高。以往的纸质档案管理正逐渐过渡到纸质档案、电子档案并重的新工作局面上。这就需要高校人事档案管理工作者必须与时俱进，努力加强业务知识的学习，不断更新知识体系，丰富知识储备，由此提高业务素质，目的是为了在不断复杂而现代化的业务工作中加强人事档案管理。

3.1.3 高校要不断加强档案管理者的工作作风以及职业道德培养。档案管理者要对人事档案管理的重要认识有深入的了解，在日常档案管理工作中秉承脚踏实地、科学严谨的工作作风，对档案管理工作负责，对高校教职工负责。人事档案工作具有很强的服务性，高校人事档案管理既要做好组织、人事部门的档案服务工作，还要服务于高校的教学科研等工作。因此，档案管理者应该树立起正确的服务意识，在工作中勤勤恳恳，要爱岗敬业。

3.2 通过档案工作宣传来强化高校的教职工档案管理意识 高校人事档案工作质量的优劣受多方面因素的影响，既有档案管理的思想素质因素，也有高校教职工对人事档案的重视程度的因素。有些高校对教学、管理工作很重视，对人事档案管理工作却疏忽了。部分提供材料的部门没有及时将完整的人事档案交由人事档案管理部门，或者部分教职工没有重视自己的人事档案材料，需要提供的材料没有及时提供，使得人事档案资料不完善，造成了人事档案材料既不全面也不准确。所以，高校必须要加强《档案法》、《干部档案工作条例》等相关的档案法律法规的宣传工作，让全校教职工深入了解我国的人事档案管理政策、制度，从而让人事档案的管理更加规范化，通过法制教育、正规宣传来规范高校人事档案管理工作。

3.3 规范人事档案材料的形成工作 高校要想为自身的人事工作提供可靠而详细的决策依据，就需要不断地规范档案材料的收集、整理、鉴别、归档工作。人事档案得以存在的基础就是档案材料的收集和完善，高校的基础部门是高校人事档案材料形成的地方，因此需要做好两方面的工作：

3.3.1 提升高校部门的档案意识。高校要从思想上格外重视人事档案管理工作，要求各部门在工作中必须要重视档案管理工作，必须摆脱口头上重视，行动上忽视的不良现象。

3.3.2 严格把好人事档案材料收集的质量关。高校应该积极组织人事部门认真把关收集来的档案材料，特别是要严格审查和把关个人档案填写的完整性和真实性，要有本人的签字，在签字之后，相关的部门必须仔细审查，对符合规定的档案材料加盖公章，然后才可以归档。要是本人没有亲自签字，那么就需要相关部门写明原因，然后盖章归档。如果档案材料的字迹混乱、不规范，就要将其退回给本人并让他重新填写清楚，直到符合要求以后才可以归档。高校要从根本上解决归档不完整、不符合要求的档案材料归档问题，只有签字盖章以后才可以归入干部档案的管理中。

参考文献：

[1]巫华聪.完善学校档案管理工作，提高创新意识[J].中国科技创新导刊，2011（2）.

第2篇

一、高校档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

二、加强高校档案管理工作的对策

1、传统管理与管理相结合，更注重现代管理。这里所说的现代管理，也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。

第3篇

关键词：网络环境;高校档案;管理;信息服务

一引言

全球网络化浪潮随着现代信息技术的飞速发展而兴起，从而造成了以现代信息网络为基础的新信息环境的高速形成和发展。在这样的环境下，导致了高校档案及其功能与形式、工作方式、服务内容、服务方式和服务对象在发生变化。同样也影响到了高校档案的管理模式和管理方式。面对新的挑战，关键在于如何对档案的管理进行根本性的变革。

二高校档案管理面临的新环境

信息网络技术的发展，带来了很多的有利因素，以及引起信息社会对信息需求的不断增加。也带来了一系列的转变，传统档案数字化、网络化、虚拟化，将档案从传统解脱，从而面对整个信息环境来组织、选择、使用各类信息资源及信息服务方式。“网络档案”或称“虚拟档案”这样的新名词就这样诞生了。网络档案作为现在信息网络的核心部分，是未来的发展趋势，也是高新技术发展的必然产物。

网络时代的环境下，档案形态发生了很大的变化，它的工作也发生了重大的变化，重心将落在信息资源的开发和利用上来。档案是信息网络上的一个重要环节。档案是要随着时代环境的变化而变化的，需要在网络环境下不断调整自己的定位和姿态。与此同时，档案的工作人员也需要不断调整自己的行为，提高素养以适应形势发展。

三高校档案管理面临的新要求

一个良好的信息网络，可以为高校的档案信息服务和信息资源创造一个非常好的环境。但与此同时，也为高校的案信息服务和信息资源提出了严峻的挑战，主要表现在以下几个方面：

（一）信息服务人员素质方面的要求

信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化已经是个重要的趋势。在过去，档案室大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准 ，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化和信息服务人员是否高素质化等等方面。因此，要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质：计算机，英语，网络，软件，数据库以及其它领区的知识是不可缺少的，而信息的检索能力是更加要熟悉的。

（二）信息服务方式的要求

高校档案的信息服务应改变以保管为主，被动式的信息服务方式。高校档案信息服务人员应积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料的咨询，提供查询和资信服务，为用户提供更好的服务。

四高校档案管理及服务的新对策

管理和档案一样需要电子化、数字化，我们要从多方面来进行调整，这几个方面主要表现在：

（一）改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源

高校档案必须摒弃“大而全”的思想，根据高校自身的特点积极合理利用网上资源，以此来不断的推广和发展自己的资源，加强自身的管理。

文件材料完整齐全和尽可能满足利用，是高校档案规范化建设的最大化的目标。这就需要我们做出大量的工作来加强过程的控制，需要从根本上来重视材料的收集与应用，并且需要做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。工作激励机制是一项很好的制度，这样可以保证文件材料的质量，建立一个合理的监督和管理制度来监督材料的管理和监督。档案工作的最终目的是的档案的合理利用，也是检验档案价值和档案工作水平的非常重要的因素所在。教学工作水平评估工作对于各高校来说是一个非常好的机会，可以帮助学校慢慢的建立起高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库、重点学科建设数据库、历届毕业生数据库等等，实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享等等。

（二）开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享

高校档案建设需要打破自我封闭的状态，一方面要将自己的优势条件放到网上去，加强各地区各学校的交流与合作，另一方面要加强横向联合，寻找别人的长处来弥补自己的短处。例如加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享，实现优势的相互利用，相互促进与发展，以此达到“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”目的。

（三）提高档案员素质，强化档案员的服务意识

档案员整体素质的提高无疑是保证网络档案高效运行的根本保障。要真正的实现档案从传统到现代化的转变，创立全新的网络档案形态，高素质的档案员是相当重要的一个因素。各高校应该根据自身的条件有计划、有目标、有步骤对加强对工作人员的培养。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。使档案员不仅拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护。以及档案信息安全防范意识和技术。

（四）学校领导要高度重视 加大资金投入

《高等学校档案管理办法》强调：高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费，促进档案信息化建设，加快数字档案馆(室)建设，提高档案工作服务学校和社会的能力。思路决定出路，只有高校领导认识了档案管理的重要性，才能从思想上重视档案工作，并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。配齐硬件设备和档案管理软件，实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能有条件运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。

五 结束语

我们要从网络环境档案、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案管理对策等方面来正确理解高校档案的重要性。网络时代的不断发展，人们的思想观念也随着发生了变化，人们的生活方式不断变化，高校档案的发展问题也存在着很大的挑战，立足现在、抓住机遇、改变观念、准确定位、改进管理、把握档案是现在高校档案发展的一个重大趋势，只要好好利用这些方面的因素，高校档案事业就一定会创造巨大的辉煌。

参考文献：

[1]丁申桃，互连网络与档案信息服务，情报学报，1998(2).

[2]李爱齐，网络环境下的档案工作，图书情报工作，1998(3).

[3]程亚男，网络化趋势与档案发展观，中国档案学报，1998(4).

[4]李传军，网络环境下信息资源的住址管理，图书情报工作， 1999(2).

第4篇

亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、?辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校档案管理工作的作用

高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。

1、教学评估

高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革与发展

近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。

3、科研活动

高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。

4、转变教学思维与模式

中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。

3 当前高校档案管理中存在的问题

1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足

一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。

2、现代化的档案管理体系还没有完善

虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。

3、制度与规范还需要进一步的建设和完善

很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。

4 提高高校档案管理成效的几点思考

1、深化思想认识，提高工作成效

想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。

2、细化岗位职责，激发岗位职能

档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。

3、重视对现代化档案管理的投入

现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。

4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

人是档案管理的核心，高校应该切实的重视对档案管理人员的考核与评价工作。在对每一个档案管理人员的考核过程中，应该切实的转变传统档案工作中粗狂、简单的评价体系，科学的把关乎到档案管理全部过程的内容都纳入到档案管理的考核体系中去，全面有效的对每一个档案管理人员进行公平、公正的考核，并且把考核的内容和结果与每一个档案管理人员自身的待遇挂钩，激励每一个档案管理人员充分的发挥个人的主观能动性，推动高校档案管理成效的稳定发展。

第5篇

一、新时期高校档案管理工作的问题

新时期，随着计算机和网络的发展，高校档案管理工作已进入崭新的历史时期，但是由于高校管理意识和资金的投入有限，高校档案管理工作还存在着许多问题。

（一）档案管理制度的缺陷

当前，传统的高校档案管理工作，存在着不规范问题，如档号和案卷标题不规范，尤其是卷内目录，在大部分案卷中缺少，使案卷整体管理较为混乱。因此，在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标，都存在许多漏洞，这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，这种情况导致高校档案建档不及时，尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案，由于不能及时建档，一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中，如果出现人员变动，就会使档案遗失，这会对今后的使用带来损失，即使那些已经收集归档的档案，高校档案管理人员也经常不能按照规定管理，致使档案目录与档案内容出现不符，查阅起来非常困难。

（二）高校档案管理人员的专业问题

高校档案管理人员专业水平提高不大，其文化程度和专业素养，都不能够适应新时期对高校档案管理的要求，新时期是信息化时代，高校档案管理人员的文化程度与专业素质，应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨，但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源，影响了社会发展和经济发展，但对于这些方面，在高校档案管理中没有认识到其潜在价值，导致高校档案的利用率不高。

（三）档案检索效率较低问题

手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较，但手工检索仍然占据着很大比重，尽管高校档案管理系统软件已有多种工具，但是能够应用档案管理软件的并不多，这对于档案管理的发展不利，也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足，使高校档案室的建设达不到标准要求。

（四）信息开发和编制上的问题

对于高校档案信息的开发和编制，许多高校档案部门存在应付上级，走过场的问题，为了应付检查而选题开发，但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品，其使用价值较低，虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系，但是由于编制的水平和质量问题没有实效性，难以发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的对策

新时期要做好档案管理工作，必须采取以下对策。

（一）提高高校档案管理人员基本素质

要做好高校档案工作，必须提高高校档案管理人员素质，对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。

（二）健全高校档案的管理制度

要做好高校的档案管理工作，就必须健全高校档案的管理制度，要通过制度要求，来保证高校档案管理工作的开展，高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性，制定的高校管理制度，要根据实际情况和档案管理需求，建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者，才能使高校档案信息的交流得到有效传播，这对于高校档案管理具有重要的推进作用。

（三）改善高校档案的功能

要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。

第6篇

[关键词]新时期；高校；档案管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）17-0178-01

高校档案是指高校在历史沿革、招生教学、科研攻关和学生管理活动的历史记录，是对具有留存价值的各类图片、影像和文字材料进行记录和保存的活动，在高校发展中处于十分重要的地位。新时期做好高校档案管理工作面临一些困难和问题，需要加强在这方面的的探究。

一、新时期高校档案管理工作存在的困难和问题

1、工作环境变化，工作量增大

随着我国高等教育的不断发展，高校档案管理也取得了一定进步，但随着高校综合化和多元化发展，高校的建筑面积和招生规模不断扩大，管理范围和科研活动不断增加，使得高校档案管理工作的客观环境更加复杂。

2、管理手段滞后，信息化程度不高

随着高校办公条件和计算机技术等现代信息技术的不断推广应用，高校的档案管理部门也都配置了现代化的档案管理信息化设备，购买了档案管理软件，实现了档案的微机化管理。但是，从高校档案管理系统的数据处理、管理对象和功能实现等方面来看，还没有达到信息化管理的程度，没有实现档案的网络化管理，无法充分发挥高校档案信息资源的全员共享和效益作用的有效发挥。

3、档案管理意识薄弱，管理人员素质有待进一步提高

高校师生职工受传统档案保密思想影响，对档案管理工作缺乏足够的认识，主动保存档案的意识不强。对于科研和教学活动投入精力多，对档案管理工作不够重视，某些学校活动没有形成有效的档案材料，没有进行有效地档案管理，甚至有的职工认为，档案管理工作与学校发展关系不大，不必投入过多精力，影响了高校档案的完整性和安全性，对高校档案管理造成不可弥补的损失。同时，虽然高校档案管理队伍比一般企事业单位管理队伍文化层次高，但也存在专职档案管理人员素质不强现象，存在档案科班出身的管理人员较少，受过系统档案管理工作培训的人员不多、业务能力和素质不强，以及对计算机、网络技术等现代信息技术掌握不透，缺乏足够的信息化档案管理素质和能力等问题。

二、做好新时期高校档案管理工作的对策措施

1、健全完善高校档案管理系统

高校档案管理工作涉及面广、牵扯部门单位较多，只有得到全体教职工的支持和配合，才能真正做好档案管理工作，只有全体教职工中树立起档案保存意识，才能真正保证档案管理工作的质量。要加大教育培训力度，定期举办培训活动，提高教职工对档案管理工作的认识；要加大档案集中管理的力度，按照“统一标准、统一领导、分层管理”的原则建立学校层面的档案领导队伍，健全组织体系，协调档案管理工作；院系和各个职能部门都要创建专门的档案室，并选取专业档案管理人员进行专门的档案管理；同时，要明确责任分工，使档案管理专业人员及各院系和职能部门的档案管理人员都明确自己的职责，推进档案管理工作标准化、科学化建设；在调动全体教职工共同参与的基础上，利用全方位、全员收集档案信息的办法，保证档案的真实性和客观性，并不断挖掘高校档案信息，充实高校档案材料。

2、提高高校档案管理信息化水平

随着现代信息技术的不断发展，推进高校档案管理信息化建设，实现档案信息的网络化共享、数字化检索和查询，成为当前高校档案管理工作的发展趋势。随着高校档案管理面临的工作环境日益复杂、工作对象日益增多，档案管理的强度增大，只有将现代信息网络技术应用到档案管理中，才能实现档案管理工作的现代化。实现高校档案管理的信息化水平，有助于提高档案管理工作质量和效率，并且可以将档案信息及时传递给需要信息的人，为档案查阅提供了便利。要提高档案管理信息化水平，就要加大投入，保证档案管理硬件设施的配备，充分运用光纤数字技术、网络监控技术等实现档案收集、存储、整理、保存和应用的信息化，提高档案共享速度，优化档案管理质量。同时，要结合网络化发展趋势，借助现代网络技术，实现档案管理由单机管理向网络联机管理的模式转变，将档案目录、卷宗实现全信息管理，通过纸质档案和数字档案结合管理的方式，提高档案管理信息化建设的质量和速度。

3、改进和提升档案管理标准

档案管理工作是一项系统严谨的工作，如果缺乏相应标准，就难以实现档案管理工作的顺利实施。高校应结合自身特点，创建符合自身发展的档案管理模式及方法，明确档案管理标准，加大档案管理标准化工作力度，实现档案管理的科学化。可以通过建立完善档案收集、归纳、保存、应用、管理、保密等标准，实现各类档案信息归档一体化管理的目标。同时，要建立配套的考核制度，明确责任分工和岗位职责，将考核结果与档案管理人员利益挂钩，提高档案管理质量。

4、提高档案管理队伍素质

搞好高校档案管理工作，最关键的是要提高档案管理人员的专业素质、业务能力和信息技术应用能力，不断提升档案管理人员的专业素养。要综合利用多种方法，按照“管理标准、业务熟练、素养良好、服务优质”的标准要求，通过举办档案管理新知识、新技术培训，加强档案管理人员的专业素质，培养一批专业素质较高的档案管理人才。要鼓励和引导档案管理人才不断加强个人学习，在增强档案管理专业素养的同时，认真学习信息网络技术，增强自身的知识储备，全面掌握工作内容。同时，还要培养档案管理人员的职业素养和责任心，保证档案管理人员遵守保密协议，在工作中做到恪尽职守、爱岗敬业、服务热情，为提高高校档案管理水平提供人才支撑。

三、结论

综上所述，做好高校档案管理工作意义重大，新时期高校档案管理工作面临一些困难和问题，只有不断强化工作措施，提高档案管理水平，才能更好的服务高校的发展。

参考文献

[1]何桂云.新时期高校档案管理探讨[J].铜仁师范高等专科学校学报，2006（05）.

[2]左永艳，安建梅.高校档案信息系统安全风险评估指标体系研究[J].兰台世界，2014（14）.

第7篇

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）03-0294-01

摘要：随着我国高校事业的不断发展，人事档案在高校日常工作的作用越来越明显。但是，我国高校档案管理却存在许多问题。本文指出了高校档案在管理过程中存在的问题并提出了几点建议。

关键词：高校；人事档案管理；问题；建议

一、我国高校人事档案管理存在的问题

1.档案管理人员素质普遍偏低。在我国，高校人事档案管理人员很多都是转业过来的，在某些方面可能有专长，但是在另一方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好的与自己的工作进行结合。另外，档案管理人员的年龄相对偏大，很难适应新的技术变革，思想上形成了固定思维，往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用，年轻人员所占的比例太小，领导者对年轻人的经验的缺乏往往很担心，担心年轻者行为对高校产生不可挽回的后果，同时，在年轻人思想里总是认为管理档案没什么“出息”，致使很少的年轻者愿意从事档案管理工作，而更愿意从事直接的教学工作。

2.档案材料收集不够齐全，归档不够规范。学院职工档案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明的现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘等工作带来了许多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。

3.档案管理技术不高。近几年，高校人才引进不断增加，接收的人事档案数量也随之增加，档案管理人员的工作量也相应地增加。而传统的档案管理方式已经不适应高校现代化建设和档案管理的需要。一是档案资料收集的手段明显落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不信、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。

二、高校人事档案管理工作的建议

1.大力引进人才，合理调配人员。首先是领导者必须转变思想观念，充分认识到档案管理在现在信息社会条件下的作用与意义，加强档案管理意识，重视档案管理人员在高校中的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次，加大对高校档案管理人员的支出力度，适当提高档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，有利于为高校留住人才，同事也利于人才的引进。再次，进行高校档案管理人员的组织变动，加强人才队伍的匹配（包括高校档案管理人员中的比例协调和知识结构匹配），是管理人员的只是形成互补，实现良性循环。

2.加大宣传力度，增强人事档案管理意识。人事档案管理是高校人事档案制度改革的重要组成部分，人事档案中所记录的各项信息是制定全员聘用相关政策的重要依据，因此，高校档案部门要加大宣传力度。一是要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识，使其充分重视人事档案管理工作，并将其纳入高校整体计划中，给予足够的支持，扩大人力、物力和财力的投入。领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展。二是要加大对高校教职工的宣传力度，提高全体教职员工的档案意识，使教职工能积极主动向档案部门送交归档资料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。三十要增强专职档案管理人员的档案意识，档案管理人员的意识进一步增强了，可增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，在思维方式、工作作风和行为上有一个较大的转变，是工作上一个新台阶。

3.做好人事档案的收集、鉴别、归档工作。不断规范和充实档案内容，严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。

4.利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化。加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。

总之，做好高校人事档案管理工作应该从高校和员工自身出发，形成两者之间的合作共赢，促进我国高校档案管理的前进。

参考文献：

[1]郭蓉.当前高校档案管理人员的素质培养方法探究[J].通化师范学院学报，2009,（4）。

[2]苏平，常灵芝，林晓金.高校人事档案的管理和移交，学校档案，2000（1）。

[3]龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作[J].贵州档案，2002，（6）。

[4]赵晓利.新时期高校人事档案管理工作的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2010（8）。

[5]高忠平，许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设，2007（4）。

第8篇

关键词：档案；组织；信息化；服务；制度；技能

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01

档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。

一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障

档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。

要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。

二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑

随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。

三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化

没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。

四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。

五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务

高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。

档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。

参考文献：

[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.

[2]薛匡勇.论档案馆的未来发展.档案学通讯，2004.

第9篇

关键词:高校档案管理信息化管理模式

高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料,通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校编史修志和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用,尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案,对于发展教育事业,服务经济建设具有很高的开发利用价值。因此,在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理,就便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导,促进档案信息资源的综合开发,同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化,有利于实现信息共享。

一、高校档案管理工作的重要性

1、高校档案管理工作是学校重要的基础工作之一

高校档案管理工作是学校信息管理中的一个重要环节,是高校知识生产十分重要的基础工作,对高校总体工作起着十分重要的作用。根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,高校档案管理工作的主要环节有收集、整理、保管、鉴定、统计与利用等六个方面,这六个方面对档案管理工作来讲是缺一不可的。因此我们应从多方面加强档案管理工作,思想上高度重视,充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案的齐全、完整、万无一失。

2、高校档案管理的规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分

高校管理规范化,是高校的管理工作按照规定的程序、标准进行,它是高校管理科学化、有序化的必然要求。高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分,它要求学校组织结构的各层级、各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行,避免主观随意性,保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效,同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。

3、高校档案管理工作是信息资源开发利用的需要

随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些及时的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”、“凤凰涅檠”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。

4、高校档案管理工作具有反馈作用

高校档案管理工作在高校的发展历程中起着很重要的反馈作用。档案管理部门根据收集上来的档案资料能随时发现工作中存在的问题和不足,可以及时反馈给有关部门,力争在最短的时间内获得最有效的解决。这样才能使档案管理工作做到上下结合、左右贯通,发现问题及时解决。

二、高校档案管理工作中存在的问题

1、档案意识不强

长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研。档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识。档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。致使档案工作的管理不得力;校内各部门也常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。

2、档案管理信息化水平不高

一是信息化建设标准化水平低。由于历史的原因,高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。二是数据库建设滞后。各高校档案馆建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。三是缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属于不同的主管部门,这使得高校档案馆形成了条块分割、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。

3、档案管理人员整体素质偏低

一个合格的档案管理人员不仅要掌握档案管理方面的政策、档案工作的基本理论原则和方法,还要懂得现代信息管理技术,熟练地运用计算机进行电子档案信息的制作、维护和管理。同时,还应具备较高的外语水平和法律知识,从而为档案管理实现现代化提供有力的智力支持。目前,高校档案管理人员的素质能达到要求的为数不多,既懂计算机技术、通信技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。首先表现是档案管理人员知识结构比较单一。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策和法规,懂得档案工作的基本理论和方法。面对高速发展的信息化时代,高校档案队伍中既懂档案管理又懂得现代信息化管理技术的人才奇缺。其次,由于档案管理人员素质不高,直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理工作中使用和推广。当工作中遇到新情况和新问题时,档案管理人员常常感到力不从心。三是档案管理人员学历层次偏低,专业人员偏少,人员变动频繁,这些都严重影响着高校档案管理人员整体素质的提高,妨碍了高校档案事业的持续发展。

三、提升高校档案管理水平的对策

1、加强档案管理的基础建设,做好常规管理工作

首先,加强档案管理制度建设。建立健全学校档案管理的各项规章制度及各级档案管理考核制度;建立档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度;学院档案室负责组织和落实档案管理的各项规章制度并监督实施;组织和协调学校各单位兼职档案员做好档案管理工作;定期召开学校档案管理工作会议,解决档案管理工作中存在的问题。

其次,强化高校档案工作的保障机制。为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求;还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。

再次,注重常规管理文件的归档工作。学校常规管理的文件材料主要是各部门在各项工作中形成的材料,是学校开展各项工作的真实记录,是学校的重要信息资源和历史凭证,它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用。档案工作应当与党群、行政、教学、科研等各项活动实行“四同步”管理,即下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求。

2、加强档案工作队伍建设,提升管理人员素质

首先,要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件,所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德,要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨,从而提高服务质量。

其次,加强专业教育,提高专业素质。针对目前档案管理员素质普遍偏低的现状,我们应分期举办各种专业技能培训,传授档案专业知识,定期进行严格的专业理论与实践测验。经考核合格者持证上岗,不合格者自然淘汰。档案工作者应不断扩展自己的知识,提高学历层次。同时,高校的档案管理人员要努力成为新型的复合型人才:一方面,熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法:另一方面,能掌握档案网络化的新知识,熟练运用计算机技术,并将之运用到实际的档案管理工作中去:再一方面,不仅懂得社会科学知识,而且懂得自然科学知识,既具有较高的人文素养,又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要,也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都应朝着这一目标而努力。

3、促进档案管理信息化建设

高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆的各项功能和作用。

第一是实行文档管理一体化。充分利用校园网络资源共享的功能,将上级来文和学校及各部门、单位形成的文件直接转换,进入档案馆数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。第二是开展馆藏档案数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库,并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网,为不同用户提供相应等级的信息服务。第三是实现档案利用网络化。利用校园网建立档案信息网站,实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务,同时开展档案信息咨询服务,为用户进行定向、定题的交互式信息咨询,运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发,提供更多二次、三次加工的信息产品,拓展档案的服务功能,提高档案服务质量。

4、创新管理模式,实现档案管理可持续发展

首先,管理思路要创新。长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法,日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少,更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。高校档案人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略,积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点,珍惜机遇,开拓进取,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念

其次,管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户,走向用户。想用户之所想,急用户之所急,馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。

第三,服务职能要创新。服务是档案工作的根本职能,要从“保管存留”的目的向“服务利用”的目的转变,就要实现工作模式的转变,而要实现这种工作模式的转变就要有具备“服务创新”的理念。首先在确保各类档案的查准率、查全率的前提下,要做到有预见性的超前服务,有目的地针对服务及有始有终的跟踪服务。它还包括如何培训部门专兼职档案员、如何指导部门档案工作等。档案人员应该充分认识到学校档案馆是学校各项工作管理的信息中心,档案工作人员是这些信息的管理人员;不仅管理档案实体,还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析,可以从更深层次研究档案所包含的一些实质问题。参与学校各项工作管理,加强服务职能,进而丰富服务的形式,扩大服务的范围,提高服务的效率和质量,充分实现服务的价值。

四、结束语

总之,高校档案管理既是一个重要的系统工作,又是一项幕后的繁琐工程。高等教育的改革和发展,为档案工作的创新开辟了广阔的空间,高校档案管理人员应重视对现代信息技术手段的利用,积极探索新形势下档案管理的创新模式,更好地为学校的发展服务。

参考文献:

[1]王红. 高校档案工作的创新与发展[J]. 兰台世界, 2002, (02) .

第10篇

关键词：档案管理升级；巩固提高；策略

档案管理升级对于档案工作的开展发挥着积极的作用，但档案管理升级的作用与效果能否长久持续，是衡量档案管理升级成功与否的关键，做好档案管理升级后的巩固提高工作也成为了档案管理升级后档案部门及相关工作人员的重点工作任务之一。

1 高校档案的主要内容及特点

1、高校档案的主要内容

高校档案的内容十分丰富并具有一定的复杂性，单从高校档案的分类方面就包括十一大类，分别为：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，当然其中因学校规模与实际条件的差异，部分分类并非所有学校档案中都具备，本文仅就教学类档案进行简单介绍。高校教学档案主要内容包括：（1）学校教务部门下达的指令性、指导性文件，教育改革，教学计划，各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作各个环节的各种统计表等。（2）学习管理材料。（3）学生奖惩材料及实习材料。（4）毕业论文材料。（5）历届毕业生人数与成绩评定等材料。

2、高校档案的主要特点

单从高校的教学档案来分析就具有着以下四方面的特点：首先，档案来源具有分散性的特点，高校教学档案的来源包括学校教务部门、教师以及学生，由于教师与学生主体的分散性特征，也使得教学档案也具有着分散性的特点。其次，教学档案内容具有着丰富性的特征，主要是因为教学档案涉及了高校教学管理与教学实践的整个过程中与各项内容，所形成的教学档案内容也包含着各种各样的信息，内容极为丰富。再次，教学档案年度划分具有着一定的特殊性，这主要是由于我国高校采取的是秋季招生制度，教学档案不能够按照一般的公元年度来划分，须按照实际的学年、学期制进行划分。最后，档案形式上具有着复杂化与多样化的特点，这主要是由现代教育技术与档案管理技术的发展所致，现代教育技术的发展使得多媒体教学手段在高校教学活动中运用愈加普遍，而在教学管理中计算机技术的应用也不再罕见，所形成的大量多媒体形式的材料，包括图、文、声、像各种类型，在格式上也十分丰富，整体表现出复杂多样的特征，而现代档案管技术的发展与升级，也给形式复杂多样的档案材料的收集与管理提供了可能。

2 高校加强档案管理升级后的巩固提高工作的必要性

1、是高校不断提升教学水平，适应社会需求的必要条件

高校档案管理升级有利于发挥档案的积极作用，指导高校有效的提升教学水平，而如果高校档案管理升级后，未能及时进行巩固，将会导致档案管理升级的效用大大缩减，升级后的档案管理效率提升缓慢，发挥不出其应有的价值。随着社会的不断发展，对于高校人才培养也提出了新的要求，现代高校需要不断提升自身的教学水平才能适应社会对高校教育不断发展的需求，因此，在高校档案管理升级完成后，及时的巩固和提高来保障升级后的效应能够长期发挥，更好的指导高校教学实践的完善，提高高校的教学水平具有着很大的必要性。

2、是新时期高校教学改革与发展顺利推进的重要保障

随着我国高等教育的不断发展，现代高校尤其是职业技术类院校大都面临着激烈的竞争，高校如何突出自身的优势与特色，增强高校的知名度与吸引力，已经成为了高校发展的关键。积极进行教学改革，构建与新时期相适应的教学模式，创新教学手段，全面加强学生的素质培养，提升学生专业水平与就业能力，是现代高校发展过程中的重要任务，高校加强档案管理升级后的巩固提高工作能够充分发挥档案资料在高校教学改革中的作用，帮助高校总结以往教学工作中的经验与不足，并指导高校教学改革的方向与路径，使教学改革更具针对性与科学性，以此来保障高校教学改革与发展的顺利推进。

3、是指导高校教学管理改革，保障教学管理科学性的必然要求

高校教学档案是在高校的教学实践中获得的重要资料，涵盖了高校教学工作的各项内容，对其进行合理有效的利用能够帮助高校进一步的优化和完善教学管理制度，进而促进高校教学管理各项工作的顺利开展。在高校档案管理升级后，及时加强巩固提高工作能够更好的发挥出档案管理升级的优势作用，提高教学档案的利用效率，更好的指导高校进行教学管理的改革，提高教学管理的水平，也为高校教学工作的良好开展提供保障。

三、做好档案管理升级后的巩固提高工作的有效策略

1、认真总结档案管理升级过程中的经验，突出升级后的优势

要做好档案管理升级后的巩固提高工作，首先需要对档案管理升级过程中的经验进行充分的总结，充分了解档案管理升级后与升级前的改变，了解升级后所能到达的水平与效果，把握档案管理升级后的进步与优势所在，结合高校档案工作的实际情况，着重突出档案管理升级后的优势，充分发挥出档案管理升级的作用，并利用档案管理升级过程中所总结的经验，针对档案管理工作中存在的不足制定针对性的解决策略与方案，从而提高高校档案管理工作的水平。

2、进一步提高对档案管理工作的重视，强化巩固提高工作力度

高校档案管理工作对于高校其他工作具有着重要的指导作用，因此，在高校档案管理升级的同时，还需要全面提高高校上下所有成员对档案管理工作的重视，首先是校领导要提高对档案工作的重视，并给与大力支持，保障高校档案管理升级工作的顺利完成，并着力强化巩固提高工作的力度，为教职人员做出表率。其次，学校教职人员也要提高对档案管理工作的重视，配合档案管理人员完成好各项相关的管理工作，并在档案的使用时自觉遵守档案管理的相关规定，规范借阅，按时归还。以此来全面促进档案管理升级后的巩固提高工作的顺利开展。

3、扎实做好基础工作，提高档案收集整理工作的效率与质量

收集与整理是高校档案工作的最基础部分，在档案管理升级后依然需要扎实做好收集与整理的基础工作，才能保证其他档案管理工作的顺利开展，并确保档案价值的有效发挥，因此，要做好档案管理升级后的巩固提高工作，着力做好档案的收集与整理工作是十分必要的。档案管理人员应充分利用升级后档案管理的新技术、新手段所带来的便利条件，结合各部门的有效配合，提高档案收集整理工作的效率与质量，确保档案材料的及时完整归档归类，并做好重要材料的备份工作，为档案管理工作整体水平的巩固提高奠定良好的基础，并充分发挥档案的利用价值，促进高校的健康发展。

4、加速档案管理信息化进程，提高工作效率和服务水平

加速高校档案信息化进程，可以将档案管理人员从烦琐的归档、装订、手工劳动中解脱出来，集中精力做好档案信息的收集、开发和利用，逐步改善档案管理模式，变封闭式管理为有选择的开放式管理，以适应各项改革和社会发展的需要，不断提高档案管理工作效率和服务水平，最大限度地提供档案利用。

5、加强档案人员继续教育，强化档案管理队伍建设

随着知识的日新月异，新技术的层出不穷，档案管理升级后对管理人员提出了更多新的要求。为了适应新的要求，高校档案工作者应不断学习新知识、新技术，扩展自己的知识面，要钻研自己的基础理论和专业知识，充分利用现代管理信息技术，拓展档案工作空间，以有效开发和利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力，提高个人素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。

3 总结

高校教学档案来源分散、内容丰富、信息量庞大、形式复杂，管理起来具有一定难度，因此在档案管理升级后，高校应积极采取有效措施，从经验总结、提高重视、扎实基础工作、加速信息化进程、强化管理队伍建设等多方面着手，做好档案管理升级后的巩固提高工作，确保档案管理的优质高效，进而全面推动高校教学管理与教学实践水平的提升，为高校的改革与发展提供动力与保障。

参考文献

第11篇

档案的重要性不言而喻，国家专门为档案管理立法，足以说明档案工作处于非常重要的地位。财务会计档案做为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事务，是单位经济活动过程中的主要历史载体。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，高校后勤财务档案的管理也成为高校档案管理的重中之重。高校后勤为学校的发展建设、教学生活提供保障，投入了财力、物力，后勤财务会计档案是历史经验的总结、是各种审计财务检查工作的基础、是保持工作连续性的载体、是各种经济事务发生的证据。因此，加强对高校后勤财务会计档案管理有着极其重要的意义。如何建设好财务档案，提高财务管理工作效率和财务档案管理工作水平，是高校档案管理面临的一个重要问题。财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到高等教育事业的发展。

二、高校后勤财务档案管理中存在的问题。

（一）财务档案管理意识淡薄。

真实的财务信息是单位经营运作情况的真实写照，财务档案管理工作将各种财务信息进行收集、汇总、整理并加以保存，财务档案成为单位管理层进行科学决策的重要参考依据。但有些单位对财务档案管理工作的认识程度不够，在具体的管理工作中对财务档案管理工作在人员配备及财力支持上都严重不足，在管理过程中大量的财务资料被忽视了，导致重要的财务信息资源被遗失。与此同时对财务档案管理工作的不规范，导致了财务信息资料容易发生丢失、损毁。单位内部财务档案管理意识的薄弱严重影响了财务档案管理工作的发展。

（二）财务档案管理人员业务水平不高。

高校后勤基本没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，只是凭借会计的经验进行管理，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，导致对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高、装订不规范、分类不科学。

（三）财务档案归档工作不规范、归档内容不全面。

财务档案归档工作应当依据具体的工作规范实施全面归档，确保能够对财务信息进行全面具体的管理。高校后勤财务大多应被列入财务信息，归档内容仅局限于凭证、报表，缺乏对单位从事经营活动的各种文件、合同的整理、归档与保存。因此，财务档案管理工作在管理内容上有待进一步规范。

（四）财务档案管理工作的基础设施不完善。

财务档案管理工作应配有专门的档案室，用于单位财务档案信息的存储，某些单位的档案室环境非常差，阴暗潮湿，安全防护措施也严重不足，很容易导致档案发霉、受潮、被盗。从而影响了财务档案管理工作的整体质量和效果。

三、高校后勤财务档案管理工作的改进措施。

（一）努力提高财务档案管理工作意识。

树立档案管理工作意识是保障财务档案管理工作顺利开展的重要保障。针对单位内部财务档案管理工作薄弱这一局面，单位领导、职工都要对财务档案管理工作有清醒足够的认识，加强对财务档案管理工作的重视程度。加强对财务档案管理人员的监管，在财务档案管理中逐步培养其工作人员的责任感，保证财务档案管理工作的各项内容能够落实到位。

（二）完善财务档案管理制度。

依据 《会计法》和 《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到本单位工作的整体规划中，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如 《财务档案工作人员守则》 《财务档案移交、归档制度》、 《财务档案保管制度》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

（三）提高财务档案管理人员的素质。

高校财务档案管理人员首先应具有很强的法律意识，挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作，并保持人员相对稳定。要对档案管理人员进行多途径、多形式的培训教育，带领他们到先进单位参观学习，提高档案管理人员的实际工作能力，提高他们的档案管理责任和保密意识，培养他们脚踏实地、严谨的工作作风。以适应不断发展的财务档案管理工作。

（四）全面了解高校财务档案归档的具体内容。

随着高校后勤管理职能不断延伸，其业务范围也相应扩展，除了基础工作的记账、报表外，还应更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略甚至没有搞清究竟对哪些相关资料进行收集、整理、归档，给以后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。高校后勤财务档案归档的具体内容有：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿；3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；4、其他 类：银 行 存 款 余 额 调 节 表、银 行 对账单、其他应 当 保 存 的 会 计 核 算 资 料、会 计 档案移交清册、会 计 档 案 保 管 清 册、会 计 档 案 销毁清册；5、电算化会计档案类：存储的会计凭证、账簿、报告等，包括U盘、移动硬盘等；6、每期定作的数据库备份；7、财务软件升级前的数据库备份；8、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；9、所有版本的系统、网络、数据库、软件；10、其他应该存档的有关资料或数据。

除以上内容外还应涵盖后勤企业各种票据领用的登记记录、各种经济合同、相关文件、资产评估报告、验资报告、审计报告及各种内部审计报告等多项内容。

（五）加强财务档案信息化建设。

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，财务档案管理的重心必然向信息化建设转移，以此不断提高财务档案管理的信息化程度。要积极将财务档案信息化资源数据库等财务档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，加快财务档案数据库建设，实现财务档案信息资源共享，加速档案数字化进程，尽早实现财务档案信息传递网络化、服务现代化和使用便捷化。探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。

第12篇

关键词：档案管理；人员素质；现状分析；解决策略

高校档案是高等院校活动的直接记录，高校档案工作是高校重要的基础工作之一，是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度。目前，档案管理工作日趋专业化、科学化、和技术化，这就要求高校档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。

一、高校档案管理人员素质的现状分析

目前，档案管理部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”的现象，还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，缺乏开放和创新意识，成为制约档案信息化建设的重要因素。

（一）档案管理人员的工作缺乏长期性、连续性的原则。多数档案管理人员文化素质较差，专业水准较低，加之兼职过多，高校对档案工作又不考核，即便有成绩也得不到肯定，从而形成了混日子的不良局面；而且部分档案管理人员是在过去特定条件下安排的一般工作人员，文化程度不高，专业水平较低，缺少作为一个合格的档案管理人员应具备的理论水平和政治素养。

（二）档案管理人员思想观念落后、技术水平不高。随着e时代的进程，计算机已成为办公的必备品，这就要求档案管理人员要熟练操作电脑并将其很好地运用到档案归档工作中，目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，熟悉档案内容能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏，这种复合型的档案管理人才严重缺乏的现象影响了高校档案工作的开展。

（三）高校档案管理人员法律意识欠缺。档案管理具有很强的政策性，必须按照国家的有关法律规定进行管理。因此，档案管理人员要有较强的法律意识，而现在高校教职员工的档案意识和档案法制观念淡薄，依法治档、依法办事的自觉性不强。档案建设落后于教育事业的改革与发展；档案工作机构不健全，工作不到位。多数档案管理人员业务素质有待提高。

二、提升高校档案管理人员素质对策分析

高校档案工作存在的基础和最终目的，就是为学校服务、为社会服务。高校档案管理工作只有按照管理的人本理念，设定准确的服务项目，变被动服务为主动服务。通过认真研究社会用档人士和师生的心理需要、工作动机，围绕他们的需要和中心工作，搭建以人为本、平等的档案服务平台，正确处理为社会服务和为师生服务的关系，坚持校内与校外平等、教师与学生平等、领导与同志平等的档案工作原则，优先重点，兼顾一般，构建和谐的管档、用档氛围。

（一）档案管理人员要树立强烈的事业心，保证档案工作持续稳步有序地进行。热爱自己的事业，愿为档案事业贡献一切力量，这是档案专业人员必备的素质之一，也是对档案工作者政治素质的基本要求。档案事业是社会主义事业的重要组成部分，要求从事这一事业的人，具有为档案事业无私奉献的精神，爱岗敬业、忠于职守。在改革开放不断深入的今天，只要我们对档案事业不断追求，振奋精神，能在新的历史转折中重塑自己的形象，甘当无名英雄，肯为自己热爱的事业贡献毕生的精力和智慧，就能做好档案工作。

（二）档案管理人员的要提高专业技术水平，逐步适应和实现档案管理现代化。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，它需要档案工作者不仅要熟练地操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上时代的步伐。根据档案信息化建设的需要，必须培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。在新形势下，要做好档案工作，没有强有力的档案管理人员做基础，没有开拓创新的精神，没有丰富的专业知识，提高和强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员整体素质关系到档案管理的成败，意义十分重大。因此经常进行专业技能培训、严格考核、优胜劣汰，是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。

（三）档案管理人员要依法治档，完善规章制度。随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾便日益突出。要实行科学管理，就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，加强硬件的建设、建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档，专门库房、专柜存放档案，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，做到科学管理，排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，严格档案借阅手续，防止分散流失。

总之，档案管理人员素质的提高与否关乎档案管理工作的有序进行，我们必须以档案的科学管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段，提升管理质量和管理水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟时代步伐。真正实现档案管理的智能化、信息化、标准化、规范化，提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于高校的发展和进步，服务于全国的教育事业。然选

参考文献：

[1]《黑河学院档案管理规章制度汇编》[J] 黑河学院 2009.（4）.

[2] 于长艳.《对档案管理工作重要性的浅析》[J].中国科技博览,2009.第15期.

第13篇

[关键词]新时期环境；高校；人事档案；管理工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.157

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-02

人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案，这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后，并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体，更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题，并分析其解决的对策。

1 高校现人事档案管理中存在的问题

1.1 资料保存不完善

据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。

目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。

1.2 人力物力不足

高校有专门的档案科室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲；但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。

在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。

1.3 档案调取缺乏灵活性

高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理；并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。

1.4 档案保存环境安全性低

高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。

2 新时期环境下做好高校人事档案管理工作

2.1 强化档案材料搜集的真实性及档案工作严谨性

21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。

2.2 提高档案管理员工综合素质

针对于目前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。

2.2.1 扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员

以往的档案管理人员多半是由学校内部调动调整的，很多都是年龄较大的行政工作人员，甚至还有返聘人员，这些人大都是奔着清闲的工作岗位去的，这就造成员工队伍老龄化、缺乏进取精神等问题。因此，学校要面向社会招聘管理人员，让管理队伍年轻化，使真正有能力的专业人才投入到这个工作岗位上来。

2.2.2 加强员工专业培训和绩效考核工作

从高校人事档案的长远发展来看，既需要员工本身具有较强专业素质，还需要对员工进行不断的专业培训，提高他们的业务水平，使其实际操作和理论知识并进。另外，还应完善绩效考核制度，通过考核激发员工学习新知识、新技能的热情，以免其思维僵化、止步不前。

2.2.3 科学安排工作，提前做好部署，提高员工的做事效率，避免使用兼职工

由于人事档案管理要求极高的保密性和准确性，因此不适宜使用兼职工，他们没有受过专业的培训，且责任心较低，在档案管理工作中极易发生错误。对毕业时期档案科室繁重的工作任务，可提前做好工作部署，尽早做好工作安排和前期准备工作，让学校其他部门配合工作，提前准备好档案材料，使档案管理工作顺利、及时开展。

2.3 建立严格的高校档案部门制度

笔者通过网上查阅资料得知目前很多高校人事档案部门机构不健全，没有正式的高校行政管理部门统一管理。学校方面要加强关注，通常一个高校有着成千上万份的毕业生人事档案，如果没有统一的领导和健全的职责规范，就很难保证高校的人事档案管理工作能长远发展，取得新突破。强化高校人事档案管理部门的制度规范化工作，设置专门的主管领导，做好整体工作的部署和检查推动。调整员工结构，如设置专门的档案整理人员、电脑录入人员、核查人员等，使每个员工责任清晰、分工合作。配备相应的奖惩措施，降低档案管理工作的错误率。

2.4 加强管理人事档案信息化建设

随着新时期的到来，经济飞速发展，电脑技术不断进步，高校的人事档案管理工作也应逐渐信息化，如可将个人的档案资料输入电脑，形成电子文档，方便调阅和整理。虽然初步的录入阶段耗时耗力，但这对长期的高校档案管理工作来说是非常有好处的。第一，便于管理，调阅方便。第二，不占空间，档案内有什么缺什么一目了然。第三，可使部门单位间的档案调转工作简单方便，从网上直接传取。第四，可以开放部门查阅权限，比如学生可通过校园一卡通或学号信息，通过柜台或网站查阅自己的档案资料。第五，教育部门可建立辖区内整个高校的人事档案备份，防止人事档案因电脑故障或其他原因而丢失。第六，档案流转过程清晰，可以看到由谁录入该份档案、备份在何处、受何部门管理、于何时调往哪里、何人何时何因调阅，新减了哪些材料等。

3 结 语

我国步入新时期以来，科技飞速发展，高校的人事档案管理工作也应不断发展，不能局限于当前。档案管理人员的素质、专业技能都应不断提升并运用到实际工作中。利用高校的人事档案资源，使档案管理更有意义，发挥其越来越突出的作用。

主要参考文献

[1]群仪.十二所高校人事档案管理现状浅析[J].干部档案工作研究，2013（1）：27.

第14篇

一、强化高校学籍档案信息管理意识

学籍档案信息管理在高校教学管理过程中起着至关重要的作用，学籍信息不仅对学生本人很重要，甚至对于学校和社会都意义非凡。由于学生在校期间的各方面表现都反映在学籍信息中，而这些表现将影响学生的就业，因而对学生的重要意义主要体现在就业上。而对学校的重要意义主要体现在学校制定和修改教学计划的过程中，教师教学成果和学校教学就业质量如何，可以根据学籍信息来了解。此外，对于社会而言，学籍信息是学生通往社会的桥梁，也是社会了解学生的媒介。学籍档案信息管理的重要性显而易见，学校应强化学籍档案信息管理意识，加强管理制度改革。在笔者看来，进行高校学籍档案信息管理应该坚持以人为本的理念。

二、目前高校学籍档案信息管理所存在的问题

高校学籍档案信息管理主要存在的问题有：

1. 学籍档案信息管理模式具有滞后性

大多数高校还在以传统的管理模式进行学籍档案信息管理，远远满足不了高校学籍档案信息管理的现实需要。在各大高校学生人数日益增长的今天，学籍档案信息管理要求也随之提升，过去的由教务处统一管理全校学生学籍信息的一级管理模式呈现出一定的滞后性。

2.学籍档案信息管理制度守旧，管理流程不规范

近几年，部分高校还在使用过去的一套学生学籍档案信息管理制度，管理流程缺乏规范性，随着学籍管理要求的提升，过去的管理制度难免显得落后，只有规范管理流程，才有可能提高学籍档案信息管理质量。

3. 学籍档案信息管理系统不完善

目前，高校使用的学籍档案信息管理系统还是过去的，各项功能需要更新升级。尽管计算机等现代化技术被应用到了学籍档案信息管理虽然高校都在使用计算机技术及学籍档案信息管理系统，但是许多高校的学籍信中，但是建立的学籍档案信息管理系统功能滞后，学籍信息兼容性有待增强，与目前教育部及省级学籍档案信息管理系统相形见绌，高校的学籍档案信息管理系统覆盖范围较小，难以实现全校学籍信息的统一化管理。

4.高校学籍档案信息管理人员素质不高

高校学籍管理人员的素质不够高。目前，学籍制度日益完善，学籍档案信息管理技术不断提升，自然也将对学籍管理人员提出更高的要求。不过，由于大部分高校未加强对学籍管理人员的专业化培训，学籍管理人的工作能力和专业管理素质较低。

三、“以人为本”创新高校学籍档案信息管理的对策

“以人为本”注重人的主体地位，所以，应着手于以人为本的理念，看清高校学籍档案信息管理现状，其中对于新建高校的学籍档案信息管理环境与需要应特别关注。

1.落实以人为本，健全学籍档案信息管理制度，规范管理流程

一个大学以育人成果为荣，而并非以学校设施与招生人数来论好坏。在制定与完善高校学籍档案信息管理制度时，应着眼于高校组织的总目标，着眼于制度实施的育人效应的预见，努力朝人性化管理的方向发展。在高校的一系列工作中，高校学籍信息的管理工作显得难度更高， 高校的学籍档案信息管理水平可以从学籍信息的准确性来判断，可见，学籍档案信息管理水平的提升有赖于学籍信息的准确性的提高。而只有完善学籍档案信息管理制度，规范管理流程，才能帮助提高学籍信息的准确性。因此，一方面，高校应根据实际需要有针对性地制定学籍档案信息管理制度，不断完善学籍档案信息管理制度，以求学籍档案信息管理工作有条不紊地进行；另一方面，还应适当调整学籍档案信息管理的操作流程，确保其规范有序。学籍信息的准确性随制度的完善和流程的规范会有所提高，学籍信息的管理工作质量也将随之提升。此外，高校的学籍档案信息管理应做到人性化。“一切为了学生，为了学生的一切”是以学生为本的核心内容。制度建设应以服务理念为指导，抛弃过去的管理理念，始终坚持育人原则，注重引导式管理，适当减少硬性规定，强化学生在校的主体地位。在管理过程中，学生应是占据重要地位的，应以学生为服务对象，管理工作围绕学生进行。90后的学生性格各异，追求个性，所以，高校在建设学籍档案信息管理制度时，应更多地关注学生的性格特征，关注学生的追求，挖掘学生的潜力，并且加强学分制等管理模式的宣传推广，深入制度改革。学籍管理制度文本应刚柔并济，中和硬性与柔性化规定，适当给予学生自我发展的空间，再适时加以引导，践行素质教育，加强人文关怀，以求培养出高素质的创新型人才。

2.高校学籍档案信息管理树立以人为本的理念，转换学籍档案信息管理模式，关注学籍档案信息管理工作

在高校扩招后学生人数剧增的今天，学籍信息量也不断增多，加之各级领导及各部门对学籍信息要求的提高，过去的学籍档案信息管理模式的不足暴露无遗。对此，高校应一改传统的学籍档案信息管理模式，以二级管理模式取而代之，即由教务处、院系分级承担学籍档案信息管理。除转换管理模式以外，还应实现学籍信息的应该充分利用网络技术，实现学籍信息共享，建立一个面向全校的网络共享平台。高校学籍档案信息管理建设能够促进高校的发展，相应地，高校的发展能够强化高校学籍档案信息管理建设。学籍档案信息管理关系着高校的人才培养职能，是对学生从入学到毕业这一期间的管理。所以，高校应该对学籍档案信息管理工作引起足够的重视，学籍档案信息管理建设不能只停留于制度本身的建设，还应将人本理念落实到学籍档案信息管理建设中去，并加强制度建设宣传工作。加强培养学生对学籍档案信息管理的认识，强化其学籍信息利用与维护的相关知识，从而协助学籍管理工作的顺利进行。为了强化全校相关管理人员的服务意识，提高其管理能力，高校应该开办培训班加强组织其接受专业培训。其次，应通过张贴宣传单、印发制度学习手册、组织问卷答题和知识竞赛等各种渠道和方式来加大对学籍档案信息管理规定的宣传力度。

3. 建立学籍管理支持系统，提高学籍信息兼容性

拥有一个较为完善的学籍管理支持系统是评价一个学籍管理体制好坏的标准之一，学籍管理支持系统的关键在于建立一个学籍管理自动化、信息化系统，也即在学籍管理工作中引入现代化的信息资料管理技术。利用计算机上设计一套学生学籍信息资料档案以实现登录、统计分析、查询检索、公开共享等功能，这套学籍信息资料档案和学校各系、综合档案室应该是相通的，为学生和教师的查询与管理活动提供方便。构建这样一个校园网络信息平台并非空想，毕竟我们已经实现了管理技术的信息化，并改变了过去学籍管理半人工半自动化的局面，不过计算机技术的使用还只处于初步阶段，尚有许多地方需要改进。首先是目前许多高校使用的学籍档案信息管理系统在功能上有所欠缺，只能依靠学籍管理工作人员以手工操作代替。此外，高校使用的学籍档案信息管理系统中的信息的字段名和字段长度与教育部的不同，未兼容教育部和省级教委电子注册要求的信息，影响学籍信息的管理质量。我校的学籍管理系统功能上也有所欠缺，主要体现在大部分学籍管理工作难以通过学籍管理系统来完成。北京市教委的学籍档案信息管理平台是对外开放的，相比较而言，我校的管理系统的总体水平还有待提升，我校目前已经启动该系统的二期开发工作，届时将优化更多功能。

4. 以人为本，不断优化学籍档案信息管理队伍，提高学籍档案信息管理人员素质

第15篇

【关键词】高校声像档案 价值 保管 利用

高校声像档案作为高校重要的文化资源之一，具有潜在的开发利用价值。声像档案能够记录人类的历史活动，还原社会的历史面貌，再现当下的发展成果，是人类社会宝贵的文化财富，是形象最逼真、时空感最强的档案资源之一。

一、声像档案的特性及价值

声像档案是以照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声音、图像为主，并辅以文字说明的历史记录。它最大的特点就是能将鲜活的现实场景原声原貌记录下来，然后作为历史资料真实地保存下来，所以它具有视听结合，声像并茂的特殊性。在2008年“5.12”汶川特大地震抗震救灾期间，四川的许多高校都派出了多批志愿者前往灾区进行救助支援，这期间拍摄的声像档案永远的留住了当时的场景。它记录了大批高校志愿者帮助灾民共渡难关的场景，一张张清晰的照片比任何文字都能生动真实的展现当时的情景，让后来的很多参观者通过那些照片和影像了解到救灾期间的真实情况。这也是音像档案具有的基本价值，即历史凭证价值。2016年，四川大学举办了“120周年校庆”，在校庆的校史展览上，通过不同历史阶段丰富的声像资料并结合文字说明展示了川大120年不平凡的发展轨迹，看到大量的黑白影像图片，就像看到了学校创办初期的情景，它不仅记录了学校创办早期的艰辛，更是将学校120年的发展和变迁沿着历史的轨迹呈现在师生面前，使广大师生员工提高了爱校、敬校的情怀，让他们从历史和现实的对话中感受到当时的上课场景和氛围，感受到校园的蓬勃生机和独特的魅力，从而发挥了声像档案的宣教作用。

声像档案相对于纸质档案而言，除了具备档案的基本特点以外还有以下几个特殊性。

（一）原始记录性

高校声像档案是纸质档案不可代替的，它具有直观，真实的特点，是反映学校建设、教学、科研以及其它有纪念意义活动的珍贵声像资料，是高校在办学过程中形成的原始历史记录档案。

（二）生动直观性

高校声像档案能直观形象的反映客观事物，在记录高校师生活动的声音和图像中，给参观者带来强烈的视觉冲击感和时空穿梭感，从而留下深刻的印象。

（三）特殊材质性

声像档案因其特殊的材质，对存储环境的要求很高，保管条件比纸质档案要求也更加严格，稍有不慎就会导致声像制作材料受到破坏，照片褪色，底片粘连变质，磁带受损，导致画面、音响失效、失真，从而失去其利用价值。

（四）相辅相成性

声像档案与纸质档案的关联非常紧密（它们以不同的形式记录历史，相互印证，相辅相成。），例如重大活动、重大事件或会议等，除了有文字记录以外，还配有照片、录音和录像等。

二、声像档案的保管

要保管好声像档案，首先，要对声像档案进行分类，只有更好地分类才能更好地对档案进行保护和利用。由于声像档案的分类方法有很多，就高校声像档案而言，大多采用年度分类法，即在声像档案的封面或者卡片上标注档案号、标题以及文字说明。其次，声像档案都是由磁性材料和感光材料构成，为了延长档案寿命，以下几点还需注意。

防磁避光。声像档案的存放不能靠近带有磁场的物件旁，如变压器、磁场扬声器、电动机等，以防止某些声像档案消磁；声像档案不能长时间承受日光照射，在使用完毕后，应立即放回装具，尽量减少光照时间，档案库房整体光线要暗沉，窗户不宜过多过大，同时窗户上要有窗帘避光，防止光线透入，另外库房内的光源不宜使用日光灯。

控温湿。声像档案的存放环境的温度应保持在18℃～24℃，相对湿度应保持在35%～45%。如果室内温湿度不适应，就会使声像档案发生变形、粘连、断裂等。所以声像档案的存放地一定要具备相应的温度和湿度，才能延长声像档案的保存期。

防尘防磨损。档案库房的门窗缝隙要封闭严紧，室内环境要保持清洁，切忌尘土飞扬，因为灰尘和污垢也会使声像档案受损，影响其寿命，所以对于的柜架要配挂防尘帘。声像档案不能随手乱放，使用后必须放入专用的档案装具内。

禁烟火。库房内防火制度要健全，防火设施要齐全，因为声像档案都是易燃物质，所以库房内要严禁烟火，各类设备安装要合理，电源电路要保持状态正常，并且要定期检查，消除隐患。

三、声像档案的利用

高校声像档案多是高校师生活动的记录，具有历史凭证价值和宣教作用。只有更好地服务于广大师生，才能真正地体现其声像档案的价值，所以在声像档案的开发利用方面要做好以下几方面。

加强宣传和培训。宣传是为了使档案更好地服务于广大师生。宣传形式的多样化，也能够调动师生的兴趣，同时加深他们的印象和记忆。而培训，是一种传递知识、传递信息的行为。通过培训，它能够让师生在生活中更清晰明白声像档案的重要性和价值，在工作中更好地保护身边的声像资料，这样在利用的时候就能更清楚对声像档案的选择。

做好保管和整理。声像档案利用的基础就是要做好保管和整理。在收集和整理的时候，必须有完整的文字说明，根据声像资料的实际，编目时也要按信息记录的媒w类型分，有录像教材、DVD、VCD、录音教材、投影片、幻灯片等；配置档案装具也要规范，这样才能保证良好的储存环境。

提供便捷和服务。根据声像档案的分类进行编制检索目录，如照片档案目录、录像带档案目录、光盘档案目录等，并将目录上传至档案管理软件，做到统一、规范、有序，这样在利用的时候就会更便捷。另外通过查阅、借阅和复制等方式，提供声像档案利用服务，充分开发利用声像档案的价值。

高校声像档案以其特有的利用价值使之成为高校宝贵的信息资源，只要很好地收集、管理和开发利用声像档案，就能在生活中充分发挥其作用价值，建立起过去与未来的桥梁，传承文化与精神，才能更好地为高校的建设和发展服务。

参考文献

[1]连颖.《试论声像档案价值鉴定》[J].2012.档案学通讯（1）：85-88.

[2]姜波.《声像档案的开发和利用》[J].2009.泸州职业技术学院学报（4）：52-55.

[3]孔凡俊，孔磊华.《高校声像档案管理工作漫谈》[J].2005.档案学研究（2）：52-54.