电子合同档案管理范文

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第1篇

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。

一、电子档案管理同传统档案管理的比较

电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。

（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。

（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。

（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。

（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。

（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。

参考文献：

[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.

[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.

[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.

[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.

第2篇

1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。

第3篇

关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析

纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。

当前，信息化、多元化成为时展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。

1 电子档案管理与传统档案管理的特性分析

1.1 电子档案管理与传统档案管理的共性

首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。

其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。

最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。

1.2 电子档案与传统档案管理上的差异

1.2.1 管理方式不同

电子档案实现了档案的一级管理，这是由电子档案的本质特征所决定的，这一点同传统档案存在很大的区别。在传统档案管理工作中，工作人员的工作量非常大，在管理档案时，首先需要确定和填写档案的类型以及日期，然后根据类型的不同选择适当的存储位置。在电子档案管理工作中，管理人员对于接受到的文件，可以及时确定档案的档案号，接下来采取相应的主题来标注档案的类型，档案号具有唯一性，整个操作过程有着很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁。

1.2.3 归档方式不同

可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。管理人员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了电子档案内容失真的可能性。与之不同的是，在传统的档案管理工作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，也是按照科学的顺序来分类的。档案管理人员依照相应的程序来进行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来。这一点保证了档案的真实性与原始性，弥补电子档案管理的不足。

2 电子档案管理的利与弊

2.1 电子档案管理的优点

2.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展

无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。

2.2 电子档案管理的弊端

信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。

电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。

黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。

虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。

3 结束语

电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。

参考文献

[1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.

[2]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）.

[3]刘晔.论电子档案对传统档案管理的挑战[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2006（6）.

[4]齐琳.试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系[J].企业文化（中旬刊），2014（9）.

第4篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【关键词】合同档案管理；风险；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我国市场经济的持续发展，让以企业为主体的市场化经营成为了中国经济活动的新常态。而在市场化经营过程中产生的各类合同和档案，是保护和证明这些经营活动合法性的依据，因此显得更加重要。然而，由于长期的计划经济体制和经营习惯的影响，使许多企业经营者对于合同档案管理工作采取了漠视的态度，由此也提高了合同档案在管理和使用上的风险等级。越来越多的经验教训表明：只有研究和制定出切实有效的档案管理办法，才能从根本上规避这些风险，保证企业的健康发展和有序经营。

2 合同档案管理风险的主要类型

根据对多个企业合同档案管理工作进行的综合研究可以看出，目前合同档案管理方面的风险已经越来越多，这些风险基本上可归为以下几类。

2.1 管理不善导致的风险

上文讲过，长期计划经济思维和传统经I理念的桎梏造成了合同档案管理工作的严重漏洞和缺位，这一类的风险是目前为止最多的。具体而言，一般表现为以下几条：

①合同格式错误与内容缺失

虽然说中国的市场化进程已经进行多年，但是相关的法制意识还没有跟上。许多企业的合同经手人没有相关的法制观念，对《合同法》的内容知之甚少，以至于其在拟订合同的过程中常常出现合同格式的错误或者必要合同内容的漏填，从而使合同在使用时常常处于被动地位。

②合同档案整理方法不符合要求

在电子化办公模式引入商业领域之后，传统的纸质合同已经逐渐淡出人们的视野，越来越多的合同档案采用电脑填写和印刷的模式制定。虽然这样给人们带来了方便，但也给合同档案管理带来了一些问题：合同原件对于企业来说十分重要，但很多企业档案管理者却只是索要和保留了传真或者复印件这样的合同形式，这样既不符合合同档案管理的要求，也容易带来合同隐患。

③只签不存造成的混乱

在很多企业经营者眼中都有着一个固有的观念，即“只要签了字、盖了章就完事，存不存无所谓”，因此在签订合同时为了图省事或者出于随意性考虑，企业经营者往往只管签字画押，却并没有告知合同档案管理人员及时将合同档案存档，这就使得档案管理工作产生了严重的混乱，例如遗失，调包等等。这样不仅会影响使用，还会产生一定的法律困境。

④“人治”取代合同档案

中国社会讲究人情世故，在商业活动中更是如此，这就让许多企业管理者在与别人订立契约关系时一味依赖口头或者人情关系，而并不是落于纸面的白纸黑字。这样一来就使得档案管理人员陷入“查无此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的违约风险

一般而言，合同档案都是作为证明一段时间内经营活动存在的凭证，只要在规定的时间内都会具有法律效力和约束力。但是必须说明的是，企业经营活动中遇到的情况是随时在变化的，因此违约风险在合同档案使用过程中也是不可忽略的风险类型，必须引起足够的重视。然而现在很多企业经营者法制观念淡漠，契约观念十分滞后，在经营过程中经常出现随意毁约、违约的现象。再加上上文提到的几条风险的共同作用，往往使得企业在违约之后面临严重的法律问题甚至刑事惩罚，这从客观上直接延缓甚至阻碍了企业的正常发展。

2.3 保存过程中的安全风险

合同档案的妥善保存，对于其被正常使用并在关键时刻发挥法律效力是十分重要的，然而，现在很多企业的档案管理者对这一块的责任落实情况令人堪忧。不管是以往的纸质合同档案还是现代化的网络电子档案，安全问题一直都不容忽视。传统纸质合同档案保存管理过程中的防火防盗问题自不用说，在电子化档案时代，网络被攻击、电脑被侵入造成的安全风险也是十分严重的，所以，不论何种条件下做好、做细合同档案的安全保存工作都是不可忽视的。

3 合同档案管理中规避风险的具体措施

上文对企业合同档案管理过程中容易产生的风险的类型和主要表现做了详尽的说明，不难看出，不管是哪一类型的风险，其产生的根本原因都在于合同档案管理工作职责不到位和具体措施不规范。在此，本文特别提出了几条行之有效的规避风险的措施。

第5篇

【关键字】企业合同；档案管理

前言

在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。

第6篇

Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.

关键词：工程 合同 档案

Key words: project contract archives

任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。

参考文献：

[1] 刘晓明.合同档案的特点及其管理[J]. 科技情报开发与经济.2006年04期

第7篇

 

1. 工商档案涵义

 

工商档案是一种专门的独立的档案， 它是工商管理机关对市场经济活动依法进行计划经济管理的重要依据和凭证。

 

2. 工商档案的特点

 

2.1工商档案主要种类

 

工商档案主要的种类有：企业登记档案、个体工商业户登记档案、商标档案、经济合同档案和经济案件检查档案五个门类。工商档案的类型有很多，并且每个类别都有自己的体系， 档案的 ，都有自己特别的形式。管理工商档案有一般适用的方法，也有自己独特的形式[1]。

 

2.2工商档案特点

 

2.2.1 工商档案的静态性

 

静态性主要是指工商档案管理呈现一种静止的状态，主要有经济纠纷案件档案和经济合同档案。经济案件检查档案是工商管理部门对各种违法违章经济活动进行查处形成的材料， 包括发案材料调查取证材料、笔录材料、结案材料等。这些材料一旦形成，所记载和反映的事物就不再变更。事后调查的主要是原始的材料。这类档案的用处主要是便于调查原有的资料。

 

2.2.2工商档案的动态性

 

这是指档案材料形成以后， 材料的数字和内容带要经常变更， 呈现一种动态的变换。这类档案包括企业登记档案、个体工商业户登记档案和商标档案，这属于档案的动态性。以企业登记档案为例， 一个企业从开业到结束需要的材料有企业筹建、开业、资质验证、年检换照、名称变更、经营机制转变等方面的材料。在营业期间， 无论是企业法人和企业性质的变更， 还是经营范围和经营地址的变更等等， 职能部门都必须依据原有的档案随时办理和记载其变更情况， 离开了这些档案， 职能部门就无法正常开展工作[2]。这类档案的利用体现为现行机关从事本职工作提供必备的依据上。

 

3.对工商档案管理形式的探讨

 

因为工商档案具有静态性和动态性两个特征，所以管理的时候不能搞一般化，而应该具体问题具体分析，采取“ 统分结合， 以统为主” 的综合化管理形式。

 

对于第一种类型的档案， 因其相同于一般专门档案， 具有静态性的特征， 可以纳入综合档案室集中统一保管。即： 经检档案按“ 一案一卷” ， 经济合同档案按“ 一事一卷” 的原则， 由职能部门整理立卷，逐年度向综合档案室移交。综合档案室根据全宗内全部档案的情况， 统一分类、排列、编号、统计、编目、提供利用等综合管理。

 

对于第二种类型的档案， 因其是职能部门日常工作必备的依据， 则应由职能部门设专人专柜保管。文件材料整理立卷， 档案的编号编目， 日常提供利用均由职能部门进行， 综合档案室对其进行目录管理，并负责档案统计及其它业务的监督指导。如企业登记档案， 按谁发照谁立卷的原则， 由企业登记部门分筹建企业、企业法人登记、无企业法人的营业登记和歇业企业登记四种类型分别立卷、编号， 建立登记台帐。编制案卷目录， 然后根据企业的性质， 分别不同类型， 建立企业分类卡片。企业在生产经营活动中，企业登记档案呈动态， 应由企业登记部门设专人专柜延续保管使用。案卷目录交综合档案室保存一份，以便综合档案室对其进行监督管理。

 

企业歇业后， 档案材料由动态转化为静态， 其保管形式应按静态档案处理， 即将歇业企业原有的档案抽出组卷， 按歇业登记时间先后。

 

对两种管理形式的思考由于主管部门对工商档案管理形式尚没有统一的规范， 其管理形式往往各行其是， 有的强调集中统一管理， 搞一刀切， 要求把机关全部档案集中于档案室保管， 其结果， 因有些材料变动频繁， 给档案的管理和机关的日常工作造成不便;有的强调使用方便，将档案材料分散到各个职能部门保管， 使综合档案室徒有虚名， 其结果， 违背了综合管理的原则， 破坏了全宗内档案的完整性。这两种管理形式， 都具有一定的片面性，对于工商档案的管理都是不可取的。

 

4.工商档案管理该如何发挥作用

 

4.1 完善制度，强化管理

 

制定工商档案管理的详细制度，加强对各个档案的管理机，分类建立档案管理室。此外可以建立电子档案管理，促进工商档案管理电子化，建立企业登记电子化的工商管理档案数据库，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系统监管执法和消费维权整体水平

 

提升服务经济社会发展效能通过企业信用分类监管档案、个体工商户分层类监管档案、商品交易市场分类监管档案的综合利用，完善12315信息系统、打击传销规范直销系统、公平交易执法办案系统，建立上下联动、快速反应的综合指挥调度平台，形成信息互通、业务联动的市场主体监管机制，提升监管执法、消费维权的整体水平和服务效能[3]。

 

4.3 转变管理观念和方式，将档案进行系统化分类

 

转变我国对于工商档案管理的管理观念。经济的发展带来了互联网的变化，以前纸质的档案已经不能满足时代的需要电子化的管理已经逐步成为主要的管理方式。此外为各级政府提供辅助决策依据，引进档案管理专业人才，建立一个强大的完善的电子数据库供于查阅，建立市场主体现状、市场发展预测、市场监管趋势等分析模型，建设工商行政管理数据分析辅助决策系统， 为各级领导提供辅助决策依据， 为社会公众提供市场预测和消费预测服务。

 

4.4 完善电子系统及其信息资源，提高服务效率

 

加强对于工商档案的管理利用，发挥档案的作用，服务社会的经济发展。可以通过档案的扫描、排序、系统用户认证等功能，完善电子档案查询系统，提高查询服务效率，是企业方便查阅，提供工作效率，完善系统信息资源。

 

5. 结语

 

工商档案的管理是否做好，对我国社会经济的发展起着一定的作用。完善的工商档案管理体系可以提高工作效率，节约时间成本，为企业提供便利。因此，我认为需顺应互联网时代的发展，将档案进行电子化，并建立一个强大的健全的电子信息系统，提供便捷的服务，促进我国经济的发展。(作者单位：吉林省公主岭市工商局)

第8篇

Savvy：如果该单位设有专人管理，有专门针对合同的规章制度，而且，合同相对比较集中，那么，可以单独作为一个类别进行管理。

一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。

Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。

后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。

zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。

savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。

郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。

Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。

一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。

Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。

郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。

马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？

马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。

小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。

Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。

zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。

郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。

龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。

Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。

小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。

亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。

月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。

一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。

四、合同档案的利用：1.在合同期内，各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同。2.外借合同原件不得涂改、损坏，并及时归还。

第9篇

关键词：授权制度；合同管理；合同审批制度

一、企业合同管理制度的内容

1.合同审批制度

企业合同的审核内容主要包括：（1）合同签订的根据是否可靠，准备的文件与材料是否齐全；（2）合同涉及的项目条款是否到位，资金是否合理合法；（3）合同之中的相关指标与技术是否与国家规定相符；（4）合同约定之中的费用是否与有关规定相符，是否能够达到合同目的；（5）签约对方是否具备签约资格，如有签约人看其信誉如何；（6）合同中的具体条款中的权利与义务对签约双方是否公平等。

2.授权制度

企业的合同管理制度是在合同的签订与履行中逐渐树立起来的，对于合同的谈判、签署等都应该有具体的履行、负责人，而且一定要有实际可行的具体规范。根据合同的性质与标准开展权力的划分，明确授权的对象与范围，实现权责统一，确保合同管理的科学性与有序性，有助于对合同开展综合的管理，便于以后追究相关责任。

3.合同报告制度

合同报告制度是有效确保企业健康运行的一个有效方法。合同报告制度主要包括：在企业会议中实施汇报制度；在合同订立阶段，有关部门应根据拟定的合同、具体的职员与相关分配等，在会议中向决策领导予以汇报；在合同起草时期，相关部门应把草拟中出现的问题向有关部门进行请示与汇报；在合同谈判时期，相关负责部门与工作人员应该对谈判的对象予以主体资格审查并予以汇报。只有建立起报告制度，才可以有效确保企业合同管理的高效性与透明性，有效避免相应的风险问题。

二、企业合同签订要点和履行中的管理

1.合同签订的注意事项

如果企业合同签订的流程不够规范，签订的合同之中相关约定不够清晰，或者文字的表述不够准确，将会使企业落入合同诈骗的陷阱，导致经济与责任的纠纷，从而给企业带来巨大的损失。所以，在合同签订过程中，一定要予以注意。（1）合同签订之前应该由企业风险控制部门草拟合同的范本，然后由合同的主管单位依据实际情况在合同之中填写金额、数量、单价以及费率等信息。（2）由合同谈判以及合同主办部门确认合同内容。如果是重大的合同，则需要风险控制部门相关人员加入到合同谈判之中。合同谈判牵涉到别的部门的情况下，其他部门的人员也应该积极配合。对于已有模板的合同且合同内容与条款和实际业务符合时，则应该由合同的主办部门填写合同，合同一定要通过书面形式确认。

2.合同履行过程中的监督管理

通过监督管理合同的履行情况，能够在第一时间了解合同的执行状况及合同中存在的问题，能及时掌握出现的问题，从而为风险控制提供一定的时间，能有效减少甚至避免违约情况的出现。合同履行的监管主要包括以下内容：（1）合同签订之后，合同的主管部门应即刻与相关部门联系，准备并履行合同的相关工作；（2）合同在签字、盖章，而且在约定的生效条件实现之前，不可以实际履行。在签订的合同生效之后，合同相关人员应全面履行合同内容；（3）公司任何人员发现当事人不根据合同约定履行义务时，应该即刻通知主办部门，然后主办部门应该根据相关法律对当事人进行书面催促或者提出索赔等。在提出催促函或者提出索赔时，都应该经过风险管控部门的审核；（4）各部门或人员在收到对方的催促函与索赔函时，都应该马上交至合同主办部门，然后由风险管控部门协调主办部门予以适当处理。

三、企业合同档案管理的主要环节

1.建立合同档案范围

合同档案管理首先应该确定合同档案的范围，主要包括：合同的正本与附件的原件以及复印件；合同审核材料；资信调查材料；合同谈判、签订一直到履行过程中的信函、电子邮件、传真等；争议处理中产生的和解协议书、决定书、民事谈判书；合同履行中所签订的补充协议等。这些资料都应该以存档的形式保存下来。

2.履行合同档案保管的要求

在企业合同履行完成或者合同的权利与义务终止之后，相关主管部门应及时整理出合同档案，然后根据合同编号，备全合同档案资料，然后向相关行政部门提交一份材料清单，通过行政部门确定之后，由合同的主办部门移交给相关行政部门合同原件，然后由行政部门予以装订保存。

四、结语

现代企业合同管理制度已经不是约定、承诺以及签订等简单的内容，其是科学、全方位的企业管理制度中的一个重要组成部分。科学、有效的企业合同管理制度能够提高企业的管理水平，为企业带来较大的经济效益。

作者:张薇 单位:中国航发四川燃气涡轮研究院

参考文献：

[1]张迪妮.基于创新与实践探索的企业合同管理制度研究[J].江苏商论,2016(33):68-69.

第10篇

一、档案管理信息平台深化应用的目标

米脂县电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合陕西电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。

档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

二、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Records Continuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引入知识管理理论。知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

第11篇

【关键词】档案 管理 人员 素质

一、建筑设计单位档案管理的特点

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

建筑设计单位是典型的智力、知识密集型单位，其档案管理具有较强的专业性和业务性，除日常的文书档案、人事档案外，图纸档案、合同档案也是其档案管理的重要内容。而且，不同的档案类型一般分属不同的部门管理，如文书档案一般由办公室管理，负责各类行政文书、行业文件、内部普发文件等的收集和归档；人事档案则归人事处或人力资源部管理，包括人事信息、劳动合同等；生产合同档案一般由生产经营处负责，是记录建筑设计单位项目承揽数量、合同额、设计面积等的重要信息来源，是确保生产经营活动有序运行的保障；图纸档案则由技术处下属的图档室管理，是直接体现建筑设计单位技术水平和业绩的重要资料。

二、档案管理人员的素质要求

对于建筑设计单位的档案管理人员来说，做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

（一）良好的政治素质。

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

（二）精湛的业务素质。

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。建筑设计行业是信息化和办公自动化较早的行业，目前，在全国很多地方开始推行“白图替代蓝图”“电子归档”等，随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

（三）爱岗敬业，遵守职业道德。

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

（四）与时俱进，勇于创新。

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、提高档案管理人员综合素质的途径

（1）端正工作态度。通过强化档案管理人员的工作态度来端正职业道德素质，首先要让工作人员认识到做好档案工作是管理工作的重要内容，其次鼓励工作人员具有奉献精神，能够在平凡岗位上做出卓越成绩；最后增强责任心，培养档案管理人员认真负责的态度。

（2）加强岗位培训。岗位培训通过对进行业务知识集中学习来提高档案管理人员素质，不仅能补充工作人员的业务知识还要对各种档案及其基础理论、工作任务、要求、程序、方法进行系统的学习。同时在岗位培训过程中需要在时间和内容上进行科学的设置，将培训内容通过理论联系实际、突出重点达到学以致用的目的，最后采用实际操作与理论考核并行的考核方式，对培训效果进行检验。

（3）鼓励开展业务自学。作为已在职的工作人员，培训学习毕竟只能作为学习的辅助手段，还需工作人员针对工作中的不足之处进行自学，以提高工作能力，在单位中可以鼓励档案管理人员对计算机技术、外语能力以及档案管理方面的课程学习，通过不影响工作的情况下，鼓励档案管理人员考取技能等级，进行鼓励之余，将知识转化为能力，运用到实际的档案管理之中。首先，档案管理人员应积极参加培训，不断地增强档案管理基础知识，熟练掌握档案的管理理论和方法，其次，档案人员需具备丰富的文字知识、写作知识等与档案相关的基础知识，以备开展档案记编工作。

四、小结

档案管理人员素质直接关系到档案管理工作质量的好坏，而随着信息技术的日新月异和国际经济一体化进程的加速，将档案工作要求提升到更高的程度，因此需要档案管理人员不断加强自身，提高素质，强化自身业务能力，保证档案工作质量。

第12篇

【关键词】网络环境；档案管理；保密技术；优化策略

近年来，互联网已经深入到人们的日常生活中，对于档案管理部门而言，档案的存储以及收发工作在互联网的帮助下能够更加高效快捷的进行。目前，电子化档案已经成为了一种发展趋势，档案管理部门通过将档案存放在云端来拓展档案的传播空间，让需求者能够在第一时间快速的检索到自己想要的档案。然而，正是这种快捷性，为一些不法分子提供了犯罪的机会。网络本身具有开放性以及虚拟性的特点，一些恶意软件或是黑客很容易利用这种漏洞来对档案进行攻击或是恶意读取、修改。因此，档案的网络化管理成为了档案工作的重点内容。

一、网络档案管理存在的弊端

（一）管理人员思想上不够重视

随着信息化的不断发展，越来越多的档案被存放至互联网上。这些档案不仅是个人信息的档案，还包括一些工程或是国家级别的安全信息问题。因此档案面临的安全威胁级别并不低，并且随着计算机技术的发展，这种威胁已经呈现出频繁并且向着更高技术性的趋势发展。然而，在这种状况下，档案部门的管理人员在安全管理这一方面的重视程度仍旧不足，只关心档案有没有适应现代化的管理需求进行了电子化，仍不去加强对这些电子档案的安全管理。

（二）传输手段的不安全

档案的收集与管理是为了让人们能够更好的利用档案，而不是说在收集之后就置之不管。因此档案是要经常被移出与收录的。在交接过程中，传输方式主要是以软件为主。目前我国使用最为广泛的传输软件无非就是MSN与腾讯QQ，这类软件虽然会在数据传输时进行加密认证，但认证级别并不高，一些技术较强的黑客能够轻易将数据截获，读取之后再释放，让档案传输双方都无法察觉。

（三）管理人员自身能力不达标

电子档案数量庞大，涉及到的范围也越来越广，网络中对档案的管理人员在一开始接受培训合格后上岗，在当时的条件下是能够保障档案安全的。但是由于互联网络发展迅速，在短短几年的时间内就深入到生活学习的各个角落，因此档案在管理技术上也要随之提高。但是，由于思想上的局限性，档案管理工作者往往会疏于对自身能力的提高，对计算机网络并不能有效了解，为管理工作带来弊端。

二、优化网络环境下档案管理与加密的措施

（一）做好电子档案与纸质档案同步管理

在资料收集的过程中，纸质文件是必不可少的。纸质档案相当于一份证明的“原件”，而这类原件的电子化就是将其扫描之后的文件形式。对于一份档案来说，若是需要经常性的被查阅或是移交，这个过程中档案比较容易受到损坏或是遗失。因此档案若是要进行转移，可以使用电子档案。同时，对于纸质原件也应该妥善保存，尽管已经有了电子档案，但由于网络环境的不安全，一旦电子档案遭到破坏就难以恢复。因此纸质档案一来可以提供原件，二来能够保障电子档案遭到损坏之后能够及时弥补。

（二）合理选择文件格式

档案的电子化有多种格式可以选择，对于不同用途的档案应该选择不同的格式来保存。对于档案管理部门而言，每年都应该对电子档案进行至少一次的读取，保证其有效性。在发现文件损坏或是无法读取的情况时，应该及时与档案建设部门联系，保障档案的完整性。

对于一些需要编辑的文件，像是人事档案或是工作档案，可以采用word格式进行存储，以便于在档案信息需要更新时能够方便的进行修改；对于一些像是工程的管理材料档案或是合同等档案，可以使用pdf格式来存储，这种图片文件的格式更有利于档案的安全保存。

（三）制定健全的法律法规

网络环境需要有效的制度去完善，对于一项信息系统，其政策法规是对运行中各项机制有机整合的标准，也是网络信息建设的原则。完善法律法规的建设首先就是要建立好一个管理目标，要求能够有效反映当下网络环境的特点，并根据现有法规的漏洞来进行优化。

完善的规定不仅是针对网络安全管理而言的，也还要加强对信息人才、信息技术以及信息投资的培养。网络是一个开放性的环境，应该具备综合性较强管理条文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理条例，每个网络中的成员都应遵守，这样才能共同构建一个安全和谐的网络环境。

（四）做好档案保密工作

在网络中，一些档案是可以供人们浏览的，例如人事档案、个人简历等，而一些档案是不能够任意下载的，就像是工程或是国家档案。按照我国《保密法》及其实施细则，对档案的管理应该要分为保密档案与非保密档案。并且像是具有保密年限的档案，一旦时间到了就应马上解密，供人们浏览。对档案的保密程度划分要严密，过于贵重的保密应慎重入网。按照保密程度的不同，采取的安全协议标准也不一样。

（五）完善档案保密技术

1、对称型加密技术

使用单独的密钥对文件进行加密，在解密时也运用同一密钥。这种保密方法的计算量比较小，系统响应速度快，比较适合一般档案的管理。

2、不对称加密技术

不对称加密使用的是公共秘钥，需要传输双方用公密与私密结合来完成。这种方式适合于分布式系统中的加密，在使用过程中，应注意密钥的妥善保存。

3、不可逆加密

这种加密技术指的是数据一旦被加密，就无法进行解密，只有在输入相同数据并且经过相同加密算法之后才能够得到相同的加密数据。这种技术适用于数据量不大的情况，例如合同档案或是工程招标投标档案。

三、结语

信息化的发展为我国档案管理事业带来了新的基于与挑战，在利用电子化与信息化的同时，网络环境下的档案管理应该注意其安全性，加强对电子档案的管理与保密工作，保障档案信息的有效性。

第13篇

摘要：企业合同管理的重要性越来越明显,财务部门作为合同管理的重要一环,应积极参与企业的合同管理。本文从财务管理的角度分析了合同管理中存在的问题，并讨论了企业如何加强合同管理，从而不断提高经营管理水平。

关键词 ：合同；合同管理；财务管理

一、加强合同财务管理的意义

随着市场经济的蓬勃发展，企业间的交易越来越频繁，也越来越规范，更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下，企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先，企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等，构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证，加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次，由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行，所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险，有利于维护企业的经济利益。第三，加强合同的财务管理，可以增强合同在财务上的合规性，更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求，维护企业形象，避免声誉受损。

财务部门参与合同管理应该是全流程的，从合同签订前的起草与谈判，到合同的签订，再到合同执行阶段变更事项管理，最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核，合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。

二、企业合同中管理中存在的问题

1.财务人员不能充分参与企业合同管理

财务人员应参与到企业合同管理过程中，但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面：财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强，对业务知识掌握不足，无法有效了解合同内容等；合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义，担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题，认为财务人员就只做会计核算工作，但事实上对于以盈利为目的的企业来说，财务管理涉及到企业管理的方方面面，当然也包括合同管理，财务人员可以从财务的角度保证业务合规，并为企业积极争取经济利益，降低企业经营风险。

2.缺乏有效的财务管理制度

企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确，执行落实到位，监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范，或者制定的内容很不系统，导致实际操作中做不到有规可循、有据可依，且在实际工作中对制度的监督和落实不到位，导致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不规范

很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学，随意性比较强，缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式，各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主，条款不全面，容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同，使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好，比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类，甚至对合同都没有登记编号，这样就无法形成比较成体系的合同档案，无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当，在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门，使财务人员无法及时登记交易信息，及时进行会计处理，并向决策者传递相关信息，向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低，财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工，这样不仅会使得管理效率低下，出错的概率也会大大提高。

三、加强企业合同管理的措施

（一）实施有效的财务管理

1.合同审核制度

企业财务部门要参与合同的审核，包括前期的制定和后期的执行，审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括：价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括：合同内容是否符合国家投资要求，是否符合监管部门的行业限制条件，是否符合企业上级部门及自身的管理要求，合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中，财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行，并保留好相关财务会计核算凭证。

2.合同档案管理制度

企业合同档案是企业非常重要的商业机密，是企业经营管理的重要参考资料，也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理，承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门；如果公司规定由财务部门归档的，财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作，归档时要注意分类的原则，具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定，并做好查询登记工作。

3.合同变更事项管理制度

很多时候，企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行，需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况，财务人员需要快速反应、迅速行动，详细了解合同变更事由，判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由，不得随意变更合同；如理由恰当，审批手续完备，则要及时更新合同档案，并做好登记工作，涉及会计处理变更的要及时恰当处理。

（二）强化合同执行中的财务管理

1.销售合同的管理

企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移，但是企业并没有收到实际的现金，有一定的坏账风险。在销售合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货款，把企业的经营成果落袋为安；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当地进行账务处理；三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。

2.采购合同的管理

企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物，有一定的违约风险。在采购合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货物，确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当的进行账务处理；三是催促交易对手开好发票，并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。

3.转让合同的管理

企业的转让合同需要关注两种，一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同，这一点与采购合同中的预付货款合同类似，财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同，这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。

（三）提高合同管理水平

企业要努力提高合同管理的系统性和科学性，要尽量统一合同格式，规范签署流程，实现对合同的分类管理，并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平，建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平，就是财务人员能随时根据相关要求，按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同，形成电子化的合同档案，并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时，能自动提醒续签，避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析，为企业决策层提供智力支持。

四、结束语

企业要切实加强合同的管理，一是财务人员积极参与企业的合同管理，发挥出应有的专业作用；二是制定严格规范的合同管理相关制度，并且加强监督落实，保证实际执行到位；三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性，以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲，就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作，还要审核合同的经济效益和合规性，并监督合同的进度执行，还要能够通过研究分析合同相关数据，为管理层提供决策支持。

参考文献：

[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯，2007 年第10 期.

[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济，2007年第1 期.

[3]张远堂.公司合同管理操作指南[M]. 北京：中国法制出版社，2008.

第14篇

一般情况下，我们可以将施工合同管理的内容分为两部分，即合同文档管理和合同履约管理。合同文档管理实际上就是合同档案管理，这是监理档案管理工作的重要组成部分，是对包括施工合同在内的以及传真、电报、电子邮件、电传、电子数据交换以及信函等一些与施工合同有关的文件，还有各种录像、会议纪要、报告、照片、记录、说明以及图纸等内容所进行的搜集、编码、整理、保管、存放、分析、监督、检索以及归档等一系列的工作。作为整个工程项目技术档案的重要组成部分，合同档案是各个单位合同履行的真实记录的最重要的法律依据，所以，对施工合同的管理工作是尤为重要的；而合同履约管理工作实际上就是对合同的管控工作，在公路工程项目施工的过程中，在施工合同中相应条款的约束下，对建设单位以及施工单位所采取的施工活动和建设行为进行的一系列的监督和控制工作，从而保证施工合同的有序、顺利的完成。在监理工程师对施工合同进行管理的过程中，其主要的工作都是发生在项目的实施阶段，通常情况下，对施工合同的管理工作主要有以下几个方面的内容：（1）工程分包的管理；（2）合同纠纷的协调；（3）合同档案的管理；（4）工程延期的管理；（5）合同支付的管理；（6）工程变更的管理；（7）合同索赔的管理；（8）工程保险的管理。

2监理工作中施工合同管理的方法

2.1公平公正公开的履行施工合同

在公路工程项目的施工现场，监理单位才是建设单位的唯一管理者，所以监理工作应始终遵循公平、公正、公开、科学、诚信、守法的原则，监理单位的监理工程师应履行好自身的责任、义务和权利，当出现违背施工合同的矛盾和问题时，应妥善的进行处理。在我国的公路交通行业中，有很多问题是彼此矛盾的，其中最突出的就是社会条件和供应商选择的问题，这类违法的问题和违规的现象是时有发生的。这就要求了监理工程师应以公正的态度去处理这些问题，事前预防，采用书面文件的形式提示建设单位防止违约，降低风险，当出现问题时，应立即解决。当产生利益纠纷时，监理单位应明确其责任主体并妥善的解决。通常情况下，在履行施工合同的过程中，承包商都是处于弱势地位的，因此，监理工程师更应积极的维护施工合同和招投标文件的合约，面对矛盾和问题时，应采取有针对性的方法和手段进行处理，在维护了承包商合法权益的同时，也要代表建设单位的经济利益。

2.2实事求是，科学的进行施工合同的管理工作

由于公路工程项目的任务量大、施工时间长，并且涉及的层面也很广，因此在履行施工合同的过程中，每一个参建单位都可能会发生违约的问题，这就要求了在履行施工合同的过程中必须坚持实事求是的原则。首先在履行合同时，应对每一个参建单位都进行目标一致性的协调工作，只有这样才能最大限度的预测可能发生的违约风险点，从而采取相应的措施来消除风险，降低违约行为发生的概率。另外，施工合同的各个主体单位应敢于承担责任，出现问题时不能够逃避责任和转移风险。承包商在思想上也应重视对施工合同的管理工作，在施工的过程中承包人就不能够谋取非法的利益，借助于合同去约束施工行为，完成合同中任务。在工程的实际施工过程中，承包商可能会受到建设单位对施工质量和工期的质疑，出现这种情况时承包商不应回避自身的责任，而监理单位则应做好这些环节的资料和数据的搜集和整理工作，在做出的一切决定和判断时都是用数据和资料来说话的。在处理承包商向建设单位提出的索赔要求时，监理单位也应详细的进行论证，为排除虚拟臆造的成分，应看质量是否得到了保证，工期是否延长了，成本是否增加了，划清责任，从而准确的对合同约定的程序进行妥善的处理。监理工程还应重视以下几个方面的工作：（1）向建设单位索取完整、清晰的工程项目的招投标文件；（2）搜集和整理好所有相关的会议纪要和往来的电函；（3）积累工程计量和结算方面的相关资料；（4）在进行试验检测工作时，也要整理好各类的试验数据和检测资料；（5）搜集工程照片和音响资料。

3结束语

第15篇

近年来，房地产业发展迅猛，而房地产企业档案管理工作发展相对滞后。为了适应知识经济和新时期房地产业的发展需要，企业必须站在企业发展的战略高度，用长远的眼光，采用科学、有效的管理手段，依法、规范管理企业档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立，按照权限安全利用档案的目的，实现档案管理现代化、规范化、科学化的目标。

2 房地产企业档案管理工作的特点

2.1档案管理工作具有专业性特点

权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作，这个工作是非常繁琐，涉及的范围是很广，同时也是有政府政策干涉，有很强的政策性。这个档案的各种材料也是很广泛，文件里面的名词和专业的术语也很多，可以说专业性很强，很多都是用表格式和一些规范的格式来表达出来的。

2.2具有动态性特点

动态性是整个房地产档案最显著的特点。很多房地产的权力和房地产环境情况特点一般都不是一成不变的，它是随着时间和环境的变化，比如房子的买卖，房子的交换和房屋的损坏倒塌，等等活跃的房地产权属发生的任何变化，都是影响整个房地产的所有权归属。财产在不断的变化，也在不断的转移，房地产档案管理动态性是要加强现代化管理。

2.3.市场价值性

房地产属于有价值的不动资产。因此，房地产的价值性拥有很强的市场追求。这也是房地产档案与其他的档案不同一个特点。价值量大，才能推动市场的需求，也就是在这样大的市场需求条件下才促使档案管理现代化。

2.4 综合性、全面性特点

房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

2.5 法律法规性特点

任何的档案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。房地产档案拥有法律效力才能保证房产拥有者的权利。

3 房地产企业档案管理工作的发展趋势展望

3.1 信息化管理的发展趋势

现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格，紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。

3.2 简便化、效率化的发展趋势

未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。发地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面都会减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。

3.3 房地产企业档案管理的透明化

随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理一律通过网上交易，网络管理，让人们在不同地点，不同时间都可以看到房地产信息的交易，房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。未来房地产企业的发展也是将朝着健康科学的方向发展。

4 为适应房地产企业档案管理发展趋势的工作措施

4.1 加强现代化档案管理人才

房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业的能力的一个重要手段。房地产在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。

4.2 加快房地产档案管理的数字化，信息化

传统的房地产企业档案管理都是用一些纸质文件和手写程序。传统的模式已经无法满足今天房地产行业的发展了。传统的手写纸质文件都将慢慢退出历史的舞台。因为这样的办事方式效率很慢，程序很复杂，同时也是非常不环保的。每天可能都要消费大量的纸，给环境带来很大的压力。所以政府也是不支持，环保人士也是不支持。推行现代化管理就必需要实行数字化和信息化管理。信息化的管理也是现代社会发展的要求，现代化档案管理也是需要信息技术的推动。

4.3 质量管理体系持续优化升级

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

4.4 合作管理提高竞争力

现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。

4.5规范企业档案管理有效责任机制

随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。要建立和健全继续教育的管理制度和继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。