前言:我们精心挑选了数篇优质采购管理问题点文章,供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发,助您在写作的道路上更上一层楼。
1.1供货厂商良莠不齐,质量与安全难以保障
由于一些实验气体供应厂商唯利是图,加上自身管理混乱,出现了许多违反相关法规的情况,带来了安全隐患。(1)所供实验气体的质量和纯度等未达到老师订货要求,导致出现损坏仪器、影响实验结果等情况。(2)所供气瓶瓶色不清,缺少安全帽、防震圈以及钢印和检定等标识,甚至出现专用气瓶盛装其他气体的现象。(3)运输气体的车辆不符合国家要求,如使用缺乏运输资质、没有防护措施、没有警示标识或破旧的车辆运输实验气体。(4)从业人员素质偏低,缺乏气体和气瓶的基础知识,未参加相应培训、无证上岗,野蛮装卸气瓶(如将气瓶平放在地面滚动前进、手抓开关总阀移动钢瓶、放置气瓶动作过大损坏地面等)。
1.2日常管理存在缺陷,气瓶处置渠道不畅
(1)一些历史遗留气瓶由于原有标识缺失、存放不规范、相关人员离校未办理交接等原因,导致出现气瓶表面锈迹斑斑、阀门难以开启、气体类别无法识别等情况,无形中提高了处置难度和风险及处置成本。(2)一些气体供应厂商因缺乏处置资质或担心在处置过程中出现伤人事故(尤其是处置内装不明气体或危险气体的气瓶)、处置成本高等原因,不愿进行回收。个别气体供应厂商虽然愿意回收,但其处置费用也极其昂贵。这种种原因使得废旧危险或不明气瓶无法得到有效的处置,只能存放在实验室内,这就像是定时炸弹,增加了实验室的危险系数。
2实验气体定点采购管理的实践
2.1建章立制,强化规范管理
根据前期调研,原来给学校供气的气体供应商有20多家,其中大部分气体供应商的资质和供气质量存在问题。为了贯彻落实“预防为主”的工作方针,根据国家的有关法律法规,结合本校以及实验室的实际情况,制定了“浙江大学实验气体定点采购管理规定”,文件明确了实验气体采购形式、供应商车辆监管、实验气体采购报销等事宜,为推行实验室气体定点采购和相关工作的落实提供了制度保障。
2.2把好进口关,强化源头管理
依据“实验气体定点采购管理规定”,通过公开招标的方式对供应厂商的资质进行遴选。在对实验气体供应厂商的资质、规模、经济实力、技术力量、安全保障、售后服务、社会信誉和气体的种类、质量、价格等进行综合评估,进一步明确供应厂商在保证气体和气瓶质量、完善标识、规范运输等责任和义务的基础上,确定3家实验气体定点供应厂商,有效期2年。学校将实验气体定点供应厂商提供的能供应的实验气体名录(种类、规格、纯度、价格上限等)在校网上公布,要求实验室原则上必须从这3家定点供应厂商中选择采购,具体价格由用户和定点供应厂商自行协商,但不得高于定点供应商提供的价格上限。对于实验气体定点供应厂商不能供应的气体,实验室须经申请并由本单位和学校管理部门审核后方可采购。
2.3加强车辆管控,确保校园安全
为加强实验气体运输车辆的监管,保障实验气体定点供应厂商的权益,保障校园安全,对校园内运输实验气体的车辆进行管控,要求3家定点供应商及经学校审核同意的实验气体供应商的运输车辆只能在规定时间段内持证(或报备手续)进出校园,以避开上下课时的人流高峰;其他运输气体车辆一律不得进入。
2.4规范财务报销,减少违规现象
为杜绝极少数师生因贪图便宜违规采购气体以及非实验气体定点供应厂商违规将气体运入学校等情况,学校还在财务报销环节进行审核把关。除了盖有“浙江大学实验气体定点供应专用章”或“浙江大学实验气体购买核准章”的发票,其余发票一律不予报销;并要求单次采购付款价值1万元以上的(含1万元)实验气体,报销时用户需提供与供应厂商签订的销货协议和货物清单。
2.5强化验收退货,确保气体质量
定点供应厂商能供应的实验气体由其送货上门,采购单位需进行验收。对于实验气体名称标识不清或不对应、气体钢瓶颜色缺失或缺乏检定标识,气体钢瓶缺少安全帽、防震圈和“实验气体状态标识牌”等情况,采购单位应拒绝接收,并及时将相关情况报告所在单位和相关管理部门。
2.6合理处置气瓶,减少钢瓶数量
实验室内气瓶存放量过多、废旧与不明钢瓶的处置途径不畅等问题大大增加了实验室内的隐患,为解决这些问题,我校与3家定点供应厂商达成协议,对于之前已购的气瓶,可联系定点供应厂商进行更换;对于废旧气瓶,可联系定点供应厂商进行回收;对于暂时不使用的气瓶,可联系定点供应厂商提供免费暂存保管服务,这一举措解决了实验室内短期不用气瓶的存放问题,并打通了气瓶回收处置的渠道。
2.7加强监督,强化考核制度
为了加强对气体供应厂商的约束和监督,促进气体定点供应厂商间的良性竞争,学校通过走访,听取师生意见反馈等方式,对实验气体定点供应厂商的服务和产品质量进行考核,及时了解供应厂商的履约情况,并对相关情况进行核查、备案,为2年后再次招标时提供遴选依据。对于严重违反协议规定或被据实投诉3次以上,学校可提前终止与定点供应厂商的合作。
3结语
关键词:电子物流;采购;采购管理
0 引言
随着时展,信息化的到来,生产和流通方式都发生了很大的变革。采购作为电子物流公司的一个重要组成部分,有着极其重要的作用。改善采购手段和方式,进行仓储管理分析,调整采购方法,对于企业高效运行、节省开支有着重要意义。
1 电子物流采购管理概述
1.1 采购
采购是目前电子物流公司企业经营管理的一个重要环节,是企业降低成本、提高利润的重要源泉,在企业经营管理过程中的地位和作用越来越重要。采购决定了企业生产、经营和销售的进行,是企业产品成本降低和质量的保证,做好采购工作可以建立供应配套体系,与供应商建立合作伙伴关系,可以合理利用和优化配置资源。
1.2 电子物流采购管理
采购管理就是对所有的采购业务过程进行控制、组织、实施的管理过程,从而适量、适时、适价、适质地为生产部门提供生产所需要的原材料或外加工件的过程。电子物流公司的采购管理包括下达计划、生成采购单、执行采购单、接收到货、检验入库、收集采购发票、采购结算的采购活动的全过程。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。
1.3 仓储
仓储就是指通过仓库对商品与物品的储存与保管,一个仓储的形成是因为产品或物料不能被即刻消耗掉,因此需要一个或者多个专门场所存放,这样就会产生静态仓储。把产品或物料存入仓库,然后对存放在仓库内的所有物品进行控制、保管、配送、加工等的管理,这样就产成了一个动态仓库。
1.4 电子仓储管理
电子仓储管理的原则:保证质量、确保安全、注重效率、讲求经济。目前仓库已经成为电子的物流中心。仓库是连接供应方与需求方之间的一道桥梁。仓库必须用其最大的及时性、灵活性来满足各类生产需要。因此,对该企业来说,仓储管理的意义重大。在激烈的竞争形势下, 电子在注重效益、不断挖掘与开发自己的竞争能力的同时,已经越来越注意到仓储管理的重要性。仓储管理做的好,也可以做到有效控制并降低流通和库存的总成本,它是一个企业保持竞争优势的关键助力和保证。
2 采购管理存在的问题
2.1 供应商选择
电子物流企业的采购和外协工作在企业的运营管理活动中具有重要的地位和作用,它的作用能够很快、很直接地反馈到产品的质量、成本和效益上。针对某些制造企业来说,它的采购和外协的比重较大,采购活动的改善就显得尤为重要了,另外我们对相关电子物流公司的调研研究,发现此类企业的采购活动出现了很多问题和矛盾,我们应着力解决这些问题,必须认真选取合适的供应商,避免这些管理误区和通病。电子物流企业通常采取采购的“货比三家”办法,他们经常要求采购人员申报的采购方案中至少提供三家的报价,管理者再对这三家进行比较、筛选、比价,然后从中选择一个价格合适的供应商。
2.2 采购办法
电子物流公司采购最大的问题不仅是在哪采购的问题,还有何时采购、采购多少的问题。企业要想做到准时生产,不断料,不缺料,就要有一套合理完善的采购方案,现今的采购方法虽然可以保证生产顺利进行,但是还是存在一些问题。
为了防止缺料断料的发生,对采购主管严加要求,一旦发生缺料导致生产线停滞,则采购主管将会受到严厉的处罚,采购主管为了防止这种事的发生,因此很多时候材料都存在存储过量的问题。
3 改善电子物流公司采购管理的优化
3.1 建立合格的供方管理机制
企业管理者最好采购人员划定一个范围,如供应圈范围,管理者通过对多家供应商的了解,选择几家质量有保证、口碑好、信得过的供应商,最终由相关高层和采购委员会决定。
3.2 招标
招标的采购方式比较公平、透明、客观,当企业在对采购物品的技术信息、成本信息掌握程度不够时,最好采用招标的方法,这样还可以获得成本和技术信息。企业要发出招标公告或投标邀请书,说明招标的货物信息如名称、数量、规格等等,并且设定一个投标人的资格要求,邀请投标人在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标。
3.3 竞争性谈判
企业进行招标时,如果出现投标人价格太高、招标人数量不够、投标者能力不理想或者反复的招标还是不能满足要求等等不利的情况时,可以采用竞争性谈判的方式,直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判。
3.4 询价采购
所谓询价采购,就是当企业已经很好的掌握了采购商品的技术信息和成本信息的情况下,同时还存在着许多多家供应商互相竞争,这时企业就可以预先设定一个合格的供应商范围,然后在这个范围之内使用“货比三家”的询价采购方式来采购。
3.5 单一来源的采购
单一来源的采购:对于企业已经基本掌握了采购对象的价格和其他相关信息,甚至某些特殊产品我们可选择的供应商比较单一,企业必须也只能主动去建立比较稳定的供应商关系,进行长期和互惠互利的合作。通过合同约束双方的行为,使得价格和质量得到保证;争取建立战略合作关系,进行长期合作,得到价格、质量和交货的长期稳定,在这个基础上就可以采用单一来源采购的方式。
3.6 合理运用多种方式
最终的采购方式不是一成不变的,也不是一蹴而就的,我们应综合运用多种采购方式,合理组合各种采购形式,在经过一个时期的采购活动后,总结经验,最终形成自己企业独特的采购方式。
参考文献:
[1]何桢,岳刚,王丽林. 六西格玛管理及其实施[J]. 数理统计与管理, 2007,(06) .
关键词:采购管理;连锁超市;电子采购
采购管理作为连锁超市经营管理各环节中的核心环节,其所带来的利润占据着连锁超市利润的核心。近些年,我国连锁超市在结合中国国情及借鉴国外同行先进的采购经验的基础上,取得迅猛的发展,但在发展的同时仍存在着一些问题,在采购环节的协调、品类管理的不足、采购信息的落后等,这些因素不但增加了连锁超市的成本,同时也制约了连锁超市的发展。
一、连锁超市电子采购管理存在的问题
1.总部集中采购和区域采购没有充分团结协作
在国内大部分连锁超市当中,总部因没能很好的把握好权力的下放和集中,导致总部和区域的采购难以充分协调一致。总部采购在某种程度上能利用其声誉及影响实现大批量采购,从而实现超市的规模经济效应,利用集中采购能有效实现统一核算,统一配送,统一陈列,发挥出连锁经营的所有优势。而区域采购,实际上是总部权力下放给分店,采取弹性的营销策略,使分店能根据自己所需的情况来实施采购,具有很强的灵活性,有利于分店效益的实现。但从目前连锁超市的发展来看,总部电子采购并没能发挥出规模采购优势,而区域因采购权力的限制,没能充分的挖掘当地供应商资源。特别是在经营效益较差的地区,区域采购在与供应商的谈判过程中,往往处于劣势地位,很难获得优势资源。特别是随着消费者需求的改变及其他竞争对手竞争策略的改变,在新商品的增加、新品的进货和变价等环节受制于总部,区域很难迅速灵活的做出反应。我国区域比较广阔,消费者的需求量和消费观念都是存在着很大的差异,由此,总部集中采购与区域采购的团结协作尤为重要。
2.营运和采购部门没有达成团队合作
在连锁超市的运营过程中,采购部门的工作没有配合上公司的运营进度,从而造成了缺货及补货效率低下、商品质量等问题,这些问题的出现,不仅造成了公司的损失,还不利于公司的长远发展,连锁超市与供应商关系紧张。有调查数据显示,我国连锁超市的平均缺货率远高于国外同行的平均水平,高达9.9%,每年因此所导致的损失高达几百亿人民币。商品的质量得不到保证,对顾客造成损失事件经常有发生,直接导致顾客满意度下降。在组织结构设计过程中,往往出现采购部门的职位设置不合理,各岗位职责界限不清,导致采购员的权力使用不当或过度等现象。其次,多采购员缺少合理的绩效考核与激励体制,采购部内部经常发生人员腐败,造成采购人员的频繁流动,不利于培养优秀的采购人员或采购管理员。尽管国内连锁超市开始使用计算机进行对采购的管理,但是管理的层次只是属于比较浅的层面,而采购部门信息技术的利用程度还是远远低于国外同行,造成国内采购决策较落后国外同行,因此采购效率很低。这些问题的出现都是营运和采购部门没有达成团队合作的结果。
3.品类管理方面存在的问题
因连锁超市自身的认识和运作能力、信息系统建立与使用、与供应商的合作等方面的原因,目前国内许多连锁超市在推行品类管理过程中,存在着一些问题,具体表现为:首先,品类管理没能有效实施。目前,与国外同行相比,国内连锁超市的营运和管理水平显然不在一个档次上,加上品类管理的实施难以得到品类领队的支持,造成企业品类管理工作的困难。虽然目前一些连锁超市开展了有关品类管理的培训,但这种培训大都流于形式,很难根据超市自身的状况有针对性的付诸实施。其次,品类管理不按流程操作。品类管理有着相对比较固定的操作流程,而国内连锁超市缺乏相应的品类管理操作流程规章制度的约束,出现不同的人采用不同的方式,从而导致品类管理的失效,反而对连锁超市造成了一些不好的影响。品类管理所需要的技术和技巧虽是相对的简单,但是国内超市受限于管理水平、管理制度,难以做到业务流程的重组。最后,信息工具及技术的利用率低,难以对品类管理提供技术支持。国内连锁超市的经营决策多依赖于经验,普遍缺乏针对顾客消费进行研究的技术和工具,导致顾客需求与经营决策的脱节。
二、连锁超市电子采购改进的措施
1.加强采购培训和管理
在连锁超市实施电子采购的过程中,要对采购人员不断的加强采购的培训和管理,这不仅能提高员工的素质和工作效率,还能提高公司的采购工作质量,从而提高公司的利润,有利于公司的长远发展。对于采购人员的培训,其中包括基本概念指南(包括超市的商品类型、系统及采购程序、零售数学、零售财务、细分类、部门清单、条形码等内容)、采购技巧(包括超市的市场营销策略、有效谈判、采购工作主要内容清单、终止与供应商的合作)、供应商送货指南、人员发展计划、采购部门职位的培训与发展等。对连锁超市电子采购人员进行完善、系统的培训,能有效地提高采购人员的业务素质和工作能力,为公司的发展奠定了坚实的基础。
2.有效分配总部和当地采购双方的权利和责任
有效的分配总部和当地的采购工作不仅能提高采购的工作质量,还能减少采购成本,在连锁超市的运行过程中,不但能避免营运和采购部门之间的所发生的问题,还能推动连锁超市的运营。总部的采购工作一般都是对于非食品类商品的电子采购,便于更好地实现统一陈列、一起配送、合并核算,更好地发挥连锁超市的明显优势。每家连锁超市都很看重对非食品的采购,由于现在零售商的激烈竞争,在现实中,连锁超市一般都是通过价格敏感性的商品,采取低价策略来吸引消费者和稳定客流,由此造成了连锁超市利润越来越低的局面,因此,总部进行非食品类商品的电子采购工作显得尤为重要,这样有利于连锁超市的利润最大化。由于普通食品类商品的地区性差异较大,可以由区域负责当地的普通食品类商品的电子采购工作,各地方的消费习惯及它的风俗文化都是不同的,形成了各地方的消费习惯、风俗文化都有着明显差异,饮食方面也存在着差异,特别是一些地方的特色食品,是当地人民生活中不可或缺的。因此,对此类商品应更好的发挥区域采购的优势。所以连锁超市电子采购的工作应进行总部和地方的有效结合,对于普通食品类商品应采用当地的采购方法进行采购,区域性采购不仅能满足当地的消费群体的需求,还能减少采购成本。
3.完善品类管理
目前,国内连锁超市所进行的品类管理工作,一般都是依赖于采购员去执行,但采购员日常工作比较繁琐,而且没有品类管理所需的数据分析能力。如何继续完善对于商品品类的管理工作,还要进一步的加强,这不仅是采购人员的工作,更是连锁超市必须完善的工作,对于继续完善商品品类管理的工作可以通过以下几点来进行。
首先,加大对品类的分类。结合零售业自身的特点,按照重要性和采购风险可将商品分为关键商品、瓶颈商品、重要商品、常规商品四类。根据商品的分类可以采用不同的采购策略,重要商品一方面市场需求量大,供应商资源充足,另一方面该种商品本身价值高,库存成本高。因此,可以考虑与供应商建立VMI 等战略关系,既能实现采购优势,又能尽可能的减少总库存量。关键商品市场需求量大,本身价值较高,对超市的经营影响重大,但对供应商选择的余地很小。因此,应考虑与供应商建立一种长期稳定的战略伙伴关系,实现双赢。常规商品日常需求量不大,商品价值不高,资源充足,但此类商品所占品类繁多。对于这类商品,应采用经济批量等优化方法来保证商品供应和降低成本。瓶颈商品需求量较少,商品价值可能不太高(当然也有价值较贵的),但资源稀缺,获取这种商品有一定难度。同时,该商品可能会随着节假日的变化产生较大的需求波动,企业需要采用较大批量订购策略和较高的安全库存来保证供应,于与仅有的供应商建立稳定的合作关系。
其次,加大信息管理水平。我国内连锁超市的信息化建设和商品信息管理还处于发展阶段,国内连锁超市企业必须重视商品信息系统的建设、应用和升级。信息管理技术的提升,能给连锁超市、采购人员带来很大的帮助,可以简化数据分析工作,可以密切跟踪连锁超市的商品信息与供应商的供货状态,实现高效率的品类管理的工作,同时也有利于采购人员简化电子采购工作,提高工作效率,因此连锁超市有必要加大对信息系统的投入。如沃尔玛连锁超市开发的HOST系统,可以用来查询商品的名称、商品条形码、商品销售状态、商品价格变更信息和供应商的名称、供应商合作关系、供应商地址相关信息,大大提高了采购效率,节约了采购成本。
三、总结
采购管理作为连锁超市经营过程中的核心环节,完全可通过提高采购管理水平,来增加采购环节的收益,获得比销售商品更快更轻松的利润。文章通过分析连锁超市在采购管理中遇到的问题,提出了解决策略,对连锁超市采购管理具有一定的价值的参考。
参考文献:
[1]王云.连锁超市采购架构设置及采购策略的系统分析[J].学术论坛,2009,11:197-199.
[2]秦博.供应链管理环境下的采购分析[J].探索与研究,2010,15-16.
[3]赵道致,贾金英.连锁超市采购策略与采购成本研究[J].内蒙古农业大学学报,2007,6-7.
[4]闫洪林.基于供应链模式下的采购管理策略[J].经济师,2010,1-2.
[5]连亚雷.连锁超市成本控制探析[J].改革与开放,2011,6.
关键词:XGLL;酒店;采购成本;成本控制
采购成本对于酒店的总体成本来说占据了半数以上的比重,所以做好采购成本环节上的管理工作,使采购成本管理经过科学的规划可以有效的降低,对酒店提高自身产品竞争力具有重要的意义。
一、酒店采购成本控制的意义
酒店经营的暴利时代已成往事,酒店行业开始步人微利时代,在全球经济增长趋缓的背景之下,无论是政府部门还是公众个体都开始压缩各方面的开支,这些都导致酒店行业深刻体会到经济萧条的威胁,要实现经济的生存与发展并且在激烈的市场竞争中获得长足的发展必须在酒店经营的过程中进行成本管理,采购成本作为酒店成本的重要组成部分,其分量占到酒店成本的一半以上,所以采购环节理所当然成为酒店成本控制的重要模块。事实上,成本控制是酒店管理中始终要重视的一个环节,有一种说法是只要能够管得好厨房就可以实现盈利,成本控制应从原材料采购环节抓起,这是因为原材料采购方面的成本占餐饮成本的比例最高。在餐饮行业中,食品原料成本占食用收入的比例为三分之一到二分之一之间,酒水成本则要占到酒水收入的的四分之一多。作为餐饮成本管理的首要环节也是第一个环节,原材料的采购是成本控制中最具有难度的环境,也是最容易产生管理漏洞的一个部分,虽然管理者对于这一个环节的关注远远超过其他环节。但是对采购成本实施有效管理的效益明显,如果能解决这一个环节上所出现的问题,那么可以使整个成本控制效益提升一倍,所以说采购成本是酒店成本管理的关键也是酒店能否实现经营业绩提升的关键。
二、XGLL酒店简介
XGLL酒店座落于西安市高新技术产业开发区腹地,毗邻市内最具规模的商业区及高级娱乐购物区。诸多著名的旅游名胜,包括秦始皇兵马俑及西安古城墙都可从酒店轻松到达。酒店拥有各类设计独特的豪华客房及套房,客房别具气势的落地式长窗,饱览城市如画的风光和酒店的园林景致。酒店的四间风格迥异的餐厅和酒吧,可享受到来自各地颇富盛名的厨师们亲自烹饪的诱人美食。独具中国特色的“天香阁”,优雅的“暹罗园”,别致的开放式厨房设计“怡咖啡”和轻松典雅的“大堂酒廊”,让顾客流连忘返。酒店西安市设备最优良、完备的会议室及宴会厅,总面积达1824平方米的无廊柱式大宴会厅。
XGLL酒店作为一家集食、住、行、游、购、娱于一体的综合性企业,以住宿、饮食、娱乐业为主业。酒店设施齐全拥有各类套房共280间;餐饮部分设中餐、西餐及酒吧;配套设施包括桑拿、KTV歌舞厅、健身、游泳池、保龄球和美发美容等多种休闲娱乐设施和六个多功能会议厅。酒店现有员7-290人,设有总经理办公室、财务部、营销部、人力资源部4个职能部门和房务部、餐饮部、会展部、康乐部、工程部和保安部6个直线部门,另外,还下设洗涤中心、商务中心和旅行社等2级直线部门。
三、XGLL酒店采购成本控制与管理存在的问题
(一)XGLL酒店对财务管理在成本控制中所占的重要地位认识不够
没有设置相应的管理机构,财务管理在成本控制管理过程中起很大作有,但在当前,多数酒店对财务管理在成本控制管理中的地位认识不够,一些酒店根本就没有设财务总监,有些有财务总监,但没有领导权限,只是作为部门经理,这失去了财务总监(或者部门经理)对各部门费用支出的监督协调作用,无法有效控制各部门费用支出的成本控制。另外,多数酒店也没有设置专门的采购部门或者财务总监(或者财务部)对其没有监管权力,无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应,不能对酒店的成本进行有效控制和监督。
(二)采购成本控制体系不完善
控制采购成本对酒店的经营业绩很重要,但目前,我国许多国内XGLL酒店从申请采购、入库到付款以及领料使用的整个体系过程中缺乏完善的采购成本控制体系,在整个采购体系的经营过程中存在很多漏洞,由于没有完善的采购管理制度,滋长了酒店采购人员不良的贪污行为,无法杜绝采购人员的暗箱操作,增加企业的采购成本。
(三)没有制定科学合理的采购成本预算
许多国内的XGLL酒店在制定成本预算指标时,不能结合企业的实际情况,只是走形式,为了编而编,完全跟实际脱节,使得成本预算不科学、不合理。
(四)财务监督力度不够
XGLL酒店财务部门对采购人员审查力度不够,或收受了采购人员的好处,通常对采购成本的高低不会过问,只要符合手续,照单付款。
(五)采购人员素质不高
XGLL酒店的采购人员素质不高,缺乏严格的市场调查,采购信息渠道不畅,缺乏责任心,不能严格执行采购制度,采购时不能做到货比三家,对季节上的差价、时令上的差价不能准确掌握,加大了采购成本。四、XGLL酒店采购成本控制与管理的对策
(一)制定严格的采购制度和程序
1.采购制度必须严格规范
XGLL酒店采购制度应当在条目规定上明确、细致比如对采购申请规定、授权人权限、采购流程等方面都应当有细致的说明,在制度中还可以规定将采购人员就特定商品向供货商询价、议价的过程都进行登记录入,列表比较,然后选择合适的供应商,将所选的供货商的具体情况要填写在清购单据上,对于超出规定的采购金额要有严格的申报和审核程序。
关键词:EPC模式 核电 工程现场 设备采购 管理提升
中图分类号:TM623 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2015)09(a)-0174-02
核电工程项目的施工建设、安装调试离不开采购工作,采购工作是EPC模式下核电工程建设的关键环节之一。采购工作作为承接设计与现场建设的一个中间环节,与设计、供货商、施工、安装、调试等部门多方协作配合[1]。设备采购现场管理工作与工程现场紧密联系,以服务现场工程需求为目的。核电厂设备种类多、数量大,系统复杂,同类设备组包采购,分批到货,施工现场严格进度控制,都对现场设备采购管理工作提出了更高的要求。如何促进设备采购管理工作更好地服务于工程现场,实现与现场施工、安装、调试工作的无缝对接和有机结合,对确保核电工程项目的顺利进行,保证设备质量和工程进度,节省项目成本有着重要意义,也是现场采购管理面临的重要挑战。
1 现场设备采购管理工作的组织与特点
现场设备采购管理工作组织过程随着设备到场开始,经历从设备到场、开箱检验、储存、安装、调试等过程。其间,贯穿开箱检验、现场技术澄清、现场不符合项、紧急采购、消缺、供应商技术服务以及现场支付节点等管理环节,采购部负责协调处理安装、调试阶段发现的设备质量问题、供货不完整问题、缺件/返厂、补供、消缺、开箱检验缺陷、现场技术服务、澄清、紧急采购、拆借、不符合项的处理和技术文件管理等工作内容。现场设备采购管理工作过程明确各个环节的责任和接口,强调工作过程中各个环节的计划性、独立性、互补性和相互监督的功能。
为了切实做好现场设备采购管理工作,加强过程控制,设备采购的现场所有活动都应有管理程序进行规范,按照管理程序开展工作,对现场采购代表的工作、行为进行规范。保证采购和现场安装、调试工作的有机结合,高效进行,设备满足工程项目需要。
2 现场设备采购管理工作的开展
2.1 进度控制
设备到场及到场后,现场设备采购部需要以满足现场工程进度为前提,做好现场的协调和进度控制。鉴于核电设备系统较多、数量巨大、精密设备较多,到货计划的跟踪,及时反馈现场的需求,合理安排、调整设备到货时间,以减轻现场存储压力;在设备无法按照施工计划到货时提前预警,提前调整现场施工逻辑。各现场采购代表分工协作,收集整理采购信息汇总给计划管理人员,由计划管理人员归口负责现场采购相关工作的计划的编制和跟踪协调[2]。
为了有效完成现场设备采购管理工作,现场采购工作从实际出发,做好现场问题协调处理,主要从以下方面着手开展工作。
2.1.1 信息收集
掌握现场设备采购相关问题,收集需要采购代表处理的问题是现场采购管理工作开展的基础。现场设备采购管理中,现场产生的问题主要包括:到货和现场工程进度需要的匹配;Ⅰ类澄清单(建安单位针对施工单位发出的技术澄清单)和联合调试队发出的甲供物项调试相关内容澄清;NCR单;甲供物项开箱检验报告的跟踪处理;甲供物项缺陷;项目部和调试部的内部工作联系单;安装、调试阶段因设备质量问题、供货不完整问题、缺件/返厂补供而产生的设备到货。现场采购代表负责收集处理这些采购相关问题,并对所有的采购问题建立计划跟踪表进行动态跟踪,闭环控制。
2.1.2 核实并落实信息
对收集到的采购议题进行核实并落实是解决现场问题的有效措施。现场收集到的议题需要按照采购包进行分类,核实并剔除不属于采购方面的问题。采购问题的按照专业科室分配各专业,进行分级管理。各专业采购代表将问题与采购部总部进行协调,或者与厂家及供货商进行联系,进行确认澄清,并跟踪问题的处理进展,反馈现场施工、安装和调试等相关部门。若有需要厂家技术服务或者现场急需的物品到场,应提前通知安装调试部门,以便及时准好准备,利于及时开工处理。
2.1.3 沟通与协调
良好的沟通与协调是处理现场采购问题的有效途径。采购代表在现场产生的采购相关问题处理中发挥着桥梁作用,及时沟通与协调,必要时提高协调级别,议题跟踪协调示意图(见图1)。通过有效的沟通协调,使现场采购相关问题得以解决,满足现场工程进度的要求,确保设备安装、调试中缺陷问题的处理,以保障安装调试设备的质量控制。
2.1.4 现场管理规范化、制度化
现场管理制度和工作程序是采购部处理现场问题的行为依据,管理制度和程序促进现场采购问题的规范处理,充分利用进度和质量管理工具,进行跟踪管理,及时发现问题及时沟通[3]。工程总承包模式下设备采购管理工作的不断实践及与总承包商的继续深化合作,设备采购管理工作的规范化、制度化程度得到不断提高。随着设备采购分级管理的逐步实施,在日常工作中着重抓重点、抓执行力,通过现场的管理工作实践和不断完善,现场设备采购管理水平得到较大提高。
2.2 现场设备采购管理风险控制
现场采购管理工作琐碎、繁杂,却又很重要,不能因为采购的问题影响系统安装、调试、移交,更不能影响工程节点的实现。现场的设备采购管理进度风险,在限定的期限内不能完成的,及时反馈提高协调级别,提高问题的处理效率,保证设备质量可控和顺利的工程进展[3]。例如:遇到装料这样的大节点时,更是需要严格控制采购问题处理进度,每天、每周、每月都需要向各相关部门和管理者反馈采购进展,保证在预定的时间内完成。
现场设备的采购问题的分类收集并建立相应的跟踪表,实施专人跟踪,跟踪表应简洁明了,标示出所跟踪问题的接收时间、完成关闭时间、进展变化、状态、责任分工、对现场工程进度的影响,对于涉及物项到货的还应该标出预计到货的时间和现场需求时间,及时反馈更新,重复跟踪和流水账似的跟踪表是应该避免的。
采购物项从发起采购到物项到货需要一定采购周期,采购部在接到工程现场各单位提出缺料缺件和紧急采购问题时应及时告知,预计的到货时间和实际到货也应实时通知安装调试单位。若出现采购周期不能满足现场的需要或者到货的滞后的风险时,应及时预警,以便协调和调整计划。
现场采购相关问题接口较多,当工作流程、接口不清时核实和落实问题会比较困难。工作中应捋顺逻辑关系和工作流程。采购议题描述不清楚也会给处理工作增加难度,甚至有无法处理的风险,建议描述问题简洁明了,必要时配上照片、图纸等并进行标注,便于问题的快速核实和落实处理。竣工文件提交滞后和整改滞后风险,国内外接口复杂,协调难度大,需要加强协调和督促相关供货商提交及整改文件力度。
控制厂家和供货商服务人员在现场服务过程中的风险,对厂家在现场的服务行为进行规范,遵守电厂现场管理规章制度,采购代表及时了解现场厂家服务人员的工作状态和工作需要,提供帮助,促进厂家人员安全、规范、高效地完成服务工作。
3 主要经验
3.1 准确定位,服务现场
现场采购管理工作主要是解决设备到场和设备到场后的设备相关问题,现场采购部对工作内容和对象的准确定位,以现场为中心开展工作,积极促进现场采购问题的处理。对于所有现场所触发的设备问题处理中,采购代表对下达的问题核实判断,联系厂家、现场多方沟通合理分析判定,做好过程把控,不能简单扮演文件传递角色,避免问题反复和推诿。将现场个人的工作考核量化,激发现场采购代表的工作积极性,对现场采购管理工作的推进起到了一定的积极作用。满足现场安装调试的进度要求,规范化、计划性的展开工作,保障现场采购管理工作随着工程进展的不断顺利推进。
3.2 良好沟通,信息共享
采购、安装、调试之间相互承接,相互间的沟通是否及时、有效,直接关系到工程进展是否顺利。现场采购部在安装调试过程中起着重要的作用。而采购部门与厂家供货商之间、采购部门和其他现场各单位之间、现场采购部和总部采购部之间以及现场采购部内部采购代表之间的良好沟通也有利于现场采购相关问题的处理。建立和保持良好的沟通是现场采购管理工作顺利开展的有效办法。
在处理现场问题过程中,各接口部门之间都有大量的信息需要交换交流,例如:工程进度,节点要求,工作重点、采购进展、甲供物项到货情况、厂家到场情况、现场安装调试等部门的需求、时间、内容、紧急程度、现场是否具备服务条件等等。良好的沟通协调和信息共享利于信息的互换和交流,方便各方查询和跟踪,加快流转和处理速度,提高工作效率和管理效率。
3.3 充分发挥现场采购代表的专业优势
充分发挥现场采购代表的专业优势是处理现场问题的可靠保证。现场采购管理是一项专业性较强的工作,涉及静机、转机、容器、DCS、电气、仪控、综合计划等多个专业领域。必须具有一定专业技能、经验的人员作保障,才能保证现场设备采购管理工作的有效实施。
在EPC模式下,业主和工程总承包单位双方通过联合协作模式实施对现场设备采购工作的管理,双方联合协助,共同推进现场设备采购管理工作,提高了协调、处理现场设备采购相关问题的能力,提升了采购管理水平,使海南昌江核电项目设备采购管理达到了一个较好的状态[4]。
3.4 分级管理,及时协调
现场设备采购相关行动项实行分级管理,根据现场采购部所接收议题的紧急重要程度将行动项分级,不同的行动级别采取不同的管理措施,对于重要和紧急的工作重点关注,正常跟踪的行动项则按照日常工作进行跟踪、关闭。行动级别的划分可根据现场工程进度需求动态调整,可以升级也可以降级,相应地提高协调级别或者降低协调级别。分级管理利于把问题分清楚轻重缓急,重要问题不遗漏,关键问题及时协调处理。通过分级管理较好地解决了人力配备与现场采购管理工作需要之间的矛盾,基本保证了采购问题及时有效处理。
3.5 项目间现场问题处理经验交流
工程项目之间的横向工作交流,分享现场设备采购管理经验,有助于增进项目间现场采购工作的相互了解认识,在交流中可以发现问题,共同探讨,增加实际处理问题的经验,有益于项目间的现场设备采购管理水平的共同提高。
4 结语
在EPC模式下,设备采购作为工程建设的一个重要环节,现场采购管理工作应以服务工程现场为工作重心,加强工作的执行力度,积极推进采购相关问题的处理,实现与现场施工、安装、调试的有机结合无缝对接,设备质量总体受控,设备、材料整体上的供货保障现场工程的需求,保证现场各关键节点顺利实现,更好地服务于现场。现场采购管理人员在工作中积累经验,共同探索管理提升的途径,为后续项目提供经验和借鉴。
参考文献
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[2] 俞惠倩,陈秋良.中国核电工程设备采购进度管理探讨――以方家山核电工程为例[J].工程建设与设计,2013(4):174-177.
1.国有企业采购管理中存在的问题
国有企业相对于其它一些企业来说必然具备着一定的特殊性,这些特殊性的存在导致国有企业在采购管理中面临着更多的困难,进而导致了当前我国国有企业采购管理中存在着很多的问题影响着采购管理的质量,其中主要表现在统一性、规范性和考核等三个方面。
1.1统一性差
虽然我国国有企业都具备自身的管理制度,其中对于采购管理来说也具备相关的管理制度和管理办法,但是这些制度具体来说都指向了具体的采购操作层次,在一些较高层次的统一性管理上还存在着一些欠缺,其中具体表现在两个方面:(1)对于国有企业来说一般都是一些较为大型的集团企业,其涉及到了很多的分公司,对于这些子公司之间的采购统一性的规定并不是十分完善,没有做好相应的协调工作,进而影响了国有企业采购管理的质量;(2)另外一方面则是在分公司或者子公司内部各个部门之间也存在着协调性不足的问题,尤其是在生产部和采购部之间存在着交流不畅等问题影响着采购的合理性,进而导致了采购工作可能出现一些失误影响着企业的采购管理。
1.2规范性差
针对现有的我国国有企业的采购管理制度来说因为其制定和实施的经验较少,所以其中仍然存在着很多的问题,尤其是在规范性上还需要我们进一步的完善,其中最为明显的一个问题就是当前我国国有企业采购管理中对于相关采购过程的具体操作规定不够详尽,而仅仅是对于采购办法进行了泛泛规定,这就导致了具体采购人员在采购过程中面临着更多的问题和困难,导致我国国有企业在采购管理的执行中出现一些问题,此外,在当前国有企业信息化规范管理中也存在着一些问题影响着采购管理的效果,不仅不能够很好地利用信息化的优势,还对于我国国有企业采购管理的效果产生较大影响。
1.3考核办法问题
当前我国国有企业在采购管理中存在的另一份问题就是考核过程没有一个统一的标准,大多数国有企业当前对于采购人员进行考核都是采用领导决定制度,一切都是由领导对于采购人员进行评价考核,决定采购人员的工作质量,这在很大程度上来看是不合理的,甚至会因为对于领导缺少必要的监督导致出现现象,进而影响考核的公平性,最终影响到国有企业采购人员的工作积极性,导致采购管理质量低下,所以说,考核办法问题也是当前困扰国有企业采购管理质量的一个主要问题。
2.提高国有企业采购管理水平的对策
针对当前我国国有企业采购管理现状,我们必须进行详尽的分析,然后制定出对应的政策,采取有效的办法来提高我国国有企业采购管理的质量,促进国有企业的健康发展,具体来说,我们可以采取的措施有以下几点。
2.1加强监督
一般说来,国有企业进行采购都是事先制定好相应的采购计划,然后再按照相应的采购计划进行实施,在这一过程中要想切实保障采购的有效性和质量,我们就必须加强整个环节的监督工作,不仅仅要在采购计划的制定过程中加强对于计划制定的监督和控制,确保采购计划的合理性,避免采购过程中的浪费,还应该加强在具体采购过程中对于具体采购人员的监督,对于采购计划中的物品数量、种类等进行详细监管,避免采购人员的失误,加强采购质量。
2.2审查申报价格
在我国国有企业采购管理中最为主要的就是针对采购价格进行管理和控制,所以我们也必须加强对于采购物品申报价格的审查力度,尤其是针对当前瞬息万变的市场环境来说,更应该加强对于市场中采购物品的报价审查力度,确保申报价格的合理性,减少国有企业的损失,具体来说,可以针对市场具体状况进行详细的调查,了解采购物品的具体价格,然后汇总成采购物资审价表以供采购监察部门进行监督和管理。
2.3审查采购合同
合同的签订是国有企业采购过程中必不可少的一部分,所以,为了确保国有企业采购管理的质量,我们应该加强对于采购合同的监管和审查,加强对于采购合同的管理和审查能够有效地避免一些问题的出现,并且能够明确采购资金的去向,确保国有企业的采购工作能够有据可查,进而提高了采购管理的质量和水平。
2.4检查采购物资质量
国有企业的采购管理针对整个的采购过程进行管理和监督,所以,我们还应该加强对于具体采购物资质量的监督和审查,确保采购物资的可用性。具体来说,加强采购物资质量的审查不仅仅能够有效地避免国有企业的一些不必要的损失,减少因为物资质量问题产生的浪费现象,还能够有效的对于整个的采购过程进行监督,避免采购人员在采购过程中出现一些失误,甚至是的现象。
2.5审查采购票据
对于国有企业采购行为的管理应该重点加强对于资金的审查和监管,这是一个核心内容,对于资金的审查不仅仅表现在对于物资报价的审查上,更应该加强对于采购过程中所有票据的审查,这些票据因为内容过于繁杂,所以一般较难进行管理,具体所来,我们需要审查的票据主要包括检验报告单、运费单据、入库单以及购货发票等,只有把这些所有的票据都进行详细的审查才能够真正的确保国有企业采购资金的有效利用,进而做好采购管理工作。
2.6审查会计信息
对于采购管理中相关资金的审查还应该包括对于会计信息的相关审查,会计师是国有企业采购过程中必不可少的一员,也是和采购资金联系最为紧密的一员,加强对于会计信息的审核就能够在很大程度上确保采购资金的有效性,不仅如此,加强对于会计信息的审查还能够有效规范整个国有企业的资金运转,避免一些相关人员的违规行为出现,保障采购过程总资金使用的合法性。
关键词:政府采购 管理 财务监督
一、目前政府采购管理的现状
政府采购是指国家机构和各级企事业单位,为履行其职能和实现公共利益,采用共有资金购买货物、工程或者服务的行为。政府采购的实施改变了传统的购买方式,将采购这一市场行为纳入到政府财政收入和支出的管理中来,在政府的管理中增加了商业管理手段,使政府采购更适用于目前的市场经济体制。
最早的政府采购出现在1995年,到2000年政府采购模式正式在全国推行。各级政府和企事业单位开展政府采购以来,政府采购市场越做越大。采购物也不仅仅局限于货物,而是包括了大型工程和配套服务等。为了规范政府采购行为,国务院制定并颁发了《政府采购法》,对政府采购行为进行了有效约束,使资金发挥最大的效益,并在一定程度上杜绝腐败现象的发生。
但是因为政府采购涉及的资金量较大,采购环节多,涉及部门多,需要对政府采购进行有效管理和财务监督。目前政府采购还存在一些问题,比如有些企事业单位没有设立单独的采购监督机构,而是将采购部门和监督部门合并在一起,这样就导致了监督的缺失,不但违反了《政府采购法》,也不利于产生良好的监督效果。此外,政府采购是我们初次推行,没有现成经验可以借鉴,这也导致了采购管理中的一些制度亟待完善。所以,在政府采购管理中要加强监督和制度的完善。
二、财务监督在政府采购管理中的作用
首先,财务监督能够在政府采购管理中起到制约作用。财务监督有权对政府采购中的财务收支进行监管,并对经营活动予以监督。有义务揭发政府采购管理中的违法违纪行为,对违反财务程序的政府采购,有权予以制止。财务监督在政府采购管理中,可以发现管理漏洞和账务错误,避免国有资产受到损失。能起到堵塞管理漏洞和提高财务管理质量的目的。
其次,财务监督能够在政府采购管理中起到严肃财务制度的作用。政府采购管理中的财务管理是一个重要环节,关系到资金的安全和资金的有效利用。所以在政府采购管理中一定要财务监督措施,这不但是财务管理的需要,也是政府采购管理的需要。财务监督可以有效避免资金滥用和腐败现象。
再次,财务监督在政府采购管理中起到了一定的促进作用。通过财务监督,可以保证国有资产处于国家的有效监管之下,可以维护国有资产的完整。在政府采购管理中开展财务监督,可以提高财务管理的工作效率,严肃财务纪律,使政府采购按财务程序操作。此外,财务监督还能有效促进政府采购管理的改革,提高政府采购管理的透明度。
三、如何有效做好政府采购管理和财务监督工作
由于政府采购推行时间短,从推行到现在仅仅十多个年头,所以在目前政府采购中,还存在不少问题。主要表现在以下几个方面:
(一)机构设置不合理
政府采购的组织机构不合理,未设立单独的监督部门,将监督部门和采购部门合并在一起,无法发挥监督的作用。政府采购管理未设立评估部门,采购时无法对采购行为进行风险评估。政府采购管理中的内部审查制度不完善,只审查表面存在的问题,未对问题原因进行深刻剖析。
(二)制度建设不完善
政府采购管理中的制度建设不完善,导致在采购过程中存在违规现象。政府采购管理中预算制度不明确,预算执行不透明,经常出现超预算和追加预算的情况。
(三)票据管理不严密
政府采购管理中财务票据管理不严密,存在票据不齐和后补票据现象,违反了采购财务程序。这六种问题是政府采购管理和财务监督中存在的比较突出问题。要做好政府采购的管理和财务监督工作,就要从这六种问题入手,制定切实可行的措施。具体措施如下:
采购组织机构的不合理,只能依靠机构改革来进行。设立正常组织机构即监督部门与采购部门分立的机构,保证监督部门的独立性,保证监督结果的公正性。裁撤临时的不符合规定的短期办事机构,对采购量小,采购品种单一的采购部门,采取裁撤或者合并方式,减少部门规模,保证组织机构的合法性;政府采购管理体系要设立评估部门和建立评估机制,设立采购风险评估部门,建立采购前的风险评估制度,对采购的整个过程的有效性进行评估,真正做到对国家负责;设立专门的审查机构,对采购过程可能出现问题的环节进行审查,增加审查频率,加大审查力度,主要审查采购程序是否合理,采购资金是否合理运用和是否按照财务制度执行。深刻剖析审查出的问题,发挥审查机构的职能作用。
针对管理制度不完善这一问题,可以补充完善管理制度。建立监督分立制度,将监督部门独立出来,行使监督权力。建立财务监督制度,对政府采购中财务行为进行有效监督。建立票据审查制度,对财务票据进行查验审查。通过制度的完善,使管理制度适应政府采购的实际运行,具有可操作性,让管理制度在实际运行不断丰富完善。坚决贯彻预算制度,履行财务监督程序,对违反预算程序的采购,坚决予以处罚。
在财务监督中,要重视财务票据的管理工作,做到账目清、票据齐。只有做好采购管理和财务监督工作,才能保证政府采购工作的有序进行。在政府采购中,资金处于核心地位,只有管住了钱,才能保证政府采购的有效性,才能实现政府的廉洁透明。所以在财务监督中,要把好财务关口。重点检查采购财务票据是否准确、财务账目是否清晰、固定资产是否入账和财务手续是否齐全等环节,发挥财务监督的长效作用。
参考文献:
(一)供应商管理方面
在此方面存在的问题主要从三个方面进行分析:其一,企业对供应商的了解和调查不够深入,当供应商提供了相关信息的时候,企业没有对供应商内部的详细情况进行调查;其二,在进行招标的过程中,应该不仅仅局限于那么几个承包商,应该通过更多更广的渠道来获得其信息,这样的话选择会更多;最后一点,当企业与供应商进行了合作之后,没有考虑到日后更长久的合作,没有与对方建立长期合作伙伴关系,这是十分重要的一点,一个企业不应该只是看到短期利益,如果想持续的发展和生存下去,长期合作的供应商必定是不可缺少的。
(二)应急物资采购管理方面
通常企业进行采购的流程包括采购管理计划、供应商的选择、订单的跟踪与矫正、采购商品的验收、采购管理绩效评价。这样的采购流程只是对于一般的采购而言的,对于不同类型的设备可能会有所不同。按照这种流程,当基层单位有物资需求时,基本上是可以满足的。但是我们不可预料的是有时候会有突发事故的发生,如果在这种情况下,按照流程一步步的向上级进行报告审批的话,就不能在第一时间对突发状况进行响应。所以,在应急物资采购管理方面,需要有更符合实际的采购管理方案。
(三)采购质量管理方面
对于采购的物资的质量管理方面是采购管理的核心,质量问题是采购中必须要严加控制的问题之一。如果质量不能保证,各项生产和建设就会受到阻碍,不能顺利进行。然而,目前国有发电企业在物资采购上,也不能完全保证其质量是没有任何问题的。所以这就要求企业要慎重选择供应商,深入调查,并加强事后考核。务必要在采购质量上达到相应的标准。
(四)网络化采购管理方面
如今已经是一个信息化的时代,新的时代对于我们提出了新的要求,利用网络进行采购的各项操作和监管是必然趋势,这种网络化的采购管理方式也会让采购的过程实施起来变得更加快捷精准。而现在在一些国有发电企业中,这种采购管理的方式还没有被推广实行,在仓库储备信息、物资采购计划、物资采购结算等环节都没有实现网络化管理,与实现现代化的电子商务网络相比,有很多需要改进的空间。
二、国有发电企业采购管理的改进措施
(一)加强供应商管理
在前面的问题中提到了一点就是供应商的问题,这个问题现在也在逐步受到企业的重视和关注。和供应商建立良好的关系当然会影响今后的生产发展,所以选择好的供应商是十分重要的一步,也是生产的基本前提,同时,在选择供应商的时候要对其内部的详细情况进行深入调查,确保最终产品的合格,其次就是要扩大供应商选择的渠道,最后选择一个好的可以建立长期合作的供应商,这对以后的采购是非常重要的。例如在一次采购预算中,有两个比较符合要求的设备供应商A和B,A设备供应商是一个新建成的具有很多不稳定性的供应商,但是其能够提供较B来说低的价格,而B设备供应商是一个建立已久、具有稳定客户链的供应商。在供应商的比选中我们应该综合考虑这两个供应商的内部详细情况以及其客户的满意度然后作出最后的选择。
(二)完善应急物资采购管理机制
在采购程序方面,一般基层都是必须一步步向上级报告审批,这种由下级向上级层层报批的方式有其相应的优势。但是与此同时这样的采购方式会消耗大量的时间,尤其是在发生突发状况时,物资就不能及时得到供应,所以我们必须要有一套完整的应急采购预案机制。这就要求国有发电企业在这方面必须制定相应的措施来完善应急物资采购管理机制,比如说对每一级的职责详细界定,在人员管理方面重新考虑。
(三)加强物资采购质量管控
物资采购的质量决定了一个企业的生死存亡。质量不过关,也就不存在后续的生产和发展。因此,各级采购部门应尽职尽责,对物资采购进行严格把关。主要是要在供应商那边做好质量把关,首先要深入供应商的生产线、车间等等内部,对其生产的过程进行一些控制和监测,其次就是对成品按照各种程序进行仔细验收,以此来加强物资采购质量管控。纵然在供应商的选择中就已经充分考虑了不同供应商的产品质量,但是在采购活动已经发生后还要对采购物资质量进行必要的、实时的监控。
(四)全面实行网络化采购管理
所谓网络化采购管理是指利用最新的网络联通技术来对采购的物品进行实时管理监控,这样的采购管理方式不仅可以大量节约管理成本,更重要的是可以方便、准确的实施管理。现在的国有发电企业应该向电子商务的采购管理方面靠拢,在仓库储备信息、物资采购计划、物资采购结算等环节全面实行网络化采购管理。只有这样国有企业的采购费用才会更低,采购管理才能更好的适应现代社会的发展。
三、结语
关键词:一汽―大众;企业采购;管理研究
中图分类号:F407 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2016)01-0014-02
对企业而言,采购环节是企业在运行管理过程当中十分重要的一个部分,而就我国目前的企业采购管理过程来说,却存在着一定的弊病与纰漏。这些弊病和纰漏在一定程度上限制了企业的发展,对企业的发展造成了不可估量的损失。同时,这些弊病和纰漏的产生,会逐渐地蚕食企业,进而令企业走向下坡路,甚至是面临倒闭。对于这种状况我国已经有相当多的学者对其进行了研究和分析,找到了其中所存在的一部分问题并进行了解决。本文在这些研究基础上,进行了进一步的探讨与论述,加入了个人的观点,并通过具体实例展开验证与阐述,以期为企业的发展打下良好的基础。
一、企业简介
一汽―大众汽车生产制造企业是我国一家实力比较强的汽车生产公司,其属于汽车生产制造企业,该公司在1991年2月6日创建,是由多家国内国外企业共同创立而成,在我国是首家根据经济规模进行创建的汽车生产企业。一汽―大众汽车生产制造有限公司近些年的生产规模也在不断扩大,拥有的生产基地由原来的一家转变为三家,员工数量也在不断增加,达到了1万人以上,已形成规模化和批量化生产模式,每年生产的汽车类产品为公司带来了巨大效益,公司的整个生产和制作工艺优良,产品的种类相当丰富,而且企业具有较强的产品研制和开发的能力;产品被销售到20多个省、直辖市、自治区,部分产品出口国外,一汽―大众汽车生产制造有限公司产品已经达到国内国际标准。因而该公司先后荣获“国家级先进企业”“国家突出贡献奖企业”等殊荣。公司秉承的宗旨是质量兴业和顾客至上,进而企业营造“忠诚、严格、不断学习”的企业导向和文化,为客户提供优质产品和服务,因此这就使得该企业在社会和行业中树立了良好的信誉。不仅如此,公司注重产品的研发,在其创业历程的二十四年里,公司先后推出了多款具有本公司特色的汽车产品,受到国内外客户的好评,也因此打下了良好的发展基础。
二、一汽―大众汽车生产制造企业采购管理过程中存在的问题
目前,随着一汽―大众汽车生产有限公司的逐渐发展,其在管理方面也进行了进一步的优化处理,其中就包括一汽大众生产制造有限公司的采购管理环节。但是,尽管在优化处理过后,该公司的采购环节得到了一定程度的进步,却依旧存在着以下几方面的问题:
(一)采购管理相关制度不明确
通过在各种网站及相关文件中研究发现,在一汽―大众汽车生产制造有限公司中,管理人员在企业的管理方面仅仅关注于汽车的生产制造,而在一定的程度上忽略了在汽车生产过程当中比较重要的采购管理环节,因此没有制定相应的采购管理改革理念,这就导致企业在采购管理制度方面缺少革新,没有得到进一步的完善。正是这种不完善的采购管理制度导致一些采购人员在采购过程当中,经常会出现这样那样的问题。例如在一汽汽车企业曾出现的采购部部长杨宏伟案件,尽管其被当地检察院带走,但是其做法为企业带来了一定的成本上的增加以及经济上的损失。甚至更有一些其他采购人员为了贪图便宜,采购一些质量稍次的材料或者是设备,进而影响了一汽―大众汽车生产制造有限公司产品的质量,为企业的良好发展埋下了隐患。
(二)采购管理体系不健全
由于我国汽车生产企业的发展历程相比较其他国家而言,时间尚短,起步较晚,这就导致在企业管理方面的理念及经验,没有国外其他汽车企业的理念及经验丰富。而对于一汽―大众汽车生产制造有限公司而言,其是由多家国内外相关汽车生产有限公司相互联合投资进行生产的,但是在企业的管理方面,却是由国人占主导,例如一汽企业采用的是国产化工作为导向的采购管理模式,但是这样的模式造成了一汽―大众汽车生产制造有限公司的采购管理系统,在一定程度上出现了缺失,这样的缺失直接导致了在企业采购的过程当中没有办法进行合理的管理与科学的监控,增加了企业对采购管理的管理难度,进而影响了企业采购的最终质量与成效。
(三)部分采购管理人员专业性有待提高
就目前来说,一汽―大众汽车生产制造有限公司的生产规模逐渐增大,人员逐渐增多,对于其人员的管理方面,一汽―大众汽车生产制造有限公司相关部门也受到了前所未有的难度与挑战。在人员的招募上,往往会存在着招募人员的现象,这就直接导致了对采购人员的招募并不合理与科学,一些专业性不强的采购管理人员,被吸纳到一汽―大众汽车生产制造有限公司的采购管理部门,甚至有一些采购管理人员其本身专业性并不达标,但却通过一定的“关系”和“手段”,也同样进入到一汽―大众生产有限公司,这样的采购管理人员,由于自身专业性的限制,导致其在采购管理过程当中无法进行更为细致的管理与监控,甚至一些管理人员在企业的采购管理过程当中会出现“吃回扣”等现象,给企业造成一定的不良影响。
三、解决一汽―大众汽车生产制造企业采购管理问题的对策
(一)健全采购管理相关制度
所谓的健全采购管理相关制度实际上指的是对现有的采购管理制度进行进一步的改革与创新,建立在实际的采购环节运行基础上,对所有的采购管理相关制度,展开进一步的验证与探讨(支撑性理论解释),并且相应地提高管理人员对于采购管理的重视;通过一汽―大众生产有限公司的企业管理人员在实际的采购管理过程当中发现的问题以及弊端,对现存的采购管理相关制度进行专题会议讨论,例如在会议上,将这些具体的问题提出来,并且对会议上的人员所提出的相关建议进行记录,会议过后对这些建议进行筛选,并加以实行;还可以建立制度监测中心,即对采购管理制度的具体执行状况进行严格的监督和管理,将制度程序进行明确,同时控制采购各个操作步骤的关键点,将采购制度明确到各个具体的岗位权限与责任上。此外,还可以建立一定的制度执行奖赏,对于制度执行能力较佳的员工给予一定的升职或者是加薪,而对于制度执行能力较差的员予以批评。进而通过上述三种方式,达到完善采购管理相关管理制度的目的(具体建议)。
(二)完善采购管理体系
上文提到,一汽―大众汽车生产制造有限公司采购管理体系不健全主要是由于我国汽车生产企业的发展历程较晚及管理理念和经验不足,所以针对于该问题所采取的具体解决办法是“学习经验,总结教训”。这里讲到“学习经验”实际上指的是,对于国外汽车生产有限公司的成功经验进行吸取,找到其在采购管理方面的成功之处,对其进行进一步的研究与分析,找到其成功的原因,并加以借鉴。而所谓的“总结教训”实际上就是对自己本企业的采购管理方面的不足及缺陷进行总结,找到存在于本公司的实际毛病并加以整改。同时,管理系统的管理理念要与国际的采购管理系统的管理理念相结合,只有这样才能够保证一汽―大众汽车生产制造有限公司的管理系统得到进一步的优化与升级。
(三)对采购管理人员进行科学审核与培训
由于采购人员专业性不强,会给一汽―大众汽车生产制造有限公司带来一定程度的隐患,甚至是巨大的经济损失。因此,在对采购人员进行审核时,需要保证审核的严格与公正,这就需要在审核的过程当中审核人员能够坚持本心,并且需要有一定的监管部门对审核部分进行严格的监控,进而保证的现象不会再发生,同时也在某些程度上对采购管理人员的专业性,进行了进一步的考核,当考核通过的采购管理人员进入到一汽―大众汽车生产制造有限公司内部的采购管理部门时,还需要对这些采购管理人员进行进一步的培训,主要是由于这些采购管理人员对于一汽―大众汽车生产制造有限公司的实际了解还不够,所以要将企业的文化内涵以及相关的规章制度进行告知,同时要将采购管理相关方面的知识对其进行灌输,进而保证采购管理人员,对于采购管理方面能够提高相应的重视,并且增强其自身对于采购管理方面的专业性,如此一来,就大大提升了采购管理的管理质量。并且,优质的采购管理能够使得人员在采购过程当中降低相应的成本,为一汽―大众汽车生产制造有限公司节约了经济上的开支。只有这样才能够保证,采购管理系统能够在采购过程当中起到一定的监管与管控作用,进而保证采购管理能够得到有效的实施。实行这样完善的采购管理系统,对于企业的发展来说,也起到了良好的促进作用,为一汽―大众汽车生产有限公司在未来的企业竞争当中增添了相当的优势。
四、结语
综上所述,随着一汽―大众汽车生产制造有限公司的发展规模的不断扩大,其管理项目的逐渐增多,在生产方面对于材料的应用和相关设备的采购也变得越来越烦琐,这就需要一个强大完整并且坚实可靠的采购管理系统对其进行支持。在进一步深入了解了一汽―大众汽车生产制造有限公司在采购管理方面的相关问题后,对这些问题进行了逐一解决。然而提供的这些解决措施,仍需要具体落实在实际的生产运行过程当中,并且对采购管理系统进行一次自上而下的全方面改革,才能实现对一汽―大众汽车企业采购管理方面的优化。随着时代的进步和科学技术的发展,我国的汽车行业也受到了一定的影响,无论是在市场经济上或者是在企业发展前景上都有着良好的动向。
参考文献:
[1] 文庭孝,王尧,刘璇.基于网络链接分析的企业网站关联图绘制实证研究――以汽车企业网站为例[J].情报科学,2013,(4):63-68.
一、认真努力学习,提高思想业务素质
我部深刻认识到搞好物资采购管理执法监察工作,能够规范物资采购程序,真正实现阳光采购,防范产生各种腐败行为,起到“保生产、保供应,降成本”的作用,提高公司生产经营效益,促进公司健康持续发展。为此,我部认真学习国家法律法规和路局的工作精神,切实提高思想业务素质,能够按照路局的工作精神和工作要求,全面做好物资采购管理执法监察工作,促进物资采购管理工作又好又快发展。
二、认真细致扎实,深入开展执法监察工作
1、制定工作计划,夯实执法监察工作基础。为搞好物资采购管理执法监察工作,我部在年初召开会议,认真总结以往执法监察工作情况,全面分析近年来在执法监察工作上出现的新情况,在此基础上,认真制定2015年物资采购管理执法监察工作计划,明确执法监察工作内容,明确执法监察工作要求,严格按照工作计划开展执法监察工作,确保取得实际成效,以促进物资采购工作健康进行。
2、认真细致扎实,全面开展执法监察工作。我部按照按照路局的工作精神和决策部署,从八个方面对物资采购管理工作进行执法监察。一物资管理制度落实方面。重点监察是否依据《于全面规范和强力推进铁路企业物资公开招标采购工作的通知》等相关文件要求,建立健全物资采购管理相关制度。二物资需求计划提报方面。重点监察物资需求计划提报是否与生产计划、财务预算相衔接,物资需求计划质量高不高。三物资信息系统应用方面。重点监察是否严格使用物资管理信息系统提报并纳入路局物资管理,是否实现权力运行制度+科技的要求。四破解物资采购难题方面。重点监察是否存在化整为零规避招标采购或变相指定供应商的现象,是否存在超越管理权限采购物资情况。五物资采购合同管理方面。重点监察有无不按规定签订合同及合同履行不规范问题。六节约成本挖潜提效方面。重点监察有无无预算或超预算额度结算问题。七安全质量责任追究方面。重点监察是否按照谁准入谁负责、谁采购谁负责、谁验收谁负责的原则,有没有对发生质量问题的单位和人员实施责任追究。八廉政风险防控落实方面。重点监察是否建立并落实物资采购非招标方式廉政风险点内控机制,是否存在违规违纪行为。
三、重视监察结果,推进物资采购管理工作健康发展
针对电力物资采购管理中存在的问题,企业需要采取有效的措施进行创新,以适应新形势下企业的发展要求。例如,企业在实施物资采购管理的时候,可以通过监督进行严格的管理作为前提条件,以采购人员对各项规章条例的严格遵守作为基础,保证采买的安全性和标准性,才能为企业获取更高的经济效益奠定良好的内部管理基础。企业实现对物资采购管理的创新,可以在管理的过程引入新的采购管理模式,应用先进的技术实施招标采购等。
1.1 引入新的采购管理模式
1.1.1传统采购管理模式的不足
电力物资采购管理的程序包括很多不同的内容,例如,采购计划的提出—采购计划的下达—询价采购—入库验收—结算等。但是,传统的电力物资采购管理模式属于人为性的随意采购,采购人员占主要的因素。例如,采购人员在实际的采购过程中,可以自己决定或者按照企业的指定选择购买产品的商家和产品的价格,具有较大的随意性。而且,大部分企业的物资采购都应用一事一议性招标。换一种说法就是,电力企业在物资采购管理中,如果需要的物资用量较大,就会临时组织招标。这种招标方式存在较大的弊端,不仅不能实现全过程的竞价采购,还不能保证采购产品的质量,会造成企业中发生腐败现象。
1.1.2 新物资采购管理模式的应用
针对上述中所指的物资采购管理模式中存在的弊端,需要企业对物资采购管理模式进行创新。例如,某企业在实施电力物资采购管理的过程中,应用了计算机系统进行管理,通过网络间的竞标,获取物资的供应权。这种管理模式具有独特的特点和作用,可在一定的程度上消除传统物资采购中出现的问题。新的物资采购管理模式主要包括物资管理、物资招标和物资供应中心。不同的中心机构发挥了不同的作用。例如,物资招标中心主要负责在计算机网络中录入电力物资采购计划,并且通过网络实现对物资采购信息的及时,统计采购物资,并且对供应商进行评价。物资的管理和供应中心主要是负责对电力物资采购计划进行审核,核对电力物资的库存,按照企业招标中心的采购结果实现对合同的签订,在电力物资入库前进行验收和结算,最后进行仓储保管和物资的发放。这种物资采购管理模式的应用不仅可以在企业的管理中建立完善的采购管理机构,还建立了科学的物资采购管理信息系统,可以实现对企业整个电力物资采购管理环节的全部覆盖,降低了企业物资采购的成本,有效的保证了采购产品的质量。
1.2 应用先进的技术实施招标
采购企业在进行电力物资采购管理的时候,应用新的物资采购管理系统,一项关键的因素是实现对电力物资采购订单的电子化处理。除此之外,企业在实施电力物资采购管理的电子化的同时,可集成财务管理系统,对企业中不同电力物资采购业务的财务情况进行全面的掌握。应用电力物资采购管理系统可以统计和对比采购过程中各种不同的采购订单、发票和结算单,发挥成本较低、选择比较多样和过程透明简短的特点,实现对电力物资采购管理的事前预测、事中控制和事后分析,为企业内部供货的准时性提供了有效的保障。库存管理是企业实施物资采购管理的一项重要组成部分,该环节的工作业务量比较大。在企业中建立信息化的物资出入库管理制度,可以对物资库存数量进行准确的掌握,及时了解电力物资的入库和出库实时动态变化,保持企业库存信息的真实性和准确性。而且,企业物资采购管理应用计算机技术进行网络招标,主要是利用虚拟世界的传输功能作为平台进行采购,通过网络实现采购人员和采购商家的交流沟通,避免了监管力度不足所产生的随性操作。整个采买过程是面向社会的,竞标的过程具有公开性和透明性特点,实现了对电力物资采购操作的规范化管理,从根本上实现了对物资采购资金的投入。
2、结语
关键词:高校;采购;规范化
建立在符合外部法律、法规和内部实际情况基础上,能够克服各个环节风险的现代化的高效管理体系,被越来越多的政府、企业、社会机构所认可。高校作为社会的重要组成部分,不能孤立在社会之外,高校采购工作同样需要规范化管理。高校所具有的特殊职能及机构特点,也决定了高校采购管理有别于其他行业,对高校采购特点的分析,查找各个环节中的管理危险点,建立完善的管理制度,借助科技手段和专业人才,将为高校采购管理的规范化创造条件。
1 高校物资采购的特点
高校采购管理具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。客观条件决定了高校的采购管理工作有别于其他行业部门,具有鲜明的行业特色,这为高校采购管理工作提出了更高的要求[1]。高校采购管理的具体特点包括以下几个方面:
(1)高校承担着教学、科研等多重任务,决定了高校的采购管理具有多面性。科研类物资专业性强,多伴有研发设计,竞争范围小,采购范围、采购数量很难形成规模,采购涉及面窄。教学类物资大部分为基础应用,对设备的可靠性、通用性要求很高,采购数量巨大,采购涉及面广。
(2)高校为非盈利部门,主要依靠政府投资、社会共建等渠道获得资金。虽然近些年政府、社会对教育、科研工作的投入不断加大,但高校所能支配的资金有限,如何充分利用有效资金,发挥其应有的作用,将是高校物资采购管理的首要任务。
(3)相对于社会企业,高校行政机构复杂,组织结构层次多,多数高校存在多个管理部门共同参与采购管理,或按照不同职能范围分别进行管理,缺少统一的协调管理部门。物资采购是具有较高技术要求的市场行为,需要具有一定专业背景的专职人员。高校采购管理部门缺乏具有专业背景的人员,而作为设备使用人员的广大教职工,更是缺少采购相关知识。
2 高校物资采购的基本流程
高校物资采购可划分为四个相互衔接、相辅相成的基本阶段。
2.1 计划制订
申请财政性资金之前,需要制订资金执行计划,具体由项目负责方根据部门科研、教学需要,制订相关申请项目执行计划。
在计划制订过程中,由于项目执行计划申报时间集中,多数高校采用先分散后集中申报的方式。项目执行计划集中汇总后,由管理部门审核,形成统一意见后,上报决策层进行最终审议。在高校项目计划制订阶段,需要经过多层审核,但最终的执行计划仍可能存在预算不合理、执行进度不明确等情况。
2.2 资金分配
高校财政性资金有统一的分配规划,一般由统一的部门进行管理,总体负责学校资金分配。具体项目由各院系按照本部门的实际需求进行申报,申请资金支持,经过管理部门申报立项后,确定资金来源及分配比例。
近几年,高校可支配资金迅速增加,相关的机构和机制却没有健全,出现了行政机构复杂,组织结构层次多的问题,多数高校存在多个管理部门共同负责项目的审批立项,缺少统一的协调管理部门,有限的资金不能发挥关键作用。同时,高校对资金使用情况没有相应的跟踪和评价机制,重投入轻使用。多部门管理和申报容易产生管理间隙,影响项目的实施效果。
2.3 采购执行
物资采购阶段为高校采购管理中的重要一环。高校相应采购管理部门根据不同的采购规模,采用不同的采购模式。
目前,大多数高校采用多样的采购方式,具体包括项目执行方自购、项目执行定向采购、管理部门组织校内招标采购、管理部门联合上级管理部门进行校外招标采购。不同的采购方式,需要办理不同的流程,学校的介入方式也不同。采购流程不规范、个别采购项目学校介入不够、采购伴有随意性、不能按照相关规定履行程序等现象普遍存在,可能造成项目执行不受学校控制[2,3]。
2.4 验收建档
物资采购完成后,将涉及物资的验收、建档、保管等一系列后续工作。这个阶段是在按需采购的同时,保证采购的物资得到妥善管理并能发挥其应有的作用的重要环节。
但由于高校采购途径、签订的合同条款不同,设备验收形式、验收办法不同,该阶段的管理方式不尽相同,但都可能存在对验收建档等工作重视不够的问题,使得验收过程流于形式,不能真正发挥该阶段的监督作用。
3 采购管理的风险节点
高校物资采购管理体系中心,可划分为三个不同部分:项目执行方、采购管理方、校级决策层。三方相互依托、有机结合,共同完成高校的采购管理工作。物资采购管理体系中心在具体工作环节中,都可能出现问题。
3.1 执行方职责范围内的风险节点
执行方作为采购项目的具体操作者,需要全程参与整个采购项目执行过程,出现问题的几率最高。应有相应的配套管理措施,采购管理工作的执行,不能仅靠执行方的道德和自律维系。
(1)计划制订阶段。由于高校采购设备的专业性、特殊性,决定了执行方的计划制订方案具有一定的权威性,在后续的审核及批复阶段通过的概率比较大。在采购管理方、决策层没有充分介入的前提下,在计划制订过程中,可能存在计划不合理、计划与需要不符等情况,不能满足实际需要。与此同时,受现行政策规定限制,项目采购计划不能实时变更,这将在项目后续执行过程中产生不良影响,造成国有资产的浪费。
(2)资金申请阶段。各执行方在没有统筹规划的背景下,容易导致资金划分不清,形成多个利益小团体。如果执行方根据小团体利益,盲目追求小而全的物资配置,不从实际出发,最大限度地申请经费,很可能出现物资大量闲置的问题,造成在学校范围内的资金重复投入或浪费。
(3)采购执行阶段。如果缺乏严格的制度约束,执行方的权限将被无限放大,出现多种问题。若执行方采购流程不规范,有意无意使采购项目规避学校的监控,仅仅以完成采购项目为目标,将造成严重的国有资产流失。执行方本身对采购工作不够重视或者缺少必要的专业知识,在采购项目执行过程中容易受限于供应商,不能掌握主动权;如果执行方不能很好地权衡性价比,将造成资金的浪费;不良社会环境对执行方也会造成影响,容易在采购过程中出现不正当行为,使高校利益受损。
(4)采购项目后期的协议签订、验收、建档等工作是重要的延续,许多工作需要依靠项目执行方开展。采购目的和要求都是通过协议来实现,执行方缺少必要的商务知识和重视程度,都可能造成不利于高校的条款出现,高校的基本利益很难得到保证;按照已签订的协议,购置的物资到校后需要验收,执行方需要保证供应方按照技术要求交付货物的同时,提供物资能够发挥其作用的必要条件。执行方重视不够或不掌握产品的基本参数及性能,将造成验收流于形式,不能及时发现其存在的问题。
3.2 管理方职责范围内的风险节点
管理方作为高校采购工作的管理和间接参与者,需要在全校范围内对采购工作进行管理和规范,具体包括相关管理办法的制度、各种操作流程的规范、协助和服务执行方完成采购项目。管理方将是风险防控工作的基础,出现问题的波及面将是最大的。
(1)采购管理制度及操作流程规范是管理方的首要任务,不全面的采购管理制度和不合理的操作流程,容易产生管理间隙,严重影响高校采购工作的顺利开展,甚至产生阻碍作用。没有完善的管理制度和操作流程,高校采购管理无从谈起。
(2)管理方必须面对的问题,是采购项目管理程度和介入方式,由于高校的采购管理具有多面性,科研类物资专业性强,多伴有研发设计,需要一定的专业背景,这造成管理方在采购项目计划的制订、资金分配等阶段的参与问题,过多干涉项目计划的制订,或对项目不能提出可行性建议,都会造成项目计划不合理或执行难度高。同时在资金分配等涉及项目执行方利益的阶段,如果管理方不能从高校利益出发,在全校范围进行统筹规划,合理分配资金,也会间接造成大量资金的浪费。在采购过程中,管理方为执行方提供方便的同时,不能坚守原则,将会放任各种问题的出现。在采购后续工作中,管理方如果不能发挥审核作用,为执行方提供必要的商务支持,高校的基本利益将很难得到保证。
(3)管理方是高校物资采购的组织者,当采购项目执行过程中出现违规操作甚至违法行为时,需要管理方具有一定的处理能力和秉公办事的决心,这是维护学校利益的最后屏障。
3.3 决策层职责范围内的风险节点
作为高校采购管理的决策层,是整个管理体系和管理思路的缔造者,出现问题将是危害性最大的。决策层的管理思路与本校实际情况和相关法律法规匹配度,将是各项工作开展的基础,直接影响高校采购管理工作。在具体项目执行过程中,对于执行方和管理方的组织和协调也是决策层的重要任务,高校采购管理工作需要校级决策层具有一定的领导智慧。
4 能够采取的具体措施
加强高校采购规范化管理可以从制度建设、科技手段、人才培养等方面着手[4,5]。
4.1 制度建设
完善的管理制度和规范的操作流程是高校采购管理的基础,是采购管理工作的根本。具体措施包括:审批和复议机制、配合和制约机制、绩效和评价机制。
(1)根据学校实际情况,建立项目计划两级审批和复议制度,由执行方利用自身技术背景并结合实际需求,提出采购项目计划,由学校管理方审核,对于大型、重点项目需要相关领域专家论证后,由校级决策层审核。在项目执行过程中,结合实际情况对项目计划进行评估,根据执行方的反馈意见,通过管理方对计划进行适当调整,保证设备采购计划的合理性、有效性。
(2)针对采购项目执行中出现的各类问题,建立执行方和管理方之间相互协作、制约的监督机制,能够有效避免采购问题的出现。加强项目执行方与管理方的协作关系,建立平等协作、相互监督的工作关系,有利于采购工作的顺利开展。简化操作流程,为项目执行提供方便的同时,能够有效消除管理方和执行方之间的隔阂。根据实际情况,推动项目信息公开,打破执行方的封闭式采购环境,由管理方引导执行方进行公开采购,保证学校在采购过程中的优势地位。在采购后期延续工作中,由执行方、管理方、供应方三方共同参与,由管理方为执行方提供必要的商务支持,方便采购协议的签订,维护学校的合法权益,实现三方的相互监督和制约。
(3)建立绩效和评价机制,对项目的计划制定、购置操作、验收维护等进行综合评价,并列入后续项目立项依据,打破以往项目被动执行的状况。建立一套完整的评价指标体系,由项目执行方、管理方和决策层共同组织绩效评价,对项目的各项投入产出进行衡量,测算各项目的投入产出比,对于执行顺利的项目给予奖励,提高执行方和管理方的积极性的同时,引入忧患意识,增加违规操作成本。
4.2 科技手段
利用科技手段,可以将采购项目的执行流程化和制度化,方便采购管理减低内耗成本。现在成型的科技管理手段包括:项目的申报和审批系统、采购的管理系统、物资资产管理系统等。项目执行方和管理方都能从烦琐的操作中解脱出来,提高采购管理效率。还可以利用数据收集和分析手段,建立供方数据库、
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专家数据库、项目执行数据库等基础数据库,对项目执行情况、专家的技术背景、供方的信用记录等信息进行统计,为后续的采购管理工作提供重要依据。
4.3 人才培养
完善的制度、先进的管理手段都离不开人的执行,加强人员队伍建设,提高项目执行方及管理方的人员素质,培养具有专业背景同时熟悉商务知识的复合型管理人才,才是提高高校采购管理的关键所在。结合学校实际情况,对管理方进行改革,建立新型的管理模式,通过管理方帮助执行方对现有管理人员进行培训,使其成长为熟悉相关法律法规并具有一定的商务知识的管理人才,是高校培养高级采购管理人员的有效途径。利用这些兼职执行方管理人员和管理方全职人员,组建成全校范围的采购管理团队,将多方管理力量整合起来,可有效发挥制度和科技辅助手段的作用,保证高校采购管理工作有序、高效开展。
5 结束语
高校物资采购管理工作具有较强的行业特点,但高校采购工作也应得到重视,并不能只靠管理者的道德和自律来维系。要通过管理制度的完善、科技手段的配合、复合型人才的培养,构建完整的高校采购管理工作监管体系,将规范、高效有机结合,为高校的教学、科研工作顺利开展创造条件。
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摘 要 物资采购管理是企业管理的一个重要组成部分,一个资源密集型企业,对物资采购涉及的面就更为广泛,由此,物资采购管理对煤矿企业的管理显得尤为重要。本文根据现行煤矿企业在物资采购管理方面普遍存在的现状及问题进行了分析,并根据这些问题、现状提出了一些相应的改进措施。
关键词 物资采购管理 煤矿企业 现状及问题 改进措施
煤炭是我国的能源支柱,在国民经济中有着其独特的作用。随着煤炭企业的快速发展,各煤矿企业的生产规模越来越大,企业间的竞争也日趋激烈,降低产煤的生产成本、提高煤炭产品的价格成为各煤矿企业所追求的目标。而煤炭企业的物资采购管理将直接影响、制约着煤炭企业的安全和正常生产,也将影响到企业的生产成本。如今越来越多的煤矿企业将物资采购管理提到了很重要的管理位置,努力顺应市场发展的潮流,跟上企业改革发展的步伐,从而确保煤矿生产建设的正常物资供应需求。
煤矿企业采购的物资并不直接生产产品,而是作为煤炭产品生产过程的生产工具、运输工具等,贯穿了整个煤矿企业管理的系统。因此,随着经济的发展、社会的发展,越来越多的煤矿企业开始对物资采购管理进行研究、分析,以便于使得煤矿企业能够更好的发展,降低成本、提升利润。
一、目前煤矿企业物资采购管理的现状及存在的主要问题
1.物资采购管理的体制不够完善
由于煤矿企业的特点是生产周期长、生产地点的分散及转移等特征,导致很多煤矿企业并没有建立一个完善的、系统的物资采购管理体制,而是采用多头领导、分级管理的体制。这就使得各煤矿企业各自为政,信息不能共享,管理粗放,在物资采购环节随意性比较大,于是便出现了过度采购、重复采购、越权采购,性价比差的采购结果,这都严重影响了采购的效率和有效性。
2.物资采购管理人员配置不合理
由于长期对物资采购管理的不重视,在大多数煤矿企业未针对物资采购这一部门设置专业的管理人员,使得物资采购管理人员的素质参差不齐,在物资采购管理上显现的就是不系统、不专业、不科学、不省钱、不到位,对整个煤矿企业的经济效益就会出现不利影响。
3.物资采购管理的重要地位未被明确
长期以来很多煤矿企业中不同程度的存在着一些对物资采购管理理念的偏差,以及认识上的误区,认为物资采购就是简单的持币购买,谁都能买,一定程度上影响着物资采购的管理。由于长期的对物资管理不重视,导致了不系统的采购管理体制的形成,当今许多煤炭企业都在追求产量的最大化,因而在采购管理上体现出的重要性也就相对的不明显。
而如今是一个经济社会,煤矿企业间的竞争越来越激烈,在物资管理上体现出的影响性越来越显著,很多煤矿企业也逐渐明确了物资管理的重要地位,也开始了对物资采购管理的控制与利用。采购物资的质量、价格、售后服务的优劣,都将直接影响煤矿企业的采购成本,也将直接影响企业的经济效益。
4.未建立资源信息网络共享系统
如今的社会是信息社会,信息的有效传递能直接影响企业经营的经济效益。煤矿企业是一个特殊的行业,在生产过程中所需的各种物资资源种类繁多,涉及的面也很广,长期以来,一直都存在着物资重复采购、过量采购、价格不一致等诸多问题,这些问题大多数都是因为各个部门、各生产单位之间没有进行有效的信息共享,导致了信息不能及时传递,这样对物资采购的同步进行、同价采购、低价采购无法实现。
5.物资采购计划制定的不合理、不及时
很多的煤矿企业受以往旧的的不完善的体制的影响,在物资采购的计划方面显得比较松散,不严肃、不具体、不准确,制定的采购计划大多数都是浮于表面,没有专职的人员对现场生产实际的需求进行调查、评估、预估,导致了很多物资资源的浪费,甚至有时会出现生产现场并不急需的物资堆积如山,而紧缺的物资却迟迟不到,堆积的物资阻碍了资金的正常流动,而紧缺物资未能在使用前到货,又影响了生产正常的有序进行,这对整个煤矿企业的经营都有着看似不重却有着深远的影响。
6.缺乏对供应商的评价及管理
在市场经济条件下,出现了很多经营资质不是很好的企业,为了寻求短期的合作带来的经济效益,和采购人员打交道时心怀不轨,采用欺骗、蒙骗的方式,来换取合作的机会,而实际上这些企业的资质、实力、设备等并不符合采购物资的要求,就通过以次充好,质劣价高,“短斤少两”等方式来进行合作,这样就会使得企业蒙受巨大的损失。如果煤矿企业能够对合作企业进行资质考察、对供应商的以往交易记录进行调查、对当时市场价格进行评估,那么就会为企业减少不小的无谓损失。
7.缺乏对采购人员采购行为的监督与考核
尽管物资的价格是一项受多种因素的影响和制约,但由于有些煤矿企业的物资采购价格不透明,采购人员的个人素质、专业素养的不同,导致了很多煤矿企业的物资采购人员不是本着为企业的利益为考量,不从为企业节省采购资金的角度出发,经常出现“人情货”,价高质劣,甚至有的数量也不够,交货期没有限制等。这些都给企业带来方方面面的影响与损失。而这些问题却没有完善的考核和监督机制来制约,导致了明明知道问题存在,却没有任何作为。长期以来对物资采购这一重要的部门监管力度不够,也为企业浪费了不少的资金。
二、物资采购管理的改进措施
1.明确物资采购管理在整个企业管理体系中的重要地位
[关键词]国有企业;采购管理;岗位轮换制;认证制度;文化建设
[中图分类号]F251[文献标识码]A[文章编号]1005-6432(2014)18-0098-02
1加强国有企业采购管理的重要性
随着市场经济改革的不断深入,我国逐步放宽了物资价格的控制,从而使物资供求关系发生了前所未有的变化。例如,买卖市场逐渐倾向于向买方市场方向发展,为买方对比物资的价格、质量等提供了便利。不过该市场中存在的恶性竞争往往给国有企业的物资采购带来不利影响,大大增加国有企业采购时问题出现概率,因此为避免采购问题给国有财产造成损失,国家相关部门应重视国有企业采购管理,并将其当做工作的重要内容加以落实。
国家相关部门切实做好国有企业采购管理应熟悉物资采购各个环节,进而分析不同采购环节可能存在的问题,通过制定针对性措施加以约束和控制,为国有企业物资采购的正常进行奠定坚实的基础。国有企业物资采购包括物资采购计划的制订、寻找贸易合作伙伴、价格协商、签订采购合同、物资验收等环节。其中制订物资采购计划时应立足企业物资需求具体情况,在认真审查现有物资储备量的基础上,明确物资采购种类、数量等。在该环节中尤其应保证库存物资平衡;寻找采购合作伙伴时应考虑对比不同供货商物资价格,明确物资性能指标等问题。合作伙伴确定后需和供货商共同协商物资价格,最终确定双方均能接受的价格。当采购物资价格达成一致后和供货商签订物资采购合同。物资验收是整个采购工作极其重要的内容,因此要求国有企业组织专业人员对物资的各项性能指标进行检查,无误后才能确认收货;收货后接下来应重点考虑货款的支付,在该环节中尤其应明确支付方式,支付数目等。考虑货款的支付受企业经营状况、市场行情、采购合同等诸多因素的影响极易出现问题,因此在该过程中加强管理具有重要的现实意义。
2国有企业采购管理现状
2.1采购管理统一性差
国有企业虽制定了较多采购管理制度,但将重点放在了具体操作上,导致整体上采购管理体系的缺失。例如采购管理仅注重分公司、子公司与集团内部工作的协调上,而忽略了分公司、子公司间的协调。生产部对市场行情、采购环节了解不够充分,但是对采购部门的态度比较强硬。同时采购部缺乏合作热情,导致其与其他部门间的关系紧张等。
2.2采购管理规范性差
当前用于规范国有企业采购行为的制度不够完善,尤其针对制度和采购流程制定的专门管理办法更为缺少,导致采购管理的规范性差。同时制定的制度内容比较泛泛,不够量化和细化给一些采购行为的评定带来较大难度。另外,目前国有企业的采购多借助信息手段,但是真正实施采购时未对相关信息进行详细认真的分析,进而给采购管理制度的信息化带来阻碍。
2.3缺乏采购考核办法
国有企业虽通过相关制度对采购活动进行限定,但是有关采购人员的考核标准缺乏,导致采购活动很大程度上依赖领导的决定。同时缺乏对领导决策行为的监督,导致领导决策的盲目性和随意性较大。有时进行的集中招标采购制度,只是走走过场,限制了招标采购制度作用的发挥。
3加强国有企业采购管理对策
针对当前国有企业采购管理存在的问题,国家相关部门应认真分析问题出现的原因,进而采取针对性策略加以控制,以有效避免国有资产的流失。具体可参考采取以下措施。
3.1加强采购计划的监督
监督采购计划属于事先监督,即国有企业在认真分析内部基建和生产需要的基础上,制订详细的采购计划。采购计划制订后提交综合计划部门申报。此时作为综合计划部门在遵守国有企业总体发展原则上,严格审查采购计划各项内容,一旦发现问题禁止批复。如未发现问题则进行汇总平衡,将采购计划下发给采购部门。采购部门接到采购计划后相关领导应准确把握采购物资日期、种类、数量等,同时分析采购过程中可能存在的风险,并对相关内容进行二次确认。准确无误后交付采购业务员按照采购计划执行采购操作。
3.2注重申报价格的审查
当前市场在国家宏观调控、供需关系影响下瞬息万变,因此企业物资计划确定之前,采购部门应认真调查市场物资情况,明确物资市场价格并建立专门的数据库。而后根据调查结果制作成“采购物资审价表”,并将其提交给采购监督审计部门。此时采购监督审计部门应依据市场物资价格实际情况,逐一审核采购物资审价表的相关条目,并对其进行客观、公正的评价,提出相关修改建议。
3.3加强采购合同的审查
审查采购合同是国有企业采购管理的重要内容之一,为此国有企业应结合企业发展实际情况建设完善的采购合同控制机制,即通过采购监督审计部门严格审核后,采购部门进行采购行为时必须签订采购合同。如出现未签订采购合同的现象,财务部门应严格把关,禁止采购款项的拨付。通过审查采购合同能有效控制某些不法行为的发生,规范国有企业采购行为,为此国家相关部门应引起足够的重视,保证该项工作的切实落实。
3.4注重采购物资质量检查
检查采购物资质量指对国有企业采购来的物资进行性能的检测,以验证其是否符合采购计划要求。通过采购物资质量检查,一方面能及时发现物资问题,为国有企业基建建设的顺利进行做好铺垫,另一方面对出现问题的物资可进行退货、换货处理,避免了采购资金的浪费。为此,质检部门应充分发挥相关职能,及时并严格按照国家制定的国有企业物资采购规范标准对国有企业采购的物资进行检验,并以“检验报告单”的形式出具物资性能检验结果,及时地传达给采购部门和物资供应商。另外,对采购物资质量进行检查,还能防止因低价采购无法保证物资质量的情况发生,切实地维护国有企业利益。
3.5注重采购票据的审查
国有企业采购行为发生后会产生一些票据,这些票据是物资采购活动的有效凭证,为此国家相关部门不能忽略采购票据的审查。一般采购票据包括入库单、运费单据、检验报告单以及购货发票等,审查时应重点把握以下内容:采购物资价格是否在企业规定的价格范围内,采购数量、金额等是否有出错现象等。通过票据审查能及时发现采购过程中出现的不良问题,进而对整个采购行为进行综合的评估,以评价采购行为的合理与否,为后期的物资采购提供有效的数据参考。
3.6认真审计会计信息
会计信息是国有企业物资采购在资金上的反映,因此加强会计信息审计也是国有企业采购管理的重要一环。一般通过复式计账或会计凭证的方式对会计信息进行控制。国有企业会计信息审计具有重要意义,首先,通过对会计信息的内容分析检查能够总结采购的经验教训,从而为领导作出正确的决策提供依据;其次,通过对会计信息的审计能及时发现会计信息存在的问题,并进行及时更正有助于国有企业的长远发展。
3.7建立采购人员岗位轮换制
国有企业通过制定采购人员岗位轮换制,即针对不同的项目派遣不同的人员进行物资采购,能有效防止供应商行贿采购人员情况的发生概率,从而实现供应商和国有企业之间的合作。这样一来为保持长期的供需关系,供货商会通过降低价格、提高售后服务水平、提高产品质量等手段赢得国有企业的信任。事实证明,采用采购人员岗位轮换制能有效防止腐败的发生,进而有助于营造良好的市场环境。
3.8建立供应商认证制度
国有企业采购部门应加强与监督审计部门的合作,积极建立供应商认证制度,从而使采购部门准确掌握不同供应商的市场信誉、管理水平以及生产能力等。国有企业采购部门采购物资时可选择优秀的供应商,以有效防止供货过程中不良问题的发生。另外,供应商通过认证后其美誉度大大提高。这对供应商的长远发展具有价值进而会更加珍惜。因此,实行供应商认证制度能很好地控制物资采购腐败现象的发生。
3.9加强国有企业廉洁文化建设
为有效防止国有企业采购过程中腐败现象出现应加强廉洁文化建设,首先,加强物资采购部门人员的思想道德教育,大力倡导廉洁从业的思想观念,使采购部门员工逐步树立廉洁的价值观,从而在采购活动中自觉规范自身行为,在国有企业中营造廉洁的工作氛围;其次,国有企业物资采购人员应树立正确的荣辱观,即“以贪为耻,以廉为荣”,在工作中尽职尽责,严格按照国有企业内部制度和国家法律规定做好本职工作;最后,国有企业的相关领导应以身作则,树立良好的榜样,肩负起物资采购的责任,并通过自我教育自觉抵制贪污乱纪行为。
4结论
当前国有企业采购过程中因利益的影响仍存在舍好求次、舍贱求贵的不良现象,给国有资产造成较大损失。因此,国家相关部门应在准确把握国有企业物资采购环节的基础上,从市场和国有企业自身出发寻找物资采购过程中存在的不良问题,进而采取有效策略加以应对,逐步提高国有企业采购管理水平,为物资采购工作的正常开展创造良好的环境。
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关键词:高校;物资采购;管理;问题
近年随着教育大范围的普及,各大高校都相继展开了扩招工作,学生人数急剧增加,据相关统计到2014年,在校学生人数为2468.1万,进一步给高校物资采购管理工作带来巨大压力。高校物资采购工作主要是为教学科研等提供物资设备保障,是学校学科建设必不可少的重要部分。
一、高校物资采购管理特点
首先,高校物资采购的规模扩大。近年来,在教育普及程度加大的情况下,使得我国高等教育进入了快速发展期[1]。许多高校开始进行改建、扩招等工作,尤其是学生人数大幅提高后,高校物资采购数量也在不断增加,资金投入多在几百万到上亿间,可见高校物资采购规模较大,是极具潜力的大的消费市场。其次,高校物资采购资金来源广。一般来说,高校的资金多来自政府拨款以及事业性收费,在十二五规划中,提出教育经费应占GDP的4%的目标,可见,政府加大了对高校资金的投入。然而从高校实际的消费可以发现,政府拨款远远不能满足高校各方面的发展需求,因此各大高校都通过多渠道方式筹措资金,包括学费、科研经费、重点实验室和学科建立的专项经费、捐赠、贷款等,其中学费是学校资金的重要来源之一,如:按照每人每年6000元学费,每年1500万人来计算,学校每年收取的学费在900亿元左右[2]。最后,高校物资采购的品种繁多,且具备一定的专业性。由于高校教育科研逐渐呈现出多样化,新增了许多的学科门类,因此所需的物资也就更加多样,为了确保学校教育科研顺利进行,高校物资采购的品种就较为繁多。同时,许多设备物资的更新换代较快,为了延长设备的使用寿命,在采购物资时就要注意选择专业性加强,技术含量更高的产品。
二、物资采购管理存在的问题及解决途径
1.问题
(1)缺乏完善的采购管理制度为了对高校物资采购管理起到一定的约束作用,都会制定一系列相关的规章制度,然而在近几年的实际操作过程中,发现一些规章制度较落后,甚至是10年以前制定的,完全无法与当前市场经济相适应[3]。没有完善的高校物资采购制度,就会出现许多的漏洞,如:扩大了学校采购部门的权利,没有一定的约束性,出现采购部门自主决定给谁买,呈现强烈的个人权利色彩。而这样的后果,往往会出现某些教学科研设备过剩或是不足的情况,严重影响了科研的正常进度,甚至还会对科研经费造成巨大浪费。同时,高校采购部门的人员在采购物资设备时,多各自为阵分散采购,造成了资源浪费,很难从整体上提高采购规模效益,忽视了采购管理工作的监督与规范。(2)采购腐败违规现象严重目前,各高校在物资采购过程中常使用的方式包括:公开招标、单一采购、邀请招标与竞争性谈判等。为了集中大规模的采购所需物资,高校更多使用邀请招标的形式来采购,然而却没有建立与之相适应的信息披露渠道。随着社会主义市场经济的逐步完善,高校采购规模的扩大,使得高校成为各大厂家争相抢夺的合作对象,为了取得成功,某些商家会使用一些不正当的手段。而学校也会因为宣传力度小,物资供应商达不到法定要求而担心,双方一拍即合很容易出现学校领导与相关采购人员中饱私囊的现象,让学校资金没法真正的投入教育科研的物资支持上。当然这也从侧面反映出,高校物资采购运作的不规范与信息透明度较低的问题。(3)采购人员专业化水平较低高校采购工作本身具有多样化、复杂、全面、知识性强等特点,因此对采购人员的专业化要求较高,需掌握相关的财经、市场、设备专业知识、技能操作等,才能真正的履行好采购职能,提高采购效率以及资金的合理使用率[4]。而在实际的高校物资采购中,对采购人员的专业化水平考虑较少,许多采购人员多是来自后勤或其他岗位的工作人员,甚至还有一些是学校领导的亲戚朋友等。他们往往没有经过专业、系统的采购岗位技能培训,普遍业务素质偏低,难以高效的完成学校的物资采购要求。
2.途径
首先,各大高校应该根据自身物资采购的特点,结合现代管理方法,制定出科学合理、操作性强的物资采购规章制度。例如:浙江某一大学,为了规范学校物资采购以及资金使用等制定了《物资采购审批制度》、《物资采购制度》、《购物付款制度》等相关制度。当然,为了将采购部门人员工作落到实处,还制定了《采购人员工作职责》等相关规章制度,使得学校的物资采购管理工作更加规范。其次,要积极探讨多样化的采购方式,如:分散采购、集中采购、政府采购等,并灵活应用不同的采购方式,以提高物资采购效率[5]。当然,在进行物资采购时,也要进一步依照相关规章制度,提高采购信息的透明度,并严格监督物资采购的全过程,避免出现腐败、中饱私囊等现象。最后,要定期开展高校物资采购人员的专业化培训,同时要努力提高采购人员的整体素养,严格按照法律规定和采购制度要求进行学校物资采购管理工作,也可以适时的进行采购人员业务考核,对违规、渎职的人员进行严肃处理,以进一步规范监督高校物资采购管理工作。
三、结语
综上所述,高校物资采购管理工作仍然存在许多的问题,都大大的影响了高校物资采购的效率,以及资金的使用率等。为了进一步规范高校物资采购管理工作,可以从规章制度制定、提高信息透明度、提高采购人员专业水平等方面着手解决,利于推动高校物资采购管理工作的长远发展。
参考文献:
[1]王华伟,冯文全,穆福山.浅谈高校物资采购工作[J].中国电力教育,2007(,11):152-153.
[2]陈勇.浅谈高校物资采购与管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2012,(9):78.
[3]刘静.新形式下高校物资采购管理中存在的问题与对策[J].重庆工学院学报,2007,21(1):74-76.
[4]袁雄,欧阳中万.高校物资采购的质量控制对策研究[J].实验技术与管理,2014,31(2):126-128.