档案管理认知范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理认知文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：电子文件；定义；特点；管理

1 电子文件定义

在《电子文件归档与管理规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，具有文件的各种属性，特别是具备特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

2 电子文件特点

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下几个特点：

2.1 电子文件与传统的纸质文件不同，它必须借助现代办公设备才能阅读利用。

2.2 电子文件还可以通过手机、计算机、存储卡、网络等硬件、软件迅速地处理和传递。

2.3 电子文件可由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，不受时间和距离的影响。

2.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

3 如何做好电子文件档案管理工作

3.1 首先解决电子文件的分类问题

电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。我们可以按照不同公司、部门或时间先后顺序对电子文件分类。比如：上下级公司、各自部门、文件录入者的姓名、以及发文年月日等等加以区别，给予每个文件的制发单位一个独立的数码。可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等。

3.2 确保档案部门所保管电子文件的原始记录性

原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等。

可自动化办公的电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，常常被修改、复制，这就要求档案部门通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构；档案部门也将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。

3.3 解决好电子文件的保管储藏问题

随着信息的网络化日渐成熟，大量的电子文件应运而生。如何确保电子文件的存储安全？需要做好以下三项工作。

3.3.1 传统的电子文件存储介质有磁带、软磁盘、光盘和硬磁盘等，所以电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，充分考虑环境、误操作等对电子档案的伤害，以保证磁盘、光盘的稳定性，确保电子档案的安全可靠。

3.3.2 必须每年一次对电子档案进行定期检测，包括：确认载体表面是否有损坏或变形以及载体上的信息进行读写校验，电子档案的拷贝（并将原件与拷贝件同时保存一段时间）。以确保电子档案信息的可靠性、安全性。

3.3.3 计算机技术新技术层出不穷，如果检索、传输或编辑电子文件的软件中任何一项技术过时，都会影响她的读取。在电子文件的保存管理工作中，必须采取有效的技术策略：技术保存、仿真、迁移与标准化，保障电子文件能够随时及永久地处于可准确提供利用的状态。

3.4 档案管理人员要有较高的业务知识和政治素质

现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辩别水平和处理能力，适应信息技术和档案事业的发展需要。尤其是做好以下三个方面：

3.4.1 业务素质。档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时展的复合型人才。

3.4.2 政治素质。档案人员要做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》及相关法规，严守党和国家、公司的机密，正确处理大局利益和自身利益的关系！

第2篇

设备的综合管理理论要求对设备的一生即设计、制造、购置、安装、使用、维修、改造直至报废进行系统管理，以求得经济的设备寿命周期费用，并达到提高设备综合效率的目的。搞好设备的综合管理就必须将足够的、有效的、高质量的各种设备管理信息，提供给企业领导、技术、计划和维修人员使用。这些信息的来源是靠企业的管理人员从各种渠道以各种方式收集，整理存放起来就成了设备档案。设备档案工作对企业的生产发展起到了不可低估的作用。

设备档案主要包括:市场调查资料、购置设备的技术经济可行性分析文件、设备的购置合同、设备的验收及安装调试记录、设备的功能和工艺性能资料、设备的维修记录、设备的故障记录、备件状况记录、状况记录、设备运转的动态技术指标等等。但在实际操作中我们往往容易忽略其中的一些问题。

在本次改扩建工程中，我们严格按照设备综合管理及工程竣工验收文件的具体要求，从一开始就建立了设备购置档案，把市场调查资料、购置设备的技术经济分析文件(如询价书等)、设备的购里合同等均存入档案，为以后的工作提供可借鉴的经验和教训，为设备购置决策提供有用的信息服务。以前我们忽略了这方面的资料归档，给工程技术人员及采购人员以及领导查看造成了不便，而从企业的实际和长远发展来看，保存这部分档案资料不仅必要而且非常重要。

设备的开箱验收是设备前期管理中非常重要的一个环节。主机及附件的到货情况、说明书与技术资料是否齐全、装箱单是否相符等情况都是在开箱验收中才能得到的资料。这些资料是设备档案中必不可少的一部分，对于进口设备来说更为重要，这是向外商提出因质量问题索赔的依据。我厂改扩建工程合成氨装置中的二段转化炉即为引进国外的技术，使用不到二年炉壁烧塌，由于设备没达到使用说明书中规定的性能要求，提出向外商索赔100万元，使二段炉在短时间内恢复生产，减少了停产损失，即为实例。

设备的安装调试是评价设备是否达到设计要求的重要工作，实际上也是对生产厂家产品质量的一个考核。安装的基础资料、安装记录、试车记录等等资料可为生产厂家提供质量信息反馈，在提高设备生产质金方面起到重要作用。这是设备一生综合管理的重要环节，以往我厂对这部分资料整理的不齐全。

安装精度复验、试车情况记录、也是设备档案中的重要资料。

设备安装后的工作精度应与设备设计的工作精度相符，不符时应该分清是属于设备质量问题还是安装质食问题，并及时给予处理。我们在改扩建工程中对大型压缩机的安装就十分重视此问题，这些资料更是设备档案中的重要内容。

第3篇

【关键词】社会转型时期；人事档案管理；制度改革与创新

我国现有的人事档案管理制度是以政治身份登记、城乡户籍以及土地所有制等为代表的社会身份登记制度。然而在当前社会转型关键时期，一方面，传统的人事档案管理工作对于个人的信息获取还做不到“快、精、准”。另一方面，人才流动的频率越来越频繁，事业机关单位引进企业人才致使企业人才流向事业机关单位的现象越来越多，而现有的人事档案管理制度限制了人才流动，并出现了擅自建档、弃档、扣档、伪造档案以及内容陈旧单一等现象，不仅影响其作用的发挥，还影响了人事档案管理的真实性和权威性，降低了人事档案的可信度，不利于我国人力资源管理工作的正常有序进行。因此人事档案管理制度改革势在必行。

一、当前人事档案管理制度存在的问题

（一）对人事档案管理的不重视。

人事档案管理工作反映了一个人的学习经历、工作经历以及社会活动等各项内容的信息材料，均是以个人为单位保存下来的文字、表格以及证件等其他形式的原始资料，它是国家机构、社会组织以及企事业等机构考核人才的重要材料之一。人事档案管理则是按照国家规定对人事档案进行收集、整理、归档以及管理利用的过程。当前很多人对于人事档案管理的认识出现了一些认知方面的偏差，从而出现了擅自建档、弃档、伪造档案等现象。另外，随着我国市场经济的不断发展人口流动的次数越来越频繁，这给人事档案管理工作带来了很大的难度。

（二）人事档案的信息化水平低。

在当今信息化时代，信息技术已经逐渐渗透到我们生活的各个领域。但是人事档案信息化建设的速度非常慢，很多人事档案依然还是采用过去的纸质档案记录，只对部分人事档案实现了电子化管理，对于很多人事档案的资料检索、调阅档案以及档案记录等仍是手工操作，还没有建立起现代化的人事档案管理信息资源库，这在很大程度上导致人事档案信息的利用率低，没有发挥出人事档案管理应有的作用。

二、社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新

（一）创新人事档案管理制度。

人事档案管理工作是对一个人的社会活动进行真实的记录，加强人事档案管理工作是为了更好地维护事业单位人才的合法权益。针对当前人们对人事档案管理工作方面存在的认识偏差，人事档案管理部门必须要加强对人事档案管理工作的宣传，提高人们对人事档案管理的正确认识，从而促进人事档案管理资源的收集、保管、开发以及利用，不断提高人事档案管理工作效率以及工作质量。其次就是作为人事档案管理的工作人员，必须要不断学习新知识和新技能，掌握现代化的信息处理手段，为人事档案管理工作打下良好的基础。

（二）加快人事档案数字化建设。

计算机信息技术的发展与普及极大地改变了人们的生活生产方式，将计算机信息技术应用在人事档案管理工作中可以提高人事档案管理的信息化水平。首先，人事档案管理单位要积极引进扫描仪、复印机以及打印机等相关的硬件设备，为人事档案的数字化建设提供必要的物质基础；其次就是要建立人事档案信息管理系统，将所有人事档案资料录入信息管理系统中，并将这些资料分门别类存储好，进而有利于后期的管理、调取和利用，不断提升人事档案信息的利用率。第三，根据相关规定，国家对于干部人事档案必审、个人事项报告必核，注重对干部实际工作能力的考察，进而全面选择那些专业素养以及专业思想过硬的行家，但为了确保人事档案的真实性和可靠性，人事档案管理人员必须对所有档案信息资料进行摸底与核实，为国家机构、社会组织以及企事业用人单位提供真实可靠的数据参考。

（三）将人事档案管理纳入个人信用体系的建设中。

随着社会主义市场经济制度的不断建立，事业单位也进行了一系列的创新与变革，很多事业单位开始逐渐市场化。在当下社会转型的关键时期，人事档案还应该与社会主义市场经济的个人信用体系联系起来，将个人身份证明、银行信用记录情况、是否涉案等信息真实反映出来，给用人单位提供参考。目前秦皇岛市人力资源和社会保障局正在积极探索人社信用体系建设，将社会流动人员的人事档案管理纳入到社会信用体系中，并制定了《流动人员人事档案管理服务中开展社会信用体系建设试点实施意见》，要求全市人才交流服务中心，加快信用体系建设，制定信用信息目录以保护个人资料，推广职业信用报告以加强职业道德建设，这对于推动我国个人信用体系建设以及人事档案管理改革工作具有重要借鉴意义。

三、结束语

当前我国正处于社会转型的关键时期，人事档案管理直接关系到我国人力资源管理工作。创新人事档案管理制度、加快数字化建设、建立多元化管理模式让我国人事档案管理符合经济社会的发展要求。

【参考文献】

[1]曲方.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].建筑工程技术与设计,2016(26):1546.

第4篇

一、研究对象与方法

以便利抽样的方法抽取山西省251名医院人事档案管理职员进行问卷调查。样本含量的大小根据统计学家的观点，即样本数为量表条目的5-10倍而定。研究工具包括两部分，第一，一般资料：包括性别、年龄、学历、职称、职务、工作年限、初始学历、最终学历、专业聘用形式等。第二，测评工具：通过大量文献回顾，结合国内外学者相关研究，经过小范围专家讨论，自行设计医院人事档案工作者胜任能力测评问卷，本套问卷是专门用于医院人事档案管理职员胜任力的测评工具，针对性强，具有较高的信效度，Cronbach'a系数是0.861，分半信度是0.754。重测信度是0.890。问卷分为专业知识储备能力、档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力9个维度，共21道题目。向研究对象说明本研究的目的、意义、内容及问卷填写方法，现场发放问卷并当场收回，问卷填写时间约5～10min，本次调查共发放调查问卷151份，收回151份，有效回收率为100%。采用SPssl7.0统计软件进行数据处理，用构成比、t检验、方差分析和相关分析等进行数据分析。

二、调查结果

结果显示，人事档案管理职员年龄与工作胜任力呈正相关，职称与工作胜任力呈正相关，工作年限与岗位胜任力呈正相关，而学历与工作胜任力无相关。以性别、医院等级、编制情况、职务等为自变量，以医院人事管理职员工作胜任力总分作为因变量进行两两t检验或方差分析，结果显示编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，P

三、讨论

本次调查发现，医院人事档案管理职员工作胜任力均与年龄、工作年限、职称呈正相关。这说明随着年龄、工作年限的增加、职称的提升，医院档案管理职员的工作经历和经验逐渐丰富，实践性知识和管理技能得到不断积累和深化，核心胜任力也随之增强，此结果与Benner 关于不同发展阶段知识形态和行为特征的“从新手到专家”的理论相一致。学历与医院人事档案管理职员人员工作胜任力无相关性，这一结果从侧面反映出我国人事档案管理专业教育和在职培训中存在问题。我国人事档案管理教育缺乏专科统一的培养标准和课程体系，高等人事档案管理教育尤其是本科及硕士研究生教育项目匮乏，在职培训不规范，使得医院人事档案从业人员工作胜任力的培养面临瓶颈。此外，编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，这可能是因为医院档案管理职员的工作流动有差异，以及各医院的管理实践和培训方式自成体系，缺乏统一的人事档案管理规范化培训模式和标准，造成了专业能力发展的障碍。本研究中，医院人事档案职员胜任力各维度中，档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力均处于高能力状态。而其中专业知识储备能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力得分相对较低。这说明医院人事管理职员未接受过专门的信息检索培训、突发事件应急预案培训，大部分医院在档案管理方面采取的是分散式、多部门的模式，管理系统和软件不统一，不利于管理系统维护。

四、建议

1、强化医院领导的现代化管理意识

为了加强医院人事档案信息现代化的建设工作，要提高院领导对此项工作的认识，以及加大对人事档案信息系统建设的力度，为促进人事档案信息化管理工作的建设创造有利条件，使人事档案管理实现科学化和现代化，以适应新形势下医院的发展。

2、完善与规范医院人事档案管理职员工作胜任力模型

在医疗体制改革和医疗卫生事业迅速发展的今天，医院管理者胜任力的模型构建为我国公立医院在人力资源管理方面提供了一个新视角。不同医院的发展策略和管理模型均不同，从而对医院管理者的胜任力要求也有所不同，因而各医院应将医院管理者胜任力模型应用于管理实践中，促进医院管理绩效的提升。

3、提高档案管理人员的素质水平

大部分医院的人事档案管理部门的档案管理人员配备难以与人事档案管理的现实需求相匹配。尤其缺乏专业的档案管理人才，从业人员的学历、信息化操作技能、业务素养、工作认知参差不齐，这极大地降低了医院档案管理的专业化水平。因此，医院应注重人才培养，不断引进人才，定期对档案管理人员进行档案管理新技术、新知识培训，使管理人员掌握信息管理技术、网络技术及计算机技术等，提高管理人员档案管理综合素质与水平。

第5篇

[关键词] 高校；档案管理人员；职业道德

【中图分类号】 G271.6 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）01-205-1

一、职业道德概念界定

所谓职业道德，就是与人的职业活动紧密联系的，并具有一定职业特征的道德准则和行为规范。恩格斯曾说：“实际上，每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的职业道德”。职业道德是通过规定各种职业活动规则、对内对外的应尽义务来维持各行各业活动的有序进行，同时也保证各行各业与整体社会道德的合理联系。

二、高校档案管理人员职业道德建设的重要意义

（一）有利于激发高校档案管理人员的职业责任心。高校档案管理人员职业责任心指的是从事高等教育事业的档案管理人员对自己所承担的档案管理责任的认知和感觉，它是高校档案管理人员被赋予责任之后，内化于高校档案管理人员的一种心理状态，正是这种心理状态激励着高校档案管理人员忠于职守、勤奋工作，甚至是精益求精。高校档案具有历史凭证、工作查考、经验总结、科学研究、辅助决策、积累知识和开发信息等作用，不仅是高校的财富，也是国家和人民的宝贵财富。

（二）有利于提高高校档案管理人员为师生服务的质量。高等院校的广大师生普遍对档案管理工作感觉陌生，虽然国家制定了许多相关的法律法规为高校档案管理人员的工作提供了一定的保证，但事实上，高校档案的开放水平、工作形式与广大师生的需求还存在一定的差距。档案只有被利用，才能体现出价值，不断更新服务的形式，加大服务师生的力度，档案馆的价值才能得以更好的发挥。

三、高校档案管理人员职业道德建设存在的主要问题

目前高校档案管理人员的职业道德的整体和主流是好的，但还存在着一些问题，需要引起重视和加以改进。

（一）部分高校档案管理人员缺少奉献精神。由于部分高校档案管理人员认为自己的工作是平凡、枯燥、繁琐，是为他人作嫁衣的工作，所以在工作当中积极性不够，计较个人得失，以自我为重，不能一心为档案事业着想，这些都体现出部分档案管理人员，缺少奉献意识，阻碍高校档案工作的向前发展。

（二）高校档案管理人员缺乏服务意识。高校档案管理人员没有对档案服务工作做到真正的认识。有部分高校档案管理人员自身修养不够，在对待查档案人群中，把人分等级。还有部分档案管理人员的重藏轻用的思想比较严重，在档案管理中过度偏重于维护档案的保密、安全和完整，忽略高校档案管理的根本目的是为师生和其它人员提供服务的思想。

（三）部分高校档案管理人员缺乏责任感。一部分档案管理人员只关心自己在档案技能提高和职称的评定方面，而对档案工作方面投入的精力较少，在为利用者服务当中出现态度冷漠、随便应付。在对一些保密档案资料时，不应开放的档案资料无意地给外传出去，造成保密的信息泄密。在保管一些保密资料和移动介质当中，出现粗心大意，不遵守保密制度，将保密档案随意堆放，出现泄密现象。这些都表现在工作当中缺乏责任意识。

（四）部分高校档案管理人员的专业技能素质偏低。一些档案管理人员不熟悉档案库藏信息，对库藏的存放位置不了解，使查档带来盲目性，浪费了利用者的时间；专业技能低就无法进行档案的参考资料的编写、汇编档案文集、编篡档案史料，参与历史研究和编史修志等工作。也由于档案管理人员专业素质的不到位，编研意识的缺乏，致使档案管理人员缺乏档案编研的主动性、积极性，使档案信息开发工作很难坚持下去，高校的档案资源很难得到很好的利用。

四、提高高校档案管理人员职业道德的基本方法

（一）开展正面教育，强化榜样作用。曾说过：“人是要有点精神的，那么，精神是什么？”榜样人物的先进事迹告诉我们：人与人相比也许并不多什么，只是一点精神；人与人相比也许并不少什么，也只是一点精神。但没有精神，一切皆无从谈起！敬业精神不仅仅是发展的起点，而且还是奋斗的目标，更是事业发展道路上奋发图强的精神动力。

（二）搞活人事制度，做到人尽其才。中国有句俗语，叫做“人尽其才，物尽其用”。关键在于把人摆在适当的岗位，把物放在恰当的地方。做为人事部门讲究“人岗匹配”，就是“人适其事，事宜其人”的原则，根据人员的专长，安排适当的位置，并依照员工的优缺点，做机动性的调整，这样达到人与事的统一，发挥人的最大效能。

（三）重视价值创造，激发人积极性。哲学中是这样定义价值的：价值就是揭示外部客观世界对于满足人的需要的意义关系的范畴。事物的价值是由构成它、产生它、创造它，有利于促进与实现人类个体、群体、整体的客观实际。创造价值就是创造这种客观实际。

（四）健全各项制度，提供组织保证。如今，制约档案管理工作最严重的瓶颈就是缺乏竞争，档案管理部门与高校其他部门之间缺少相互比较，档案管理部门内部人员相互之间也不存在竞争，这种现象的存在极大的影响了档案管理人员自身综合素质的提高。因此健全各项制度，提供评价的组织保证是必要的。

参考文献：

[1]于建华.谈档案工作者应具备的素质[J].黑龙江教育学院学报，2008，（7）：148-149.

[2]高文华.建设高素质档案人才队伍的思考[J].山东档案，2007， （5）：44-45.

第6篇

所谓职业道德，就是与人的职业活动紧密联系的，并具有一定职业特征的道德准则和行为规范。恩格斯曾说“:实际上，每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的职业道德”。职业道德是通过规定各种职业活动规则、对内对外的应尽义务来维持各行各业活动的有序进行，同时也保证各行各业与整体社会道德的合理联系。

二、高校档案管理人员职业道德建设的重要意义

（一）有利于激发高校档案管理人员的职业责任心。高校档案管理人员职业责任心指的是从事高等教育事业的档案管理人员对自己所承担的档案管理责任的认知和感觉，它是高校档案管理人员被赋予责任之后，内化于高校档案管理人员的一种心理状态，正是这种心理状态激励着高校档案管理人员忠于职守、勤奋工作，甚至是精益求精。高校档案具有历史凭证、工作查考、经验总结、科学研究、辅助决策、积累知识和开发信息等作用，不仅是高校的财富，也是国家和人民的宝贵财富。

（二）有利于提高高校档案管理人员为师生服务的质量。高等院校的广大师生普遍对档案管理工作感觉陌生，虽然国家制定了许多相关的法律法规为高校档案管理人员的工作提供了一定的保证，但事实上，高校档案的开放水平、工作形式与广大师生的需求还存在一定的差距。档案只有被利用，才能体现出价值，不断更新服务的形式，加大服务师生的力度，档案馆的价值才能得以更好的发挥。

三、高校档案管理人员职业道德建设存在的主要问题

目前高校档案管理人员的职业道德的整体和主流是好的，但还存在着一些问题，需要引起重视和加以改进。

（一）部分高校档案管理人员缺少奉献精神。由于部分高校档案管理人员认为自己的工作是平凡、枯燥、繁琐，是为他人作嫁衣的工作，所以在工作当中积极性不够，计较个人得失，以自我为重，不能一心为档案事业着想，这些都体现出部分档案管理人员，缺少奉献意识，阻碍高校档案工作的向前发展。

（二）高校档案管理人员缺乏服务意识。高校档案管理人员没有对档案服务工作做到真正的认识。有部分高校档案管理人员自身修养不够，在对待查档案人群中，把人分等级。还有部分档案管理人员的重藏轻用的思想比较严重，在档案管理中过度偏重于维护档案的保密、安全和完整，忽略高校档案管理的根本目的是为师生和其它人员提供服务的思想。

（三）部分高校档案管理人员缺乏责任感。一部分档案管理人员只关心自己在档案技能提高和职称的评定方面，而对档案工作方面投入的精力较少，在为利用者服务当中出现态度冷漠、随便应付。在对一些保密档案资料时，不应开放的档案资料无意地给外传出去，造成保密的信息泄密。在保管一些保密资料和移动介质当中，出现粗心大意，不遵守保密制度，将保密档案随意堆放，出现泄密现象。这些都表现在工作当中缺乏责任意识。

（四）部分高校档案管理人员的专业技能素质偏低。一些档案管理人员不熟悉档案库藏信息，对库藏的存放位置不了解，使查档带来盲目性，浪费了利用者的时间;专业技能低就无法进行档案的参考资料的编写、汇编档案文集、编篡档案史料，参与历史研究和编史修志等工作。也由于档案管理人员专业素质的不到位，编研意识的缺乏，致使档案管理人员缺乏档案编研的主动性、积极性，使档案信息开发工作很难坚持下去，高校的档案资源很难得到很好的利用。

四、提高高校档案管理人员职业道德的基本方法

（一）开展正面教育，强化榜样作用。曾说过“:人是要有点精神的，那么，精神是什么?”榜样人物的先进事迹告诉我们:人与人相比也许并不多什么，只是一点精神;人与人相比也许并不少什么，也只是一点精神。但没有精神，一切皆无从谈起!敬业精神不仅仅是发展的起点，而且还是奋斗的目标，更是事业发展道路上奋发图强的精神动力。

（二）搞活人事制度，做到人尽其才。中国有句俗语，叫做“人尽其才，物尽其用”。关键在于把人摆在适当的岗位，把物放在恰当的地方。做为人事部门讲究“人岗匹配”，就是“人适其事，事宜其人”的原则，根据人员的专长，安排适当的位置，并依照员工的优缺点，做机动性的调整，这样达到人与事的统一，发挥人的最大效能。

（三）重视价值创造，激发人积极性。哲学中是这样定义价值的:价值就是揭示外部客观世界对于满足人的需要的意义关系的范畴。事物的价值是由构成它、产生它、创造它，有利于促进与实现人类个体、群体、整体的客观实际。创造价值就是创造这种客观实际。

第7篇

【关键词】高职院校；人事档案；管理；简要分析；现阶段

前 言

随着我国高等教育管理机制改革深化程度的提升，人力资源管理水平在各种类型的高职院校竞争的过程中起到的作用变得越发的重要了，假如说想要使得高职院校在越发激烈的市场竞争中谋得一席之地，一定是需要拥有数量众多的高素质人才的，人事档案在人才的引进、开发以及应用等环节中起到的作用是十分重要的。怎样才可以使得人事档案更好的为高职院校干部人事工作提供服务，这就是一个人事档案管理部门需要解决的问题了。

一、对高职院校人事档案使用和作用发挥造成影响的相关因素

（一）管理水平较为低下、意识滞后性强

人事档案是档案学中的一个分支领域，从专业的层面上展开分析，人事档案是隶属于档案部门包含的范围之内的，针对档案人员展开的管理工作也应当由档案部门负责，才可以为人事档案理论研究及档案人员的专业培训工作顺利开展奠定较为坚实的基础。但是在各种类型的原因的影响之下，现阶段我国高职院校内部人事档案管理领域中却存在这杂乱无章这样一种问题，有一些档案是归属于档案室来管理的，有一些是归属于组织部门管理的，还有一些是归属于办公室来管理的。上文中提及到的这种管理归属问题的多元化，使得档案记载内容及具体使用呈现出一种分散的态势，涌现出来了“一人多档案”这样的问题，难以形成系统、完善的综合性档案资料。

（二）填写的资料并不是十分的准确

有些职教工作人员在个人履历表、任免书以及工资审批表中填写的资料，出现了年龄、具体参加工作时间以及文化程度不同这样一种问题，比方说某些档案中的出生年月就有三四种，从而也就会在职教工人档案管理工作进行的过程中起到一定程度的阻碍性作用。

（三）施行的管理模式滞后性比较强

现阶段高职院校使用到的人事档案管理方法，局限在“看堆式”管理的范围之内。重视管理、轻视服务、操作难度高、反应能力比^弱，现代化管理水平相对来说较为低下。在对信息技术加以一定程度的应用的基础上，可以使得呈现出不断增长态势的档案信息资源实现畅通无阻的交流共享，从而也就可以从时间和空间层面之上为档案使用者提供更多的方便，进而也就可以从某些层面之上使得高职人事档案管理工作的效率和简易程度得到一定程度的提升，但是现阶段某些高职院校却没有予以信息技术充分的重视，从而也就难以使得人事档案将其作用发挥出来了。

二、高职院校人事档案管理工作进行的过程中应当使用到的措施

制度规范意识的强度应当得到一定程度的提升，在实践的过程中逐渐的使得各项规程的完善程度得到一定程度的提升，依据规程中提出的明确要求的基础上办理事务，克服掉工作当中的随意性，将档案进口关、出口关管理好，细化收集、处理、归档以及节约等流程的规则，以便于可以对档案材料的完整性和真实性做出一定程度的保证。应当将人事档案部门设置在和人事工作有着较为密切的相互联系的人事处当中，从而也就可以为后续的协调和材料收集工作的开展奠定坚实的基础；其次在档案经费管理这个领域中，一定是需要对经费的落实情况做出一定程度的保证的，并适当的增添必要的硬件设施。

各个单位及部门中形成的人事档案资料往往都是需要在处理结束之后移交到人事档案部门中做归档处理的，任何相关的组织及个人都不能够使用任何理由来积压和滞留应当做归档处理的材料

结 语

总而言之，只有在实践的过程中逐步依据本学校的实际情况构建出完善的人事档案管理机制，提升管理工作的水平，并积极的推行人事档案现代化管理技术，逐步的使得人事档案向着制度化、规范化和科学化的方向转变的基础之上，才可以实现管理范围拓宽这一个目标。优化调整管理模式，在管理等层面之上做出创新，只有在使得先进的设备的总体应用能力得到一定程度的提升的基础上，才可以逐渐的实现认识档案工作现代化管理，才可以满足我国市场经济发展进程向前推进的过程中提出的客观要求，最终也就能够更好的为教育事业的发展提供服务了。

参考文献：

第8篇

关键字：人事档案管理；意识；机制；科学化；法制化；道德素质

Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.

Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。当然人事档案作为广义档案中的一种，也具有一般意义上档案的属性，即：人事档案的作用是客观存在的，但出于静态的档案，它的作用又是潜在的，要使潜在的价值变为现实的直接价值，要受到一定条件的制约。既受到社会、经济、法律、文化等条件的制约，同时也受到人们档案意识和管理水平的影响。

一、社会、经济、法律和文化是我们一时之间无法改变的大环境，但是档案意识和管理机制和水平确实可以实实在在改变的

第一，处于信息化时代的我们必须要有最基本的人事档案意识。在很多的企事业单位，人事部门的工作人员很多都不是档案管理专业和相关专业出身，大多工作人员都对档案管理意识比较淡薄，对人员的资料管理和备案都采取无所谓的态度，这种不专业化的做法常常会给我们其他部门的人员调度和安排造成一定不必要的麻烦，如果遇到突发事件，也不能及时选择和派遣相关有经验和技术的员工。从员工自身来讲，也需要培养自己的档案管理意识，很多人在自己的档案方面采取无所谓的态度，而导致自身档案的丢失或者不完整，这不仅给档案收集也给档案的整理带来不必要的麻烦。

第二，单位的管理机制也是影响人事档案管理和档案有效利用的重要因素，作为新世纪的企事业单位，对于信息的采集和利用也应该有相对应的管理机制，利用工程的观念来对人事的录用、调度、撤销等进行有秩序有条理的管理。做到有秩序和有条理，就要求企事业单位建立健全有效的管理机制，建立相关的管理部门，首先需要在每一个部门内部进行各个员工的信息采集，尽量做到信息的完整、准确和清晰，其次对人员的档案进行归类和整理，尽可能做到归类标准化和整理科学化，然后再由各个部门按时递交由档案管理部门进行进一步的整理和归类，处理以后的档案信息要进行存档管理，存档看似简单，却包括很多繁琐的工作。每一个环节都要求做到认真细致，这样才能保证人事档案的有效管理和有效的利用。

第三，科学是第一生产力。人事档案管理在前期的发展是缓慢的，究其本质原因，就在于科学的落后，而今随着科技的快速发展，我们的生活方式也随之发生了翻天覆地的变化，计算机的出现导致了从实物的流动到人才的流动以及信息的流动方式都在一天一天变化着，这些变化带动了人们交流方式和思维方式的转变，当然企事业单位人力资源管理的模式也进入了新的改革历史时期，当今市场上有很多以计算机为基础的管理软件业随之应运而生，简单的人事信息录入就可以实现有效和迅速的人力资源管理，不得不说计算机的出现使档案管理实现了一个飞跃性的发展。综上所述，我们在管理人员的时候需时刻提醒自己严格的人事管理理念以及建立健全的管理机制和购入先进的人事档案管理软件。

二、基于当今普遍的人事管理传统模式和手段，我们要做的还有很多

第一，现在的人事档案管理一般都重政治轻业务。人事档案在反映一个人的情况都是注重业务和政治两方面。但传统的人事档案反映政治方面、家庭历史和社会关系方面的东西较多,而能动态反映某人情况的信息,如人员的身份认定、出境出国情况、合同项目转让、发明专利项目、业绩考核、职称评定、各类荣誉称号、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事协议、养老金、失业金的缴纳等情况,则少之又少，现代人事管理应将人事档案资料尽量做到充分和完整，必要时可以加入个人的影像资料，以便更好的利用。

第二，人事档案一般作为政治要素，也必须将其法制化，做到档案收集有序性，档案存档保密性和档案利用安全性。要加大对《档案法》的宣传力度,通过宣传教育,进一步增强公民的法制观念,提高政治觉悟,认清制假危害，另外,还必须加大《档案法》的监督和执法力度,要告诫、引导广大干部职工人人都要具备档案意识,要本着对历史负责、对自己负责的态度,严肃认真地记载自己的每一张履历,要加重对涂改、伪造档案行为的制裁。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为,不管是什么人,都要本着法律面前人人平等的原则,要毫不犹豫地绳之以法,予以坚决打击。我们必须树立这样一种观念,即不管是什么情况,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度,并认真贯彻执行,才能有效地避免虚假档案的产生。

第三，人事档案管理从信息收集开始就决定了人事档案的质量高低，所以做好人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,因此,要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可，这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把“三关”。一是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要亲自进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断问题文件材料的源头。二是严把人事档案材料的转入关,各部门平时在积累文件、材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别。三是严把人事档案转递关。在人事调动时,档案人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类、编号、装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。

第四，人事档案作为所有机关和企事业工作首要的先决条件，人事档案必须做到真实可靠。这就需要从制度上防范假文凭，从源头抓起,要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象,国家各级各类学校、教育培训主管部门要采取有力的措施,严格执行教育部门学籍管理规定,把好入学关。在日常的教学管理过程中,对那些需要继续学习深造的干部和企业管理人员,单独设立学籍档案,实施教学质量的全过程重点监控,帮助和督促他们保质保量的完成学业。对于少数不按时上课,不认真完成作业,学习困难,企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生,应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度,从制度上防范假文凭,保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。

当然在保证法制的情况下，更重要的是要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质。档案工作人员是档案工作的主体,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识,熟悉各个环节的工作,只有这样,才能使档案管理工作有条不紊,更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养,来增强自己的使命感和责任感,通过责任心的加强,提高档案管理的服务质量和服务水平。

参考文献：

【1】 吴宝康.档案学概论【J】.1989

第9篇

《中华人民共和国档案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。

做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业，遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进，勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：

（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；

（2）文件要素要齐全、内容要完整；

（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。

（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。

（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。

（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（4）解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。

（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。

（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

（3）档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

第10篇

[关键词]高职院校；人事档案；管理方式；创新；信息化

高职院校人事档案是在人事管理活动中形成的，真实地记录和反映教职员工个人经历、政治面貌、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，具有重要凭证和参考的作用，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。高职院校人事档案管理工作的好坏直接影响到人事工作的质量，涉及到每个教职员工的切身利益。随着高职院校人事制度改革的不断深化以及信息技术的广泛应用，学校人事档案管理的内涵也发生了变化，传统的人事档案管理模式与高职教育的快速的发展已逐渐不相适应。如何提高人事档案管理水平，充分发挥其职能作用，使之更好地为学校教育事业发展服务，已成为摆在高职院校人事档案工作者面前的新课题。

一、当前高职院校人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理工作缺乏足够的认识

长期以来，一些高职院校的领导和人事部门的同志对人事档案管理工作缺乏足够认识，片面认为人事档案管理只要做好收发、抄写、粘贴、装订、保管等工作，保证资料不失密，能应付日常查档、外调就行了，忽视了人事档案管理的重要性，致使一些应归档的材料不按规定要求整理归档，造成人事档案材料缺漏和不规范，给人事管理工作带来了极大的不便和麻烦。

（二）人事档案管理人员业务素质偏低

人事档案管理具有较高的专业性，它要求档案管理人员能熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理以及档案的利用、保管保护等技能。目前大部分高职院校的人事档案管理人员都是兼职管理，他们把主要的精力都放在其他工作上，造成人事档案工作兼而不顾，常常出现整理归档不及时，档案管理工作处于被动应付的状态。另外还有一些人事档案管理人员业务不熟，没有经过专业的档案知识培训，对人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理、归档、装订等业务知识掌握不系统，不能熟练运用现代化技术手段来管理档案，这在很大程度上影响了高职院校人事档案管理水平。

（三）人事档案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高职院校的人事档案管理仍以手工管理和经验管理为主，人事档案的收集、整理、保存、检索、利用仍沿用传统的手工操作，致使人事档案管理的效率低下，不能满足现实工作的需要。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统虽已得到普遍采用，但一些学校只是将个人信息、档案目录输入到计算机，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，还不能实现数字化管理，从而制约了人事档案工作的发展和创新。

（四）人事档案审查把关不严，内容失真

真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础，没有真实性，人事档案也失去了利用价值。然而一些学校在审查鉴定材料时，由于各种因素把关不严，使一些虚假材料进入个人档案。例如，少数教职工在填写出生年月、参加工作时间、文化程度等方面信息时，内容前后不一致，给人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资、评聘职称等带来很多问题。

（五）人档分离的现象时有发生

随着聘用制、人事等新的用人制度在高职院校的全面实施，人档分离、弃档不用的现象时有发生。一些高职院校为了引进高层次人才，可以不要人事档案和组织关系，采取先进人后重建档案的做法。重建的档案主要由本人回忆或参考一些证件填写，缺乏原始材料和必要的监督，使得这些重建档案的真实性得不到保障。

二、高职院校人事档案管理的创新思路

（一）增强档案意识，提高领导对人事档案管理重要性的认识

高职院校要利用各种渠道积极宣传档案工作，深化全校教职员工对人事档案工作的认知程度，进一步增强教职员工的档案意识，提高领导对人事档案工作重要性的认识，使他们充分重视人事档案管理工作，及时解决人事档案工作中遇到的问题，在人力、财力上给予大力支持，从而保证人事档案管理工作能够顺利开展。

（二）加强业务培训，不断提高人事档案管理人员素质

人事档案管理人员不仅要具备较高的政治素养、良好的工作作风和服务意识，还要具备深厚的档案专业知识，掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。学校应定期组织档案专、兼职人员进行档案业务知识培训，让他们系统掌握人事档案材料的收集、整理、归档规定和程序，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，不断提高档案管理水平。

（三）健全档案管理制度，扎实做好人事档案管理工作

建立健全档案管理制度，使人事档案管理有章可依，有规可循，避免了盲目性和随意性。高职院校应结合学校实际情况，制定人事档案管理制度，在现有的《收集归档制度》、《借（查）阅制度》的基础上，继续制定完善《鉴别归档制度》、《转递制度》、《保管保密制度》、《检查核对制度》等人事档案管理制度，努力形成一个完整的规章制度体系，从根本上杜绝断档、弃档等现象的发生。人事档案管理人员应严格按照各项规章制度对档案进行日常管理和提供利用，认真细致地做好人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用、转递等工作，重点做好 “三龄一历”人事档案的审核工作，发现问题及时更正，严防出现内容失真、涂改的人事档案材料。

（四）创新人事档案管理模式，提高信息化管理水平

随着信息技术在高职院校的不断应用和发展，学校人事档案管理的重点应从实体管理向信息化、网络化管理方向转变。为此档案人员要创新工作思路，运用现代化管理手段来制定人事档案管理工作发展规划和管理模式，不断改变陈旧落后的管理方式和手段。首先要创新管理方式，要选用适合本校人事档案管理系统的软件，建立人事档案信息库，按照人才队伍建设的需要，录入能反映教职员工历史和现实状况的信息，重点建好校系两级后备干部、市级以上优秀教师、学科带头人、骨干教师、高级职称专业技术人员的个人科研课题、科研成果、优秀教学成果等信息库，定期跟踪更新人事档案信息，为学校培养、选拔人才提供准确、可靠的信息。另外高职院校还要建立人事档案全文数据库，把部分纸质档案转化为数字档案信息，通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取，从而实现无纸化阅档，更加便利、快捷地提供利用。其次要创新管理手段，工作中要注重培养创新能力，改进立卷、装订的工作方法，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤，尽可能缩短立卷归档周期，提高工作效率。

总之，随着社会经济和高职院校教育事业的快速发展，人事档案管理既要正确认识目前面临的新问题和新挑战，也要更新观念，创新工作方法，实现人事档案管理的制度化、规范化和信息化，把高职院校人事档案管理工作水平提高到一个新层次，更好地为教学、科研服务。

参考文献：

[1]赵远沁.人事档案工作的现状分析与改革设想[J].北京档案，2000(5).

[2]谭丽珍.高校人事档案管理工作现状与创新发展[J].怀化学院学报，2005(6).

第11篇

关键词 事业单位 人事档案信息化 背景 存在问题 措施

一、引言

在当今信息社会，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了可能。为了充分发挥档案工作在信息社会中的作用，事业单位应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合，促进档案信息化工作快速发展。

二、研究背景

事业单位的人事档案详细地记录了事业单位所有工作人员的信息，通过查阅人事档案，可以充分掌握事业单位工作人员学历背景、在工作上的具体表现以及德才等诸多方面的信息。事业单位进行科学化的人事档案管理工作，对于人事信息的利用有着重要的作用，同时也能更加有效的使用以及开发德才兼备人员。事业单位有效地加强人事档案管理工作，不仅能够有效地提高事业单位各个部门的工作效率，而且也有助于事业单位能够健康发展。然而，随着科技的发展与社会的进步，传统的人事档案管理工作已经不能与现代社会的发展状况相适应，事业单位进行信息化人事档案管理也是时展的必然结果。事业单位通过计算机技术进行人事档案管理工作，使档案管理工作摆脱了传统人工整理的复杂性局面，档案管理工作变得更加的方便与快捷。

与此同时，互联网、计算机以及扫描仪等一些现代设备的应用，人事档案资料变成音频、图片以及文字等电子数据，促使人事档案能够更加快速地进行信息分类、分析、提取以及加工。除此之外，计算机互联网下的人事档案管理工作使得档案人员信息存储的时间更加长久，特别是通过互联网，使得人事档案查询工作变得更加的方便与快捷，同时也在一定程度上解决了人事档案管理工作成本相对比较高的现象。

如果事业单位相关人员想要了解单位内部某一位员工的具体工作情况，可以通过计算机检阅已经录入过的人员信息情况，对所需的人员信息资料数据可以根据需要的条件进行快速查询，特别是通过网络技术，可以有效地将计算机脱机或者联机状态下的检索工作变成一种智能化的网络检索，从而能够在一定程度上提高事业单位人事档案管理工作的效率。

三、人事档案信息化建设中存在的问题

（一）事业单位人事档案管理内部软件、硬件参差不齐

由于部门不同各部门对于人事档案信息化管理的具体要求也不同，导致事业单位各组织内部对于人事档案管理工作所使用的开发软件也存在着一定的差异。不同地区人事档案管理工作所使用的软件也是不同的，因此，进行人事档案统一管理是一件不容易的事情。就目前从事业单位的人事档案管理现状来看，虽然事业单位内部人事档案管理工作所需的设备相对比较完善，但是在实际的管理模式上采用的仍然是“手动为主，并且计算机为辅”的管理模式，这也在一定程度上抑制了事业单位人事档案管理工作信息化的快速发展。

（二）事业单位缺乏规范的信息化管理标准

事业单位只有在标准化与信息化的开展人事档案管理工作的前提下，才能有效地进行人事档案管理工作建设，从而确保事业单位人事档案管理工作能够高效率、高质量的完成。但是，在大多数事业单位内部，各部门所进行的人事档案管理都是根据部门的切身利益以及需求来制定人事档案管理的相关标准。虽然这样能够有针对性的利用人事档案信息，但是各部门之间对于人事档案管理工作仍存在着一定的差异，因此，事业单位很难有效的开展统一性的人事档案管理工作。换句话说，在事业单位进行人事档案管理工作过程中，其内部各个部门之间未能形成即规范又统一的人事档案管理标准，从而就不能实现部门间的档案信息共享，给档案查询工作带来一定的困难。

（三）事业单位人事档案管理工作人员素质参差不齐

从目前事业单位人事档案管理工作的现状上看，大部分事业单位档案管理人员都是身兼数职，从而使得个档案管理人员无法全身心地投入人事管理工作；还有些事业单位档案管理人员，不仅学历相对比较低，而且年龄也偏大，对于新鲜事物的接受以及掌握方面比较迟缓，这样在开展新业务与新知识就存在着一定的困难，并且在这些人当中大部分从未进行过专业性的培训工作，在对专业知识的理解方面并不深刻。尽管有些工作人员在事业单位从事多年的人事档案管理工作，也积累了一定的工作经验。然而，他们大多数采用的都是传统的管理方式，并且这种方式应经根深蒂固的存在其脑海当中，从而这些人对于信息化人事档案管理工作的接受能力相对比较低，并且缺乏一定的认知。除此之外，有些事业单位内部，人事档案管理人员流动较为频繁，新来的人事档案工作人员对于此项工作相对比较陌生，在开展工作时有着一定的困难。

（四）资金投入有限，抑制人事档案管理工作开展

事业单位若想有效地实现人事档案数字化信息管理工作，前提是一定要具备较为先进的软硬件信息设备，然而，用于此项信息化建设需要一笔不小的资金开销。人事档案信息化建设并不是两台电脑或者是几台扫描仪就能够有效解决的问题，其需要的是全面的系统还计算机设备，在引进这些设备的过程中，不仅需要大量的资金投入，还需要在配置设备后，有相关的工作人员进行后期维护的工作。并且还要培养出一批能够胜任此项工作的人员，这也需要一笔不小的资金投入。但是，对于人事档案信息化工作管理中的这项开销，只能由事业单位内部进行自行I集，但在基层进行人事档案工作开展过程中，由于人事档案管理大多数都是处于从属性的地位，对于人事档案信息化资金筹措工作将并非是一件易事，这也将是事业单位人事化信息化建设的一大阻力。

四、推动人事档案信息化建设的措施

第12篇

【关键词】高职院校；人事档案；信息化管理

0 前言

笔者是学校第一线的档案管理者，日常与档案打交道较多，高职院校人事档案管理工作的基本原则是：谁管理，谁把关，谁审核，谁负责。主要的人事档案管理步骤是：总类、材料收集、审核、整理、提供利用、转递、保管保密等。具体的实施步骤是：（1）制定方案，细化明确档案审核范围，做好时间安排，组织认定方式等前期工作。（2）审核登记，列入审核范围人员进行审核登记，逐页逐卷登记，初审与复审。（3）汇总分析，审核内容分类，问题分类，问题处理方式分类，每日情况登记表，要求材料越详细越好，越具体越好。（4）调查核实阶段，要求至少2人参加，全面调查核实，取得原始凭证材料，严格纪律要求。（5）撰写调查报告。秉承着公平公正，从严从实的原则，填写《人事档案登记表》，由党委或者组织人事部门集体研究确定。

一直以来，人事档案在学校的职工晋升、工资改革、职称评定等方面起着重要的作用。然而，随着近些年来高职院校合并浪潮的出现，档案管理工作中存在的诸多问题更加明显的暴露出来，特别是在一些由不同学科、不同层次学校合并而来的高职院校，合并时间比较仓促，人事档案工作在各个学校的重视度又不尽不同，从而出现了一些不容忽视的问题。

1 当前人事档案管理工作存在问题及原因分析

1.1 领导重视不到位，管理意识淡薄

长期以来，相当一部分人对高职院校人事档案工作不太了解，认为就是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料而已，对教学工作和科研发展起不了什么大作用，只要确保档案管理人员对档案文件保存得当，能应付单位员工调动或提拔时的查档工作就行。对于学校档案工作，一些高职院校领导没有引起足够的重视，甚至没有配备专职的人事档案管理员，没有配备专用的档案库房，大多数由学校人事处工作人员兼管档案工作，或者学校图书馆一些临时人员管理，学校的人事档案管理工作长期处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬局面。

1.2 设备更新不到位，管理手段落后

我国大多数高职院校兴办运行的历史较短，管理经验不足，具体表现在档案管理领域则是无史可鉴，无成套的规章制度可仿效。所以大多数高职院校特别是新合并升格的高职院校，就先沿用合并前的一些管理规章制度靠惯性勉强运行。大多数学校的档案库房基础设施差，普通的办公用房临时做档案库房的情况比较多，其中有的学校甚至因为档案材料多，把库房安排在办公楼的顶楼、拐角处或者地下室等等阴暗的地方，使得大多数档案长期暴露在高温潮湿的环境之中，对保护好学校档案工作非常不利。此外，由于先前各校的隶属关系、办学规模、管理方式存在较大差异，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐，管理手段落后等问题，实质上是高职院校档案管理制度的缺失。在这种情况下，档案的收集、整理、归类等工作主要还是依靠手工操作，没有进行规范整理，当然谈不上运用现代化、信息化的管理技术和手段进行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多数高职院校合并后，各个学校的领导班子和教职工都做了适当调整，合并后成立新的档案管理部门对之前的档案进行归纳整合。由于制度缺少连续性，在这个过程中容易出现两种问题：一是，合并之前各个学校各自有各自的档案管理部门和管理方式，合并后归档材料难度也大，制度不同，要求不同，材料收集难度大；二是，由于合并过程中档案管理工作的疏漏，或者丢弃不见，或者遗留在个人手中，随意放置，等到归档时，就会发现材料缺失较多，无形中增加了档案收集工作的难度。

1.4 人员素质不到位，管理水平不高

有些高职院校没有专门的档案管理部门，或者没有专职的档案管理人员。有的学校是人事处相关人员兼管这项工作，有的学校是图书馆下设档案部门，聘用临时工性质的工作人员，没有做到单独设立档案人员编制。这样做的直接后果就是人员自身素质不高，创新性不够，信息化技能水平不强，或者根本没有精力全力投入到档案管理工作中。此外，有些学校对档案管理人员的培训也不够，有些学校对从事档案工作的人员很少进行业务培训，导致档案管理人员对现代档案管理理念、方法、手段等缺少最基本的认知，难以适应档案信息化管理的需求。

2 人事档案管理工作的信息化需求及管理策略

当前，信息技术已经渗透到事业发展的各个领域，高职院校的档案管理工作档案也不能例外。这就要求高职院校充分利用信息化手段，明确将信息化建设作为一项重要内容，加快档案信息资源开发利用工作的保障环境，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力。从根本上讲，档案信息化建没，主要是指通过计算机，网络等高科技手段将传统的档案设计成人们可共享，方便查阅编辑的网络化档案。它的核心内容是在保证与传统档案目的相同的情况下，突出当然使用和保管的安全性及实用性，最大限度的减少人们在查阅档案过程中的困难.方便人们快速准确的使用储存所需要的信息。高校人事资源管理中会产生很多的档案信息，比如：职工基本信息、学历学位信息、职务变动信息、职称变动信息、工资变动信息、岗位变动信息等等。只有将信息集合按照需要进行开发和利用才能体现信息积累的意义，通过信息化的管理达到更有效的开发和利用信息资源的目的。

2.1 领导重视是前提

领导重视是关键，只有领导重视才能在各方面有具体要求，才能有利于协调各岗位明确责任义务，保证进度和质量。必须让领导充分认识高校档案的价值，地位，作用和意义，同时充分认识高校档案信息化建设的重要性和必要性。此外，协作是实施及管理的前提，只有各岗位人员通力合作、共同使用，积极发现并解决问题，才能不断改进系统，使系统优点最大化。

2.2 资源整合是重点

加快高职院校档案信息化建设，是一个复杂的系统工程，要做好这项工作，不但是需要各个学校领导，各个部门，在资金，物力，人事，技术等方面的大力支持和配合，更需要档案管理工作人员不断创新，与时俱进学习新的理论和实践知识。比如，各部门实现其档案信息化安全措施可以和学校网络安全系统统一考虑，以节省人事和财力。召集有关网络技术专家，共同酝酿制定档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，建立一套能够胜任档案信息化工作的电子档案管理数据库，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路。

2.3 硬件完善是基础

人事档案信息是随时都可能变化的，信息化建设只是信息管理工程的开始，需要建立起有效的档案管理运行系统，更新数据信息。准确的信息才是一切管理和决策的基础。只有科学的管理和精心的维护，才会赋予信息系统生命，才能持续发展，为人事资源管理锦上添花。当然，为保障信息系统的有效运行，档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。或者专门设立综合档案室，添购档案管理硬件设施、设备，分类存放，编档管理，做好防火、防盗、防潮、防水、防光、防磁、防虫、防高温、防尘、防鼠“十防”措施，为库房配备温度计、湿度计、灭火器、空调机和去湿机等设施，确保档案材料管理规范、保管安全、利用方便，向档案管理现代化迈进。

2.4 人员素质是保障

优秀的档案工作人员要对本部门内部的工作内容、工作流程非常熟悉，要有整体观念、大局观念，同时积极搜集内部需求并善于思考不断提出系统的修改改进意见，有步骤、有计划的保障信息系统的安全实施和有效管理。学校需要积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才，并通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力的档案管理队伍。学校还要积极支持现有的档案管理人员参加国家和省、市级档案部门举办的业务学习，或者到附近兄弟院校参观学习，促使其业务能力得到提高。同时还要学习较高的管理能力。通过各种方式培训努力打造出一支责任心强、技术过硬，适应信息化管理需要档案管理人员队伍。

【参考文献】

[1]程晓英.高校人事资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究，2010（3）.

[2]周晓峰，白宏强.高职院校档案管理现状及应对之浅见[J].科技信息，2009（21）.

第13篇

论文关键词：档案；质量管理；档案工作人员

论文摘要：档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

档案为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，所以它的效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

一、档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1、全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

3、科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不争钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》《档案保管期限表》。

1、分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

2、分析产生档案质量问题的主要原因。

3、找出影响档案质量的各种因素。

4、针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

5、组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

6、同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

7、总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

8、对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

三、档案质量管理的要求

1、必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2、要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3、要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

第14篇

虽然部分企业针对下岗职工人事档案管理制定了相应的措施，但是执行力度较为薄弱。与此同时，不能与社会逐渐增长的档案服务需求相适应。从整体层面分析，下岗职工人事档案管理还存在以下问题：（1）档案库建设不具规范性。部分企业在下岗职工人事档案管理方面，通常表现为不能将这项管理独立开来，常常将其与在职档案共同管理，这样很容易发生混淆状况。并且，档案库建设在安全保障、建筑面积以及设施设备匹配方面与国家档案管理相关标准尚且还有一定的差距。（2）管理模式较为落后。受传统纸质档案管理的影响，导致下岗职工人事档案管理模式较为落后，不能与时俱进，缺乏信息化管理以及标准化管理，并且在档案服务方面也较为单一，不能满足下岗职工的档案服务需求。（3）信息化程度偏低，缺乏专业人才。下岗职工人事档案管理要想更具规范化与标准化，实现信息化管理模式便显得极为重要[2]。现状下，却存在信息化程度偏低的现象。与此同时，还缺乏专业人才，以此使现代化档案管理技术无法有效实施于下岗职工人事档案管理当中，进而使此项工作的作用及效能大大弱化。

2.加强下岗职工人事档案管理的有效策略探究

2.1加强“三个体系”建设

对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。

2.2原单位加强下岗职工档案管理

对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。

2.3加强下岗职工档案的保管及利用

一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。

2.4融入现代化档案管理方法

将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。

3.结语

第15篇

目 的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

（1）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

（3）转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

（4）保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

（5）统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

目 的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式：

（1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

（1）查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位（部门）盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（2）外借手续。