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关键词 电网施工企业 内控体系 国际业务风险 防控水平
一、背景介绍
近年来,A公司全面贯彻落实国家和行业风险内控管控要求,并将相关成果创新应用到电网施工企业,重点关注国际业务高风险领域和控制薄弱环节,通过建立国际业务内部控制规范,防范国际业务风险,实现管理突破与创新。
电网施工企业开展国际工程承包业务的历史较长、规模较大,并针对国际业务中涉及税收、法律等问题,探索建立了自身业务管理模式,但尚未对国际业务风险开展全面识别与评估,对部分国际业务的特有风险仍缺乏有效控制方式,主要体现在以下四个方面:
(一)劳务方面
主要风险为部分境外施工人员无法取得劳务签证,只能通过旅游签证赴项目现场;外派人员的人身安全存在一定风险;对境外雇佣人员管理不善或程序不完备可能导致违反当地法规。
(二)工程管理方面
主要风险为项目所在国的法律法规对工程设计、施工安全、环境保护、施工质量等管理要求有较大差异,易发生因违反法规而遭受处罚,甚至影响整个工程进度。
(三)合同管理方面
主要风险为各国合同法律法规有所差异,易发生因不熟悉当地法规而导致签订合同无法有效保护公司利益。
(四)信息沟通方面
主要风险为海外工程遇到紧急情况时,信息无法及时传递和响应,紧急情况无法得到妥善处理,影响公司利益。
二、主要措施
组织开展国际业务内部控制梳理和完善工作,通过制度审阅、穿行测试、调研、访谈等方式深入查找国际业务流程中存在的风险因素、控制缺陷和管理薄弱环节,优化完善控制措施,从而建立满足国际业务风险管理需要的内部控制体系。
(一)收集国际业务风险信息,建立常态风险评估机制
国际业务施工地点遍布世界各地,各地法律法规、市场环境、文化氛围等存在较大差异,因此国际业务面临风险具有一定的特殊性。为准确识别国际业务面临的各类风险,建立完善应对措施,通过对国际分公司各级领导干部开展访谈、召开国际业务风险专题研讨会,确认国际业务面临的环境、技术、商务、财务和信息沟通等5大类风险,重点关注税收、劳务、工程设计、施工管理、合同管理、外汇管理、资金支付、资产管理等8项重大风险,并针对重大风险制定有效的风险应对策略和国际业务风险信息库。
同时,为确保风险识别与应对的全面性和时效性,规定从项目前期调研开始,由专人负责对新项目所在国家及地区的政治、宗教、文化、经济和工程管理要求等情况进行调研,并通过中国使领馆、华人商会等信息渠道调查了解当地实际情况,收集识别相关风险信息,评估风险影响和风险级别,编制上报风险评估报告,为有效管控国际业务风险奠定了基础。
(二)梳理完善内部控制措施,有效管控国际业务风险
针对国际业务面临的各项特殊风险,构建细化流程框架,并依据流程框架逐项建立控制措施。尤其对劳务管理、工程管理、合同管理、信息沟通管理等方面存在的重点难点问题提出有效解决措施。
1.劳务管理方面。一是建立外派人员ID卡集中办理程序和人身安全保障体系,根据当地治安环境情况,通过制定实施人员安全活动规定、开展安全知识培训、雇佣安保人员等方式提升人身安全保障能力;二是强化境外劳务用工法律监控,严格按照当地法规与劳务人员或与劳务派遣单位签订合同,必要时聘请当地的中介机构对劳务合同进行起草或审核。
2.工程管理方面。指定专业人员在项目前期开展项目所在地工程管理方面法律法规研究,优化完善国际业务工程管理控制流程,严格执行相关特殊规定,并加强监督。
3.合同管理方面。聘请国际业务法律顾问严格审核与国外业主单位或国外总包方签订的工程承包合同内容,必要时聘请项目所在地专业中介机构审阅合同,并在项目所在国家或地区履行必要的备案程序;施工过程中需要签署的各类合同,均聘请当地专业中介机构代为审阅,保障公司合法权益。
4.信息沟通方面。建立国际业务重大事项信息传递机制和重大突发事件应急预案体系,明确突发重大事件范围以及处理通报程序;重大突发事件处理完毕后,项目部门要编写重大突发事件处理报告,并报公司总部备案。
(三)建立内控监督评价体系,强化国际业务规范执行
定期组织召开内控缺陷整改工作会议,研究整改方案,明确整改责任和整改期限,缺陷整改完成情况纳入公司绩效考核评价。同时,建立国际业务专项内控评价机制,对国际业务重大风险和重要事项进行定期专项检查评价,全程监控重大事项的事前决策、事中执行、事后评价及缺陷整改,有效督导国际业务各项流程规范执行,不断提升企业依法治企和规范经营水平。
三、实施效果
(一)理顺国际业务流程,有效规范国际业务管理
通过内控体系建设,送变电等电网施工企业重新构建了总部与国际分公司的管控关系和职责划分,梳理出了一套兼顾施工企业管理特点和国外工程特殊要求的国际业务内控操作规程,有效规范了国际业务管理。
(二)构建国际业务风险防控体系,提升国际业务风险防控水平
根据国际业务风险信息库、流程框架、内部控制矩阵、流程图、权限指引表等一系列工作成果,编印了《内控流程手册-国际业务分册》和《授权管理手册-国际业务管理分册》,全面指导国际分公司业务开展,切实防范国际业务经营风险。
(三)强化内控体系自评价管理,完善内控闭环管理机制
建立健全电网施工企业内控自评价机制,定期开展国际业务的内控评价工作,梳理实际执行中可能存在的业务缺陷,并针对性提出整改建议,督促整改建议落实,完善内控闭环管理机制,持续提升国际业务风险防控能力和水平。
关键词 巴西 工程承包 法律环境
巴西位列金砖四国,综合实力居拉美地区首位,经济规模和市场规模居拉美第一,经济结构接近发达国家水平,服务业产值和就业人口长期保持50%以上。从90年代开始,巴西向外向型经济模式转轨,近年来采取稳健的经济政策,金融形势趋于稳定,外资流入加大,生产恢复增长,就业岗位增加,经济实现快速增长。近年来,巴西GDP基本上保持着较高的增长率,增长势头强劲。伴随着的GDP的高速增长,国内基本建设领域的发展步伐也呈显著加快趋势,发展潜力巨大。巴西社会经济开发银行(BNDES)预测,2010年至2013年,巴西基础设施建设中的公共和私人投资总规模预计达2740亿雷亚尔(约1500亿美元),投资项目主要涉及电力、港口、电信、公路和铁路等领域。
随着我国“走出去”战略的大力推进,已有越来越多的企业开始关注并涉足巴西这一市场。但是,巴西的法令、法规繁多、复杂,且经常会颁布一些临时措施,这些不利因素会造成工程承包风险的加大,因此,对巴西的工程承包法律环境进行深入了解很有必要。根据在巴西某工程项目的承包工作中对相关信息的积累和收集,本文对我国承包商在巴西实施工程承包需注意的法律因素及应对策略进行分析。
一、巴西工程承包的法律环境分析
(一)税收方面的法规
巴西的税种多,税赋高,税法复杂,作为初涉巴西市场的我国工程承包企业,若对巴西的税收法律法规熟悉程度与重视不够,则可能对公司的经济利益产生很大影响。针对工程承包行业,巴西存在的主要税务种类如下:
1 营业税
其中,社会安全计划税(PIS/COFINS)为营业额的3.65%,社会服务税(ISS)为营业额的3%。按照巴西的税法,在工程承包项目中,分包商所缴纳的营业税,总分包商是不能用于抵扣的(与中国的税法不同)。由此带来的问题是,若进行工程分包,就可能带来重复纳税问题,增加项目整体税赋。
2 企业所得税
巴西的企业所得税税率是34%,比中国的(25%)高9%,比香港(15%)高25%。
(二)安全管理方面的法规
巴西的安全管理规定完全参照欧美的相关规章制度,比我国严格、细致很多。安全管理方面的工作由巴西劳工部直接负责。各施工企业应遵照《劳动保障强制法(Segurancae Medic-ina do Trabalho)》执行和管理施工现场。该法是1977年12月22日巴西政府颁布的全国范围内的强制规定,共33章,涉及很多行业的安全管理规定,如农业、机械设备、锅炉压力容器、爆炸物、露天作业、消防、采矿业、工业废弃物等等。其中的第18章,讲的是工业建筑劳动环境和条件,简称NR18。该法中对安全管理的各个方面都作了详细的规定,其中包括工人进入现场的培训时间记录,施工公司进入现场需提交的文件,施工企业的安全管理人员配备,现场医疗服务的人员和时间,安全带和安全绳的使用规定等等。
巴西劳工部将于一年内对施工现场进行不定期的检查,检查非常严格,若发现有不符合规定的情况,轻则部分工作停工,被要求强制培训,工程款延期支付;重则可能招致整个施工现场停工数月,对项目施工进展造成非常严重的影响。
(三)劳工方面的法规
巴西在劳工权益保护方面的规定是非常健全甚至对于资方有些苛刻的,巴西目前的执政党劳工党也正是通过在劳工权益保护方面的表现获得执政位置的。与我国承包商在巴西承揽项目有关的几个劳工方面的规定和制度主要有以下几个方面:
1 有关工作时间的法律规定
巴西劳工法规定,每个工人每周工作时间不得超过44个小时,正常情况下,每个工人每月的工作时间不得超过180个小时,而算上加班时间,每个工人每月的工作时间不得超过220个小时。且加班时间的工资要比正常工作时间内的工资高一定的比例。
此外,一般情况下,不可安排工人在周日上班,如果遇到某些需要连续作业的工作,如浇筑大体积混凝土和电厂试运行等,则需修改工人在劳工注册时登记的工作时间,即将某部分人的注册工作时间改为包括周日,将每周的休息时间改为除周日之外的其他时间;或者安排某些工人倒休,但需经过工人本人的书面同意。
巴西国内的法定假期较多。以2010年为例,全国统一的假日一共有11个,算上这些假期前后几天的放假时间,2010年的全国统一假期一共有25天;而各个州也都有自己的假期,以巴西最南端的南大河州为例,其州立假期为4个,共计10天,因此2010年全年实际一共有大概35天的休假日,且几乎均匀分布在每个月之中;而其中,带有宗教色彩的假期占了一定比例,即使资方支付高额的加班工资,工人也不愿意在这些假日工作,这就对现场施工工作的连续性带来了很大的不利影响
2 工会组织健全
巴西国内的工会组织发展非常健全和完善,在工人群体中有很高的声望。如果资方在工作条件方面存在不合理的地方,或在薪酬待遇方面与工人无法达成一致,当地的工会组织都将出面干预,代表工人与资方进行交涉协商。某外国承包商在巴西境内实施项目过程中,曾经发生过三次由于当地分包商的工人与管理层之间因薪酬待遇问题无法达成一致而导致的罢工行为,对项目的实施进度带来了极其不利的影响。
3 签证问题
巴西政府对其国内的劳工保护非常到位,对于外国企业人员进入巴西工作要求过于严格,外企人员很难获得工作签证,巴西政府对外企人员来巴的工作签证要求高、审查严、拖的时间长,影响外企人员的按时派遣和轮换。对于持商务签证入境的人员,巴西规定,在一年内只能在境内停留一次且最多180天,否则将无法人关,直接被遣返回国。
二、我国承包商针对巴西工程承包法律环境的应对策略
(一)税务方面
针对巴西税种较多且复杂的情况,我国承包商可采取如下策略来予以应对:
首先,通过在财务方面和合同方面的特殊处理和规定,将工程分解下去,由业主直接向
当地分包商支付工程款,而不通过承包商。从而,使承包商不再需要对该部分合同额缴纳营业税,避免了重复纳税问题。
其次,“以支定收,合理控制利润水平”,即在项目前期及中期,确保除了在向业主收款时业主代扣代缴所得税外,不再缴纳所得税,不再产生更多的利润,将最终的利润推迟到工程后期实现,从而规避了可能多缴纳企业所得税的风险。但是在实践中,由于业务性质不同等各种原因,可能导致出现前期利润高,后期利润低或亏损的情况,如果工程前期不合理控制利润水平,有可能导致出现多缴纳企业所得税的情况。
(二)安全管理方面
虽然,我国的相关法律法规对于现场施工的安全管理也有规定,但目前普遍存在的情况是,各建筑企业对安全管理方面的工作并没有足够的重视,而如果将这种做法带到巴西的工程中,将会面临非常严重的后果。
鉴于巴西相关法律对于施工安全管理方面的严格规定,为了避免由于安全管理方面的工作不到位,使现场存在安全隐患及不符合相关法律规定的情况,并最终导致项目被处罚甚至造成全场停工,我国承包商应对安全管理方面的工作予以特别的重视,在项目实施过程中,须将现场的安全工作放在一切工作的首位,并严格遵守巴西相关法律法规的要求做好各项工作,尤其要注意:
1 文件的准备
根据巴西相关法律的规定,公司的劳工在进入现场开展工作前,需要提交一系列的文件,并且需要通过严格的进场培训后方可进场。而进场培训需要满足法律规定的最低小时数限制,并有受培训人员的亲笔签名,方视为生效。因此,为了保证相关劳工能够及时顺利地进场工作,我方应安排专人负责进场培训工作,并合理安排培训时间,从而保证在符合法律规定的前提下,最大限度地满足现场工作实施的需要。
2 人员的配备
由手我国承包商的质量、环保和安全专业人员(QES)所持有的相关资质文件在巴西不被认可,而根据巴西的法律规定,相关的质量、环保和安全文件(QES)必须由拥有受巴西相关部门认可证书的安全工程师签字后方可生效,因此,我国承包商应在巴西当地聘请在相关政府部门注册的安全工程师。
此外,巴西法律还明确规定了现场配备安全工程师和安全技师的最低数量,即与现场工作的劳工数量成一定的比例,因此我方在雇佣安全工程师和安全技师时须满足这一数量上的规定。
3 医疗服务方面
根据巴西法律规定,在施工现场须配备医疗站,以应对现场出现的劳工医疗问题。医疗站应保证在现场有劳工工作的全部时间内都有医生和护士在岗,并配备2台救护车,其中1台备用。
4 对当地分包商的安全管理
根据巴西的法律规定,如果我国承包商雇用了当地的分包商,分包商的安全管理工作将由我方负责,即由我方的安全管理团队负责监管分包商的安全管理团队。这就需要我方的安全管理团队做好沟通和协调工作,与分包商的安全管理人员通力合作,保证项目的安全进行。
(三)劳工管理方面
虽然与我国的劳工管理规定相比,巴西的规定过于严格甚至较为苛刻,但遵守这方面的法律规定却是势在必行的。否则可能会因为很小的细节处理不当导致劳工诉讼不断,影响公司声誉和现场的进度。现就以下几方面情况,提出一些建议:
1 工作时间
巴西的劳工法对劳工的工作时间有明确的规定,加之巴西国内的法定休假日较多且分布在各个月内,这就对现场工作的连贯性带来很大的影响。遇到需要数日24小时连续作业的工作,如大体积混凝土的浇筑及电厂试运行等,若不能解决工作连贯性的问题,项目将无法实施。根据本人了解到的情况,现针对此问题提出两点具有可操作性的建议:
一是修改工人在劳工注册时登记的工作时间,即将某部分人的注册工作时间改为包括周日,将每周的休息时间改为除周日之外的其他时间;
二是安排某些工人倒休,由周日休息改为平时的某天休息,但这需经过工人本人的书面同意。
2 与当地工会组织的关系
巴西工会组织在工人当中有很强的宣传力和动员性,做好对工会组织的安抚并充分运用工会组织的影响力,将会在方方面面对工程的实施带来便利。建议我国承包商重视并处理好与工程所在地工会组织的关系,做好日常的协调和沟通工作。
3 签证方面
鉴于巴西劳工准入制度严苛,我国承包商若在巴西承接工程项目,必须对国内人员如何以合法身份在巴西境内开展工作予以充分且严谨的考虑。这个问题的严重性不容忽视。签证出现问题会导致我方人员无法入境工作,而一旦我方人员被查出以非法身份开展工作,不仅当事员工会被立即驱逐出巴西遣返回国,直接影响项目的顺利实施,还会对我国承包商在巴西的声誉和形象带来非常不利的负面影响。因此,我国承包商必须高度重视这一问题,现提出几点建议:
第一,在起草和谈判合同条款的过程中,力争将相关内容写入合同条款中,通过合同的约束,将我方获得劳工资格与业主相关联。例如根据项目规模和施工条件,明确由业主协助获得劳工资格的数量、需要业主协助的工作内容以及将工期与获得劳工资格的时间相挂钩等,通过合同形式与业主达成一致,以便最大限度地降低风险。
第二,在确定工期的时候,应将由此问题导致的工期拖延情况考虑在内。
第三,由于我方员工只有持工作签证或技术签证才有资格在施工现场开展工作,而获得这两种签证,均需要业主或与本项目有关的其他巴西企业协助申请,而每个企业根据其规模,可协助申请的数量是有限的,因此,应对实施项目过程中的我方各个专业人员情况做出统筹规划和安排,以便根据项目的进展情况,合理分配劳工资格,在最合适的时候安排最适宜的人员在现场开展工作。
三、结语
立足于服务和维权的定位,该局在合同审查、诉讼承办、法律普及、咨询解疑和风险防范等五项基础工作上下功夫。通过加强五大基础工作的专业度,打造法律诊所“贴心护权益、专业解法疑、服务零距离”的品牌。
1.在合同审查方面
全面推动标准合同范本固化工作的开展,积极引导业务部门优先使用标准合同范本。对没有标准合同范本的业务类别,联合业务部门梳理合同常用条款,滚动修编参考合同文本,并推动各职能部门将参考合同文本固化为标准合同范本。常态化开展合同承办人培训工作,重点提高合同承办人的民商事法律知识储备和合同业务承办能力,确保合同承办人考试通过率达100%,从源头上控制了合同法律风险的产生。
2.在诉讼承办方面
全过程跟进法律纠纷案件的办理,确保诉讼万无一失。对应诉案件,开展诉前案件准备会,对案件事实进行内部法律调查,引导责任部门收集证据材料;对主诉案件,深入分析诉讼的必要性,对非诉替代方案进行可行性研究,确保以最小成本依法维权。对办结案件开展系统的分析总结,形成“一案一分析”报告,促进管理提升。
3.在法律普及方面
结合不同业务领域的法律知识需求,制定“选修必修”法律培训课程体系,在法律诊所内开辟了“法律充电站”培训基地,引入“体验式”普法理念,融合法律与文化元素,以微电影、文艺汇演、互动游戏等活动方式,打造了新颖的“法意沙龙”法律文化传播品牌;法律诊所积极开展“法律六进”活动,牵手市普法办,在“空中普法”电台节目向东莞市民普及电力法律知识,现场解答听众法律问题;联合市普法办、东莞日报社开展“反窃电”、“保护电力设施”法治新闻报道,携手中央电视台“第一时间”栏目,开展“假节能、真窃电”专题法治新闻报道,掀起全市打击电力违法犯罪行为的。通过向社会公众宣传电力法律知识,传递电力法治理念,树立了法治企业的良好形象。通过丰富多样的活动,促进法律诊所品牌深入人心,促进员工法律意识普遍提高。
4.在咨询解疑方面
对于一般咨询,法律诊所直接答复解决,而对于疑难问题,诊所组织专家会诊,为咨询人提供客观、合理的法律意见。除了电话、线上咨询,法律诊所还积极开展“一线现场法律服务”,在纠纷案件发生的“第一时间”到达现场,与业务人员面对面,指导事实的调查和证据收集,为后续纠纷解决提供及时有效地法律支持。
5.在法律风险管理方面
法律诊所着力在企业“建章立制”的过程中把好风险关。一方面,对“两书”(作业指导书和管理业务指导书)进行合法性审查,确保其没有违反法律法规的相关规定,避免因执行“两书”而违法的情况发生。另一方面,将法律风险防控措施融入“两书”流程节点,通过执行“两书”实现风险防控落地。
二、横向贯通主营业务(Inter-function)
在企业经营活动中,法律风险往往产生于业务第一线,因此法律诊所充分融入企业主营业务,前移法律风险防线。通过定期走访、沟通座谈、业务调研等多种手段,在防范安全生产、电网建设、市场营销以及综合管理等各个主营业务中的法律风险收到很好的效果。
1.在安全生产方面
积极推进安全生产工作对安全法律法规的识别、获取、融入、依从和回顾工作,助力该局顺利通过安风四钻评审,确保全局生产活动符合法律法规关于安全生产的相关要求。主动参与安全生产事故事件调查,密切跟进相关整改措施的落实,确保企业依法开展安全生产工作。
2.在电网建设方面
结合地方经济发展需求,法律诊所协助推动针对电网工程建设的地方立法,促进电网建设与市政规划的有机统一。梳理工程建设法律审批事项清单,编写《电网建设工程法律法规指引》,明确建设用地许可、环评水保等重点行政程序的相关要求,杜绝违法强行施工行为的发生。强化对工程承包商、监理方资质证照的合法性审查,确保电网工程建设依法合规开展。
3.在市场营销方面
法律诊所积极推动营销部门开展供用电合同补签工作,强化合同法律意识,实现新报装用户供用电合同签署率达100%。开展“依法反窃电专项行动”,联合公安机关,打击盗窃电力违法犯罪行为,利用刑事法律手段震慑窃电犯罪分子,积极采取民事法律手段追讨被盗电费。深入分析法律案件背后的管理原因,促进市场营销业务的管理提升。
4.在物资采购方面
法律诊所重点开展对招标投标管理流程、主体资格等关键环节的合法性审查,规范企业招标投标行为。整理全局对外采购业务类型,重点细化产品质量、专业标准等条款约定。在物资采购合同中,固化财务支付条款,严控资金法律风险;引入廉洁保证条款,营造风清气正的商务氛围,防范审计法律风险。
三、整合搭建系统平台(System)
系统平台是法律诊所有效运行、发挥作用的基石。支撑我局法律诊所的系统平台主要有信息系统和人才储备库。
1.在信息系统方面
着力推动法律工作的信息化进程。通过OA系统,法律诊所可以对全局合同进行审查和对招投标文件开展合法性审查。这样做既固化了审核流程,又节省了文件传递时间,还确保了法律业务数据的真实性和准确性。基于法律诊所门户网站,该局搭建了法律诊所“网上接诊”工作平台,开辟了法律知识普及与分享、重点法律法规查询等专题栏目,建立了“选修必修”法律课程体系,让全局员工随时可以进行法律知识学习。
2.在人才储备库方面
坚持“实战锤炼育才”的人才培养原则,利用法律诊所的众多实践机会孵化培养专业的法律人才。法律诊所的咨询解疑、合同审查、争议谈判、诉讼承办等需要法律知识的工作,都要求诊所人员深度参与,提高专职人员的各方面业务能力。通过“送法下基层”、基层调研、为基层授课等方式,增强专职法律人员对一线业务的了解。举办合同法、电费回收法律风险、触电人事损害法律风险等的业务法律培训班,对兼职法律人员进行专项培训,提升其在本专业领域的法律知识和技能。借助局人才“摇篮计划”,吸纳懂法律、会管理的非法律岗位人员,通过借岗实习、轮岗培训等手段,培养后备法律人员。
四、建立完善诊断模式(Diagnosis)
该局法律诊所在CIS矩阵管理模型上进行“微创新”,加入“法律诊断”(Diagnosis),探索形成了CISD矩阵。目前法律诊断主要从管理流程、个案咨询和数据信息三方面入手。
1.流程诊断
借全局管理流程再造和固化的契机,全面开展管理流程的法律诊断。结合法律风险数据库,开展管理流程中的法律风险识别比对工作,突出关键节点和关键岗位的法律风险防范措施,组织业务管理部门讨论并修编管理流程,从源头上控制法律风险的产生。
2.个案诊断
通过1500咨询热线、网上接诊和当面咨询等渠道,收集法律咨询个案,深入分析每个法律咨询中存在的法律问题。通过事实分析、法律研究和管理融合等环节,形成切合企业实际的法律意见书,促业务部门形成合理稳妥的工作方案。
3.数据诊断
数据是管理的基础,因此法律诊所十分重视数据信息的收集、统计和分析。法律诊所在日常工作中注重收集基础数据,并对数据进行归类和分析,形成季度和年度法律诊所运营报告。法律运营报告不仅对数据展示,还对数据背后的管理原因进行研究,并给出管理改进建议。
五、结语