智慧档案管理范文
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第1篇
关键词：智慧档案；管理系统；层次分析；功能设计
智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。
1智慧档案管理系统的层次
1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。
2智慧档案管理系统的资源
2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3智慧档案管理系统功能设计分析
3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。
用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。
作者:王冬梅
参考文献
第2篇
[关键词]智慧城市；数字化；档案管理 文章编号：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建档案数字化工程的基本概念
档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。
1.1档案目录的数字化
（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。
（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。
1.2实体档案的图文信息数字化
王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。
1.3日常档案管理业务的数字化
将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。
2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）
（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。
以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。
（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。
3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障
当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。
4王村新城档案数字化管理取得的成效
（1）提高了经济效益。过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
第3篇
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
第4篇
（一）重视程度不够。社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，而软硬件投入却相对较少，人员配备不到位，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员档案管理意识淡漠，存在政策不清、认识不足等问题。
（二）管理方法滞后，无法满足参保人群急速增多、业务量剧增和社会保险制度改革的快节奏。近年来随着社会保险业务量的逐步加大，部分实施了档案信息化管理，但由于软、硬件建设及人员配置等方面没有统一协调，缺乏必要的软硬件支持，缺乏专业人才，未能发挥应有效能。相关信息未及时录入计算机系统，不便于业务档案快速准确地检索使用。
（三）业务档案管理缺乏规范性。业务档案分类模糊，档案管理缺乏科学性，造成重要的业务档案遗失或未纳入管理范围，档案材料纸张样式大小不一，装订不规范，装具不达标，封皮目录填写不规范，给业务档案的集中管理和查阅利用造成困难。
（四）业务档案管理人员缺乏系统的专业培训，业务素质有待提高。部分人员程度不同地存在技能单一、知识老化、专业知识缺乏、业务工作能力不足等问题，不能满足工作的需要。随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案数量的剧增，社会保险业务档案管理不能停留在一般水平上，应充分利用现代化信息化手段优化管理流程，不断提升服务质量。
二、加强社会保险档案管理势在必行
社会保险业务档案管理是社会保险管理服务的基础工作，在社会保险工作中发挥着不可替代的作用。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。
（一）深化社会保险制度改革的迫切需要。随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
（二）规范社会保险业务管理的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
（三）提高社会保险工作质量和办事效率的根本保证。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
三、全面做好新时期社会保险档案管理工作责无旁贷
随着社会保险覆盖范围的不断扩大，参保人数的不断增多，社会保险档案数量急速增加，如何实现社会保险档案的规范化管理，保证社会保险业务档案的完整、安全和有效使用，是社会保险部门必须解决的现时问题，责任重大，任重而道远。
（一）提高思想认识，提供全面保障。加大对社会保险档案工作的重视程度，加强政策宣传，及时解决工作中出现的问题和困难，积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社会保险工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
（二）理顺工作机制，规范操作流程。加强社会保险档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社会保险档案的管理科学规范。强化对社会保险档案的形成、整理、保管、利用等各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范，努力促进社会保险档案信息资源的整合与共享，提高社会保险档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。工作中形成的文字材料、业务报表等及时归档，按照集中统一管理的工作要求登记造册。加强保险业务部门的沟通、交流、合作，避免重复劳动，实现保险档案的统一集中管理。
（三）加强信息化管理，实现软硬件与人统一协调。不断推进社会保险业务档案管理信息化，实现社保业务档案管理信息化与社保经办业务处理信息化实时对接，做到业务档案归档实时化，管理电子化。通过采取自动化手段，在不断提高业务档案服务效能的同时，充分发挥业务档案主动防范风险、保证社保经办整体安全的职能。逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计。坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保职工提供服务。
（四）加强队伍建设，提高业务素养。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，在档案管理人员选拔上严格把关，切实将工作经验丰富、责任心强的人员选配到档案工作岗位上外，同时狠抓档案管理人员的培训教育工作，采取岗位培训、派送档案管理人员参加上级主管部门组织的专业培训等形式，努力提高档案管理队伍的专业技术素质和现代化管理水平。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。
第5篇
第二条会计从业人员职业道德档案管理实行政府部门监管与社会公众监督相结合、日常检查与不定期抽查相结合，体现客观公正、实事求是、注重实效的原则。
第三条区财政局负责本行政区域内的会计从业资格管理。授权区财政局财务会计管理中心具体负责本区会计从业人员职业道德档案管理。对在本区国家机关以及在本区办理税务登记的社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）从事会计工作、持有会计从业资格证书的人员，实施会计从业人员职业道德档案管理制度。
第四条区财政局财务会计管理中心应按《上海市会计从业资格管理实施办法》第五章有关规定，如实及时记载、更新持证人员职业道德的相关信息，包括持有会计从业资格证书的人员（以下统称持证人员）在会计从业方面受到表彰奖励和处罚、处分的情况等。
第五条会计从业人员职业道德档案中的信息来源：
（一）在区财政管理部门财政窗口持证人员登记的相关基础信息和注册、变更、调转以及接受继续教育情况；
（二）持证人员受到区级以上行政主管部门表彰奖励情况；
（三）持证人员因违反会计法律、法规、规章和会计职业道德被区级以上行政执法部门处罚、处分的情况。
（四）其他奖励与处罚情况由区各部委办、各镇、街道、莘庄工业区财政部门在年度终了后的一季度内报区财政局财务会计管理中心。
第六条职业道德档案内容的记载：
（一）根据持证人员提供的区级以上行政主管部门出具的有关表彰奖励证明，或区级以上行政执法部门对持证人员处罚的书面材料，由局财务会计管理中心负责受理并予以核查，经确认无误后，作出职业道德档案记录决定，并告知当事人。
（二）财政窗口根据财务会计管理中心的决定，将信息情况在《上海市会计人员信息库》中予以记载。
（三）区财政局财务会计管理中心应及时将记载情况汇总后报区财政局会计科备案。
第七条职业道德档案记录结果的使用：
（一）职业道德档案中有奖励记录的，将优先推荐高一级会计人才的培训；将作为上报高级会计师评审委员会申报高级会计师的业绩推荐；将作为评选区级以上会计先进工作者的重要条件。
（二）职业道德档案中有行政处罚或行政处分记录的，区财政部门应按照会计法律、法规、规章和会计职业道德的有关条款规定，予以处理并向社会公告。
（三）以上记录在使用中，如同时有奖励和处罚、处分的，按末次记录为准。
第6篇
作为一名城建档案工作的管理人员去进行建设工程档案业务指导时，正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间，是形成准确的高质量的城建档案的必备条件。
业务指导人员要适应，学用结合，并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性，即掌握档案形成的最佳指导时间；
——城建档案业务指导的针对性，即去指导什么，要精于什么；
——城建档案业务指导的连续性，即不人为中断对某一档案形成的系统指导；
——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性，即指导效果是柔性的，执行法律法规是强制性的。
一、城建档案业务指导的最佳时间千里之行，始于足下，凡事从源头抓起，就能事半功倍，抓工程档案的质量也是这样，档案工作的环节，收集摆在首位，没有收集，就没有档案，收集的多少、好坏就直接影响档案的馆藏与质量，要规范、高效的展开收集工作，必须认真地对待收集的前端工作，即指导要准确、及时、到位。
建设单位与城建档案部门签订承诺书后，即指导工作就开始了，首先告之建设单位下面实施城建档案管理工作的程序及步骤，提示工程开工时及时与城建档案馆业务指导人员联系。开工时进行业务交底时应向建设单位了解，施工单位、监理单位相关管理人员的姓名、电话，然后再与他们保持联系，这样可知道工程的进度，指导抽查产生与工程同步形成准确的资料。指导人员只有精通业务，工作踏实，才能主动去做，做到指导在先、管理在先、服务在先。事实证明，把好指导关的各个环节，提交的三方资料的质量就要好得多，只参加工程竣工验收，未能及时指导的资料就易残缺不全，指导环节把关十分重要。
二、城建档案业务指导的内容
精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多，一个工程会产生多家的建设工程档案，只有准确地指导，才会形成正确的档案。
以一个工程的全套档案为例，至少要有三个部门形成，建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求，指导他们正确地形成档案。
（一）工程开工时业务交底内容
1、宣传《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、规章，落实各单位应承担的责任和要求。要明确三方职责，提示建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2、建设单位应交的资料是由多个部门形成的，稍不注意，便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录，讲解具体内容与要求，了解已经办了哪些手续，产生了哪些资料，告之保存方法等等。
3、告之施工单位及监理单位收集资料中应注意的事项，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的连惯性。施工资料、监理资料在不断地完善与更新，新材料、新工艺的开发应用，会产生新的资料。告诉他们除完善质监要求外，城建档案部门也有特定的要求，只有把质监要求与城建档案要求融为一体，才是合格的城建档案。
第7篇
【关键词】职业健康；监护档案；信息化管理
随着国家相关部门对职业病统计重视程度的不断提高，职业健康监护档案的管理也引起了各企业领导部门的高度重视。在过去的时间里，由于管理理念落后，管理方法和手段不当，从而导致此方面的管理水平下降，健康监护档案的作用无法得到充分发挥。然而，随着计算机技术和网络技术的广泛应用，也给企业的职业健康监护档案管理工作带来的福音，使其实现了档案的信息化管理，完善了档案管理工作。
一、监护档案计算机单机管理的作用与局限性
纵观我国职业健康监护档案管理工作的开展来看，大致经历了3个发展阶段，即全纸质管理阶段、计算机管理阶段和网络信息系统管理阶段。作为全纸质管理阶段向网络信息系统管理阶段的过渡期，计算机单机管理阶段在档案管理发展中具有重要意义，但同时也存在一些有待解决的问题，接下来笔者就监护档案计算机单机管理的作用与局限性进行简要分析和探讨。
1.监护档案计算机单机管理的作用
计算机单机管理与传统的全纸质管理相比，在硬件设施上得到了很大的提升，实现了部分环节的自动化，一方面减少了管理人员的工作量，节省了大量的人力资源；另一方面则提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro软件程序建立数据库索引系统是1999年开始应用的管理方法，该系统将1976年以来的数以万计的监护档案录入计算机，采用一人一号一档终身使用，并在此基础上用数据库命令来进行条件索引，方便使用者对所需的档案进行查找，索引的关键词有很多，比如说姓名、部门、单位、职业病危害因素以及体检时间等。与此同时，该系统还可以满足使用者的诸多需求，例如，对纸质档案资料的调阅、对劳动者健康情况变化进行动态观察等。除此之外，使用者若想将该系统中的体验人员的一般情况批量导出，只需要核对一般信息接着录入体检结果便可，这样一来，大幅度减少了体检资料录入的工作量，提高了整体效率。
2.监护档案计算机单机管理的局限性
计算机单机管理虽然在一定程度上实现了管理工作的自动化和智能化，但在某些方面仍然过于依赖纸质档案，有一部分工作依旧需要手工操作来完成。这就导致了这种管理模式或多或少会存在一些不足之处。归纳起来，这些不足之处大致体现在以下几个方面：（1）尽管利用计算机技术可以使体检人员尽快得到体检号码，但是秘籍架里人工提取档案或建新档案的效率低，从而必然会导致体检人群中在档案室中滞留；（2）由于体检人员在获取档案之后，需要到监护门诊进行问诊、检查以及开具各种检查单等工作，所以大量的人群会集中在监护门诊中，导致人员拥挤，目前，监护门诊环节已经成为了体检中最受关注的问题；（3）在体检之后，企业健康监护档案管理人员需要对各个员工的检查单进行手工整理、粘贴、录入，由于人员较多，所以管理人员的工作量也往往较大，这样一来，难免会出现由于人工失误而导致的差错出现，同时，整体工作效率也无法得到全面提高；（4）由于是单机管理，所以医生所用的Excel表格与档案室的Fox pro数据库两者是相互分离的。因此，对于体检原始资料的查询，只能通过纸质档案里查询到；（5）监护档案计算机单机管理时期，对于身份的识别有赖于每个检查环节核对身份证和照片，繁忙之中难以杜绝冒名顶替的现象发生。
二、职业健康监护档案信息化管理的优势
在信息技术不断发展的今天，信息化管理已经成为了职业健康监护档案管理的必然趋势。与全纸质管理和计算机单机管理相比，信息化管理具有诸多优势，主要体现在以下几个方面：
1.全面提升了职业健康监护的工作效率
自从信息化管理系统研制成功并投入使用之后，基本上可以将计算机单机管理过程中存在的问题有效解决，尤其是在工作效率的提升上，其优势更为明显：（1）改变了传统全纸质管理模式，使得档案的存放空间进一步缩小，提档归档的事时间和人力也得到了大幅度节约；（2）体检流程得到了优化，体检人员在领取到体检任务之后，需要前往不同的科室进行检查，有效缓解了单一流程的瓶颈效应；（3）对于体检人员的摄像信息会在第一时间传达到各个科室内，以此来有效防止冒名顶替的问题发生，确保了体检资料的真实性；（4）在档案管理中，加入了条形码和扫描仪等设备的应用，以此来确保各项检查工作可以以最短的时间切换到所需的工作界面，大大缩短了体检时间，提高了工作效率；（5）对与体检人员相关的检查结果的整理和录入，直接由负责检查的医师完成，不仅提高了工作效率，而且还确保了检查结果的准确性；（6）档案室和各个检查室的工作均录入或传输到信息化系统中，受检者的一般信息和历次体检结果完整保存并动态续加新内容。
2.信息化管理符合职业健康监护的工作要求
对于为企业提供职业健康监护技术服务的卫生部门来说，其主要任务就是对出具的个体报告进行统计和保管。在信息化管理系统模式下，职业健康监护工作应该具备以下几项功能：（1）不同人员在操作权限上具有一定程度的限制，工作人员只能根据自己的权限开展管理工作；（2）针对每一位工作人员，都有各自的用户名、密码和签字识别，这些资料都是其他人无法修改的；（3）与体检人员相关的体检时间、报告生成时间等信息都是系统自动生成的，具有极强的时效性；（4）档案的建立是按照体检者的姓名和身份证号为依据的，实行一人一档终生使用制度，这样做的目的主要是为了避免体检者由于工作变动而导致的档案资料不连贯的问题发生；（5）对于体检者的检查报告，通常以PDF的形式打印出来，并进行存档，不能对其进行更改或编辑。这样一来，便提高了健康档案工作的严谨、客观和真实性，达到了维护劳动者和企业双方权益的目的。
3.对档案室工作人员的业务素质提出了新要求
与传统的全纸质档案管理模式相比，档案信息化管理对管理者的业务素质也提出了更高的要求，首先，管理人员必须对熟练操作电脑，并且能够利用办公软件对健康档案进行整理和统计，否则，无法利用Excel开展档案管理工作。其次，对企业单位批量在岗定期体检，依据监护医师制定的体检项目方案，转化为信息系统里新的体检计划分组，对体检名单进行分组之后，将其编号后导入管理系统中。再次，动态掌握体检进度、体检项目完成情况，及时反馈到企业，以便企业督促员工按时完成体检，提高受检率。最后，对上、转、离岗体检，以及特殊工种取证体检这些常规的非批量体检，档案室工作人员要掌握不同工种所接触的职业病危害因素类别，根据职业病危害因素选择相应的体检项目，即时挂号、划价、摄像、打印导诊单。只有将以上工作全面掌握，才能够提高档案管理水平，提高档案使用率。
三、结语
综上所述，职业健康监护档案管理是企业发展中的一项重要管理工作，是企业对员工身体健康状况进行全面了解的重要依据。近年来，随着计算机技术和网络技术的不断普及与推广，实现健康监护档案管理信息化也成为了企业发展中的一项重要工作。实现管理信息化，不仅可以提高健康监护档案的利用率，将其作用最大限度的发挥出来，而且还可以从整体上提高企业的管理水平，更好的促进企业的可持续发展。
参考文献：
第8篇
关键词：社会 养老保险 档案管理
一、社会养老保险档案管理的特点
1.档案管理对象和服务对象具有社会性。我国的养老保险已经广泛涵盖了个体工商户、企业事业单位以及自谋职业等人群，社会养老保险已经成为了我国社会发展的重要部分。社会养老保险档案管理作为养老保险的重中之重，也就具有了一定的社会化性质，最终其服务的对象同样也就具有一定的社会性。
2.档案来源具有广泛性，内容具有复杂性。社会养老保险的服务对象以及管理对象的社会性最终决定了养老保险档案内容的复杂性以及来源广泛性。之前的养老保险档案只是针对我国的集体企业或者国有企业的退休人员，在以往的档案管理流程中其档案的来源比较单一，档案的内容上也比较简单。然而随着我国养老保险制度的社会化，其档案来源也随之变得更加广泛，此外，参保人员的身份不同，最终又导致了其内容上的复杂化。目前为止，我国的社会保障档案依然没有一个相对统一的格式，养老保险档案内容混乱。因此，对养老保险档案进行规范化非常必要。
3.档案具有流动性。目前，我国参加社会养老保险人员的流动性极大，辞职、调动、退休或者脱离原单位的人员众多。然而流动人群通常没有一个固定的单位，工作的地点变动极大，最终导致了养老保险档案的流动性也非常大。因此，对于流动性的社保档案管理要更加的重视。
二、社会养老保险档案管理工作中存在的问题
1.流动性易使档案丢失、受损。由于我国的人口众多，目前的社会养老保险制度也在全国范围内不断地得到普及，最终出现了我国社会养老保险档案的流动性及其活跃，一部分人或由于自身原因、或者由于工作需要，往往会出现人员调动，有些参保人员或辞职到其他公司、企业单位，这就需要对参保人员的参保档案进行调动。这些没有固定工作地点的人群在进行档案调动的过程中往往会出现档案丢失、受损的情况发生。
2.档案与环境设施问题。我国居民养老保险部门尽管已经设置了退管股来对居民的保险业务档案进行集中管理，然而由于养老保险相关部门其办公的地点以及经费受到一定的制约，相关部门依然还没有专门的大干室来管理参保人员的个人档案。其档案室内的环境设施也没有达到正规标准，缺乏灭火器、空调、去湿机、温度、湿度计等基本设施。
3.档案管理与管理水平问题。随着居民参保人数的不断增多，我国目前迫切需要建立一个健全的社会养老保险档案管理的制度，从而可以在一定程度上减轻参保人员的后顾之忧。目前，我国一些地区的社会养老保险档案的管理流程以及制度存在着诸多问题，主要问题就是没有一个健全的法律依据。因此，养老保险档案管理在个别地区甚至没有被认真地对待，最终导致了居民保险档案管理的政策环境极差，有些甚至把参保人员的基本信息填写错误，最终导致了一部分人不能参保或者失去基本信息。我国社会养老保险档案管理的不规范严重地影响了居民的参保积极性，同时也极大地影响了政府的信誉度。
三、搞好社会养老保险档案管理的措施
1.规范化档案管理，健全档案管理制度标准。社会养老保险档案往往包含了参保人员的基本资料及其相关业务的原始材料。相关的管理部门在对其进行管理的过程中应该进行分类管理，做到标准化管理，最终实现养老保险档案管理的严要求以及高指标，建立一个健全的档案管理标准以及制度。在对档案进行管理的过程中严格遵守工作原则。
2.信息化档案管理，提高质量，科学归档。采用完全人工的档案管理方式已经无法满足目前我国社会参保人群，此外，完全人工往往会大大地增加管理成本，同时也无法达到满意的工作结果。传统的社会养老保险档案管理往往采用纸质版记录，最终进行统一存放，这不仅要花费大量的时间精力，同时还要占据极大的储存空间。此外，纸质材料往往在管理上要求极高，必须保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以极大地增加工作效率，降低养老保险档案的管理成本。
3.实用化档案管理，提升素质，服务社会。养老保险的档案储存与创建就是为了保证参保人群以及相关部门在进行查询时可以快速准确地查找、审核，一些管理部门对档案管理进行绘制示意图就是为了方便日后的查询。因此，档案管理部门需要制定科学的管理方法，例如提供社会养老保险查询与检索工具、专题形式的索引建立等等。在档案管理工作人员的工作中，相关部门要积极地更新适应性强的社会养老保险档案管理系统以及软件，最终使档案管理实现信息化。
参考文献
[1]马启飞.安阳市推动社会养老保险业务档案管理举措探析[J].人才资源开发，2013（4）：37-38
第9篇
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三），造成档案遗失、毁损的；
（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；
第10篇
关键词：会计电算化 会计档案 管理
近年来，我国会计电算化事业发展迅速，越来越多的单位会计工作已经电算化，配套的会计档案管理工作也发生了很大的变化。笔者根据企、事业单位会计电算化工作的实践，就如何加强会计电算化之后会计档案的管理工作，谈谈个人看法。
一、会计电算化后会计档案的变化
如今的电算化会计档案，包括存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。与传统的会计档案相比，会计电算化后会计档案一般具有如下几个特点：
1.内涵更广泛。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
2．存贮形式多，存放条件高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。
3．磁性介质或光盘上的会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。
4．磁性介质或光盘上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
5．磁性介质或光盘上的会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多。
二、加强会计电算化后会计档案管理的措施
由于会计电算化后会计档案发生上述变化，在会计电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应采取以下措施，加强会计电算化后会计档案管理：
1．加强对会计档案中软件文档的管理
软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，更重要的是保存完整的软件文档，在软件系统产生一些问题时，它对系统的维护是至关重要的。
2.加强对磁性介质质量和存放环境的管理
在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的磁性介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被有效地使用。对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所。对存放往年会计档案的介质应定期复制，每次复制最好复制双份，存放在不同的地点。对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换。对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。
3．加强对磁性介质或光盘上的会计档案安全性的管理
对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。经常采用的安全保密措施包括用户识别控制，防止非法用户接触会计档案；操作日志管理应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索；数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份，分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据带来问题。
4．加强对会计电算化软件的管理
磁性介质或光盘会计档案和软会计电算化件版本要相匹配。在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，以利于使用。
第11篇
关键词：档案 管理者 素质 社会功能
要使档案能够起到它真正的作用、更好地服务于社会建设、服务于公众的一般需要和特殊需要，档案管理者的素质是最重要的一个因素。那么档案管理者究竟要具有什么样的素质呢？
首先档案管理者应该具有历史的使命感，应该认识到档案在历史进程中的特殊地位和作用，应该认识到自己高质量的服务是给需要者提供一把又一把能解开历史事件、历史人物、社会风情、自然现象之迷的钥匙。是澄清历史和现实中是是非非的重要依据。
古今中外许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象留给我们的迷实在是太多太多。有些是只有口头传说而没有文字记录而让人无法着手研究；有的虽然有文字记录，但又不详，仅只有只言片语，难于让人推及因果；有的虽有许多物证，又缺乏文字说明，更没有系统搜集和科学整理，从而不能让人形成完整的概念；还有一些是芸芸众生讹信讹传，孰是孰非使人难辨；更有甚者，是由于政治家们的权谋同一帮文人墨客的习心炒作，弄得是非莫辨；再加上重权人物为了掩盖自己的错误，指鹿为马，对许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象随心所欲的曲解，所谓“说你不是，你就不是，是也不是。说你是，你就是，不是也是。”将历史事件、历史人物弄得面目全非。如何解开这些迷团，就要凭借档案材料了。例如：强渡大渡河的究竟是十七个勇士还是十八个勇士？中学小学的教科书就有两个不同的版本，孰真孰假？就需要用原始档案记录进行核对。再如：报刊杂志经常提到的我国“三年（指58年至60年）自然灾害”的说法，究竟是否正确，只要查一查这三年各省的气象水文档案就可以得出正确的结论，还可以拿这三年的气象水文档案同历年的气象水文档案进行比较、分析，就可以解开这一谜团。这是显然易见的。档案材料可以解谜的功能应是母庸置疑的了。
从表面上看，这些可以解谜的客观性档案同管理者的素质没有多大关系，但是如何使“档案”变得真实、客观，就同档案管理者的素质大有关系了。且不说有人故意窜改档案的恶劣行为，单究档案管理的“八个环节”中的疏漏就充分体现档案管理者素质的重要性了。
大凡了解档案管理的人都知道，一个档案的形成必须经过以下环节：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鉴定；（4）、保管；（5）、统计；（6）、提供利用；（7）、编目与检索；（8）、编辑与研究。这八个环节环环相扣，哪一个环节都渗透管理者的素质；哪一个环节都要求管理者不要带着历史的偏见；不要带着宗派的倾向；不要带着个人兴趣和个人爱好；不要带着宗族和个人的恩怨。否则，变得不能真实地反映事件和个人的本来面貌。就以“收（搜）集”这个环节而言，虽然那些形成档案的材料——“机关收发文、命令、指示、通知、决议、财务帐本、报表、凭证、协议书、合同、提货单、支票、发票”[注]，国家与国家之间签订的合同、条约、外交礼仪交换的文本、照片、录音带、录影带、光牒、磁盘、芯片等以及报刊发表的文章都是客观存在的材料，但是这些材料中有不少是相等、相近、相对、相悖、相互矛盾的东西，如果档案管理者在收（搜）集这些客观材料中带着个人的情感、兴趣、爱好、个人恩怨、自己所在宗派集团的倾向去收（搜）集，仅搜集自己感兴趣的材料而丢掉自己不感兴趣的材料，仅搜集对自己宗派、集团有利的材料，而丢掉那些与自己宗派、集团不利的、相逆相悖的材料，甚至故意窜改、销毁这些不利材料。从而使历史事件、历史人物、社会风情、自然现象的本来面貌发生改变。那么这些所搜集来的本来可以提供给使用者通过比较分析的客观材料就变成不能反映真实的材料了。这里说他不真，是因为它是一面之词。如何使它变得客观真实，这就需要管理者的素质，需要他们具有高度的历史使命感，要求他们不为个人利弊、自己所在宗派集团的倾向所困。从这个意义上说，尊重客观、尊重事实、尊重历史也就是指档案管理者的素质的体现。如果缺少这种良知，那么档案的社会功能就受到很大影响。
其次，作为一个档案管理者，仅仅掌握档案工作的专业知识还是很不够的，还必须在工作中尽心竭力，对档案事业的执著追求。这是许多人难于做到的。要做到这一点，就要考验一个档案管理者的素质了。
有人说，档案工作是“为人作嫁衣裳”。档案工作者是为别人成名成家的垫脚石。还有人把档案管理者的工作比喻成写作歌词和作曲的人，说什么“一首风靡全球的歌曲，绝大多数的听众只记住歌手的风采，根本没有记住词曲作者在背后的艰辛”。这的确是一个无可争辩的事实，演唱者名利双收，而词曲作者却在一边遭到冷落，这是一个多么不公平的现实。档案管理者的工作也是如此，应用档案的人将自己的事业搞得红红火火，声名远播，有谁又能理解档案管理者的艰辛工作呢？所以有人说：档案工作是一个有良心的工作，得有素质的人去做，在那里报酬是不高的，而付出是巨大的，强调的是奉献精神。如果没有这种奉献精神，如果没有素质，对工作马虎了事，对自己的工作不能克尽职守，那么，所收（搜）集的材料就会有遗漏，变成没有代表性的不能反映真实事件的一面之辞；如果管理者没有素质，对于档案材料的整理就不会俨然有绪，对反映真实的材料挂一漏万；如果管理者没有素质，就没有执著追求真实、辨明真假的精神，对档案材料的鉴定就不能去粗取精、去伪存真；如果管理者没有素质，对自己管理的档案就会出现霉变、虫蛀等现象。在统计时也会出现差错，重要的数据也会丢失；如果管理者没有良好的素质，对档案的编目与检索、编辑与研究造成混乱。即使编目出来，也使人看不到要领，不能根据目录检索，使应用的人如在大海里捞针。
如果档案材料失真，那么档案的社会功能就失去应起到的作用。军事指挥员应用它，就会打败仗；企业家应用它提供的材料进行决策，企业就会倒闭；行政管理人员应用它作为行政决策，行政工作就会搞得一团糟；教育工作者应用它，教育工作就会受到严重损失。所以我们强调档案管理者的素质也就是如此。（作者单位：贵州师范大学）
参考文献：
第12篇
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
党的十报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。
1 中职学校档案的重要作用
中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。
2 中职学校档案管理存在的问题
中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。
2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。
2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。
2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。
3 创新中职学校档案管理的对策
加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。
3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。
3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。
3.3 创新队伍建设，增强档案管理人员综合素质 加紧培养大批适合时展需要的人才队伍，不仅是构建社会主义和谐社会的迫切需要，也是实现职业教育科学发展的一项重大任务。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强人才队伍建设[7]。档案管理人员素质直接影响档案管理水平的高低，创新中职学校档案管理应进行队伍建设创新，增强档案管理人员综合素质。一是注重人才引进，要引进档案管理专业毕业的人才进入档案管理队伍，使他们具备扎实过硬的业务功底，提升学校整体档案管理水平。二是强化继续教育，将档案管理人员继续教育纳入学校人才培养计划，通过专业培训、进修学习、参观考察等方式提高他们的知识水平和业务技能。三是大力开展思想政治教育和职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识和工作积极性、创造性，使他们真正做到“兢兢业业，爱档如珍”。
第13篇
关键词：下岗职工 档案管理 再就业 作用
档案是个人职业生涯总体情况的总结与记录。档案管理有着重要的社会价值。其中下岗职工的档案管理成为了重要的一个工作环节。从上个世纪80年代起，下岗职工的档案流失问题就已经产生。对于下岗职工来说，记录个人职业工作生涯的档案成为了自身的唯一的重要依据，面对下岗职工档案管理的现状，各级政府与部门必须加强对下岗职工档案的管理，发挥其对下岗职工再就业所产生的作用。
1.针对下岗职工的档案管理服务的作用
企业在大的经济环境下的改革，必然会产生职工的调整与转移，在这种大背景之下，职工下岗成为了不可避免的事。如何解决下岗职工再就业，做好下岗职工的生活保障工作，成为了政府工作的重点。
现阶段我国的就业工作形势属于就业与再就业并重的时期，下岗失业职工是就业工作的主要的扶助对象，面对市场经济的不断发展，就业形势的愈发严峻，加强下岗职工的档案的管理服务，不仅对下岗职工的在就业工作有巨大的帮助，同时对维护社会稳定也起着良好的促进作用。各级政府与部门的相关完善档案管理的措施，目的都在于推动下岗职工再就业，让档案服务于社会。因此，下岗职工的档案管理属于市场就业机制的重要的组成部分。
2.下岗职工档案管理服务现状
下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，进行规范完善的管理。并且，划定归档的范围，做好各项资料收集工作，从个人简历、与原单位所签订的材料、再就业活动材料如下岗职工培训等各方面的内容进行档案资料的完善。此外，一些部门单位积极开展相关服务工作，加强对档案的开发与利用，为下岗职工扩大再就业的机会，积极寻找社会就业机构渠道。
同时，具体的档案管理服务工作依然存在着一些弊端，存在着尚未完全去除的“病根”。例如相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。其次，一些企业的相关管理制度不健全，例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。这些都使得企业部门自身无法准确提供下岗职工再就业的准确信息，使职工的权益受到了伤害。
此外，一些地方劳动部门也不注重对相关档案的科学保管。一些档案管理委托机构，缺乏足够的责任心，将档案代管的关系作为简单的寄存的关系，没有严格、行之有效的管理措施制度，劳动档案管理部门的执行力度的不够，导致下岗职工档案的完善程度受到影响，进一步限制了下岗再就业档案的作用的发挥。针对下岗职工档案管理的现状，现来具体谈论进一步发挥档案管理对下岗职工再就业作用的措施。
3.如何进一步发挥档案管理服务对再就业的作用
针对下岗职工的档案管理服务的作用，以及其管理现状来看，下岗职工的档案管理服务，需要进一步强化，为下岗职工的再就业提供更为有效的帮助。现提出三个具体的措施。
3.1扩大宣传，加强领导，提升社会认知度。首先各级部门应当充分认识到下岗职工档案管理的重要性，在此基础之上加强对管理的领导，加大宣传的力度。一切从帮助下岗职工再就业的角度出发，从基本上保证档案工作的有力有序进行。并且，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。
3.2加强下岗职工档案管理社会化。我国的档案管理逐步发展，由企业管理职工档案到社会机构参与管理。随着社会的不断发展，档案的社会功能也愈加明显。要更大地发挥档案管理对下岗职工再就业的作用，应加强下岗职工档案管理的社会化。具体的政府与相关部门应当积极采取相应的措施，实行社会化管理，让档案发挥作用。例如，对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。
3.3加强与各级工作、就业部门的配合。工会是“职工娘家”，解决下岗职工再就业的问题，与各级工会的配合显得非常重要。档案管理部门应当与工会与就业机构合作交流，挖掘档案深层次的就业信息，为下岗职工服务，并努力进行对档案的加工。协同工会部门为下岗职工协调工作接收单位，积极配合就业部门宣传以及对档案与人才的发掘，及时向其提供下岗职工的档案及相关资料。完善整个再就业的系统。
结束语
总而言之，下岗职工的档案管理对其再就业发挥着重要的作用。下岗职工的档案管理工作，必须本着帮助其再就业的角度出发，积极科学管理，与相关部门努力配合，发挥档案管理服务对下岗职工再就业的最大作用。
参考文献：
[1].下岗职工档案的管理[J].黑龙江档案，2000，3.
第14篇
关键词：人事制度 医院 人事档案管理
人事是指各级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构依据国家有关人事政策法规，接受用人单位或个人委托，对其人事业务实行集中。规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。人事的当事人为方和委托方，一般是县级以上政府人事行政部门所属的人才流动服务机构；委托方为需要人事服务的各类企业、事业单位和个人。 人事业务可由单位委托，也可由个人委托。委托的方式由委托方与方商定，并以合同的形式予以明确。
1.人事制度下的医院人事档案管理工作，首先要转变传统观念
人事制度是时展过程中，国家进行宏观调控一种体现。因为人事制度主要以实现人才优化利用为根本出发点，所以在人事制度下的医院档案管理工作，就不能用传统的手段进行目前的人事档案管理工作。要落实制度下的人事档案管理，转变档案管理观念，需要医院档案管理和人才交流机构共同转变工作理念。要使人才制度下的医院档案管理，发挥人力资源优化配置的根本目的，就必须以人才交流机构，与医院人事档案管理的有关部门进行相互的协作和配合。
2.人事制度下的医院人事档案管理工作要明确职责意识
人事制度下的医院人事档案管理工作，虽然是采用的是一种托管式的是人才档案管理形式，进行档案管理。但这并不意味着医院人事档案管理工作就可以仅仅是一个形式，一劳永逸了。同样人才交流机构，也不能因为与医院建立这样的一种人才合作平台，就将工作范畴局限为仅仅承担简单保管档案的责任而已。要保证人事制度下的医院人事档案管理工作，能够发挥对医院发展的促进作用，就必须要求医院人事档案管理的有关部门，和人才交流机构彼此明确职能划分。医院档案管理要在于人才交流机构的合作过程中，做到与人才交流机构的勤沟通，对人才交流机构提供的人才的信息进行勤收集。人才制度下的人才交流机构，要保证与医院人事档案管理部门合作的过程中，为医院人事档案管理提供最客观、最准确、最有效的人才信息。
3.人事制度下的医院人事档案管理工作要强化收集人才信息
医院档案管理工作与人才交流机构进行合作，主要想是通过采用这种人才的形式，提高人事档案管理的工作效率。要保证人事制度下的，医院档案管理可以发挥对医院发展中的促进作用，我们还应该在医院和人才交流机构中间建立一个彼此信息互动制度。
4.人事制度下的医院人事档案管理工作，要注重管理和监督
因为认识制度下的医院人事档案管理工作，是由医院档案管理部门和人才交流机构共同完成的。所以要保证两家单位在合作过程中，每一项工作都能够落实到实处，就必须针对人事制度下的医院人事档案管理，进行有效的监督和管理。为了保证监督和管理的质量，人才交流机构可与与医院一起派出代表，建立一个监督管理人事制度下医院档案管理工作的小组。
5.人事制度下的医院人事档案管理工作，要严格规范操作
人事制度下的医院人事档案管理工作，是医院为满足发展需要进行的意愿人事档案管理工作创新的产物。所以要通过认识制度的这种形式，发挥人事档案管理促进医院发展的作用，就需要医院档案管理部门要与人才交流机构进行密切的配合。在医院与人才交流机构进行配合的过程中必须严格执行相关制度，严格保证工作质量。
6.人事制度下的医院人事档案管理工作，要建立人事档案数据库
人事制度下的意愿人事档案管理，要强化多媒体网络的技术建设。在人才交流机构与医院档案管理部门之间，开设一个信息通道。并在两家单位分别建立有关人事档案的资源材料库，一保证人事制度下医院档案管理工作可以高效开展。
7.人事制度下的医院人事档案管理工作，要提高档案管理队伍的职业素质
强化医院人事档案管理队伍，和人才交流机构工作人员素质，就是要强化从事人事制度医院人事档案管理工作有关人员的，人事档案管理意识、人事管理业务能力、人事档案管理创新思维。强化人事档案管理工作队伍的整体工作能力，医院要定期组织档案管理人员进行档案管理技能培训，和档案管理责任意识培训等。
8.结语
随着社会的不断发展，医疗卫生事业要面临时代所带了的挑战会越来越多。正确认识医院档案管理的有关工作，不仅仅是要强化对医院档案管理的重要性的认识，我们还必须将档案管理与医院未来发展联系在一起。落实医院人事档案管理，强化医院人事档案管理效率，创新医院人事档案管理方式。作为创新医院人事档案管理的一种方式，基于人事制度的医院人事档案管理这种模式，在不久的将来会被越来越多的医院所采纳。
参考文献：
[1]郭祖汉.保障利用在人事档案管理中的地位及实现路径[A].广西档案2010年第3期（总第99期）[C],2010,(总第).
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每个公民的个人档案都涵盖了其整体职业生涯安排的所有记录以及总结。个人档案管理的社会价值便体现在它具有凭据功能，而对于下岗职工存在的个人档案管理在整个档案管理体系中占据着非常重要的地位，在管理过程中出现的档案流失现象目前已成为社会关注的问题，对于这种管理不当的不良现象，政府相关部门一定要采取必要的措施改善这种现象。加强对下岗职工个人档案管理的强度，使其在进行再就业时能够发挥正确的作用。
一、 下岗职工个人档案管理所具有的实质作用
目前为了符合社会经济不断改革的新趋势，国内很多企业对内部都采取了必要的整治措施，目的是能够有效的减少支出成本，因此失业现象屡见不鲜。而如何能够促进下岗人员二次就业来保障生活来源便成为国家政府首要重视的民生问题。如今国内在就业方面呈现出就业同再就业共存的特征，我国政府大力支持下岗失业人员能够进行再就业。但是，伴随着我国社会经济的快速发展，各行业间竞争力的不断增大，以及不断更新的高科技机器设备和富含科技的工作模式，这些变化使得下岗职工面临再就业时遇到很多困难。这种情形下，下岗人员所拥有的个人档案管理服务在很大程度上能够帮助他们进行再就业，同时还能有效维护社会结构的稳定度。我国相关政府部门应该改善目前在档案管理工作中出现的问题，运用合理化的档案管理来支持帮助下岗职工的二次就业，进而实现档案管理的社会价值。
二、 国内下岗人员个人档案管理现状简介
从整体上来看不论是国家政府还是在企事业单位中对下岗失业人员的管理档案问题都显得越来越重视。在某些单位中还配置了专用于管理个人档案的部门，这些部门都具有良好的管理机制，主要目的是为下岗人员争取到更多的自身利益。与此同时，某些单位在档案管理部门中还增设了开发利用档案管理的一系列服务项目，以这种方式为下岗职工寻找相应的二次就业渠道，增大他们再就业的空间。虽然有以上的档案管理方式能够促进下岗职工顺利进行再就业，可是其管理过程中还是存在很多不当之处的。比如说，在某些企事业单位中对下岗人群的档案进行管理的重视程度不足，缺少相应的人力投放资金，将这种档案的管理视为企业在发展过程中的负担。同时还会存在一种现象，在企业进行合并时，由于不够完善的档案管理制度，使得很多下岗工作人员的个人档案不知所踪，更有甚者有些单位会违背政府相关规定将档案私自下放到下岗人员个人手中进行保管。而正是这些不规范的档案管理现象使得单位部门不能及时有效的为下岗人员提供有效的再就业信息，致使有损到员工应有的权益。
综上所述，我们应该在企事业部门中加强和改善下岗人员档案管理的制度，目的是能够正常发挥档案管理对下岗职工进行二次就业的作用。
三、 档案管理促进下岗人员进行二次就业的详细措施
各部门领导要对下岗职工档案管理进行广泛宣扬以提升其自身影响力。在企事业单位中对下岗人员档案管理所具有的重要性要做到充分认知，单位领导要不断加强管理档案服务水平的力度，最终目的便是能够辅助下岗人员顺利进行再就业。此外，要正确运用档案管理这项工作，使其作为对社会进行透视以及掌握社会就业动态的工具，进而有效促进其作用的正常发挥。
促使下岗人员的档案管理工作趋于社会化。档案管理正在发生变化，它正由企事业单位向社会组织管理档案进行过渡。伴随着我国社会的快速发展，档案管理所具有的社会地位同时也变得更加显著。因此，若想在很大程度上使档案管理发挥其作用促使下岗人员再就业，就应该及时将档案管理变得社会化。无论是在企事业当中还是在社会组织中都要进行相应的改革使社会化得以实现。同时，国家政府还应投放合理的资金来处理现存的死档案现象，为了有效避免部分职工档案的流失，进而发挥档案管理服务所具有的积极作用。
同工会各级部门之间要加强配合。若想处理解决下岗人员存在的再就业现象，国家政府便要加强工会间各级部门的整体配合度。所有的档案管理相关部门要同工会以及再就业单位进行必要的沟通交流，这样便能得到可靠的就业信息，以便为下岗人员提供服务。同时，还要对原始档案做相应的加工工作，在工会的协同作用下安排下岗人员到接收单位中，最终改善整体的再就业体系。
