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关键词:供电企业 档案管理 信息化 资料
前言
电力建设工程过程中,会产生与工程相关的文件、图片或者录像等电力档案,这些档案是立项、招标投标、采购、施工以及监理等等建设工程的真实,是工程建设和竣工验收等的必备条件。随着国内外电力档案的信息化发展,电力档案管理也出现了很多新变化、新特点,档案信息在生产建设中发挥的作用也越来越突出,如何最完善地做好档案信息化管理也是我们档案管理员应该探讨的问题。
一、做好档案数字化资源建设的必要性
在电网建设和改造过程及生产经营活动中产生的档案信息资料,有纸介质、磁介质、声像、电子文件、实物等各种载体。电力企业的科学技术档案几乎占到电力企业档案馆藏的70%左右,具有极高的科学利用价值。
实现档案信息存储和处理数字化,收集与传递的网络化,有利于进一步拓宽管理思路,改进工作方法,加强管理力度,提高工作效率,更好地为系统各项工作服务。
二、建设完善的档案管理网络
以项目主管部门为核心,档案室作为业务指导部门,建立各部门、直属单位、县分局的档案专、兼职负责人。在电力工程建设项目中,档案管理部门应在工程项目主管部门的总协调下,和工程进度同步进行有效管理;并负责监督和指导各职能管理部门文件资料的移交;各职能管理部门应设一名兼职档案员,并根据档案“集中保管”的原则,对本部门资料统一集中起来,及时移交档案部门进行归档。
三、建立健全档案信息数据管理运行体制和机制
在档案信息管理中要认真贯彻执行国家的有关方针政策、法律法规以及国家、行业标准;要严格执行国家和企业的保密制度,严守企业的秘密;企业单位须指定一名领导分管档案资料和数据管理工作,对数据资料进行严格质量审核和协调管理;同时要结合本单位实际情况,
设置数据管理岗位,明确落实责任主体与责任人,配备具体负责数据采集工作、档案信息数字化、数据上传与加载、提供利用、安全与保护等工作人员。
四、结合电力企业实际,加强数据采集的管理
(一)在项目建设中完成档案工作流程的数字化,建立完整的数据资源库。
业主(建设)单位从项目筹划、开工时先期导入档案管理,项目一启动就将归档任务通过模版下发到各单位;各参建单位在接到归档任务后对号入座,通过在线或离线档案管理平台收集档案,工程管理单位实时对档案管理各环节进网上检查、监督与指导,分阶段校验,及时开展网上催交;网络检查合格后,再进行实体档案的移交接收。通过这一模式,各单位任务明确,同步建档,归档质量和工作效率明显提高,实现了工程档案的超前管理,全过程控制,建立起对公司项目档案管理实行有效全程监控的管理体系。
(二)完善在项目改造、扩建后及时完成数据资源更新的工作。
科学技术档案具有专业技术性强、成套性强、标准性强、更改性、通用性等特点。针对科技档案更改性特点,决定了电力企业档案必须实行动态管理。如变电所的设备因为技术和安全的需要经常要扩建及改造,这必然会涉及图纸的新增及替换,这些增加及替换的图纸不管是纸质还是电子图纸都要及时替换、及时增加、及时归档,从而实现图纸电子化管理和实时动态管理。
(三)加强电力科技档案数据资源建设的完整性。
要保证电力科技档案数据资源建设的完整性,就要加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。在实际工作中我们体会到如果不重视档案资料的收集,会造成日后部分技术改造工程维护困难。目前,档案的收集已经列入企业的规章,制定了相应的“三纳入”、“四参加”制度。本企业档案部门人员须参加本企业的项目工程竣工验收会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。设备到了仓库开箱时必须有档案员在场,收集第一手资料。每项工程结束时施工单位必须同时向档案室移交纸质档案、通用的电子档案各一份,经档案室检验合格后方可算工程最后结束。特别是基建工程的验收,档案资料不齐全完整,不可认定工程完工,不得进行工程结算。已经形成的纸质档案,特别是利用频率高的图纸,都要做成CAD的竣工图移交档案室。通过图纸管理系统,档案员、工程技术人员、领导可以根据各自的权限完成档案的录入、浏览、下载、修改、审批等工作。且对具有永久与长期保存价值的档案进行数字化资源建设,不但方便了生产科研管理人员的利用,提高了工作效率,也达到了规范和保护这些重要资料的目的。
五、完善标准规范,加强质量控制
(一)规范档案信息化数字化工作。在工作中根据国家的与本行业颁发的标准规范,结合自身实际,加强基础业务的标准规范建设,建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定数字化标准规范、电子文件管理规定,保证档案信息检索的查全率与查准率。
(二)加强档案资料采集流程的管理。企业科技档案进馆后,指派固定人员作为数据采集过程的具体负责人,对经过严格审核与接收的档案资料,进行编目录入、数字化采集、实物扫描与编辑、数字化合成与转换、电子文档上传与入库,统一整个过程的标准,保证数据采集的原始性和完整性。
(二)加强数据质量控制。
扫描的图像质量直接关系到字符检索识别的准确率,整个扫描工作的过程对后续全文检索的查准率、查全率都有影响。因此,加强扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对等几个关键环节都非常重要,它们是数据资源建设质量的基础保证。
五、加强数据安全管理
要加强数据安全管理,具体包括:档案网络建设的安全性,把安全管理贯穿于档案数据管理的全过程,数据库的维护与备份以保证数据的安全,确立数据的安全级别与使用权限,档案电子数据的安全利用管理等。
企业重要档案数字化建设是国家档案局与南方电网公司档案信息化工作的要求。档案信息化是国家电网建设“一强三优”现代单位的基本要求,是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择,是档案事业实现健康持续发展的必由之路。实现档案信息存储和处理数字化,收集与传递的网络化,有利于进一步拓宽管理思路,改进工作方法,加强管理力度,提高工作效率,更好地为系统各项工作服务。
七、结束语
关键词:电力工程;设计;造价
中图分类号:TU723.3 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)01-0-01
在设计阶段,我们要积极尝试运用可以达到节能,降耗,降低成本的新技术,新材料,并且努力将设计做细,做精,尽量减少由于设计问题而产生变更,甚至由于设计无法实施而造成投资失控的现象,才能达到把握造价控制主动权的目的。
一、电力工程造价控制的现状和重要性
这几年,随着我国建设经济的不断发展,越来越多的城市出现了较大的用电缺口,严重制约了经济产业的正常运转。在这种背景下,我国近年来投入和很大的财力,物力,人力进行电力工程的新建和改建工程,为进一步缓解我国用电紧张局面,做出了很大的努力。国家重心在此,也就意味着重金投入在此,面对如此大规模的电力工程建设项目,如何有效控制工程造价,有效利用好每一笔资金,就必须要从设计阶段就开始进行工程造价的优化配置与控制。
二、设计前要做的准备工作
我们在做一个工程设计工作之前,首先必须要做一些准备工作,这些准备工作包括:对行业同等水平工程造价有一个大致的了解,对于同时期各种材料费用,人工费用和设备成本等各方面的成本有一个较为准确的把握,同时,对于当地土地征用成本,拆迁,市政设施配套等方面的成本,交通,配套设施等等方面,都要有一个详细的把握。与此同时,我们在设计中运用新技术,新材料,新方法时,也要考虑当地的实际情况,结合实际情况了解这些新技术,新材料,新方法是否能够实现,一个好的设计如果只是纸上谈兵,无法运用到实际,也仅仅是空谈,就是一个失败的设计。
三、推行限额设计方法控制成本
限额设计,顾名思义,就是在限定的投资额度下,进行工程设计工作,是工程项目成本控制的一个重要方法和环节,通常是工程中一项必不可少的环节。在限额设计中,工程设计人员的设计作品必须基于投资,造价限额,进行项目设计,这种方法,有利于加强工程设计人员的造价控制意识,“强迫”设计人员在一定的造价基础上,做出更加优秀和合理的设计作品。在进行限额设计时,最重要的就是要确定一个合理的限额目标,过高和过低的限额目标,都会失去限额设计的意义。
同时,推行限额设计还可以促使设计和造价人员进行项目全寿命费用的分析,使他们不仅要考虑项目一次性投资,还要考虑施工阶段和运行后的经济费用。比如:在输变电工程项目设计过程中对于主变容量选择、主接线方案的确定和线路选线定位以及在雷区的防雷,冰区的避冰、抗冰、防冰、融冰等对运行成本影响较大设计方案的优化时,就有利干设计人员进行全面分析、仔细考虑,认真权衡,最大限度降低工程成本,在投资限额内控制好工程造价。
四、强化设计阶段概预算工作的审查工作
我们知道,设计概预算工作,是项目投资计划控制的有效依据,所以,概预算工作进行的优劣,是关系到工程是否能严格执行国家相关规定,和工程质量,投资能否有效控制的重大问题。所以,我们在进行工程概预算工作之前,必须要科学确定工程投资总额,认真调研,科学搜集资料,坚持原则,不打折扣。
同时,我们在进行设计概预算审查工作时,要对各个项目的编制依据,取费标准,进行严格的把控。这样才能更有利于合理分配工程资金,加强投资计划管理,有助于促进设计的技术先进性与经济合理性相结合,才能使概预算工作对工程造价的合理确定和有效控制起到重要作用。
五、全面推广落实设计监理制度
工程监理制度我想大家已经都不陌生,已经广泛的运用到我国各种类型的工程建设当中,而设计监理制度的实行,还只是在一个初级阶段。在设计阶段,一个项目的规模,标准,功能,组成构造等内容就会具体化,这其实也就决定了工程项目的基本物化价值,甚至很大程度上决定了工程的劳动价值。
设计监理工作的主要内容是对工程设计图纸进行审核,对设计成果进行验收,包括审核审核工程设计是否达到了工程预期的质量目标和功能目标;设计方案是否符合施工合理性等等。据统计显示,我国工程质量问题当中,有40%左右的质量问题,是由于设计阶段的不合理性而造成的,而设计的不合理型,往往在施工过程中,是很难弥补和改正的,所以全面落实工程设计监理制度,对于控制设计质量,把关施工质量,有着决定性的重要意义。
六、加强设计标准规范和标准设计的推广应用
设计标准,是国家的重要技术规范,是进行工程建设勘测、设计、施工及验收的重要组成部分,与项目投资控制密切相连。工程建设标准规范和标准设计,来源于工程建设实践和科研成果,是工程建设必须遵循的科学依据。大量成熟的、行之有效的实践经验和科研成果纳入标准规范和标准设计加以实施,就能在工程建设活动中得到最普遍最有效的推广使用。设计标准一经颁发,就是技术法规,在一切工程设计工作中都必须执行。
推广标准设计有益于较大幅度造价,首先是节约设计费用,大大加计图纸的速度,缩短设计周期;标准共通性条件编制的,是按规定程序批供大量重复使用,既经济又优质,较好地贯彻执行国家的技术经济政结合自然条件和技术发展水平,合理利用资源和材料设备,较充分地考虑生产、使用和维修的要求,便于工业化的推广,而标准设计一般都能降低设计的工程造价。
七、在设计过程中对设计方案进行优化
【关键词】电力企业;档案;数字化
随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入,给档案管理带来了前所未有的挑战,同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求,可见:档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理和时代接轨的产物,是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展,电力档案所包含的信息也越来越丰富,电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源,使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究,成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。
1.电力企业档案管理存在的问题
1.1对档案管理的重视不够,认识不足
一些电力企业只注重加快电力工程的建设,却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理,对档案管理投入不足,出现档案室设施不全,保管条件和保管手段落后;另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视,工作责任心不强,直接导致一些档案资料的缺失,库藏档案资源较少,直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现,从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。
1.2档案管理制度不健全,管理不到位
一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足,部分电力企业没有设立独立的档案管理部门,工作机构不健全、职责分工不明确;另一方面企业可能已经建立了档案管理制度,但是管理信息与档案管理没有有机结合,档案管理制度尚不能满足现实工作需要,没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化,则能加强客户档案收集各环节的督促检查,实现客户档案的即时检查,做到客户档案标准化。
1.3档案管理信息化滞后,利用率较低
大多数电力企业配备了信息化档案管理的设备,但管理档案的计算机配置还比较落后,软件、硬件设备都亟待更新;部门企业信息化的制度和标准尚不健全,缺乏具体可行的措施和依据。此外,由于种种原因的限制,导致档案管理硬件设备使用率低,数字的录入量非常有限,有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化,实现了计算机检索,但是没有实现整个企业信息的资源共享,致使档案信息资源不能得到充分开发和利用。
1.4档案管理人员短缺,业务素质不高
目前,企业档案管理人员相对短缺,业务素质普遍不高。部分档案工作者学历偏低,责任心不强,对档案管理工作理论知识和专业技能的学习不足,业务水平低下。部分档案管理员的待遇普遍不高,有些还常身兼数职,工作频繁变动,完全无法全身心投入到档案工作中。档案管理人员中缺乏既懂信息技术,又精通档案业务的复合型人才,不能满足档案信息网络化建设的发展需要。通过客户档案电子化,能在一定程度上减少人力物力的支出。例如我们可以坐在电脑前进行调阅客户档案,开展专项检查。像市局检查可以在市局调阅资料,不需要跑到现场来查。而且加强平时检查,发现问题及时可以整改,避免发生上级一检查,下面搞运动式的整改。
2.电力企业档案信息化管理的对策
2.1建立健全档案信息管理机制
电力企业要稳步推进档案信息化进程,首先应健全工作机构,设立相应岗位,配备人员,明确工作责任。同时应建立健全以信息为中心的内部档案管理制度,建立规范化与标准化结合的档案管理规范,确保档案信息管理有章可循、有法可依。此外,还应建立科学化的档案管理体系,按照集中统一、分级管理,信息化技术投入的方式,将不同种类、不同载体的档案进行归类,完善企业的档案管理体制,实现现代化电力企业的档案管理的全新发展。
2.2建设完善的档案管理网络
以各项目主管部门为核心,档案管理部门为业务指导,建立各部门、直属单位等组成的档案专、兼职责任人。在项目实施过程中,档案管理部门应和工程进度同步进行有效管理;并负责监督和指导相关部门文件资料的移交;各相关部门应设一名兼职档案员,并按照档案“集中保管”的原则,对本部门资料进行统一集中,及时移交档案部门进行归档。
2.3加强数据采集的管理
电力档案具有专业技术性强、标准性强、成套性强、通用性、更改性等特点。电力企业首先应建立完整的数据资源库,完善对信息化全过程的控制,同时应对企业档案实行动态管理,及时更新。此外,对同一项目所涉及的档案,应根据各部分权限及时录入,相互约束,确保信息的完整性。
2.4完善标准规范,加强质量控制
一方面要根据国家与行业颁发的标准规范,结合企业实际,加强基础业务的标准规范建设,建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定数字化标准规范、电子文件管理规定;另一方面要加强档案资料采集流程的管理,保证数据采集的原始性和完整性;最后要加强数据质量控制提供扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对关键环节,提升电力企业档案信息质量。
2.5加强有效防控,确保网络档案信息安全
在已建立的企业信息系统平台上,员工可以不用到档案室就能随时查询档案资料,大大突破了时空限制,提高了档案资料的使用效率。电子档案实现网络共享,如何做到网络档案的安全防控显得尤为重要。首先应实行内部局域网和一切外网的物理隔离,确保档案信息网络传输的安全;其次对非计算机不应使用移动存储介质;与此同时相应的计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新;最后电子档案库房环境要符合要求的温度、湿度标准,光盘档案、磁盘档案应放置于防磁柜中,电子档案出入库时要加强检验鉴定等。通过客户档案电子化,无论是从供电局效益还是从企业效益而言都是有双重意义的,对于供电局而言能有效避免客户纸质档案的损坏,丢失,避免了造成不必要的社会不良影响。对企业效益而言,通过电子化管理档案工作,使营业受理人员从繁杂的工作中解放出来,有更多精力用于优化服务工作,从而更好地实现专业化服务。
【参考文献】
[1]杜勇.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].企业技术开发,2010(3).