纸质档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质纸质档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

1电子文件档案的缺陷使加强纸质档案管理成为必需

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取、并可在通信网络上传输的文件，将电子文件整理、归档后即形成了电子档案。电子档案以其高密度存储、多信息集成、大容量传输等相对于传统档案无可比拟的优势，日渐成为各类文件档案的主导形态。但是，从信息技术的发展现状来看，电子档案也存在它固有的缺陷，甚至某些优势本身也同时成•60•为其难以克服的劣势，概括起来主要有:

1.1存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性

首先，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举，并且价格低廉。又由于电子文件的技术特征只体现在计算机运行过程当中，而不表现在最终的运行结果上，这就使电子信息更改之后可以不留任何痕迹，复制之后无法区分原件与复制件，造成电子档案的真实性难以得到保证。其次，不论是磁性载体还是光学载体，与传统的纸质载体相比，其稳定性和耐久性都明显不如，它更容易受到外界物化因素的影响，比如材料的氧化和变质、磁场的作用、系统软件的不断升级、存储介质的预期寿命等，并且影响因素更多、更复杂，因而也大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。表1是经过现代科学研究证实的各种存储介质的预期寿命:

1.2文件结构的复杂性影响了电子档案的系统性和完整性

文件结构包括物理结构和逻辑结构，简单地说，载体及其状况代表着文件的物理结构，文件内容的编排就是逻辑结构。对于纸质文件来说，载体与信息是不可分离的，因而其物理结构与逻辑结构是统一的。而电子文件的物理结构与逻辑结构关系则比较复杂，由于文件内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过拷贝的形式依附在多个载体上，也可以通过分布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同地点和设备，这样就造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离现象，我们在读取这份文件时就需要从不同位置的载体中分别抽取，如果缺少其中的某一部分，则该电子文件的系统性和完整性就受到了破坏。

1.3信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性

传统档案的信息直接固定在某尸载体上，与载体成为不可分离的一个实体，而且文件最初形成时的标记也被同时固定于这一实体当中，使之具有明显的原始性特征。电子档案的信息则不具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原，而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。另一方面，电子文件有两种存在形式-机读形式和人可读形式。脆胃机读形式，就是储存在计算机设备上的电子数据，这其实是电子文件最原始的形式(原件)。但由于这种形式只有计算机及其附属设备才能识别，而不为人所直接识别，因此无法作为凭据使用。所谓人可读形式，就是将电子数据通过计算机处理和设备的辅助，转换为文字、数字、符号、图形等可为人识别的表达方式。但也正是由于这种转换，使得最终输出的电子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，电子档案的真实性和完整性往往容易被人质疑，因此与纸质档案相比，电子档案的凭据作用受到了极大的削弱。

1.4网络环境的共享性减少了电子档案的安全性和保密性

电子文件的共享性是通过网络环境实现的，但随着网络化的发展，网络安全问题日益凸现。例如，非授权访问、冒充合法用户、线路窃听等非法手段会侵犯文件所有人的合法权益，造成电子档案的泄密;利用网络传播病毒、干扰系统正常运行等恶劣手段会破坏文件数据的完整性，造成电子档案的缺损甚至完全丢失;修改文件内容、改变文件来源和目的地、改变文件分组顺序、篡改回执等主动性攻击手段更是直接影响到电子档案的安全可靠。

1.5信息的系统依赖性增加了电子档案的管理成本

电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。电子文件的系统依赖性包括对字符编码、软件、硬件、标准、技术设备更新以及加密技术的依赖，例如:一旦设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失;不兼容的计算机设备会使电子文件无法读取;不同软件生成的电子文件难以实现格式转换;出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，以及随着科学技术的发展，软硬件更新换代速度的不断加快，又进二步加大了电子文件的系统依赖性。因此，很有可能出现的普遍情况是一一文件载体保存完好，却无相应的读取环境。而要使电子文件得以有效利用，就必须在妥善保存文件载体的同时，确保文件原有的读取环境完整保存，这样无疑大大增加了电子档案的管理成本。

1.6信息的环境依赖性增大了电子档案保管和维护的技术难度

首先，电子文件中的信息必须依存于数字化的环境，为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取和理解，就要依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，因而增加了电子档案保管的技术难度。其次，由于数字化形态的信息不能被人所•直接阅读，其维护工作也就不可能像传统档案那样直观;再加上电子文件载体的信息记录密度较大，且载体上的数字编码往往要经过加工、加密、压缩编码等特殊处理，更增加了人们读取和理解的难度。电子文件的这种非直读性使其日常维护工作涉及多方面的复杂因素，对技术性也提出了更新、更高的要求。

2现论技术的发展使加强纸质档案管理成为可能

以纸质档案为代表的传统档案，由于数量繁杂，体积庞大，且信息与载体密不可分，给档案的收集、整理、保管、检索、利用、编研等各项管理工作带来了不便，因而有逐渐为电子档案所替代的趋势。但随着现论技术的进一步发展，改进和加强纸质档案的管理便具备了更加成熟的主客观条件:

2.1现代档案学的建设为加强纸质档案管理提供了理论指导

从档案学的发展状况来看，现代档案学不仅成为一门独立的科学，而且已经建设成包括.档案管理学、档案编纂学、档案保护学、档案文书学、档案史料学等若干分支学科构成的科学体系。这些分支学科大量的研究成果，为改善纸质档案的收集、编纂、保管、传递等各个环节提供了丰富的理论指导。

2.2现代科学的发展为妥善保护纸质档案提供了客观条件

现代物理、化学、生物学、气象学、光学、建筑学和环境科学等多学科的理论发展，均有助于提高纸质档案保护的技术水平。比如，通过建立环境自动化保护体系，可以实现档案库房温湿度的自动调节和防火、防盗的自动监测;通过预防纤维素氧化和水解的物化措施，可以成倍延长纸张的预期寿命;通过建筑结构和光热效能的综合运用，可以有效改善纸质档案的生存环境，等等。

2.3缩微技术的成熟使纸质档案的传递和存储变得更加经济

档案存储的缩微技术，是利用光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行储存、传递和使用。目前档案缩微的形式主要有两种:普通缩微摄影和激光全息超缩微摄影。缩微技术的成熟，一方面使我们在传递、运输和查阅档案文件时，无需再面对汗牛充栋的浩瀚典籍;另一方面，缩微复制品的普遍运用也对纸质档案原件起到了很好的保护作用。此外，目前世界上有些国家已经承认缩微复制品与档案原件具有同等法律效用，档案经缩微后，原件可以不再全部保存。如果这一原则能够获得广泛认同，那么档案的存储成本将会得到极大的降低。

2.4计算机的推广使纸质档案的查找和利用变得更加方便

电子计算机的普遍应用，可以实现纸质档案编目与检索的自动化。而计算机检索和手工检索相比具有明显的优势:一是方便实用。利用计算机提供的各种软件，可以通过查找关键字方式轻易地找到所需的档案资料，还可以把若干项目结合起来进行组合查询。二是简明快捷。只要在检索系统上输人几个关键词语，甚至可以采用模糊查询的手段，方便地查找纸质档案在档案室中的确切位置，而且检索速度大为提高。三是检索效果好。使用质量较好的软件时，计算机检索的“查全率”和“查准率”都会明显高于手工检索。

3纸质档案管理的现状仍需得到进一步改进和加强

前文说明了电子信息时代加强纸质档案管理的必要性和可能性。但从当前档案管理的现状来看，纸质档案的管理工作仍然做得不够，还需进一步改进和加强，主要表现在以下几个方面:

3.1档案管理人员观念陈旧

我国档案工作的传统职责是“资政存史”，档案管理人员习惯于长期的封闭禁锢、因循守旧、与世无争，“重保管、轻利用，重历史、轻现实”的状况一时难以得到根本扭转。这就要求我们必须大胆解放思想，积极转变观念，尽快树立和不断增强开放服务的意识，创新发展的意识，竞争生存的意识，下大力气研究传统档案的开发与利用，在妥善保管的同时努力提升档案文化的品位，经常性地开展专题展览活动，积极从事档案编研工作，不断推出高质量的研究成果。

3.2专业馆与各单位发展不均衡

随着对档案工作重要性的不断认识，目前除图书馆、档案馆、资料馆等专业场馆外，企、事业单位也大多建立起了自己的档案管理部门。但在办公自动化技术日益成熟的今天，很多单位纯粹依赖于电子档案，过分强调“无纸化办公”，忽略了纸质档案的收集与保管，使电子档案成为无源之水。一旦由于载体受损或计算机系统升级而造成电子档案的缺失，往往会给单位工作带来极大的被动。

3.3纸质档案与电子档案不相配套

由于电子档案的原始性、真实性、凭据性不如纸质档案，而纸质档案在存储、传递、查阅等方面又不如电子档案，因此两套档案仍将长期并存，双轨运行。但目前不少单位电子档案是电子档案，纸质档案是纸质档案，虽然双轨并行，却是平行运作、互不关联，失去了并存的实际意义。只有在电子文件归档的同时，附上与其内容一致并带有完整签章和说明的纸质文件，让两种载体相互配套，并轨运行，才能真正达到加强档案管理的最终目的。

3.4档案文书质量不高

文书是档案的源头，文书处理工作质量的好坏，将直接关系到日后档案工作能否顺利开展。重视后道的档案管理，而忽视前道的文书质量，这种本末倒置的做法成为一些企、事业单位的常见现象。文书体例不合规范，文字撰写不符要求，文件资料不够完整，严重影响了档案的保存与使用价值。这就要求我们从源头抓起，在加强档案管理的同时狠抓文书的质量管理，全面提升文书和档案的管理水平。

3.5档案调阅和周转速度不快

形成这种状况的原因主要有两个:一是室藏档案结构缺乏整体性，卷内文件组合缺乏连续性，造成查找资料困难，影响了调档速度;二是零散文件移交不全，借出文件长期滞留，造成归档资料支离破碎，影响了周转速度。这就要求档案管理部门与业务部门保持经常性的业务联系，把好整理立卷关;督促文书部门建立严格的呈阅、催交制度，把好文件运转关;规范文件交接、鉴定、归档手续，把好归档接收关;积极组织协调，做好零散文件和帐外文件的收集工作，把好体外循环关。

第2篇

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

第3篇

1.电子档案和纸质档案共存的基本现状

随着网络技术的发展，90%以上的文件产生方式均为电子化，电子档案的产生也变得更为普遍化。纸质文件和电子文件共存是同一份文件依托不同的载体而进行利用，纸质文件和电子文件是一对一存在的，想要实现纸质文件和电子文件可以通过以下2种方式来完成：（1）由计算机生成调子文件，然后通过打印形成纸质文件；（2）将纸质文件通过扫描手段之后再进行数字化处理，从而形成电子版本。1.1对电子档案认识不够充分，收集不够完整电子文件相对于纸质文件而言是一项新生的事物，人们对于电子文件的功能和作用没有得到充分的认识，尤其是先前比较熟悉传统纸质档案管理模式的管理者，没有及时准变好观念，继而将更多的精力和注意力放在纸质文件的管理上，对于电子文件的管理不够引起重视，最终造成文件资料收集不够完整情况出现。举例来说，各个档案形成部门从计算机形成电子文件，在归档时将电子文件打印成纸质文件之后移交给档案管理部门。但是，当档案部门归档之后，需要对纸质文件进行数字化处理，扫描之后将纸质文件转化为电子档案，此举不仅仅造成了人力物力财力等资源的浪费，还使得电子文件的使用被限制。1.2电子档案管理过程中存在一定风险电子档案是信息技术的产物，电子档案不断丰富了档案的表达结构和表达性能，而且也把安全性方面会出现的漏洞赋予在电子档案管理上面。电子档案在制作和传输中带来方便的同时，还带来了安全信息泄露的风险。

2.纸质档案、电子档案的基本特点

2.1纸质档案的基本特点（1）依附性。由于信息与遭踢之间的统一，构成了纸质档案原始记录性的特点，此种方式不仅仅体现在存储介质的原始真实性方面，而且还体现在原始依附性上面。在传统介质上，载体与信息之间是密不可分的，只有通过依附在纸张上的文字和形式等才能够了解承载到上面的信息；（2）耐久性。实践研究证明，纸张能够长期保存好档案文献。纸质具有很强的耐久性，在一定条件下发生水解反应时，不难发现纸质档案能够延长到上百年左右或者上千年的时间；（3）原始凭证性。从发展过程中来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化过来的，记录的历史情况和资料等比较客观，具有令人信服的凭证作用。2.2电子档案的基本特点（1）丰富性。电子档案信息存储具有丰富性特点，电子档案信息的存储介质主要是：①磁带；②光盘；③磁盘等。电子档案信息中的高密度性特点使得电子档案信息的存储量变得越来越丰富，相比起纸质媒体而言，存储的信息不仅仅能够简化各种信息档案管理环节，而且还能够保存大量的空间；（2）生动形象性。随着网路技术的发展，多媒体信息和电子档案互相融合之后，通过视频和数字代码等形式来存储信息的原来形态，不仅仅能够反映出信息的动态化，而且能够改变传统纸质档案的单一性；（3）准确性。由于电子计算机具有高效率的信息处理功能，通过记录代码或者数组等形式，对信息进行存储或者编辑处理，从计算机逐渐转换成可听或者可视信息，最终能够广泛提高档案信息开发工作中的各种处理能力；（4）共享性。网络和计算机技术的发展让档案的全方位建立成为可能，电子网络系统可以随时更换档案信息内容，继而得到最新的档案管理信息，与此同时摆脱空间和时间的制约，在不同的时间以及不同的地点进行共享成为可能，让人们能够从第一时间获得自己想要的文件资料信息。总而言之，电子档案有效缩短了查档案的管理实践，广泛提高工作效率，降低工作强度。

3.纸质档案和电子档案的主要缺点

纸质档案的主要缺点表现在：（1）同一实践和同一地点只允许一个人使用，而不能够将信息资源共享；（2）投入的人力比较多，工作量比较大且工作效率整体较为低下；（3）相同成果占用的空间比较大，给管理者带来很大不便，管理手段相对而言比较落后。电子档案的主要缺点表现在：（1）电子文件可以被修复，可以被复制，但是修复之后不会留下痕迹，也就意味着电子文件的原始性无法得到取证；（2）由于电子文件具有依赖性，所以导致电子档案不能够被之间进行观看和阅读等；（3）电子档案的共享性会造成档案信息的泄露，安全性也不够高；（4）电子档案对于环境的抗病毒和抗破坏要求比较高，电子档案中的存储介质寿命比不上纸质档案。

4.纸质档案与电子档案并存时期档案管理的策略研究

第4篇

[关键词]档案管理 电子文件 信息保护 差异

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0206-01

随着全球数字信息化的快速发展，管理自动化及办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。这给档案事业带来严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题。因此，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。

一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、 纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、 传统纸质档案管理与电子档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

1、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

5、 电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、 纸质档案与电子档案应并存管理

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

五、 结语

综上所述，我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶，为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此，档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识，更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同，管理的注意事项。同时，掌握先进的计算机网络技术，以此加强电子文件的档案管理工作，做到与时俱进，满足信息化发展的需求。

参考文献

[1] 彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2012（1）.

第5篇

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.

第6篇

随着现代科学技术的不断发展，以及电子档案的不断增多，其带给档案管理工作更极大的挑战。在新的时代背景下，档案管理工作者已经逐步认识到纸质与电子档案管理之间的互补性，意识到只有实现两者的共同进步才能应对时展带来的挑战，并有效提高档案管理工作的有效性。

基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。

二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题

（一）电子存档的滞后

虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。

但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。

电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。

（二）两种档案的内容不相符

在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。

在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。

三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补

（一）及时做好归档整理工作

众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。

首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。

明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。

（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质

与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。

此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。

这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。

这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。

（三）加强监督与核查工作

最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。

一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。

另一方面，管理者需要加强对电子档案管理的核查工作。这就需要技术能力较强的员工担当此工作，要根据软件和系统的痕迹对电子档案进行定时的核查，确保电子档案与纸质档案相一致，提高档案管理工作的质量和效率。

第7篇

【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化

一、我国乡镇档案管理中的问题

乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。

二、乡镇档案管理方式

纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。

电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。

三、乡镇档案管理电子化的优势

乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。

乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。

四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性

（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求

乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。

（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径

乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。

参考文献

第8篇

[关键词]教学档案管理；二级学院；规范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02

1 教学档案概述

教学档案是指二级学院本科教学科研以及学生管理过程中所自然形成的具有存在价值的文字、图表等资料文档。这些最原始的具有保存价值的文档资料对学校甚至社会有一定的参考作用。档案是随着时间的推移，学院的发展，最终一点一滴累积得到的，真实地记录了二级学院的发展轨迹。

2 教学档案的作用

随着本科院校管理体制的不断改革，管理制度也不断深化，高校二级学院办学的自和管理权也随之加大，相关教学管理工作的范围也逐渐扩展。而教学档案的收集管理及保存工作，作为学院管理工作的重要组成之一，应该得到相关学校管理人员的重视。

随着学院管理范围的不断扩大，许多教学、行政相关文件及实施都由二级学院进行，原先的管理工作面临着很大的挑战和改变，二级学院的在档案管理工作出现很多亟待解决的问题。自我国进入21世纪以来，高等院校的格局组成发生了很大变化，二级学院成为我国高等院校的重要组成部分。而档案作为凭证和具有历史参考价值的资料文档，必须得到二级学院的高度重视。因为档案是回顾总结和评估教学的重要依据，而且通过研究学习档案能不断提高教学水平。这就是档案作为纸质资料的重要意义，要通过自身的优秀管理，严格按照档案建立和完善原则，逐步形成一个二级学院中完整的档案管理系统。并且还要引进现代化计算机工具，这样才能真正做好高校二级学院的档案的管理工作。

3 教学档案管理的工作内容

3.1 学院的管理类文档

管理类档案有学院教学相关资料、学院的管理机制、学院设施管理、各类学院会议的文字记录以及学院一些重大活动的资料，其中包括文字、影视等形式。

3.2 教学科研类档案

教学科研类档案作为学院教学工作的一个重要组成部分，包括教学中的成果与改革创新、研究课题申报立项的验证资料以及科研成果取得的证书等关于科研类的档案文档。

3.3 教学日常运行的管理类档案

主要包括教师的每日课程状态、课程教案、教学计划、教学事故等有关资料，同时也包括各个学科的专业建设材料、教学质量的管理材料、实践教学材料等。

3.4 学生学籍、毕业考核、毕业设计类的文档

其中存放有全部学生学籍及各类考试考核的原始试卷和成绩单、毕业设计的资料，以及四年的奖励和惩戒的材料。

4 教学档案管理的规范化措施

4.1 设备管理人员要配备齐全

本科教学档案资料库的构建，本身就是一项日常化的教学管理工作，需要长期进行归档存档。所以相关工作人员必须重视起来，由院长等相关领导带头监督管理，制定相关管理规则，成立独立的机构管理工作，要做到任务分工明确，落实好每个管理人员的任务，责任到人，长久地定期检查工作。

为了更好地管理二级学院本科的教学工作，加强学院教学档案管理，建议学院必须成立专门档案室，专门进行存档归档等工作，并要依据相关档案管理要求寻找合适的档案室，满足文档对温度、光线、湿度等的要求。因为档案资料大多是纸质文字档案资料，档案室要防止日光直射，消除紫外线对档案的伤害。不管外面的天气怎样，都要将档案室的温度保持在14℃～24℃，如果能提供相关的调节温度湿度的设备，则要把温度的变化控制在2℃之内，将湿度保持在45% RH～60% RH之间，湿度上下的变化幅度值不能超过5%。

4.2 建立并完善档案管理的相关制度

档案管理工作下放到二级学院后，相关工作便成了学院教职工教学工作必不可少的一部分内容，需得到相关领导的重视。二级学院自不断扩大，相关管理体系和制度也要进行适应性的改变。

从目前情况来看，大多数二级学院并未在此问题上进行改善，仍然存在诸多相关问题，学院领导要引起重视，加快完善相关管理制度。具体的着力点应该在二级学院档案的建立、工作人员的配备等方面。比如，在收集归档的工作上工作人员不负责，职责也不明确，教学档案没有进行及时整理，或者档案不完整等，这些问题在高校二级学校的档案管理工作中时有发生，降低了档案管理工作的意义。

建立健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的基础。学院在拥有更多自的同时，应当抓住机遇面对挑战，真正做好学院档案管理工作，结合自身的实际情况和相关档案管理的规则要求，制定一套符合自身发展的制度规则。在管理机构的组织、工作人员配置、存档归档的资料范围自等方面下功夫，让工作更加有条理、有章可循，提高档案管理工作的专业性、规范性。

4.3 严格把控档案内容，明确教学档案收集入档的时间点

确定归存内容，建立“本学科教学基本原始资料库”目录，这是建设本科教学基本资料库的第一步。从各学院有第一届本科生的学期开始，二级学院本科教学资料库的资料收集工作也随之开始。资料的保存时间是由资料本身的存在价值所决定的，要对各类文档资料进行分类归档，划分不同的保存时间。对于那些关于学院发展和建设的资料要长期保存，如重大事件或者优秀的毕业设计论文；对于学生考卷或者一般类毕业设计论文，保存4年即可；对于学生日常的实习、实验等相关资料保存至学生毕业后两年；其他类别文档一般无特殊要求保存5年。

对于一些日常的教学资料文档，一般在学期末进行归档整理，但要注意对一些跨学期的事件文档要延缓归档。每年九月份开学季，学校都会对各学院本科的档案库进行检查和评价。在学期中，学院也会根据管理规定对各学院的教学工作进行检查，看其是否符合档案资料的记载，同时也会对相关的档案管理工作进行复查。因为学校对二级教学单位的年度考核很重要的依据便是本科教学基本的原始档案库的建设和维护情况。这样做能促使档案库相关工作人员积极工作，避免档案库建设完善工作却无人执行的现象。

5 结 语

教学档案工作作为一个本科二级学院对教学管理和发展轨迹的真实记录，是对高等学校教学水平和管理水平评价的重要指标和依据，也是高等学校档案工作的重点所在。它能真实记录整个教育过程，对高校的未来发展有很好的辅助作用，能为今后的教学工作提供借鉴。所以，要重视和发展高校二级学院教学档案工作，严格执行档案工作流程，及时建档归档，构筑高校二级学院教学档案的完整体系，并不断引进高科技的管理方式，应用计算机相关快捷便利的管理系统，真正做好档案管理工作。

主要参考文献

[1]皱琦.高校二级院系教学档案管理体系关键工作探析及对策[J].辽宁科技学院学报，2011（3）.

[2]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2008（6）.

第9篇

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

第10篇

《中华人民共和国档案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。

做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业，遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进，勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：

（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；

（2）文件要素要齐全、内容要完整；

（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。

（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。

（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。

（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（4）解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。

（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。

（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

（3）档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

第11篇

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

第12篇

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

四、结论

第13篇

1.1从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位。

很多档案从业人员受传统档案模式的束缚，在他们看来，只有纸质的档案才算是真正的档案，而不接收无纸化的档案；有些档案部门只是将无纸化档案当作是档案的补充资料或者是副本来管理，也并未将其视为真正的档案来管理。如果这是认识一直存在，那么等到档案完全进行无纸化时代时，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信息。档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端的现象，一是因为无纸化档案生成速度非常快，其管理也非常容易，档案管理人员就过分的依赖计算机等设备，对一些重要的信息没有进行复印，如果计算机中毒或者出现其他故障，很可能的所有的档案信息都会消失，造成严重的损失；另一是有些档案管理部门虽然利用计算机来管理档案，但是几乎每份档案都要复印打印一份，这完全失去了计算机管理档案的价值，既产生了浪费，又不会给档案管理人员增加了工作量，尤其是归档管理。

1.2无纸化档案信息无法保证可读性。

无纸化档案信息不同于传统的纸质档案信息，虽然方便了管理，但是有些因为硬件或者软件的问题出现不可读的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。近些年来，信息技术的发展有目共睹，相关人员不断发展新编码来替换传统的编码，为档案多使用编码相对要滞后一些，再加之，这种更新换代的速度也以超高过了档案所使用的计算机的运行速度，这就产生了很多的矛盾。

1.3难以判断档案是否具有原始性。

档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象，对于无纸化档案来说，我们没有办法像纸质文件一样利用一定的标准来保证其原始性。因此如何保证无纸化档案的原始性是目前有关人士需要解决的主要问题。

1.4逻辑档案与实体档案归档存在问题。

无纸化档案生成之后，对其进行实体归案还是逻辑归档这是需要慎重选择的，如果是实体档案归档，就是将保存档案的磁盘或者其他硬件交给有关部门，这种归档方式相对谁来比较麻烦，但是具有一定的安全性；如果选择逻辑归档，就是将保存档案的告诉相关部门，这样就不用改变原来的档案存放的位置，虽然如果按照这种方式归档，档案、归档者以及接受档案的部门距离相差会非常远，但是只要通过简单的操作即可，非常简单方便，但是却没有办法完全保证无纸化档案的安全。

2解决无纸化档案管理挑战的措施

2.1更新观念，迎接挑战。

无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。

2.2研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整。

无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。

2.3针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。

保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。

2.4制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。

为了保证无纸化档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。

3结语

第14篇

1 纸质档案与电子档案

1.1 纸质档案

以纸张为载体的档案被我们称为纸质档案，这类档案具备着不易被篡改、档案原始记录性得以实现较好保存的特性。在纸质档案的具体应用中，其本身拥有着载体稳定、使用寿命较长、能够为企业提供充分的查考依据等优点，而同时纸质档案也存在着占用库房面积大、易于磨损、造成纸张浪费、难以实现信息资源共享等劣势，这些优势与劣势的存在使得我们能够较为深入的认识纸质档案[1]。

1.2 电子档案

与纸质档案对应的，通过?算机磁盘等设备进行存储的档案被称为电子档案，其本身与纸质档案在载体上便存在着本质性的不同。对于电子档案来说，其本身具备着处理便捷、易于共享的优点，这些优点的存在使得电子档案在现代化社会中能够发挥远胜于纸质档案的功用。不过值得注意的是，电子档案本身也存在着技术依赖性较高、面临多重安全风险等劣势，这些也必须引起我们的高度重视[2]。

2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在简单了解电子档案与纸质档案后，为了能够更为深入完成本文研究，我们还需要明晰电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状。在笔者的实际调查中发现，纸质档案与电子档案在电力设计企业的日常运行中都发挥着较为重要的作用，其中电子档案主要满足企业中同类型的工程设计图纸参考与套用的需求，而这一需求的满足就使得电力设计企业的工作效率实现了较好提升，以往使用人工调晒底图4min/1张到电子档案支持下实现的打印机出图2.5s/1张就是电子档案优越性的最好体现；而在电力设计企业纸质档案的应用中，纸质档案主要用于工程验收、决算等工作中，这一应用主要是由于纸质档案具备着原始记录性这一真实可信的法律凭证所致。结合电子档案与纸质档案在电力设计企业中的应用我们不难发现，两种档案都存在着较高的存在必要性，但由于电力企业的纸质档案管理往往需手工操作，并存在着耗时长、效率低的问题，这就使得电力设计企业的档案管理本身需要改变当下的管理现状[3]。

3 电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考

结合上文论述我们能够较为深入的了解电力设计企业纸质档案与电子档案管理，而想要保证两种档案能够较好满足电力设计企业运行需求，我们就必须实现纸质档案与电子档案的优势互补，即电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，而结合相关文献资料与自身实际工作经验，笔者提出了重要电子档案文件纸质化、电子档案与纸质档案并存、正视电子档案管理难点三方面建议。

3.1 重要电子档案文件纸质化

为了保证电子档案与纸质档案更好服务于电力设计企业，电力设计企业首先就需要实现重要电子档案文件纸质化，这样才能够保证自身档案管理工作更好服务于企业长期可持续发展实现。上文中笔者曾提到，纸质档案本身具备着较强的原始记录性，而这一特性恰恰是电子档案所不具备的，而由于我国当下的电子档案的凭证价值较低，这就使得电力设计企业必须将可能用于生产经营、经济纠纷、事故责任认定的电子档案文件纸质化，这样才能保证档案管理更好服务于电力设计企业[4]。

3.2 电子档案与纸质档案并存

除了重要电子档案文件纸质化外，想要实现高质量的电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，电力设计企业还必须实现电子档案与纸质档案的并存，这里的并存指的是电力设计企业档案管理工作需要既保存电子档案又保存纸质档案。具体来说，电力设计企业需要将需要永久保存的电子档案纸质化，将具备企业信息资源共享需求的纸质档案电子化，这样才能够保证电子档案与纸质档案的并存实现，二者也才能够更好服务于电力设计企业，为其长期可持续发展的实现提供有力支持[5]。

3.3 正视电子档案管理难点

除了上述两方面外，电力设计企业想要较好实现自身的纸质档案和电子档案并行管理，还必须正视电子档案管理难点。对于电力设计企业的电子档案管理来说，这一电子档案管理本身对于电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全等都存在着较高的要求，这些要求的存在本身就对电力设计企业的纸质档案和电子档案并行管理提出了较高挑战，为此电力设计企业必须高度重视自身档案管理工作，大力看展计算机管理系统的开发、优质档案管理平台的构建、做好机密档案的加密等都属于电力设计企业可以开展的具体措施。值得注意的是，电力设计企业的电子档案管理需要实现主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的信息资源共享，这样才能保证电子档案管理更好服务于电力设计企业。

第15篇

第二条本办法适用于全省各级各类鉴定机构，包括各级职业技能鉴定（指导）中心、鉴定所（站）等鉴定组织实施机构及有关配合实施单位。

第三条本办法所指考务档案包括：（一）考务管理过程档案，包括记载考务实施过程的档案资料、试卷及工件；（二）考试结果档案，包括记载合格人员成绩的表册及发证审批资料；（三）鉴定机构评估及年检资料；（四）考评人员档案；（五）职业技能鉴定统计资料；（六）证书管理资料。

第四条职业技能鉴定组织实施机构（鉴定中心或鉴定所站）应对下列日常鉴定考务过程档案收集整理并归档：鉴定申请资料（个人申报表及鉴定申请表、申报名册）、考核方案、鉴定任务通知书、制卷申请资料及试卷清样、试卷交接单、考评人员派遣使用资料、考场记录、评分记录、成绩汇总；组织开展质量督导的，应该保存现场督导资料。以上档案资料保存期一年。根据谁负责组织实施谁收集保存的原则，由各省辖市职业技能鉴定中心（以下简称市中心）规定档案管理职责，做到职责明确，衔接有序，互相佐证，采用上下联形式的，应分开保存。阅过的考卷、答题卡应收集保存，保存期一年；考核工件应编号保存，保存期6个月；委托保存的，应办理相关委托手续，明确保存期限和要求。

第五条全国全省统考由省职业技能鉴定中心（以下简称省中心）负责考务资料收集归档，包括：鉴定公告、考前会议记录、报名人数、补考人员情况登记表、考场安排表、试卷交接单、考场记录表、考试汇总表、考生用过的试卷(答题卡)、论文及评分表，保存期一年；各职业和等级的空白试卷保存两份，保存期两年；其他考务资料保存在“全国统一鉴定管理系统”或“考务管理软件”中，保存期二年；全省统考的制卷资料，保存期一年。考生个人申报资料由各市中心和省属报名点保存，保存期三年。

第六条技师/高级技师理论考试和操作技能考核，参照第四条由省中心、省属鉴定所、省批准的高级技师统一鉴定试点单位或各市中心保存或委托保存考务资料；业绩评审和论文答辩还需保存业绩考核评分表、论文答辩评分表；综合评审资料由实施综合评审的省中心或市中心保存，省中心保存省属鉴定所站技师、中烹等职业技师以及所有除竞赛以外的高级技师理论试卷、技能考核评分表及综合评审资料。以上资料保存期一年。

第七条考试结果档案（合格人员成绩表册及发证审批资料）由负责发证的劳动保障部门和省市中心永久保存。

第八条鉴定机构评估及年检资料由负责评估和年检的省市中心和劳动保障部门永久保存。

第九条考评人员档案包括：资格申报表、聘约、培训及资格考核记录，履职和年度考核记录，续聘申请等。高级考评员档案由省中心收集保存，考评员档案由负责培训考核使用的省、市中心收集保存。各市中心受省中心委托开展考评员培训的，必须填写《考评人员培训班申请表》一式两份，省市中心各留存一份。考评人员档案保存期三年。

第十条职业技能鉴定统计报表，省、市中心各留存一份，永久保存。

第十一条证书管理资料包括：空白证书订购申请表、购领台帐（进库）、发放台帐（出库），以上表格和台帐永久保存。

第十二条档案资料按年度收集整理，编目归档。考务过程档案以时间为序按鉴定批次整理归档。

第十三条有条件的鉴定机构可设立自有档案室，没有条件设立的，可整理后移交所在单位档案部门统一管理。鉴定机构设立自有档案室的，应指定内部相关部门和人员负责档案收集整理和归档，明确职责，归档时应查验档案的完整性。档案管理人员变动的，应办理档案移交手续。

第十四条档案应保存在安全、干燥、通风之处，具备必要的设施、设备、环境，并有相应的管理制度。

第十五条档案可以是书面形式记录的纸质资料，也可以是电子文档数据。以电子文档保存的数据档案应及时备份，并进行编号保存。

第十六条档案应分时间、类别保存，便于查找。应根据不同保存媒介的不同保存要求选择适合的保存地点。

第十七条因业务原因需要借阅、查询档案的，必须履行必要的借阅手续，在主管领导和档案管理人员同意后方可借阅、查询，在借阅期间必须确保档案的安全，使用完后及时归还档案。

第十八条质量督导人员因工作需要查阅考务档案的，鉴定机构必须提供，不得以任何理由拒绝和推托。

第十九条保管期限到期的档案，可以登记造册，经批准后定期由保密部门销毁。