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关键词:工程建设项目,合同管理,措施
Abstract: with China's accession to the world trade organization, the international engineering contract provisions will gradually applied to domestic construction project, how to use effective contract management avoid risk, reduce the cost and improve the economic efficiency, and will be the top priority of the construction project contract management. This paper analyzes the engineering construction project contract management existent problem, put forward contract management measures.
Keywords: construction project, contract management, measures
中图分类号:F715.4文献标识码:A 文章编号:
建设工程施工合同是建设单位与施工单位以工程施工为目的,明确相互权利与义务关系的协议。 建设单位要按照合同规定提供必要条件并支付工程价款,施工单位要按合同要求完成建筑安装工程任务。 合同是否公正、 可行,对建设项目的具体实施及其经济效益都会产生影响。 随着我国加入世界贸易组织,国际工程合同条款将逐步应用于国内的建设项目,如何利用有效的合同管理规避风险,降低成本,提高经济效益,将成为建设项目合同管理的重中之重。
一、工程建设项目中合同管理存在的问题
招标文件中制定的合同条款, 是作为承发包双方签订施工合同的基础性条款, 该阶段合同条款的编制质量如何, 将直接影响今后整个合同的管理工作, 因此, 招投标期间的合同管理显得十分重要。 一份条款清晰具有前瞻性的合同以减少甚至避免风险。严重失衡的合同, 从
合同签约开始便蕴含着违约的纠葛。 有些发包方专门组织资深专业人员在合同起草中对承包方违约问题埋下伏笔, 因此承包方对本身的职责有可能造成违约要进行预测, 以免合同一边倒等原因致使承包人而带来不可弥补的损失, 解决可能出现的问题的办法是事先增设合同应变条款, 既可防患于未来, 又能促使双方都能认真地履行合同。 一般来说, 该阶段合同管理工作可能出现的问题大致分为三方面:
1、对招投标中合同管理认识不足, 即在众多业主及施工单位眼里, 该阶段的合同管理无非是拿合同示范文本不加修改和条款内容不封口直接套用即可, 事实上这种做法是不恰当的, 因为在招标文件及合同文本条款中, 制定的条款过于原则, 甚至缺失, 极可能让业主或施工单位处于不利状况, 因此必须加强对该阶段的合同前期管理工作。
2、合同当事人从获取经济利益的角度出发, 双方就会利用地位的不平等、 信息的不对称、 专业水平的差异等对自己有利的因素, 制订实质上不平等的合同条款, 打法律、 法规的球。 故招标人可能在招标时对招标文件中的合同条款加以利用或在合同履行过程中提出索赔的问题; 投标人在答疑中未向发包人提出质询或异议, 而是在报价中采用不平衡报价等方法加以弥补, 这样不仅会显得很被动, 而且使另一方蒙受经济损失, 如此必然会给今后合同签订和执行带来纠纷和问题。 因此在订立合同条款时, 必须坚持依法平等和诚实信用的原则。理想合同的确立是没有签约时复议这一环节的, 即只有签约, 没有谈判, 从而签约前期必须重视合同文本全过程的审视、 提出调整内容和纠偏依据, 是招标文件不完善的补救措施。 如果招标文件问题较多, 中标人要尽力维护自己的利益, 通过签约前谈判来补救。
3、招标人在招标文件的合同条款中普遍存在未明确的内容或模棱两可的条款, 既未明确计算方式, 又未提出实质性变更建议, 将会导致实施过程中的利害关系。 此类问题如留待签约时解决或施工过程中解决, 将会使投标人处于被动的境地, 所以投标人必须在标前会议上尽可能以招标文件答疑的形式予以澄清, 避免合同签约遇到困难和工程实施过程中的索赔。
二、合同管理措施
1、合同签订前的准备工作 在竞争日益激烈的建筑市场中,要想通过投标和谈判签订一份较为理想的合同,要求企业管理者从获取招标信息开始,就应做好项目分析、 评估、 决策、 合同预审等合同签订前的全部准备工作。 对企业的基本情况,包括劳动力、 技术力量、 设备装备能力、 企业资信、 获奖荣誉等,特别是企业的财务状况和类似工程经验等与欲投标项目情况进行具体对照,分析本企业在该工程中的优势与劣势, 从而决策是否投标 。平时应通过计算机建立一个有关这些资料的专门资料库和信息网,并注意补充与完善。一旦要参与某个项目的资格预审,即可从资料库中调出相关资料,再针对招标单位的具体要求加以修改和补充,使资格预审文件能准确快捷地到达招标单位 (或可通过电子邮件的形式发送到招标单位) 在投标决策前,认真做好市场调研工作(有条件的企业应成立市场调研部),根据资格预审的评审要求、 市场情况 、竞争对手的情况和自身的竞争实力,用科学的决策方法加以分析,及早发现问题,及时研究对策,从而作出正确有效的投标决策。
2、合同签订后项目实施阶段的合同管理。 承包商作为合同的乙方,在合同签订后的项目实施过程中,必须严格履行合同规定的各项责任与义务,做好以下几个方面的工作:
(1)合同评审与合同管理规划。 合同签订后,按 ISO9002 质量保证体系文件要求,进行合同评审,明确合同规定的各方责任与义务,并制定相应的方案与措施 。在编制 《实施性施工组织设计》 的同时还应编制《 实施性合同管理规划》 ,明确合同管理的目的、 内容程序、 方法。 在进行合同管理时,按 《实施性合同管理规划》 进行合同管理。 由于施工条件的复杂性和多变性,合同变更经常发生,因此对合同管理应实现动态管理,建立《 施工合同动态管理日志》 ,发现新问题及时调整合同管理策略。
(2)合同技术资料管理。 因合同文件和技术资料是合同管理的基本依据,所以应首先建立和健全施工往来函件的签收、 发放登记手续。 根据合同规定的工作范围、 技术规范、 设计图纸要求和进场后报送的并经监理工程师批准的施工进度实施计划( 实施性施工组织设计 ),负责组织现场施工 每月(旬)的施工进度计划,亦须事先报送监理工程师批准。 承包商在施工过程中要注意收集 、记录和整理以下各方面的技术资料: 施工日志; 来往函件; 气象资料: 施工备忘录; 会议纪要; 工程照片和工程声像资料; 工程进度计划和实际进度计划; 工程核(结)算资料; 工程图纸; 设计变更;招投标文件;市场信息价; 不可抗力事件等,以便进行合同索赔时能提出有力证据
(3)履约中的施工现场管理。 按编制的、 实施性施工组织设计。 组织施工合同签订后,在投标阶段所编制的《 施工组织设计》 的基础上,结合实际情况再编制。 实施性施工组织设计 ,并按此指导工程施工,完成合同所规定的工期目标、 质量目标、 安全目标、 成本目标。 在施工过程中又应根据实际情况,将施工计划进行对比检查,并进行合理调整,以满足合同要求 。按照工程进度及施工规范的要求,及时进行有关单元工程(或分部工程)的现场检验或试验,所有的检验、 试验结果均应报送监理工程师审核批准,以便进行单元工程(或分部工程)验收。 对施工放样及测量的所有原始数据(包括图纸设计变更)及施工过程中所发生的隐蔽工程验收计量,均应报送监理工程师检查并签字批准,这样便于工程计量与支付。
3、合同违约与索赔管理
(1)发生索赔的原因。 发生索赔的原因有很多,应根据施工现场实际情况和合同条款相对照,随时注意分析检查,避免造成不必要的损失,如合同文件存在的缺陷、 工程施工中的设计变更 、现场施工条件的变化、 业主方拖延支付工程款造成损失 、发生特殊风险和不可抗力等,承包商应善于抓住索赔时机。 挖掘索赔理由,进行合理的合同索赔。
(2)索赔方法。 由于目前在施工合同管理方面,国内与国际相比还存在一定差距,目前建筑市场大多处于买方市场,因此承包商在进行合同索赔时,应抓住主要矛盾,不能事事索赔 。尽量采取多个单项索赔方式,避免到工程完工后采取一揽子索赔的方式。 对某些小额
费用的事件,承包商不应斤斤计较,以利于大额索赔事件获得成功。
前期项目建设中, 现场合同管理工作对通用管理程序要提高执行效率, 对个别相异之处考虑适时调整,保证信息渠道畅通,及时采纳制度执行各方的修改建议,使前期的合同管理工作不仅适应本阶段工作需要,而且为项目整体推进后的全面管理奠定基础。
参考文献:
[1] 张杰访. 论合同管理在工程施工中的重要性[J]. 企业科技与发展, 2009,(02) .
[2] 吴忠信,黄昌锦. 建设工程项目管理中的合同管理[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2009,(01) .
关键词:国有煤炭企业;合同管理;问题;重要性
市场经济是实质上的法治经济,合同是其有序运行的必备要件,因此加强合同管理就显得尤为重要。
一、合同管理的概念
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。
现代社会是合同社会,一个企业的经营成败与合同管理密切相关,企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一种重要方法,因此,每个企业都必须十分重视合同管理。煤炭企业作为自主经营的独立经济实体,为防范经营风险都要订立合同。如今,加强合同管理,提高煤炭企业的经济效益,已经成为市场经济条件下科学经营,提高煤炭企业经济效益的有效途径。
合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。这就要求我们要对合同进行全过程管理。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理,而且凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理,此外还要注重履约全过程的情况变化,及时对合同进行修改、变更、补充或终止。
二、煤炭企业合同管理的重要性和必要性
合同管理关系到企业安全、效益、产品质量、以及企业信誉等问题。对于一个国有煤炭企业来说,尤为重要。一个合同管理好的企业能很好地体现企业的诚信,实现对市场的承诺,彰显企业的美好品牌和形象,使其牢固地立足市场,实现良性的可持可持续的发展。尤为重要的是,加强合同管理,不仅能使企业的生产经营与市场接轨,满足市场的需要,提高企业适应市场和参与市场竞争的能力,还能够使企业,在践约过程中很好的维护自身的合法权益,提高企业经济效益。 因此,合同管理在企业的生产经营中具有不可替代性,因此,在推进国有企业改革、建立现代企业制度过程中,必须高度重视企业的合同管理。
三、煤炭企业合同管理工作中存在的问题
当下,煤炭企业通过加强合同管理,有力的提高了企业的管理效能和经济效益。但有相当部分的企业仍然存在一些突出的问题。主要表现在:
(1)前期合同调查不细。体现在签约前对对方当事人缺乏必要的了解,而简单盲目签约,最终使自己蒙受不应有的损失。
(2)缺少健全的合同管理规章制度。国有煤炭企业在合同管理方面,虽然有一系列规章制度,但有很多不能名落实归。存在可操作性差,执行保障不力。究其原因主要有以下几点:合同法律意识不强,时常出现不签订或补签合同现象:淡薄法制观念,人情担保、合同签订程序倒置,削弱了合同管理部门的把关作用;合同签订前忽视对对方的了解,另外,在合同验收、践约等方面缺乏有效的监督机制。
(3)验审合同不严。合同验审是合同管理工作的重点,能否严格验审,是关系到合同签订成败的关键。但在现实工作中企业却存在着以下突出问题。资质验审不严。不能准确认定对方是否具备签订合同的资格,由于资格审核不严而给企业造成巨大的经济损失。不能严格审验条款。如合同条款中出现易产生歧义和误解文字,对违约条款叙述不明确,给企业造成很多不必要的麻烦。
不能加强合同的后续管理。合同的后续管理工作非常重要,但往往容易被企业所忽视,如:对合同签订前期、中期的评价、对合同践约跟踪管理、对合同签订过程相关的归案保管等。都是在后续管理必要的工作。
四、煤矿加强合同管理的方法
(1)使用统一合同文本原则,优化全企业的合同管理体系。统一合同文本是加强合同管理的有力保证,便于解决由于合同管理人员专业素质的欠缺而产生的漏洞,有利于明确合同主体责任,以及合同争议的解决。要使合同管理科学化、规范化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。同时还要进行重大合同审查管理。
(2)提高合同管理人员素质。合同管理人员素质是企业合同科学管理的重要前提首要任务,因此提高合同管理人员素质是企业合同管理又是当前的迫切需要。合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量的高低。因此,根据合同管理人员应具有的素质条件,用好企业优秀人才担任合同管理人员,并组织好在职学习进行职业道德教育,以增强合同管理人员的责任感,提高合同法律意识。
(3)做好合同订立前的基础管理工作。包括对合同对方当事人的主体资格、资信情况、生产规模、履约能力进行全面真实性审查;明确合同缔约内容等。
(4)做足合同签订中的配合管理工作。合同签订中的管理又称审核签订阶段管理。首先,索取保存对方当事人的合法有效资信材料及身份证明。其次是严格按照规范合同文本条款审查、签订合同,做到条款完备、权利义务明确。再次,根据法律规定需要履行审批、备案、登记的合同一定要履行其相关法律手续,在合同正式签约前,进行严格审查把关。
(5)履行监督和结算管理。签约的目的,主要是保障合同的有效履行,防止违约行为的发生,所以,企业法律顾问对合同的履行进行必要监督。通过监督,可以了解各类合同的履行情况,及时发现影响履行的因素,以便随时向各部门反馈,防止违约的发生。把好合同的结算关至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督,具体可采取或制定贷款支付复核程序,实施有效的管理。
(6)违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。
综上所述,煤碳企业尤其是大型国有,煤碳企业,必须重视合同管理,建立健全合同管理的法律法规,对合同进行全过程、系统的、动态的管理,减少合同纠纷,维护企业的合法权益,促进企业快速健康的发展以贡献国家、造福人民。
引言:建设项目工程管理的基础是合同管理,合同管理不仅限于工程实施阶段的合同管理。建设项目施工合同管理是一个复杂的过程,内容相当丰富,大体包括合同总体策划、合同的招标策划、合同主要条款和管理模式策划、合同签订、合同履行中的管理、合同纠纷的处理等等内容。
笔者从事房地产合同及招标管理管理数年,对于建设项目合同管理略有心得。本文试着从房地产企业的角度谈一谈对于合同总体策划、招标策划等主要合同策划工作的一些体会,以期与业内同仁共商榷。
1.合同总体策划
1.1 合同总体策划的概念及意义
在项目的开始阶段,为使项目合约工作有计划地、高效地顺利开展,从而使项目建安成本得到切实、有效地控制,业主须进行合同总体策划,即对合同分判方式进行决策,确定将整个项目工作分解成多少个独立的合同,合约管理架构(总包与分包和材料供应商的管理关系),各合同的工程范围和界面、招标方式、招标时间等。
合同总体策划决定合同各方责任、权利和义务的划分。合同总体策划是起草各个招标文件和合同文件的依据,策划的结果最终具体地通过合同文件体现出来。
合同的总体策划是确定对整个工程项目有重大影响的,带有根本性、方向的合同问题,是确定合同的战略问题。其目标是通过合同保证项目总目标的实现,对整个项目的计划、组织、控制有决定性的影响。
1.2 合同总体策划的要求
1)业主要从确保项目成功和各方面的互利合作的角度,在项目实施前对整个项目合同方案预先做出科学合理的安排和设计,以确保整个项目不同阶段、不同合同主体的众多合同顺利履行,从而实现项目的总体目标和效益。
2)业主应该理性权衡工期、质量、价格三者的关系,追求项目利益最大化。
3)各合同承包界面的划分要明确清晰。若各合同承包界面划分不清,不但会出现各承包商之间的推诿扯皮现象,而且不利于业主对投资和进度的控制。对需要交叉配合的界面及易混淆的工作内容,建议在相应招标文件中列出承包界面,特别是总承包工程。
4)合同责权利应明确,由于总、分包合同往往不在同一时间签订,所以在设定相应招标文件之时,就要强化合同生效前的审查,并对日后可能出现的缺陷和疏漏制定相应对策,防患于未然。针对大型工程总承包与专业指定分包商可能在质量、组织、资料、技术、安全、成品保护、现场平面布置等方面管理责任不明确的现状,在编制招标文件时,增加相应的合同条款,从而让总、分包商在投标时即明确其责任,避免以后可能出现的纠纷。
1.3 合同总体策划的依据
合同总体策划应考虑的因素包括:工程项目特点、业主和承包商情况及项目所处环境。
1)工程项目特点
工程的类型、规模、特点,技术复杂程度、工程技术设计准确程度、工程质量要求和工程范围的确定性、计划程度,招标时间和工期的限制,项目的盈利性,工程风险程度,工程资源(如资金、材料、设备等)供应及限制条件等。
2)业主情况
业主的资信、资金供应能力、管理风格、管理水平和管理力量,业主的目标以及目标的确定性,业主的实施策略,业主的融资模式和管理模式,业主期望对工程管理的介入深度,业主对工程师和承包商的信任程度,业主对工程的质量和工期要求等。
3)承包商情况
承包商的能力、资信、企业规模、管理风格和水平、在本项目中的目标与动机、目前经营状况、过去同类工程经验、企业经营战略、长期动机、承受和抗御风险的能力等。
4)项目所处环境
工程所处的法律环境,建筑市场竞争激烈程度,物价的稳定性,地质、气候、自然、现场条件的确定性,资源供应的保证程度,获得额外资源的可能性,工程的市场方式(即流行的工程承发包方式和交易习惯),工程惯例等。
1.4 合同总体策划过程
1)研究企业战略和项目战略,确定企业和项目对合同的要求。项目总的管理模式对合同策划有很大的影响。一个项目不同的组织形式,不同的项目管理体制,则有不同的项目任务的分解方式,需要不同的合同类型。
2)确定合同的总体原则和目标。
3)合同的一些重大问题进行研究,列出可能的各种选择,按照上述策划的依据,综合分析各种选择的利弊得失。
4)在项目过程中,开始准备每一个合同招标时,都应对其合同招标策划再做一次评价及相应修订招标策划方案。
1.5 合同总体策划需关注事项
工程分判有利于吸引更多的投标人参与投标,以发挥各个承包商的专长,降低造价,保证质量,但分判也要考虑到便于施工管理、减少施工干扰,使工程能有条不紊地进行。业主不能希望通过签订对承包商单方面约束性的合同捆死承包商,或压低合同价格,不给承包商利润,否则最终不仅损害承包商的利益,最终也会损害项目总目标。
实践中,总体策划可能出现两方面的问题,一是不进行总体策划,合同分判方式、合同管理架构、合同招标时间等全无计划,边做边看,无序签约,这种作法必然导致各方问题和纠纷不断、工程管理混乱。二是虽进行了总体策划,但策划却脱离业主、承包商情况和项目及环境特点,导致自己处于不利的合同管理地位,工程管理困难。
2.合同招投标策划
2.1 招标策划的概念及意义
招标策划,就是招标人(业主)在准备招标文件前,根据自身情况、项目特点、潜在投标人情况等,确定的招标方案。
对于项目已完成合同总体策划但尚未签订的合同,由于实际情况的变化,可能导致合同不能按照原先总体策划的思路去签订,所以每个合同招标时都需要再一次对其招标方案进行重新评价、修订。如将原先打包的大类或大范围合同分解为数个小合同,或因后续合同的范围将发生交叉,需要将多个合同范围进行调整,重新明确每一个合同的范围、金额及发生时间等。
招标时是否进行招标策划,招标策划的好与坏,直接关系到业主是否能按时、保质地完成招标,招标策划在招标过程中起着关键性的作用。
2.2 招标策划需确定的内容及建议
1)招标方式,常用招标方式为公开招标、邀请招标和直接委托。
公开招标的优点是招标人可以在较广泛的市场范围选择承包商,各投标人充分竞争,有体现公平和竞争的一方面,但由于建筑市场鱼龙混杂,招标结果难以预料,对招标人风险较大,不建议采用,如必需要采用时可考虑采取进行投标资格预审、设置投标及履约保证条件、在合同违约及争议条款中加强对业主的保护力度等措施,为工程招标及合同实施提供保障。
邀请招标可以在招标前考察投标单位和项目经理的业绩、素质、管理水平等,保证受邀请的单位和项目经理比较可靠,建议优先采用,但这种招标方式应特别注意防止串标。
工程数额较小或地方垄断性质工程可采用议标并直接委托方式。
2)招标范围,招标范围是编制招标清单和投标报价的前提,需在招标策划时明确,如果不同合同招标范围界面模糊的,应在招标策划时认真梳理并在充分讨论后切割清楚。
3)招标估算价或招标控制价,建议在招标策划时确定招标控制价,避免招标结果出现重大偏差,设置招标控制价要求招标人对市场有较深入地调研,必要时可以借助咨询公司的力量。
4)评标方式,通常采用经评审地最低投标价法和综合评估法。一般项目建议采用经评审地最低投标价法,甚至可以不要求提供技术标。特殊项目和技术要求较高的项目采用综合评估法,采用综合评估法评标时,应合理设置技术标、商务标和资信标权重,且应提出详细的技术标编制要求、技术标评分办法、商务标评分办法、资信标评分办法等。
5)入围单位资质及项目经理资格要求,建议投标人客观地面对市场,基于项目特点提出适当的资格要求,不切实际地设置过高的门坎可能会屏蔽掉有竞争力的潜在投标人。
关键词:疏浚工程 施工企业 合同管理 风险控制
1.引言
在国家经济建设持续快速发展的强劲势头拉动下,特别是在近十年国家工业化和城市化建设不断推进的新阶段,港口建设规模不断扩大,沿海城市对海洋经济的投入持续增加,疏浚业得到了长足的发展。随着我国加入WTO,国外疏浚公司以各种方式进入国内市场,国内疏浚施工企业也加大了开拓海外市场的步伐,迈出国门,疏浚市场国际化竞争趋势日趋明显。不容忽视的是,我国疏浚施工企业综合竞争实力和管理水平,尤其是合同管理水平普遍不高,对合同条款特别是FIDIC合同条款研究得不透,急待提高疏浚施工企业自身的抗风险能力。
疏浚施工合同作为一种典型的工程合同,具有标的物特殊、施工面在水下、投资数额大、履约期限长、条款内容多及涉及面广等特点。它是疏浚施工企业与业主在实施合同中一切活动的主要依据;是双方为实现疏浚工程目标,明确相互责任、权利、义务的协议;是业主进行工程建设,支付价款,控制工程项目质量、进度、投资,进而保证工程建设活动顺利进行的重要文件。疏浚施工合同的特点决定了合同管理的重要性,而合同管理的方向应尽量使合同成为调节双方经济活动关系的主要甚至是唯一依据。
2.合同管理策略
如何才能做好疏浚施工企业的合同管理、有效规避和控制风险呢?笔者根据十五年的从业经验,分阶段浅析疏浚施工企业合同管理全过程的管理策略。
2.1项目投标阶段
2.1.1消化招标文件
规范的招标文件通常包含合同通用条款和合同专用条款。合同专用条款是针对该项目对合同通用条款的补充,专用条款优先于通用条款。由于投标工作的时效性非常强,疏浚施工企业需在取得招标文件的第一时间组织专人认真消化招标文件。作为投标工作的负责部门,不仅仅要关注招标文件投标须知中关于投标的具体细节,更要注重对招标文件中合同专用条款的把控,吃透其中的关键条款。如工程范围与具体工程任务的界定、工期以及工程质量的明确、材料调差、设计变更、工程款支付条件及额度、履约担保类型及额度、违约责任以及竣工验收要求等。此为疏浚施工企业在投标阶段合同评审的关键内容。2.1.2组织现场踏勘
对于新进入市场,疏浚施工企业在投标阶段应争取现场踏勘。现场踏勘重点关注以下方面:
施工现场环境:了解项目所在地地理位置、气候条件、现场施工条件以及周边居民情况、社会环境。其中对工况(包括风、浪、水流、潮汐、水深等水文气象条件以及施工土质的物理特性及性能指标等)、施工区现状(是否存在养殖区、是否涉及征地补偿、水域的开敞度等)等进行重点调查,必要时组织浚前测量或浅剖分析,掌握施工现场的真实情况。
开展市场调查:调查了解当地船舶维修能力、排泥管线等配套设备的制造维修情况等。了解当地材料以及机械台班的市场价格,摸清材料及机械的市场供应量。如对砂的需求量较大的吹填造地项目,要明确施挖土质是否符合回填土要求,并密切掌握当地供砂情况。对于软基处理工程,掌握塑料排水板等施工材料的市场价格及供应情况也是很有必要的。通过开展细致深入的市场调查,为投标报价提供参考数据。
业主实力调查:项目是否顺利实施与业主的综合实力有很大关系。投标前要多渠道、多方面了解、评估业主综合实力,包括资金状况、组织能力、攻关能力、社会背景等等。
2.1.3组织合同评审
投标工作负责部门牵头,工程、财务、设备、安全、估算、法律部门参与,将招标文件与现场踏勘情况结合起来综合分析、评审,主要评审并确定:项目目标;项目资金风险及保证措施;项目资源需求及对在建拟建项目的影响、应对措施;项目技术重点和难点、应对措施;项目安全管理重点及保证措施;项目预算和定价原则等。
经过合同评审,识别、分析潜在风险,根据项目情况及企业的市场定位决定是否投标以及具体的投标策略。一旦中标,专用条款变动的机会甚微,其潜在风险施工企业只能被动接受。
2.2合同谈判阶段
合同谈判是指中标后,业主和施工企业在不背离原合同实质性内容的前提下,将双方在招投标过程中达成的协议具体化或作某些增补或删减,对价格等合同条款进行法律认证,最终订立一份对双方均有法律约束力的合同文件。合同谈判阶段,由于施工企业一般处于被动地位,在合同条款上很难争取到对自己有利的改动。但对于业主提出的相关增补要求,如新增项目、缩短工期、调价要求、质量变更等要充分论证,据理力争,必要时重新启动内部评审程序。对于业主就施工方案提出的建议,施工方也需客观评价,合理的建议可予采纳并形成备忘录,作为项目实施的依据之一。
2.3项目实施阶段
工程实施过程中,合同双方严格执行合同条款,留存相关施工记录。疏浚施工企业应建立以合同管理为核心的项目管理体系,建立科学的施工过程资料管理和归档体系。由于水下施工环境复杂,合同条款不可能面面俱到,现场情况和前期工程资料不一定完全吻合,实际工程量与设计工程量也可能存在偏差,设计变更经常不可避免,导致相应的合同变更。此时合同双方必须遵循客观公平的原则,协商妥善解决,确保项目如期进行。
对已完成产值每月定期报送业主确认,并做好详细记录。特别对于未确认部分,要认真分析原因,并进一步寻求确认。只有得到业主确认的产值才成为应收账款,才具备追收的可能。成货和应收账款数额居高不下是当前施工企业普遍面临的问题。为此,在项目实施过程中加强产值确认和应收账款追收,是项目实施过程中合同管理的一个重点。
索赔管理贯穿于工程项目实施的全过程,要注重深入研究合同条款和施工图纸,善于捕捉索赔点。当遇到不公正待遇以及因业主或监理工程师原因延误工期或造成损失时,应做好现场记录和取证工作,及时交涉并提出索赔。索赔应遵循客观性原则、合法性原则、合理性原则。
2.4项目收尾阶段
认真整理工程结算资料、及时开展工程结算是项目收尾阶段合同管理的重点。项目实施阶段合同管理工作认真、细致,相关记录留存完整并符合要求,可为收尾阶段的工程结算资料整理工作提供很好的输入。
工程结算资料主要包括编制说明、工程结算单、附录和争议(如果有)等。编制依据附录是工程结算单的支持性文件,包括但不限于以下内容:结算依据的图纸、土方计算表、设计变更通知单、工程变更记录、补偿签证及相关施工联系单;有违约索赔的,需提供相应签证依据。
在开展结算工作的同时,按照相关方要求及时整理工程竣工资料,待结算工作完成后,将整套竣工资料(含工程结算资料)送业主、项目所在地档案馆及公司。项目圆满结束。
摘要:企业合同管理的重要性越来越明显,财务部门作为合同管理的重要一环,应积极参与企业的合同管理。本文从财务管理的角度分析了合同管理中存在的问题,并讨论了企业如何加强合同管理,从而不断提高经营管理水平。
关键词 :合同;合同管理;财务管理
一、加强合同财务管理的意义
随着市场经济的蓬勃发展,企业间的交易越来越频繁,也越来越规范,更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下,企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。
加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先,企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等,构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证,加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次,由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行,所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险,有利于维护企业的经济利益。第三,加强合同的财务管理,可以增强合同在财务上的合规性,更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求,维护企业形象,避免声誉受损。
财务部门参与合同管理应该是全流程的,从合同签订前的起草与谈判,到合同的签订,再到合同执行阶段变更事项管理,最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核,合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。
二、企业合同中管理中存在的问题
1.财务人员不能充分参与企业合同管理
财务人员应参与到企业合同管理过程中,但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面:财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强,对业务知识掌握不足,无法有效了解合同内容等;合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义,担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题,认为财务人员就只做会计核算工作,但事实上对于以盈利为目的的企业来说,财务管理涉及到企业管理的方方面面,当然也包括合同管理,财务人员可以从财务的角度保证业务合规,并为企业积极争取经济利益,降低企业经营风险。
2.缺乏有效的财务管理制度
企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确,执行落实到位,监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范,或者制定的内容很不系统,导致实际操作中做不到有规可循、有据可依,且在实际工作中对制度的监督和落实不到位,导致制度流于形式,效果大打折扣。
3.合同管理不规范
很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学,随意性比较强,缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式,各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主,条款不全面,容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同,使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好,比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类,甚至对合同都没有登记编号,这样就无法形成比较成体系的合同档案,无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当,在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门,使财务人员无法及时登记交易信息,及时进行会计处理,并向决策者传递相关信息,向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低,财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工,这样不仅会使得管理效率低下,出错的概率也会大大提高。
三、加强企业合同管理的措施
(一)实施有效的财务管理
1.合同审核制度
企业财务部门要参与合同的审核,包括前期的制定和后期的执行,审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括:价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括:合同内容是否符合国家投资要求,是否符合监管部门的行业限制条件,是否符合企业上级部门及自身的管理要求,合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中,财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行,并保留好相关财务会计核算凭证。
2.合同档案管理制度
企业合同档案是企业非常重要的商业机密,是企业经营管理的重要参考资料,也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理,承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门;如果公司规定由财务部门归档的,财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作,归档时要注意分类的原则,具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定,并做好查询登记工作。
3.合同变更事项管理制度
很多时候,企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行,需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况,财务人员需要快速反应、迅速行动,详细了解合同变更事由,判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由,不得随意变更合同;如理由恰当,审批手续完备,则要及时更新合同档案,并做好登记工作,涉及会计处理变更的要及时恰当处理。
(二)强化合同执行中的财务管理
1.销售合同的管理
企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移,但是企业并没有收到实际的现金,有一定的坏账风险。在销售合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货款,把企业的经营成果落袋为安;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当地进行账务处理;三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。
2.采购合同的管理
企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物,有一定的违约风险。在采购合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货物,确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当的进行账务处理;三是催促交易对手开好发票,并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。
3.转让合同的管理
企业的转让合同需要关注两种,一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同,这一点与采购合同中的预付货款合同类似,财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同,这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。
(三)提高合同管理水平
企业要努力提高合同管理的系统性和科学性,要尽量统一合同格式,规范签署流程,实现对合同的分类管理,并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平,建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平,就是财务人员能随时根据相关要求,按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同,形成电子化的合同档案,并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时,能自动提醒续签,避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析,为企业决策层提供智力支持。
四、结束语
企业要切实加强合同的管理,一是财务人员积极参与企业的合同管理,发挥出应有的专业作用;二是制定严格规范的合同管理相关制度,并且加强监督落实,保证实际执行到位;三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性,以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲,就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作,还要审核合同的经济效益和合规性,并监督合同的进度执行,还要能够通过研究分析合同相关数据,为管理层提供决策支持。
参考文献:
[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯,2007 年第10 期.
[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济,2007年第1 期.
[3]张远堂.公司合同管理操作指南[M]. 北京:中国法制出版社,2008.
关键词:合同管理;风险防控
合同风险是合同中不确定因素,是由工程的复杂性决定的,它是工程风险、业主资信风险、外界环境风险的集中反映和体现。合同风险防范从以下几个阶段解读:
一、投标阶段合同风险的防范
投标阶段要审查合同的主体资格、资信状况、履约能力、经营范围、资质等级等主体信息;要对工程项目本身的合法性、真实性以及资金落实情况等标的物的状况进行确认;有招标所需的设计图纸及技术资料。对对方合同签约人的签约权限确认。在投标过程中,对招标文件要深入研究和全面分析,正确理解招标文件,具体地逐条地确定合同内容,把握业主的意图和要求,全面分析投标人须知,详细勘察施工现场,实地了解情况,仔细研究审查图纸,认真复核工程量,并与项目经理部认真确定各个子项的单价和各项技术措施费用并制定投标策略,以减少合同签订后的风险。
二、合同签署阶段的风险防范
1、选派高水平的管理人员参与合同谈判。要对施工合同进行完整、全面、详细的研究分析,切实了解自己和对方在合同中约定的权利和义务,合同条款必须对等,合同条款的对等性是公平原则的重要内容。对于义务多、责任重、权利少这类一边倒的合同,应谨慎与之签订合同。因为一旦出现纠纷,将会处于极为不利的境地。同样,也不要签订权利多、义务少、责任轻的合同,否则另一方可能以该合同违背公平原则对合同的有效性提出抗辩。
2、要对合同中基本条款进行审查。对合同的通用条款及专用条款表述的内容进行确认,包括工期、图纸、进场要求、工程变更结算、质量、安全、文明施工等各方面进行了解熟知。
3、固定总价合同或垫资合同。固定总价合同由于工程价格在工程实施期间不因价格变化而调整,承包人需承担由于工程材料价格波动和工程量变化所带来的风险。
例如:泰达现代服务产业区G2地块项目机电供应安装工程是一个总价包干合同,其中,工程单价项目第二条规定:所有工程项目的单价不应因永久或临时工程的材料或消耗性储存品价格、燃料或电力价格、运费或保险费、工资或津贴、货币兑换率升降、政府(不管是中央或地方)税费或其它收费等变动而调整。第三条规定:所有工程项目的单价不应对任何法律、法规、规定或规章的更改或增订而导致的价格升降而作出调整。这样的条款把通货膨胀的材料价格风险转嫁给承包商。
4、业主指定分包单位或材料供应商
在签订正式合同前,总包单位对分包单位审核有无承担该分包工程的资质和能力,对材料供应商的生产能力和质量保证能力进行考察,工艺流程、生产能力和质量保证能力能满足要求,产品也经过了3C强制性认证,可签订合同,否则不能签合同。
5、诚信守法,规范建设工程合同行为。
防控合同管理中的法律风险,关键是转变观念、提高法律风险意识和重视程度。项目部领导班子以及经营管理人员要加强相关法律知识的学习,同时,提高全体职工对法律的认知程度,增强其知法、懂法、守法、用法的能力,提高管理人员的谈判水平。通过提高合同管理法律风险意识,为合同管理法律风险防控提供强大的思想保障。
三、合同履约过程中风险防范
合同的履行是合同制度的中心内容,是合同法及其他一切制度的最终归宿或延伸。合同签订后,要根据合同的内容,将工期、质量安全职业健康、文明施工、付款条件、工程洽商变更结算、违约及赔付等等各方面对要进行施工的管理人员进行交底,这是合同履约的必要条件。
现场施工管理是防范风险的重要环节,对工程实施全过程管理,对工程质量、进度、成本严格控制,避免因工期延误、质量问题、人员、材料、设备浪费带来的风险。
1、分析合同中的漏洞,解释有争议的内容,包括:合同的法律基础,承包人的主要任务,发包人的责任,合同价格,施工工期,违约责任,验收,移交和保修,索赔程序和争执的解决。
2、强化合同管理规章制度。完善的合同管理制度是进行有效的合同管理法律风险防控的制度保障。公司制定严格的内部合同管理办法,通过制定或完善合同管理办法,明确规定合同管理的工作内容及其职责,对合同的订立、审批、会签、登记等予以说明,并做好合同履行的动态监督。
3、建立健全合同管理的体系。针对项目部现有工程特点,做好人员分工,明确各管理人员在合同履约过程中的管理职责,实现合同管理工作层层有人管,事事有人抓的工作局面。因此建立健全合同管理的体系,可以为防控施工合同管理中的法律风险提供一定的组织保障。
4、加强索赔管理,用索赔和反索赔来弥补或减少已方损失。索赔的成功很大程度上取决于对索赔作出的解释和强有力的证据。索赔证据有:会议纪要、施工日志、工程照片、设计变更、指令或通知、气象资料、造价指数等等,注意和重视索赔资料的收集,及时合理地提出索赔,是使工程法律风险合理合法转移的有效措施。作为承包人要增强市场意识、法律意识、合同意识、管理意识、经济效益意识外,更关键的是要学会科学的索赔方法。科学的索赔方法在于承包人必须熟悉索赔业务,注意索赔策略和方法,严格要求按合同规定要求的程度提出索赔,努力促进索赔制度得到健康地开展,把开展索赔工作成为合理合法的转移工程风险的主要手段。
5、业主违约,拖欠工程款。在施工合同履行过程中,由于一些不可预测风险的发生,业主不能履行合同或不能完全履行合同,而使公司遭受合同价款以外的损失和影响了工期的,就要依法索赔,
6、分包合同管理。分包合同签订一定要以承包合同为依据,分摊项目风险。对分包付款,严格遵循合同条款及现场施工进度情况进行确认,在项目内部逐级进行审批,按照项目部收款情况支付分包工程款,做到以收定支,合理使用资金,规避项目风险集中化,分摊项目风险。对于分包合同外变更签证要与承包合同结算情况一致,必须一一核对,分包合同内外的增项变更一定要有现场主管施工员和项目经理签字确认,并附必须的辅助说明及相关资料,杜绝后补情况发生。分包结算必须在承包结算完成之后进行,并依据分包合同及承包结算内容进行核实增减项。
综上所述,在市场经济条件下,承包人要增强市场意识、法律意识、合同意识、管理意识、经济效益意识,更关键的是要增强合同风险意识并学会科学的防范和控制方法。只有这样才能最大限度地维护自己的合法权益,以提高经济效益,避免和减少经济损失
四、泰达现代服务产业区G2地块项目机电供应安装工程合同风险分析及其防控措施
1、工程量清单的风险。投标的工程量清单和实际拿到的施工图工程量相差很大,按照合同价大约486万元,这部分损失我方已经通过和设计院、业主做工作,转变为设计变更和现场签证。
2、合同内精装修风口问题。合同内的精装修区域风口非我方采购和安装,实际合同中标价约为7000万元,而非7139.5800万元,我方经过多方努力,以固定总价合同为依据,认为即使我方不做这部分工作也不能扣除合同价。
目前已经取得初步成效,业主答应给我方风口材料款。
3、工程款的风险。G2项目开始,我方就垫资很多,资金压力很大,但前期工作只是预埋和预留,按照合同基本很难拿到工程款,我方就和业主做工作,解决材料款的问题,按照合同规定材料款需要把采购合同、发票、专项证明给业主,实际上这些问题涉及商业秘密,所以我方商务人员进一步和业主商谈,以工程进度为主,为了不影响工程顺利开展,业主答应材料到现场就给材料款,在抢工期的2个月内,我方收到工程款3700万元,解决了资金压力问题。
4、变更和现场签证的风险。由于合同价很低,按照合同规定只要合同有的项目都按照合同单价,没有的项目根据市场价,这样我方的变更和现场签证大部分会赔钱,根据这个情况我方的项目经理和商务经理做了大量工作,和设计院联系改变材料材质和另签合同的形式,目前另签合同大约有350万,工程款基本到位。
关键词:钢结构、成本预算、施工合同、管理
中图分类号:TU391文献标识码: A 文章编号:
引言
轻钢结构建筑较传统的建筑有着强度高、自重轻、施工周期短、可再利用的特点, 因此得到了广泛应用。降低施工项目成本,提高经济效益也就成为钢结构施工企业关注的焦点。但就预算管理的现状而言, 很少有能将预算与组织措施、技术措施、经济措施有机地结合起来的单位, 这使得一些预算编制缺乏准确性、综合性及系统性。
1钢结构企业预算管理的现状
1.1 预算编制缺乏准确性、综合性及系统性
为了承包到工程项目,许多企业往往以低价中标签订合同。此时编制的预算,为业务部门把握合同谈判的尺度,提供了重要的成本依据。但该阶段的预算有的依据设计图纸,有的仅凭大致工程量计算,其准确性及操作性可见一斑。钢结构工程中使用的主要材料,都在厂内生产、加工、成型后发往工地,传统施工企业预算没有制造业的成本预算内容。此外,传统工程预算局限于成本预算,没有将预算与施工组织管理、质量管理、资金管理有机地结合起来,缺少综合性及系统性。
1.2预算缺乏执行力
预算一旦编制完成就算大功告成,将预算存放在财务部门,没有向员工推广预算管理的理念,员工只知道有预算管理,而不知道自己在预算管理中具体应做哪些事,承担哪些责任成本。施工过程中多少会存在一些不确定因素,而且施工项目大多在异地,所以经常以现场施工员的要求为管理需要,造成“将在外,君命有所不受”的现象。这种传统的人性化管理方式,使原有预算流于形式,成为一纸空文。
1.3对预算的执行情况没有系统地考评与激励
实行了预算管理的施工企业仍沿袭传统的管理模式,仅限于对实现利润的考核,忽略质量、资金的考核。预算执行情况就是简单地与预算值进行比较,没有预算分析说明,也没有对预算执行情况一个系统的评价与相应的激励措施,使预算管理不能发挥其真正的管理作用。
由此可见,存在以上问题的钢结构企业,必定会扰乱钢结构行业的健康发展。因此,迫切需要行业中的强势企业脱颖而出,推动钢结构建筑市场的健康发展承担起率先发展和壮大钢结构行业的使命。
2钢结构企业成本预算管理
编制预算本是为业务部门把握合同谈判的尺度, 但初期的预算有的参考方案图, 有的仅凭大致工程量计算, 使得许多企业为了承包到工程项目往往盲目中标签订合同,这使我们不得不反省与经济直接相关的成本预算管理问题。很多企业一旦预算编制就预算存放在财务部门, 没有向员工推广预算管理的理念,责、权、利没有有机结合。为完善钢结构施工企业全面成本管理提出以下几点建议:1、坚持成本最低化原则。成本最低化原则是指一方面挖掘各种能力降低成本, 另一方面要从实际出发, 通过主观努力达到合理的最低成本水平。2、严格进行成本差异分析。成本差异包含数量差异及价格差异两部分,钢结构企业的数量差异, 包含厂内制作差异及现场施工差异。钢结构工程变动性很强, 通过预算执行某一个工程结算的汇总及分析,找出成本差异, 就需要各级责任部门对差异产生的原因进行分析, 在差异分解的基础上, 对其经营活动进行深入、定量的分析, 并对其可控性做出判断, 弥补管理漏洞,才能提出合理的改进措施。 3、把责任、权利、利益有机结合。施工项目是由人来操作的,产生的人与人之间的联系便是社会系统, 若该系统能高效运转,就需要制定相应的规则。对于钢结构企业,预算考评制度是业绩评价的重要尺度,建立科学、合理、客观、公正的考评制度,是预算考评的首要条件。只有真正做好责、权、利相结合的成本控制才能收到预期的效果。4、上级领导应坚持目标管理原则和动态控制原则。目标管理的计划、实施、检查是指设定分解目标, 将预算指标分解下达各职能部门及责任人; 将目标责任到位, 使每位员工对自己日常的生产及管理行为所产生的各项成本、费用有一个详尽的了解; 执行预算时存在如图纸变更、追加工程量等一些不可预见的因素,预算编制责任部门要根据项目变更对预算作出及时调整, 确保预算目标准确、合理; 检查目标的执行结果, 评价、修正目标,使预算的执行做到有法可依, 有法必依 。
3钢结构企业施工合同管理
项目管理的目标就是项目的目标,项目的目标确定了项目管理的主要内容是“三控制三管理一协调” 即进度控制、质量控制、 费用控制、安全管理、合同管理、信息管理和组织协调。一般一个建设项目的实施涉及的建设任务很多,往往需要许多单位共同参与,不同的建设任务往往由不同的单位分别承担,要想使得各方明确其承担的任务和责任以及所拥有的权利,就必须通过合同的形式来实现。
建设工程施工承包合同谈判的主要内容包括:关于工程内容和范围的确认;关于技术要求技术规范和施工技术方案的确认;关于合同价格条款确认;关于价格调整条款确认;关于合同款支付方式的条款确认;关于工期和维修期确认; 关于合同条件中其他特殊条款的完善确认等等。在进行最后文本的确定时,还要进行合同风险评估,确认合同文件内容进行合同协议的补遗。所以建设工程施工合同的订立往往要经历一个较长的过程。在明确中标人并发出中标通知后双方即可就建设工程施工合同的具体内容和有关条款展开谈判,直到终签
订合同。
施工合同是最终确定工程造价的重要依据,同时也是建设工程发包人和承包人要共同遵守的法律性文件,双方必须严格履行。 因此在建设工程领域,重视施工合同的签订、加强对施工合同的管理,对工程造价的确定十分重要。由于钢结构的特殊性,以下就加强施工合同管理以及发挥其在钢结构工程结算中的作用谈两点认识。1、选择合理的施工合同类型, 自觉遵守、严格执行经济合同法规。对于钢构企业,由于施工周期短、资金周转快, 施工合同作为约束当事各方的最严格的法律文件, 合同中的每一条款都与各方利害相关。尤其在经济不稳定时期, 承包商预见性不足, 在签订合同时,如对合同类型及其中的合同条款未进行详细推敲和认真约定, 很容易导致工程合同纠纷的产生。此外,在施工过程中有可能产生一些其他问题, 双方不要进行口头承诺和保证, 而应当以书面的形式明确规定。2、进一步完善建筑市场监管法规体系。建设工程施工合同管理是规范建筑市场的重要内容之一。建设行政管理部门应将施工合同管理工作列为整顿、规范市场工作的重点。工程竣工后及时交验,可使建设单位早日投入生产或使用, 尽快发挥效益, 同时也利于施工企业工程价款的结算, 从而实现自身的经济效益。
结束语
随着我国国民经济的发展国家有关建筑节能政策的出台和完善以及我国人民生活水平提高后对住宅要求的提高也为钢结构企业的发展和应用提供了非常广阔的前景同时也使我国钢结构企业面临着前所未有的挑战。管理是一项系统工程,质量管理又能带来其他方面,尤其是生产方式的改善,随着我国市场经济的成熟, 精益生产等现代先进的生产方式在我们的钢结构行业应用将成为必然趋势, 我们应该用我们积极行动做好前期准备工作, 抓住机遇,实现企业质的改变。另外,在我们的管理实践中,加强对质量成本的记录和核算工作,以便及时发现问题,对质量管理工作做出调整和改进。
参考文献
[关键词]合同 管理 浅谈
中图分类号:D922.21 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)46-0093-01
一、合同管理的目的就在于实现企业发展目标
合同管理的根本目的不在于确保企业的合同权利最大、义务责任最小,也不在于确保不存在任何法律风险,而在于通过合同行为确保企业发展目标(战略目标及经营目标)的有效实现。
二、合同的概念和特征
合同在市场经济发展中发挥着重要作用,是调整和规范市场交易行为的重手段。
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同具有的法律特征如下:
1、合同当事人的法律地位平等
合同当事人民事法律地位平等正是民法的平等原则的具体体现。
2、合同是在当事人自愿基础上进行的民事法律行为
合同是一种合意行为,是在自愿的基础上平等协商的结果。
3、合同是双方或多方的民事法律行为
合同是一种协议,因此任何合同都是双方或多方的民事法律行为,这是合同区别于单方法律行为的显著特征,它表明合同的当事人一定是两个或两个以上的主体参加的。
4、合同是关于民事权利义务关系的协议
当事人通过合同的设立、变更或终止民事权利义务关系。
三、合同文本
书面合同是指当事人以合同书或者电报、电传、电子邮件等数据电文形式等各种可以有形地表现所载内容的形式所订立的合同,包括合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等形式。
书面合同所载明合同内容的语言文字及其结构体系就构成了合同文本。
1、合同文本的价值
(1)固化约定内容
具有固化双方约定的权利和义务内容、弥补记忆力不足的功能。
(2)保留交易证据
“口说无凭,立此证据”,合同文本便于保存证据、便于举证,也易于鉴别真伪。合同文本的书面形式为双方所确定的权利义务留下证据,能够证明债权债务关系的存在及各方责任。
(3)具备形式要件
一般情况下,合同的成立是以接受的生效为条件的。但在有些情况下,签订书面合同却成为合同生效的条件。我国《合同法》第10条规定:“法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的,应当采用书面形式。”如建筑工程合同、技术开发合同及法人之间的借款合同等。
(4)固化权益平衡
固化双方在交易中的权利义务平衡,一边通过合同的履行来实现自己的预期利益。
(5)增强可预见性
通过书面形式才能详细、明确地锁定双方所达成的一致,便于通过合同的依约履行而实现自己的预期目的,包括对未来争议处理的可预见性,便于建立稳定的交易秩序,增强可预见性。
(六)确保交易安全
正是基于书面形式对合同内容,特别是交易保障措施的固化作用和证据作用,有利于确保交易安全。
四、合同的编码模式
1、年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成,指文件材料形成的年度。
2、分类号:分类号是档案号的主体,分别依照合同类别按阿拉伯数字给予识别代码。其中:01买卖合同、02建设施工合同、03承揽合同 、04修理修缮合同、05土地塌陷赔偿合同 、06技术开发合同、07技术服务合同、08技术转让合同、09技术咨询合同、10租赁合同、11委托合同、12运输合同、13借款合同、14供热合同、15融资租赁合同、16居间合同、 17行纪合同 、18赠与合同、19保管合同、20仓储合同。
3、顺序号:顺序号3位,用阿拉伯数字表示。001、002、003、……,以此类推。
五、合同的统计
企业应每半年对合同的类别、数量、履约情况进行统计,以实现对合同的闭环管理。合同签订履行情况统计表见表1。
参考文献
[1] 合同法律适用全书(第四版).北京:中国法制出版社,2012
[2] 经济基础知识.北京:中国人事出版社、中国劳动社会保障出版社,2011
关键词:企业 合同管理 重要性
合同是商品经济的产物,是商品交换的法律表现形式。市场经济是法制经济,说到底是契约经济,因为在市场经济条件下,企业产品的买卖都是通过合同形式进行的。企业经营成败与合同及管理有着密切关系,因此,企业必须十分重视合同及合同管理。
一、企业合同管理中存在的主要问题
(一)合同签订阶段的问题
1、合同主体不合格
合同当事人主体合格,是合同得以有效成立的前提条件之一,而合格的主体,首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。合同主体不合格主要表现为:一种是虽然具有上述两种能力,但不是合同当事人,即当事人错位;一种是虽然是合同当事人,但却不具有上述两种能力。一些不法商人利用这种规则,故意制造合同主体不合格,进行欺骗,给当事人造成法律风险。
2、合同文字不严谨
依法订立的有效的合同,应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。合同用词要准确,讲究咬文嚼字,特别应注意多音字的使用,容易发生歧义和误解导致合同难以履行或引起争议。
3、合同条款不完善
合同条款是规定双方当事人权利义务的具体条文。主要表现为:一是条款定性,不定量;二是责任条款不具体,过于笼统;三是漏掉违约处罚或处罚不明确;四是只讲好话,不讲丑话;只讲正面的,不讲反面的。
4、无效合同
违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同,而无效合同是不受法律保护的。一些企业以合法形式掩盖非法目的,签定的合同,其实质是无效合同。《合同法》规定,无效合同自始至终不受法律保护。
(二)合同履约阶段的问题
1、应变更合同的没有变更
合同在履约中,根据情形的变化,可依法进行变更。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好履行。因此对应当变更的合同一定要及时准确变更。
2、应当发出的书函(会议纪要)没有发出
在履约过程中及时地发出必要的书函,是合同动态管理的需要,也是履约的一种手段,同时也是自我保护的一种招数,这一点往往被忽视。
3、应鉴证确认的没有办理鉴证确认
履约过程中的鉴证是一种正常行为。但有些企业的合同管理人员对此并不重视。
4、不重视合同诉讼时效
如关于借贷的相关合同,法律规定主张债权的诉讼时效为两年,超过了诉讼时效等于放弃债权主张,等于权利人放弃了胜诉权。有的企业合同管理责任不明,对一些拖欠没有及时诉诸法律,直到时才发现已超过了两年的诉讼时效,无法挽回损失。
5、不重视应当行使权利
《合同法》赋予了合同当事人的在再现规定情形下可以行使抗辩权,但一些企业对合同管理不规范,对这一规定不知或者不会行使,不能主动避免客观上可能给自身企业造成的损失,且发生问题也更难解决。
6、不重视证据(资料)的法律效力
证据(资料)是企业合同管理中必须高度重视的法律文件,,原件的、与事实有关的、有盖章和签名的、有明确内容的、未超过期限的是有效的证据。
总之,一旦发生合同纠纷,无法用法律手段维权,给企业带来无法挽回的损失。
二、解决企业合同管理中存在问题的对策
(一)设立合同管理机构,规范管理模式
合同本身的特征,决定了合同不同于企业内部的生产、人事、财务等管理工作,已超越了企业自身的规范界限,而是一种受法律规范、调整的社会关系,涉及大量的法律专业问题。因此,企业应当有专门的法律管理机构,聘用专职企业法律顾问。
在市场经济条件下,企业的经营管理程序很多,一个合同的订立和执行可能会牵涉到多个部门,这样的情形决定了,企业的合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。
(二)建立合同管理新模式
1、健全合同管理制度
合同的归口管理;合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案;法人授权委托办法;合同示范文本管理;合同专用章;合同履行与纠纷处理;合同定期统计与考核检查等为合同管理制度的主要内容。企业的合同管理制度必须根据我国的《合同法》和相关的法规,以及企业的实际情况来建立。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2、加强合同管理人员的培训
合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。定期对合同管理人员的培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,这有利于增强合同管理人员的责任感,并持续提高其合同法律意识。
3、重大合同审查管理
企业重大合同主要有:企业购并合同、联营合同,独家协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来,做为合同的重点管理对象,从合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,都必须有企业法律顾问部门参与,严格管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
4、履行监督和结算管理
签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以,企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。
5、违约纠纷的及时处理
合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。
参考文献:
[1]国家工商行政市场规范管理司编,《合同法与合同管理》,工商出版社,1999年3月
[2]国务院法制办公室编《法律法规司法解释全书》,中国法律出版社, 2005年3月
[3]赵旭东,《合同法学》,中央广播电视大学出版社,2000年12月
企业合同管理审计是改善企业内部管理水平,预防和降低经营、管理风险,维护企业的合法权益,促进企业价值的增加及目标的实现。在我国,对于包含合同管理审计的管理审计或增值型内部审计的理论研究还处于起步阶段,其在实践中的应用缺乏理论指导。我国加入WTO后,对外贸易的不断增长,合同的种类和数量不断增加,因合同而起的纠纷或造成的损失屡见不鲜。因此,在我国开展合同管理审计有着十分重要的意义。
(一)合同管理审计是企业发展的内在需要在市场经济条件下,合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要法律依据和经济纽带,同时也是产生纠纷的根源。企业合同的顺利签订和履行,是企业得以发展的前提和基础,是企业经营目标得以实现的重要保证。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为,也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为,是现代企业经营管理活动中的重要内容,是企业控制风险,增加价值、增强市场竞争力的基础和保证。因此,在企业内部进行合同管理审计,促进企业加强和改善合同管理,是企业发展的必然选择。
(二)合同管理审计是内部审计向增值型内部审计发展的需要国际内部审计师协会(ⅡA)在《内部审计职业实务准则》中对内部审计作了重新定义:内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,旨在增加组织价值和改善组织的运营。其通过运用系统的、规范的方法评价并改善风险管理、控制和治理过程的效果,帮助组织实现其目标。这一新定义表明内部审计是一项确认和咨询活动,是为增加组织价值和改进经营、实现组织的目标服务的,同时也表明内部审计已进入了增值型内部审计的新时代。内部审计要充分发挥自己独特的作用,充分体现自身的价值,须积极开展合同管理审计,为增加企业价值服务。
二、企业合同管理审计的方法与内容
根据企业的管理模式和要求、合同数量的多寡、内部审计机构资源等的不同,合同管理审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
(一)项目管理式审计项目管理式审计是有重点、有目的地将合同管理纳入年度审计计划,形成特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。项目管理式审计主要审查合同的管理是否规范、有效,其主要内容包括四个方面:一是合同管理机构或管理网络的审查。企业的合同管理应首先建立健全管理机构或管理网络,审计时应着重审计企业合同管理机构或管理网络的设置是否合理;各机构之间的分工和职责是否明确,上下左右关系是否协调;组织最高领导层与合同管理机构及各个机构之间、各机构相互之间的信息交流是否充分;合同管理流转是否科学、有效;相互之间的控制是否有效;合同的履行是否受到定期检查等合同。二是管理人员素质的审查。企业合同管理人员的素质关系到企业合同管理工作的优劣,必须重视对合同管理人员素质的审查。首先应审查合同管理人员是否具备专业知识;其次应审查合同管理人员是否熟悉企业的内部运作流程和外部信息。此外,还应审查其是否具有较强的组织能力和协调能力,敏捷的洞察、分析能力,严密的逻辑思维能力,较强的责任心等。三是合同管理制度的审查。首先审查合同管理制度是否健全,尤其是一些重要的合同管理制度是否是根据企业实际而制定,包括:合同归口管理和分类专项管理制度、合同示范文本制度、合同授权委托制度、合同的审查制度或审计审签制度、合同的鉴证、公证制度、合同专用章管理制度、合同台账制度、合同档案制度、市场调研制度、大件大宗企业采购(包括物资、服务、工程等)或资产处置的制度。在对合同管理制度的健全性进行测试和评价后,还应对这些制度的执行情况进行检查。四是合同执行结果和管理效果的审查。主要审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时组织索赔;如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院解决合同纠纷。另外,还要审查合同管理效果是否达到合法、规范、效率、效益的要求。
(二)过程参与式审计过程参与式审计是由专职内部审计人员对企业内部所签合同进行审计审签,参与监督合同管理的部分重要过程,实现合同审计审签的日常化。其审计的主要内容包括以下几方面:一是审“该不该签”,即对合同项目的可行性审查和效益性审查。应该检查合同项目是否列入年度计划,或经组织内有批准权的部门或领导批准;检查合同项目是否经过可行性研究或项目评估,其技术性、经济性是否达到了先进、合理;检查与立项有关的文件资料的真实性、可靠性;检查合同标的数量是否适当,企业的生产、经营能力是否能满足对方的要求,或者合同标的数量是否能满足企业的生产、经营的需求;检查合同履行时间是否充分考虑了企业的实际生产经营能力或实际需要。二是审“跟谁签”和“以什么样的价格签”,即对合同签约主体的选择和合同价格选择的合理性、适当性进行的审查。首先,对合同经办部门是否进行市场调研,是否采用了一定的合理方式确定合同主体和合同价格进行审查。其次,应对合同签约主体的合法性进行审查。当事人在订立合同时必须具有相应的民事行为能力。三是审“怎么签”,即对合同的形式、文本格式和合同条款进行审查。按照民法一般原则,合同属于不要式行为。审查时,首先注意合同形式是否符合法律、行政法规等规定。其次应审查合同文本的规范性。签订合同应当尽可能使用国家推行的示范文本,以保证合同条款的完备。对企业有特殊要求的,示范文本不能满足的,企业可以自行制定合同文本,但应向工商行政管理部门办理审批备案手续。对其他没有示范文本的,采用手写或微机打印的合同,要特别注意一式多份合同条款的一致性,防止被他人篡改内容,引起合同纠纷。在审查合同形式的合法性和文本格式的规范性后,要重点对合同条款的完备性进行审查。《合同法》规定,合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法。因此,审计人员应当按照合同的性质,依据相应的法律、法规对合同条款进行认真审查,确定合同主要条款有无遗漏,各条款内容是否具体、明确、切实可行,避免因合同条款不全或过于简单、抽象、原则,给合同履行带来困难。
三、企业合同管理审计应注意的问题
企业合同管理审计过程中不可避免也存着以下方面的问题,为提高合同管理审计的效率应其予以重视。
【关键词】合同;管理;专业化
【中图分类号】F27 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309(2013)05-0080-2
目前随着市场经济的不断深入发展,我国中小企业得到了长足的进步,在国家经济建设中发挥了重要作用。然而与大型企业相比中小企业存在的很多不足与劣势:中小企业一般规模小、技术落后、抗风险能力不强,同时不注重企业的可持续发展,没有长期战略眼光,缺乏健全的管理制度,管理水平普遍不高。中小企业在不断的发展壮大中一方面要增强自己的核心竞争力,另一方面要把管理列为重点,其中合同管理列为重中之重,通过有效的合同管理规避日常一些常见风险,使自己在激烈的市场竞争中站稳脚跟,并不断发展壮大。
一、中小企业合同管理概述
随着我国改革开放的进一步深化,我国市场经济中的企业竞争也日趋激烈,对于中小企业既是一次严峻的生存挑战,也是一个难得的发展机遇。
目前我国中小企业综合竞争实力和管理水平,尤其是合同管理水平,与国内现金的大型企业相比差距较大,与国外行业巨头企业比较更是不可同日而语。
企业的经济往来主要是通过合同形式进行的,一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。合同是企业业务操作的依据,是维护企业合法权益的保证。企业合同管理是指企业对自身为当事人的合同依法进行订立,变更,解除,转让,终止以及审查,监督,控制等一系列行为的总称。其中订立,履行,变更,接触,转让,终止是合同管理的内容;审查,监督,控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的,系统性的,动态性的。
合同管理全过程就是由洽谈,拟草,签订,生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前管理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改,变更,补充或终止和中止。
在中小企业管理中,合同管理是一个较新的管理职能。在国外,从二十世纪七十年代初开始,随着经济领域内各项项目管理理论研究和实验经验的积累,人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家,八十年代前人们较多地从法律方面研究合同,在八十年代,人们较多地研究合同事务管理组织设置。合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。要提高合同管理水平,必须使合同管理工作专门化和专业化。
二、中小企业合同管理中存在的问题和主要原因
如果说企业财务的一半来自于合同,那么企业的风险大部分也是来自于合同。经过改革开放三十年的发展,我国企业合同管理工作从无到有,从小到大,取得了很大的成就。合同是一种契约,是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议。作为中小企业取得经济效益的桥梁和纽带,合同是中小企业的“法典”,也是解决纠纷的依据。然而,有的中小企业由于签约率不高、文本不规范、履约率较低等问题存在,经常导致合同欺诈行为时有发生;还有的中小企业运用法律手段自我保护的意识淡薄,更是严重扰乱了企业的生产经营秩序。可以说,没有规范有序的合同行为,中小企业就没有效益可言。
(一)中小企业合同管理存在的问题
1.合同管理机构、人员、制度不落实,不健全。主要是流于形式,应付检查,并没有把合同管理工作落到实处,也没有把合同管理作为一项重要的企业管理工作来抓,致使合同管理工作无法渗透到企业生产——销售全过程中去。合同管理是高智力性,专业性,技术性,全局性强的管理工作,是企业管理中规避风险的一个重要环节。企业中业务开展都离不开合同的管理。如果公司合同管理没有能独立出来,而只是仅仅作为其他只能部门的附属品来附带管理的话,常此以往,合同管理将可能被淡忘和漠视,导致公司对合同管理的指导缺失。
2.合同签约率不高。有的认为是老关系,碍于情面搞口头的“君子协议”,而不签订书面经济合同;有的怕麻烦,图简单或只签内容条款不全的合同;有的则为偷逃国税(如印花税),故意不签书面合同。
3.合同签订把关不严,签约随便,解约自由。视合同为儿戏,不依法签订合同,高兴就履约,不高兴就不履约。需要变更或解除的合同,不按法定条件、法定期限和法定形式办理,打个电话或口头打个招呼,简单了事。合同管理制度及配套归责不到位,没有行程一套系统的管理,尽管部门公司指定了相关合同管理制度,但是制度形同虚设。合同纠纷的隐患很大。
4.不懂法,不依法办事,违约不究,自我保护能力差。业务承办人员的法律风险意识淡薄。诸如“重技术,轻合同”“重关系,轻法律”的现象在日常的业务承办中大量存在。业务承办人员不能很好地执行合同管理制度,认为签订合同只是简单的形式,遇到合同问题又以法律知识欠缺为借口推脱。
5.合同管理仅停留表面上,未能深入,在合同履行过程中,部门之间未能及时的反馈合同履行的进展情况信息,合同管理只是单纯的把合同存放,归档,录入台帐,而没有对合同的整个履行情况进行全面了解。比如对方是否完全履行,履行是否出现违约情况等。
(二)中小企业合同管理产生问题的主要原因
1.企业领导对合同管理的重要性认识不足,合同法律意识淡化。只关注企业经济效益,忽视了市场经济是法治经济、契约经济、合同经济,忽视了合同管理的重要性。尤其对市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系缺乏认识。
2.外部经济、法制环境不完善,影响企业合同管理工作的开展。长期的计划价格制度使得不少企业时至今日仍对市场销势、市场价格缺乏应有的敏感与准确判断,不适应突然出现在经济关系中的市场价格波动与变化,更难形成根据市价变动而及时调整经营计划的能力。这就导致合同的订立、履行受制于市场销势和价格,合同纠纷大量产生,合同管理难度大。
3.多层次的合同管理网络尚未形成,使企业合同管理缺乏推动力。工商行政管理部门、业务主管部门、金融机构还没有形成在各司其职的同时又相互配合的多层次合同管理网络,使企业缺乏外部推动力。
4.企业合同管理缺乏激励机制。现在除了工商行政管理机关大面积推行“重合同、守信用”活动以外,基本上没有什么明确有力的奖惩措施。
三、中小企业加强合同管理对策和建议
加强合同管理,提高企业经济效益,是企业生存、发展的唯一方向,也是企业做大、做强的“命门”所在。合同管理作为企业管理的一部分,管理水平的提高对企业的效益有很大帮助,合同管理水平提高,降低了企业运营成本,必然会提高企业的效益。
1.企业领导应充分认识到企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展,只有正确地处理好了市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系,合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。
企业领导要熟悉合同法律知识。为此,要对在职的企业领导,有计划,分期、分批进行培训,要把合同管理列为企业领导任期目标责任制,使企业树立起依法签约、依法履行为前导的依法经营思想,把抓合同管理放到企业抓质量管理和产品开发一样的重要位置,把合同管理列入企业管理的议事日程。
全体员工重视,强化合同管理工作,要建章立制,建立合同管理机构和合同管理制度。对企业内部的合同管理机构和合同管理人员要进行《合同法》培训,并自觉地运用到企业的经济活动中,使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷,从而增强企业的应变、发展和竞争能力。必须进一步加强合同管理工作,给予合同管理机构足够的自和经费,真正在思想意识上及工作中,提到企业管理的重要位置上,将合同管理纳入企业管理的归到,建立起有效的合同管理机制,作为企业管理的一项长期工作,坚持不懈地抓。
2.要把好合同签订关。合同拟定要量身定制,规范严谨,充分考虑风险及约束措施。严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力。对合同中重要条款如货款转移条款、付款及结算条款、责权条款、纠纷处理条款要认真推敲,防止发生歧义和误解,对资金数额巨大、工程承包、产权交易等抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和签证手续,以保证合同的合法性、严密性和完备性。要强化履约意识。合同一经承诺,即具有法律效力。企业的合同管理部门应及时了解和掌握合同履行的情况,通过建立合同档案和合同报表制度,及时总结合同管理中的经验教训,提高防骗反诈能力。根据合同履行情况,适时运用撤销权、变更权和不安抗辩权保护自身的合法权益。改进合同管理制度,金光公司建立了合同管理相关制度,但是随着公司的不断发展及新的情况出现,原来的制度需要适应新的变化。
3.加强合同管理的机制建设,要让合同管理制度真正动起来,有条件的企业要加快企业局域网建设,创造良好的信息共享平台,以努力推进管理手段现代化。一些合同,尤其是需要民主管理和民主监督的合同,可以在局域网内实现信息资源共享,以监督合同的时效性和履约率。从合同的签订到合同的完毕,要有合同管理人员的参加,不断更新合同履行的相关数据。
4.企业内部应该加强合同意识,强化法制观念,要为企业创造良好的内部环境。加强对《合同法》,《招标法》等一系列法律法规学习,近几年颁布和修订的一些重要的关于商品经济与市场的立法,如《民法通则》、《经济合同法》、《企业法》等法律尽管对于我国的改革开放、市场经济发展起了极到重要的作用,让全体员工能够熟悉和使用这些法律法规,只有依照法律法规从事经营活动,才能收到国家法律的保护。在企业中,人才是最宝贵的财务,人才的培养是提高企业合同管理水平的根本途径,可以选拔以具有一定合同管理素质的管理人员进行管理,尊重合同管理人才,为合同管理人才提供良好环境。
总之,合同管理是中小企业管理中一项重要工作,它不再是简单的要约,承诺,签约等法律内容,而是一种全过程,全方位,科学的管理。中小企业要形成完整的风险防控体系,合同管理应提到首要地位,从合同的拟定,合同的审批,合同的签订,合同的执行,到最后合同的跟踪形成完整的合同管理流程。现代企业若能对合同实施有效管理,将会对市场风险,信誉风险,操作风险,业务风险,政策风险等日常主要风险形成有效的规避,将对企业管理水平和经济效益的提高产生巨大推动力。
【参考文献】
[1]钱卫清著.民营企业运作的法律风险与防范[M].中信出版社,2004.
[2]郭进平.防控法律风险是依法治企的前提(下)[J].中国石油企业,2006(3).
单位名称:_________
法定代表人:_________
住所地:_________
联系电话:_________
传真:_________
受委托方(物业管理企业,以下简称乙方):_________
单位名称:_________
资质等级:_________
证书编号:_________
法定代表人:_________
住所地:_________
联系电话:_________
传真:_________
甲方通过(招投标,协议选聘)方式将_________(物业名称)委托乙方实行物业管理服务。为保障本物业正常运行,为业主创造优美、整洁、安全、方便、舒适、文明的生活和工作环境,根据国家、省物业管理有关法律、法规、规章的规定,在自愿、平等、协商一致的基础上,双方达成以下合同条款。
第一条 本合同所涉及的物业基本情况
物业名称:_________物业类型:_________
座落位置:_________区_________路(街道)_________号
四至范围:_________
总建筑面积:_________平方米;其中住宅_________平方米,商场_________平方米,办公楼_________平方米,工业厂房_________平方米,停车场(库)_________平方米。其他:_________。
物业构成见附件一,规划平面图见附件三。
第二条 委托管理服务期限:物业管理服务期限为_________年_________月(不超过整个物业管理区域房屋交付使用后2年),自_________年_________月_________日_________时起至_________年_________月_________日_________时止。合同期未满,业主大会成立后业主委员会与所选聘的物业管理公司签订物业服务合同生效时,本合同终止。
第三条 甲方在该物业接交2个月前提供一次性开办费_________万元,用于购买相关办公用品和设备,所形成的固定资产产权归该物业管理区域业主委员会所有。所购买办公用品和设备的清单明细乙方在物业接交后2个月内交甲方备案。
甲方在该物业接交2个月前一次性提供给乙方_________万元的前期物业管理接管费。乙方应根据甲方的需要派员进行物业管理提前介入,并负责包括但不限于签订物业管理合同、公共部位二级清理、接管验收、交房、人员招聘、人员培训等接管有关事宜。
甲方(需要,不需要)乙方提供前期物业管理顾问服务。如需乙方提供前期物业管理顾问服务的,前期物业管理顾问服务合同另行签定。
第四条 乙方参与本物业的竣工验收,并在物业移交接管时,与甲方办理物业管理书面交接手续。
第五条 本物业交付使用后的质量责任,根据国家《建设工程管理质量条例》和《房屋建筑工程质量保修办法》等规定执行。设施设备保修期如下:电梯_________月,监控智能化设备_________月,消控设备_________月,电信设备_________月,道路_________月,绿化_________月,_________。保修时间确定及计算:由各项工程竣工及设备安装完毕经建设单位、监理单位、施工单位、物业公司及有关专业部门根据国家相关规定,对所完成的建筑、设备进行外观、调试和运行等方面的检查测试,并经签章之日起为保修的起始日期。
本物业共有部分保修责任内,如存在质量问题,按第_________种方式处理:
(一)甲方负责返修;
(二)甲方委托乙方返修,由甲方支出全部费用;
(三)_________。
本物业共有部分超过保修期的,由乙方组织养护和维修,依据养护及维修的范围,按照有关部门的规定,在物业管理费或在专项维修资金中支出。
在物业专有部分(包括自用设备、毗连部位等)保修责任内,如存在质量问题,按第_________种方式处理:
(一)甲方负责返修;
(二)甲方委托乙方返修,由甲方支出全部费用;
(三)_________。
本物业专有部分超过保修期的由业主自行承担,业主、物业使用人要求乙方提供服务的,乙方可以接受委托并合理收费。
第六条 在物业交付使用后,乙方提供下列选定的物业管理服务事项(采取招投标的以中标文件为准),其受益人为本物业的全体业主和物业使用人:
(一)包括但不限于楼盖、屋顶、外墙面、承重结构、楼梯间、走廊通道、门厅、_________等房屋建筑共用部位的维修、养护和管理(保修、大修、更新、改造等非日常维护除外);
(二)包括但不限于道路、共用的上下水管道、落水管、水箱、加压水泵、电梯、天线、照明、锅炉、暖气线路、消防设施、安全设施、沟渠、池、井、_________等物业管理区域市政设施和房屋共用设备设施的运行、维修、养护和管理(保修、大修、更新、改造等非日常维护除外),供电线路、煤气线路、路灯按有关规定处理;
(三)公共环境卫生,包括公共场所、房屋共用部位的清洁卫生、垃圾的收集和清运等;
(四)公共绿地、花木、建筑小品等的养护与管理;
(五)安全防范,维持公共秩序,包括但不限于安全监控、巡视、门岗执勤、_________等;
(六)交通和车辆停放秩序的管理;
(七)物业使用禁止性行为的管理;
一、合同审核和合同管理定义
第一,合同审核。所谓合同审核就是在制定合同后和签订合同前对合同内容以及合同形式进行规范检查和核对的过程。合同审核的根本目的就是确定合同内容和格式是否正确,是否有疑问或者有存在漏洞的地方,防止因为一些模凌两可的内容而侵犯到某一方的利益。通常情况下合同审核的审核内容主要有:合同主体和合同内容是否合法,合同意思是否表达清楚和真实,合同文字是否规范,合同签订手续和形式是否完备,以及合同的生效、失效以及终止方法等。合同审核一个非常重要的原则就是要时刻考虑法律后果,因为合同只要签订并生效,那么一旦出现任何问题都会牵涉到法律后果。
第二,合同管理。合同管理指的是企业对以其为当事方合同进行订立、更改、保管、使用、转让、审查以及终止等所有与合同作用有关行为的总称。合同管理贯穿于整个合同作用过程中,其管理操作直接影响到合同的作用,具有绝对的动态性。
二、合同审核与合同管理在企业中的具体应用
第一,合同审核应用。
审核具体内容。企业在签订合同前一般是查看:合同主体是否合法,也就是合同当事人是否具有民事权利和民事义务,是否能够承担法律责任。合同形式是否合法,也就是签订合同除了最基本的书面形式外,还有口头形式或者另外一些电子形式等。但是总而言之,这些形式都要合法。合同内容是否合法,合同签订本身就存在目的性,即企业是为了确保其经济行为不受干扰,经济利益不受损害。个人是为了自己的劳动行为得到证实和保障。但是,在签订合同时若合同内容损害到国家、集体以及个人的利益,或者合同内容中含有掩盖犯罪的嫌疑那么这种合同则不可签订,即使签订也不合法,没有法律效应;合同单位的选择是否合规,必须要避免由一人单独完成合同厂商的选择及合同签订全过程。为了保障合同合法,在审核时还需要查看其订立程序,也就是是否有相关审查部门的审批,合同上是否有当事人的签名或者盖章,盖章名称是否与当事人名称一致等[3];另外,合同审核还应包括合同授权审批程序是否符合单位具体要求、合同违约责任条款是否明晰合理、合同文字表述是否合理、合同付款条款是否合理等一系列内容。
审核注意要点。在审查合同过程中应该坚持做到以下几点:第一,审核人员必须要秉着认真负责的精神对合同内容、形式、主体以及程序等进行最详细和严格的审查。第二,起草人员必须要非常重视审核人员提出的修改或者补充意见,确保审核有效性。第三,制定针对特殊合同文本的会审制度,要求相关部门对合同进行严格审查。第四,合同审核主要人员必须是法律知识储备丰富且有较多实践经验的人担当,对于其他普通审核人员企业应该为其安排定期培训,提高他们法律知识水平。当然,现在一般单位都聘有法律顾问,合同在法律方面存在的风险及问题一般都由法律顾问负责审核,单位的审核人员(分管领导和财务总监等)主要是对专业方面的相关内容进行审核。其中分管领导主要是负责考察厂商资质,对商品质量,商品(或施工)的先进性、适用性、设计的合理性、售后服务等方面进行审核,财务总监则主要是负责对付款条款的合理性、违约责任、发票开具和收受、厂商信誉等级等方面进行审核。
第二,合同管理应用。
制定和完善制度。合同如何能够更好的保障企业利益很大程度在于企业是否有符合自身的完善的合同管理制度。简单来说就是企业是否有专门针对合同的调查、订立、审批、备案、登记以及存储等工作的管理制度。若企业在订立合同之前就有一个完善的合同管理制度,所有的合同均按照管理制度要求进行统一管理,那么将能够使合同签订步骤更加规范和符合法律规律,更能够减少更多漏洞,保障企业经济利益。
制定法律顾问机构。企业与企业之间签订的合同是属于民事合同,这种合同在订立后不是企业内部人员可以随意更改或者终止的,也就是说合同本身已经是脱离于企业界限的一种外部存在,很多合同内容均需要专业的法律顾问机构进行处理。所以,为了使企业合同更加具备法律效率,企业应该制定法律顾问机构,并将所有合同转交顾问机构负责处理。
加强监管力度。合同的最主要作用就是约束合同双方的行为和保障他们的权益。所以,为了能够确保合同真正发挥其保障利益的作用,法律顾问机构必须要履行好其自监管职能,通过加强监管力度,及时发现违约现象并处理,保障合同当事人利益安全。
提高人员综合素质。合同管理能否更好开展很大原因与合同管理人员有关,若合同管理人员综合素质普遍较低,那么将会直接影响到整个合同管理的水平。所以,在聘请合同管理人员时除了需要专业人才之外,还需要对在岗人员进行定期的培训和考核。
四、结束语
关键词:设计企业;合同;管理
一、设计企业项目合同管理现状分析
浙江省目前有交通设计院31家,其中甲级院7家。交通设计院一般都有完善的内部管理体系,以ISO2000质量管理认证体系贯彻落实为核心,全面落实经济责任制管理为抓手,创新精品理念,提升精品设计,强化精品管理,打造精品工程。通过调查,大部分交通设计院在交通建设工程项目合同管理上,对合同管理的重要性认识不足,重视不够,管理水平与国际惯例要求相差较远。存在问题是多方面的。比如设计合同管理程序缺陷、合同双方法律意识淡薄、合同管理的软硬件缺失、合同文本存在较多不规范等。这些问题与交通行业管理的市场机制和设计院内部合同管理建设有着密切的关系。
二、设计企业项目合同管理问题分析
1.与合同管理相关的法律法规不配套。设计合同不同于施工合同,没有按照FIDIC国际承包工程合同的宗旨去执行。同时,由于《合同法》是程序法,无法依据其对建设工程合同的大量违法行为进行监督和处理,所以《合同法》第一百二十七条规定:“工商行政管理部门和其他有关行政主管部门在各自的职权范围内,依照法律、行政法规的规定,对利用合同危害国家利益、社会公共利益的违法行为,负责监督处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。”而现行的法律和行政法规,除《刑法》内有涉及对利用合同进行犯罪的处罚规定外,对于由建设市场各方主体之间发生的合同违法行为,缺乏监督、处理的依据。
2.合同管理法律意识淡薄。一方面,由于交通设计市场是买方市场,为了获得设计合同,往往以工程项目设计委托书的形式代替设计合同,先做事后谈合同,为设计企业带来了很大的风险。另一方面,从当前设计企业经营中出现的问题,可以发现企业的经营运作还不规范,企业合同管理法律意识不强,尤其是缺乏强烈、敏锐的合同法律意识。企业往往不是通过严格的招投标程序,就签署巨额的工程设计项目合同。第三,在签署合同时,不根据工程项目具体情况来订立相应的合同条款,往往将订立合同流于形式,对合同条款不作仔细推敲,对违约责任、违约条件等不作具体明确的约定,订立的合同非常简单,内容缺乏、条款不全、责、权和利不明,为工程设计合同管理留下了经济风险隐患。
3.合同文本存在缺陷。从目前工程设计合同文本来看,很多企业签署的合同文本,其责任划分不清,缺乏对合同事件各参与方相应权责、违约的具体后果及处理方式方法的全面定义和具体明确的描述。部分合同文件对履约双方约定的权利、义务显失公平,如过多地强调了承包方的权利义务,对业主的制约条款相对较少,特别是对业主违约、赔偿等方面的约定不具体、不明确,也缺少行之有效的处罚办法。
三、设计企业项目合同管理应对策略
1.重视设计企业内部合同管理体系。工程项目建设是重大的社会经济活动,经济合同是市场交易活动得以安全实现的基础保障,项目规划、启动、研究、设计、实施、验收和运营等大都是通过合同的约束或保障才得以实现的,可以说,合同管理是项目管理的核心。因此,一个优秀的管理者必须高度重视合同管理,花大力气建设一个完善的合同管理体系。
2.提高企业内部合同管理意识。目前我国的设计单位企业综合竞争实力和管理水平,尤其是企业内部工程合同管理水平,仍然在一个不断的上升过程中。设计企业必须加强对合同管理的理论学习,加强对控制合同风险对策的研究,提高企业内部合同管理意识,形成全员了解,重点把握,分工明晰,责任到人的工作机制。
3.建立和完善合同管理体系。为适应竞争日益激烈的设计市场,设计企业应根据自身的发展,结合工程项目管理和合同管理的特征,优化企业和项目管理的组织结构,努力提高专业化,信息化,网络化,协作化水平,建立可靠、高效的合同管理信息化平台。
4.加强制度管理和风险管理意识。设计企业应深入研究合同管理活动不同阶段的具体特征、要求、管理控制手段、工作侧重点等问题,结合企业合同管理的可利用资源状况和实际管理水平,建立科学的合同管理制度,建立企业内部风险评估机制。风险评估是企业对将面临的各种风险加以分析和决策的过程。企业应该建立相应的风险评估小组,将项目的风险管理落实到相应管理部门或项目管理班子,强化合同管理职能。
5,重视合同管理人才的培养和引入。设计企业内部应该加强合同意识,强化法制观念,加强对《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律、法规的学习,使全体员工能够熟悉和使用这些法律、法规。实施企业人力资源战略计划,提高设计企业合同管理水平。
6.建立和完善合同信息管理系统。由于设计工程项目合同种类多,数量大,合同背景复杂,且在履约中往来函件和资料较多,故合同管理系统性强,企业如果仅仅依靠人工管理,则费时费力,信息传递慢,而管理不能及时到位,必将造成合同损失,尤其是时效性要求高的索赔,若不能按时提供必要的合同履约信息,将会导致索赔失效。因此,在信息技术高速发展的今天,合同管理应建立在信息管理的基础上,设计企业应大力推行合同管理信息化,建立企业合同信息管理系统,以提高企业合同管理的效率,提高企业的合同管理和经营管理水平。
关键词:风险管理 外贸企业 合同签订
1.企业合同签订过程中的风险分析
1.1合同成立的风险
合同成立,即订约双方但是人针对合同中的各项条款达成一致。订立合同指双方达成协议,表明了各方意思并一致。根据《合同法》规定:当事人订立合同,采取方式为要约、承诺。在当事人协商过程中,一般情况下要一方先做出意思表示,另一方予以符合,前者即为要约,后者即为承诺。因此,在法律角度上来讲,合同订立时的程序分为要约和承诺,要约是希望和他人订立合同的意思表达,要约既可以是口头,也可以是书面。
另外,根据《合同法》规定,采用数据、电文形式来订立的合同,如果要约人制定了特定的系统来接受数据电文,受要约人的承诺的数据电文进入特定系统的时间便为到达时间,如果没有指定特定系统工程的,那么就将数据电文进入要约人的任何系统的首次时间当做达到时间。
1.2 合同生效的风险
在合同签订后,无论何时都可以要求对方履行义务,无论何时都可以向对象履行义务,决定与合同是否生效,合同成立表明合同当事人对于合同的内容进行一致认可,合同生效即合同符合国家法律规定,开始对各方当事人产生约束力。一般情况下,依法成立的合同,要自成立之时开始生效,法律和行政法规规定应当办理批准和等级等各项手续生效的,要按照规定来办理各项手续。
1.3 合同形式的风险
在外在表现形式的角度上讲,合同能够分为要式合同和非要式合同。一般来说,要式合同要求当事人一定要采取一定的形式订立之后才能够生效,例如书面的文字、传真等,而口头合同中当事人要以语言来作为意思的表达,有许多合同法律都要求采取书面的形式,例如房屋买卖和抵押等。
如果法律规定必须要采用书面的形式,那么如果当事人协商一致的话,也可以采取口头形式,同样具有法律效应。一般来讲,采用口头合同的原因主要为:便捷省事、特殊的信用关系、没有订立合同的习惯、有其他能够证明交易关系的存在等。
2.企业在合同签订过程中的风险管理措施
2.1 合同签订前的措施
合同签订前采取的措施即事先防范,事先防范建立在法律风险防控的基础之上。在合同签订之前需做的工作主要为审查合同双方的主体资格、能力、信誉等。具体为以下几方面:1.合同主体一定要是依据合同享有权利并承担义务的合同当事人。2.通过对当事人的履约能力和资信的审查能够了解当事人是否具备履约的人力、财力和物力,资金情况、货源情况、技术情况、能力情况、债权债务情况以及商业信誉等。3.一般情况下,通过招投标的方式来确定的合同,普遍具有公平、公开的特征,并且能够适当的降低成本。
2.2 过程管理中的措施
2.2.1 建立健全制度体系
企业出现法律风险的根源表示内部管理制度的漏洞和不完善,因此建立健全有效的制度体系才能够在实质上防范法律风险。在企业进行制度体系建设的过程中,首先要建立健全法律顾问以及法律事务管理制度体系,通过制度规范来制约各级管理行为,使日常的经营管理工作更加规范和标准,另外还要克服“人治”的观念,避免管理行为中出现随意管理的现象。根据相关法律法规和新的合同管理制度,结合自身企业特征实际,充实完善新内容,促进合同管理工作的规范程度。
2.2.2 提高管理人员的法律素质
对企业法律风险进行控制,不仅需要有制度进行保障,更要有管理人员的法律意识进行配合,因此要不断加强各级管理人员的法律素质提升工作,加强队伍建设以及人才培养,组织一些法律培训和学习活动,促进依法治企的实现,从而达到控制法律风险的目标。
2.2.3 落实合同管理基础工作
要加强对合同管理的基础工作,如果连基础工作都做不好,那么精细管理便无法实现。因此,要与自身企业的生产经营管理实际进行结合,建立健全各项制度,保证每项工作都能规范的、标准的。另外,可以通过定期不定期的进行基础工作的检查活动,来促进企业职工落实基础工作,全面提高企业基础工作水平。
2.3 合同签订后的管理措施
企业面对的是千变万化的市场情况,风险往往不期而至,让企业措手不及,因此要企业内部要建立起合同法律风险预警机制,对一些潜在风险进行全程的监控,如果发现情况和监控偏离的话,那么要立即启动风险处置预案。首先,要建立健全证据预警机制,证据预警机制机在无收发货记录或是合同收发记录存在瑕疵,有可能会造成合同效力和履行等负面影响的时候,企业内部的合同管理人员要及时提出,并通过签订补充协议等方法来进行补救。其次,建立健全时效预警机制,针对一些距离最后付款较长时间未达成书面还款协议的合同,要及时向业务人员提出催收等。再次,建立健全质量预警机制,要经常性的提醒业务人员在约定检验期内,对货物的质量进行检查检验,并对相关书面证据进行保留。最后,建立健全偿债预警,如果发现有逾期贷款或是负债方有合并、破产、改制等行为,会影响到合同履行时,企业要形式自身不安抗辩权和代位权等寻求司法救济,利用法律保护自身,从而达到对风险的控制和管理。
3.结论
本文通过自身多年工作经验以及对相关文献资料的查阅和研究,针对企业在合同签订过程中如何进行风险管理提出了一些个人建议和措施,希望能够通过本文的研究分析,为外贸企业的管理者提供参考,并为合同管理人员和其他相关人员敲响警钟,要全面的、科学的、深入的进行合同签订过程中的风险研究,才能够保证风险在控制范围内,并能够及时的、积极的采取应对措施,为企业更好的发展奠定基础。
参考文献:
[1]陈雅玲.浅析我国外贸企业的风险管理问题[J].黑龙江对外经贸,2006,04(82):60
[2]陈雅玲.浅析我国外贸企业的风险管理问题[J].黑龙江对外经贸,2006,04(82):62