采购管理自动化范文

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第1篇

【 关键词 】 SAP；物采系统；融合衔接；数据对照转换表；中间数据库

1 前言

SAP与物采系统（中国石油物资采购管理信息系统）融合设计是为了解决集团公司及下属地区公司、分公司SAP与物采系统采购数据传递的解决方案。融合衔接设计很好地联接了SAP与物采系统，使SAP与物采系统得到了实时数据的传递。

通过解决方案，实现数据一次性录入，多方共享，保证公司SAP系统、物采系统数据的完整性，满足企业物资采购管理的需要。

2 SAP和物采系统介绍和问题

物采系统是中国石油天然气集团公司开发的一套中国石油物资采购管理信息系统。物采系统就是为了满足物资采购管理和采购交易为一体的业务管理需要，促进业务处理自动化、业务管理规范化、决策支持智能化，支撑“集中采购、分散操作”。实现中石油集团公司信息化的发展目标，在“一个全面、三个集中”要求下，按照中石油企业物资采购管理制度，为提高物资采购管理水平、开发的集成物资采购管理信息系统（简称物采系统）。

物采系统的应用范围包括总部及所属企事业单位和供应商。主要以采购供应链为主线，覆盖采购管理和交易全过程，实现采购业务全流程、全覆盖。业务分级授权管理，采购物资品质覆盖中的60大类所有物资。架构包括了系统门户、交易平台、业务管理平台、基础管理平台及决策支持平台。

物采系统是基于i2采购交易软件进行客户化开发的，并与SAP、公共数据编码平台等系统通过企业服务总线（ESB）实现异构系统间有机集成。

SAP系统是国外一套先进的企业信息管理系统，而物采系统是根据B2B交易方式创建的物资采购管理信息系统，它是根据企业自身特点创建的一套物资采购管理信息系统。而SAP系统在物资采购方面功能不是特别突出，与企业自身物资采购特点也不是衔接得特别好。这就造成了在物资采购方面，企业只应用了主数据创建和维护、创建采购订单、发票校验、物资采购申请、货源清单创建和维护这几个功能。而物采系统主要功能就是在物资采购方面集中统一采购管理，特别突出采购方面功能，结合了企业物资采购管理自身特点。

物资采购管理信息系统主要功能包括了计划管理、采购交易管理、合同管理、结算管理、物料管理、价格管理等相关功能。SAP系统和物采系统之间就好像SAP系统负责创建采购订单、物资入库与结算。而物采系统负责物资招标、供应商管理、价格管理、合同管理等功能，它主要突出了采购管理功能。

怎么样才能更好地把SAP系统与物采系统这两套设计功能不同的系统融合衔接到一起，组成一个完善的物资采购管理信息系统？

3 融合衔接流程设计

作为中国最大的跨地区集团公司，它下属地区公司繁多，转换数据量大，各个地区公司业务也有差异，所以不能简单地使用SAP与物采系统接口转换技术进行数据传递。为此经过调研特此进行了设计方案。

根据企业下属地区公司繁多，需要转换数据量大，各个地区公司业务有差异等特点采用在企业总部建立统一的数据管理系统，服务于SAP采购数据与物采系统数据形成对照及转换；数据对照转换表统一维护，只有一套对照转换表，维护后自动保存到SAP和物采系统中。在物采系统进行采购计划申请、采购、审批、采购谈判、采购招标、采购订单、订单查询等相关业务，当这些业务进行完成后，物采系统自动生成订单。

当生成订单的同时，根据数据对照转换表在SAP系统中自动生成采购订单，并且物采系统订单和SAP系统采购订单形成对应。而后由SAP系统进行采购订单审批、入库发货、采购结算等后续的工作。通过“订单转化接口”物采系统实时向SAP系统转换采购订单。

通过上述方案，采购数据由物采系统录入，传递到SAP系统中进行处理，保证了企业物资采购业务流程的完整性，加强了企业物资采购业务管理的需要。

而在SAP和物采系统的供应商和物资编码都通过由编码申请平台申请要求进行申请，编码申请平台将申请下来的编码同时传递到SAP和物采系统中。这样就形成了编码及物资单位的唯一性、一致性、及时性，更好 地保证了SAP和物采系统的融合衔接。而对这些编码的管理全部由物采系统进行管理，并对供应商管理更加科学细化。

结合企业及下属地区公司繁多、数据量大特点，在SAP与物采系统数据库里分别建立了SAP与物采系统数据对照转换表，根据数据对照转换表建立了中间数据库，从而进行物采系统订单和SAP系统采购订单字段之间相互转换，保存到中间数据库。如图1所示。

数据对照转换表主要保存在中间数据库，数据对照转化表主要根据SAP和物采系统数据形成一一对应的逻辑关系。数据对照转换表主要包含主数据和订单转换表。物采系统根据数据对照转换表把相关数据转换成SAP系统所需要的数据，从而使SAP系统随机生成采购订单进行相关业务操作。然后SAP系统把创建的采购订单业务操作完成后，在物采系统就可以进行采购订单查询等相关操作。

这样就使SAP和物采系统的采购业务衔接在一起，使物资采购业务流程形成了完整性。加强了企业物资采购业务管理的需要，实现了管理与交易一体化的统一物资采购信息平台，促进了物资采购业务处理自动化、业务管理规范化、决策支持智能化的要求。

4 结束语

通过SAP与物采系统融合衔接设计，很好的完善成了企业物资采购业务流程，使企业物资采购管理信息系统与SAP系统形成一体，实现了管理与交易一体化统一的信息平台。很好地满足了SAP与物采系统融合要求。通过SAP与物采系统融合衔接设计，它为今后一些系统的融合衔接提供思路，更重要的是也为今后其它系统与SAP系统的融合提供了参考与借鉴。

参考文献

[1] 黄佳.SAP程序设计（第一版）.北京：机械工业出版社，2005-04.

[2] 王宏.实战SAP程序开发.北京：电子工业出版社，2006-08.

[3] 黄佳.SAP高级应用开发.北京：人民邮电出版社，2008-10.

[4] 唐嘉，彭功涛，方玉凤.SAP实用程序开发进阶.北京：兵器工业出版社，2012-03.

[5] 刘雪飞，王雪飞，王申强.网络线路数据流量监视的实现[J].信息网络安全，2012，（11）：60-62.

[6] 梅锋，孙东滨.IPv6环境下网络取证研究[J].信息网络安全，2012，（11）：82-85.

第2篇

本院从2000年初期便已规划了“本院实际的全面信息化管理系统”，但由于资金和人员等诸多方面的条件限制，公文和人力资源管理、采购和库房管理、设备管理和标准及图书资料管理一直未纳入系统之中，随着本院事业不断发展，上述内容的管理对象越来越庞杂，因此急需开发一套对上述内容进行有效的、规范的、高效的管理办法的自动化管理系统（office Automat ion System，也称OA系统）。

OA系统主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备。实现办公业务的自动化，

它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段，大致经历了三个阶段：第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现化办公设备。；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用了电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志就是办公过程中的网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件的共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。

目前，办公自动化系统的版本很多，从软件架构上分，即有传统的基于局域网结构的

C/S（客户端/服务器）架构软件，也有利用现在网络技术开发的基于Internet平台 的B/S（浏览器/服务器）架构软件，随着网络安全设备和网络安全技术的进步，B/S架构软件不但具有了传统C/S架构软件的安全特点，还因其部署简单，后期维护量小而有逐渐替代传统C/S架构软件的趋势，它们通过先进的网络应用平台，建设起安全的、可靠的、开放的、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，对内为管理部门提供了现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平；实现各部日常业务工作的规范化、电子化、标准化、增强档案部门公文档案、人事档案等档案的可管理性；实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公；对外则进一步扩展了为单位之间或者组织之间的信息交流渠道，从而达到利用计算机系统来提高办公效率，加快各种办公业务流程处理速度的目的。

在件的功能上，市场上商品化的OA系统主要以公文管理为主，无法有效解决本院日常管理中所遇到的诸如设备计量管理、采购流程化归一管理、标准有效期的管理、培训的规范化管理等问题，因此一套符合本院工作和管理实际情况的OA系统便成了本院统合管理中所面临的各种问题的最好解决办法。

二、项目开展的难点

本次OA系统是在已有十年开发、完善检验管理系统的信息化工作经验，但从系统开发的具体内容来看，由于检验管理系统主要是针对检验工作的管理、检验流程、环境设置等基础设计工作在本院购置该软件之前就已经形成，本院具体设计、开发的报告模块的格式和内容绝大部分都是按照国家相关标准、规程做支撑。

OA系统的开发是对既有工作流程的数字化，因此系统设计必须以本院的实际工作模式为蓝本，既要最大程度的忠实于本院的管理模式和管理流程，又要通过程序设备实现工作流程的规范，解决目前管理模式中人员操作所造成的管理偏差，这也意味着OA系统的设计要从工作流程和控制理念的设计开始，通过流程的优化和权限的设计实现整体的程序管理工作，并通过具体表单的设置来达到与本院质量管理系统和行政管理制度的统一。在具体实施过程中，所涉及的关键步骤主要包括权限设计、系统流程设计、表单设计、数据库设计、程序开发、测试和再完善，在这些步骤中，需要本院做的关键和难点是权限设计和系统流程的设计。由于权限设计必需以系统流程设计为基础，因此本项目开展的难点是系统流程设计。

三、工作流程的抽象化

1、系统总体框架设计

考虑到实际使用的方便性，OA系统的开发采用在现有检验管理系统的基础上进行扩充的方式来实施，即将原有的检验管理系统功能设置为“检验报告管理模块”，新开发的OA系统设置为办公自动化管理模块，并由这两大模块组成新的特种设备检验管理系统。

在OA模块的子模块设计上，根据具体开发内容设置了采购管理、培训管理、公文管理、设备管理和图书资料管理等五个功能模块。

2、采购管理流程的抽象化

本院的采购管理执行本院质量管理体系中的《采购服务和供应品管理程序》。在实际工作中，质量技术部和院办公室为本院采购工作的两大主要执行部门。办公用品及其它通用物品由办公室负责采购。图书由于涉及到标准的有效期管理等问题，由负责标准管理的质量技术部负责采购。设备类由于技术性和专业性都较强，因些一般由使用部门提出申请，由负责设备管理的质量技术部负责通过招标等方式进行采购。

3、设备管理流程的抽象化

本院的设备管理执行院质量管理体系中《仪器设备管理程序》。仪器设备管理的重点包括设备出入库、设备配发、设备借用、计量检定、日常维护等方面，其中仪器设备的计量检定、维护保养是设备管理中的主要工作，在该模块的设计中，采用了维护和检定的预警、报警机制对这两个环节进行管理，可有效减轻人工管理的压力，提高管理的有效性。此外，设备借用、设备损坏、丢失等问题也是设备日常管理中常见的问题，在模型中也通过程序化的处理机制得到了很好的解决。

4、培训管理流程的抽象化

目前培训工作中面临的主要困难是部门领导和院主管领导不能很好地掌握受训人员的培训时间、地点、内容等情况，培训资料的收集困难、培训主管部门对再培训开展情况方面的信息收集比较困难，且再培训资料的收集也比较困难，培训费用统计困难等。为了规范这些方面的工作，在培训管理流程的设计中考虑了如下原则：

1》所有培训均需由参加培训人员填写培训申请表，经部门负责人，院办公室和主管领导审核后才能实施

2》由主管院领导在审核培训申请时根据培训内容决定是否需要进行再培训及再培训的范围

四、小结

1》本院以实际管理模式为蓝本，通过将实际工作流程进行抽象化和程序化，最终形成了包括采购管理、设备管理、图书管理、公文管理和培训管理等五个子模块，以工作流程驱动的OA管理系统，系统设计贴近工作，可实现相关工作环节的全面管理。

2》系统通过设计灵活的权限分配方案，为不同的工作流程和不同人员分配不同的权限。

3》系统通过不同模块中的预警和报警功能，可以使工作更具计划性和目的性

第3篇

【关键词】信息化技术；石油企业；物资管理

石油企业对于国家经济发展起着至关重要的作用，面对日益激烈的国际竞争，新的石油政策与法规不断颁布，如何进行物资采购管理的改革与创新显得尤为重要。物资采购涉及到编制采购计划、询价、采购、保管、发放领用等各个环节，整个过程涉及到的信息不仅分散而且波动性大，原始的处理方式和简单信息工具缺乏整体信息的执行、反馈、监控、共享的手段。畅通信息传递渠道，全面整合供求信息，建立物资管理的信息处理平台是解决这一问题的有效途径；同时，也能为提高物资管理水平和质量提供决策支持。

一、信息技术的优势特点

在信息技术发展迅速的社会中，各个行业的发展都离不开信息技术，信息技术凭借着其强大的信息综合处理功能，实现了信息管理的新方式，利用各种软件实现了信息综合，可以按照操作者的意愿进行信息处理。同时互联网技术的应用，实现了信息之间的互通，将世界变得很“小”，可以实现远距离的信息传递，这对于物资采购管理而言很关键，通过互联网信息收集实现物资对比，最终选择合适的产品，这对现代物资管理有很大便利性。

二、物资采购管理面临的问题

（一）供求信息缺乏针对性。一是存在着多批次小批量的问题。二是物资供应生产厂家的批量生产存在着高批量的问题，实际需要与供应量不匹配。三是未对供应商资料进行实时档案化管理，对供应商的推荐、考核、使用不规范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物资采购管理的基础，可靠的供求信息便于石油企业和物资供应商之间进行沟通和买卖，同时有效的信息是采购管理的基础，现阶段物资供求信息可靠性不足，经常会出现完整性、实时性等方面的问题。例如对于同一种物资，有多个供应商，物资信息提供不全，在采购过程中会造成物资质量与要求不符等情况；对供应商的实际情况不了解，导致在选择供应商时仅根据档案记载情况对供应商进行选择，缺乏对供应商现阶段的调查了解。（三）缺乏科学的物资采购管理体系。一个科学有效的管理体系对物资采购很重要，在激烈的市场竞争和飞速发展的科技面前，专业的管理人员、规范的采购形式和统一的采购渠道都需要一个科学的管理体系支撑。现阶段物资采购管理中缺乏专业的管理人员，由于企业对物资采购工作不重视，忽视对相关人才的引进和培养，使得工作人员技术、思想等方面都受到影响。同时采购形式和采购渠道管理不到位，造成了物资采购工作问题不断，影响工作的稳定性。

三、信息化在物资采购管理中的应用措施

石油企业要充分认识到信息技术的重要性，将其运用到企业管理的各个方面，尤其是物资采购这种工作量大且复杂的工作，更需要信息技术的辅助。（一）建立物资采购管理平台。采购管理平台的建立是实现信息化的关键一步，石油企业要针对物资采购管理的特点进行分析，设立科学有效的物资采购平台，充分利用互联网的优势进行信息收集整理，将管理平台打造成集物资信息、供应商信息等为一体的自动化平台，实现平台订单管理系统，实现物资采购管理自动化。要注重信息平台的宣传，让更多供应商参与到平台的建立中去，实现信息平台的建立完善。（二）实现内部管理信息化。物资采购不仅需要和供应商之间进行沟通，还要与企业其它部门保持密切沟通，对各部门物资需求情况进行了解，以便更好地进行物资采购。针对这种情况建立信息化档案，利用物资精细化管理系统对各部门物资详细情况进行记录分析，通过系统平台实现信息对比，进行信息调用，确保信息可靠性。也便于对各个部门物资需求情况进行详尽分析，制定分析表、分析图，便于资金管理等工作的进行。同时能够有效避免因为物资剩余或者采购过多造成的物资浪费。

四、结语

物资采购对石油企业的发展有至关重要的作用，我们要充分认识到物资管理的重要性，明确物资管理中的问题，采取更好的解决措施；认识到信息技术与物资管理相融合的必要性，充分发挥信息化优势，有效避免物资采购过程中的供求信息、信息交流等方面的问题，有效提升物资采购管理水平，促进石油企业的发展。

作者:张少华 单位:中石化石油工程地球物理有限公司华北分公司

【参考文献】