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一、公共管理下的档案管理及基本理念
(一)公共管理下的档案管理
公共管理是指以社会公众为服务对象并围绕着服务对象开展管理工作的公共服务管理,在公共管理的过程中需要采用有效的管理方法。公共管理视角下的档案管理数字化是指将档案管理工作清晰化,使之能够更广泛的表现给大众。在进行公共管理下的档案管理数字化的过程中,需要考虑档案利用者的要求,通过对档案利用者的重视,使得公众观念在档案管理中突出显现。档案管理与公共管理有着相同之处,在服务的理念上来说,都是从广大受众利益出发,为社会公众档案用户服务。在服务的对象上来说,都是社会公众、社会组织、机关团体等。在公共管理视角下,将用户放在档案管理工作的重要位置上,通过用户对公共档案管理的感受进行的反馈,对档案管理的模式和方法进行改进。
(二)公共管理的基本理念
公共责任是档案管理存在的一个基础,在内在上推动着档案管理的发展,在履行社会责任的前提下能够实现档案管理的合法性。在社会责任的范围和程度上,现代档案管理的社会责任明显的与传统的档案管理有着明显的差别,传统的档案管理的责任主要是政治责任,而现代的档案管理的责任在原有的责任基础上增加了全新的社会责任,全新的社会责任包括经济责任、政治责任、文化责任以及社会责任在内的促进社会事业发展的责任和为公众提供档案信息完整性和安全性的责任。
在全面发展理念上,表现为档案信息资源的建设和档案信息的服务能够给社会各项活动提供全面的发展支持,传统的档案管理只是针对政治与行政管理、历史研究等领域展开服务,是远远少于现代档案管理的理念的。在工作的对象上,摒弃了传统的只面向政府人员、科研人员等人员的服务,转向了广大人民群众。档案管理服务的范围在朝着整个社会经济活动上发展,是一项任重而道远的工作。
在公平服务理念上,体现在档案管理服务在本质上消除了对部分对象的歧视现象上,在进行档案管理的执行过程中需要秉承开放性的特点,在控制好开放的基础上能够满足于社会上各类的人员进行自由的使用。通过原则、政策和标准的同化,保持档案信息的核心利用群体能够和公众一样共同的享受同等的权利。通过统一的服务标准,对各类的利用者的利用权限进行控制。
二、公共管理下的档案管理规范化
(一)文档集成式
通过集成化的技术能够形成较为系统的管理规范,然后运用这种系统的管理规范对公共管理下的档案进行管理的方法就是文档集成式档案管理方法。协调各文档管理的过程是文档集成式管理方法的核心所在。在文档管理中,一般的将文书部门和档案部门进行分离,使其单独的进行工作。文书部门着重于文件的管理部分,而档案部门是对档案管理进行负责,这两个部门相互独立,互不影响,不能充分的保证文件档案的完整性和准确性,使得档案管理的质量得不到相应的保障。在文档集成式管理方法下,将文件管理部门和档案管理部门这两个部门有机的结合到了一起,使之在管理系统中能够充分的发挥自己的作用,在保证文件档案的完整性的基础上还能体现文件档案的开放性。
(二)资源管理式
电子档案随着社会和信息技术的进步得到了越来越快的发展,伴随着众多的电子档案,档案的管理也需要向着信息档案管理的方向发展。在未来档案管理的工作中,应该大力发展信息资源,这对档案管理有着十分重要的作用。在信息资源方向加大档案管理的发展力度,使得信息资源体系能够作为一种基础影响着档案管理工作。
(三)公众参与式
1.公共管理下的档案管理方法
公共管理是指以社会公众为服务对象,并围绕着服务对象开展管理工作的公共服务管理,在公共管理的过程中需要采用有效的管理方法。公共管理视角下的档案管理规范化是指将档案管理工作清晰化,使之能够更广泛地表现给大众。在进行公共管理的档案管理规范化的过程中,需要考虑档案利用者的要求,通过对档案利用者的重视,使公众观念在档案管理中突出显现。档案管理与公共管理有相同之处,在服务的理念上来说,都是从广大受众利益出发,为社会公众档案用户服务。在服务的对象上来说,都是社会公众、社会组织、机关团体等。在公共管理视角下,将用户放在档案管理工作的重要位置上,通过用户对公共档案管理的感受进行反馈,对档案管理的模式和方法进行改进。
2.公共管理的基本理念
公共责任是档案管理存在的一个基础,内在推动着档案管理的发展。在履行社会责任的前提下,能够实现档案管理的合法性。在社会责任的范围和程度上,现代档案管理的社会责任明显与传统的档案管理有明显差别。传统档案管理的责任主要是政治责任,而现代档案管理的责任在原有的责任基础上增加了全新的社会责任,全新的社会责任包括经济责任、政治责任、文化责任以及社会责任在内的促进社会事业发展的责任和为公众提供档案信息完整性和安全性的责任。在全面发展理念上,表现为档案信息资源的建设和档案信息的服务,能够为社会各项活动提供全面的发展支持,传统的档案管理只是针对政治与行政管理、历史研究等领域展开服务,远远少于现代档案管理的理念。在工作的对象上,摒弃传统的只面向政府人员、科研人员等人员的服务,转向广大人民群众。档案管理服务的范围在朝着整个社会经济活动上发展,是一项任重而道远的工作。在公平服务理念上,体现在档案管理服务在本质上消除了对部分对象的歧视现象,在进行档案管理的执行过程中,需要秉承开放性的特点,在控制好开放的基础上,满足社会上各类人员进行自由的使用的权利。通过原则、政策和标准的同化,保持档案信息的核心利用群体能够和公众一样共同的享受同等的权利。通过统一的服务标准,对各类利用者的利用权限进行控制。
二、公共管理下的档案管理规范化
1.文档集成式
通过集成化的技术能够形成较为系统的管理规范,然后运用这种系统的管理规范对公共管理下的档案进行管理的方法就是文档集成式档案管理方法。协调各文档管理的过程是文档集成式管理方法的核心所在。在文档管理中,一般将文书部门和档案部门分离,使其单独进行工作。文书部门着重于文件的管理部分,而档案部门是对档案管理进行负责,这两个部门相互独立,互不影响,不能充分保证文件档案的完整性和准确性,使得档案管理的质量得不到保障。在文档集成式管理方法下,将文件管理部门和档案管理部门这两个部门有机结合到一起,使之在管理系统中能够充分发挥自己的作用,在保证文件档案完整性的基础上还能体现文件档案的开放性。
2.资源管理式
电子档案随着社会和信息技术的进步得到了越来越快的发展,伴随着众多的电子档案,档案的管理也需要向信息档案管理的方向发展。在未来档案管理的工作中,应大力发展信息资源,这对档案管理有着十分重要的作用。在信息资源方向加大档案管理的力度,使得信息资源体系能够作为一种基础影响着档案管理工作。
3.公众参与式
公众参与模式是公共管理视角下的档案管理规范化的最为基本的具体表现形式之一。公平、公正和大众化是公共管理视角下的档案管理规范化的主要发展方向,为了更好地使得档案管理服务面向广大人民群众,可以让公众参与到档案管理工作中来,提高档案管理的公共管理。首先应该加强公众文档管理的培训,通过培训提高群众的文档管理能力,使得群众能够更好地参与到文档管理中,提高文档管理的质量。群众在档案管理工作的评价过程中,需要及时向档案管理的相关人员反映在档案管理中的问题,使得档案管理的相关人员能够及时对出现的问题进行改正处理,提高档案管理质量。公众参与能够显著的提高档案管理的公开度,在保证档案管理的有效性和完整性的基础上,贯彻落实公共管理视角下的档案管理规范化。
三、结语
人类的管理关系可以追溯到很早以前。在当时特定的社会发展时期内,这种管理关系是偶然的,它缺乏对管理伦理的系统研究。从20世纪70年代开始,西方国家意识到管理与伦理之间的重要关系,并把管理伦理正式形成为一门学科。20世纪80年代以后,管理与伦理结合的态势日益突显,有学者开始提出管理伦理这一说法。管理伦理的兴起与发展是适应我国在不断转型跨越发展过程中对管理提出的进一步要求。改革开放后,随着西方现代管理思想的引进,管理伦理才被我国的理论界重视,这一结合的趋势是人性发展的要求,是竞争加剧和社会压力增大的结果。进入21世纪,人类社会治理方式的转型也随之出现,传统的由政府实现单纯的社会治理开始逐渐地为公共管理所取代。公共管理作为一种新型的社会治理模式,在政府职能转变的今天,社会公德的建设、社会公共管理与伦理的有机结合对社会管理起到明显的辅助作用,对促进社会发展、把握公共伦理的时代动向有巨大的推动作用。
二、公共伦理建设中存在的问题
虽然公共伦理建设取得了一定的成就,但是也面临着很大难题与挑战,存在现实中的公共伦理缺失问题。我国公共管理伦理缺失的主要原因,笔者认为主要有以下三个方面:
1.思想意识因素方面
我国传统社会遗留下来的中国悠久的历史文化和传统的伦理观念铸成了公共伦理理念缺失以及意识困境,当前公共伦理的理性正在缺失,给原有的价值体系、道德标准带来较大的冲击。首先一些公共管理主体的“服务”意识逐渐蜕化,对基本公共管理体系形成消极的影响,其次,管理者对公共道德的理解出现偏差,本来管理与伦理融合的最高层次是发自内心地相信管理伦理的存在、内容及其重要价值,而中国传统伦理却偏重于个人的修身养性和个人与家庭成员之间的私德关系,而忽视了个人对社会与国家的公德关系,未能凸显人的主体性和以人的个性自由的最高境界。再加上中国传统的伦理观念没有,也无法发展出一种适度合理的公共理性。最后,中国历经数千年的发展中形成的复杂、狭隘顺从的草民政治意识和政治思想,使得他们根本不参与或仅是被动地参与政治性活动,参政意识相当淡漠,更谈不上对公共管理伦理的发展。因此,这些思想意识因素直接影响他们对公共管理的参与度和思想意识的转变。
2.制度建设因素方面
中国目前正处于社会转型期,虽然也建立了各种较完备的行政监督机制与制约体系,但受各种因素的制约影响,我国目前还存在着很多行政监督不力、制度建设相对迟缓的现象。社会对于公共管理伦理这一精神领域的投入也明显不足。具体表现为:一是社会上对于伦理问题尤其是公共管理伦理方面重视不够,理论界对于与社会主义市场经济相适应的管理伦理规范缺乏深入、系统、透彻的研究,从而导致精神文化建设所依赖的伦理工具相对缺乏;二是一些公共管理组织对待这些传统伦理体系的态度,往往也是只重视传承而不重视发展。这不仅导致了自身公共管理伦理素质的下降,同时也降低了总体的公共管理服务水平,激化了社会矛盾,伦理内化也就不可能达到真正意义上的公共性、公平性、普及性。现实生活中公共管理伦理价值的确立与发展需要在“公共善”的问题上达成一致,避免社会管理混乱不堪。再者,公共管理伦理教育受个人利益和部门利益驱使的现象较为严重,公共伦理范畴概念也不明确,缺乏对各个主体的导向性和社会实践性,这些原因导致了公共管理伦理发展与制度建设不可能和谐发展。
3.环境刺激因素方面
由于我国目前正处于社会的变革发展时期,社会生活节奏快,竞争激烈,物欲膨胀,工作压力大,再加上社会监督和制约机制不足,使得管理主体的人格发生了严重的异化,伦理意识不断淡化,人们在追求个人利益的正当性和合理性时,价值观念也随之发生了改变,从而导致公共权力在公共管理领域中被大量地交换和利用,这些管理者进而形成了功利型人格,最终导致了公共管理伦理的缺失。改革开放以来,我国的物质生活水平不断提高,但对现实利益的过分追求,不仅加深了我们对物质世界的依赖和精神的空虚,也折射出了社会价值理想的缺失。我们生活的世界不仅是一个现实世界,更是一个有意义的世界。近年来相继发生一些恶性事件表明,诚信的缺失、道德的滑坡在一些社会领域已经到了非常严重的地步。这不仅影响了我们整个国家的形象和道德建设,也在一定程度上破坏了公共伦理建设的社会公共环境。
三、针对公共管理伦理缺失提出的的策略
笔者认为,要想推进公共管理体系构建,解决公共管理领域中出现的伦理缺失、道德滑坡问题,就必须多方位、长期有效地加强公共管理伦理建设。
1.加快转变公共管理思维
社会公共管理伦理思维是指以管理学与伦理学相统一为指导思想的思维方式,是执行和评估管理伦理规范的道德评价坐标。公共管理伦理缺失问题既有普遍性,又有特殊性。现阶段我们要明确公共管理伦理的现实作用及其相应的规范标准,转变陈旧的思维方式,实现公共管理伦理思维转变,对公共管理组织的伦理要求与对公共管理者的伦理要求做明确区分,坚持以人为本,不断改进伦理道德激励方法与管理方法,强调管理活动的伦理规范;同时,为了防止公共管理伦理缺失,我们也要把法律、行政、经济和教育等各个方面结合起来,制订出不同的伦理考核标准与道德规范,强调投入公共组织管理者的道德责任感和对正义事业的投入,明确认识到公共伦理规范的重要性,尽可能地多在公共管理组织的监督上下工夫,努力推进公共管理构建,使管理活动有据可依、行动有序。
2.健全公共管理制度
管理伦理建设必须以政治、法律、制度等的建设和完善为首要条件。因此,在当代社会生活高度分化和社会关系复杂化的情况下,社会公共管理必须把这种特殊的管理方式引申为外在的管理制度的具体建构并不断塑造道德典范,扩大公共管理伦理的社会影响力,健全各项公共管理制度。首先,公共与伦理相结合必须在政府与公民长期互动的关系模式之上,公共管理的社会责任也必须建立在充分了解多数公民偏好的基础之上,把公民外在的行为规范逐步转化为组织整体和组织成员的内心要求,从而实现管理与伦理的深层融合;其次,在具体公共管理过程中,应当把公共管理伦理放在国家管理创新战略层面上加以思考,通过管理的伦理化和伦理的管理化结合,把对已有公共活动的规范与开展新的公共活动结合起来,明确管理主体的社会责任,不断创新管理制度,并让其在一整套较为完备的体制中充分发挥激励功能,最终实现公共管理制度的人性化、科学化、时代化。
3.重视公共管理伦理氛围建设