档案室安全管理范文
前言：我们精心挑选了数篇优质档案室安全管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。
二、档案的信息安全管理
档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。
三、档案的库房安全管理
第2篇
[关键词]档案管理；档案安全；电子档案；
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0208-01
档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根基。档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键。只有完整、真实、准确的收集有价值的档案，规范、合理的保管和保存原始档案，科学的分类并做好登记工作，才能最大限度的发掘利用档案的价值。
1.实体档案
1.1 实体档案的特点
实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案；实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用；实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等等，这是实体档案最显著特点。
1.2 实体档案的安全管理
1.2.1 档案室管理
根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性的分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用。
1.2.2 档案借阅制度
档案存在的实际意义在于它的利用。在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下，编制各种检索工具、参考工具，积极为档案的查阅提供便利，及时做好登记和统计工作。建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。
1.2.3 档案安全管理
维护真实、完整是档案安全管理的前提，要从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，确保档案内容来源合法，不能人为割裂分散或零乱堆砌。这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。
2.电子档案
随着计算机和网络技术的发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。
2.1 电子档案的特点
第一，操作方便。在形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成，极大降低了档案管理人员的工作量，提高工作效率。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加简单、方便。其次，传递快捷、实现资源共享。电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受时间和空间限制。一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。第三，存储空间小。电子档案占据的极少量空间，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。第四，具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案更加全面、形象、生动。而且，电子档案复制时不容易丢失信息。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
2.2 电子档案的安全管理
电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。
电子档案安全管理同实体档案一样，其关键首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。为了确保电子档案的唯一性和公信力，电子档案的内容必须预先进行加密处理。配合完善的存取控制下，避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失。信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件，电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。
3 结论
档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化。电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员时刻思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，随着时代的进步不断解放思想，不断提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。
参考文献
[1] 王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.
[2] 冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2005（4）.
第3篇
主导型企业档案安全管理模式是在确定安全目标和主要工作任务的基础上，建立公司安委会、档案室、文件现场分级管理模型并成功实施；在安全技术管理上，全面吸收国家档案局最新安全指示、理念，贯彻执行档案安全法规、标准和规范，结合学习其他行业或专业先进安全管理方法，作为档案管理人员安全技术管理的重要依据，保证档案安全管理符合规范；对内部各部门文件场所和承包商文件场所实行精细化管理，在程序和过程控制两个方面，实现公司主导的安全管理思想。
企业档案安全管理目标
中海福建天然气有限责任公司承建的福建LNG站线项目，包括接收站终端、码头、输气干线三个分项，福建LNG接收站是目前国内运营能力最大的接收站。从项目建设初期就把档案安全纳入为企业安全管理的重要组成部分，公司统筹规划档案安全方针和政策，承诺“致力于追求零灾害、零事故、零泄密的档案安全管理目标”，力保重大自然灾害时档案零受损，发生人为因素时零事故，采用安全可靠技术措施零泄密。
企业档案安全工作的主要任务
档案安全经常是多方面、多层次的问题交织在一起，集偶然性和必然性于一体。企业档案安全风险包括自然风险、技术风险、人为风险，自然风险主要存在于火灾、水灾、震灾、台风、雷击、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体；技术风险主要存在于计算机病毒、技术故障、载体寿命；人为风险主要存在于战争、、人为攻击、人为窃取、大意疏忽、档案员业务能力、团队档案意识。认识档案风险，明确档案安全工作的主要任务，可避免在日常重复出现的小事上投入太多的资源和精力而迷失工作方向。
1 健全企业档案安全规定
根据国家档案局《关于印发(档案工作突发事件应急处置管理办法)的通知》及福建省档案局《档案安全管理规范》两个规定，企业档案规定应包括应急管理和文档场所安全管理两个方面内容。公司全面风险管理也包括了档案室制订的《企业档案应急管理细则》、《企业文档场所安全管理细则》，并把这两个细则列入合同档案条款要求承包商统一执行，从制度源头建立了公司主导型档案安全模式。公司档案室组织了施工、设计、监理、主要供应商进行安全规定宣贯和培训，深化各参建单位对档案安全规定的理解，提高他们档案意识，树立“安全第一”观念，鼓励各参建单位采取先进安全措施，积极防范，确保档案安全。
2 开展档案安全应急演练
受2011年第11号热带风暴“南玛都”残留云系影响，9月1日，福建省莆田市区突降特大暴雨，造成大范围的洪涝灾害，主城区内涝受淹，中国农业银行莆田市分行营业部档案室地处一层，属低洼地带，档案被水浸泡受损，被淹时水深达2米以上，营业部2009年7月至今文书档案、会计档案、信贷档案共计99个铁皮箱被水浸泡数小时。应急管理不到位从某种程度上主要是安全意识不够，思想麻痹，缺乏应急演练。福建LNG站线项目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、厦门、漳州五个地市多个地方平均每年都受到5个台风(热带气旋)的影响，自2003年到2009年，仅台风应急预案就成功运行了24次，所有项目档案没有遭受损失。福建LNG站线项目所有参建单位档案员都参加公司应急办公室组织的多种形式的应急演练，包括台风、水灾、火灾、库房盗窃、档案重大泄密五个方面内容，通过应急演练可提高档案员乃至公司全体员工档案安全意识和应对经验。
3 承包商文件场所安全管理
企业成立初期，项目档案数量占企业档案85％以上，其中，承包商档案占项目档案90％以上，所以须先从源头上重视承包商文件场所安全管理。主要措施包括：(1)设定档案安全条款。公司与各承包商的安全条款，都包括文件和档案安全要求，承包商安全经费明细也包括档案安全经费计划，确保承包商安全工作落到实处。(2)承包商开工审查。项目组对承包商开工报告审查时，档案室参与对承包商文件管理人员资格、文件场所、保管设施方面审查，审查承包商文档人员是否满足资格要求，文件场所是否牢固、防盗，档案经费是否投入到保管设施中。(3)业主、监理联合检查。公司档案室和监理每季度联合检查承包商档案安全管理工作，检查承包商电子文件安全备份，检查文件与项目同步性管理，及文件场所的“七防”措施是否落实到位。(4)废旧文件处理。各参建单位完工后，废旧文件统一送到当地保密局指定的造纸厂进行销毁回收，确保废旧文件不因流失而泄密。
以上措施，是公司进行承包商档案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心环节，必须严格落实。
4 档案安全备份
档案数字化从某种程度上是档案内容在载体方面另一种形式再现，档案安全备份包括纸质备份和电子备份。(1)纸质档案安全备份。福建LNG站线项目在2006年被列为国家重点建设项目，根据《福建省重点建设项目档案管理办法》，竣工后须向福建省档案馆移交一套完整竣工档案。福建LNG站线项目所有承包合同都明确竣工图至少3套原件、5套副本或复印件，其他的完工档案至少1套原件、2套复印件，设备厂商档案至少1套原件、4套复印件。工程完工验收后，就分批将其中1套项目档案副本或复印件移交给福建省档案馆保存。其中，输气干线工程竣工图、竣工测量成果表按福建省档案局、省住房和城乡建设厅协调会要求移交给管道沿线五个地市城建档案馆和县级以上城建档案机构。档案室保管项目档案原件，其他副本和复印件移交给运行部门，供生产运行及抢维修使用。实践证明，采用这种方式，不但能够满足生产需要，也加强了对档案原件的保护，实现了公司总部办公大楼、生产现场、档案馆三地备份，强化了档案安全保护。(2)档案数字化。除会计档案、实物档案外，公司的文书档案、项目档案、设备档案、运行档案都已经实现了数字化，公司采用了专业档案管理软件，录入了所有案卷目录和卷内目录，基本实现了原文挂接，公司员工可按权限查阅所需的档案，一般员工只能浏览而不能下载原文。档案软件采用局域网，不外接联网，保证档案不泄密。档案软件数据库在福州总部办公楼实行双备份，并在莆田秀屿接收站生产现场进行异地备份，公司信息工程师按制度每周使用移动硬盘对数据库进行再备份，确保档案数字化成果安全。
5 档案库房建设
根据《档案馆建筑设计规范》，档案库房承重要求≥12kN／m2。而办公楼承重大多在300-500N／m2。通常情况下，企业工程管理人员和没经验的档案员容易忽视档案库房承重、库房面积、保管设施现代化、档案员办公室和工作室要求，致使库房保管设施落后，达不到档案安全保管要求。
目前，中海福建天然气有限责任公司办公大楼正在规划设计中，档案室已向公司高层提出了1000m2档案库房面积，承重满足12kN／m2，及现代化保管、消防等设施要求，并提交给办公楼设计承包商，保证将来办公大楼能够给档案一个安全的家园。
档案安全分级管理模型
在确定档案安全目标和主要工作任务的基础上，为了实行公司主导型管理，建立了分级管理模型。分级管理原则将档案安全任务进行分解，由牵头部门进行跟踪落实，确立了公司全员、全过程管理办法，是实现主导型企业档案安全管理的基础。
