档案室安全管理范文

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第1篇

建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。

二、档案的信息安全管理

档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。

三、档案的库房安全管理

第2篇

[关键词]档案管理；档案安全；电子档案；

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0208-01

档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根基。档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键。只有完整、真实、准确的收集有价值的档案，规范、合理的保管和保存原始档案，科学的分类并做好登记工作，才能最大限度的发掘利用档案的价值。

1.实体档案

1.1 实体档案的特点

实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案；实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用；实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等等，这是实体档案最显著特点。

1.2 实体档案的安全管理

1.2.1 档案室管理

根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性的分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用。

1.2.2 档案借阅制度

档案存在的实际意义在于它的利用。在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下，编制各种检索工具、参考工具，积极为档案的查阅提供便利，及时做好登记和统计工作。建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。

1.2.3 档案安全管理

维护真实、完整是档案安全管理的前提，要从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，确保档案内容来源合法，不能人为割裂分散或零乱堆砌。这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。

2.电子档案

随着计算机和网络技术的发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。

2.1 电子档案的特点

第一，操作方便。在形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成，极大降低了档案管理人员的工作量，提高工作效率。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加简单、方便。其次，传递快捷、实现资源共享。电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受时间和空间限制。一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。第三，存储空间小。电子档案占据的极少量空间，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。第四，具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案更加全面、形象、生动。而且，电子档案复制时不容易丢失信息。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

2.2 电子档案的安全管理

电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。

电子档案安全管理同实体档案一样，其关键首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。为了确保电子档案的唯一性和公信力，电子档案的内容必须预先进行加密处理。配合完善的存取控制下，避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失。信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件，电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。

3 结论

档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化。电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员时刻思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，随着时代的进步不断解放思想，不断提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。

参考文献

[1] 王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.

[2] 冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2005（4）.

第3篇

主导型企业档案安全管理模式是在确定安全目标和主要工作任务的基础上，建立公司安委会、档案室、文件现场分级管理模型并成功实施；在安全技术管理上，全面吸收国家档案局最新安全指示、理念，贯彻执行档案安全法规、标准和规范，结合学习其他行业或专业先进安全管理方法，作为档案管理人员安全技术管理的重要依据，保证档案安全管理符合规范；对内部各部门文件场所和承包商文件场所实行精细化管理，在程序和过程控制两个方面，实现公司主导的安全管理思想。

企业档案安全管理目标

中海福建天然气有限责任公司承建的福建LNG站线项目，包括接收站终端、码头、输气干线三个分项，福建LNG接收站是目前国内运营能力最大的接收站。从项目建设初期就把档案安全纳入为企业安全管理的重要组成部分，公司统筹规划档案安全方针和政策，承诺“致力于追求零灾害、零事故、零泄密的档案安全管理目标”，力保重大自然灾害时档案零受损，发生人为因素时零事故，采用安全可靠技术措施零泄密。

企业档案安全工作的主要任务

档案安全经常是多方面、多层次的问题交织在一起，集偶然性和必然性于一体。企业档案安全风险包括自然风险、技术风险、人为风险，自然风险主要存在于火灾、水灾、震灾、台风、雷击、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体；技术风险主要存在于计算机病毒、技术故障、载体寿命；人为风险主要存在于战争、、人为攻击、人为窃取、大意疏忽、档案员业务能力、团队档案意识。认识档案风险，明确档案安全工作的主要任务，可避免在日常重复出现的小事上投入太多的资源和精力而迷失工作方向。

1　健全企业档案安全规定

根据国家档案局《关于印发(档案工作突发事件应急处置管理办法)的通知》及福建省档案局《档案安全管理规范》两个规定，企业档案规定应包括应急管理和文档场所安全管理两个方面内容。公司全面风险管理也包括了档案室制订的《企业档案应急管理细则》、《企业文档场所安全管理细则》，并把这两个细则列入合同档案条款要求承包商统一执行，从制度源头建立了公司主导型档案安全模式。公司档案室组织了施工、设计、监理、主要供应商进行安全规定宣贯和培训，深化各参建单位对档案安全规定的理解，提高他们档案意识，树立“安全第一”观念，鼓励各参建单位采取先进安全措施，积极防范，确保档案安全。

2　开展档案安全应急演练

受2011年第11号热带风暴“南玛都”残留云系影响，9月1日，福建省莆田市区突降特大暴雨，造成大范围的洪涝灾害，主城区内涝受淹，中国农业银行莆田市分行营业部档案室地处一层，属低洼地带，档案被水浸泡受损，被淹时水深达2米以上，营业部2009年7月至今文书档案、会计档案、信贷档案共计99个铁皮箱被水浸泡数小时。应急管理不到位从某种程度上主要是安全意识不够，思想麻痹，缺乏应急演练。福建LNG站线项目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、厦门、漳州五个地市多个地方平均每年都受到5个台风(热带气旋)的影响，自2003年到2009年，仅台风应急预案就成功运行了24次，所有项目档案没有遭受损失。福建LNG站线项目所有参建单位档案员都参加公司应急办公室组织的多种形式的应急演练，包括台风、水灾、火灾、库房盗窃、档案重大泄密五个方面内容，通过应急演练可提高档案员乃至公司全体员工档案安全意识和应对经验。

3　承包商文件场所安全管理

企业成立初期，项目档案数量占企业档案85％以上，其中，承包商档案占项目档案90％以上，所以须先从源头上重视承包商文件场所安全管理。主要措施包括：(1)设定档案安全条款。公司与各承包商的安全条款，都包括文件和档案安全要求，承包商安全经费明细也包括档案安全经费计划，确保承包商安全工作落到实处。(2)承包商开工审查。项目组对承包商开工报告审查时，档案室参与对承包商文件管理人员资格、文件场所、保管设施方面审查，审查承包商文档人员是否满足资格要求，文件场所是否牢固、防盗，档案经费是否投入到保管设施中。(3)业主、监理联合检查。公司档案室和监理每季度联合检查承包商档案安全管理工作，检查承包商电子文件安全备份，检查文件与项目同步性管理，及文件场所的“七防”措施是否落实到位。(4)废旧文件处理。各参建单位完工后，废旧文件统一送到当地保密局指定的造纸厂进行销毁回收，确保废旧文件不因流失而泄密。

以上措施，是公司进行承包商档案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心环节，必须严格落实。

4　档案安全备份

档案数字化从某种程度上是档案内容在载体方面另一种形式再现，档案安全备份包括纸质备份和电子备份。(1)纸质档案安全备份。福建LNG站线项目在2006年被列为国家重点建设项目，根据《福建省重点建设项目档案管理办法》，竣工后须向福建省档案馆移交一套完整竣工档案。福建LNG站线项目所有承包合同都明确竣工图至少3套原件、5套副本或复印件，其他的完工档案至少1套原件、2套复印件，设备厂商档案至少1套原件、4套复印件。工程完工验收后，就分批将其中1套项目档案副本或复印件移交给福建省档案馆保存。其中，输气干线工程竣工图、竣工测量成果表按福建省档案局、省住房和城乡建设厅协调会要求移交给管道沿线五个地市城建档案馆和县级以上城建档案机构。档案室保管项目档案原件，其他副本和复印件移交给运行部门，供生产运行及抢维修使用。实践证明，采用这种方式，不但能够满足生产需要，也加强了对档案原件的保护，实现了公司总部办公大楼、生产现场、档案馆三地备份，强化了档案安全保护。(2)档案数字化。除会计档案、实物档案外，公司的文书档案、项目档案、设备档案、运行档案都已经实现了数字化，公司采用了专业档案管理软件，录入了所有案卷目录和卷内目录，基本实现了原文挂接，公司员工可按权限查阅所需的档案，一般员工只能浏览而不能下载原文。档案软件采用局域网，不外接联网，保证档案不泄密。档案软件数据库在福州总部办公楼实行双备份，并在莆田秀屿接收站生产现场进行异地备份，公司信息工程师按制度每周使用移动硬盘对数据库进行再备份，确保档案数字化成果安全。

5　档案库房建设

根据《档案馆建筑设计规范》，档案库房承重要求≥12kN／m2。而办公楼承重大多在300-500N／m2。通常情况下，企业工程管理人员和没经验的档案员容易忽视档案库房承重、库房面积、保管设施现代化、档案员办公室和工作室要求，致使库房保管设施落后，达不到档案安全保管要求。

目前，中海福建天然气有限责任公司办公大楼正在规划设计中，档案室已向公司高层提出了1000m2档案库房面积，承重满足12kN／m2，及现代化保管、消防等设施要求，并提交给办公楼设计承包商，保证将来办公大楼能够给档案一个安全的家园。

档案安全分级管理模型

在确定档案安全目标和主要工作任务的基础上，为了实行公司主导型管理，建立了分级管理模型。分级管理原则将档案安全任务进行分解，由牵头部门进行跟踪落实，确立了公司全员、全过程管理办法，是实现主导型企业档案安全管理的基础。

第4篇

关键字：电子档案 网络安全 防火墙

当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

一、防火墙访问防范措施

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障，是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看，防火墙位于网络安全的最底层，负责网络间的安全认证与传输，防火墙不仅要完成传统的过滤任务，还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（Pointof Service，POS）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（Virtual Local Arca Network，VLAN）划分等安全访问控制措施。

二、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备（Intrusion Prevention System，IPS）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（Intrusion Detetection System，IDS），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS（Pointof Service，POS）的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。

为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。

三、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自Internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自Internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自Internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

四、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

第三，轻易不要使用U盘移交电子档案。U盘是一种USB接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于U盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少U盘的使用。

第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。

此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。

参考文献

1.雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

2.王春森.系统设计师[M].北京：清华大学出版社，2001.

3.何海燕，张晓甦.危机管理概论[M].首都经济贸易大学出版社，2006.

4.翁诗环，龚建平.公共事件管理预警系统的构建[J].求索，2007.

第5篇

关键词：档案知识管理；安全保密

档案管理的发展，从实体管理、计算机管理、信息资源管理发展到知识管理阶段，档案面临着因管理方式、保存条件、技术变化带来的安全隐患。档案的安全保密工作是一项重要的基础工作，档案中包含一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，档案的不当管理以及密级档案的泄密，将在一定程度上造成危害。本文从档案保管过程中的安全保密工作、档案利用过程中的安全保密工作、档案信息化建设中的安全保密工作等几个方面展开，谈谈档案知识管理中的安全保密工作。

1 做好档案保管过程中的安全保密工作

1、档案库房管理中的安全保密工作。档案的库房管理是档案安全保密工作的重点。库房要具备“八防”要求，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房要配置严格的库房管理制度，并由档案管理人员负责管理，无关人员无特殊情况不得进入档案库房。

2、区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。保管期限的确定，是根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，使保存的档案既能反映和维护一个单位的主要职能活动与历史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的确定，是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》），国家保密局制定的《国家秘密保密期限的规定》中指出，各单位在确定国家秘密事项的秘级时，应当同时确定保密期限，保密期限除有特殊规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。

3、强调档案管理人员的职责。档案人员对档案的安全保密负有义不容辞的责任。档案安全保密工作的好坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作是一项细致、艰巨的工作，档案管理人员要依据规定、坚持原则，按照档案管理规章制度严格办事，时刻注意，防止档案信息的泄密与档案实体的损坏，确保档案安全。

2 做好档案利用服务过程中的安全保密工作

正确处理好档案利用与保密的关系。档案部门应解放思想，改变传统观念，在严格做好保密工作的前提下，积极主动开放档案，最大限度发挥档案的价值。保密和利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，不可偏颇，可以从以下几个方面来保障。

1、管理制度建设。档案室需要制定阅览制度、外借制度、复制制度等利用规章制度。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用开放范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作能有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保文件信息的不失密、不泄密以及文件实体的完好无损。档案管理的规章制度应简明严密，便于在工作中执行，并且在实际工作中不断加以完善。

2、人员队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质，对档案的安全负有直接关键的责任。首先要具备良好的政治素质，要有高度的责任心与事业心，热爱档案事业；再者要具备较强的业务素质与文化素质，档案专业理论知识扎实，熟悉档案法律法规，熟悉馆藏档案内容，还要较强的工作能力，能及时处理解决利用中出现的一些问题。

3、落实监督措施。档案利用监督是做好档案利用过程中的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案安全保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用者必须遵守档案管理规定，在指定场所按规定查档，严禁标记、折叠、抽取、撤换档案。档案管理人员要在利用者离去之前，再仔细检查翻阅被利用的档案，发现问题及时处理后入库。有l件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。

3 档案信息化建设中的安全保密工作

随着信息技术的快速发展，以网络方式提供档案信息服务和交流档案工作信息，已经成为现代信息社会档案事业发展的一个重要特征。依托互联网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建档案信息公享服务平台。网络的共享性、开放性特征决定了其系统的脆弱性，必须采取有力的措施来保证档案的安全与保密。

1、物理防护。档案馆建设要质量达标、面积符合、功能设施完善，保管的硬件条件安全规范，配备监控器、报警器、自动灭火器、温湿度控制等安全保护设施设备。

2、技术防御。主要从网络安全技术、病毒防护、访问控制、数据加密、网络隔离等几个方面来保障。（1）网络安全技术，采用防火墙来负责防护单位内部网络与Internet之间的访问，防火墙可以控制哪些档案信息可以被外界访问，以及外界哪些用户可以访问本单位内部的哪一些服务。（2）病毒防护，主要的病毒防护手段是全面部署杀毒软件，对单机可以采用单机版的杀毒软件，如360、诺顿、瑞星等，对于档案网可采用相应部署的网络版杀毒软件，如瑞星网络版等。（3）访问控制，对查询用户访问档案网络，进行档案资源的获取的权限进行严格的控制和认证。例如，对口令进行加密、认证用户身份，通过设置用户访问目录或全文的权限，控制档案网络的设备配置权限等。（4）数据加密，数据加密通过对网络中传输的档案数据加密，传输到达目的地再解密，还原成原始档案数据，目的是防止非法入侵的用户盗用档案信息。（5）网络隔离，网络隔离主要通过两种方式，一种是用隔离卡来实现，隔离卡主要应用于单机的隔离；另一种是用隔离网闸来实现，网闸主要应用于隔离整个网络。另外，还需定期对服务器、工作站等进行安全检查。

3、管理制度。建立档案信息安全管理制度，如《档案数据安全保密制度》、《档案数据上网审查制度》、《档案数据移交管理制度》、《电子文件与数字档案登记备份制度》、《档案人员工作职责》等，妥善处理档案开放与档案信息安全的关系，明确档案安全责任到人的制度。硬件安全工具和技术手段在网络信息安全领域只是辅助手段，没有责任心强、业务素质好的档案管理人员和完善的管理制度，是无法保证网络信息安全的。很多时候，档案的安全与否就在于档案管理人员的一念之间，档案人员要用责任与行动来捍卫档案的安全。

4、异地异质保存。对纸质档案进行数字化扫描，一方面在档案利用时通过对数字化档案的利用，保护了档案原件，另一方面可以对档案化档案向对应的档案管理部门进行数据备份。重要档案可以采用异地异质备份保存，档案因受载体的影响，以及客观自然环境的影响，异地异质保存是对档案的双重安全保障。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]杨春缘.试论档案的保密与档案的利用关系[J].兰台世界，2012（12）.

第6篇

关键词：档案；管理

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

紧紧围绕“强化安全基础、推动安全发展”宣传活动主题，全面贯彻落实公司安全生产工作要求和管理提升活动部署，以深化“安全生产年”活动，对档案安全职责进行了明确，对档案实体安全、电子档案安全和档案库房安全进行了彻底排查，推动实施安全发展战略为主线，普及安全知识，宣传安全文化，切实提高档案室全员风险管控能力和岗位本质安全水平。

强化管理措施，始终做好档案安全和保密工作

（1）根据公司对安全工作的要求，对设备设施、电源线路、档案保管等库房管理情况进行了全面检查，同时要求自查自改，确保了库藏档案的安全保管，强化了全员安全防范意识和责任意识，构筑了严密有效的安全保障体系，切实保证了档案的安全。重视强化基础建设，认真落实档案库房管理各项安全措施，有效解决档案库房存在的各项问题，最大限度的保障档案保管安全，确保库房安全万无一失。

（2）严格落实安全保密管理规定，履行档案借阅利用审核审批手续。坚持出入库房登记和每日巡查制度，及时消除各种不安全隐患，已经成为岗位管理人员日常的工作习惯。同时，随着库房责任人制度的实施，安全意识得到进一步加强，责任更加明晰，管理各项事务处理更加及时有效。严格资料借阅程序，既确保了保密安全，又有利于生产建设和信息资源的合理利用。

（3）完善档案管理措施，加强档案人员的岗位职责建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的学习工作，增强工作人员的档案安全意识。

（4）加强对归档文件材料及电子文件的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好借阅和保存工作。严格规范档案密级标定、借阅流程和审批制度，做好档案管理各环节的保密工作。

（5）加强档案库房管理，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“八防”工作和档案保管状况方面工作；定期对档案库房进行防尘清洁和安全检查，发现问题及时处理、消除安全隐患，并严禁闲杂人员进入档案库房，确保了档案的安全存放；认真做好温、湿度记录。

（6）增强人员保密意识，档案保密工作扎实有效。组织人员学习《中国石油天然气集团公司保密管理规定》，增强保密意识，加强保密责任，明晰保密范围，掌握保密技巧，养成保密习惯。保密工作按照“积极防范、突出重点、技防结合”的原则，不断提高了保密教育培训能力、技术防范能力和服务保障能力。完善制度，努力增强保密意识和防范能力；加强保密宣传教育，增强保密责任感和紧迫感；坚持档案数据处理“不上网、上网不”原则，数据存储介质使用进行登记；落实库房“八防”措施，确保档案的安全保管和保护。做好档案的保密，严格保密制度，严把借阅查阅审批关，防止档案管理中失泄密事件的发生。

二、精心策划档案宣传活动，提升企业员工档案意识

通过宣传活动，增强了企业员工的档案意识，使员工认识到档案工作的内容环节和重要作用，引导大家充分利用档案资源服务个人、服务工作、服务企业，进一步拓展档案工作的服务领域，提升档案部门的形象。加强业务培训、指导，全面提高档案人员业务水平。

（1）统一思想，明确工作目标。要求档案管理人员要充分认识基建档案工作重要性、必要性，以高度的责任感全面推进档案管理工作，在坚持落实好已经建立健全的各种规章制度的基础上，完善工作标准，理顺工作流程，确保档案工作规范化运行。

强化监管职能，扎实抓好基建档案的归档工作。采取有效措施，加强资料过程管理，强化责任，落实措施，在保证各项资料的质量的前提下，及时上交各类资料档案。

（2）结合实际需求，协助举办档案业务培训班。选派人员参加公司举办的业务培训班，进行了参观学习，进一步丰富了档案专业领域文化知识，拓宽了视野、增长了见识，有利于进一步提高档案管理水平和改进服务方式。

（3）加强内部业务交流，提升档案人员专业化水平。始终把抓基础工作作为一项首要任务来抓，要求岗位人员熟练掌握本岗位工作流程，从而达到人人懂业务、人人精业务的目的，以满足当前档案管理工作和油田可持续发展的需求。今后，档案业务交流活动将作为一项常态性的工作来开展。坚持开展“每周一课，人人上讲台”活动，加强档案基础业务交流，提升岗位员工的工作能力和业务素质。通过培训，使基层档案人员对项目资料归档的基础知识有了系统的掌握，切实提高了资料归档的水平和能力，规范了归档工作流程，提高了档案管理工作标准化、规范化水平。明确了档案的收集整理中的各项规范要求、工作流程等，进一步加深了对档案管理工作的认识，提升了档案管理人员业务技能，为提高档案管理水平奠定了坚实基础。

（4）要严格落实好各项管理要求和规范，确保工程资料和生产数据齐全、完整、准确归档。必须要认真学习，掌握档案管理工作的新要求，确保保质保量的完成项目档案的整理工作。同时要增强责任意识和保密意识，严格落实保密管理制度，认真履行保密协议，确保档案资料保密安全，为基建项目顺利完成提供保障。

三、加大档案管理力度，狠抓档案业务建设

（1）加大档案保管及保密力度。始终坚持把档案安全管理放在首要位置，严格落实档案安全管理制度。每月主管领导带领安全部门人员检查一次，按时填写各项记录，做到定期进行安全检查，及时处理安全隐患，切实做好“八防”工作，把档案安全管理工作落到实处，确保档案安全。档案文件统一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均严格把关，认真做好传阅和保存工作，确保无缺失不泄密。

（2）做好档案统计服务工作。积极做好档案资源信息开发利用，根据基建档案工作特色，对各类档案的库存、接收、销毁、利用等进行全面统计。按照管理流程，以亲切的服务态度和快速的工作效率为大家提供优良服务。

（3）增强档案管理人员业务能力。积极对相关部门、基层单位档案收集、文件整理等方面进行指导服务，组织相关人员进行档案专业技术和业务知识培训，以《集团公司档案工作规定》及《油田公司档案工作实施办法》等规章制度的为主要学习内容，学习档案管理基本知识和各类档案管理技能融会贯通，做到统一制度、统一规范、统一标准。

（4）提高档案精细化管理水平。把学习贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和落实油田公司档案工作会议精神相结合，把档案管理纳入到整体工作之中，使档案管理各项工作得到有效落实。规范档案管理工作程序，建立完善档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度。进一步加强文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、查和管理，使档案工作更趋合理化、规范化、科学化。

档案工作者应牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。强化档案队伍建设，加强档案人员的培训工作，加强归档意识，提高归档质量。不断加强档案基础业务建设，持续健全完善档案工作规章制度，强化收集归档，改善保管环境，落实保护措施，加大档案信息资源开发利用的广度和深度，深入学习领会上级文件精神，保证了档案资料管理的规范有序运行，进一步提升了档案资料管理水平，使档案工作更好地服务于油田生产建设各项工作。

第7篇

近些年来我国发生了多起严重的食品安全问题，在社会上造成了非常恶劣的影响，降低了人们的生活质量水平，威胁了人们的生命健康，不利于和谐社会的构建。针对这种现象，国家政府加大了惩治力度，不断对食品安全法进行完善，明确不同监管部门所承担的管理责任，将食品安全管理责任进行落实，对不同部门之间的工作进行协调，充分发挥社会监督作用，把人民群众的利益放在首要地位，最大化的保证食品安全，为人们提供健康、绿色的食品。而真实高效的档案记录管理工作为食品安全的监管提供了有利的保障。

一、现阶段我国食品安全管理中存在的主要问题

1.食品安全管理法不够完善

完善的食品安全管理法是确保食品安全的重要措施，在当前的食品安全管理法中还存在很多漏洞，无法发挥出法律效应，不能对食品加工商形成强有力的约束作用，食品安全得不到保证。食品安全监管体制不顺，不同部门之间的管理责任不够明确，在出现食品安全问题的时候，相关部门没有及时制定有效的解决措施，反而互相推卸责任，经常出现“踢皮球”的现象，造成群众投诉无门。部门之间的工作缺乏统一协调，食品监管环节存在较多的漏洞，对违规生产的食品商打击、惩处力度不足，无法形成有效的威慑作用，各种不正规的小作坊还比较常见[1]。

2.食品生产商缺乏职业道德

食品的生产是由食品加工商完成的，从某种意义上来说，食品加工商决定了食品的质量，很多商家缺乏自律能力，为了谋取更多的利益，逾越了职业道德底线，生产加工食品的原材料质量得不到保证；商家缺乏应有的诚信道德，消费者在花费了一定的金钱之后，没有购买到同等价值的食品，且商家对生产的食品不负责，当食品出现质量问题的时候，没有做出合理的处理措施，严重损害了消费者的合法权益。

3.食品质量检测不到位

在当前的食品质量检测工作中，常用的检测方法主要包括定期检查、突击检查以及专项抽查三种，检测面覆盖不够全面，存在很多漏洞，检测力度有待提高，检测方法有待完善和改进；检测部门没有履行自己的责任，对待上级安排的工作比较敷衍，检测过程中容易出现懈怠、放松现象，导致检测工作趋于形式化；食品质量的检测标准比较落后，没有形成统一的、科学的标准，不能满足现阶段的食品安全需求。

4.食品安全宣教引导亟需加强

食品安全的教育宣传工作不到位，群众对食品安全常识及相关法律不够了解，在选用食品的时候，缺乏自我分辨能力，容易出现误买、误食现象；没有发挥媒体的宣传作用及科普作用，在出现食品安全问题的时候，只是对事件的具体经过进行了报道，并没有利用舆论作用对食品安全知识进行宣传，人们无法清楚的知道引发食品安全的根本原因，还容易发生类似的情况；政府与媒体缺乏有效的联系和沟通，只能被动的应对舆论压力，没有进行正确的引导，相关信息缺乏透明化和公开化[2]。

二、我国食品安全档案管理中存在的问题

食品安全监管档案管理是一项极具政策性、机密性、专业性等的工作，必须要让各个监管部门意识到加强对档案管理的重要性。然后在其建设过程中依然存在着诸多方面的问题，一定程度影响了监管效能的最大发挥。

1.对档案管理不够重视

长期以来，食品安全监管部门的档案管理意识相对来说比较薄弱，很大一部分人员包括部分领导对档案工作的认识都存在一定误区，认为档案工作就是抄、写、保管等事务性工作，和别的工作相比起来，似乎没有什么利用价值或者说不能给单位创造直接性的经济效益。因而对档案管理工作不够重视，始终认为无关紧要，只要做到不丢失，不泄密，能应付随时查档就可以了。虽然食品安全监管部门几乎都有配置专门的档案管理人员，但是他们往往都没有真正把档案管理工作作为单位工作的重点，也没有真正的认识到档案管理工作的重要性，因此有效的档案管理机制很难形成。

2.档案室硬件环境设施比较差

整齐、统一和规范的档案保管室是档案管理过程中的首要要求。但是很多没有设立专用的档案管理室，甚至还有部分单位的档案保管室如同杂物室一般，乱七八糟，毫无秩序可言，而杂乱的环境给档案管理工作带来严重影响，查档是不知从何入手，存档也不知存往何处。食品安全部门也没有重视对档案保管室的设施配备工作，认为档案管理无需太多设备设施，有人来看时有个地方找就可以，所以对于老化的设备和设施也不进行及时更换。对档案管理必备的条件解决落实也比较差，档案保管室没有完善的配套设施，加之工作人员没有良好的设防意识，更没有明确严格的管理机制，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，这些问题都直接导致了部分档案文件在管理过程中受损，并给单位造成巨大的影响和损失。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

三、解决当前食品安全及档案管理问题的对策

1.建立完善的食品安全管理机制

结合食品产业发展的具体情况，对食品安全法进行修订，完善其中的不足之处，对不同部门在食品安全管理中所承担的责任进行明确划分，建立科学、完善的食品安全管理机制；制定统一的食品安全检测标准，确保食品质量检测的可靠性；做好风险预警工作，针对可能出现的食品安全问题进行评估，并制定相应的预防措施；将食品安全管理责任进行落实，全面深入开展专项治理整顿，关停不合格食品加工厂。

2.发挥社会的监督作用

食品的安全需要社会进行监督，只有充分发挥社会的监督作用，与政府部门形成有效配合，才能最大化的保证食品安全。建立举报有奖机制，调动消费者监督的积极性，及时发现食品安全隐患，根据群众提供的线索，开展相关的排查工作；利用媒体舆论力量，将不良商贩进行曝光，同时做好食品安全知识的教育与普及工作，提高群众对食品安全的认识。

3.食品安全档案管理采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的必然趋势，科技成果及技术的应用，给档案管理工作带来了很大的便利，提高档案工作的效率和水平。目前，用计算机辅助档案管理的部门越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

4.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理工作人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，是我们档案工作者义不容辞的责任。

第8篇

1.1缺乏科学的安全管理理论与方法指导

信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。

1.2对安全管理的认识存在偏差

1.2.1追求绝对的安全

长期以来，我国档案事业对安全风险的重视度不足，只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是，站在风险管理视角来看，风险是绝对存在的，而安全却是无法保障的，安全风险是随时都可能发生的，而安全只是暂时的。其实，电子档案管理工作就是风险管理工作，每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别，想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用，是根本无法实现的。此外，安全风险是一种随机发生的风险，很难做到绝对安全的控制，在这一过程中，不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金，还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁，严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。

1.2.2风险意识薄弱

一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。

1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定

从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。

1.3管理环节不完善

首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。

2结束语

第9篇

关键词：食品安全；监管档案；规范化；管理；对策

中图分类号：C93文献标识码： A

一、食品安全监管档案规范化管理的内涵及意义

1、食品安全监管档案规范化管理内涵

在了解食品安全监管档案规范化管理内在之前，我们必需要明确食品安全监管档案管理的深刻内在。食品安全监管档案指的是我国实施食品安全监管的有关负责单位，在实行其监管职能的进程中所构成的一系列的文字和声像等记录资料。这些文字和影响资料真实反映了全部食品监管进程和食物安全状况，是总结上一阶段食品安全监管状况，施行下一阶段食品安全监管作业的重要依据。规范化管理指的是档案记载要完好、全面，不能望文生义、不能存在模糊不清的记载，要保证所记载的各项信息的精确真实，要保证档案中各项记载的完好性和全面性，要详细反映平常监管作业的真实状况。

2、食品安全监管档案规范化管理的作用

档案规范化管理的施行，可以保证档案中所记载的各项信息的真实，可以保证将食品安全隐患消灭在未然状态，也可以保证在食品安全事件发生的第一时间对相关单位进行处理，防止事态扩大化。同时，档案规范化管理的施行，可以让社会民众及时了解有关食品企业的信息，有利于发挥社会民众的监督效果，保证食品安全监管作业的顺畅施行。可以稳步推进食品监管作业的推行。

二、我国目前食品安全的现状及影响

1、我国目前食品安全问题的现状

近年来，我国接二连三的爆出社会食品安全问题。“苏丹红辣酱”、“红心鸭蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接连发生，已严重地危害了广大民众的身体健康和生命安全。2008年发生的国家驰名品牌、免检产品“三鹿婴幼儿奶粉事件”更是让世人震惊。有网友无奈的嘲笑“中国人是要把元素周期表吃个遍啊”。据国家有关部门对水果、大米、婴幼儿配方乳粉、水产品、蔬菜、鲜肉等10种关乎百姓日常生活的食品的检测，发现不合格率接近10%。导致食品不合格的因素很多，有些因素直接威胁到我国的食品安全。如：食品添加剂不符合规定、成分含量不符合要求；卫生指标不合格、包装类食品标签不规范、水产品重金属超标问题比较严重。

2、目前食品安全问题对我国的影响

食品安全问题直接影响着我国公民的生命和健康安全。食品安全是人类生存和发展的基础，关系到每个食品消费者的切身利益和社会的稳定，是关系到我国国计民生的一件大事。近年来，我国食品安全事故不断曝光，食品安全问题愈演愈烈，严重影响了我国公民的生命健康，降低了广大消费者对食品安全的信任程度，已经成为每个消费者的“心头大患”。同时，食品安全问题也对我国食品产业的发展造成了重大阻碍。不仅我国的公民对于食品行业的信任度降低，而且国外的许多国家也加强了对中国出口食品的检测，一些国家和地区甚至禁止进口中国食品。这给我国造成了巨大的经济损失，破坏了我国食品制造业在国际市场上的信誉和形象。

三、加强食品安全监管档案规范化管理的具体对策

1、加大宣传力度，为规范化管理营造积极良好的氛围

当时，在食品安全监管档案的管理工作中，存在这样一种表象，即工作人员对档案的认识不深入，对档案管理的重要性认识不足，因而，在食品安全监管档案管理工作中对各种资料的搜集和整理等不够认真负责，使得档案归档内容不一致，归档方式不一致，而且由于不注意保管，使得档案遗失和损坏表象严重。因而，必需要加大宣扬。能够通过当地的各种平面新闻媒体和电视新闻媒体进行宣传，为食品安全监管档案的规范化管理创造良好的言论氛围和条件，加大对档案管理中典型的宣传，让食品安全监管部门的管理人员和职工充分认识施行规范化管理的重要性。这样一来，就能强化有关人员对档案管理工作的认识，让他们自觉遵守档案管理有关规定。

2、实施一户一档，为规范化管理奠定基础

食品安全监管部门肩负着对一切食品出产商和运营商施行监管的重任，为了保证每个出产商、运营商都归入到管辖的范围以内，对其施行直接监督，也为了响应规范化的管理模式，必需要施行一户一档。其指的是将每一个拥有行政许可的单位作为一户。将该户的监督次数、结果、投诉等资料进行汇总，构成独立的案卷目录。这样便于随时了解食品出产和运营商的实践运营状况，便于为其监督提供有针对性的材料。可以保证食品安全监管档案的统一和完整，是施行规范化管理极为要害的一步。

3、对监管档案文书进行统一印制，保证档案规范化

为了防止部门档案管理的紊乱，要印制统一的档案文书，并明确文档内容，让各监管部分依照统一的文书进行档案记载。因而，应该依照我国现有的食品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规需求，拟定有针对性的档案管理办法，包含食品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记载表，包含食物生产公司的安全承诺书等。并需求相关食品企业仔细填写这些表格和档案文书，然后由监管部门做好存档处理，保证食品安全监管有据可依、有迹可查。

4、明确档案内容，确保档案完整统一

为了让食品安全监管档案更统一和完整，应该对档案的内容进行明确规定，规定每份档案都要包含以下内容：各公司的食物生产或运营许可证的复印件、各公司的营业执照复印件等各种基本证件。还要包含日常安全监管部门的普查和记录情况，包含平常检查的有关文书资料和处理资料，以及各种举报资料、违法乱纪资料等。要将这些资料具体的记录到档案内，才能够保证档案的完好和统一。

5、明确档案归档程序，提高其管理质量

在食品安全监管部门的档案管理工作中，还存在部分监管人员不能够依照归档程序进行一致归档的做法，影响了档案标准化管理。因而，必须要进一步清晰档案归档程序，对档案管理人员进行培训，让他们把握准确的归档程序。督促他们在实际的工作中依照程序进行操作。要坚持以下程序：初步了解公司信息――填写公司食品安全情况普查表――填写日常巡检登记表（假如发现有食品质量问题，要下达有关的责令改正通知）――填写复查登记确认表（如没有质量问题，则无需填写复查表）。这是档案归档的一般程序，假如在监管部门的实践监管工作中呈现了涉及重大问题的安全问题，要编撰相应的质量监督重要情况报告上报上级有关部门，并督促公司自查，然后还要仔细填写各公司质量安全主体职责核查情况表。要确保归档程序的规范，提高归档质量。

6、提高档案管理人员的职业素养。

职业素养是档案管理人员必须具备的基本素质之一，所谓的职业素质更多的是指职业精神。对档案管理人员来说，必须要对档案管理工作保持高度的热忱，只有这样，才能全身心的投入到工作中。为了培养档案管理人员的职业精神，应该做到以下几个方面：

6.1应该引导档案管理人员正确认识档案管理工作

档案管理工作有其特殊性，长年累月的工作会让很多档案管理人员丧失工作的热情，在工作岗位上产生松懈心理，会呈现工作不积极，不愿意积极学习档案管理新知识的情况。为了克服这一现状，要加强宣传和培训，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，让他们清醒认知本身所从事的工作对全社会的重要意义，让他们建立高度的责任感和使命感，从而鼓励他们认真对待本身工作，不断加强自身学习。

6.2加强教育

要经常对档案管理人员进行职业精神教育，让他们树立爱岗敬业的精神，在自己的岗位上脚踏实地的工作、仔仔细细的做事。此外，应该充分发挥模范带头作用，要在档案管理人员中积极寻觅先进个人，以其崇高的职业情操感染其他档案管理人员，在档案管理部门构成互助互学的良好氛围，努力提高档案管理人员的职业精力层次。

结束语

食品安全一直是心系我国民众的大事，特别是近些年，随着毒饺子事件和红心鸭蛋等突发食品安全事件的爆发，在社会上造成了极其恶劣的影响，严重扰乱了正常的社会秩序，给社会民众造成了精神和身体上的双重伤害。因此，必须要注重食品安全监管档案的管理，克服当前档案管理中存在的不足，实现其规范化管理，为食品安全工作打下坚实的基础。

参考文献

[1]胡占坤.浅析我国食品安全的监管问题[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2014,06:156-158.

[2]孙琰.食品安全监管档案的规范化管理探析[J].办公室业务,2014,05:173-174.

第10篇

水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全，但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素，往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进，档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题，提出了具体的对策，以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。

2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题

2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善

近年来，随着人们档案意识的逐步增强，水电企业，特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求，结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系，明确了项目档案工作分管领导，并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备了专职档案管理人员。但是，在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确，未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系，未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时，未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况，参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控，而忽视项目文件的收集和安全保管等工作，使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面，虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度，但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。

2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全

在水电建设项目的实施过程中，大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房，但由于水电项目建设项目周期较长，项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间，施工单位为了控制生产成本，大多没有单独设置档案库房，往往是档案库房与项目部办公室混用，加上项目建设期间人员流动较大，项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多，以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失，使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋，或将档案库房设置在了地势低洼的位置，使得项目文件长期处于潮湿的环境，减损了项目文件的寿命，甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外，随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用，由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多，但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编，时常因仪器设备的故障造成数据丢失，从而造成无法弥补的损失。

2.3档案信息安全治理意识较弱，信息安全管理的复合型人才缺乏

随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展，对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年，有着丰富的档案管理经验，对日常档案业务工作驾轻就熟，但在水电建设项目档案安全管理方面，牢固树立档案“安全为天”，落实档案安全管理责任，创新项目档案安全管理措施，构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强，档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务，又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏，使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统，但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。

3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施

3.1建立健全档案安全管理体系，落实档案安全管理责任

如果把档案安全比作一艘航船的话，那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此，首先应从落实档案安全管理职责入手，在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作；二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方，要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人；三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样，通过建立岗位责任制，层层抓落实，才能将项目档案安全管理工作落到实处。

3.2不断夯实档案安全管理基础，完善档案安全管理制度

有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度，将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节，制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等，从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次，针对电子文件与电子档案的安全管理，确保电子文档的安全和信息的可用性，需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件从产生形成，直到被永久保存或销毁，实施全程控制与管理，这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三，为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件，确保档案信息资源的安全，需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》，并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样，才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。

3.3创新档案安全管理措施，提高档案安全管理水平

3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求，业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室，配置满足“八防”要求的设施设备，并配置相应的档案库房管理人员，而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房，并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查，及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中，一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来，做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作，严格落实防汛责任，将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实，督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》，组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练，加强与消防、气象等部门联系，在预警信息上实现资源共享，增强研判能力，形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制，开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作，严格节假日期间的值班值守制度，并配备和更新档案安全保管的设施设备，同步定期做好检修维护，以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中，应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设，由信息部门负责；同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中，借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等，以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施，对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护；采取加载水印和工作流的方式，对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管，并实行异地备份存放，以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训，全面提高档案人员安全意识确保档案安全，是对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去，请进来”等方式，加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训，为档案安全工作提供人才支持。

4结语

影响档案安全的因素无处不在，档案安全工作只有进行时，没有完成时，永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线，应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持档案实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。

参考文献

[1]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电,2014,33(01):142-146.

[2]王宏月.县级档案馆做好档案安全工作的几点思考[J].兰台内外,2020(33):13.

第11篇

关键词：食品安全；食品安全档案；档案化管理

一直以来，一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现，社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题，教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务，让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平，促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案，其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等；食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据，能增强餐饮企业的质量与责任意识，通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。

1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义

1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作

很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要，食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源，使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息，人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况，如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容，对以上信息了解后，排查食品安全隐患，解决因食品来源产生的问题，形成针对性的管理，使得在校师生食品安全获得有效保障，形成食品安全保障有效机制[1-3]。

1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化

食品安全管理工作需要管理人员对食品安全管理的方式和方法进行科学合理的应用，确保食品安全管理的系统化。食品安全档案不仅记录了食品各方面的相关信息，更包含了食品安全管理方式方法与效果。在对食品安全档案记录研究的同时，建立系统的食物安全管理机制和管理制度，针对各类问题选择合适的管理方式方法，获得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全档案提供食品安全事件处理的依据

档案中记录的有关食品安全事件的处理经验为处理高校食品安全事件提供了有力依据和帮助，让食品安全事件得到较好的处理。因此完善食品安全档案管理工作和构建高校食品安全保障机制，能更全面地保障师生食品安全健康。

2高校食品安全档案管理的现状

2.1食品安全档案管理意识薄弱

高校对食品安全档案的忽略，使得部分高校食品安全档案管理工作出现缺失现象，还有很多高校餐饮企业不按管理制度开展工作，在食品监督管理中忽略原料采购、产品加工等环节各方面档案等相关信息，使得食品安全隐患重重。采购人员在采购原材料时更多关注食品材料的外在情况，不深入了解食品生产制作等情况。此外，食品安全档案管理人员在食品监管工作中态度散漫、粗心大意等也会导致食品卫生安全隐患的发生[4-5]。

2.2高校食品安全档案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作对食品安全档案化管理还不具备丰富的经验，相关食品卫生档案化管理制度不够细化，档案数据也不够合理科学，无法有效发挥其重要作用。很多时候只是对高校食堂食品管理工作中相关文字档案收集整理，基本没有电子档案类的资料，很大程度上档案存在不完整现象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全档案化管理部分常常得不到资金支持，工作无法进行，从而影响食品安全档案工作的落实与推进。

3优化高校食品安全档案化管理的有效方式

3.1重视高校食品安全档案化管理工作

作为食品安全管理人员应正确认识食品安全档案对食品安全管理工作的意义，主动加强高校食品安全档案对保障师生食品安全的价值意识，加强开展食品安全档案研究工作，自发的强化食品安全档案管理构建工作。使得食品安全档案管理工作不断健全完善，食品安全档案记录内容丰富完整，让食品安全档案在食品安全监督管理工作方面的作用获得有效发挥。

3.2落实高校食品安全档案化管理的工作

食品安全管理工作相关管理部门应该全方位了解食品安全相关信息，高效能地推动食品安全档案管理工作，在繁重的食品安全档案化管理工作中，落实各项食品卫生档案化管理工作，对各项食品安全制度、各类食品安全管理情况记录、食品采购索证与进货验收登记情况记录、食品添加剂使用情况、饭菜留样记录、餐厨废弃物处理登记、职工花名册及体检健康记录、岗位培训情况等档案文件做好严谨科学的档案化管理及利用。特别是食品采购索证与进货验收登记情况和食品添加剂使用情况，应严格索取利益相关信息质量分析报告、认真记录采购食品的名称规格数量、保质期、供货商及联系方式等，做好索证索取台账记录，一般保存期限2年。

3.3对高校食品安全档案进行系统、完整、科学地收集和整理

规范地开展高校食品安全档案工作，在食品安全档案管理中对食品安全档案进行统一分类整理、归档编号。通过深入调研，积极整理、筛选档案信息，系统地组合零散档案信息，使得食品安全档案利用服务由零散向系统化发展，更好地为高校食品安全管理工作服务。

第12篇

1档案数据采集安全

档案数据采集包括电子文档的收集和纸质档案的数字化处理两个部分。档案数据采集安全在强调数据收集的齐全完整的同时，也要考虑由于重复收集产生的数据冗余问题。

1.1档案数据收集范围扩展

从某种意义上来说，“大数据”的一个重要理念就是掌握的数据量越大、内容越丰富，从中推断出的信息就越多、结论就越有参考价值。具体到档案工作，无论是从档案的凭证价值和情报价值，还是档案的现实价值和长远价值，抑或档案的第一价值和第二价值来考虑，就档案数据收集而言，可能需要重新思考收集的范围和形式。大数据往往是唯一的样本数据集。举例而言，那些测量交通、土壤酸碱、雨量、风力等物理信号的监控设备，或视频监控以及其他类型的器材所连续积累的时段性或实时性数据，都单独记录着一个唯一的活动片段，一旦数据丢失，这个片段就随之永远消失。［6］从档案收集的齐全、完整、真实、有效和数据安全考虑，这些数据文档都应该实时在线归档,并同时保存离线副本。具体操作规范和标准可参考《电子文件管理暂行办法》（中办、国办厅字〔2009〕39号）和《电子文件归档与管理规范》（标准号：GB/T18894-2002）。另一个比较典型的案例是美国政府的《联邦政府Web2.0使用情况和档案价值报告》，该报告中提到，在社交平台上产生的信息，只要具有业务价值、证据价值和背景价值，就可以认定为归档的文件。我国迄今为止虽对这类内容无具体的归档规定，但根据大趋势判断，各级各类档案馆的收集范围需要主动扩展。档案大数据也可以说是档案的“全数据”。相对于其他领域的数据收集，档案大数据更强调的是数据的“全”：收集业务范围内的所有档案数据。一个基层档案部门，只要收集了本机关、团体、企事业单位的全部档案数据，即使数据总量不大，也可以称之为大数据。因为在其后对这些数据进行的分析，将采取“样本=总体”的方法；凡采用这种分析方式的数据分析方法，就称为大数据分析。当一个机构拥有全部或者几乎全部的档案数据，就能从不同的“相关”关系而非“因果”关系中更细致地统计和研究数据的方方面面。因此，档案大数据中的“大”不是绝对意义上的，而是相对意义上的“大”。与此同时，在具体工作中我们也发现，在大数据环境下，原来按“单位”进行的档案收集会有相当程度的冗余信息产生。例如，各级部门下发的红头文件，如果每个收文单位都作了归档，在今后可能建立的某种级别的云档案数据库中就存在相当的数据冗余。［7］这时就可能需要在归档的源头与具体规定这类文件的归档单位，其它收到此类文件的单位不需要归档，但在需要时有查询和利用的权限。

1.2纸质档案数字化过程和结果安全

纸质档案数字化的过程安全是指在档案数字化过程中没有发生危害档案实体和信息安全的事件或行为。因此，一系列的规章制度和规范的操作流程是必要的。首先，要考察数字化服务提供单位的资质和信誉。其次，要建立完善的管理制度。例如，案卷不准擅自带离加工现场；当日数字化的案卷必须当日归库；案卷进出库有严格的交接、检查手续等等。最后，在数字化的过程中严格遵守《纸质档案数字化技术规范》（标准号：DA/T31-2005），档案的拆卷要以不破坏档案装订原貌为基础，在扫描过程中保证案卷整洁并确保扫描图像与原件一致。纸质档案数字化的结果安全是指数字化后的档案数据有效、可用。因此，档案数字化后必须经过电子档案质量检查这一环节。这也是对档案数字化结果安全监控的重要一步。主要包括三个过程或环节：一是质量抽查，对于不合格的数据要及时返工重扫。二是数据检测，主要内容包括病毒检测、运行检测和数据核对等三个方面。三是数据利用检测，主要是将全部数据直接挂接到档案管理系统后，对外提供利用时，是否出现错误或者使用者发现的一系列问题。［8］为了保证数字化后档案信息的长期有效可用，异地的多种载体备份存储和数字信息定期可读性抽查、复制备份等制度的建立也是必要的。

2档案信息管理系统安全

从上世纪90年代国内最早的档案管理软件产生至今，已经经历了近20年的发展。随着计算机及网络技术的发展，数字化档案管理方式在分布形式上从最初的单机版（C/S架构）、到网络版（B/S架构）、直至发展到最新的面向服务的数据平台（SOA架构）；在功能上则从单一的仅实现简单档案管理的软件、到档案管理软件与OA系统整合的数据库、再到现今的将数字化档案管理方式渗透到整个工作流（workflow）的数据库平台。档案大数据是在档案方面涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的信息。［9］因此，档案信息管理系统的安全在很大程度上决定了档案信息的安全。

2.1数据支持平台安全

美国政府大数据计划中的国家档案和文件署（NARA）计划为十亿电子记录（CI-BER）建设网络基础设施，这是一个联合机构主办的测试平台。这个多机构主办的网络基础设施，对国家档案馆87万多样化的数字记录文件和信息的收集，可称为计算研究所的“文艺复兴”。这个试验台将评估技术和方法，进行超大规模数据收集，以支持可持续的访问。［10］纵览国内外各行业大数据建设实践，构建档案大数据平台至少要实现四个层次的部署：一、云服务商提供全面、可视化的服务，尤其是档案大数据服务委托方有权随时监管、分析基础设施中发生的所有事项；二、收集海量档案数据，并解决各个数据库的兼容问题；三、数据库有更快识别目标、锁定威胁来源和敌对事件的能力和相关设置；四、基础设施具有可扩展性，可以执行短期和长期的分析。监控管理、风险控制、规则遵从是档案云数据支持平台确保安全的最基本要求。

2.2数据计算环境安全

传统的数据库系统不能有效地处理大数据的原因在于，这些系统的设计无法应对现如今结构化数据所占比例越来越低，数据类型日益复杂的状况，以及传统的数据库无法既迅速又比较经济地对系统进行拓展。不仅是硬件程序的设计环节，从数据管理的角度来看，少量的数据样本容易进行单独的测试和监控，而档案大数据计算平台上存储的数据首先要有详细的类别划分，其次才是存储和计算。档案数据库的数据分析完成后，是要将结果呈现给不同的人群使用的。针对同一条查询指令，应该让不同角色的人群看到不同的结果信息，即查询所反馈的结果应该是不一样的：技术人员读取有关系统和设置管理的数据；档案工作人员查看、操作与自身业务范围相关的内容；普通利用者可以得到经审核公开的电子文本或目录。大数据时代的档案安全解决方案应该包括足够强大的、能够针对不同层次的人群提供不同的展现界面和工具。同时，档案大数据系统必须具有目录整理、档案采集、档案审核、系统维护等功能，并利用现化代网络技术，实现多人多客户端操作。

3档案数据提供利用安全

正如1893年立式文件柜的出现最终解决了纸质文件的存储和检索的困难，档案大数据必将对档案信息的查找利用带来颠覆性的变革：档案收集保管的最终目的是为了方便利用；档案大数据的核心不是拥有数据，而是拿这些档案数据去做什么。

3.1档案数据比对分析

档案大数据最直观的应用在于数据的比对分析。例如，在经适房的申购过程中，如何才能快速有效地鉴别申购者的资格？用申购者提供的姓名、身份证号等相关信息比对在房地产交易、车辆管理、金融机构等数据库的相关信息，可以准确掌握申购者的资产状况，剔除不够格的申请者。还有一个典型例子就是我国医疗档案大数据建设的“3521工程”。该项目融合了我国绝大部分三甲医院和部分二甲医院的数据库和影像文件的数字化信息系统以及电子健康档案系统，旨在通过数据自动汇总、统计分析，进行慢性病、流行病的自动筛查、趋势分析和爆发预警；同时系统还可以为新药研发、新治疗方案的设计等工作提供数据支持。档案大数据提供利用在一定程度上来说只需要知道档案大数据“是什么”，而不需要知道“为什么”。这种变化已经远远突破了技术层面，将对人类认知世界的方式方法产生重大影响。从档案大数据进行的对比分析，就是用档案数据说话的最简单直接证明。档案工作的核心在“用”。利用者在档案数据比对分析时，通过轨迹研判、信息关联等方式，由已存的较全面的档案信息，才能得出正确、合理的结论。在这种状况下，可提供利用的数据资源的丰富，就代表了一定程度上的利用环境安全。

3.2档案咨询服务

第13篇

    医院档案信息化是指档案管理模式转变的过程,从以档案实体为重心转向以档案信息为重心。在医院档案管理活动中全面应用现代信息技术,加速实现档案管理现代化的进程,医院档案信息化建设就是在医院档案行政管理部门的统一规划和组织下,对医院档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。

    随着信息社会的到来,档案现代化管理和信息化建设,是医院档案工作发展的必然趋势,医院档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。为了研究医院档案信息化,必须首先了解什么是档案信息化,才能知道其现在面临的问题,进而找到解决的对策和方法。信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。

    在这个信息化的时代,在科学发展观的指导下,随着新医改的不断深入,医院经营管理的逐渐市场化,医院的信息化建设也渐渐被管理者所重视,成为医院基础建设的一部分,融入到医院现代化建设经营管理之中。

    而档案管理则成了医院信息化的重要组成部分。通过精心设计版面,内容架构,以及对功能模块的完善,档案信息化成为医院在经营管理和竞争中不可替代的关键部分。

    2 方法

    2.1 医院档案信息的数字化,它是指将纸质文件、声像文件等介质文件和已归档保存的电子档案,利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案目录信息的数字化、档案全文信息的数字化,是档案信息数字化的内容有两个不同层次。档案信息数字化的原则:规范性原则、安全性原则、效益性原则。

    2.2 档案网站建设,它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点,它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤,档案网站的功能有:服务功能、宣传功能、交流功能。是医院档案部门联系整个医院及社会的重要窗口。档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息是档案网站的主要内容。

    2.3 数字档案建设,它强调的是在数字化档案环境下用户开发利用档案信息资源的便利,它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。数字档案的主要特点:①功能定位上的特点,以存取为中心;②运行方式上的特点,存取档案信息的网络化;③存在方式上的特点,是一种无形的信息组织与利用环境。

    3 档案信息化的存在问题及解决办法

    3.1 档案升级在加强规范管理方面需要一笔较大支出,要积极扶持医院档案信息化建设以保证档案信息化建设顺利进行。

    3.2 开展业务指导,提高创建技术。医院档案信息化建设涉及很多新情况、新问题,应积极开展医院档案信息化建设业务指导,加强与档案主管部门联系,有的内容专业性较强,通过组织培训、举办讲座、上门辅导等方式,普及创建技术,从而业务技能,传授档案升级方面的专业知识。

    3.3 挖掘内部潜力,增强创建力量。管理档案人员少的矛盾日益突出,再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作,很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组,保证创建工作稳步推进。

    3.4 强化档案管理,完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上,对照省特一级标准差距较大,所以要不断更新观念,完善具体操作规程,推进规范化建设,进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度;升档案服务水平,为档案管理升级提供基础保证,要及时引进先进档案管理设备。

    3.5 加大宣传力度,提高创建认识。思想认识上的偏差,即使争创档案升级,也是办公室档案人员的事,与己无关,或者对医院档案信息化建设的重要性了解不够,认为这是可有可无的事。应组织大家学习,增强为档案升级工作服务的自觉性、积极性,提高全体人员对档案信息化建设重要性的认识。

    4 结论

    “采用计算机及其配套设备,缩微机及其设备,保护技术现代化”,是管理手段的现代化和保护技术的现代化。档案管理现代化、信息化,其核心是就是它们。主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要抓住机遇,提高工作水平、工作效率,提升服务质量,逐步构建起各地档案信息平台,努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设的一个重要内容;要加强领导、提高认识,加快档案信息化建设,认真研究,合理规划,争取支持,加大投入,配备人才;要制定信息化建设的中期规划和短期目标,使档案的管理水平迈上一个新台阶,加大投入,逐渐增配软、硬件设施,争取政府和上级部门的支持,为社会创造更大的经济效益和社会效益。

    参考文献:

    [1]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报,2006,(02).

    [2]金光华.在企业信息化环境中的档案信息化定位研究[J].中国管理信息化,2005,(02).

第14篇

[关键词]人事档案；安全；管理

作为具有中国特色的人事档案，在我国人事管理工作中发挥着重要的作用。人事档案忠实记录着一个人的各种经历（包括学习、工作、继续教育等等）、思想状况、所取得的业绩成果、参加党团历史等，在个人转正定级、申报职务、职称、办理社保、医保等等关键时刻起着凭证、依据和参考的作用。因此人事档案的安全问题对每个人而言非常重要，加强人事档案的安全管理是建设和谐社会的重要环节。

一、人事档案的特点

1、机密性。人事档案的内容大多涉及个人的隐私以及一些重大历史事件的鉴定材料，因此具有机密的特点，任何人严禁私自保管他人档案，查阅和借用本人及其直系亲属的档案也是不被允许的。要调阅、查阅档案，必须通过组织的审批、同意。

2、流动性。人员的流动性导致了人事档案的流动性。特别是在当前人员密集流动的大背景下，人员常常从一个地方迁移到另外一个地方，身份也在不断发生着变化，伴随个人的人事档案也就随时处于一个流动状态中。

3、复杂性。人事档案包含了一个人一生当中的重要材料，由许多不同门类的材料组成。包括个人经历、各种考察考核、职称职务评审、培训、奖惩等工作、学习中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，这么多不同门类的材料决定了人事档案的复杂性。

4、真实性。人事档案真实记录了人员的各种基本信息，是经过组织严格审查、鉴定过的反映个人德、能、勤、绩的真实材料，真实、客观反映了个人在工作调动、干部任免、考察考核、职称职务评审、培训、奖励等各项具体工作，能够给组织提供真实、有效的参考。

5、动态性。人事档案一旦形成并不是一成不变，伴随工作学习的过程还将产生各种各样新的材料，新产生的材料也需要及时归入个人档案，及时分类整理。只有处于动态性的人事档案才能给组织提供真实、有效的参考。

二、人事档案安全管理现状

目前，我国人事档案载体是以纸质材料为主体，加以计算机辅助管理。关于人事档案的管理已经形成了一个比较完整的体系。相应地建立了一套规章制度。先后了《干部档案工作条例》、（（关于干部档案材料收集、归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《关于加强流动人员档案管理工作通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《企业职工档案管理工作规定》等等。[1]人事档案管理基本做到有章可依，在制度化、规范化方面正在逐步完善。但是随着现代社会的不断发展，传统的人事档案管理方法已经出现了很多问题，档案丢失、弃档现象，档案造假、擅自带档、无头档案、档案内容陈旧等现象时有发生，阻碍了档案工作的进一步发展。以四川乐山地区为例，2011年7月，乐山市人力资源和社会保障局的权威数据表明，该中心保管的人事档案共约3万份，其中，有两万余份档案无人认领，其主人大部分都是高校毕业生，年龄最大的档案“孤儿”已有14岁了。除了这些无人认领的档案之外，在人事档案的运行过程中，人事档案的完整性、真实性、安全性面临着困惑与挑战。

由于人事档案涉及每个人的切身利益，属于民生问题，人事档案的安全一旦得不到保障，会给当事人带来极大的损失，有的甚至无法挽回，但是另一方面我们也看到在各级档案馆内查询最多的就是跟个人相关的人事档案，包括学籍、职称、工资定级等等和个人密切相关的原始材料。幸运的话可能能查到相关信息，但很多时候我们会看到当事人满怀希望而来却最终失望而去，档案管理人员绞尽脑汁、翻箱倒柜也查不到当事人的任何信息。由于查不到档案这些当事人可能会失去转正定级、职务晋升等等宝贵机会，给当事人带去很大的损失。因此人事档案的安全问题在建设和谐和会的进程中显得尤为重要。

三、加强人事档案安全管理的必要性

1、人事档案自身性质决定安全管理的重要性。人事档案具有现实性、真实性、动态性、专门性、集合性、机密性、认可性等特点。是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据，是管理流动人员的凭据，也是编写人物传记、进行历史研究的宝贵资料，更是人力资源开发的信息来源。同时，人事档案与职称申报、职务定级、政审、户口等紧密相连，养老、医疗、失业保险等国家推行的福利政策也与人事档案相关联。[2]因此如此重要的人事档案要求我们必须保证其安全。这也是开展此项研究的原始动力。

2、现实的紧迫性。人事档案对国家、对单位、对个人都具有非常重要的作者用，但当前人事档案的安全却出现了许多重大问题，弃档、死档、无头档案、档案丢失、篡改档案现象时有发生，对个人、国家带来非常重大的损失，因此必须加强人事档案的安全管理。

3、人事档案整理方法的落后性与社会不断向前发展的矛盾性。传统的人事档案整理方法“成套装订”，不断打孔，消耗了大量的人力和财力，取消人事档案成套装订，以归档材料件为单位进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒。有效避免裁边、打孔等直接破坏档案原貌的操作，节省资金，且保障档案的安全性和查找的便捷性。

4、技术可行性。现代社会已经是一个信息时代，现代信息技术渗透到我们工作、学习、生活的方方面面。但人事档案处于安全、保密的原则一直还在采用纸质载体，这与现代信息社会的发展显然不相适应。在保证安全与保密的前提下，适当引入计算机技术加以辅助管理，两条腿走路，既保证了档案的安全，又为档案的快速、方便利用带来可能。因此现代信息技术的发展一方面呼唤现有人事档案管理的改革，另一方面又为现有人事档案管理改革提供技术支撑与改革方向。

四、技术指标

1、建议完善并执行人事档案安全管理法规。在现有的档案法、相关档案管理条例中，对人事档案安全管理方面的规定并不完善，对可能发生的失误没有估计，对违反规定的行为也没有具体的惩罚措施。由于没有硬性的、强制性的措施，例如档案丢失、档案篡改、档案不及时更新这些明显违背人事档案管理的行为没有惩戒措施，后果完全由档案所有人承担，对档案管理机构、档案管理人员形不成强力的约束性机制，因此，关于人事档案一再受到安全威胁的可能不断发生，给社会和个人带来无法估量的损失，这些问题必须引起我们高度的关注。在我们后续的管理中在档案法、档案管理条例实施过程中增加人事档案安全管理方面的内容，明确违反规定者的惩治方法，加大惩罚力度，从而使档案安全法规制度不仅在纸上完整制定，也在实际中完整执行，能够真正发挥实效。

2、制定人事档案流通过程中的一系列操作规范，一切流通以此为依据，用条例来规范我们的行为。人事档案的收集必须经过认真的鉴别，属于归档材料应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查盖章或本人签字，应在盖章签字后才能归入人事档案。[3]人事档案的传递要通过机要交通渠道或派专人传送，不得邮寄或交本人自带。档案在传递后一定要见到回执，一个月后没收到回执的应写信催回，以防丢失。人事档案的传递需要人事部门、档案管理部门以及相关部门的通力配合，以高度的责任心做好每个人事档案的管理。

3、改革人事档案的整理方法、对人事档案管理中的保管单位、装订、归档章、编号等实际操作进行总结与研究，创新人事档案整理方法，以“件”为单位整理，使其管理更为科学、规范，适应档案管理现代化发展的需要，改变以往人事档案保管、装订对档案的伤害。传统人事档案的整理方法还在沿用几十年前的标准，裁边、打孔、裱糊、加边，不仅增加了档案工作者的工作量，同时也增大了破损档案材料的危险。改变这一局面，采用以“件”为单位整理人事档案，不仅能有效保护好人事档案，为快速方便利用档案提供条件，也积极适应了人事档案动态性的特点，即动态归档、及时整理----实现对归档材料及时进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒（插件），为通过扫描、缩微等方式实现人事档案的数字化、信息化打好基础工作，为优化人力资源做好人才信息管理。[4]

档案安全管理体系的建立涉及各类管理体制的改革，涉及到很多部门的切身利益以及既有管理模式的改革，必然遭遇因循守旧者的阻碍。这就需要行政管理部门从宏观上给予引导，从大方向上给予指引。人事档案的安全管理还涉及到全社会档案观念的建立。人事档案的安全问题很大部分是观念问题。包括管理者以及社会公众，只有观念改变了，人事档案的安全问题才能得到保证。但是观念的改变也是最困难的，需要全社会的共同努力，需要我们档案工作者的大力宣传，积极做好舆论引导，这需要我们长时间的努力。

参考文献：

[1]金波.人事档案制度的社会功能.上海大学，2006年学位论文.

[2]黄晓良.高校人事档案的现状与改革.长沙大学学报，1999（3）.

[3]葛荷英.档案鉴定知识（五）——专门档案的鉴定.机电兵船档案，2003（5）.

[4]秦蓉.以“件”为单位整理高校人事档案研究.内江师范学院学报，2011，26（1）.

第15篇

关键词 安全性 电子档案 管理方法

中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

2、电子档案的使用管理方法。鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。二要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。三要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期利用。