档案管理体系建设范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理体系建设文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

【关键词】企业档案；管理体系；建设措施

企业档案对于企业自身的发展有着极其重要的作用，为此做好企业档案的管理，加强企业档案管理体系的建设就显得非常必要，如何加强企业档案管理体系的建设，成为了相关工作者急于探讨解决的问题。基于此，本文就加强企业档案管理体系建设的措施进行了探讨，给出了一系列相应的措施，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。

1.建立与完善档案管理组织与制度体系，打好“依法治档”攻坚战

档案管理组织与制度体系是档案管理法治化的一把大刀，是“依法治档”的根本保障。在组织体系中，特别要打破过去每个部门设立一名兼职档案员的做法，尊重“谁形成谁移交”的原则，把形成档案的所有岗位都列入档案管理组织体系范围，并且把每个部门的主要技术负责人指定为部门主要兼职档案人员。新型的组织机制，注重档案管理网络功能的发挥与网络结构的包容性，无论部门与人员如何调整都不会削弱网络功能，强调责任到具体“岗位”与“人”，是档案管理体系的组织基础与人力保证。由于现代企业经营模式的综合性和多样性，所形成的档案属文书档案的范畴，而建设工程档案则属于科技档案的范畴，应按照档案各自的形成规律和管理标准进行科学管理。结合企业实际编制档案的分类方案，制定各类档案的管理标准。并注重档案信息的管理，用科学的方法和现代化的管理手段借助计算机技术，对档案信息进行综合管理，建立数字化全文数据库，实现科学、方便、快捷的档案管理和利用。

在制度体系中，首先要对国家、地区与行业的规范作全面深入的总结与梳理，在尊重国家规范的前提下，从行业的角度，结合企业自身的特点进行制订与修订。要突出在信息化背景下“收集是档案第一要务”“简化整理”“注重服务功能”，强调规范的实际可操作性。宏观层面修订《档案管理办法》，微观层面修订各类档案的收集、整理、保管、利用、考核等全过程的档案管理规范体系，制订侧重于企业信息化、档案数字化、资源整合与共享的档案信息化管理规范体系，以及档案管理的各类制度体系。对于信息化的新产物――数码照片、视频文件的管理，结合实践，进行科学创新，制订《照片与视频档案管理规范》。制度体系建设是一项长期的工作，要不断去探索、发现、改进、优化制度中存在的问题，并记录下来，积累到一定程度集中修订与完善，保障制度的有效发挥，坚决打好“依法治档”的攻坚战。

2.创建信息时代档案流程管理体系，避免制度流于形式与表面

在传统档案管理中，往往制度流于形式，工作衔接上不协调，细节上缺乏具体的操作方法，存在责任不明、有令不行、执行不力等问题，致使档案收集难、管理难等问题。在日常管理中，很多时候职能部门并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具体的落实与操作细则去指导实践。流程就是执行力，是规范的具体落实，而规范又是流程管理的执法依据，两者相辅相成。流程管理就是将档案管理的目标进行逐个分解，并具体落实在流程上面，各个环节紧密联系，有严格的先后顺序，让处于流程环节中的所有人都懂得，档案的事务分别由谁来做、怎么做以及如何做好的标准就一目了然。档案流程化管理，有利于职责清楚、责任分明，消除了人浮于事、扯皮推诿、执行不力的痼疾，彻底消除原有工作环节之间的摩擦，大大提高档案管理的效率与管理品质。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展， 要吧电子管理工程建设起来， 把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。

3.定期下达《归档任务书》，打破制度的框框，解决档案收集难

收集是档案的第一要务，是传统档案工作中的难点。《归档任务书》是把各门类档案所要收集的资料集中汇编并明细，将责任落实到岗位与人。《归档任务书》打破了规范的条条框框，尤其在业务操作上缺乏灵活性以及其内容与形式在办法、规范中所不能表达的地方，讲究实用性与可操作性，是对管理规范的重要补充，是流程管理的进一步细化与落实，是档案管理体系的重要组成部分。它紧紧围绕“收集是档案工作第一要务”的宗旨，做到“档案收集全覆盖”“责任落实全到位”“归档资料全明细”，每年根据企业发展的实际情况修订、编制成册，并在头年12月份定期下达，可以彻底解决档案收集难的问题。

《归档任务书》主要包括收集范围明细表、归档文件要求、移交时间及移交要求。特别是收集范围用各类明细表的形式，罗列重要档案项目资料的详细清单，让部门人员有针对性地去收集。

4.实现规范化操作，规范档案管理操作流程

（1）要对档案管理的流程有明确的认识，结合企业的内外因素，全面掌握企业的业务进行情况，对企业业务的了解不能停留在表面，还要更加深入全面的分析，以了解业务活动的方方面面，对企业的业务活动烂熟于心，对其面临的问题，问题的对策等等也要下足功夫。

（2）要确定档案的来源，也就是说确定档案在哪些业务过程中形成，这是档案整理归档的依据，要切实重视起来，避免出现问题。

（3）就要按照一系列流程完成企业档案管理的程序，档案管理工作要做到细心、认真，发现错误及时纠正，以保证档案具有实用价值。

房地产企业要想做大做强，就一定不能忽视管理的重要性，我们不难看出，一个企业的生死存亡往往就决定于一个企业的管理水平的高低，企业要树立正确的认识，将管理贯彻企业生产经营的始终，对于房地产企业来说，档案管理应当引起足够的重视，作为企业管理活动中的重要一环，其作用不容小觑。俗话说，千里之堤毁于蚁穴，一个小小的纰漏就可能引发大的危机，所以对企业来说要不断提高档案管理水平，使其为实现企业利润的最大化服务。

5.全面整合档案资源，构建档案信息网络化与共享

服务整合档案资源，实现网络共享，是档案工作的最终目的与方向。它是以档案管理系统软件为桥梁，通过电子数据的导入、与企业主要业务系统之间的接口链接开发等手段，实现档案资源的全面整合，通过条目检索与全文检索，实现档案资源的共享服务。房地产企业档案管理的过程， 需要寻求多个企业的合作， 行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中， 可以互相学习， 吸收各自的发展经验和优势， 提高自身的竞争力。

在信息化的现代企业，要配置适合信息量大、传播速度快、网络化的档案管理的软硬件设施设备，开发档案管理系统与企业主要业务系统的关联接口，通过创建数字化档案室与档案登记备份，实现传统档案、企业各业务系统，各类电子文件等档案资源的全面整合与网络共享服务，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系。

6.结语

综上所述，加强企业档案管理体系的建设对企业自身的发展有着极大的促进作用，因此，我们就需要通过有效的途径，采取有效的措施，做好档案管理体系相应的工作，以完善和提高档案管理体系的建设，从而在一定程度上促进企业的发展。 [科]

【参考文献】

第2篇

1.1现代预防医学档案管理体系，是预防医学研究的基础设施

预防医学是一门实践性很强的学科体系，需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象，预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程，为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料，是预防医学理论发展的重要基础。因此，建设科学的现代预防医学档案管理体系，就是建设现代预防医学研究的基础设施，一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度，将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。

1.2现代预防医学档案管理体系，是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导

预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录，是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系，不仅需要医疗工作者的全程深入参与，更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与，因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系，能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训，激发群中的参与热情，提高公众的认知水平和重视程度，动员全社会的力量，构建全面高效的疾病预防控制体系。

2现代预防医学档案管理体系的核心要素

2.1动态记录

建设现代预防医学档案管理体系，首先应注意对预防医学档案信息进行动态记录和动态处理。同时，预防医学档案管理还应注重资料获取和管理的时效性。疾病防治的规律告诉我们，很多类型的疾病，尤其是地区重大的传染疫情，其发展速度和变化速度都是非常快的，因此需要我们建立动态监测和观察体系，以求能够及时、高效、真实的记录疾病发展变化的每个阶段。因此，我们应该建立经常性检测记录、突发性检测记录、跟踪记录等记录方式相结合的动态监测记录体系，并能够根据疾病发展的阶段不断调整记录方法。所以，建立一个动态监测记录体系，是建设现代预防医学档案管理体系的核心之一。

2.2注重基础数据的整合

建设现代预防医学档案管理体系，另一个核心就是对预防医学档案基础数据的处理和整合。预防医学档案的存在形式多种多样，有文字、声音、标本等等，但是，随着现代信息处理技术的发展，人们已经可以将这些材料整理成基础性的数据进行存储和交流，以方便进行进一步的研究。在数据处理和整合的过程中，尤其要注意较少的运用医学理论对原始材料进行处理，而需要运用数学和统计学的语言去客观描述一个原始材料，这是因为医学具有很强的证伪性和扩展性，随着现代医学理论的不断发展，很多过去的理论已被证明是不科学的甚至是错误的，而数学和统计科学具有较强的理论上的稳定性和传递性，有利于保证预防医学档案基础数据的利用率和使用价值的稳定性。

2.3信息系统的构建和交流

第3篇

1构建种子档案管理体系

种子档案是种子工作历史轨迹的真实记录和缩影．因此要运用种子从生产到发展至消亡各阶段的规律．总结各阶段种子工作的经验．按照各类生物种子的整个生命历程的科学发展规律和人们围绕这种生命历程所进行的各项工作．有计划地收集、整理、鉴定、登记、保存、交流推广和利用种子资源。各级政府要以《中华人民共和国种子法》为依据，根据种子档案自身的规律和特点，构建起完善的、科学的、运作灵活的种子档案管理体系和服务体系2建立健全种子生产档案体系根据种子生长特点．建立健全种子生产单位档案载明生产地点、地块环境、前茬作物、亲本种子来源和质量、播种期、播种量、密度、施肥用药、技术负责人、田间检验记录、产地气象记录、种子流向等在生产过程中所形成的全部档案定期审核生产者有无繁殖种子的隔离和栽培条件．查看种子生产相适应的资金、检验设施、检验专业技术人员等情况，建立专业、统一、成套的种子生产档案新体系，切实保证种子质量。

3加强流通监督．建立健全种子经营档案体系对种子企业生产经营资质、生产经营许可证编号、生产经营品种真实名称、品种审定证书、品种授权证明或转让文件、生产经营档案、分支机构分布情况等重要信息全面详细地编录入库，载明种子来源、数量、名称、加工、贮藏、运输和质量检测各环节的简要说明及责任人、销售去向等内容，并对品种进行抽样封存。有效地规范种子企业的生产经营行为．使种子管理逐步实现统一化、规范化、信息化、科学化的新体系。同时要加强流通监督．依法规范种子市场．有效地维护农民合法权益．促进农业增产．农民增收。

4运用现代化手段．建立种子档案资源共享网络体系运用计算机、扫描仪、摄像机、数码机等现代化设备把种子档案制作成光盘和电脑软件等缩微型．将所有的种子档案信息资源制作成电子版数据库建立统一的网络“种子档案信息网”服务体系．提供种子档案资源目录。充分利用网络的交互性、覆盖性、高速、便捷等功能．变被动服务为主动服务．在现有系统协作的基础上．应尽快建立一个实质性的共同体．即一个跨行业、跨系统、全国性的统一综合的种子档案信息服务平台．形成国家和地方两级链式网络模式的协作网。在专门机构的统一领导管理下．做好共享网络和资源建设的规划设计，遵循一定的标准法规，本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则，有计划、有步骤地推动我国种子档案资源共享体系建设．极大地提高了种子档案信息资源的利用率和服务效率。

第4篇

【关键词】高校 档案管理 质量保障

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。而且随着高等教育事业的不断发展，社会的多元化以及政策的改动，高校档案管理质量保障体系需要不断完善。规范管理，重视改革，构建科学的评估体系，才能使高校档案管理的工作与时俱进。

一、高校档案管理工作中的问题

目前，随着高校教育事业的不断发展与进步，高校档案管理的工作却显得有些滞后。调查显示，部分高校对档案管理工作不给予重视，使高校教育水平有所下降，高校正常运行中遇到诸多问题，主要体现在以下几方面。

（一）高校档案工作重视不够

目前，部分高校缺乏对高校档案的管理，不给予重视。有的甚至没有制定规范的制度，有的虽然制定了一些规章制度，但是并没有落实到实处。这些都是高校对档案工作重视不够的表现，从而导致高校频繁出现档案丢失、破损严重等现象，严重影响了高校管理工作的进行。

（二）没有建立长期的管理规划

目前，部分高校缺乏对档案管理的长期规划，影响高校管理工作的可持续开展。虽然有的高校也制定了规章制度，但是并没有建立长期的高校档案的管理规划，只在一时有显著的作用，但长久下去不利于高校教育事业的发展。因此，建立高校档案的长期管理规划至关重要。

（三）资金投入不足

对于部分高校来说，科研事业和人才培养一直是重点事项，因此对于档案管理工作就缺乏资金的投入，导致高校的工作无法高效的进行。主要体现在以下几方面：首先，缺乏对紧急事故处理的资金投入以及规避风险。例如：档案长期受潮，导致档案字迹不清楚，但是却没有资金的投入对其进行规避。其次，对于刚刚接手档案管理的职员，但是缺乏资金的投入，未对其进行严格的培训，这就使高校教育事业不能高效的进行。

（四）缺乏规范的管理制度

目前，对于部分高校来说档案管理仅仅是简单的堆砌，并没有经过严格的制度分类排放，没有妥善的保存和归档。问题主要体现在以下几方面：首先，档案的缺失和遗漏严重。例如：在教师做评价时，有的学生没有上交，没有做到及时归档。其次，档案管理没有完善的规章制度，档案借阅经常出现过期未还，也有可能造成档案的缺失。

（五）档案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系统已经相当完善。但是部分高校档案管理的措施还是很落后，采用纸质统计管理明显不及信息系统的管理。人工管理档案浪费人力又浪费物力，并且效率低，出错率高，这样下去不利于高校档案管理的进程。

二、高校档案管理质量保障体系的建立

综上所述，高校的档案管理质量保障体系都有所完善，但是想要更好的适应社会的发展，该体系还需要不断完善。针对上述存在的问题，下述给予了适当的解决措施。

（一）建立完善的管理制度

为了解决高校档案的管理不规范，不能及时归档，遗漏缺失等问题，高校需要建立完善的档案管理质量保障体系。用来约束借档者的行为规范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面几点：首先，随着社会的进步，规章制度用来约束人们的行为，可以使社会更高效的运行。因此，高校需要制定严格的规范制度，用来规范借档者的行为。其次，高校间的实际情况不尽相同，各高校应该根据自身实际情况，制定出适合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理体系

对于信息化的今天，建立完善的高校档案管理体系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的档案管理效率，为教师和学生提供更好的服务。如何建立完善的管理体系，可以从以下两个方面进行：首先，高校档案管理不仅要保存和管理纸质版的档案，而且要对纸质版的档案进行电子版保存，以备日后的查找及永久保存。利用数据库对高校档案保存的纸质版材料进行储存和备份，数据库可以对档案进行检索，这样既有效地保存了纸质版档案，又可以提高师生们查阅档案的效率，通过数据库向师生们进行档案的展示，同时也可以开放很多系统的功能，减少用户的查询时间，便于其他人进行查阅。

（三）建立健全的考核机制

对于高校档案的管理者来说，他们的工作就是服务广大师生，服务的质量好与坏只有通过建立完善的考核机制才可以评鉴。另外，通过完善的考核机制，既能提高高校档案管理者的工作激情，而且还能够提升他们的服务意识和服务态度。建立完善的考核机制可以从以下几个方面着手，首先，要制定详细的考核制度，结合高校档案管理的特点，细化其标准，考核对象为全体高校档案管理者，考核内容包括工作情况和工作内容，老师和学生们要对高校档案管理者的服务态度和效果进行评价，客观上做出评价。其次，加强档案管理队伍的建设，提高他们的素质。加强高校档案管理者在互联网这方面的培训以适应新世纪的要求，对那些服务态度好或者工作很出色的高校档案管理者进行一定的物质和精神奖励。

三、结语

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。在新时期的挑战下，需要高校档案管理质量保障体系的不断完善，建立完善的管理制度与体系，以及建立健全的考核机制，使高校教育事业高效的用作。

参考文献：

[1]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界，2013，（11）：73-74.

[2]刘勇.探究高校档案管理质量保障体系[J].中国管理信息化，2015，（11）：255-255，256.

[3]徐亚群.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].统计与管理，2014，（8）：159-160.

第5篇

关键词：民生档案 管理体系 特点 建设

一、民生档案的特点

国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》（档发[2007]12号）中提出，民生档案主要涉及以下领域（或方面）及内容：民主政治方面、国有企业转制方面、社会保障领域、教育卫生领域、安居乐业方面、公共服务方面。内容非常繁杂，数量庞大。通俗地讲，凡是与老百姓生计有关系的档案都可以称为民生档案。

从民生档案自身特征的角度来看，并不是指某一类档案，而具有泛指性特点；涉及与民生有关的问题较多，不同形成主体所表达的档案信息内容也存在较大的差异性，从而表现出多元化的特点；另外，民生档案的内容包括一切与百姓权益相关的信息，从而表现出较强的专业性特点。总的来说，民生档案具有以下共性特点：

广泛性。民生档案所涉及的单位、人员、范围、人数非常广泛。随着我国在教育、养老、医疗、社保、保险、婚姻、公证、城市问题等惠及民生的政策不断深入和社会保障体制的不断完善，社会中的每一位公民，都或多或少的都会与民生档案有关，随时都有可能形成民生档案。

动态性。民生档案在形成、管理、利用过程中总是处于动态变化的。职能部门在办理民生工作时，会随着个人情况的变化，形成的档案也会随之变化，与民生相关的社会工作的动态变化决定了民生档案具有动态性。

人本性。形成的民生档案是以人为基本对象的，个体的人是民生档案最基本的形成单位，每一位公民都会形成相应的档案，民生档案是个人参与社会事务的原始凭证，也是维护个人合法权益的重要证据，它与人民群众的生计、生产、生活等个人利益密切相关，以人为本是其显著特点。

生命活力。民生档案与人民生活息息相关，直接关系改革、发展、稳定大局，关系人民生产、生活、生计，关系社会事业发展，具有强大的凝聚力、感召力，具有强大的生命活力。

二、民生档案管理体系建设

民生档案在管理上具有一定的特殊性，造成民生档案的保存地点比较分散，给公众利用民生档案带来某种程度的不便。加强民生档案管理体系建设，整合并大力开发民生档案资源，最大可能地向社会提供利用服务成为当前民生档案工作最紧迫的任务。以科学发展观为指导，让档案工作服务民生、服务人民群众，重点要建设“两个体系”，即建立符合人民群众实际需求的档案信息资源管理体系，真正建立以群众服务为工作重心的档案利用体系。“两个体系”前者是基础、是保障，后者是手段、是目的，“两个体系”相辅相成，密不可分，充分做好“两个体系”的建设，不仅促进民生档案收集、整理和利用，同时也促进了档案工作全面发展，整体工作水平。

1、民生档案资源体系建设

确立民生档案资源体系建设目标。以宏观视角和全局眼光，统筹规划民生档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果，做到涉及领域方向清晰、档案来源分布明确、轻重缓急心中有数、推进节奏适度有序，将分散于各部门各单位的原始档案整合为主题明确、结构合理、重点突出的资源体系。大力推进民生档案资源整合，各级档案部门要依法加强对民生档案的接收。在加强民生档案实体接收的同时，要积极运用数字化、网络化手段，加大民生档案信息资源整合力度，使更多的民生档案资源向档案管理集聚。

加强民生档案资源建设业务指导。加强对涉及民生重点部门和相关单位的业务指导，采取定点式跟踪服务，在体现专业权威性的同时做到主动服务，确保民生档案从形成到移交全程规范操作，为后续利用打下质量基础。切实关注民生工作热点，建立健全规范化的民生档案资源体系。各级党委、政府以及各部门要切实关注不同阶段、不同时期群众反映的热点、难点、重点问题，对已落实或未落实的民生问题逐步建立民生档案资源。各级政府及相关部门要高度重视民生档案的管理与利用，在人、财、物上给予保障，每年安排专人、专款抓民生档案的收集、管理。档案管理部门要积极主动提前介入到对民生档案的指导管理，及时帮助各有关单位建立完善民生档案。如对各类养老、失业、工伤、失地农民等保险档案、移民档案、拆迁档案、山林延包档案等提前介入指导，规范整理。同时通过平时指导、年底考核、目标管理等多种形式，督促、帮助各单位做好民生档案工作，逐步建立民生档案资源体系。

2、民生档案利用体系建设

各级档案部门要加快民生档案的搜集、整理、开发和利用，多形式、多途径地开发民生档案资源，为人民群众查询利用民生档案信息提供便利；各级国家综合档案馆是通过提供已公开或依申请公开的民生档案信息为社会群体提供各种服务，不断优化服务方式，加强民生档案利用体系建设，提高服务质量。

（1）做好民生档案资源的开发利用宣传工作。各级档案馆要对馆藏认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，加快整理、审查及开放步伐，采取定期利用新闻媒体和网站公布馆藏民生档案信息、主办民生档案信息展览等形式，广泛宣传民生档案在和谐社会建设中的地位和作用。

（2）构建民生档案查询平台。民生档案利用体系建设需要借助计算机网络工具来实现信息共享，因此，民生档案利用的过程也是信息化的过程，这就需要通过建立民生档案数据库，形成互动网络，以更好地服务社会、服务民生。

（3）搭建民生档案公共服务平台。档案部门要对分散在各个机关的大量与民生利益相关的民生档案，进行广泛搜集，实行相对集中管理，使民生档案由分散变集中，充分发挥档案馆的专业服务优势。各级档案行政管理部门要认真开展调研，大胆实践，抓好典型，搞好试点，促进民生档案资源的有效整合和利用。

（4）完善民生档案服务利用体系，提高民生档案利用效率。如何实时实事高效地做好为民服务工作，提高档案利用者的满意度，一直是档案部门探索实践的重要课题。不断完善查阅接待服务，侧重对馆藏涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立完善专题档案数据库，以加快档案查阅速度，提高查准率，满足民众对查档的既快速又准确的利用需求。完善民生档案资源，以丰富的馆藏资源和便捷优质的查阅服务满足公众的查档需求，逐渐形成“要证据查档案”的档案利用理念，使档案工作在服务民生服务大局中起到重要作用。

参考文献：

[1] 胡家文，吴海琰.民生档案种类及特点浅析[J].北京档案，2011（8）

[2] 张端.民生档案管理利用现状分析[J].档案管理，2011（5）

[3] 柳仙，汤萍.规范管理体系开发民生档案[J].兰台内外，2010（2）

[4] 石海英.关于民生档案管理工作的探讨[J].黑龙江档案，2011（2）

[5] 陈惠霞等.民生档案信息资源管理体系建设研究[J]，兰台世界，2010（3）

第6篇

本文分析了测绘档案的发展趋势；测绘档案利用与服务管理体系建设现状，促进测绘档案的利用与服务管理体系建设，提出有效策略。

【关键词】

测绘档案；管理体系；建设

随着科学技术的不断发展和社会的进步，人们的生活水平不断提高，对于物质文化和精神文化的追求也在逐渐改变。其中，测绘是经济社会发展和国防建设的一项基础性工作，测绘档案是国民经济发展和社会和谐的重要资源。本文通过对当前测绘档案的利用与服务管理现状进行分析研究，发现其中存在的问题和不足，然后分析其发展趋势，提出一些有效方法促进测绘档案的利用与服务管理体系的建设完善，从而有效实现测绘档案的现代化管理。其实，不同地区的地理特征、环境条件等都不同，测绘则是将地面已有的特征点和界线通过测量手段获得反映地面现状的图形和位置信息，供工程建设的规划设计和行政管理之用。测绘档案是指在大地测量和地图绘制活动中形成并归档的科学技术文件材料。按照使用性质不同，测绘档案一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。测绘档案的信息化管理和服务管理体系的建设与完善，有效地实现了档案现代化管理，提高工作效率和质量，为人民生产生活提供更大方便。但是，在测绘档案的管理过程中也存在一些问题，阻碍了档案的系统化、信息化管理，有关单位和机构应该高度重视起来，促进改革。

一、测绘档案的发展趋势

（一）纸质测绘档案的提供和使用呈下降趋势。纸质测绘档案由于保存时占用空间大、使用时间短、更新周期慢、产品单一等，逐渐不能够满足人类生产生活需求，它的提供和使用整体呈下降趋势。

（二）数字化档案现势性好。数字化档案的更新周期短、易于保存，并且能够结合计算机进行利用和管理，使得数据更加科学化、准确化，满足人类需求。并且近年来政府正在加大对测绘档案利用与管理的基础投资。有了政府的支持，相信数字测绘档案在各个领域的发展空间是非常大的。

（三）测绘档案的利用与服务管理体系的建设促进地理信息产业的发展。地域的广阔和环境的复杂给测绘工作带来难度，而数字化测绘档案的发展与利用大大地降低了工作难度，可以利用先进的科学技术代替人工劳动，并且准确度很高，有效促进地理信息产业的发展。当发生一些地震等自然灾害时测绘档案可作为辅助平台。

二、测绘档案利用与服务管理体系建设现状

（一）缺乏具有实际指导意义的标准规范。当前，有些标准规范缺乏实际指导意义，只是对测绘行业或者档案管理进行规定，没有将二者有机地结合起来，无法充分发挥其可操作性，从而在一定程度上阻碍了测绘档案的利用与管理。

（二）归档过程不规范。在测绘档案归档过程中，有些项目人员没有很好的进行数据组织和数据命名，导致数据混乱繁杂，甚至存在重复的数据，加大了后期整理的难度。或者有些工作人员为了省去繁琐的归档步骤，简化归档步骤，可能导致档案的丢失。

（三）管理措施不到位。在测绘档案管理过程中，工作人员的管理措施不到位，每个人的工作能力和职业素养不同，在工作中可能由于操作不当造成档案的损坏与丢失。还有就是部分数字测绘档案和传统载体测绘档案混杂在一起保管，难以确保载体安全，也给利用带来不便。

三、促进测绘档案的利用与服务管理体系建设策略

（一）制定可操作性强的规范制度。有关单位应该根据实际情况，制定可操作性强的规范制度，有计划地修改数字测绘档案的接收、整理、保管等标准，将测绘行业和档案管理有机地结合在一起，有效实现信息数字化管理，提高工作效率。

（二）严格执行归档制度。有关人员应该严格控制归档过程，严格执行归档制度，在归档测绘成果数据的同时，还必须同时归档其对应的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等技术因素和背景信息。还有就是及时对信息系统进行病毒查杀，保证数据的完整性等。

（三）提高工作人员职业素养。有关机构应该注重提高员工的职业素养，定期安排员工去优秀的其他测绘档案管理单位进行实习，学习先进科学的管理技术。可以聘请专家为员工进行技术指导和知识讲解，帮助老员工学会先进科学技术的使用，帮助新员工进行工作经验的积累。

（四）做好数据检查和数据备份。归档工作的操作不当给数据完整性带来风险。所以有关人员应该注重数据的检查与备份，定期对数据进行系统检查，或者对部门档案进行抽查，加强监督和管理，有效提高数据档案的完整性。

四、结语

数字测绘档案是测绘档案馆藏的核心，更是广大测绘科技工作者多年辛勤劳动与智慧的结晶。针对当前测绘档案利用与服务管理体系建设现状，有关机构领导和员工应该共同努力，互相配合，制定可操作性强的规范制度，加强监督和管理；严格执行归档制度，保证档案的完整性；提高工作人员职业素养，避免不必要的错误发生；做好数据检查和数据备份，确保其数据的真实性、完整性和有效性等。最终有利于人类科学生产发展，信息服务面延伸到各个角落，影响着人们的生活。

【参考文献】

[1]花文博.测绘档案的利用与服务管理体系建设[J].中国档案.2011(7):40-41.

[2]闫霜，李兵.浅谈测绘档案的管理和利用[J].测绘与空间地理信息.2010,33(3):245-247.

[3]刘惠英.浅析测绘档案的管理和利用[J].科技资讯.2011(11):43-43.

第7篇

摘 要 近年来，随着网络技术的普及运用，社会逐渐面向信息化、数据化发展，如何保障信息系统运行的安全性、高效性以及准确性是当前各行业急需解决的问题。在大数据的发展步伐中，信息系统的规范化运行维护以及体系建设日趋重要，档案管理系统运行维护的主要目的是保证网络系统的高速运行，逐步提高企业档案管理的信息化程度，以此更好的促进数据归档的有效性。基于此，本文简要提出企业档案管理系统运行维护以及体系建设的要点，并以石油企业为例，提出当前我国石油企业档案管理系统工作中存在的主要问题以及解决措施，得以为相关工作人员提供理论参考依据。

关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设

随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。

一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点

在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。

（一）企业档案管理系统任务

在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保证系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。

（二）企业档案管理系统建设原则

在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。

（三）企业档案管理系统建设功能

运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的准确性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以最大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的准确性。

另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。

（四）制度保障体系的必要性

在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。

二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状

石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统全面记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。

（一）真实性问题

一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的权威性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。

（二）保密性问题

随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提高档案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。

（三）长久性问题

随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。

（四）广泛性问题

档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能准确、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，准确找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。

三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施

（一）库房的智能化管理

随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。

（二）建设档案管理相应的网络

现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。

（三）提高工作人员综合素质

在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。

（四）积极引进信息技术的应用

近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的可靠性。

四、结语

石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。

参考文献：

[1] 杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设[J].现代企业，2016.10（15）：847-849.

[2] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015.04（18）：63-66.

[3] 祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016.05（12）：251-253.

第8篇

关键词：工商企业；信用档案管理；建设 

在市场经济的发展浪潮中，信用是一切经济活动的前提和基础，而工商企业是市场经济下各种活动中最重要、最活跃的主体，企业在市场活动中形成的信用档案，对我国的社会主义市场经济的发展以及各项经济制度的完善起着至关重要的作用。工商企业建立信用档案是企业加强管理的需要，是维护合法权益的需要，是参与市场竞争的需要。把工商企业形成的对国家和社会具有保存利用价值和应当保密的档案完整地保留下来，是工商企业应依法履行的义务。 

工商企业信用档案是指和企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件材料的总和，集中体现出企业在市场行为过程中的可信度、公信度和诚实信用的综合竞争力，是证实企业是否诚实守信、遵纪守法或有无违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。工商企业信用档案是企业信用最直接的证明，有了它不但可以依法规范企业的行为，也可以使信用企业赢得其应有的经济利润。如果企业抢先一步，早日建立企业信用档案，就有可能在激烈的市场竞争中胜出一筹，占得先机。因此，工商企业建立档案，特别是建立信用档案是档案工作的一个新领域，也是一个社会系统工程，加强工商企业信用档案的创建工作，对建设社会诚信环境、规范企业经营行为、促进企业健康有序发展都具有积极的意义。 

1 工商企业建立信用档案的必要性 

1.1 工商企业信用档案的建立有利于企业信用体系的建设和完善。建立健全企业信用体系，关系到社会主义市场经济体系的完善，关系到经济社会的健康持续发展。企业信用体系的建设，在很大程度上依赖于企业信用档案的建立与完善。完整、齐全、真实的企业经济行为材料，是判断和评价企业信用状况的第一手材料。企业信用评价、信用监督、信用约束、信用担保等配套体系的建立，都要依赖于企业信用档案。 

1.2 工商企业信用档案的建立有助于组织了解企业的有关情况，帮助企业获得更多的发展机会。对与企业有来往的组织或个人而言，建立企业信用档案有利于组织或个人了解企业的有关情况。通过企业信用档案，了解企业的经营资质、业绩、历史、诚信状况等，有助于消除市场上信息不对等的状况，保护组织或个人的合法权益。与一些组织或个人合作过程中，相互之间如果没有诚信基础，合作就很难进行下去。因此，企业信用档案在信用大环境下对企业来说至关重要，主要表现在以下几个方面：第一，企业信用档案准确记载企业生产产品状况，为企业赢得市场商机；第二，企业信用档案的建立是提升企业形象和产品品牌形象的需要；第三，企业信用档案是提升企业经营者社会形象，扩大企业知名度的需要；第四，企业信用档案有利于提高企业经营管理水平、企业整体素质和综合竞争能力，对促进企业健康发展能起到非常重要的作用。[1] 

1.3 工商企业信用档案的建立，有利于上级主管部门对工商企业的规范化管理。企业信用档案可以帮助企业主管部门对市场主体进行监督管理，褒奖遵守诚信的企业，处罚不守诚信的企业，从而规范企业的经营行为。工商部门的企业信用档案在其利用过程中，因与其他档案性质不同，展现出了一些特性，主要包括以下几方面： 

1.3.1 针对性强。从企业信用档案利用过程中所服务的对象来看，工商部门企业信用档案具有较强的针对性。由名称可以看出，工商部门企业信用档案的性质就是为了反映企业的信用状况，工商部门的职能一方面决定了它管辖和治理的范围限于在市场中进行经营活动的企业和个体户，而另一方面却也形成了其在规范企业行为、治理市场活动方面的专业优势。 

1.3.2 影响范围广。从企业信用档案在其利用过程中所服务的对象看，工商部门企业信用档案具有广泛的影响力。工商部门企业信用档案与社会的每一方面都息息相关，影响着处在市场经济中的每一个活动主体。 

1.3.3 资源共享的同时能够保护工商企业的商业机密。从企业信用档案的利用方式来看，在利用企业信用档案的过程中具有共享性和保护性的特征。一方面，社会上任何组织或个人都能获取企业的基本信息，在法定的规范程序下还可获得相关的信用信息，并以此作出信用决策，可有效防范信用风险；另一方面，企业信用档案中的某些内容又涉及商业秘密和个人隐私，如企业资产状况、企业的交易活动、法人的个人资料等，具有一定的机密性，不宜对外公布利用。[2] 

2 工商企业信用档案的基本内容 

企业信用档案从形成渠道看，可分为直接信息与间接信息。直接信息是指企业自身活动中形成的信用材料，如企业基本情况、资产状况、借还贷记录、纳税记录、会计报表等；间接信息是与企业相关的单位形成的反映企业信用状况的材料，如工商、税务、金融、质量认证等部门关于企业经营、纳税、贷款产品质量等记录以及来自客户或消费者的评价。 

从具体内涵看，主要包括企业资本信用档案、商业信用档案、管理信用档案等三个方面的内容。第一，企业资本信用档案，主要指企业按照公司章程的规定缴纳投资款，按期归还各种借款本息，按公司章程向投资者分配股利；企业的贷款记录，贷款方式、作用，还款情况；担保单位、金额、期限等情况记录等。第二，商业信用档案，主要指企业在生产经营过程中不生产销售假冒伪劣产品，不进行商业欺诈，按时向购货方供货，以及产品质量记录，产品质量标准、状况等。第三，管理信用档案，主要指企业向外提供真实合法的财务会计报告，严格执行各项合同、协议，按期交税等记录。[3] 

3 工商企业信用档案管理体系建设的具体举措 

3.1 加大宣传力度，重视工商企业信用档案的建设。工商企业作为经济实体，应该更加重视信用问题。只有充分在思想上重视，转变单纯追求经济利益、无视信用的落后观念，才能在目前的市场竞争中占据有利地位，形成规范的企业信用档案体系，达到国家强调的可持续发展要求。企业信用档案体系建设既是一项长期而复杂的系统工程，又是一项当前亟待加强的重要工作。各企业要高度重视企业信用档案的建立工作，切实加强组织领导，指定专门的职能部门和人员负责此项工作，做到科学筹划，精心组织，以推动企业信用体系建设的规范有序进行。现阶段，我国企业的信用档案意识淡薄，不利于企业发展，所以，我们要通过企业报刊、宣传栏、各种会议和培训，加强宣传，营造重信用、讲信用、守信用的舆论氛围。努力增强职工的“信用档案”意识，促使企业珍惜自己的信用记录，这也是建立企业信用档案的基础和切入点。[4] 

3.2 工商企业信用档案可与业务档案统一管理，做到及时更新和完善。收集是档案工作的首要环节。由于信用档案的来源广泛，它不完全由企业自主产生，因而一定要把好“收集关”，收集时要注意以下几个方面：1.注意内部收集与外部收集相结合，使来自政府管理机关、银行、税务、审计等外部生成的信用档案不至于流失；2.注意集中收集和随时收集相结合，强调随时收集；3.注意专职档案员和兼职档案员相结合，特别注意发挥企业兼职档案员的作用。 

3.3 完善规章制度，建立工商企业信用档案管理制度。建立工商企业信用档案，首先要建立企业信用档案的管理制度，以此促进企业信用档案有序管理和依法移交。制度制定要在国家有关法律法规的基础上，对信用档案管理原则、信用档案的形成和归档、信用档案的开发、信用档案的利用等作出规定。培育良好市场信用体系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罚的制约机制，确保契约主体权利不受侵害。各有关企业要按照建立企业信用档案的要求，建立和完善相关的规章制度，为企业信用档案建设提供制度保障。 

3.4 工商企业信用档案的安全维护。工商企业信用档案中，有些内容涉及商业秘密和国家安全法保护范畴，因此在提供信用档案利用时，注意保护好商业秘密和国家安全利益。只有经过授权的机构，才可以利用信用档案，同时，根据各个授权机构的不同权限和特定需求，提供不同内容层次的信用档案。要在保护好隐私权的前提下，开发利用好企业信用档案信息。企业信用档案建立后就要依照法律的各项规定合理公开。当前，企业信用档案的利用过程中公众最主要的疑问聚集在企业信用档案利用是否会侵犯隐私权。企业信用档案中披露的信息主要是针对企业的财务收入信息和名誉内容，记录企业的优良行为和不良行为，而这些信息通常被人们视为隐私不愿意公开，我们有必要弄清楚隐私权的法律规定，根据法律规定合理披露企业信用档案，在保护好隐私权的前提下，最大限度地发挥企业信用档案应有的作用。   [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一专业档案管理论文，欢迎光临dYLW.neT]

参考文献： 

[1]夏凤娟，白爽.对加强民营企业信用档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2008（2）. 

[2]赵惠，尚珊.论工商行政管理部门企业信用档案的利用[J].科技情报开发与经济，2014（6）. 

第9篇

关键词：信息化时代；服务主导型图书馆；档案管理；体系建设

中图分类号：B文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0209-02

随着我国第三产业的飞速发展，“服务”这个词一时成为人们关注的热点。越来越多富有创新意识的人们尝试着将这个词融会贯通于社会各个领域，最终使其获得了更为广阔的发展空间和延伸意义。近年来，“服务型政府”的建设便是将第三产业的思想应用于公共事业管理的典型例子。这种思想上的创新领先于制度创新，又能够拉动制度创新。随着“服务”概念的进一步普及，服务思想应用于公共管理在人们生活中的表现越来越细化，信息化时代之下服务主导型图书馆用户档案的管理体系建设就是一个极好的探索。这不仅体现了创新的思想，还具有极大的实用价值。

一、信息化时代的独特需求

社会信息化的发展就像双刃剑，既为社会其他领域的发展提供了机遇，同时也带来了一些挑战。我国信息化的技术基础有相当一部分来源于国外引入，并非本土自然发展而成，因此为之后的深入发展埋下隐患。就短期来看，信息化过程中带来的挑战主要体现在三大方面：第一，当今社会是一个信息爆炸的时代，正确的、错误的、简单的、复杂的各种信息混合在一起，加大了人们辨识区分有效信息的难度。庞大的信息量本来就使人头昏脑胀，对于庞大的信息还要进行甄别则更为头痛。第二，信息的交互性进一步增大了管理难度。信息数目和信息正误是选取信息的第一步操作，而有关信息的第二步操作是探究信息之间的关系。在现实生活中，只选取信息是不够的，因为各种信息之间存在着广泛性联系，就如同在构建计量经济模型中也要检验解释变量之间的多重共线性一样，我们在实际生活的方方面面也要考虑到信息的交互性。第三，这也是现实节奏加快的要求。信息化的产生和发展加快了人们的生活节奏，人们逐渐形成一种共识，就是追求高效便捷的处理方式。然而信息化虽引发了这一需求，但由于我国信息化发展不足，很多时候并不能满足这一需求。

在此基础上分析信息化中我国服务主导型图书馆用户档案管理的制约因素：数字化进程缓慢、资源闲置浪费、分类体系混乱、思想意识淡薄等。[1]这与信息化进程中存在的问题基本对照。数字化进程缓慢，换种说法就是指我国当前的相关技术不完善普及度不高，这既与我国大量从国外引入、本土技术薄弱的历史有关，又反映出信息作为一种特殊资源具有其它资源难以企及的复杂度。资源的闲置浪费主要由庞大的信息量引起，在当前图书馆用户档案管理特别是人工管理中，面对庞大的信息管理人员很容易把一些不常用到的资源边缘化从而减少工作负担。而对于图书馆和用户来说，有些潜在的需求资源就这么被闲置，得不到充分利用。我国服务主导型图书馆用户档案管理中分类体系混乱主要由信息的交互性引起。各种信息之间存在着广泛性联系，人们很难做出明确的界定。与此同时，不同的人对于同一本书的认定也会有所不同，因此，管理人员想要综合所有用户的意见对资源作出明确分类是不现实的。我国服务主导型图书馆用户档案管理的第四个制约因素某种程度上正是源于前三个因素，管理的难度使部分管理人员安于现状，不积极寻求解决方案，反而认为图书馆管理工作无关紧要。

二、服务主导型图书馆

服务主导型图书馆的制度建设是紧扣核心理念层层铺展开来的。其中，用户档案管理制度是其他一切制度的基础。因为，服务主导型图书馆是“以用户为中心”，图书馆用户档案是图书馆用户的一切相关资料，包括姓名、性别等基本信息，也包括出入记录、借阅记录和使用资源记录等。[2]服务主导型图书馆的制度建设应着力于解决当前图书馆用户管理工作中存在的问题。上文中提到数字化进程缓慢，换种说法就是指我国当前的相关技术不完善普及度不高，所以相关部门在制度中应明确规定出用于图书馆用户档案系统建设的经费开支。有了经费作为保障，图书馆才能与时俱进地更新信息系统，提供优质服务。如果这一点做好了，那么我国服务主导型图书馆建设中的资源闲置浪费问题迎刃而解。只要登入系统，键入搜索书目，有关该书目的相关书籍都一一呈现。人员搜索也是如此。服务主导型图书馆用户档案中的分类体系混乱，不仅包括书目，还包括用户级别。这一问题应该主要依靠完善制度建设来解决，服务主导型图书馆应在广泛收集用户意见的基础上拟定合理的用户档案制度规定，这样才能令行禁止、有条不紊，收到令人满意的效果。我国服务主导型图书馆用户档案管理的第四个制约因素某种程度上正是源于前三个因素，管理人员的思想意识淡薄一方面要着力解决前三个问题，为管理人员的监督管理打下的良好基础；另一方面要加强相关宣传教育，肯定用户档案管理对服务主导型图书馆的重要意义，也肯定用户档案管理对用户获得完美需求体验的重要性。

三、用户档案管理

创新和发展向来离不开客观环境，服务主导型图书馆的用户档案管理也是如此。创新和发展总是从社会提供的各种要素中抉择出先进的活跃的因素，进而逐步替代掉那些陈旧的落后的因素。信息化时代为服务主导型图书馆的构建提供了物质技术保障，服务主导型图书馆的建设正是为其用户档案管理体系的革新提供了机遇。[3]从范畴来看，三者呈现出层层递进的关系，用户档案管理体系隶属于服务主导型图书馆的基础建设，而服务主导型图书馆又囊括于信息化时代大背景中。而逆向来看，信息化时代背景是推动服务主导型图书馆建设的洪流，而服务主导型图书馆客观上要求高效的用户档案管理体系。

首先，与时俱进、开拓创新，结合当前时代背景，服务主导型图书馆的用户档案管理区别于之前的人工管理。以信息系统为核心构建用户档案管理体系是服务主导型图书馆最突出的特点。在以往的用户档案人工管理中暴露出很多问题，比如管理人员的登记错误或记忆错误，再比如业务繁忙时人工登记的缓慢低效，等等。相比之下，信息系统能够很好地解决这些问题，信息系统以严格精密的计算机为基础，不仅能够在很短时间内快速处理大量数据，而且遵照既定程序运行使其失误的风险被控制在极低的范围。正是由于信息系统的强大优越性，我国很多高校图书馆都已经开始使用这种图书馆用户登录和使用模式。

其次，服务主导型图书馆的理念要求图书馆在用户档案管理过程中不仅要满足多数用户的基本需求，而且应体现多元化因素、满足用户的差异化需求。从用户档案设计来说，图书馆的信息系统在包括用户基本信息的同时也应该设置一些可选信息。借助可选信息，图书馆能够构建丰满的用户需求模型，深入了解到用户的多样性偏好，然后根据不同用户的特质能够贴心高效地给出用户满意的建议和服务。

最后，建立完善的服务主导型图书馆的用户档案管理规定是极为重要的。服务主导型图书馆是以用户为中心的图书馆，但这并不意味着服务主导型图书馆要满足用户的各种合理和不合理需求。此外，用户范围的划定也是不可忽略的问题。完善的用户档案管理规定就是对服务主导型图书馆“服务”理念之外的补充，它合理规定着用户范围、用户级别等基本问题，成为服务主导型图书馆日常管理中最最基础的准则。

五、结语

服务主导型图书馆的日常管理应松弛有度。既要做到信息系统管理和人员驻守结合，又要做到遵守规定和顾及人情相协调。现有的图书馆用户档案管理模式大多还处于简单而单一的管理阶段，要么是原始的手工登记管理，要么是粗糙的信息管理录入，缺少对用户体验的追踪调查和动态分析，只能片面地重复基本借阅工作，而不能构建完善的图书馆用户档案管理体系。一个完善的体系不仅需要做到基础服务的流畅运作，而且还要做到不断求新增添服务附加值。只有管理人员在信息系统的帮助下微笑服务，及时为用户解决难题，广泛吸收用户的合理建议，才能建立完善的服务主导型图书馆的用户档案管理体系。

参考文献：

[1]晁明娣.服务主导型图书馆用户档案管理体系构建[J].情报探索，2015（07）：126-129.

第10篇

档案，作为国家历史文献中的精品，作为社会历史记忆的承载着，能否实现安全性的保管和有效的利用，充分体现了国家对于信息资源的控制能力，以及国家对历史文化的传承程度。档案的安全主要包括档案实体的安全和档案信息的安全两个方面。目前我国的自然灾害和群体性灾害经常出现，电子档案信息安全存在很大危险，为了能够竭尽全力保证档案的安全，管理档案的相关部门应该采用全面的、系统的、有效的措施，建立一个完善的档案安全保障体系。下面从以下几个方面来阐述如何建设档案安全保障体系。

一、加强对档案库房内部和外部环境的安全建设

档案库房是长期保存档案的场所，不同于其他的办公用房，它对能否使档案永久性地保存具有直接的影响。因此，国家也相继出台了一些相关的法律进行规范档案库房的建设，有《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》、《建筑设计防火规范》、《建筑抗震设计规范》等等。

首先，档案必须存放在密闭、干净、适宜的地方，所以档案库房要根据地理位置和气象条件等因素因地制宜的选择好位置。如果选择了地质条件较差、地势较低、排水不通畅的地区，则容易发生水灾；如果选择了离海岸线较近的地区，则容易发生台风或海啸；如果选择了离山体较近的地区，则容易发生泥石流等灾害；如果选择了离油库或者加油站较近的地区，则容易发生火灾。其次，档案库房建设在设计和选材方面一定要考虑抗震、防火和防水、防盗等因素，地震、洪水、泥石流等突如其来的一些自然灾害，人类是无法抵抗的，如果发生了，对档案会造成具有毁灭性的破坏。所以，档案库房的抗震设防烈度一定要比普通的公用建筑的设防烈度高；要选用防火的建筑材料来建造，同时要安装自动消防的报警装置和其他的一些防火灭火装置。

在设备和设置方面，档案库房还应该具备安全的装备，比如空调设备、湿度计和温度计、杀虫设备、消防器材等。《国家档案局关于加强副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》就规定了门禁、温湿度监控、消防、视频监控、计算机安全等系统建设的安全标准。各地方的档案馆应该严格按照通知执行，尽早尽快地确保档案的安全。在库房的内外部环境方面，加强档案库房周围的绿化，一些绿色的植物可以吸收周围的有害气体，还可以有阻挡和吸附灰尘的功效。所以提高绿化率，既可以美化库房的外部，也可以净化空气，降低污染物对档案造成的破坏，延长了档案的寿命。

二、提高档案部门的工作人员素质

我国档案部门的一些工作人员素质不高，大多数的档案员只能说是一个档案业务工作者，而不是一个管理档案的行家。缺乏全面系统的档案专业基础理论知识，缺乏现代化技术，尤其是现代信息科学技术，缺乏对档案部门的未来发展的前瞻性眼光。而且地方的档案部门的工作人员的来源背景也比较复杂，普遍学历层次不高。因此要大力加强档案安全的管理队伍建设，提高档案人员的思想政治觉悟，从根本上重视档案的安全性。首先，加强对现有的档案人员的教育与培养，定期地进行进修、培训、实习和实际演练操作等，经常开展档案的安全培训，提高并强化档案人员的安全意识和责任意识，普及保障档案安全的常规知识和技能。其次，再选择一些政治觉悟高、工作责任心强、业务精通，有一定专长的档案人员组成档案安全管理小组。只有这样提高档案部门的全体工作人员的专业素质，才能增强档案人员的档案安全保障能力。最后，要加强档案人安全意识，构筑起坚固的思想防线。要树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想；要树立“安全第一”的思想；要树立“安全问题无所不在”的思想；要树立“安全问题人人有责”的思想。档案工作者应当具有极强的风险意识、防范意识和责任意识。

第11篇

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件；二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障；三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑；四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

第12篇

[关键词] 建设项目；档案管理；创新；建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02

1 前 言

建设项目档案管理随着建设工程项目的发展而发展，项目管理在投资建设等方面不断改革创新，建设档案管理必然也要摒弃传统管理模式，根据基建工程的新特点对其资料进行创新管理，采用信息化管理模式，针对建设项目管理中档案原始性、有序性、真实全面性等特点，建设项目档案管理新体系，解决复杂项目档案资料难以整理的问题，切实做好档案管理工作，推动项目建设有序进行。

2 档案管理创新的意义

（1）档案包括文字、图标、声像材料等，建设项目档案管理越是完善越是能够促进项目工程的完成，提高经济效益。时下社会经济高速发展，科学技术突飞猛进，项目建设与国家产业化管理息息相关，必然要随着时代建设而不断改革创新。创新是技术能力，是具有生产力代表的竞争力，是民族进步的催化剂。国家要取得可持续发展势必要不断保持创新力，创新发展才是推动时代进步的强大动力。建筑项目工程事务繁多，根据项目的不同又有不同的项目资料，其管理模式是否有效直接影响着工程建设的可靠性，影响着未来目标的制定，影响着现实目标的决策。档案建设工作已经列入国家重点管理项目之一，针对传统管理模式提出了改进办法，建设项目档案管理必须跟上时展要求，进一步落实档案创新改革。

（2）创新是档案管理部门发展的原始推动力，档案改革推动了建设项目工程的发展，实践证明档案管理要不断创新才能适应不断发展中的项目建设要求。提升业务效率离不开档案的有效管理，在实施档案管理过程中，不断吸引经验教训，为制定最优的建筑项目管理制度提供参考，档案管理过程中自身管理不断加强，更加能够适应社会的发展需要。

（3）创新是档案管理工作持续发展的必然要求，传统模式的管理方式必有其优势也有不足之处，档案创新吸取优秀的传统理念方法，摒弃阻碍性的落后模式，转变工作人员的思想观念，带动建工事业的全局发展。档案建设是以人为本，按照日常工作流程，记录工作行为，没有档案记录则建工信息紊乱无序，阻碍经济建设的发展。

3 建设项目档案管理创新措施

3.1 档案轮作透明化

档案管理的观念意识高低直接影响着档案工作的进行，多数工作人员还保持着落后的管理模式观念，工作人员较少接触档案，加上档案一般不予公开，缺乏了解继而不予重视，设立分项部门，根据档案资料的情况分门别类，设多人专职管理，在年限内重新挑选管理人员，为保持工作的热情，防止随意更改档案的情况，要采取规定年限内的轮作制度，三年一选或者三年一轮，但要求档案管理人员专业技能要高。逐渐开放适宜公开的档案收藏部分的内容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓励相关人员及时掌握档案资料，为发展目标提供建议，根据项目建设的不同设置管理制度等，实现理念创新带动行为创新。

3.2 设立管理反馈机制

根据不同项目建设需要不同的管理模式，强化质量责任制，进行档案管理创新。严格按照制度强化管理，要求管理人员严格执行相关规章制度，有效、完整、真实地管理档案相关事宜，采取责任机制，若档案内容出现问题则追究档案管理当事人的责任，增强档案管理的自觉自动，提高档案管理及时有效性。设立反馈机制，实行人人都是管理者，人人都可监督的模式，对于档案管理过程中优秀的项目进行表彰，阻碍档案发展的行为及时通报批评。制定反馈表，定期进行问卷调查，针对管理过程中出现的问题听取民意，了解档案不合理的地方，通过数据统计分析，根据反馈的信息整理提出指导基层业务的建议、方案，开展业务咨询机构，针对相关业务给予咨询服务，定期定量开展培训活动，进一步落实档案管理责任制，推动档案管理有序进行。

3.3 分层服务

档案管理服务方式多种多样，有效的服务可以提高管理的工作效率，根据建设项目档案管理的不同又有其自身的特点，在服务创新中要注意服务范围与内容的界定和创新，可以设置中高层服务模式，根据建设项目档案管理的内容不同，由低到高分层次归纳档案，大众档案、中层档案、高层档案，根据层次的不同设置不同的服务态度，低层要亲切，中层要严肃，高层要活泼，不同的服务模式更易于被大众接受，更能够节省有效的时间抓住重点，参考有价值的部分。阶段性改变服务方式，一年一换或者根据建设项目的特点设定年限，范围针对的是不同的人群，根据不同群体的要求制定不同的理念，横向交叉纵向服务管理，共同延伸。此外，从服务对象基本要求出发，真正做到服务创新，体现人性化措施，有效推进档案管理工作有序进行。

3.4 责任连坐制

档案管理具有可变性，随着项目建设的不同而变化，档案资料的记录收集是围绕建设项目的建设过程以及施工工作的内容形成，单是依靠档案项目技术等工作者是难以推动管理机制建立的。要充分调动工作人员的积极性，相关管理部门协同合作，科学有效的管理各项工作。加强内部控制管理，实行责任制，切实把责任按照工作板块、职责落实到每一个部门、每一个工作者身上，进一步明确员工职责范围，设立监管机构，加强监督管理，推动工作有序进行，哪一个环节出了问题对责任人依条例严惩，连带其领导也要负起责任，层层负责，集体有责。此外，建立健全内部工作制度，针对内部员工工作内容、程序、方法、日常工作制度等制定适宜具有操作性的规章制度，严格按照制度进行管理。

3.5 分地协管

建设工程系统包括多个方面，档案管理不仅与建设内部各个部门机构紧密联系，还与外部许多单位联系着，要建设项目档案管理制度就必须加强内部与内部，内部与外部的协作关系，确保全体工作人员以及施工、监理、建设等共同努力。例如根据建设项目的不同联系合作办事处，设置外事员一名，建立临时或者常驻办事点，及时收集资料归档，总部档案中心分为几个部分，权利分开，档案分开，在分布档案有效整理前不予受理，几地分管处互相制约，实地管理，确保档案的及时性、准确性。在管理过程中，建设项目管理部门要及时了解工程运作信息，及时向相关工作部门了解情况，适当指导工作，同时创新管理模式，创新服务方式，根据不同对象采用不同服务模式，个性创新，确保各项工作落到实处，真实反馈施工建设工作，确保档案的真实有效性。

3.6 建立资源共享平台

随着数字信息化建设的不断推进，网络信息已经覆盖工作生活的各个方面，档案管理建设中更是不能缺少信息化建设，网络管理能够弥补传统档案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科学系统管理价值。建设项目工程随着社会发展合作更加紧密，建立资源平台，档案创新。例如集合各项目建工单位的信息管理处，构建信息平台，在平台存放各单位、各项目、各信息的自动搜索功能，形成统一的工作网，设置讨论板块，鼓励员工提出建议，提高信息共享效率。完善档案的整理编排工作，建立检索机制，信息公开化，方便相关工作者查阅档案资料，加强档案信息把握力，设置监察系统定期检查，发现问题及时解决。加强资源共享，建立共享平台，提供交流合作的互动，鼓励员工积极建设数字化信息平台，推动档案信息化建设。

3.7 影像监控，确保安全

档案信息在整个项目工程建设中非常重要，要确保档案信息的持久性、安全性，针对不同档案建设不同安全管理机制，保护档案的安全性能。首先要提高档案管理人员的安全意识，切实注意档案资料的保持，不能随意丢弃、损坏、篡改，可以开设适当的培训课程，定期定量培训相关工作人员。档案管理室与冗杂人群隔离开来，单独成室，安装监控设备，影像监督，确保每个角落都能通过电脑监控，实时录像。另外，要做好档案资料的备份工作，以防档案丢失破损，不可恢复，减少损失。对档案进行分区分库管理，确实保证档案项目管理有效进行。

4 结束语

建设项目档案管理在整个建设工程中起到非常大的作用，是项目建设决策的参考，是日常工作内容的管理，是不断发展变化的运动过程，其管理模式是动态的信息化管理。当今时代科学技术高速发展，城市化建设不断加强，各种档案资料越来越多，工作要求也越来越细致，针对档案管理项目出现的问题提出创新制度的要求，不断加强建设项目档案制度管理、服务创新管理、思想观念提升、加强信息化建设等，切实推动档案管理工作有序进行，促进建设项目工作的完成。

主要参考文献

[1]刘丽平.浅谈如何做好建设项目档案管理工作[J].中小企业管理与科技：下旬刊，2010，12（4）：45-46.

[2]何卫.重大建设项目档案管理之我见[J].科技创新导报，2011，16（16）：78-79.

第13篇

一、公共档案馆的功能定位

公共档案馆作为公共组织，是以管理社会公共事务，提供公共产品和公共服务，维护和实现社会公共利益为目的，拥有法定的或授予的公共权力的组织实体。

20世纪50年代中期至80年代中期，档案馆基本处于封闭状态。1987年颁布的《档案法》从法律上明确了公共档案馆的性质，由此至90年代末，档案馆开始从封闭走向开放。2000年，全国档案馆工作会议提出，要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。2004年，全国档案局馆长会议提出了“四位一体”的功能定位。2006年，全国档案馆拓展社会服务功能座谈会召开，档案馆的功能在组织、内容、形式和效果等方面不断提高。2007年出台的《中华人民共和国政府信息公开条例》中指定国家档案馆为政府信息查阅场所。2008年全国档案工作会议提出“两个体系”建设的新要求。

理清档案馆发展的脉络后，我们不难发现，目前我国公共档案馆的功能包含了以下几点：

一是政策法律的执行功能。现代公共管理要实现民主化、科学化、法制化的管理，离不开公共政策的指导作用，离不开法律的规范作用。因而，无论政府组织还是非政府公共组织，虽然在发挥具体作用上有一定差异，都具有政策与法律功能，这就是档案事业的行政管理功能。

二是公共信息资源的收集保管功能。档案馆存史留鉴，安全保管是其他工作的基础。公共档案馆要延续传统的保管功能。此外，还应加强电子文件中心建设，确保电子文件的真实有效和长期可读。

三是公共信息资源的查阅利用功能。档案馆应突破传统的信息条块分割的制约与束缚，发挥国家档案事业主体的作用，担负起信息的交汇、整合、跨行业区域共享的枢纽使命，成为信息时代政府信息、档案资料等信息资源交汇和利用的中心。

四是历史文化教育研究功能。档案馆收藏和保管来自于社会各方面的具有社会记忆意义的档案资料，并通过档案信息资源的开发，为科学研究、为社会建设发挥作用。此外，档案馆作为爱国主义教育基地还有教育、引导、传承、激励的作用。

五是提供公共文化休闲功能。档案馆作为人类文明的载体，是人类文化遗产的重要组成部分，档案馆的文化特征是档案馆社会属性的重要内涵2_--。2002年，国务院《政府工作报告》要求“加强图书馆，博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”随着社会的发展，档案馆必然会成为公众文化休闲的重要阵地。

二、建立覆盖人民群众的档案资源体系是公共档案馆建设的内在需求

1　建立覆盖人民群众的档案资源体系是由公共档案馆的性质所决定的

公共档案馆并非公务档案馆。公共档案馆至少应包含两个要素：一是档案馆由国家和政府设立并管理；二是资源属国家和社会全体公民并为全体公民所共享。著名档案学家希拉里・詹金逊指出：“在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”发达国家公共档案馆非常重视对个人档案的征集，如法国国家档案馆国家级的个人档案就600个全宗，瑞士260个各类档案馆保存的个人档案多达6000余个全宗。建立包含人民群众的档案资源体系有助于增强公民的“根源感、身份感、地方感和集体记忆”。

2　建立覆盖人民群众的档案资源体系与当前日益增长的公共需求相符

马斯洛需求层次理论把人的需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求五个层次。在不发达国家，生理需求和安全需求占主导的人数比例较大，而社交需求、尊重需求和自我实现需求比例较小，在发达国家，则刚好相反。随着我国各项事业的发展，公众的需求层次不断提升，档案与普通公众的联系越来越密切。以青岛市档案馆为例，通过对近几年利用档案的统计数字我们发现利用档案的主体发生了很大变化，首先是数量的飞速增长，由2000年的388人次到2008年的8541人次，增长了20余倍，其次是结构急剧变化，2000年主要还是工作查考，占49％，到2008年工作查考比例降到14.8％，维护权益成为主要构成，占19％。此外，通过对查档目的的分析我们还发现关于维护权益、产权纠纷、了解政策、工龄计算、落实待遇等涉及民生的档案利用率越来越高，到2008年年底已增长到5107人次，占总利用人次的60％。面对这些需求变化，我们必须调整资源体系结构，建立覆盖人民群众的档案资源体系，满足公共需求。

3　建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共档案馆自身建设与发展

首先建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共意识的培养与形成。现阶段我国档案馆公共意识还较薄弱，档案工作者对档案是公共文化资源、利用者是纳税人的意识有待加强。档案业务规范的制订者、执行者在履行自己的职责时，伴随重事轻人、重物轻人、重著名人物轻普通人物的传统观念的转变，其自身的公共意识也就在悄然萌生。决策者和执行者公共意识的形成能进一步推动公共档案馆的健康持续发展。其次，公共服务的提高必然会获得公共财政的倾斜。有为才有位。伴随着覆盖人民群众的档案资源体系的建立，档案馆的公共服务能力必定会进一步提升。当档案馆的公共价值被公民普遍认可时，其在国家公共管理中的地位也必然提高，由此会更容易获得自身发展所必需的公共财政支持。

4　多措并举。构建覆盖人民群众的档案资源体系

一是要把反映党和国家重要工作、反映本单位基本职能和涉及公民、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，并延长其保管期限。二是要按照以人为本的思想修改接收范围，把涉及人的档案尽可能全面地接收进馆。三是要积极进行档案资源整合。四是加强征集工作，有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案，拍摄具有地方特色、反映城乡变迁、市情民俗等与人民群众生活密切相关的信息。

三、建立方便人民群众的档案利用体系是提高公共服务能力，发挥公共档案馆功能的重要保障

档案馆资源再丰富、信息整合再科学、工作人员服务意识再好，但是没有行之有效的服务手段，没有方便人民群众的档案利用体系，“再好的戏也出不来”。加强档案利用体系的建设，提高公共服务能力，是建设公共档案馆的重要内容。

一是构建文档查阅平台。文档查阅平台应包含六项服务内容：档案利用中心、现行公开文件查阅中心、政务信息查阅中心、本地和国内各种历史信息查阅中心、公民个人信息查阅中心和各种法律法规查阅中心等。除此之外，还应设立咨询辅导员，制定咨询辅导指南，以满足广泛的信息咨询服务。根据利用者的需要，还可以增加送档案文件下农村、进社区、法律援助、政务咨询热线等等新的服务内容，不断延伸服务的深度。

二是构建网络传播平台。作为开放的公共档案馆，在互联网中必须有自己的服务平台一网站。首先，网站是档案馆面向社会提供文档信息的重要窗口。其次，网站是传播地方历史文化的窗口。第三，网站也是档案工作交流和宣传的窗口。通过网络传播平台，档案馆架起了联系社会的重要桥梁，开辟了一条服务社会的新途径。

三是构建档案编研平台。一是注重质量，多出精品，出版有价值的、有社会影响的编研产品。二是开阔视野，贴近需求，多选择一些既有史料价值，又有知识性、鉴赏性、趣味性的符合社会大众文化需求的编研产品。

第14篇

【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中图分类号】F462；G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理，最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说，做好档案管理工作，对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件，不仅是企业管理的重要环节，还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说，档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用，还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施，能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面，将相关核电建设的文件进行分类处理，建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程，还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲，档案管理工作的现状主要表现如下：首先，事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程，但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程，最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次，档案管理工作人员的配置问题，事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员，而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而，导致档案管理工作混乱，相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况，对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构，在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门，最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理，同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上，根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时，要兼顾分级管理的原则，事业部搭建统一的档案管理模式，明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范，确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求，可以将档案管理体系分为两个层次：

①管理程序。是根据体系文件的编制要求，对档案管理工作作出规范，着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则，并根据核电建设的实际情况，对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言，大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联，并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以，大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的，不仅档案的完整得不到保证，还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作，必须确保时效性和完整性，在工程进行过程中，将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此，必须结合文件与档案的共同点，将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手：

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中，首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容，档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况，对档案的类别进行科学的划分，可以分为以下七个类别：人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的，需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施，建立适合自身的归档流程。从而，顺利完成对文件材料管理的相关归档流程，确保文件材料的归档完整性。同时，在处理不同类型的文件和材料时，需要对文件材料进行充分的了解，按照文件的先后顺序进行归档，并对归档流程中的要求进行明确，保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度

归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时，要考虑的问题很多，既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率，又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面，核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通，制定合理的归档时间。归档时间的确定，需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程，是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本，也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象，保证在核电项目中档案的完整，最终实现文件向档案的方向转化的目的。

第15篇

关键词：学校档案管理；信息化建设；问题；建议

在学校管理的各项工作中，档案管理是其中较为重要的一部分。随着教育改革进程的加快，学校传统的档案管理在应用的过程中表现出了种种弊病，这种种弊病的解决在很大程度上依赖于学校档案管理的信息化建设。但是由于学校档案管理的信息化建设发展的时间较短，其中存在的弊病较多，因此，探究其信息化建设中的问题，提出相应的改进建议，对实现学校档案管理信息化建设的科学发展具有重要的意义。

一、学校档案管理信息化建设的内容

学校档案管理信息化指的是以发挥档案的凭证作用为基础，充分发挥档案的信息功能，促使档案内容实现数字化，促使档案传递实现信息化。其中档案管理信息化的含义有三层：其一，促使档案内容实现数字化，以便于信息的读取与存储；其二，实现档案信息传递、接收、储存、利用的一体化，提升操作的便利性；第三，实现档案信息管理的网络化，增强信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，学校档案管理的信息化建设内容也包括三个方面：第一，档案信息数字化建设。档案信息数字化建设的含义是在扫描技术和数据库技术的支持下，以安全性、效益性和规范性为原则，将传统的档案内容转化为电子档案进行保存，从而构成一个有结构、有秩序的档案信息库。第二，档案网站建设。档案网站建设是档案管理机构以公共信息服务网站为平台，以网页主页的方式开展档案宣传工作、提供相关服务的服务型网站，其功能为交流、服务与宣传，其构成内容为机构信息、资源信息、工作信息和服用利用信息等。在学校档案管理信息化建设的过程中，档案网站建设是重要步骤。第三，数字档案馆建设。数字档案馆是一种远程获取档案信息的方式，其建设的目的在于促使用户能够以便利快捷的方式获取所需信息，其特点为：在功能方面其中心是存储；在运行方面实现信息存取的网络化；在存储方面以无形的信息方法完成。

二、学校档案管理信息化建设的问题

学校档案管理信息化建设的时间较短，其中存在的问题较多，具体分析如下：第一，重视程度较低。学校档案管理工作在学校的各项工作中受到的重视程度本来就比较低，学校相关领导对档案管理信息化建设的重要性认识不完善，导致在其中投入的精力不足，投入的经费不够，与信息化建设相配套的基础设施不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的实现。第二，人才队伍不健全。学校档案管理人员长期使用传统的档案管理方法，在档案管理方面已经形成定性思维，对信息化管理这种新型档案管理方式的接受程度比较低，接受效率比较低。同时，因为相关的培训制度不健全，缺乏有效的培训激励机制，使得原有的档案管理人员出现固步自封的现象。再加之，专业的档案信息化管理人员没有实现有效的引进，人才队伍不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的发展。第三，档案管理制度不健全。受到档案管理重视程度不足的影响，学校的档案管理工作并没有被纳入政府工作体系，所以在学校档案管理方面也没有相关的规定，使得学校档案管理缺乏统一的标准，影响了档案管理的规范化建设，最终影响了档案管理工作的信息化建设。

三、学校档案管理信息化建设的建议

针对上述问题，本文针对学校档案管理工作的信息化建设提出以下建议：

第一，提升重视程度。首先，教育部门要针对学校档案管理的信息化建设召集学校领导召开相关会议，促使学校领导充分认识到学校档案管理信息化建设的重要性，端正学校领导对信息化建设的认识，进而提升全体师生对档案管理信息化建设的认识，以在学校领导的支持下在档案管理信息化建设方面投入充足的精力、人力和物力，为档案管理信息化建设的实现奠定良好的条件。

第二，完善人才队伍建设。在档案管理信息化建设的过程中，人才是决定档案管理信息化建设效果的重中之重。在新形势下，档案管理人员不仅要做管理员，更好成为档案信息的“数据库”和“百事通”。为了达到这样的要求，档案管理员要主动提升自己的专业素养，丰富自己的计算机应用技能和数据库能力，紧追档案管理信息化建设的步伐。同时，学校要做好档案管理人员的培训工作，定期开展培训，号召全体档案管理人员积极参与，并制订定期考核计划，对于未能通过考核的档案管理员对其进行再教育，如再次考核不过关，就予以辞退处理。除此之外，学校档案管理系统还要积极引进专业的档案管理信息化建设相关人才，做好信息化档案系统的设计与维护工作，带领全体档案管理人员提升信息化建设素养，以最终建设一支高素养的信息化建设人才队伍，以进一步推进档案管理工作的信息化建设步伐。

第三，完善制度建设。在学校档案管理工作信息化建设的过程中，对其产生阻碍的因素之一就是不规范的制度。建设规范的制度，要处理好标准化制度和规范化制度之间的关系，促使二者相互协调，共同进步。首先，要建设一个具有统一性的网络目录标准。因为档案内容较多，形式多样，录入标准和管理标准不统一，导致查阅困难。因此，要完善档案管理的信息化建设就要统一档案管理标准，以便提升档案管理效率和查阅使用效率。其次，要建立一套较为完善的制度，比如建立电子档案管理制度、重要场所的进出制度、电子档案系统的安全运行制度等，以实现档案信息的规范管理。

第四，完善数据库建设。首先，要搭建一个学校档案管理信息化建设平台，以《档案法》的相关规定为依据，规范档案管理规章制度，对学校档案进行分类处理；其次，要实现资源共享。学校档案管理部门要联合学校的其他部门制定档案管理的联合目录，并形成完善的网络系统，以便于实现一体化管理，以便于实现资源共享。第五，完善硬件设备的配置。档案管理的信息化建设在很大程度上依赖于硬件设备，因此，为了推进学校档案管理信息化进程的实现，完善硬件设备配置是关键。档案管理部门的相关人员要将所需的硬件设备进行统计，将其上报给学校领导，学校领导要尽快予以审批、拨款，完善硬件设备的配置，以完善档案管理的信息化建设。

四、结语

随着教育改革进程的加快，传统的学校档案管理模式在工作的过程中表现出了种种缺陷，不利于实现学校档案的规范化管理，不利于提升档案的利用水平。因此实现学校档案管理的信息化建设具有重要意义。学校档案管理的信息化建设包括三方面的内容，分别是：档案信息数字化建设、档案网站建设和数字档案馆建设。目前存在的问题是重视程度较低、人才队伍不健全、档案管理制度不规范，针对这样的问题，本文从提升重视程度、完善人才队伍建设、规范制度建设、完善硬件配置、完善数据库建设五个方面对学校档案管理工作的信息化建设进行了探究，具有一定的价值。

参考文献：

[1]李静.学校档案管理的信息化建设与问题对策[J].黑龙江史志,2014,(9):98.

[2]陈航.学校档案管理信息化建设“失范”与相关对策分析[J].卷宗,2014,(5):45-46.

[3]马美玲.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2013,(23):95.

[4]李嵘.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科教导刊,2013,(22):240-241.