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合同作为体现签约各方的真实意思表达,在建设项目管理中处于重要地位,在建设项目实施过程中,需要通过合同来完成建设项目的设计、采购、施工等建设内容;同时,合同也是建设项目档案的重要组成内容。保证合同归档文件的真实性,是建设项目合同管理的基本出发点。
而若想在项目档案验收过程中对相关的合同管理进行有效审核,审核员应当对合同及合同管理、合同形式及相关内容等方面有比较全面的认识。本文以与建设项目竣工验收相关的标准及规范中所提出的合同管理要求,结合近年来我们参与建设项目档案验收及建设项目竣工验收的经验与体会,对如何加强建设项目合同管理予以初步探讨,希望有助于深化各方面对建设项目合同管理的认识。
一、合同及建设项目合同管理的基本概念
在讨论合同管理时,应当理解“在合同法甚至民法上,协议基本上是合同的同义语”,由此可见所谓 “合同”与“协议”的含义本身就具有是在签约各方协商一致的基础上达成的,是指平等民事主体之间如政府机关、社会团体、企业、个人等自然人、法人或其他组织通过协商所达成的设立、变更、终止民事权利义务的的法律行为,同时,合同除了表示出一定的法律行为外,还可以表示由此种法律行为产生的法律关系。当我们在对建设单位的合同管理情况进行审核时,应当注意到关于合同的内涵含义,所以,当进行项目档案验收时,对以“合同”、“协议”、“备忘录”等名义出现的文件,应当都按照合同来对待,体现了建设项目过程中建设单位与参建单位通过平等协商与相关单位(一般为企业)所建立的法律关系及所应当承担及实施的法律行为。
进一步而言,当我们在项目档案验收及建设项目竣工验收时,只要是属于以上所述“合同”类型的文件,都应当注意其是否体现了合同所应当具备的法律行为及由此产生的法律关系。因此可以看出,建设项目合同管理的实质,体现出建设单位在建设项目进行过程中, 对项目合同的管理控制能力,而通过对合同管理情况的审查,可以对建设项目的实施过程予以公正的评价。
档案与其它信息系统的最大区别之一,在于不仅可以提供真实的信息,还在于可以还原其在归档时的原始状态,可以实现回溯性查找。建设单位在建设项目进行过程中所签订的招标、设计、施工、监理、设备采购以及职业卫生(劳动卫生)评估、安全评估等合同文件(合同档案)成为评判建设单位所承担的建设项目活动是否依规进行、合法有效的依据。
二、与建设项目合同管理相关的标准及规范性文件
自从我国改革开放以来,我国的法制化管理环境已经基本确立并且仍然在不断完善中,依法对建设项目进行管理,是保证建设项目能够实现建设目标的主要手段,为此,国家相关部门了一系列的标准及规范,以达到对建设项目进行有效管理的目的。因此有必要对这些在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中需要执行的标准及规范予以充分认识,才能在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中自觉有效地执行相关规定。这些需要关注的标准及规范主要有:
1.在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中,《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)是使用最为广泛的标准文件之一,在DA/T28中做出了以下明确规定:
6.8 合同要求
6.8.1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任;可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。
6.8.2 由施工单位编制竣工图的,应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数),以及因修改增加新图的责任:凡由设计单位编制竣工图的,可单独签订竣工图编制合同。
6.8.3 施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
6.8.4 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。”
DA/T28中的这些条款,对编制竣工图及建设项目的监理单位所应当承担的合同义务做出了明确规定。
2.在2015年,国家档案局和国防科工局的《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中,也对此做出了相应规定:“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同(协议)时,应设立专门条款,明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。” 该规范性文件还进一步明确规定:“建设单位在支付合同款前,应审查参建单位的项目文件归档情况,对于未按合同(协议)要求提供项目档案(文件材料)的,暂停或不予支付。”
另外,在《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中也有类似的规定:“电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式,对文件的收集、整理、归档提出明确要求;在项目建设过程中,结合项目进程,对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查;单项工程验收、合同验收时,应同步进行档案验收。”
对于项目档案验收的专家来说,掌握这些标准、规范性文件对合同管理的要求,是非常必要的。
三、审查建设单位合同管理时需要关注的内容
那么,在审查建设单位建设项目合同管理状态时,应当关注哪些内容呢?或者说通过哪些方面的审查来评价建设单位的合同管理状况呢?结合我们在建设项目验收中的经验来看,在评价建设单位的合同管理状态时,可以从以下几个方面进行。
1.与建设单位签订合同、建立起合同法律关系的资质方面
按照相关规定,在签订建设项目合同时,如果对参建单位的资质有相关要求时,则应当对合同主体的资质进行审核,如果与建设单位签订合同的另一方不具备所要求的资质,则导致所签订的合同无效。
例如,承担建设项目招标项目的参建单位,应当具备相关的招标资质,如其资质证书规定其只拥有机电工程招标资质的单位,就不能承担土木工程的招标项目;如果要求具有相关的保密资质时,也需要其提供相关的保密资质证明文件;或者应当是由具有甲级资质的咨询单位进行的项目评估,就不能由仅仅具备乙级资质的单位来承担。
2.建设项目合同文本的有效性方面
建设项目合同文本指具备相关资质的参建单位与建设单位所签订的合同(协议)是否具备让合同(协议)产生效力的要素。如果合同(协议)文本不具备合同(协议)产生效力的要素,即使是签订合同(协议)的单位资质符合要求,合同(协议)同样不会产生法律效力。这种让合同(协议)产生双方所希望的法律效力的要素被称为合同(协议)的“生效要件”。
一般来说,合同(协议)的生效要件包括以下内容:
a签约双方具备独立承担合同义务的主体资格,如具备相关资质;
b合同(协议)表达了签约双方的真实意思;
c合同(协议)生效的时间;如在合同(协议)规定“本合同自双方签字之日起生效”的条款,但合同(协议)的文本中却没有签字时间;
d合同(协议)所规定的条款不符合建设项目批复文件的要求或内容时,其合同(协议)实际上也属于无效。
当然,导致合同(协议)无效的表现形式不止以上方面,但就我们的经验看,这几个方面是在建设项目档案验收及建设项目竣工验收过程中对项目合同(协议)进行审查时,经常出现的导致验收组专家对合同(协议)的法律效力提出质疑的方面。
3.建设项目合同的整理组卷方面
建设单位的合同管理,包括对项目档案的管理在内,因此,考察建设单位合同档案的整理、组卷,也是建设项目档案验收的主要内容。通过查看合同档案的案卷质量,同样可以反映出建设单位项目管理及合同管理的情况。
查看合同档案的案卷质量时,不仅要查看以上的内容,还应当对合同文件划分、组卷等案卷质量的进行查看,主要考察其整理组卷是否符合档案整理的基本要求,如是否与相关活动产生的文件一起组卷、合同的附件(技术协议、备忘录等)是否与合同合并组卷等等。
特别需要强调的是,归档的合同应为原件。
四、建设单位合同归档制度实施情况
在考察建设单位的合同管理时,除了考察其合同档案的案卷质量等方面,还应当对建设单位是否执行了相关标准或规范提出的合同管理要求情况进行考察,如相关标准规定:建设单位在与中标单位签订合同时,宜做出专门的归档文件内容,规定相关的项目文件收集整理条款,条款中是否提出了对建设项目归档文件的质量要求。
Savvy:如果该单位设有专人管理,有专门针对合同的规章制度,而且,合同相对比较集中,那么,可以单独作为一个类别进行管理。
一井水:合同档案是按文种划分的,而企业档案分类是以工作职能来划分的,如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类,每类都可能涉及合同档案,因此,属于哪类合同归到哪类进行管理。
Zhoumingming:合同比较多的单位,把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且,科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置,查找方便。
后发制人:如合同数量不是很多、比较零散时,可不单独设置模块,将其归入对应门类便可;如合同数量较多也相对集中,最好另设一个模块单独管理。
zzia050406220:比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去,像“一井水”所说,属于哪一类就归到哪一类去,在管理系统中建立合同数据库,将合同的基本信息,如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系,维护其完整性和系统性,又实现了检索和利用的便捷性。
savvy:还有另外一种方法,那就是实体集中存放,然后,通过档案管理系统,将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。
郭东升:一般说,不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则,应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业,国家为之出台的分类暂行规则,是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架,结合单位实际编制本单位的分类方案。
Smxlhy:同意一井水的观点,合同档案应归入相应类别,并区分不同价值来保持文件间有机联系。
一井水:合同是一类文书的名称,而不能把它作为一类档案,企业档案基本是按照工作职能来分类,每一项工作职能都会形成相关合同档案,并不需要人为拆散合同,而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类,那施工合同归入基建档案行,归入合同档案还行,就不具有唯一性了。
Savvy:我们单位的合同工作由专门部门进行主管,并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员,本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性,很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管,也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析,其实,已经区分了部门(工作职能)和年度,但作为相对独立的一项工作,把合同档案单独管理更为恰当。
郭东升:在企业档案整理中,同一类目的合同数量多,应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同,应该归在不同类目里。
马帅章:合同应与其涉及事项放在一起,保证了某一项工作档案资料的完整性,也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起,管理利用都很方便!
Zhoumingming:合同档案能否单独设类,主要看是否方便查找利用,不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位,如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢?
马帅章:合同数量特别多的意思如何理解呢?即便是特别多的话,依然可以与所归属事项资料放在一起,这样,也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类,可在以下两种情况应用:一是全部档案的主体以合同为主,二是所有档案中合同利用率特高,而其他档案利用率平平。
小鱼儿:针对合同档案的管理问题,各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少,大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档,既保证了文件材料的完整性,查找利用起来也比较方便。企业单位,往往企业合同比较多,可把合同单独设为一类,便于更好地为企业服务。比如,我们为一民营企业指导,在帮助其制订分类方案时发现,企业的各种证照、验资报告利用率比较高,如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况,就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然,不太符合档案管理的相关规则、规定,但得到了企业的认可。
Savvy:证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开,我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。
zhouya1117:1.在合同档案相对较少的时候,合同档案自然不必单独设类,属于不同类目的合同,应归档在不同类目中;可采取双套制的方式,复印一套合同集中后做成资料,方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候,尤其是针对某些特殊系统、特殊单位,就应单独设置类目对合同档案进行管理。
郭东升:我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为,无论合同多少,属于不同类目的合同,应该归档在不同的类目中,即使在合同档案相对很多的时候。试想,一级类目如果是合同类,行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了,就会平行类目交叉、上下类目互不从属,类目混乱不言而喻。
龙正义:如数量比较多,可专门划为一类;如数量较少,则可归入文书档案之中;如是跟某个项目有关,则放入该项目档案之中,这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理,那所有文件不分种类全部可以大流水排序,所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案,通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索,甚至可全文检索,还可自动相似性排序,跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时,档案实体如何分类如何排序已经不重要了。
Savvy:近期,我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录,正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案,一是高度集中;二是维持部门分别保管;三是分类管理,有统有分。
小刀:汇总合同目录一由档案管理部门弄,二或由合同管理部门弄,我们这边多是合同管理部门弄的,相当详细。保管方案还是集中管理便于管理,利用上应该也不存在影响因素,是我就选择高度集中。
亓晓华:据了解,有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时,甚至根本不归档,长期滞留在经办人或单位负责人手中,甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全,产生诸多危害。要做好合同档案的管理,我认为,须做到以下五点:1.加强合同档案归档的宣传工作,规范合同的文本格式,增强职工的档案意识和法律意识;2.把好合同档案归档的关口,确保合同协议的及时、高效归档;3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类,以便查找利用;4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识,变“被动”为“主动”;5.逐步实现合同档案管理信息化,进一步加强合同档案归档管理。
月色微凉:本人根据公司情况,做了一个《合同档案整理指引》。
一、范围:本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。
二、合同整理要求:1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同;2.各类合同的文本(正、副)及其相关附件资料随合同一起归档;3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分,必须由各项目公司的综合档案室统一管理,任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。
三、合同整理方法:1.收集。(1)对方先盖章的合同:合同签订后,由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后,由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档;(2)我方先盖章合同:各经办部门专(兼)职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕,在收到双方盖章生效的合同原件后,即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处;(3)合同履行中如发生合同纠纷,承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后,及时向本单位的档案部门移交归档,档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。(1)合同档案实行按件归档的方式;(2)合同档案按年度—保管期限来整理,同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号,并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限,在档号结构中,用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”,即永久为“1”,30年为“2”,10年为“3”,5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。(1)合同档案号的形成:全宗号—分类号—年度—保管期限—件号;(2)盖档号章的位置:文件右上角,尽量不要压盖原合同内容;(3)填写档号章里的内容:类别号为“H”;年度一般以合同里盖章处的签订日期为准;保管期限填写:“10年”“5年”等;件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。(1)统一年度统一保管期限档案装一盒,数量多的可以分盒装,但是件号保持连续;(2)每一盒内部合同档案装盒顺序:卷内备考表置于盒底,中间是归档合同档案,上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。
四、合同档案的利用:1.在合同期内,各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同。2.外借合同原件不得涂改、损坏,并及时归还。
关键词:合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。