合同档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质合同档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

自身的合法权益而采取的必要手段。笔者在此结合实际工作，简要的

阐述和分析了合同档案管理的相关问题。

关键词：项目合同；合同档案；管理

1 前 言

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。

2 合同档案的有效管理

2.1合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给归档部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”如果在合同用印环节即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。

对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单。待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

2.2 合同档案的整理

合同档案按“先问题再时间”的原则组卷。案卷内反映同一个问题的合同文件应排列在一起。如果合同文件数量多，可按问题组成几个卷，按时间顺序或问题重要程度排列。划分合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。

例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考指标；可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的管理

在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要，与当前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这也给合同档案管理带来一定风险性。首先，合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各阶段执行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由计划部对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。

3 对变更、撤销和失效合同的管理

对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其变更与解除也应慎而处之。

《合同法》规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的，依照其规定。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。

4合同档案信息资源的开发

长期以来，合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。积极开发合同档案资源，找准切入点，是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分，应当与信用体系互动互惠，从而发挥更大的现实意义。

第2篇

关键词：企业合同；合同档案；档案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

[10]袁俊玲 《关于合同档案管理的若干思考》 山东档案 2000（04）

第3篇

关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

第4篇

关键词：农村土地流转；档案管理；信息化管理；制度化

随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

[2]房山区经管站.“农村土地承包管理工作座谈会”典型材料之一：房山区认真落实《农村土地承包法》加强承包合同规范化管理[N].中国农业信息网，2012-02-01.

第5篇

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料,随着经济结构的变化,农村土地流转现象越来越多,城乡建设频繁征占用农户承包地,农户土地承包状况时常发生变动,这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要,一方面关系到切实维护农民的正当权益,另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻,事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示,由于种种原因,当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化,保护措施疲软,诸如:有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档,可能导致信息遗失;还有工作人员变动时对档案资料交接不到位,也容易造成信息遗漏和档案损失;再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐,不符合《档案法》的规定,更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖,甚至带来实际的消极影响,给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性,在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式,加强责任意识和忧患防范意识,以期确保档案的完整与安全,为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识,提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制,要注意宣传法制知识。首先,要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训,加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识,促进各单位依法开展档案工作。其次,要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核,考核合格后领取《法制培训合格证》,然后才能参加档案管理工作,这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容,在综合培训中加强法律知识的培训,以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任,严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任,明确管理权限和责任是规范管理的基础,只有这样才能落实依法归档,才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如,签订五年或五年以上土地流转合同的,必须一式五份,县、乡、村、当事人各存一份,还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外,土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管,不得遗失。

一般来说,目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存;土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料,由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座,责任由归,防止管理上越俎代庖造成混乱,杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量,规范收集整理

传统的档案大多是手写体,其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中,土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效,要求数据准确、字迹工整、图谱易读,落款、日期及公章签字等清晰明确,具有可标识性和合法性;纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写,纸张及装订要严格按照档案保护的要求,不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度,责任到人,及时将合同信息及相关材料进行收集整理,完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询,合同整理归档后,应编制目录以备查询。

4.注意安全保管,完善信息管理

第6篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【关键词】合同档案管理；风险；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我国市场经济的持续发展，让以企业为主体的市场化经营成为了中国经济活动的新常态。而在市场化经营过程中产生的各类合同和档案，是保护和证明这些经营活动合法性的依据，因此显得更加重要。然而，由于长期的计划经济体制和经营习惯的影响，使许多企业经营者对于合同档案管理工作采取了漠视的态度，由此也提高了合同档案在管理和使用上的风险等级。越来越多的经验教训表明：只有研究和制定出切实有效的档案管理办法，才能从根本上规避这些风险，保证企业的健康发展和有序经营。

2 合同档案管理风险的主要类型

根据对多个企业合同档案管理工作进行的综合研究可以看出，目前合同档案管理方面的风险已经越来越多，这些风险基本上可归为以下几类。

2.1 管理不善导致的风险

上文讲过，长期计划经济思维和传统经I理念的桎梏造成了合同档案管理工作的严重漏洞和缺位，这一类的风险是目前为止最多的。具体而言，一般表现为以下几条：

①合同格式错误与内容缺失

虽然说中国的市场化进程已经进行多年，但是相关的法制意识还没有跟上。许多企业的合同经手人没有相关的法制观念，对《合同法》的内容知之甚少，以至于其在拟订合同的过程中常常出现合同格式的错误或者必要合同内容的漏填，从而使合同在使用时常常处于被动地位。

②合同档案整理方法不符合要求

在电子化办公模式引入商业领域之后，传统的纸质合同已经逐渐淡出人们的视野，越来越多的合同档案采用电脑填写和印刷的模式制定。虽然这样给人们带来了方便，但也给合同档案管理带来了一些问题：合同原件对于企业来说十分重要，但很多企业档案管理者却只是索要和保留了传真或者复印件这样的合同形式，这样既不符合合同档案管理的要求，也容易带来合同隐患。

③只签不存造成的混乱

在很多企业经营者眼中都有着一个固有的观念，即“只要签了字、盖了章就完事，存不存无所谓”，因此在签订合同时为了图省事或者出于随意性考虑，企业经营者往往只管签字画押，却并没有告知合同档案管理人员及时将合同档案存档，这就使得档案管理工作产生了严重的混乱，例如遗失，调包等等。这样不仅会影响使用，还会产生一定的法律困境。

④“人治”取代合同档案

中国社会讲究人情世故，在商业活动中更是如此，这就让许多企业管理者在与别人订立契约关系时一味依赖口头或者人情关系，而并不是落于纸面的白纸黑字。这样一来就使得档案管理人员陷入“查无此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的违约风险

一般而言，合同档案都是作为证明一段时间内经营活动存在的凭证，只要在规定的时间内都会具有法律效力和约束力。但是必须说明的是，企业经营活动中遇到的情况是随时在变化的，因此违约风险在合同档案使用过程中也是不可忽略的风险类型，必须引起足够的重视。然而现在很多企业经营者法制观念淡漠，契约观念十分滞后，在经营过程中经常出现随意毁约、违约的现象。再加上上文提到的几条风险的共同作用，往往使得企业在违约之后面临严重的法律问题甚至刑事惩罚，这从客观上直接延缓甚至阻碍了企业的正常发展。

2.3 保存过程中的安全风险

合同档案的妥善保存，对于其被正常使用并在关键时刻发挥法律效力是十分重要的，然而，现在很多企业的档案管理者对这一块的责任落实情况令人堪忧。不管是以往的纸质合同档案还是现代化的网络电子档案，安全问题一直都不容忽视。传统纸质合同档案保存管理过程中的防火防盗问题自不用说，在电子化档案时代，网络被攻击、电脑被侵入造成的安全风险也是十分严重的，所以，不论何种条件下做好、做细合同档案的安全保存工作都是不可忽视的。

3 合同档案管理中规避风险的具体措施

上文对企业合同档案管理过程中容易产生的风险的类型和主要表现做了详尽的说明，不难看出，不管是哪一类型的风险，其产生的根本原因都在于合同档案管理工作职责不到位和具体措施不规范。在此，本文特别提出了几条行之有效的规避风险的措施。

第7篇

【关键词】企业合同；档案；管理

一、合同档案的特点

合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，是企业发展的重要参考凭证及企业文化的重要体现，对企业生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在企业经济工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为企业档案工作中的一项重要内容。合同档案除具有一般档案共性外，还具有依据凭证性、法律约束力和实效性三个特点。

二、合同管理的关键

合同档案不单单是一种简单的档案，还有自身的一些特性。鉴于合同档案的重要性和特殊性，结合作者多年来从事合同档案的管理工作，浅谈在合同档案管理中应注意以下几个方面：

（一）明确归档责任部门，推行“谁产生、谁录入、谁审核”原则。2010年1月1日开始执行的《企业档案工作规范》中明确规定：企业各职能或承办部门应对本部门归档文件的完整和系统负责，合同档案归档责任部门应为合同管理部门，各职能部门负责积累、收集、整理应归档文件。

（二）合同档案整理范围不仅仅是合同文本，还要最大限度地保持文件之间的联系。这些联系包括以下几点：第一，各类合同都来源于企业的经济和科技活动，是处理企业与企业之间、企业与国家之间、企业与其他经济部门之间、企业各部门之间经济关系的依据，维护企业经济利益和合法权益的凭证。第二，同一合同内的文件材料是一个整体，无论是合同原件，还是企业为全面执行合同所形成的各种材料、各方面往来函电，以及在合同履行期限内形成的文件，如补充、续签合同，都是合同的有机组成部分，是处理经济关系和经济纠纷不可或缺的依据和凭证。第三，各类合同，虽然签约对象不同，内容千差万别，但都是实现一定的经济目的的工具，它是有别于其他文件材料的一种特殊文书形式。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，使合同档案以提供利用为前提，及时、完整地归档。比如：施工合同档案组成包含下列内容：①合同条款。②技术条款。③图纸及配套说明。④已标价的工程量清单。⑤投标报价书。⑥中标通知书。⑦合同协议书。⑧对方资质证明。⑨变更文件。⑩谈判记录、会议纪要等。

（三）合同档案保管期限有别于普通文书档案。合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，对一般经济合同而言，双方当事人经过要约、承诺、签字盖章后即表示该合同办理完结，这类合同标的的履行期限是划分合同保管期限的重要参考指标，如合同所依附的设备仪器使用年限、安装运输合同的结束时间等。还有一些经济合同，公证生效后，并不意味着办理完结，还需要定期检查合同的履行情况，有时需要修订、补充或更改，如长期租赁合同。另外，合同期长短也不尽相同，短的几天内履行完毕，长的要几年甚至十几年，这就要求合同档案的管理人员在划分合同档案保管期限时，要用系统、发展的眼光综合各方面信息。近年来，经济纠纷案件呈上升之势，这也要求划分合同档案保管期限必须考虑合同争议的诉讼时效问题。

（四）鉴于合同档案涉及企业诸多商业秘密和技术秘密，建立保密制度。确定合同档案保密密级，划分保密期限，以便档案管理人员根据不同密级采取不同的管理措施，确保企业秘密不会泄露和失控。制定合同档案密级和保密期限是保证企业生产经营活动正常进行、保障企业正当权益不受侵害的重要措施。

（五）统一标准，增强可操作性，确保归档质量。合同档案管理采取单立项目、自成一体、以件为单位、逐件整理、科学保管的原则，不仅便于合同的保管和利用，而且能够突出合同档案在企业档案中的位置和作用。在合同档案归档过程中，档案部门为确保归档质量，提出整理办法和质量要求，考虑企业职能部门档案移交人员大多是兼职人员，为了方便直观，可以制作合同档案整理模板供移交人员参考。

总而言之，做好合同档案管理工作，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，从而保证合同档案妥善保管、有序存放、方便利用，维护企业的合法权益，发挥合同档案在企业发展中依据、凭证和参考作用。

三、结论

合同档案管理是否规范关系到合同签约双方的利益和权益，规范的合同档案管理可以有效地保护合同签约双方的切身利益。然而目前签订合同的时候由于种种原因会存在各种各样的不规范或者困难，这样就会对合同签约双方造成不必要的风险，本文结合作者多年来从事合同档案的管理工作，从目前合同档案管理中存在的一些问题出发，并给出了一定的解决方案，为以后从事类似合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。

【参考文献】

第8篇

【关键词】合同档案；规范化法

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.

第9篇

关键词：合同档案；档案管理；措施

随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。

1 合同档案的收集

1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。

1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：

1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]

1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。

1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。

1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]

1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。

1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。

2 合同档案的整理

2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。

2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。

2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。

2.5 合同档案归档文件目录的填写

2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。

2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。

3. 合同档案的信息化建设

3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。

3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。

3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：

3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。

3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。

3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。

结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。

参考文献：

[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.

[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.

[3]储玲.试论合同档案必须实现全面质量管理[J].机电兵船档案，2009（5）：33～34.

第10篇

1 现阶段企业档案管理工作中的问题

（一）合同档案管理工作不受企业重视

目前很多企业的领导重视业绩高于一切，以为档案管理就是结束工作后的收集资料，也没有专设档案部门，这种不重视企业档案管理工作，没有完善的合同管理制度，对于合同管理过程中出现的问题没有及时认真的产生防范意识，导致部门和个人都没有明确的岗位责任心，更加没有监督和检查合同档案归档的完成情况，这就容易造成合同原件丢失，导致不必要的经济损失。此外，现在的合同管理人员大多是兼职，不是专业的合同人员，他们对自己的工作性质存在认知偏差，缺乏对于合同管理工作的基本认识，他们的合同管理知识体系不完善，甚至没有任何专业知识。正因为如此，他们在收集完档案资料后，很少会及时归纳整理，经常会出现由于不及时归档合同资料导致的合同档案整理工作混乱乃至停止的情况。除此之外，管理人员更换过于频繁也是合同档案管理工作错误频发的原因之一。

（二）合同档案资料收集困难

有效的合同包括当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、解决争议方法8要素，合同的起草、审核和履行更需要一连串的复杂环节。出于对自身利益的考虑，合作双方所拟定的合同都有不同的侧重点，各单位的下属职能部门所拟定和承办的合同内容也都存在差异。而为使合同能正常履行，需要所有责任方达成共识，并在合同上签字，使合同产生法律效益。这使得合同档案资料收集具有周期长，流程复杂等特点，增加了资料收集的困难性，和合同中途流失的风险，不利于部门开展合同收集工作。因此，在合同档案的收集管理工作中，常会产生合同档案收集中断、或是意见不统一又要重复协商的情况，这使得合同档案的完整性、及时性、规范性得不到有效保障。

（三）合同档案管理工作不够规范

大部分中小企业没有完整的合同归档管理工作管理办法，使得企业合同管理中，合同内容不完整成为了普遍?F象。有些合同承办人没有基本的合同法知识，法律知识体系不完善，也是导致合同内容不完整的原因之一。此外，合同格式的不规范，对合同档案的质量也有影响，合同承办人不尽责，缺乏责任心，在工作中经常会出现地址、数字、格式等可以避免的人为错误。在实际合同管理中，管理人员多会依照自已的思维和习惯来对合同档案进行归纳和分类，没有依托相应的合同管理专业制度，这会加重日后检索的困难，使需要归档的合同档案条目不清，难于整理。

2 企业档案管理工作改进意见

（一）统一企业合同档案的归档范围和分类方法

合同档案的分类整理说白了就是合同的分类整理，以项目建设企业为例，合同可以分为勘察、设计、设备采购、建安施工和监理等，在合同档案的归档管理工作中，可以根据不同的合同种类，将合同归档分为勘察、设计、采购、建安工程、监理、技术服务和其他等。再将合同文件按照合同前期准备文件、合同签订文件、合同执行文件分成三个类型。

另外，档案整理工作需要提高信息化水平，利用现代化的数据库及信息索引技术可以使工作效率得到明显提升。而信息化的前提就是统一合同文本格式、合同编码原则和附件清单内容等信息。

（二）明确企业合同档案的责任人和责任部门

根据《企业档案工作规范》中的规定，本项目负责人和企业内负责本项目的各承办或职能部门，有责任保证本项目或部门里的合同归档文件的完整性和系统性；项目文件形成者和企业内负责本项目的各承办或职能部门，应负责收集合同文件，并对合同文件的完整性、准确性和成果质量负责；需要归档的合同文件由档案室专职人员、承办合同部门人员，同时负责整理和收集，并对其整理质量负责。

合同归档管理工作的好坏直接影响企业未来的发展，企业领导应重视合同档案管理工作，制定切实可行的追责制度，将合同档案管理职责明确到部门及岗位职责上去，明确奖惩制度，对于出现问题的部门及个人予以适当的惩罚，对于业绩优秀的人员应予以嘉奖，以此来调动员工的主观积极性，培养更多热爱档案事业的年轻人。

（三）加强合同归档管理人员专业技能培训

企业管理人员应该定期给合同归档管理人员提供培训，逐步完善员工的法律知识和合同管理知识，提高员工业务综合水平。要求员工定期汇报工作情况，保证领导能够及时发现档案管理工作中存在的问题和隐患，提早解决。同时将绩效管理制度引入合同档案管理工作中，与奖金、晋级评定挂钩，加强合同管理人员的岗位责任心和自信心，增强员工主观能动性。此外，企业的合同归档管理人员应尽可能保持固定，培养专业人员，这样能保证合同档案归档工作的连续性。

合同管理人员本身也要积极提高自身综合业务水平，把握原则，懂得斡旋，当不同的合作单位之间，企业各部门之间，特别是领导与项目负责人之间存在意见分歧时，要勤跑腿，多动嘴，按照主要领导的主张去沟通，在沟通中求大同存小异。其次要变被动服务为主动服务，将满足用户的需求摆在首位。

第11篇

合同作为体现签约各方的真实意思表达，在建设项目管理中处于重要地位，在建设项目实施过程中，需要通过合同来完成建设项目的设计、采购、施工等建设内容；同时，合同也是建设项目档案的重要组成内容。保证合同归档文件的真实性，是建设项目合同管理的基本出发点。

而若想在项目档案验收过程中对相关的合同管理进行有效审核，审核员应当对合同及合同管理、合同形式及相关内容等方面有比较全面的认识。本文以与建设项目竣工验收相关的标准及规范中所提出的合同管理要求，结合近年来我们参与建设项目档案验收及建设项目竣工验收的经验与体会，对如何加强建设项目合同管理予以初步探讨，希望有助于深化各方面对建设项目合同管理的认识。

一、合同及建设项目合同管理的基本概念

在讨论合同管理时，应当理解“在合同法甚至民法上，协议基本上是合同的同义语”，由此可见所谓 “合同”与“协议”的含义本身就具有是在签约各方协商一致的基础上达成的，是指平等民事主体之间如政府机关、社会团体、企业、个人等自然人、法人或其他组织通过协商所达成的设立、变更、终止民事权利义务的的法律行为，同时，合同除了表示出一定的法律行为外，还可以表示由此种法律行为产生的法律关系。当我们在对建设单位的合同管理情况进行审核时，应当注意到关于合同的内涵含义，所以，当进行项目档案验收时，对以“合同”、“协议”、“备忘录”等名义出现的文件，应当都按照合同来对待，体现了建设项目过程中建设单位与参建单位通过平等协商与相关单位（一般为企业）所建立的法律关系及所应当承担及实施的法律行为。

进一步而言，当我们在项目档案验收及建设项目竣工验收时，只要是属于以上所述“合同”类型的文件，都应当注意其是否体现了合同所应当具备的法律行为及由此产生的法律关系。因此可以看出，建设项目合同管理的实质，体现出建设单位在建设项目进行过程中， 对项目合同的管理控制能力，而通过对合同管理情况的审查，可以对建设项目的实施过程予以公正的评价。

档案与其它信息系统的最大区别之一，在于不仅可以提供真实的信息，还在于可以还原其在归档时的原始状态，可以实现回溯性查找。建设单位在建设项目进行过程中所签订的招标、设计、施工、监理、设备采购以及职业卫生（劳动卫生）评估、安全评估等合同文件（合同档案）成为评判建设单位所承担的建设项目活动是否依规进行、合法有效的依据。

二、与建设项目合同管理相关的标准及规范性文件

自从我国改革开放以来，我国的法制化管理环境已经基本确立并且仍然在不断完善中，依法对建设项目进行管理，是保证建设项目能够实现建设目标的主要手段，为此，国家相关部门了一系列的标准及规范，以达到对建设项目进行有效管理的目的。因此有必要对这些在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中需要执行的标准及规范予以充分认识，才能在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中自觉有效地执行相关规定。这些需要关注的标准及规范主要有：

1.在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）是使用最为广泛的标准文件之一，在DA/T28中做出了以下明确规定：

6.8 合同要求

6.8.1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。

6.8.2 由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数（包括必须套数和主管机关要求套数），以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。

6.8.3 施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。

6.8.4 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。”

DA/T28中的这些条款，对编制竣工图及建设项目的监理单位所应当承担的合同义务做出了明确规定。

2.在2015年，国家档案局和国防科工局的《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中，也对此做出了相应规定：“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同（协议）时，应设立专门条款，明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。” 该规范性文件还进一步明确规定：“建设单位在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件归档情况，对于未按合同（协议）要求提供项目档案（文件材料）的，暂停或不予支付。”

另外，在《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中也有类似的规定：“电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式，对文件的收集、整理、归档提出明确要求；在项目建设过程中，结合项目进程，对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查；单项工程验收、合同验收时，应同步进行档案验收。”

对于项目档案验收的专家来说，掌握这些标准、规范性文件对合同管理的要求，是非常必要的。

三、审查建设单位合同管理时需要关注的内容

那么，在审查建设单位建设项目合同管理状态时，应当关注哪些内容呢？或者说通过哪些方面的审查来评价建设单位的合同管理状况呢？结合我们在建设项目验收中的经验来看，在评价建设单位的合同管理状态时，可以从以下几个方面进行。

1.与建设单位签订合同、建立起合同法律关系的资质方面

按照相关规定，在签订建设项目合同时，如果对参建单位的资质有相关要求时，则应当对合同主体的资质进行审核，如果与建设单位签订合同的另一方不具备所要求的资质，则导致所签订的合同无效。

例如，承担建设项目招标项目的参建单位，应当具备相关的招标资质，如其资质证书规定其只拥有机电工程招标资质的单位，就不能承担土木工程的招标项目；如果要求具有相关的保密资质时，也需要其提供相关的保密资质证明文件；或者应当是由具有甲级资质的咨询单位进行的项目评估，就不能由仅仅具备乙级资质的单位来承担。

2.建设项目合同文本的有效性方面

建设项目合同文本指具备相关资质的参建单位与建设单位所签订的合同（协议）是否具备让合同（协议）产生效力的要素。如果合同（协议）文本不具备合同（协议）产生效力的要素，即使是签订合同（协议）的单位资质符合要求，合同（协议）同样不会产生法律效力。这种让合同（协议）产生双方所希望的法律效力的要素被称为合同（协议）的“生效要件”。

一般来说，合同（协议）的生效要件包括以下内容：

a签约双方具备独立承担合同义务的主体资格，如具备相关资质；

b合同（协议）表达了签约双方的真实意思；

c合同（协议）生效的时间；如在合同（协议）规定“本合同自双方签字之日起生效”的条款，但合同（协议）的文本中却没有签字时间；

d合同（协议）所规定的条款不符合建设项目批复文件的要求或内容时，其合同（协议）实际上也属于无效。

当然，导致合同（协议）无效的表现形式不止以上方面，但就我们的经验看，这几个方面是在建设项目档案验收及建设项目竣工验收过程中对项目合同（协议）进行审查时，经常出现的导致验收组专家对合同（协议）的法律效力提出质疑的方面。

3.建设项目合同的整理组卷方面

建设单位的合同管理，包括对项目档案的管理在内，因此，考察建设单位合同档案的整理、组卷，也是建设项目档案验收的主要内容。通过查看合同档案的案卷质量，同样可以反映出建设单位项目管理及合同管理的情况。

查看合同档案的案卷质量时，不仅要查看以上的内容，还应当对合同文件划分、组卷等案卷质量的进行查看，主要考察其整理组卷是否符合档案整理的基本要求，如是否与相关活动产生的文件一起组卷、合同的附件（技术协议、备忘录等）是否与合同合并组卷等等。

特别需要强调的是，归档的合同应为原件。

四、建设单位合同归档制度实施情况

在考察建设单位的合同管理时，除了考察其合同档案的案卷质量等方面，还应当对建设单位是否执行了相关标准或规范提出的合同管理要求情况进行考察，如相关标准规定：建设单位在与中标单位签订合同时，宜做出专门的归档文件内容，规定相关的项目文件收集整理条款，条款中是否提出了对建设项目归档文件的质量要求。

第12篇

一、 甲方受乙方委托，将其聘用的__________人事档案存入甲方。

二、 甲方管理责任

1．负责办理人事档案接收手续，保留存档人员原工作身份，人事档案调出甲方时按原工作身份介绍到新的档案接收单位（存档人员为非北京户籍人员的，与乙方解除聘用关系后，档案不得在北京市内调转，其档案须转回原籍人才服务机构或变更新的委托单位，重新签订存档合同）。

2．保管人事档案，负责向有关组织、单位出具档案中已记载的材料。

3．负责按档案记载以及国家和北京市有关规定为乙方提供相关人事服务和管理。

4．甲方在未得到乙方的书面通知时，不得应存档个人要求改变存档合同、调转人事档案或出具有关人事证明。

5．甲方不负责其它管理及保险责任。

三、 乙方管理责任

1．应按国家有关规定为存档人员办理各项社会保险。

2．负责收集存档人员在乙方工作期间形成的档案材料，及时交甲方归档。

3．乙方对聘用的应届大中专毕业生在见习期（一年）满后应及时到甲方领取转正定级表，做出考核鉴定意见后，送交甲方办理转正定级手续。

4．存档个人到甲方办理各种手续时，乙方应为其向甲方出具介绍信。

5．乙方应按甲乙双方协议规定支付人事费。如发生欠费，须在甲方提供相关服务或档案要求转出时补齐费用。

6．乙方与存档个人解除聘用关系后，乙方应在一个月内，按甲方规定的书面格式通知甲方，同时出具存档人员聘用期间的工作鉴定，交回此合同并注明存档人员存档费缴纳截至时间。

四、 本合同自双方签字之日起生效。

五、 本合同一式两份，双方各执一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（签字盖章）

乙方：_________________

（签字盖章）

_______年_____月_____日

第13篇

关键词：档案管理电力系统对策

引言

电力档案是电力工业发展历史的真实记录。随着中国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。我们应当借助档案，了解过去，总结经验，汲取教训，扬长避短，从而改进和制定企业的管理模式，使企业充满蓬勃生机和活力，在改革的大道上越走越宽，越走越远。

一、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。

二 档案工作内容

a.文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。

b.档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。

c.档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素,档案始终处于渐变性的损坏过程中,为使其长久保存,采用科学方法对档案加以有效的保护。

三、电力企业档案管理中存在的问题

1档案管理信息化建设滞后

一是少数电力企业领导对档案信息化建设的认识不够深刻，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，对档案信息化建设缺乏必要的资金投入。二是企业档案信息化缺乏相应的制度和标准，在具体工作的开展过程中缺乏具体可行的依据。三是档案信息资源的开发利用程度较低。有的企业尽管档案数字化建设前期花了很多精力，但没有对数字化资源进行持续开发和利用。还有的尽管实现了计算机检索和利用，但仅限于档案室内部使用，而没有在整个企业内部实现信息资源的网络共享。四是档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化建设和管理人才。

2档案管理体系不健全

一方面，当前对各电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，比较重视，对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。另一方面，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工时就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统

性、完整性和规范性。让一些应该归档的材料没有归档，而不应该归档的材料却归档了。

3档案记录不完善

一方面，当前很多电力企业档案管理只注重整理收集技术数据资料，对生动、形象的声像档案却完全忽视了，有的单位虽然有配置录音、照相或者摄像等设备，但却没有发挥其应有的作用，有的即使进行了相关声像资料的收集，却没有按档案管理要求送档案室归档保存，

造成了多数声像资料的流失，影响了声像档案的长久保存和有效利用。另一方面，部分人员在档案管理的细小方面也不规范，比如档案记录方法方面，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这些细节方面极大程度影响了计算机的检索，降低了检索效率。

4档案管理中暗含安全隐患

概括而言，电力企业档案管理工作中存在的安全隐患有以下几种情形。其一，档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房选址不恰当，因湿度过大而导致库房日久生霉。有的档案库房使用玻璃门、玻璃窗，只在门窗上贴一层挡光纸或者普通窗帘作为防护。其二，档案库房的使用不合理。有的企业档案馆在经历多次搬迁之后，临时找几间房作为档案库房，由于面积狭小，大量档案只能杂乱无序地堆积在一起，并且由于窗外没有专业化的防护设备，室内又没有配备灭火设施，因此隐含了发生盗窃或火灾的忧患。

5档案管理的理论研究和业务指导滞后

电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题，亟需加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题，电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。

四 做好电力企业档案工作的对策

电力企业出现上述问题是带有普遍性的，对经常出现的这些问题如不及时解决，就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源，其利用价值就会被浪费，影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施：

1持续培训提高档案管理人员专业素质

加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先，可以采取多种有效的培训方式，一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导，另一方面还可以采取现场培训的方式，将培训和实际操作相结合，使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。其次，要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员（尤其是新进档案人员）进行定期培训，还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况，根据实际需要，不定期地开展有针对性的培训。

2 配备现代化档案管理设施

实现档案管理现代化，必须配备档案管理技术设备，采用最新、最先进技术、提高档案管理的科技含量。档案办公自动化所配置以电子计算机为核心，配有光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像等专用设备。采用高新技术手段将大量声像、文字资料信息集中于档案管理服务器上，其存储载体主要以照片、唱片、影片、光盘等磁性材料的形式出现。声像档案有着文字记录材料无法比拟的优点,即信息传递准确逼真、信息记录密度高、信息受众覆盖面广。

3 规范档案管理制度

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量

4加强对电力声像档案的重视

首先，电力企业高层领导要改变传统的档案管理模式，全面加强对声像档案的归档、保护以及有效利用等工作环节的重视，在资金投入、人员配备等方面给予足够的支持，并抓好制度建设工作，不断强化档案管理人员对声像档案的重视程度。其次，对于电力工程人员而言，要严格规范其在整个业务探讨工程实施过程中对声像资料的全程收集工作，并建立起严格的声像档案移交制度，从而避免声像档案在移交过程中的流失。再次，要开展有效的声像档案维护工作。具体而言，一是对声像资料的保管、借用、开发等一系列环节都要制定出严格的规定；二是避免声像资料受到光线、磁场等因素的影响；三是定期开展声像资料的备份工作；四是定期倒带检查部分长期保存且不常用的声像资料载体，并对其及时修复、复制，或者光盘刻录延长其使用寿命。

5认真做好档案安全防护工作

具体而言，电力企业要按照国家对档案保管保护的相关规定，通过投入专项资金,配备防火、防盗、防潮、防有害生物侵蚀等必要设施，建立起符合档案安全保管条件的专门库房。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理工作，尤其是对一些特殊载体的档案，更要采取有效的安全防护措施进行重点保护。

6加强档案的信息化建设

信息技术的迅速发展对电力档案管理工作的影响不言而喻，这就需要电力企业结合自身条件，尽快把档案的信息化建设纳入企业的发展规划之中，并予以实施。对于经济效益相对较好、现代化管理水平相对较高的电力企业，全面开展档案信息化建设应包括如下内容，一是建立健全电子文件的管理制度：二是对电子文件和电子档案进行全程管理；三是通过建立企业内部的网络服务系统来实现资源共享；四是积极开展非电子档案的数字化转换工作。

五 总结

随着科学技术的迅猛发展，电力企业档案事业正面临着信息时代的挑战。电力企业的档案管理工作是一个庞大的系统工程，会随着企业内部对档案管理力度的改变以及各种新技术的推陈出新而不断发生变化。因此，这一问题的研究也将是一个动态和持续的过程，还需要更多的档案管理业内人士在今后对这一问题进行更加深入和系统的研究。

参考文献:

[1]陈琳,电力企业科技档案管理与利用的探讨[ J],研究探讨,2008(09)

第14篇

关键词：档案管理；实施；应用；措施

前言

档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。

1 系统简介

档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。

2 系统实施和应用

2.1 数据整理

基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。

历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。

2.2 系统配置

信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。

2.3 系统培训

公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。

2.4 数据迁移

数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。

2.5 应用中存在的问题

目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。

3 档案管理的几个改善措施

3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。

按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。

3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。

档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。

配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。

强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。

3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。

结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。

4 总结

档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。

参考文献：

[1] 金波. 关于企业档案信息化建设的思考 .上海大学学报[J]，2005年9月第12卷第5期：100-103

[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316

[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211

作者简介：

第15篇

关键词：车辆档案管理；系统设计；应用分析

1.车辆档案管理系统目标

车辆档案管理系统相对于传统的车辆管理系统，具有很多的优点。车辆档案管理系统要达到的目标主要有以下三个方面：

1.1.实现对车辆档案管理的自动化和系统化，使得管理方式更加规范化。目前已有的车辆档案管理系统中，部分存在着客户端操作复杂，数据库安全性不高的问题。因此，给档案管理员的工作造成了诸多不便和重复操作。

1.2.对车辆的相关信息能够实现高性能的处理能力，在用户界面可以实现清晰的可视化数据传输。

1.3.及时掌握车辆的运营情况，提高车辆的利用效率和经济效益。

2.车辆档案管理系统设计方法

2.1.车辆档案管理系统功能分析及系统流程图

在已知车辆档案管理系统开发总体任务的前提下，需要对该系统的功能进行分析。车辆管理系统的功能模块主要包括：档案管理，运营管理，车辆管理，驾驶员管理，系统维护等。以上五个模块可以快速实现对车辆档案信息及其相关信息的查看、更新和分析，从而使得车辆管理人员能够更有效的实现对车辆信息的掌握。

基于以上功能分析，我们可以做出车辆档案管理系统的流程图，如图1所示。

2.2.车辆档案管理系统主要功能模块设计

车辆管理系统功能模块的设计主要是基于VB应用程序和Access2000数据库系统，能够通过VB窗口对数据库进行操作。系统采用服务器（Server）形式，既方便实现车辆信息的查询，而且也大大提高了程序的可维护性和重复利用性。由于系统模块详细设计繁多，本文只对登陆界面设计和车辆档案录入设计进行介绍，其他模块设计方法类似。

2.2.1.用户登陆界面设计

系统登录窗口是操作用户进入系统的惟一入口，分为两种权限：管理员权限和普通用户权限。通过在”登录”按钮的Click事件下使用SQL语句判断用户名称，密码和用户类型，进入系统。操作用户的权限不同的功能模块也不同，管理员可以维护整个系统和系统操纵身分，而普通用户只能对系统各别功能进行操作。如图2所示。

2.2.2.车辆档案录入操作窗口

车辆档案录入操作窗口用于添加，修改，删除车辆信息。车辆档案的添加，修改，删除可以通过ADO对象来实现，也可以通过ADO控件实现，要使用到AddNew，Updateh和 Delete方法。其设计图如图3.

3.车辆档案管理系统的应用分析

整个车辆档案设计过程中，需要应用到VB应用程序和SQL SERVER 2000数据库的应用技术。SQL Server是由Microsoft开发和推广的关系数据库管理系统（DBMS）一共有6个系统数据库，其中最重要的是以下两个：

3.1.Master数据库是SQL Server系统最重要的数据库，它记录了SQL Server系统的所有系统信息。这些系统信息包括所有的登录信息、系统设置信息、SQL Server的初始化信息和其它系统数据库及用户数据库的相关信息。

3.2.Model数据库是所有用户数据库和Tempdb数据库的模板数据库，它含有Master数据库所有系统表的子集，这些系统数据库是每个用户定义数据库需要的。

以上两个数据库不仅能够配置系统环境和管理SQL Server，而且由于能够以层叠列表的形式来显示所有的SQL Server对象，因而所有SQL Server对象的建立与管理都可以通过以上两个数据库来完成。SQL Server 2000是为迅速提供可伸缩性电子商务、企业及数据仓库解决方案而开发的完整数据库与分析软件产品。SQL SERVER 2000定位于Internet背景下的数据库应用，它为用户的Web应用提供了一款完善的数据管理和数据分析解决方案。

参考文献：