档案建设论文范文

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第1篇

民生档案除了具有一般档案的共有特性，还拥有一些独特的专有特性。一是类型多，分布广，数量大。由于民生档案与人民的生活息息相关，档案内容涉及人民生活的各个领域并呈现多种类型,出生户籍、人事调动、养老保险、社会医疗、婚姻登记、教育考核、犯罪记录、住房拆迁、工商注册等部门都会产生海量的民生档案，这些档案涉及社会各个层面，内容多样，数据巨大,受众群体人数多,服务机构触及多领域,从中央到省、市、乡镇的各政府职能部门到各事业单位、公益性的社会团体都管理着大量的民生档案。二是关注度高，独立性强。由于民生档案与公民的自身利益密切相关,是为解决人民群众最关心的民生问题而存在的，因此民生档案作为维护自己权益时最有利的武器成为众多档案之中被民众普遍关注的一种档案类型。同时民生档案在有关民生专业性工作开展的过程中可以发挥其相对独立的价值和作用，例如某些社区档案（低保户，残疾人等）只是小区开展的针对特定群体的专项调查，与其他的档案不具备必然联系。

因此，民生档案在其形成过程及管理方式等各方面都表现出突出的独立性。三是动态更新，隐私性强。随着我国社会制度的不断发展与完善，大量的民生档案需要不断增加新记录、新材料以保证档案的完整性和有效性，比如医疗保险、住房公积金、婚姻状况、人事政策、购房信息、纳税记录、独生浅谈民生档案建设文/高绮梁艳子女档案等大量民生档案数据都是处于实时更新的状态。同时也由于这些档案信息与公民的切身利益息息相关,一旦被公开,极有可能会被不法分子利用,严重危害到自身和财产安全，因此民生档案具有较强的隐私性，必须加大民生档案安全的保护力度。

2.我国民生档案管理的发展现状

取得的成绩：由于我国政府对民生问题的高度重视，为民生档案的发展提供了强大的政策支持及资源投入，促使我国的民生档案建设初见成效。笔者通过阅读相关文献、报告并结合自身工作总结近年来民生档案工作取得的具体成绩:(1)民生档案工作的行政法规建设与监督管理体制初步形成，管理体系更加系统和规范。（2）民生档案的资源平台建设初见成效，各部门的职能分工更加明确，建档和归档工作扎实推进，资源整合进一步推进。(3)民生档案的硬件配套设施得到改善，数字化建设逐步开展。(4)民生档案的服务技术发展迅速，管理水平和服务质量不断改善，服务效率不断提高。(5)民生档案馆服务满意度提高。因能及时和有效的满足民众的需求，民生档案取得了较好的社会效益。

第2篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期

第3篇

作者：张华 单位：河南大学远程与继续教育学院

高校档案数字化建设的问题

多年来国内档案界对档案数字化的研究与建设基本上大多停留于理论探讨阶段，在工程开发与应用方面尚未出现令人满意的成果。李清华认为，档案数字化的现状在于：档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案资源共亨的要求；标准化、规范化工作有待提高；档案管理人员的素质有待提高。王建萍认为，实现高校档案管理数字化面临的问题：档案管理现代化水平低，与高校的发展速度不相适应；电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费；档案管理系统脱离办公自动化系统而独存，两者互不兼容、各自为政，给电子文件归档设置了障碍；数字化档案利用率不高，给高校档案数字化进程造成障碍。张柯、朱艳芳认为，档案“数字化”的若干问题：受重视程度不够；档案队伍素质有待提高；数字化策略尚待斟酌。

高校档案数字化建设的对策

档案数字化建设是高校工作中的一项重大工程。赵育凤认为，对高校档案数字化建设的一些设想：要提高档案的标准化、规范化水平；要进行整体规划，分步实施；要保证经费投入，满足数字化建设的硬件要求；要建立健全严格的管理制度；高校档案馆(室)联网以后应不断拓宽信息采集渠道、充实信息资源库。林丽群认为，档案信息数字化建设的必要条件是：档案部门要重视基础性资源建设；统一的数据库；以法制为保障；档案部门要注重自身队伍的建设。加强档案数字化建设的措施有：实现档案馆业务流程处理的自动化；加快档案馆的现代化建设步伐，优化馆藏；建立档案信息数字化和资源化。高占海认为，高校档案数字化必将在技术和经济上获得大力支持，从而遵循安全、规范、高效的原则开展建设。李清华认为，档案数字化建设要注意四个方面的问题：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设；加快档案数字化人才的培养。李金云认为，加强高校档案数字化建设的对策：领导重视，加强档案工作的队伍建设；充分做好档案数字化建设的前期准备工作；做好档案数字化管理的系统化、标准化和规范化工作；提高高校档案数字化建设的安全性。王建萍认为，实现高校档案管理数字化的策略：健全高校数字平台，构建和谐共享环境；搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流；建立一支高素质、高水平的专职档案队伍；提高高校人员的档案意识。郑晨认为，高校档案数字化建设的基本内容：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设。高校档案数字化建设的基本步骤：建立高校档案领导体制；加强队伍建设；建立健全档案管理制度；建立档案数据库；建立档案网站；加大档案管理软件推广力度。胡鹏飞认为，高校档案数字化建设模式：成立工作专班及确定档案数字化应遵循的规范及标准；档案提卷；档案的整理及编写页号；标引著录；档案扫描；图像处理；扫描数据检查及验收；成品数据的验收；双层PDF文件的转化和建立全文检索；图像挂接；质量检验；资料归还。高校档案数字化建设模式中应注意的问题：档案的保密性、安全性必须保证；重要档案数字化处理的优先性必须坚持；档案数字化的保障措施必须完善。