档案管理知识点范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理知识点文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

第2篇

关键词：电子档案；纸质档案；共存性；集成化管理；措施；

中图分类号：G275.3

随着我国计算机信息技术与电子技术的不断发展与进步，其涉及到的领域越来越广泛，目前这些先进技术已经广泛应用于档案管理中。电子档案与纸质档案的集成化管理有赖于计算机信息技术，原因在于要实现电子档案与纸质档案的集成化管理，需要建立混合文件管理系统、档案管理系统与业务系统的标准接口、电子档案与纸质档案集成服务平台，而这些都需要先进技术作为支撑，计算机信息与电子技术是推动电子档案与纸质档案集成化管理的关键因素。

一、电子档案与纸质档案的共存性分析

随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。

二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：

1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务

所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。

三、总结

综上所述，电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。

参考文献：

[1]纪晓群，江媛媛，柳萍，张慧慧.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013，7（29）：233-235.

[2]杨金萍.如何利用好电子档案及电子档案的应用和管理[J].民营科技，2012，11（48）：99-101.

[3]白厚伟.浅谈加强电子档案的管理，做好电子档案的利用[J].科学导报，2013，22（13）：15-17.

第3篇

关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异

自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).

第4篇

（一）档案学概论。了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

（二）档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

（三）档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

（四）文书学。了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

二、电子计算机应用及自然科学基础知识

（一）自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法，材料的物理化学性质，电子及电路原理等。

（二）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。

（三）电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一，对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

（四）电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

（五）现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。

（六）办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

（七）电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信a息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。以便在前人的基础上，更深入一步拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作，应达到国家规定的中级以上水平。

第5篇

一、电子商务档案应用的智能化趋势

电子商务档案是企业管理的重要组成部分，是企业从事商务活动中最原始、最可靠的数字化信息。充分利用电子商务档案信息，为企业发展提供商情预测、营销策划、客户关系管理、维护企业或经营者合法权益已经成为电子商务档案应用的一个重要领域。而电子商务档案应用的智能化趋势无疑已经成为电子商务行业的重要研究方向。

1、客户关系管理的智能化。客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。

2、智能化的商情预测。面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销策略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。

3、智能化的营销策划。借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。

总之，随着电子商务的发展，智能化电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。

二、电子商务档案信息检索的智能化需求

第6篇

【关键词】电子商务；档案管理；智能化

0前言

随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。

1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施

1.1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传

档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。

1.2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化

上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。

1.3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作

对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。

2电子商务档案管理智能化发展的方向

2.1档案管理信息虚拟化

电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。

2.2档案管理信息多样化

传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。

2.3档案管理信息便捷化

运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。

3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义

3.1突破传统，节约资源

上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。

3.2便于管理

通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。

3.3提高工作效率

精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。

4结论

电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。

【参考文献】

[1]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志,2014,20:102.

[2]郑宇.谈电子商务档案管理的智能化[J].黑龙江档案,2015,01:82.

第7篇

（一）建立“双套制”模式

确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（二）规范电子档案利用方式

避免不可挽回损失。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效地管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是在采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。

（三）加强档案工作人员管理

提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上认识到电子案管理工作的重要性，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效地保护。

二、电子档案管理工作中应注意的问题

（一）要重视电子文件的存放环境

电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。由于介质的特殊性，电子文件的存放环境也十分关键。在光盘上存放，要避光、防潮、防有害气体，存放时一定要采用书立式以防光盘的变形，影响数据的读取。磁介质包括软磁盘和硬磁盘。软磁盘稳定性差，而硬磁盘稳定性还可以，但是要防磁，远离磁场的干扰。为了保证介质存放的万无一失，必须电子文件与纸质文件同进并存，以备有据可查。但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，加大资金的投入力度，不断引进现代化办公设备，争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术，使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放。

（二）电子文件归档要及时

第8篇

加强广播电视档案的管理和利用的措施

单位领导层面的人员要转变观念，从自身做起，明确单位领导者是进行档案管理和利用的第一责任人，加强对单位的领导力度。结合单位档案管理的实际和需求，制定适用于本单位的档案管理制度，规范员工工作行为。单位档案管理部门的领导要经常性地对本单位的档案管理工作进行审查和评估，及时发现并更正问题。建立档案管理责任制，将管理责任落到实处。并依照档案管理相关规定和规范标准，对单位内的档案进行归档范围和管理职责的划分，将重要声像档案的管理作为档案管理的重点，对日常档案管理和利用工作进行严格的监督指导。针对比较有专业特色的档案资料构建按照专业划分的归档管理制度，这为及时归档和保证档案的完整提供了很好的保障。要加强对广播电视档案管理从业人员的培训，培养出同时掌握广播电视业务知识和广播电视档案管理和利用能力的高端人才。定时定期筹集一定资金投入到档案管理工作中，从点滴积累起来，使档案管理设施和技术越来越完善。转变观念，增强档案管理和开发意识广播电视档案是知识经济时代的一种重要知识资源，在广播电视事业发展过程中发挥着重要的作用。广播电视媒体工作人员，从电视台办公室的档案管理人员到电视台领导层领导，每一个从业人员都要对广播电视档案管理和利用工作的重要性有清晰的认识，从思想上重视档案管理工作，重新塑造档案管理与服务的良好形象，让档案资料信息作为重要的服务公众生活的手段。可以加强与广播电视用户的交流与沟通，积极收集用户反馈信息，作为今后自身工作方向的指导，从多个层面满足社会公众对广播电视档案的信息需求。还要提高档案管理人员的素质，培养他们在档案管理工作中的耐心和责任心，提高他们的专业素质。提高档案管理和利用信息化程度为了提高档案管理和利用的信息化程度，首先要对广电单位内信息化档案管理体系做出合理准备和规划，在实现档案信息化管理的过程中，进行相关的新闻信息数据收集是基础，要搜集各种类的档案信息资料，并加以整理和归档。要确定选用何种应用软件，确定进行信息化系统管理和维护的方法；其次要在广播电视单位内建立和完善广播电视档案网络数字平台，将其重点放在功能性和互动性上。根据我国广播电视目前的状况，现阶段至少应该对在线咨询与答疑、档案查询与参考、杂志邮件及个性化页面等具有互动功能栏目进行开放和管理；实现信息化的重点是在档案管理多媒体信息系统中建立档案管理数据库，实现处理相关的文字和多媒体信息。在数据库中，相比简单的文字文件来说，图像和视频数据的存放、管理和使用等相对比较复杂和困难，所以要重点对数据库进行选择和建设，进一步加强广播电视档案管理和利用程度，真正体现信息化给档案管理带来的好处。

广电档案中声像档案的管理和利用

声像档案种类多、涉及范围广，是广播电视档案中最重要、最有价值的一部分，由于其以旨像录制技术为基础，以传递丰富多彩的画面和声音为特点，一直是最具有史料鉴赏和文献收藏价值的档案，是电视节目中记录效果最好的载体，所以，对声像档案的管理工作是广播电视档案管理工作的重中之重。档案管理人员首先要做到增强自身的服务意识，要积极了解当前形势下广播电视工作的各种新闻、政策和要求，培养自己开阔的思路和敏捷的思维，掌握当前广播电视大局，并建立服务大局的意识；要努力学习广播电视档案管理和利用的知识经验，提高自身业务素质；要有敏锐的洞察力，善于发现和利用档案资源，充分了解各类档案信息，结合当时广播电视工作重点，敢于抢抓热、难点问题。对档案资料进行合理编研，使声像作品更加生动、形象和真实，也就是说要提高音像档案的利用率，在原有档案基础上创造性地挖掘出更多、质量更好的电视音像资源。广播电视档案是广播电视管理工作的重要内容，是广播电视事业得以向前发展的有利信息支撑。声像档案本身不仅具有重要的保存收藏价值，还能够很大程度地促进广播电视台的发展，加强广播电视档案中声像档案的管理和利用，具有重要意义。

作者：倪玉华

第9篇

一、建立史志档案目录计算机检索系统

用计算机管理档案的好处就在于可以对存储在数据库中的所有数据进行整理和快速检索。

1.数据库及数据管理开放性较强。系统能够自由增、删、改数据库，满足不同档案类型的需要，做到凡是档案都可以进行管理；数据的增、删、改、排序操作简单，并且提供重复、列表、抽词、编码、通改等多种辅助输入功能。

2.档案的查全率和查准率较高。使用档案信息管理系统，只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果，系统应具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示来供查看，这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时查不到的档案，现在片刻就能拿到。

3.提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同档案类型不同的报表需求。档案员可要根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构可以自行设计和修改，加强档案中对该系统的把握，提高使用的灵活性和工作效率。

4.档案的利用统计和档案统计。使用计算机可以对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表，所有这些都有利于档案管理人员对档案管理做出及时有效的决策。要求软件统计灵活方便，只要指定几个统计项，轻点鼠标，计算机就统计得一清二楚，并打印出整齐的报表。

5.标题内关键词自动标引。可以从文件标题中自动提取题内关键词。以标题内关键词取代主题词，是计算机实现词组自动标引的一个途径，减轻录入人员标引关键词的强度。

二、对史志档案资料全文数字化

档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现史志档案图文信息的全文检索。

1.档案数字化。以纸张作为载体的档案材料，要转换成以光盘作为载体的档案，首先要进行数字化。使用键盘录入是数字化方式之一，但有很大的局限性，如录入速度慢，档案原件信息如手迹、图表、印鉴不能保留等。比较好的方法是使用扫描仪进行输入。

2.图像压缩。键盘输入的文字，是计算机中的标准内码，占用的存储空间较少，而图像文件占的存储空间则较大。这就需要图像压缩，节省图像文件的存储空间。压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，使用者可以按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。

3.图像管理。一般图像存储方法有两种，一种是把每个图像压缩后形成一个文件，取好文件名存放在硬盘或光盘上，使用时按照文件名来查找，这种方法要求给每个图像取名，非常不便，同时由于每个图像作为一个文件存储，它在硬盘或光盘上会产生大量的碎片，存储效率很低，查找起来也很慢。另一种方法就是建立一个图像库和一个索引文件，把图像全部放在这个图像库中，然后在索引文件中指出每个图像文件在图像库中所在的位置。

4.档案的数据库管理。数字化后的档案，如果散存在硬盘或光盘中，是很难利用的，关键是要管理起来，需要阅览时能很快查找出来，需要统计就能很快统计出来，需要打印就能打印出来。这就需要使用数据库来管理。

第10篇

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。

为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。

为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

第11篇

关键词：网络电子时期 高职院校 档案管理

引言：文书档案管理是高职院校档案工作的―个重要组成部分。随着电子计算机技术的发展和网络的普及，人们进入了电子网络时代，许多信息通过电子网络管理和传输。与传统的纸质文书不同，网络电子化时期下文书档案有它新的特殊性，为此，研究网络电子化时代文书档案管理，具有理论价值和现实的意义。

一、电子化时代文书档案的新特点

1、信息内容数码化

传统的文书档案通常是纸质的，随着电子计算机及各类电子设备的普及，大部分的文书档案都有电子版，或者将文字、图形、图像等信息，通过拍照、扫描等方式转换为数码或符号，进行存贮、传输，依靠相应的软硬件技术进行读取。数码化将成为今后文书档案的一个趋势，纸张、照片等形式的各类收发文、图表、文献、手册、科研成果等，都可以在计算机上以及其他数码设备上进行处理，甚至将来纸质文件将不再使用，直接以数码的形式进行流转利用。

2、文档处理一体化

纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须参与，不必知道其产生背景及印刷等有关技术，由文书形成部门的有关人员进行收集、整理、移交归档。而电子化时代由于电子文档的易变、易逝、易更改性，使得档案人员从文件形成阶段就要参与进来，对电子文件进行前端控制和全程管理，对电子文件的形成背景、软硬件环境、存取设备等进行了解，使产生的电子文件格式符合标准、规范，从而保证电子文件长期可读性、可用性。随着电子技术的发展，电子文件实行网上生成、网上修改、网上传输、网上签阅、网上批转，网络归档将成为主要归档方式，因此，在电子文件时代，文档一体化管理势在必行。

3、载体多样化

当前，随着办公自动化、数码设备的广泛应用，文书档案除了有纸质的文档外，大量的电子文档都存储在光盘、硬盘、u盘、软盘、缩微胶片等电子设备上。除了归档纸质载体的文书档案外，相关的电子文档也存储在光盘、硬盘等介质载体上进行归档，有的电子文档通过网络进行逻辑归档后，也需下载到相应的介质载体上进行保存备份。因此，电子化时代，文书档案的文字不再是单一的纸质文档，各种载体层出不穷，随着电子产品的发展，将来会出现更多新的载体和电子设备用于存储文书档案，呈现出载体多样化的特点。

4、途径多元化

电子化时代，文书档案由于信息数码化、载体多样化等特点使得其归档途径也不再是单一的纸质文档的实物移交。为了实现文书档案收集齐全完整，可以通过多种途径、多种方法进行工作。通过网络向档案部门移交的过程。主要方式有通过文档管理系统进行、通过电子邮箱接收、QQ接收等。物理归档是把电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其又可以分为以网络传输方式和以介质传递方式两种，无论哪种方式最终都要将文件存储在介质上进行保存。

5、时问灵活化

传统的纸质文件一般是每年年初，而电子化时代不仅有纸质文档还有电子文档，随着文书档案采取以件为单位的整理方法后，以及文档一体化、办公自动化的应用，比如纸质等实体类的文书档案可以依据各院校实际情况、文件数量等规定每三个月、半年或一年进行。而电子文件则可以进行实时或定期。

二、实现文书档案管理信息化途径

1、树立新的数字化文书档案管理观念

传统的管理模式下，文书、档案这一类文件的管理采用的都是纸质化管理。 在信息技术的融入下，文书档案的管理也逐渐实现了信息化和数字化，并且出现了能够对图片、文字、音频等多种数据进行综合管理的数字化档案。在对这一类档案进行管理时，必须建立起数化管理的观念，充分掌握现代化的档案管理技术、信息技术和网络技术等，真正实现管理技术方面的更新。

2、建设信息网络以实现文书档案信息共享

实现信息共享是建立电子文书档案的最终目的和要求。为此，必须在现有的技术水平基础上，进行文书档案电子化网络建设，通过统一、规范的标准管理来实现信息格式、软件程序的一体化。为达到这一目的，各个管理部门应当建立积极、良好的合作关系，制定统一的文书档案管理标准，充分实现网络资源的共享，发挥信息网络的功能。同时，应当努力实现信息的传输，使得有效信息能在最短的时间内得以应用。此外，各个部门在进行文书档案的电子化管理时，应根据自身的工作特点，进行管理上的创新，并最终形成具有部门特色的管理网络，继而为客户提供更好的服务。

3、制定文书档案管理的标准和制度

近年来，我国对网络电子下的文书档案管理投入了更多的关注，并制定了一系列的法律、法规的制定。随着信息技术的深入发展，信息管理的模式也在不断增加，管理标准的制定应

当根据相关的行业法规来进行，并且根据实际情况进行一定的调整。 电子文书档案的建立阶段是关键的环节，必须保证其规范性和标准化。在电子文书档案建立完成后还需要进行一定的调整，只有这样才能使文书档案管理符合相关制度的规定。同时要完善相应的制度建设，通过制度的规范来保证管理工作的效率。

4、加强文书档案管理信息系统建设

文书档案的电子化管理可以借鉴其他档案的管理方式，再结合已有的信息技术手段来实现管理的自动化和数字化。同时，应加强电子化档案管理与办公流程、政府部门实现信息共享是建立电子文书档案的最终目的和要求。为此，必须在现有的技术水平基础上，进行文书档案电子化网络建设，通过统一、规范的标准管理来实现信息格式、软件程序的一体化。为达到这一目的，各个管理部门应当建立积极、良好的合作关系，制定统一的文书档案管理标准，充分实现网络资源的共享，发挥信息网络的功能。

同时，应当努力实现信息的传输，使得有效信息能在最短的时间内得以应用。此外，各个部门在进行文书档案的电子化管理时，应根据自身的工作特点，进行管理上的创新，并最终形成具有部门特色的管理网络，继而为客户提供更好的服务。

5、制定文书档案管理的标准和制度

近年来，我国对电子办公环境下的文书档案管理投入了更多的关注，并制定了一系列的法律、法规的制定。随着信息技术的深入发展，信息管理的模式也在不断增加，管理标准的制定应当根据相关的行业法规来进行，并且根据实际情况进行一定的调整。电子文书档案的建立阶段是关键的环节，必须保证其规范性和标准化。在电子文书档案建立完成后还需要进行一定的调整，只有这样才能使文书档案管理符合相关制度的规定。同时要完善相应的制度建设，通过制度的规范来保证管理工作的效率。

6、加强文书档案管理信息系统建设

文书档案的电子化管理可以借鉴其他档案的管理方式，再结合已有的信息技术手段来实现管理的自动化和数字化。同时，应加强电子化档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，实现资源信息的共享。在建立文书档案系统的基础上，完善相应的设施建设。 其中，应用软件的更新和管理是关键。通过高效、快捷的档案管理可以有效提升信息管理的效率和质量。

结语：网络电子时代为高校图书馆文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。文书档案管理部门可以借鉴已有的经验，与政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系，以文书档案管理的局域网为基础，完善文书档案的基础设施建设。

第12篇

[关键词]档案馆;双向互动;保障

档案馆“双向互动”机制，主要是指档案馆在档案信息服务过程中，立足自主实践，兼顾强化自身管理与拓展公共服务功能的双重社会需要，充分发挥政府投入与社会支持、档案馆自身与社会档案利用者群体等多方面的积极性，提高档案馆公共服务水平，循序渐进地实施“公共服务型”档案馆建设的步伐。

一、建设档案馆“双向互动”机制的保障措施

（一）加强调查研究、制定相关政策

档案馆“双向互动”机制建设是具有创新性的工作内容。必然要求对一些影响、限制因素进行必要变革，也必然在客观上对传统的档案馆管理方法、模式、理念造成一定的冲击。因此，档案馆要主动争取各级党委和政府的支持，积极协调有关部门共同搞好档案馆多维“双向互动”机制建设的调研工作;并力争结合档案馆工作实际、尽快制定出台切实可行的相关政策，解决关系到档案馆多维“双向互动”机制建设发展方向的建立档案信息产业的模式、赢得社会资助的途径以及档案管理社会化运作的方式等实际问题。以政策规定作为开展“双向互动”机制建设的导向，确保档案馆“双向互动”机制建设的长效性，力求使档案馆多维“双向互动”机制建设持久地发挥作用。

（二）注意总结经验、培育人才队伍

“榜样的力量是无穷的”。档案馆“双向互动”机制建设是一种尚处于探索、完善阶段的档案馆工作方式。在开展档案馆“双向互动”机制建设过程中，要注意循序渐进地分阶段实施，总结先进典型，推广成型经验。扎实稳步地推进档案馆“双向互动”机制的建设步伐。同时还要注意到：“双向互动”是教育心理学的理论方法，其本义指在教育者与受教育者之间在教育活动中形成“沟通”与“共鸣”氛围，从而取得良好教学效果的方式。档案馆引入“双向互动”机制，势必要求档案馆工作人员在全面掌握档案馆工作理论方法基础上，还要掌握一定的心理学知识原理。从某种意义上说，这一问题已影响到档案馆“双向互动”机制建设能否顺利实施、能否取得实效。要努力使档案馆与社会公众、政府机构及档案利用者群体之间形成“双向互动”的局面，使档案信息服务具有突出个体性、兼顾趣味性、体现时代性特点，满足社会各方面全方位、多角度、大视野的系统需求确非易事：必须具备在浩如烟海、良莠混杂的档案史料中采撷整合信息的能力;熟练掌握文字表达、信息加工的技能;具备“窥视”、判断利用者心理，合理开展“公关”活动的水平以及求实创新、默默奉献的精神等。这些综合素质决非与生俱来的，需要在多维“双向互动”机制建设实践中逐渐获得、逐步加强。要变一般性号召为强制性要求，力争在较短时间内把素质、能力提高到一个新水平，切实保障档案馆多维“双向互动”机制建设拥有坚实的人才基础。

（三）努力提高认识、更新管理理念

在档案馆“双向互动”机制建设过程中，要清醒地认识到：知识经济与信息时代的影响、市场经济体制的冲击，带来了社会的巨大变革，迫使档案馆必须从转变工作观念和服务理念入手，注重“公共服务型”档案馆的理念创新，采取科学有效的方式加以应对。而不能简单采取“头痛医头、脚痛医脚”的被动方式进行消极的应付。必须根据档案馆性质、作用及功能定位，结合社会发展变化需要，树立可持续发展理念、参与竞争理念、市场营销理念、以人为本理念，以理念创新带动档案馆强化自身管理与拓展档案信息服务功能建设，推进档案馆多维“双向互动”机制建设的有效实施。

二、建设档案馆“双向互动”机制的现实着力点

“双向互动”机制建设既是档案馆迫切的现实任务，也是长期的奋斗目标，绝不能“毕其功于一役”地一蹴而就，更不能遥遥无期地拖逶延宕。必须经过不懈努力、循序渐进地加以实施。目前，建设档案馆“双向互动”机制的现实着力点为：

（一）强化完善职能、拓宽服务领域

档案馆“双向互动”机制建设的核心是使档案信息服务更好地适应现实社会发展的需要，进一步强化档案馆公共服务功能、拓展档案信息服务领域范围。因而，将其作为建设档案馆多维“双向互动”机制的现实着力点极具现实意义。在构建和谐社会的进程中，打造“公共服务型”档案馆必须首先强化档案信息服务功能。采取“双向互动”的方式，可以起到尽可能地吸引社会公众、政府机构及档案利用者的“眼球”、激发其参与“双向互动”的“欲望”、搭建互动“对话”平台的实际成效：一方面充分调动社会公众、政府机构及档案利用者等多方面的积极参与意识，鼓励他们献计献策、资助支持，使档案馆能够及时了解社会档案信息需求特点、重点与领域，及时调整业务工作思路与方法;另一方面则可以使档案馆本着兼顾强化自身管理与拓展公共服务功能双重社会需要的原则，苦练内功、强化能力，以方便快捷、优质高效的服务赢得社会公众、政府机构及档案利用者的支持与帮助。形成一种内外联动、左右衔接、上下兼顾的工作格局，将档案馆“双向互动”机制真正地建立完善起来。

（二）加强制度建设、完善运作方式

档案馆“双向互动”机制建设需要科学合理的制度体系作为基本保障。为此，应当从完善“双向互动”机制运作方法需要出发，重视相关制度的制订工作，形成制度体系，在档案信息服务的内容确定、对象选择、手段更新以及利用效果反馈渠道建立、获取经费投入方式采用、赢得社会支持方法举措等方面做出具体而明确的规定，以制度体系的完善达到保障档案馆“双向互动”机制建设能够始终沿着规范化、程序化轨道健康发展的目的。

（三）完善管理方式、解决实际问题

全面提升档案馆公共服务能力也是档案馆“双向互动”机制建设的目的之一。为此，必须以档案信息化建设实践作为档案馆“双向互动”机制建设的基本“突破口”，利用现代科学技术的优势和政务信息公开的时机，结合开展档案信息服务实际，坚持走信息化的发展道路，积极参与政务信息公开等社会实践，为全面提升档案馆的公共服务能力开辟新的途径：坚持从完善档案馆基础设施建设、提高档案馆信息存储能力、健全档案馆信息共享功能、拓宽档案馆信息传播渠道入手，强化档案馆的档案信息集散、开发、服务功能建设。以坚实可靠的档案馆业务工作基础保障档案馆多维“双向互动”机制建设的深入开展。

第13篇

【关键词】企事业单位 会计电算化 档案管理 问题 方略

会计是以货币为主要计量单位，应用数学方法，围绕以创造价值为主要目标的企事业单位（以下简称单位）内部所开展的重要管理活动，而会计电算化档案则是反映和储存会计资料的一种载体，即将所有与会计有关的信息通过档案的形式反映出来。当前，会计电算化档案以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大企业单位的关注，然而，由于这种档案形式的会计电算化在我国起步较晚，在普及的过程中产生了许多问题。基于此，本文就会计电算档案在企事业单位普及和应用中存在的问题进行了探讨，并针对问题的症结制定了解决方案，以期为提升我国企事业单位的会计管理效能和提升会计工作质量而献计献策[1]。

一、企事业单位在会计电算化档案管理方面存在的问题

开展会计电算化档案管理是一项系统工程，其中包含了多个项目的开发与应用，以及一定的成本投入。如硬件平台的建设、财务软件的选择与开发、会计电算化相关人员的素质配置与分工、运行规程以及相关机制的建设与完善，等等。普及会计电算化档案管理过程中的障碍一部分来自这些项目，同时也受到了人力因素的影响，综合来说，其主要体现在了以下三个方面。

（一）管理理念问题

我国的企事业单位大都经过了数年乃至数十年的发展历程，经过企业决策者的艰苦奋斗，才开创了今天的局面。这些优秀的企业家有着丰富的市场经验，以及独特的战略眼光，然而老一辈企业家在当代都不同程度的表现出与时代脱轨的迹象，他们的管理理念是会计电算化档案管理普及的主要障碍。

（二）形式化问题

受会计电算化档案管理的成功个案影响，有些企事业单位不结合实际情况，不进行现状剖析，盲目的投入资本实施会计电算化档案管理，而在引进项目之后却受多种因素影响无法发挥其最大功效，最终使得会计电算化档案管理流于形式。此外，财务软件被当作打字机、储存器的现象也较为普遍，会计电算化档案管理软件无法为单位提供财务信息方面的数据支撑，造成企事业单位领导班子错误的认为其不能为单位发展服务，最终使会计信息化档案管理逐渐的荒废，会计管理工作又回到了原始的起点[2]。

（三）财务软件问题

当前大多数单位应用的会计电算化管理软件通用性能差，集成化程度低，财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够，导致不少施行会计电算化档案管理的会计人员仍要做大部分辅助工作。此外，各核算管理模块缺乏衔接，总账固定资产、工资等模块问数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账，相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理和储存上的先进性。

二、强化会计电算化档案管理效能的有效对策

（一）加强对会计电算化档案管理的认识

作为企事业单位的领导班子要让单位适应瞬息万变的市场经济形势，就必须借助会计电算化档案管理，以便为及时与准确提供相关信息作出相应的决策。而开展会计电算化档案管理工作不仅要对会计人员进行宣传，更重要的是对各级主管部门及单位领导宣传，使他们正确认识会计电算化档案管理是一项系统工程，各单位负责人应亲自组织领导会计电算化工作，统一规划，开展会计电算化档案管理工作，促进其快速发展。

（二）解决形式化问题

各单位在应用会计电算化档案管理的过程中要结合单位的实际状况，对单位当前的规模、经济条件以及发展前景做出正确的分析，避免盲目跟风，重视会计电算化档案建设的实际效益。基于这样一个前提开展电算化档案建设工作，是单位发展战略中的重要决策。要在手工会计归档与电算化档案管理之间择取适合当前单位发展状况的管理模式，正视会计工作对单位发展所起到的促进作用，避免会计电算化档案管理形式化，使其能够更好的为单位发展服务[3]。

（三）解决会计人员素质问题

会计电算化档案管理普及必须要有专业的人员保障，因此，在培养会计电算化人才时，应注重培养“会计――计算机――档案――管理”的复合型人才，以期提高会计从业人员的综合素质水平。在对工作人员进行需求调查的基础上合理的安排会计电算化档案管理培训的内容，普及会计电算化档案管理基础知识水平和整个理论结构体系，既要使管理人员熟练掌握会计电算化的相关理论知识及实际操作，又要随时更新其知识储备，以期跟上时代的发展和要求。其中尤其是作为会计电算化档案管理实施不可缺少的重要部分――计算机的操作及财务软件的使用技术以及保养和维护是培训内容的重中之重。

（四）加强基础设施建设，强化会计电算化档案管理效能

传统的会计电算化数据档案管理模式具有具有耗时、耗力的缺点，因此，在落实网上预立卷归档工作的前提下开展档案管理，需要首先将有价值的纸质档案信息转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，并在此基础上加强软、硬件建设。首先，在硬件建设方面，企事业单位应全面更新现有设施，建立一个以计算机为载体的档案管理平台；其次，在软件建设方面，企事业单位应建立内部局域网计算机组，利用局域网中的文件管理、应用软件共享、打印机共享等功能，实现档案管理工作的“机械化”。此外，在管理软件方面，目前我国应用最为广泛的档案管理软件有易度和金锐，而企事业单位会计部门也可以利用Excel、Foxtable等系统自主制作档案管理软件[4]。

三、结语

综上所述，笔者认为在我国企事业单位普及会计电算化档案管理要着重依靠人才，对人才的培养尤其重要；其次，单位要健全管理制度，为开展会计电算化档案管理营造一个良好的环境；最后，单位内部都应该增强对会计软件的使用意识，加大会计电算化的普及力度。只有这样，才能切实提升企事业单位的会计工作效能和质量，并让良好的会计工作推动企业的健康发展。

参考文献

[1]刘其中，田婧.我国企事业会计电算化档案管理之方略[J].产业与科技论坛，2011（3）：231-232.

[2]陈新.对事业单位电算化会计档案管理的思考[J].行政事业资产与财务：下，2014（1）：174-175.

[3]吴琴.如何加强会计电算化条件下的档案管理工作[J].祖国：建设版，2013（8）：336-337.

第14篇

关键词 电子档案袋知识管理论工具论

教师知识管理是指教师运用知识管理的理念对教师知识（包括显性知识与隐性知识）进行获取、储存、学习、共享、创新的管理，以达到教师专业发展的目的。随着网络信息技术的高速发展，各式各样的教师知识管理软件、系统、平台得以广泛应用，教师电子档案袋也是它们中的一员。教师电子档案袋在设计之初被赋予的促进教师知识管理、构建学习共同体用以达到教师专业发展的意义被人们单一地使用其评价功能所掩盖，教师电子档案袋的研究与运用也因此陷入困境。本文旨在从知识管理论的角度实现教师电子档案袋从工具论意义向发展论意义的转变，使教师电子档案袋在促进教师个人知识管理的同时，让知识的共享与创造也得以实现与优化，最终完成教师知识的“转识成慧”。

一、“评价”功能的过度开发：教师档案袋方法的困境

教师档案袋是用以反映教师的个人信息以及教学、科研、管理等相关信息。由于本文主要论述电子档案袋在教师知识管理中的运用，所以以下的档案袋都表示教师档案袋。

随着网络技术的发展，档案袋经历了由纸质档案袋到电子档案袋再到网络化电子档案袋的发展历程。这一发展使得档案袋的存在形式发生了巨大的改变，而且也为其内容的收集、表达注入了新的活力。但是无论档案袋的形式怎么改变，它被设计与运用的初衷是不会改变的：让教师通过运用档案袋实现知识的获取、储存、学习、共享与创新，从而促进教师专业发展。然而，人们并没有完全认识档案袋，在档案袋的运用中，人们更多地是关注和使用它的评价功能。当然，对教师进行合理且适当的评价在促进教师专业发展中是必不可少的。如若我们过多地关注、使用、发展其评价功能，以偏概全，则会使档案袋的发展走向极端并最终陷入困境。这也是现今电子档案袋所面临的问题，而要解决这一问题，则要求我们首先必须从根本上转变对档案袋的认识，并在正确的认识之上对档案袋的功能进行优化设计。

教师评价是指对教师工作现实的或潜在的价值作出判断的活动，它的目的是促进教师的专业发展与提高教学技能。20世纪80年代末，美国斯坦福大学教师评价项目组的J・巴顿（Jam es Barton）和A・柯林斯（Ange lo Collins）第一次探索和尝试了在教师教育中使用档案袋以对教师进行评价的可能性。笔者在查阅电子档案袋的相关文献时，发现大约有三分之二的文献主要聚焦于电子档案袋的目的与评价研究。由于大批学者、专家对于电子档案袋评价功能的不断研究使得传统的教师评价中的许多不足之处得到了很好的弥补。但问题也随之而来，电子档案袋的存在为人们先验设定的评价目的服务，一种电子档案袋的设计是否合理，就要看它能否实现其目的。电子档案袋评价功能的凸显让其掩盖了它的本质，让学者、专家们的研究方向出现了偏差，表现出了一种单一性。

二、从“工具论”到“发展论”：电子档案袋运用的本真旨归

1.电子档案袋促进个人知识库的建立

知识的收集是教师知识管理的起点，当一名教师拥有了属于其自身的电子档案袋时，教师就可以有意识地将自身零散的、不连贯的显性知识与隐性知识通过不同的媒体形式（幻灯片、文本、视频）存储在电子档案袋当中。在知识收集的基础上，通过电子档案袋不同模块分类，可以将教师的个人信息、教学案例、教学课件等不同的知识信息分模块、分类型地进行信息收集和存储。这样，不仅可以方便教师在进行知识管理时信息的分类储存、查找和操作，同时也可以避免因为时间的推移和教师个人的遗忘而造成的知识管理混乱。个人知识库建立起来之后，由于知识的不断更新和丰富，教师对知识库的维护与管理也不能停歇。教师可以运用电子档案袋的交流功能，与其他教师协作学习、共享知识，从而更新自身知识库的知识类型。教师也可以通过电子档案袋的评价功能，让教师对自身进行反思性的学习，实现知识库错误知识的删改与相关知识的增添。教师个人知识库的建立，为构建教师学习共同体，实现知识的共享与创造打下了基础。

2.电子档案袋实现教师自我对话

对于知识信息的收集仅仅是教师知识管理的第一步，但是却有很多人将它当成了管理的全部。柏拉图告诉我们：“当我们非常狭隘地集中于回顾信息时，我们不过是创造了‘模仿者’和‘追随者’。”怀特海也提出：“一个只了解信息的人是地球上最没用的人。”美国心理学家波斯纳提出：成长=经验+反思的著名公式。教师要不断地对“我”与他人对于“我”的评价进行批判性的反思，将自身通过教学实践得来的隐性知识深刻地概括并表达出来。教师可以在电子档案袋中撰写关于教学的反思性札记和生活史叙述，及时地记录下对自身教学行为的反思；电子档案袋支持教师上传实际的课堂教学视频，教师可以通过重温其过程来反思当时的教学行为。教师只有在实现了“我―我”的对话时，才能不断地对自身提出挑战性的问题：“也许当时我这样做，学生们能更好地理解……这个问题我用另一种方式提出，也许学生能思考得更加深入……”这样的教学过程才不会趋于平庸。

3.电子档案袋促进学习共同体的建构，为知识的共享提供平台

知识并不是静态的信息的堆积，它的生命力在于流动，知识只有在相互的交流之中才能实现自身价值的最大化。知识共享是知识管理的核心，也是衡量管理是否成功并取得效果的标准。教师要主动地与同事分享教学经验与专业知识，学习他人的隐性知识，在交流对话中碰撞出智慧的火花。而在现实教学当中，教师与教师之间也在有意无意地进行着知识的分享。虽然，这种依靠外界制度强制的和教师之间无意识的分享对于教师知识管理与教师的专业发展有着影响，但是影响的力度与范围是有限的，并且教师交流分享得到的知识经验也不可能有着深刻的意义而只能是流于表面的经验。因此，构建一个学习共同体则成为推动教师个人知识管理、专业发展必不可少的一个部分。以知识管理论为核心的电子档案袋的设计与运用则正符合教师学习共同体的建构意义。电子档案袋以知识管理论为核心，不仅能为教师知识的共享提供技术上的支持，而且从根本上它是立足于促进教师知识管理与专业发展，教师可以通过分享与对话丰富自身的知识系统，表达自己的观点与看法，与共同体中的成员进行动态的交互。在学习共同体中与他人进行交流、共享、辩论，最后达成共识，实现知识向智慧的转化。当教师在运用电子档案袋去完成“转化”时，要明白其实掌握知识本身并不太重要，重要的是教师要保持自己的个性和对智慧的好奇心以及学习的能力。

三、“发展”意蕴下教师电子档案袋的功能设计与应用

电子档案袋有着不同的类型，我国一般将其分为展示型、描述型和评估型。展示型的档案袋主要收集最优秀或者最满意的作品；描述型档案袋收集能够真实反映学习过程的作品；而评估型档案袋用于评估学习与发展的实际水平，其包含的内容比较标准化。教师电子档案袋主要是作为教师个人信息的纪录，自我反思、交流学习、知识共享的平台。因此，电子档案袋必须要为教师提供知识聚合、知识共享与知识交互三种功能。并且，在设计电子档案袋时，我们一定要把握好其作为知识管理的意义，注重管理的过程性原则。

由此，笔者设计出的教师知识管理电子档案袋，功能结构如下表所示。

教师电子档案袋功能模块表

电子档案袋在教师交流之间的及时性上也许不及QQ，MSN等及时聊天工具。但是电子档案袋所秉持的开放、共享、协同共创的理念更加有利于鼓励教师之间的合作交流，促进学习共同体的建构。使用电子档案袋，教师可以通过个人知识库模块，建构属于自己的富有个性化的个人知识库，教师可以将自己对于教学理论的理解、教学的实践视频、教学的内容等写入知识库中。由于可使用的作品格式丰富，所以教师不用担心知识的表达问题。电子档案袋拥有反思与评价功能模块，教师可以在权限上不加控制，尽可能地让其他教师进入到自己的知识库中，达到一种真正平等的互动交流状态，并在这个状态之下畅所欲言，发表自己的观点，吸取别人的经验并进行反思学习。协同共创模块是电子档案袋的核心功能模块，在电子档案袋的开放、协作基础上，教师个体可以提出有关教育教学的相关主题，并发表自己的看法，而其他教师如果对其产生兴趣、共鸣，则可以加入主题的探讨，实现思想上的碰撞。同时在这一模块中，教师还可以围绕共同的教学任务进行集体备课并建设相关课程资源库，这样不仅能极大地提高教案的编写效率与质量，也能减轻教师的工作量。

电子档案袋中的每一个功能模块都是相对独立的，教师可以根据自身的需求灵活地选择使用不同的功能模块。同时我们也要注重模块之间的交互性，如在评价中进行反思，反思后才能再作出适当的评价，而评价与反思都是建立在知识库的基础上的，个人知识库的建立又会受到教师生活的社会文化环境、个人受教育情况、个人教学风格等因素的影响。

教师在运用电子档案袋进行知识管理时，就好比在制作一件精美的陶器。知识管理就是一个圆心、一个旋转中的静态支点，而我们运用档案袋的不同模块功能围绕着这个支点转动。我们要想保持转动的平衡，使其不转向某个极端，就必须要依据个人情况，把握好支点，恰如其分地运用电子档案袋功能。在平衡的转动中，教师真正地进行相互间的交流，完成知识的共享与创造，实现“转识成慧”。

――――――

参考文献

[1] 陈玉琨.教育评价学.北京：人民教育出版社.1999.

[2] J・巴顿.成长记录袋评价.北京：中国轻工业出版社，2005.

[3] 石钰封，张义兵.知识管理：教师电子档案袋建设的新视角.中国信息技术教育，2008.

[4] 潘福骏.wordpress在教师个体知识管理中的应用研究.辽宁教育,2013（9）.

[5] 石钰封.知识管理视野下教师电子档案袋的设计研究.南京师范大学，2007.

[6] 竹内弘高，野中郁次郎，知识创造的螺旋：知识管理理论与案例研究.北京：知识产权出版社，2006.

[7] [美]托宾・哈特.从信息到转化：为了意识进展的教育.彭正梅，译.上海：华东师范大学出版社，2007.

[8] 李园.构建师范生专业技能成长电子档案袋.中国电化教育，2011（2）.

第15篇

关键词：会计电算化；会计档案；管理职能；实施

会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式。具体地说，就是用电子计算机代替人工记账，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计账簿和报表的过程。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系，一方面，会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率，另一方面，会计档案管理也对电算化环境下的会计工作提出了新要求，并为会计控制提供了重要的理论依据。

一、会计电算化环境对会计职能的影响

会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展起来的一种实现会计职能的手段，是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化环境下，一方面，会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高。传统的人工记账时期，会计工作的主要任务是进行会计核算，其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表；在会计电算化环境下，会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外，人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成，会计人员所进行的主要是审核与监督工作。另一方面，会计职能作用形式产生了变化，会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督。由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”，而且还可以打破时间的跨度，完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作，较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作，从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。

二、会计电算化环境下会计档案职能的定位

会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点，会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能，但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题，给会计工作提出了新的任务与要求。要解决这一问题，使会计职能适应会计环境对会计工作的要求，就应从调整会计职能人手，将会计职能的行使设置为两个层次，一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能，完成对单位经济业务的处理工作，二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能，完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据，既是联系会计工作前台与后台的纽带，也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此，同传统手工记账时代的档案管理职能相比较，会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。

1.会计质量控制关口的职能

在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制，及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生，会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹，并通过相应的事后监督机制，及时发现并中止上述行为。因此，在会计电算化环境下，会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移，确保会计档案资料的真实性，反映经济业务与会计工作的本来面貌；其次，要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴，把事后监督信息定期反馈到会计工作前台，同时真实记录信息反馈与信息处理的过程。

2.会计信息利用窗口的职能

由于计算机中的数据文件是动态的，时刻都在发生变化，因此，会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点，在规定的时间段内进行数据备份，并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关的文字材料和电子文档等一同归档，保证归档资料的完整性，为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础。其次，要运用相关的统计分析方法，根据单位经济业务的分类，对会计信息进行加工整理，并通过对会计档案的编研，以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失。

三、会计电算化环境下会计档案职能的实施

要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能，必须从观念、制度、手段与人力等方面入手，才能确保会计档案职能的实施。

1.更新档案管理理念

首先，要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念，纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。比如：重凭证、账簿管理，轻辅证材料管理；重纸质实物档案管理，轻磁性介质档案管理，重档案移交后续管理，轻前台会计工作的档案管理，重一般档案的统一管理，轻专门档案的专门管理。其次，要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践，树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识。

2.完善档案管理制度

会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发，充分重视制度建设，严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求，积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。要建立会计档案入库前的审查制度，加强前台会计工作的会计档案管理，确保入库会计档案的质量；要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度，防止档案资料的遗失与泄密，确保会计档案的安全，要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理，防止磁性介质档案信息的失效，确保会计档案的完整。

3.强化档案管理手段

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现了许多新型的档案载体，新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案，将是电算化环境下会计档案管理的重要形式，它不仅要求有效地保护档案载体，还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性，这就给会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求。会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中，才能满足新型档案载体管理的要求。