档案管理的必要性范文

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第1篇

1.档案管理人员的淡漠。俗话说：“事不关己，高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新，高校保研指数的增加，研究生规模不断扩大，档案管理工作任务日趋繁杂，很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验，侧重于管，而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作，缺乏足够的认识和创新，距离时代的要求也越来越远，导致研究生档案管理滞后，甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片，管理人员就是制作名片的人，不仅需要专门有责任心的人员负责，而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点，此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职，而且人员极不稳定，专业化不强，就会导致管理人员责任心下降，从而淡漠研究生档案工作，更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩，不成方圆，档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定，涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经校方批准后，方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密，在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外，在研究生就业时，总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾，必要信息丢三落四，字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时，才发现档案中出现了上述问题，此时，再去校方查询档案去向事宜，补齐所需材料时，就比较麻烦且费时费力。另外，随着信息技术的发展壮大，研究生档案网络管理的兴起，没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度，从根源加强档案管理的质量，补充和完善《普通高等学校档案管理办法》，制定《研究生档案管理办法》，来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同，其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同，研究生教育更注重对个体的培养，档案中体现的内容应该是因人而异的，从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容，多为空话、套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外，一些社团经历和社会实践也无法体现出来，就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容，高校是孕育高等人才的摇篮，向社会输出人才的地方，注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的，并上交所在院系审核，最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中，研究生个人缺乏基本档案知识，出现一些不符合规定的现象，随意涂改，忘记张贴照片，自取档案不妥善保管造成丢失，不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象，最终导致自己档案不完整，影响个人转正、提干、待遇。千里之行，始于足下，档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今，大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法，如手工操作、纸质化管理模式，信息化和电子化发展滞后。即使运用数据，建立档案信息库的高校，也没有跟踪研究生数字档案信息源，没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来，从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂，无法突显有机的结合，数据统计也极为困难，这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。

二、研究生档案管理中存在不足和问题的解决措施

1.增强管理人员的业务素质及能力。组织研究生档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，了解档案管理学、目录学、文秘和计算机方面的知识，掌握档案管理岗位应具备的业务能力。档案工作应当纳入年度工作计划之中，建立相关的领导责任机制，设置专门的岗位人员，确定岗位职责，制定绩效考核办法和工作监督体系。一方面来强化管理人员的责任意识；另一方面提高管理人员的业务素质能力。借助强有力的考核监督机制，档案管理人员在进行档案管理工作时，就会认识到此项工作的重要性，必然会认真审核研究生入学前的材料，材料不完整的应要求学生补齐，并提供相关证明。对于填写的表格进行认真审核后，发现存在填写不正确、不规范的地方，要及时督促个人整改，确保档案的准确性。多方面开展档案工作人员的业务培训工作，业务培训可以邀请具有资深管理经验的老师授课，也可以聘请相关专家进行专业的业务性指导，还可以组织档案管理人员到先进单位学习交流，将优秀的管理工作方式和理念引进来，进一步充实完善档案管理人员的业务能力。2.逐步提高档案管理的信息化水平。随着现代化和信息化的不断深入发展，档案管理信息化发展也是必要的。随着各高校不断扩招，研究生人数急剧增多，档案种类繁杂，查阅次数加剧，以前陈旧的档案管理模式已经无法应对，更不能很好地发挥档案的服务功能。因此，必须进行改革和创新，在纸质档案的基础上，完善和加强现代化管理手段，利用大数据网络，建立一个现代化信息平台，实现档案的网络化管理。应用网络技术平台，分配给学生一个自己的账户和密码，学生自己登陆后将完善自己的必要信息，并对德、智、体、思想教育方面进行必填项记录，就如学生为自己制作一个网络名片一样，增加专业方向的研究和论文，增加社会实践、团体活动的记录，把学生的个人特长展现在平台上。应用网络技术，可以将学生非保密部分的档案向社会开放，及时、准确地为用人单位提供信息，为研究生就业提前做好准备工作，从而提高档案资源的利用率。3.健全完善研究生档案管理的制度化建设。档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、管理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员责任追究机制。从档案的归档工作开始，做好档案的接收、管理、投递工作，实现档案管理统一化、标准化。明确归档材料内容、归档要求，严格执行安全保密机制；健全档案查询借阅制度[3]17。填写内容一定要实事求是，不弄虚作假。4.研究生档案管理的创新。五大发展理念中提到，创新是发展的第一要素。研究生档案管理的不断创新也是发展的必然过程，在新时代，研究生档案作为社会主义文化建设的重要组成部分，必须更好更快地实现质的飞越，改进观念、机制和管理服务方式，全面提高档案管理工作的利用率。应当从思想观念、人才资源、管理方式、软硬件设施等方面开展创新，充分发挥研究生档案在教育事业中的作用。

三、研究生档案管理必要性

对于以上研究生档案管理工作中存在的问题和不足提出有效的应对措施后，我们不难发现研究生档案管理工作是非常必要的，它不仅体现着我国高校的管理水平，还对教育事业的发展起指导作用。随着研究生数量的增多，研究生就业困难也将是个严峻的问题，许多研究生不愿意与本科生竞争一些待遇低、工作压力相对比较大的职位，选择在高层次领域竞聘职位，此刻研究生档案就起到了很大作用。档案的完整性，档案的真实性，档案的“厚度”和“深度”不够完善，就可能与自己所适合的工作或单位失之交臂。此刻再不愿去与本科生争“饭碗”，就会出现教育资源的闲置，甚至严重影响研究生的心理健康。综上所述，研究生档案管理工作是必要的。它是一张闪亮的名片，是一名学生谋生找工作的敲门砖。怎样让这个名片更加闪亮，也是我们档案管理工作所要思考的问题。研究生档案管理在当今社会是一个不容小视的问题，它不仅关乎着研究生的就业问题，更关乎着我国高等教育人才资源的利用，彰显我国教育水平的不断提升，和研究生队伍素质、品质培养的不断提高。另外，在解决就业问题的同时，还将对社会的发展和科技的进步在高层次领域作出一定的贡献。

四、结论

以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴衰；以人为镜，可以明得失；以法为镜，可以断曲直。在原有研究生档案管理的基础上，结合实际工作开拓创新，建立完整的规范化制度是此项工作的必由之路。新时代需要新元素，档案管理的革新与发展就是其中之一，只有坚持走发展的道路，才会在教育事业中发挥档案管理的巨大作用，所以研究生档案管理工作是必要的。另外，在此基础上，档案管理工作更加一改先前的弊端，从内到外进行革新，解决内部矛盾时克服外部因素的困扰，推进完善新时代档案管理工作。服务于学生群体，真正把它的作用发挥出来，解决社会发展中存在的问题。其次，研究生档案管理工作也彰显了一个国家教育的发展状况，研究生在招生时也面向了更多领域，相关部门应当考虑从档案管理方面为科学技术创新发展提供一个有力平台。让单位、企业去发展所需研究生，让研究生寻找到适合的单位、企业，去研究、创造、发明，为社会发展进步贡献自己的力量。最后，研究生档案管理工作还需要每一个管理者和研究生们共同努力维护，在不断的积累中发现问题，调整和充实完善相关内容的情况下，才能指引此项工作有力前行，未来研究生档案管理工作必定在研究生乃至教育事业中占有重要地位。

参考文献

[1]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012（12）.

第2篇

1 档案工作的现状及存在的管理问题

多年来,医院档案工作的发展情况不容乐观。新情况层出不穷,老问题不断涌现,严重阻碍了医院档案工作持续有效的发展。

1.1 领导重视程度不够 造成档案管理和利用的死角。由于医院做为特殊的服务行业, 具有较强的专业性、技术性。为此个别医院领导档案观念意识淡薄,认为档案工作可有可无,没有意识到档案工作在医院发展建设中的重要性和必要性。只抓医疗服务质量、经济效益和社会效益,却忽视了档案工作。档案管理人员配备、设备应用上支持不够,导致个别医院档案室设施配备不健全、人员严重短缺、频繁调动;档案管理状况得不到及时改善,出现档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象,造成了档案利用的死角。

1.2 制度不全职责不清 造成档案管理存在的弊病。《档案法》中规定,各单位档案机构必须认真履行的职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向上级主管档案部门移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”然而由于历史原因和医疗行业特殊性的制约,各医院档案管理分设综合档案和病案两个档案室;在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档,业务管理由医院办公室负责;而医疗诊治中形成的医疗文书档案、诊断依据、影像档案则由病案室负责,业务管理由对应专业部门管理;单位的人事档案,由人事部门专人负责。单位内形成多部门管理档案的局面。造成档案管理格局混乱职能不明确。

1.3 档案专业人员素质参差不齐。目前医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,没能从根本上做到与时俱进。表现为专业化、知识化的贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,忽视对档案人员进修培训学习及交流,导致现代档案信息科学知识贫乏,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。

1.4 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。个别医院由于用房紧张,致使档案用房简陋根本不具备档案的收藏和保管。另外,设备陈旧,设施不完善,也制约了档案事业的发展。随着科学技术的进步,运用计算机及网络技术管理档案的较少,还采用手工收集、检索、查阅阶段,极大的影响了档案的利用率,不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的对策

2.1 加强学习,增强意识。要加强领导和档案法的学习及宣传,增强全员档案意识,特别是领导干部的档案管理责任意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进;要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,才能使档案工作顺利开展。

2.2 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立高度的服务意识,努力把本职工作视为人生的追求,做精做细每一环节,要甘于清苦,创造平凡。不断丰富和完善业务能力,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系和资源共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。

2.3 理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理规章制度,是档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

2.4 加强培训,结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平提高。

2.5 开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。

第3篇

第一，传统档案是实体纸质的档案，如果要借阅的话就必须去档案室，在大量的文档中选出自己所需要的那一个档案，如果档案编号不健全，或者忘记在哪一个类别里面存着，找这一个档案可能花费大量的时间，甚至有时找不到。

第二，传统档案存储空间必须很大，并且还要有预留空间。因为大量的纸质需要很多空间，并且，随着时间的推移，档案的数量也会不断地增加，当档案增加到备用空间也占满时，那么将给档案管理造成很多不便，影响档案管理工作的正常运行。

第三，由于纸质的档案是易燃、易腐烂的物品，在保存上增加了难度。很多档案由于存放时间过长，保存不当等原因导致新闻档案受损，如果发生火灾那么损失将更加严重，这是档案室不可逆的损失。这便是传统的新闻档案管理存在的弊端，需要我们采用新的措施与手段来进一步改进。

二、信息时代新闻档案管理的必要性

随着信息时代的到来，新闻单位的档案管理工作有了很大的变化。计算机技术与因特网技术的不断发展与广泛应用，新闻档案管理工作的管理方式与管理方法也发生了全面的改观。在新闻档案管理技术条件不断改善的同时，新型的管理思想也在信息化发展的同时，逐渐涌现出来。当然，这样的情况并不意味着传统的新闻档案管理思想没有存在的价值，在实际的新闻档案管理工作中，保持纸质信息与电子信息同时应用还是非常有必要的。我们都知道，一个文件生效的标志就是印章与签署，就目前的形势而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有凭证作用的文件需要使用纸质保存。由于电子文件载体具有一定的不稳定性，而且信息技术也不稳定，同时电子文件还容易修改，所以将电子文件拷贝存档也是保证数据安全的途径之一。当前，将纸质文件与电子文件进行转化，使其成为新闻档案，通常采用的归档形式为双轨制。换言之，就是要将新闻信息的纸介质与磁盘、光盘等介质一起进行有效归档，进而形成内容一致的档案，双重保险。在进行新闻信息的归档时，最好使用不同的存贮装备，以及不同的目录编制方法。档案相关部门不仅要在每一卷纸质档案上进行备考表的设置，而且还要通过目录备注来将电子信息对应的编码注明，为日后对档案信息的利用提供方便。当前，磁介质与光介质的耐久性问题还没有得到良好的解决，其将在未来的很长一段时间内与纸质档案并存。

从长远的眼光来看，等电子档案的存储介质实现了进一步的技术改进之后，对于一些具有在参考与情报方面有重要价值的文件档案采用光介质与磁介质归档方式为主、纸质介质归档方式为辅的归档方式进行新闻档案的归档。而对于一些在凭证方面具有重要价值的新闻档案，要采用以纸质介质归档为主、光介质与磁介质归档为辅的方式进行归档。这样的新闻档案管理方式，不仅能够使得新闻档案的管理效率提高，使得馆藏档案管理更加优化，而且能够使得档案库房紧张的现状得以缓解。此外，将两种不同的新闻档案管理方式进行综合利用，不仅要谨慎，保证新闻信息归档的万无一失，而且要采用分类的方式进行归档，最好能够保存简报、报道等信息的实质性内容，为日后档案信息的使用提供便利，成为日后相关工作的重要依据。新闻单位采用双套制的档案归档方式，不仅能够为档案查询工作提供良好的便利条件，而且通过对电子档案的利用，还能够实现快捷查询。在对新闻档案进行日常的使用时，可以首先选择电子档案，方便快捷，省时省力，但是一旦电子档案出现了问题，就体现出纸质档案的重要性了。因此，新闻单位对新闻档案进行双套制归档是非常有必要的。

三、信息时代新闻档案的管理方法

新闻单位的档案管理工作与其他行业的档案管理工作有着很大的区别，尽管二者在管理方式与管理手段方面都存在着一定的共性，但是特殊性也非常明显。在新闻档案的管理工作进行中，应重点进行以下几个方面的管理。

（一）加强新闻信息的储备管理

新闻信息量非常大，必须要经过全面、科学的组织管理之后，才能够成为具有一定价值的信息资源。要想在茫茫的新闻信息中，实现信息资源的有效整理，就必须要加强新闻信息的储备管理，将开发价值大的信息纳入到新闻信息档案资源的范畴之中。在新闻单位的档案收集方面，要提高对新闻档案归档与新闻档案接收工作的传统渠道的重视，扩宽新闻档案收集的非主渠道，主动收集、监控新闻档案的相关信息。与此同时，要对原始的新闻信息进行合理的筛选，将新闻信息资源的可开采性与价值性充分地体现出来，进而在更高的层次上实现信息储备与信息需求的统一。

（二）加强信息技术的应用

新闻档案在很大程度上可以说是当地历史的记录，因此，新闻档案管理的要求也就越来越高。在新闻单位的新闻信息档案管理方面，要不断加强先进的信息技术的广泛应用。现代信息技术主要表现在光盘技术、计算机技术，以及缩微技术等方面，这些技术在进行新闻信息的组织管理中显示出重要的作用，提高了新闻信息管理的效率与质量。然而，就目前新闻档案信息化管理而言，新闻单位的档案网络管理化水平仍然比较低，在以后的发展中，我们必须要在当前新闻档案信息化管理的基础上，不断引用现代信息技术，进而促进新闻信息资源的共享与价值。

（三）加强新闻档案的人文管理

从新闻档案的内容方面考虑，有很大一部分新闻档案信息都是对人民群众呼声的反映，因此，加强新闻单位新闻档案的人文化管理是非常有必要的。当前，在新闻档案的管理工作中，呼吁新闻档案的人文管理并不是历史的倒退，反而是时代的进步。尽管新闻档案的信息化管理日益受到人们的重视，在档案管理中的作用日益凸显，但是新闻档案的人文管理仍然是新闻信息资源管理的核心。我们不得不承认，信息技术毕竟只是一种管理技术，或者说是一种管理方法，而人不仅是新闻信息的产生者，而且是新闻信息的组织人员，同时还是新闻信息的管理者与决策人员。所以说，人在新闻档案信息资源管理中的作用才是决定性的。现代信息技术只是一种用来管理信息的工具，仍然存在着一定的问题。要想保证新闻信息资源的完整性与安全性，保存好档案信息的原始性凭证，仅仅依靠先进的信息技术是不行的，还必须要有人的有效参与。

（四）提高新闻档案管理工作人员的素质

新闻单位的新闻档案管理工作的工作量大，要求的技术水平高，与此同时，需要新闻档案工作人员也必须具备良好的专业素质。当前，在计算机技术日益成熟的同时，新闻单位对新闻档案管理人员的素质要求也逐渐提高。新闻单位的新闻档案管理工作已经不能够仅仅局限在传统的信息收集、信息归档，以及信息整理上，而是要求档案管理工作人员熟悉掌握计算机的应用，能够独立有效地使用档案管理软件，同时还必须要具备一定的管理创新意识，紧跟时展的步伐。所以，新闻单位的新闻档案管理工作人员不仅要不断加强新闻管理的新技术与新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分发挥新管理方法在档案管理工作中的作用，最终使得新闻档案更好地服务于社会的发展。

四、总结