公司档案管理范文
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第1篇
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
第2篇
1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。
二、新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化
第3篇
企业文化的养成在一定程度上有赖于档案管理体制的完善模式，企业文化作为一种人文环境，对每一位员工，对每一个公司都有着不可忽视的重要作用，通过对员工档案进行管理分析，我们可以对员工的文化背景、生活习惯有一个较为全面的了解，并在此基础上，将相同文化背景，相似生活习惯的人组织在一起，能够促进团队成员之间的和谐相处，从而形成了一种和谐向上的企业文化环境，这种企业文化一旦形成，又促进了员工自身的发展。可以说档案管理在供电公司的日程管理与发展方式上扮演着举足轻重的角色，发挥着越来越重要的作用。
二、档案管理对于基层电力公司的作用
基层电力公司在档案管理工作的实际操作中，要将档案管理制度化，将档案管理的责任落实到个人，采用科学的管理手段，利用财务审核、管理经营、资料整理等方式，建立起一个高效的档案管理体系，并将档案管理作为日程工作考核的一项重要内容，并不断提出新的要求，在新的目标的促进下，刺激自身的发展，保持企业健康发展的势头。贯彻落实国家关于档案管理的各项规定，结合基层工作的实际，制定出贴合企业自身的档案管理方法，保证了档案管理的高效性与科学性，实现档案管理的制度化。科学技术的迅猛发展，计算机技术的持续更新，互联网不断普及，我们可以借助网络对档案进行更加高效的管理，根据实际情况，对档案进行持续的更新，大大增强了基层电力公司档案管理工作的时效性，并在此基础上，对档案进行分类管理，企业能够根据自己的需要，从档案中对员工进行分类管理，有利于人才的选拔与培养，发掘出每一位员工的潜能，在促进员工自身发展的同时，提升了整个公司的实力，实现了员工的个人价值与企业的社会价值。依法治国作为我国法律建设的基本方针，在此基础上，我国不断加大立法力度，建立起较为完善的社会主义法律体系，近些年来，国家逐渐重视档案工作，加强了对档案管理工作的立法。在这一背景下，要求基层电力公司在档案管理的工作中，遵守国家法律法规，以法律来规范档案管理工作，在法理上，为基层电力公司管理的重要性与规范性提供了法理依据，同时也为普通公民维护自身的合法权益提供了法律依据，保证了我国档案管理工作的持续稳定的发展。档案管理工作绝不像我们认为的只是将个人信息与成长经历、生活环境简简单单的记录下来，而是在对档案进行合理保护的同时，对档案进行科学的使用，使档案成为公司选拔人才，发掘员工才能，实现其人生价值的重要手段。
三、增强档案管理的策略分析
基层供电公司档案的管理要立足于企业实际，着眼于企业发展的前沿，采用合理、科学的档案管理方式，对基层电力公司的档案进行有效地管理。档案的管理首先应将档案的安全储存放在首位，充分做好档案管理工作的防火、防水等保护工作，在安全的环境中，对档案进行保存，由于档案管理的周期较长，在档案管理的过程中，面临着诸多突况与偶发因素。为了排除外在因素对基层供电公司档案管理工作中的影响，必须为档案管理提供一个安全稳定的外在物质环境，使得档案存储环境能够抵御各种自然灾害与人为的破坏，基层供电公司在进行档案管理是要充分考虑到地震、洪水、台风等自然灾害的发生，保存档案的外在物质环境，要有效的抵御地震、洪水、台风的能力。同时加强防火、防电的措施准备，尤其是加大防火力度，尽快的降低火灾发生时对档案的危害，尽量降低人为因素对档案管理带来的危害，保证员工档案的安全。档案管理的最终目的是科学的使用档案资料，因此基层供电公司在管理档案的过程中要建立起科学有效地档案检索与查阅机制，通过科学合理的检索与高效的目录设计，帮助档案管理人员能够对档案做出简单、明了的分类，使得公司的领导者在需要档案时，能在较短的时间内找到需要的档案，并且能够通过档案信息及时了解各个员工工作的基本状态与职业素质，缩短了了解的时间，保证了了解的可信度，从而能够从多个层次上全方面的了解员工的状态，加深对员工的理解，从而发掘与培养出企业发展需要的人才，促进企业的发展，从人才的选拨与培养上帮助企业找到一条适合自身发展的道路，实现基层供电企业管理体制的进步。
四、结语
第4篇
第一条 设立目的
为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 工作原则
公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。
第三条 档案范围
1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；
2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。
第四条 档案管理人员
本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。
第五条 具体管理措施
一、归档工作
1．归档原则_____原始、真实、合符规定。
（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；
（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；
（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。
2．归档时间
（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。
（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。
（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。
3．具体内容
（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
二、管理工作
1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2．档案分类
本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：
（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；
（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；
（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；
（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
3．管理人员日常工作
（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。
（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。
4．档案的销毁
对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。
销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
第六条 档案的利用
（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；
（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。
（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。
（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。
第5篇
这一年我从大学毕业后非常幸运的来到三环中化。一开始从事硫酸生产工作，对于我来说是不平凡的一年。面对新的工作环境、新的工作岗位，没有因为遇到困难和考验而退缩，而是陌生的领域里积极探索并迎难而上。努力学习硫酸专业知识，工作中我积极主动、认真负责、服从上级分配、听从指挥，平时与同事们和睦相处，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和谐局面。除完成自己的工作外，还积极参加公司和硫酸厂组织的各项活动，共庆祖国60华诞”演讲比赛中荣获三等奖。同时，非常热爱团队工作，通过竞选成为硫酸团支部宣传委员，协助硫酸团支部书记做好团支部各项工作，为把硫酸团支部建成一个团结活泼、充满朝气的群体而努力。
公司倡导创建“诚信自律”班组活动以来，从6月份。与班组人员一同认真学习公司创建“诚信自律”班组的有关内容。经过学习和内部试运行，认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报材料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，从最开始的毫无头绪”如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。厂领导的大力支持下，坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、安全生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成绩，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，认真排版校对，自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”
通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，7月1日。主要负责公司档案管理方面的工作。非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。档案管理工作比较琐碎，一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，以后的工作中我会明确工作的程序、方向，具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。
尽管有了一定的进步，总结一年的工作。但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。以后日子里，将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。
诚挚的感谢部门领导和同事在工作中对我帮助和关心，将会在以后的工作中更加努力。发挥出自己的满腔热情,最后。依靠自己的勤学苦练,自己平凡的岗位上创造一个个不平凡的奇迹。为公司的再次腾飞贡献自己的全部智慧和力量。
第6篇
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[2] 贺真.论现代企业档案资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.
[3] 周瑞芬.知识管理视角下民营企业档案工作研究[J].档案学研究，2009（1）.
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[5] 江苏省民营企业档案实用知识技能60问[C].苏州市档案局馆网.
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第7篇
1.1文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工，公司各类文件资料由办公室归口管理。
1. 2公司在工作中形成的具有参考利用价值的各类资料、原始记录、协议合同、出版物、各种图表、照片等以及与本公司生产经营活动相关的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主办人员上报办公室审核存档。
2.1为保证文件及时传阅，收文后立即将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3.1文件的传阅与催办； 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．2 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。
3.5 办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3. 6 按照阅文范围，一般由有关部门组织学习有关文件，或由办公室通知阅文。
4． 发文的管理
4．1 发文的规定 ；需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，需要发文时由公司统一发文，办公室统一承办，以公司×字×号发文。
4．2 发文的范围
4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：
① 公布公司规章制度；收文检查编号阅批传阅归档公启文件 上级文件 信封文件 文号 编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批示拟办意见 签名收回保管
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
④ 公布公司的经营管理。
⑤ 有关奖惩决定和通报；
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
② 同兄弟单位联系有关公司经营管理等事宜。
5.收文管理；
5.1收到上级文件需认真填写收文登记表，清晰填记收件时间、收件人、发文单位、发文文号等内容。
5.2收文后按照要求传达到相应级别人员，有具体承办内容的要落实具体单位具体承办人。
5.3文件传阅后，原件及时交办公室整理归档。
6文件的立卷与归档
6．1 文件的归档范围 ；文件统一由办公室负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；
③参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材 料等；
④上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑤ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6．2 立卷要求
6．2.1 文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
6．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
6．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清单一式两份。（办公室一份、档案室一份）
7． 文件的销毁
第8篇
【关键词】高校资产公司；档案管理；思考
改革开放以来，我国高校科技企业取得了飞跃发展，形成了独具中国特色的高校科技产业，成为国家创新体系的有机组成部分。组建高校资产公司，这是按照党的十六届三中全会关于建立和完善社会主义市场经济体制的要求，按照教育部关于高校尽快建立以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型高校企业管理体制和运行机制的要求，在新的历史条件下提出的新任务。作为高校科技产业档案工作者，我们应当抓住这个新的契机，在一个新的起点上共同努力团结一致，开创高校科技产业档案建设的新局面。仅此本文拟对高校资产公司档案管理作如下探讨。
一、契机
2005年7月，全国高校科技产业工作会议召开以来，按照《教育部关于积极发展、规范管理高校科技产业的指导意见》第六条规定“高校要依法组建国有独资性质的资产经营有限公司或从现有校办企业中选择一个产权清晰、管理规范的独资企业（以下统称高校资产公司），将学校所有经营性资产划转到高校资产公司，由其代表学校持有对企业投资所形成的股权。高校以投入到高校资产公司的财产承担有限责任。”即明确指出学校（国家）是高校资产公司的唯一出资人，股东仅学校（国家）一人的国有独资性质。目标是规范高校产业管理与经营工作。在高校与校办企业之间建立一道“防火墙”，避免因校办企业经营问题冲击高校正常的教学与科研秩序，规避高校的风险。
随着计划经济向市场经济的转变，高校必须建立新兴高校科技产业理念，以科学发展观为指导，以大学教育与社会发展的矛盾和需要为切入点，以适应、服务和推动社会发展目标为导向，以尊重大学教育外部关系规律为前提，以实现高校产业功能任务为价值取向。因此，高校校办企业必须适应社会发展，一方面，遵循市场经济规律，高校校办企业由是学校教学的一个环节，有很强的教学性与计划性的非独立法人的学校附属单位，转变为独立享有民事权利、承担民事责任，依法自主经营、独立核算、依法纳税、自负盈亏的法人实体，通过向客户提品和服务获取利润。即校办企业使理论研究转向了生产力的再现，对推动国家高新技术产业发展、提升传统产业结构升级换代、增加国家税收、促进社会就业等方面做出了重要的贡献；另一方面，还要为高校教学，培养高素质的人才服务。即对提高高校科研实力、促进高校科技成果转化、培养创新型人才、弥补高校办学经费等做出了很大的贡献。
随着高校资产公司的组建，使高校科技产业体制个运行机制发生了根本性的变化，规范了高校投资和经营活动。高校所有投资和经营活动统一由高校资产公司代表学校，以出资人身份进行。高校资产公司普遍建立产权清晰、权责分明、校企分开、管理科学的现代企业制度，依法行使高校企业股东的权利，并履行相应的义务，加强对所投资企业的监管，以促进科技成果转化和产业化、实现国有经营性资产保值增值为主要任务。
由此可见，上述两个根本性转变，将高校资产公司全面推向市场。这对高校科技产业档案工作而言，是一个与时俱进，不断提高档案服务质量及现代化企业档案管理水平，充分满足高校资产公司各方面需求，真正实现档案开发、开放与利用价值的关键的发展契机。
二、创新
（一）机构创新——档案管理由不完全独立性转向独立性
众所周知，档案工作既是高校资产公司经营与管理的重要组成部分，也是提高高校资产公司经营与管理水平、工作效率与工作质量的必要条件。
高校资产公司组建前，科技产业系统是作为学校的一级机构或部门，则科技产业档案管理必然受制于学校档案馆（室）。这不仅体现在组织架构上，更体现在业务职能上。学校档案馆（室）通过下发文件、指导培训、检查评比、经验推广等有组织、有计划、有步骤地的活动，强有力地推动着高校科技产业档案工作的开展。这就必然导致高校科技产业档案的管理观念、管理体制、管理模式以及资源建设诸方面，难以实现与现代企业相适应的、个性化的的档案工作运行机制的变革与创新。当然，高校科技科技产业档案也就很难达到的完整性、系统性，更不用说全方位性了。由于高校科技产业档案管理的不完全独立性，必然决定了在其工作发展过程中没有应有的自。
高校资产公司的组建，是建立在以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开（学校出资人与高校资产公司经营者之间相互制衡关系），以法人治理为核心的现代企业制度的基础上。作为企业法人，高校资产公司“应当具备依法成立、有必要的财产或者经费、能够独立承担民事责任、有自己的名称和组织机构以及场所四个条件。”（《中华人民共和国公司法》P4）依法独立享有决定企业组织机构的权利。高校科技产业体制的创新，使高校资产公司拥有档案终极所有权。档案管理同其他管理一样，档案权属决定了档案的管理思想与管理方式。即谁拥有档案的所有权，则谁就拥有档案管理的控制权与自。因此，高校资产公司的组建，可以促进高校科技产业档案管理深层次的变革，改变原有高校科技产业档案所固有不相适应的行政管性理模式，转向适应市场经济、适合本企业特点的经营性管理模式。所以，高校资产公司在组建过程中应当充分根据企业自身的特点开展其档案管理机构调整与创新，将新制订的高校科技产业档案规章制度及时提交董事会审议通过，并纳入公司章程中，以适应高校资产公司在激烈的竞争市场条件下，在高校科技产业体制和运行机制转型的过渡时期，在获取最大经济效益与社会效益的统一的过程中对信息的需求，确保高校科技产业档案工作协调持续发展。
（二）管理创新——档案管理由行政管理性转向市场经营
性
利用价值是档案工作出发点与根本目的。随着现代企业制度的建立和市场经济的发展，高校资产公司作为市场的主体，以实现一定的经济目的。其档案工作亦必须围绕公司的经济目的创造一个良好的管理与经营环境，为其科技企业的成长与发展保驾护航，为社会提供最好的服务。
高校资产公司组建前，在管理体制上，大多数高校科技产业仍是学校的一级机构或部门，或是一套班子两块牌子，且以行政管理为主，经营与管理权基本在学校，或是学校直接干预。一方面，高校科技产业部门或机构因为没有属于自己的资产，自然而然也就缺少承担经营风险和资产增殖的责任。另一方面，学校从来不是也不可能是一个完全等同于其他资产主体，以追逐利润为唯一的纯粹市场主体。即学校在追求经济目标外，更关心其政治目标与教育目标。所以，学校的政治性身份必然决定在其经营与管理中具有政治性目标，追求经济效益并非首要价值目标。毫无疑问，高校科技产业有着三重目标：一个是政治目标；一个是经济目标，还有一个是学校自身的教育目标。
高校资产公司的组建，其作为市场的主体，以实现一定的经济目的，因此，必须遵循社会主义市场经济的客观规律。幸运的是，高校资产公司的组建者从一开始便牢牢地抓住了那只神秘的被经济学家称为看不见的手——市场规律，运筹帷幄。本着“资产管住、经营放开、促进发展、加大回报”的原则，建立的是以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型的高校企业管理体制和运行机制，在市场环境中求生存、求发展，推动公司的经营由学校事业计划型向市场经济自给型，将公司的一切活动都以“利益最大化”原则发展壮大进行。这不仅是市场经济规律和市场规律的要求，也是今后高校资产公司的发展方向。
（三）档案管理由兼职性转向专业化
档案工作的任务既是是一项艰巨的光荣的复杂细致的平凡清苦的事务性与基础性工作，也是一项政治性、政策性很强的工作，还是一项技术性和专业性较强的工作，具有自身严格的操作规范和流程，对人员的业务素质提出了较高要求。从法律的视角看，契约是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。随着我国法律制度的健全，企业在生产经营管理活动中，契约关系是市场经济社会里最基本的法律关系，契约管理的具体内容及合同关系自始至终是一种法律关系。所以，在市场经济条件下，高校资产公司档案管理必须从过去重点为政治服务、领导服务、人事服务转向为生产、经营、管理、法律等活动服务。
第9篇
随着电网管理工作的不断改革完善，档案管理工作也有所进步，一些公司设置了综合档案室，也配备了专职人员进行管理，实现了统一管理。但是，档案管理工作进行改革比较晚，大部分的供电公司仍处于分散的管理状态，档案管理制度不健全，有些供电公司虽设立了管理制度，但过于形式化，没有实效性，导致档案管理工作陷入被动管理的状态，文件、资料管理混乱，尽管部分县级供电公司已经开始进行整改，但是改革的步伐稍慢，不能与电网管理发展同步，所以应积极的完善档案管理制度，建立规范的管理制度，能够有法可依，有章可循。第三，档案管理团队的综合素质不高。档案管理工作是一个需要专业性强的技术人员来进行管理，能够保证工作的连续性。但是在多数的县级供电公司档案管理中虽有专职人员进行管理工作，但是这些工作人员常要兼做其他工作，无法专注于档案的管理工作；又因档案管理岗位的福利待遇不是很好，导致很多档案工作人员不够稳定、人员流动性大，缺乏较强的责任心，常出现工作人员离职后，档案管理失控的局面，给档案管理工作带来一定的压力。另外，档案管理的工作人员缺乏专业性，多数是非专业人员从事档案工作，缺乏实践经验，常常出现档案资料收集和归档不及时，导致档案管理的价值性不高。
二、做好县级供电公司档案管理的有效策略
做好档案管理工作是县级供电公司亟待解决的问题，要想真正的改变县级供电公司档案管理的现状，就必须采取有效的策略，进行整改工作。
1.强化档案管理工作意识，提高管理人员的综合素质
对供电公司的档案管理人员要提高管理意识，尤其是要强化高层领导的档案意识。首先，领导要积极地带领大家进行《档案法》的学习，对档案管理工作进行深入的了解，强化档案管理的专业知识；加强档案管理工作的宣传力度，提高管理者的对档案工作的认知度，将档案管理工作纳入日常工作范畴，认识到档案管理工作的重要性。其次，要定期对档案管理人员进行相关的业务培训，提高管理者的工作能力和工作效率，对档案管理人员的招聘工作进行严格的把关，建设专业性的管理团队，提高工作人员的职业素养。作为档案管理的领导者要定期对档案管理工作进行监督检查，给予一定的指导和建议。
2.建立完善的档案管理制度
档案管理是供电公司管理过程中的重要组成部分，因此档案管理制度的完善对档案管理工作有着重要作用，能够促进档案管理规范化，进而提高工作效率。首先，供电公司要大力支持档案管理工作，无论是人力、还是财力都要为档案管理工作创造条件，保证档案管理工作的顺利开展。其次，要制定有效的档案管理制度。供电公司要结合自身的实际情况，积极采用先进的管理制度，条件允许的话可以实施三级网络的管理办法，提高工作效率；要落实好工作人员的岗位责任制，进行明确的分工，做到档案管理工作依法遵规，提高档案管理水平。最后，要组建综合档案室，便于档案资料的查询和归档，成立档案管理领导小组，进行定期检查监督工作，并且要定期组织相关会议，制定出完整、有效的工作计划，形成统一的管理体系。
3.实施档案信息化管理
在信息技术迅猛发展的今天，信息管理是企业发展中的重要手段，对于供电公司的档案管理实现信息化管理是顺应社会发展的必然产物，因此，建立完善的档案管理数据库是一种趋势。作为县级供电公司应积极引进先进的信息设备，实现信息化管理，然后要建立档案检索体系，编制档案检索目录，便于资料的检索，提高档案资料的使用效率；对在职员工和新进员工建立电子档案，形成一个统一的数据库，强化了档案管理效率，加强了档案管理工作的便捷性，有效的对档案进行保管，降低了风险，发挥了档案管理的积极作用。
三、结束语
第10篇
企业的档案管理是企业管理的一个组成部分，尽管它只是企业整个生产经营管理中的一个细小的局部，但企业的档案管理必须适应企业整体的发展需要。本文试图通过分析国有企业改制后档案管理工作的现状及问题，从企业管理模式探索的角度提出一个适合股份制上市公司企业档案管理的新模式。
一、股份制上市公司企业档案管理工作的特点
1．企业档案管理的内容不尽相同。申请上市的请示和同意上市的批准文件，上市公司招股说明书，发行可转换债券的申请、批复及相关的说明、承诺、法律意见书、资产评估报告、资信证明等文件；董事会、监事会、股东大会形成的各种文字材料；上市公司对外的各种公告、消息的正本与定稿；上市公司上报证券监管部门、交易所的文件材料，以及接受证券监管部门检查所形成的文字材料。
2．企业档案管理的工作程序差异。企业档案保存地点的多样化。根据中国证券监督管理委员会及证券交易所的规定，公司的发行公告、交易公告、发行(上市)时，报送中国证券监督管理委员会的送审材料及半年报、年报(包括附件)和其他要求的备查资料应备，于上市公司的证券部门以供投资者查阅。另外，对于股东大会、董事会、监事会的会议记录本按《公司法》要求应由公司董事会秘书保管，这些材料均是上市公司企业档案的重要组成部分。而其他企业档案仍然由原档案室负责管理，从而使得上市公司企业档案的保存地点具有多样性。
二、现有企业档案管理模式的不适应性
现有企业档案管理模式的不适应性主要是由于企业内部管理体制的变化而引起的。随着股份制改造的实施，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化。
首先，机构的设置与集团公司相比是精简的，没有独立的档案部门，原来由一个部门管理的工作落实在一个岗位上；从人员配置上是精练的，没有独立的档案管理人员。
其次，企业档案管理权限的不同。按照证监[1997]16号《上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，公司董事会、股东大会、监事会的会议记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年。这与我们传统的归档文件必须由档案管理部门保管的规定是不一致的，而作为上市公司则必须按照中国证券监督管理委员会的有关规定执行，因此，而引起的有关档案的管理权限必须根据实际情况重新界定，并制定相应的规章制度，既符合上市公司的管理规范，又利于企业档案的有效管理。
三、股份制上市公司企业档案管理新模式
首钢股份自1997年底改制成功，企业在实施有效管理的模式方面一直在进行着探索，档案管理工作也经历了从无到有，从粗线条到规范严谨，继而追求先进的阶段。首钢股份的股份制上市公司性质决定了企业的档案管理必定带有上市公司的色彩，进而形成了股份制上、市公司企业档案管理新模式，其主要特点包括如下几方面：
1．重点加强企业知识产权、经济往来档案的安全保管。企业知识产权、经济往来类档案蕴含着企业独有的经营管理运作机密，涉及企业的产权、债权债务、营销策略、核心技术。市场经济是一个充斥着激烈商业竞争的环境，企业中积累流传下来的专业技术和技巧、商标、著作权等知识产权档案的安全保管，财务账簿、凭证、文件等侵权证据档案的安全保管，以及企业经营中重大产权交易、资本运作过程当中形成的合同文书等法律文件的安全保管，维系着企业的生死存亡。
2．企业档案管理采取“集中统一管理、外委保管”的新模式。虽然按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(档发字[1998]6号)的规定，“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。”但是考虑到股份制企业在改制后精简的机构和人员难以承担按照原有职责和制度的档案管理内容，充分利用上市公司以外的档案管理资源(包括上市公司所属的集团公司原有的档案管理系统)，采用“集中统一管理，外委保管”的模式。
“集中统一管理，外委保管”模式是指上市公司内部部门对企业档案从内容上集中统一管理，对本企业所产生的有哪些档案及最终形成的档案目录必须做到心中有数；而企业档案实体的保存采用外委保管的方式，外委保管单位以上市公司所属集团公司为最佳。这样不仅可以充分利用集团公司强大的档案管理硬件和软件系统，而且从另一方面保证了集团企业档案的系统和完整性。采用这种方式，只要在上市公司内部部门中查询到的档案，必定能够在外委保管单位找到相应档案资料的实体。
3．档案管理工作创新是企业进步和发展的要求。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”也是一个企业生存发展的源泉。企业档案管理工作是企业管理中一个不可或缺的环节，随着企业的进步和发展必然要求其档案管理工作也要及时跟进，要适应企业经营的变化，从而在档案管理工作上有创新。结合本企业档案管理实践，创新突出表现在对专题会议档案和对外投资项目档案的管理上。
(1)专题会议档案的管理。首钢股份的专题会议档案特指公司股东大会、董事会、监事会三大会议的有关会议议案、会议决议和会议决议公告等文件资料。如果按档案专业的要求，这些专题会议档案及相应的会议记录本是要保存在档案专业人员处的，但是按照{上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，有关这些会议的记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年；针对这样的特殊情况；在进行归档：时，公司专题会议的会议材料仍由档案专业部门保存，而会议记录本则由董事会秘书保存，但是档案专业人员要对会议记录本的保存情况，如记录本内容情况、记录数量、董事会秘书人员变化情况及记录本移交情况进行管理，同时在15年保存期过后，移交档案专业部门与会议材料归在一起，实际上是适当延长了记录本的保存期限。这样的做法，既满足了档案专业管理的要求，又符合中证监对上市公司信息管理的规定。
(2)项目档案的管理。首钢股份对外投资项目基本上是以募集资金为主进行投入，主要是通过占有股权的收益来获得投资回报。除对控股公司委派高管参与具体经营管理外，基本不过问公司的运营。项目的管理始于股权的占有，终于股权的退出，如果没有股权的退出，公司的存续时间即是项目的生命时间，且其管理内容主要是那些能够体现对参股公司重大事项的影响力的文件资料；而传统意义上内部投资项目，项目有一个完整的生命周期，从项目可研、立项、建设、竣工及至投产，围绕项目生命周期的各个阶段，有各自不同重点的归档内容，最终形成一套完整的项目档案。因此，对外投资项目的管理模式与内部投资项目的管理模式是有重大差异的，这也就决定了其档案管理的模式必然要有所创新。
第11篇
1新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*乡振兴煤矿、*煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
第12篇
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
三、企业产权变动过程中形成的文件材料;
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审，经处(分公司)级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应
有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。
第13篇
关键词 档案管理 理念 建设 能力
“十三五”开局之年，公司档案工作有新的要求和规定，要求档案管理工作上台阶、上水平，达到国家A级标准，是公司档案发展的新起点。公司已先后将档案工作纳入到企业“十三五”发展规划，纳入各经营单位第一责任人的绩效考核当中，列入公司年度工作计划并进行了布置。可见，档案工作服务于公司经营管理的重要作用越来越明显。如何适应公司规模发展的需要，找准档案工作的着力点，需要不断思考和探讨。
一、档案工作要坚持四种理念
随着公司经营规模的快速发展，加强企业基础管理和制度化建设已成为“十三五”发展规划的目标和工作重点。档案工作必须与时俱进，坚持科学的理念，努力把握工作的主动权。
一是坚持首要抓好抓紧公司档案资源建设的理念。档案资源建设是档案工作基础中的基础，是一切档案利用、服务、开发及数字化工作的前提，是企业信息资源的重要组成部分。当前，档案工作应遵循公司各类档案资料形成的基本规律，结合公司经营管理的实际需要积极向前推进。一方面要按照“抓重点市场和重大项目、注重实效”原则，对近期或正在形成的档案的进行有效管理和利用；另一方可采取档案征集、对历史档案资料进行专项抢救等有效措施，开展档案资源建设，丰富公司档案室藏。只有通过将凡是涉及企业需要利用的档案、凡是对公司经营发展有利的资料，都纳入档案资源建设管理体系，才能真正做到“拿得出、用得上、不误事”。
二是坚持科技促进的理念。当今时代，信息先导，传统工作经过信息化的重塑已经展示出更大的活力，档案资源建设与管理在信息化浪潮中必将拓展出更达的应用空间。要通过进一步推动档案存储数字化、管理自动化及利用网络化等科技手段，将传统的档案信息转化成电子信息，才能进一步推动公司档案工作的开展。
三是强化服务公司经营管理的理念。要从践行科学发展的高度出发，主动增强服务意识，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，充分发挥档案工作优势，为完成公司的中心任务提供档案支撑，在服务企业大局中发挥独特作用；不断拓展档案的服务功能，使档案成为公司经营管理的得力助手；通过对档案的整合、加工、编研，从大量的档案信息汇总筛选出最有价值的资料，为企业需求提供更多的“增值服务”。
四是加强着眼于未来的理念。当前档案工作处于建立完善阶段，许多发展过程中形成的问题没有得到良好的解决，档案工作由于受主观及客观条件制约而发展不够完美，因此创新档案工作要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在做好现实工作的基础上力求完美发展和新的突破。
二、档案工作要推进“三化”建设
遵循档案形成规律，发挥档案的证据和凭证作用，积极开展档案管理规范化、数字化、分类化工作，主动服务公司经营发展，提高服务效率和服务水平。
一是要加强规范化管理。随着公司档案资源建设步伐的加快，各单位档案工作即将陆续开展，按照标准、规范整理公司各类档案，是提高公司基础管理的需要，是贯彻执行国家、股份公司档案规范性文件的需要，也是优化档案工作目标考核，促进档案工作健康开展的需要。要在结合公司主营业务和企业管理的前提下，尽快完善、健全档案工作的各项规章制度和管理办法，严格按照标准收集、整理公司的各类档案，才能切实提高公司的档案管理质量，促进公司档案工作健康、持续开展。
二是推进档案数字化工作。数字化档案较传统的纸质档案具有自动采集、存储安全、管理科学、利用便捷等优势。要在公司机关室藏档案已全部实现目录检索、部分文书档案全数字化的前提下，根据公司信息化建设的总体安排，按照逐步推进的原则，尽快在“十二五”期间达到文书档案和声像档案的全数字化、部分重要基建档案全文数字化。
三是提高档案细致分类化工作。分类化档案具有分类清晰、便于查阅、细化管理等特点。要在公司档案室形成公司各个方面成果的系列档案。例如，科技开发、安全质量、物资设备、法律成果、人力资源、社会荣誉等。要每五年形成系列成果档案，提高公司的基础管理能力。
三、档案管理人员队伍要加强三个建设
一是完善职能，形成专兼结合的档案管理人员网络。对机关和所属各项目，应按照“精干、高效、有利于工作开展”的原则，结合各项目的实际情况，健全或完善档案工作机构，明确相应的专兼职档案人员岗位职责，负责定期或即时向档案机构移交声像材料。档案机构要定期到各有关业务部门和各项目进行检查指导，督促其把本部门、本单位形成的各类档案材料移交到档案机构，保证档案管理工作的顺利开展。
二是保持专兼职档案管理人员队伍的稳定。专业档案人员是开展档案工作的根本，稳定的专兼职档案人员是推动档案工作的保证。所属各项目应结合本项目经营管理需要，配齐配强专兼职档案管理人员，保证档案收集、整理、归档工作顺利完成。
三是开展业务培训，提高档案管理人员的工作技能。抓好专兼职档案业务学习和培训，是提高管理水平的基本环节。要组织在岗的专兼职人员学习档案的基本知识、基础理论，组织学习档案的管理知识等，有效提高档案的归档质量。
四、档案人员要提高四种能力
档案工作是为时历史、为企业文明传薪火的崇高事业。专（兼）职档案人员除应具备基本的职业道德之外，应努力成为档案工作的行家里手。要围绕“收齐、管好、用活”档案资源，不断提高专（兼）职档案人员的职业素养。
一是提高对档案的鉴别能力。档案的本质表现为人类有意识控制的凭证信息。提高专兼职档案人员对各类档案的鉴别能力，是档案专兼职档案人员最基本、最重要的能力要求。一方面，何为档案，必须经过鉴定后才能接收、收齐。另一方面如何优先提供利用，也需要鉴别，才能及时提供有效服务。只有具备较高的档案鉴别能力，才能收好、用好、管好档案。
二是提高管控能力。管好档案，是各单位专兼职档案人员的重要职责。对本单位、部门的各类档案进行有效管理，要求专兼职档案人员必须养成细致的工作习惯，对于经本人鉴别、收集、借阅的档案，应当做到心中有数，增强安全管理档案的警惕性，确保档案的使用和保管安全。
三是提高档案管理的科研能力。用好、用活档案，是档案工作的主要目的。要着力把蕴藏在公司档案资源中的管理、决策、技术和文化等潜在的价值开发、利用出来，才能切实增强服务企业的效能，才能实现档案的增值作用。
四是提高沟通协调能力。档案工作具有工作环境相对封闭性，工作位置后端性和档案作用渐显性的特点。专兼职档案人员不但要耐得住寂寞，还应主动走出来，通过与系统内档案工作搞得好的单位交流，学习人家的先进经验；通过参加档案业务培训，增强与系统外专业人员的联系，了解档案工作的新方法、新趋势；通过主动征集本单位、部门的档案资料，提高沟通协调能力，从而走出封闭的工作环境，使档案工作变末端为前沿，更好地服务于公司的中心工作。
（作者单位为中铁建大桥局集团电气化工程有限公司）
第14篇
关键词：档案管理；实施；应用；措施
前言
档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。
1 系统简介
档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。
2 系统实施和应用
2.1 数据整理
基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。
历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。
2.2 系统配置
信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。
2.3 系统培训
公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。
2.4 数据迁移
数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。
2.5 应用中存在的问题
目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。
3 档案管理的几个改善措施
3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。
按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。
3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。
档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。
配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。
强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。
3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。
结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。
4 总结
档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。
参考文献：
[1] 金波. 关于企业档案信息化建设的思考 .上海大学学报[J]，2005年9月第12卷第5期：100-103
[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316
[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211
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第15篇
人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
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