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一、医学教学档案管理中存在的问题
(一)档案管理制度存在不足。在我国有很大多数医学院在档案管理制度上存在一定的问题,特别是一些基层教育的档案管理十分缺少有效的制约机制。比如一些医学院未建立规范的立卷部门,很少有固定的人员负责归档工作,多数是临时抽调出的老师来负责。档案管理中出现的问题也没有具体的人员予以负责,其在档案管理制度构建方面存在诸多问题。(二)教学档案质量不高。教学档案质量直接影响到教学档案所产生的价值和效果,而且和教学工作的开展以及教学管理的水平都有着重要的关系。教学档案的主要内容大部分都是来自各种教学文件材料,因此,教学文件材料质量是取决于教学档案的质量好坏。但是,依照当前的情况来看,很多院校注重了教学质量的提升,但是对于其档案的形成并没有予以高度重视,医学教学中所形成的档案资料或者没有进行及时归档总结,或者没有形成文字性资料,难以形成具体的档案资料,造成很多教学档案的质量不高。(三)档案信息化程度不高。依照我国社会发展的情况来看,信息化建设已经日渐成为高校建设的重要支撑。而信息化建设的辐射范围也应当包括医学教学档案的管理,只有对教学档案的管理不断推进信息化进程,才能够保证其档案管理的持久性。但是,更多的院校依然停留在原有的档案管理方法上,其信息化建设开展不足。即使部分院校已经逐渐推进信息化建设,也仅仅停留在基础的档案管理之中,水平不高。(四)服务水平有待提升。医学教学档案管理的最终目的应当是服务教学,坚持以教学为根本。但是,在当前的很多院校中档案成为“保存”的象征,其利用率并不高,尤其在教学过程中,档案的使用效能低下,档案的服务性质没有得到体现,其在教学中的应用还有很大提升空间。
二、加强医学教学档案管理的策略
(一)建立健全教学档案管理制度。在进行教学档案管理制度构建方面必须要结合本学院教育的实际情况,制定和完善教学档案管理相关的规章制度,细化教学档案管理人员的相关责任。在此方面应该由分管的校长进行负责,通过相关的专业人员制定出合理、有效的规范管理机制。另一方面,必须要创建适应各个教学档案管理的规章制度。一些医学院起步较晚,缺少足够的教学档案管理经验,在制度构建方面容易忽略,多数档案可能没有及时进行归档和收集,而且很少进行系统的分类,很难真正满足教学管理的需要。因此,院校必须要注重经验的总结,不断完善学校医学教学档案管理的工作规范,建立适应各系教学档案的规章制度,创建具体教学档案管理工作职责,将责任落实到每个人身上,确保档案管理工作稳定、有序地进行。(二)提高教学档案质量。真正要提高教学档案质量,就必须重视教学文件材料的选取和管理工作。一方面要保证教学材料在内容必须具有真实性,也就是说其档案的内容必须真实的来自于教师教学工作的开展,是教学工作的真实记录。这就需要教师做好教学内容的归纳总结,并对教学内容进行及时记录,让开展的教学工作以文字性或者电子文档的形式予以落实和保存。另一方面,各类教学文件必须具有相关的规范和标准,也就是所保存的档案必须依照相应的规范而进行,通过具体、统一的要求保证其教学档案的质量可靠性。在载体的选择上,格式和书写上以及整理、立卷上都必须达到规范标准化。此外,每一种教学文件材料必须要归档完整,所保存的档案应当贯穿教材、教案、教师讲义、教师授课情况以及学生反馈等各个方面,只有保证档案的全面性、完整性,所进行的档案管理才具有意义。(三)加快教学档案信息化进程。在教学档案信息化的整个过程中,可以充分地利用计算机信息技术管理方法进行档案管理工作,这样能够提升档案工作的管理水平,使得档案工作效率得以提升,同时也是档案事业未来发展上的必然趋势。一方面,在纸质载体的各种教学档案上,必须实施案卷级、文件级的计算机录入的保存和检索,努力实现全文数字化,创建出比较完善的教学档案信息数据库,最终达到向数字化储存利用的发展目标。另外一方面,必须注重电子载体类教学档案进行归档工作,对于学校的多数教学档案必须实行纸质与电子档案两方面共同存储的信息管理,把教学管理系统和档案管理系统相互结合实行教学档案的双向信息输送,努力实现文档管理的一体化。此外,在教学档案管理的阅读上完成全面的计算机检索机制,使得教学档案信息真正的公开化,利用现今发达的网络完成教学档案资源上的共享以及教学档案信息内容的远程终端服务。(四)做好档案服务工作。将建立的教学档案真正有效的利用起来,更好地开展教学服务工作,这才是档案存在最大价值的体现和最终的目的。在这个过程中必须满足使用者对需要查阅的教学档案信息的需求,这样才能提升教学档案的使用率,促使档案价值的实现。在实际的情况下,为了提高教学档案的利用率,相关的档案管理工作人员必须要考虑到本校的具体实际情况,对各类的检索工具进行及时的编制,这里特别要注重的是对教学档案的内容上进行充分的分析和研究,教学中重大事件,现有在校学生的统计等,在这方面档案的编写上,可以根据实际的情况由档案部门自行编制或者与学校其他部门联合编制。
作者:张晓君 单位:南平市第二医院
成教学生不限年龄、性别、学历等,学习形式多样,能满足增长能力、丰富知识、提高技术和专业资格的需求。成教的本质特征是由其教育的对象“成人”决定的,学生主要来自在职工作人员,教育过程中容易受工作、家庭、社会等因素的影响,故成教学生档案具人显著的特点:
1.1数量庞大。首先,成教从某种意义上说是对普通全日制教育的一种完善和补充,在于扩大教育机会,提高国民素质,实施终身教育。随着经济的发展和社会的进步,对人的素质的要求提高了,很多学员在完成正规的、普通教育之后,仍需要继续接受教育以提高素质及能力,直至终生;其次,有部分学员为了文凭学历、晋升职务、评定职称等;再次,成人高校扩招政策的陆续出台,办学方式的多元化、办学模式的市场化,也是成教学生增长一个重要原因。
1.2来源分散。不同普通教育,成教为社会组织、全民参加。成教学历有四种主要形式,分别是成人高考(学习形式有脱产、函授、夜大)、高等教育自学考试(自考)、广播电视大学(电大现代远程开放教育)和远程教育(网络教育)。成人高校多办学点并存的办学模式,使得学生来源和分布分散,使学生学籍档案形成的时间规律性不强,来源不一,导致学籍资料的产生和形成比较分散。
1.3异动频繁。成教招生对象主要是已经走上工作、生产岗位人员,对他们所不具备的履行岗位职责所必需的文化知识、专业技术和实际能力的教育。成教学生大多数容易受家庭、工作、社会等因素的影响,容易出现转学、转点、转专业、休学、退学等异动情况,具有极强的不稳定性,故学籍流动性特别大,学籍异动频繁等特点,更加凸显学籍档案管理工作的重要性和复杂性。
2成教学生档案管理存在的问题
成人高校联合办学点多,学生数量大且来源分散,特别是异动频繁待特点,给管理工作带来一系列的问题,目前管理人员素质跟不上时展的要求,对教学点管理不够规范,管理手段基于过去,管理效益、效率低,主要表现在:
2.1档案管理人员素质不高。目前成教档案管理人员结构失调,具备高学历的少,具备档案专业背景的少,掌握全面的档案理论的少。档案管理中普遍存在因循守旧、满于现状,管理水平低下,缺乏创新意识等通病。缺少既掌握现代管理思想,具备坚实档案专业理论基础和高超专业技能,又掌握计算机基本知识,并能将二者有机结合起来的复合型人才。
2.2管理不够规范。成人高校因校外多教学点并存,往往存在管理不够规范的现象。管理思想难以统一,成一种无形的隔阂,工作难以形成默契。虽然高校建立健全档案管理制度,例如:《成教档案管理办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》等,但管理制度能够在每个教学点真正执行的不多。一些档案管理工作流程在教学点能真正全面运用的不多。
2.3管理手段滞后。存在许多成人高校档案管理依然停留在起步阶段,使用传统的人工管理,管理方式落后,或采用单机版进行计算机辅助管理,缺乏统一规划,数据的完整性和一致性差,数字化程度低,无法实现数据共享,工作效率低。或是采用基于单一的C/S(客户端/服务器)模式,应用较小的局域网络环境,与其它用户交互能力差、可扩展性差,不容易进行系统升级,维护困难等。
3加强成人高校档案管理工作的对策
(一)多元智力理论
美国哈佛大学霍德华加德纳教授认为,人的智力是多元的,主要表现为言语——语言智力、逻辑——数学智力、音乐——节奏智力、视觉——空间智力、身体——运动智力、人际交往智力、自我反省智力、自然主义智力和存在主义智力,每个人或多或少都拥有一种或多种以上的智力。多元智力理论揭示了智力只有领域的差异,没有优劣之分。为此,教育者要尊重个体的智力差异,充分地挖掘和发现个体的优势智力,在评价学生时也不能只以传统的期末总结性笔试作为唯一的衡量指标,而应该全方位地考查学生的学习。多元智力对智力类型的揭示为《教育学》档案袋评价的实施奠定了一定的智力基础。
(二)人本主义学习理论
人本主义关注人的高级心理活动,如生命、热情、信念等,在此基础上形成的人本主义学习理论则从全人的视角阐释学习者整个人的成长历程。以罗杰斯为首的人本主义学派认为“能够影响个体行为的知识,只能是个体自主发现并加以同化的知识”,教师的任务不是教学生学习知识,也不是教学生如何学习,而是为学生提供各种学习的资源,为他们创设富有“人情味”的学习氛围,让他们自主学习,从而达到自我实现。为此,教师要尊重学生,关注他们的情感体验,鼓励他们全身心地投入学习之中。人本主义学习理论为《教育学》档案袋评价的实施提供一定的方法论依据。
(三)建构主义学习理论
建构主义认为知识不是通过教师传授获得的,而是学习者在一定情境下,借助他人(如教师和学习同伴)的帮助,利用必要的学习资料,通过意义建构的方式获得的。因此,建构主义倡导在教师指导下,学生自主地建构知识。教师不是知识的传授者和灌输者,而是学生意义建构的帮助者和促进者。为了更好地建构知识,需要将新学的知识与头脑中已有的印象相联系,而教师必须激发学生的学习动机,帮助学生创设符合教学内容需要的情境和提供新旧知识之间联系的线索;教师还应该组织协作性的学习,即合作交流活动,引导学生更好地建构知识。《教育学》档案袋评价的实施过程要求教师必须成为学生学习的激励者,而学生则在自主学习、自主思考中完成知识的建构。
二、《教育学》档案袋评价的具体实施
《国家中长期教育改革和发展规划纲要》(2010-2020)明确提出:“提高质量是高等教育发展的核心任务,是建设高等教育强国的基本要求”。《教育学》档案评价法也是响应其“深化教学改革”“强化实践教学环节”的要求所做的尝试。
(一)精心确定《教育学》档案袋评价的目标
《教育学》档案袋评价的目标是其实施的基础和方向,直接影响和决定着档案袋评价的内容及标准,在整个实施过程中发挥着引领的作用。因此,《教育学》档案袋设计中,教师首先要明确这一档案袋评价要达到哪些目标?该档案袋评价需让学生取得哪些进步、获得哪些发展?归纳起来,目标有以下两点:1.真实地记录学生学习、成长的过程这其中包括了反映学生学习过程中的各种材料,如笔记、反思等,这些作品能够很好地反映学习者整个学习过程中的进步和成长历程。2.搜集每个学生最优秀的作品学生在学习过程中对一些教育现象、教育问题等有自己独到的见解,档案袋评价鼓励他们用自己富有个性的方式进行表达。因此,学生可以将这证明材料收集在档案中。
(二)悉心选择《教育学》档案袋的内容
一般来说,《教育学》档案袋的内容可以由师生共同选择。教师可以在学期初向学生介绍本课程的评价内容等方案,最好人手一份,以示慎重;在具体实施过程中,也可发挥学生的主动性,与学生商量项目及权重等情况,对原有方案作出一定调整并最终确立。简言之,“两学”档案袋内容的确定程序遵循:教师罗列大致项目——学生反馈——共同商讨——最终确定。为了让学生对《教育学》课程的档案袋评价有更直观的理解,也为了让他们能更好地参与到档案袋制作的过程中,教师可以事先将该课程可能需要学生收集的资料印发给学生。一般来说,《教育学》档案袋的主要内容大致有:1.封面封面应设计成能让读者一眼了解档案袋中的材料内容、页码、条目等。2.学生个性名片设计此环节鼓励学生自主设计个性名片,主要内容有二:一是学生名字的由来、内涵、爱好等信息,这能让教师获得更多的学生个人的感性材料,最核心的用意是教师能更好地记住每个学生的名字,从而更有针对性地开展教育活动;二是座右铭,可以时刻起到监督、激励学生的作用。3.学习《教育学》各个章节的课堂表现、主题发言、反思、个性化笔记等过程性资料。例如,该课程学生档案袋评价的最终成绩=30%主题发言及反思+30%课堂表现+40%个性化笔记。(1)课堂表现课程表现是反映学生学习状况最直观的指标,主要包括遵守课堂纪律、学习态度、精神状态等方面。每次课教师留出几分钟供学生自我评价、同学评价和教师评价,这对学生课堂表现能起到很好的强化和督促作用。(2)主题发言及反思每节课留出10分钟时间安排2-3位学生进行主题发言,按学号进行,学生围绕近期学习的主题进行3-5分钟的演讲,主题演讲前需要有一个短时间(1分钟以内为宜)的互动,用于训练学生走上讲台后能立刻吸引听众的能力,形式可以是笑话或简短的故事引发的思考,整个过程需要拍摄视频,相当于“微演讲”。演讲完毕,教师现场点评或点名学生进行评价,同时要求所有听众记录发言者的演讲要点,并写上三五句感受;而演讲者,在演讲结束之后需要观看视频并写出演讲后的反思。该环节主要的主题可以是:(3)个性化笔记所谓“个性化笔记”是指学生在教师指导下,根据自己对所学内容的理解所撰写的、能充分体现自己对所学内容个性化思考的笔记。具体地说,是要求学生将每页笔记本一分为二,左侧记录课程涉及的基本概念和原理,右侧预留5厘米左右的空白,填写自己对前述知识点的思考,包括自己的感性理解、相关知识的拓展及学习过程中的心得体会等。
(三)细心设计《教育学》档案袋评价标准
美国课程评价专家比尔.约翰逊指出:“对确定评价标准这一步骤的重要性无论怎样强调都不过分:如果新的评定不尝试澄清对优质作业的期望是什么。我们很可能是在用新瓶装旧酒”[1]。确定了《教育学》搜集的内容后,需要对该学科的评价标准做一个更具操作性的评价标准。以上是对《教育学》档案袋评价标准的分类介绍,各表中的总评成绩=30%自评+30%他评+40%师评。教师在布置任务时务必让学生提前了解到对档案袋作品的评价指标,学生才能明确档案袋评价的标准,按标准行事,而教师则更好地监督和评价学生的档案袋。
(四)跟踪档案袋制作的进展情况
《教育学》档案袋的目标、内容和标准确定完毕后,学生可以有计划地收集和整理自己学习成长资料,而教师也需要定期或不定期地对档案袋的执行情况进行抽查:个性化笔记是以章节为单位定期检查及审阅,课堂表现、主题发言等每周评定一次;此外,为了让档案袋评价法能更好地促进学生的学习,真正起到激励学生学习的功能,必须及时对档案袋中的材料进行反馈。最为常见的形式是定期开展交流分享会,鼓励学生在同学面前展示自己收集的资料、自己思考的结果等。总之,学生学习积极性是否被调动起来直接决定了《教育学》档案袋实施的成效。因此,在确立目标时,教师要重点做好档案袋评价的宣传工作。档案袋评价的优点日益凸显,但对于较为成熟又敏感的青年学生而言,一开始可能会有一些抵触心理,教师首先要以宽容的心态看待这类问题,同时需要有足够的耐心引导学生逐步认识到它的益处。心理学研究也一再表明,大多数人对事物的态度会经历依从、认同和内化三个阶段。对于大部分学生而言,一开始可能是在教师的要求下完成档案袋的搜集、整理工作,但随着时间的推移,如果他们在执行过程中享受到其中的乐趣和成长中的快乐,就有可能逐渐认同这一做法,而一旦开始认同这一做法,就会更全力以赴地完成这项任务,甚至热衷于此。因此,教师应始终关注学生《教育学》档案袋的搜集,并进行积极的反馈,这是关系到《教育学》档案袋评价法能否顺利开展的首要、也是最为关键的环节。
三、《教育学》档案袋评价的反思
2012年2月10日,教育部正式公布了《小学教师专业标准》,勾画了一名合格教师的道德坐标、知识坐标和能力坐标,对新形势下的小学教师基本素养有了更明确而细致的要求。在“师德为先、学生为本、能力为重、终身学习”等基本理念的指导下,高师《教育学》评价也找到了新的切入点:“档案袋评价”能更好地记录学生学习的过程,但具体实施过程也存在一定的问题,有待讨论。
(一)《教育学》档案袋评价的成效
1.激发学生学习《教育学》积极性作为一种过程性评价,档案袋评价能较为真实地反映学生的学习过程,若使用得当,使之与期末总结性评价相互配合,能更全面地反映学生学习成长的轨迹。而学生《教育学》档案袋资料的丰富与否与他们学习的自主性、主动性的发挥息息相关。为了更好地展示自己的学习过程,他们会更注重从各方面,或积极参与问题的讨论、或通过撰写个性化的笔记等多途径提升自己的教育理念修养。2.培养学生自主学习的能力和自我反思的学习习惯在整个《教育学》档案袋评价的实施过程中始终需要发挥学生学习的主动性,需要学生对自己的学习过程不断地做出评价、反思,同时还能根据他人的评价结果更好地认识自己,及时调整自己的学习方案。这能培养他们的自主学习能力和自主反思的习惯。3.促进教师教学质量的提高通过《教育学》档案袋评价,教师可以更深人地了解学生,创建良好的师生关系,并能从学生的学习过程中反思自己的教学方法并改进措施,推动《教育学》课程质量的提高,进而促进自身专业化发展。
(二)《教育学》档案袋评价需要注意的问题