档案管理基本情况范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理基本情况文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

1.学生档案信息应该具有丰富性

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

三、结语

第2篇

一、事业单位专业技术人员档案管理内容

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平

第3篇

一、事业单位专业技术人员档案管理内容

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平

第4篇

社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用

第5篇

根据厅人事处下发的关于开展干部人事档案审核整理管理工作的安排部署，结合实际情况，我们突出重点、认真细致、实事求是地进行了人事档案审核、整理、增补等工作，现将有关情况汇报如下：

一、基本情况

中心有1名兼职干部档案管理人员，管理在职干部人事档案  本（此次招聘人员的档案暂未调入），离退休人员档案  本。

二、整理情况

1、更换档案柜，在有限的条件下做到防火、防光、防高温。

2、认真检查、装订、核对每一份档案，按要求更换了新式档案盒；

3、根据上级人事部门要求，对中层以上的干部人事档案进行了专项审核整理，重点审核干部“三龄两历”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料详细记录，材料不完整的要求限期补充收集，对信息有误的进行了完善、更正和认定，目前中层干部档案已基本整改到位；

4、职工档案目录已全部分类录入干部档案信息系统，其中包含基本情况、工作情况、职务职称、受教育情况、奖惩考核、社会关系和履历等干部信息，做到了分类准确、编号有序；

三、下一步工作安排

1、改善档案室管理条件，增设空调、除湿机等相关设施，做到防水(潮)、防盗、防虫、防鼠、防磁等要求。

第6篇

（一）人事档案管理体制混乱。

人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

（二）人事档案法规不健全。

由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。

（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。

（四）人事档案管理手段落后。

目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。

二、干部人事档案管理工作的完善措施

（一）理顺人事档案管理体制。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

（二）健全人事档案规章制度。

要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。

（三）丰富人事档案材料内容。

要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

（四）加快人事档案信息化建设。

第7篇

关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

第8篇

关键词：新时期背景；人事档案；管理；利用

随着我国经济的迅速发展，人们生活水平的不断提高，“企业”这一名词被人们广泛提及，企业之间的竞争力有所增加，关于企业人事档案工作的管理和利用这一问题，企业的人事档案管理工作有些不得当的地方，笔者就企业人事档案管理出现的问题进行分析，探讨新时期背景下人事档案工作的管理和利用问题。

一、新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件

一个企业想要更好的提高自身的核心竞争力，就要进行企业的竞争策略建设，在企业竞争策略建设中，人事档案工作的管理和利用是企业提高核心竞争力的先决条件。进行企业竞争策略建设，实现提高企业核心竞争力的目标，使企业在优胜劣汰的市场竞争中立足。学习和实践企业人事档案工作的管理和利用是一件必须长久持之以恒的事情，对于正在发展的企业集团而言，人事档案工作的管理和利用取得成功的最大障碍就是急于求成的浮躁心态，即使企业人事档案工作的管理和利用可以在短期内取得显著的效果，但人事档案工作是没有止境的，由于企业间竞争环境是不断变化的，企业必须坚持“持续改善”的原则，完善新时期背景下人事档案工作的管理和利用，靠企业自身的团队学习和实践。

二、人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键

在目前我国企业发展中，我国企业在发展时间和能力的积累上都相对落后，我国企业管理层面都或多或少存在一些问题，一些企业的人事档案管理者的管理能力和素养有待提高，管理技术需要强化掌握，企业人事档案管理者在发现问题、解决问题、独自处理能力上面有所欠缺，在这些问题之上，企业的人事档案管理理念落后，这就需要企业实施人事档案精益化管理，以促进企业人事档案管理工作的完善，企业人事档案管理工作的实现需要实施企业管理改革，对企业人事档案管理者进行先进管理理念的培训。

企业人事档案工作的管理和利用首先是一种科学的企业人事档案管理方法，企业人事档案工作的管理和利用能够将有限的资源发挥到最大效能，企业人事档案工作的管理和利用是一种管理理念，体现了组织对管理的完美追求，贯彻了人事档案管理严谨化、精益求精的思想。企业人事档案工作的管理和利用基于企业战略清晰化、资源效益最大化、企业档案内部管理规范化的基础上进行，企业人事档案工作的管理和利用能够将短期利益与长期利益相结合，是企业短期利益和长期利益的综合需要。

三、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建

企业人事档案工作的管理和利用中的人事档案基本信息构建是指建立、管理与企业人事档案管理工作息息相关的基本信息，人事档案基本信息的构建优点在于既可以用来指导企业逐步完善人事档案管理和利用体系，以便充分的做好企业人动之前的准备工作；又可以为企业运营管理过程中的人事档案工作决策和指导工作提供人动后的人事档案管理恢复工作提供有力的信息上的支持。

四、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化

建设高素质的人事档案管理队伍，不仅是新时期背景下企业人事档案管理工作自身发展的内在需要，也是新形势下人事制度改革的必然要求。新时期背景下企业人事档案管理工作人员应当具备合理的知识结构和过硬的业务技能，实现由“专才”向“通才”的转变。一要具备较强的综合素质。以科学发展观为统领，认真贯彻党的路线、方针、政策；不断学习新时期人事制度改革的文件和有关规定，准确把握政策标准；熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录、调配、编制业务和人才开发、员工管理等业务。二要提高现代管理能力。现代人事档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技能，还要善于运用计算机进行档案的信息化管理，并进行档案信息资源的开发利用。三要提高理论研究能力。善于总结工作经验，认真开展理论研究，积极探索，开拓创新，不断提高理论联系实际的能力。

五、确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化

一是建立人事档案数据库，实施动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像资料转变成数据资料，推进人事档案信息化进程，以实现档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作的无纸化操作。人事档案数据库的建立，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，还可以记录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证员工信息的时效性、真实性和准确性。二是实现人事档案网络化管理。建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高人事档案信息利用的效率。

结束语：

新时期背景下企业人事档案工作的管理和利用是企业提升核心竞争力的必然趋势，现代的企业市场竞争走企业人事档案工作管理和利用的道路。推进企业人事档案建设是完善企业竞争策略的先决条件。本文介绍了新时期背景下人事档案工作是完善企业竞争策略的先决条件，提出了人事档案管理工作是推进企业核心管理的关键、人事档案工作的管理和利用之人事档案基本信息构建、确保新时期背景下人事档案工作管理人员的专业化以及确保企业人事档案工作的管理和利用手段的现代化。

参考文献：

[1]韩颖，王玲.高校人事档案利用工作的现状与对策[J].黑龙江史志，2007，（02）

[2]白杨，孟繁英.关于提高高校人事档案管理工作水平的思考[J].吉林省教育学院学报，2010，（04）

[3]盛桂兰.加强人事档案管理工作，服务和谐社会建设[J].科技创新导报，2010，（11）

第9篇

关键词：基层党校；教务档案；管理

党校教务档案是党校校史的重要组成部分，是党校工作业绩的展示窗口，也是党校开展教学、科研，提高教学质量和实现科学管理的必备材料。随着信息化时代的到来，如何更有效地运用现代化手段管理教务档案，则是新时期教务档案管理的重点课题。

一、当前教务档案管理存在的问题

1.收集、管理不够规范

目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。一些党校所采用的仍然是传统的档案管理模式，即组卷、立卷、拟定标题装订等等，工序多，操作难，工作量大。这种方式收集整理的档案，其查准率是可想而知的。

2.内容缺乏系统性

开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。对档案资料整理的缺乏直接导致党校教务档案不完整，没有系统性，影响了教务档案的质量和利用价值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。但是，在传统的保密观念影响下，党校教育档案工作存在重保轻用，利用不良的现象。对党校教务信息的共享缺乏导致些弊端：首先，大多数教务档案工作保密多，内需利用多，对外交流共享少，有些重要的、有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，档案管理工作的实际作用被抹杀了；其次，党校教务档案信息资源的开发利用始终处于原始、简单的数据整理状态，信息含量低、封闭，无法实现资源共享，也就无法与外校进行有效交流，致使党校教学本身的质量迟迟得不到提高。

4.重要档案没有专人管理

党校教务档案不仅包括参加党校学习的党员和部分群众的基本信息，还包括党校学习班的教学具体内容、教学实际过程和结果的总结，有些教学过程当中出现的对教学内容的分析和深度反思则体现在参与党校学习人员的日常汇报和笔记中；教务工作人员的科研成果可能保存在各自的电脑上。因此，党校教务档案来源渠道很多，材料繁而杂，没有指定专人管理，很难做到分类明确，归档有序。另外，没有专人管理也使材料容易混杂，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏现代化管理手段

档案管理对我国各项事业的发展都具有极为重要的作用，因此，进行现代化的档案管理成为我国档案管理事业发展的主要趋势之一。现代化管理手段的应用时基于档案管理信息化的，这就要求档案管理工作人员必须具备相应的计算机文件处理能力和网络化信息处理能力。但是，党校教务档案管理人员多是年龄较大的工作人员，这些工作人员计算机应用水平普遍不高，较少参加业务培训，管理方面习惯于旧模式，以传统的手工方式管理教务档案，材料分类立卷装订，很少进行档案信息化处理，致使档案提取和调用的效率很低。此外，党校办公系统的信息化建设中的应用软件缺少文档一体化功能模块，使档案信息化工作进展不顺畅，没有办法对教务档案实施彻底的现代化管理。

二、加强党校教务档案管理的对策

1.加强宣传，提高领导的档案意识

教务档案管理人员要抓住时机，加大宣传力度，从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识，为做好档案工作打下坚实的思想基础。能够加强档案管理宣传力度的方式包括以下三点：第一，以提高档案服务管理意识为基础进行档案应用性宣传，从档案管理工作的实际作用出发提升档案管理意识；第二，去先进单位观察信息化档案管理的好处；第三，进行档案管理服务改革。对档案管理工作的重视则是实现档案信息化管理的基础，档案管理工作重视与否，关键在领导，如我们市委党校，就专门配备了一名档案管理人员，还配备了计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、铁皮柜等。由于领导思想的重视，并从人力、物力上给予大力支持，使得该单位的档案管理工作非常规范。

2.建章立制，规范教务档案的收集整理制度

进行党校教务档案信息化的第二个步骤，就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。

3.更新观念，努力实现教务档案管理信息化

随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现网络化管理和利用。

4.明确重点，指定专人收集重要档案材料

要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。

5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系

在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。

6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。

7.建立健全一系列行之有效的奖惩制度

第10篇

随着电子计算机技术在石化管道应用范围的不断扩大，加快数字化档案建设，通过数字化，逐步提高开发利用档案信息的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，更好地为企业的各项工作服务，促进档案信息资源的共享以及提高档案资源的利用率己日益紧迫。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。

一、目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化档案管理的内涵随着信息技术快速发展，依托计算机技术、存储技术、扫描技术发展产生了数字化档案信息交互管理形式，我们将这种以数字化为载体的档案信息存储提取模式称为数字化档案管理。

二、提高办公效率。数字化档案管理系统能够存储大量各种形式的信息，用户可以方便地通过网络进行访问，以获得包括多媒体在内的各种信息，并且其信息存储和用户讯问不受地域限制，轻轻一点鼠标，就能够通过网络迅速查询，方便快捷。以人事档案管理为例，由于石化管道点多线长，企业管理对象繁多，且具有大的流动性，如员工人员、退休、调动等，要准确统计，及时了解工情况，按传统管理方法，必须“归档”才能查知，而通过计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让管理人员足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空观流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

三、数字化档案建设存在的问题。纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。这是一个庞大的工程，以管道储运公司新乡处为例，新乡处1985年成立至今，档案积累数量庞大，且文书档案的形式多样，要是将所有的纸制档案转化为数字档案，工作量异常繁重。不但需要大量的经过培训的录入人员，还需采用先进的高速扫描仪、储存设备等，硬件投入较大。

第11篇

关键词 事业单位 人事档案 管理

中图分类号：D630.3 文献标识码：A

1加强事业单位人事档案管理的必要性分析

人事n案是个人履历的记录，是个人参加社会经历的凭证，具有极高的社会价值。人事档案管理工作是国家法律规定的一项基本而且重要的工作。事业单位的人事档案管理工作具备多元化的特点，记载着单位员工的身份，资历，工作表现等等基本情况，这些基本情况与员工的福利待遇，社会保证以及组织关系都有着密切的关系。因此管理好人事档案对于提高事业单位行政效率，提高员工工作的积极性有着重要的作用。

2当前事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1传统人事档案管理已不适应新形势发展的需求

随着科技的快速发展，信息技术的全面覆盖，传统的保存人事档案的方法已经越来越不适应新时代的要求。传统的保存方式一直采用纸张保存，纸张质地较脆，容易泛黄撕碎，不仅占用了大量空间，而且不利于信息的查阅。虽然现代使用的是计算机管理，但是计算机记录的是档案的目录，具体的文档资料仍以纸张形式存在，容易造成档案的受损或遗失，给档案的管理造成了巨大不便。

2.2当前人事档案管理工作不适应改革的需求

随着人事制度改革的不断深入，事业单位改革不断推进实施，事业单位将实行岗位聘用制，建立公开招聘、解聘、辞聘制度，人员流动频繁，人员的隶属关系不断变化，仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集，许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

2.3人事档案管理人员专业性不强难以适应现代人事档案管理的需要

人事档案的管理不是一项简单的工作，它需要管理人员具备系统的专业性知识，以应对管理过程中产生的各种问题。如今很多事业单位的档案管理人员没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，不能对档案进行程序化和系统化的管理。有些单位甚至没有专门人员对人事档案进行管理，只是在人动时抽调别的部门人员进行临时的档案管理，导致了单位人事档案管理混乱，难以适应新时代管理的需要。

2.4信息技术的迅速发展人事档案信息化管理程度不高

随着电子信息化的普及，各个单位也采用了电脑来管理人事档案。相比纸张保管，电子档案更加的方便实用，成本也较为低廉。可是在许多单位仍旧习惯于手工操作，即使安装了人事档案管理系统，由于系统本身的限制只能把个人信息，档案目录输入，调阅档案仍需要用手工操作，这样既不利于档案的管理，又影响工作的效率。

2.5领导档案意识淡薄对人事档案工作的重视程度不够

事业单位管理工作开展的基础是领导的认同，如果领导缺乏对人事档案管理的重视，将会给单位的档案管理工作带来极大的阻碍。如今不少单位的领导对人事档案的管理意识淡薄，认为只要能做到不遗失，不外泄，能查阅，能调动就可以，造成了人事档案的管理长期处于应付的状态，难以高效的发挥其作用。

3人事档案工作应如何适应新形势的需要

3.1加强领导意识更新思想观念创新人事档案管理模式

随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作水平得到了不同程度的发展和提高，单位领导应增强档案管理意识，高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确认识档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

3.2不断完善补充人事档案内容适应事业单位改革需要

随着事业单位机构改革工作的推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。随着事业单位机构改革的推进，要不断完善、补充人事档案相关内容，使人事档案工作符合机构改革的需要。

3.3充分运用信息化办公手段提高工作效率

随着计算机技术的飞速发展，信息化办公手段越来越多的应用于人事档案管理过程中，通过建立良好的信息化处理系统不仅可以快速方便的查阅人事档案中的各类所需要的材料，还可以大大提高工作效率。人事档案信息化管理是发展的必然，必须引入计算机辅助系统，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

3.4增大资金投入与技术支持，加强基础建设

第12篇

关键词： 高校学生档案工作 存在问题 对策

学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记

录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。

1. 高校学生档案的重要性

学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。

1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。

1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。

2. 学生档案工作的存在问题

2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》（［84］教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。

2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。

2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。

2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。

2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。

2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。

2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。

3. 对存在问题的解决办法

3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。

3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。

3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。

3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。

3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。

3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源的开发利用。

3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。

4. 结语

电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任重而道远。

参考文献：

［1］杨莉.浅谈高校学生档案管理工作［J］.云南档案，2008（1）：39-40.

［2］陈文斌，杨莎.高校学生档案研究综述 ［J］.兰台世界，2009（2下半月）：41-42.

第13篇

关键词：医院档案；信息化；管理；创新

随着网络信息技术不断发展进步，众多行业领域中已经广泛应用了信息管理技术。信息时代背景下，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化发展的实际需求。医院档案管理工作内容复杂，涉及档案信息比较琐碎，传统的档案管理工作效率比较低。因此，医院的档案管理工作需要通过信息化技术提高效率，同时还能够促进医院档案管理更加规范，达到档案管理标准化以及高效化。

一、在信息化时代下档案管理创新与发展的必要性

在信息时代背景下，信息管理技术不断更新，传统档案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使医院档案管理能够更加规范化。因此，研究档案管理的创新与发展问题是十分必要的。首先，档案管理实现创新与发展才能够适应信息时代新时期的社会需求。信息技术更新升级不断加快，社会信息化不断增强，从而医院档案管理的创新与发展十分关键。社会信息化带来了信息收集处理的需求。人们对于时效性强、具有较高价值的档案信息的需求更高。面临这种新的信息化需求，医院只有做好档案管理的创新与发展，才能够满足信息化发展带来的实际需求。其次，档案管理的创新与发展能有助于医疗卫生事业不断发展。医疗卫生事业的发展进步，需要大量的优秀人才引进。人事档案相关材料管理工作实现规范管理，能够更加有利于做好人才资源合理配置，提高人才能力资源的最优化分配，实现优秀学科人才能力能够充分发挥，促进医院进一步可持续发展。通过利用信息化，实现档案管理的创新与发展，可以引进和培养更多的优秀学科人才加入到医疗队伍中，还可以实现档案管理的信息更加充分的开发，充分发挥档案资源的价值。最后，档案管理的创新与发展能够进一步提高医院管理水平。目前来看，多数的医院在档案管理创新与发展方面确实有所关注，但是实际上效果并不十分理想，医院的档案管理信息化程度并不高，仍需要进一步进行改善和创新。除了要引进更加先进的技术设备，还要增强档案管理工作的重视，改善档案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前医院档案信息化管理的基本情况

(一)缺乏档案管理的专业技术人才，档案管理基础设施较弱

信息化背景下档案管理与传统的档案管理要求有所不同，更多的是对档案信息的管理。档案管理工作人员需要具备档案管理基础知识以外，还需要熟练掌握和应用网络信息处理能力。医院大部分档案管理人员是由传统纸质档案管理转换而来，对网络信息处理缺乏专业技术能力，专业性的档案管理人才相对缺乏。另外，大多数医院实行企业化管理事业单位性质。医院的档案管理既有企业内容，也有事业单位相关内容。这种情况档案管理往往不会得到重视，导致档案管理基础设施弱，档案管理的创新与发展受到一定程度的影响。

(二)缺少规范的档案管理体系

档案管理实现信息化，也就是通过利用网络信息技术，将档案信息材料进行数据化处理，进一步整理分析，实现档案资源的有效提取和管理。实行档案信息化管理首先的要求是要建立好规范的管理体系，其中包括实用的档案管理软件和文字上的规范制度两方面。实用的档案信息处理程序能够满足档案管理高效整合信息资源的需求，满足医院档案管理一体化。标准规范制度有利于档案管理制度的落实和执行。

三、信息时代背景下档案管理创新发展的措施

(一)加大对档案管理专业人才的培养

在信息化档案管理的过程中，工作人员除了要具备档案管理的知识，还要具备良好的计算机应用和网络信息处理能力。因此，要加强对档案管理人才的培养，才能使档案管理的优势得到有效发挥，才能够适应信息化社会飞速发展需求。

(二)完善相关管理制度、法规政策

档案管理的创新发展需要有统一的管理制度以及法规政策作为规范化发展依据。如果出现了问题，就可以以此为依据进行处理。在医院档案管理工作中，统一规范的制度标准、法规，为档案管理工作创新发展提供了规范的法律依据，有助于促进信息化档案管理的创新发展。因此，在医院档案信息化管理中，需要不断完善相关的管理制度和法规政策。

(三)更新档案管理观念

在医院主体医疗管理业务中，包含了各个方面的管理工作，档案管理是辅助部分之一。但是医院管理工作在做相关决策时都需要以档案资源为重要参考依据，它是现代化医院管理的重要组成部分。因此，医院管理观念需要更新，逐步传统档案管理模式，实现档案管理从单纯纸质资料的收集整理向计算机网络化档案管理的转变。从而，充分发挥档案管理在整体信息化建设与医院领导科学决策中的作用。只有领导管理观念不断更新，才能够更加重视信息化档案管理，才能实现档案管理的创新和发展。

四、小结

信息时代背景下，面临互联网+与大数据发展，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化需求。医院的档案管理需要更多的应用信息技术，更加有助于医院档案管理更加科学化，提高医院档案管理水平。从而有效提升医院的市场竞争能力，提高医院的服务质量，为医院发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014(03)：183.

[2]谢少云，李博.信息化时代医院档案工作的管理与创新思路[J].河北企业，2014(5)：21-22.

第14篇

1 建立健全科室设备管理制度

在站内设备管理制度的基础上，建立本科室的设备管理制度，积极配合和实施站内设备管理领导小组的各项决定。设专职的科室设备管理人员，负责设备日常保养和维护。从设备的申请、论证、采购、验收，到设备的使用、维修、报废都建立相应的制度，以利于工作人员采用统一的标准程序来管理设备。

2 从制度入手抓好设备日常管理

2.1 购置管理

2.1.1 申请和论证 一台设备的需要与否，先由机采科提出申请，申请内容包括科室名称、设备的名称、型号、技术参数、厂家、价格、数量和申请的原因，经总务科、财务科签字确认，报主管领导审批。如果购置的是万元以上的大型精密贵重设备，在申请的同时必须填写可行性论证报告，报告中除列清所需设备的基本信息外，还要分析其使用的意义、对房屋水电要求等情况，交血站设备管理领导小组成员讨论，通过后方可采购。

2.1.2 验收和培训 设备购入后，科室设备管理人员和厂家安装人员共同开箱，依据装箱单对设备部件进行核对，清查无误后，开始运行检测设备。厂家人员应对使用科室人员进行培训，使其具备上岗能力后，科室设备管理人员才能签字验收。如果是进口设备，除了原配操作说明外，要向厂家索要中文操作手册。

2.2 使用管理 要想设备切实发挥作用、创造良好效益，使用管理是一个核心环节，它决定设备使用率的高低、使用寿命的长短。

2.2.1 登记建账 验收后的设备先要在总务科编号、登帐、建立设备履历卡，每台设备的编号都是唯一的、固定不变的。在设备上看到编号，就可以知道这台设备实施管理维护的级别。根据设备的编号建立相应的设备卡，卡上列明该设备的编号、名称、型号、厂家、价值、使用科室、启用日期等信息，然后分别在站内设备台帐、科室设备台账上进行登记，设备便可以发放到科室了。

2.2.2 专人管理 确定一名设备管理员，负责本科所有设备的申报、维修及日常保养、维护。

2.2.3 使用记录 万元以上的设备每台都要建立“使用记录”，每次使用均要求填写使用日期、设备运行的基本技术指标、运行的时间、业务量、运行状况、使用人姓名等详细情况。

2.3 维修管理

2.3.1 完好率统计 维修人员依据维修单修理设备后，交科室设备管理人员验收签字。维修人员根据每月所报维修单分类填写维修台账，了解各种设备的故障次数，计算设备完好率，从而掌握设备使用情况。

2.3.2 设备的日常维护保养制度 随着进口设备的不断增多，内部维修越来越缺乏技术支持，有以下几个原因：没有相关的产品图纸和技术数据；市场上购买不到配件；人员素质达不到该产品要求的专业技术水平。因此，建立设备的日常维护保养制度就显得十分重要。设备的维护保养，是保证设备的正常运行和延长设备的使用年限的重要保障，应严格按照设备使用说明书的要求建立各种设备维护保养的操作规程，对维护保养项目和具体操作方法与步骤进行规定，并严格实施。

3 设备档案必须实施点面结合的管理

机采科依据科室设备的特点，采用点面结合的设备档案管理方法。既体现管理的高效率，又能保障高端设备的高效运转，满足业务工作的需要。

3.1 按财产价值分类建档 就像每个人都有属于自己的人事档案一样，设备档案里面保存着设备最原始的资料，通过它能掌握该设备的基本情况和工作状况。因此档案管理工作的好坏直接影响着设备管理的完整性和系统性。

机采科设备一律依照财产价值分为百元设备、千元设备、万元设备三大类。由于百元设备多易于操作、维护，所以对于该类设备往往采取建立设备履历卡进行管理，卡上标明该设备的基本情况、维修记录、报废原因等栏目就可以了；千元设备和万元设备必须建立正规的档案，方便今后的随时查阅、使用和维修。档案管理的重点应放在万元以上设备上。

3.2 万元设备档案管理模式

3.2.1 建档登记卡 记载设备的名称、型号、产地及一般的技术参数；

3.2.2 履历本 记载设备的基本情况、安装调试情况、操作规程、注意事项和维修情况；

3.2.3 原始资料 设备购置的申请和验收单、论证报告、精度鉴定表、产品合格证、装箱单、厂方培训记录和操作人员培训、考核资料；

3.2.4 技术资料 产品说明书、中英文使用手册、图纸等；

第15篇

一、住房保障档案的概念和归档范围

（一）住房保障档案的概念和基本分类

住房保障制度作为社会医疗、失业、养老等社会保障体系中的重要组成部分，对中低收入者的住房问题进行基本保障，是促进房地产市场健康、稳定、可持续发展的重要内容。住房保障档案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可分为住房保障对象档案和住房保障房源档案两种类型。以余姚市为例，根据住房保障对象的不同，具体可分为公共租赁住房、经济适用房、限价商品房三种不同的住房保障类型。此外，纸质档案应当同步建立电子档案，各类住房保障档案之间应当彼此关联，相互印证。

（二）住房保障档案收集归档的具体范围

1.住房保障对象档案收集归档的范围

根据住建部《住房保障档案管理办法》第九条规定，住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档范围为：

（1）申请材料：包括申请书，申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明，诚信申报记录等相关资料；

（2）审核材料：包括审核表，审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录；

（3）实施保障材料：包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；

（4）动态管理材料：包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，不良信用记录及违规行为查处材料，变更或者终止保障等动态变更材料。

2.住房保障房源档案收集归档的范围

根据住建部《住房保障档案管理办法》第十条规定，住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料，收集归档范围为：

（1）申请材料：包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；

（2）使用管理情况材料：包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。

二、住房保障档案管理中存在的主要问题

（一）重业务，轻档案

在具体的住房保障工作过程中，各县市区往往重视住房保障审核分配环节政策法规的贯彻实施，忽视后续的档案管理工作。一些县市区虽能根据上级的法律法规，及时跟进出台一系列住房保障政策，但在住建部于2013年1月1日正式实施《住房保障档案管理办法》以来，各县市区出台相关住房保障档案管理细则的少之甚少，比起对业务的重视度而言，对档案的关注度显然是欠缺的。《住房保障档案管理办法》只是针对普遍情况适用的管理办法，由于各地的住房保障工作开展情况不一，需要及时跟进相对应的档案管理配套政策，才能不断建立和完善各地的住房保障体系。

（二）重纸质，轻电子

在新形势新条件下，人们对档案管理的信息化要求日益提高。但目前，一些县市区的住房保障主管部门未将住房保障审批纳入政务网审批流程，仍以纸质资料审核为主，因涉及的部门多、资料多、流程多，导致审批时间过长，工作效率极其低下。有时一本纸质档案需数次流经同一个工作人员之手，导致多次重复翻阅，降低工作效率，且在流转到不同的审核部门时，经常还会因为个别工作人员不慎，发生保障对象档案资料流失或破损现象，最终导致申报家庭因补交资料而引发不满情绪，不利于维护政府部门的公信力。

（三）人员散，专业弱

由于住房保障工作的专业性和动态性，档案材料的归集形成在具体的工作部门，但归档又在不同的工作部门，加上保障家庭成员的人口、经济收入和住房登记等情况随时可能发生变化，导致保障档案资料会不断发生变化。由于专职档案员对于住房保障档案材料的增减、更新不易把握，加之从事保障工作的业务人员因机构编制紧等原因，临聘编制的工作人员占多数，流动性较大，给住房保障档案的管理工作带来一系列不稳定因素。同时，对住房保障档案管理人员缺少相应的专业培训，容易因专业基础薄弱，导致收集归档的材料不全、更新不及时，影响日后的利用效率。

三、加强住房保障档案管理的建议和措施

（一）健全制度，不断完善管理体制

做好住房保障档案管理工作，领导重视是关键。一是明思路，重发展。从提高认识入手，加强领导干部的责任感。改变工作思路，将住房保障档案管理工作纳入年度重要工作日程，将其作为民生档案工作的重要组成部分，作为政府提供公共服务的一项重要职责和维护群众利益的重要工作来抓。二是加大资金投入，不断提高保障工作的高效性。加大对档案管理人员、现代化办公设施设备的投入，逐步解决人员编制问题，减少工作流动性，提高办事效率。三是加强监督管理力度，规范住房保障档案管理工作。住房保障主管部门负责本市住房保障档案的监督和管理工作，定期对住房保障档案管理工作依法行使监督和指导职权，对违反档案管理法律法规的行为及时进行处罚，进一步健全档案的接收、收集、整理、保管、利用等各项规章制度，落实好管理细节。

（二）转变思路，提高信息化管理水平

新形势下的住房保障工作需要大量运用先进科学技术，从事该业务工作的人员不但要有过硬的专业知识水平，而且要与时俱进，熟练掌握计算机技术、网络技术，具备住房保障档案现代化管理的能力和水平。因此，当下建立住房保障管理信息系统是时代的需要，通过利用档案特别是电子档案可随时掌握保障性住房申请审核材料的审批情况、住房保障对象的情况及实物购房或实物配租情况、货币补贴发放等情况，运用云计算等信息化手段对住房保障相关数据进行统计和分析，在最短的时间内完成各级各类报表的生成和管理，大大提高工作效能。同时，在住房保障档案最初形成时就保证了纸质档案和电子档案的双套并存模式，特别是通过网上审批，一方面可以实现各部门信息数据互通共享，另一方面有利于缩短审批时间，同时避免纸质档案在流转审批过程中丢失，加快实现住房保障的规范、高效和动态管理。

（三）加强培训，提高档案专业管理水平

由于住房保障档案形成量大，专业性和政策性强。如果将档案全部移交给本单位综合档案室，将大大增加专职档案员的管理负担，而且专职档案员缺乏住房保障的相关业务知识，不利于该项工作的顺利推进；如果存放在业务工作部门，虽然利用方便，但不利于档案的安全保管。因此，建议建立住房保障专业档案室，由该业务科室的人员专人管理住房保障档案。同时，需进一步加强档案管理人员的业务培训。在不断提高工作人员业务素质和能力的同时，加强住房保障主管业务部门、审批部门相关工作人员住房保障档案业务培训，提高工作人员对做好住房保障档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平。

参考文献：

1.刘丰 王磊.保障性住房档案的数字化管理.山西档案.2008.05

2.谢小红.保障性住房档案与保障性住房建设.兰台世界.2013.04