人事档案数字化管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质人事档案数字化管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、当前医院人事档案管理工作的现状及问题

（一）管理载体传统老旧

“无纸化办公”的新风已在强调节约公司成本和追求现代科学管理的现代公司的拥护下发展良好，但作为事业性质的医疗机构，尤其是属于国家事业单位的公办医院，财政支持使其对于办公用纸这类“小事”觉得不值一提。当前还有很多医院的人事档案管理材料为纸质材料。纸质材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后质量会大打折扣。

（二）管理路径不够通畅

档案管理涉及各行各业，尤其是人事档案设计的范围更广，在电子技术飞速发展的时代，档案熟悉花管理也成为必然。由于纸质材料的信息传递单一性，纸质材料的信息只能通过人工转移、物物交接甚至需要亲自抄写的传统方式传递，因而其管理路径不够通畅。

（三）管理意识稍显薄弱

人事档案管理中的重要一环便是管理意识，由于人事档案管理不具有直接产生经济效益的作用，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后且不易进步的。

（四）管理人员素质较低

首先，医院的人事档案管理人员在聘用上属于能力较弱型，扮演着“文件袋保管员”的角色，工作能力、工作效率较低；其次，医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。

（五）管理效率严重低下

综合以上几点，当前大部分医院的人事档案管理还处在“人—纸”阶段，绝大多数工作都是人工操作，传递性差，准确性低。查询、转移、归类、审核的过程中经常出现“一步错步步错”的情况，甚至造成人事档案损坏，严重影响人事档案管理效率。

二、医院人事档案数字化管理的基本要求

21世纪是数字化信息时代，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作可以在传统人事档案管理出现的严重病症上补一剂良药。数字化信息开展工作既要求被管理物的数字化，更要求管理者的数字化，因此，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作对人事档案管理的双方主体都提出了更高的要求。

（一）医院人事档案管理者的数字化

俗话说“事在人为”。倘若配备先进的管理设备而没有先进的管理人才同样达不到预期效果，因此要先将医院人事档案管理者数字化。目前我国医院人事档案管理者老龄化严重，计算机水平普遍较低，很多尚处于只会开机、打开文件夹和网页的阶段，因此要及时更新换代，培养、储备档案管理和计算机水平都较高的复合型人才。

（二）医院人事档案设备的数字化

与医院人事档案管理者的数字化相比，设备的现代化要求看似比较容易，其实不然。科学的管理系统、管理软件的重要性众所周知。要积极引进先进的管理设备，只有提高人事档案管理的客观条件方能提高水平。

（三）医院人事档案与管理者二者的数字化信息标准统一化

数字化信息的有效利用一定要建立在标准统一的基础上。比如数据库标准统一化有利于医院科室之间、部门之间、院所之间的数据体系更完整；应用技术标准统一化有利于整个医院人事档案技术处理可以做到无缝衔接；管理标准统一化有利于医疗体系人事管理系统之间的相互交流；信息统计标准统一化有利于进一步提高医院人事档案管理效率。

三、医院人事档案数字化管理的实现路径

（一）打开思想，改变思路，高度重视

当前医院人事档案管理工作的传统老旧很大程度上归结于医院对于人事档案管理工作的不重视，忽视了人事档案管理工作对于一个组织的隐性能量，故而对其软硬件、人工的水平和素质要求偏低。改变这种情况必须要从思想抓起，人事档案是医院的宝贵财富，提高医院人事档案管理工作的思想重视程度，对于其工作的需求提供必要的条件。

（二）新老交接，提高标准，培养人才

老一辈医院人事档案工作者的确在之前多年的工作中贡献过卓著力量，对他们给予充分肯定的基础上也要看到时代在发展，科技在进步，长江后浪推前浪的现象已经逼迫医院的人事档案管理水平需要高水平、高素质、专业化的管理人员为我们的管理工作添砖加瓦。要对医院人事档案管理工作岗位提出更高的工作要求，提高医院人事档案管理工作人员的综合素质。可通过专业人事档案管理培训来提高人事档案管理人员的专业素养，包括新时期人事档案管理的专业知识、计算机操作、业务技能和信息安全学习，其中计算机操作即使最基础的要求也是最关键的技术手段核心，努力培养合适的新型人才。

（三）两件更新，两手都抓，两手都硬

硬件和软件的科技含量和技术含量直接关系医院人事档案管理工作的水平高低。人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高，硬件设备和软件系统的匹配同样不容忽视。首先，要加强对人事档案信息的环境管理，信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求；其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。

（四）队伍建设，注重安全，注意稳定

建设一支高水平、高素质、专业化的医院数字化信息人事档案管理工作团队实属不易。队伍建设前应确保数字化信息岗位人员的安全意识是否满足岗位要求，数字化工作是一项充满安全保密性的工作，需要团队的整体性和安全性；其次，由于医院属性较为特殊，人事档案管理队伍建成之后尽量确保管理人员的相对稳定，在不必要换岗和流动的前提下尽可能保证医院人事档案人员的相对稳定，既有利于熟悉业务，又有利于队伍的稳定性。

四、实现医院人事档案数字化管理需要创新

现代化人事档案管理需要新的人事档案管理模式.基于建立国家人事档案管理中心的构想,本文提出了未来人事档案管理“三位一体”模式,即国家人事档案管理中心集中进行传统人事档案管理、数字化人事档案管理和人事档案网络共享管理。

（一）建立医院人事档案数字化管理云数据库

《关于改变传统人事档案管理制度的建议》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云数据”技术也已应用多年，但是至今这些先进的管理理念和数据处理技术都没能在医院人事档案管理工作中体现出应有的作用。建立医院人事档案数字化管理云数据库已成为利用数字化信息开展医院人事档案管理工作创新的首要创新点。

（二）建立医院人事档案网格化交叉体系

以传统的医院人事档案母系统为基础，建立涵盖医疗人员户籍、社保、成长、信用等方面的子系统，并完成网格化信息交叉。体系的完善既帮助医院人事信息的全面汇总，又可帮助医院内部人才的选拔和干部的任用。

（三）学习利用新技术新方法

信息技术发展虽然迅猛，但由于信息技术引入人事档案管理领域起步较晚，各项工作的信息化进程并没有借成熟的信息与电子技术而加快。我们应当吸取经验教训，努力学习其他领域或者其他国家的先进技术，用在我国医院人事档案数字化工作中。软件上可使用大区域通用的高级别人事档案管理系统，数据标准统一，数据转换流畅，提高医院人事档案工作效率。硬件上可依据实际需求和工作环境情况选择配置相应的数码产品帮助人事档案数据信息电子化。技术上引进先进技术，如射频、芯片、磁条等数据存储、读取技术，既可以帮助大量电子信息的处理又可以保障信息的安全性和存储的长期性。

五、利用数字化信息开展医院人事档案管理工作需注意的问题

（一）与时俱进，不断进步

利用数字化信息开展医院人事档案管理工作具有长期性、延伸性、进步性。需要长期不断的与时俱进、跟进学习，同时要勇于超越现有技术，愿意摸索，敢于突破。要紧紧盯住时代最前沿的数字化信息技术发展成果，将其运用到医院人事档案管理实践之中。这其中既是一个环境更新、人员学习的复杂过程，也需要医院对于此项工作的政策支持和财力帮助。

（二）牢记根本，不忘初心

第2篇

【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

第3篇

关键词：干部人事档案；数字化管理；问题

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现，领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理，对干部的选拔有重要的参考价值。近年来，我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，干部人事档案是会随着干部的调离而调离，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。因此，数字化档案越来越受到档案管理者的青睐，但是，在进行干部人事档案数字化管理时，还存在一些问题，本文也就此展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

对干部人事档案进行数字化管理时，不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下：

（一）减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，同时也提高了其工作的效率。（三）保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

虽然人事档案数字化管理能够提高工作效率等优点，但是，目前还存在很多问题，例如管理方式存在缺陷，管理设备不够先进，管理人员的素质不高等。详细内容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，无法实现计算机管理的环环配合，而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且，在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题，都与数字化干部人事档案的要求不符，同时没有实现真正的人事档案数字化管理，还是需要翻阅纸质的档案，使用传统的查档、调档方式，这样不仅不会提高工作效率，反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便，对服务的效率带来一定程度上的影响。

（二）管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

（三）干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然，这不是一蹴而就能够完成的，需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

三、结语

干部人事档案对干部的升职是有重要作用的，但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此，需要对干部人事档案管理方式进行改变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于应用这种管理方式时间不够长，有着管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进等问题，所以需要管理人员积极地去解决，可以从转变管理方式，购买先进的管理软硬件，加强对工作人员的系统培训等方面着手。

作者:李纯 单位:呼伦贝尔市人力资源和社会保障局

参考文献：

[1]曹炜炜.浅析干部人事档案数字化管理问题[J].管理观察,2015,21(7):60-61.

第4篇

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。

1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3结语

第5篇

（一）数据库建设存在问题

很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。

（二）缺乏现代化的档案工作者

一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。

二、数字化管理高校人事档案的对策

（一）更新观念

实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。

（二）修订《干部人事档案管理条例》

《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。

（三）建立数据库

高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。

（四）强化系统的管理与维护

第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。

档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。

三、总结

第6篇

关键词：数字化信息；医院；人事档案管理

数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。

一、现阶段医院人事档案管理的情况

1.人工操作效率低下

医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。

2.对人事档案管理资料的利用率较低

大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。

3.档案管理信息化水平不高

纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。

二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作

1.提高医院数字化人事档案管理意识

医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。

2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善

数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。

3.创新医院服务模式

对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。

4.加大队伍建设力度

医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。

三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义

1.提升医院工作效率

电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。

2.保存难度降低

传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。

3.信息储存内容覆盖面更广

电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。

4.促进医院考核的公平公正性

纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。

5.信息获取速度加快

在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。

四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策

1.提高档案管理工作人员的安全防范意识

数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。

2.完善人事档案管理制度

要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。

参考文献

[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.

[2]宋兵，朱卫华，邵悦，等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理，2014，（10）：227-229.

[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.

第7篇

一、人事档案数字化的意义

1.减少查询时间，提高工作效率

传统的干部档案查阅，基本上都是先根据姓名查看档案号，再根据档案号调出档案，然后手工翻阅，如果要查询一本比较厚的干部档案，查阅人员需要花费很长时间。而数字化电子档案只需要在计算机的人事系统上输入姓名直接查询并按所需查阅内容点击查阅，只需要几秒钟就能调阅一本档案。实现了快速查询和检索，使干部档案得到了充分的开发与利用。

2.节约干部档案的管理成本

过去，要提高档案的利用率，通常都是用增加档案人员和办公费来实现，导致档案的管理成本大幅增加。而数字化电子档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了纸质档案信息在保护或修复过程中所需的人力、设备与耗材的费用，避免了人员的浪费，也节省了库房硬件环境所需的费用，极大地降低了档案的管理成本。

3.有利于对档案原件的保护

将纸质档案转变为电子档案信息，既方便了利用，也减少了翻阅对纸质档案的伤害，保护了档案的原件，避免纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，使档案能长期或永久保存，有效地保证了档案的完整和安全，延长了档案材料的寿命。

二、医院人事档案数字化管理的途径

1.通过医院网上招聘系统，建立完善的干部信息网络基础数据收集流程管理。

一是统一字段的设置。求职者在填报求职信息的过程中，通过系统设置的列表框、复选框等方式，对字符类较统一的项目作属性限制，避免录入过程中出现差错，如身份证号码、出生年月、性别、籍贯、简历时间等，同时也通过众多的数据验证程序，验证输入数据的合法性，数据库表字段的设置也会设置一些限制，如果误差太大，也一样会在提交过程中提示无法执行，从而促使求职者检验并更正数据。提高数据精确度。

二是细化个人信息模块。在个人信息模块设置上，根据干部档案的十大类的分类要求进行设置，求职者在录入信息时，特别在个人履历、资格证书、获奖情况、科研成果、学术论文、在校学生工作任职情况、家庭情况、证书图片上传中必须进行细化填写，以便于入职后的人事档案系统的丰富与建立。

三是多媒体技术的运用。计算机的多媒体技术为招聘工作提供了丰富多彩，效用优良的媒质，以多媒体记录招聘人员信息，以其信息量大、高密度存储、便于使用等诸多优点，成为我院招聘工作中一大亮点，为医院选拔人才提供了可视、可读的信息，摆脱了以往记录个人材料单一的纸质文字记载，利用多媒体信息技术生动全面记录各专业考生网上视频面试信息、考场面试视频信息和音频信息，面试官评语及评分，临床科室考核情况、心理测试分析、专业理论及英语考核、体检情况、招聘考核小组意见及录用批示等材料，针对档案实体情况，制定合适的处理方案，如纸质、照片等材料，通过高速扫描仪进行数据的采集、压缩、储存等数字化处理，成为各录用人员统一的数字化档案信息，最大限度地将档案实体上所负载的信息保留下来，准确、完整、真实记载各类人才原始的档案资料。

四是整合人员数据，医院网上招聘系统与人事档案管理系统实行无缝对接，建立入职人员电子档案。

2.建立审查监督机制

在干部电子档案收集的过程中，注意把好“三关”：一是审查关，人事科和人事档案室严格履行审查手续，从电子档案材料形成开始就把真实性、合法性和实用性作为人事电子档案材料鉴定和取舍的标准。二是程序关，人事电子档案形成涉及多个部门和环节，既有组织形成的材料，也有个人提供的材料，严格遵守个人上传证件材料与个人档案记录一致的原则，忠于真实，杜绝弄虚作假。建立个人诚信记录及职业信用记录，使之成为个人职业生涯的信用资本。三是处罚关，严肃处理档案材料中弄虚作假或故意不作为两种极端行为，对伪造档案，篡改档案等行为给予严厉的制裁。

三、医院人事档案数字化管理的成效

1.为“知人”“善任”提供全面的材料

由于电子档案中记录的是干部的个人履历情况、诚信状况、干部在录用、考核、专业技能、专业资格、科研成果、晋升、培训教育、奖惩情况、工资福利、健康状况等方面情况的记录，改变了以往人事档案内容单一的模式，注重反映一个人的个性特征，通过对入职人员绩效以及信誉做出的评估，建立员工翔实的个人职业信用档案，为单位选拔人才提供详尽的材料，为个人职业生涯规划的设计、稳定干部队伍提供有效的数据分析。

2.个别材料向个人公开增加透明度

通过人事档案管理信息服务平台，输入职工姓名及工号和密码，实现人事档案远程化查找和利用。把人事档案信息数据库中除一些组织考察材料、群众意见汇总等涉及保密的档案仍要继续保密外其他一些非保密信息向个人开放，如履历表、年度考核表等自己填写的表格，对这些信息个人只有查阅权利而没有修改权利。在一定范围内开放档案，保证职工对档案的知情权，便于档案的利用，促进档案的完整、真实和透明。人事档案信息部分向个人开放，不仅方便了职工对档案的利用，而且增强了公众的档案意识，对人事档案工作也起到了监督的作用，使人事档案更好地为公众服务。

3.减少对纸质档案的伤害

通过扫描仪把纸质的原始档案中利用频率高、利用价值高的档案材料传输到计算机中，形成个人档案信息基础数据，有效保护纸张载体和字迹，利用部门或上级领导可根据需要进行查阅、打印、摘录，避免反复调用原件，更好地保护实体档案。

4.数据共享，达到资源的有效利用

通过建立人事档案管理信息基础数据库，实现多个平台进行访问，为不同部门提供各类人员基本信息的共享。数据库的建设，不仅可以支持人事管理部门的管理，为综合研究分析本单位人员信息，开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助，为人事部门科学的决策提供准确信息，更方便领导调阅，为领导和相关部门提供全方位的人员信息，有利于人才的挑选，通过实时服务，提高人事档案管理效率和人事档案利用效率。

5.实现人性化管理，提高工作效率。

第8篇

【关键词】医院；人事档案管理；数字信息化；运用

当前，在我院各级医院的人事组织与管理工作当中，人事档案管理凭借其基础地位与作用，在其中发挥着十分重要的促进作用与影响，无论是在医院岗位分配、人才录用方面，还是在职称评定工作中，均提供了能够较好满足实际需求与要求的信息支持。所谓人事档案，实际就是在一定时期内，对档案拥有者的各方面经历（如工作、生活等）给予的一种的全面、真实、流程化、系统化反应，针对医院人事组织部门来讲，其通过对各项所需人事档案内容的调阅，能够从整体上、全局层面，对本部门旗下各工作人员的既往经历以及当前工作实况等内容，有一深刻、细致的了解，因而能够根据当前实况与需要，更好的开展各项能够较好满足当前需求的人事管理工作，推动人力资源工作的规范化、合理化，实现人事档案管理的科学配置，最大程度提升医院管理水平，提高各业务层面的实践操作能力。伴随我国当前医疗机构体制改革的持续深入，此背景下的医院人事档案管理与数字信息化技术整合，显得尤为迫切，格外重要，有效重大的现实意义与基础作用。针对各级医院来讲，应结合自身实况及未来发展需要，切实采取各项有效措施，对数字信息化资源进行持续、深入、全面性挖掘，最大化发挥其功效，为医院发展及人事档案管理提供更好、更加优质的服务。

1.医院人事档案数字信息化的基本内涵

1.1人事档案数字信息化的基本定义

所谓人事档案数字信息化，从本质上来讲，即以当前计算机科学技术为基础与轴心，秉持数据库技术发展趋向，并在信息网络技术不断增强的综合大背景下，通过系统的多元、深层整合而逐渐发展成熟的一种新兴的能够较好满足今后需要的档案管理模式。在实际运行中，基于人事档案管理需要，通过将相关数字信息内容进行有效整合，能把各种多题材、多形式的档案内容，以一种更为先进、更加高效的数字信息化的形式，不断记录下来，并予以保存，然后，用数据库所具有的庞大功能体系，对这些数字化档案内容，进行集中化、规范化、系统化管理，此外，在得到相关授权的基本情况下，利用内置的网络接口，在网络平台上，能够对所需内容，进行实时、准确、细致化查阅，还能根据实际需要进行调用，因而具有较高的资源共享水平，较强大的人事档案管理效率。

1.2医院人事档案管理数字信息化的基本内涵

（1）在医院所开展的各项人事组织工作中，人事档案的组织与管理为基础内容，同时还是其开展工作的前提条件，无论是在预测、人事决策方面，还是在各项管理活动中，均发挥着举足轻重的作用，在人事档案管理工作中运用数字信息化技术，能显著提升整个人事档案工作的运作效率与管理水平，还能将人事档案信息资源所具有的内外作用、价值、效能，以一种最为直接、最有效的方式展现出来。（2）医院人事档案管理过程中，通过数字信息化管理方式、方法、模式的系统化运用，能够充分发挥医院当前各方面优势，依托自身软、硬件资源，将有关人事管理的各方面内容，高效化、深层次、准确的完成，比如数据资源录入、数据储存、信息查询及档案调用等，而通过将档案信资源进行规范化归类与整合，所构建完善的、先进的、实用的人事管理系统，能够实现人事档案管理整体工作量的大幅降低，实现从繁到简的跨越。此外，还能及时录入各类新生成的人事信息，因此，通过数字信息化的运用，能大幅提升人事管理工作时效性。（3）呈信息数字化状态的医院人事档案资源，不仅便于查阅与调取，而且还方便保存与运输，对于既往纸质档案信息资源所存在的诸如调用投递不便、遗失、磨损等问题，能够较好的将之避免与消除。此外，通过数字信息化管理，能通过多种方式维持档案资料内容的完整性与保密性，如授权访问、系统加密等。所以，在医院人事档案管理中运用数字信息化技术，能大幅提升前者使用的安全性、完整性与便捷性。（4）无纸化办公是当前企事业单位积极推崇的一种办公管理模式，而将数字信息化技术应用于医院人事档案管理中，能大幅减少纸张使用量，诸如云储存等工具，能够实现各类资源的可重复利用，因而，在人事档案管理过程中，能使其各项管理成本得到大幅降低。

2.医院人事档案数据信息化管理中的突出问题及原因

2.1缺乏长远发展规划

针对发展规划来讲，实际就是为了能够达成人事档案数据信息化管理目标，而制定的中长期任务目标。对于医院人事档案工作而言，如若其未能制定科学、长远的发展规划，或在实际运营中与之相背离，那么医院在此领域实际管理建设当中，便无法从真正意义上做到从实际出来，也就难以切实有效、高效性调动医院各方面资源（如人财物、政策等），除此之外，如若为制定合理的发展规划，那么随之向对应的信息化管理意识、制度等内容，也就无法真正意义上做到与时俱进，长此以往，现实需求越发难以得到满足。当前，在全部开展人事档案数据信息化建设的医院当中，指定有全面信息化规划的占比为41.23%，制定有发展规划但不全面占比为34.56%，从整体层面来讲，其在规划占比方面还是相对较高的。但通过现实调查发现，那些制定有相对较全面规划医院，以大型化、高水平的综合性医院居多，这些医院具有许多先天优势，比如软硬件水平，再比如资金投入，可谓优势显著，此外，这些医院无论是在数据信息化技术上，还是在医院现有管理与医护工作之间的相关衔接与整合方面，均已经形成规范、体系，已发展成熟；另外，需指出的是，这些医院在信息化建设基础方面，均已经较早完成，现今，已经有着比较快的、高效化的发展速度与规模。而针对那些与之相反，在发展规划虽然已经制定，但是却未能收到较小效果的医院来讲，多为信息化建设整体水平偏低，甚至处于停滞状态，而且还有着较低的人事档案资料管理工作效率的医院。对于这些医院而言，他们非常需要借助于数据信息化技术，来推动自身的建设与深层发展，来提升自身的当前的管理质量与水平。但从本质上来讲，这些医院在推动自身信息化建设方面，未能结合自身实际来开展，在实际操作中，未能将其落实到实处，所开展的信息化建设工作，无论是在执行方案方面，还是在总体发展方向上，均较模糊，因而无法切实提升自身的信息化水平。所制定的规划好似空中楼阁。

.2.2资金投入不足，重视程度不高

针对人事档案数据信息化而言，其乃是近年来快速发展且已趋向成熟的一种较新型的技术方法，同时还是一种比较先进的管理理念。在实际数据信息化档案管理过程中，要想使其变得质量好、水平更高，首先要做的便是，切实将陈旧、落后管理意识、观念的改变作为出发点与着眼点，能够切实认识到档案管理的内在价值与意义，认识到开展此工作的必要性与迫切性，然后积极将之拓展，对医院现有的各项信息资源与技术进行深化扩展与更新，基于此，开展全面、系统化的数据信息化建设。经相关调查得知，缺乏足够重视，资金投入严重不足，这些已经成为对医院更好发展造成制约的主要因素，而且还较大程度影响到了人事档案信息化工作的高效、健康开展。医院数据信息化建设必备条件，即为信息终端软、硬件的升级、更新与换代，提供足够的资金、人力投入，加大在网络构建等的资金、技术投入。而在实际开展管理工作中，其与医院日常医护工作相比较，通常情况下，处在一种相对次要的地位；一些医院不重视信息化建设，将原本用于此领域建设的资金，挪作他用，通常会将这些资金投入到医院的传统部门或环节中，如医药管理、病患诊治等，而真正意义上用作人事档案建设的资金，可谓少之又少，所以，许多医院的人事档案信息化建设，仅为口头支票，并未实质性进展，也没有切实性保障为其提供支撑。此外，一些医院管理者还存在片面、落伍的建设理念与思维，比如一些管理者认为，只要将网络、相关软硬件等内容搞好，便已经算实现了档案信息化，其并没有真正意识到，在相关维护工作未能跟进或比较缺乏的情况下，既有软硬件也无法将其作用发挥出来，甚至还会由此而引发严重的档案信息安全隐患。

2.3人员素质偏低，缺乏复合型人才

在医院人事档案数据信息化建设过程中，仅完成软硬件投入是远远不够的，若离开人员的支持与支撑，那么工作便无法持续进行，工作质量也难以得到有效保证。经相关调查显示，在许多医院尤其是基层医院中，其内部设置的档案管理部门，较多未得到重视，而是出于各类工作中的次要位置，在人员安排以及岗位设置方面，没有进行深入、系统化研究与分析，受此影响，此部门的档案管理软件或系统，难以将其真实效能，最大化发挥出来。其中，最为突出而且也是最为重要的问题就是，在人事档案工作各核心岗位上，大多为一些年级偏大的人员，这些人员对档案数据信息化认识不深，行动力不足，学习与应用档案信息化系统效率较低。此外，这部分人员存在并不合理的档案信息管理知识结构，通常并非专业、系统化知识的档案管理人才，仅为其它行政或后勤部门中以转岗方式来负责管理档案的人员，其在档案管理上，往往不够专业，也缺乏精准性，因此，面对当前日益发展与更新的人事档案管理工作，会出现无法适应的情况。

3.医院人事档案数据信息化建设与应用对策

3.1完善管理制度建设，始终秉持数据信息化人事档案管理意识与理念

在建设医院档案管理数据信息化过程中，各项工作的前提内容便是，提升档案管理人员对档案工作的认识度、重视度与理解度，始终秉持正确的信息化管理理念，制定与医院实需相符的信息化建设制度。所以，针对医院管理部门而言，需积极与既有信息化建设资源相结合，与政策资金相融合，制定合理、规范、科学的短、中、长期发展规划，真正落实医院人事档案管理数据信息化建设工作。此外，在执行中，医院需要对医疗改革未来发展趋向进行深入研究，对医院当前人事管理工作基本要点、宗旨、特征等，开展全面、系统化分析，针对档案信息管理查阅、调用及转入等环节，制定满足当前与今后发展要求，更为科学、详尽的管理规范，切实规避随意篡改、编造档案的行为，另外，还需积极完善各项流程，避免档案丢失，通过构建规范化的人事档案运作与管理制度，提升此方面的实际安全性、高效性与完整性。

3.2适当性增加资金投入，提升信息化人事档案综合利用率

首先，对于医院而言，需以《全国档案系统信息化建设实施纲要》为基础，遵照其中所给出的相关规定与要求，为更好开展人事档案管理工作，提供专业机房，为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性，提供切实保障。医院须加大投资，为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备，比如档案管理系统、速印机、电脑登，为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础。其次，人事档案利用上，需确保各项内容的完整性与真实性，还需保证其动态性与全面性，把医院人员各方面信息均详细记录下来，如业务能力、思想道德及个人经历等，利用医院局域网，将人事档案与医德医风考核档案、生技术考核档案连接在一起，在制式统一的数字化档案当中，有目的性的划归人事档案信息，提升人事档案实用性，增强其准确性，强化其即时性，加大其边界性，使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息，为组织培养工作的更好开展，为优秀干部的选拔，提供切实性便利。

3.3增强人员素质，切实落实人事档案信息化工作

当前，在数字信息化技术大发展的社会背景下，在医院人事档案管理工作中，为了能够更好、更加全面、细致的推动此方面的建设，提升其质量与水平，首先须从管理者做起，积极引导他们重视人事档案管理工作，多在管理档案工作中运用各种实用、高效的数字信息技术。首先，对于人事档案管理人员来考量，需以一种自觉、主动、积极的姿态，来提升自身的理论知识水平，与强化各方面操作技能，不断丰富自身知识深度，做到从整体上、从全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、对各种事件的综合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，还需重视并善于运用各种先进的数字软件，在人事档案管理实践当中，全面、深入掌握各种先进的、能切实满足使用需求的信息管理技能。医院可根据当前实况，积极组织相关人员，以定期或不定期的方式，组织各种有关人事档案管理知识学习、技能掌握的培训活动，增强相关人员的业务水平与操作技能。

4.结语

综上，在医院人事档案管理中，通过数字信息化管理的运用，能使整个医院人事档案管理工作，变得更加准确、更具效率，这与时展要求也相适应。将数字信息化应用于医院人事档案管理中，除了可以实现医院人事档案资源的充分利用外，还能最大程度提升医院工作人员的工作质量与效率，乃是一种有效且与当前管理要求相符、相适应的管理方式。将数字信息化技术运用于医院人事档案工作当中，能将传统档案管理中诸多不足，以最高效、最合理的方式解决掉，因而可保障医院人事档案管理的实效性，促进医院发展。

参考文献

[1]王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报,2015,12(5):211-211.

[2]尕藏卓么.应用计算机网络进行医院人事档案管理是大势所趋[J].青海教育,2015(10):53-54.

[3]虹.计算机系统在医院人事档案信息化管理中的应用[J].科技创新导报,2012(4):44-44.

[4]王琼.浅谈网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理[J].江苏商论,2012(20):183-184.

第9篇

2.3安全防护工作的重要性

数字信息化应用于人事档案管理优点很多，但也存在一定弊端，比如系统受到病毒侵袭、软件存在漏洞等情况。所以，一定要做好相关安全防护工作，对相关人才定期开展培训，增强其安全意识，加强对网络安全的认知度。设定防火墙、安装杀毒软件等方法控制计算机中病毒或者遭到黑客的侵入[11]。此外，一定要对重要的人事档案进行加密，对档案实施传输，从而保证人事档案的安全性。

2.4增加对人才的培养和硬件的投入

开展人事档案管理，硬件设备非常重要。所以，提高对硬件方面的投入，对档案室、机房等重点部分应用先进的管理档案更可保证人事档案的安全性与真实性。对相关人才要引入，培养管理团队的组建，定期对相关人才开展相关专业培训，提高其专业能力，增强数字信息化的应用价值[12-13]。

3小结

医院的发展与人事档案有着紧密联系，医院竞争比较激烈，持续性完善人事档案管理，对医院的发展有着积极影响。随着信息技术的发展和进步，把数字信息化应用到人事档案管理中，提高人事档案的管理水平、利用价值和使用效率，更好的为医院发展服务，不断提升医院各项工作的管理水平

参考文献

[1]常起.信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策探讨[J].中国卫生产业，2017，14（29）：74-75.

[2]周燕松.论网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理[J].管理观察，2017（10）：187-188.

[3]杨亦君.信息化建设在医院人事档案管理中的意义与推进策略[J].中国管理信息化，2018，21（13）：161-162.

[4]尕藏卓么.应用计算机网络进行医院人事档案管理是大势所趋[J].青海教育，2015（10）：53-54.

第10篇

随着信息化、网络化时代的到来，传统的以手工劳动为主的重馆藏、轻利用的人事档案管理方式已不能很好适应现代组织人事工作的需求，正在饱受非议。人事档案数字化越来越受到人们的追捧和关注。对于档案材料的数字化处理，国外早在20世纪80年代就开始了，我国则开始于20世纪90年代末。所谓人事档案数字化就是把人事档案进行信息加工，将其转化为可以储存在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像和数字文本。用现代信息技术改变传统的纸质档案模式，实现无纸化运行。人事档案数字化通过授权可以实现档案资源信息共享，具有容量大、占用空间小、易保管、查阅信息快捷、减少原始纸质档案破损、可多人在线查阅、不受时空限制等优势，极大地提高了档案管理人员的工作效率。因此，实现人事档案数字化势在必行。

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证；另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立国家级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起国家级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

第11篇

政府部门的人事档案是根据政府部门的需要记录个体的个人信息、工作履历、重要事绩的信息材料。这份档案既是政府部门作人事安排的基础，也是人事部门作好激励工作的基础，也是个人对自己作综合评估的重要依据。做好人事档案管理对政府部门、人事部门、个人需求来说，都有着重要的意义。随着社会信息化的发展，人们要求人事档案管理也要向着数字信息化的方向发展，然而数字信息化的档案目前面临着很多风险问题，如果不能有效的防控风险，人事档案数字信息化将很难继续进行。

2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题

2.1 数字化档案的真实性风险控制

人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。

2.2 数字化档案的存诸性风险控制

政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。

2.3 数字化档案的病毒性风险控制

信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。

2.4 数字化档案的电磁性风险控制

数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。

3人事档案数字化风险防控问题的解决对策

3.1使用同步化管理

数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。

3.2使用规范化管理

所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。

3.3 使用隔离化管理

为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。

3.4 使用屏磁化管理

电磁波泄密的问题已经引起人们高度的重视，目前人们已经研究出接地技术、隔离技术、软件技术等解决电磁泄密问题。以TEMPEST软件技术为例，该软件安装到计算机上，它能在操作的时候，散播不规律的高频“噪声”，使信息接收者难以接收到正确的电磁波信息。人事档案管理人员要请网络技术人员使用屏磁化技术做好档案保密工作。

第12篇

【关键词】医院人事档案管理；数字化信息应用

一、在医院人事档案管理中数字化信息发挥的作用价值

第一，将科学化、数字化信息应用于该方面管理中，结合科学数字化信息理念，提升其存储空间，为存储、快速查找资料提供便利条件，缓解工作压力的同时，提升医院档案管理效率。第二，人事档案数据很重要，如果采用传统的管理方法，在资料的查询过程中难免会投入过多的时间成本。但是在数字化信息的运用下，对于相关人事档案的查询不仅时间较短，还能提升其工作效率。第三，纸质与信息化档案管理最大的区别在于信息化档案内容有一定的公开性，对于员工的考核也具有公平性。第四，人事档案的调用在数字化信息技术的辅助下，也可以将棘手的问题快速处理，在最短的时间内获取信息。

二、医院人事档案管理目前问题所在

第一，管理意识薄弱，理念传统守旧，知识更新缓慢，对于数字化信息的应用更是准备不充分。第二，人事档案主要对医院员工工作记录、实际情况等进行管理，这种纸质管理本身具有缺陷，损坏性较强，而且在人工操作过程中容易出现转抄失误等现象，后期处理较麻烦，严重影响了工作进展、工作效率。第三，人事档案相关内容较为单一，仅仅局限于员工最基本的信息，如：姓名、性别、年龄、出生年月日、籍贯、工作情况等。而对于员工日常信息记录少之又少，如此背景下，给招聘带来不便。医院在进行考核评估时，信息的不准确、不充分造成了对员工激励等方面信息掌握的不准确。第四，该项工作具有一定的专业性、系统性、政治性，具有严格的要求，而在实际当中，由于部分医院办公用楼的紧张，加上制度、体系等的不完善，使得人事档案管理较为混乱，失误率较多，严重影响了该方面管理水平。

三、数字化信息应用于医院人事档案管理中的相关对应措施

第一，在其管理方面，不断增强其安全意识。计算机应用在科学技术多元化、一体化的发展背景下蒸蒸日上，然而，计算机病毒侵犯的现象也越来越多，同样也给计算机的安全性应用带来严重的影响。因此，在利用计算机进行数字化信息运用的背景下，应该提高警惕，增强其安全意识，高度重视，做好一切防范措施，一旦发现问题的存在，应及时做出相应的对策。人事档案作为员工的基本信息，具有一定的保密性，因此在该管理方面应做到保密等情况，为此，应该对相关方面的人员进行专业的培训、学习、教育，定期清理系统，保障数字化信息的正常运营。第二，不断优化完善该方面的管理系统，提升人事档案管理水平。其一，结合医院实际情况，将信息化、资源规划等系统构建成统一的人事档案管理系统。其二，将纸质的档案转换成电子版存储于医院管理系统，构建该方面的数据库。在存储过程中，要进行科学分类、整理，进行合理分配，实现数字化信息档案的规范化、具体化，输入完成之后，进行详细地数据核实，进一步保证数据的准确性。第三，系统设计方面，要不断优化、提升，一定要保障提供数据的真实性，才能不断的提升、更新人事档案内容。在数据查询系统设计方面，为保障人事档案管理工作的顺利开展，提升查询效率,保证查询质量，查询系统要要具有一定的灵活性、便捷性，然后结合每个员工实际情况，落实管理目标。第四，医院人事档案数据库要及时更新，随时设定，不断优化。人事档案由于员工的进进出出等发展因素发生着变化，这样的环境背景下，对于人事档案管理方面的数据更新带来一定困扰，同样也影响了更新效率。对于这样的现象问题，应该定期或者隔一段时间对档案进行优化、更新，确保档案与实际情况相符。然而，数据库的更新，还需要相关部门的大力支持配合，在一定的时间规定范围内将员工信息递交，最后进行核实、导入，确保该方面管理的及时、有效、准确、合理性。第五，不断的培养该方面的专业人才，提升构建该方面的人才队伍。数字化信息档案管理系统的构建、开设，需要融入大量的相关专业技术，这就需要加强相关工作人员的技术水平、技能培训等，提升其专业理念、管理知识，不断的学习计算机技术、操作水平，掌握更多的人事档案管理操作技术、知识，然后结合医院运作情况，培养综合素质人才。另外，在专业技能、管理知识的基础上，还要加强该方面的风险防范，结合医院实际运营、员工个性差异等情况，有针对性的实行培训、学习、教育，不断地扩大该方面的人才队伍，为医院人事档案管理工作的顺利开展提供有力保障。

结束语

总之，数字化信息的应用，在很多方面会减少诸多不必要的错误发生，在不断提升该方面专业人员技术培训的基础上，还能提升该方面的管理水平、工作效率，可谓一举多得。可以说，数字化信息的应用，不仅使医院人事档案管理具有一定的安全性、规范性、准确性，还提升了管理质量。

参考文献：

[1]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,2018,19(02):238-239.

第13篇

【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想

一、现状分析

目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。

二、外部形势分析

据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。

第14篇

【关键词】信息化；人事档案；新思路

一、信息时代背景下人事档案管理的要求

（一）档案信息数字化。信息时代的特征之一就是不断蓬勃发展的计算机技术，同时该技术已经在多个领域内运用。新的档案管理模式成为时展的必然，将科学有效地完备传统的人事档案。人事档案管理也将遇到新的挑战，第一要做的就是将传统的档案资料变成数字化档案，也就是说把以往的纸质人事档案录入、存储到计算机中，以数据库的方式来管理。

（二）档案信息传输网络化。因为人事档案包括多种多样的私人资料，因此管理档案的前提就是要保守机密，保密制度也被看成档案管理制度中的基础。由于在传统的人事档案中，多数采用的是纸质方式。当档案移交的时候，由于很多人会接触到档案，所以安全性就会让人产生怀疑，一旦出现泄密情况，追究责任人将花费大量的人力物力。人事档案实现信息化过后，通过加密就可以较好地完成移交，有效确保了档案的安全性。

（三）档案制订标准化。信息时代要求资源能够实现共享，而达到这个过程要求实现信息的标准化。简单来讲，就是让信息资源的记载、传输都满足要求的规范。在传统管理过程中，人事档案工作并不规范，人才信息整合遭遇很多困境。信息时代下需要不断地整合信息，具体方法就是建立规范的标准，在人事档案管理系统软件的帮助下实现标准化，达到共同拥有信息的目标。

二、信息化背景下人事档案信息管理的现状

（一）缺乏强有力的监督。部分企业没有投入过多的人力来监督档案管理，造成工作效率不高，信息技术的有效性得不到充分的施展。档案拥有者、管理者之间比较混乱，权限不清不楚，导致后续工作出现很多矛盾和冲突。部分企业在管理的过程中，只是让行政管理来行使监督权，法律监督成为一纸空文，导致政府的监督工作出现很多问题。

（二）工作人员专业素质薄弱。对于管理档案来讲，必须得到专业监管人员的管控，由于多数管理者缺乏相应的证书，部分人员知识临时借用，管理人员的素质千差万别，他们并不十分开心地展开工作，导致工作积极性不高，人员热情不够，工作效率持续降低。

（三）领导对档案管理重视不足。自身机制还存在一定的缺陷，由于领导的关注程度不高，导致档案信息化管理举步维艰。因为重视程度不足，相应专业人士自然不能及时到岗，制度无法顺利地执行下去，部门人员之间存在相互扯皮现象，往往只是推卸责任，并不主动承担责任，无法实现良好的交流。所以说，大家并没有十分看重档案管理，在处置档案的过程中只是随时让部分人员跟进，导致信息管理不能实现可持续发展。

（四）只重视使用，不重视管理。部分管理部门仅仅关心档案的查找特征，并不重视管理方面的问题。甚至一些管理部门还继续采用传统的档案管理方法，浪费了时间和精力。由于管理工作缺乏一定严密性，致使效率并不高。虽然说一些先进设备已经在使用当中，例如打印机、扫描仪、电脑等，由于在进行档案管理过程中，往往只是采用的打印、输入等动作，没有较好地实现分类、管理、汇总等工作，导致档案管理工作的水平较低。

（五）信息化管理水平不高。因为人事档案管理需要严密的规定，且中间将会有过多的手工劳动参与进来，所以信息化管理还存在懈怠现象。人事档案要求必须不能泄密，所以说对于管理信息系统来讲，必须确保实现安全最大化，满足保密要求。在数字化、信息化技术发展的过程中，档案信息系统也将面临新的规定，系统升级也将成为必然的选择。

三、信息化背景下人事档案管理的新思路

（一）人事档案管理的信息数字化。在计算机技术不断蓬勃发展的前提下，人事档案管理也将逐渐转变为数字型档案。信息数字化将成为未来的发展趋势，这都必须依靠不断完善的数字化信息系统，一是在预先进行的数字化信息系统的基础上，选择相应的人事档案相关软件，从而建立档案数据进行正确录入。二是务必要实现数字档案、纸质档案协调统一，一定要还原最真实的数据资料，不能出现相悖的情形。三是要确保后期制作的最佳质量，达到软件升级的要求。

（二）人事档案管理的信息网络化。通信技术已经踏上了网络化发展的道路，人事档案管理也将满足信息化的要求。要实现信息化的发展，首先务必确保档案不被外泄，对于审阅权来讲，只有那些保管档案的部门可以拥有这个权利。即使在互联网状态下，也能够实现最大的安全性。其次，信息网络化也需要现代化方法来管控，所以说，管理者的个人素质也至关重要，那些精通自身工作呈现，并具有很强的软件操作水平的管理者才能胜任此项工作。

（三）人事档案管理的信息标准化。在当今的信息时代，根据人才信息整合的相关特征，人事档案管理最终必须走标准化道路。在标准化发展的过程中，一是务必要保持信息的严谨性和准确性，确保审核到位，实现规范化的运作。二是需要完善的网络来支持，相应的软硬件设备要配备齐全。三是档案信息要增加服务力度，实现标准化的信息，例如检索功能，不仅仅要实现标准化，确保准确率，另外还必须满足相应法律、法规的要求。伴随着信息技术的推广，人事档案管理也开辟了新思路，也将面临前所未有的新局面。人事档案信息化应该借鉴另外档案信息化的方法，努力创新，利用科学技术开拓网络化、数字化的进程。

【参考文献】

[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(12).

[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].现代企业教育,2008(06).

第15篇

一、高校人事档案管理工作的作用

人事档案的真实全面准确可靠地反应教职工的发展潜力、工作能力，是高校管理层了解教职工的基本情况的渠道之一。作为国家人事档案的组成部分，高校人事档案详实地反映了教职工在校期间的教学、科研和社会活动的实践情况，能真实反映教职工的工作经历、专业技能、管理水平、教学水平、待人接物、思想品德等方面的情况，对于学校挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义，甚至能为学校人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。面对日益竞争激烈的办学环境，学校只有充分发挥了自身的人才优势，并根据自身的人才储备情况做出了最合理的中、长期发展计划才能却确保学校能保持市场竞争力、社会影响力，而人事档案管理是高校合理利用人力资源的保障。

二、高校人事档案管理工作的特点

1.领导重视程度不够

领导对高校人事档案的重视和支持是先决条件。就目前的实际情况而言，在进行档案管理的过程中，由于领导忽视高校人事档案管理的重要性，高校人事档案的管理的混乱和无序的状态已经持续很长一段时间，对高校人事档案的后期管理工作带来了严重的挑战。随着社会的发展，社会各界对人事档案管理水平的要求越来越高，这就使得高校人事档案的管理工作需要更大的投入，管理需要创新和改进。

高校领导应重视人事档案管理工作，并不断地在人力物力上给予支持，自动更新对人事档案管理的认识，加强对档案管理人员的专业技能和职业操守的培训。高校人事档案管理工作应由档案管理中心主要领导带头主抓，增强重视程度。及时更新硬件设施，缺少的及时补充，在各个中心配备专门的档案库房、采购档案基础设备，切实改善档案工作环境

2.管理队伍专业素养不高

档案员是高校人事档案管理工作的实际操作者，人事档案管理工作对其业务水平和专业素质的要求的非常高，他们直接决定着高校人事档案管理工作的成败。但是，实际的情况并不容乐观，很多高校档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。所以加强高校人事档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切[1]。

对高校档案员的专业技能和职业操守进行培训，使其达到并满足现代高校人事档案管理对档案员的要求。建立完善的培训机制，使得档案管理工作能不断地学习到国内外先进的专业知识和技能，借鉴新的培训模式和方法，加强档案档案员专业素养和团队意识，建设一个专业的高效档案管理工作人员。同时，加强对档案档案员职业道德素质的培训，增强高校档案员的事业心、上进心、细心以及责任心等，建设一个优良的团队，此来有效的提升整体档案员的积极主动性，提升职业道德修养。

3.管理技术滞后

社会的进步和科学技术的发展催生了大量的以及以计算机为核心的声像技术、多媒体、软件应用在各个机构上的投入和使用。但是大部分的高校人事档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意思，管理技术具有单一性滞后性。所以要在高校中增加现代化信息技术操作手段。

高校人事档案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮抛在身后，要做时代的弄潮儿，革新观念学习新的科学技术，并运用到具体的工作中去，让档案管理工作并入到信息的高速公路上，同时优化整合资源加强资源的再利用[2]。所以我们首先应建立并完善高校人事档案计算机检索管理系统，并详细地在计算机上记录下每份档案的编号、题名，格式应简单且具有统一性。其次创建行之有效的计算机借阅管理工作流程，并完善预约、查找、借阅以及统计工作细节。再次创建计算机统计分析系统，即调查统计分析高校人事档案管理工作的实际开展情况，达到量化管理和统计监督的目的。最后将高校人事档案存进硬盘缩微化，实现大量储存高校人事档案信息的目的，实现自动化智能化管理。

4.服务意识薄弱

随着社会发展的需要，档案开放程度的有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础[3]。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作的需要档案管理人员事有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。

对此，档案管理人员除了要具备广泛扎实的专业知识外，还要树立“工作就是服务”的观念，时刻牢记 “增强服务意识”和“主动服务”的理念，不急不躁礼貌待人。档案管理服务的好坏是衡量档案工作者职业专业程度的尺度，开放档案信息资源，使其服务于社会主义经济的发展。档案工作者要做到以人为本、明确服务方向、树立创新意识、提高服务质量、端正服务态度、对查阅档案人员专业耐心，耐心细致回答解决查阅档案的人员提出的疑问和问题。

5.数字化程度不高

人事档案数字化是人事档案数字化建设的重要组成部分，高校人事档案管理未来发展的方向。数字化资源的缺少将使人事档案的数字化建设陷入“巧妇难为无米之炊”的窘境。人事档案数字化，是对原有的人事档案实现数字化，根据学科组成、科研项目、研究领域不同建立起特有的数据库。网络信息技术的发展，使得人事档案的数字化建设成为可能，那些拥有丰富数字资源的人事档案馆更容易提升管理的科学化水平，发挥其最大的功能效益。加大人事档案的数字化能有效提升人事档案的管理水平，为学科建设、项目研究提供更好的服务，提升在高校管理中的地位。为了更方便查阅，应对数字资源进行细分，通过合并、分类、整理来方便查阅。此外，应充分发挥人事档案馆自身的优势，走“独立建库、有机连库、特色服务、资源共享”的发展模式。这样既可以节省人力物力，又可以实现进一步提升数字化水平。

6.人事档案归档的科学性不高

人事档案作为是高校教学经验、科研成果、办学发展的“见证人”， 盖我们办学活动的方方面面，所以人事档案的归档管理非常重要，这就要求档案员需要做大量的工作用来确保归档工作的顺利进行，除了核查核心治疗是否齐备外，还要却把其它辅助资料的完备，人事档案的归档工作最好具体化、系统化，确保易于操作。提升归档科学水平的举措如下：

①建立相应规章制度。为了确保人事档案管理的顺利实施，应根据国家有关法律法规制定《人事档案管理办法》。②确定归档范围和原则。通常情况下，归档范围和原则由档案的性质所决定。在归档过程中档案员要加强检查，确保档案符合标准化规定；确保归档档案按照明细表齐套；确保归档档案应有审核、标准化、设计、批准、工艺的日期和签署；确保无揉搓破损，图面整洁，字迹工整。对于有密级的档案，在交保密部门存档之前，应填写《密级界定表》，然后填写一式两份《归档文件资料清单》，档案室和归档人各留一份。对于特殊人事档案，可建立特殊档案。③坚持“四同步”管理。为了确保设备档案的归档率、完整率和准确率，要确保档案员或兼职档案员同步参与到人事档案管理办法的论证、订立以及修改中。④确定人事档案的组卷原则。方便后期利用和查找是人事档案的组卷原则，通常情况下由档案员根据人事档案的内容、密级和规格对归档档案进行组卷，并把整理好的人事档案按归档年度向档案科移交。⑤建立科学的借阅制度。人事档案通常专业性较强，有设计图纸、设备维修方法等，这些技术性资料最常被借用，而科学的借阅制度不仅能方便人事档案的借阅，还能确保档案的完整性和安全性。对此应实行先归档后借出借阅制度，先归档后借出能督促借阅人员及时归档，降低档案磨损、划折的几率，确保档案的安全[4]。⑥建立有效的监督机制。人事档案管理应直接由相关领导主抓，实行严格的监督机制，对人事档案管理的各个环节进行定期或不定期检查，发现问题及时整改，并把检查结果与档案员的绩效考核成绩挂钩，并在月工资和年终评奖中体现出来。⑦建立人事档案信息库。由专门的人事档案管理人员把相关的信息数据录入电脑中，建立数据库，方便以后的查阅和管理。⑧人事档案信息的全程收集。